Dasar Korespondensi Bisnis compatibility mode
DASAR-DASAR KORESPONDENSI BISNIS
Makalah
Untuk memenuhi tugas kelompok Komunikasi Bisnis
Dosen : Lily Hendrasti Novadjaja, SE.,MM
Kelompok :
Alifatul Jannah
135020200111005
Isninnoviana Ilmi Amalia 135020200111029
Yuliana Kartikasari
135020200111073
Endang Sri Utami
135020201111007
Jurusan Manajemen
Fakultas Ekonomi & Bisnis
Universitas Brawijaya
Malang
2014
BAB 1
PENDAHULUAN
Suatu organisasi atau perusahaan harus mengadakan hubungan dengan
organisasi atau perusahaan lain agar aktivitas bisnisnya dapat berjalan dengan
baik dan lancar. Didalam upaya menjalin dan membina hubungan tersebut ‘surat’
masih memegang peranan yang penting disamping penggunaan sarana
komunikasi lainnya seperti telepon, faxcimili, internet dan lainnya. Jadi yang
dimaksud dengan ‘korespondensi bisnis’ pada dasarnya adalah berbagai macam
aktivitas pertukaran informasi dan data melalui media surat-menyurat dalam
menunjang aktivitas bisnis diantara suatu perusahaan dengan perusahaan lainnya.
Surat merupakan alat komunikasi tertulis yang berguna untuk
menyampaikan informasi dari suatu pihak kepada pihak lain. Informasi tersebut
dapat berupa pemberitahuan, pengumuman, pernyataan, permohonan, permintaan,
laporan dan sebagainya. Dengan perantaraan surat, setiap orang dapat langsung
berkomunikasi dengan sesamanya tanpa harus bertatap muka terlebih dahulu.
Surat biasanya juga sering dijadikan sebagai bukti otentik tertulis ‘hitam
diatas putih’. Oleh karena itu, kata-kata dan kalimat dalam surat tersebut harus
disusun secara efektif dan efisien serta disusun dengan baik dan teliti. Ketelitian
dan kecermatan tersebut dibutuhkan untuk menjamin ketepatan isi surat
sebagaimana yang diinginkan oleh pengirimnya.
Surat dapat mencerminkan ‘citra diri’ dari pengirimnya, menyadari hal
tersebut perusahaan perlu bersikap selektif dalam memilih sekretaris yang akan
menangani aktivitas korespondensi atau surat menyurat tersebut, Citra perusahaan
dapat tercemar dan tercoreng apabila urusan korespondensi dalam kegiatan
bisnisnya ditangani oleh sekretaris yang tidak menguasai teknik dan etika
korespondensi. Surat sebagai suatu pesan yang tertuang dalam bentuk tertulis
kadang kala akan dibaca berulang-ulang oleh penerimanya, oleh karena itu
pengirim harus berusaha agar dapat memberikan kesan yang baik dalam benak si
penerima surat tersebut.
Menulis ‘surat’ yang baik tidak menuntut keahlian khusus seperti seorang
pengarang novel, puisi, cerpen atau karya sastra lainnya, karena pada dasarnya
‘surat’ bukanlah sebuah karya sastra. Meskipun demikian, menyususun surat yang
baik tidaklah sesederhana yang sering dibayangkan orang, karena ada aturan dan
kebiasaan tertentu yang secara umum berlaku dan harus dipenuhi oleh setiap
penulis surat.
BAB 2
PEMBAHASAN
2.2. Pengertian Surat dan Surat bisnis
Bagi masyarakat umum istilah surat bukanlah sesuatu yang baru
(asing). Surat digunakan oleh seseorang sebagai sarana penyampaian pesa
tertulis untuk berbagai kepentingan, baik pribadi, kedinasan mauoun bisnis
dari seseorang kepada orang atau pihak lain. Seiring dengan perkembangan
teknologi komunikasi dan informasi yang begitu pesat, penulisan dan
penyampaian suatu pesan dari satu pihak kepada pihak lain dapat dilakukan
bukan saja dengan kertas, tetapi juga melalu surat elektronik (electronic
mail/e-mail).
Menurut Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa Departemen
Pendidikan Nasional, Surat adalah sarana komunikasi yang digunakan untuk
menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain baik
yang berkaitan dengan kegiatan bisnis ataupun nonbisnis.
Sedangkan Surat Bisnis adalah surat yang digunakan orang atau
organisasi untuk menyampaikan informasi tertulis dalam kaitannya dengan
penyelenggaraan kegiatan bisnis.
2.1. Pengertian Korespondensi Bisnis
Dalam konteks pembicaraan ini istilah korespondensi berpadanan
dengan istilah correspondence dalam bahasa Inggris, yang artinya suratmenyurat atau komunikasi dengan surat. Dalam Kamus Besar Bahasa
Indonesia dinyatakan bahwa korespondensi berarti hal surat-menyurat (1989 :
462). Korespondensi dapat juga diartikan dengan berkirim-kiriman surat. Ini
berarti bahwa korespondensi adalah kegiatan berkomunikasi dengan
menggunakan surat sebagai sarana. Orang yang berkomunikasi dengan
menggunakan surat disebut koresponden.
Berdasarkan informasi di atas, dapat dikatakan bahwa korespondensi
merupakan salah satu jenis komunikasi tulis. Korespondensi dapat terjadi
antara seseorang dengan orang lain, antara seseorang dengan instansi atau
sebaliknya, antara organisasi dengan organisasi, dan sebagainya.
Dari uraian di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa korespondensi
adalah komunikasi antara seseorang dengan orang lain, antara seseorang
dengan instansi atau sebaliknya, antara seseorang dengan organisasi atau
sebaliknya, antara instansi dengan instansi, antara organisasi dengan
organisasi, dan sebagainya dengan menggunakan surat sebagai sarana.
Aktivitas berkorespondensi tentunya melalui suatu proses, yaitu penulisan,
pengiriman, dan penerimaan surat.
Dari penjelasan diatas, korespondensi bisnis adalah suatu kegiatan
korespondensi antara satu pihak dengan pihak yang lain baik secara
perorangan maupun lembaga yang berkaitan dengan dunia bisnis..
2.3. Fungsi Surat Bisnis
Meskipun teknologi informasi dan komunikasi berekembang begitu
cepat dengan adanya telepon, telepon genggam, televise, radio, telegram,
faksimail,
dan
computer,
surat
masih
merupakan
sarana
penghubung/komunikasi yang sangat penting bagi seseorang,kelompok,
maupun organisasi pemerintah dan bisnis.
Selain sebagai sarana komunikasi, surat bisnis juga memiliki berbagai
fungsi sebagai berikut:
· Surat bisnis berfungsi sebagai wakil atau duta begi pengirim surat. Dalam
kaitanya dengan dunia bisnis, surat bisnis berfungsi sebagi pembawa
pesan-pesan bisnis dari pengirim pesan kepada pihak lain.
·
Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau permohonan,
buah pikir atau gagasan yang berkaitan dengan masalah-masalh bisnis.
· Alat bukti tertulis (dokumen tertulis)
· Alat untuk mengingat
· Bukti sejarah (historis)
· Pedoman kerja
· Media promosi bagi pengirim surat
2.4. Pengelempokan Surat
Secara umum, surat dapat dikelompokkan dalam beberapa kelompok,
yaitu pengelompokan surat menurut wujudnya, pemakaiannya, banyaknya
sasaran yang dituju, isi dan maksudnya, sifatnya, dan menurut urgensi
pemakaiannya.
o Pengelompokan Surat Menurut Wujudnya
Menurut wujudnya, surat surat dapat dikelompokkan dalam beberapa
kelompok.
Surat Bersampul
Surat Bersampul (surat tertutup) adalah surat yang dikirimkan
oleh seseorang kepada orang yang terdiri atas kertas dan sampul
(amplop) dengan berbagai ukuran.
Kartu Pos
Kartu pos adalah bentuk surat terbuka yang digunakan untuk
mnyampaikan pesan-pesan singkat/pendek dan praktis, yang
berbentuk kartu kecil dengan ukuran10cm x 15 cm yang dikeluarkan
oleh PT pos Indonesia.
Warkat Pos
Warkat pos adalah surat yang wujudnya berupa gabungan kertas
surat dan amplop. Kertas warkat pos dibuat sedemikian rupa, sehingga
apabila kertas tersebut dilipat akan membuat amplop.
Telegram dan Teleks
Telegram disebut juga sebagai surat kawat. Istilah telegram
berasal dari kata tele yang berarti jauh, sedangkan gram (graf) berarti
tanda tang tercetak.
Memorandum (Memo) dan Nota
Memo adalah surat yang digunakan oleh pimpinan untuk
menyampaikan suatu pesan-pesan singkat yag berupa pemberitahuaan,
permintaan atau hal-hal lain dalam suatu organisasi (internal
Organisasi.
Surat Tanda Bukti
Surat tanda bukti adalah surat yang memiliki fungsi sebagai
tanda bukti pengkuan sah atas suatu pembayaran tertentu antara satu
pihak kepada pihak lain.
o Pengelompokan Surat Menurut Pemakaiannya
Menurut pemakaiannya, surat dapat dikelompokkan menjadi
tiga jenis, yaitu:
Surat Pribadi
Surat pribadi (personal letter) adalah surat yang dibuat oleh
seseorang yang isinya menyangkut kepentingan atau hal-hal yang
sifatnya personal atau pribadi.
Surat Dinas
Surat dinas atau surat resmi (formal letter) adalah surat yang
isinya berkaitan dengan kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi
pemerintah.
Surat Bisnis
Surat bisnis (business letters) adalah surat yang digunakan orang
atau badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha bisnis.
Surat Sosial
Surat sosial (social letters) adalah surat yang digunakan oleh
organisasi atau lembaga-lembaga sosial kemasyarakatan untuk
berbagai kepentingan sosial bagi masyarakat pada umumnya.
o Pengelompokan Surat menurut Banyaknya (Jumlah) Sasaran yang
Dituju
Menurut Banyaknya (Jumlah) Sasaran yang Dituju, surat dapat
dikelompokkan menjadi tiga, yaitu:
a)
Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang dibuat oleh seseorang atau organisasi
yang ditujukan kepada seseorang atau organisasi lain yang berisi suatu
informasi yang bersifat umum dan bukan bersifat pribadi atau privasi.
b)
Surat Edaran
Surat edaran adalah surat pemberitahuan secara tertulis yang ditujukan
kepada seorang atau suatu lembaga yang ditujukan kepada orang atau
lembaga lain dalam jumlah yang banyak.
c)
Surat Pengumuman
Surat pengumuman adalah surat yang berisi pemberitahuan tentang
suatu hal yang perlu diketahui oleh pegawai atau karyawan suatu
organisasi atupun masyarakat luas.
o Pengelompokan Surat Menurut Sifatnya
1.
Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang isinya bersifat biasa (bukan
rahasia), dapat beramplop dan tanpa amplop.
2.
Surat Konfidensial (terbatas)
Surat konfidensial adalah surat yang termasuk rahasia, terbatas
untuk kalangan tertentu.
3.
Surat Rahasia
Surat rahasia adalah surat yang isinya hanya boleh dibuka dan
dibaca oleh orang/pejabat tertentu.
o Pengelompokan Surat Menurut Urgensi Penyelesaian
· Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang penanganannya diperlukan biasa
saja atau tidak ada suatu perlakuan khusus atas surat tersebut.
· Surat Segera
Surat segera adalah surat yang memang memerlukan
penanganan secepat mungkin atau dilakukan dengan segera, meskipun
tingkat penanganannya tidak secepat surat kilat.
· Surat Kilat
Surat kilat adalah surat yang memerlukan penanganan dengan
sangat segera, harus didahulukan, dan memperoleh perlakuan khusus
daripada surat-surat yang lainnya.
o Pengelompokan Surat Menurut Isi dan Maksudnya
Pengelompokkan surat menurut isi dan maksudnya sangat
tergantung dari maksud dan tujuan pengirim surat. Oleh karena itu,
maksud dan tujuan pengiriman surat antara yang satu dengan yang
lain berbeda, jenis suratnyapun sangat bervariasi.
2.4. Bagian Surat dan Bentuk Surat
Secara umum, bagian surat baik untuk surat dinas maupun surat bisnis
mencakup beberapa komponen penting, antara lain: (1) kepala surat/kop surat
(letterhead), (2) tanggal surat (date), (3) nomor, lampiran, dan perihal/hal
(number, enclosed, subject), (4) alamat tujuan (inside address),(5) salam
pembuka (salutation),(6) paragraf pembuka (firsh paragraph),(7) paragraf isi
(body paragfaph),(8) paragraf penutup (close paragraph), (9) salam penutup
(complimentary close), (10) tanda tangan (signature), (11) nama jelas
penanda tangan (name and titlle), (12) tembusan (notation), (13) inisial
(initial)
2.5. Bahasa Surat
o Format Lipatan Surat dan Amplop
Format atau bentuk lipatan surat yang baik merupakan bagian dari
etika berkorespondensi dalam dunia bisnis. Bentuk lipatan surat yang
terkesan asal-asalan akan memberikan kesan atau citra yang kurang
baik bagi pengirimnya.
Format Lipatan Surat
Ada beberapa bentuk lipatan surat yang lazim digunakan
dalam dunia korespondensi bisnis, antara lain ;
·
Lipatan baku (Standard fold)
·
Lipattan setengah baku (semi standard fold)
·
Lipatan akordeon (accordion fold)
·
Lipatan setengah akordeon (semi accordion fold)
·
Lipatan tunggal (single fold)
·
Lipatan ganda/paralel (paralle/double fold)
·
Lipatan model prancis (french fold)
·
Lipatan model baron (baronial fold)
Aneka Bentuk Amplop
Amplop dapat dikelompokkan berdasarkan wujudnya,
ukurannya, dan penggunaannya.
A. Berdasarkan wujudnya, amplop dapat dibedakan menjadi:
a) Amplop biasa
b) Amplop berjendela
B.
Berdasarkan ukurannya, amplop dapat dibedakan menjadi:
a) Amplop resmi
b) Amplop kartu
c) Amplop bisnis
d) Amplop pendek
e) Amplop panjang
f) Amplop lebar
×
Amplop katalog
×
Amplop mata berkait
×
Amplop mata bertali
C. Berdasarkan wujudnya, amplop dapat dibedakan menjadi:
a) Amplop katalog
b) Amplop mata berkait
d) Amplop kancing bertali
2.6. Contoh-contoh Surat Bisnis
o Surat Pemesanan
Surat pemesanan (order letters) merupakan salah satu surat bisnis
yang lazim dijumpai dalam dunia bisnis, baik pada perusahaan yang
bergerak pada proses pengolahan (manufacturing), perdagangan
(trade), maupun jasa (service).
o Surat Konfirmasi
Surat konfirmasi (confirmation letters) addalah surat yang berisi
tentang penjelasan tertentu yang lebih berfungsi sebagai
pemberitahuan, penegasan atau meyakinkan atas sesuatu.
o Surat Pengaduan
Surat pengaduuan adalah surat yang berisi pengaduan pelanggan
kepada pihak lain dengan cara-cara yang baik karena pelanggan
merasa dirugikan atau dikecewakan, agar memperoleh solusi terbaik
bagi kedua belah pihak.
o Surat Permintaan Informasi
Surat permintaan informasi adalah surat yang dikirimkan oleh
seseorang, kelompok, atau lembaga untuk meminta berbagai informasi
penting kepada pihak lain baik perseorangan atau lembaga.
o Surat Ucapan Selamat
Surat ucapan selamat adalah surat yang dikirimkan oleh
perorangan, kelompok, maupun lembaga yang berisi pemberian
ucapan selamat atas keberhasilan seseorang.
o Surat Pemberitahuan
Surat pemberitahuan adalah surat yang dibuat oleh perorangan atau
organisasi yang berisi pemberitahuan kepada pihak lain baik
perorangan maupun organisasi.
o Surat Penagihan
Surat penagihan adalah surat yang digunakan untuk menagih
hutang pihak lain yang telah melampaui waktu yag telah ditentukan.
o Surat Peringatan
Surat peringatan adalah surat yang ditulis oleh seseorang atau
organisasi yang ditujukan kepada pihak lain baik seseorang maupun
organisasi yang berisi peringatan atas sesuatu hal.
o Surat Perintah Kerja’
Surat perintah kerja (SPK) adalah surat yang ditulis oleh pimpinan
suatu perusahaan kepada pihak lain, yang berisi perintah untuk
mengerjakan suatu pekerjaan dalam kurun waktu tertentu sesuai
dengan prosedur dan persyaratan yangg telah diseepakati.
o Surat Pengumuman
Surat pengumuman adalah surat yang digunakan oleh seseorang
atau organisasi untuk mengumumkan sesuatu kepada pihak lain baik
seseorang atau organisasi, yang dilakukan dengan cara-cara tertentu.
o Surat Undangan RUPS
RUPS merupakan salah satu forum tertinggi dalam suatu organisasi
bisnis yang sangat strategis bagi pengambilan keputusan strategis.
o Surat Kuasa
Surat kuasa adalah surat pelimpahan kekuasaan yang dilakukan
oleh kedua pihak, yaitu pihak pertama sebagai orangg yang
memberikan kuasa kepada pihak lain sebagai orang yang menerima
kuasa untuk melakukan dan bertindak sesuatu atas nama pemberi
kuasa.
o Surat Perjanjian
Surat perjanjian adalah surat yang berisi perjanjian yang dilakukan
antara pihak yang satu kepada pihak yang lain tentang suatu hal.
BAB 3
PENUTUP
3.1. Kesimpulan
Korespodensi atau surat menyurat adalah salah satu bentuk
komunikasi dengan mempergunakan surat sebagai alat, oleh karena itu
korespondensi merupakan salah satu alat komunikasi yang sangat penting dan
setiap waktu dilakukan dalam tugas sehari-hari dalam kantor.
Surat merupakan salah satu alat komunikasi tertulis yang berasal dari
satu pihak dan ditujukan dari pihak lain untuk menyampaikan berita dengan
demikian jelas bahwa surat sangat penting artinya dalam membantu
memperlancar tercapainya tujuan organisasi.
Perlu diusahakan agar dapat membuat surat dengan baik, sebab
penilaian negatif terhadap surat akan dapat mempengaruhi pula penilaian
negatif dalam organisasi.
4.2. Saran
Berdasarkan kesimpulan diatas, maka korespondensi sangatlah
penting dalam suatu organisasi karena surat-menyurat merupakan salah satu
bagian dari proses komunikasi dalam organisasi yang berbentuk tulisan,
proses korespondensi ini lebih diutamakan untuk lingkungan ekstern
organisasi yang sangat berpengaruh dalam menciptakan link organisasi.
Dengan adanya korespondensi yang baik dan rapi, maka dapat mendukung
tercapainya tujuan organisasi yaitu bisa bertahan (Survival) dan bisa tumbuh
berkembang (Growth).
Makalah
Untuk memenuhi tugas kelompok Komunikasi Bisnis
Dosen : Lily Hendrasti Novadjaja, SE.,MM
Kelompok :
Alifatul Jannah
135020200111005
Isninnoviana Ilmi Amalia 135020200111029
Yuliana Kartikasari
135020200111073
Endang Sri Utami
135020201111007
Jurusan Manajemen
Fakultas Ekonomi & Bisnis
Universitas Brawijaya
Malang
2014
BAB 1
PENDAHULUAN
Suatu organisasi atau perusahaan harus mengadakan hubungan dengan
organisasi atau perusahaan lain agar aktivitas bisnisnya dapat berjalan dengan
baik dan lancar. Didalam upaya menjalin dan membina hubungan tersebut ‘surat’
masih memegang peranan yang penting disamping penggunaan sarana
komunikasi lainnya seperti telepon, faxcimili, internet dan lainnya. Jadi yang
dimaksud dengan ‘korespondensi bisnis’ pada dasarnya adalah berbagai macam
aktivitas pertukaran informasi dan data melalui media surat-menyurat dalam
menunjang aktivitas bisnis diantara suatu perusahaan dengan perusahaan lainnya.
Surat merupakan alat komunikasi tertulis yang berguna untuk
menyampaikan informasi dari suatu pihak kepada pihak lain. Informasi tersebut
dapat berupa pemberitahuan, pengumuman, pernyataan, permohonan, permintaan,
laporan dan sebagainya. Dengan perantaraan surat, setiap orang dapat langsung
berkomunikasi dengan sesamanya tanpa harus bertatap muka terlebih dahulu.
Surat biasanya juga sering dijadikan sebagai bukti otentik tertulis ‘hitam
diatas putih’. Oleh karena itu, kata-kata dan kalimat dalam surat tersebut harus
disusun secara efektif dan efisien serta disusun dengan baik dan teliti. Ketelitian
dan kecermatan tersebut dibutuhkan untuk menjamin ketepatan isi surat
sebagaimana yang diinginkan oleh pengirimnya.
Surat dapat mencerminkan ‘citra diri’ dari pengirimnya, menyadari hal
tersebut perusahaan perlu bersikap selektif dalam memilih sekretaris yang akan
menangani aktivitas korespondensi atau surat menyurat tersebut, Citra perusahaan
dapat tercemar dan tercoreng apabila urusan korespondensi dalam kegiatan
bisnisnya ditangani oleh sekretaris yang tidak menguasai teknik dan etika
korespondensi. Surat sebagai suatu pesan yang tertuang dalam bentuk tertulis
kadang kala akan dibaca berulang-ulang oleh penerimanya, oleh karena itu
pengirim harus berusaha agar dapat memberikan kesan yang baik dalam benak si
penerima surat tersebut.
Menulis ‘surat’ yang baik tidak menuntut keahlian khusus seperti seorang
pengarang novel, puisi, cerpen atau karya sastra lainnya, karena pada dasarnya
‘surat’ bukanlah sebuah karya sastra. Meskipun demikian, menyususun surat yang
baik tidaklah sesederhana yang sering dibayangkan orang, karena ada aturan dan
kebiasaan tertentu yang secara umum berlaku dan harus dipenuhi oleh setiap
penulis surat.
BAB 2
PEMBAHASAN
2.2. Pengertian Surat dan Surat bisnis
Bagi masyarakat umum istilah surat bukanlah sesuatu yang baru
(asing). Surat digunakan oleh seseorang sebagai sarana penyampaian pesa
tertulis untuk berbagai kepentingan, baik pribadi, kedinasan mauoun bisnis
dari seseorang kepada orang atau pihak lain. Seiring dengan perkembangan
teknologi komunikasi dan informasi yang begitu pesat, penulisan dan
penyampaian suatu pesan dari satu pihak kepada pihak lain dapat dilakukan
bukan saja dengan kertas, tetapi juga melalu surat elektronik (electronic
mail/e-mail).
Menurut Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa Departemen
Pendidikan Nasional, Surat adalah sarana komunikasi yang digunakan untuk
menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain baik
yang berkaitan dengan kegiatan bisnis ataupun nonbisnis.
Sedangkan Surat Bisnis adalah surat yang digunakan orang atau
organisasi untuk menyampaikan informasi tertulis dalam kaitannya dengan
penyelenggaraan kegiatan bisnis.
2.1. Pengertian Korespondensi Bisnis
Dalam konteks pembicaraan ini istilah korespondensi berpadanan
dengan istilah correspondence dalam bahasa Inggris, yang artinya suratmenyurat atau komunikasi dengan surat. Dalam Kamus Besar Bahasa
Indonesia dinyatakan bahwa korespondensi berarti hal surat-menyurat (1989 :
462). Korespondensi dapat juga diartikan dengan berkirim-kiriman surat. Ini
berarti bahwa korespondensi adalah kegiatan berkomunikasi dengan
menggunakan surat sebagai sarana. Orang yang berkomunikasi dengan
menggunakan surat disebut koresponden.
Berdasarkan informasi di atas, dapat dikatakan bahwa korespondensi
merupakan salah satu jenis komunikasi tulis. Korespondensi dapat terjadi
antara seseorang dengan orang lain, antara seseorang dengan instansi atau
sebaliknya, antara organisasi dengan organisasi, dan sebagainya.
Dari uraian di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa korespondensi
adalah komunikasi antara seseorang dengan orang lain, antara seseorang
dengan instansi atau sebaliknya, antara seseorang dengan organisasi atau
sebaliknya, antara instansi dengan instansi, antara organisasi dengan
organisasi, dan sebagainya dengan menggunakan surat sebagai sarana.
Aktivitas berkorespondensi tentunya melalui suatu proses, yaitu penulisan,
pengiriman, dan penerimaan surat.
Dari penjelasan diatas, korespondensi bisnis adalah suatu kegiatan
korespondensi antara satu pihak dengan pihak yang lain baik secara
perorangan maupun lembaga yang berkaitan dengan dunia bisnis..
2.3. Fungsi Surat Bisnis
Meskipun teknologi informasi dan komunikasi berekembang begitu
cepat dengan adanya telepon, telepon genggam, televise, radio, telegram,
faksimail,
dan
computer,
surat
masih
merupakan
sarana
penghubung/komunikasi yang sangat penting bagi seseorang,kelompok,
maupun organisasi pemerintah dan bisnis.
Selain sebagai sarana komunikasi, surat bisnis juga memiliki berbagai
fungsi sebagai berikut:
· Surat bisnis berfungsi sebagai wakil atau duta begi pengirim surat. Dalam
kaitanya dengan dunia bisnis, surat bisnis berfungsi sebagi pembawa
pesan-pesan bisnis dari pengirim pesan kepada pihak lain.
·
Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau permohonan,
buah pikir atau gagasan yang berkaitan dengan masalah-masalh bisnis.
· Alat bukti tertulis (dokumen tertulis)
· Alat untuk mengingat
· Bukti sejarah (historis)
· Pedoman kerja
· Media promosi bagi pengirim surat
2.4. Pengelempokan Surat
Secara umum, surat dapat dikelompokkan dalam beberapa kelompok,
yaitu pengelompokan surat menurut wujudnya, pemakaiannya, banyaknya
sasaran yang dituju, isi dan maksudnya, sifatnya, dan menurut urgensi
pemakaiannya.
o Pengelompokan Surat Menurut Wujudnya
Menurut wujudnya, surat surat dapat dikelompokkan dalam beberapa
kelompok.
Surat Bersampul
Surat Bersampul (surat tertutup) adalah surat yang dikirimkan
oleh seseorang kepada orang yang terdiri atas kertas dan sampul
(amplop) dengan berbagai ukuran.
Kartu Pos
Kartu pos adalah bentuk surat terbuka yang digunakan untuk
mnyampaikan pesan-pesan singkat/pendek dan praktis, yang
berbentuk kartu kecil dengan ukuran10cm x 15 cm yang dikeluarkan
oleh PT pos Indonesia.
Warkat Pos
Warkat pos adalah surat yang wujudnya berupa gabungan kertas
surat dan amplop. Kertas warkat pos dibuat sedemikian rupa, sehingga
apabila kertas tersebut dilipat akan membuat amplop.
Telegram dan Teleks
Telegram disebut juga sebagai surat kawat. Istilah telegram
berasal dari kata tele yang berarti jauh, sedangkan gram (graf) berarti
tanda tang tercetak.
Memorandum (Memo) dan Nota
Memo adalah surat yang digunakan oleh pimpinan untuk
menyampaikan suatu pesan-pesan singkat yag berupa pemberitahuaan,
permintaan atau hal-hal lain dalam suatu organisasi (internal
Organisasi.
Surat Tanda Bukti
Surat tanda bukti adalah surat yang memiliki fungsi sebagai
tanda bukti pengkuan sah atas suatu pembayaran tertentu antara satu
pihak kepada pihak lain.
o Pengelompokan Surat Menurut Pemakaiannya
Menurut pemakaiannya, surat dapat dikelompokkan menjadi
tiga jenis, yaitu:
Surat Pribadi
Surat pribadi (personal letter) adalah surat yang dibuat oleh
seseorang yang isinya menyangkut kepentingan atau hal-hal yang
sifatnya personal atau pribadi.
Surat Dinas
Surat dinas atau surat resmi (formal letter) adalah surat yang
isinya berkaitan dengan kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi
pemerintah.
Surat Bisnis
Surat bisnis (business letters) adalah surat yang digunakan orang
atau badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha bisnis.
Surat Sosial
Surat sosial (social letters) adalah surat yang digunakan oleh
organisasi atau lembaga-lembaga sosial kemasyarakatan untuk
berbagai kepentingan sosial bagi masyarakat pada umumnya.
o Pengelompokan Surat menurut Banyaknya (Jumlah) Sasaran yang
Dituju
Menurut Banyaknya (Jumlah) Sasaran yang Dituju, surat dapat
dikelompokkan menjadi tiga, yaitu:
a)
Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang dibuat oleh seseorang atau organisasi
yang ditujukan kepada seseorang atau organisasi lain yang berisi suatu
informasi yang bersifat umum dan bukan bersifat pribadi atau privasi.
b)
Surat Edaran
Surat edaran adalah surat pemberitahuan secara tertulis yang ditujukan
kepada seorang atau suatu lembaga yang ditujukan kepada orang atau
lembaga lain dalam jumlah yang banyak.
c)
Surat Pengumuman
Surat pengumuman adalah surat yang berisi pemberitahuan tentang
suatu hal yang perlu diketahui oleh pegawai atau karyawan suatu
organisasi atupun masyarakat luas.
o Pengelompokan Surat Menurut Sifatnya
1.
Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang isinya bersifat biasa (bukan
rahasia), dapat beramplop dan tanpa amplop.
2.
Surat Konfidensial (terbatas)
Surat konfidensial adalah surat yang termasuk rahasia, terbatas
untuk kalangan tertentu.
3.
Surat Rahasia
Surat rahasia adalah surat yang isinya hanya boleh dibuka dan
dibaca oleh orang/pejabat tertentu.
o Pengelompokan Surat Menurut Urgensi Penyelesaian
· Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang penanganannya diperlukan biasa
saja atau tidak ada suatu perlakuan khusus atas surat tersebut.
· Surat Segera
Surat segera adalah surat yang memang memerlukan
penanganan secepat mungkin atau dilakukan dengan segera, meskipun
tingkat penanganannya tidak secepat surat kilat.
· Surat Kilat
Surat kilat adalah surat yang memerlukan penanganan dengan
sangat segera, harus didahulukan, dan memperoleh perlakuan khusus
daripada surat-surat yang lainnya.
o Pengelompokan Surat Menurut Isi dan Maksudnya
Pengelompokkan surat menurut isi dan maksudnya sangat
tergantung dari maksud dan tujuan pengirim surat. Oleh karena itu,
maksud dan tujuan pengiriman surat antara yang satu dengan yang
lain berbeda, jenis suratnyapun sangat bervariasi.
2.4. Bagian Surat dan Bentuk Surat
Secara umum, bagian surat baik untuk surat dinas maupun surat bisnis
mencakup beberapa komponen penting, antara lain: (1) kepala surat/kop surat
(letterhead), (2) tanggal surat (date), (3) nomor, lampiran, dan perihal/hal
(number, enclosed, subject), (4) alamat tujuan (inside address),(5) salam
pembuka (salutation),(6) paragraf pembuka (firsh paragraph),(7) paragraf isi
(body paragfaph),(8) paragraf penutup (close paragraph), (9) salam penutup
(complimentary close), (10) tanda tangan (signature), (11) nama jelas
penanda tangan (name and titlle), (12) tembusan (notation), (13) inisial
(initial)
2.5. Bahasa Surat
o Format Lipatan Surat dan Amplop
Format atau bentuk lipatan surat yang baik merupakan bagian dari
etika berkorespondensi dalam dunia bisnis. Bentuk lipatan surat yang
terkesan asal-asalan akan memberikan kesan atau citra yang kurang
baik bagi pengirimnya.
Format Lipatan Surat
Ada beberapa bentuk lipatan surat yang lazim digunakan
dalam dunia korespondensi bisnis, antara lain ;
·
Lipatan baku (Standard fold)
·
Lipattan setengah baku (semi standard fold)
·
Lipatan akordeon (accordion fold)
·
Lipatan setengah akordeon (semi accordion fold)
·
Lipatan tunggal (single fold)
·
Lipatan ganda/paralel (paralle/double fold)
·
Lipatan model prancis (french fold)
·
Lipatan model baron (baronial fold)
Aneka Bentuk Amplop
Amplop dapat dikelompokkan berdasarkan wujudnya,
ukurannya, dan penggunaannya.
A. Berdasarkan wujudnya, amplop dapat dibedakan menjadi:
a) Amplop biasa
b) Amplop berjendela
B.
Berdasarkan ukurannya, amplop dapat dibedakan menjadi:
a) Amplop resmi
b) Amplop kartu
c) Amplop bisnis
d) Amplop pendek
e) Amplop panjang
f) Amplop lebar
×
Amplop katalog
×
Amplop mata berkait
×
Amplop mata bertali
C. Berdasarkan wujudnya, amplop dapat dibedakan menjadi:
a) Amplop katalog
b) Amplop mata berkait
d) Amplop kancing bertali
2.6. Contoh-contoh Surat Bisnis
o Surat Pemesanan
Surat pemesanan (order letters) merupakan salah satu surat bisnis
yang lazim dijumpai dalam dunia bisnis, baik pada perusahaan yang
bergerak pada proses pengolahan (manufacturing), perdagangan
(trade), maupun jasa (service).
o Surat Konfirmasi
Surat konfirmasi (confirmation letters) addalah surat yang berisi
tentang penjelasan tertentu yang lebih berfungsi sebagai
pemberitahuan, penegasan atau meyakinkan atas sesuatu.
o Surat Pengaduan
Surat pengaduuan adalah surat yang berisi pengaduan pelanggan
kepada pihak lain dengan cara-cara yang baik karena pelanggan
merasa dirugikan atau dikecewakan, agar memperoleh solusi terbaik
bagi kedua belah pihak.
o Surat Permintaan Informasi
Surat permintaan informasi adalah surat yang dikirimkan oleh
seseorang, kelompok, atau lembaga untuk meminta berbagai informasi
penting kepada pihak lain baik perseorangan atau lembaga.
o Surat Ucapan Selamat
Surat ucapan selamat adalah surat yang dikirimkan oleh
perorangan, kelompok, maupun lembaga yang berisi pemberian
ucapan selamat atas keberhasilan seseorang.
o Surat Pemberitahuan
Surat pemberitahuan adalah surat yang dibuat oleh perorangan atau
organisasi yang berisi pemberitahuan kepada pihak lain baik
perorangan maupun organisasi.
o Surat Penagihan
Surat penagihan adalah surat yang digunakan untuk menagih
hutang pihak lain yang telah melampaui waktu yag telah ditentukan.
o Surat Peringatan
Surat peringatan adalah surat yang ditulis oleh seseorang atau
organisasi yang ditujukan kepada pihak lain baik seseorang maupun
organisasi yang berisi peringatan atas sesuatu hal.
o Surat Perintah Kerja’
Surat perintah kerja (SPK) adalah surat yang ditulis oleh pimpinan
suatu perusahaan kepada pihak lain, yang berisi perintah untuk
mengerjakan suatu pekerjaan dalam kurun waktu tertentu sesuai
dengan prosedur dan persyaratan yangg telah diseepakati.
o Surat Pengumuman
Surat pengumuman adalah surat yang digunakan oleh seseorang
atau organisasi untuk mengumumkan sesuatu kepada pihak lain baik
seseorang atau organisasi, yang dilakukan dengan cara-cara tertentu.
o Surat Undangan RUPS
RUPS merupakan salah satu forum tertinggi dalam suatu organisasi
bisnis yang sangat strategis bagi pengambilan keputusan strategis.
o Surat Kuasa
Surat kuasa adalah surat pelimpahan kekuasaan yang dilakukan
oleh kedua pihak, yaitu pihak pertama sebagai orangg yang
memberikan kuasa kepada pihak lain sebagai orang yang menerima
kuasa untuk melakukan dan bertindak sesuatu atas nama pemberi
kuasa.
o Surat Perjanjian
Surat perjanjian adalah surat yang berisi perjanjian yang dilakukan
antara pihak yang satu kepada pihak yang lain tentang suatu hal.
BAB 3
PENUTUP
3.1. Kesimpulan
Korespodensi atau surat menyurat adalah salah satu bentuk
komunikasi dengan mempergunakan surat sebagai alat, oleh karena itu
korespondensi merupakan salah satu alat komunikasi yang sangat penting dan
setiap waktu dilakukan dalam tugas sehari-hari dalam kantor.
Surat merupakan salah satu alat komunikasi tertulis yang berasal dari
satu pihak dan ditujukan dari pihak lain untuk menyampaikan berita dengan
demikian jelas bahwa surat sangat penting artinya dalam membantu
memperlancar tercapainya tujuan organisasi.
Perlu diusahakan agar dapat membuat surat dengan baik, sebab
penilaian negatif terhadap surat akan dapat mempengaruhi pula penilaian
negatif dalam organisasi.
4.2. Saran
Berdasarkan kesimpulan diatas, maka korespondensi sangatlah
penting dalam suatu organisasi karena surat-menyurat merupakan salah satu
bagian dari proses komunikasi dalam organisasi yang berbentuk tulisan,
proses korespondensi ini lebih diutamakan untuk lingkungan ekstern
organisasi yang sangat berpengaruh dalam menciptakan link organisasi.
Dengan adanya korespondensi yang baik dan rapi, maka dapat mendukung
tercapainya tujuan organisasi yaitu bisa bertahan (Survival) dan bisa tumbuh
berkembang (Growth).