PROPOSAL LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK
PROPOSAL LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK
PROPOSAL
LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK
TENTANG
Prosedur Perekrutan Karyawan dan Pengelolaan Arsip Pada PT. Glory Industrial
Semarang II
Diajukan sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan studi
Program Diploma III Fakultas Ekonomi
Universitas Semarang
Disusun Oleh:
Nama:Isnaeni Adam Pambudi
NIM: B.113.10.0019
PROGRAM DIPLOMA III FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SEMARANG
SEMARANG
2013
BAB I
LATAR BELAKANG KULIAH KERJA PRAKTEK
1.1
Alasan Ketertarikan Terhadap Bidang atau Obyek Kuliah Kerja Praktek
Pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM) merupakan hal yang penting dalam
pencapaiaan tujuan. Umumnya pimpinan perusahaan mengharapkan kinerja yang
baik dari masing-masing karyawan dalam mengerjakan tugas-tugas yang diberikan
oleh perusahaan. Perusahaan menyadari bahwa Sumber Daya Manusia (SDM)
merupakan modal dasar dalam proses pembangunan perusahaan bahkan nasional,
oleh karena itu kualitas SDM senantiasa harus dikembangkan dan diarahkan agar
tercapainya tujuan yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
Pada perusahaan, salah satu usaha untuk mendapatkan tenaga kerja yang
berkualitas adalah dengan melakukan perekrutan. Proses perekrutan itu sendiri
diantaranya penarikan, seleksi, penempatan, dan orientasi dengan tujuan
memperoleh karyawan yang kompeten sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Dalam perekrutan calon karyawan, perlu dilakukan sebaik mungkin guna memenuhi
kebutuhan perusahaan akan sumber daya manusia yang berkualitas yang kelak
dapat mempengaruhi masa depan suatu perusahaan.
Salah satu aktivitas dalam pengelolaan SDM adalah rekrutmen karyawan. Menurut
Gomes (2003:106) ”Rekrutmen merupakan proses mencari, menemukan, dan
menarik para pelamar untuk dipekerjakan dalam dan oleh suatu organisasi”
Adapun manfaat dari rekrutmen adalah memiliki fungsi sebagai “the Right Man on
The Right Place”, dimana hal ini menjadi pegangan bagi para manajer dalam
menempatkan tenaga kerja yang ada di perusahaannya.
Selain proses rekrutmen, di dalam suatu perusahaan atau organisasi terdapat
fungsi dan tugas pokok, berdasarkan fungsi dan tugas pokok tersebut, maka
organisasi menyelenggarakan bermacam-macam kegiatan kantor yang harus
dilaksanakan sehingga tujuan organisasi dapat dicapai. Salah satu kegiatan kantor
yang penting diantaranya adalah sistem kearsipan.
Kearsipan merupakan bagian pekerjaan organisasi atau perusahaan yang penting.
Arsip berisi informasi-informasi tertulis mengenai keputusan keputusan maupun
pikiran-pikiran yang harus tersedia apabila sewaktu-waktu dibutuhkan, sehingga
dapat ditemukan dengan cepat dan mudah.
Dengan dilaksanakannya pengelolaan kearsipan yang baik berarti dapat mengatur,
menyusun, serta, mengumpulkan arsip/warkat yang terprogram. Penataan arsip
merupakan salah satu aspek yang harus diterapkan dalam pencapaian tujuan
kantor guna menunjang peningkatan produtivitas dan efsiensi kerja kantor.
Salah satu perusahaan yang menerapkan prosedur perekrutan dan pengelolaan
pengarsipan adalah PT. Glory Industrial Semarang II. PT. Glory Industrial Semarang
II merupakan perusahaan yang bergerak di bidang produksi garmen. Dalam
menjalankan usahanya, PT. Glory Industrial Semarang II membutuhkan banyak
karyawan. Tidak hanya itu saja, dokumen-dokumen surat-surat penting perusahaan
dan semua data karyawan baik yang baru direkrut, sedang bekerja, dan yang sudah
keluar disimpan dalam suatu sistem kearsipam.
Mengingat arti pentingnya perekrutan dan pengarsipan data karyawan pada
perusahaan, maka pada kesempatan ini penulis tertarik untuk meneliti lebih jauh
mengenai “Prosedur Perekrutan Karyawan dan Pengelolaan Arsip Pada PT. Glory
Industrial Semarang II”
1.2
Tujuan Kuliah Kerja Praktek
1.2.1 Tujuan secara umum adalah:
Untuk mengetahui prosedur perekrutan karyawan dan pengelolaan arsip yang
diterapkan oleh PT. Glory Industrial Semarang II.
1.2.2 Tujuan secara rinci adalah:
a. Untuk mengetahui secara jelas tentang prosedur perekrutan karyawan dan
pengelolaan arsip yang diterapkan PT. Glory Industrial Semarang II.
b. Untuk mengetahui kendala-kendala yang terjadi saat perekrutan dan pengelolaan
arsip di PT. Glory Industrial Semarang II.
c. Untuk mengetahui cara mengatasi kendala-kendala saat perekrutan dan
pengelolaan arsip di PT Glory Industrial Semarang II.
1.3
Manfaat Kuliah Kerja Praktek dalam Peningkatan Keterampilan
Kegunaan dari penulisan ini adalah sebagai berikut:
1. Bagi perusahaan, untuk memberikan saran dan masukan yang bermanfaat
mengenai proses perekrutan karyawan dan pengelolaan arsip pada PT. Glory
Industrial Semarang II.
2. Bagi penulis, untuk menambah wawasan, pengetahuan, serta informasi yang
berkaitan dengan perekrutan karyawan dan pengelolalaan arsip. Selain itu sebagai
salah satu syarat untuk menyelesaikan program studi D III Manajemen Perusahaan
di Fakultas Ekonomi Universitas Semarang.
BAB II
LANDASAN TEORI DAN PROFIL PERUSAHAAN
2.1 Landasan Teori Sesuai dengan Tujuan dan Pembahasan Kuliah Kerja Praktek
2.1.1 Pengertian Sumber Daya Manusia
Pengertian sumber daya manusia secara makro adalah semua manusia sebagai
penduduk atau warga negara suatu negara atau dalam batas wilayah tertentu yang
sudah memasuki usia angkatan kerja, baik yang sudah maupun memperoleh
pekerjaan.
Sumber daya manusia dalam arti mikro adalah manusia atau orang yang bekerja
atau menjadi anggota suatu organisasi yang disebut personil, pegawai, karyawan,
pekerja, tenaga kerja, dll.
2.1.2 Pengertian Manajemen Sumber Daya Manusia
Manajemen sumber daya manusia merupakan konsep luas tentang flosof,
kebijakan, prosedur dan praktek yang digunakan untuk mengelola individu atau
manusia melalui organisasi.
Rachmawati (2008:3) memberikan defnisi manajemen sumber daya manusia
sebagai berikut :
Manajemen sumber daya manusia merupakan suatu proses perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan kegiatan-kegiatan pengadaan,
pengembangan, pemberian kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan dan
pelepasan sumber daya manusia agar tercapai berbagai tujuan individu, organisasi
dan masyarakat.
Selanjutnya, Yuniarsih dan Suwatno (2008:1) mengemukakan bahwa “Manajemen
sumber daya manusia merupakan bagian dari ilmu manajemen yang memfokuskan
perhatiannya pada pengaturan peranan sumber daya manusia dalam kegiatan
suatu organisasi “.
2.1.3 Pengertian Rekrutmen
Handoko (2008:69) menyatakan bahwa “rekrutmen adalah proses pencarian dan
pemikatan para calon karyawan (pelamar yang mampu untuk melamar sebagai
karyawan)”.
Menurut Mathis (2006:227) memberikan batasan bahwa “perekrutan adalah
sebagai proses penarikan sejumlah calon yang berpotensi untuk diseleksi menjadi
karyawan atau dapat juga diartikan, penarikan (recruitment) adalah masalah
penting dalam pengadaan tenaga kerja
2.1.4 Tujuan-Tujuan Rekrutmen
Tujuan umum rekrutmen adalah menyediakan suatu calon karyawan yang
memenuhi syarat bagi perusahaan. Tujuan rekrutmen menurut Simamora
(1997:214), adalah:
1.
Untuk memikat sekumpulan besar pelamar kerja sehingga organisasi akan
mempunyai kesempatan yang lebih besar untuk melakukan pemilihan terhadap
calon-calon pekerja yang dianggap memnuhi standar kualifkasi.
2.
Tujuan pasca pengangkatan (post-hiring goals) adalah penghasilan karyawan
–karyawan yang merupakan pelaksana-pelaksana yang baik dan akan tetap
bersama dengan perusahaan sampai jangka waktu yang masuk akal.
3.
Upaya-upaya perkerutan hendaknya mempunyai efek luberan (spillover
effects) yakni citra umum organisasi haruslah menanjak, dan bahkan pelamarpelamar yang gagal haruslah mempunyai kesan-kesan positif terhadap perusahaan.
2.1.5 Tahap-Tahap Perekrutan
Tahap-Tahap Perekrutan menurut Handoko (2001:89), adalah:
1.
Penerimaan Pendahuluan
Pada tahap ini calon pelamar dating ke kantor personalia atau dengan permintaan
tertulis untuk aplikasi.
2.
Tes-Tes Penerimaan
Tes-tes penerimaan sangat berguna untuk mendapatkan informasi yang relatif
objektif tentang pelamar yang dapat dibandingkan dengan para pelamar lainnya
dan para karyawan sekarang. Berbagai tipe tes tersebut diantaranya:
a.
Tes Psikologis
b.
Tes-Tes Pengetahuan
c.
Performance Test
3.
Wawancara Seleksi
Wawancara adalah percakapan formal dan mendalam yang dilakukan untuk
mengevaluasikan hal dapat diterimanya atau tidak seorang pelamar.
4.
Pemeriksaan Referensi
Referensi sangat berguna untuk departemen personalia untuk mengetahui tentang
karakter, latar belakang, atau pengalaman kerja seorang pelamar.
5.
Evaluasi Medis
Evaluasi ini mengharuskan pelamar menunjukkan informasi kesehatannya.
Pemeriksaan bisa dilakukan baik oleh dokter di luar perusahaan maupun tenaga
medis perusahaan sendiri.
6.
Wawancara Atasan Langsung
Pendapat dan persetujuan penyelia harus diperhatikan untuk keputusan
penerimaan fnal. Oleh karena itu, perlu dilakukan wawancara atasan langsung.
7.
Keputusan Penerimaan
Keputusan penerimaan menandai berakhirnya proses seleksi, para pelamar lain
yang tidak terpilih harus diberitahu.
2.1.6
Metode Perekrutan Karyawan
Berbagai metode yang dapat digunakan untuk penarikan karyawan menurut
Handoko (2001:74), adalah:
a.
Walk – ins
Pelamar atau pencari pekerjaan dating sendiri ke perusahaan dan kemudian
mengisi blangko lamaran yang telah disediakan.
b.
Rekomendasi Dari Karyawan (Employee Referrals)
Para karyawan perusahaan sekarang bisa merekomendasikan pencari pekerjaan
kepada departemen personalia, namun perusahaan tetap harus berhati-hati dalam
penggunaannya.
c.
Pengiklanan
Pemasangan iklan merupakan salah satu jalan perekrutan yang paling sering dan
banyak digunakan. Iklan dapat dipasang di berbagai tempat dan menggunakan
berbagai media , baik elektronik maupun cetak dengan mencantumkan spesifkasi
jabatan.
d.
Agen-Agen Penempatan Tenaga Kerja
Penarikan SDM dapat dilakukan melalui badan-badan penyalur dan penempatan
tenaga kerja pemerintah maupun swasta.
e.
Lembaga-Lembaga Pendidikan
Lembaga-lembaga pendidikan terutama perguruan tinggi yang berkualitas baik
kebanyakan dijadikan media oleh suatu perkerutan untuk merekrut karyawan.
f.
Organisasi-Organisasi Karyawan
Di negara-negara maju, dimana serikat buruh cukup kuat, perusahaan dapat
menarik karyawan dengan ketrampilan-ketrampilan tertentu melalui organisasi
karyawan.
g.
Leasing
Untuk memenuhi kebutuhan karyawan dalam jangka yang pendek, suatu organisasi
dapat menyewa tenaga kerja yang professional dan terampil kepada perusahaan
penyewaan karyawan.
h.
Nepotisme
Penarikan anggota keluarga merupakan komponen program-program penarikan
yang tak dapat dielakkan dalam perusahaan.
i.
Asosiasi-Asosiasi Profesional
Asosiasi ini merupakan media untuk tenaga kerja atau karyawan atau calon
karyawan bagi perusahaan sesuai dengan profesi yang bersangkutan.
j.
Operasi-Operasi Militer
Banyak personalia terlatih berasal dari dinas militer yang telah habis masa
tugasnya dan menjadi veteran.
k.
Open House
Orang-orang di sekitar perusahaan diundang untuk mengunjungi dan melihat
fasilitas-fasilitas perusahaan. Orang-orang diharapkan tertarik untuk bekeja di
perusahaan.
2.1.7 Kendala-Kendala Perekrutan Karyawan
Menurut Handoko (2008:71), kendala-kendala yang dihadapi pada perekrutan
karyawan:
1.
Kebijakan-kebijakan organisasional
Diantara kebijaksanaan-kebijaksanaan organisasional penting yang akan
mempengaruhi rekrutmen adalah:
a.
Kebijaksanaan promosi
Kebijaksanaan promosi dari dalam dimaksudkan untuk memberikan kepada
karyawan sekarang kesempatan pertama untuk mengisi lowongan-lowongan
pekerjaan.
b.
Kebijaksanaan Kompensasi
Kendala umum yang dihadapi pelaksana rekrutmen adalah besarnya kompensasi
yang ditawarkan organisasi yang akan mempengaruhi minat pencari kerja untuk
menjadi pelamar serius.
c.
Kebijaksanaan Status Karyawan
Banyak perusahaan mempunyai kebijaksanaan penerimaan karyawan dengan
status honorer, musiman, atau sementara, atau part time.
d. Kebijaksanaan Penerimaan Tenaga Lokal
Perusahaan mungkin mempunyai kebijaksanaan untuk menarik tenaga-tenaga local
dimana perusahaan berlokasi dan beroperasi.
2.
Rencana-Rencana Sumber Daya Manusia
Rencana sumber daya manusia merupakan salah satu faktor yang harus
dipertimbangkan dalam proses rekrutmen. Rencana ini membantu proses penarikan
karena meringkas kebutuhan-kebutuhan rekrutmen yang akan datang.
3.
Kondisi Pasar Tenaga Kerja
Pemahaman akan kondisi pasar tenaga kerja memungkinkan manajemen dapat
memperkirakan suplai tenaga kerja yang tersedia untuk penarikan karyawan.
4.
Kondisi-Kondisi Lingkungan Eksternal
Kondisi-kondisi di luar perusahaan sangat mempengaruhi rekrutmen. Di samping
perubahan-perubahan dalam pasar tenaga kerja, tingkat pengangguran, kondisi
dan tingkat pertumbuhan perekonomian, hukum perburuhan, proyeksi angkatan
kerja oleh Departemen Tenaga Kerja, kelangkaan tenaga kerja dengan
keterampilan-keterampilan tertentu, dan kegiatan rekrutmen para pesaing.
5.
Persyaratan-Persyaratan Jabatan
Persyaratan-persyaratan setiap jabatan adalah salah satu kendala rekrutmen.
Sebagai contoh, untuk menarik tenaga-tenaga trampil adalah lebih sulit daripada
tenaga-tenaga tidak trampil.
6.
Kebiasaan-Kebiasaan Pelaksanaan Penarikan
Keberhasilan pelaksanaan rekrutmen di masa lalu akan membentuk kebiasaankebiasaan. Memang hal ini dapat menghilangkan keputusan-keputusan yang
memakan waktu, tetapi bisa juga meneruskan kesalahan-kesalahan atau
menghindarkan alternative-alternatif yang lebih efektif.
2.1.8 Pengertian Manajemen Perkantoran
Berikut ini adalah beberapa defnisi tentang manajemen perkantoran menurut para
ahli:
Manajemen perkantoran menurut MC Maryati dalam buku Manajemen Perkantoran
Efektif (2008:6) yaitu:
Manajemen perkantoran adalah penerapan fungsi-fungsi manajemen pada sarana
dan daya kantor untuk mencapai tujuan dan sarana yang ditetapkan, dengan cara
memberdayakan pegawai dengan sebaik-baiknya, menggunakan mesin dan
perlengkapan dengan tepat, menggunakan metode yang paling baik dan
memberikan lingkungan yang kondusif.
Menurut George Terry sebagaimana dikutip oleh Sukoco (2007:3), yaitu
“perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta
penggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan tang telah
ditetapkan.”
2.1.9 Pekerjaan-Pekerjaan Kantor
Dalam proses memulai, mengembangkan, dan mengawasi kegiatan bisnis, manajer
dan staff kantornya mengambil bagian yang tidak sedikit dalam kegiatan kantor.
Terdapat lima bidang kegiatan atau pekerjaan perkantoran, yaitu:
1.
Kegiatan komunikasi
2.
Kegiatan kalkulasi
3.
Pengelolaan arsip penyusunan laporan
4.
Penyusunan laporan
5.
Kegiatan yang mengikuti prosedur rutin
2.1.10 Pengertian Arsip
Berdasarkan peraturan pemerintah No. 19 tahun 1961 ayat a dan b yang dikutip
oleh Gie (2000) yang dimaksud arsip adalah:
a.
Pada umumnya: wujud tulisan dalam bentuk corak teknis bagaimanapun juga
dalam keadaan tunggal, berkelompok maupun dalam kesatuan bentuk dan usaha
perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan bangsa pada
umumnya.
b.
Khususnya: kumpulan surat-surat atau bahan-bahan penolong lainnya dengan
fungsi memastikan suatu ingatan dalam administrasi negara yang dibuat secara
physis dan yuridis dengan perkembangan organisasi, yang disimpan dan dipelihara
selama diperlukan.
2.1.11 Fungsi Arsip
Menurut Barthos (2003), fungsi arsip dapat dibedakan menjadi beberapa fungsi
menurut jenisnya, yaitu:
a. Arsip Dinamis, yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung di dalam
perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau
dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.
b. Arsip Statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung di dalam
perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau
dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari.
2.1.12 Prosedur Penyimpanan Arsip
Adapun urutan-urutan penyimpanan atau prosedur penyimpanan arsip menurut
Amsyah (2003) adalah sebagai berikut:
a.
Mengumpulkan (collecting)
Yaitu mengumpulkan surat dari berbagai tempat untuk disimpan.
b.
Memeriksa (inspecting)
Yaitu persiapan menyimpan warkat atau arsip dengan cara memeriksa setiap
lembaran warkat untuk memperoleh kepastian atau ketentuan bahwa warkatwarkat yang bersangkutan memang sudah siap atau pantas untuk disimpan.
c.
Mengindeks (indexing)
Yaitu pekerjaan menentukan nama atau subjek apa atau kata tangkap lainnya dari
warkat atau dokumen yang akan disimpan.
d. Memberi kode atau tanda (coding)
Memberi kode atau tanda ini dilakukan dengan member tanda garis bawah atau
lingkaran dengan warna mencolok pada kata tangkap yang sudah ditentukan pada
pekerjaan mengindeks.
e.
Penunjuk silang (cross reference)
Penyimpanan surat atau arsip dilakukan di dua tempat karena ragu-ragu atau
kurang jelas.
f.
Menyortir (sorting)
Menyortir adalah mengelompokkan warkat-warkat untuk persiapan ke langkah
terakhir yaitu penyimpanan.
g.
Penyimpanan (Placing)
Yaitu menempatkan dokumen sesuai dengan system penyimpanan dan peralatan
yang dipergunakan.
2.1.13 Sistem Pengindeksan Arsip
Menurut Sukoco (2007:88), ada lima macam sistem pengindeksan arsip yaitu:
a.
Sistem abjad (Alphabetical flling system)
b.
Sistem kronologis (Cronological flling system)
c.
Sistem Geografs (Geograpich flling system)
d. Sistem subjek (subject flling system)
e.
2.2
Sistem nomor (Numeric flling system)
Profl Perusahaan
2.2.1 Sejarah dan Perkembangan Perusahaan
PT. Glory Industrial Semarang II yang berlokasi di Kawasan Berikat Tanjung Emas
Export Processing Zone Jalan Coaster Blok B 25, 26, 27 Semarang ini merupakan
salah satu anak cabang dari perusahaan induk yang bernama Makalot Internasional
yang berlokasi di Taipei. PT, Glory Industrial Semarang II ini berdiri pada tanggal 24
Januari 2005 berdasarkan akte pendirian Badan Hukum yang dikeluarkan oleh
Kantor Notaris Ny. Elly Ninaningsih, S.H. yang beralamat di Jalan Moch. Suyudi No.
15 Semarang dengan No. Akte Pendirian 52 dan telah ditetapkan sebagai Badan
Hukum oleh Departemen Kehakiman dan HAM RI dalam Surat Ketetapan No C18975 HT.01.01 TH 2003. Di dalam perjalanan Badan Hukum tersebut PT. Glory
juga mengalami perubahan sebagaimana tertuang pada akte No. 300 yang
dikeluarkan oleh notaries Drajat Darmadji, S.H. yang beralamat di Jalan H.
Samanhudi No. 18A.
PT. Glory Industrial Semarang II adalah sebagai perusahaan penanaman modal
asing dalam kegiatan operasionalnya sebagai perusahaan garmen bertaraf
internasional dan telah mendapat persetujuan BKPM yang telah ditetapkan
berdasarkan Surat Keputusan No. 209/II/PMA/2004 dan Nomor Kode Proyek 181033-15409. Dalam menjalankan operasionalnya, PT. Glory Industrial Semarang II juga
telah dilengkapi dengan ijin-ijin yang lain seperti NPWP, PKP, TDP, Surat Ijin Industri,
HO (Surat Ijin Gangguan Lingkungan), Surat Ijin sebagai PDKB (Perusahaan Dalam
Kawasan Berikat) dan ijin-ijin lainnya.
·
Bidang Usaha
PT. Glory Industrial Semarang II adalah perusahaan yang bergerak di bidang
garmen/ pakaian jadi yang mempunyai karyawan kurang lebih 1300 pekerja yang
telah menghasilkan pakaian jadi dengan berbagai jenis untuk pria dan wanita untuk
segala umur dan hasil produksinya telah berhasil diekspor ke berbagai negara,
seperti Amerika Serikat, Eropa, dan Canada
·
Visi
Visi dan Misi Perusahaan
: Menjadi pemasok pakaian kelas dunia bagi pelanggan.
Misi
: Menjalankan bisnis dengan menyediakan pelayanan yang baik dan
inovasi, untuk menciptakan nilai maksimal bagi pelanggan, karyawan, pemegang
saham, dan pemasok.
2.2.2 Struktur Organisasi Perusahaan
Struktur organisasi merupakan perwujudan dari setiap tugas yang ada dalam tiaptiap organisasi untuk mencapai tujuan perusahaan. Adapun strukur organisasi pada
PT. Glory Industrial Semarang dapat dilihat pada skema berikut ini :
2.2.3 Bagian, Sub Bagian, dan Aktivitasnya
Di bawah ini uraian tugas masing-masing bagian sesuai struktur organisasi PT.
Glory Industrial Semarang II terdiri dari:
1.
Direktur
Direktur mempunyai tugas antara lain:
a. Memimpin seluruh aparat bawahannya secara langsung maupun melalui Senior
Factory Manager.
b. Melaksanakan pembinaan administrasi, organisasi, kepegawaian, dan tata
laksana seluruh unsure dalam lingkungan perusahaan serta mengkoordinasi dan
mengendalikan kegiatan-kegiatan di bidang produksi, perencanaan, distribusi, dan
peralatan teknik serta pelayanan kepada pelanggan.
2.
Factory Manager
Mempunyai tugas bertanggung jawab terhadap manajer-manajer yang ada di
bawahnya. Setiap departemen dipimpin oleh manajer dan dibantu oleh chief
supervisor dan supervisor.
Departemen-departemen yang ada di perusahaan dibagi atas:
a.
Departemen Personalia dan Umum
Tugas-tugas departemen personalia dan umum antara lain:
·
Melakukan perekrutan dan seleksi
·
Menempatkan sumber daya sesuai dengan keahliannya
·
Menyiapkan/ melaksanakan program-program training SDM
·
Mengatur pelaksanaan masalah tata usaha personalia/ kepegawaian dan
pembayaran gaji/ upah.
·
Bersama-sama dengan manajemen membuat peraturan perusahaan
·
Melakukan evaluasi SDM untuk kenaikan jenjang karir / mutasi
b.
Departemen Produksi
Tugas-tugas departemen produksi antara lain:
·
Membuat perencanaan produksi dari bagian cutting, sewing, fnishing
·
Mengatur jadwal kerja masing-masing departemen dari gudang fabric,
accessories, cutting, sewing, fnishing, dan quality control.
·
Memberikan training SDM di departemen unit produksi sehingga SDM yang ada
di dalam departemen produksi tersebut secara teknis mampu melaksanakan
tugasnya.
c.
Departemen Keuangan dan Accounting
Tugas-tugas departemen keuangan dan accounting antara lain:
·
Bertanggung jawab untuk mengurus keuangan dan akuntansi dari hasil
kegiatan operasional perusahaan.
·
Melakukan kegiatan giralisasi melalui bank
·
Melakukan pencatatan data atau dokumen perusahaan
·
Mengatur aktivitas keuangan kas keluar dan masuk
·
Melakukan pencatatan piutang
·
Melakukan pembayaran
·
Mengurus kegiatan pajak
d. Departemen Ekspor Impor
Tugas departemen ekspor impor antara lain:
·
Melakukan ekspor barabg yang sudah jadi untuk dikirim ke negara Amerika
Serikat dan Eropa.
·
Mengimpor bahan yang akan diproduksi sesuai dengan pesanan buyer
BAB III
DATA DAN PENGUMPULAN DATA
2.3
Metode Pengumpulan Data
Proses pengumpulan data yang diperlukan dalam pembahasan ini adalah:
1.
Studi Kepustakaan (Library Research)
Studi kepustakaan digunakan untuk mengumpulkan data sekunder dari
perusahaan, landasan teori dan informasi yang berkaitan dengan penelitian ini
dengan cara dokumentasi. Studi dilakukan antara lain dengan mengumpulkan data
yang bersumber dari literatur–literatur, bahan kuliah, dan hasil penelitian lainnya
yang ada hubungannya dengan objek penelitian. Hal ini dilakukan untuk
mendapatkan tambahan pengetahuan mengenai masalah yang sedang dibahas.
2.
Studi Lapangan (Field Research)
Dalam penelitian ini penulis mengumpulkan data yang diperlukan dengan cara
melakukan pengamatan langsung pada perusahaan yang bersangkutan, yaitu
Bagian HRD Personalia PT. Glory Industrial Semarang.
3.
Wawancara
Metode ini dilakukan penulis melalui wawancara kepada pihak yang kompeten
untuk memperoleh data yang dibutuhkan dalam penyusunan Laporan Kuliah Kerja
Praktek.
3.2
Jenis Data
Adapun jenis data yang digunakan dalam pembahasan ini adalah data kualitatif.
Data kualitatif adalah data yang bukan dalam bentuk angka-angka tau tidak dapat
dihitung, dan diperoleh dari hasil wawancara dengan pimpinan perusahaan dan
karyawan dalam perusahaan serta informasi yang diperoleh dari pihak lain yang
berkaitan dengan masalh yang diteliti.
3.3
Sumber Data
Sumber data yang digunakan dalam penelitian ini terdiri dari dua macam yaitu data
primer dan data sekunder.
1. Data Primer
Data primer adalah data yang diperoleh penulis melalui observasi atau pengamatan
langsung dari perusahaan, baik itu melalui observasi, kuesioner dan
wawancarasecara langsung dengan pimpinan dan staf perusahaan sesuai dengan
kebutuhan dalam penelitian ini.
2. Data Sekunder
Data sekunder merupakan data yang diperoleh tidak langsung, yaitu data tersebut
diperoleh penulis dari dokumen–dokumen perusahaan dan buku–buku literatur yang
memberikan informasi tentang proses rekrutmen dan seleksi serta kinerja
karyawan.
BAB IV
PEMBAHASAN KKP
4.1 Bidang Pekerjaan yang Dilakukan dalam KKP
Dalam pelaksanaan kerja praktek ini penulis ditempatkan di bagian administrasi
HRD Personalia. Pada bidang ini pekerjaan yang dilakukan meliputi rekrutmen
karyawan, memantau absensi karyawan, pembuatan kontrak kerja karyawan, dan
pengarsipan data-data karyawan PT. Glory Industrial Semarang II. Kegiatan kerja
praktek dilakukan selama dua bulan.
Selama penulis melaksanakan kerja praktek di PT. Glory Industrial Semarang mulai
tanggal 16 Januari sampai dengan 15 Maret 2013, penulis melakukan analisis
pelaksanaan rekrutmen dan sistem pengarsipan data karyawan pada PT. Glory
Industrial Semarang II.
Adapun kegiatan yang dilakukan penulis mulai awal kegiatan sampai akhir kegiatan
di PT. Glory Industrial Semarang adalah:
1.
Mengambil data lembur dan absen pagi karyawan
2.
Membantu meng-update isian pembaruan data karyawan tahun 2013
3. Mengarsip surat keputusan karyawan tetap, kontrak kerja karyawan, fotokopi
kartu nayaka dan jamsostek
4.
Membuat laporan penerimaan dan pemberhentian karyawan
5.
Membuat laporan izin tidak hadir
6.
Membantu membuat ID Card untuk karyawan baru
4.1.1
Prosedur Perekrutan Karyawan PT Glory Industrial Semarang II
PT. Glory Industrial Semarang II dalam melakukan perekrutan karyawan,
memerlukan proses. Proses perekrutan karyawan yang diterapkan PT. Glory
Industrial Semarang adalah sebagai berikut:
1.
Permintaan Tenaga Kerja
Apabila terjadi kekurangan tenaga kerja di suatu departemen, maka administrasi
dari departemen yang bersangkutan harus mengisi dan mengajukan
form permintaan tenaga kerja atau MPR (Man Power Request) yang disetujui
oleh factory manager ke departemen HRD. Kemudian staff HRD menyipakan uraian
pekerjaan dan syarat-syarat tenaga kerja yang akan mengisi pekerjaan yang
kosong untuk kemudian melakukan proses perekrutan.
Permintaan kebutuhan tenaga kerja di PT. Glory Industrial Semarang II terjadi
karena adanya pemecatan, kematian, resign, dan habis kontrak.
2.
Mencari Calon Tenaga Kerja
Dalam proses rekrutmen, departemen HRD mencari calon tenaga kerja dengan
berpedoman pada uraian pekerjaan dan spesifkasi pekerjaan yang telah ditentukan
sebelumnya. Dalam hal ini manager departemen yang membutuhkan karyawan
juga dapat memberikan saran mengenai criteria karyawan yang dibutuhkannya.
3.
Proses Seleksi Calon Karyawan
Departemen HRD mulai menyeleksi surat lamaran yang masuk. Jika ada yang
memenuhi syarat, kandidat akan dihubungi melalui telepon mengenai waktu dan
tempat untuk dilakukan tes dan wawancara.
4.
Pengisian Balngko Lamaran dan Wawancara
Setelah calon karyawan memenuhi panggilannya untuk dating ke perusahaan, staff
HRD meminta karyawan untuk mengisi formulir lamaran dan selanjutnya dilakukan
wawancara.
5.
Pemeriksaan Referensi
Staff HRD akan melakukan pemeriksaan referensi dengan menyelidiki latar
belakang karyawan, karakteristik karyawan, dan mengidentifkasi calon pelamar
yang bersemangat dalam bekerja.
6.
Tes-Tes Penerimaan
Untuk calon karyawan yang melamar sebagai staff, akan dilakukan beberapa tes
seperti tes computer dan Bahasa Inggris, sedangkan untuk calon karyawan yang
melamar sebagai operator akan di tes kemampuannya dalam mengaplikasikan
mesin, seperti tes menjahit.
7.
Keputusan Penerimaan
Staff HRD akan memberitahukan hasil keputusan penerimaan kepada calon
karyawan yang ditetapkan lolos tes dengan cara menghubungi lewat telepon (untuk
staff) dan diberitahu secara langsung (untuk operator)
8.
Evaluasi Masa Percobaan
Setelah diterima, karyawan harus mengikuti masa percobaan (training) selama 3
bulan. Apabila memenuhi standar kompetensi maka akan dilakukan pengangkatan
kontrak dan sebaliknya.
4.1.2
Penyimpanan Arsip PT. Glory Industrial Semarang II
Dalam melakukan penyimpanan arsip, PT Glory Industrial Semarang II melewati
urutan-urutan penyimpanan atau prosedur penyimpanan sebagai berikut:
1.
Mengumpulkan (Collecting)
Tahap awal yang dilakukan sebelum menyimpan arsip yaitu mengumpulkan
dokumen-dokumen serta surat-surat penting. Adapun arsip-arsip yang terdapat
pada Human Resource Department PT Glory Industrial Semarang II adalah sebagai
berikut:
1.
Dokumen-dokumen karyawan
·
Surat Lamaran
·
Daftar Riwayat Hidup
·
Fotocopy sertifkat-sertifkat milik karyawan
·
Fotocopy Kartu Keluarga
·
Fotocopy SKCK
·
Foto
·
Fotocopy Ijazah
·
Fotocopy Jamsostek, Nayaka, dan KTP
·
Dan lain-lain
2.
Surat-Surat
·
Surat Kontrak Kerja
·
Surat Masuk – Surat Keluar
·
Surat Pengunduran Diri
·
Surat Dokter
·
Surat Ijin
·
Surat Keterangan Cuti Hamil
·
Surat Ijin Keluar Kantor
3.
Absensi Karyawan
4.
Daftar Aset Perusahaan
5.
Form Cuti Karyawan
2.
Memeriksa (Inspecting)
Setelah arsip-arsip dikumpulkan, selanjutnya dilakukan pemeriksaan ulang setiap
lembaran dokumen atau surat untuk memastikan apakah arsip-arsip tersebut sudah
siap atau sudah pantas untuk disimpan.
3.
Mengindeks (Indexing)
Tahap selanjutnya yaitu mengindeks dokumen-dokumen atau surat yang telah
diperiksa. Misalnya memisahkan antara surat ijin cuti tahunan, cuti menikah, dan
cuti melahirkan.
4.
Memberi kode (Coding)
Kode biasanya dibuat dan ditempelkan pada business fle untuk memudahkan
pengarsipan. Contoh:
·
Surat-surat cuti tahunan diberi kode CT dengan menggunakan huruf berwarna
hitam tebal.
·
Surat-surat cuti melahirkan diberi kode CM dengan menggunakan huruf
berwarna hitam tebal
5.
Menyortir (Sorting)
Setelah business fle ditempelkan kode, surat-surat maupun dokumen-dokumen
diurutkan menurut abjad maupun nomor.
6.
Penyimpanan (Placing)
Tahap terakhir ini adalah tahapan terpenting karena menentukan apakah arsip
akan mudah ditemukan kembali atau tidak. Sistem penyimpanan arsip pada Human
Resources Department (HRD) PT. Glory Industrial Semarang II menggunakan dua
sistem, yaitu:
1.
Sistem abjad
2.
Sistem numerik
PROPOSAL
LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK
TENTANG
Prosedur Perekrutan Karyawan dan Pengelolaan Arsip Pada PT. Glory Industrial
Semarang II
Diajukan sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan studi
Program Diploma III Fakultas Ekonomi
Universitas Semarang
Disusun Oleh:
Nama:Isnaeni Adam Pambudi
NIM: B.113.10.0019
PROGRAM DIPLOMA III FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SEMARANG
SEMARANG
2013
BAB I
LATAR BELAKANG KULIAH KERJA PRAKTEK
1.1
Alasan Ketertarikan Terhadap Bidang atau Obyek Kuliah Kerja Praktek
Pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM) merupakan hal yang penting dalam
pencapaiaan tujuan. Umumnya pimpinan perusahaan mengharapkan kinerja yang
baik dari masing-masing karyawan dalam mengerjakan tugas-tugas yang diberikan
oleh perusahaan. Perusahaan menyadari bahwa Sumber Daya Manusia (SDM)
merupakan modal dasar dalam proses pembangunan perusahaan bahkan nasional,
oleh karena itu kualitas SDM senantiasa harus dikembangkan dan diarahkan agar
tercapainya tujuan yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
Pada perusahaan, salah satu usaha untuk mendapatkan tenaga kerja yang
berkualitas adalah dengan melakukan perekrutan. Proses perekrutan itu sendiri
diantaranya penarikan, seleksi, penempatan, dan orientasi dengan tujuan
memperoleh karyawan yang kompeten sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Dalam perekrutan calon karyawan, perlu dilakukan sebaik mungkin guna memenuhi
kebutuhan perusahaan akan sumber daya manusia yang berkualitas yang kelak
dapat mempengaruhi masa depan suatu perusahaan.
Salah satu aktivitas dalam pengelolaan SDM adalah rekrutmen karyawan. Menurut
Gomes (2003:106) ”Rekrutmen merupakan proses mencari, menemukan, dan
menarik para pelamar untuk dipekerjakan dalam dan oleh suatu organisasi”
Adapun manfaat dari rekrutmen adalah memiliki fungsi sebagai “the Right Man on
The Right Place”, dimana hal ini menjadi pegangan bagi para manajer dalam
menempatkan tenaga kerja yang ada di perusahaannya.
Selain proses rekrutmen, di dalam suatu perusahaan atau organisasi terdapat
fungsi dan tugas pokok, berdasarkan fungsi dan tugas pokok tersebut, maka
organisasi menyelenggarakan bermacam-macam kegiatan kantor yang harus
dilaksanakan sehingga tujuan organisasi dapat dicapai. Salah satu kegiatan kantor
yang penting diantaranya adalah sistem kearsipan.
Kearsipan merupakan bagian pekerjaan organisasi atau perusahaan yang penting.
Arsip berisi informasi-informasi tertulis mengenai keputusan keputusan maupun
pikiran-pikiran yang harus tersedia apabila sewaktu-waktu dibutuhkan, sehingga
dapat ditemukan dengan cepat dan mudah.
Dengan dilaksanakannya pengelolaan kearsipan yang baik berarti dapat mengatur,
menyusun, serta, mengumpulkan arsip/warkat yang terprogram. Penataan arsip
merupakan salah satu aspek yang harus diterapkan dalam pencapaian tujuan
kantor guna menunjang peningkatan produtivitas dan efsiensi kerja kantor.
Salah satu perusahaan yang menerapkan prosedur perekrutan dan pengelolaan
pengarsipan adalah PT. Glory Industrial Semarang II. PT. Glory Industrial Semarang
II merupakan perusahaan yang bergerak di bidang produksi garmen. Dalam
menjalankan usahanya, PT. Glory Industrial Semarang II membutuhkan banyak
karyawan. Tidak hanya itu saja, dokumen-dokumen surat-surat penting perusahaan
dan semua data karyawan baik yang baru direkrut, sedang bekerja, dan yang sudah
keluar disimpan dalam suatu sistem kearsipam.
Mengingat arti pentingnya perekrutan dan pengarsipan data karyawan pada
perusahaan, maka pada kesempatan ini penulis tertarik untuk meneliti lebih jauh
mengenai “Prosedur Perekrutan Karyawan dan Pengelolaan Arsip Pada PT. Glory
Industrial Semarang II”
1.2
Tujuan Kuliah Kerja Praktek
1.2.1 Tujuan secara umum adalah:
Untuk mengetahui prosedur perekrutan karyawan dan pengelolaan arsip yang
diterapkan oleh PT. Glory Industrial Semarang II.
1.2.2 Tujuan secara rinci adalah:
a. Untuk mengetahui secara jelas tentang prosedur perekrutan karyawan dan
pengelolaan arsip yang diterapkan PT. Glory Industrial Semarang II.
b. Untuk mengetahui kendala-kendala yang terjadi saat perekrutan dan pengelolaan
arsip di PT. Glory Industrial Semarang II.
c. Untuk mengetahui cara mengatasi kendala-kendala saat perekrutan dan
pengelolaan arsip di PT Glory Industrial Semarang II.
1.3
Manfaat Kuliah Kerja Praktek dalam Peningkatan Keterampilan
Kegunaan dari penulisan ini adalah sebagai berikut:
1. Bagi perusahaan, untuk memberikan saran dan masukan yang bermanfaat
mengenai proses perekrutan karyawan dan pengelolaan arsip pada PT. Glory
Industrial Semarang II.
2. Bagi penulis, untuk menambah wawasan, pengetahuan, serta informasi yang
berkaitan dengan perekrutan karyawan dan pengelolalaan arsip. Selain itu sebagai
salah satu syarat untuk menyelesaikan program studi D III Manajemen Perusahaan
di Fakultas Ekonomi Universitas Semarang.
BAB II
LANDASAN TEORI DAN PROFIL PERUSAHAAN
2.1 Landasan Teori Sesuai dengan Tujuan dan Pembahasan Kuliah Kerja Praktek
2.1.1 Pengertian Sumber Daya Manusia
Pengertian sumber daya manusia secara makro adalah semua manusia sebagai
penduduk atau warga negara suatu negara atau dalam batas wilayah tertentu yang
sudah memasuki usia angkatan kerja, baik yang sudah maupun memperoleh
pekerjaan.
Sumber daya manusia dalam arti mikro adalah manusia atau orang yang bekerja
atau menjadi anggota suatu organisasi yang disebut personil, pegawai, karyawan,
pekerja, tenaga kerja, dll.
2.1.2 Pengertian Manajemen Sumber Daya Manusia
Manajemen sumber daya manusia merupakan konsep luas tentang flosof,
kebijakan, prosedur dan praktek yang digunakan untuk mengelola individu atau
manusia melalui organisasi.
Rachmawati (2008:3) memberikan defnisi manajemen sumber daya manusia
sebagai berikut :
Manajemen sumber daya manusia merupakan suatu proses perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan kegiatan-kegiatan pengadaan,
pengembangan, pemberian kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan dan
pelepasan sumber daya manusia agar tercapai berbagai tujuan individu, organisasi
dan masyarakat.
Selanjutnya, Yuniarsih dan Suwatno (2008:1) mengemukakan bahwa “Manajemen
sumber daya manusia merupakan bagian dari ilmu manajemen yang memfokuskan
perhatiannya pada pengaturan peranan sumber daya manusia dalam kegiatan
suatu organisasi “.
2.1.3 Pengertian Rekrutmen
Handoko (2008:69) menyatakan bahwa “rekrutmen adalah proses pencarian dan
pemikatan para calon karyawan (pelamar yang mampu untuk melamar sebagai
karyawan)”.
Menurut Mathis (2006:227) memberikan batasan bahwa “perekrutan adalah
sebagai proses penarikan sejumlah calon yang berpotensi untuk diseleksi menjadi
karyawan atau dapat juga diartikan, penarikan (recruitment) adalah masalah
penting dalam pengadaan tenaga kerja
2.1.4 Tujuan-Tujuan Rekrutmen
Tujuan umum rekrutmen adalah menyediakan suatu calon karyawan yang
memenuhi syarat bagi perusahaan. Tujuan rekrutmen menurut Simamora
(1997:214), adalah:
1.
Untuk memikat sekumpulan besar pelamar kerja sehingga organisasi akan
mempunyai kesempatan yang lebih besar untuk melakukan pemilihan terhadap
calon-calon pekerja yang dianggap memnuhi standar kualifkasi.
2.
Tujuan pasca pengangkatan (post-hiring goals) adalah penghasilan karyawan
–karyawan yang merupakan pelaksana-pelaksana yang baik dan akan tetap
bersama dengan perusahaan sampai jangka waktu yang masuk akal.
3.
Upaya-upaya perkerutan hendaknya mempunyai efek luberan (spillover
effects) yakni citra umum organisasi haruslah menanjak, dan bahkan pelamarpelamar yang gagal haruslah mempunyai kesan-kesan positif terhadap perusahaan.
2.1.5 Tahap-Tahap Perekrutan
Tahap-Tahap Perekrutan menurut Handoko (2001:89), adalah:
1.
Penerimaan Pendahuluan
Pada tahap ini calon pelamar dating ke kantor personalia atau dengan permintaan
tertulis untuk aplikasi.
2.
Tes-Tes Penerimaan
Tes-tes penerimaan sangat berguna untuk mendapatkan informasi yang relatif
objektif tentang pelamar yang dapat dibandingkan dengan para pelamar lainnya
dan para karyawan sekarang. Berbagai tipe tes tersebut diantaranya:
a.
Tes Psikologis
b.
Tes-Tes Pengetahuan
c.
Performance Test
3.
Wawancara Seleksi
Wawancara adalah percakapan formal dan mendalam yang dilakukan untuk
mengevaluasikan hal dapat diterimanya atau tidak seorang pelamar.
4.
Pemeriksaan Referensi
Referensi sangat berguna untuk departemen personalia untuk mengetahui tentang
karakter, latar belakang, atau pengalaman kerja seorang pelamar.
5.
Evaluasi Medis
Evaluasi ini mengharuskan pelamar menunjukkan informasi kesehatannya.
Pemeriksaan bisa dilakukan baik oleh dokter di luar perusahaan maupun tenaga
medis perusahaan sendiri.
6.
Wawancara Atasan Langsung
Pendapat dan persetujuan penyelia harus diperhatikan untuk keputusan
penerimaan fnal. Oleh karena itu, perlu dilakukan wawancara atasan langsung.
7.
Keputusan Penerimaan
Keputusan penerimaan menandai berakhirnya proses seleksi, para pelamar lain
yang tidak terpilih harus diberitahu.
2.1.6
Metode Perekrutan Karyawan
Berbagai metode yang dapat digunakan untuk penarikan karyawan menurut
Handoko (2001:74), adalah:
a.
Walk – ins
Pelamar atau pencari pekerjaan dating sendiri ke perusahaan dan kemudian
mengisi blangko lamaran yang telah disediakan.
b.
Rekomendasi Dari Karyawan (Employee Referrals)
Para karyawan perusahaan sekarang bisa merekomendasikan pencari pekerjaan
kepada departemen personalia, namun perusahaan tetap harus berhati-hati dalam
penggunaannya.
c.
Pengiklanan
Pemasangan iklan merupakan salah satu jalan perekrutan yang paling sering dan
banyak digunakan. Iklan dapat dipasang di berbagai tempat dan menggunakan
berbagai media , baik elektronik maupun cetak dengan mencantumkan spesifkasi
jabatan.
d.
Agen-Agen Penempatan Tenaga Kerja
Penarikan SDM dapat dilakukan melalui badan-badan penyalur dan penempatan
tenaga kerja pemerintah maupun swasta.
e.
Lembaga-Lembaga Pendidikan
Lembaga-lembaga pendidikan terutama perguruan tinggi yang berkualitas baik
kebanyakan dijadikan media oleh suatu perkerutan untuk merekrut karyawan.
f.
Organisasi-Organisasi Karyawan
Di negara-negara maju, dimana serikat buruh cukup kuat, perusahaan dapat
menarik karyawan dengan ketrampilan-ketrampilan tertentu melalui organisasi
karyawan.
g.
Leasing
Untuk memenuhi kebutuhan karyawan dalam jangka yang pendek, suatu organisasi
dapat menyewa tenaga kerja yang professional dan terampil kepada perusahaan
penyewaan karyawan.
h.
Nepotisme
Penarikan anggota keluarga merupakan komponen program-program penarikan
yang tak dapat dielakkan dalam perusahaan.
i.
Asosiasi-Asosiasi Profesional
Asosiasi ini merupakan media untuk tenaga kerja atau karyawan atau calon
karyawan bagi perusahaan sesuai dengan profesi yang bersangkutan.
j.
Operasi-Operasi Militer
Banyak personalia terlatih berasal dari dinas militer yang telah habis masa
tugasnya dan menjadi veteran.
k.
Open House
Orang-orang di sekitar perusahaan diundang untuk mengunjungi dan melihat
fasilitas-fasilitas perusahaan. Orang-orang diharapkan tertarik untuk bekeja di
perusahaan.
2.1.7 Kendala-Kendala Perekrutan Karyawan
Menurut Handoko (2008:71), kendala-kendala yang dihadapi pada perekrutan
karyawan:
1.
Kebijakan-kebijakan organisasional
Diantara kebijaksanaan-kebijaksanaan organisasional penting yang akan
mempengaruhi rekrutmen adalah:
a.
Kebijaksanaan promosi
Kebijaksanaan promosi dari dalam dimaksudkan untuk memberikan kepada
karyawan sekarang kesempatan pertama untuk mengisi lowongan-lowongan
pekerjaan.
b.
Kebijaksanaan Kompensasi
Kendala umum yang dihadapi pelaksana rekrutmen adalah besarnya kompensasi
yang ditawarkan organisasi yang akan mempengaruhi minat pencari kerja untuk
menjadi pelamar serius.
c.
Kebijaksanaan Status Karyawan
Banyak perusahaan mempunyai kebijaksanaan penerimaan karyawan dengan
status honorer, musiman, atau sementara, atau part time.
d. Kebijaksanaan Penerimaan Tenaga Lokal
Perusahaan mungkin mempunyai kebijaksanaan untuk menarik tenaga-tenaga local
dimana perusahaan berlokasi dan beroperasi.
2.
Rencana-Rencana Sumber Daya Manusia
Rencana sumber daya manusia merupakan salah satu faktor yang harus
dipertimbangkan dalam proses rekrutmen. Rencana ini membantu proses penarikan
karena meringkas kebutuhan-kebutuhan rekrutmen yang akan datang.
3.
Kondisi Pasar Tenaga Kerja
Pemahaman akan kondisi pasar tenaga kerja memungkinkan manajemen dapat
memperkirakan suplai tenaga kerja yang tersedia untuk penarikan karyawan.
4.
Kondisi-Kondisi Lingkungan Eksternal
Kondisi-kondisi di luar perusahaan sangat mempengaruhi rekrutmen. Di samping
perubahan-perubahan dalam pasar tenaga kerja, tingkat pengangguran, kondisi
dan tingkat pertumbuhan perekonomian, hukum perburuhan, proyeksi angkatan
kerja oleh Departemen Tenaga Kerja, kelangkaan tenaga kerja dengan
keterampilan-keterampilan tertentu, dan kegiatan rekrutmen para pesaing.
5.
Persyaratan-Persyaratan Jabatan
Persyaratan-persyaratan setiap jabatan adalah salah satu kendala rekrutmen.
Sebagai contoh, untuk menarik tenaga-tenaga trampil adalah lebih sulit daripada
tenaga-tenaga tidak trampil.
6.
Kebiasaan-Kebiasaan Pelaksanaan Penarikan
Keberhasilan pelaksanaan rekrutmen di masa lalu akan membentuk kebiasaankebiasaan. Memang hal ini dapat menghilangkan keputusan-keputusan yang
memakan waktu, tetapi bisa juga meneruskan kesalahan-kesalahan atau
menghindarkan alternative-alternatif yang lebih efektif.
2.1.8 Pengertian Manajemen Perkantoran
Berikut ini adalah beberapa defnisi tentang manajemen perkantoran menurut para
ahli:
Manajemen perkantoran menurut MC Maryati dalam buku Manajemen Perkantoran
Efektif (2008:6) yaitu:
Manajemen perkantoran adalah penerapan fungsi-fungsi manajemen pada sarana
dan daya kantor untuk mencapai tujuan dan sarana yang ditetapkan, dengan cara
memberdayakan pegawai dengan sebaik-baiknya, menggunakan mesin dan
perlengkapan dengan tepat, menggunakan metode yang paling baik dan
memberikan lingkungan yang kondusif.
Menurut George Terry sebagaimana dikutip oleh Sukoco (2007:3), yaitu
“perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta
penggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan tang telah
ditetapkan.”
2.1.9 Pekerjaan-Pekerjaan Kantor
Dalam proses memulai, mengembangkan, dan mengawasi kegiatan bisnis, manajer
dan staff kantornya mengambil bagian yang tidak sedikit dalam kegiatan kantor.
Terdapat lima bidang kegiatan atau pekerjaan perkantoran, yaitu:
1.
Kegiatan komunikasi
2.
Kegiatan kalkulasi
3.
Pengelolaan arsip penyusunan laporan
4.
Penyusunan laporan
5.
Kegiatan yang mengikuti prosedur rutin
2.1.10 Pengertian Arsip
Berdasarkan peraturan pemerintah No. 19 tahun 1961 ayat a dan b yang dikutip
oleh Gie (2000) yang dimaksud arsip adalah:
a.
Pada umumnya: wujud tulisan dalam bentuk corak teknis bagaimanapun juga
dalam keadaan tunggal, berkelompok maupun dalam kesatuan bentuk dan usaha
perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan bangsa pada
umumnya.
b.
Khususnya: kumpulan surat-surat atau bahan-bahan penolong lainnya dengan
fungsi memastikan suatu ingatan dalam administrasi negara yang dibuat secara
physis dan yuridis dengan perkembangan organisasi, yang disimpan dan dipelihara
selama diperlukan.
2.1.11 Fungsi Arsip
Menurut Barthos (2003), fungsi arsip dapat dibedakan menjadi beberapa fungsi
menurut jenisnya, yaitu:
a. Arsip Dinamis, yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung di dalam
perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau
dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.
b. Arsip Statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung di dalam
perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau
dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari.
2.1.12 Prosedur Penyimpanan Arsip
Adapun urutan-urutan penyimpanan atau prosedur penyimpanan arsip menurut
Amsyah (2003) adalah sebagai berikut:
a.
Mengumpulkan (collecting)
Yaitu mengumpulkan surat dari berbagai tempat untuk disimpan.
b.
Memeriksa (inspecting)
Yaitu persiapan menyimpan warkat atau arsip dengan cara memeriksa setiap
lembaran warkat untuk memperoleh kepastian atau ketentuan bahwa warkatwarkat yang bersangkutan memang sudah siap atau pantas untuk disimpan.
c.
Mengindeks (indexing)
Yaitu pekerjaan menentukan nama atau subjek apa atau kata tangkap lainnya dari
warkat atau dokumen yang akan disimpan.
d. Memberi kode atau tanda (coding)
Memberi kode atau tanda ini dilakukan dengan member tanda garis bawah atau
lingkaran dengan warna mencolok pada kata tangkap yang sudah ditentukan pada
pekerjaan mengindeks.
e.
Penunjuk silang (cross reference)
Penyimpanan surat atau arsip dilakukan di dua tempat karena ragu-ragu atau
kurang jelas.
f.
Menyortir (sorting)
Menyortir adalah mengelompokkan warkat-warkat untuk persiapan ke langkah
terakhir yaitu penyimpanan.
g.
Penyimpanan (Placing)
Yaitu menempatkan dokumen sesuai dengan system penyimpanan dan peralatan
yang dipergunakan.
2.1.13 Sistem Pengindeksan Arsip
Menurut Sukoco (2007:88), ada lima macam sistem pengindeksan arsip yaitu:
a.
Sistem abjad (Alphabetical flling system)
b.
Sistem kronologis (Cronological flling system)
c.
Sistem Geografs (Geograpich flling system)
d. Sistem subjek (subject flling system)
e.
2.2
Sistem nomor (Numeric flling system)
Profl Perusahaan
2.2.1 Sejarah dan Perkembangan Perusahaan
PT. Glory Industrial Semarang II yang berlokasi di Kawasan Berikat Tanjung Emas
Export Processing Zone Jalan Coaster Blok B 25, 26, 27 Semarang ini merupakan
salah satu anak cabang dari perusahaan induk yang bernama Makalot Internasional
yang berlokasi di Taipei. PT, Glory Industrial Semarang II ini berdiri pada tanggal 24
Januari 2005 berdasarkan akte pendirian Badan Hukum yang dikeluarkan oleh
Kantor Notaris Ny. Elly Ninaningsih, S.H. yang beralamat di Jalan Moch. Suyudi No.
15 Semarang dengan No. Akte Pendirian 52 dan telah ditetapkan sebagai Badan
Hukum oleh Departemen Kehakiman dan HAM RI dalam Surat Ketetapan No C18975 HT.01.01 TH 2003. Di dalam perjalanan Badan Hukum tersebut PT. Glory
juga mengalami perubahan sebagaimana tertuang pada akte No. 300 yang
dikeluarkan oleh notaries Drajat Darmadji, S.H. yang beralamat di Jalan H.
Samanhudi No. 18A.
PT. Glory Industrial Semarang II adalah sebagai perusahaan penanaman modal
asing dalam kegiatan operasionalnya sebagai perusahaan garmen bertaraf
internasional dan telah mendapat persetujuan BKPM yang telah ditetapkan
berdasarkan Surat Keputusan No. 209/II/PMA/2004 dan Nomor Kode Proyek 181033-15409. Dalam menjalankan operasionalnya, PT. Glory Industrial Semarang II juga
telah dilengkapi dengan ijin-ijin yang lain seperti NPWP, PKP, TDP, Surat Ijin Industri,
HO (Surat Ijin Gangguan Lingkungan), Surat Ijin sebagai PDKB (Perusahaan Dalam
Kawasan Berikat) dan ijin-ijin lainnya.
·
Bidang Usaha
PT. Glory Industrial Semarang II adalah perusahaan yang bergerak di bidang
garmen/ pakaian jadi yang mempunyai karyawan kurang lebih 1300 pekerja yang
telah menghasilkan pakaian jadi dengan berbagai jenis untuk pria dan wanita untuk
segala umur dan hasil produksinya telah berhasil diekspor ke berbagai negara,
seperti Amerika Serikat, Eropa, dan Canada
·
Visi
Visi dan Misi Perusahaan
: Menjadi pemasok pakaian kelas dunia bagi pelanggan.
Misi
: Menjalankan bisnis dengan menyediakan pelayanan yang baik dan
inovasi, untuk menciptakan nilai maksimal bagi pelanggan, karyawan, pemegang
saham, dan pemasok.
2.2.2 Struktur Organisasi Perusahaan
Struktur organisasi merupakan perwujudan dari setiap tugas yang ada dalam tiaptiap organisasi untuk mencapai tujuan perusahaan. Adapun strukur organisasi pada
PT. Glory Industrial Semarang dapat dilihat pada skema berikut ini :
2.2.3 Bagian, Sub Bagian, dan Aktivitasnya
Di bawah ini uraian tugas masing-masing bagian sesuai struktur organisasi PT.
Glory Industrial Semarang II terdiri dari:
1.
Direktur
Direktur mempunyai tugas antara lain:
a. Memimpin seluruh aparat bawahannya secara langsung maupun melalui Senior
Factory Manager.
b. Melaksanakan pembinaan administrasi, organisasi, kepegawaian, dan tata
laksana seluruh unsure dalam lingkungan perusahaan serta mengkoordinasi dan
mengendalikan kegiatan-kegiatan di bidang produksi, perencanaan, distribusi, dan
peralatan teknik serta pelayanan kepada pelanggan.
2.
Factory Manager
Mempunyai tugas bertanggung jawab terhadap manajer-manajer yang ada di
bawahnya. Setiap departemen dipimpin oleh manajer dan dibantu oleh chief
supervisor dan supervisor.
Departemen-departemen yang ada di perusahaan dibagi atas:
a.
Departemen Personalia dan Umum
Tugas-tugas departemen personalia dan umum antara lain:
·
Melakukan perekrutan dan seleksi
·
Menempatkan sumber daya sesuai dengan keahliannya
·
Menyiapkan/ melaksanakan program-program training SDM
·
Mengatur pelaksanaan masalah tata usaha personalia/ kepegawaian dan
pembayaran gaji/ upah.
·
Bersama-sama dengan manajemen membuat peraturan perusahaan
·
Melakukan evaluasi SDM untuk kenaikan jenjang karir / mutasi
b.
Departemen Produksi
Tugas-tugas departemen produksi antara lain:
·
Membuat perencanaan produksi dari bagian cutting, sewing, fnishing
·
Mengatur jadwal kerja masing-masing departemen dari gudang fabric,
accessories, cutting, sewing, fnishing, dan quality control.
·
Memberikan training SDM di departemen unit produksi sehingga SDM yang ada
di dalam departemen produksi tersebut secara teknis mampu melaksanakan
tugasnya.
c.
Departemen Keuangan dan Accounting
Tugas-tugas departemen keuangan dan accounting antara lain:
·
Bertanggung jawab untuk mengurus keuangan dan akuntansi dari hasil
kegiatan operasional perusahaan.
·
Melakukan kegiatan giralisasi melalui bank
·
Melakukan pencatatan data atau dokumen perusahaan
·
Mengatur aktivitas keuangan kas keluar dan masuk
·
Melakukan pencatatan piutang
·
Melakukan pembayaran
·
Mengurus kegiatan pajak
d. Departemen Ekspor Impor
Tugas departemen ekspor impor antara lain:
·
Melakukan ekspor barabg yang sudah jadi untuk dikirim ke negara Amerika
Serikat dan Eropa.
·
Mengimpor bahan yang akan diproduksi sesuai dengan pesanan buyer
BAB III
DATA DAN PENGUMPULAN DATA
2.3
Metode Pengumpulan Data
Proses pengumpulan data yang diperlukan dalam pembahasan ini adalah:
1.
Studi Kepustakaan (Library Research)
Studi kepustakaan digunakan untuk mengumpulkan data sekunder dari
perusahaan, landasan teori dan informasi yang berkaitan dengan penelitian ini
dengan cara dokumentasi. Studi dilakukan antara lain dengan mengumpulkan data
yang bersumber dari literatur–literatur, bahan kuliah, dan hasil penelitian lainnya
yang ada hubungannya dengan objek penelitian. Hal ini dilakukan untuk
mendapatkan tambahan pengetahuan mengenai masalah yang sedang dibahas.
2.
Studi Lapangan (Field Research)
Dalam penelitian ini penulis mengumpulkan data yang diperlukan dengan cara
melakukan pengamatan langsung pada perusahaan yang bersangkutan, yaitu
Bagian HRD Personalia PT. Glory Industrial Semarang.
3.
Wawancara
Metode ini dilakukan penulis melalui wawancara kepada pihak yang kompeten
untuk memperoleh data yang dibutuhkan dalam penyusunan Laporan Kuliah Kerja
Praktek.
3.2
Jenis Data
Adapun jenis data yang digunakan dalam pembahasan ini adalah data kualitatif.
Data kualitatif adalah data yang bukan dalam bentuk angka-angka tau tidak dapat
dihitung, dan diperoleh dari hasil wawancara dengan pimpinan perusahaan dan
karyawan dalam perusahaan serta informasi yang diperoleh dari pihak lain yang
berkaitan dengan masalh yang diteliti.
3.3
Sumber Data
Sumber data yang digunakan dalam penelitian ini terdiri dari dua macam yaitu data
primer dan data sekunder.
1. Data Primer
Data primer adalah data yang diperoleh penulis melalui observasi atau pengamatan
langsung dari perusahaan, baik itu melalui observasi, kuesioner dan
wawancarasecara langsung dengan pimpinan dan staf perusahaan sesuai dengan
kebutuhan dalam penelitian ini.
2. Data Sekunder
Data sekunder merupakan data yang diperoleh tidak langsung, yaitu data tersebut
diperoleh penulis dari dokumen–dokumen perusahaan dan buku–buku literatur yang
memberikan informasi tentang proses rekrutmen dan seleksi serta kinerja
karyawan.
BAB IV
PEMBAHASAN KKP
4.1 Bidang Pekerjaan yang Dilakukan dalam KKP
Dalam pelaksanaan kerja praktek ini penulis ditempatkan di bagian administrasi
HRD Personalia. Pada bidang ini pekerjaan yang dilakukan meliputi rekrutmen
karyawan, memantau absensi karyawan, pembuatan kontrak kerja karyawan, dan
pengarsipan data-data karyawan PT. Glory Industrial Semarang II. Kegiatan kerja
praktek dilakukan selama dua bulan.
Selama penulis melaksanakan kerja praktek di PT. Glory Industrial Semarang mulai
tanggal 16 Januari sampai dengan 15 Maret 2013, penulis melakukan analisis
pelaksanaan rekrutmen dan sistem pengarsipan data karyawan pada PT. Glory
Industrial Semarang II.
Adapun kegiatan yang dilakukan penulis mulai awal kegiatan sampai akhir kegiatan
di PT. Glory Industrial Semarang adalah:
1.
Mengambil data lembur dan absen pagi karyawan
2.
Membantu meng-update isian pembaruan data karyawan tahun 2013
3. Mengarsip surat keputusan karyawan tetap, kontrak kerja karyawan, fotokopi
kartu nayaka dan jamsostek
4.
Membuat laporan penerimaan dan pemberhentian karyawan
5.
Membuat laporan izin tidak hadir
6.
Membantu membuat ID Card untuk karyawan baru
4.1.1
Prosedur Perekrutan Karyawan PT Glory Industrial Semarang II
PT. Glory Industrial Semarang II dalam melakukan perekrutan karyawan,
memerlukan proses. Proses perekrutan karyawan yang diterapkan PT. Glory
Industrial Semarang adalah sebagai berikut:
1.
Permintaan Tenaga Kerja
Apabila terjadi kekurangan tenaga kerja di suatu departemen, maka administrasi
dari departemen yang bersangkutan harus mengisi dan mengajukan
form permintaan tenaga kerja atau MPR (Man Power Request) yang disetujui
oleh factory manager ke departemen HRD. Kemudian staff HRD menyipakan uraian
pekerjaan dan syarat-syarat tenaga kerja yang akan mengisi pekerjaan yang
kosong untuk kemudian melakukan proses perekrutan.
Permintaan kebutuhan tenaga kerja di PT. Glory Industrial Semarang II terjadi
karena adanya pemecatan, kematian, resign, dan habis kontrak.
2.
Mencari Calon Tenaga Kerja
Dalam proses rekrutmen, departemen HRD mencari calon tenaga kerja dengan
berpedoman pada uraian pekerjaan dan spesifkasi pekerjaan yang telah ditentukan
sebelumnya. Dalam hal ini manager departemen yang membutuhkan karyawan
juga dapat memberikan saran mengenai criteria karyawan yang dibutuhkannya.
3.
Proses Seleksi Calon Karyawan
Departemen HRD mulai menyeleksi surat lamaran yang masuk. Jika ada yang
memenuhi syarat, kandidat akan dihubungi melalui telepon mengenai waktu dan
tempat untuk dilakukan tes dan wawancara.
4.
Pengisian Balngko Lamaran dan Wawancara
Setelah calon karyawan memenuhi panggilannya untuk dating ke perusahaan, staff
HRD meminta karyawan untuk mengisi formulir lamaran dan selanjutnya dilakukan
wawancara.
5.
Pemeriksaan Referensi
Staff HRD akan melakukan pemeriksaan referensi dengan menyelidiki latar
belakang karyawan, karakteristik karyawan, dan mengidentifkasi calon pelamar
yang bersemangat dalam bekerja.
6.
Tes-Tes Penerimaan
Untuk calon karyawan yang melamar sebagai staff, akan dilakukan beberapa tes
seperti tes computer dan Bahasa Inggris, sedangkan untuk calon karyawan yang
melamar sebagai operator akan di tes kemampuannya dalam mengaplikasikan
mesin, seperti tes menjahit.
7.
Keputusan Penerimaan
Staff HRD akan memberitahukan hasil keputusan penerimaan kepada calon
karyawan yang ditetapkan lolos tes dengan cara menghubungi lewat telepon (untuk
staff) dan diberitahu secara langsung (untuk operator)
8.
Evaluasi Masa Percobaan
Setelah diterima, karyawan harus mengikuti masa percobaan (training) selama 3
bulan. Apabila memenuhi standar kompetensi maka akan dilakukan pengangkatan
kontrak dan sebaliknya.
4.1.2
Penyimpanan Arsip PT. Glory Industrial Semarang II
Dalam melakukan penyimpanan arsip, PT Glory Industrial Semarang II melewati
urutan-urutan penyimpanan atau prosedur penyimpanan sebagai berikut:
1.
Mengumpulkan (Collecting)
Tahap awal yang dilakukan sebelum menyimpan arsip yaitu mengumpulkan
dokumen-dokumen serta surat-surat penting. Adapun arsip-arsip yang terdapat
pada Human Resource Department PT Glory Industrial Semarang II adalah sebagai
berikut:
1.
Dokumen-dokumen karyawan
·
Surat Lamaran
·
Daftar Riwayat Hidup
·
Fotocopy sertifkat-sertifkat milik karyawan
·
Fotocopy Kartu Keluarga
·
Fotocopy SKCK
·
Foto
·
Fotocopy Ijazah
·
Fotocopy Jamsostek, Nayaka, dan KTP
·
Dan lain-lain
2.
Surat-Surat
·
Surat Kontrak Kerja
·
Surat Masuk – Surat Keluar
·
Surat Pengunduran Diri
·
Surat Dokter
·
Surat Ijin
·
Surat Keterangan Cuti Hamil
·
Surat Ijin Keluar Kantor
3.
Absensi Karyawan
4.
Daftar Aset Perusahaan
5.
Form Cuti Karyawan
2.
Memeriksa (Inspecting)
Setelah arsip-arsip dikumpulkan, selanjutnya dilakukan pemeriksaan ulang setiap
lembaran dokumen atau surat untuk memastikan apakah arsip-arsip tersebut sudah
siap atau sudah pantas untuk disimpan.
3.
Mengindeks (Indexing)
Tahap selanjutnya yaitu mengindeks dokumen-dokumen atau surat yang telah
diperiksa. Misalnya memisahkan antara surat ijin cuti tahunan, cuti menikah, dan
cuti melahirkan.
4.
Memberi kode (Coding)
Kode biasanya dibuat dan ditempelkan pada business fle untuk memudahkan
pengarsipan. Contoh:
·
Surat-surat cuti tahunan diberi kode CT dengan menggunakan huruf berwarna
hitam tebal.
·
Surat-surat cuti melahirkan diberi kode CM dengan menggunakan huruf
berwarna hitam tebal
5.
Menyortir (Sorting)
Setelah business fle ditempelkan kode, surat-surat maupun dokumen-dokumen
diurutkan menurut abjad maupun nomor.
6.
Penyimpanan (Placing)
Tahap terakhir ini adalah tahapan terpenting karena menentukan apakah arsip
akan mudah ditemukan kembali atau tidak. Sistem penyimpanan arsip pada Human
Resources Department (HRD) PT. Glory Industrial Semarang II menggunakan dua
sistem, yaitu:
1.
Sistem abjad
2.
Sistem numerik