TA : Rancang Bangun Aplikasi Perhitungan Gaji Karyawan Pada Koperasi Udara Jawa Timur.
RANCANG BANGUN APLIKASI PERHITUNGAN
GAJI KARYAWAN PADA KOPERASI UDARA
JAWA TIMUR
TUGAS AKHIR
Program Studi S1 Sistem Informasi
Oleh:
CANDRA DWI PUTRA KURNIAWAN 08.41010.0205
FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA
INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA STIKOM SURABAYA 2016
(2)
ABSTRAK vii
KATA PENGANTAR ... viii
DAFTAR ISI ... x
DAFTAR TABEL ... xii
DAFTAR GAMBAR ... xiv
DAFTAR LAMPIRAN ... xviii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Perumusan Masalah ... 2
1.3 Pembatasan Masalah ... 3
1.4 Tujuan ... 3
1.5 Sistematika Penulisan ... 3
BAB II LANDASAN TEORI ... 5
2.1 Penggajian Karyawan ... 5
2.2 Siklus Hidup Pengembangan Sistem ... 8
2.3 Aplikasi ... 11
2.4 Koperasi ... 11
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ... 13
3.1 Analisis Sistem ... 13
3.1.1 Komunikasi ... 13
3.1.2 Perencanaan Kebutuhan ... 28
3.2 Perancangan Sistem ... 31
(3)
3.2.2 Perancangan Basis Data ... 44
3.2.3 Perancangan Antarmuka Pengguna ... 51
3.3 Perancangan Pengujian ... 60
3.3.1 Perancangan Uji Coba Aplikasi ... 60
3.3.2 Perancangan Uji Coba Pengguna... 70
BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI ... 71
4.1 Implementasi... 71
4.1.1 Kebutuhan Sistem ... 71
4.1.2 Implementasi Sistem ... 72
4.2 Uji Coba Sistem ... 84
4.3 Evaluasi Sistem ... 117
BAB V`PENUTUP ... 118
5.1 Kesimpulan ... 118
5.2 Saran ... 118
DAFTAR PUSTAKA ... 119 LAMPIRAN 120
(4)
Tabel 3.1 Hasil Identifikasi ... 18
Tabel 3.2 Peran dan Tanggung Jawab... 19
Tabel 3.3 Fungsi-fungsi Entitas ... 20
Tabel 3.4 Kebutuhan Fungsi Mengelola Data... 23
Tabel 3.5 Kebutuhan Menghitung Gaji ... 25
Tabel 3.6 Kebutuhan Melakukan Validasi Prestasi ... 26
Tabel 3.7 Kebutuhan Fungsi Membuat Slip Gaji... 27
Tabel 3.8 Karyawan ... 47
Tabel 3.9 Koperasi ... 48
Tabel 3.10 Jabatan ... 48
Tabel 3.11 Detail_Jabatan ... 48
Tabel 3.12 Potongan... 49
Tabel 3.13 Detail_Potongan ... 49
Tabel 3.14 Tunjangan... 49
Tabel 3.15 Detail_Tunjangan ... 50
Tabel 3.16 Gaji ... 50
Tabel 3.17 Uji Coba Form Login ... 60
Tabel 3.18 Uji Coba Melakukan Pemeliharaan Data Master Karyawan ... 61
Tabel 3.19 Uji Coba Melakukan Pemeliharaan Data Master Koperasi ... 62
Tabel 3.20 Uji Coba Melakukan Pemeliharaan Data Master Jabatan ... 63
Tabel 3.21 Uji Coba Melakukan Pemeliharaan Data Master Detail Jabatan ... 64
Tabel 3.22 Uji Coba Melakukan Pemeliharaan Data Master Potongan ... 65
(5)
Tabel 3.24 Uji Coba Menyimpan DetailPotongan ... 66
Tabel 3.25 Uji Coba Menyimpan Detail Tunjangan ... 67
Tabel 3.26 Uji Coba Menghitung Tunjangan Prestasi ... 68
Tabel 3.27 Uji Coba Melakukan Proses Perhitungan Gaji ... 68
Tabel 3.28 Uji Coba Melakukan Validasi Tunjangan Prestasi ... 69
Tabel 3.29 Uji Coba Membuat Laporan ... 70
Tabel 3.30 Uji Coba Pengguna ... 70
Tabel 4.1 Hasil Uji Coba Form Login ... 85
Tabel 4.2 Hasil Uji Coba Pemeliharaan Data Master Karyawan ... 86
Tabel 4.3 Hasil Uji Coba Pemeliharaan Data Master Koperasi ... 90
Tabel 4.4 Hasil Uji Coba Pemeliharaan Data Master Jabatan ... 93
Tabel 4.5 Hasil Uji Coba Pemeliharaan Data Master Detail Jabatan ... 96
Tabel 4.6 Hasil Uji Coba Pemeliharaan Data Master Potongan ... 100
Tabel 4.7 Hasil Uji Coba Pemeliharaan Data Master Tunjangan ... 103
Tabel 4.8 Hasil Uji Coba Menyimpan Detail Potongan ... 106
Tabel 4.9 Hasil Uji Coba Menyimpan Detail Tunjangan ... 108
Tabel 4.10 Hasil Uji Coba Menghitung Tunjangan Prestasi... 109
Tabel 4.11 Hasil Uji Coba Melakukan Proses PerhitunganGaji ... 111
Tabel 4.12 Hasil Uji Coba Melakukan Validasi TunjanganPrestasi ... 113
Tabel 4.13 Hasil Uji Coba Form Slip Gaji dan Laporan Penggajian... 115
(6)
Gambar 2.1 SDLC Model Waterfall ... 8
Gambar 3.1 DocumentFlow Penggajian Cabang ... 16
Gambar 3.2 DocumentFlow Penggajian Pusat ... 17
Gambar 3.3 Input Proses Output Penggajian Karyawan ... 29
Gambar 3.4 System flow Penggajian Pusat ... 33
Gambar 3.5 Systemflow Penggajian Cabang ... 35
Gambar 3.6 Context Diagram Sistem Aplikasi Penggajian Karyawan ... 36
Gambar 3.7 DFD level 0 Perhitungan Gaji ... 37
Gambar 3.8 DFD level 1 Mengelola Data Master ... 39
Gambar 3.9 DFD level 1 Menghitung Tunjangan ... 40
Gambar 3.10 DFD level 2 Mengelola Data Master Karyawan ... 41
Gambar 3.11 DFD level 2 Mengelola Data Master Koperasi ... 41
Gambar 3.12 DFD level 2 Mengelola Data Master Jabatan ... 42
Gambar 3.13 DFD level 2 Mengelola Data Master Tunjangan ... 43
Gambar 3.14 DFD level 2 Mengelola Data Master Detail Jabatan... 43
Gambar 3.15 DFD level 2 Mengelola Data Master Potongan ... 44
Gambar 3.16 CDM Aplikasi Perhitungan Gaji ... 45
Gambar 3.17 PDM Aplikasi Perhitungan Gaji ... 46
Gambar 3.18 Form Master Koperasi ... 51
Gambar 3.19 Form Master Jabatan ... 52
Gambar 3.20 Form Master Detail Jabatan ... 52
Gambar 3.21 Form Master Karyawan ... 53
(7)
Gambar 3.23 Form Master Tunjangan ... 54
Gambar 3.24 Form Transaksi Detail Potongan... 55
Gambar 3.25 Form Transaksi Detail Tunjangan... 56
Gambar 3.26 Form Transaksi Hitung Prestasi ... 56
Gambar 3.27 Form Transaksi Hitung Gaji ... 57
Gambar 3.28 Form Slip Gaji ... 58
Gambar 3.29 Form Laporan Penggajian ... 58
Gambar 3.30 Form Login ... 59
Gambar 3.31 Form Validasi Prestasi ... 59
Gambar 4.1 Tampilan Form Login ... 73
Gambar 4.2 Tampilan Halaman Utama ... 74
Gambar 4.3 Tampilan Form Master Koperasi ... 74
Gambar 4.4 Tampilan Form Master Jabatan... 75
Gambar 4.5 Tampilan Form Master Detail Jabatan ... 76
Gambar 4.6 Tampilan Form Master Karyawan ... 77
Gambar 4.7 Tampilan Form Master Potongan ... 78
Gambar 4.8 Tampilan Form Master Tunjangan ... 78
Gambar 4.9 Tampilan Form Transaksi Detail Potongan ... 79
Gambar 4.10 Tampilan Form Transaksi Detail Tunjangan ... 80
Gambar 4.11 Tampilan Form Transaksi Hitung Prestasi... 81
Gambar 4.12 Tampilan Form Transaksi Hitung Gaji ... 82
Gambar 4.13 Tampilan Form Slip Gaji ... 83
(8)
Gambar 4.15 Tampilan Form Validasi Prestasi ... 84
Gambar 4.16 Pesan Pemberitahuan Login ... 85
Gambar 4.17 Hasil Sukses Login ... 86
Gambar 4.18 Hasil Simpan Data Karyawan ... 88
Gambar 4.19 Hasil Form Input Ubah Karyawan ... 88
Gambar 4.20 Hasil Ubah Data Karyawan ... 89
Gambar 4.21 Hasil Hapus Data Karyawan ... 89
Gambar 4.22 Hasil Simpan Data Koperasi ... 91
Gambar 4.23 Hasil Form Input Ubah Koperasi ... 92
Gambar 4.24 Hasil Ubah Data Koperasi ... 92
Gambar 4.25 Hasil Simpan Data Jabatan ... 94
Gambar 4.26 Hasil Form Input Ubah Jabatan ... 94
Gambar 4.27 Hasil Ubah Data Jabatan ... 95
Gambar 4.28 Hasil Hapus Data Jabatan ... 95
Gambar 4.29 Hasil Simpan Data Detail Jabatan ... 97
Gambar 4.30 Hasil Form Input Ubah Detail Jabatan ... 98
Gambar 4.31 Hasil Ubah Data Detail Jabatan ... 98
Gambar 4.32 Hasil Hapus Data Detail Jabatan ... 99
Gambar 4.33 Hasil Simpan Data Potongan... 101
Gambar 4.34 Hasil Form Input Ubah Potongan ... 101
Gambar 4.35 Hasil Ubah Data Potongan ... 102
Gambar 4.36 Hasil Hapus Data Potongan ... 102
(9)
Gambar 4.38 Hasil Form Input Ubah Tunjangan... 104
Gambar 4.39 Hasil Ubah Data Tunjangan ... 105
Gambar 4.40 Hasil Hapus Data Tunjangan... 105
Gambar 4.41 Hasil Data Detail Potongan Tersimpan ... 107
Gambar 4.42 Hasil Data Detail Tunjangan Tersimpan ... 108
Gambar 4.43 Hasil Form Hitung Prestasi ... 110
Gambar 4.44 Form Hasil Data Hitung Prestasi Tersimpan ... 110
Gambar 4.45 Hasil Hitung Gaji ... 112
Gambar 4.46 Hasil Tampil Tunjangan dan Potongan ... 112
Gambar 4.47 Hasil Hitung Gaji Tersimpan ... 113
Gambar 4.48 Form Tampil Validasi ... 114
Gambar 4.49 Hasil Validasi Tersimpan ... 115
Gambar 4.50 Hasil Slip Gaji ... 116
Gambar 4.51 Hasil Laporan Penggajian ... 116
(10)
Lampiran 1 Daftar Wawancara ... 120 Lampiran 2 Hasil Cetak Slip Gaji ... 122 Lampiran 3 Hasil Cetak Laporan Penggajian ... 123 Lampiran 4 Kuesioner Aplikasi Perhitungan Gaji Karyawan Pada Koperasi
Udara Jawa Timur ... 124
(11)
1 1.1 Latar Belakang Masalah
Koperasi Udara Jawa Timur adalah salah satu koperasi yang berada di Jalan Serujo Gang Leo Nomor 3 Sidoarjo. Koperasi Udara Jawa Timur mempunyai 17 karyawan dan membawahi 36 cabang koperasi di daerah Jawa Timur dan Jawa Tengah. Salah satu tugas pokok Koperasi Udara Jawa Timur adalah menangani perhitungan gaji dari seluruh karyawan di cabang tersebut. Masing-masing cabang tersebut memiliki 20 sampai 22 karyawan.
Proses perhitungan gaji saat ini dilakukan dengan menggunakan Microsoft Excel. Setiap tanggal lima masing-masing cabang mengirimkan dokumen yang berisi nama karyawan, jabatan karyawan, daerah cabang, dan hasil tagihan. Dokumen tersebut kemudian oleh Koperasi Udara Jawa Timur diolah untuk menghasilkan tunjangan prestasi berdasarkan hasil tagihan yang diperoleh, kemudian dilakukan perhitungan gaji dengan menambah gaji pokok, tunjangan khusus, dan tunjangan prestasi untuk memperoleh gaji karyawan. Setelah perhitungan gaji tersebut selesai, maka dokumen gaji tersebut dikirim ke cabang pada tanggal 20 sampai 26 untuk dilakukan perhitungan potongan dan penambahan gaji secara manual.
Permasalahan yang terjadi adalah saat ini tunjangan prestasi yang diberikan kepada karyawan cabang selalu terlambat. Hal ini dikarenakan proses perhitungan gaji karyawan pada koperasi cabang membutuhkan waktu yang lama. Dalam proses tersebut membutuhkan dokumen gaji yang telah divalidasi oleh
(12)
pihak koperasi pusat. Dokumen gaji tersebut berisi gaji pokok, tunjangan prestasi, dan tunjangan khusus. Untuk memperoleh tunjangan prestasi, terlebih dahulu koperasi cabang harus mengirimkan dokumen hasil tagihan kepada koperasi pusat. Proses pengiriman dokumen hasil tagihan dari masing-masing koperasi cabang membutuhkan waktu yang lama karena terkendala masalah jarak, sehingga prosedur yang selama ini diterapkan terhadap Koperasi Udara Jawa Timur tersebut menyebabkan keterlambatan dalam proses pengelolaan tunjangan prestasi karyawan cabang.
Untuk mengatasi masalah tersebut maka dibuatlah aplikasi perhitungan gaji yang dapat membantu koperasi pusat untuk mengatasi permasalahan tersebut. Aplikasi yang telah dibuat dapat menangani proses validasi, perhitungan tunjangan prestasi, potongan, tunjangan lainnya, dan perhitungan gaji baik untuk karyawan pusat maupun karyawan cabang. Koperasi cabang dan koperasi pusat dapat saling terhubung menggunakan aplikasi ini, sehingga proses pengiriman dokumen dari koperasi cabang ke koperasi pusat dapat dihilangkan dan dapat mengatasi permasalahan waktu yang terjadi sebelumnya.
Dengan adanya aplikasi penggajian karyawan yang diimplementasikan pada Koperasi Udara Jawa Timur tersebut dapat membantu pihak koperasi dalam melakukan proses perhitungan penggajian karyawan.
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan dari latar belakang masalah di atas maka dapat dirumuskan permasalahan, yaitu bagaimana merancang dan membangun aplikasi perhitungan gaji karyawan pada Koperasi Udara Jawa Timur.
(13)
1.3 Pembatasan Masalah
Batasan masalah untuk aplikasi yang dibuat adalah sebagai berikut: 1. Aplikasi ini melakukan perhitungan gaji berdasarkan ketentuan dari Koperasi
Udara Jawa Timur.
2. Tidak membahas Pajak Penghasilan (PPh) 21. 3. Aplikasi ini berbasis desktop.
1.4 Tujuan
Tujuan dari penelitian ini adalah menghasilkan aplikasi perhitungan gaji karyawan pada Koperasi Udara Jawa Timur.
1.5 Sistematika Penulisan
Laporan Tugas Akhir “Rancang Bangun Aplikasi Perhitungan Gaji Karyawan Pada Koperasi Udara Jawa Timur” ini disusun dengan sistematis ke dalam lima bab. Rangkuman berupa penjelasan singkat setiap bab terdapat dalam sistematika penulisan bab pertama.
Bab pertama adalah pendahuluan. Pada bab ini dibahas tentang latar belakang masalah, perumusan masalah, pembatasan masalah, tujuan penelitian dan sistematika penulisan yang mendeskripsikan semuanya sebagai pengantar.
Bab kedua merupakan landasan teori. Pada bab ini dibahas tentang berbagai macam teori yang melandasi permasalahan yang ada. Landasan teori mempunyai beberapa pokok bahasan diantaranya yaitu pengertian tentang koperasi, penggajian karyawan, aplikasi dan teori tentang siklus hidup pengembangan sistem.
(14)
Bab ketiga yaitu analisis dan perancangan sistem. Pada bab ini dijelaskan tentang tahap-tahap yang dikerjakan dalam penyelesain Tugas Akhir mulai dari menganalisa permasalahan, blok diagram, system flow, Data Flow Diagram
(DFD), Entity Relationship Diagram (ERD), struktur basis data, merancang desain form dan merancang uji coba.
Bab keempat berupa implementasi dan evaluasi. Pada bab ini dilakukan evaluasi dan uji coba terhadap aplikasi yang telah dibuat untuk memastikan apakah program yang dibuat telah sesuai dengan apa yang diharapkan.
Bab kelima berisi penutup. Bab ini dibahas tentang kesimpulan yang diperoleh dari pembuatan aplikasi ini serta saran yang bertujuan untuk pengembangan aplikasi yang ada kepada pihak lain yang ingin meneruskan topik Tugas Akhir ini agar bisa menjadi lebih baik.
(15)
5 2.1 Penggajian Karyawan
Menurut Amsyah (2005:39) penggajian adalah proses saat karyawan menerima gaji dan upah. Sedangkan menurut Mulyadi (2001:373) gaji adalah pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan baik yang mempunyai jabatan maupun karyawan pelaksana. Informasi yang dibutuhkan oleh manajemen dari kegiatan penggajian dan pengupahan adalah sebagai berikut: 1. Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan selama periode
tertentu.
2. Jumlah gaji dan upah yang diterima setiap karyawan selama periode tertentu. Jabatan dari karyawan koperasi meliputi Ketua, Sekretaris, Bendahara, Pengawas, Kepala Akunting, Petugas Akunting, Kepala Administrasi, Manajer, Kepala Mantri, Juru Tagih, dan Administrasi. Terdapat beberapa jenis tunjangan, dua diantaranya yaitu tunjangan khusus dan tunjangan prestasi. Tunjangan khusus diperoleh berdasarkan jabatan yang dimiliki. Sedangkan tunjangan prestasi dihitung berdasarkan besar hasil tagihan yang dilakukan oleh Juru Tagih. Adapun persamaan dari perhitungan gaji karyawan cabang Koperasi Udara Jawa Timur di pusat adalah sebagai berikut:
a. Persamaan gaji karyawan koperasi cabang
GKC= GP + TK + TUM - PUB - PUM – Ptab...(2.1) Keterangan:
(16)
GP = Gaji Pokok
TK = Tunjangan Khusus
TUM = Tunjangan Uang Makan PUB = Potongan Uang Bon PUM = Potongan Uang Makan PTab = Potongan Tabungan
b. Persamaan gaji karyawan koperasi pusat
GKP = GP + TJ + TK + TK + TUM + TT + TH – PUB...(2.2) Keterangan:
GKP = Gaji Karyawan Pusat GP = Gaji Pokok
TJ = Tunjangan Jabatan TK = Tunjangan Khusus
TUM = Tunjangan Uang Makan TT = Tunjangan Transport TH = Tunjangan Honor PUB = Potongan Uang Bon
c. Persamaan perhitungan prestasi karyawan staf
J = (THT / JHK) * P...(2.3) Keterangan:
J = Jabatan yang meliputi Manajer, Mantri, Keuangan, Administrasi THT = Total Hasil Tagihan
(17)
P = Persentase untuk Manajer 4%, Mantri 3,5%, Keuangan 2,5%, Administrasi 2%
d. Persamaan perhitungan prestasi karyawan juru tagih
J = HT * P...(2.4) Keterangan:
HT = Hasil Tagihan
P = Persentase untuk Juru Tagih 2%
Adapun ketentuan penggajian karyawan pada Koperasi Udara Jawa Timur adalah sebagai berikut:
1. Tunjangan prestasi hanya berlaku pada karyawan cabang yang mempunyai masa kerja lebih dari tiga bulan.
2. Tunjangan yang diberikan kepada koperasi pusat yaitu tunjangan jabatan, tunjangan masa kerja, tunjangan keluarga, tunjangan makan, tunjangan khusus, transport, dan honor.
3. Potongan yang diberikan kepada koperasi pusat yaitu potongan uang bon. 4. Tunjangan yang diberikan kepada koperasi cabang yaitu tunjangan prestasi,
tunjangan khusus, dan tunjangan uang makan.
5. Tunjangan khusus diberikan kepada karyawan staf kecuali juru tagih.
6. Potongan yang diberikan kepada koperasi cabang yaitu potongan uang bon, potongan uang makan, dan potongan tabungan.
7. Tidak ada sistem lembur.
(18)
2.2 Siklus Hidup Pengembangan Sistem
Siklus hidup pengembangan sistem adalah nama lain dari System
Development Life Cycle (SDLC) yang merupakan suatu proses pengembangan
atau perubahan pada suatu perangkat lunak. Pengembangan atau perubahan tersebut dilakukan dengan cara menggunakan model-model dan metodologi yang digunakan oleh banyak orang yang telah mengembangkan sistem-sistem perangkat lunak sebelumnya. Pada penelitian ini model SDLC yang digunakan adalah Model Waterfall seperti yang terlihat pada Gambar 2.1 di bawah ini.
Gambar 2.1 SDLC Model Waterfall (Sumber: Pressman, 2012:46)
Tahapan-tahapan pada SDLC Model Waterfall adalah sebagai berikut: 1. Komunikasi
a. Permulaan proyek
Melakukan komunikasi dengan stakeholder mengenai proyek yang dibuat dengan merumuskan masalah dan solusi yang dicapai.
b. Teknik untuk mendapatkan spesifikasi kebutuhan pengguna
Merumuskan dan mencatat apa saja yang dibutuhkan dari keseluruhan aplikasi yang dibuat.
(19)
a. Membuat prakiraan-prakiraan
Menentukan kapan proyek akan dimulai dan kapan akan selesai. b. Penjadwalan
Menentukan jadwal untuk tiap tahap-tahap proses penyelesaian masalah. c. Pelacakan
Menentukan jalur serta milestone yang akan ditempuh selama proses pembangunan aplikasi.
3. Pemodelan a. Analisis
Melakukan analisis terhadap kebutuhan pihak stakeholder dan menentukan solusi yang akan dicapai untuk menyelesaikan masalah.
b. Perancangan
Merumuskan hasil analisis ke dalam bentuk model atau diagram. 4. Konstruksi
a. Penulisan kode-kode program
Tahap ini merupakan implementasi dari tahap desain yang secara teknis nantinya dikerjakan oleh programmer.
b. Pengujian
Melakukan uji coba terhadap fungsi-fungsi software, agar bebas dari error, dan hasilnya harus sesuai dengan kebutuhan.
5. Penyerahan perangkat lunak ke pengguna a. Pengiriman
Memberikan laporan kepada pihak stakeholder apa saja yang telah dilakukan dan hasil sementara proyek untuk tiap tahap pengerjaan.
(20)
b. Dukungan
Menyediakan bantuan berupa training untuk pihak stakeholder dalam menggunakan sistem aplikasi basis data, agar pihak stakeholder dapat menggunakan dengan baik.
c. Umpan balik
Menerima kritik dan saran dari pihak stakeholder yang menggunakan sistem aplikasi basis data yang telah dibuat untuk perbaikan sistem ke arah yang lebih baik lagi.
Menurut Jogiyanto dalam Nugroho (2010:2) secara umum suatu sistem/perangkat lunak perlu dikembangkan karena alasan-alasan sebagai berikut: 1. Adanya permasalahan yang dijumpai pada sistem/perangkat lunak yang lama.
Permasalahan pada sistem yang lama bisa berarti pencatatan data yang tidak akurat, informasi yang sering terlambat atau sukar diperoleh saat dibutuhkan, ketidakefisienan operasi, serta ketidakamanan data penting yang mengakibatkan permasalahan akses data oleh oknum yang tidak berhak.
2. Pertumbuhan organisasi. Saat organisasi masih kecil masih mungkin segalanya dilakukan secara manual dengan sedikit pengelola. Namun saat organisasi berkembang menjadi besar, tidak mungkin untuk melakukan segalanya secara manual. Saat inilah diperlukan otomatisasi pemrosesan data, sehingga proses-proses dalam organisasi bisa berjalan dengan cepat serta akurat.
3. Untuk meraih kesempatan-kesempatan. Dalam persaingan pasar, kecepatan serta ketepatan informasi sangat menentukan berhasil atau tidaknya strategi
(21)
serta rencana-rencana yang telah disusun untuk meraih kesempatan-kesempatan yang ada.
4. Menyesuaikan diri dengan visi, misi, strategi organisasi yang baru. Dalam perjalannya, setiap organisasi mempunyai visi, misi, serta strategi yang berubah sepanjang perjalanan waktu akibat perubahan lingkungan yang mempengaruhi kerja serta kinerja organisasi. Teknologi informasi sering digunakan untuk mengantisipasi perubahan lingkungan dalam kerangka visi, misi, serta strategi yang diterapkan untuk mengatasi perubahan lingkungan tersebut.
2.3 Aplikasi
Menurut Hendrayudi (2009:143) aplikasi adalah kumpulan perintah program yang dibuat untuk melakukan pekerjaan-pekerjaan tertentu (khusus). Aplikasi menurut Jogiyanto (2001:12) adalah penggunaan dalam suatu komputer, intruksi atau pernyataan yang disusun sedemikian rupa sehingga komputer dapat memproses input menjadi output.
2.4 Koperasi
Definisi koperasi menurut Hatta dalam Sitio dan Halomoan (2001:17) adalah usaha bersama untuk memperbaiki nasib penghidupan ekonomi berdasarkan tolong menolong. Semangat tolong-menolong tersebut didorong oleh keinginan memberi jasa kepada kawan berdasarkan seorang untuk semua dan semua untuk seorang.
Definisi koperasi menurut Chaniago dalam Sitio dan Halomoan (2001:17) adalah suatu perkumpulan yang beranggotakan orang-orang atau badan
(22)
hukum, yang memberikan kebebasan kepada anggota untuk masuk dan keluar, dengan bekerja sama secara kekeluargaan menjalankan usaha untuk mempertinggi kesejahteraan jasmaniah para anggotanya.
Definisi Koperasi Indonesia menurut UU No. 25 Tahun 1992 dalam Sitio dan Halomoan (2001:18) tentang Perkoperasian adalah badan usaha yang beranggotakan orang atau badan hukum koperasi, dengan melandaskan kegiatannya berdasarkan prinsip koperasi sekaligus sebagai gerakan ekonomi rakyat, yang berdasar atas azas kekeluargaan.
Berdasarkan batasan koperasi ini, Koperasi Indonesia mengandung beberapa unsur yaitu badan usaha, kumpulan orang-orang dan atau badan-badan hukum koperasi, berdasarkan prinsip-prinsip koperasi, gerakan ekonomi rakyat, dan berazaskan kekeluargaan. Koperasi bertujuan memajukan kesejahteraan anggota pada khususnya dan masyarakat pada umumnya, serta ikut membangun tatanan perekonomian nasional, dalam rangka mewujudkan masyarakat yang maju, adil, dan makmur berlandaskan Pancasila dan Undang-Undang Dasar 1945.
(23)
13
Pada bab ini akan dibahas tentang identifikasi permasalahan, analisis permasalahan, solusi permasalahan dan perancangan sistem dalam Rancang Bangun Aplikasi Perhitungan Gaji Karyawan pada Koperasi Udara Jawa Timur. Sebelum melakukan identifikasi dan analisis permasalahan, telah dilakukan pengumpulan data dengan teknik wawancara dan observasi.
3.1 Analisis Sistem
Pada tahap analisis sistem ini dilakukan beberapa proses yang berhubungan dengan tahapan awal metode penelitian. Pada metode penelitian yang diambil menggunakan model waterfall. Pada model waterfall terdapat beberapa tahapan yang meliputi tahap komunikasi dan tahap perencanaan.
3.1.1 Komunikasi
Pada tahap komunikasi dilakukan proses observasi dan wawancara. Proses observasi dilakukan dengan cara mengamati secara langsung ke bagian koperasi untuk mengetahui nama koperasi, gambaran umum koperasi, tugas dan tanggung jawab pada masing-masing bagian. Sedangkan pada proses wawancara dilakukan dengan melakukan tanya jawab kepada karyawan bagian keuangan untuk mencocokkan data dan informasi dari hasil observasi. Setelah melakukan observasi dan wawancara secara langsung dengan pihak Koperasi Udara Jawa Timur maka dapat disusun analisis bisnis, analisis kebutuhan pengguna, analisis kebutuhan data, dan analisis kebutuhan fungsional.
(24)
A Analisis Bisnis
Setelah dilakukan tahap komunikasi, selanjutnya dilakukan analisis bisnis meliputi identifikasi masalah, identifikasi pengguna, identifikasi data, identifikasi fungsi.
1. Identifikasi Masalah
Identifikasi permasalahan dilakukan untuk menemukan penyebab permasalahan yang terjadi. Proses bisnis penggajian pada koperasi cabang dapat dilihat pada Gambar 3.1 di halaman 16. Pada Gambar 3.1 dijelaskan tentang proses bisnis yang diterapkan oleh koperasi. Pada gambar tersebut dijelaskan mengenai proses penggajian karyawan cabang, mulai dari pengiriman dokumen hingga proses cetak slip gaji selesai. Gambar 3.1 merupakan alur dokumen yang saat ini digunakan untuk menghitung gaji koperasi cabang. Proses bisnis yang terjadi saat ini adalah bagian Administrasi cabang mengirimkan dokumen hasil tagihan ke koperasi pusat untuk dihitung prestasi tiap karyawan, dokumen ini berisi tentang nama karyawan, jabatan, dan hasil tagihan. Kemudian bagian Keuangan pusat menambahkan gaji pokok dan tunjangan khusus. Proses menambahkan gaji pokok dan tunjangan khusus dilakukan dengan menggunakan Microsoft Excel. Selain menambahkan gaji pokok dan tunjangan khusus, Keuangan cabang juga melakukan perhitungan tunjangan prestasi berdasarkan dokumen yang telah dikirim oleh cabang menggunakan rumus yang sudah ditetapkan oleh koperasi. Setelah gaji pokok, tunjangan khusus dan tunjangan prestasi selesai dihitung, maka dokumen yang berisi tentang prestasi, tunjangan khusus dan gaji pokok diserahkan kepada Pimpinan pusat untuk proses tanda
(25)
tangan. Setelah mendapatkan tanda tangan dari Pimpinan pusat, bagian Administrasi pusat mengirimkan dokumen tersebut ke masing-masing cabang menggunakan jasa kurir. Setelah dokumen hasil perhitungan pusat diterima oleh masing-masing cabang, maka Manajer cabang melakukan proses tanda tangan kepada dokumen daftar gaji hasil perhitungan pusat yang kemudian bagian Keuangan cabang menghitung jumlah dari tunjangan dan potongan berdasarkan laporan tunjangan dan potongan yang telah ada. Setelah proses menghitung potongan dan tunjangan selesai bagian Keuangan melakukan penambahan berdasarkan tunjangan yang dimiliki dan melakukan potongan berdasarkan potongan yang telah dimiliki. Setelah itu proses akhir akan dilakukan, yaitu dengan membuat daftar slip gaji berdasarkan gaji yang telah dihitung sebelumnya. Slip gaji diserahkan kepada masing-masing karyawan cabang Sedangkan proses bisnis penggajian pada koperasi pusat dapat dilihat pada Gambar 3.2 di halaman 16. Pada Gambar 3.2 dijelaskan tentang proses bisnis yang sedang diterapkan oleh koperasi pusat. Pada gambar tersebut dijelaskan mengenai proses penggajian karyawan pusat, mulai dari melakukan perhitungan gaji oleh bagian Keuangan hingga proses cetak slip gaji selesai.
(26)
KEUANGAN (CABANG) MANAJER (CABANG) ADMINISTRASI (CABANG) KURIR/POS KEUANGAN (PUSAT) PIMPINAN (PUSAT) Mulai Laporan Hasil Tagihan Mengirim dokumen Laporan Hasil Tagihan Laporan Hasil Tagihan Hitung Prestasi karyawan Laporan Prestasi Data Pegawai Menambah Gaji pokok dan tunjangan khusus Laporan daftar gaji Laporan daftar gaji Laporan daftar gaji Laporan daftar gaji ACC Pusat ACC dokumen daftar gaji Mengirim dokumen daftar gaji Laporan daftar
gaji ACC Pusat Laporan daftar gaji ACC Mengirim Dokumen Daftar Gaji Data Pegawai Memeriksa tunjangan Ada Tunjangan Menambah gaji
Laporan gaji setelah mendapat tunjangan Memeriksa potongan karyawan Y T Laporan Daftar Akhir Gaji Karyawan Ada potongan ?
Y T Mengurangi
gaji Laporan Akhir daftar
gaji karyawan Laporan Tunjangan Laporan Potongan Mencetak slip gaji Laporan Akhir daftar
gaji karyawan Slip Gaji Laporan Akhir daftar gaji karyawan Laporan Akhir daftar gaji karyawan Selesai Tanda Tangan dokumen Daftar gaji Laporan Akhir daftar gaji karyawan
Gambar 3.1 DocumentFlow Penggajian Cabang
(27)
Keuangan (Pusat) Pimpinan (Pusat)
Mulai
Laporan Tunjangan Data Pegawai
Memeriksa tunjangan
Ada Tunjangan
Menambah gaji
Data Gaji Setelah di Tambah
Memeriksa potongan karyawan
Y
T
Ada potongan ?
Y T Mengurangi
gaji
Laporan Akhir daftar gaji karyawan
Data Gaji Pokok
Laporan Akhir daftar gaji karyawan Laporan Akhir daftar
gaji karyawan
Mencatat Slip Gaji
Slip Gaji Karyawan
Selesai Laporan
Potongan
Gambar 3.2 DocumentFlow Penggajian Pusat
Gambar 3.2 merupakan alur dokumen yang saat ini digunakan dalam proses perhitungan gaji pusat. Proses bisnis yang terjadi saat ini adalah bagian
(28)
Keuangan melakukan penggajian dengan menghitung gaji pokok dan ditambah dengan tunjangan berdasarkan laporan tunjangan yang diterima, kemudian dilakukan pengurangan gaji berdasarkan laporan potongan. Langkah selanjutnya bagian Keuangan mencatat detail gaji pada slip gaji dan menyerahkan slip gaji kepada karyawan. Berdasarkan proses bisnis yang telah dijelaskan di atas, maka dapat diidentifikasi permasalahan yang terjadi. Hasil identifikasi dari proses bisnis penggajian yang saat ini diterapkan pada koperasi cabang dan pusat dapat dilihat pada Tabel 3.1.
Tabel 3.1 Hasil Identifikasi No Identifikasi
Permasalahan
Penyebab Alternatif Solusi 1. Proses menghitung
potongan dan tunjangan masih manual.
Belum adanya sistem yang menangani proses perhitungan potongan dan tunjangan gaji.
Dibuatkan sistem yang menangani proses perhitungan
perhitungan tunjangan dan potongan.
2. Proses perhitungan gaji dan prestasi membutuhkan waktu delapan hari.
a. Belum adanya sistem yang menangani proses perhitungan gaji dan prestasi, karena masih melibatkan peran kantor pusat dan cabang. b. Pengiriman
dokumen membutuhkan waktu tiga hari.
Dibuatkan sistem yang mampu menangani proses perhitungan gaji dan prestasi serta mampu menangani proses persetujuan yang bisa diakses oleh Pimpinan pusat.
3. Dokumen arsip belum tersusun rapi.
Belum dapat
menyimpan dokumen secara digital.
Dibuatkan sistem yang dapat melakukan penyimpanan dokumen digital.
(29)
2. Identifikasi Pengguna
Berdasarkan hasil wawancara dengan pegawai koperasi terdapat beberapa pengguna. Pada proses perhitungan gaji, pengguna yang terlibat yaitu Sekretaris, Bendahara, dan Pimpinan.
3. Identifikasi Data
Setelah dilakukan proses identifikasi permasalahan dan pengguna, maka dapat dilakukan identifikasi data. Pada proses perhitungan gaji memerlukan data sebagai berikut: Data Koperasi, Data Karyawan, Data Potongan, Data Tunjangan, Data Jabatan, Data Detail Jabatan dan Data Gaji.
4. Identifikasi Fungsi
Setelah dilakukan proses identifikasi permasalahan, pengguna dan data, maka dapat diidentifikasi fungsi dari proses perhitungan gaji sebagai berikut: mengelola data master, menghitung potongan, menghitung tunjangan, menghitung gaji dan membuat slip gaji.
B Analisis Kebutuhan Pengguna
Berdasarkan hasil wawancara dengan karyawan koperasi yang berkaitan dengan perhitungan gaji, maka dapat dibuat kebutuhan pengguna. Analisis kebutuhan pengguna berfungsi untuk mengetahui kebutuhan dari masing-masing pengguna yang berhubungan langsung dengan aplikasi yang dibuat dapat sesuai dengan apa yang diminta. Kebutuhan pengguna dapat dilihat pada Tabel 3.2.
Tabel 3.2 Peran dan Tanggung Jawab
No Aktor Peran Tanggung Jawab
1. Bagian Keuangan Melakukan perhitungan gaji.
a. Menghitung tunjangan dan potongan.
(30)
No Aktor Peran Tanggung Jawab b. Membuat slip gaji. c. Membuat dokumen
laporan penggajian. 2. Bagian Administrasi Mengelola data
kepegawaian dan mengelola keluar masuk surat/dokumen.
a. Mencatat data karyawan. b. Mengirim dan
menerima surat/dokumen. 3. Pimpinan pusat Mengecek dan
menyetujui tunjangan.
Mengecek dan menyetujui tunjangan prestasi.
Dalam membangun sebuah aplikasi diperlukan perancangan perangkat lunak yang sesuai dengan kebutuhan pengguna. Hal ini bertujuan untuk memudahkan pengguna dalam mengoperasikan aplikasi yang sesuai dengan kebutuhan fungsional. Fungsi-fungsi tersebut dikelompokkan berdasarkan entitas dan dapat dilihat pada Tabel 3.3.
Tabel 3.3 Fungsi-fungsi Entitas
Entitas Deskripsi Fungsi-Fungsi yang Diperlukan Bagian Keuangan a. Menghitung tunjangan prestasi.
b. Menyimpan potongan dan tunjangan.
c. Melakukan proses perhitungan gaji (data yang diperlukan adalah data karyawan, data jabatan, data detail jabatan, data potongan, data tunjangan).
d. Mencetak slip gaji.
e. Mencetak laporan penggajian.
Bagian Administrasi a. Melakukan pemeliharaan data koperasi (fungsi yang diperlukan adalah menyimpan dan mengubah data koperasi).
b. Melakukan pemeliharaan data koperasi (fungsi yang diperlukan adalah menyimpan, mengubah dan menghapus data koperasi).
c. Melakukan pemeliharaan data karyawan (fungsi yang diperlukan adalah menyimpan, mengubah dan
menghapus data karyawan).
d. Melakukan pemeliharaan data jabatan (fungsi yang diperlukan adalah menyimpan, mengubah dan menghapus data jabatan).
e. Melakukan pemeliharaan data detail jabatan (fungsi yang diperlukan adalah menyimpan, mengubah dan
(31)
Entitas Deskripsi Fungsi-Fungsi yang Diperlukan menghapus data detail jabatan).
Pimpinan a. Menampilkan data tunjangan prestasi (data tunjangan).
b. Menyetujui hasil prestasi.
C Analisis Kebutuhan Data
Dari analisis kebutuhan pengguna yang telah disusun sebelumnya, maka dibutuhkan beberapa data untuk menunjang aplikasi yang dibuat. Terdapat sembilan data yang diperlukan dalam pembuatan aplikasi, data tersebut meliputi: 1. Data Koperasi
Data koperasi telah disediakan oleh pihak koperasi dan peneliti diberi akses untuk membaca data koperasi sebagai data tambahan untuk pembuatan aplikasi perhitungan gaji. Data koperasi yang diperlukan adalah nama koperasi dan alamat koperasi.
2. Data Karyawan
Data karyawan telah disediakan oleh pihak koperasi dan peneliti diberi akses untuk membaca data karyawan sebagai data tambahan untuk pembuatan aplikasi perhitungan gaji. Data karyawan meliputi nama, alamat, no telepon, agama, tanggal diangkat, status nikah, tempat dan tanggal lahir, status kerja dan jenis kelamin.
3. Data Jabatan
Data jabatan telah disediakan oleh pihak koperasi dan penulis diberi akses untuk membaca data jabatan sebagai data tambahan untuk pembuatan aplikasi perhitungan gaji. Data jabatan yang diperlukan adalah nama jabatan dan nominal persen untuk perhitungan tunjangan prestasi.
(32)
4. Data Detail Jabatan
Data detail jabatan berfungsi untuk menampung tunjangan yang diberikan kepada karyawan. Data detail jabatan yang diperlukan yaitu gaji pokok, tunjangan khusus, tunjangan jabatan dan periode.
5. Data Tunjangan
Data tunjangan telah disediakan oleh pihak koperasi dan penulis diberi akses untuk membaca data tunjangan sebagai data tambahan untuk pembuatan aplikasi perhitungan gaji. Data tunjangan yang diperlukan adalah jenis tunjangan.
6. Data Detail Tunjangan
Data detail tunjangan berfungsi untuk menyimpan besar tunjangan yang diperoleh oleh karyawan. Data detail tunjangan yang diperlukan adalah besar tunjangan dan periode.
7. Data Potongan
Data potongan telah disediakan oleh pihak koperasi dan penulis diberi akses untuk membaca data potongan sebagai data tambahan untuk pembuatan aplikasi perhitungan gaji. Data potongan yang diperlukan adalah jenis potongan.
8. Data Detail Potongan
Data detail tunjangan berfungsi untuk menyimpan besar potongan yang diperoleh oleh karyawan. Data detail potongan yang diperlukan adalah besar potongan dan periode.
(33)
9. Data Gaji
Data gaji digunakan untuk menyimpan hasil total potongan, total tunjangan dan gaji pokok. Data gaji yang diperlukan adalah besar gaji diterima, total tunjangan, total potongan dan periode.
D Analisis Kebutuhan Fungsi
Berdasarkan kebutuhan pengguna yang sudah dibuat sebelumnya, maka dapat diimplementasikan dengan membuat kebutuhan fungsional dari aplikasi. Pada tahap kebutuhan fungsi digunakan untuk mengimplementasikan seluruh fungsi yang didapatkan dari hasil analisis kebutuhan pengguna. Fungsi-fungsi tersebut dapat dibagi menjadi empat fungsi yang meliputi sebagai berikut:
1. Fungsi Mengelola Data Master
Tabel 3.4 Kebutuhan Fungsi Mengelola Data Nama Fungsi Mengelola Data Master
Stakeholder Staf Sekretaris
Deskripsi Sekretaris melakukan input, ubah, dan hapus data
Kondisi Awal Data Koperasi, Data Karyawan, Data Tunjangan, Data Potongan, Data Jabatan, Data Detail Jabatan
Alur Aksi Pengguna Respon Sistem Otentikasi Data Pengguna Staf melakukan input
username dan password
a. Aplikasi melakukan pemeriksaan username
dan password yang telah
dimasukkan
b. Aplikasi mengarahkan ke tampilan utama dan menampilkan menu yang dapat diakses oleh pengguna sesuai dengan hak aksesnya
Menyimpan Data Staf memilih menu
“Data”
Aplikasi menampilkan form input data yang dipilih
(34)
Alur Aksi Pengguna Respon Sistem Menyimpan Data Staf memilih tombol
“Simpan”
Aplikasi menyimpan data ke
database
Mengubah Data Staf memilih data yang
ingin diubah dan memilih tombol “Ubah”
Textbox, combo box dan
radio button terisi secara
otomatis Staf merubah data -
Staf memilih tombol “Simpan”
Aplikasi menyimpan data yang telah diubah ke
database
Menghapus Data Staf memilih data yang
ingin dihapus dan memilih tombol “Hapus”
Textbox, combo box dan
radio button terisi secara
otomatis Staf memilih tombol
“Hapus”
Muncul form peringatan untuk tetap melanjutkan atau tidak
Memilih “Ya” pada
form peringatan yang
keluar
Aplikasi menghapus data dari
database
Alur Eksepsi Aksi Pengguna Respon Sistem Staf salah memasukkan
username dan password
a. Aplikasi menampilkan
peringatan bahwa
username atau password
yang dimasukkan salah b. Aplikasi menghapus data
username dan password
yang telah dimasukkan dan menampilkan form login
Kondisi Akhir a. Session login pengguna
b. Informasi tentang data karyawan, koperasi, jabatan, detail jabatan, potongan dan tunjangan
Kebutuhan Non Fungsional
Security Hak akses untuk fungsi ini adalah staf
Sekretaris
Error Handling
a. Aplikasi menampilan pesan ketika data berhasil disimpan, diubah dan dihapus dari database
b. Aplikasi menampilkan pesan error
ketika data yang dimasukkan pada form
(35)
2. Fungsi Menghitung Gaji
Tabel 3.5 Kebutuhan Menghitung Gaji Nama Fungsi Menghitung Tunjangan
Stakeholder Staf Bendahara
Deskripsi Bendahara melakukan input data
Kondisi Awal Data Koperasi, Data Karyawan, Data Tunjangan, Data Potongan, Data Detail Jabatan, Data Jabatan
Alur Aksi Pengguna Respon Sistem Otentikasi Data Pengguna Staf melakukan input
username dan password
a. Aplikasi melakukan
pemeriksaan username
dan password yang telah
dimasukkan
b. Aplikasi mengarahkan ke tampilan utama dan menampilkan menu yang dapat diakses oleh pengguna sesuai dengan hak aksesnya
Menyimpan Tunjangan Staf memilih menu
“Menghitung Tunjangan”
Aplikasi menampilkan form
input detail tunjangan yang
dipilih Staf memasukkan data - Staf memilih tombol “Simpan”
Aplikasi menyimpan data ke
database
Menyimpan Potongan Staf memilih menu
“Menghitung Potongan”
Aplikasi menampilkan form
input detail potongan yang
dipilih Staf memasukkan data - Staf memilih tombol “Simpan”
Aplikasi menyimpan data ke
database
Menghitung Tunjangan, Potongan dan Gaji Staf memilih menu
“Menghitung Gaji”
Aplikasi menampilkan form
input perhitungan gaji
Staf memilih nama karyawan pada combo box
Textbox gaji pokok,
tunjangan khusus, jabatan, dan gaji diterima akan terisi secara otomatis
Staf memilih tombol “Tampilkan Tunjangan dan Potongan”
Muncul total dari potongan dan tunjangan karyawan yang telah dipilih dan textbox gaji
(36)
Alur Aksi Pengguna Respon Sistem
Menghitung Tunjangan, Potongan dan Gaji
otomatis ditambah dan dikurangi sesuai dengan total potongan dan tunjangan Menyimpan Gaji
Staf memilih tombol “Simpan”
Aplikasi menyimpan data ke
database
Alur Eksepsi Aksi Pengguna Respon Sistem Tunjangan prestasi
belum divalidasi dan Staf memilih tombol “Tampilan Potongan dan Tunjangan”
a. Aplikasi menampilkan peringatan bahwa prestasi tunjangan harus
divalidasi terlebih dahulu b. Aplikasi menghapus data yang sudah ada pada tiap-tiap textbox
Kondisi Akhir a. Session login pengguna
b. Informasi tentang data detail tunjangan, detail potongan dan data gaji
Kebutuhan Non Fungsional
Security Hak akses untuk fungsi ini adalah staf
Bendahara
Error Handling
a. Aplikasi menampilan pesan ketika data berhasil disimpan ke database
b. Aplikasi menampilkan pesan error
ketika data yang dimasukkan pada form
tidak sesuai dengan ketentuan
3. Fungsi Melakukan Validasi Prestasi
Tabel 3.6 Kebutuhan Melakukan Validasi Prestasi Nama Fungsi Melakukan Validasi Prestasi
Stakeholder Pimpinan
Deskripsi Pimpinan melakukan validasi tunjangan prestasi Kondisi Awal Data Koperasi, Data Karyawan, Data Tunjangan Alur Aksi Pengguna Respon Sistem
Otentikasi Data Pengguna Staf melakukan input
username dan password
a. Aplikasi melakukan
pemeriksaan username
dan password yang telah
dimasukkan
b. Aplikasi mengarahkan ke tampilan utama dan menampilkan menu yang sesuai dengan hak aksesnya
(37)
Aksi Pengguna Respon Sistem Validasi Tunjangan Prestasi Pimpinan memilih
menu “Validasi Prestasi”
Aplikasi menampilkan form
validasi prestasi Pimpinan menandai karyawan yang divalidasi - Pimpinan memilih tombol “Simpan”
Aplikasi menyimpan data ke
database
Alur Eksepsi Aksi Pengguna Respon Sistem Pimpinan salah
memasukkan username
dan password
a. Aplikasi menampilkan peringatan bahwa
username atau password
yang dimasukkan salah b. Aplikasi menghapus data
username dan password
yang telah dimasukkan dan menampilkan form login
Kondisi Akhir a. Session login pengguna
b. Informasi tentang data tunjangan dan data karyawan. Kebutuhan Non
Fungsional
Security Hak akses untuk fungsi ini adalah Pimpinan
Error Handling
Aplikasi menampilan pesan ketika data berhasil disimpan ke database
4. Fungsi Membuat Slip Gaji
Tabel 3.7 Kebutuhan Fungsi Membuat Slip Gaji Nama Fungsi Membuat Slip Gaji
Stakeholder Staf Sekretaris
Deskripsi Sekretaris melakukan cetak slip gaji
Kondisi Awal Data Koperasi, Data Karyawan, Data Gaji, Data Tunjangan, Data Potongan
Alur Aksi Pengguna Respon Sistem Otentikasi Data Pengguna Staf melakukan input
username dan password
a. Aplikasi melakukan
pemeriksaan username
dan password yang telah
dimasukkan
b. Aplikasi mengarahkan ke tampilan utama dan menampilkan menu yang sesuai dengan hak aksesnya
(38)
Aksi Pengguna Respon Sistem Membuat Slip Gaji Staf memilih menu
“Slip Gaji”
Aplikasi menampilkan form input data yang dipilih
Staf memasukkan bulan dan tahun
-
Alur Eksepsi Aksi Pengguna Respon Sistem Staf salah memasukkan
username dan password
a. Aplikasi menampilkan peringatan bahwa
username atau password
yang dimasukkan salah b. Aplikasi menghapus data
username dan password
yang telah dimasukkan dan menampilkan form login
Kondisi Akhir a. Session login pengguna b. Slip Gaji
Kebutuhan Non Fungsional
Security Hak akses untuk fungsi ini adalah staf
Bendahara
Error Handling
Aplikasi menampilkan pesan error ketika data yang dimasukkan pada form tidak sesuai dengan ketentuan
3.1.2 Perencanaan Kebutuhan
Sistem yang dikembangkan ini nantinya dapat membantu pihak Koperasi Udara Jawa Timur dalam hal perhitungan penggajian karyawan. Input Proses
Output Penggajian Karyawan menggambarkan garis besar input, proses, dan
output dalam perhitungan gaji seperti yang telah dijelaskan pada Gambar 3.3 di
(39)
Input
Proses
Output
Mengelola data master
Data besar total tunjangan Daftar koperasi
Tahun Daftar tunjangan
Daftar detail jabatan
Bulan
Besar gaji Daftar karyawan
Menghitung tunjangan
Menghitung Potongan Daftar potongan
Daftar jabatan
Data besar hasil tagihan
Data koperasi
Data tunjangan
Data detail jabatan Data karyawan
Data potongan
Data jabatan
Data besar total tunjangan Data besar
tunjangan
Data besar potongan
Menghitung Gaji
Membuat slip gaji Slip gaji
(40)
Sistem yang dikembangkan ini nantinya dapat membantu pihak Koperasi Udara Jawa Timur dalam hal perhitungan penggajian karyawan. Input Proses
Output Penggajian Karyawan menggambarkan garis besar input, proses, dan
output dalam perhitungan gaji seperti yang telah dijelaskan sebagai berikut:
a. Input
Pada tahap ini terdapat input berupa daftar koperasi, daftar karyawan, daftar tunjangan, daftar potongan, daftar jabatan, daftar detail jabatan, besar hasil tagihan, data besar tunjangan, data besar potongan, bulan dan tahun. Daftar koperasi berisi tentang nama dan alamat koperasi. Daftar karyawan berisi tentang informasi tentang karyawan mulai dari nama, jabatan, agama dan lain-lain. Daftar jabatan berisi tentang nama jabatan. Daftar detail jabatan berisi tentang informasi besar gaji pokok, tunjangan khusus dan tunjangan jabatan. Daftar potongan berisi tentang potongan yang terdapat pada karyawan, seperti potongan uang makan dan potongan uang bon. Daftar tunjangan berisi tentang tunjangan yang terdapat pada karyawan, seperti tunjangan uang makan, tunjangan honor, tunjangan transport dan tunjangan prestasi. Besar hasil tagihan berisi tentang jumlah hasil tagihan yang sudah diperoleh. Data besar tunjangan dan data besar potongan berisi tentang jumlah besar potongan dan tunjangan yang diperoleh. Bulan dan tahun berisi digunakan untuk membuat slip gaji berdasarkan bulan dan tahun yang sudah dimasukkan.
b. Proses
Dalam tahap ini terdapat lima proses yaitu mengelola data master, menghitung tunjangan, menghitung potongan, menghitung gaji dan membuat slip gaji. Proses mengelola data master digunakan untuk simpan, ubah dan hapus data.
(41)
Proses menghitung potongan dan tunjangan digunakan untuk menghitung besar potongan dan besar tunjangan. Proses menghitung gaji digunakan untuk menghitung gaji dan proses yang terakhir adalah membuat slip gaji.
c. Output
Hasil dari beberapa proses tersebut adalah data koperasi, data karyawan, data tunjangan, data potongan, data jabatan dan data detail jabatan. Hasil tersebut digunakan oleh proses lain yang menghasilkan besar total potongan dari proses menghitung potongan dan besar total tunjangan dari proses menghitung tunjangan. Output selanjutnya yaitu besar gaji yang didapat dari proses menghitung gaji, sedangkan slip gaji didapat dari proses membuat slip gaji.
Aplikasi yang dibuat membutuhkan beberapa elemen yang mendukung antara lain adalah hardware (perangkat keras) dan software (perangkat lunak). Kebutuhan minimal perangkat keras yang diperlukan antara lain: processor Intel IV 1,7 GHz, memory 1 Gigabytes, harddisk 40 Gigabytes, printer, mouse,
keyboard, monitor dan display 128 MB. Proses pembuatan aplikasi membutuhkan
waktu kurang lebih empat bulan dimulai dari komunikasi dan perencanaan selama dua bulan. Sedangkan pemodelan dan kontruksi dibutuhkan waktu dua bulan. 3.2 Perancangan Sistem
Dalam tahap perancangan sistem terdapat Arsitektur Sistem, Merancang
Data Flow Diagram (DFD) yang di dalamnya terdapat: context diagram, DFD
level 0, DFD level 1 dan DFD level 2, Entity Relationship Diagram (ERD), yang di dalamnya terdapat: Conceptual Data Model (CDM) dan Physical Data Model (PDM) terletak pada skema database kemudian tampilan input dan output dari aplikasi.
(42)
3.2.1 Perancangan Proses
Terdapat empat fungsi untuk melakukan proses perhitungan gaji. Dari empat fungsi tersebut dapat digambarkan dengan menggunakan system flow,
context diagram, dan data flow diagram.
A System Flow
System flow menggambarkan alur kerja dalam sistem aplikasi perhitungan
gaji dan menjelaskan urutan dari prosedur-prosedur yang ada sistem aplikasi tersebut. Terdapat dua system flow yaitu sebagai berikut:
a. SystemFlow Penggajian Pusat
Tahap pertama adalah bagian Administrasi memasukkan data master berupa data karyawan, data koperasi, data jabatan, data detail jabatan, data tunjangan dan data potongan. Setelah data master selesai disimpan, maka proses selanjutnya yaitu bagian Keuangan pusat memasukkan data laporan tunjangan untuk menghitung tunjangan yang diterima oleh karyawan dengan mengambil data karyawan dan data tunjangan yang kemudian disimpan pada tabel transaksi detail tunjangan. Selanjutnya bagian Keuangan memasukkan data laporan potongan untuk menghitung potongan yang diterima oleh karyawan dengan mengambil data karyawan dan data potongan yang disimpan pada tabel transaksi detail potongan. Bagian Keuangan menghitung gaji dengan melakukan penambahan dan pengurangan berdasarkan tabel transaksi detail potongan, tabel transaksi detail tunjangan dan gaji pokok. Setelah total dari perhitungan gaji tersebut sudah didapat, maka bagian Keuangan membuat slip gaji berdasarkan hasil total yang diperoleh dengan memberikan informasi berupa potongan dan
(43)
tunjangan yang sudah diperoleh karyawan tersebut. System flow
penggajian koperasi pusat dapat dilihat pada Gambar 3.4.
Admin Keuangan Pusat
Mulai Data Potongan Data Pegawai Data Tunjangan Data Detail Jabatan Data Jabatan Data Koperasi Input Data Master Perawatan Data Master
M. Pegawai M. Tunjangan
M. Potongan M. Detail Jabatan M. Jabatan M. Koperasi Data Jabatan Data Koperasi Data Prestasi Data Tunjangan Data Potongan Data Detail Jabatan Menghitung Tunjangan Input Data Laporan Tunjangan Data Laporan Tunjangan Data Besar Tunjangan T. Detail Tunjangan M. Pegawai Data Laporan Potongan Input Data Laporan Potongan Menghitung Potongan Data Besar Potongan T. Detail Potongan Menghitung Gaji Laporan Gaji Pegawai Gaji Cetak Slip Gaji Slip Gaji Selesai 1 1
(44)
b. Systemflow Penggajian Cabang
Tahap awal penggajian cabang dimulai dengan menghitung tunjangan prestasi berdasarkan input hasil tagihan yang dilakukan oleh bagian Keuangan dan disimpan di tabel transaksi detail tunjangan. Perhitungan tunjangan prestasi membutuhkan tabel master jabatan dan tabel master karyawan yang kemudian disimpan pada tabel transaksi detail tunjangan. Tahap selanjutnya adalah bagian Pimpinan pusat melakukan validasi terhadap tunjangan prestasi dengan mengambil tabel transaksi tunjangan. Setelah validasi selesai maka bagian Keuangan memasukkan data laporan tunjangan untuk menghitung tunjangan dengan mengambil tabel master karyawan, dan master tunjangan kemudian disimpan pada tabel transaksi detail tunjangan. Proses selanjutnya bagian Keuangan memasukkan data laporan potongan untuk menghitung potongan dengan mengambil tabel master karyawan dan master potongan yang kemudian disimpan pada tabel detail potongan. Setelah menghitung potongan dan tunjangan, bagian Keuangan menghitung gaji dengan melakukan penambahan dan pengurangan berdasarkan tabel master karyawan, transaksi detail potongan, dan detail tunjangan yang kemudian disimpan pada tabel gaji. bagian Keuangan mencetak slip gaji berdasarkan tabel gaji. System flow
penggajian pada koperasi cabang dapat dilihat pada Gambar 3.5 di halaman 35.
(45)
Keuangan Cabang Pimpinan Pusat Mulai Data Laporan Hasil Tagihan Input Data Laporan Hasil Tagihan Menghitung Prestasi M. Jabatan M. Pegawai Data Prestasi T. Detail Tunjangan 1 Data Laporan Tunjangan Input Data Laporan Tunjangan Menghitung Tunjangan Data Besar Tunjangan Menghitung Potongan Input Data Laporan Potongan Data Besar Potongan Data Laporan Potongan Menghitung Gaji Laporan Gaji Pegawai
Cetak Slip Gaji Cabang Slip Gaji Cabang Selesai T. Detail Tunjangan T. Detail Potongan M. Potongan M. Detail Jabatan Gaji 2 1 Data Prestasi T. Detail Tunjangan Validasi Tunjangan Prestasi M. Tunjangan T. Detail Tunjangan Laporan Prestasi Cabang 2
(46)
B Context Diagram
Pada context diagram menggambarkan entitas yang berhubungan langsung dengan sistem aplikasi dan aliran data secara umum. Sedangkan proses-proses yang lebih detail dalam sistem masih belum bisa diketahui. Terdapat empat pengguna dalam aplikasi perhitungan gaji karyawan ini yaitu Administrasi, Keuangan cabang, Keuangan pusat, dan Pimpinan pusat. Desain dari context
diagram aplikasi perhitungan gaji dapat dilihat pada Gambar 3.6.
Data Slip Gaji Cabang
Data Sip Gaji Pusat
Data Potongan Terbaca
Data Prestasi Data Tunjangan Terbaca Data Laporan Prestasi ACC
Data Laporan Gaji Cabang
Data Detail Jabatan Terbaca Data Besar Potongan Terbaca Data Laporan Potongan
Data Besar Tunjangan Terbaca Data Laporan Tunjangan
Data Prestasi ACC
Data Tunjangan
Data Jabatan Terbaca Data Karyawan Terbaca Data Laporan Hasil Tagihan
Data Besar Tunjangan Terbaca Data Besar Potongan Terbaca
Data Laporan Gaji Karyawan Pusat Data Laporan Potongan
Data Potongan Terbaca Data Tunjangan Terbaca Data Detail Jabatan Terbaca Data Laporan Tunjangan
Data Karyawan Terbaca Data Potongan
Data Tunjangan Data Detail Jabatan
Data Jabatan Data Koperasi
Data Karyawan
0
Aplikasi Perhitungan Gaji Karyawan Pada Koperasi Udara Jawa Timur
+
Administrasi
Keuangan Cabang
Pimpinan Pusat Keuangan Pusat
(47)
1. DFD level 0 aplikasi perhitungan gaji
Data Sip Gaji Pusat Data Slip Gaji Cabang
Data Karyawan
Data Detail Jabatan Terbaca Data Laporan Gaji Karyawan Pusat Data Besar Tunjangan
Data Laporan Gaji Cabang Data Karyawan Data Detail Jabatan Terbaca
Data Gaji Data Gaji Disimpan
Data Detail Jabatan Data Karyawan
Data Besar Potongan Data Besar Potongan Terbaca
Data Besar Potongan Disimpan Data Besar Potongan Terbaca
Data Laporan Prestasi ACC
Data Karyawan
Data Karyawan
Data Potongan Terbaca
Data Potongan Terbaca
Data Potongan Data Karyawan
Data Laporan Potongan
Data Laporan Potongan
Data Besar Tunjangan Terbaca Data Tunjangan Terbaca Data Karyawan Terbaca Data Tunjangan Terbaca
Data Besar Tunjangan Disimpan
Data Besar Tunjangan Terbaca
Data Laporan Tunjangan Data Laporan Tunjangan
Data Prestasi ACC
Data Tunjangan
Data Prestasi Data Tunjangan
Data Prestasi ACC
Data Prestasi Data Prestasi Disimpan
Data Jabatan Data Karyawan
Data Jabatan Terbaca Data Karyawan Terbaca
Data Laporan Hasil Tagihan
Data Potongan Disimpan
Data Detail Jabatan Disimpan Data Tunjangan Disimpan
Data Jabatan Disimpan Data Koperasi Disimpan Data Karyawan Disimpan
Data Potongan Data Tunjangan Data Detail Jabatan
Data Jabatan Data Koperasi Data Karyawan Administrasi Keuangan Pusat Keuangan Cabang Pimpinan Pusat 1
Mengelola Data Master
+ 2 Menghitung Tunjangan + 3 Menghitung Potongan 1 Karyawan 2 Koperasi 3 Jabatan 4 Tunjangan
5 Detail Jabatan
6 Potongan
7 Detail Tunjangan
8 Detail Potongan
4
Menghitung Gaji
5
Membuat Slip Gaji
9 Gaji
(48)
Pada Gambar 3.7 DFD level 0 Perhitungan Gaji dijelaskan bahwa proses mengolah data terdapat beberapa data alir masuk yaitu data karyawan, data koperasi, data jabatan, data detail jabatan, data potongan dan data tunjangan yang kemudian disimpan pada masing-masing data store. Untuk proses menghitung tunjangan maka dibutuhkan data karyawan, data jabatan dan data tunjangan yang digunakan oleh Keuangan cabang dan Keuangan pusat dalam menghitung tunjangan karyawan. Untuk proses menghitung potongan data yang dibutuhkan adalah alir data masuk dari data store yaitu data karyawan, data jabatan, dan data potongan yang digunakan oleh Keuangan cabang maupun Keuangan pusat untuk menghitung potongan yang diberikan pada masing-masing karyawan. Dalam proses menghitung gaji terdapat alir data masuk dari data store berupa data karyawan, data jabatan, data potongan, data tunjangan yang kemudian dihitung hingga keluar gaji yang diterima. Setelah mendapatkan hasil nominal gaji yang diterima maka proses selanjutnya adalah mencetak slip gaji yang berisi tentang informasi detail gaji yang telah diterima.
2. DFD level 1 mengelola data master
Setelah membuat DFD level 0, terdapat proses yang masih bisa dijelaskan lebih detail yaitu proses mengelola data master. Dari proses mengelola data master, proses tersebut dapat dibagi lagi menjadi beberapa subproses, yaitu subproses mengelola master karyawan, mengelola master koperasi, mengelola master jabatan, mengelola master tunjangan, mengelola master detail jabatan, dan mengelola master potongan. DFD Level 1 mengelola data master dapat dilihat pada Gambar 3.8 di halaman 39.
(49)
[Data Koperasi]
[Data Jabatan]
[Data Tunjangan]
[Data Detail Jabatan]
[Data Potongan]
[Data Tunjangan Disimpan]
[Data Potongan Disimpan] [Data Detail Jabatan Disimpan]
[Data Jabatan Disimpan] [Data Koperasi Disimpan] [Data Karyawan Disimpan] [Data Karyawan] Administrasi 1 Karyawan 2 Koperasi 3 Jabatan 4 Tunjangan
5 Detail Jabatan
6 Potongan 1.1 Mengelola Master Karyawan + 1.2 Mengelola Master Koperasi + 1.3 Mengelola Master Jabatan + 1.5 Mengelola Master Detail Jabatan + 1.4 Mengelola Master Tunjangan+ 1.6 Mengelola Master Potongan+
Gambar 3.8 DFD level 1 Mengelola Data Master 3. DFD level 1 menghitung tunjangan
Untuk DFD level 1 menghitung tunjangan dapat dijelaskan lebih detail pada Gambar 3.9. Pada gambar tersebut dijelaskan hasil dari proses menghitung tunjangan, proses yang terjadi dapat dibagi lagi menjadi beberapa subproses, subproses yang pertama yaitu menghitung tunjangan prestasi, subproses validasi tunjangan prestasi, dan subproses yang ketiga adalah proses menghitung tunjangan lain. DFD level 1 menghitung tunjangan dapat dilihat pada Gambar 3.9 di halaman 40.
(50)
Data Karyawan
[Data Tunjangan Terbaca] [Data Besar Tunjangan Terbaca]
[Data Laporan Tunjangan] [Data Karyawan Terbaca] Data Karyawan
Data Tunjangan
[Data Tunjangan Terbaca] [Data Laporan Prestasi ACC]
[Data Besar Tunjangan Terbaca] [Data Laporan Tunjangan]
[Data Besar Tunjangan Disimpan]
[Data Tunjangan]
[Data Prestasi] [Data Tunjangan]
[Data Prestasi ACC] [Data Prestasi ACC]
[Data Prestasi]
[Data Prestasi Disimpan] [Data Jabatan]
[Data Jabatan Terbaca] [Data Karyawan Terbaca]
[Data Karyawan]
[Data Laporan Hasil Tagihan]
Keuangan Cabang
Pimpinan Pusat
1 Karyawan 3 Jabatan
7 Detail
Tunjangan 4 Tunjangan
Keuangan Pusat 2.1
Menghitung Tunjangan Prestasi
2.2
Validasi Tunjangan Prestasi
2.3
Menghitung Tunjangan Lain
Gambar 3.9 DFD level 1 Menghitung Tunjangan 4. DFD level 2 mengelola data master karyawan
Dari proses mengelola data master karyawan, proses yang terjadi dapat dibagi lagi menjadi beberapa subproses. Terdapat tiga subproses yaitu proses tambah karyawan, ubah karyawan dan yang terakhir adalah hapus karyawan. DFD level 2 mengelola data master karyawan dapat dilihat pada Gambar 3.10 di halaman 41.
(51)
Data Karyawan Dihapus Data Karyawan
Data Pegawai
[Data Karyawan Disimpan] Data Karyawan
Data Karyawan Disimpan [Data Karyawan]
Administra si
1 Karyawan 1.1.1
Simpan Karyawan
1.1.2 Ubah Karyawan
1.1.3 Hapus Karyawan
Gambar 3.10 DFD level 2 Mengelola Data Master Karyawan 5. DFD level 2 mengelola data master koperasi
Dari proses mengelola data master koperasi, proses yang terjadi dapat dibagi lagi menjadi beberapa subproses, yaitu subproses simpan koperasi, ubah koperasi, dan hapus koperasi. DFD level 2 mengelola data master koperasi dapat dilihat pada Gambar 3.11.
Data Koperasi Disimpan [Data Koperasi]
Data Koperasi
[Data Koperasi Disimpan]
Administra
si 2 Koperasi
1.2.1 Simpan Koperasi
1.2.2 Ubah Koperasi
Gambar 3.11 DFD level 2 Mengelola Data Master Koperasi 6. DFD level 2 mengelola data master jabatan
Dari proses mengelola data master jabatan, proses yang terjadi dapat dibagi lagi menjadi tiga subproses. Untuk subproses yang pertama yaitu subproses simpan jabatan, subproses yang kedua adalah ubah jabatan, dan untuk
(52)
subproses yang ketiga atau subproses yang terakhir adalah hapus jabatan. DFD level 2 mengelola data master jabatan dapat dilihat pada Gambar 3.12.
Data Jabatan Dihapus Data Jabatan
Data Jabatan Disimpan Data Jabatan
[Data Jabatan] [Data Jabatan Disimpan]
Administra
si 3 Jabatan
1.3.1 Simpan Jabatan
1.3.2 Ubah Jabatan
1.3.3
Hapus Jabatan
Gambar 3.12 DFD level 2 Mengelola Data Master Jabatan 7. DFD level 2 mengelola data master tunjangan
Dari proses mengelola data master tunjangan, proses yang terjadi dapat dibagi lagi menjadi beberapa subproses, yaitu subproses simpan tunjangan, ubah tunjangan, dan hapus tunjangan. Pada Gambar DFD level 2 mengelola data master tunjangan dapat dijelaskan bahwa terdapat arus keluar dan arus masuk dari entitas Administrasi ke tabel tunjangan. Arus masuk tersebut adalah data tunjangan, data tunjangan disimpan, data tunjangan diubah, dan data tunjangan dihapus. DFD level 2 mengelola data master tunjangan dapat dilihat pada Gambar 3.13 di halaman 43.
(53)
Data Tunjangan Dihapus Data Tunjangan Disimpan
Data Tunjangan Data Tunjangan
[Data Tunjangan Disimpan] [Data Tunjangan]
Administra
si 4 Tunjangan
1.4.1 Simpan Tunjangan
1.4.2 Ubah Tunjangan
1.4.3 Hapus Tunjangan
Gambar 3.13 DFD level 2 Mengelola Data Master Tunjangan 8. DFD level 2 mengelola data master detail jabatan
Dari proses mengelola data master detail jabatan, proses yang terjadi dapat dibagi lagi menjadi beberapa subproses, yaitu subproses simpan detail jabatan, ubah detail jabatan, dan hapus detail jabatan. DFD level 2 mengelola data master detail jabatan dapat dilihat pada Gambar 3.14.
Data Detail Jabatan Dihapus Data Detail Jabatan Disimpan
Data Detail Jabatan Data Detail Jabatan
[Data Detail Jabatan Disimpan] [Data Detail Jabatan]
Administra
si 5 Detail Jabatan
1.5.1 Simpan Detail
Jabatan
1.5.2 Ubah Detail
Jabatan
1.5.3 Hapus Detail
Jabatan
(54)
9. DFD level 2 mengelola data master potongan
Dari proses mengelola data master potongan, proses yang terjadi dapat dibagi lagi menjadi beberapa subproses, yaitu subproses simpan potongan, ubah potongan, dan hapus potongan. DFD level 2 mengelola data master potongan dapat dilihat pada Gambar 3.15.
Data Potongan Dihapus Data Potongan Disimpan
Data Potongan Data Potongan
[Data Potongan Disimpan] [Data Potongan]
Administra
si 6 Potongan
1.6.1 Simpan Potongan
1.6.2 Ubah Potongan
1.6.3 Hapus Potongan
Gambar 3.15 DFD level 2 Mengelola Data Master Potongan 3.2.2 Perancangan Basis Data
Setelah merancang desain proses menggunakan context diagram dan
data flow diagram, maka proses selanjutnya yaitu merancang skema database.
A Entity Relationship Diagram (ERD)
Hasil dari desain Entity Relationship Diagram (ERD) adalah Conceptual
Data Model (CDM) dan Physical Data Model (PDM).
1. Conceptual Data Model
Conceptual Data Model (CDM) menggambarkan keseluruhan konsep struktur
(55)
bentuk tabel-tabel penyusun basis data beserta field-field yang terdapat pada setiap tabel. Adapun CDM yang dirancang untuk aplikasi ini dapat dilihat pada Gambar 3.16.
memiliki memiliki Mempunyai mendapatkan mempunyai mendapatkan Menerima Terdapat Memiliki Bekerja Karyawan Id_Karyawan Nama T empat_Lahir T anggal_Lahir Jenis_Kelamin Agama Status_Nikah Jumlah_Anak T unjangan_Keluarga Alamat No_T elepon Pendidikan_T erakhir T anggal_Diangkat Status_Kerja Username Pass word Koperasi Id_Koperasi Nama_Koperas i Alamat_Koperasi Jabatan Id_J abatan Nama_Jabatan Persen Detail_Jabatan Id_Detail_Jabatan T unjangan_Jabatan T unjangan_Khusus Gaji_Pokok Periode Potongan Id_Potongan Jenis_Potongan Gaji Id_Gaji Besar_Gaji Besar_Total_T unjangan Besar_Total_Potongan T anggal_Gaji T unjangan Id_T unjangan Jenis_T unjangan Detail_Potongan Id_Detail_Potongan Besar_Potongan tanggal_Potongan Detail_Tunjangan Id_Detail_T unjangan Besar_Tunjangan T anggal_T unjangan Status_Validas i
Gambar 3.16 CDM Aplikasi Perhitungan Gaji
2. Physical Data Model
Physical Data Model (PDM) menggambarkan secara detail konsep rancangan
struktur basis data yang dirancang untuk aplikasi. PDM merupakan hasil
generate dari CDM. Pada PDM tergambar jelas tabel-tabel penyusun basis
data beserta kolom-kolom tabel yang ada pada setiap tabel. Terdapat sembilan tabel yang digunakan dalam pembuatan aplikasi. Sembilan tabel tersebut adalah tabel koperasi yang berisi tentang informasi tempat koperasi, tabel karyawan yang berisi tentang informasi karyawan mulai dari nama, alamat,
(56)
sampai dengan tanggal diangkat, selanjutnya tabel jabatan berisi tentang jabatan yang terdapat pada koperasi, tabel detail jabatan berisi tentang gaji pokok dan tunjangan-tunjangan yang diperoleh berdasarkan jabatan, tabel potongan dan detail potongan berisi tentang potongan yang diperoleh, tabel tunjangan dan detail tunjangan berisi tentang tunjangan yang diterima, dan tabel yang terakhir adalah tabel gaji yang berisi tentang informasi detail tunjangan dan potongan yang diperoleh serta berapa gaji yang diterima. Adapun PDM untuk aplikasi dapat terlihat pada Gambar 3.17 di bawah ini.
ID_GAJI = ID_GAJI ID_GAJI = ID_GAJI
ID_TUNJANGAN = ID_TUNJANGAN ID_KARYAWAN = ID_KARYAWAN
ID_POTONGAN = ID_POTONGAN ID_KARYAWAN = ID_KARYAWAN
ID_KARYAWAN = ID_KARYAWAN
ID_JABATAN = ID_JABATAN
ID_JABATAN = ID_JABATAN ID_KOPERASI = ID_KOPERASI
KARYAWAN ID_KARYAWAN varchar(5) ID_KOPERASI varchar(5) ID_JABATAN varchar(5)
NAMA varchar(40)
TEM PAT_LAHIR varchar(20) TANGGAL_LAHIR date JENIS_KELAM IN char(1) AGAM A varchar(20) STATUS_NIKAH varchar(15) JUM LAH_ANAK integ er TUNJANGAN_KELUARGA integ er ALAMAT varchar(50) NO_TELEPON integ er PENDIDIKAN_TERAKHIR varchar(3) TANGGAL_DIANGKAT date STATUS_KERJA varchar(10) USERNAME varchar(20) PASSWORD varchar(20) KOPERASI ID_KOPERASI varchar(5) NAMA_KOPERASI varchar(40) ALAMAT_KOPERASI varchar(50) JABATAN ID_JABATAN varchar(5) NAMA_JABATAN varchar(20) PERSEN decimal(2,1) DETAIL_JABATAN ID_DETAIL_JABATAN varchar(5) ID_JABATAN varchar(5) TUNJANGAN_JABATAN integ er TUNJANGAN_KHUSUS integ er GAJI_POKOK integ er
PERIODE date POTONGAN ID_POTONGAN varchar(5) JENIS_POTONGAN varchar(25) GAJI ID_GAJI varchar(5) ID_KARYAWAN varchar(5) BESAR_GAJI integ er BESAR_TOTAL_TUNJANGAN integ er BESAR_TOTAL_POTONGAN integ er TANGGAL_GAJI date
TUNJANGAN ID_TUNJANGAN varchar(5) JENIS_TUN JANGAN varchar(25) DETAIL_POTONGAN
ID_DETAIL_POTONGAN varchar(5) ID_KARYAWAN varchar(5) ID_POTONGAN varchar(5) ID_GAJI varchar(5) BESAR_POTONGAN integ er TANGGAL_POTONGAN date DETAIL_TUNJANGAN ID_DETAIL_TUNJANGAN varchar(5) ID_KARYAWAN varchar(5) ID_TUNJANGAN varchar(5) ID_GAJI varchar(5) BESAR_TUNJANGAN integ er TANGGAL_TUNJANGAN date STATUS_VALIDASI varchar(10)
(57)
B Struktur Database
Berikut ini struktur tabel yang digunakan dalam pembuatan aplikasi. Terdapat sembilan tabel yang digunakan yaitu tabel karyawan, koperasi, potongan, tunjangan, jabatan, detail jabatan, detail tunjangan, detail potongan dan tabel gaji. Penjelasan masing-masing tabel dapat dilihat di bawah ini.
1. Nama tabel : Karyawan
Fungsi : Untuk menyimpan data master karyawan. Primary key : Id_Karyawan
Foreign key : Id_Koperasi, Id_Jabatan Tabel 3.8 Karyawan
Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan
Id_Karyawan Varchar 5 Primary key
Id_Koperasi Varchar 5 Foreign key
Id_Jabatan Varchar 5 Foreign key
Nama Varchar 40 -
Tempat_Lahir Varchar 20 -
Tanggal_Lahir Date -
Jenis_Kelamin Char 1 -
Agama Varchar 20 -
Status_Nikah Varchar 15 -
Jumlah_Anak Integer -
Tunjangan_Anak Integer -
Alamat Varchar 50 -
No_Telepon Integer -
Pendidikan_Terakhir Varchar 3 -
Tanggal_Diangkat Date -
Status_Kerja Varchar 10 -
Username Varchar 20 -
Password Varchar 20 -
2. Nama tabel : Koperasi
Fungsi : Untuk menyimpan data master koperasi Primary key : Id_Koperasi
(58)
Foreign key : -
Tabel 3.9 Koperasi
Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan Id_Koperasi Varchar 5 Primary key
Nama_Koperasi Varchar 40 -
Alamat_Koperasi Varchar 50 - 3. Nama tabel : Jabatan
Fungsi : Untuk menyimpan data master jabatan Primary key : Id_Jabatan
Foreign key : -
Tabel 3.10 Jabatan
Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan Id_Jabatan Varchar 5 Primary key
Nama_Jabatan Varchar 20 -
Persen Decimal 2,1 -
4. Nama tabel : Detail_Jabatan
Fungsi : Untuk menyimpan data master detail jabatan Primary key : Id_Detail_Jabatan
Foreign key : Id_Jabatan
Tabel 3.11 Detail_Jabatan
Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan Id_Detail _Jabatan Varchar 5 Primary key
Id_Jabatan Varchar 5 Foreign key
Tunjangan_Jabatan Integer -
Tunjangan_Khusus Integer -
Gaji_Pokok Integer -
(59)
5. Nama tabel : Potongan
Fungsi : Untuk menyimpan data master potongan Primary key : Id_potongan
Foreign key : -
Tabel 3.12 Potongan
Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan Id_Potongan Varchar 5 Primary key
Jenis_Potongan Varchar 25 - 6. Nama tabel : Detail_Potongan
Fungsi : Untuk menyimpan data detail potongan Primary key : Id_Detail_Potongan
Foreign key : Id_Karyawan, Id_Potongan, Id_Gaji Tabel 3.13 Detail_Potongan
Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan Id_Detail_Potongan Varchar 5 Primary key
Id_Karyawan Varchar 5 Foreign key
Id_Potongan Varchar 5 Foreign key
Id_Gaji Varchar 5 Foreign key
Besar_Potongan Integer -
Tanggal_Potongan Date -
7. Nama tabel : Tunjangan
Fungsi : Untuk menyimpan data master tunjangan Primary key : Id_Tunjangan
Foreign key : -
Tabel 3.14 Tunjangan
Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan Id_Tunjangan Varchar 5 Primary key
(60)
Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan Jenis_Tunjangan Varchar 25 - 8. Nama tabel : Detail_Tunjangan
Fungsi : Untuk menyimpan data detail tunjangan Primary key : Id_Detail_Tunjangan
Foreign key : Id_Karyawan, Id_Tunjangan, Id_Gaji Tabel 3.15 Detail_Tunjangan
Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan Id_Detail_Tunjangan Varchar 5 Primary Key
Id_Karyawan Varchar 5 Foreign key
Id_Tunjangan Varchar 5 Foreign key
Id_Gaji Varchar 5 Foreign key
Besar_Tunjangan Integer -
Tanggal_Tunjangan Date -
Status_Validasi Varchar 10 -
9. Nama tabel : Gaji
Fungsi : Untuk menyimpan data gaji Primary key : Id_Gaji
Foreign key : Id_Karyawan
Tabel 3.16 Gaji
Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan
Id_Gaji Varchar 5 Primary key
Id_Karyawan Varchar 5 Foreign key
Besar_Total_Tunjangan Integer -
Besar_Total_Potongan Integer -
Besar_Gaji Integer -
(61)
3.2.3 Perancangan Antarmuka Pengguna
Setelah melakukan perancangan struktur data, tahap selanjutnya adalah membuat desain antarmuka pengguna. Desain ini menggambarkan interaksi antara penguna dengan aplikasi yang dibuat. Terdapat beberapa desain antarmuka yang dapat dilihat pada gambar di bawah ini.
a. Desain Form Master Koperasi
Form Master Koperasi digunakan untuk menyimpan, dan mengubah data koperasi seperti yang terlihat pada desain form master koperasi pada Gambar 3.18. Form ini digunakan oleh koperasi pusat dalam mengelola data koperasi.
Master Koperasi
Id_Koperasi Jenis_Koperasi Nama_Koperasi Alamat_Koperasi
Text Text Text
Text Text Text
Text Text Text
Text Text Text Id Koperasi
Jenis Koperasi Nama Koperasi Alamat
Simpan Batal Ubah
Pusat Cabang
Gambar 3.18 Form Master Koperasi b. Desain Form Master Jabatan
Form Master Jabatan digunakan untuk menyimpan, mengubah dan menghapus data jabatan seperti yang terlihat pada desain form master jabatan pada Gambar 3.19 di halaman 52. Terdapat pilihan berapa persen jumlah
(62)
yang digunakan untuk menentukan hitungan tunjangan prestasi yang diperoleh berdasarkan rumus yang sudah ditetapkan.
Master Jabatan Id_Jabatan Nama_Jabatan Text Text Text Text Text Text Id Jabatan Nama Jabatan
Simpan Batal Ubah Hapus
Persen Bonus Prestasi %
Jenis Koperasi Pusat Cabang
Gambar 3.19 Form Master Jabatan c. Desain Form Master Detail Jabatan
Form Master Detail Jabatan digunakan untuk menyimpan, mengubah dan menghapus data detail jabatan seperti yang terlihat pada Gambar 3.20.
Master Detail Jabatan
Id_Detail_Jabata n Id_Jabatan Tunjangan_Jabat an Tunjangan_Khus us Gaji_Pokok Periode_Detail _Jabatan Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Id Detail Jabatan
Nama Jabatan
Tunjangan Jabatan Tunjangan Khusus
Simpan Batal Ubah Hapus
Gaji Pokok Periode Detail Jabatan
Jenis Koperasi Pusat Cabang
(63)
d. Form Master Karyawan
Form Master Karyawan digunakan untuk menyimpan, mengubah dan menghapus data karyawan seperti yang terlihat pada desain form master karyawan pada Gambar 3.21. Pada form tersebut terdapat tombol simpan, batal, hapus dan ubah.
Master Pegawai
Id_Pegawai Nama Jabatan Koperasi Tgl Lahir
Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Id Pegawai Nama Jabatan Nama Koperasi Simpan Batal Ubah Hapus Tempat Lahir Tanggal Lahir Jenis Kelamin Agama Status Nikah Jumlah Anak Tunjangan Keluarga Alamat No telepon Username Status Kerja Pendidikan Terakhir Tanggal Diangkat Password Laki-Laki Perempuan Sudah Belum Aktif Keluar Jenis Koperasi Pusat Cabang
Gambar 3.21 Form Master Karyawan e. Form Master Potongan
Form Master Potongan digunakan untuk menyimpan, mengubah dan menghapus data potongan seperti yang terlihat pada desain form master potongan pada Gambar 3.22 di halaman 54. Form ini digunakan koperasi pusat dalam menentukan potongan yang dibebankan kepada karyawan.
(64)
Master Potongan
Id_Potongan Jenis_Potongan
Text Text Text
Text Text Text Id Potongan
Jenis Potongan
Simpan Batal Ubah Hapus Jenis Koperasi Pusat Cabang
Gambar 3.22 Form Master Potongan f. Form Master Tunjangan
Form Master Tunjangan digunakan untuk menyimpan, mengubah dan menghapus data tunjangan seperti yang terlihat pada desain form master tunjangan pada Gambar 3.23.
Master Tunjangan
Id_Tunjangan Jenis_Tunjangan
Text Text Text
Text Text Text Id Tunjangan
Jenis Tunjangan
Simpan Batal Ubah Hapus
Jenis Koperasi Pusat Cabang
(65)
g. Form Transaksi Detail Potongan
Form Transaksi Detail Potongan digunakan oleh koperasi pusat dan koperasi cabang untuk menyimpan data detail potongan yang digunakan dalam menentukan berapa besar potongan yang diberikan kepada karyawan seperti yang terlihat pada desain form Transaksi Detail Potongan pada Gambar 3.24.
FormDetailPotongan
Id_Potongan Nama Pegawai Jabatan Jenis Potongan Besar Potongan
Text Text Text
Text Text Text
Text Text Text
Text Text Text
Text Text Text Id Detail Potongan
Nama Pegawai
Simpan Batal Jabatan
Tanggal Potongan Jenis Potongan Besar Potongan
Gambar 3.24 Form Transaksi Detail Potongan h. Form Transaksi Detail Tunjangan
Form Transaksi Detail Tunjangan digunakan oleh koperasi pusat dan koperasi cabang untuk menyimpan data detail tunjangan yang digunakan dalam menentukan berapa besar tunjangan yang diberikan kepada karyawan seperti yang terlihat pada desain form transaksi detail tunjangan pada Gambar 3.25 di halaman 56.
(66)
FormDetailTunjangan
IdDetTunjangn Nama Pegawai Jabatan Jenis Tunjangan Besar Tunjangan
Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Id Detail Tunjangan
Nama Pegawai Simpan Batal Jabatan Tanggal tunjangan Jenis Tunjangan Besar Tunjangan
Gambar 3.25 Form Transaksi Detail Tunjangan i. Form Transaksi Hitung Prestasi
Form Transaksi Hitung Prestasi digunakan untuk menyimpan dan menghitung data prestasi seperti yang terlihat pada desain form transaksi hitung prestasi pada Gambar 3.26.
FormHitungPrestasi
IdDetTunjangn Nama Pegawai Jabatan Jenis Tunjangan Besar Tunjangan
Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text
Id Detail Tunjangan Nama Pegawai Simpan Batal Jabatan Jenis Tunjangan Hitung Prestasi Tanggal Tunjangan Hari Kerja Input Hasil Tagihan Tunjangan Prestasi
Simpan
(67)
j. Form Transaksi Hitung Gaji
Form Transaksi Hitung Gaji digunakan untuk menyimpan dan menghitung data gaji seperti yang terlihat pada desain form transaksi hitung gaji pada Gambar 3.27.
FormHitungGaji
ID Gaji Nama Pegawai Besar Total Tunj Besar Total Ptgn Besar Gaji
Jenis Tunajangan Besar Tunajangan Bulan
Jenis Potongan Besar Potongan Bulan
Bulan Tahun Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Id Gaji Nama Pegawai Simpan Batal Jabatan Gaji Pokok Tunjangan Khusus Tunjangan Jabatan Tunjangan Keluarga Tanggal Gaji Besar Gaji Ttampilkan potongan/ tunjangan Data Tunjangan
Besar Jumlah Tunjangan
Data Potongan
Besar Jumlah Potongan
Gambar 3.27 Form Transaksi Hitung Gaji k. Form Slip Gaji
Form Slip Gaji digunakan untuk mencetak slip gaji seperti yang terlihat pada desain form slip gaji pada Gambar 3.28 di halaman 58.
(68)
LaporanSlipGaji
Bulan Tahun Tampil
Nama Jabatan Gaji Pokok Gaji diterima
Detail :
: : : Januari 2015
Tunjangan Potongan
: : text
text 00000 00000
00000 00000 Nama Koperasi
Jenis Koperasi : : Nama Koperasi
Penanggung Jawab
Bagian Keuangan
Gambar 3.28 Form Slip Gaji l. Form Laporan Penggajian
Form Laporan Penggajian digunakan untuk mencetak laporan penggajian seperti yang terlihat pada desain form laporan penggajian pada Gambar 3.29.
LaporanGaji
Bulan Tahun Tampil
ASOSIASI PENGELOLA KOPERASI SIMPAN PINJAM INDONESIA APEKSINDO
LAPORAN GAJI BULAN JANUARI 2015 Nama Koperasi
Jenis Koperasi
Nama Jabatan Gaji Pokok Tot.Potongan Tot.Tunjangan Gaji DIterima Nama Koperasi
(1)
114
Test ID
Tujuan Input Output
diharapkan
Realisasi karyawan tahun.
Klik pada tombol “Lihat Data”. Muncul data tunjangan prestasi yang harus divalidasi. Sukses (lihat Gambar 4.48) Centang pada data yang divalidasi. - - Klik pada tombol “Simpan”. Data tunjangan prestasi yang telah divalidasi tersimpan. Sukses (lihat Gambar 4.49)
(2)
115
Gambar 4.49 Hasil Validasi Tersimpan
m. Hasil Uji Coba Membuat Slip Gaji dan Laporan Penggajian
Proses membuat laporan ini digunakan oleh bagian Keuangan untuk membuat slip gaji dan laporan penggajian. Hanya bagian Keuangan yang dapat melakukan cetak laporan penggajian dan juga cetak slip gaji. Laporan penggajian berisi tentang gaji pokok dan informasi total potongan dan tunjangan yang sudah diperoleh. Hasil uji coba membuat slip gaji dan laporan penggajian dimulai dari memilih bulan dan tahun. Setelah itu menekan button tampil.
Tabel 4.13 Hasil Uji Coba Form Slip Gaji dan Laporan Penggajian Test
ID
Tujuan Input Output
diharapkan
Realisasi 1 Membuat slip
gaji Memasukkan bulan, tahun dan menekan tombol “Tampil” Tampil slip gaji. Sukses (lihat Gambar 4.50) 2 Membuat
laporan penggajian Tampil laporan penggajian. Sukses (lihat Gambar 4.51)
(3)
116
Gambar 4.50 Hasil Slip Gaji
(4)
117
4.3 Evaluasi Sistem
Aplikasi perhitungan gaji ini dapat menyimpan dan menampilkan jenis potongan dan jenis tunjangan sesuai dengan bulan, tahun dan nama karyawan yang dipilih sebagaimana dapat terlihat dari hasil uji coba pada Tabel 4.8 dan Tabel 4.9.
Dari hasil uji coba pada Tabel 4.10, aplikasi perhitungan gaji ini berhasil dalam menangani proses perhitungan prestasi yang sebelumnya masih dilakukan manual oleh koperasi pusat. Aplikasi perhitungan gaji ini berhasil dalam melakukan perhitungan gaji dengan menambah tunjangan dan mengurangi potongan seperti terlihat pada Tabel 4.11, selain itu juga dapat menampilkan potongan dan tunjangan apa saja yang didapat oleh karyawan tersebut. Dalam hal validasi, aplikasi ini juga berhasil dalam melakukan validasi sebagai pengganti tanda tangan oleh Pimpinan.
Dari evaluasi yang dilakukan dapat disimpulkan bahwa rancang bangun aplikasi perhitungan gaji ini telah memenuhi kebutuhan yang diinginkan antara lain mengurangi waktu dalam proses perhitungan gaji, dapat melakukan perhitungan gaji tanpa harus mengirim dokumen terlebih dahulu, serta adanya sistem yang menangani proses perhitungan gaji termasuk perhitungan potongan dan tunjangan.
(5)
BAB V PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil analisis, perancangan sistem, pembuatan aplikasi dan uji coba sistem pada aplikasi perhitungan gaji karyawan pada Koperasi Udara Jawa Timur diperoleh beberapa kesimpulan, yaitu:
1. Penelitian ini telah menghasilkan aplikasi perhitungan gaji karyawan yang meliputi menghitung tunjangan prestasi, potongan, tunjangan, dan menghitung gaji.
2. Aplikasi ini dapat membantu pihak koperasi dalam proses perhitungan gaji.
5.2 Saran
Berdasarkan analisis dan perancangan aplikasi yang sudah dilakukan, saran yang dapat disampaikan oleh penulis untuk pengembangan aplikasi perhitungan gaji karyawan, yaitu:
1. Aplikasi perhitungan gaji ini dapat dikembangkan dengan berbasis mobile, sehingga dapat memudahkan Pimpinan dalam melakukan validasi.
2. Aplikasi yang sekarang dapat dikembangkan dengan menambah fitur yang belum tersedia, seperti alarm atau pesan yang dikirim kepada Pimpinan apabila belum melakukan validasi.
3. Aplikasi yang sekarang nantinya dapat dikembangkan dengan menambahkan form yang lain untuk melengkapi aplikasi yang sudah dibuat.
(6)
DAFTAR PUSTAKA
Amsyah, Zulkifli. 2005. Manajemen Sistem Informasi. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.
Hendrayudi. 2009. VB 2008 untuk Berbagai Keperluan Programming. Jakarta: PT Elex Media Komputindo.
Jogiyanto, Hartono M. 2001. Analisis dan Desain Sistem Informasi (Pendekatan Terstruktur Teori dan Aplikasi Bisnis) Edisi 2. Yogyakarta: Penerbit Andi.
Mulyadi. 2010. Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat.
Nugroho, Adi. 2010. Rekayasa Perangkat Lunak Berorientasi Obyek dengan Metode USDP. Yogyakarta: Penerbit Andi.
Pressman, Roger S. 2012. Rekayasa Perangkat Lunak (Pendekatan Praktisi) Edisi 7 Buku 1. Yogyakarta: Penerbit Andi.
Sitio, Arifin dan Tamba, Halomoan. 2001. Koperasi Teori dan Praktik. Jakarta: Erlangga.