BAB II PROFIL PT. KHARISMA PEMASARAN BERSAMA NUSANTARA (PT.KPBN) CABANG MEDAN A. Gambaran Umum Perusahaan 1. Sejarah Singkat Perusahaan - Sistem Pengawasan Internal Kas Pada PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (PT.KPBN) Cabang Medan

BAB II PROFIL PT. KHARISMA PEMASARAN BERSAMA NUSANTARA

  

(PT.KPBN) CABANG MEDAN

A.

   Gambaran Umum Perusahaan 1. Sejarah Singkat Perusahaan

  PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (PT.KPBN) adalah perusahaan yang bergerak dibidang pemasaran komoditas perkebunan sebagai perubahan bentuk/transformasi dari Kantor Pemasaran Bersama PT. Perkebunan Nusantara I-XIV.

  PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara merupakan Perseroan Terbatas yang dibentuk oleh Direktur Utama PTPN I s/d PTPN

  XIV & PT. RNI bertindak untuk dan atas nama PTPN I s/d PTPN XIV & PT. RNI (persero) melalui perjanjian antara PTPN I s/d PTPN XIV & PT.

  RNI Tentang Pendirian Perseroan Terbatas dibidang pemasaran komoditas perkebunan pada tanggal 26 November 2009 dihadapan notaris N.M Dipo Nusantara Pua Upa SH Jakarta dan telah mendapatkan pengesahan status badan hukum berdasarkan Keputusan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia Nomor : AHU-60488.AH.01.01. Tahun 2009 tertanggal 11 Desember 2009.

  Perubahan status menjadi Personal Terbatas tersebut sebagai bagian yang tidak terpisahkan dari strategi PTPN I s/d PTPN XIV dan PT.

  RNI untuk memaksimalkan potensi keekonomian melalui penyusunan

  6 ulang komponen-komponen korporat yang dimiliki PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (PT.KPBN) Cabang Medan dalam menuju performa perusahaan sebagai perusahaan penyedia jasa pemasaran perkebunan yang semakin produktif dan memiliki keunggulan kompetitif dipasar domestik dan pasar internasional.

  Sejalan dengan rencana pengembangan pemasaran komoditas perkebunan, PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (PT.KPBN) juga melakukan kegiatan usaha dibidang Logistik komoditas perkebunan yang merupakan kelanjutan pelaksanaan pengembangan Usaha Logistik pada tahun 2013.

  PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (PT.KPBN) ini bertugas untuk mengapalkan hasil-hasil perkebunan dari PTP I s/d PTP IX melalui pengapalannya yaitu : 1.

  Urusan Pengapalan Minyak Sawit/Kelapa Nyiur 2. Urusan Pengapalan Karet/Latex 3. Urusan Pengapalan Teh/Kakao

  Setiap bagian ini bertugas memasarkan hasil komoditi perkebunan ssesuai dengan jenis komoditinya.

  Dalam rangka pelayanan pemasaran komoditi agro industri, PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (PT.KPBN) pusat ( Jakarta ) dibantu oleh 3 ( tiga ) Kantor Cabang,

1. PT. KPBN Cabang Medan 2.

  PT. KPBN Cabang Surabaya 3. PT. KPBN Perwakilan Dubai

  Kantor Cabang/Perwakilan PT. KPB Nusantara Cabang Medan adalah kantor yang melaksanakan tindak lanjut seluruh hasil transaksi penjualan PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (PT.KPBN) Cabang Medan dan bertanggung jawab kepada Direksi PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (KPBN) Cabang Medan.

  PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (PT.KPBN) Cabang Medan khususnya bagian Minyak Sawit/Kelapa Nyiur mengapalkan hasil dari PTPN I, II, III, IV, V. kegiatan pengapalan ini menjadi sangat penting artinya sebab dapat mengirimkan hasil produksi sesegera mungkin kepada pembeli.

2. Bentuk Lambang PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (PT.KPBN) Cabang Medan.

  Adapun lambang dari perusahaan PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (PT.KPBN) Cabang Medan, sebagai berikut :

Gambar 2.1 Lambang Perusahaan PT. KPBN Cabang Medan Sumber : PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (PT.KPBN) Cabang Medan. Penjelasan dari gambar diatas adalah : a.

   Bola Dunia

  Bentuk bola dunia menggabungkan makna bahwa daerah pemasaran PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (PT.KPBN) mencakup seluruh penjuru dunia. Hal ini terbukti dari telah berhasilnya PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (PT.KPBN) merealisasikan penjualannya keberbagai Negara yang terbesar di lima benua.

  b. Huruf P

  Huruf P secara keseluruhan merupakan inisial dari kata “Pemasaran”. Huruf P dengan warna biru yang berjumlah tiga merupakan singkatan dari Pemasaran Produk Perusahaan.

  c. Warna Biru

  Secara keseluruhan warna biru melambangkan warna laut dan bersahabat artinya bahwa PT.KPBN dalam melaksanakan tugas dan juga dalam mengambil keputusan penuh pertimbangan sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku. Selain itu PT. KPBN senantiasa meningkatkan mutu pelayanan kepada seluruh pembeli dan kolegannya, serta dalam melaksanakan bisnisnya tidak pasif dan statis melainkan aktif dan dinamis.

3. Visi Dan Misi Perusahaan 1. Visi

  Menjadi Trading House Komaditas perkebunan Indonesia yang unggul dan terpercaya.

2. Misi

  Menyelenggarakan pemasaran komoditas perkebunan Indonesia dengan berpegangan pada prinsip-prinsip ekonomi untuk member manfaat bagi produsen dan pembeli.

B. Struktur Organisasi Perusahaan

  Organisasi didalam suatu badan atau lembaga memiliki peranan yang sangat penting. Membuat organisasi dimaksudkan untuk memudahkan menajemen dalam mencapai suatu tujuan organisasi.

  Struktur organisasi di PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (PT.KPBN) Cabang Medan menganut bentuk organisasi fungsional dimana wewenang dari pucuk pimpinan di limpahkan pada satuan-satuan itu menyangkut bidang kerjanya. Berikut adalah Struktur Organisaasi PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (PT.KPBN) Cabang Medan.

  Selain itu Kepala Cabang membawahi staf bagian Urusan Pengapalan Minyak Sawit/Kelapa Nyiur, Urusan Pengapalan Karet/Latex, Urusan Pengapalan Teh/Coklat serta Urusan Pengapalan Karet/Latex, Urusan Pengapalan Teh/Coklat serta Urusan Administrasi Keuangan/Umum. Masing- masing bagian dikepalai oleh seorang Kepala Urusan.

  Struktur organisasi PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (PT.KPBN) Cabang Medan sebagai berikut :

Gambar 2.2 Struktur Organisasi PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara

  (PT.KPBN) Cabang Medan Sumber : PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (PT.KPBN) Cabang Medan.

  Bid.SDM PT.KPBN CABANG MEDAN MANAJER

  Urusan Penjualan Ass.Manajer

  Urusan Log.1

  Sawit dan Karet

  Ass.Manajer Urusan Log.2 Teh dan Kakao Ass.Manajer

  Urs.Keu SDM&UM Ass.Manajer

  Pra Shipment Shipment After Shipment

  Pra Shipment After Shipment

  Bid.Keu Bid.Umum

  Shipment

C. Job Description

  Untuk lebih jelasnya, penulis menguraikan organisasi PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (PT.KPBN) dan tugas-tugasnya sebagai berikut :

1. Manajer

  b.

  g.

  Membantu Direktur Utama PT.KPBN melaksanakan tindak lanjut hasil transaksi penjualan PT.KPBN Jakarta dan PTPN.

  Melaksanakan tugas-tugas lain bila diperlukan oleh Direktur Utama.

  Memonitor/memeriksa dan mengusulkan RKAP PT. KPBN Cabang Medan kepada PT. KPBN Jakarta. j.

  Memonitor pelaksanaan pengelolaan Keuangan PT. KPBN Cabang Medan. i.

  h.

  Mengkoordinir, memonitor, dan menyelesaikan segala pekerjaan dan permasalahan di PT. KPBN Cabang Medan.

  Mengusulkan kenaikan golongan berkala karyawan PT. KPBN Cabang Medan.

  Memonitor pelaksanaan pengapalan barang PTPN dan pembeli.

  f.

  Tugasnya adalah : a.

  e.

  Mengkoordinir, mengawasi dan membimbing Assisten Manajer dan Karyawan/ti agar tercapai hasil kerja dan pelayanan yang maksimal.

  d.

  Memonitor persediaan barang di gudang/tangki timbun PTPN.

  c.

  Memonitor persiapan dokumen pengapalan sampai dengan pencairan wesel dari hasil penjualan ke Bank Devisa dan langsung ditransfer ke rekening PTPN yang bersangkutan.

2. Bagian Urusan Penjualan

  f.

  Mengkoordinir pelaksanaan tugas di urusan penjualan yang diberikan oleh Manajer kepada Karyawan yang dipimpinnya.

  Meneliti/memonitor percepatan pembuatan pembuatan Berita Acara Hasil Tender Inti Sawit/Molasses j. Memonitor dan meneliti laporan mingguan / bulanan penjualan Inti Sawit. k.

  Meneliti dan memonitor percepatan pembuatan konsep kontrak hasil tender Inti Sawit. i.

  h.

  Memonitor percepatan penyampaian hasil tender Inti Sawit /Molasses ke PT. KPBN Jakarta.

  g.

  Memonitor penyampaian surat undangan/penawaran tender inti sawit.

  Tugasnya adalah : a.

  Menerima dan memeriksa serta memonitor surat-surat masuk dari PTPN perihal Mutu, Quantum, waktu penyerahan, dan pelaksanaan tender inti sawit dan tetes Molasses.

  e.

  Memonitor HPE, Kurs Pajak mingguan dan Kurs Tengah Bank Mandiri.

  d.

  Memonitor perkembangan harga pasar ( Market Outlook ) di reuters dan pasar harian Malaysia dan lain-lain.

  c.

  Mengkoordinasi jadwal tender ke PT. KPBN pusat Jakarta dan PTPN terkait perihal jadwal tender.

  b.

  Memonitor/meneliti laporan mingguan perkembangan harga gula pasir di Medan. l.

  Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Manajer yaitu sebagai ketua Tim Pelayanan Ekspor untuk membantu urusan Logistic pengapalan Teh, Kakao, Karet, dan Sawit.

3. Bagian Urusan Log. 1 Sawit dan Karet

  Menerima dan memeriksa serta memonitor surat-surat masuk dari PTPN perihal Mutu, Quantum, waktu penyerahan dan pelaksanaan tender Inti sawit dan tetes Molasses.

  f.

  Meneliti/memonitor percepatan pembuatan pembuatan Berita Acara Hasil Tender Inti Sawit/Molasses.

  Meneliti dan memonitor percepatan pembuatan konsep kontrak hasil tender Inti Sawit. i.

  h.

  Memonitor percepatan penyampaian hasil tender Inti Sawit /Molasses ke PT. KPBN Jakarta.

  g.

  Memonitor penyampaian surat undangan/penawaran tender inti sawit.

  Memonitor/meneliti laporan mingguan perkembangan harga gula pasir di Medan.

  b.

  Tugasnya adalah : a.

  Memonitor penyampaian surat undangan/penawaran tender Inti Sawit.

  d.

  Memonitor perkembangan harga pasar ( Market Outlook ) di reuters dan pasar harian Malaysia.

  c.

  Mengkoordinasi jadwal tender ke PT. KPBN pusat Jakarta dan PTPN terkait perihal jadwal tender.

  e. j.

  Memonitor dan meneliti laporan mingguan / bulanan penjualan Inti Sawit. k.

  Mengkoordinir pelaksanaan tugas diurusan penjualan yang diberikan oleh Manajer kepada Karyawan yang dipimpinnya. l.

  Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Manajer yaitu sebagai ketua Tim Pelayanan Ekspor untuk membantu urusan Logistic pengapalan Teh, Kakao, Karet, dan Sawit.

4. Bagian Urusan Log. 2 Teh& Kakao

  Menerima dan memeriksa surat-surat masuk, kontrak, L/C nominasi dan bukti pembayaran serta dokumen-dokumen lainnya.

  b.

  Menjawab dan menindaklanjuti surat, fax sehubungan dengan Log-2 Teh dan Kakao.

  c.

  Tugasnya adalah : a.

  d.

  Memaraf dan menandatangani dokumen-dokumen yang berhubungan dengan Log-2 Teh dan Kakao.

  e.

  Memonitor kelengkapan dokumen dan negoisasi wesel pada

  advise/Negotitating Bank serta menyelesaikan discrepancy pada Negotitating/Paying Bank.

  f.

  Menginstruksikan penerbitan ataupun pembetulan S/I dan dokumen- dokumen lainnya untuk instansi-instansi terkait apabila dokumen pendukungnya sudah dilengkapi.

  Menyelesaikan permasalahan dalam hal pengapalan. g.

  Mengkoordinir pelaksanaan tugas di Log-2 Teh dan Kakao yang diberikan oleh Manajer kepada karyawan yang dipimpinnya.

  h.

  Melaksanakan tugas-tugas lainnya yang diberikan oleh Manajer.

5. Bagian Urusan Keuangan, SDM dan Umum

  Mengkoordinir pembuatan RKAP dan laporan pertanggungjawaban Keuangan Kantor Cabang Medan.

  f.

  Membuat usulan untuk pendidikan dan pelatihan karyawan kantor Cabang Medan.

  Mengkoordinir SDM sesuai dengan petunjuk yang diberikan oleh kantor pusat. i.

  h.

  Melaksanakan dan menindaklanjuti hasil rekonsilasi rekening Koran dengan kantor pusat, PTPN dan anak lembaga lainnya.

  g.

  Memeriksa bukti-bukti keluar masuk Kas/Bank serta data-data pendukungnya.

  Mengontrol pembukuan atas semua transaksi keuangan di Kantor Cabang Medan.

  b.

  e.

  Tugasnya adalah : a.

  d.

  Memantau dropping/transfer Modal Kerja dari Kantor Pusat.

  c.

  Mengontrol bukti-bukti keluar masuk Kas/Bank serta data-data pendukungnya.

  Memantau dan meneliti pembuatan daftar gaji dan hak-hak Karyawan lainnya. j.

  Mengurus rumah tangga kantor cabang Medan baik untuk kepentingan Karyawan maupun pemeliharaan aset-aset kantor cabang. k.

  Mengkoordinir pembuatan laporan kegiatan kantor cabang. l.

  Mengadministrasikan pemungutan dan penyetoran PPN dan PPH serta penyelesaian rampung PPH Karyawan. m.

  Mendampingi dan memberikan penjelasan-penjelasan kepada tim pemeriksa baik intern maupun ekstern. n.

  Mengkoordinir pelaksanaan pameran di PRSU. o.

  Memantau pelaksanaan tugas yang diberikan oleh Manajer cabang Medan kepada masing-masing Karyawan. p.

  Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan dengan sebaik-baiknya

D. Kinerja Usaha Terkini

  Setiap perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga pada PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (PT.KPBN) Cabang Medan, perusahaan terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh perusahaan dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin serta loyalitas dalam bekerja.

  Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja terkini yang dijalankan perusahaan adalah : 1.

  Meningkatkan pemahaman proses shipping administrasi dan pemahaman atas komoditi PTPN dengan memberikan pelatihan mulai dari proses tanaman, produksi, pabrik sampai dengan proses bisnis administrasi.

  2. Menciptakan hubungan yang baik dengan lembaga penerbit dokumen utama dan pendukung ekspor dan hubungan komunikasi yang baik dengan pembeli.

3. Melaksanakan studi banding (Benchmark) secara berkala.

E. Rencana Usaha/Kegiatan

  Rencana usaha/kegiatan PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (PT.KPBN) Cabang Medan antara lain : 1.

  Jadwal penyelesaian dokumen pengapalan dapat terukur.

  2. Penempatan SDM yang memiliki kemampuan dan pengalaman dibidangnya.

  3. Memaksimalkan kinerja masing-masing urusan.

  4. Memaksimalkan penggunaan Kantor Cabang Pembantu/Perwakilan di Pelabuhan Belawan.