BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Siklus Pendapatan - Peranan Sistem Informasi Siklus Pendapatan Didalam Mencapai Target Kinerja Pada PT. Perusahaan Gas Negara (Persero), Tbk SBU III Medan
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Siklus Pendapatan
Pengertian dari siklus pendapatan dapat dilihat dari pendapat beberapa ahli berikut ini : Siklus pendapatan menurut Romney dan Steinbart (2005 : 5) adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan – penjualan tersebut.
Siklus pendapatan menurut Bodnar dan Hopwood (2003 : 9) adalah kejadian
- – kejadian yang berkaitan dengan pendistribusian barang dan jasa kepada entitas – entitas lain dan penagihan pembayaran yang berkaitan.
Siklus pendapatan menurut Widjajanto (2001 : 304) adalah daur yang meliputi fungsi – fungsi yang diperlukan untuk menjual produk dan jasa yang dihasilkan perusahaan kepada pelanggan. Daur pendapatan, dengan demikian, merupakan ujung tombak aktivitas perusahaan yang akan menghasilkan nutrisi bagi perusahaan dalam bentuk pendapatan hasil penjualan.
Siklus pendapatan menurut Winarno (1994 : 10) ialah yang berhubungan dengan pendistribusian sumber – sumber ekonomi yang telah diubah bentuknya kepada pembeli dan mendapatkan pembayarannya dari mereka.
Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis perusahaan yang berkaitan dengan pendistribusian barang atau jasa kepada pelanggan yang berlangsung secara terus – menerus dan penagihan pembayaran dari hasil penjualan tersebut.
Berikut adalah gambar diagram arusdata tingkat 0 pada siklus pendapatan Gambar 2.1
Data Flow Diagram Siklus Pendapatan tingkat 0 Sumber: Romney dan Steinbart (2000 : 417)
2.1.1. Tujuan Siklus Pendapatan
Menurut Winarno (1994 : 200) tujuan umum diselenggarakannya siklus pendapatan adalah menukar produk atau jasa menjadi kas. Tujuan ini dapat dirinci menjadi :
1. Menyelidiki bahwa pembeli mempunyai kemampuan cukup untuk membayar kredit.
2. Mengirirm barang atau mengerjakan jasa kepada konsumen pada waktu yang telah disetujui.
3. Menagih hasil penjualan dengan teliti dan tepat waktu.
4. Mencatat dan mengklasifikasi penerimaan kas dengan teliti dan secepatnya.
5. Membukukan penjualan dan penerimaan kas ke rekening pembeli dengan benar.
6. Melindungi barang dan kas sampai saat dikirim atau dideposit.
7. Menyiapkan berbagai dokumen dan laporan yang berhubungan dengan penjualan barang dan jasa.
2.1.2. Fungsi Siklus Pendapatan
Menurut Winarno (1994 : 200) dalam hal penjualan barang, fungsi siklus pendapatan meliputi :
1. Mendapatkan pesanan dari pembeli.
2. Memeriksa status kredit pembeli.
3. Mencatat dan memroses data penjualan.
4. Menyiapkan dan melakukan pekerjaan untuk pembeli.
5. Mengirim barang atau jasa 6. Menagih konsumen.
7. Menerima pembayaran dan menyimpannya ke bank.
8. Menyelenggarakan catatan piutang dagang 9. Memindahbukukan transaksi ke buku besar.
10.Menyusun laporan keuangan dan laporan lain yang diperlukan.
2.2. Aktivitas Bisnis Siklus Pendapatan
2.2.1. Entri Pesanan Penjualan ( Sales Order Entry)
Menurut Romney dan Steinbart (2005 : 7) siklus pendapatan dimulai dengan penerimaan pesanan dari para pelanggan. Departemen bagian pesanan penjualan, yang bertanggung jawab pada wakil direktur utama bagian pemasaran melakukan proses entri pesanan penjualan. Gambar 2.2. menunjukkan bahwa proses entri pesanan penjualan mencakup tiga tahap : mengambil pesanan dari pelanggan, memeriksa dan menyetujui kredit pelanggan, serta memeriksa ketersediaan persediaan. Gambar 2.2. juga memasukkan kegiatan penting terkait yang mungkin ditangani oleh bagian pesanan penjualan ataupun oleh departemen terpisah untuk pelakayanan pelanggan (yang umumnya juga bertanggung jawab pada wakil direktur utama bagian pemasaran), yang menjawab permintaan pelanggan.
Orders
1.1 Customer Take Customer Order Orders s se n ie
1.2 o ir DFD for u Approve q esp In R
Sales Order Entry Credit Customer Orders Approved
1.3 Check
1.4 Sales Order Inv. Inventory Resp. to Avail. Cust. Inq.
Order Sales Order List Sales Packing Ware- Purchas- Shipping Billing © 2008 Prentice Hall Business Publishing Accounting Information Systems, 11/e Romney/Steinbart house ing 14 of 161 Gambar 2.2.
Diagram Arus Data Untuk Entri Pesanan Penjualan (Sales Order Entry) Sumber: Romney & Steinbart (2008 : 14)
2.2.1.1. Mengambil Pesanan Pelanggan
Menurut Romney dan Steinbart (2005 : 7) pesanan pelanggan dapat diterima dalam berbagai cara: di toko, melalui surat, melalui telepon, melalui Web site, atau melalui tenaga penjualan di lapangan. Pada tahun – tahun terakhir ini, berbagai organisasi telah menemukan beberapa cara untuk menggunakan TI guna meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses entri pesanan penjualan. Salah satu cara untuk meningkatkan efisiensi entri pesanan penjualan adalah dengan mengizinkan para pelangggan untuk memasuki data pesanan penjualan sendiri. Hal ini secara otomatis akan tercapai untuk penjualan melalui Web site, tetapi hal ini juga dapat dicapai baik dalam penjualan melalui toko maupun melalui surat.
Web site menyediakan cara lain untuk mengotomatisasikan pengentrian pesanan penjualan. Kegunaannya tidak hanya untuk mengurangi biaya yang berkaitan dengan pengambilan pesanan pelanggan, tetapi juga memberikan peluang untuk meningkatkan penjualan dengan memungkinkan pelanggan untuk mendesain produk mereka sendiri. Ssitem entri pesanan penjualan interaktif semacam ini disebut sebagai choiceboards.
Teknologi informasi juga menyediakan banyak peluang untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas tenaga penjualan, sebuah proses yang disebut sebagai otomatisasi tenaga penjualan. Contohnya, e-mail adalah cara yang ekonomis untuk menginformasikan para pegawai bagian penjualan mengenai perubahan harga dan promosi penjualan, serta untuk mengingatkan mereka kebutuhan khusus dan ketertarikan tertentu para pelanggan. E–mail juga menyediakan sarana untuk persetujuan real – time bagi kesepakatan penjualan khusus.
Bagaimana pun data pesanan pelanggan diterima pada awalnya, merupakan hal yang penting bahwa semua data yang dibutuhkan untuk memproses pesanan tersebut dikumpulkan dan dicatat secara akurat. Oleh sebab itu, pemeriksaan edit berikut ini harus dilakukan untuk memastikan akurasi yang menyeluruh :
- Pemeriksaan validitas rekening pelanggan dan nomor persediaan, dengan cara mencocokkannya dengan informasi dalam file induk pelanggan dan persediaannya.
- Uji kelengkapan untuk memastikan bahwa semua informasi yang dibutuhkan, temasuk alamat pengiriman dan penagihan untuk pelanggan, telah tercantum.
- Uji kewajaran yang membandingkan kuantitas yang dipesan dengan pengalaman terdahulu untuk barang dan pelanggan tersebut.
2.2.1.2. Persetujuan Kredit
Menurut Romney dan Steinbart (2005 : 11) sebagian besar penjualan antarperusahaan (business-to-business sales) dilakukan secara kredit. Penjualan secara kredit harus disetujui sebelum diproses. Bagi pelanggan lama dengan catatan pembayaran yang baik, pemeriksaan kredit formal untuk setiap penjualan biasanya tidak dibutuhkan. Sebagai gantinya, pengambil pesanan memiliki otorisasi umum untuk menyetujui pesanan dari pelanggan yang baik, artinya mereka yang tidak memiliki saldo yang lewat jatuh tempo. Hal ini biasanya dicapai dengan membuat batas kredit (saldo kredit maksimum yang diizinkan) untuk setiap pelanggan berdasarkan pada catatan kredit pelanggan terdahulu dan kemampuannya untuk membayar. Pada kasus semacam ini, menyetujui kredit bagi pelanggan melibatkan pemeriksaan file induk pelanggan untuk memverifikasi saldo yang ada, mengidentifikasi batas kredit pelanggan, dan memverifikasi bahwa jumlah pesanan tersebut ditambah dengan saldo rekening yang ada tidak melebihi batas kredit ini. Proses ini dapat diotomatisasikan dengan menggunakan pemeriksaan edit lainnya selama proses entri pesanan, yaitu pemeriksaan batas.
- Pemeriksaan batas dapat membandingkan jumlah pesanan dan saldo rekening pelanggan yang ada dengan batas kredit pelanggan tersebut. (Apabila pesanan
Otorisasi khusus untuk menyetujui kredit digunakan bagi para pelanggan baru, ketika sebuah pesanan melebihi batas kredit pelanggan tersebut, atau ketika pelanggan tersebut memiliki saldo lewat jatuh tempo yang belum dibayar. Otorisasi jenis ini harus dilakukan oleh manajer bagian kredit.
2.2.1.3. Memeriksa Ketersediaan Persediaan
Langkah berikutnya menurut Romney dan Steinbart (2005 : 12) adalah menetapkan apakah tersedia cukup persediaan untuk memenuhi pesanan tersebut, agar pelanggan dapat diinformasikan mengenai perkiraan tanggal pengiriman. Akurasi proses ini adalah hal yang penting, karena apabila catatan persediaan tidak akurat dan sesuai dengan kondisi terakhir, pelanggan bisa saja kecewa ketika terjadi penundaan tidak terduga dalam pemenuhan pesanan mereka tersebut.
Ketika ketersediaan persediaan telah dipastikan, sistem tersebut kemudian akan membuat kartu pengambilan barang (picking ticket) yang berisi daftar jenis barang – barang, dan jumlah setiap jenis barang, yang dipesan pelanggan. Kartu pengambilan memberikan otorisasi bagi bagian pengawasan persediaan untuk melepaskan barang dagangan ke bagian pengiriman. Walaupun secara tradisional merupakan dokumen dari kertas, kartu pengambilan sekarang sering kali merupakan formulir elektronis yang dapat ditampilkan ke alat yang mudah dibawa dengan tangan atau pada layar monitor yang terdapat dalam
forklift . Guna lebih meningkatkan efisiensi, kartu pengambilan barang seringkali
mendaftar barnag dalam urutan tempat mereka disimpan dalam gudang, daripada dalam bentuk pesanan yang didaftar dalam pesanan penjualan.
2.2.1.4. Menjawab Permintaan Pelanggan
Menurut Romney dan Steinbart (2005 : 13) selain memproses pesanan pelanggan, gambar 2.1. menunjukkan bahwa proses entri pesanan penjualan meliputi pemberian jawaban atas permintaan pelanggan. Kadang kala, permintaan – permintaan ini mendahului suatu pesanan, dan sering kali mereka terjadi setelah pesanan dibuat.
Pelayanan pelanggan adalah hal yang begitu penting hingga perusahaan – perusahaan menggunakan software khusus, yang disebut dengan sistem manajemen pelayanan pelanggan (customer relationship management – CRM), untuk mendukung proses penting ini. Sistem CRM membantu mengatur data terinci mengenai para pelanggan hingga data tersebut dapat digunakan untuk memfasilitasi layanan yang lebih efisien serta personal. Contohnya, informasi mengenai preferensi pelanggan dan catatan transaksi dapat digunakan untuk menyarankan produk – produk lainnya yang mungkin akan dipertimbangkan oleh pelanggan. Data terinci mengenai permintaan dan praktik bisnis pelanggan juga dapat digunakan untuk secara pro aktif menghubungi para pelanggan mengenai kebutuhan untuk pemesanan kembali.
Banyak permintaan pelanggan merupakan hal yang bersifat rutin. Sebagai konsekuensinya, perusahaan dapat dan harus menggunakan TI untuk mengotomatisasikan jawaban atas permintaan yang umum, seperti pertanyaan mengenai saldo rekening dan status pesanan, agar pegawai bagian pesanan penjualan dan pelayanan pelanggan dapat memusatkan waktu dan tenaga mereka untuk menangani permintaan yang lebih rumit dan tidak biasa. Contohnya, Web site memberikan alternatif yang efektif dari segi biaya daripada telepon bebas pulsa pelayanan pelanggan cara lama, yaitu dengan mengotomatisasikan prose situ dengan sebuah daftar pertanyaan yang sering ditanyakan (frequently asked
questions – FAQs). Ruang diskusi juga bisa disediakan, agar para pelanggan dapat
berbagi informasi dan tips – tips yang berguna, antara satu sama lain. Web site juga memungkinkan para pelanggan untuk menggunakan PIN agar dapat secara langsung mengakses informasi rekening mereka dan untuk memeriksa status pesanan mereka.
Akan tetapi, merupakan hal yang tidak mungkin untuk mengantisipasi setiap pertanyaan yang mungkin ditanyakan pelanggan. Oleh sebab itu, Web site yang didesain untuk pelayanan pelanggan mungkin harus memasukkan pesan instan atau fitur perbincangan untuk memungkinkan para pelanggan mendapatkan bantuan ahli dan saran real – time untuk masalah – masalah khusus yang tidak dapat terjawab dengan memuaskan dalam FAQs (frequently asked questions).
2.2.2. Pengiriman ( Shipping)
Aktivitas dasar kedua menurut Romney dan Steinbart (2005 : 15) adalah memenuhi pesanan pelanggan dan mengirimkannya sesuai yang diinginkan tersebut. Seperti yang diperlihatkan dalam gambar 2.3. proses ini terdiri dari dua tahap :
1. Mengambil dan mengepak pesanan, dan 2. Mengirim pesanan tersebut.
Departemen bagian penggudangan dan pengirirman aktivitas ini. Kedua fungsi tersebut mencakup penyimpanan persediaan dan akhirnya mempertanggungjawabkannya pada wakil direktur utama bagian produksi. Sales
Shipping Order Picking List
2.1 Entry Pick & Sales Packing Order Pack
Goods &
List Sales Order Bill of2.2 Ship Lading & Inventory Billing & Accts. Packing Slip Goods
Goods,
Packing Slip, Rec. Carrier & Bill of Lading Shipments © 2008 Prentice Hall Business Publishing Accounting Information Systems, 11/e Romney/Steinbart 49 of 161 Gambar 2.3.Diagram Arus Data Untuk Pengiriman (Shipping)
Sumber: Romney dan Steinbart (2008 : 49)
1. Ambil dan Pak Pesanan Kartu pengambilan barang sesuai dengan entri pesanan penjualan akan memicu proses pengambilan dan pengepakan. Para pekerja bagian gudang menggunakan kartu pengambilan barang untuk mengidentifikasi produk mana, dan jumlah setiap produk, untuk mengeluarkannya dari persediaan. Para pekerja bagian gudang mencatat jumlah setiap barang, baik dalam kartu pengambilan barang itu sendiri jika menggunakan dokumen kertas, maupun dengan memasukkan data ke dalam sistem jika formulir elektronis yang digunakan. Persediaan kemudian akan dipindahkan ke departemen pengiriman.
2. Kirim Pesanan Departemen pengiriman membandingkan eprhitungan fisik persediaan dengan jumlah yang ditunjukkan dalam kartu pengambilan barang dan dengan jumlah yang ditunjukkan dalam salinan pesanan penjualan yang dikirim secara langsung ke bagian pengiriman dari entri pesanan penjualan. Penyimpangan dapat timbul, baik karena barang tersebut tidak disimpan di lokasi yang ditunjukkan di kartu pengambilan barang atau catatan persediaan perpetual tidak akurat. Pada kasus seperti ini, departemen pengiriman perlu memulai pemesanan kembali barang – barang yang tidak ada dan memasukkan jumlah yang benar dalam slip pengepakan.
Setelah staf administrasi bagian pengiriman menghitung barang yang dikirim dari gudang, jumlah pesanan penjualan, nomor barang, dan jumlah barang akan dimasukkan dengan menggunakan terminal on-line. Proses ini memperbarui field jumlah yang dimiliki dalam file induk persediaan. Proses ini juga menghasilkan slip pengepakan dan beberapa rangkap dokumen pengiriman. Slip pengepakan mendaftar jumlah dan keterangan setiap barang yang dimasukkan dalam pengirirman tersebut (dapat saja berupa salinan dari daftar pengambilan barang).
Dokumen pengiriman adalah kontrak legal yang menyebutkan tanggung jawab atas barang yang dikirim. Dokumen ini mengidentifikasi kurir, sumber, tujuan dan instruksi pengiriman lainnya, serta menunjukkan siapa (pelanggan atau pemasok) yang harus membayar kurir tersebut.
Sebuah salinan dokumen pengiriman dan slip pengepakan akan menyertai pengiriman tersebut. Apakah pelanggan harus membayar biaya pengiriman, salinan dokumen ini dapat berlaku sebagai tagihan pengiriman, untuk menunjukkan jumlah yang harus dibayar pelanggan kepada kurir tersebut. Pada kasus lainnya, tagihan pengiriman adalah dokumen terpisah.
Departemen pengiriman menyimpan salinan kedua dokumen pengiriman untuk melacak dan mengkonfirmasikan pengiriman barang ke kurir tersebut. Salinan lainnya dari dokumen pengiriman dan slip pengepakan dikirim ke departemen penagihan untuk menunjukkan bahwa barang tersebut telah dikirim dan bahwa faktur tersebut harus dibuat dan dikirim. Kurir tersebut juga menahan satu salinan dokumen pengiriman untuk catatan mereka.
Salah satu keputusan utama yang perlu dibuat ketika memenuhi dan mengirimkan pesanan pelanggan berkaitan dengan pilihan metode pengiriman.
Dahulu, banyak perusahaan memiliki armada truk sendiri untuk pengiriman. Perusahaan – perusahaan besar bahkan menugaskan semua departemen untuk fungsi ini. Akan tetapi semakin banyak perusahaan yang melakukan outsourching fungsi ini ke kurir komersial. Pengiriman dengna jasa outsourching mengurangi biaya dan memungkinkan pabrik untuk berfokus pada aktivitas inti bisnis mereka (pembuatan barang). Akan tetapi, memilih kurir yang tepat memerlukan proses pengumpulan dan pemeliharaan informasi mengenai kinerja kurir (contoh, persentase pengiriman tepat waktu, frequensi kerusakan) dan mengintegrasikan informasi tersebut ke dalam sistem informasi akuntansi (SIA).
Keputusan penting lainnya berkaitan dengan lokasi pusat – pusat distribusi. Semakin banyak perusahaan yang meminta para pemasok dan pabrik untuk mengirinkan berbagai produk hanya jika dibutuhkan. Akibatnya, para pemasok dan pabrik harus menggunakan software sistem logistic untuk mengidentifikasi lokasi optimal menyimpan persediaan agar dapat meminimalkan jumlah total persediaan yang dimiliki serta untuk memenuhi setiap permintaan pengiriman pelanggaran.
Globalisasi menambah kerumitan logistik outbound. Efisiensi dan efektivitas metode distribusi yang berbeda, seperti menggunakan truk atau kereta, berbeda di seluruh dunia. Pajak dan peraturan di berbagai Negara dapat juga mempengaruhi pilihan atas distribusi. Jadi, SIA sebuah organisasi harus memasukkan software logistik yang dapat memaksimumkan efisiensi dan efektivitas fungsi pengirimannya.
Sistem komunikasi canggih dapat memberikan informasi secara real – time mengenai status pengiriman , dan oleh karenanya memberikan nilai tambah bagi para pelanggan.
2.2.3. Penagihan ke Para Pelanggan ( Billing)
Aktivitas dasar yang ketiga dalam siklus pendapatan menurut Romney dan Steinbart (2005 : 19) adalah penagihan ke para pelanggan dan memelihara data piutang usaha. Gambar 2.4. menunjukkan penagihan dan pembaruan piutang usaha sebagai proses terpisah dan, dlaam praktiknya, kedua fungsi ini dilakukan oleh dua fungsi terpisah dalam departemen akuntansi.
Sales Sales Order
3.1 Shipping Order Billing Entry Invoice Sales General Ledger & Customer Customer Sales Rept. Sys.
3.2 Billing and Maintain Mailroom Accts. Remittance Accounts List Rec. © 2008 Prentice Hall Business Publishing Accounting Information Systems, 11/e Romney/Steinbart Receivable 66 of 161 Gambar 2.4.
Diagram Arus Data Untuk Penagihan ke Para Pelanggan (Billing) Sumber: Romney dan Steinbart (2008 : 66)
2.2.3.1. Penagihan ( Invoicing)
Penagihan yang akurat dan tepat waktu atas barang dagangan yang dikirimkan adalah hal yang penting. Menurut Romney dan Steinbart (2005 : 19) aktivitas penagihan hanyalah aktivitas pemrosesan informasi yang mengemas ulang serta meringkas informasi dari entri pesanan penjualan dan aktivitas pengirirman. Aktivitas ini membutuhkan informasi dari departemen pengiriman yang mengidentifikasi barang dan jumlah yang dikirim, serta informasi mengenai harga dan syarat khusus penjualan lainnya dari departemen penjualan.
Dokumen dasar yang dibuat dalam proses penagihan adalah faktur penjualan yang memberitahukan pelanggan mengenai jumlah yang harus dibayar dan kemana harus mengirimkan pembayaran.
Teknologi informasi memberikan peluang untuk mengurangi biaya yang berhubungan dengan penagihan. Mengirimkan faktur ke parusahaan melalui EDI (Electronic Data Interchange) lebih cepat dan lebih murah daripada mengirimkan dokumen kertas.
Sistem Informasi Akuntansi (SIA) yang terintegrasi juga memberikan peluang untuk menyatukan proses penagihan dengan fungsi penjualan dan pemasaran, dengan memanfaatkan data pembelian seorang pelanggan sebelumnya untuk mengirim informasi mengenai produk dan jasa terkait bersama dengan laporan bulanan.
2.2.3.2. Memutakhirkan Piutang Usaha ( Updating Account Receivable)
Fungsi piutang usaha, yang bertanggung kepada kontroler , melakukan dua tugas dasar: menggunakan informasi dalam faktur penjualan untuk mendebit rekening pelanggan dan karenanya mengkredit rekening tersebut ketika pembayaran diterima.
Menurut Romney dan Steinbart (2005 : 22) ada dua cara dasar untuk memelihara data piutang usaha adalah dengan metode faktur terbuka dan pembayaran gabungan. Perbedaan kedua metode tersebut terletak pada kapan pelanggan mengirimkan pembayaran, bagaimana pembayaran tersebut digunakan untuk memperbarui file induk piutang usaha, dan format laporan keuangan yang dikirim ke pelanggan.
Dibawah metode faktur terbuka, para pelanggan biasanya membayar sesuai jumlah setiap faktur penjualan. Biasanya dua salinan faktur dikirimkan ke para pelanggan yang diminta untuk mengembalikan satu salinan bersama pembayaran. Salinan ini adalah dokumen yang dapat dikirimkan kembali (turnaround document) dan disebut sebagai pemberitahuan pengiriman uang (remittance advice). Pembayaran dari para pelanggan kemudian dihubungkan dengan faktur penjualan terkait.
Dibawah metode pembayaran gabungan, para pelanggan biasanya membayar sesuai dengan jumlah yang diperlihatkan pada laporan bulanan, bukan membayar setiap jumlah pada faktur penjualan. Sebuah laporan bulanan yang berisi semua transaksi, termasuk penjualan dan pembayaran, yang terjadi selama bulan terakhir dan juga informasi tentangsaldo piutang terakhir pelanggan. Laporan bulanan sering kali berisi bagian yang dapat disobek yang berisi informasi tercetak, termasuk nama pelanggan, nomor rekening, dan saldonya. Para pelanggan diminta untuk mengembalikan bagian ini, yang bertindak sebagai pemberitahuan pengiriman uang, bersama dengan pembayarannya. Pengiriman uang kemudian akan dihubungkan dengan saldo rekening total, bukan dengan faktur penjualan tertentu.
Salah satu keuntungan dari metode faktur terbuka adalah metode ini kondusif dalam menawarkan diskon untuk pembayaran awal, karena faktur akan secara individual ditelusuri dan dihitung umurnya. Metode ini juga menghasilkan pola arus penagihan kas yang seragam disepanjang bulan. Kelemahan dari metode faktur terbuka ini adalah metode ini menambahkan kerumitan yang harus dilakukan untuk memelihara informasi mengenai status setiap faktur untuk setiap pelanggan.
Guna mendapatkan arus penerimaan kas yang seragam, banyak dari perusahaan – perusahaan ini menggunakan sebuah proses yang disebut sebagai penagihan berdaur untuk menyiapkan dan mengirimkan tagihan bulanan kepada pelanggan mereka. Dibawah penagihan berdaur (cycle billing), laporan bulanan dipersiapkan untuk serangkaian pelanggan di waktu yang berbeda. Contohnya, file induk para pelanggan dapat dibagi menjadi empat bagian, dan setiap minggu laporan bulanan akan dipersiapkan untuk seperempat pelanggan dari keseluruhan pelanggan. Penagihan berdaur menghasilkan arus penagihan kas yang lebih seragam disepanjang bulan dan mengurangi waktu yang digunakan oleh sistem komputer perusahaan untuk mencetak laporan bulanan.
Teknologi pemrosesan gambar dapat memperbaiki efisiensi dan efektivitas pengelolaan rekening pelanggan. Gambar digital kiriman uang pelanggan dan rekening dapat disimpan dalam disk optic yang dihubungkan ke LAN, dimana mereka akan dapat dengan mudah ditarik kembali, diubah, dan diintegrasikan dengan gambar dan data lainnya untuk menghasilkan berbagai jenis output. Dengan melakukan hal ini, para pegawai mengakses secara cepat semua dokumen yang berhubungan dengan seorang pelanggan dan meniadakan waktu yang terbuang untuk mencari di sepanjang cabinet file mengenai dokumen yang hilang. Apabila seorang pelanggan membutuhkan salinan duplikat laporan bulanan atau faktur penjualan untuk menggantikan dokumen asli yang hilang, dokumen tersebut dapat ditarik, dicetak, dan difaks sambil berbincang – bincang dengan pelanggan tersebut ditelepon. Pemrosesan gambar juga dapat memfasilitasi penyelesaian keluhan pelanggan, karena gambar yang sama dapat dilihat secara simultan oleh lebih dari satu orang. Jadi, account representative seorang pelanggan dan manajer bagian kredit dapat meninjau gambar dokumen yang ditanyakan sementara mendiskusikan masalahnya dengan pelanggandi telepon. Terakhir, pemrosesan gambar mengurangi ruang dan biaya yang terkait dengan penyimpanan dokumen kertas. Penghematan dalam hal ini dapat merupakan hal yang penting: satu disk optic dapat menyimpan hingga 20.000 dokumen, dalam sebuah bagian tempat disk tersebut.
2.2.4. Penagihan Kas ( Cash Collection)
Menurut Romney dan Steinbart (2005 : 25) langkah terakhir dalam siklus pendapatan adalah penagihan kas. Kasir, orang yang melapor pada bendahara, menangani kiriman uang pelanggan dan menyimpannya ke bank.
Oleh karena kas dan cek dari pelanggan dapat dicuri dengan mudah, adalah hal yang penting untuk mengambil langkah – langkah memadai agar menurunkan risiko pencurian. Hal ini berarti fungsi piutang usaha, yang bertanggung jawab atas pencatatan kiriman uang pelanggan, seharusnya tidak memiliki akses fisik ke kas atau cek. Akan tetapi fungsi piutang usaha harus mampu mengidentifikasi sumber kiriman uang dari mana pun dan faktur penjualan terkait harus dikredit. Salah satu solusinya adalah dengan mengirimkan dua salinan faktur ke pelanggan dan memintanya untuk mengembalikan salah satu salinan tersebut bersama dengan pembayaran. Pemberitahuan pengiriman uang ini kemudian disirkulasikan ke bagian piutang usaha dan pembayaran yang sesungguhnya dari pelanggan dikirim ke kasir. Apabila pemberitahuan pengiriman uang juga berisi bagian untuk pelanggan yang menunjukkan jumlah yang dikirim, mesin OCR (Optical Character Recognition) dapat memindai data kiriman tersebut, hingga mengurangi potensi kesalahan selama entri data. Solusi alternatifnya adalah dengan meminta petugas bagian surat – menyurat untuk mempersiapkan daftar pengiriman uang (remittance list), yaitu dokumen yang mengidentifikasi nama dan jumlah semua kiriman uang pelanggan, serta mengirimkan daftar ini ke bagian piutang usaha. Sebagai ganti daftar pengiriman uang, beberapa perusahaan memfotokopi semua kiriman uang pelanggan dan mengirimkan salinannya ke piutna gusaha sambil mengirim kiriman uang yang sebenarnya ke kasir untuk disimpan.
Sebelumnya kita berasumsi bahwa kiriman uang dari pelanggan dikirim secara langsung ke perusahaan tersebut. Cara lainnya untuk menjaga kiriman uang dari pelanggan adalah dengan membuat perjanjian Lockbox dengan sebuah bank.
Lockbox adalah alamat pos yang dituju oleh pelanggan ketika mereka mengirimkan uang mereka. Bank yang terlibat mengambil cek dari kotak pos dan menyimpannya ke dalam rekening milik perusahaan. Bank tersebut kemudian mengirimkan pemberitahuan pengiriman uang, sebuah daftar elektronis semua kiriman uang, dan fotokopi semua cek ke perusahaan.
Penggunaan lockbox tidak hanya mencegah pencurian kiriman uang dari pelanggan oleh pegawai, tetapi juga meningkatkan manajemen arus kas.
Dengan meminta pelanggan untuk mengirim pembayaran ke lockbox akan meniadakan penundaan yang berhubungan dengan pemrosesan kiriman uang pelanggan sebelum menyimpannya. Arus kas juga diperbaiki dengan adanya pemilihan beberapa bank di beberapa tempat untuk memelihara lockbox, dengan lokasi yang dipilih untuk meminimalkan waktu tersimpannya cek pelanggan di dalam surat.
Teknologi informasi dapat memberikan efisiensi tambahan dengan penggunaan lockbox. Dibawah kesepakatan electronic lockbox, bank secara ekonomis mengirim informasi pada perusahaan mengenai nomor rekening pelanggan dan jumlah yang dikirim begitu bank menerima dan memindai cek – cek tersebut. Metode ini memungkinkan perusahaan untuk mengakui kiriman uang rekening pelanggan sebelum fotokopi cek diterima perusahaan.
Akan tetapi, kesepakatan lockbox hanya meniadakan penundaan yang berkaitan dengan pemrosesan internal kiriman uang yang dikirim secara langsung ke perusahaan. Electronic Funds Transfer memberikan peluang untuk mengurangi penyebab lain penundaan dalam mendapatkan akses ke dana pelanggan. Melalui
Electronic Funds Transfer (EFT), pelanggan mengirim kiriman uang mereka secara elektronis ke bank perusahaan, dan karenanya meniadakan penundaan yang berkaitan dengan waktu pengiriman dalam sistem surat. Peniadaan waktu kliring cek ini juga mengurangi kekosongan waktu sebelum bank menyatakan bahwa dana yang disimpan bisa dipakai oleh perusahaan. Mengintegrasikan EFT dengan EDI, yaitu proses yang disebut sebagai financial electronic data interchange (FEDI), melengkapi otomatisasi baik proses pembuatan tagihan maupun penagihan kas. Akan tetapi, untuk mendapatkan manfaat FEDI secara penuh, membutuhkan baik perusahaan yang menjual maupun pelanggan, menggunakan bank – bank yang mamou memberikan layanan EDI.
Ketika berhubungan dengan pelanggan yang tidak memiliki kemampuan FEDI, atau dengan pelanggan perorangan, perusahaan juga dapat mempercepat proses penagihan dengan cara menerima penggunaan kartu debit atau kartu kredit. Menerima metode pambayaransemacam ini akan mempercepat penagihan, karena penerbit kartu biasanya mentransfer dana dalam dua hari setelah penjualan. Manfaat ini harus dipertimbangkan dengan biaya untuk menerima kartu semacam ini, yang biasanya berkisar dari 2 hingga 4 persen harga kotor penjualan. Alternatif lainnya untuk menerima pembayaran pelanggan yang memungkinkan untuk transaksi secara elektronis: penerimaan beberapa bentuk kas elektronis atau digital.
2.3. Sistem Informasi Akuntansi Siklus Pendapatan Prosedur Penjualan
Data Flow Diagram (DFD) dalam gambar 2.5. memberikan tinjauan umum tentang aktivitas logis yang membentuk sisitem pemrosesan pesanan penjualan. Menurut Hall (2006 : 223) proses ini dideskripsikan dalam langkah – langkah berikut :
1. Proses penjualan dimulai dari pelanggan menghubungi departemen penjualan. Pelanggan bisa menghubungi perusahaan melalui telepon, surat, atau datang langsung. Departemen penjualan mencatat perincian penting dari peristiwa ini pada pesanan penjualan. Informasi ini memacu beberapa tugas.
2. Langkah pertama dari proses penjualan adalah mengesahan transaksi dengan meminta persetujuan kredit untuk pelanggan.
3. Saat kredit disetujui, informasi penjualan akan dilanjutkan ke proses penagihan, gudang dan pengiriman.
4. Langkah selanjutnya adalah mengirim barang, yang harus dilakukan segera setelah persetujuan kredit diperoleh. Kemudian informasi pengiriman akan diteruskan ke proses penagihan.
5. Proses penagihan akan mengumpulkan dokumen – dokumen yang relevan mengenai transaksi tersebut (produk, harga, biaya pengurusan, angkutan, pajak, dan ketentuan potongan harga) dan menagih pelanggan. Proses penagihan kemudian mengirim informasi ini ke proses piutang dagang dan proses pengendalian persediaan.
6. Bagian piutang menerima informasi penagihan dan mencatatnya ke dalam akun pelanggan.
7. Sama halnya, bagian pengendalian persediaan menggunakan informasi dari bagian penagihan untuk menyesuaikan record persediaan untuk mencerminkan penurunan persediaan.
8. Secara berkala (setelah setiap batch, harian, mingguan, bulanan, dan seterusnya) proses penagihan, piutang dagang, dan pengendalian persediaan mengirim rangkuman informasi ke proses buku besar umum. Hal ini termasuk total penjualan dari penagihan, total kenaikan piutang, dan total penurunan persediaan. Berdasarkan informasi tersebut, buku besar umum memproses ke akun pengendali yang dipengaruhi oleh transaksi penjualan selama periode berjalan. Sebagai tambahan, proses buku besar umum rekonsiliasi rangkuman yang dikompilasi secara independen ini untuk mengidentifikasi kesalahan pencatatan record.
Akun Pelanggan Record Kredit
Pelanggan
Rangkuman
6
2 Piutang Dagang Perbarui Pesanan Pelanggan
Record Periksa Jurnal Penjualan
Permintaan
Piutang Kredit
Kredit
Dagang
1 Ambil
Informasi Kredit Pesanan
Pelanggan
5
8 Disetujui Pelanggan Rangkuman Penjualan
Tagih Masukkan Informasi Pelanggan ke Buku Penjualan
Informasi Besar Informasi
Penjualan Informasi Penjualan
3 Persediaan Ambil Barang Kirim
7 dari Akun Pengendali Barang
Gudang Perbarui Record
Barang Rangkuman Persediaan
4 Persediaan Informasi Pengiriman Kirim
Barang Record Persediaan Tagih Pelanggan
Gambar 2.5. Data Flow Diagram (DFD) dari Sistem Pemrosesan Pesanan Penjualan
Sumber : Hall (2006 : 224)
30 Universitas Sumatera Utara
2.3.1. Prosedur Manual
Urutan aktivitas manual yang melalui departemen yang dipengaruhi oleh proses penjualan. Kita akan memeriksa dokumen khusus, jurnal, dan buku besar yang akan ditemui di setiap tahap dari sistem ini. Menurut Hall (2006 : 225) urutan aktivitas pada sistem pesanan penjualan yang dilakukan secara manual adalah sebagai berikut :
a. Departemen Penjualan Proses penjualan dimulai dari departemen penjualan yang menerima pesanan pelanggan yang menunjukkan jenis dan jumlah barang yang diminta.
Pada tahap ini, pesanan pelanggan tidak dalam format yang standar dan mungkin tidak berbentuk dokumen fisik. Pesanan mungkin diterima melalui surat, telepon, atau dari staf penjualan yang datang ke tempat pelanggan. Jika pelanggan juga merupakan entitas bisnis, pesanan tersebut biasanyaberupa salinan dari pesanan pembelian pelanggan. Jika pesanan pelanggan tidak dalam format yang standar sesuai dengan sistem pemrosesan pesanan penjual, maka pesanan ini harus diterjemahkan ke dalam format pesanan penjualan yang formal.
Tujuan dari dokumen sumber adalah untuk menangkap inti ekonomi dari transaksi. Dokumen sumber utama dalam sistem pesanan penjualan adalah pesanan penjualan (sales order).
Pesana penjualan mengungkapkan informasi penting seperti nama dan alamat pelanggan; nomor akun pelanggan; nama; nomor dna deskripsi barang yang dijual; jumlah dan harga per unit; serta informasi keuangan lainnya seperti pajak, potongan harga, dan biaya pengiriman. Beberapa salinan pesanan penjualan dibuat untuk berbagai tujuan. Jumlah salinan yang dibuat berbeda antara satu sistem dengan sistem lainnya, bergantung pada operasi yang akan didukung.
Setelah menyiapkan pesanan penjualan, staf penjualan menyimpan satu salinan dari dokumen tersebut dalam file pesanan pelanggan terbuka (custumer
open order file ) untuk referensi di masa yang akan datang. Pemenuhan pesanan
dan pengiriman pesanan ke pelanggan bisa menghabiskan waktu beberapa hari atau bahkan berminggu – minggu. Para pelanggan sering menghubungi pemasok untuk mengetahui status mereka. Untuk memfasilitasi pertanyaan pelanggan, file pesanan pelanggan sering disusun berdasarkan urutan abjad dari nama pelanggan.
Meskipun nama pelanggan bukan merupakan kunci primer yang efisien untuk mengakses data, namun dapat digunakan sebagai kunci sekunder untuk memeriksa pesanan pelanggan karena pelanggan tidak selalu mengetahui nomor pelanggan dan mungkin tidak mempunyai salinan tagihan. Dalam situasi seperti ini, file pelanggan memungkinkan staf administrasi untuk menentukan pesanan penjualan dan merespons pertanyaan dari pelanggan.
b. Departemen Kredit Langkah awal dalam departemen ini adalah otorisasi transaksi, yang mencakup verifikasi kelayakan pemberian kredit kepada pelanggan. Keadaan penjualan akan menentukan cara pemeriksaan kredit. Misalnya, penjual dapat melakukan investigasi keuangan secara lengkap pada pelanggan baru untuk menentukan batas kredit. Akan tetapi setelah batas kredit ditentukan, pemeriksaan kredit pada penjualan berikutnya hanya mencakup pemastian bahwa penjualan saat ini tidak melebihi batas yang sudah ditentukan. Dalam sistem fiktif kita, salinan persetujuan kredi untuk pesanan penjualan akan diberikan ke departemen kredit untuk disetujui. Hasil persetujuan yang dikembalikan memicu pengiriman salinan pesanan penjualan lainnya ke berbagai departemen. Salinan kredit disimpan dalam file pesanan pelanggan sampai transaksi selesai.
c. Departemen Pengiriman Sebelum menerima barang dan salinan surat pengeluaran barang, departemen pengiriman menerima slip pengepakan dan dokumen pengiriman dari departemen penjualan. Slip pengepakan bersama dengan barang dikirim ke pelanggan untuk menggambarkan isi kiriman tersebut. Slip pengepakan bisa ditaruh didalam kotak pengiriman atau dilekatkan diluarnya dengan kantong plastic khusus. Slip pengiriman menginformasikan ke departemen penagihan bahwa pesanan pelanggan sudah dipenuhi dan dikirim. Dokumen ini berisi data – data seperti tanggan pengiriman, barang dan jumlah barnag yang dikirim, perusahaan jasa angkutan, dan biaya pengiriman. Dalam beberapa sistem, dokumen pengiriman adalah dokumen terpisah yang disiapkan oleh petugas pengiriman.
Petugas pengiriman menyerahkan barang, slip pengepakan, dan dua salinan bill of lading ke perusahaan pengiriman, dan kemudian melakukan tugas berikut :
1. Mencatat pengiriman pada log pengiriman barang.
2. Menyerahkan dokumen pengeluaran barang dan dokumen pengiriman ke departemen penagihan sebagai bukti pengiriman.
3. Menyimpan satu salinan bill of lading dan satu salinan dokumen pengiriman. d. Departemen Penagihan Departemen penagihan memainkan peranan penting dalam sistem pesanan penjualan. Departemen ini mengumpulkan informasi tentang transaksi penjualan dan merekonsiliasi, mengasimilasi, dan mendistribusikan informasi ini ke departemen lainnya.
Pengiriman barang menandai berakhirnya peristiwa ekonomi dan merupakan saat dimana pelanggan sudah dapat ditagih. Penagihan sebelum pengiriman dilaksanakan dapat menyebabkan ketidaktepatan dalam pencatatan dan ketidakefisienan dalam operasi. Ketika pesanan penjualan yang asli disiapkan, beberapa perincian transaksi belum dapat diketahui secara pasti dan tidak bisa berubah. Sebagai contoh, persediaan mungkin tidak memadai untuk memebuhi pesanan. Ketika hal ini terjadi, staf gudang akan menempatkan barang ini dalam daftar pesanan barang (back-order) dan menyesuaikan dokumen pengeluaran barang untuk menunjukkan jumlah sesungguhnya yang akan dikirim ke pelanggan. Biasanya, pemasok tidak menagih pelanggan untuk pesanan barang sebelum barang tersebut dikirimkan. Tagihan untuk barang yang belum dikirim menyebabkan kebingungan, memperburuk hubungan dengan pelanggan, dan memerlukan pekerjaan tambahan untuk membuat penyesuaian pada catatan akuntansi.
Untuk mencegah terjadinya permasalahan seperti ini, departemen penagihan menunggu pemberitahuan dari bagian pengiriman barang sebelum melakukan penagihan. Dokumen pengeluaran barang dan dokumen pengiriman mendeskripsikan barang yang memang dikirim ke pelanggan. Ketika informasi ini sampai di departemen penagihan, staf administrasi akan mencari faktur dan salinan buku besar dari file sementara.
Sebagai tambahan, departemen penagihan melakukan pembukuan – sesuai dengan tugas – tugas berikut :
1. Menncatat penjualan pada jurnal penjualan.
2. Mengirim salinan buku besar dari pesanan penjualan ke piutang dagang.
3. Mengirim dokumen pengeluaran barang ke pengendalian persediaan.
4. Menyimpan salinan faktur di file permanen dari departemen penagihan.
e. Jurnal Penjualan (Sales Journal) Jurnal penjualan adalah jurnal khusus yang mencatat transaksi penjualan.
Setiap faktur penjualan dicatat dalam jurnal sebagai item yang terpisah. Pada akhir periode, staf administrasi akan meringkas entri ini dan menyiapkan voucher journal (journal voucher) yang akan diserahkan ke bagian buku besar umum untuk dijurnal pada akun berikut ini :
Debit Kredit Piutang Dagang – Pengendalian
XXXX,XX Penjualan
XXXX,XX
f. Departemen Pengendalian Persediaan Departemen pengendalian persediaan menggunakan dokumen pengeluaran barang untuk memperbarui akun buku besar pembantu persediaan (inventory subsidiary ledger). Setelah proses pembukuan, dokumen pengeluaran barang disimpan. Pada akhir periode, nilai keuangan dari total penurunan di persediaaan, dirangkum dalam voucher jurnal dan dikirim ke departemen buku besar umum untuk dibukukan kea kun berikut ini : Debit Kredit
Harga Pokok Penjualan
XXXX,XX Persediaan - Pengendali
XXXX,XX
g. Departemen Piutang Dagang Departemen piutang dagang (accounts receivable) akan membukukan dari salinan buku besar pesanan penjualan ke buku besar pembantu piutang dagang
(accounts receivable subsidiary ledger). Setiap pelangganmempunyai record pada buku besar pembantu piutang dagang yang berisi informasi berikut ini : nama pelanggan, alamat pelanggan, data kredit, tanggal transaksi, nomor faktur, kredit pembayaran, retur, dan saldo.
Setiap salinan buku besar dari pesanan penjualan digunakan untuk menaikkan akun pelanggan sesuai dengan jumlah penjualan. Setelah membukukan, staf piutang dagang menyimpan salinan buku besar. Secara berkala, petugas merangkum saldo setiap akun menjadi satu, dan mengirimkannya ke buku besar umum.
h. Departemen Buku Besar Umum Pada saat penutupan periode pemrosesan, departemen buku besar umum telah menerima voucher jurnal dari departemen penagihan dan pengendalian persediaan, dan ikhtisar akun dari departemen piutang dagang. Informasi tersebut mempunyai dua tujuan :
1. Buku besar umum menggunakan voucher jurnal untuk memproses akun pengendali di bawah ini : Debit Kredit
Piutang Dagang – Pengendali
XXXX,XX Harga Pokok Penjualan
XXXX,XX Persediaan – Pengendali
XXXX,XX Penjualan
XXXX,XX Buku besar umum hanya berisi akun pengendali dan hanya membutuhkan informasi ikhtiar pembukuan.
2. Rangkuman akun yang secara independen disediakan oleh departemen piutang dagang, digunakan untuk memverifikasi keakuratan internal dari seluruh proses.
Dengan mencocokkan voucher jurnal dan rangkuman akun yang diterima dari departemen operasional, buku besar umum dapat mendeteksi berbagai jenis kesalahan.
2.4. Sistem Informasi Akuntansi Siklus Pendapatan Prosedur Penerimaan
Kas
Diagram arus data pada gambar 2.6. menggambarkan penerimaan kas untuk pembayaran piutang dagang.
1. Cek dan informasi akuntansi pendukung lainnya (nomor akun pelanggan, nama pelanggan, nilai cek, dan sebagainya) yang tertera pada permintaan pembayaran, dikirim ke bagian penerimaan dokumen, dimana dokumen – dokumen tersebut dipilah – pilah. Cek dikirim ke kasir pada departemen penerimaan kas, dan permintaan pembayaran dikirim ke departemen piutang dagang.
2. Cek yang diterima oleh kasir dicatat pada jurnal penerimaan kas dan langsung disetorkan ke bank.
3. Permintaan pembayaran yang diterima oleh departemen piutang dagang digunakan untuk mengurangi saldo akun pelanggan sebesar nilai pembayaran.
4. Departemen penerimaan kas dan departemen piutang dagang mengirinkan rangkuman informasi tersebut ke departemen buku besar umum. Informasi ini dikonsiliasikan dan digunakan untuk memperbarui akun prngendali piutang dagang dan akun kas.
2.4.1. Prosedur Penerimaan Kas Menurut Hall (2006 : 239) prosedur penerimaan kas terbagi atas lima bagian prosedur, yang terdiri sebagai berikut : a. Prosedur Ruang Penerimaan Dokumen Ruang penerimaan dokumen menerimacek dari pelanggan bersama dengan permintaan pembayaran. Dokumen ini berisi informasi utama yang diperlukan untuk akun pelanggan. Permintaan pembayaran merupakan contoh dari dokumen perputaran. Biasanya, ini adalah bagian dari faktur yang telah ditagihkan ke pelanggan. Ketika pembayaran dilakukan, pelanggan merobek bagian permintaan pembayaran dan mengembalikannya ke penjual bersama dengan pembayaran tunai. Kegunaan dari merobek ini lebih terlihat pada perusahaan yang mempunyau banyak pelanggan dan memproses banyak transaksi penerimaan kas setiap hari.
Staf ruang penerimaan dokumen mengirimkan cek dan permintaan pembayaran ke staf administrasi yang akan menstempel cek tersebut “Hanya untuk Disetor” dan mencocokkan jumlah pada permintaan pembayaran dengan cek tersebut. Staf kemudiaan mencatat setiap cek pada lembaran yang disebut daftar permintaan pembayaran (atau pradaftar pembayaran kas). Daftar permintaan pembayaran adalah catatan dari semua kas yang diterima. Pada contoh ini, staf menyiapkan tiga salinan daftar permintaan pembayaran. Dokumen aslinya dikirim ke kasir, bersama dengan ceknya. Salinan kedua dikirim ke departemen piutang dagang bersama dengan permintaan pembayaran. Salinan ketiga dikirim ke asisten kontroler untuk merekonsiliasi kas secara keseluruhan.