Peranan Sistem Informasi Siklus Pendapatan Didalam Mencapai Target Kinerja Pada PT. Perusahaan Gas Negara (Persero), Tbk SBU III Medan

SKRIPSI

PERANAN SISTEM INFORMASI SIKLUS PENDAPATAN

DIDALAM MENCAPAI TARGET KINERJA PADA PT.

PERUSAHAAN GAS NEGARA (PERSERO),TBK SBU III

MEDAN

OLEH

GETA WIJAYANTI

110522150

PROGRAM STUDI AKUNTANSI EKSTENSI

DEPARTEMEN AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN

PERNYATAAN

Saya yang bertanda tangan di bawah ini menyatakan dengan sesungguhnya bahwa skripsi saya yang berjudul “Peranan Sistem Informasi Siklus Pendapatan Didalam Mencapai Target Kinerja Pada PT. Perusahaan Gas Negara (Persero), Tbk SBU III Medan” adalah benar hasil karya tulis saya sendiri yang disusun sebagai tugas akademik guna menyelesaikan beban akademik pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Bagian atau data tertentu yang saya peroleh dari perusahaan atau lembaga, dan/atau saya kutip dari hasil karya orang lain telah mendapat izin, dan/atau dituliskan sumbernya secara jelas sesuai dengan norma, kaidah dan etika penulisan ilmiah.

Apabila kemudian hari ditemukan adanya kecurangan dan plagiat dalam skripsi saya, saya bersedia menerima sanksi sesuai dengan peraturan yang berlaku.

Medan, November 2013 Yang Membuat

Geta Wijayanti NIM. 110522150

ABSTRAK

PERANAN SISTEM INFORMASI SIKLUS PENDAPATAN DIDALAM MENCAPAI TARGET KINERJA PADA PT. PERUSAHAAN GAS

NEGARA (PERSERO), TBK SBU III MEDAN

Sistem Informasi Akuntansi Siklus Pendapatan memiliki peranan yang penting dalam dunia bisnis yang penuh persaingan sekarang ini. Pengendalian dan kelancaran dalam proses transaksi serta pengambilan keputusan yang tepat sangat diperlukan untuk mempertahankan daya saing dengan perusahaan lain.

Tujuan penelitian ini adalah untuk mengevaluasi Sistem Informasi Akuntansi yang berlaku pada saat ini dan membandingkannya dengan teori – teori yang telah dipelajari di perguruan tinggi untuk mengatasi masalah – masalah yang terjadi. Metode penelitian yang digunakan oleh peneliti adalah penelitian secara kualitatif. Penelitian dilakukan untuk mengumpulkan data – data berupa dokumen untuk mengetahui informasi mengenai perusahaan yang digunakan dalam mendukung penelitian penulis.

Hasil penelitian menunjukkan bahwa didalam perusahaan terdapat bagian Account Executive RT & PK yang mempunyai fungsi sebagai “point of contact” dengan pelanggan/calon pelanggan. Dengan adanya bagian ini di departemen Penjualan dan Layanan Area Medan, target penjualan bisa tercapai dan dapat mencegah terjadinya kredit macet. Perusahaan memiliki fungsi pemisahan tugas yang cukup baik antara fungsi penerimaan kas dan fungsi penyetoran kas ke bank. Pengendalian internal pada perusahaan sudah cukup baik dan akurat sehingga perusahaan dapat mencapai mencapai tujuannya.

Kata Kunci : Sistem Informasi Akuntansi, Siklus Pendapatan, Pengendalian Internal

ABSTRACT

PERANAN SISTEM INFORMASI SIKLUS PENDAPATAN DIDALAM MENCAPAI TARGET KINERJA PADA PT. PERUSAHAAN GAS

NEGARA (PERSERO), TBK SBU III MEDAN

Accounting Information System of Revenue Cycle has important part in business world which is full of rivalry. The controlling and speed up in transaction process and taking the right decided is very necessary to maintain competitive power with another company.

The purpose of this research is to evaluate Accounting Information System that take effect at this time dan compare it with theories that has learnt in university to conquer the problems. The method of research was used by writer is research on qualitative. The research was done to collected data such as documents to know information about the company that used in support writer’s research.

Result of this research was obtained that there is a part of Account Executive RT & PK that has a function as “point of contact” with customer/candidate costumer. With this part in Medan Area of Sales and Service Departement, sales target can be reach dan can prevent stagnant credit. The company has a good enough separation of task between cash receipt function and cash deposit to the bank. Internal control at the company has good enough and accurate with the result that the company can reach the aim.

KATA PENGANTAR

Alhamdulillahirabbil’alamin. Puji dan syukur penulis panjatkan atas kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan skripsi dengan judul “Peranan Sistem Informasi Siklus Pendapatan Didalam Mencapai Target Kinerja Pada PT. Perusahaan Gas Negara (Persero), Tbk SBU III Medan”. Adapun tujuan dari penulisan skripsi ini adalah untuk memenuhi salah satu syarat untuk memperoleh gelar sarjana pada Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Skripsi ini penulis persembahkan untuk yang tercinta yaitu kedua orang tua penulis Bambang Hermanto, ST dan Rosni, S.Pd. yang telah memberikan doa, kasih sayang, semangat, dukungan moril dan materil yang tiada henti – hentinya kepada penulis. Terima kasih juga buat kedua adikku Lendra Sismanto dan Adzani Dhuhrijah yang telah memberikan semangat dan doa selama ini.

Pada kesempatan ini penulis juga ingin menyampaikan ucapan terima kasih kepada berbagai pihak yang telah memberikan dukungan berupa pengarahan, bimbingan, bantuan dan kerja sama yang telah turut membantu dalam proses penyelesaian skripsi ini.

1. Bapak selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Dr. Syafruddin Ginting Sugihen, MAFIS, Ak., selaku Ketua

Departemen Akuntansi dan Bapak Drs. Hotmal Jafar, MM, Ak., selaku Sekretaris Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Bapak Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak., selaku Ketua Program Studi S-1 Akuntansi dan Ibu Dra. Mutia Ismail, MM, Ak., selaku Sekretaris Program Studi S-1 Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

4. Bapak Drs. Erwin Abubakar, MBA, Ak. selaku Dosen Pembimbing yang telah meluangkan waktu, pikiran dan tenaga sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini.

5. Bapak Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak., selaku Dosen Pembaca penilai yang telah memberikan kritik dan saran untuk kesempurnaan skripsi ini.

6. Bapak Mugiono selaku General Manager PT. Perusahaan Gas Negara

(Persero), Tbk SBU III Medan beserta seluruh pegawai yang telah memberikan kesempatan kepada penulis untuk melakukan riset dalam rangka penulisan skripsi ini.

Penulis menyadari bahwa masih banyak kekurangan yang terdapat dalam skripsi ini. Untuk itu sangat mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun untuk perbaikan dan penyempurnaan skripsi ini. Akhir kata, penulis berharap semoga skripsi ini bermanfaat bagi penulis dan semua pihak yang membacanya.

Medan, November 2013 Penulis

Geta Wijayanti NIM. 110522150

DAFTAR ISI

Halaman

PERNYATAAN ... i

ABSTRAK ... ii

ABSTRACT ... iii

KATA PENGANTAR ... iv

DAFTAR ISI ... vii

DAFTAR GAMBAR ... ix

DAFTAR LAMPIRAN ... x

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang ... 1

1.2. Perumusan Masalah ... 3

1.3. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 4

1.3.1. Tujuan Penelitian ... 4

1.3.2. Manfaat Penelitian ... 5

BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Siklus Pendapatan ... 6

2.1.1. Tujuan Siklus Pendapatan ... 7

2.1.2. Fungsi Siklus Pendapatan ... 8

2.2. Aktivitas Bisnis Siklus Pendapatan ... 9

2.2.1. Entri Pesanan Penjualan ... 9

2.2.1.1. Mengambil Pesanan Pelanggan ... 10

2.2.1.2. Persetujuan Kredit ... 11

2.2.1.3. Memeriksa Ketersediaan Persediaan ... 13

2.2.1.4. Menjawab Permintaan Pelanggan ... 13

2.2.2. Pengiriman ... 15

2.2.3. Penagihan ke Para Pelanggan ... 19

2.2.3.1. Penagihan ... 20

2.2.3.2. Memutakhirkan Piutang Usaha ... 21

2.2.4. Penagihan Kas ... 24

2.3. Sistem Informasi Akuntansi Siklus Pendapatan Prosedur Penjualan ... 27

2.3.1. Prosedur Manual ... 31

2.4. Sistem Informasi Akuntansi Siklus Pendapatan Prosedur Penerimaan Kas ... 37

2.4.1. Prosedur Penerimaan Kas ... 38

2.5. Tujuan, Ancaman, dan Prosedur Dalam Siklus Pendapatan ... 42

2.5.1. Aktivitas Entri Pesanan Penjualan ... 43

2.5.3. Aktivitas Penagihan dan Piutang Usaha ... 48

2.5.4. Aktivitas Penagihan Kas ... 50

2.5.5. Masalah – Masalah Umum Pengendalian ... 53

2.6. Pengendalian Siklus Pendapatan ... 55

2.7. Kerangka Konseptual ... 64

2.7.1. Teori Akuntansi Positif ... 65

2.8. Hipotesis ... 68

BAB III METODE PENELITIAN 3.1. Jenis Penelitian ... 69

3.2. Tempat dan Waktu Penelitian ... 69

3.3. Batasan Operasional ... 70

3.4. Defenisi Operasional ... 70

3.5. Populasi dan Sampel Penelitian ... 71

3.6. Jenis Data ... 71

3.7. Metode Pengumpulan Data ... 72

3.8. Teknik Analisis ... 72

BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN 4.1. Sejarah Singkat Perusahaan ... 73

4.2. Struktur Organisasi ... 76

4.3. Aktivitas Bisnis Siklus Pendapatan pada PT. Perusahaan Gas Negara (Persero), Tbk SBU III Medan ... 90

4.4. Sistem Informasi Akuntansi Siklus Pendapatan Prosedur Penjualan pada PT. Perusahaan Gas Negara (Persero), Tbk SBU III Medan ... 92

4.5. Sistem Informasi Akuntansi Siklus Pendapatan Prosedur Penerimaan Kas pada PT. Perusahaan Gas Negara (Persero), Tbk SBU III Medan ... 95

4.6. Pengendalian Internal pada Siklus Pendapatan Pada PT. Perusahaan Gas Negara (Persero), Tbk SBU III Medan ... 107

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1. Kesimpulan ... 109

5.2. Saran ... 110

DAFTAR PUSTAKA ... 112

LAMPIRAN ... 114

DAFTAR GAMBAR

No. Gambar Judul Halaman

2.1 Diagram Arus Data Tingkat 0: Siklus

Pendapatan ... 7 2.2. Diagram Arus Data Tingkat 1: Entri

Pesanan Penjualan ... 9 2.3. Diagram Arus Data Tingkat 1: Pengiriman ... 16 2.4. Diagram Arus Data Tingkat 1: Penagihan dan

Piutang Usaha ... 20 2.5. Data Flow Diagram (DFD) dari Sistem

Pemrosesan Pesanan Penjualan ... 30 2.6. Diagram Arus Data dari Sistem Penerimaan Kas ... 40 2.7. Kerangka Konseptual ... 65

DAFTAR LAMPIRAN

No. Lampiran Judul Halaman

1 Struktur Organisasi SBU Distribusi Wilayah

III dan Tata Kerja Departemen ... 114

2 Diagram Alir Berlangganan Pelanggan RT & PK ... 150

3 Diagram Alir Penerimaan Melalui Loket ... 151

4 Diagram Alir Penerimaan Melalui GOPAY ... 152

5 Diagram Alir Penerimaan Melalui VA ... 153

6 Diagram Alir Penerimaan Melalui PPOB Masa Transisi ... 154

7 Diagram Alir Penerimaan Melalui PPOB Setelah Masa Transisi ... 155

ABSTRAK

PERANAN SISTEM INFORMASI SIKLUS PENDAPATAN DIDALAM MENCAPAI TARGET KINERJA PADA PT. PERUSAHAAN GAS

NEGARA (PERSERO), TBK SBU III MEDAN

Sistem Informasi Akuntansi Siklus Pendapatan memiliki peranan yang penting dalam dunia bisnis yang penuh persaingan sekarang ini. Pengendalian dan kelancaran dalam proses transaksi serta pengambilan keputusan yang tepat sangat diperlukan untuk mempertahankan daya saing dengan perusahaan lain.

Tujuan penelitian ini adalah untuk mengevaluasi Sistem Informasi Akuntansi yang berlaku pada saat ini dan membandingkannya dengan teori – teori yang telah dipelajari di perguruan tinggi untuk mengatasi masalah – masalah yang terjadi. Metode penelitian yang digunakan oleh peneliti adalah penelitian secara kualitatif. Penelitian dilakukan untuk mengumpulkan data – data berupa dokumen untuk mengetahui informasi mengenai perusahaan yang digunakan dalam mendukung penelitian penulis.

Hasil penelitian menunjukkan bahwa didalam perusahaan terdapat bagian Account Executive RT & PK yang mempunyai fungsi sebagai “point of contact” dengan pelanggan/calon pelanggan. Dengan adanya bagian ini di departemen Penjualan dan Layanan Area Medan, target penjualan bisa tercapai dan dapat mencegah terjadinya kredit macet. Perusahaan memiliki fungsi pemisahan tugas yang cukup baik antara fungsi penerimaan kas dan fungsi penyetoran kas ke bank. Pengendalian internal pada perusahaan sudah cukup baik dan akurat sehingga perusahaan dapat mencapai mencapai tujuannya.

Kata Kunci : Sistem Informasi Akuntansi, Siklus Pendapatan, Pengendalian Internal

ABSTRACT

PERANAN SISTEM INFORMASI SIKLUS PENDAPATAN DIDALAM MENCAPAI TARGET KINERJA PADA PT. PERUSAHAAN GAS

NEGARA (PERSERO), TBK SBU III MEDAN

Accounting Information System of Revenue Cycle has important part in business world which is full of rivalry. The controlling and speed up in transaction process and taking the right decided is very necessary to maintain competitive power with another company.

The purpose of this research is to evaluate Accounting Information System that take effect at this time dan compare it with theories that has learnt in university to conquer the problems. The method of research was used by writer is research on qualitative. The research was done to collected data such as documents to know information about the company that used in support writer’s research.

Result of this research was obtained that there is a part of Account Executive RT & PK that has a function as “point of contact” with customer/candidate costumer. With this part in Medan Area of Sales and Service Departement, sales target can be reach dan can prevent stagnant credit. The company has a good enough separation of task between cash receipt function and cash deposit to the bank. Internal control at the company has good enough and accurate with the result that the company can reach the aim.

BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Dalam dunia bisnis yang penuh persaingan sekarang ini, pengendalian dan kelancaran dalam proses transaksi serta pengambilan keputusan yang tepat sangat diperlukan untuk mempertahankan daya saing dengan perusahaan lain. Agar proses transaksi serta pengambilan keputusan memiliki tingkat akurat yang tinggi maka dibutuhkan informasi yang handal. Hal ini dapat dicapai dengan adanya Sistem Informasi Akuntansi (SIA) yang baik dalam menunjang pembentukan proses transaksi dan pengambilan keputusan berdasarkan proses bisnis yang berlaku di perusahaan.

Kemampuan teknologi informasi masa sekarang telah membantu dalam menciptakan suatu sistem informasi akuntansi yang handal, kompeten, dan akurat. Namun belum banyak perusahaan yang menerapkan Sistem Informasi Akuntansi (SIA) terhadap siklus pendapatan perusahaan yang didukung dengan pengendalian internal yang baik guna mengatasi ancaman – ancaman yang akan dihadapi oleh perusahaan. Oleh karena itu saya tertarik untuk mengetahui ancaman – ancaman yang mungkin dihadapi oleh perusahaan dan bagaimana cara mengatasinya dengan menggunakan pengendalian internal dalam siklus pendapatan. Sehingga kelancaran proses bisnis perusahaan dapat berjalan dengan baik.

PT. Perusahaan Gas Negara (Persero), Tbk SBU III Medan bergerak dalam bidang distribusi gas bumi melalui jaringan pipa untuk keperluan bahan bakar di sektor rumah tangga, komersial, dan industri dan juga di bidang transmisi gas dimana PGN berfungsi sebagai transporter.

Setiap perusahaan dalam menjalankan pekerjaannya pasti membutuhkan informasi mengenai produk atau jasa yang dibutuhkan oleh para pelanggan dalam pekerjaannya. Demikian juga dengan PT Perusahaan Gas Negara (Persero), Tbk SBU III Medan. Berdasarkan kinerja perusahaan PT. Perusahaan Gas Negara (Persero), Tbk SBU III Medan yang memerlukan berbagai kebutuhkan informasi dalam proses transaksi siklus pendapatan, maka sistem informasi akuntansi sangat membantu dalam memberikan informasi untuk menunjang proses bisnis perusahaan. Sejalan dengan peningkatan kompleksitas sistem dan ketergantungan pada sistem tersebut, perusahaan menghadapi peningkatan resiko atas sistem yang sedang mereka jalankan tersebut. Resiko tersebut merupakan ancaman yang berkaitan dengan siklus pendapatan perusahaan. Ancaman – ancaman atas sistem informasi akuntansi dapat berupa kehancuran karena bencana alam dan politik, kesalahan pada software dan tidak berfungsinya peralatan, tindakan yang tidak disengaja, maupun tindakan yang disengaja.

Pada penelitian kali ini, penulis akan mencoba membantu perusahaan agar memiliki sistem informasi akuntansi siklus pendapatan yang tertata dengan baik serta mampu menangani dan menghadapi adanya ancaman – ancaman terhadap sistem informasi akuntansi yang akan mengganggu kelancaran proses bisnis perusahaan dengan menerapkan sistem pengendalian internal yang tepat sehingga

mampu dalam mencegah dan menyelesaikan masalah yang dihadapi perusahaan terkait dengan sistem informasi akuntansi dalam siklus pendapatan.

Tujuan dari penulisan skripsi ini adalah untuk mengetahui untuk mengetahui apakah sistem informasi akuntansi siklus pendapatan berperan signifikan atas pencapaian target penjualan, mengidentifikasi masalah – masalah yang ada pada PT Perusahaan Gas Negara (Persero), Tbk SBU III Medan terkait dengan siklus pendapatan, menganalisis pengendalian internal berkaitan dengan sistem informasi akuntansi siklus pendapatan pada PT Perusahaan Gas Negara (Persero), Tbk SBU III Medan, mengetahui ancaman – ancaman yang terdapat dalam sistem informasi akuntansi, mengatasi dan menanggulangi hal – hal yang menjadi ancaman dalam sistem informasi akuntansi, menunjukkan bahwa pengendalian merupakan hal yang penting dalam proses bisnis selain sistem yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi.

1.2. Perumusan Masalah

Berdasarkan pada latar belakang yang telah dikemukakan diatas, adapun rumusan masalah pada skripsi ini adalah :

a. Apakah prosedur penjualan telah berperan signifikan atas pencapaian target penjualan di PT Perusahaan Gas Negara (Persero), Tbk SBU III Medan?

b. Apakah prosedur penerimaan kas telah berperan signifikan atas pencapaian target penjualan di PT Perusahaan Gas Negara (Persero), Tbk SBU III Medan? c. Apakah sistem informasi akuntansi siklus pendapatan telah berperan signifikan

atas pencapaian target penjualan di PT Perusahaan Gas Negara (Persero), Tbk SBU III Medan?

1.3. Tujuan dan Manfaat Penelitian 1.3.1. Tujuan Penelitian

a. Untuk mengetahui apakah prosedur penjualan telah berperan signifikan atas pencapaian target penjualan di PT Perusahaan Gas Negara (Persero), Tbk SBU III Medan.

b. Untuk mengetahui apakah prosedur penerimaan kas telah berperan signifikan atas pencapaian target penjualan di PT Perusahaan Gas Negara (Persero), Tbk SBU III Medan.

c. Untuk mengetahui apakah sistem informasi akuntansi siklus pendapatan berperan signifikan atas pencapaian target penjualan di PT Perusahaan Gas Negara (Persero), Tbk SBU III Medan.

1.3.2. Manfaat Penelitian

a. Bagi penulis, penelitian ini bermanfaat untuk memperoleh pengetahuan lebih luas mengenai system informasi akuntansi siklus pendapatan.

b. Bagi PT Perusahaan Gas Negara (Persero), Tbk SBU III Medan, penelitian ini dapat dijadikan sebagai masukan bagi perusahaan mengenai kelebihan dan kekurangan penerapan system dan prosedur yang tepat dalam siklus pendapatan.

c. Bagi peneliti lain skripsi ini diharapkan dapat memberikan masukan untuk penelitian berikutnya.

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Siklus Pendapatan

Pengertian dari siklus pendapatan dapat dilihat dari pendapat beberapa ahli berikut ini :

Siklus pendapatan menurut Romney dan Steinbart (2005 : 5) adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan – penjualan tersebut.

Siklus pendapatan menurut Bodnar dan Hopwood (2003 : 9) adalah kejadian – kejadian yang berkaitan dengan pendistribusian barang dan jasa kepada entitas – entitas lain dan penagihan pembayaran yang berkaitan.

Siklus pendapatan menurut Widjajanto (2001 : 304) adalah daur yang meliputi fungsi – fungsi yang diperlukan untuk menjual produk dan jasa yang dihasilkan perusahaan kepada pelanggan. Daur pendapatan, dengan demikian, merupakan ujung tombak aktivitas perusahaan yang akan menghasilkan nutrisi bagi perusahaan dalam bentuk pendapatan hasil penjualan.

Siklus pendapatan menurut Winarno (1994 : 10) ialah yang berhubungan dengan pendistribusian sumber – sumber ekonomi yang telah diubah bentuknya kepada pembeli dan mendapatkan pembayarannya dari mereka.

Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis perusahaan yang berkaitan dengan pendistribusian barang atau jasa kepada pelanggan yang berlangsung secara terus – menerus dan penagihan pembayaran dari hasil penjualan tersebut.

Berikut adalah gambar diagram arusdata tingkat 0 pada siklus pendapatan

Gambar 2.1

Data Flow Diagram Siklus Pendapatan tingkat 0 Sumber: Romney dan Steinbart (2000 : 417)

2.1.1. Tujuan Siklus Pendapatan

Menurut Winarno (1994 : 200) tujuan umum diselenggarakannya siklus pendapatan adalah menukar produk atau jasa menjadi kas. Tujuan ini dapat dirinci menjadi :

1. Menyelidiki bahwa pembeli mempunyai kemampuan cukup untuk membayar kredit.

2. Mengirirm barang atau mengerjakan jasa kepada konsumen pada waktu yang telah disetujui.

3. Menagih hasil penjualan dengan teliti dan tepat waktu.

4. Mencatat dan mengklasifikasi penerimaan kas dengan teliti dan secepatnya.

5. Membukukan penjualan dan penerimaan kas ke rekening pembeli dengan benar.

6. Melindungi barang dan kas sampai saat dikirim atau dideposit.

7. Menyiapkan berbagai dokumen dan laporan yang berhubungan dengan penjualan barang dan jasa.

2.1.2. Fungsi Siklus Pendapatan

Menurut Winarno (1994 : 200) dalam hal penjualan barang, fungsi siklus pendapatan meliputi :

1. Mendapatkan pesanan dari pembeli. 2. Memeriksa status kredit pembeli. 3. Mencatat dan memroses data penjualan.

4. Menyiapkan dan melakukan pekerjaan untuk pembeli. 5. Mengirim barang atau jasa

6. Menagih konsumen.

7. Menerima pembayaran dan menyimpannya ke bank. 8. Menyelenggarakan catatan piutang dagang

10.Menyusun laporan keuangan dan laporan lain yang diperlukan. 2.2. Aktivitas Bisnis Siklus Pendapatan

2.2.1. Entri Pesanan Penjualan (Sales Order Entry)

Menurut Romney dan Steinbart (2005 : 7) siklus pendapatan dimulai dengan penerimaan pesanan dari para pelanggan. Departemen bagian pesanan penjualan, yang bertanggung jawab pada wakil direktur utama bagian pemasaran melakukan proses entri pesanan penjualan. Gambar 2.2. menunjukkan bahwa proses entri pesanan penjualan mencakup tiga tahap : mengambil pesanan dari pelanggan, memeriksa dan menyetujui kredit pelanggan, serta memeriksa ketersediaan persediaan. Gambar 2.2. juga memasukkan kegiatan penting terkait yang mungkin ditangani oleh bagian pesanan penjualan ataupun oleh departemen terpisah untuk pelakayanan pelanggan (yang umumnya juga bertanggung jawab pada wakil direktur utama bagian pemasaran), yang menjawab permintaan pelanggan.

© 2008 Prentice Hall Business Publishing Accounting Information Systems, 11/e Romney/Steinbart 14 of 161 1.1 Take Order Customer Shipping 1.2 Approve Credit 1.3 Check Inv. Avail. Billing Ware-house Purchas-ing 1.4 Resp. to Cust. Inq. Customer Sales Order Customer Inventory Orders Orders Approved Orders Packing List Sales Order Sales Order In q u ir ie s R esp o n se DFD for Sales Order Entry

Gambar 2.2.

Diagram Arus Data Untuk Entri Pesanan Penjualan (Sales Order Entry) Sumber: Romney & Steinbart (2008 : 14)

2.2.1.1. Mengambil Pesanan Pelanggan

Menurut Romney dan Steinbart (2005 : 7) pesanan pelanggan dapat diterima dalam berbagai cara: di toko, melalui surat, melalui telepon, melalui Web site, atau melalui tenaga penjualan di lapangan. Pada tahun – tahun terakhir ini, berbagai organisasi telah menemukan beberapa cara untuk menggunakan TI guna meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses entri pesanan penjualan. Salah satu cara untuk meningkatkan efisiensi entri pesanan penjualan adalah dengan mengizinkan para pelangggan untuk memasuki data pesanan penjualan sendiri. Hal ini secara otomatis akan tercapai untuk penjualan melalui Web site, tetapi hal ini juga dapat dicapai baik dalam penjualan melalui toko maupun melalui surat.

Web site menyediakan cara lain untuk mengotomatisasikan pengentrian pesanan penjualan. Kegunaannya tidak hanya untuk mengurangi biaya yang berkaitan dengan pengambilan pesanan pelanggan, tetapi juga memberikan peluang untuk meningkatkan penjualan dengan memungkinkan pelanggan untuk mendesain produk mereka sendiri. Ssitem entri pesanan penjualan interaktif semacam ini disebut sebagai choiceboards.

Teknologi informasi juga menyediakan banyak peluang untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas tenaga penjualan, sebuah proses yang disebut sebagai otomatisasi tenaga penjualan. Contohnya, e-mail adalah cara yang ekonomis untuk menginformasikan para pegawai bagian penjualan mengenai perubahan harga dan promosi penjualan, serta untuk mengingatkan mereka kebutuhan khusus dan ketertarikan tertentu para pelanggan. E–mail juga menyediakan sarana untuk persetujuan real – time bagi kesepakatan penjualan khusus.

Bagaimana pun data pesanan pelanggan diterima pada awalnya, merupakan hal yang penting bahwa semua data yang dibutuhkan untuk memproses pesanan tersebut dikumpulkan dan dicatat secara akurat. Oleh sebab itu, pemeriksaan edit berikut ini harus dilakukan untuk memastikan akurasi yang menyeluruh :

• Pemeriksaan validitas rekening pelanggan dan nomor persediaan, dengan cara mencocokkannya dengan informasi dalam file induk pelanggan dan persediaannya.

• Uji kelengkapan untuk memastikan bahwa semua informasi yang dibutuhkan, temasuk alamat pengiriman dan penagihan untuk pelanggan, telah tercantum. • Uji kewajaran yang membandingkan kuantitas yang dipesan dengan

pengalaman terdahulu untuk barang dan pelanggan tersebut.

2.2.1.2. Persetujuan Kredit

Menurut Romney dan Steinbart (2005 : 11) sebagian besar penjualan antarperusahaan (business-to-business sales) dilakukan secara kredit. Penjualan secara kredit harus disetujui sebelum diproses. Bagi pelanggan lama dengan catatan pembayaran yang baik, pemeriksaan kredit formal untuk setiap penjualan biasanya tidak dibutuhkan. Sebagai gantinya, pengambil pesanan memiliki otorisasi umum untuk menyetujui pesanan dari pelanggan yang baik, artinya mereka yang tidak memiliki saldo yang lewat jatuh tempo. Hal ini biasanya dicapai dengan membuat batas kredit (saldo kredit maksimum yang diizinkan) untuk setiap pelanggan berdasarkan pada catatan kredit pelanggan terdahulu dan kemampuannya untuk membayar. Pada kasus semacam ini, menyetujui kredit bagi pelanggan melibatkan pemeriksaan file induk pelanggan untuk memverifikasi saldo yang ada, mengidentifikasi batas kredit pelanggan, dan memverifikasi bahwa jumlah pesanan tersebut ditambah dengan saldo rekening yang ada tidak melebihi batas kredit ini. Proses ini dapat diotomatisasikan dengan menggunakan pemeriksaan edit lainnya selama proses entri pesanan, yaitu pemeriksaan batas. • Pemeriksaan batas dapat membandingkan jumlah pesanan dan saldo rekening pelanggan yang ada dengan batas kredit pelanggan tersebut. (Apabila pesanan

baru tersebut tidak menyebabkan saldo rekening pelanggan melebihi batas kredit, maka pesanan tersebut diterima. Apabila pesanan yang diajukan akan menyebabkan saldo rekening pelanggan melebihi batas kredit, maka e-mail akan dikirim ke manajer bagian kredit untuk memutuskan apakah pesanan tersebut disetujui atau ditolak.)

Otorisasi khusus untuk menyetujui kredit digunakan bagi para pelanggan baru, ketika sebuah pesanan melebihi batas kredit pelanggan tersebut, atau ketika pelanggan tersebut memiliki saldo lewat jatuh tempo yang belum dibayar. Otorisasi jenis ini harus dilakukan oleh manajer bagian kredit.

2.2.1.3. Memeriksa Ketersediaan Persediaan

Langkah berikutnya menurut Romney dan Steinbart (2005 : 12) adalah menetapkan apakah tersedia cukup persediaan untuk memenuhi pesanan tersebut, agar pelanggan dapat diinformasikan mengenai perkiraan tanggal pengiriman. Akurasi proses ini adalah hal yang penting, karena apabila catatan persediaan tidak akurat dan sesuai dengan kondisi terakhir, pelanggan bisa saja kecewa ketika terjadi penundaan tidak terduga dalam pemenuhan pesanan mereka tersebut.

Ketika ketersediaan persediaan telah dipastikan, sistem tersebut kemudian akan membuat kartu pengambilan barang (picking ticket) yang berisi daftar jenis barang – barang, dan jumlah setiap jenis barang, yang dipesan

pelanggan. Kartu pengambilan memberikan otorisasi bagi bagian pengawasan persediaan untuk melepaskan barang dagangan ke bagian pengiriman. Walaupun secara tradisional merupakan dokumen dari kertas, kartu pengambilan sekarang sering kali merupakan formulir elektronis yang dapat ditampilkan ke alat yang mudah dibawa dengan tangan atau pada layar monitor yang terdapat dalam forklift. Guna lebih meningkatkan efisiensi, kartu pengambilan barang seringkali mendaftar barnag dalam urutan tempat mereka disimpan dalam gudang, daripada dalam bentuk pesanan yang didaftar dalam pesanan penjualan.

2.2.1.4. Menjawab Permintaan Pelanggan

Menurut Romney dan Steinbart (2005 : 13) selain memproses pesanan pelanggan, gambar 2.1. menunjukkan bahwa proses entri pesanan penjualan meliputi pemberian jawaban atas permintaan pelanggan. Kadang kala, permintaan – permintaan ini mendahului suatu pesanan, dan sering kali mereka terjadi setelah pesanan dibuat.

Pelayanan pelanggan adalah hal yang begitu penting hingga perusahaan – perusahaan menggunakan software khusus, yang disebut dengan sistem manajemen pelayanan pelanggan (customer relationship management – CRM), untuk mendukung proses penting ini. Sistem CRM membantu mengatur data terinci mengenai para pelanggan hingga data tersebut dapat digunakan untuk memfasilitasi layanan yang lebih efisien serta personal. Contohnya, informasi mengenai preferensi pelanggan dan catatan transaksi dapat digunakan untuk menyarankan produk – produk lainnya yang mungkin akan dipertimbangkan oleh

pelanggan. Data terinci mengenai permintaan dan praktik bisnis pelanggan juga dapat digunakan untuk secara pro aktif menghubungi para pelanggan mengenai kebutuhan untuk pemesanan kembali.

Banyak permintaan pelanggan merupakan hal yang bersifat rutin. Sebagai konsekuensinya, perusahaan dapat dan harus menggunakan TI untuk mengotomatisasikan jawaban atas permintaan yang umum, seperti pertanyaan mengenai saldo rekening dan status pesanan, agar pegawai bagian pesanan penjualan dan pelayanan pelanggan dapat memusatkan waktu dan tenaga mereka untuk menangani permintaan yang lebih rumit dan tidak biasa. Contohnya, Web site memberikan alternatif yang efektif dari segi biaya daripada telepon bebas pulsa pelayanan pelanggan cara lama, yaitu dengan mengotomatisasikan prose situ dengan sebuah daftar pertanyaan yang sering ditanyakan (frequently asked questions – FAQs). Ruang diskusi juga bisa disediakan, agar para pelanggan dapat berbagi informasi dan tips – tips yang berguna, antara satu sama lain. Web site juga memungkinkan para pelanggan untuk menggunakan PIN agar dapat secara langsung mengakses informasi rekening mereka dan untuk memeriksa status pesanan mereka.

Akan tetapi, merupakan hal yang tidak mungkin untuk mengantisipasi setiap pertanyaan yang mungkin ditanyakan pelanggan. Oleh sebab itu, Web site yang didesain untuk pelayanan pelanggan mungkin harus memasukkan pesan instan atau fitur perbincangan untuk memungkinkan para pelanggan mendapatkan bantuan ahli dan saran real – time untuk masalah –

masalah khusus yang tidak dapat terjawab dengan memuaskan dalam FAQs (frequently asked questions).

2.2.2. Pengiriman (Shipping)

Aktivitas dasar kedua menurut Romney dan Steinbart (2005 : 15) adalah memenuhi pesanan pelanggan dan mengirimkannya sesuai yang diinginkan tersebut. Seperti yang diperlihatkan dalam gambar 2.3. proses ini terdiri dari dua tahap :

1. Mengambil dan mengepak pesanan, dan 2. Mengirim pesanan tersebut.

Departemen bagian penggudangan dan pengirirman aktivitas ini. Kedua fungsi tersebut mencakup penyimpanan persediaan dan akhirnya mempertanggungjawabkannya pada wakil direktur utama bagian produksi.

© 2008 Prentice Hall Business Publishing Accounting Information Systems, 11/e Romney/Steinbart 49 of 161

2.1 Pick & Pack Sales Order 2.2 Ship Goods Sales Order Entry Shipping Carrier Inventory Shipments Billing & Accts. Rec. Picking List Goods & Packing List Goods, Packing Slip, & Bill of Lading Bill of Lading & Packing Slip Sales Order Gambar 2.3.

Sumber: Romney dan Steinbart (2008 : 49)

1. Ambil dan Pak Pesanan

Kartu pengambilan barang sesuai dengan entri pesanan penjualan akan memicu proses pengambilan dan pengepakan. Para pekerja bagian gudang menggunakan kartu pengambilan barang untuk mengidentifikasi produk mana, dan jumlah setiap produk, untuk mengeluarkannya dari persediaan. Para pekerja bagian gudang mencatat jumlah setiap barang, baik dalam kartu pengambilan barang itu sendiri jika menggunakan dokumen kertas, maupun dengan memasukkan data ke dalam sistem jika formulir elektronis yang digunakan. Persediaan kemudian akan dipindahkan ke departemen pengiriman.

2. Kirim Pesanan

Departemen pengiriman membandingkan eprhitungan fisik persediaan dengan jumlah yang ditunjukkan dalam kartu pengambilan barang dan dengan jumlah yang ditunjukkan dalam salinan pesanan penjualan yang dikirim secara langsung ke bagian pengiriman dari entri pesanan penjualan. Penyimpangan dapat timbul, baik karena barang tersebut tidak disimpan di lokasi yang ditunjukkan di kartu pengambilan barang atau catatan persediaan perpetual tidak akurat. Pada kasus seperti ini, departemen pengiriman perlu memulai pemesanan kembali barang – barang yang tidak ada dan memasukkan jumlah yang benar dalam slip pengepakan.

Setelah staf administrasi bagian pengiriman menghitung barang yang dikirim dari gudang, jumlah pesanan penjualan, nomor barang, dan jumlah barang akan dimasukkan dengan menggunakan terminal on-line. Proses ini memperbarui field

jumlah yang dimiliki dalam file induk persediaan. Proses ini juga menghasilkan slip pengepakan dan beberapa rangkap dokumen pengiriman. Slip pengepakan mendaftar jumlah dan keterangan setiap barang yang dimasukkan dalam pengirirman tersebut (dapat saja berupa salinan dari daftar pengambilan barang). Dokumen pengiriman adalah kontrak legal yang menyebutkan tanggung jawab atas barang yang dikirim. Dokumen ini mengidentifikasi kurir, sumber, tujuan dan instruksi pengiriman lainnya, serta menunjukkan siapa (pelanggan atau pemasok) yang harus membayar kurir tersebut.

Sebuah salinan dokumen pengiriman dan slip pengepakan akan menyertai pengiriman tersebut. Apakah pelanggan harus membayar biaya pengiriman, salinan dokumen ini dapat berlaku sebagai tagihan pengiriman, untuk menunjukkan jumlah yang harus dibayar pelanggan kepada kurir tersebut. Pada kasus lainnya, tagihan pengiriman adalah dokumen terpisah.

Departemen pengiriman menyimpan salinan kedua dokumen pengiriman untuk melacak dan mengkonfirmasikan pengiriman barang ke kurir tersebut. Salinan lainnya dari dokumen pengiriman dan slip pengepakan dikirim ke departemen penagihan untuk menunjukkan bahwa barang tersebut telah dikirim dan bahwa faktur tersebut harus dibuat dan dikirim. Kurir tersebut juga menahan satu salinan dokumen pengiriman untuk catatan mereka.

Salah satu keputusan utama yang perlu dibuat ketika memenuhi dan mengirimkan pesanan pelanggan berkaitan dengan pilihan metode pengiriman. Dahulu, banyak perusahaan memiliki armada truk sendiri untuk pengiriman. Perusahaan – perusahaan besar bahkan menugaskan semua departemen untuk

fungsi ini. Akan tetapi semakin banyak perusahaan yang melakukan outsourching fungsi ini ke kurir komersial. Pengiriman dengna jasa outsourching mengurangi biaya dan memungkinkan pabrik untuk berfokus pada aktivitas inti bisnis mereka (pembuatan barang). Akan tetapi, memilih kurir yang tepat memerlukan proses pengumpulan dan pemeliharaan informasi mengenai kinerja kurir (contoh, persentase pengiriman tepat waktu, frequensi kerusakan) dan mengintegrasikan informasi tersebut ke dalam sistem informasi akuntansi (SIA).

Keputusan penting lainnya berkaitan dengan lokasi pusat – pusat distribusi. Semakin banyak perusahaan yang meminta para pemasok dan pabrik untuk mengirinkan berbagai produk hanya jika dibutuhkan. Akibatnya, para pemasok dan pabrik harus menggunakan software sistem logistic untuk mengidentifikasi lokasi optimal menyimpan persediaan agar dapat meminimalkan jumlah total persediaan yang dimiliki serta untuk memenuhi setiap permintaan pengiriman pelanggaran.

Globalisasi menambah kerumitan logistik outbound. Efisiensi dan efektivitas metode distribusi yang berbeda, seperti menggunakan truk atau kereta, berbeda di seluruh dunia. Pajak dan peraturan di berbagai Negara dapat juga mempengaruhi pilihan atas distribusi. Jadi, SIA sebuah organisasi harus memasukkan software logistik yang dapat memaksimumkan efisiensi dan efektivitas fungsi pengirimannya.

Sistem komunikasi canggih dapat memberikan informasi secara real – time mengenai status pengiriman , dan oleh karenanya memberikan nilai tambah bagi para pelanggan.

2.2.3. Penagihan ke Para Pelanggan (Billing)

Aktivitas dasar yang ketiga dalam siklus pendapatan menurut Romney dan Steinbart (2005 : 19) adalah penagihan ke para pelanggan dan memelihara data piutang usaha. Gambar 2.4. menunjukkan penagihan dan pembaruan piutang usaha sebagai proses terpisah dan, dlaam praktiknya, kedua fungsi ini dilakukan oleh dua fungsi terpisah dalam departemen akuntansi.

© 2008 Prentice Hall Business Publishing Accounting Information Systems, 11/e Romney/Steinbart 66 of 161

3.1 Billing Customer 3.2 Maintain Accts. Rec. Sales Order Entry Billing and Accounts Receivable Customer Sales General Ledger & Rept. Sys. Shipping Mailroom Sales Order Sales Invoice Remittance List Gambar 2.4.

Diagram Arus Data Untuk Penagihan ke Para Pelanggan (Billing) Sumber: Romney dan Steinbart (2008 : 66)

2.2.3.1. Penagihan (Invoicing)

aktivitas penagihan hanyalah aktivitas pemrosesan informasi yang mengemas ulang serta meringkas informasi dari entri pesanan penjualan dan aktivitas pengirirman. Aktivitas ini membutuhkan informasi dari departemen pengiriman yang mengidentifikasi barang dan jumlah yang dikirim, serta informasi mengenai harga dan syarat khusus penjualan lainnya dari departemen penjualan.

Dokumen dasar yang dibuat dalam proses penagihan adalah faktur penjualan yang memberitahukan pelanggan mengenai jumlah yang harus dibayar dan kemana harus mengirimkan pembayaran.

Teknologi informasi memberikan peluang untuk mengurangi biaya yang berhubungan dengan penagihan. Mengirimkan faktur ke parusahaan melalui EDI (Electronic Data Interchange) lebih cepat dan lebih murah daripada mengirimkan dokumen kertas.

Sistem Informasi Akuntansi (SIA) yang terintegrasi juga memberikan peluang untuk menyatukan proses penagihan dengan fungsi penjualan dan pemasaran, dengan memanfaatkan data pembelian seorang pelanggan sebelumnya untuk mengirim informasi mengenai produk dan jasa terkait bersama dengan laporan bulanan.

2.2.3.2. Memutakhirkan Piutang Usaha (Updating Account Receivable)

Fungsi piutang usaha, yang bertanggung kepada kontroler , melakukan dua tugas dasar: menggunakan informasi dalam faktur penjualan untuk mendebit rekening pelanggan dan karenanya mengkredit rekening tersebut ketika pembayaran diterima.

Menurut Romney dan Steinbart (2005 : 22) ada dua cara dasar untuk memelihara data piutang usaha adalah dengan metode faktur terbuka dan pembayaran gabungan. Perbedaan kedua metode tersebut terletak pada kapan pelanggan mengirimkan pembayaran, bagaimana pembayaran tersebut digunakan untuk memperbarui file induk piutang usaha, dan format laporan keuangan yang dikirim ke pelanggan.

Dibawah metode faktur terbuka, para pelanggan biasanya membayar sesuai jumlah setiap faktur penjualan. Biasanya dua salinan faktur dikirimkan ke para pelanggan yang diminta untuk mengembalikan satu salinan bersama pembayaran. Salinan ini adalah dokumen yang dapat dikirimkan kembali (turnaround document) dan disebut sebagai pemberitahuan pengiriman uang (remittance advice). Pembayaran dari para pelanggan kemudian dihubungkan dengan faktur penjualan terkait.

Dibawah metode pembayaran gabungan, para pelanggan biasanya membayar sesuai dengan jumlah yang diperlihatkan pada laporan bulanan, bukan membayar setiap jumlah pada faktur penjualan. Sebuah laporan bulanan yang berisi semua transaksi, termasuk penjualan dan pembayaran, yang terjadi selama bulan terakhir dan juga informasi tentangsaldo piutang terakhir pelanggan. Laporan bulanan sering kali berisi bagian yang dapat disobek yang berisi informasi tercetak, termasuk nama pelanggan, nomor rekening, dan saldonya. Para pelanggan diminta untuk mengembalikan bagian ini, yang bertindak sebagai pemberitahuan pengiriman uang, bersama dengan pembayarannya. Pengiriman

uang kemudian akan dihubungkan dengan saldo rekening total, bukan dengan faktur penjualan tertentu.

Salah satu keuntungan dari metode faktur terbuka adalah metode ini kondusif dalam menawarkan diskon untuk pembayaran awal, karena faktur akan secara individual ditelusuri dan dihitung umurnya. Metode ini juga menghasilkan pola arus penagihan kas yang seragam disepanjang bulan. Kelemahan dari metode faktur terbuka ini adalah metode ini menambahkan kerumitan yang harus dilakukan untuk memelihara informasi mengenai status setiap faktur untuk setiap pelanggan.

Guna mendapatkan arus penerimaan kas yang seragam, banyak dari perusahaan – perusahaan ini menggunakan sebuah proses yang disebut sebagai penagihan berdaur untuk menyiapkan dan mengirimkan tagihan bulanan kepada pelanggan mereka. Dibawah penagihan berdaur (cycle billing), laporan bulanan dipersiapkan untuk serangkaian pelanggan di waktu yang berbeda. Contohnya, file induk para pelanggan dapat dibagi menjadi empat bagian, dan setiap minggu laporan bulanan akan dipersiapkan untuk seperempat pelanggan dari keseluruhan pelanggan. Penagihan berdaur menghasilkan arus penagihan kas yang lebih seragam disepanjang bulan dan mengurangi waktu yang digunakan oleh sistem komputer perusahaan untuk mencetak laporan bulanan.

Teknologi pemrosesan gambar dapat memperbaiki efisiensi dan efektivitas pengelolaan rekening pelanggan. Gambar digital kiriman uang pelanggan dan rekening dapat disimpan dalam disk optic yang dihubungkan ke LAN, dimana mereka akan dapat dengan mudah ditarik kembali, diubah, dan

diintegrasikan dengan gambar dan data lainnya untuk menghasilkan berbagai jenis output. Dengan melakukan hal ini, para pegawai mengakses secara cepat semua dokumen yang berhubungan dengan seorang pelanggan dan meniadakan waktu yang terbuang untuk mencari di sepanjang cabinet file mengenai dokumen yang hilang. Apabila seorang pelanggan membutuhkan salinan duplikat laporan bulanan atau faktur penjualan untuk menggantikan dokumen asli yang hilang, dokumen tersebut dapat ditarik, dicetak, dan difaks sambil berbincang – bincang dengan pelanggan tersebut ditelepon. Pemrosesan gambar juga dapat memfasilitasi penyelesaian keluhan pelanggan, karena gambar yang sama dapat dilihat secara simultan oleh lebih dari satu orang. Jadi, account representative seorang pelanggan dan manajer bagian kredit dapat meninjau gambar dokumen yang ditanyakan sementara mendiskusikan masalahnya dengan pelanggandi telepon. Terakhir, pemrosesan gambar mengurangi ruang dan biaya yang terkait dengan penyimpanan dokumen kertas. Penghematan dalam hal ini dapat merupakan hal yang penting: satu disk optic dapat menyimpan hingga 20.000 dokumen, dalam sebuah bagian tempat disk tersebut.

2.2.4. Penagihan Kas (Cash Collection)

Menurut Romney dan Steinbart (2005 : 25) langkah terakhir dalam siklus pendapatan adalah penagihan kas. Kasir, orang yang melapor pada bendahara, menangani kiriman uang pelanggan dan menyimpannya ke bank.

Oleh karena kas dan cek dari pelanggan dapat dicuri dengan mudah, adalah hal yang penting untuk mengambil langkah – langkah memadai agar

menurunkan risiko pencurian. Hal ini berarti fungsi piutang usaha, yang bertanggung jawab atas pencatatan kiriman uang pelanggan, seharusnya tidak memiliki akses fisik ke kas atau cek. Akan tetapi fungsi piutang usaha harus mampu mengidentifikasi sumber kiriman uang dari mana pun dan faktur penjualan terkait harus dikredit. Salah satu solusinya adalah dengan mengirimkan dua salinan faktur ke pelanggan dan memintanya untuk mengembalikan salah satu salinan tersebut bersama dengan pembayaran. Pemberitahuan pengiriman uang ini kemudian disirkulasikan ke bagian piutang usaha dan pembayaran yang sesungguhnya dari pelanggan dikirim ke kasir. Apabila pemberitahuan pengiriman uang juga berisi bagian untuk pelanggan yang menunjukkan jumlah yang dikirim, mesin OCR (Optical Character Recognition) dapat memindai data kiriman tersebut, hingga mengurangi potensi kesalahan selama entri data. Solusi alternatifnya adalah dengan meminta petugas bagian surat – menyurat untuk mempersiapkan daftar pengiriman uang (remittance list), yaitu dokumen yang mengidentifikasi nama dan jumlah semua kiriman uang pelanggan, serta mengirimkan daftar ini ke bagian piutang usaha. Sebagai ganti daftar pengiriman uang, beberapa perusahaan memfotokopi semua kiriman uang pelanggan dan mengirimkan salinannya ke piutna gusaha sambil mengirim kiriman uang yang sebenarnya ke kasir untuk disimpan.

Sebelumnya kita berasumsi bahwa kiriman uang dari pelanggan dikirim secara langsung ke perusahaan tersebut. Cara lainnya untuk menjaga kiriman uang dari pelanggan adalah dengan membuat perjanjian Lockbox dengan sebuah bank.

mengirimkan uang mereka. Bank yang terlibat mengambil cek dari kotak pos dan menyimpannya ke dalam rekening milik perusahaan. Bank tersebut kemudian mengirimkan pemberitahuan pengiriman uang, sebuah daftar elektronis semua kiriman uang, dan fotokopi semua cek ke perusahaan.

Penggunaan lockbox tidak hanya mencegah pencurian kiriman uang dari pelanggan oleh pegawai, tetapi juga meningkatkan manajemen arus kas. Dengan meminta pelanggan untuk mengirim pembayaran ke lockbox akan meniadakan penundaan yang berhubungan dengan pemrosesan kiriman uang pelanggan sebelum menyimpannya. Arus kas juga diperbaiki dengan adanya pemilihan beberapa bank di beberapa tempat untuk memelihara lockbox, dengan lokasi yang dipilih untuk meminimalkan waktu tersimpannya cek pelanggan di dalam surat.

Teknologi informasi dapat memberikan efisiensi tambahan dengan penggunaan lockbox. Dibawah kesepakatan electronic lockbox, bank secara ekonomis mengirim informasi pada perusahaan mengenai nomor rekening pelanggan dan jumlah yang dikirim begitu bank menerima dan memindai cek – cek tersebut. Metode ini memungkinkan perusahaan untuk mengakui kiriman uang rekening pelanggan sebelum fotokopi cek diterima perusahaan.

Akan tetapi, kesepakatan lockbox hanya meniadakan penundaan yang berkaitan dengan pemrosesan internal kiriman uang yang dikirim secara langsung ke perusahaan. Electronic Funds Transfer memberikan peluang untuk mengurangi penyebab lain penundaan dalam mendapatkan akses ke dana pelanggan. Melalui Electronic Funds Transfer (EFT), pelanggan mengirim kiriman uang mereka

secara elektronis ke bank perusahaan, dan karenanya meniadakan penundaan yang berkaitan dengan waktu pengiriman dalam sistem surat. Peniadaan waktu kliring cek ini juga mengurangi kekosongan waktu sebelum bank menyatakan bahwa dana yang disimpan bisa dipakai oleh perusahaan. Mengintegrasikan EFT dengan EDI, yaitu proses yang disebut sebagai financial electronic data interchange (FEDI), melengkapi otomatisasi baik proses pembuatan tagihan maupun penagihan kas. Akan tetapi, untuk mendapatkan manfaat FEDI secara penuh, membutuhkan baik perusahaan yang menjual maupun pelanggan, menggunakan bank – bank yang mamou memberikan layanan EDI.

Ketika berhubungan dengan pelanggan yang tidak memiliki kemampuan FEDI, atau dengan pelanggan perorangan, perusahaan juga dapat mempercepat proses penagihan dengan cara menerima penggunaan kartu debit atau kartu kredit. Menerima metode pambayaransemacam ini akan mempercepat penagihan, karena penerbit kartu biasanya mentransfer dana dalam dua hari setelah penjualan. Manfaat ini harus dipertimbangkan dengan biaya untuk menerima kartu semacam ini, yang biasanya berkisar dari 2 hingga 4 persen harga kotor penjualan. Alternatif lainnya untuk menerima pembayaran pelanggan yang memungkinkan untuk transaksi secara elektronis: penerimaan beberapa bentuk kas elektronis atau digital.

2.3. Sistem Informasi Akuntansi Siklus Pendapatan Prosedur Penjualan Data Flow Diagram (DFD) dalam gambar 2.5. memberikan tinjauan umum tentang aktivitas logis yang membentuk sisitem pemrosesan pesanan penjualan.

Menurut Hall (2006 : 223) proses ini dideskripsikan dalam langkah – langkah berikut :

1. Proses penjualan dimulai dari pelanggan menghubungi departemen penjualan. Pelanggan bisa menghubungi perusahaan melalui telepon, surat, atau datang langsung. Departemen penjualan mencatat perincian penting dari peristiwa ini pada pesanan penjualan. Informasi ini memacu beberapa tugas. 2. Langkah pertama dari proses penjualan adalah mengesahan transaksi dengan

meminta persetujuan kredit untuk pelanggan.

3. Saat kredit disetujui, informasi penjualan akan dilanjutkan ke proses penagihan, gudang dan pengiriman.

4. Langkah selanjutnya adalah mengirim barang, yang harus dilakukan segera setelah persetujuan kredit diperoleh. Kemudian informasi pengiriman akan diteruskan ke proses penagihan.

5. Proses penagihan akan mengumpulkan dokumen – dokumen yang relevan mengenai transaksi tersebut (produk, harga, biaya pengurusan, angkutan, pajak, dan ketentuan potongan harga) dan menagih pelanggan. Proses penagihan kemudian mengirim informasi ini ke proses piutang dagang dan proses pengendalian persediaan.

6. Bagian piutang menerima informasi penagihan dan mencatatnya ke dalam akun pelanggan.

7. Sama halnya, bagian pengendalian persediaan menggunakan informasi dari bagian penagihan untuk menyesuaikan record persediaan untuk mencerminkan penurunan persediaan.

8. Secara berkala (setelah setiap batch, harian, mingguan, bulanan, dan seterusnya) proses penagihan, piutang dagang, dan pengendalian persediaan mengirim rangkuman informasi ke proses buku besar umum. Hal ini termasuk total penjualan dari penagihan, total kenaikan piutang, dan total penurunan persediaan. Berdasarkan informasi tersebut, buku besar umum memproses ke akun pengendali yang dipengaruhi oleh transaksi penjualan selama periode berjalan. Sebagai tambahan, proses buku besar umum rekonsiliasi rangkuman yang dikompilasi secara independen ini untuk mengidentifikasi kesalahan pencatatan record.

Permintaan Kredit Gambar 2.5. 2 Periksa Kredit Kredit Disetujui Informasi Penjualan Rangkuman Persediaan Akun Pengendali 8 Masukkan ke Buku Besar Rangkuman Penjualan Informasi Persediaan Rangkuman Piutang Dagang Akun Pelanggan 6 Perbarui Record Piutang Dagang Informasi Pelanggan 7 Perbarui Record Persediaan Informasi Pengiriman Barang Informasi Penjualan Kirim Barang Pesanan Pelanggan Record Persediaan Jurnal Penjualan Record Kredit 5 Tagih Pelanggan 3 Ambil Barang dari Gudang 4 Kirim Barang 1 Ambil Pesanan Pelanggan Pelanggan Informasi Penjualan Tagih Pelanggan

2.3.1. Prosedur Manual

Urutan aktivitas manual yang melalui departemen yang dipengaruhi oleh proses penjualan. Kita akan memeriksa dokumen khusus, jurnal, dan buku besar yang akan ditemui di setiap tahap dari sistem ini. Menurut Hall (2006 : 225) urutan aktivitas pada sistem pesanan penjualan yang dilakukan secara manual adalah sebagai berikut :

a. Departemen Penjualan

Proses penjualan dimulai dari departemen penjualan yang menerima pesanan pelanggan yang menunjukkan jenis dan jumlah barang yang diminta. Pada tahap ini, pesanan pelanggan tidak dalam format yang standar dan mungkin tidak berbentuk dokumen fisik. Pesanan mungkin diterima melalui surat, telepon, atau dari staf penjualan yang datang ke tempat pelanggan. Jika pelanggan juga merupakan entitas bisnis, pesanan tersebut biasanyaberupa salinan dari pesanan pembelian pelanggan. Jika pesanan pelanggan tidak dalam format yang standar sesuai dengan sistem pemrosesan pesanan penjual, maka pesanan ini harus diterjemahkan ke dalam format pesanan penjualan yang formal.

Tujuan dari dokumen sumber adalah untuk menangkap inti ekonomi dari transaksi. Dokumen sumber utama dalam sistem pesanan penjualan adalah pesanan penjualan (sales order).

Pesana penjualan mengungkapkan informasi penting seperti nama dan alamat pelanggan; nomor akun pelanggan; nama; nomor dna deskripsi barang yang dijual; jumlah dan harga per unit; serta informasi keuangan lainnya seperti pajak, potongan harga, dan biaya pengiriman. Beberapa salinan pesanan penjualan

dibuat untuk berbagai tujuan. Jumlah salinan yang dibuat berbeda antara satu sistem dengan sistem lainnya, bergantung pada operasi yang akan didukung.

Setelah menyiapkan pesanan penjualan, staf penjualan menyimpan satu salinan dari dokumen tersebut dalam file pesanan pelanggan terbuka (custumer open order file) untuk referensi di masa yang akan datang. Pemenuhan pesanan dan pengiriman pesanan ke pelanggan bisa menghabiskan waktu beberapa hari atau bahkan berminggu – minggu. Para pelanggan sering menghubungi pemasok untuk mengetahui status mereka. Untuk memfasilitasi pertanyaan pelanggan, file pesanan pelanggan sering disusun berdasarkan urutan abjad dari nama pelanggan. Meskipun nama pelanggan bukan merupakan kunci primer yang efisien untuk mengakses data, namun dapat digunakan sebagai kunci sekunder untuk memeriksa pesanan pelanggan karena pelanggan tidak selalu mengetahui nomor pelanggan dan mungkin tidak mempunyai salinan tagihan. Dalam situasi seperti ini, file pelanggan memungkinkan staf administrasi untuk menentukan pesanan penjualan dan merespons pertanyaan dari pelanggan.

b. Departemen Kredit

Langkah awal dalam departemen ini adalah otorisasi transaksi, yang mencakup verifikasi kelayakan pemberian kredit kepada pelanggan. Keadaan penjualan akan menentukan cara pemeriksaan kredit. Misalnya, penjual dapat melakukan investigasi keuangan secara lengkap pada pelanggan baru untuk menentukan batas kredit. Akan tetapi setelah batas kredit ditentukan, pemeriksaan kredit pada penjualan berikutnya hanya mencakup pemastian bahwa penjualan saat ini tidak melebihi batas yang sudah ditentukan.

Dalam sistem fiktif kita, salinan persetujuan kredi untuk pesanan penjualan akan diberikan ke departemen kredit untuk disetujui. Hasil persetujuan yang dikembalikan memicu pengiriman salinan pesanan penjualan lainnya ke berbagai departemen. Salinan kredit disimpan dalam file pesanan pelanggan sampai transaksi selesai.

c. Departemen Pengiriman

Sebelum menerima barang dan salinan surat pengeluaran barang, departemen pengiriman menerima slip pengepakan dan dokumen pengiriman dari departemen penjualan. Slip pengepakan bersama dengan barang dikirim ke pelanggan untuk menggambarkan isi kiriman tersebut. Slip pengepakan bisa ditaruh didalam kotak pengiriman atau dilekatkan diluarnya dengan kantong plastic khusus. Slip pengiriman menginformasikan ke departemen penagihan bahwa pesanan pelanggan sudah dipenuhi dan dikirim. Dokumen ini berisi data – data seperti tanggan pengiriman, barang dan jumlah barnag yang dikirim, perusahaan jasa angkutan, dan biaya pengiriman. Dalam beberapa sistem, dokumen pengiriman adalah dokumen terpisah yang disiapkan oleh petugas pengiriman.

Petugas pengiriman menyerahkan barang, slip pengepakan, dan dua salinan bill of lading ke perusahaan pengiriman, dan kemudian melakukan tugas berikut : 1. Mencatat pengiriman pada log pengiriman barang.

2. Menyerahkan dokumen pengeluaran barang dan dokumen pengiriman ke departemen penagihan sebagai bukti pengiriman.

d. Departemen Penagihan

Departemen penagihan memainkan peranan penting dalam sistem pesanan penjualan. Departemen ini mengumpulkan informasi tentang transaksi penjualan dan merekonsiliasi, mengasimilasi, dan mendistribusikan informasi ini ke departemen lainnya.

Pengiriman barang menandai berakhirnya peristiwa ekonomi dan merupakan saat dimana pelanggan sudah dapat ditagih. Penagihan sebelum pengiriman dilaksanakan dapat menyebabkan ketidaktepatan dalam pencatatan dan ketidakefisienan dalam operasi. Ketika pesanan penjualan yang asli disiapkan, beberapa perincian transaksi belum dapat diketahui secara pasti dan tidak bisa berubah. Sebagai contoh, persediaan mungkin tidak memadai untuk memebuhi pesanan. Ketika hal ini terjadi, staf gudang akan menempatkan barang ini dalam daftar pesanan barang (back-order) dan menyesuaikan dokumen pengeluaran barang untuk menunjukkan jumlah sesungguhnya yang akan dikirim ke pelanggan. Biasanya, pemasok tidak menagih pelanggan untuk pesanan barang sebelum barang tersebut dikirimkan. Tagihan untuk barang yang belum dikirim menyebabkan kebingungan, memperburuk hubungan dengan pelanggan, dan memerlukan pekerjaan tambahan untuk membuat penyesuaian pada catatan akuntansi.

Untuk mencegah terjadinya permasalahan seperti ini, departemen penagihan menunggu pemberitahuan dari bagian pengiriman barang sebelum melakukan penagihan. Dokumen pengeluaran barang dan dokumen pengiriman mendeskripsikan barang yang memang dikirim ke pelanggan. Ketika informasi ini

sampai di departemen penagihan, staf administrasi akan mencari faktur dan salinan buku besar dari file sementara.

Sebagai tambahan, departemen penagihan melakukan pembukuan – sesuai dengan tugas – tugas berikut :

1. Menncatat penjualan pada jurnal penjualan.

2. Mengirim salinan buku besar dari pesanan penjualan ke piutang dagang. 3. Mengirim dokumen pengeluaran barang ke pengendalian persediaan. 4. Menyimpan salinan faktur di file permanen dari departemen penagihan.

e. Jurnal Penjualan (Sales Journal)

Jurnal penjualan adalah jurnal khusus yang mencatat transaksi penjualan. Setiap faktur penjualan dicatat dalam jurnal sebagai item yang terpisah. Pada akhir periode, staf administrasi akan meringkas entri ini dan menyiapkan voucher journal (journal voucher) yang akan diserahkan ke bagian buku besar umum untuk dijurnal pada akun berikut ini :

Debit Kredit

Piutang Dagang – Pengendalian XXXX,XX

Penjualan XXXX,XX

f. Departemen Pengendalian Persediaan

Departemen pengendalian persediaan menggunakan dokumen pengeluaran barang untuk memperbarui akun buku besar pembantu persediaan (inventory subsidiary ledger). Setelah proses pembukuan, dokumen pengeluaran barang disimpan. Pada akhir periode, nilai keuangan dari total penurunan di persediaaan,

dirangkum dalam voucher jurnal dan dikirim ke departemen buku besar umum untuk dibukukan kea kun berikut ini :

Debit Kredit

Harga Pokok Penjualan XXXX,XX

Persediaan - Pengendali XXXX,XX

g. Departemen Piutang Dagang

Departemen piutang dagang (accounts receivable) akan membukukan dari salinan buku besar pesanan penjualan ke buku besar pembantu piutang dagang (accounts receivable subsidiary ledger). Setiap pelangganmempunyai record pada buku besar pembantu piutang dagang yang berisi informasi berikut ini : nama pelanggan, alamat pelanggan, data kredit, tanggal transaksi, nomor faktur, kredit pembayaran, retur, dan saldo.

Setiap salinan buku besar dari pesanan penjualan digunakan untuk menaikkan akun pelanggan sesuai dengan jumlah penjualan. Setelah membukukan, staf piutang dagang menyimpan salinan buku besar. Secara berkala, petugas merangkum saldo setiap akun menjadi satu, dan mengirimkannya ke buku besar umum.

h. Departemen Buku Besar Umum

Pada saat penutupan periode pemrosesan, departemen buku besar umum telah menerima voucher jurnal dari departemen penagihan dan pengendalian persediaan, dan ikhtisar akun dari departemen piutang dagang. Informasi tersebut mempunyai dua tujuan :

1. Buku besar umum menggunakan voucher jurnal untuk memproses akun pengendali di bawah ini :

Debit Kredit

Piutang Dagang – Pengendali XXXX,XX Harga Pokok Penjualan XXXX,XX

Persediaan – Pengendali XXXX,XX

Penjualan XXXX,XX

Buku besar umum hanya berisi akun pengendali dan hanya membutuhkan informasi ikhtiar pembukuan.

2. Rangkuman akun yang secara independen disediakan oleh departemen piutang dagang, digunakan untuk memverifikasi keakuratan internal dari seluruh proses. Dengan mencocokkan voucher jurnal dan rangkuman akun yang diterima dari departemen operasional, buku besar umum dapat mendeteksi berbagai jenis kesalahan.

2.4. Sistem Informasi Akuntansi Siklus Pendapatan Prosedur Penerimaan Kas

Diagram arus data pada gambar 2.6. menggambarkan penerimaan kas untuk pembayaran piutang dagang.

1. Cek dan informasi akuntansi pendukung lainnya (nomor akun pelanggan, nama pelanggan, nilai cek, dan sebagainya) yang tertera pada permintaan pembayaran, dikirim ke bagian penerimaan dokumen, dimana dokumen – dokumen tersebut dipilah – pilah. Cek dikirim ke kasir pada departemen

penerimaan kas, dan permintaan pembayaran dikirim ke departemen piutang dagang.

2. Cek yang diterima oleh kasir dicatat pada jurnal penerimaan kas dan langsung disetorkan ke bank.

3. Permintaan pembayaran yang diterima oleh departemen piutang dagang digunakan untuk mengurangi saldo akun pelanggan sebesar nilai pembayaran. 4. Departemen penerimaan kas dan departemen piutang dagang mengirinkan

rangkuman informasi tersebut ke departemen buku besar umum. Informasi ini dikonsiliasikan dan digunakan untuk memperbarui akun prngendali piutang dagang dan akun kas.

2.4.1. Prosedur Penerimaan Kas

Menurut Hall (2006 : 239) prosedur penerimaan kas terbagi atas lima bagian prosedur, yang terdiri sebagai berikut :

a. Prosedur Ruang Penerimaan Dokumen

Ruang penerimaan dokumen menerimacek dari pelanggan bersama dengan permintaan pembayaran. Dokumen ini berisi informasi utama yang diperlukan untuk akun pelanggan.

Permintaan pembayaran merupakan contoh dari dokumen perputaran. Biasanya, ini adalah bagian dari faktur yang telah ditagihkan ke pelanggan. Ketika pembayaran dilakukan, pelanggan merobek bagian permintaan pembayaran dan mengembalikannya ke penjual bersama dengan pembayaran tunai. Kegunaan dari

merobek ini lebih terlihat pada perusahaan yang mempunyau banyak pelanggan dan memproses banyak transaksi penerimaan kas setiap hari.

Staf ruang penerimaan dokumen mengirimkan cek dan permintaan pembayaran ke staf administrasi yang akan menstempel cek tersebut “Hanya untuk Disetor” dan mencocokkan jumlah pada permintaan pembayaran dengan cek tersebut. Staf kemudiaan mencatat setiap cek pada lembaran yang disebut daftar permintaan pembayaran (atau pradaftar pembayaran kas). Daftar permintaan pembayaran adalah catatan dari semua kas yang diterima. Pada contoh ini, staf menyiapkan tiga salinan daftar permintaan pembayaran. Dokumen aslinya dikirim ke kasir, bersama dengan ceknya. Salinan kedua dikirim ke departemen piutang dagang bersama dengan permintaan pembayaran. Salinan ketiga dikirim ke asisten kontroler untuk merekonsiliasi kas secara keseluruhan.

b. Departemen Penerimaan Kas

Kasir memverifikasi keakuratan dan kelengkapan antara cek dengan permintaan pembayaran. Setiap cek yang hilang dan salah dikirimkan dari ruang penerimaan dokumen dan departemen penerimaan kas diidentifikasi pada proses ini. Setelah rekonsiliasi antara cek dengan permintaan pembayaran, kasir mencatat penerimaan kas pada jurnal penerimaan kas. Semua transaksi penerimaan kas, termasuk penjualan kas, penerimaan kas lainnya, dan penerimaan atas akun, dicatat pada jurnal penerimaan kas. Perhatikan bahwa setiap cek yang diterima dari pelanggan ditulis terpisah pada jurnal penerimaan kas.

Gambar 2.6. Pelanggan Bank Akun Pelanggan 1 Sortir Surat 2 Perbarui Record Penerimaan Kas 3 Perbarui Record Penerimaan Kas Akun Pelanggan 4 Bukukan ke Buku Besar Umum Akun Pengendali Jurnal Penerimaan Kas Kembalikan Cek Cek dan Permintaan Pembayaran Permintaan Pembayaran Cek Ikhtisar Piutang Dagang Ikhtisar Penerimaan Kas Setorkan Cek

Selanjutnya, staf menyiapkan slip seotran (deposit slip) bank rangkap tiga yang menunjukkan total nilai penerimaan harian dan menyerahkan cek tersebut beserta dua salinan dari slip setoran ke bank. Setelah dan disetor, kasir bank memvalidasi slip setoran bank dan mengembalikan satu salinan ke bagian pengawasan. Pada akhir hari kerja, staf penerimaan kas merangkum ayat jurnal dan menyiapkan voucher jurnal dengan entri berikut ini.

Debit Kredit

Kas XXXX,XX

Piutang Dagang – Pengendali XXXX,XX

Staf kemudian mengirimkan voucher jurnal tersebut ke departemen buku besar umum.

c. Departemen Piutang Dagang

Staf departemen piutang dagang melakukan prosespembukuan permintaan pembayaran pada akun pelanggan di buku besar pembantu piutang dagang. Setelah proses pembukuan, permintaan pembayaran disimpan untuk jejak audit. Pada akhir hari kerja, staf departemen piutang dagang merangkum akun buku besar pembantu piutang dagang dan menyerahkan rangkumannya ke departemen buku besar umum.

d. Departemen Buku Besar

Secara berkala, departemen buku besar menerima voucher jurnal dari departemen kas dan merangkum akun dari departemen piutang dagang. Staf melakukan proses pembukuan dari voucher jurnal ke akun pengendali piutang

dagang dengan rangkuman buku besar pembantu piutang dagang, dan menyimpan voucher jurnal

e. Departemen Kontroler

Secara berkala (mingguan atau bulanan), staf dari departemen kontroler (atau karyawan yang tidak terkait dengan prosedur penerimaan kas) mencocokkan penerimaan kas dengan membandingkan dokumen berikut ini: (1) salinan dari daftar permintaan pembayaran, (2) slip setoran bank yang diterima dari bank, (3) voucher jurnal dari departemen penerimaan kas dan departemen piutang dagang.

2.5. Tujuan, Ancaman, dan Prosedur Dalam Siklus Pendapatan

Menurut Romney dan Steinbart (2005 : 30) di dalam siklus pendapatan, Sistem Informasi Akuntansi (SIA) yang didesain dengan baik harus menyediakan pengendalian yang memadai untuk memastikan bahwa tujuan – tujuan berikut ini dicapai :

1. Semua transaksi telah diotorisasikan dengan benar. 2. Semua transaksi yang dicatat valid (benar – benar terjadi) 3. Semua transaksi yang valid, dan disahkan, telah dicatat. 4. Semua transaksi dicatat dengan akurat.

5. Aset (kas, persediaan, dan data) dijaga dari kehilangan ataupun pencurian. 6. Aktivitas bisnis dilaksanakan secara efisien dan efektif.

Dokuman – dokumen dan catatan – catatan memainkan peranan penting dalam mencapai tujuan – tujuan ini. Dokumen yang sederhana dan mudah digunakan dengan instruksi yang jelas, memfasilitasi pencatatan data transaksi

secara akurat dan efisien. Penggabungan pengendalian aplikasi yang tepat, seperti pemeriksaan validitas dan pemeriksaan (format) field akan lebih meningkatkan akurasi entri data ketika menggunakan dokumen elektronis. Memberikan ruang di dokumen kertas dan elektronis untuk mencatat siapa yang melengkapi dan siapa yang memeriksa formulir tersebut membuktikan bahwa transaksi tersebut telah disahkan secara benar. Memberikan nomor terlebih dahulu pada dokumen memfasilitasi pemeriksaan bahwa semua transaksi telah dicatat. Membatasi akses ke dokumen kosong, jika dokumen kertas masih digunakan dan membatasi akses ke program yang membuat dokumen akan mengurangi risiko transaksi yang tidak sah.

Berikut adalah ancaman – ancaman utama dalam siklus pendapatan dan prosedur pengendalian yang sesuai yang harus dilaksanakan untuk menghilangkan ancaman – ancaman tersebut. Setiap perusahaan, apapun itu lini usahanya menghadapi ancaman – ancaman ini. Oleh sebab itu, merupakan hal yang penting untuk memahami bagaimana SIA dapa didesain untuk mengatasinya.

2.5.1. Aktivitas Entri Pesanan Penjualan

Tujuan utama proses entri pesanan penjualan adalah untuk secara akurat dan efisien memproses pesanan pelanggan, memastika bahwa perusahaan dibayar untuk semua penjualan secara kredit, dan bahwa semua penjualan sah, serta untuk meminimalkan hilangnya pendapatan akibat dari manajemen persediaan yang kurang baik.

Ancaman 1 : Pesanan Pelanggan yang Tidak Lengkap atau Tidak Akurat Ancaman dasar selama entri pesanan penjualan adalah data yang penting mengenai pesanan tersebut akan hilang ataupun tidak akurat. Kegiatan ini bukan hanya menimbulkan inefisiensi karena perlunya menghubungi kembali pelanggan dan memasukkan kembali pesanan ke dalam sistem, tetapi juga dapat secara negative mempengaruhi secara persepsi pelanggan, dan akibatnya, dapat berpengaruh buruk terhadap penjualan di masa mendatang. Beberapa pengendalian entri data dapat menghilangkan ancaman ini. Contohnya, pemeriksaan kelangkapan dapat memastikan bahwa semua data yang dibutuhkan dimasukkan. Pencarian otomatis data referensi, seperti alamat pelanggan, yang telah disimpan dalam file induk pelanggan, mencegah kesalahan dengan meniadakan entri data. Uji kewajaran harus membandingkan jumlah yang dipesan dengan nomor barang dan catatan penjualan terdahulu. Banyak dari pengendalian edit entri data ini, seperti uji kelengkapan, juga dibutuhkan dalam Web site untuk memastikan bahwa para pelanggan memasukkan semua data yang dibutuhkan.

Ancaman 2 : Penjualan Kredit ke Pelanggan yang Memiliki Catatan Kredit Buruk

Ancaman kedua dalam entri pesanan penjualan adalah kemungkinan melakukan penjualan yang kemudian menjadi tidak tertagih. Mensyaratkan otorisasi yang benar untuk setiap penjualan secara kredit akan mengurangi ancaman ini. Secara umum, hal ini dicapai dengan menetapkan batas kredit untuk setiap pelanggan dan memberikan pegawai bagian penjualan otorisasi umum untuk menyetujui

penjualam kredit tambahan ke pelanggan lama dengan syarat penjualan semacam itu tidak meningkatkan total saldo rekening pelanggan melebihi batas kredit yang disetujui. Dalam kasus – kasus yang membutuhkan otorisasi khusus, seperti pelanggan baru atau pemberian tambahan kredit ke pelanggan lama persetujuan harus diberikan oleh seseorang yang bukan merupakan sales representative, terutama apabila pegawai bagian penjualan tersebut dibayar berdasarkan komisi. Manajer bagian kredit yang menetapkan kebijakan kredit dan menyetujui pemberian kredit ke pelanggan baru dan kenaikan batas kredit bagi pelanggan lama, berdiri sendiri dari fungsi pemasaran. Guna mendorong pemisahan tugas ini dalam sistem on-line yang terintegrasi, staf administrasi bagian entri pesanan penjualan harus diberikan akses baca saja ke informasi mengenai batas kredit tiap pelanggan.

Ancaman 3 : Keabsahan Pesanan

Ancaman lainnya berkaitan dengan legitimasi pesanan. Dahulu, keabsahan pesanan pelanggan didapat melalui penerimaan pesanan pembelian yang telah ditandatangani dari pelanggan. Bersama peningkatan transaksi bisnis secara elektronis, penggunaan tanda tangan digital dan sertifikat digital disyaratkan untuk memverifikasi identitas setiap pihak.

Ancaman 4 : Kehabisan Persediaan, Biaya Penggudangan, dan Pengurangan Harga

Akan tetapi, ancaman lain dalam proses entri data adalah penjualan akan hilang karena kehabisan persediaan. Sebaliknya persediaan yang lebih akan meningkatkan biaya penggudangan dan bahkan dapat memerlukan pengurangan harga yang signifikan. Guna mengatasi masalah ini, perusahaan – perusahaan membuat sistem pengendalian persediaan dan perkiraan penjualan yang akurat.

2.5.2. Aktivitas Pengiriman

Tujuan utama fungsi pengiriman adalah untuk mengetahui pesanan pelanggan secara efisien dan akurat, serta untuk menjaga persediaan.

Ancaman 5 : Kesalahan Pengiriman

Mengirimkan barang yang salah atau jumlah barang dagangan yang salah serta mengirimkan ke lokasi yang salah adalah kesalahan serius Karena kesalahan – kesalahan tersebut dapat secara signifikan megurangi kepuasan pelanggan dan selanjutnya penjualan di masa mendatang. Kesalahn – kesalahan tersebut juga dapat mengakibatkan hilangnya asset apabila pelanggan tidak membayar barang yang salah kirim. Penggunaan pemindai kode garis untuk mencatat pengambilan dan pengiriman persediaan dapat secara nyata meniadakan kesalahan entri data. Di perusahaan – perusahaan tempat entri data masih dilakukan secara manual, penggunaan pengendalian aplikasi, seperti pemeriksaan field dan uji kelengkapan, dapat mengurangi kesalahan secara signifikan. Hanya setelah sistem tersebut telah

memverifikasi bahwa pengiriman benar maka slip pengepakan dan dokumen pengiriman dicetak.

Ancaman 6 : Pencurian Persediaan

Ancaman lainnya dalam tahap pengiriman di siklus pendapatan melibatkan pencurian persediaan. Kerugian akibat pencurian dapat sangat besar nilainya. Beberapa prosedur pengendalian dapat mengurangi resiko pencurian persediaan. Pertama, persediaan harus disimpan dalam lokasi yang aman dengan pembatasan akses secara fisik. Kedua, semua transfer persediaan di dalam perusahaan harus didokumentasikan. Persediaan harus diberikan ke pegawai bagian pengiriman hanya jika terdapat pesanan penjualan yang telah disetujui. Sebagai tambahan, baik pegawai bagian gudang maupun pengiriman harus menandatangani dokumen yang dilampirkan bersama barang tersebut (atau membuat catatan yang memadai mengenai transfer tersebut secara on-line) pada saat barang ditransfer dari bagian persediaan ke pengiriman. Prosedur ini memfasilitasi penelusuran penyebab kekurangan persediaan apapun. Lagipula, akuntabilitas semacam ini mendorong para pegawai untuk mempersiapkan dan memelihara catatan yang akurat. Terakhir, jumlah persediaan yang dicatat harus secara periodic direkonsiliasi dengan jumlah persediaan secara fisik yang dimiliki, dan para pegawai yang bertanggung jawab atas penyimpangan persediaan harus diberikan tanggung jawab atas kekurangan apapun.

2.5.3. Aktivitas Penagihan dan Piutang Usaha

Tujuan utama dari fungsi penagihan dan piutang usaha adalah untuk memastikan bahwa para pelanggan ditagih untuk semua penjualan, bahwa faktur akurat, dan bahwa catatan rekening pelanggan dipelihara secara akurat.

Ancaman 7 : Kegagalan Untuk Menagih Pelanggan

Kegagalan untuk menagih pelanggan atas barang – barang yang sudah dikirm mengakibatkan kerugian asset dan kesalahan dalam data penjualan, persediaan, serta piutang usaha. Pemisahan fungsi pengiriman dan penagihan dapat mengurangi ancaman ini. Jika tidak, pegawai yang melakukan kedua fungsi ini dapat mengirimkan barang dagangan ke teman – temannya tanpa melakukan penagihan. Pesanan penjualan, kartu pengambilan barang, slip pengepakan, dan faktur penjualan harus secara berurutan diberi nomor dan kemudian secara periodic dipertanggungjawabkan. Pesanan penjualan atau slip pengepakan yang tidak dapat ditemukan kesesuaiannya dengan pesanan penjualan mencerminkan pengiriman yang belum ditagih, dan tindakan perbaikan harus dilakukan.

Ancaman 8 : Kesalahan Dalam Penagihan

Kesalahan dalam penagihan, seperti kesalahan memberikan harga dan menagih pelanggan untuk barang – barang yang tidak dikirim atau atas pesanan ulang, mencerminkan potensi ancaman lainnya. Kelebihan penagihan dapat mengakibatkan ketidakpuasan pelanggan, dan kekurangan dalam penagihan dapat mengakibatkan kerugian asset. Kesalahan memberikan harga dapat dihindari dengan cara memerintahkan computer menarik data yang tepat dari file induk persediaan. Kesalahan yang melibatkan jumlah barang yang dikirim dapat

diketahui dengan merekonsiliasi jumlah yang tercantum di slip pengepakan dengan jumlah dalam pesanan penjualan. Apabila memungkinkan, penggunaan pemindai kode garis dapat mengurangi lebih jauh kemungkinan kesalahan entri data.

Ancaman 9 : Kesalahan Dalam Memelihara Rekening Pelanggan

Kesalahan dalam memelihara rekening pelanggan dapat mengarah pada hilangnya penjualan di masa mendatang dan juga menunjukkan kemungkinan pencurian kas. Pemeriksaan edit berikut ini dapat digunakan untuk memastikan akurasi dalam memperbarui rekening pelanggan :

1. Pemeriksaan validitas atas pelanggan dan nomor faktur

2. Verifikasi closed-loop untuk memastikan bahwa rekening yang benar yang dikredit.

3. Pemeriksaan field memastikan bahwa hanya nilai numeric yang dimasukkan untuk jumlah pembayaran.

Pembayaran dari pelanggan sering kali diproses dalam batch, hingga jumlah total batch dapat memberikan cara tambahan untuk mendeteksi kesalahan dalam memasukkan data. Contohnya, setelah memproses pembayaran dari pelanggan, jumlah semua saldo rekening tiap pelanggan (file buku pembantu piutang usaha) harus sama dengan saldo total dalam akun pengendali piutang usaha dalam buku besar. Apabila keduanya tidak sama, kesalahan dalam memasukkan data mungkin telah terjadi dan semua transaksi yang baru dimasukkan harus diperiksa kembali. Guna memastikan bahwa semua kiriman uang diproses, jumlah rekening

pelanggan yang diperbarui harus diperbandingkan dengan jumlah cek yang diterima. Rekonsiliasi ini harus dilakukan oleh seseorang yang tidak terlibat dalam pemrosesan transaksi aslinya karena (1) lebih mudah untuk melihat kesalahan orang lain daripada kesalahan Anda sendiri dan (2) hal ini memberikan suatu cara untuk mengidentifikasi ketidakberaturan. Terakhir, mengirimkan melalui surat laporan rekening bulanan ke setiap pelanggan memberikan tinjauan independen tambahan atas akurasi proses memasukkan data karena pelanggan akan mengajukan keluhan jika rekening mereka belum dikredit dengan benar untuk pembayaran yang telah mereka kirimkan.

2.5.4. Aktivitas Penagihan Kas

Tujuan utama dari fungsi penagihan kas adalah untuk menjaga kiriman uang pelanggan.

Ancaman 10 : Pencurian Kas

Prosedur pengendalian khusus harus digunakan karena kas mudah dicuri. Pemisahan tugas adalah prosedur pengendalian yang paling efektif untuk mengurangi pencurian. Para pegawai yang memiliki akses secara fisik ke kas harus tidak memiliki tanggung jawab untuk mencatat atau mengotorisasi transaksi apapun yang melibatkan penerimaan kas. Secara khusus, pasangan tugas berikut ini harus dipisahkan :

1. Menangani kas atau cek serta memasukkan data kiriman ke rekening pelanggan.

Seseorang yang melakukan kedua tugas ini dapat melakukan jenis penggelapan khusus yang disebut gali lubang tutup lubang (lapping).

2. Menangani kas atau cek dan mengotorisasi nota kredit.

Seseorang yang melakukan kedua tugas ini dapat menutupi pencurian kas dengan cara membuat nota kredit yang sama dengan jumlah yang dicuri. 3. Menangani nota kredit dan memelihara rekening pelanggan.

Seseorang yang melakukan kedua fungsi ini dapat menghapus jumlah tidak tertagih yang merupakan utang teman – temannya.

Secara umum, penanganan uang dan cek dalam organisasi harus diminimalkan. Metode optimal adalah melalui kesepakatan lockbox bank atau penggunaat EFT (Electronic Funds Transfer) atau FEDI (Financial Electronic Data Interchange) untuk pembayaran dari pelanggan. Biaya kesepakatan ini harus dipertimbangan dengan manfaat pengurangan biaya pemrosesan internal dan akses yang lebih cepat ke pembayaran dari pelanggan.

Apabila pembayaran dari pelanggan harus diproses secara internal, dokumentasi yang baik atas kiriman uang adalah hal yang penting, karena risiko kehilangan paling besar pada saat penerimaan pertama. Jadi, daftar semua cek yang diterima harus dipersiapkan segera setelah membuka surat. Cek – cek tersebut juga harus disahkan secara terbatas pada waktu tersebut. Guna meminimalkan risiko penyalahgunaan kas atau cek yang diterima, harus ada dua orang yang membuka semua surat yang masuk

Pemisahan fungsi pencatatan dan penyimpanan berikut ini memberikan pengendalian tambahan: hanya data kiriman uang yang harus ke departemen piutang usaha, dengan pembayaran pelanggan yang telah dikirim ke kasir. Kesepakatan semacam ini menciptakan dua pemeriksaan pengendalian yang benar – benar independen. Pertama, kredit total piutang usaha yang dicatat oleh departemen akuntansi harus sama dengan debit total kas yang menyajikan jumlah yang disimpan oleh kasir. Kedua, salinan daftar pengiriman uang yang diberikan ke departemen audit internal dapat diperbandingkan dengan slip penyimpanan yang telah divalidasi dan laporan bank untuk memverifikasi bahwa semua cek yang diterima organisasi tersebut telah disimpan. Terakhir, laporan bulanan yang dikirim ke para pelanggan memberikan lapisan pengendalian tambahan, karena para pelanggan akan memperhatikan kegagalan untuk mengkredit dengan tepat rekening mereka atas pembayaran yang telah dikirim.

Semua kiriman uang pelanggan harus disimpan, utuh, ke bank setiap hari. Penyimpanan harian mengurangi jumlah kas dan cek yang berisiko untuk dicuri. Menyimpan semua kiriman secara utuh, dan tidak menggunakannya untuk pengeluaran lain – lain, memfasilitasi rekonsiliasi laporan bank dengan catatan penjualan, piutang usaha, dan penagihan kas.

Terakhir, pegawai yang merekonsiliasi laporan bank harus independen dari semua aktivitas yang melibatkan penanganan atau pencatatan penerimaan kas. Pemisahan tugas ini memberikan pemeriksaan independen atas kasir dan mencegah manipulasi laporan bank untuk menutupi pencurian kas.

2.5.5. Masalah – Masalah Umum Pengendalian

Dua tujuan umum yang berhubungan dengan semua aktivitas dalam siklus pendapatan adalah bahwa data tersedia ketika dibutuhkan dan bahwa semua aktivitas dilakukan secara efisien dan efektif

Ancaman 11 : Kehilangan Data

Secara umum yang signifikan dalam siklus pendapatan adalah kehilangan data mengenai rekening pelanggan. Rekening pelanggan dan catatan persediaan yang akurat adalah hal yang penting, tidak hanya untuk tujuan pelaporan ekternal dan internal saja, tetapi juga untuk merespons pertanyaan pelanggan. Selain itu kehilangan semua data piutang usaha dapat mengancam kelangsungan perusahaan. Oleh sebab itu, catatan – catatan tersebut harus dilindungi dari kehilangan atau kerusakan.

File – file induk piutang usaha , penjualan dan penerimaan kas harus dibuat cadangannya secara teratur. Dua salinan cadangan file – file kunci, seperti file induk piutang usaha, harus dibuat. Salah satunya harus disimpan di lokasi kantor dan lainnya di luar lokasi kantor. Salinan cadangan file transaksi terbaru juga harus dibuat. Semua disk dan tape harus memiliki baik label file internal maupun eksternal untuk mengurangi kemungkinan secara tidak sengaja menghapus file – file yang penting.

Terakhir, daftar semua aktivitas, terutama tindakan apapun yang melibatkan persetujuan dari pihak manajemen (contohnya, penambahan batas kredit), harus dicatat dan dipelihara untuk pemeriksaan di masa mendatang sebagai bagian dari jejak audit.

Ancaman 12 : Kinerja yang Kurang Baik

Sebagai tambahan dari memastikan akurasi dan menjaga asset, tujuan lainnya pengendalian internal adalah mendorong dilaksanakannya tugas secara efisien dan efektif. Mempersiapkan dan meninjau laporan memberikan dasar untuk menilai efisiensi dan efektivitas berbagai aktivitas siklus pendapatan dan untuk mengurangi ancaman kinerja yang dibawah standar. Kemungkinan jumlah laporan semacam ini dibatasi hanya melalui pilihan pihak manajemen mengenai aktivitas – aktivitas apa yang penting untuk diawasi dan dikendalikan. Contohnya, entri pesanan penjualan secara efisien dapat diawasi dengan mempersiapkan laporan periodic pesanan penjualan yang diproses untuk setiap individu dalam periode waktu tertentu. Efisiensi dan efktivitas tenaga penjualan dapat dinilai melalui laporan analisis penjualan (sales analysis report), yang merinci penjualan berdasarkan tenaga penjual, daerah ataupun produk. Pandangan lebih jauh tentang kinerja penjualan keseluruhan dapat diberikan dengan mempersiapkan laporan analisis profitabilitas (profitability analysis report), yang merinci kontribusi margin laba setiap daerah, pelanggan, saluran distribusi, tenaga penjual, produk, atau dasar lainnya.

Dimensi – dimensi kinerja sebelumnya yang difokuskan kea rah internal hanya memberikan suatu pandangan keberhasilan dalam memenuhi tujuan kepuasan pelanggan. Organisasi juga perlu menangkap dan mengintegrasikan ukuran – ukuran yang dihasilkan secara internal dengan dari efisiensi proses dengan data yang dihasilkan dari eksternal mengenai sikap pelanggan.

Diagram Alir Penerimaan Melalui Loket

SBU KANTOR PUSAT

KASIR/ PETUGAS LOKET PELAKSANA KEUANGAN STAF PENERIMAAN AR STAF DIVISI PERBENDAHARAAN AREA PELANGGAN 1 2 3 4 4 5a 5b 151

Diagram Alir Penerimaan Melalui GOPAY (Gas Online Payment)

SBU

KANTOR PUSAT

STAF PENERIMAAN AR

SBU

STAF DIVISI

PERBENDAHARAAN

PELANGGAN

2

2

3a

3b

1

152

Diagram Alir Penerimaan Melalui VA (Virtual Account)

SBU

KANTOR PUSAT

STAF PENERIMAAN AR

SBU

STAF DIVISI

PERBENDAHARAAN

PELANGGAN

1

2

2

3b

3a

153

Diagram Alir Penerimaan PPOB (Payment Point Online Bank) Melalui Masa Transisi

SBU KANTOR PUSAT

STAF PENERIMAAN AR SBU

STAF DIVISI PERBENDAHARAAN PELANGGAN SWITCHING COMPANY BANK SETTLEMENT

1

2

3

4

4

5b

5a

154

Diagram Alir Penerimaaan Melalui PPOB (Payment Point Online Bank) Setelah Masa Transisi

SBU KANTOR PUSAT

STAF PENERIMAAN AR SBU

STAF DIVISI PERBENDAHARAAN PELANGGAN SWITCHING COMPANY BANK SETTLEMENT

1

2

3

4

5

5

6b

6a

155