PERANCANGAN PERANGKAT LUNAK untuk PELAKSANAAN
PERANCANGAN PERANGKAT LUNAK PELAKSANAAN TRACER
STUDY BERDASARKAN METODOLOGI DIKTI
Andy Victor Pakpahan1, Ria Fitriyana2
Program Studi Sistem Informasi STMIK LPKIA
Jln. Soekarno Hatta No. 456 Bandung 40266, Telp. 022 75642823, Fax. 022 7564282
Email : abang@lpkia.ac.id, fitriyana_ria@yahoo.com2
Abstrak
Dalam menghasilkan lulusan yang dapat diserap oleh dunia kerja, terdapat dua isu yang dihadapi oleh perguruan
tinggi. Isu-isu tersebut antara lain adalah mutu dan relevansi antara kompetensi dan kebutuhan pasar. Salah satu
tahapan kegiatan yang dapat dilakukan dalam rangka mengetahui kaitan antara kompetensi dengan kebutuhan
pasar adalah dengan melakukan pelacakan alumni (Tracer Study). Menurut Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi
Kementerian Pendidikan Dan Kebudayaan tracer study perlu dilaksanakan dengan terstruktur dan metodologi
yang tepat sehingga hasilnya terukur dan dapat diperbandingkan (bencmark). Dalam pengembangan perangkat
lunak ini digunakan metodologi Waterfall dengan pendekatan pengembangan sistem terstruktur. Metodologi ini
dipilih karena memudahkan dalam pemahaman sistem yang dianalisis. Metodologi ini mendukung konsep
dekomposisi, yaitu menggambarkan sistem secara menyeluruh dan memecahnya menjadi sistem yang lebih
terperinci. Metodologi ini juga menggunakan alat dan teknik pengembangan sistem yang digunakan dalam
penyelesaian skripsi ini. Dalam perancangan sistemnya digunakan beberapa tools yaitu Diagram Alir Data untuk
permodelan proses dan pembuatan perangkat lunak menggunakan bahasa pemrograman PHP, MySQL sebagai
Database Manegement System (DBMS) dan Apache sebagai Web Server.
Kata kunci : Tracer Study, Dikti, Aplikasi Web, php, mysql, apache
terpusat dan informasi untuk institusional yang
dihasilkan terbatas.
Berdasarkan permasalahan tersebut
maka perlu
membatasi ruang lingkup dari permasalahan tersebut,
yaitu membahas langkah-langkah pelaksanaan tracer
study dan difokuskan membahas kegiatan yang
dilakukan oleh Tim pengembang Sistem IT. Yaitu tim
yang bertugas untuk mengembangkan web alumni dan
web tracer di dalamnya, mengubah kuesioner menjadi
online serta pemeliharaan dan penyediaan database.
1. Pendahuluan
Dalam menghasilkan lulusan yang dapat diserap oleh
dunia kerja, terdapat dua isu yang dihadapi oleh
perguruan tinggi. Isu-isu tersebut antara lain adalah
mutu dan relevansi antara kompetensi dan kebutuhan
pasar. Salah satu tahapan kegiatan yang dapat
dilakukan dalam rangka mengetahui kaitan antara
kompetensi dengan kebutuhan pasar adalah dengan
melakukan pelacakan alumni (Tracer Study). Menurut
Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Kementerian
Pendidikan Dan Kebudayaan tracer study perlu
dilaksanakan dengan terstruktur dan metodologi yang
tepat sehingga hasilnya terukur dan dapat
diperbandingkan (bencmark). Dengan bervariasinya
desain dan metode yang digunakan saat melakukan
tracer study tersebut, maka informasi yang dihasilkan
pun akan bervariasi. Dan hasilnya pun belum dapat
digunakan secara optimal untuk kepentingan
institusional khusunya pada saat proses akreditasi dan
dapat menimbulkan rendahnya validitas hasil,
sehingga diperlukan tracer study dengan sistem,
desain, metode, instrumen, dan prosedur standar
sehingga dapat memberikan data yang andal dan
hasilnya dapat dijadikan banchmark. Adapun
identifikasi permasalahan, diantaranya:
1. Desain dan metode tracer study yang bervariasi
pada masing-masing fakultas di Perguruan Tinggi
menyebabkan informasi yang dihasilkan bervariasi
dan belum dapat digunakan secara optimal untuk
kepentingan institusional karena rendahnya
validitas hasil.
2. Tidak dilakukannya konsolidasi data dari setiap
program studi sehingga data alumni tidak
tersimpan pada satu sarana penyimpanan data yang
2. Dasar Teori
Perangkat lunak (software) adalah program komputer
yang berfungsi sebagai sarana interaksi antara
pengguna dan perangkat keras. Perangkat lunak dapat
juga dikatakan sebagai 'penterjemah' perintah-perintah
yang dijalankan pengguna komputer untuk diteruskan
ke atau diproses oleh perangkat keras.[1] Tracer study
adalah studi pelacakan jejak lulusan/alumni yang
bertujuan untuk mengetahui outcome pendidikan
dalam bentuk transisi dari dunia pendidikan tinggi ke
dunia kerja (termasuk masa tunggu kerja dan proses
pencarian kerja pertama), situasi kerja terakhir, dan
aplikasi kompetensi di dunia kerja, output pendidikan
yaitu penilaian diri terhadap penguasaan dan
pemerolehan kompetensi, proses pendidikan berupa
evaluasi proses pembelajaran dan kontribusi
pendidikan tinggi terhadap pemerolehan kompetensi,
input pendidikan berupa penggalian lebih lanjut
terhadap
informasi
sosiobiografis
lulusan.[2]
Metodologi yang digunakan dalam perancangan
perangkat lunak ini yaitu metode System Development
Life Cycle model klasik yang biasa disebut dengan
metode Waterfall dengan pendekatan pengembangan
1
tracer study. Pada saat mengisi formulir tracer
study, alumni akan mengisi formulir berdasarkan
status alumni. Status alumni diklasifikasikan
menjadi 4, yaitu :
a. Alumni sudah bekerja
b. Alumni berwirausaha
c. Alumni melanjutkan kuliah
d. Alumni belum bekerja
Masing-masing status berisi kuesioner yang
berbeda. Setelah pengisian kuesioner dan angket
selesai. Maka alumni akan mendapatkan
no.registrasi untuk pengambilan ijazah.
8. Alumni juga dapat melakukan pengelolaan profil
pribadinya, mulai dari data pribadi, data orang tua,
data pekerjaan, dan data lainnya.
9. Setelah alumni melakukan pengisian formulir
tracer study, tim pengembang IT akan membuat
laporan atas pelaksanaan tracer study. Laporan
tersebut berisi informasi status alumni setelah lulus
dari perguruan tinggi.
Maka, penjabaran dari entitas yang terlibat dan
hubungan antar atribut-atrubunya dalam pembuatan
perangkat lunak dapat digambarkan menggunakan
conceptual data modeling (CDM) sebagai berikut :
sistem terstruktur. Metodologi ini dipilih karena
memudahkan dalam pemahaman sistem yang
dianalisis. Metodologi ini mendukung konsep
dekomposisi, yaitu menggambarkan sistem secara
menyeluruh dan memecahnya menjadi sistem yang
lebih terperinci.. Oleh karena itu, alat yang digunakan
untuk melakukan pengembangan sistem adalah
Diagram Konteks (Context Diagram), Diagram Alir
Data (Data Flow Diagram), Kamus Data, Gant Chart
dan Structure Chart.
3. Hasil Penelitian
Adapun prosedur gambaran umum dari Perangkat
Lunak Pelaksanaan Tracer Study berdasarkan
metodologi Dikti adalah sebagai berikut :
1. Penetapkan standar pelaksanaan tracer study oleh
tim tracer study diantaranya yaitu menetapkan
format database untuk pelaksanaan tracer study.
Format tersebut diserahkan kepada tim
pengembang IT untuk disebarkan kepada program
study. Proses penyampaian informasi mengenai
format database tracer study ini akan dilakukan
oleh tim pengembang IT dengan mengirimkan email kepada seluruh program study. Proses ini
dilakukan dengan cara :
a. Membuat user untuk program study, agar
dapat mengakses perangkat lunak yang akan
dibuat.
b. Melakukan pengiriman e-mail (broadcast email) yang berisi format database yang harus
di-upload serta username dan password yang
digunakan untuk login.
2. Upload database alumni berdasarkan tahun
akademik yang dilakukan oleh program studi.
Database tersebut diambil berdasarkan data
mahasiswa yang dinyatakan lulus.
3. Database alumni dari program study yang telah diupload akan otomatis disimpan ke database tracer
study yang telah disediakan oleh tim pengembang
IT.
4. Tim pengembang IT akan menerima informasi
mengenai program study yang telah meng-upload
database alumninya. Dari data tersebut tim
pengembang IT memiliki hak akses penuh dalam
mengelola data alumni.
5. Setelah seluruh program studi meng-upload
database alumninya, tim pengembang IT akan
mengecek seluruh database dan akan membuat
akun untuk alumni dengan meng-update data
alumni. Username dan password yang telah dibuat
akan dikirimkan melalui e-mail alumni untuk
akses login dalam pengisian formulir tracer study.
6. Pengiriman e-mail (broadcast e-mail) yang
dilakukan oleh tim pengembang IT tracer study
berisi username dan password yang digunakan
untuk login, serta link alamat website untuk
pengisian formulir tracer study. Broadcast e-mail
ini dilakukan 3 bulan setelah pelaksanaan wisuda.
7. Alumni akan menerima e-mail tersebut, dan login
ke website untuk melakukan pengisian formulir
alumni
orang_tua
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
hubungan_kekeluargaan
nama_ortu
tempatlahir_ortu
tanggallahir_ortu
kebangsaan_ortu
agama_ortu
pendidikanterakhir_ortu
pekerjaan_ortu
alamat_ortu
jenisrumah_ortu
kota_ortu
kodepos_ortu
email_ortu
telepon_ortu
...
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
jenjang_pendidikan
nama_pt
program_studi
konsentrasi
tahun_masuk
tahun_lulus
ipk
alamat_pt
kota_pt
negara_pt
...
Variable
Variable
Variable
Date
Variable
Variable
Variable
Variable
Variable
Variable
Variable
Variable
Variable
Variable
characters (100)
characters (255)
characters (100)
characters (3)
characters (15)
characters (25)
characters (100)
characters (255)
characters (25)
characters (100)
characters (6)
characters (100)
characters (16)
mempunyai
data_akademik
Variable
Variable
Variable
Variable
Date
Date
Decimal
Variable
Variable
Variable
characters (255)
characters (255)
characters (255)
characters (255)
#
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
nrp
nama_alumni
jk_alumni
tempatlahir_alumni
tanggallahir_alumni
kebangsaan_alumni
agama_alumni
anak ke
jumlahsaudara_alumni
alamat_alumni
jenisrumah_alumni
kota_alumni
kodepos_alumni
email_alumni
telepon_alumni
username_alumni
password_alumni
no_registrasi
...
program_studi
Characters (7)
Variable characters (255)
Characters (1)
Variable characters (100)
Date
Variable characters (3)
Variable characters (15)
Variable characters (2)
Variable characters (2)
Variable characters (255)
Variable characters (25)
Variable characters (100)
Variable characters (6)
Variable characters (100)
Variable characters (16)
Variable characters (100)
Variable characters (100)
Characters (8)
menjawab
memiliki
# kode_prodi Variable characters (10)
o nama_prodi Variable characters (255)
o email
Variable characters (100)
...
terdiri
terdiri dari
user_prodi
o username_admin Variable characters (100)
o password_admin Variable characters (100)
memiliki.
status_alumni
# kode_status
Characters (3)
o keterangan_status Variable characters (100)
pertanyaan_kuisioner
superadmin
berdasarkan
# username_superadmin Variable characters (255)
o password_superadmin Variable characters (255)
o nama_admin
Variable characters (100)
...
# kode_pertanyaan Characters (4)
o pertanyaan
Variable characters (255)
organisasi
mengikuti
pekerjaan
angket
# kode_angket
Characters (4)
o keterangan_angket Variable characters (255)
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
data_kursus
bidang_kursus
tempat_kursus
grade
waktumulai_kursus
waktuberakhir_kursus
...
membuat
mengisi
characters (255)
characters (100)
characters (100)
o nama_organisasi
Variable characters (255)
o jabatan_organisasi Variable characters (100)
o waktu_mulai
Date
o waktu_berakhir
Date
o
o
o
o
o
diwakili
konsentrasi
# kode_konsentrasi Integer
o nama_konsentrasi Variable characters (255)
me miliki
Variable characters (100)
Variable characters (255)
Variable characters (2)
Date
Date
meng ikuti
divisi
jabatan_pekerjaan
pendapatan/bulan
nama_perusahaan
alamat_perusahaan
kodepos_perusahaan
telepon_perusahaan
email_perusahaan
website_perusahaan
jenis_usaha
bidang_usaha
jumlah_karyawan
mulai_karir
akhir_karir
...
Variable
Variable
Integer
Variable
Variable
Variable
Variable
Variable
Variable
Variable
Variable
Integer
Date
Date
characters (100)
characters (100)
characters (100)
characters (255)
characters (6)
characters (16)
characters (100)
characters (100)
characters (100)
characters (100)
Gambar 1 CDM Perangkat Lunak Pelaksanaan Tracer Study
Adapun Context Diagram dan DFD untuk menjelaskan
analisis fungsional Perancangan Perangkat Lunak
Pelaksanaan Tracer Study Berdasarkan Metodologi
Dikti, yaitu :
kode_prodi
tanggal_upload
username_alumni
laporan_data_alumni
Super Admin
password_alumni
link_form_tracer_study
upload_data_alumni_valid
Alumni
no_registrasi_alumni
password_alumni
username_alumni
username_admin_prodi
password_admin_prodi
kode_prodi
alamat_email_admin_prodi
nrp_alumni
jenis_laporan
1
profile_alumni_valid
Sistem Informasi Tracer Study
di Perguruan Tinggi
Berdasarkan Metodologi
Direktorat Jenderal
Pendidikan Tinggi
Kementerian Pendidikan Dan
Kebudayaan.
jawaban_alumni
status_alumni
kriteria_data_alumni
sample_data_alumni
username_admin_prodi
password_admin_prodi
format_data_alumni
nrp_alumni
upload_data_alumni_invalid
laporan_data_alumni
kode_prodi
tahun_akademik
User Prodi
file_data_alumni
Gambar 2 Context Diagram Perangkat Lunak Pelaksanaan
Tracer Study
2
kode_prodi
username_admin_prodi
user_prodi
password_admin_prodi
Super Admin : 1
1.1
alamat_email_admin_prodi
Kelola Akses
User Admin
format_data_alumni
sample_data_alumni
username_admin
User Prodi
orang_tua : 1
password_admin_prodi
data_organisasi : 1
username_alumni
upload_data_alumni_valid
kode_prodi
1.2
kode_prodi
Upload Data
Alumni
tanggal_upload
password_alumni
tahun_akademik
file_data_alumni
alumni : 1
data_organisasi : 3
data_pekerjaan : 4
1.4
data_akademik : 1
nrp_alumni
Kelola Data
Alumni
nrp_alumni
1.3
kode_prodi
Pengecekan
Upload
Database
upload_data_alumni_invalid
alumni : 2
username_alumni
1.5
upload_data_alumni_valid
quesioner
data_kursus : 1
data_pekerjaan : 1
Broadcast Email
Pemberitahuan
Pengisian Form
Tracer Study
password_alumni
Gambar 5 Rancangan UI Buat User Admin Prodi
Alumni
link_form_tracer_study
status_alumni
angket
1.6
jawaban_alumni
Pengisian Form
Tracer Study
no_registrasi_alumni
status_alumni
data_pekerjaan : 2
data_kursus : 2
data_organisasi : 4
1.7
data_akademik : 2
Kelola Profil
Pribadi Alumni
profil_alumni_valid
kriteria_data_alumni
data_organisasi : 2
data_kursus : 3
orang_tua : 2
1.8
Pembuatan
Laporan
alumni : 3
data_pekerjaan : 3
laporan_data_alumni
Gambar 6 Rancangan UI Upload File Standar
jenis_laporan
laporan_data_alumni
Super Admin : 2
Gambar 3 DFD Level 0 Perancangan Perangkat Lunak
Pelaksanaan Tracer Study
Transformasi model data yang dihasilkan oleh proses
analisis menjadi struktur data digambarkan dalam
database relational sebagai berikut :
Gambar 7 Rancangan UI Broadcast Prodi
Gambar 4 Database Relasional Perancangan Perangkat Lunak
Pelaksanaan Tracer Study
Perancangan antarmuka akan penjabaran komunikasi
internal perangkat lunak, antara perangkat lunak
dengan sistem di luarnya. Adapun antarmuka yang
terbentuk sebagai berikut :
Gambar 8 Rancangan UI Upload Alumni
3
8.
Pendokumentasian seluruh struktur perangkat
lunak agar dapat memudahkan dalam proses
perancangan dan perbaikan perangkat lunak.
Training
Pelatihan terhadap end-user yang akan
mengoperasikan perangkat lunak. Materi pelatihan
berupa keuntungan dan kerugian sistem yang baru,
cara menggunakan perangkat lunak, dan dokumendokumen yang akan digunakan dalam sistem yang
baru tersebut.
Berdasarkan kegitan-kegiatan yang telah diuraikan,
berikut network planning yang dibuat:
Gambar 9 Rancangan UI Broadcast Alumni
Gambar 11 Network Planning
Adapun Gantt Chart yang dibuat berdasarkan network
planning diatas:
Gambar 10 Rancangan UI Kuesioner Alumni
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Dalam perancangan perangkat lunak ini terdapat
rangkaian kegiatan/aktivitas secara sequential
(berurutan). Berikut ini jadwal perancangan perangkat
lunak :
Pemilihan dan Pelatihan Personil
Melakukan pemilihan personil, yaitu sumber daya
manusia yang dibutuhkan dalam pelaksanaan
implementasi untuk melaksanakan kegoatan-kegiatan
seperti input-output data, pemrograman, dan
menganalisis sitem yang akan dibangun.
Persiapan Instalasi Hardware-Software
Mempersiapkan kebutuhan perangkat keras dan
perangkat lunak untuk pembangunan perangkat lunak
tracer study di perguruan tinggi sesuai dengan
metodologi dari Dikti.
Merancang Database
Membuat rancangan database sesuai dengan kebutuhan
informasi untuk pelaksanaan tracer study di perguruan
tinggi.
Pembuatan Perangkat Lunak
Membangun perangkat lunak dari mulai desain
interface, prosedur penggunaan perangkat lunak
sampai dengan pengkodean.
Pengetesan Perangkat Lunak
Pengujian yang dilakukan untuk menilai sejauh mana
efektifitas dari perangkat lunak dalam menyelesaikan
masah yang ada.
Evaluasi Dan Perbaikan Seluruh Struktur
Perangkat Lunak
Proses pengetesan disertai perbaikan pearangkat lunak
dari hasil pertama agar dapat digunakan secara baik
sesuai dengan fungsi seluruh modul perangkat lunak.
7. Dokumentasi Struktur Perangkat Lunak
Gambar 12 Gantt Chart
4. Kesimpulan
Dari hasil uraian dalam bab-bab sebelumnya mengenai
sistem informasi tracer study alumni pada PKN &
STMIK LPKIA Bandung berdasarkan metodologi yang
telah ditetapkan oleh Direktorat Jenderal Pendidikan
Tinggi Kementerian Pendidikan Dan Kebudayaan.
dapat diambil kesimpulan yaitu:
1. Pelaksanaan Tracer Study yang dilakukan
berdasarkan metodologi yang telah ditetapkan oleh
Direktorat
Jenderal
Pendidikan
Tinggi
Kementerian Pendidikan Dan Kebudayaan dapat
dilaksanakan oleh setiap perguruan tinggi untuk
mengetahui outcome pendidikan dalam bentuk
transisi dari dunia pendidikan tinggi ke dunia kerja
dan output pendidikan yaitu penilaian diri terhadap
penguasaan dan pemerolehan kompetensi. Dengan
metodologi ini pelaksanaan tracer study lebih
terstrukur sehingga informasi yang dihasilkan
terukur, dapat diperbandingkan, dan digunakan
secara optimal untuk kepentingan institusional
seperti kepentingan akreditasi perguruan tinggi.
2. Pelaksanaan Tracer Study yang dilaksanakan
dengan memanfaatkan perkembangan teknologi
yaitu menggunakan Web Tracer Study. Data
alumni yang digunakan berdasaran konsolidasi
data dari setiap program studi dan disimpan pada
satu sarana penyimpanan daa yang terpusat.
Informasi yang dihasilkan berupa grafik-grafik
yang dapat digunakan oleh stakeholder dalam
4
mengetahui outcome pendidikan. Seperti grafik
keterserapan alumni, grafik kesesuain pekerjaan
dengan bidang kuliah, dll.
DAFTAR PUSTAKA
Buku :
Anhar. 2010, Panduan Menguasai PHP dan MySQL
Secara Otodidak. Media Kita: Jakarta
AS. Rosa, et all. 2013, Rekayasa Perangkat Lunak.
Informatika: Bandung
HM, Jogiyanto. 2005, Analisis dan Desain Sistem
Informasi Pendekatan Terstruktur. Andi:
Yogyakarta
Ladjamudin, Al-Bahra. 2013, Analisis dan Desain
Sistem Informasi. Graha Ilmu : Yogyakarta
Jurnal & Internet :
http://www.unisbank.ac.id/ojs/index.php/fti2/articl
e/download/261/412, download tanggal 01
Desember 2014
http://wa2n.staff.uns.ac.id/files/2009/02/01konsepp
emrogramaninternet.pdf, download tanggal
15 November 2014
http://www.stmikdb.ac.id/downloads.php?cat_id=1
3&file_id=66, download 07 September 2014
http://www.indotrace.ui.ac.id/images/k2011.pdf,
download tanggal 17 September 2014
http://dikti.go.id/, akses tanggal 07 September 2014
http://www.blog.binadarma.ac.id/ , akses tanggal 8
September 2014
http://www.etunas.com/web/pengertian-mysql.htm,
download tanggal 8 September 2014
Dwiartara Loka. Menyelam dan Menaklukan
Samudera
PHP
http://www.ilmuwebsite.com,
download
tanggal 05 Oktober 2014
Fikawati, Sandra. Tracer Study Ui 2010,
http://cdc.ui.ac.id/index.php?option=com_
content&task=blogcategory&id=18&Item
id=121, akses tanggal 14 September 2014
Sofiyanti Indriasari (2012, Oktober) Sistem
Informasi Berbasis Web Untuk Membantu
Kegiatan Tracer Study Program Diploma
Institut Pertanian Bogor, Jurnal Sains
Terapan, Edisi II Vol.2 (1), pp.84 – 102
5
STUDY BERDASARKAN METODOLOGI DIKTI
Andy Victor Pakpahan1, Ria Fitriyana2
Program Studi Sistem Informasi STMIK LPKIA
Jln. Soekarno Hatta No. 456 Bandung 40266, Telp. 022 75642823, Fax. 022 7564282
Email : abang@lpkia.ac.id, fitriyana_ria@yahoo.com2
Abstrak
Dalam menghasilkan lulusan yang dapat diserap oleh dunia kerja, terdapat dua isu yang dihadapi oleh perguruan
tinggi. Isu-isu tersebut antara lain adalah mutu dan relevansi antara kompetensi dan kebutuhan pasar. Salah satu
tahapan kegiatan yang dapat dilakukan dalam rangka mengetahui kaitan antara kompetensi dengan kebutuhan
pasar adalah dengan melakukan pelacakan alumni (Tracer Study). Menurut Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi
Kementerian Pendidikan Dan Kebudayaan tracer study perlu dilaksanakan dengan terstruktur dan metodologi
yang tepat sehingga hasilnya terukur dan dapat diperbandingkan (bencmark). Dalam pengembangan perangkat
lunak ini digunakan metodologi Waterfall dengan pendekatan pengembangan sistem terstruktur. Metodologi ini
dipilih karena memudahkan dalam pemahaman sistem yang dianalisis. Metodologi ini mendukung konsep
dekomposisi, yaitu menggambarkan sistem secara menyeluruh dan memecahnya menjadi sistem yang lebih
terperinci. Metodologi ini juga menggunakan alat dan teknik pengembangan sistem yang digunakan dalam
penyelesaian skripsi ini. Dalam perancangan sistemnya digunakan beberapa tools yaitu Diagram Alir Data untuk
permodelan proses dan pembuatan perangkat lunak menggunakan bahasa pemrograman PHP, MySQL sebagai
Database Manegement System (DBMS) dan Apache sebagai Web Server.
Kata kunci : Tracer Study, Dikti, Aplikasi Web, php, mysql, apache
terpusat dan informasi untuk institusional yang
dihasilkan terbatas.
Berdasarkan permasalahan tersebut
maka perlu
membatasi ruang lingkup dari permasalahan tersebut,
yaitu membahas langkah-langkah pelaksanaan tracer
study dan difokuskan membahas kegiatan yang
dilakukan oleh Tim pengembang Sistem IT. Yaitu tim
yang bertugas untuk mengembangkan web alumni dan
web tracer di dalamnya, mengubah kuesioner menjadi
online serta pemeliharaan dan penyediaan database.
1. Pendahuluan
Dalam menghasilkan lulusan yang dapat diserap oleh
dunia kerja, terdapat dua isu yang dihadapi oleh
perguruan tinggi. Isu-isu tersebut antara lain adalah
mutu dan relevansi antara kompetensi dan kebutuhan
pasar. Salah satu tahapan kegiatan yang dapat
dilakukan dalam rangka mengetahui kaitan antara
kompetensi dengan kebutuhan pasar adalah dengan
melakukan pelacakan alumni (Tracer Study). Menurut
Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Kementerian
Pendidikan Dan Kebudayaan tracer study perlu
dilaksanakan dengan terstruktur dan metodologi yang
tepat sehingga hasilnya terukur dan dapat
diperbandingkan (bencmark). Dengan bervariasinya
desain dan metode yang digunakan saat melakukan
tracer study tersebut, maka informasi yang dihasilkan
pun akan bervariasi. Dan hasilnya pun belum dapat
digunakan secara optimal untuk kepentingan
institusional khusunya pada saat proses akreditasi dan
dapat menimbulkan rendahnya validitas hasil,
sehingga diperlukan tracer study dengan sistem,
desain, metode, instrumen, dan prosedur standar
sehingga dapat memberikan data yang andal dan
hasilnya dapat dijadikan banchmark. Adapun
identifikasi permasalahan, diantaranya:
1. Desain dan metode tracer study yang bervariasi
pada masing-masing fakultas di Perguruan Tinggi
menyebabkan informasi yang dihasilkan bervariasi
dan belum dapat digunakan secara optimal untuk
kepentingan institusional karena rendahnya
validitas hasil.
2. Tidak dilakukannya konsolidasi data dari setiap
program studi sehingga data alumni tidak
tersimpan pada satu sarana penyimpanan data yang
2. Dasar Teori
Perangkat lunak (software) adalah program komputer
yang berfungsi sebagai sarana interaksi antara
pengguna dan perangkat keras. Perangkat lunak dapat
juga dikatakan sebagai 'penterjemah' perintah-perintah
yang dijalankan pengguna komputer untuk diteruskan
ke atau diproses oleh perangkat keras.[1] Tracer study
adalah studi pelacakan jejak lulusan/alumni yang
bertujuan untuk mengetahui outcome pendidikan
dalam bentuk transisi dari dunia pendidikan tinggi ke
dunia kerja (termasuk masa tunggu kerja dan proses
pencarian kerja pertama), situasi kerja terakhir, dan
aplikasi kompetensi di dunia kerja, output pendidikan
yaitu penilaian diri terhadap penguasaan dan
pemerolehan kompetensi, proses pendidikan berupa
evaluasi proses pembelajaran dan kontribusi
pendidikan tinggi terhadap pemerolehan kompetensi,
input pendidikan berupa penggalian lebih lanjut
terhadap
informasi
sosiobiografis
lulusan.[2]
Metodologi yang digunakan dalam perancangan
perangkat lunak ini yaitu metode System Development
Life Cycle model klasik yang biasa disebut dengan
metode Waterfall dengan pendekatan pengembangan
1
tracer study. Pada saat mengisi formulir tracer
study, alumni akan mengisi formulir berdasarkan
status alumni. Status alumni diklasifikasikan
menjadi 4, yaitu :
a. Alumni sudah bekerja
b. Alumni berwirausaha
c. Alumni melanjutkan kuliah
d. Alumni belum bekerja
Masing-masing status berisi kuesioner yang
berbeda. Setelah pengisian kuesioner dan angket
selesai. Maka alumni akan mendapatkan
no.registrasi untuk pengambilan ijazah.
8. Alumni juga dapat melakukan pengelolaan profil
pribadinya, mulai dari data pribadi, data orang tua,
data pekerjaan, dan data lainnya.
9. Setelah alumni melakukan pengisian formulir
tracer study, tim pengembang IT akan membuat
laporan atas pelaksanaan tracer study. Laporan
tersebut berisi informasi status alumni setelah lulus
dari perguruan tinggi.
Maka, penjabaran dari entitas yang terlibat dan
hubungan antar atribut-atrubunya dalam pembuatan
perangkat lunak dapat digambarkan menggunakan
conceptual data modeling (CDM) sebagai berikut :
sistem terstruktur. Metodologi ini dipilih karena
memudahkan dalam pemahaman sistem yang
dianalisis. Metodologi ini mendukung konsep
dekomposisi, yaitu menggambarkan sistem secara
menyeluruh dan memecahnya menjadi sistem yang
lebih terperinci.. Oleh karena itu, alat yang digunakan
untuk melakukan pengembangan sistem adalah
Diagram Konteks (Context Diagram), Diagram Alir
Data (Data Flow Diagram), Kamus Data, Gant Chart
dan Structure Chart.
3. Hasil Penelitian
Adapun prosedur gambaran umum dari Perangkat
Lunak Pelaksanaan Tracer Study berdasarkan
metodologi Dikti adalah sebagai berikut :
1. Penetapkan standar pelaksanaan tracer study oleh
tim tracer study diantaranya yaitu menetapkan
format database untuk pelaksanaan tracer study.
Format tersebut diserahkan kepada tim
pengembang IT untuk disebarkan kepada program
study. Proses penyampaian informasi mengenai
format database tracer study ini akan dilakukan
oleh tim pengembang IT dengan mengirimkan email kepada seluruh program study. Proses ini
dilakukan dengan cara :
a. Membuat user untuk program study, agar
dapat mengakses perangkat lunak yang akan
dibuat.
b. Melakukan pengiriman e-mail (broadcast email) yang berisi format database yang harus
di-upload serta username dan password yang
digunakan untuk login.
2. Upload database alumni berdasarkan tahun
akademik yang dilakukan oleh program studi.
Database tersebut diambil berdasarkan data
mahasiswa yang dinyatakan lulus.
3. Database alumni dari program study yang telah diupload akan otomatis disimpan ke database tracer
study yang telah disediakan oleh tim pengembang
IT.
4. Tim pengembang IT akan menerima informasi
mengenai program study yang telah meng-upload
database alumninya. Dari data tersebut tim
pengembang IT memiliki hak akses penuh dalam
mengelola data alumni.
5. Setelah seluruh program studi meng-upload
database alumninya, tim pengembang IT akan
mengecek seluruh database dan akan membuat
akun untuk alumni dengan meng-update data
alumni. Username dan password yang telah dibuat
akan dikirimkan melalui e-mail alumni untuk
akses login dalam pengisian formulir tracer study.
6. Pengiriman e-mail (broadcast e-mail) yang
dilakukan oleh tim pengembang IT tracer study
berisi username dan password yang digunakan
untuk login, serta link alamat website untuk
pengisian formulir tracer study. Broadcast e-mail
ini dilakukan 3 bulan setelah pelaksanaan wisuda.
7. Alumni akan menerima e-mail tersebut, dan login
ke website untuk melakukan pengisian formulir
alumni
orang_tua
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
hubungan_kekeluargaan
nama_ortu
tempatlahir_ortu
tanggallahir_ortu
kebangsaan_ortu
agama_ortu
pendidikanterakhir_ortu
pekerjaan_ortu
alamat_ortu
jenisrumah_ortu
kota_ortu
kodepos_ortu
email_ortu
telepon_ortu
...
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
jenjang_pendidikan
nama_pt
program_studi
konsentrasi
tahun_masuk
tahun_lulus
ipk
alamat_pt
kota_pt
negara_pt
...
Variable
Variable
Variable
Date
Variable
Variable
Variable
Variable
Variable
Variable
Variable
Variable
Variable
Variable
characters (100)
characters (255)
characters (100)
characters (3)
characters (15)
characters (25)
characters (100)
characters (255)
characters (25)
characters (100)
characters (6)
characters (100)
characters (16)
mempunyai
data_akademik
Variable
Variable
Variable
Variable
Date
Date
Decimal
Variable
Variable
Variable
characters (255)
characters (255)
characters (255)
characters (255)
#
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
nrp
nama_alumni
jk_alumni
tempatlahir_alumni
tanggallahir_alumni
kebangsaan_alumni
agama_alumni
anak ke
jumlahsaudara_alumni
alamat_alumni
jenisrumah_alumni
kota_alumni
kodepos_alumni
email_alumni
telepon_alumni
username_alumni
password_alumni
no_registrasi
...
program_studi
Characters (7)
Variable characters (255)
Characters (1)
Variable characters (100)
Date
Variable characters (3)
Variable characters (15)
Variable characters (2)
Variable characters (2)
Variable characters (255)
Variable characters (25)
Variable characters (100)
Variable characters (6)
Variable characters (100)
Variable characters (16)
Variable characters (100)
Variable characters (100)
Characters (8)
menjawab
memiliki
# kode_prodi Variable characters (10)
o nama_prodi Variable characters (255)
o email
Variable characters (100)
...
terdiri
terdiri dari
user_prodi
o username_admin Variable characters (100)
o password_admin Variable characters (100)
memiliki.
status_alumni
# kode_status
Characters (3)
o keterangan_status Variable characters (100)
pertanyaan_kuisioner
superadmin
berdasarkan
# username_superadmin Variable characters (255)
o password_superadmin Variable characters (255)
o nama_admin
Variable characters (100)
...
# kode_pertanyaan Characters (4)
o pertanyaan
Variable characters (255)
organisasi
mengikuti
pekerjaan
angket
# kode_angket
Characters (4)
o keterangan_angket Variable characters (255)
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
data_kursus
bidang_kursus
tempat_kursus
grade
waktumulai_kursus
waktuberakhir_kursus
...
membuat
mengisi
characters (255)
characters (100)
characters (100)
o nama_organisasi
Variable characters (255)
o jabatan_organisasi Variable characters (100)
o waktu_mulai
Date
o waktu_berakhir
Date
o
o
o
o
o
diwakili
konsentrasi
# kode_konsentrasi Integer
o nama_konsentrasi Variable characters (255)
me miliki
Variable characters (100)
Variable characters (255)
Variable characters (2)
Date
Date
meng ikuti
divisi
jabatan_pekerjaan
pendapatan/bulan
nama_perusahaan
alamat_perusahaan
kodepos_perusahaan
telepon_perusahaan
email_perusahaan
website_perusahaan
jenis_usaha
bidang_usaha
jumlah_karyawan
mulai_karir
akhir_karir
...
Variable
Variable
Integer
Variable
Variable
Variable
Variable
Variable
Variable
Variable
Variable
Integer
Date
Date
characters (100)
characters (100)
characters (100)
characters (255)
characters (6)
characters (16)
characters (100)
characters (100)
characters (100)
characters (100)
Gambar 1 CDM Perangkat Lunak Pelaksanaan Tracer Study
Adapun Context Diagram dan DFD untuk menjelaskan
analisis fungsional Perancangan Perangkat Lunak
Pelaksanaan Tracer Study Berdasarkan Metodologi
Dikti, yaitu :
kode_prodi
tanggal_upload
username_alumni
laporan_data_alumni
Super Admin
password_alumni
link_form_tracer_study
upload_data_alumni_valid
Alumni
no_registrasi_alumni
password_alumni
username_alumni
username_admin_prodi
password_admin_prodi
kode_prodi
alamat_email_admin_prodi
nrp_alumni
jenis_laporan
1
profile_alumni_valid
Sistem Informasi Tracer Study
di Perguruan Tinggi
Berdasarkan Metodologi
Direktorat Jenderal
Pendidikan Tinggi
Kementerian Pendidikan Dan
Kebudayaan.
jawaban_alumni
status_alumni
kriteria_data_alumni
sample_data_alumni
username_admin_prodi
password_admin_prodi
format_data_alumni
nrp_alumni
upload_data_alumni_invalid
laporan_data_alumni
kode_prodi
tahun_akademik
User Prodi
file_data_alumni
Gambar 2 Context Diagram Perangkat Lunak Pelaksanaan
Tracer Study
2
kode_prodi
username_admin_prodi
user_prodi
password_admin_prodi
Super Admin : 1
1.1
alamat_email_admin_prodi
Kelola Akses
User Admin
format_data_alumni
sample_data_alumni
username_admin
User Prodi
orang_tua : 1
password_admin_prodi
data_organisasi : 1
username_alumni
upload_data_alumni_valid
kode_prodi
1.2
kode_prodi
Upload Data
Alumni
tanggal_upload
password_alumni
tahun_akademik
file_data_alumni
alumni : 1
data_organisasi : 3
data_pekerjaan : 4
1.4
data_akademik : 1
nrp_alumni
Kelola Data
Alumni
nrp_alumni
1.3
kode_prodi
Pengecekan
Upload
Database
upload_data_alumni_invalid
alumni : 2
username_alumni
1.5
upload_data_alumni_valid
quesioner
data_kursus : 1
data_pekerjaan : 1
Broadcast Email
Pemberitahuan
Pengisian Form
Tracer Study
password_alumni
Gambar 5 Rancangan UI Buat User Admin Prodi
Alumni
link_form_tracer_study
status_alumni
angket
1.6
jawaban_alumni
Pengisian Form
Tracer Study
no_registrasi_alumni
status_alumni
data_pekerjaan : 2
data_kursus : 2
data_organisasi : 4
1.7
data_akademik : 2
Kelola Profil
Pribadi Alumni
profil_alumni_valid
kriteria_data_alumni
data_organisasi : 2
data_kursus : 3
orang_tua : 2
1.8
Pembuatan
Laporan
alumni : 3
data_pekerjaan : 3
laporan_data_alumni
Gambar 6 Rancangan UI Upload File Standar
jenis_laporan
laporan_data_alumni
Super Admin : 2
Gambar 3 DFD Level 0 Perancangan Perangkat Lunak
Pelaksanaan Tracer Study
Transformasi model data yang dihasilkan oleh proses
analisis menjadi struktur data digambarkan dalam
database relational sebagai berikut :
Gambar 7 Rancangan UI Broadcast Prodi
Gambar 4 Database Relasional Perancangan Perangkat Lunak
Pelaksanaan Tracer Study
Perancangan antarmuka akan penjabaran komunikasi
internal perangkat lunak, antara perangkat lunak
dengan sistem di luarnya. Adapun antarmuka yang
terbentuk sebagai berikut :
Gambar 8 Rancangan UI Upload Alumni
3
8.
Pendokumentasian seluruh struktur perangkat
lunak agar dapat memudahkan dalam proses
perancangan dan perbaikan perangkat lunak.
Training
Pelatihan terhadap end-user yang akan
mengoperasikan perangkat lunak. Materi pelatihan
berupa keuntungan dan kerugian sistem yang baru,
cara menggunakan perangkat lunak, dan dokumendokumen yang akan digunakan dalam sistem yang
baru tersebut.
Berdasarkan kegitan-kegiatan yang telah diuraikan,
berikut network planning yang dibuat:
Gambar 9 Rancangan UI Broadcast Alumni
Gambar 11 Network Planning
Adapun Gantt Chart yang dibuat berdasarkan network
planning diatas:
Gambar 10 Rancangan UI Kuesioner Alumni
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Dalam perancangan perangkat lunak ini terdapat
rangkaian kegiatan/aktivitas secara sequential
(berurutan). Berikut ini jadwal perancangan perangkat
lunak :
Pemilihan dan Pelatihan Personil
Melakukan pemilihan personil, yaitu sumber daya
manusia yang dibutuhkan dalam pelaksanaan
implementasi untuk melaksanakan kegoatan-kegiatan
seperti input-output data, pemrograman, dan
menganalisis sitem yang akan dibangun.
Persiapan Instalasi Hardware-Software
Mempersiapkan kebutuhan perangkat keras dan
perangkat lunak untuk pembangunan perangkat lunak
tracer study di perguruan tinggi sesuai dengan
metodologi dari Dikti.
Merancang Database
Membuat rancangan database sesuai dengan kebutuhan
informasi untuk pelaksanaan tracer study di perguruan
tinggi.
Pembuatan Perangkat Lunak
Membangun perangkat lunak dari mulai desain
interface, prosedur penggunaan perangkat lunak
sampai dengan pengkodean.
Pengetesan Perangkat Lunak
Pengujian yang dilakukan untuk menilai sejauh mana
efektifitas dari perangkat lunak dalam menyelesaikan
masah yang ada.
Evaluasi Dan Perbaikan Seluruh Struktur
Perangkat Lunak
Proses pengetesan disertai perbaikan pearangkat lunak
dari hasil pertama agar dapat digunakan secara baik
sesuai dengan fungsi seluruh modul perangkat lunak.
7. Dokumentasi Struktur Perangkat Lunak
Gambar 12 Gantt Chart
4. Kesimpulan
Dari hasil uraian dalam bab-bab sebelumnya mengenai
sistem informasi tracer study alumni pada PKN &
STMIK LPKIA Bandung berdasarkan metodologi yang
telah ditetapkan oleh Direktorat Jenderal Pendidikan
Tinggi Kementerian Pendidikan Dan Kebudayaan.
dapat diambil kesimpulan yaitu:
1. Pelaksanaan Tracer Study yang dilakukan
berdasarkan metodologi yang telah ditetapkan oleh
Direktorat
Jenderal
Pendidikan
Tinggi
Kementerian Pendidikan Dan Kebudayaan dapat
dilaksanakan oleh setiap perguruan tinggi untuk
mengetahui outcome pendidikan dalam bentuk
transisi dari dunia pendidikan tinggi ke dunia kerja
dan output pendidikan yaitu penilaian diri terhadap
penguasaan dan pemerolehan kompetensi. Dengan
metodologi ini pelaksanaan tracer study lebih
terstrukur sehingga informasi yang dihasilkan
terukur, dapat diperbandingkan, dan digunakan
secara optimal untuk kepentingan institusional
seperti kepentingan akreditasi perguruan tinggi.
2. Pelaksanaan Tracer Study yang dilaksanakan
dengan memanfaatkan perkembangan teknologi
yaitu menggunakan Web Tracer Study. Data
alumni yang digunakan berdasaran konsolidasi
data dari setiap program studi dan disimpan pada
satu sarana penyimpanan daa yang terpusat.
Informasi yang dihasilkan berupa grafik-grafik
yang dapat digunakan oleh stakeholder dalam
4
mengetahui outcome pendidikan. Seperti grafik
keterserapan alumni, grafik kesesuain pekerjaan
dengan bidang kuliah, dll.
DAFTAR PUSTAKA
Buku :
Anhar. 2010, Panduan Menguasai PHP dan MySQL
Secara Otodidak. Media Kita: Jakarta
AS. Rosa, et all. 2013, Rekayasa Perangkat Lunak.
Informatika: Bandung
HM, Jogiyanto. 2005, Analisis dan Desain Sistem
Informasi Pendekatan Terstruktur. Andi:
Yogyakarta
Ladjamudin, Al-Bahra. 2013, Analisis dan Desain
Sistem Informasi. Graha Ilmu : Yogyakarta
Jurnal & Internet :
http://www.unisbank.ac.id/ojs/index.php/fti2/articl
e/download/261/412, download tanggal 01
Desember 2014
http://wa2n.staff.uns.ac.id/files/2009/02/01konsepp
emrogramaninternet.pdf, download tanggal
15 November 2014
http://www.stmikdb.ac.id/downloads.php?cat_id=1
3&file_id=66, download 07 September 2014
http://www.indotrace.ui.ac.id/images/k2011.pdf,
download tanggal 17 September 2014
http://dikti.go.id/, akses tanggal 07 September 2014
http://www.blog.binadarma.ac.id/ , akses tanggal 8
September 2014
http://www.etunas.com/web/pengertian-mysql.htm,
download tanggal 8 September 2014
Dwiartara Loka. Menyelam dan Menaklukan
Samudera
PHP
http://www.ilmuwebsite.com,
download
tanggal 05 Oktober 2014
Fikawati, Sandra. Tracer Study Ui 2010,
http://cdc.ui.ac.id/index.php?option=com_
content&task=blogcategory&id=18&Item
id=121, akses tanggal 14 September 2014
Sofiyanti Indriasari (2012, Oktober) Sistem
Informasi Berbasis Web Untuk Membantu
Kegiatan Tracer Study Program Diploma
Institut Pertanian Bogor, Jurnal Sains
Terapan, Edisi II Vol.2 (1), pp.84 – 102
5