Pembangunan Aplikasi E-Procurement Dalam Mendukung Asset Management

(1)

DEVELOPMENT OF E-PROCUREMENT APPLICATION IN

ASSET MANAGEMENT SUPPORT

IHSAN NURDIANSYAH 10108973

The continued development of the business will further enhance the development of the emergence of various companies, both trading companies and service companies. This will cause the level of the tight competition, so it takes a professional attitude in managing the company's management, one of which is inventory management. Inventories of goods is one of a very important activity for the development of the company. Inventory problem is a problem that always faced the decision makers in the field of supply due to an irregular pattern of demand.

In this process, it takes the role of procurement in order to meet the demand for goods and services in accordance with the quality, quantity, time, place, price and source the right. In obtaining goods and services, a company requires suppliers or vendors as providers of goods and services. That requires a computerized system. The development of technology enables the implementation of the procurement of goods and services through electronic media or online.

E-procurement applications have been made according to user expectations, both from the ease of use of the system, the procurement of data processing and reporting. The application is already running but not close enough to the maximum possible error can occur when used, so that required maintenance process further.

(2)

PEMBANGUNAN APLIKASI E-PROCUREMENT

DALAM MENDUKUNG ASSET MANAGEMENT

Oleh

IHSAN NURDIANSYAH 10108973

Semakin berkembangnya dunia usaha akan semakin meningkatkan perkembangan munculnya berbagai perusahaan, baik perusahaan dagang maupun perusahaan jasa. Hal ini akan menimbulkan tingkat persaingan yang semakin ketat, sehingga dibutuhkan sikap profesional manajemen dalam mengelola perusahaan, salah satunya adalah pengelolaan persediaan barang. Persediaan barang merupakan salah satu aktivitas kerja yang sangat penting bagi perkembangan perusahaan. Masalah persediaan merupakan permasalahan yang selalu dihadapi para pengambil keputusan dalam bidang persediaan dikarenakan pola permintaan yang tidak beraturan

Dalam proses inilah, dibutuhkan peran bagian pengadaan untuk dapat memenuhi kebutuhan akan barang dan jasa sesuai dengan kualitas, jumlah, waktu, tempat, harga dan sumber yang tepat. Dalam mendapatkan barang dan jasa, suatu perusahaan membutuhkan supplier atau vendor sebagai penyedia barang dan jasa. Untuk itu dibutuhkan suatu sistem yang terkomputerisasi. Perkembangan teknologi memungkinkan pelaksanaan pengadaan barang dan jasa dilakukan melalui media elektronik atau secara online.

Aplikasi e-procurement telah dibuat sesuai harapan user, baik dari kemudahan dalam penggunaan sistem, pengolahan data pengadaan dan pembuatan laporan. Aplikasi sudah berjalan cukup maksimal tetapi tidak menutup kemungkinan dapat terjadi kesalahan pada saat digunakan, sehingga dibutuhkan proses maintenance lebih lanjut.

(3)

1.1. Latar Belakang Masalah

Berdasarkan wawancara dengan perusahaan dan instansi di beberapa daerah, dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa masih dilakukan secara manual, laporan yang tidak terorganisir serta tidak transparasi dalam pelaksanaan pengadaan. Paket–paket pekerjaan yang seharusnya dilelang untuk mendapatkan penawaran terbaik (dari sisi penawaran harga maupun kemampuan teknis pelaksanaan) dilepas secara terbatas ke para penyedia barang/ jasa di lingkungan kota/ kabupatennya sendiri. Pembagian paket pekerjaan tidak berdasarkan kemampuan teknis maupun keuangan mereka tetapi berdasarkan dekat atau tidaknya mereka dengan pengambil keputusan di daerah tersebut. Hal ini

(4)

mengakibatkan seluruh elemen masyrakat tidak terlatih untuk bersaing secara professional.

Dalam proses inilah, dibutuhkan peran bagian pengadaan untuk dapat memenuhi kebutuhan akan barang dan jasa sesuai dengan kualitas, jumlah, waktu, tempat, harga dan sumber yang tepat. Dalam mendapatkan barang dan jasa, suatu perusahaan membutuhkan supplier atau vendor sebagai penyedia barang dan jasa. Untuk mendapatkan vendor yang sesuai, maka dilakukan evaluasi terlebih dahulu terhadap vendor. Evaluasi yang dilakukan meliputi prakualifikasi, evaluasi administratif, dan evaluasi teknis.

Dapat dibayangkan betapa sulitnya apabila pengelolaan persediaan barang masih dilakukan secara manual. Berdasarkan hasil observasi pada aplikasi e-procurement yang ada, proses pendaftaran pihak penyedia dilakukan secara manual dalam arti pihak penyedia diharuskan datang ke tempat pengadaan untuk menyerahkan form persyaratan mengikuti pengadaan barang dan jasa. Beberapa pihak penyedia mengaku kesulitan karena diperlukan waktu dan biaya tambahan untuk melakukan proses pendaftaran seperti sekarang dan beberapa proses lainnya, apalagi jika lokasi pihak penyedia lelang diluar pulau. Selain sulit dalam mengontrol persediaan, pengelolaan, secara manual juga akan membutuhkan waktu yang lama. Hal ini mencerminkan kinerja yang tidak efisien. Untuk itu dibutuhkan suatu sistem yang terkomputerisasi. Perkembangan teknologi memungkinkan pelaksanaan pengadaan barang dan jasa dilakukan melalui media elektronik atau secara online.

(5)

terintegrasi menggunakan media internet dalam mendukung asset management, berbagai kendala yang selama ini terjadi pada pelaksanaan pengadaan dapat ditangani dengan benar.

1.2. Identifikasi Masalah

Berdasarkan uraian dari latar belakang maka dirumuskan permasalahan

yaitu bagaimana membangun “Aplikasi E-Procurement Dalam Mendukung Asset

Management”.

1.3. Maksud dan Tujuan 1.3.1. Maksud

Maksud dari pembuatan tugas akhir ini untuk meminimalisir masalah yang ada dalam proses pengadaan barang dalam management asset dengan pembuatan

aplikasi. Oleh karena itu dibuatlah “Aplikasi E-Procurement Dalam Mendukung

Asset Management”.

1.3.2. Tujuan

Adapun tujuan dari Pembangunan Aplikasi E-Procurement Dalam Mendukung Asset Management ini adalah untuk:

1. Mempercepat proses pengadaan (procurement) 2. Meningkatkan transparasi informasi pengadaan 3. Meningkatkan efisiensi harga

4. Mencegah kebocoran dan penipuan dalam proses pengadaan 5. Pengelolaan laporan lebih mudah

6. Seleksi pihak penyedia barang dan jasa

(6)

Adapun batasan masalah yang akan dibahas dalam sistem informasi ini adalah:

1. Menangani pendaftaran penyedia barang/jasa dengan melakukan pengisian formulir pada aplikasi.

2. Menyediakan formulir keikutsertaan untuk menjadi penyedia barang/jasa dalam sistem e-procurement

3. Menangani upload dokumen pelengkap persyaratan.

4. Menyediakan fitur download dokumen paket dan dokumen petunjuk 5. File yang diupload harus sudah di zip.

6. Membuat laporan keikutsertaan, laporan pengadaan, dan laporan data perusahaan.

7. Menangani pemberian informasi ketersedian paket dan pengumuman pemenang

8. Menangai pengisian penawaran,sanggahan dan upload dokumen pendukung

9. Tidak menangani tata cara penentuan pemenang.

10. Aplikasi yang dibangun akan menggunakan pemrograman dengan library ajax ExtJs dan database PostgreSql.

11. Pemodelan perangkat lunak menggunakan metoda Objek Oriented(OO).

1.5. Metodologi Penelitian

Metodologi yang dilakukan dalam penelitian ini adalah:

(7)

1. Studi Pustaka

Mencari referensi yang berkaitan dengan permasalahan mulai dari mencari dari buku-buku, jurnal maupun arikel-artikel yang terdapat di internet.

2. Wawancara

Penulis melakukan tanya jawab dengan pihak intern ( terkait ) langsung dalam pelaksanaan pengadaan barang.

1.5.2. Tahapan Pengumpulan Aplikasi

Metodologi yang dilakukan dalam penelitian ini adalah: a. Tahapan Pengumpulan Data

1. Studi pustaka

Mencari referensi yang berkaitan dengan permasalahan mulai dari mencari dari buku-buku, jurnal maupun arikel-artikel yang terdapat di internet.

2. Wawancara

Penulis melakukan tanya jawab dengan pihak intern ( terkait ) langsung mengenai keseluruhan proses-proses yang terkait dalam e-procurement dan management asset

b. Tahapan Pembangunan Aplikasi

Model yang digunakan untuk proses pembangunan aplikasi adalah model Incremental Iterative / Iterative Development. Seperti terdapat pada gambar 1.1 dibawah ini :

(8)

Gambar 1.1 Metodologi Iterative Development (Craig Larman, Applying UML and Patterns , 2nd Edition).

Tahapan-tahapan dari model iterative development ini adalah sebagai berikut:

1. Tahap Insepsi

a. Memahami tentang pengadaan barang (e-procurement) dan management asset.

b. Mengetahui requirement dan business rule sistem. c. Membuat tujuan dari sistem tersebut.

Tujuan dari tahap insepsi adalah memperoleh requirement sistem.

2. Tahap Elaborasi

(9)

b. Merancang komponen program user interface yang dibutuhkan

c. Mendeskripsikan lebih detail tentang struktur dan hirearki sistem dengan menjelaskan setiap proses yang ada dalam usecase diagram.

d. Menentukkan objek – objek yang akan terdapat didalam aplikasi

e. Membuat class diagram untuk setiap objek

f. Merancang data base aplikasi e-procurement dalam mendukung asset management.

g. Merevisi dokumen tahap insepsi.

Tujuan dari tahap elaborasi adalah untuk menghasilkan model atau representasi dari analisa dan membuat landasan untuk coding. 3. Tahap Konstruksi

a. Pembuatan user interface untuk memudahkan user berkomunikasi dengan sistem.

b. Coding.

c. Merevisi dokumen tahap insepsi dan elaborasi

Tujuan dari tahap konstruksi ini adalah menghasilkan aplikasi e-procurement yang terintegrasi menggunakan media internet dalam mendukung asset management.

(10)

a. Pengujian user interface, apakah telah dapat menghubungkan user dengan sistem atau belum.

b. Pengujian data entri (masukan) dan validasi – validasi yang terdapat dalam sistem, apakah valid atau tidak.

c. Pengujian semua fitur – fitur yang telah dibuat, apakah sesuai dengan fungsinya atau tidak.

Tujuan dari tahap transisi ini yaitu memastikan bahwa sistem yang dibuat telah memenuhi requirement yang diperlukan dan sesuai dengan business rule yang dibuat.

1.6. Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan laporan ini dibagi dalam beberapa bab dengan pokok pembahasan secara umum sebagai berikut:

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini berisi latar belakang, perumusan masalah, maksud dan tujuan, batasan masalah, metodologi penelitian, sistematika penulisan.

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

Pada Bab ini dijelaskan mengenai landasan konsep beserta teori yang mendukung pembuatan Aplikasi E-Procurement Dalam Mendukung Asset Management.

(11)

BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

Bab ini berisi analisis kebutuhan dalam membangun aplikasi ini, analisis sistem yang sedang berjalan pada aplikasi ini sesuai dengan metode pembangunan perangkat lunak yang digunakan. Selain itu terdapat juga perancangan antarmuka untuk aplikasi yang akan dibangun sesuai dengan hasil analisis yang telah dibuat.

BAB IV IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN SISTEM

Bab ini berisi hasil implementasi dari hasil analisis dan perancangan yang telah dibuat disertai juga dengan hasil pengujian dari aplikasi ini sehingga diketahui apakah sistem yang dibangun sudah memenuhi syarat sebagai aplikasi yang user-friendly.

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini berisi kesimpulan tentang keseluruhan dari pembangunan aplikasi ini dan saran tentang aplikasi ini untuk masa yang akan datang.

(12)

2.1 Landasan Teori 2.1.1 Pengertian Aplikasi

Perangkat lunak aplikasi adalah suatu subkelas perangkat lunak komputer yang memanfaatkan kemampuan komputer langsung untuk melakukan suatu tugas yang diinginkan pengguna. Biasanya dibandingkan dengan perangkat lunak sistem yang mengintegrasikan berbagai kemampuan komputer, tapi tidak secara langsung menerapkan kemampuan tersebut untuk mengerjakan suatu tugas yang menguntungkan pengguna. Contoh utama perangkat lunak aplikasi adalah pengolah kata, lembar kerja, dan pemutar media.

Adapun pengertian lain, aplikasi adalah penggunaan atau penerapan suatu konsep yang menjadi pokok pembahasan. Aplikasi dapat diartikan juga sebagai program komputer yang dibuat untuk menolong manusia dalam melaksanakan tugas tertentu. Aplikasi software yang dirancang untuk penggunaan praktisi khusus, klasifikasi luas ini dapat dibagi menjadi 2 (dua) yaitu:

1. Aplikasi software spesialis, program dengan dokumentasi tergabung yang dirancang untuk menjalankan tugas tertentu.

2. Aplikasi paket, suatu program dengan dokumentasi tergabung yang dirancang untuk jenis masalah tertentu.

(13)

2.1.2 Pengertian Data dan Informasi

Data dan Informasi mempunyai keterkaitan antara satu dengan yang lainnya. Data adalah fakta – fakta atau pesan – pesan yang belum dievaluasi atau bahan mentah dari informasi yang melalui pengolahan tertentu dibentuk menjadi suatu informasi. Data merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian

– kejadian nyata.

Suatu sistem yang kurang mendapatkan suatu informasi akan luruh, kerdil dan akhirnya berakhir. Definisi informasi sendiri seperti di bawah ini :

“Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berharga dan lebih berguna serta lebih berarti bagi yang menerimannya” [16].

Sedangkan sumber dari informasi sendiri adalah data yang berarti kenyataan untuk mengambarkan suatu kejadian – kejadian dan kesatuan yang nyata. Maksud dari kejadian – kejadian di sini adalah sesuatu yang telah terjadi pada saat tertentu.

Sumber dari informasi adalah data. Data terbentuk dari karakter – karakter yang dapat berupa alfabet, angka maupun simbol khusus. Data disusun untuk diolah dalam bentuk struktur data, struktur file dan database. Terdapat perbedaan antara data dan informasi yaitu jika data merupakan bahan baku yang diolah untuk memberikan informasi, sedangkan informasi digunakan dalam pengambilan keputusan, karena itu informasi memiliki tingkat lebih tinggi dari data.

(14)

2.1.3 Pengadaan atau E-procurement

Proses pengadaan barang atau dalam hal ini adalah e-Procurement (e-Proc) merupakan sebuah istilah dari pengadaan (procurement) atau pembelian secara elektronik. e-Proc merupakan bagian dari e-bisnis dan digunakan untuk mendesain proses pengadaan berbasis internet yang dioptimalkan dalam sebuah perusahaan. E-Proc tidak hanya terkait dengan proses pembelian itu saja tetapi juga meliputi negosiasi-negosiasi elektronik dan pengambilan keputusan atas kontrak-kontrak dengan pemasok. Ada beberapa definisi e-Proc, diantaranya :

 Menurut Sarzana Fulvio di S. Ippolito (2003) menyebut e-procurement sebagai seperangkat teknologi, prosedur, dan langkah-langkah organisasional yang memungkinkan pembelian barang dan jasa secara online, melalui peluang-peluang yang ditawarkan oleh internet dan e-commerce

 Beberapa definisi oleh Davila, Tony, Mahendra Gupta, dan Richard

Palmer dalam jurnal “Moving Procurement Systems to The Internet”

(2003) menyebutkan e-procurement : Teknologi yang dirancang untuk memfasilitasi pengadaan barang melalui internet, Manajemen seluruh aktivitas pengadaan secara elektronik, dan Aspek-aspek fungsi pengadaan yang didukung oleh bermacam-macam bentuk komunikasi secara elektronik.

E-Proc disesuaikan dengan kebutuhan dan latar belakang lembaga yang menggunakannya. Karena masing-masing lembaga memiliki aturan dan bisnis proses yang berbeda. Pengadaan barang/jasa pemerintah pada pelaksanaannya dapat dilakukan secara elektronik mengingat hal ini telah dimungkinkan melalui Keppres No 80 Tahun 2003, dan terhadap semua informasi, transksi elektronik pada pelaksanaan pengadaan barang/jasa pemerintah secara elektronik mengacu

(15)

pada Undang-undang nomor 11 tahun 2008 tentang ITE. Hal ini menjadikan aktivitas e-Proc menjadi lebih tranparan,efisien dan aman.

Gambar 2.1 Transisi pengadaan barang elektrik (Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah)

Pengadaan barang/jasa pemerintah secara elektronik dapat dilakukan dengan e-Tendering atau e-Purchasing: E-Tendering merupakan tata cara pemilihan penyedia barang/jasa yang dilakukan secara terbuka dan dapat diikuti oleh semua penyedia barang/jasa yang terdaftar pada sistem elektronik dengan cara menyampaikan satu kali penawaran sampai dengan waktu yang telah ditentukan sedangkan E-Purchasing merupakan tata cara pembelian barang/jasa melalui sistem katalog elektronik.

(16)

2.1.4 Basis Data (database)

2.1.4.1Konsep Basis data (Database)

Basis data terdiri dari dua kata, basis dan data. Basis dapat diartikan kurang lebih sebagai markas, gudang atau tempat berkumpul. Sedangkan data adalah repesentasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia (pegawai, siswa, pembeli dan lain – lain), barang dan sebagainya yang direkam dalam bentuk angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi atau kombinasi lainnya. Basis data sendiri dapat didefinisikan dalam sejumlah sudut pandang seperti :

1. Himpunan kelompok data (arsip) saling berhubungan yang diorganisasikan sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembalidengan cepat dan mudah.

2. Kumpulan file / table / arsip saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpanan elektronis.

Ada beberapa tahapan yang digunakan dalam proses mendesain suatu basis data yaitu:

1. Tentukan tujuan dari basis data yang akan dibuat. 2. Tentukan tabel – tabel yang sekiranya akan dperlukan.

3. Tentukan field – field (kolom – kolom) yang diperlukan oleh tabel. 4. Tentukan sebuah kolom yang bersifat unik untuk dijadikan sebagai

kunci (key).

5. Tentukan relasi antar tabel.

(17)

7. Isi data dalam basis data dan buat objek – objek database yang sekiranya diperlukan.

2.1.4.2Sistem Basis data (DBS)

Suatu sistem yang mengelolah data dan menyediakan data tersebut apabila dibutuhkan.

2.1.4.3Komponen utama Sistem Basis data

1. Data yang disimpan dalam basis data 2. Hardware : storage, processor, memory

3. Software : DBMS, Report-writer, design, arts, dll Pengguna :

a) Pengguna Awan (Naïve User) b) Pengguna Biasa (Casual User) c) Programmer

d) Administrator

2.1.4.4Tujuan Database

Mereduksi redudansi yang akibatnya mengurangi inkonsistensi maka data dapat dishare antar aplikasi sehingga standarisasi data dapat dilakukan, batasan security dapat diterapkan, dimana pengelolaan integritas (Keterjaminan Akurasi) data dapat mudah dicapai dan dapat menyeimbangkan kebutuhan yang saling konflik.

(18)

2.1.4.5Database Administrator

Database Adminstrator adalah orang yang memiliki kontrol utama terhadap keseluruhan sistem basis data (mencangkup data & program) yang mempunya fungsi yaitu :

1. Pendefinisian skema

2. Pendefinisan struktur penyimpanan & metode akses 3. Modifikasi skema & organisasi fisik

4. Pemberian otorisasi bagi pengaksesan data

5. Mendefinisikan bagian basis data yang mana dapat diakses oleh seorang pemakai, termasuk operasi-operasi yang dapat dilakukan 6. Spesifikasi batasan integrasi

2.1.4.6Bahasa/Language dalam Sistem Basis data

Bahasa yang digunakan di dalam basis data antara lain : 1. Data Definition Language (DDL)

Perintah-perintah yang digunakan oleh database administrator untuk mendefinisikan skema ke DBMS. Secara detil hal yang perlu dijabarkan pada DBMS :

a. Nama basis data

b. Nama seluruh berkas pada basis data c. Nama rekaman dan medan

d. Enkripsi berkas, rekaman dan medan e. Nama medan kunci

(19)

f. Nama Indeks dan medan yang menjadi indeks g. Hal lain seperti ukuran basis data.

DDL juga digunakan untuk menciptakan, mengubah, dan menghapus basis data

2. Data Manipulation Language (DML)

DML adalah perintah-perintah yang digunakan untuk mengubah, memanipulasi dan mengambil data pada basis data. Tindakan seperti menghapus,mengubah,dan mengambil data menjadi bagian dari DML. DML dibagi atas 2 jenis :

a. Prosedural

Prosedural menuntut pengguna menentukan data apa saja yang diperlukan dan bagaimana cara mendapatkannya

b. Nonprosedural

Nonprosedural menuntut pengguna menentukan data apa yang diperlukan tetapi tidak perlu menyebutkan cara mendapatkannya

2.1.5 Konsep Pemrograman Php 2.1.5.1Pengertian Php

PHP: Hypertext Preprocessor adalah bahasa skrip yang dapat ditanamkan atau disisipkan ke dalam HTML. PHP banyak dipakai untuk memrogram situs web dinamis. PHP dapat digunakan untuk membangun sebuah CMS.

(20)

2.1.5.2Sejarah Php

Pada awalnya PHP merupakan kependekan dari Personal Home Page (Situs personal). PHP pertama kali dibuat oleh Rasmus Lerdorf pada tahun 1995. Pada waktu itu PHP masih bernama Form Interpreted (FI), yang wujudnya berupa sekumpulan skrip yang digunakan untuk mengolah data formulir dari web.

Selanjutnya Rasmus merilis kode sumber tersebut untuk umum dan menamakannya PHP/FI. Dengan perilisan kode sumber ini menjadi sumber terbuka, maka banyak pemrogram yang tertarik untuk ikut mengembangkan PHP.

Pada November 1997, dirilis PHP/FI 2.0. Pada rilis ini, interpreter PHP sudah diimplementasikan dalam program C. Dalam rilis ini disertakan juga modul-modul ekstensi yang meningkatkan kemampuan PHP/FI secara signifikan.

Pada tahun 1997, sebuah perusahaan bernama Zend menulis ulang interpreter PHP menjadi lebih bersih, lebih baik, dan lebih cepat. Kemudian pada Juni 1998, perusahaan tersebut merilis interpreter baru untuk PHP dan meresmikan rilis tersebut sebagai PHP 3.0 dan singkatan PHP dirubah menjadi akronim berulang PHP: Hypertext Preprocessing.

Pada pertengahan tahun 1999, Zend merilis interpreter PHP baru dan rilis tersebut dikenal dengan PHP 4.0. PHP 4.0 adalah versi PHP yang paling banyak dipakai pada awal abad ke-21. Versi ini banyak dipakai disebabkan kemampuannya untuk membangun aplikasi web kompleks tetapi tetap memiliki kecepatan dan stabilitas yang tinggi.

(21)

Pada Juni 2004, Zend merilis PHP 5.0. Dalam versi ini, inti dari interpreter PHP mengalami perubahan besar. Versi ini juga memasukkan model pemrograman berorientasi objek ke dalam PHP untuk menjawab perkembangan bahasa pemrograman ke arah paradigma berorientasi objek.

2.1.5.3Fasilitas Database

Khusus untuk pemrograman database, Php menyediakan fasilitas objek yang kuat dan lengkap yang memudahkan programmer dalam membuat program. Format database yang dimiliki Php adalah format database MySql, PorstgreSql, dBase, SyBASE, Oracle dan lain – lain.

2.1.6 PostgreSql

PostgreSQL adalah sebuah sistem basis data yang disebarluaskan secara bebas menurut Perjanjian lisensi BSD. Piranti lunak ini merupakan salah satu basis data yang paling banyak digunakan saat ini, selain MySQL dan Oracle. PostgreSQL menyediakan fitur yang berguna untuk replikasi basis data. Fitur-fitur yang disediakan PostgreSQL antara lain DB Mirror, PGPool, Slony, PGCluster, dan lain-lain.

2.1.7 ExtJs

Extjs adalah pemrograman yang berjalan di platform javascript. Jadi Extjs bisa dijalankan tanpa adanya web server. Yang diperlukan adalah library Extjs, Browser yang support dengan Javascript. Secara langsung memang Extjs

(22)

hanyalah library yang berplatform javascript tapi tentu saja membutuhkan data-data yang akan diproses oleh Extjs.

2.1.8 Konsep Pemodelan UML

The Unified Modeling Language (UML) adalah sebuah bahasa untuk menetapkan, menggambarkan, membangun dan mendokumentasikan artifact dari sistem software.(Craig Larman, Applying UML and Patterns 2nd Edition) Untuk dapat mengerti UML, dibutuhkan pemahaman konsep model dari bahasa tersebut.

2.1.8.1 Diagram

Diagram menampilkan representasi sebagian dari sistem, dan semantiks dengan view yang lain. Dalam UML, ada dua tipe diagram, yaitu :

a. Static Diagram : use case diagram, class diagram, object diagram,component diagram dan deployment diagram.

b. Dinamic Diagram : sequence diagram, collaboration diagram, activity diagram dan statechart diagram.

2.1.8.2 Use Case Diagram

Use case diagram menjelaskan sistem secara fungsional yang terlihat user. Biasanya dibuat pada awal pengembangan. Tujuan use case adalah untuk:

a. Menspesifikasikan context sistem b. Menggambarkan kebutuhan sistem c. Memvalidasikan arsitektur sistem

(23)

2.1.8.2.1 Include

Keterhubungan secara include antar use case menunjukkan bahwa usecase asal secara eksplisit memasukkan perilaku dari use case lain yang ditunjuk oleh use case tersebut. Included use case tidak pernah berdiri sendiri, tetapi hanya merupakan bagian dari beberapa use case yang lebih besar yang diikutinya. Keterhubungan use case secara include pada dasarnya merupakan sebuah contoh dari pendelegasian-sekumpulan dari tanggung jawab sebuah system diambil dan ditangkap di dalam satu tempat (included use case), kemudian bagian lainnya dari sistem (use case yang lain) memasukkan kumpulan tanggung jawab yang baru setiap saat mereka memerlukan fungsifungsi use case tersebut.

2.1.8.2.2 Extend

Keterhubungan use case secara extend menunjukkan bahwa usecase yang ditunjuk merupakan perluasan perilaku dari use case asal. Use case asal dapat berdiri sendiri, tetapi untuk kondisi tertentu perilaku use case tersebut dapat diperluas oleh perilaku dari use case lain. Hubungan perluasan digunakan untuk memodelkan bagian dari use case yang dapat dilihat oleh user sebagai perilaku yang dapat dipilih dari sistem. Hubungan perluasan juga dapat digunakan untuk memodelkan sub aliran yang terpisah-pisah yang hanya dapat dijalankan dalam kondisi tertentu.

2.1.8.3 Class Diagram

Class Diagram menggambarkan kamus data yang berlaku dalam sistem. Tujuannya, untuk membuat konsep nama dan pemodelan dan menspesifikasikan setiap proses yang terjadi.

(24)

BAB III

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

3.1 Analisis Sistem

Dalam tahap analisa sistem akan ditentukan requirement (kebutuhan - kebutuhan) sistem, mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan - permasalahan yang terjadi untuk membangun Aplikasi E-Procurement dalam mendukung asset management.

3.1.1 Analisa sistem yang berjalan saat ini

Berdasarkan observasi pada aplikasi e-procurement yang telah ada, ada beberapa proses yang masih dilakukan secara manual seperti pendaftaran penyedia barang/jasa, pengisian formulir keterangan perusahaan yaitu dengan mendownload formulir lalu mencetaknya untuk kemudian diisi oleh pihak penyedia. Begitu pula dengan pengiriman data, pengiriman data pelengkap seperti fotokopi KTP pemilik perusahaan, NPWP, Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP), akta perusahaan, masih dilakukan secara manual dengan mengharuskan pihak penyedia datang ke sekretariat pengadaan. Belum tersedianya fitur pembuatan laporan pelelangan seperti laporan data penyedia barang/jasa, laporan kontrak dan laporan pengadaan barang sehingga harus dibuat secara manual. Berdasarkan hasil wawancara dengan pihak intern yang menangani masalah pengadaan barang dari beberapa perusahaan, informasi akan adanya pengadaan barang/jasa hanya diumumkan lewat media cetak atau pada situs pengadaan perusahaan tersebut sehingga hanya orang-orang terdekat atau pihak penyedia terdekat yang mengetahui adanya pengadaan barang. Belum teraturnya struktur pembagian hak

(25)

akses terhadap sistem pengadaan menyebabkan pengaksesan data terbuka sehingga resiko kecurangan besar.

Penjelasan tentang sistem e-procurement yang sedang berjalan adalah sebagai berikut:

1. Pendaftaran Penyedia Barang/jasa.

Penyedia mendaftar sebagai rekanan. Selain mendaftar secara manual, penyedia juga mendaftar secara online. Penyedia mendaftar secara manual dengan mendownload form pendaftaran, mengisi form pendaftaran, mencetak dan mengirimkan ke panitia disertai dokumen pendukung seperti KTP direksi/pemilik perusahaan, NPWP, Surat Ijin Usaha Perdagangan, akta perusahaan, surat penunjukan dari direksi untuk membawa dokumen tersebut. Kemudian berkas-berkas tersebut diserahkan ke sekretariat pelelangan. Mendaftar secara online dilakukan dengan mengisi formulir yang telah disediakan.

(26)

Datang ke sekretariat

Menyerahkan formulir registrasi dan

data pelengkap

Penerimaan registrasi Pengembalian

formulir

ditolak diterima

Star Pendaftaran

dikembalikan Pendaftaran _selesai

Isi Formulir Download Formulir

Cetak formulir

Gambar 3.1 Activity Diagram Penyedia barang/jasa

2. Pelaksanaan Pelelangan

Untuk mengikuti lelang, penyedia memilih paket lelang yang tersedia sesuai dengan kategori dan klasifikasi masing-masing. Terdapat beberapa tahap dalam pelelangan dari mulai pengiriman dokumen pelengkap untuk lelang yang bersangkutan, pengecekan dokumen oleh panitia, sampai ke pengumuman pemenang. Setiap tahapan mempunyai batas waktu yang ditentukan oleh pihak panitia.

(27)

3. Informasi Pemberitahuan Pelelangan

Pemberitahuan adanya pengadaan barang/jasa dari pihak pelaksana tidak terinformasikan secara terbuka sehingga hanya pihak-pihak terdekat saja yang mengetahui adanya pelelangan.

4. Pembuatan Laporan

Laporan-laporan seperti laporan data penyedia barang/jasa yang mengikuti pengadaan barang/jasa, laporan pengadaan, laporan pernyataan mengikuti lelang, laporan paket yang telah selesai dilaksanakan dan laporan penerimaan barang belum tersedia sehingga harus dibuat secara manual

3.1.2 Analisa Masalah

Berdasarkan observasi terhadap sistem e-procurement yang telah ada dan hasil wawancara dengan pihak terkait, terdapat beberapa permasalahan yang dihadapi didalam sistem yang sedang berjalan saat ini. Permasalahan tersebut diuraikan pada tabel berikut:

Tabel 3.1 Analisis Masalah

No Permasalahan

3. 4.

Kesulitan dalam pengisian dan pengiriman data registrasi penyedia barang atau jasa

Informasi mengenai adanya kegiatan pengadaan barang /jasa tidak terinformasikan secara terbuka

Keamanan dan Akses data tidak terjaga

(28)

pengadaan barang/jasa tidak tersedia atau masih dilakukan secara manual

Kesulitan dalam memonitor perkembangan pelaksanaan pengadaan.

Proses pengadaan tidak transparansi

3.1.3 Solusi yang ditawarkan

Dari permasalahan-permasalahan yang telah dijabarkan di atas, terdapat permasalahan dimana sistem e-procurement yang ada belum mempunyai fitur upload dokumen sebagai sarana untuk pengumpulan dokumen, proses pemberitaan adanya pelelangan tidak terinformasikan luas, hak akses pengguna sistem tidak terorganisir, serta belum adanya fitur pembuatan laporan-laporan.

Solusi yang penulis tawarkan adalah pelaksanaan registrasi dilakukan secara online dengan mengisi form yang disediakan pada aplikasi dan berkas-berkas pendukung dikirimkan dengan menggunakan fitur upload. Dengan demikian pihak penyedia tidak perlu untuk datang ke tempat sekretariat pengadaan. Sistem melakukan notifaction dengan mengirim ke email pihak penyedia yang telah mendaftar sebagai rekanan jika ada info pelelangan baru sesuai klasifikasi masing-masing. Serta sistem menyediakan fitur print dokumen-dokumen yang diperlukan.

(29)

3.1.4 Software Requirement Specification(SRS)

3.1.4.1 Analisis Persyaratan Fungsional

Dengan memodelkan proses menggunakan Activity Diagram, Use Case Diagram, Sequence Diagram dan Class Diagram, penjelasannya sebagai berikut :

1) Activity Diagram adalah diagram yang menggambarkan sequence dari aktivitas – aktivitas dalam sebuah proses, termasuk sekuensial dan paralel aktivitas, dan tujuan yang telah dibuat.Sebuah activity diagram biasanya dibuat untuk satu use case dan memperlihatkan perbedaan skenario – skenario yang memungkinkan.

2) Use Case Diagram menjelaskan sistem secara fungsional yang terlihat user. Biasanya dibuat pada awal pengembangan dalam menggambarkan kebutuhan sistem.

3) Sequence Diagram bisa memperlihatkan sebuah ilustrasi yang sukses dari interaksi – interaksi diantara class atau objek. Sequence Diagram kadang – kadang digunakan untuk mengilustrasikan mendeskripsikan proses – proses dalam use case skenario.

4) Class Diagram memperlihatkan fitur – fitur statik dari sistem dan merepresentasikan beberapa proses yang particular. Sebuah class diagram juga memperlihatkan relasi – relasi natural diantara class.

Penjelasan tentang syarat – syarat fungsional yang terdapat pada sistem ini yaitu :

(30)

1. Kebutuhan Sistem

Berikut ini daftar requirement (kebutuhan) yang ada dalam aplikasi penyediaan barang/jasa :

Tabel 3.2 Kebutuhan Sistem

Use Case Name Deskripsi

Logout User keluar dari sistem

Setting

User Tambah Data User

Ubah Data User Hapus Data User

Batal penambahan Data User Simpan Data User

Group Tambah Data Group

Ubah Data Group Hapus Data Group

Batal penambahan Data Group Simpan Data Group

Hak Akses Pilih bisa tambah data atau tidak Pilih bisa edit data atau tidak Pilih bisa hapus data atau tidak Master Data

Kabupaten Tambah Data Kabupaten

Ubah Data Kabupaten Hapus Data Kabupaten

Batal penambahan Data Kabupaten Simpan Data Kabupaten

Provinsi Tambah Data Provinsi

Ubah Data Provinsi Hapus Data Provinsi

Batal penambahan Data Provinsi Simpan Data Provinsi

(31)

Ubah Data Negara Hapus Data Negara

Batal penambahan Data Negara Simpan Data Negara

Jenis Usaha Tambah Data Jenis Usaha

Ubah Data Jenis Usaha Hapus Data Jenis Usaha

Batal penambahan Data Jenis Usaha Simpan Data Jenis Usaha

Sumber Dana Tambah Data Sumber Dana

Ubah Data Sumber Dana Hapus Data Sumber Dana

Batal penambahan Data Sumber Dana Simpan Data Sumber Dana

Tahapan Pengadaan Tambah Data Tahapan Ubah Data Tahapan Hapus Data Tahapan

Batal penambahan Data Tahapan Simpan Data Tahapan

Data Pegawai Tambah Data Pegawai

Ubah Data Pegawai Hapus Data Pegawai

Batal penambahan Data Pegawai Simpan Data Pegawai

Pengadaan

Pengumuman Tambah Pengumuman

Ubah Pengumuman Hapus Pengumuman

Batal penambahan Pengumuman Simpan Pengumuman

Paket Pekerjaan Tambah Paket Pekerjaan Ubah Paket Pekerjaan Hapus Paket Pekerjaan

(32)

Pengadaan

Paket Pekerjaan Simpan Paket Pekerjaan

Penawaran Tambah Penawaran

Ubah Penawaran Hapus Penawaran

Batal penambahan Penawaran Simpan Penawaran

Sanggahan Tambah Sanggahan

Simpan Sanggahan

Pemenang Tambah Pemenang

Ubah Pemenang Hapus Pemenang

Batal penambahan Pemenang Simpan Pemenang

Daftar Hitam Tambah Daftar Hitam

Ubah Daftar Hitam Hapus Daftar Hitam

Batal penambahan Daftar Hitam Simpan Daftar Hitam

Registrasi

Data Perusahaan Tambah Data Perusahaan Ubah Data Perusahaan Hapus Data Perusahaan

Batal penambahan Data Perusahaan Simpan Data Perusahaan

Cetak Data Perusahaan Setting

Group Management Tambah Group

Hapus Group Simpan Data Group

User Management Tambah User

Hapus User Ubah User Simpan Data User

(33)

2. Business Rule dalam Sistem

Tabel 3.3 Business Rule Sistem Tipe – tipe Bussines

Rule Deskripsi

Registrasi Registrasi dilakukan jika data user baru belum ada di database

2. User menunggu akunnya diaktivasi oleh admin untuk bisa melakukan login ke sistem.

3. Apabila user melakukan login sebelum akunnya diaktivasi, maka akan muncul konfirmasi bahwa akunnya belum diaktivasi.

4. Apabila user salah memasukan username dan password maka akan muncul konfirmasi bahwa data yang dimasukan salah

5. Apabila user telah benar memasukkan data user dan password, maka user telah masuk kedalam sistem. Logout Logout bisa dilakukan apabila user telah masuk ke dalam

sistem.

Data Master Kabupaten, Provinsi,

Negara, Jenis Usaha, Sumber Dana, Tahapan Pengadaan, Data Pegawai

1. Administrator telah login ke sistem.

2. Pembuatan data master baru bisa dilakukan jika : a. Data master yang baru belum ada didalam

database.

b. Data – data master yang dimasukkan telah benar. 3. Perubahan data master bisa dilakukan jika :

a. Terdapat daftar setiap data master yang akan diubah datanya.

b. Data master yang akan diubah datanya telah ada dalam database.

4. Penghapusan Data Master bisa dilakukan jika :

(34)

b. Admin menekan tombol hapus dan telah berhasil menghapus dari database.

Pengadaan

Pengumuman 1. Panitia telah login ke sistem.

2. Pembuatan data pengumuman baru bisa dilakukan jika:

Data Pengumuman yang baru belum ada didalam

database.

Data – data pengumuman yang dimasukkan telah benar.

3. Perubahan data pengumuman bisa dilakukan jika: a. Terdapat daftar setiap pengumuman yang akan

diubah datanya.

b. Data pengumuman yang akan diubah datanya telah ada dalam database.

4. Penghapusan data pengumuman bisa dilakukan jika : a. Terdapat Data pengumuman yang akan dihapus

datanya.

b. Panitia menekan tombol hapus dan telah berhasil menghapus dari database.

Paket Pekerjaan 1. Panitia telah login ke sistem.

2. Pembuatan data pengadaan baru bisa dilakukan jika: a. Data pengadaan yang baru belum ada didalam

database.

b. Data – data pengadaan yang dimasukkan telah benar.

3. Perubahan data pengadaan bisa dilakukan jika:

a. Terdapat daftar setiap pengadaan yang akan diubah datanya.

b. Data pengadaan yang akan diubah datanya telah ada dalam database.

4. Penghapusan data pengadaan bisa dilakukan jika : a. Terdapat Data pengadaan yang akan dihapus

datanya.

(35)

menghapus dari database. Penawaran 1. Penyedia telah login ke sistem.

2. Pembuatan data penawaran baru bisa dilakukan jika: a. Data penawaran yang baru belum ada didalam

database.

b. Data – data penawaran yang dimasukkan telah benar.

3. Perubahan data penawaran bisa dilakukan jika: a. Terdapat daftar setiap penawaran yang akan

diubah datanya.

b. Data penawaran yang akan diubah datanya telah ada dalam database.

4. Penghapusan data penawaran bisa dilakukan jika : a. Terdapat data penawaran yang akan dihapus

datanya.

b. Penyedia menekan tombol hapus dan telah berhasil menghapus dari database.

Sanggahan 1. Penyedia telah login ke sistem.

2. Pembuatan data sanggahan baru bisa dilakukan jika: a. Data sanggahan yang baru belum ada didalam

database.

b. Data – data sanggahan yang dimasukkan telah benar.

c. Jadwal sanggahan sedang aktif. Daftar Hitam 1. Panitia telah login ke sistem.

2. Pembuatan data daftar hitam baru bisa dilakukan jika: a. Data daftar hitam yang baru belum ada didalam

database.

b. Data – data daftar hitam yang dimasukkan telah benar.

3. Perubahan data daftar hitam bisa dilakukan jika: a. Terdapat daftar setiap penawaran yang akan

diubah datanya.

b. Data penawaran yang akan diubah datanya telah ada dalam database.

(36)

4. Penghapusan data penawaran bisa dilakukan jika : a. Terdapat data daftar hitam yang akan dihapus

datanya.

b. Panitia menekan tombol hapus dan telah berhasil menghapus dari database.

Laporan

Pengadaan 1. Panitia telah login ke sistem.

2. Pembuatan laporan daftar pengadaan baru bisa dilakukan jika :

a. Daftar data pengadaan sudah ada didalam

database.

b. Tekan tombol Export untuk mencetak laporan pengadaan

Daftar Penyedia 1. Panitia telah login ke sistem.

2. Pembuatan laporan daftar penyedia baru bisa dilakukan jika :

a. Daftar data penyedia sudah ada didalam database. b. Tekan tombol Cetak untuk untuk mencetak laporan

daftar penyedia

Draft Kontrak 1. Panitia telah login ke sistem

2. Pemenang pengadaan sudah ditentukan 3. Data isi kontrak telah di isi

4. Tekan tombol print kontrak untuk mencetak laporan Registrasi

Data Perusahaan 1. Penyedia telah login ke sistem.

2. Pembuatan data perusahaan baru bisa dilakukan jika: a. Data perusahaan yang baru belum ada didalam

database.

b. Data – data perusahaan yang dimasukkan telah benar.

3. Perubahan data perusahaan bisa dilakukan jika: a. Terdapat daftar setiap perusahaan yang akan

diubah datanya.

(37)

ada dalam database.

4. Penghapusan data perusahaan bisa dilakukan jika : a. Terdapat data perusahaan yang akan dihapus

datanya.

b. Penyedia menekan tombol hapus dan telah berhasil menghapus dari database.

Setting

User Management 1. Administrator telah login ke sistem. 2. Pembuatan User baru bisa dilakukan jika :

a. User baru belum ada didalam database. b. Data – data user yang dimasukkan telah benar. c. Tekan tombol simpan untuk menyimpan data –

data user kedalam database. 3. Perubahan User bisa dilakukan jika :

a. Terdapat daftar user yang akan dirubah datanya. b. User yang akan dirubah datanya telah ada dalam

database.

c. Tekan tombol ubah untuk mengubah data dari

database.

4. Penghapusan User bisa dilakukan jika :

a. Terdapat daftar user yang akan dihapus datanya. b. Admin menekan tombol hapus dan telah berhasil

menghapus data user dari database. Group Management 1. Administrator telah login ke sistem.

2. Pembuatan Group Baru baru bisa dilakukan jika : a. Group baru belum ada didalam database. b. Data group yang dimasukkan telah benar.

c. Tekan tombol simpan untuk menyimpan data group kedalam database.

3. Apabila data group yang baru telah ada di database, maka akan muncul pesan bahwa nama group yang dimasukan telah ada.

4. Penghapusan group bisa dilakukan jika: a. Terdapat daftar group yang akan dihapus. b. Admin memilih group mana yang akan dihapus.

(38)

c. Admin menekan tombol hapus dan telah berhasil menghapus user dari database

3.1.4.2 Analisis Kebutuhan non Fungsional

Analisis kebutuhan non fungsional disini membahas kendala pada pelayanan atau fungsi sistem, yaitu :

1. Availability: ketersediaan aplikasi, misalnya harus terus menerus beroperasi selama hari kerja tanpa adanya kegagalan pada sistem yang di bangun karena berupa desktop, maka sistem ini dapat di akses setiap hari kerja, selama komputer terhubung ke server.

2. Reliability: keandalan, misalnya tidak pernah boleh gagal atau kegagalan yang ditolerir dibatasi hingga berapa persen, sehingga harus dipikirkan solusi atau tolerant fault.

3. Ergonomy: kenyamanan pakai bagi pengguna.

Sistem ini akan di bangun sedemikian rupa agar easy use dan easy learning, sehingga user akan sangat nyaman untuk menggunakan aplikasi ini.

4. Portability: kemudahan untuk dibawa dan dioperasikan ke mesin/sistem operasi/platform yang lain.

Karena berbasis desktop dan programming language menggunakan bahasa delphi maka sistem ini dapat di akses dimana saja, selama mesin/sistem operasi/platform mendukung programming language ini.

5. Safety: yang menyangkut keselamatan manusia, misalnya untuk SW yang dipakai pada sistem kontrol di pabrik, maka aspek ini tidak diperlukan pada sistem.

(39)

6. Security: aspek keamanan yang harus dipenuhi, yaitu pada proses perhitungan perkembangan klien, seleksi dan perhitungan nilai akhir program untuk massase dan shiatsu, selama user mengikuti prosedur dengan benar, maka sistem akan menjamin keamaan tersebut dengan baik.

3.1.4.3 Analisis Perangkat Keras

Perangkat keras yang yang telah tersedia sekarang ini adalah sebagai berikut 1. Server

a. Processor Intel Pentium Core 2 Duo b. Harddisk 500 GB

c. RAM 2 GB

d. VGA Card 128 MB

e. Monitor resolusi 1024x768 f. Lan Card 10/100Mbps g. Mouse

h. Keyboard

2. Client

a. Processor Intel Pentium Dual Core b. Kapasitas Harddisk 120 GB

c. RAM 1 GB

d. VGA Card 128 MB

e. Monitor dengan resolusi 1024x768 f. Lan Card 10/100Mbps

(40)

g. Mouse

h. keyboard

Sementara perangkat keras yang direkomendasikan untuk menjalankan aplikasi ini adalah sebagai berikut :

1. Server

a. Processor dengan kecepatan minimal 1.5 GHz b. Kapasitas Harddisk minimal 160 GB

c. RAM minimal 1 GB

d. VGA Card minimal 128 MB e. Monitor dengan resolusi 1024x768 f. Lan Card 10/100Mbps

g. Mouse h. Keyboard 2. Client

a. Processor dengan kecepatan minimal 1 GHz b. Kapasitas Harddisk minimal 80 GB

c. RAM minimal 512 MB d. VGA Card minimal 64 MB

e. Monitor dengan resolusi 1024x768 f. Lan Card 10/100Mbps

g. Mouse h. keyboard

(41)

4. Analisis Perangkat Lunak

Kebutuhan perangkat lunak merupakan faktor-faktor yang harus dipenuhi untuk merancang sebuah perangkat lunak (aplikasi) sehingga perangkat lunak tersebut sesuai dengan maksud dan tujuan perangkat lunak (aplikasi) tersebut di buat. Beberapa perangkat lunak pendukung yang harus di install adalah sebagai berikut :

1. Windows sebagai sistem operasi 2. UltraEdit

3. PhpPgAdmin (PostgreSql)

4. Tool design database : Power Designer 12 5. Tool antarmuka design : Microsoft Visio 2003 6. Tool design diagram : Enterprise Architect 7. Mozila Firefox sebagai browser

5. Analisis Pengguna

User dari aplikasi ini dibagi menjadi 3 yaitu:

Tabel 3.4 Analisa Pengguna No Klasifikasi

User Minumum Requirement

Hak Akses pada Sistem

1 Admin 1. Mempunyai kemampuan dasar di bidang Komputer dan mengoperasikan sistem operasi windows XP

2. Mempunyai pemahaman yang cukup untuk mengelola data dalam desktop serta memiliki pengetahuan tentang jaringan aplikasi dan database.

Mempunyai Akses ke seluruh menu yang ada dalam sistem.

2 Panitia 1. Mempunyai kemampuan dasar di bidang computer dan mengoperasiakn operasi windows XP

2. Memiliki kemampuan mengenai proses-proses lelang

Tidak semua menu bias diakses oleh panitia lelang, Hak aksesnya

ditentukan oleh Admin.

(42)

No Klasifikasi

User Minumum Requirement

Hak Akses pada Sistem

3 Penyedia 1. Mempunyai kemampuan dasaar di bidang computer dan mengoperasikan operasi windows XP

2. Memiliki kemampuan mengenai proses-proses lelang

Tidak semua menu bisa diakses oleh panitia lelang, Hak aksesnya

ditentukan oleh Admin.

3.1.5 Analisis Kebutuhan Fungsional

Analisis kebutuhan fungsional menggambarkan proses kegiatan yang akan diterapkan dalam sebuah sistem dan menjelaskan kebutuhan yang diperlukan sistem agar dapat berjalan dengan baik serta sesuai dengan kebutuhan sistem e-Procurement.

Analisis yang dilakukan dimodelkan dengan menggunakan UML (Unified Modeling Language). Tahap-tahap pemodelan dalam analisis tersebut antara lain identifikasi aktor, usecase diagram, skenario, activity diagram, sequence diagram dan class diagram.

3.1.5.1 Identifikasi Aktor

Sistem ini dapat dipergunakan oleh semua instansi atau perusahaan dengan kebutuhan yang berbeda-beda. Berdasarkan kebutuhan, Aktor dapat diidentifikasikan sebagai berikut:

1) Aktor pertama ialah admin yang mempunyai akses untuk mengatur data master dan mengolah semua kegiatan pengadaan barang/jasa

2) Aktor kedua yang terlibat dengan sistem ini adalah panitia pelelangan atau panitia pengadaan barang/jasa

(43)

3.1.5.2 Use Case Diagram Sistem

Analisa perilaku dalam Aplikasi e-Procurement ini berupa analisa Use Case. Terdapat beberapa use case yang didalamnya mencangkup proses – proses yang ada dalam Aplikasi e-Procurement dalam mendukung asset management ini. Secara garis besar, Administrator, Panitia, penyedia barang/jasa pengguna aplikasi e-Procurement ini dapat melakukan fungsi – fungsi seperti yang telah dijelaskan diatas.

Fungsi – fungsi tersebut dapat digambarkan dengan use case diagram dan sequence diagram sebagai berikut:

(44)

penyedia panitia admin frontend setting dow nload w elcome login master data negara prov insi kabupaten

j enis usaha

pengadaan pengumuman paket pekerj aan daftar hitam registrasi data perusahaan setting group management user management notifikasi email

mail serv er

dow nload dokumen penaw aran Tahapan Sanggahan laporan pengadaan Laporan data perusahaan laporan keikutsertaan logout tahapan pengadaan spesifikasi syarat ikut pengadaan sumber dana pemenang laporan kontrak

lupa passw ord

«extend» «extend» «include» «include» «include» «extend» «extend» «extend» «extend» «extend» «extend» «extend» «extend» «extend» «extend» «extend» «extend» «extend» «extend» «extend» «extend» «extend» «extend» «extend» «extend» «extend» «extend» «extend» «include» «extend» «extend» «extend»

(45)

A. Use Case Front end

1. Registrasi

Tabel 3.5 Use Case Proses Registrasi

Nama Registrasi

Deskripsi

Registrasi merupakan proses yang dilakukan oleh pihak penyedia untuk mendaftarkan user mereka masing-masing ke dalam sistem agar bisa melakukan login. Registrasi dilakukan supaya admin dapat mengatur role user.

Aktor Penyedia

Pre-condition - Data User belum ada di dalam database - User belum masuk ke sistem

Post-condition - User berhasil registrasi dan data user masuk ke database

Aktor Sistem

1. Membuka Aplikasi e-Procurement Dalam mendukung asset management

4. Memasukkan data registrasi

6. Menekan tombol submit

9. Menampilkan pesan error karena ada data yang dimasukkan salah.

10. Memasukkan kembali data yang telah diperbaiki.

2. Klik link registrasi

3. Sistem menampilkan form registrasi

5. Data – data registrasi telah tertulis disetiap text input dan siap untuk diproses.

7. Cek validasi registrasi yaitu username, password, email, security code.

8. Jika data yang dimasukkan salah, sistem mengirimkan pesan bahwa data yang dimasukkan salah.

11. Cek validasi registrasi. Apabila data yang dimasukkan telah benar, maka data user masuk ke dalam sistem.

12. Mengirim email notifikasi dan link aktivasi

(46)

aktor Joi n Joi nCtrl l ogi n mai l server

i ni tComponent()

getBbar()

getItemReg()

construct()

cek() si mpan gagal ()

si mpan()

ki ri mEmai l ()

Si gn up berhasi l ()

Gambar 3.3 Sequence Diagram Registrasi

2. Login

Tabel 3.6 Use Case Proses Login

Nama Login

Deskripsi

Login merupakan proses yang dilakukan oleh semua bagian yaitu Admin, Panitia, Penyedia barang/jasa. Login di front end hanya untuk pihak penyedia. Login dilakukan supaya dapat melakukan proses berikutnya sesuai dengan bagiannya.

Aktor Administrator, Panitia, Penyedia barang/jasa

Pre-condition - Data User ada dalam database - User belum masuk ke system Post-condition - User berhasil login/masuk ke system

Aktor Sistem

1. Membuka Aplikasi e-Procurement Dalam mendukung asset management

3. Memasukkan data username dan password.

5. Menekan tombol login

2. Sistem memunculkan form login yang terdiri dari text input username dan password untuk masuk ke sistem.

4. Data – data username dan password telah tertulis disetiap text input dan siap untuk diproses.

(47)

8. Memasukkan kembali data username dan Password yang telah diperbaiki.

password. Jika data yang dimasukkan salah. 7. Menampilkan pesan error karena username

atau Password yang dimasukkan salah. 9. Cek validasi login untuk username dan

Password. Apabila data yang dimasukkan telah benar, maka user masuk ke dalam sistem.

sd login

aktor Join LoginCtrl login

initComponent()

getitem()

construct()

cek() login gagal()

getLogin()

Gambar 3.4 Sequence Diagram Login

3. Download File

Tabel 3.7 Use Case Download File

Nama Download File

Deskripsi

Download file dilakukan oleh penyedia atau user lain yang mengakses aplikasi ini. File – file ini mengenai segala hal yang berhubungan dengan proses pengedaan, mulai dari petunjuk pendaftaran, syarat-syarat mengikuti pengadaan dan pengumuman

Aktor Penyedia

(48)

Post-condition - Penyedia berhasil mendowload file.

Aktor Sistem

1. Mengakses aplikasi e-procurement.

3. mengklik file yang akan didownload pada menu kategori download 5. Menyimpan file hasil download.

2. Sistem memunculkan halaman utama aplikasi.

4. Sistem menampilkan form konfirmasi simpan file.

4. Pengumuman

Tabel 3.8 Use Case Skenario Pengumuman

Nama Pengumuman

Deskripsi

Memberikan informasi terbaru yang berhubungan dengan proses pengadaan, baik itu pengumuman adanya pengadaan ataupun hasil dari pengadaan

Aktor Admin

Pre-condition - Data Pengumuman ada dalam database - User belum masuk ke system

Post-condition - Data berhasil di simpan dan tampil di bagian front end

Aktor Sistem

1. Mengakses aplikasi e-procurement bagian admin.

3. Memasukan data pengumuman

5. Mengisi data pengumuman baru yang benar

2. Sistem memunculkan halaman utama aplikasi.

4. sistem mengecek data masukan, jika ada salah pengisian, konfirmasi ke user.

6. Menyimpan ke database

(49)

Actor1 Pengumuman PengumumanCtrl berita mail server beritaGrid()

getData(where_clause, limit, start)

getData()

data tampil()

tambah data()

save(hak)

cek() gagal simpan()

save()

tambah data sukses()

sendEmail()

Gambar 3.5 Sequence Diagram Pengumuman

6. Download Dokumen

Tabel 3.9 Use Case Skenario Front End Download Dokumen

Nama Download Dokumen

Deskripsi Mendownload file attachment yang ada pada detail pengumuman. Tidak semua pengumuman menyertakan file dokumen yang bisa didownload

Aktor Penyedia

Pre-condition - Mengakses aplikasi e-procurement Post-condition - menyimpan dokumen hasil download

Aktor Sistem

1. Mengakses aplikasi e-procurement. 2. Melihat pengumuman yang tersedia

3. User mengklik pada link ‘selengkapnya’

untuk melihat keseluruhan pengumuman

4. User mendownload file yang tersedia

4. Sistem memunculkan halaman detail pengumuman dan menampilkan file attackment yang dapat didownload

5. Sistem menampilkan form konfirmasi penyimpanan file

(50)

6. User menyimpan file dokumen

sd user

•

aktor FDownloadDokument DownloadDokumenCtrl DownloadDokumen

loadForm()

loadData()

selectData()

download()

Gambar 3.6 Sequence Diagram Download Dokumen

7. Data Perusahaan

Tabel 3.10 Use Case Skenario Front End Data Perusahaan

Nama Data Perusahaan

Deskripsi

Data Perusahaan merupakan proses yang dilakukan oleh penyedia barang/jasa. Penyedia dapat melakukan proses entry data perusahaan sebagai keterangan mengenai data perusahaan masing-masing. Data perusahaan harus diisi sebagai syarat untuk mengikuti pengadaan barang.

Aktor Penyedia

Pre-condition - Data perusahaan belum ada dalam database.

Post-condition - Penyedia telah melakukan proses login.

- Data perusahaan yang baru telah masuk ke dalam database.

Aktor Sistem

1. Mengklik menu Data perusahaan

3. Memasukkan data perusahaan.

5.Memperbaiki data perusahaan dengan

2. Sistem menampilkan form tambah data perusahaan

4. Mengecek terlebih dahulu apakah data perusahaan masih. Jika ada field yang kosong, maka sistem akan mengirimkan pesan warning. 6. Jika data nama yang dimasukkan belum ada

(51)

yang baru. dalam database, maka sistem akan melakukan proses penyimpanan ke database.

sd data perusahaan

Penyedia Penyedia PenyediaCtrl penyedia

FormPanel()

simpan()

cek() kesalahan pengisian()

replace()

simpan data sukses()

Gambar 3.7 Sequence Diagram Data Perusahaan

8. Penawaran

Tabel 3.11 Use Case Skenario Front End Penawaran

Nama Penawaran

Deskripsi

Penawaran adalah proses oleh pihak penyedia sebagai tindak lanjut dari pengadaan yang sedang di ikuti. Penyedia mengirimkan penawaran harga beserta dokumen pendukung sebagai bagian dari proses mengikuti pengadaan.

Aktor Penyedia

Pre-condition - Penyedia telah melakukan proses login.

- Penyedia Telah mengikuti salah satu pengadaan

Post-condition - Penyedia telah melakukan penawaran - Data penawaran tersimpan dalam database

Aktor Sistem

1. Penyedia mengklik menu pengadaan -> penwaran

3. Penyedia memilih pengadaan yang akan

2. Sistem menampilkan form penawaran.

(1)

2005 Juara II Liga Futsal Kompetisi Futsal di Jurusan

Sertifikat IT

Perioda Sertifikat

2011 Sertifikasi Test Kemampuan Berbahasa Inggris (TOEFL) 2007 Sertifikasi Test Kemampuan Berbahasa Inggris (TOEFL) 2006 Sertifikasi IT NTT Jepang

Keterampilan dan Kemampuan

Jenis / Bidang Spesifikasi

Web Joomla (good), Mambo (good)

Macromedia Dreamweaver (good). Design dan Graphic Adobe Photoshop (good)

Paint Shop Pro (good). Corel (basic)

Video Editing Ulead Studio (good).

Animasi - Macromedia Flash (good)

- Swish (good) - Gif Animator(good).

Programming PHP(good), Java Programming (good), HTML (good), C++(good), Visual Basic (basic), Delphi (basic)

Office Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Visio. Database MySQL (good), PostgreSQL (good), Oracle, dan Microsoft Access.

Framework Ajax (Scriptaculous), Xaraya, PostNuke, Code Igniter (good), Extjs (basic)

Network Setting jaringan, Bazaar with Putty. Sistem Operasi Windows, Linux.

Modelling Tools Enterprise Architect, Rational Rose, Power Designer, Business Process Modeling Notation.

Informasi Tambahan

Bahasa yang dikuasai - B.Indonesia

- B.Inggris : Writing (good), Listening (basic), Reading (good)

Hobi Sepak bola, tenis meja, voli, main game, nonton film.

Kesehatan Baik.

Kepribadian Jujur, displin, rajin, bertanggung jawab, kerja keras, dan mampu bekerja secara tim.

(2)

DAFTAR SIMBOL

Simbol

Penggunaan

Keterangan

Use Case Diagram

Actor

Use Case Diagram

Use Case

Use Case Diagram

Relasi

Package Diagram

Package

Package Diagram

Relasi / Dependency

atribute nama class

operations

Class Diagram

Class

Class Diagram

Relasi / Dependency

(3)

1 DEVELOPMENT OF E-PROCUREMENT APPLICATION IN ASSET

MANAGEMENT SUPPORT

Ihsan Nurdiansyah Universitas Komputer Indonesia Jl.Dipati Ukur No.112-116 Bandung 40132

Email : ihsan.dodets@gmail.com

ABSTRAK

The continued development of the business will further enhance the development of the emergence of various companies, both trading companies and service companies. This will cause the level of the tight competition, so it takes a professional attitude in managing the company's management, one of which is inventory management. Inventories of goods is one of a very important activity for the development of the company. Inventory problem is a problem that always faced the decision makers in the field of supply due to an irregular pattern of demand. In this process, it takes the role of procurement in order to meet the demand for goods and services in accordance with the quality, quantity, time, place, price and source the right. In obtaining goods and services, a company requires suppliers or vendors as providers of goods and services. That requires a computerized system. The development of technology enables the implementation of the procurement of goods and services through electronic media or online. E-procurement applications have been made according to user expectations, both from the ease of use of the system, the procurement of data processing and reporting. The application is already running but not close enough to the maximum possible error can occur when used, so that required maintenance process further.

Kata Kunci : online, uptodate, e-procurement, maintenance

1. INTRODUCTION

1. 1 Banckground Problem

Inventory problem is a problem that always faced the decision makers due to irregular demand patterns. Implementation of procurement is still done manually, reports the unorganized and no transparency in the implementation of procurement. The packages of work that should be auctioned to get the best deals in limited release to the provider of goods / services within the city / district itself.

The division of work packages are not based on technical and financial capabilities they close or not but based their decision makers in the area.

Some providers claim to difficulties because it takes time and additional costs to conduct the registration process as it is now and some other process, especially if the location of the auction panita outside the island. In addition to difficulty in controlling inventories, management, manually also will

take a long time. This reflects an inefficient performance. That requires a computerized system. The development of technology enables the implementation of the procurement of goods and services is done through electronic or online media.

1. 2 Research Objectives

The purpose of this study is to minimize the problems that exist in the procurement process in the management of assets by making application of E-Procurement to Support Asset Management. While the goal is as follows:

1. Speeding up the procurement process 2. Improving transparency of procurement

information

3. Improving the efficiency of price 4. Prevent leakage and fraud in the

procurement process 5. Management reports easier

(4)

6. Selection of the provider of goods and services

1. 3 Boundary Problem

The boundary issues to be discussed in this information system are:

1. Handles registration of providers of goods / services by filling out the application. 2. Provides entry form to become a provider

of goods / services in e-procurement system

3. Handle document uploads complement requirements.

4. Provide features download document packages and guidance documents

5. The upload should be already in the zip. 6. Make a statement of participation,

procurement reports, and statements of corporate data

7. Handling availability of information packets and winner announcement

8. Menangai charging supply, rebuttal and upload supporting documents.

9. Not handle the procedures determining the winner.

10. Applications that are built will use programming with ajax ExtJs library and the PostgreSQL database.

11. Modeling software using Object Oriented methods (OO).

2. MODELS, ANALYSIS,

DESIGN DAN

IMPLEMENTATION

2. 1 Models

The model used for the application development process is a model of Iterative Incremental / Iterative Development. The stages of the iterative development model is as follows:

1. Inception Phase. 2. Elaboration Phase. 3. Construction Phase. 4. Transitions Phase.

Picture 1. Iterative Development Methode 2. 2 Analysis

2.2.1 Analysis of the current system

Based on observation, there are several procurement process is still done manually, such as registration of providers of goods / services, company information form filling that is by downloading the forms and print them for later filled by the provider. Similarly, supplementary data deliveries are still done manually by requiring parties to come to the secretariat procurement provider. Lack of features making the report so it must be created manually. Information procurement was announced only through print media or on site procurement company. The solution offered is to build applications for addressing the issue of procurement.

2.2.2 Functional Analysis

a. Usecase Diagram

Analysis of behavior in e-Procurement Application This form of Use Case analysis. There are several use cases in which covers the process that exists in E-Procurement Application asset management in support of this.

(5)

3

uc Use Case Mo...

penyedia panitia admin frontend setting dow nload w elcome login master data negara prov insi kabupaten j enis usaha

pengadaan pengumuman paket pekerj aan daftar hitam registrasi data perusahaan setting group management user management notifikasi email

mail serv er

lupa passw ord

Picture 2. Usecase Diagram b. Class Diagram

Class diagram describes the state (attributes or properties) of a system, the goal, to make the concept of modeling and specifying the name and every process that occurs.

class Class Mo...

FormLogin - getItem - initComponent user

- email - password - username

FormProv insi - cm - Data - grid_provinsi - messageContextMenu - showWinProvinsi - store

FormKabupaten - cm - Data - kabupaten_grid - messageContextMenu - showwinKabupaten - store FormNegara

- cm - Data - messageContextMenu - negara_grid - showwinNegara - store - tbar

SumberDana - cm - Data - messageContextMenu - prosesSearch - resetSearch() - showwinsumberdana() - store - sumber_dana_grid

Prov insiCtrl - __construct() - getData() - getProvinsi() - hapus() - jmlData() - simpan() - ubah() NegaraCtrl - __construct() - getData() - getNegara() - hapus() - jmlData() - simpan() - ubah() NegaraEntity

«column»

*PK negara_id *negara_nama

«PK»

+ PK_NegaraEntity() Prov insiEntity

«column»

provinsi_nama *PK provinsi_id

«PK»

+ PK_ProvinsiEntity() KabupatenEntity

«column»

*PK kabupaten_id kabupaten_nama

«PK»

+ PK_KabupatenEntity() SumberDanaCtrl - __construct() - getData() - getSumberDana() - hapus() - jmlData() - simpan() - ubah() KabupatenCtrl - __construct() - getData() - hapus() - jmlData() - simpan() - ubah()

SumberDanaEntity

«column»

*PK sumber_dana_id sumber_dana_nama

«PK»

+ PK_BahasaEntity() FormPenyedia - profil_panel - store_bahasa - store_jenis_usaha - store_kota - store_kualifikasi - store_negara PenyediaCtrl - __construct() - getData - simpan() - ubah() PenyediaEntity «column» *PK penyedia_id penyedia_nama penyedia_fax penyedia_tlp penyedia_kodepos penyedia_alamat status_bl penyedia_sertifikat penyedia_web penyedia_staf penyedia_jml_karyawan penyedia_saham penyedia_pemilik penyedia_berdiri penyedia_direktur uname penyedia_dir_lahir penyedia_dir_tlp penyedia_dir_ktp approve «PK»

+ PK_PenyediaEntity() FormDaftarHitam - cm - daftar_hitam_grid - Data - messageContextMenu - showwindaftar_hitam - store

DaftarHitamCtrl - getData() - getDataById() - getTotal - hapus() - save()

DaftarHitamEntity «column» *PK daftar_hitam_id daftar_hitam_nama daftar_hitam_desc «PK»

+ PK_DaftarHitamEntity() FormPengadaan

- cm - Data - detailPengadaan() - messageContextMenu - pengadaan_grid - showwinpengadaan - store

PengadaanCtrl - __construct() - getData() - getDataById() - getDataSpek() - getDataSpekById() - getDataSyarat() - getDataSyaratById() - getDataTahapan() - getDataTahapanById() - getTotal() - hapus() - hapusSpek() - hapusSyarat() - hapusTahap() - save() - saveSpek() - saveSyarat() - saveTahap() PengadaanEntity «column» *PK pengadaan_id pengadaan_nama pengadaan_pagu pengadaan_hps kualifikasi_id pengadaan_sumberdana pengadaan_date pengadaan_ndate status «PK»

+ PK_pengadaan()

FormPenaw aran - cm - Data - messageContextMenu - penawaran_grid - store Penaw aranControl - __construct() - getData() - getTotal() - upload() Penaw aranEntity «column» *PK penawaran_id penawaran_total penawaran_file «PK»

+ PK_PenawaranEntity()

BeritaEntity «column» *PK br_id br_date br_name br_image br_news br_status «PK»

+ PK_PengumumanEntity() FormPengumuman - beritaGrid - choose - cm - Data - gridPanel - insertImage - messageContextMenu - renderImage - renderTittle - showWinNews - store

PengumumanCtrl - __construct() - getData() - getDataById() - getImageBerita() - getTotal() - save() Join

- getBbar() - getItemReg() - initComponent() JoinCtrl - __construct() - kirimEmail() - simpan() login «column» *PK login_id login_username login_pwd lg_id login_nama login_email login_status «PK»

+ PK_login()

FormSanggahan - getBbar - getColumn - getSm - getStore2 - initComponent - listeners - loadData - showData - showWinsanggahan SanggahanCtrl - __construct() - getData() - getTime() - jmlData() - simpan()

sanggahanEntity «column» *PK sangghan_id *sanggahan_desc pengadaan_id uname doc_url «PK»

+ PK_sanggahanEntity() FormTahap - cm - Data - messageContextMenu - showwintahap - store - tahap_grid

TahapCtrl - __construct - getData - getTahap - hapus() - jmlData() - simpan() - ubah() tahapEntity

«column»

*PK tahap_id tahap_nama

«PK»

+ PK_tahapanEntity() LoginCtrl - __construct() - getLogin() - getStatusBl()

Picture 3. Class Diagram

2. 3 Desain

Perancangan struktur menu merupakan jalur pemakaian sistem yang mudah dipahami dan mudah digunakan. Perancangan struktur menu dari aplikasi e-procurement dalam mendukung asset management terbagi menjadi beberapa struktur menu disesuaikan dengan hak akses user dalam aplikasi ini.

Menu Utama

Master Data Pengadaan

Frontend Setting Setting

Negara Provinsi Kabupaten Jenis Usaha Tahap Pengadaan Pengumuman Penawaran Paket Pekerjaan Sanggahan Download Welcome Registrasi Group Management User Management Data Perusahaan Pemenang Daftar Hitam Sumber Dana Data Pegawai

Picture 4. Admin Menu Structure

3. RESULT AND DISCUSSION

3.1 Test

Functional testing is alpha and betha. The method used in this test is focuses on Blackbox functional requirements of a system built

3.2 Alpha Test

Based on the results of the Alpha testing has been done can be concluded that the application has been running quite maximal, but not close the possibility of errors can occur when the application is used, thus requiring more maintenance process to know the shortcomings of the application.

3.3 Beta Test

From the beta testing has been done that is by testing calculations category choice answers to the questionnaire that has been distributed can be concluded that e-procurement applications are made in compliance expectations of users, both from the ease of use of the system, data processing procurement, preparing reports and in compliance with the requirement

(6)

4. CONCLUSIONS AND

SUGGESTIONS

Based on the analysis and design that have been done, then there are some conclusions as follows.

1. The procurement process becomes quicker

2. More information trasparansi.

3. Prices of goods / services more efficiently.

4. Fraud can be minimized data 5. Making reports easier.

6. Selection of the provider's easy to do. After carrying out the implementation of e-Procurement Application creation in support of asset management, some of suggestions that can be noted, are as follows:

1. It is necessary to encrypt the data security of these systems so that security of the system can be more awake.

2. It needs a more rigorous testing so that data - both in charge of procurement data detail the procurement of more valid data.

5. REFERENCES

[1] Larman , Craig. Applying UML and Patterns 2nd Edition.

[2] http://ebisnis.wordp ress.com/materi/e-procurement/.

Retrieved on August 19, 2010 at 16:00 pm [3] http://www.lkpp.go.id

Retrieved on August 10, 2010 at 19:45 pm [4] http://www.iqsi.org

Retrieved on August 19, 2010 at 20:10 pm [5] http://www.sepp.depkominfo.go.id

Retrieved on August 10, 2010 at 19:45 pm [6] http://www.ibm.com/developerworks

Retrieved on August 20, 2010 at 18:30 pm [7] http://assetmanagement.wordpress.com