Aplikasi Perhitungan Gaji Pegawai Di Koperasi Pegawai Pemerintah Kota Bandung

1.1 Latar Belakang Masalah

Di jaman yang berkembang ini teknologi informasi sangat membantu dan menunjang di setiap perusahan maupun intasnsi-instansi pemerintahan untuk mempermudah setiap pekerjaan, keakuratan dalam pekerjaan dan bisa mengefektifkan waktu, sehingga tujuan dan sasaran perusahaan maupun instansi pemerintahan bisa tercapai secara maximal. Manfaat suatu teknologi informasi mempunyai dampak yang cukup besar terhadap kemajuan setiap perusahan maupun instansi-instansi pemerintahan.

Dalam sebuah instansi pemerintah terdapat berbagai macam sub bagian yang menjalankan sistem tersebut. Subag (sub bagian) kepegawaian adalah suatu unit kerja di berbagai instansi baik pemerintahan yang mengurusi segala permasalahan yang berkaitan dengan kepegawaian. Hal yang paling utama dalam setiap kegiatan pemerintahan tidak bisa lepas dari gaji pegawai. Perhitungan Gaji ini dijalankan sub bagian. Peran dan tugas-tugas yang dijalankan oleh Subag Kepegawaian adalah sebagai berikut :

a. Perekrutan pegawai baru b. Pencatatan data kepegawaian

c. Perhitungan gaji pegawai termasuk tunjangan d. Perhitungan uang lembur

Terdapat berbagai macam keluhan dari sistem perhitungan gaji pegawai dikarenakan kebanyakan masih menggunakan secara manual dan hal ini membutuhkan waktu yang cukup lama dalam setiap proses perhitungan gaji pegawai. Karena gaji pegawai bisa dibentuk dari berbagai macam proses dan pengolahan, yaitu terdiri dari proses perhitungan tunjangan, potongan dan lembur.

1.2 Perumusan Masalah

Kendala-kendala yang terjadi dalam bagian kepegawaian, mengenai efektifitas pengerjaan dan efisiensi waktu dalam setiap proses perhitungan gaji pegawai. Semua akan teratasi dengan adanya suatu aplikasi yang mampu mengelola data dan perhitungan secara otomatis.

Berdasarkan hasil wawancara yang telah dilakukan di Koperasi Pegawai Pemerintah Kota Bandung (KPKB), maka perlu adanya pembuatan sebuah sistem Perhitungan Gaji pegawai yang dapat mengelola bagian-bagian dalam proses pengolahan perhitungan gaji pegawai secara komputerisasi dan mengefisienkan waktu kerja. Penyusun mencoba membuat suatu “APLIKASI PERHITUNGAN GAJI PEGAWAI DI KOPERASI PEGAWAI PEMERINTAH KOTA BANDUNG (KPKB)”.

Dengan pembuatan sistem informasi ini diharapkan akan semakin mempermudah user (pengguna sistem) dalam pengelolaan perhitungan gaji. Proses data dapat ditelusuri dan akan update, data yang dimasukkan sudah valid dan perhitungan akan semakin akurat.

1.3 Maksud dan Tujuan 1.3.1 Maksud

Adapun maksud dari penelitian ini yaitu untuk memenuhi salah satu syarat mata kuliah kerja praktek pada jurusan Teknik Informatika Universitas Komputer Indonesia ( UNIKOM ), selain itu maksud kerja praktek yang ingin dicapai adalah membantu Koperasi Pegawai Pemerintah Kota Bandung (KPKB) untuk membuat suatu aplikasi perhitungan gaji pegawai supaya dapat mengelola bagian-bagian dalam proses pengolahan perhitungan gaji pegawai secara komputerisasi dan mengefisienkan waktu kerja.

1.3.2 Tujuan

Adapun tujuan dari dibuatnya aplikasi ini adalah sebagai berikut :

1. Membantu Pegawai KPKB untuk mempermudah dalam proses input dan output data secara otomatis tanpa bekerja secara manual lagi.

2. Membantu kegiatan operasional sehari-hari untuk bagian kepegawaian di lingkup pemerintahan. Bagian kepegawaian akan memiliki sistem informasi dimana data-data maupun segala proses dan informasi kepegawaian akan terintegrasi.

3. Membantu Pegawai KPKB untuk menyimpan data-data yang terkait meliputi data kepegawaian, gaji pegawai, potongan gaji, uang tunjangan dan lembur. 4. Membantu membuat laporan gaji pegawai, tunjangan dan lembur.

1.4 Batasan Masalah

Batasan masalah yang dijadikan sebagai asumsi dasar dalam pembuatan laporan Kerja Praktek ini adalah sebagai berikut :

1. Informasi yang disajikan hanya mengenai perhitungan gaji pegawai di Koperasi Pegawai Pemerintah Kota Bandung (KPKB). Meliputi data pegawai, gaji pegawai, tunjangan dan lembur.

2. Updating informasi yang dilakukan oleh user secara realtime. 3. Pengguna aplikasi ini adalah user ( pegawai ).

4. Pembuatan program aplikasi ini meliputi penyimpanan data dan menampilkan data yang telah ada maupun data yang terbaru.

5. Sistem dibangun sebagai desktop application. Aplikasi ini dibangun dengan menggunakan Delphi 7

6. Sebagai tempat penyimpanan data, akan digunakan basis data sebagai media penyimpanan. Adapun basis data yang akan digunakan adalah Paradox 7 yang berjalan pada Microsoft Windows XP.

7. Hasil data yang telah diinputkan oleh user dapat di print out dalam bentuk laporan.

8. Database dan Aplikasi yang digunakan untuk menjalankan sistem aplikasi berbasis Stand Alone.

1.5 Metode Penelitian

Metode yang digunakan Penyusun dalam pengumpulan data-data untuk membuat program aplikasi dan penyusunan laporan kerja praktek dilakukan dengan berbagai cara, yaitu :

1. Studi Lapangan

Teknik pengumpulan data dengan cara mengevaluasi keadaan yang terjadi langsung di tempat penelitian melalui :

 Wawancara

Data-data diperoleh dengan cara tanya jawab secara langsung dengan Pegawai Koperasi Pegawai Pemerintah Kota Bandung (KPKB), mengenai masalah yang dibutuhkan dalam pembangunan program aplikasi dan penyusunan laporan kerja praktek.

 Observasi

Pengumpulan data diperoleh langsung dari kantor tempat Penyusun melakukan penelitian.

2. Studi Literatur

Teknik Pengumpulan Data yang bersumber dari buku-buku serta catatan selama perkuliahan, data tersebut di ambil berdasarkan kaitan topik yang Penyusun bahas sebagai bahan penunjang.

1.6 Sistematika Penulisan Bab I Pendahuluan

Bab ini berisi mengenai latar belakang masalah, perumusan masalah, maksud dan tujuan, batasan masalah, metode penelitian dan sistematika penulisan.

Bab II Tinjauan Pustaka

Bab ini berisi mengenai Profil tempat kerja praktek, dan landasan teori. Bab III Pembahasan

Bab ini menjelaskan tentang Diagram Konteks, Entity Relationship Diagram (ERD), Data Flow Diagram (DFD), Kamus Data, Skema Relasi dan Perancangan Antarmuka.

Bab IV Kesimpulan Dan Saran

2.1 Profil Tempat Kerja Praktek 2.1.1 Sejarah Instansi

Pada tahun 1961 di lingkungan kantor pemerintah kota praja Bandung telah berdiri tujuh buah koperasi simpan pinjam yang berada pada beberapa unit kerja. Dengan adanya anjuran dari pemerintah pusat, bahwa pada setiap jawatan/ instansi hanya diperbolehkan satu koperasi pegawai, maka koperasi-koperasi simpan pinjam yang ada di unit-unit kerja tadi sepakat untuk mendirikan satu unit Koperasi Pegawai. Pada tanggal 11 Mei 1962 berdirilah koperasi yang di beri nama Koperasi Pegawai Otonom Kotapraja Bandung “KPOKB”. Pada tahun 1966 namanya berubah menjadi Koperasi Pegawai Pemerintah Kota Bandung disingkat “KPKB”.

KPKB dalam anggaran rumah tangga pasal 1 disebut KOPRASI yang didirikan pada tanggal 11 Mei 1962 berkedudukan di Jl. Wastukencana No. 05, dengan wilayah kerja dilindungi kantor-kantor Pemerintah Kota Bandung dan sesuai anggaran dasar pasal 1 ayat (1) dan (2); badan usaha ini bernama Koperasi Pegawai Pemerintah Republik Indonesia Kantor Pemerintah Kotamadya DT II Bandung dengan nama singkatan KPKB yang berkedudukan di Jalan Wastukencana NO. 05 Bandung.

2.1.1.1Visi dan Misi a. Visi

Terwujudnya Koperasi Pegawai Pemerintah Kota Bandung yang sehat, profesional, mandiri dan memberikan manfaat bagi para anggotanya.

b. Misi

 Mengembangkan usaha Koperasi Pegawai Pemerintah Kota Bandung yuang dapat memberikan manfaat bagi kepentingan anggotanya.

 Meningkatkan kemajuan manajemen dan profesionalisme kewirakoperasian pengurus, pengawas, menejer, dan karyawan Koperasi Pegawai Pemerintah Kota Bandung.

 Meningkatkan kualitas sarana dan prasarana bagi kelancaran usaha Koperasi Pegawai Pemerintah Kota Bandung.

 Meningkatkan peran dan fungsi Koperasi Pegawai Pemerintah Kota Bandung sebagai lembaga ekonomi yang modern dan berwatak kerakyatan.

2.1.1.2Azas dan tujuan

Berazaskan kekeluargaan dan gotong - royong menurut ajaran dan falsafah Pancasila. Bertujuan, sesuai rencana KPKB tahun 2005-2010 yaitu :

1. Meningkatkan hasil usaha KPKB.

2. Mengembangkan pekerjaan dan jaringan usaha kemitraan yang lebih luas. 3. Meningkatkan kinerja, pengurus, pengawas, manager dan karyawan KPKB

yang professional dan akuntabel.

4. Meningkatkan partisipasi, disiplin dan tanggung jawab anggota akan berbagi program dan kegitan KPKB.

5. Meningkatkan kerjasama koordinasi dengan berbagai instansi terkait.

6. Mengembangkan sarana dan proses kerja KPKB bagi kelancaran kegiatan KPKB.

7. Menciptakan koperasi yang sehat, mandiri dan modern yang berorientasi kerakyatan.

2.1.1.3Landasan dan Prinsip

a. Koperasi berlandaskan Pancasila dan Undang-undang Dasar 1945

b. Koperasi dalam melaksanakan kegiatannya berdasarkan pada prinsip-prinsip sebagai berikut :

 Keanggotaan bersifat sukarela dan terbuka.  Pengelolaan dilakukan secara demokratis

 Pembagian Sisa Hasil Usaha dilakukan secara adil sebanding dengan besarnya jasa usaha masing-masing anggota.

 Pemberian balas jasa yang terbatas terhadap modal. 2.1.2 Logo Instansi

Logo di atas merupakan logo dari Koperasi Pegawai Pemerintah Kota Bandung (KPKB), memiliki makna, yaitu :

 Warna hijau sebagai warna dasar logo bermakna pertumbuhan, kesuburan dan harmoni. Yang bisa menyegarkan dan meneduhkan.

 Kapas dan Padi ( kanan-kiri ), menggambarkan kemakmuran anggota koperasi secara khusus dan rakyat secara umum yang diusahakan oleh koperasi. Kapas sebagai bahan dasar sandang (pakaian), dan Padi sebagai bahan dasar pangan (makanan). Mayoritas sudah disebut makmur-sejahtera jika cukup sandang dan pangan.

 Simbol Bintang berwarna kuning, melambangkan kegembiraan penuh harapan dan optimis.

 Lingkaran biru yang mengelilingi Logo Kota Bandung, melambangkan keteguhan hati yang kukuh untuk membangun Koperasi Pegawai yang berada di Kota Bandung.

 Tulisan KPKB sebagai penamaan dari institusi. 2.1.3 Badan Hukum Instansi

Kedudukan Koperasi Pegawai Pemerintah Kota Bandung (KPKB) dikuatkan dengan diberikan status badan hukum oleh kanwil Koperasi Jawa Barat, tanggal 06 September 1968 No: 48 A/BH/9-12/67. Penyesuaian No.2A/BH/DK-10/1-1976, No.42B/BH/KWK-10/21-tanggal 09 Maret 1987 dan mengalami perubahan yang pertama dan yang terakhir yaitu:

 No.42C/BH/KWK-10/21-tanggal 24 September 1991, dan  No.1522/KEP/KWK-10/XI/24 November 1997.

2.1.4 Struktur Organisasi dan Job Description

Struktur organisasi adalah kerangka pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang di bentuk untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Struktur organisasi ini merupakan salah satu kelengkapan penting bagi suatu perusahaan dimana didalamnya digambarkan tingkat tanggung jawab, wewenang dan pemisahan fungsi. Maka dari itu dengan adanya struktur organisasi ini akan mempermudah pembagian tugas sesuai dengan bidangnya masing-masing. Pada Koperasi Pegawai Pemerintah Kota Bandung dipimpin oleh seorang ketua yang bertanggung jawab atas segala kegiatan pengelolaan organisasi.

Struktur organisasi pada umumnya digambarkan dengan petak-petak yang dihubungkan dengan garis horizontal dan vertical, kotak menggabarkan nama jabatan atau fungsi, sedangkan garis horizontal menggambarkan adanya garus komando.

Manfaat dari adanya stuktur organisasi yaitu :

- Karyawan dapat melihat secara jelas kedudukan dalam organisasi . - Menggambarkan jenjang karir yang jelas.

- Memberikan informasi yang jelas siapa yang bertanggung jawab kepada bidang tertentu.

- Memperlihatkan fungsi yang ada. a. Rapat anggota, terdiri dari :

 Bagian Umum, yang membawahi : - Personalia

- Informasi Teknologi

 Bagian Keuangan, yang membawahi : - Pembendaharaan

- Pembukuan

 Unit Simpan Pinjam, membawahi : - Keanggotaan

- Analisa Kredit Uang - Proses Kredit

 Unit Niaga, membawahi : - Analisa/ proses Kredit - Pembelian/ Toko Cianjur - Promosi/ Penjualan  Unit Jasa

- Gedung Serba Guna (G.S.G) - Usaha

- Proyek

2.1.4.1Uraian Tugas Perusahaan

Pengurus koperasi adalah personil yang merencanakan, menyusun, melaksanakan dan mengawasi segala aktivitas koperasi dan kebijakan lainnya berada dibawah dan tanggung jawab kepada anggota melalui rapat anggota tahunan Koperasi Pegawai Pemerintah Kota Bandung. Pengurus Koperasi Pegawai Pemerintah Kota Bandung terdiri dari :

1. Seorang ketua pengurus dan tugasnya

a) Memimpin dan bertanggung jawab atas segala kegiatan pengelolaan organisasi.

b) Melaksanakan tugas yang telah disahkan pada rapat anggota tahunan. c) Mengkoordinir penyusunan rencana kerja.

d) Mengawasi pengelolaan keuangan, material dan obyek-obyek lainnya yang menjadi usaha koperasi.

e) Menandatangani segala bentuk surat keluar bersama-sama sekertaris. f) Memberi persetujuan penerimaan dan pengeluaran keuangan, pemberian

kredit yang bersifat khusus serta menandatangani cek untuk kepentingan organisasi, bersama - sama bendahara.

g) Melakukan hubungan kerja dengan badan, lembaga tertentu dalam usaha mencari/ penambahan modal kerja.

h) Mewakili organisasi apabila terjadi sengketa dengan pihak-pihak yang berhubungan dengan organisasi baik di pengadilan maupun diluar pengadilan.

i) Melakukan tugas lainnya sesuai dengan kewenangannya. 2. Wakil ketua pengurus dan tugasnya

a) Mewakili ketua dalam melaksanakan tugasnya, apabila ketua berhalangan.

b) Mengawasi urusan penelitian dan pengembangan pelaksanaan organisasi.

c) Mengkoordinir usaha-usaha di dalam bidang pendidikan dan latihan para karyawan dan anggotanya.

d) Melakukan peninjauan kembali AD/ART dalam rangka penyempurnaan apabila di pandang perlu.

e) Memberikan persetujuan terhadap permohonan kredit uang bagi anggota. f) Mengkoordinir, menganalisa dan mengawasi unit simpan pinjam secara

profesional dan proposional.

g) Melaksanakan tugas lainnya sesuai mandat ketua dan kesepakatan pengurus.

3. Sekretaris pengurus dan tugasnya

a) Memimpin dan bertanggung jawab di dalam penyelenggaraan administrasi/ ketatausahaan, baik keluar maupun kedalam.

b) Membantu dan mendampingi ketua, wakil ketua dalam bidang tugasnya. c) Melakukan penilaian, penelitian dan pertimbangan atas pelaksanaan

kegiatan karyawan menyusun formasi sesuai kebutuhan organisasi yang berhasil dan berbudaya guna.

d) Merencanakan dan menyusun kebutuhan organisasi menyangkut personil, material dan keuangan pintern

e) Memberi pertimbangan kepada ketua terhadap kebijakan-kebijakan organisasi.

f) Meneliti dan menganalisa serta menandatangani segala bentuk surat organisasi bersama-sama ketua.

a) Mengkoordinir dan mengawasi tugas-tugas bagian umum secara profesional.

b) Melakukan tugas lainya sesuai mandat ketua dan kesepakatan pengurus. 4. Wakil sekertaris dan tugasnya

a) Mewakili sekertaris, apabila sekertaris berhalangan dalam melaksanakan tugasnya.

b) Melakukan penataan absensi pengurus maupun karyawan.

c) Melakukan penelitian aktivasi karyawan, penelitian untuk kenaikan gaji berkala, kenaikan pangkat, upah lembur dan intensif lainya.

d) Menggerakan, mengembangkan, dan mengawasi unit usaha niaga secara profesional dan proporsional.

e) Mencatat, menyimpan buku daftar pengurus, buku daftar badan pengawas, buku daftar anggota dan buku tamu.

f) Menyusun dan menyimpan notulen dan berita secara hasil rapat-rapat pengurus maupun rapat-rapat lainnya.

g) Menyusun persiapan rapat anggota lainnya.

h) Melakukan tugas lainnya sesuai mandat ketua dan kesepakatan pengurus.

5. Bendahara

a) Membantu dan mendampingi ketua dalam upaya menata penyelenggaraan administrasi keuangan.

b) Menerima dan menyimpan semua pendapatan pada bank yang sudah di tunjuk atas kewenangan pengurus.

c) Mengawasi semua transaksi keuangan yang terjadi setiap hari/bulan. d) Melakukan penelitian/ pemeriksaan terhadap kelangkaan bukti-bukti tiap

saham satu pembayaran, sebelum bukti pembayaran di tanda tangani ketua.

e) Melakukan kas opname pada semua kasir, setiap mingu/bulan atau sewaktu-waktu sesuai kebutuhan secara terpadu dan menyeluruh.

f) Melaporkan setiap minggu/bulan mengenai uang/kas posisi keuangan kepada ketua.

g) Menyusun cash flow tiap bulan, untuk pembahasan rutin pengurus, setiap tanggal 25 pada bulan yang bersangkutan.

h) Melaksanakan pembayaran kepada pihak ketiga setelah ada persetujuan ketua/pengurus.

i) Meneliti dan mengawasi keuangan hasil-hasil usaha Koperasi Pegawai Pegawai Pemerintah Kota Banadung.

j) Mengkoordinir dan mengawasi secara insentif bagian keuangan, agas selalu terjaga.

k) Menyusun dana anggaran dan laporan keuangan yang akan disampaikan pada rapat anggota tahunan.

l) Melakukan tugas lainnya, seusai mandat ketua dan kesepakatan pengurus.

6. Bagian Umum dan tugasnya 1) Kepala Bagian Umum

b) Memimpin kegiatan bagian administrasi umum.

c) Melayani segala kebutuhan pengurus, manager unit kegiatan KPKB dan bantuan sosial bagi para anggota.

d) Menyusun perencanaan/penataan sistem komputerisasi secara efektif dan efisien.

e) Menginventarisir, memelihara dan merawat aset milik Koperasi Pegawai Pemerintah Kota Bandung.

f) Mengadakan pelaksaan materil untuk keperluan seluruh unit kerja. g) Mengawasi kegiatan-kegiatan yang berada di lingkungan kerjanya. h) Menyampaikan laporan setiap laporan.

i) Melaksanakan tugas lainnya sesuai perintah pengurus. 2) Sub bagian tata usaha dan personalia beserta tugasnya

a) Membantu kepala bagian umum dalam melaksanakan tugasnya. b) Mengendalikan surat masuk dan surat keluar serta

mendistribusikannya.

c) Menyelenggarakan segala pekerjaan pengetikan secara manual/komputer.

d) Membuat, menyusun, menyimpan dan menginventarisir serta melaksanakan seluruh surat-surat pengurus baik dalam pemberhentian karyawan, kenaikan pangkat, gaji berkala, pemberian intensif, honor dan lain-lain keputusan yang serupa dengan itu. e) Menyusun statistis kegiatan organisasi dan program diklat.

f) Menyimpan dan memelihara dokumen-dokumen mengenai personalia dan kearsipan.

g) Melakukan tugas lainnya sesuai perintah pengurus dan kepala bagian umum.

3) Sub bagian pemeliharaan dan perawatan beserta tugasnya a) Membantu kepala bagian umum dalam melaksanakan tugasnya. b) Melaksanakan pemeliharaan bagunan gedung-gedung dan aset

KPKB.

c) Melaksanakan perawatan roda dua dan roda empat.

d) Melaksanakan sewa menyewa gedung dan peralatan diantaranya sound system, kursi-kursi, meja dan sebagainya.

e) Melakukan perawatan komputer, listrik dan telepon. f) Melakukan tugasnya sesuai perintah pengurus.

4) Sub bagian informasi dan tekhnologi komputer besesrta tugasnya. a) Membantu kepala bagian umum dan melaksanakan tugasnya.

b) Merencanakan, menyusun, merumuskan dan menyelenggarakan segala pekerjaan komputerisasi.

c) Menyusun, menyimpan, dan memelihara data-data anggota.

d) Mengatur melaksanakan dan memelihara penggunaan PC untuk USP/niaga/jasa di KPKB

e) Mendisain format homepage dan pembuatan email untuk akses tekhnologi infotmasi.

f) Menyampaikan informasi kepada anggota dan pihak lain yang membutuhkan sepengetahuan dan seizin pengurus.

g) Melaksanakan tugas-tugas lainnya, sesuai kewenangan pegurus dan kepala bagian baik yang bersifat rutin maupun insidentil/khusus. 7. Bagian Keuangan dan tugasnya

1) Kepala Bagian Keuangan

a) Menyusun, merumuskan perencanaan penggunaan keuangan KPKB. b) Menyajikan laporan keuangan setiap akhir bulan, triwulan dan akhir

tahunan buku.

c) Menyusun proyeksi cash flow secara berkala.

d) Membantu pengurus didalam menjaga likuidasi, solvabilitas dan rentabilitas.

e) Meneliti keabsahan dan kewajaran bukti-bukti penerimaan/pengeluaran keuangan.

f) Menyiapkan dan melakukan pembayaran pada unit-unit terkait melalui pengurus.

g) Melaksanakan tugas lainnya sesuai kewenangan pengurus.

h) Pihak terkait melakukan pembayaran sepengetahuan dan seizin pengurus.

2) Sub bagian pembendaharaan dan tugasnya

a) Membantu kepala bagian keuangan dalam melaksanakan tugasnya. b) Menerima dan menampung uang, setoran dari bendahara, gaji dan

c) Mengeluarkan uang sesuai dengan perintah otoritas serta menyiapkan bukti pengeluaran.

d) Mengadministrasikan bukti penerimaan/kas secara teratur. e) Bertanggung jawab atas ketetapan saldo kas.

f) Membantu kelancaran tugas pihak-pihak yang berkepentingan di dalam pemeriksaan pembinaan keuangan dan manajemen.

g) Melaporkan ikhtisar dan realisasi keuangan setiap bulan.

h) Melakukan penagihan terhadap bendaharawan gaji melalui petugas/pelaksanaan penagih.

i) Melakukan tugas lainnya sesuai perintah petugas. 3) Sub bagian pembukuan dan tugasnya

a) Membantu kepala bagian keuangan dalam melaksanakan tugasnya. b) Meneliti kelengkapan, kebenaran dan keabsahan bukti-bukti transaksi

sebelum dibukukan.

c) Membuka transaksi sesuai dengan pedoman akuntansi yang telah ditetapkan.

d) Memelihara semua dokumen, bukti-bukti pembukuan, secara teratur sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

e) Menyiapkan data keuangan yang dibutuhkan antara lain neraca dan perhitungan hasil usaha beserta lampiran , laporan pertanggungjawaban kegiatan usaha untuk masing-masing unit usaha dan laporan lainnya yang menyangkut data keuangan.

f) Membantu kelancaran tugas pihak-pihak yang berkepentingan di dalam pemeriksaan, pembinaan keuangan dan manajemen,

g) Melaksanakan tugas lainnya sesuai perintah pengurus. 8. Unit Simpan Pinjam

1) Manager Unit Simpan Pinjam

a) Membantu manajer unit simpan pinjam dalam melaksanakan tugasnya.

b) Menerima, menganalisa, mengimpun dan menginventarisir anggota baru.

c) Mengadakan koordinasi dengan pimpinan unit kerja/bendaharawan gaji.

d) Melayani setiap anggota keluar karena pension, menggal dunia atau mutasi.

e) Melakukan dan koordinasi dalam pembuatan kartu anggota KPKB. f) Melakukan tugas lainnya sesuai perintah pengurus.

2) Seksi proses kredit dan tugasnya

a) Membantu kepala bagian keuangan dalam melaksanakan tugasnya. b) Menyelesaikan masalah kredit macet, disetiap unit usaha baik USP,

usaha niaga, dan usaha jasa, tunggakan ketua KPKB yang pension, meninggal dunia dan sebagainya.

c) Melaksanakan pemanggilan kepada bendaharawan-bendaharawn gaji yang terlibat setor atau macet.

d) Melaporkan penyelesaian masalah kepada pengurus melalui kepala bagian keuangan.

e) Melakukan tugas lainnya sesuai perintah pengurus. 3) Seksi proses kredit dan tugasnya

a) Membantu manager unit simpan pinjam dalam melaksanakan tugasnya.

b) Memeriksa dokumen usulan pinjaman yang lebih direkomendasikan manager.

c) Mempersiapkan laporan cash flow unutk di review bersama dengan manager unit simpan pinjam dan pengurus baik bulanan maupun tahunan.

d) Mengevaluasi seluruh permintaan berdasarkan jenis dan sumber modal sesuai dengan laporan cash flow.

e) Memberikan rekomendasi permohonan kredit kepada manager. f) Mengadakan pengecekan voucher dan menyerahkan pada kasir

setelah disetujui manager.

g) Menyusun rekapitulasi pengeluaran transaksi kredit/pinjaman dan dana administrasi.

h) Melaksanakan tugas lainnya sesusai perintah manajer dan perintah pengurus.

9. Unit Niaga

1) Manager Niaga

b) Memimpin kegiatan usaha niaga.

c) Menyusun dan merumuskan perencanaan pelaksanaan dan pengawasan kegiatan usaha niaga.

d) Menganalisa dan merekomendasikan permohonan kredit barang. e) Melaporkan semua pelaksanaan segala kebutuhan barang kepada

coordinator bidangnya secara periodik (mingguan dan tahunan). f) Melaksanakan evaluasi kegiatan usaha niaga.

g) Melaksanakan tugas lainnya sesuai kewenangan pengurus. 2) Seksi promosi dan penjualan/tugasnya

a) Membantu manager usaha niaga dalam melaksanakan tugasnya. b) Menyusun perencanaan penjualan baik tunai maupun kredit kepada

anggota dan umum.

c) Melakukan penyetoran hasil penjualan tunai dan berkas penjualan barang yang di jual secara kredit.

d) Melakukan pemasaran dan promosi barang ke unit-unit kerja dengan penjualan di antar dari kantor/tempat kerja anggota.

e) Melakukan pengendalian dan pengawasan tehadap penerimaan, pengeluaran dan persediaan barang serta membuat laporan mingguan, bulanan dan tahunan.

f) Melakukan promosi dan kerja sama dengan pihak ke tiga/non anggota.

g) Melaksanakan toko keliling ke SKPD.

3) Pembelian/seksi pembelian.koordinator toko jalan cianjur, tugasnya a) Membantu manager niaga dalam melaksanakan tugasnya.

b) Menerima dan menginventarisir kebutuhan barang dari gudang/toko. c) Merencanakan pengadaan barang sesuai kebutuhan konsumen. d) Mengumpulkan informasi tentang kebutuhan konsumen.

e) Melakukan negosiasi harga, syarat-syarat dan perjanjian setelah mendapat petunjuk/persetujuan pengurus.

f) Melakukan pembelian barang.

g) Melakukan pencatatan pembukuan pembelian dan mengevaluasi pembayaran, pembelian (non cash).

h) Membuat laporan pembelian baik mingguan, bulanan atau tahunan kepada manager.

i) Melakukan pencatatan nama-nama pemasok barang atau yang mengirim barang.

j) Melakukan penerimaan barang yang dikirim oleh leveransir atas dasar pesanan dengan mencatat surat pesanan dengan copy surat pesanan, faktur dan barang.

k) Memasukan data barang yang dibeli/diterima ke komputer yang mengakses ke kasir.

l) Mengatur barang yang ada di toko jalan cianjur dengan member label dan harga pada setiap barang.

m) Melaksanakan tugas lainnya sesuai kewenangan pengurus dan manager.

n) Melakukan penelitian/pemeriksaan keadaan stock barang baik harian, mingguan, maupun bulanan.

o) Melakukan pemeriksaan mutu barang dan penandatanganan faktur. 4) Seksi analisa dan proses kredit, tugasnya

a) Membantu manager niaga dalam melaksanakan tugasnya.

b) Menerima permohonan kredit barang dan mengecek hutang barang. c) Menganalisa, merekomendasikan dan memproses pemberian dan

besarnya kredit barang kepada manager. d) Membuat rekapitulasi permohonan.

e) Melakukan proses input data di komputer sesuai dengan bukti. f) Melaksanakan tugas lainnya sesuai kewenangan pengurus dan

manager.

10. Unit Jasa & Usaha Lainnya

1) Manager Jasa & Usaha Lainnya

a) Membantu pengurus dalam menjalankan tugasnya. b) Memimpin kegiatan usaha jasa.

c) Menyusun dan merencanakan system usaha asa yang dapat menguntungkan.

d) Melakukan kerjasama pekerjaan dengan pihak lain/pihak ketiga. e) Pencarian pekerjaan/proyek dan penyewaan/pengelolaan gedung

serba guna.

2) Seksi gedung serbaguna (G.S.G) dan tugasnya

a) Membantu manager jasa dalam melakukan tugasnya.

b) Menyusun perencanaan, pengembangan dan pengelolaan usaha gedung serba guna.

c) Mempromosikan usaha gedung serba guna terhadap pihak ke tiga atau terhadap anggota.

d) Melaksanakan tugas lainnysa sesuai perintah pengurus. 3) Seksi proyek dan tugasnya

a) Membantu manager jasa dalam melaksanakan tugasnya.

b) Melaksanakan dan mengembangkan usaha bidang rumah, biro jasa, STNK/SIM, OPTIK, trails besi, kanopi, perbengkelan argo bisnis dan biro jasa hukum, serta usaha lainnya.

c) Melakukan sosialisasi dan promosi ke SKPD dan pihak lainnya. d) Melaksanakan tugas lainnya sesuai perintah pengurus.

4) Seksi proyek dan tugasnya

a) Membantu manager jasa dalam melaksanakan tugasnya.

b) Menyusun perencanaan dan pencarian proyek baik dengan pemerintah kota atau pihak lainnya.

c) Melaksanakan pekerjaan dibidang pengadaian pakaian, catering, ATK, cetakan, konstruksi dan pekerjaan lainnya.

d) Mengawasi, menganalisa dan membuat laporan mingguan, bulanan, tahunan seluruh pelaksanaan pekerjaan proyek.

e) Melaksanakan koordinasi dengan berbagai SKPD terkait dalam rangka pengembangan usaha.

f) Mengadakan kerjasama dengan pihak lain.

g) Melaksanakan tugas lainnya sesusai kewenangan pengurus. 5) Tugas kepala seksi analisa kredit

a) Membantu manager simpan pinjam dalam melaksanakan tugasnya. b) Menerima dan menghimpun kelengkapan permohonan yang diajukan

anggota.

c) Menganalisa dan merekomendasikan besarnya pinjaman kepada manajer.

d) Melakukan proses input data komputer sesuai jenis dan sumber daya, untuk di ajukan proses kredit.

e) Menyimpan voucher pengeluaran faktur dan bukti potongan diserahkan pada kasir.

f) Menyusun rekapitulasi realisasi pinjaman anggota (harian, bulanan, tahunan).

g) Melaksanakan tugas lainnya sesuai manajer dan perintah pengurus. 2.1.4.2Aspek-aspek kegiatan instansi

1. Bidang Organisasi dan Manajemen

a. Melakukan penyempurnaan struktur organisasi yang sesuai dengan tuntunan manajemen modern, sehingga efektifitas dan efisiensi personil dapat dioptimalkan yang di dukung oleh SDM yang profesional.

b. Melaksanakan pemeliharaan dan peningkatan tertib administrasi baik perangkat lunak maupun perangkat keras, sehingga baik sistem komputerisasi maupun perangkat dan inventaris yang ada dapat dimanfaatkan sebaik-baiknya secara efisien dan efektif.

c. Menurut laporan aktivitas administrasi :

1) Laporan keuangan per-triwulan, per-semester dan per-tahun 2) Laporan pertanggungjawaban RAT.

d. Mengoptimalisasikan pembenahan internal dan external organisasi disesuaikan dengan kebutuhan proses komputerisasi yang terpadu sehingga dapat terwujud kinerja peroganisasi yang baik dan benar.

e. Mengintensifkan rapat-rapat pengurus, pengawas dan para manajer/pengelola.

f. Menggalakan budaya kerja keras, berprestasi, disiplin, berdedikasi dan loyalitas.

g. Melaksanakan program audit oleh oleh Akuntan Publik dan pengawasan setiap tahun.

h. Melanjutkan upaya pemeliharaan sarana perlengkapan administrasi perkantoran dan sarana penunjang kegiatan lainnya.

i. Melakukan pembinaan dan sosialisasi hasil-hasil RAT terhadap anggota melalui kunjungan kerja dan penebaran brosur.

2. Bidang Keunagan dan Permodalan

Guna mewujudkan Koperasi Pegawai Pemerintah Kota Bandung yang tangguh, perlu adanya pengendalian keuangan, tertib administrasi dan disiplin anggaran, antara lain :

a. Penyempurnaan sistem pengendalian keuangan yang bagus melalui sistem komputerisasi terpadu serta disiplin penggunaan anggaran sesuai anggaran yang ditetapkan.

b. Menyelesaikan utang-utang anggota yang menunggak.

c. Mengusahakan untuk meningkatkan dan mengefektifkan bantuan modal dari pemerintah kota Bandung.

3. Bidang Pengembangan Usaha a. Unit Pusat

1) Rencana jangka panjang pembuatan wisma KOPERASI PEGAWAI PEMERINTAH KOTA BANDUNG.

2) Memperluas/merenovasi Gedung Utama kantor Koperasi Pegawai Pemerintah Kota Bandung.

3) Merekrut pegawai kota Bandung yang belum belum termasuk anggota koperasi pemerintah kota Bandung.

4) Pembelian barang inventaris direncanakan berupa 2(dua) buah kendaraan bermotor beserta 4 unit komputer dan perangkatnya.

5) Mengadakan diklat tentang pengetahuan manajemen dan perkomperasian bagi karyawan/ti KPKB dan utusan dari tiap-tiap SKPD di lingkungan pemerintah kota Bandung.

b. Unit Simpan Pinjam

1) Meningkatkan pinjaman untuk menunjang kebutuhan bagi anggota dan keluarganya terutama dalam hal pendidikan dan kesehatan.

2) Memberikan sanksi kepada para bendaharawan yang telat mengembalikan setoran potongan gaji karyawan Pemerintah Kota Bandung dengan masa tenggang yang telah ditetapkan pihak Koperasi Pegawai Pemerintah Kota Badung.

3) Memberikan sanksi kepada anggota yang melanggar yang telah disepakati pihak-pihak Koperasi Pegawai Pemerintah Kota Bandung. 4) Merekrut anggota baru berkoordinasi dengan Assisten Administrasi

untuk mensosialisasikan kepada CPNS dan melalui para bendahara di SKPD masing-masing.``

5) Meningkatkan permodalan dengan cara: a) Menaikan simpanan pokok

 Semula Rp. 50.000,- menjadi Rp. 250.000,- b) Menaikan simpanan wajib

 Golongan I semula Rp. 10.000,- menjadi Rp. 25.000,-  Golongan II semula Rp. 20.000,- menjadi Rp. 50.000,-  Golongan III semula Rp. 30.000,- menjadi Rp. 75.000,-  Golongan IV semula Rp. 100.000,- menjadi Rp. 250.000,- c) Menaikan simpanan 12 juni

 Golongan I semula Rp. 10.000,- menjadi Rp. 20.000,  Golongan II semula Rp. 20.000,- menjadi Rp. 30.000,-

 Golongan III semula Rp. 30.000,- menjadi Rp. 50.000,-  Golongan IV semula Rp. 50.000,- menjadi Rp. 200.000,- c. Unit Niaga

1) Meningkatkan pelayanan pada anggota khususnya dalam memenuhi kebutuhan pokok.

2) Melengkapi kebutuhan bahan pokok.

3) Menjalani kembali toko keliling khususnya tempat-tempat unit kerja anggota dengan menawarkan berbagai macam kebutuhan anggota. 4) Meningkatkan kerjasama dengan pihak pemerintah kota Bandung dan

darma wanitanya dalam pembelian barang-barang yang dibutuhkan, ke toko koperasi pegawai pemerintah kota Bandung.

5) Menjalin kerjasama dengan pihak lain pihak yang mampu menyediakan barang sesuai kebutuhan dan keinginan anggota.

6) Dengan adanya penyertaan modal dari pihak pemerintah kota Bandung, maka unit usaha niaga berusaha untuk meningkatkan omset dan pelayanan kepada anggota.

7) Meningkatkan usaha fotocopy di jalan Cianjur dengan menambah saran dan prasarana yang dibutuhkan serta dengan adanya pengembangan SDM, sehingga usaha fotocopy dapat berjalan lebih baik lagi.

8) Jasa kredit barang sesuai denga RAT tetap 1,5% per bulan flat.

9) Meningkatkan pendapatan unit usaha niaga melalui pembelian wajib bagi setiap anggota yang meminjam uang dengan ketentuan:

a) Untuk anggota yang meminjam uang 1 juta s/d 5 juta diwajibkan berbelanja tunai ke toko KPKB minimal RP. 50.000,-

b) Untuk anggota yang meminjam uang dari 5 juta s/d 10 juta ke unit simpan pinjam diwajibkan berbelanja tunai ke toko KPKB minimal RP. 100.000,- berupa voucher belanja yang di potong melalui kasir pada saat akad kredit.

d. Usaha Jasa

1) Meningkatkan usaha kerjasama dengan pemerintah kota bandung berupa pengadaan pakaian dinas, cetakan, alat tulis, catering dll.

2) Mengadakan kerjasama usaha dengan anggota, pengusaha, koperasi dan pihak lain yang saling menguntungkan.

3) Pengelola gedung serba guna di Cianjur.

4) Menyelesaikan piutang dengan pihak ketiga yang belum terselesaikan. 5) Mengembangkan usaha lainnya di bidang pengurus perpanjangan

pajak kendaraan bermotor.

6) Rencana pengadaan rumah sederhana bagi anggota KPKB menyediakan kapling siap bangun.

7) Bekerjasama dengan lembaga pendidikan baik yang bersifat formil maupun non-formil untuk lebih meningkatkan kesejahteraan anggota dan keluarganya.

2.2 Landasan Teori 2.2.1 Pengertian Sistem

Sistem dapat didefinisikan melalui dua pendekatan, pertama yang menekankan pada prosedur dan kedua yang menekankan pada komponen atau elemen. Pendekatan yang menekankan pada prosedur didefinisikan sebagai berikut :

“Sistem yaitu suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan dan untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu” (Jogiyanto, 1993).

Pada pengertian di atas, sistem merupakan suatu jaringan kerja dari suatu prosedur yang lebih menekankan pada urutan–urutan operasi. Sedangkan pendekatan yang menekankan pada komponen atau elemen didefinisikan:

“Sistem yaitu kelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan” (Raymond Mcleod, Jr, 1995).

Pada pendekatan kedua sistem lebih menekankan pada komponen atau elemen yang dipelajari untuk tujuan analisis dan perancangan sistem. Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa sistem yaitu suatu susunan yang teratur yang mempunyai ciri-ciri antara lain prosedur, jaringan kerja, komponen dan urutan-urutan yang sistematis.

2.2.2 Pengertian Informasi

Informasi sangat erat hubungannya dengan data. Informasi berasal dari data. Oleh karena itu, sebelum pengertian informasi dikemukakan, maka akan dijelaskan terlebih dahulu pengertian data. Data merupakan bentuk jamak dari datum, yang berarti kenyataan, catatan, serta merupakan fakta atau kenyataan yang belum di evaluasi atau bahan mentah dari informasi.

“Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang lebih berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau mendatang” (Gordon B. Davis, 1993)

Definisi di atas dapat diidentifikasi bahwa sumber informasi adalah data, sehingga informasi dikatakan sebagai hasil dari proses pengolahan data seperti bahan baku di olah menjadi barang jadi. Data di olah menghasilkan informasi, dan untuk menghasilkannya diperlukan suatu model proses tertentu. Peranan informasi sangat penting bagi manajemen khususnya berkaitan dengan pengambilan keputusan. Sedangkan untuk memperoleh informasi diperlukan sistem informasi.

“Sistem informasi adalah sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan” (Jogiyanto, 1993).

2.2.3 Pengertian Data

Informasi dapat didefinisikan sebagai data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya, sumber dari informasi adalah data yang merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal data item.

“Suatu informasi (keterangan atau catatan) khusus tersusun untuk analisis atau dipakai sebagai dasar untuk mengambil suatu keputusan. Dalam dunia komputer data ditentukan sebagai simbol untuk menyatakan informasi yang akan diolah oleh komputer”( Soen I. Sauw,1998:8).

Jadi data adalah kelompok simbol-simbol atau informasi yang akan diolah dan dimasukan ke dalam komputer.

2.2.4 Rekayasa Perangkat Lunak

Rekayasa perangkat lunak mengadopsi pendekatan yang sistematis dan terorganisir terhadap suatu perancangan dan menggunakan teknik yang ditentukan berdasarkan masalah yang akan dipecahkan.

2.2.5 Database

Definisi dari Database adalah sebagai berikut :

“Kumpulan dari item data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya dan diorganisasikan berdasarkan sebuah skema atau struktur tertentu, tersimpan di hardware komputer dan dengan software untuk melakukan manipulasi untuk kegunaan tertentu” (Faried Irmansyah, 2003 : 2).

2.2.5.1Relational Database Management System ( RDBMS )

RDBMS merupakan suatu paket perangkat lunak yang kompleks digunakan untuk memanipulasi database.

“Sekumpulan data yang di simpan sedemikian rupa sehingga mudah di ambil informasinya bagi pengguna dan data tersebut saling berhubungan” (Faried Irmansyah, 2003 : 10).

Ada tiga prinsip dalam RDBMS :

1) Data definition

Mendefinisikan jenis data yang akan di buat (dapat berupa angka atau huruf), cara relasi data, validasi data dan lainnya.

2) Data Manipulation

Data yang telah di buat dan didefinisikan tersebut akan dilakukan beberapa pengerjaan, seperti menyaring data, melakukan proses query, dsb

3) Data Control

Bagian ini berkenaan dengan cara mengendalikan data, seperti siapa saja yang bisa melihat isi data, bagaimana data bisa digunakan oleh banyak user, dsb

Semua operasi input dan output yang berhubungan dengan database harus menggunakan DBMS. Bila pemakai akan mengakses database, DBMS menyediakan penghubung (interface) antara pemakai dengan database.

1) Secara interaktif menggunakan bahasa pertanyaan (query language). 2) Dengan menggunakan program aplikasi.

2.2.6 SQL

SQL ( Structured Query Language ) menurut ANSI (American National Standards Institute), bahasa ini merupakan standard untuk Relational Database Management Systems (RDBMS).

“SQL adalah bahasa yang digunakan untuk berkomunikasi dan memanipulasi dengan database” (Faried Irmansyah, 2003 : 11).

Pernyataan-pernyataan SQL digunakan untuk melakukan beberapa tugas seperti : update data pada database, atau menampilkan data dari database. Beberapa software RDBMS dan dapat menggunakan SQL, seperti MySQL, Oracle, Sybase, Microsoft SQL Server, Microsoft Access, Ingres, dsb. Setiap software database mempunyai bahasa perintah/sintaks yang berbeda, namun pada prinsipnya mempunyai arti dan fungsi yang sama.

Hal-hal yang dapat dilakukan oleh seorang pemrogram dan seorang administrator database di dalam SQL adalah sebagai berikut :

 Mengubah struktur sebuah database  Mengubah pengaturan keamanan sistem

 Memberikan hak akses kepada pengguna untuk database atau tabel  Memperoleh informasi dari database

Perintah-perintah SQL dikelompokan menjadi lima macam :

1) Data Definition Language ( DDL )

Adalah perintah SQL yang digunakan untuk menjelaskan objek dari database. Dengan kata lain DDL digunakan untuk mendefinisikan kerangka database. Perintahnya adalah :

 create : untuk membuat/menciptakan objek database  alter : untuk memodifikasi/mengubah objek database  drop : untuk menghapus objek database

 Objek database yang dimaksud terdiri dari database, table index, dan view 2) Data Manipulation Language ( DML )

Adalah perintah yang digunakan untuk mengoperasikan atau memanipulasi isi database. SQL menyediakan 4 perintah DML :

 select : digunakan untuk mengambil data dari database  delete : digunakan untuk menghapus data pada database  insert : menambahkan data ke database

 update : memodifikasi data pada database 3) Security

Adalah perintah-perintah yang digunakan untuk menjamin keamanan data, terdiri atas :

 grant : memberi akases kepada user tertentu untuk akses ke database  revoke : mencabut hak akses dari user

4) Integrity

Adalah perintah-perintah yang digunakan untuk menjaga kesatuan data.

 recover table : untuk memperbaiki tabel pada database 5) Auxilliary

Adalah perintah-perintah pelengkap atau penambahan seperti unload dan rename.

2.2.7 Diagram Konteks

Diagram Konteks adalah diagram tingkat atas, yaitu diagram yang paling tidak terinci dari sebuah sistem informasi yang menggambarkan aliran-aliran ke dalam dan keluar entitas-entitas eksternal yang terletak di luar sistem. Jadi dengan kata lain, diagram konteks adalah alat pemodelan untuk menggambarkan sistem yang berbasis komputer dan di rancang secara global.

Diagram Konteks terdiri dari sebuah simbol proses tunggal yang digambarkan oleh seluruh sistem dan menunjukkan data flow utama untuk dan dari terminator. Dengan diagram ini kita dapat mendefinisikan jangkauan proyek penyusunan.

2.2.8 Kamus Data

Kamus data merupakan kumpulan data mengenai karakteristik dari penyimpanan data-data. Tujuannya adalah untuk memberikan informasi mengenai definisi, struktur, pemakai dari masing-masing elemen. Elemen adalah unit terkecil.

2.2.9 Data Flow Diagram

Data Flow Diagram (DFD) merupakan diagram yang menyatakan notasi-notasi untuk menggambarkan aliran data. DFD dipakai untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau akan disimpan.

DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi perancangan dan analisis sistem terstruktur (Structured Analysis and Design) artinya DFD dapat menggambarkan arus data di dalam sistem dengan terstruktur dan jelas. Lebih lanjut DFD juga merupakan dokumentasi dari sistem yang baik.

Tabel 2.1 Simbol-simbol DFD

No Simbol Keterangan

1 External Entity

Kesatuan luar di lingkungan luar. Sistem dapat berupa uang, organisasi atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya. Yang akan memberikan input atau menerima output dari suatu system

2 Arus Data (flow)

Menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukkan untuk sistem atau hasil dari proses sistem.

3 Proses

Proses ini mengubah 1 atau lebih input menjadi output. Nama proses dituliskan dengan suatu kata, singkatan atau kalimat sederhana

4 Simpanan Data

Simpanan data dapat berupa file, database, arsip, table atau buku.

2.2.10 Entity Relationship Diagram (ERD)

Entity Relationship Diagram adalah sebuah diagram yang menggambarkan model relasi antar rancangan data tersimpan model relasi ini diperlukan untuk mengambarkan struktur data dari relasi antar data (yang mungkin sangat komplek) model data ERD dibentuk dari empat komponen dasar yaitu :

1. Entitas.

Adalah segala sesuatu yang ada dan yang dapat dibedakan. Entitas dapat berupa orang, tempat, benda, peristiwa atau konsep yang bisa memberikan atau mengandung informasi.

2. Atribut.

Setiap entitas memiliki atribut –atribut atau elemen data yang mencirikan entitas tersebut.

3. Kunci (key).

Sebuah atribut atau set atribut yang nilainya mengidentifikasikan entitas secara unik dalam set entitas.

4. Relasi.

Hubungan antara entitas atau beberapa entitas jenis relasi yang ada di dalam database adalah sebagai berikut :

a. Relasi banyak ke satu ( n – 1 ). b. Relasi banyak ke banyak (n – m ). c. Relasi satu ke banyak ( 1 – n ). d. Relasi satu ke satu ( 1 – 1 ).

2.3 Tinjauan perangkat lunak 2.3.1 Program Aplikasi

Program aplikasi dapat diartikan sebagai sekumpulan baris perintah yang mempunyai arti tersendiri yang dibuat oleh programmer. Program dapat dibuat dengan menggunakan bahasa pemrograman tingkat tinggi seperti bahasa Pascal dan bahasa Borland Delphi, tingkat menengah seperti bahasa C atau bahasa tingkat rendah seperti bahasa Assembler. Sedangkan aplikasi sendiri dapat diartikan sebagai pemakaian.

Pendekatan terstruktur (Structured Design) merupakan pendekatan yang dilakukan dengan cara memecah suatu masalah yang besar dan rumit menjadi

mudah ditangani. Salah satu teknik dalam pendekatan perancangan terstruktur yang paling terkenal adalah top-down design. Akan lebih realistis bila merancang suatu program di mulai dari atas menuju ke bawah (top-down), yaitu dengan menentukan kebutuhan secara terlebih dahulu memecahnya menjadi modul yang lebih sederhana, memecahnya lagi ke dalam modul-modul yang lebih sederhana lagi dan seterusnya. Kebalikan dari teknik ini adalah bottom-up design, yaitu mulai dengan menentukan kebutuhan-kebutuhan dalam modul-modul yang lebih kecil dan merangkainya untuk dapat memenuhi kebutuhan secara umum.

2.3.2 Pemrograman Delphi

Delphi merupakan suatu bahasa pemrograman yang memberikan berbagai fasilitas pembuatan aplikasi visual. Delphi juga merupakan program aplikasi database yang berbasis Object Pascal dari Borland. Keunggulan bahasa pemrograman ini terletak pada produktivitas, kualitas, pengembangan, dengan pemrograman yang terstruktur. Keunggulan lain dari Delphi adalah dapat digunakan untuk merancang program aplikasi yang memiliki tampilan seperti program aplikasi lain yang berbasis Windows. Pemrograman delphi yang digunakan yaitu Borland Delphi 7.0.

Keunggulan Borland Delphi 7.0, antara lain:

 Salah satu kecanggihan yang ditawarkan oleh Delphi adalah MIDAS (Multitier Distributed Aplication Services), yang memungkinkan sebuah aplikasi untuk berkomunikasi dan berbagai data secara mendunia melalui jaringan komunikasi (termasuk internet).

 Kemampuan Borland Delphi 7.0 secara umum adalah menyediakan komponen-komponen yang memungkinkan kita membuat program aplikasi yang sesuai dengan tampilan dan cara kerja MS-Windows, diperkuat dengan bahasa pemrograman terstruktur yang andal, yaitu bahasa pemrograman Object Pascal.

 Untuk membuat aplikasi berbasis windows.

 Menguji program (debugging) dan menghasilkan program berektensi .EXE yang bersifat executable dan dapat langsung dijalankan.

2.3.3 Paradox

Paradox adalah system manajemen database relasional, dan merupakan bagian satu paket dari dekstop application yaitu Delphi. Paradox juga merupakan salah satu pilihan terbaik untuk database single maupun multiuser. Walaupun Paradox sudah mulai jarang digunakan karena bersaing dengan banyak sistem database terbaru, namun kecanggihan dari paradox masih diakui. Banyak program yang dibangun daribeberapa tahun silam, tapi masih bisa di compile dengan baik tanpa mengalami kegagalan dalam index.

3.1 Analisis Sistem

Analisis merupakan suatu tahapan pemahaman terhadap sistem atau aplikasi yang sedang berjalan maupun yang akan dibuat. Tahapan analisis bertujuan untuk mengetahui mekanisme atau prosedur kerja dari proses yang sedang berjalan maupun yang akan dibuat.

3.1.1 Analisis Masalah

Dalam melakukan analisa terhadap berbagai masalah yang terdapat dalam Kepegawaian, Penyusun melakukan kategorisasi permasalahan-permasalahan yang ada pada sistem kepegawaian.

Berikut ini adalah permasalahan-permasalahan tersebut : 1. Kebutuhan terhadap pembayaran tambahan honor.

Setiap staf yang bekerja untuk berbagai alasan tertentu dapat melakukan kegiatan kerja melebihi durasi standar (39,5 jam/minggu) yang telah ditentukan atau biasa disebut sebagai kerja lembur, sedangkan untuk penghitungan jam kerja lembur adalah total jam kerja yang bersangkutan selama satu minggu dikurangi dengan ketentuan jumlah jam kerja per minggu. Dalam melaksanakan kegiatan lembur tersebut setiap staf akan mendapatkan imbalan berupa honor yang disesuaikan dengan jumlah kelebihan durasi jam

2. Penghitungan gaji / honor pegawai

Untuk menghitung gaji atau honor pegawai, bagian kepagawaian melakukannya secara setengah otomasi (memanfaatkan komputer namun entry data dilakukan secara manual). Perlu diketahui bahwa honor/gaji pegawai di instansi pemerintahan ataupun pendidikan dihitung berdasarkan pada durasi kerja dari pegawai tersebut dan data durasi kerja pegawai ini dihitung dengan berdasarkan pada absensi yang dicatat secara manual setiap harinya. Dari laporan data yang ada, bagian kepagawaian melakukan entry data secara manual ke dalam suatu program komputer yang belum terintegrasi dengan sistem keuangan, sehingga untuk memproses keluar gaji/honor pegawai juga dilakukan secara manual, yaitu dengan memberikan laporan print-out mengenai absensi pegawai tersebut ke bagian keuangan.

3. Kemudahan dalam melakukan audit informasi kepegawaian

Informasi-informasi mengenai kepegawaian dapat dimanfaatkan untuk penilaian kinerja dan pengambilan keputusan dalam instansi pemerintah ataupun pendidikan. Namun, data / informasi kepegawaian yang ada belum terintegrasi sehingga untuk melakukan audit atau pemrosesan informasi kepegawaian membutuhkan waktu yang lama, karena data / informasi yang terkumpul pada bagian kepegawaian diproses terlebih dahulu menjadi suatu format laporan kemudian diberikan atau dikirim ke bagian lain atau level atas untuk kebutuhan audit.

3.1.2 Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan

Saat ini sistem yang sedang berjalan di Bagian Kepegawaian dilakukan secara manual, melalui tahap-tahap sebagai berikut :

1. Setiap Pegawai mengisi kelengkapan data diri dan diserahkan kepada Bagian Kepegawaian.

2. Setiap Pegawai memiliki jabatan yang akan menentukan besar gaji dan tunjangan.

3. Kepala Atasan akan memberikan besar upah lembur dan upah perjam jika ada pekerjaan tambahan.

4. Bagian Kepegawaian akan mengelola data potongan, tunjangan dan lembur sesuai dengan data Pegawai.

5. Semua data yang terlibat dalam perhitungan gaji Pegawai akan dikumpulkan dan dikelola sesuai dengan data Pegawai yang ada, kemudian dihitung gaji setiap Pegawai.

Berikut ini gambaran dari Proses yang sedang berjalan dalam bentuk flowmap.

Gambar 3.1 Flowmap Perhitungan Gaji Pegawai 3.1.3 Analisis Sistem Yang Akan Dibangun

Dari analisis yang dilakukan pada sistem dan proses yang sedang berjalan saat ini, aplikasi perhitungan gaji dibutuhkan untuk proses perngumpulan data, perhitungan dan pembuatan laporan secara akurat, cepat dan terperinci.

Pada sistem yang akan dibuat ini, proses entry data, perhitungan dan laporan dilakukan dengan menggunakan aplikasi berbasis stand alone, yang hanya

Sistem baru ini diharapkan dapat mempercepat dan mempermudah pegawai di bagian kepegawaian dalam perhitungan gaji pegawai. Sehingga, jika terjadi perubahan data maka tidak akan terlalu sulit untuk merubah data lainnya yang saling berkaitan.

3.1.4 Analisis Kebutuhan Perangkat Keras

Pada dasarnya kebutuhan perangkat keras disini tidak ada hal spesifik seperti komputer biasa pada umumnya, berikut spesifikasi perangkat keras yang ada dan digunakan saat ini oleh sistem :

Tabel 3.1 Spesifikasi Perangkat Keras

Processor type Intel ® Xeon ® X3330 Quad Core Processor 2.66 GHz Processor speed 2.66 GHz

Number of processor 1 processor Processor core

available

Quad Processor front side

bus

1333 MHz Front Side Bus

Memory 4 GB (2x2GB)

Internal cache 6MB (2x3 MB)

Memory type PC2-6400 unbeffered DDR2 ECC 800MHz

Max Memory 8 GB

Memory slots 4 DIMM slots

Internal drives Internal drive 250 GB SATA

Hard disk drive speed 7,200 rpm

Storage controller HP Embedded 6 Port SATA Controller with Embedded RAID ( 4 ports for HDD )

Internal drive bays Four 3.5” Non Hot Plug SATA Optical drives 16x SATA DVD-ROM

3.1.5 Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak

Dalam analisis kebutuhan perangkat lunak, dibutuhkan beberapa software yang mendukung untuk digunakan dalam implementasi. Implementasi pembuatan aplikasi ini menggunakan software dan bahasa pemograman berikut :

1. Untuk bahasa pemogaraman 1.1HTML

1.2PHP 1.3JavaScript 1.4SQL 1.5Alpha Skin 2. Untuk RDBMS

2.1 Paradox

3. Untuk development tools 3.1 Delphi 7.0

3.1.6 Analisis Pengguna

Pengguna dalam sistem ini hanya admin yang merupakan pegawai dari Bagian Kepegawaian. Dimana admin disini yang akan melakukan entry data, mengolah data dan membuat laporan hingga dalam bentuk print out.

3.1.7 Analisis Kebutuhan Data

Berikut ini adalah data-data yang dibutuhkan dalam aplikasi perhitungan gaji pegawai, yaitu :

1. Data Pegawai, berisikan data diri setiap Pegawai yang bekerja dalam instansi pemerintahan setempat.

2. Data Pangkat, berisi data jabatan dan golongan dari setiap Pegawai yang akan menjadi patokan untuk penetapan besar gaji tiap Pegawai.

3. Data Tunjangan, berisi data tunjangan yang dimiliki tiap Pegawai. 4. Data Potongan, berisi data potongan yang dimiliki oleh Pegawai.

5. Data lembur, berisi data lembur bagi setiap Pegawai yang memperoleh jadwal lembur.

3.2 Perancangan

Dalam perancangan, dokumentasi program akan sangat membantu dalam memahami alur informasi dengan sistem sehingga akan mudah pada tahap pengembangan program. Berikut ini akan diberikan gambaran dokumentasi dari program yang akan dirancang dengan menggunakan beberapa cara, yaitu : Diagram Konteks, Entity Relationship Diagram (ERD), Data Flow Diagram (DFD), Kamus Data, Skema Relasi dan Perancangan Antarmuka.

3.2.1 Diagram Konteks

Secara umum Diagram Konteks dari Aplikasi Perhitungan Gaji Pegawai di KPKB ini mempunyai ruang lingkup pada pihak-pihak yang berkaitan dalam proses inputan, edit, delete dan update data. Pihak-pihak tersebut antara lain Pegawai, Manager dan Bagian Kepegawaian.

Hubungan antara pihak yang disebutkan di atas dengan sistem dapat dilihat pada Diagram 3.1

Gambar 3.2 Diagram Konteks

Pada Gambar 3.1 dapat dilihat bahwa Sistem Informasi Penggajian Pegawai di KPKB ini mempunyai aliran masukan data yang berasal dari Pegawai berupa data pegawai. Dari Bagian Kepegawaian berupa data yang telah di update, yaitu rekap data absensi, rekap data lembur, rekap data potongan dan rekap data tunjangan. Sedangkan dari Manager berupa data jabatan dan upah lembur.

Sedangkan aliran keluaran berupa data yang diterima oleh Pegawai yaitu slip gaji, slip tunjangan dan slip potongan sedangkan yang diterima oleh Manager yaitu laporan data pegawai dan laporan gaji pegawai. Dan Bagian Kepegawaian menerima laporan data pegawai yang akan diarsipkan.

3.2.2 Perancangan Entity Relationship Diagram

ERD untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data, untuk menggambarkannya digunakan beberapa notasi symbol. Gambar 3.2 ini menggambarkan bagaimana relasi antar entitas yang saling berhubungan pada Data Flow Diagram (DFD) Aplikasi Perhitungan Gaji Pegawai di Koperasi Pegawai Pemerintah Kota Bandung (KPKB).

Gambar 3.3 Entity Relationship Diagram Keterangan E-R Diagram :

1. Entity Type Pegawai terbagi menjadi tiga bagian, yaitu : Admin,

bagian_kepegawaian dan pegawai_biasa. Tujuan utama dari pembagian ini adalah untuk membedakan akses area pada sistem dari masing-masing bagian tersebut.

2. Entity Pangkat adalah membedakan pangkat tiap pegawai, contohnya I/A, I/B dan lainnya. Setiap pangkat mempunyai gaji yang berbeda.

3. Entity Tunjangan dibuat untuk mendaftarkan berbagai tunjangan yang ada dimana setiap pegawai mendapatkan besar tunjangan.

4. Entity Potongan dibuat untuk mendaftarkan berbagai potongan yang ada dimana setiap pegawai akan mendapatkan potongan.

5. Entity Lembur adalah untuk mencatat kegiatan lembur tiap pegawai, dimana lembur ini berpengaruh terhadapt gaji yang akan diterima.

6. Entity Pegawai adalah daftar semua pegawai berisi informasi yang harus ada dari seorang pegawai beserta jabatannya.

3.2.3 Data Flow Diagram (DFD)

Terdapat 3 proses utama yaitu proses Pencatatan Data, Perhitungan gaji pegawai dan Pembuatan laporan.

3.2.3.1DFD Level 1

Aplikasi ini mempunyai 3 proses utama yang penjelasannya dapat dilihat pada tabel 3.2

Tabel 3.2 Uraian proses pada Data Flow Diagram Level 1 No

Proses

Nama Proses Uraian

1 Pencatatan Data proses penginputan data yang diperlukan untuk

diolah, yaitu data pegawai, data jabatan, dan upah lembur

2 Perhitungan Gaji

Pegawai

proses perhitungan gaji pegawai sesuai dengan data yang telah inputkan. Hasil berupa slip gaji yang akan diberikan kepada setiap Pegawai

3 Pembuatan Laporan proses pembuatan laporan yang berasal dari slip gaji. Hasil berupa laporan gaji pegawai yang akan diserahkan kepada Manager

Gambar 3.4 DFD Level 1

3.2.3.2DFD Level 1 Proses Pencatatan Data

Berikut adalah penjelasan dari DFD level 1 pada Proses Pencatatan Data, dapat diliat uraiannya di table 3.3

Tabel 3.3 Uraian proses pada DFD Level 1 Pencatatan Data No

Proses

Nama Proses Uraian

1.1 Data pegawai User menginputkan data pegawai, yang mana

berisi data pegawai itu sendiri, dan data jabatan

1.2 Data jabatan proses penerimaan data jabatan dari Manager,

kemudian diinputkan lagi ke data pegawai

1.3 Upah lembur proses penerimaan data upah lembur dari

Gambar 3.5 DFD Level 1 Proses Pencatatan Data

3.2.3.3DFD Level 1 Proses Perhitungan Gaji Pegawai

Berikut adalah penjelasan dari DFD level 1 pada Proses Perhitungan Gaji Pegawai, dapat diliat uraiannya di table 3.4

Tabel 3.4 Uraian proses pada DFD Level 1 Perhitungan Gaji Pegawai No

Proses

Nama Proses Uraian

2.1 Hitung gaji proses perhitungan gaji setiap pegawai,

terdapat data pegawai, jabatan, rekap data absensi, rekap data lembur, rekap data tunjangan dan rekap data potongan

2.2 Cetak slip proses pembuatan slip gaji yang berisikan data

Gambar 3.6 DFD Level 1 Proses Perhitungan Gaji Pegawai

3.2.3.4DFD Level 1 Proses Pembuatan Laporan

Berikut adalah penjelasan dari DFD level 1 pada Proses Pembuatan Laporan, dapat diliat uraiannya di table 3.5

Tabel 3.5 Uraian proses pada DFD Level 1 Pembuatan Laporan No

Proses

Nama Proses Uraian

3.1 Laporan data pegawai proses pembuatan Laporan data pegawai, yang

mana dibuat untuk kepentingan pengarsipan Bagian Kepegawaian

3.2 Laporan gaji pegawai proses pembuatan Laporan gaji pegawai, yang

mana dibuat sebagai hasil laporan bulanan kepada Manager

Gambar 3.7 DFD Level 1 Proses Pembuatan Laporan

3.2.4 Perancangan Database

Merancang database merupakan suatu hal yang sangat penting. Kesulitan utama dalam merancang basis data adalah bagaimana merancang sehingga database dapat memenuhi pada saat ini dan masa yang akan datang. Perancangan model konseptual perlu dilakukan di samping perancangan model fisik.

3.2.4.1Kamus Data

Kamus data adalah tempat penyimpanan definisi dari aliran-aliran data, file-file, dan proses-proses dalam sebuah sistem informasi. Kamus data ini berasal dari diagram arus data dan dokumen-dokumen sumber inputan. Kamus data untuk sistem aplikasi web ini adalah sebagai berikut :

Nama Tabel : Agama Primary Key : KodeAgama

Tabel 3.6 Kamus Data Agama

No. Nama Field Type Field Keterangan

1. KodeAgama int Id agama

2. NamaAgama varchar(20) Nama Agama

Nama Tabel : Pegawai Primary Key : nip

Tabel 3.7 Kamus Data Pegawai

No. Nama Field Type Field Keterangan

1. Nip varchar(15) Id Pegawai

2. NamaLengkap varchar(35) Nama Pegawai

3. JenisKelamin char Jenis Kelamin Pegawai

4. TempatLahir varchar(50) Tempat lahir Pegawai

5. TanggalLahir datetime Tanggal lahir Pegawai

6. TanggalMasuk datetime Tangga Masuk sebagai Pegawai

7. Alamat Varchar(100) Alamat tinggal Pegawai

8. Telpon Int(15) Nomor Telfon Pegawai

9. GajiBersih Numeric Gaji Bersih Pegawai

10 JumlahAnak int Banyak anak dari Pegawai

11. Image blob Foto Pegawai

Nama Tabel : TunjanganPegawai Primary Key : KodeTunjangan

Tabel 3.8 Kamus Data Tunjangan Pegawai

No. Nama Field Type Field Keterangan

1. KodeTunjungan Int(3) Id Tunjangan Pegawai

2. NamaAgama varchar(30) Nama Tunjangan

Nama Tabel : PotonganPegawai Primary Key : KodeTunjangan

Tabel 3.9 Kamus Data Potongan Pegawai

No. Nama Field Type Field Keterangan

1. KodePotongan int Id Potongan Pegawai

2. NamaPotongan varchar(30) Nama Potongan

3. BesarPotongan Numeric Besar Potongan Pegawai

Nama Tabel : Status Primary Key : idStatus

Tabel 3.10 Kamus Data Status

No. Nama Field Type Field Keterangan

1. idStatus Int Id Status

2. NamaStatus varchar(15) Nama Status

Nama Tabel : RelTunjanganPegawai Primary Key : nip

Tabel 3.11 Kamus Data Relasi Tunjangan Pegawai

No. Nama Field Type Field Keterangan

1. Nip varchar(15) Id Pegawai

2. KodeTunjangan Int Kode Tunjangan Pegawai

3. TotPerTunjangan Numeric Total semua Tunjangan Pegawai

Nama Tabel : RelPotonganPegawai Primary Key : nip

Tabel 3.12 Kamus Data Relasi Potongan Pegawai

No. Nama Field Type Field Keterangan

1. Nip varchar(15) Id Pegawai

Nama Tabel : Pangkat Primary Key : idPangkat

Tabel 3.13 Kamus Data Pangkat

No. Nama Field Type Field Keterangan

1. idPangkat varchar(5) Id Pangkat Pegawai

2. NamaPangkat varchar(30) Nama Potongan

3. BesarGaji Numeric Besar Gaji Pegawai

4. Golongan varchar(5) Golongan yang dimiliki Pegawai

Nama Tabel : Lembur Primary Key : idLembur

Tabel 3.14 Kamus Data Lembur

No. Nama Field Type Field Keterangan

1. idLembur varchar(3) Id lembur

2. nip varchar(15) Id Pegawai

3. MulaiLembur time Waktu memulai lembur

4. TugasLembur varchar(50) Tugas yang dikerjakan saat

lembur

Nama Tabel : TypePegawai Primary Key : idLembur

Tabel 3.15 Kamus Data Type Pegawai

No. Nama Field Type Field Keterangan

1. idType varchar(3) Id Type Pegawai

3.2.4.2Skema Relasi

Berikut ini adalah skema relasi dari perancangan database Aplikasi Perhitungan Gaji Pegawai.

Gambar 3.8 Skema Relasi

3.2.5 Perancangan Antarmuka

Perancangan ini dibagi ke dalam beberapa halaman yang bertujuan untuk mempermudah pemahaman dan pengoperasian aplikasi Perhitungan Gaji Pegawai di Koperasi Pegawai Pemerintah Kota Bandung (KPKB). Halaman-halaman yang digunakan yaitu sebagai berikut :

Gambar 3.9 Struktur Menu

1. Halaman Login

Gambar 3.10 Perancangan Halaman Login Keterangan :

a. Logo keperasi Pegawai Pemerintah Kota Bandung (KPKB) b. Input User ID

c. Input Password d. Tombol Login e. Tombol Keluar

2. Halaman Loading

Gambar 3.11 Perancangan Halaman Loading Keterangan :

a. Gambar Background b. Loading Proses (%) 3. Halaman Utama

Gambar 3.12 Perancangan Halaman Utama Keterangan :

a. Menu Bar : Self service, pegawai, laporan, referensi, available skin, about b. Toolbar : saturation, hue, change skin, extended borders

c. Banner left : selamat datang, nip, hari, tanggal, waktu sekarang d. Banner middle : logo KPKB

a. Self Service

i. Ubah Password

Gambar 3.13 Perancangan Form Ubah Password Keterangan :

a. Input untuk Password Lama b. Input untuk Password Baru

c. Input untuk Password Baru yang diulang kembali d. Tombol untuk Ubah

e. Tombol untuk keluar dari form dan kembali ke Halaman Utama ii. Lembur

Keterangan :

a. User memilih inputan periode berdasarkan waktu per bulan b. User memilih input dalam jangka per tahun

c. Tombol Refresh untuk memperbaharui data lembur sesuai dengan input user pilih

d. Tampilan data lembur sesuai input user pilih e. Input tanggal lembur

f. Input NIP Pegawai g. Input jam mulai lembur h. Input jam akhir lembur

i. Keterangan tugas lembur yang dikerjakan

j. Tombol Lembur jika akan menambah data lembur

k. Tombol Simpan untuk menyimpan data yang telah diinput user l. Tombol Batal, untuk membatalkan data yang lembur

m. Tombol keluar, kembali ke halaman utama b. Pegawai

i. Data Pegawai

Keterangan : a. Foto Pegawai b. Input NIP Pegawai c. Input Nama Pegawai d. Input Tempat lahir e. Input tanggal lahir f. Jenis kelamin Pegawai

g. Status Menikah/tidak menikah Pegawai h. Gaji Pokok dari Pegawai tersebut

i. Menampilankan data Pegawai yang telah terdaftar j. Tombol Tambah untuk menambah data Pegawai k. Tombol Hapus untuk menghapus data Pegawai l. Tombol Ubah untuk meng-edit data Pegawai m. Tombol Laporan untuk menampilkan data Pegawai n. Input pencarian berdasarkan yang user pilih

o. Tombol Cari untuk mencari sesuai yang dipilih user ii. Pengolahan Tunjangan

Gambar 3.16 Perancangan Form Pengolahan Tunjangan Keterangan :

a. Menampilkan data Pegawai

b. Menampilkan data tunjangan pegawai sesuai data pegawai yang dipilih

d. Tombol Tunjangan Baru untuk menambah data tunjangan

e. Tombol Laporan Tunjangan, untuk menampilkan data Tunjangan f. Tombol keluar

iii. Pengolahan Potongan

Gambar 3.17 Perancangan Form Pengolahan Potongan Keterangan :

g. Menampilkan data Pegawai

h. Menampilkan data potongan pegawai sesuai data pegawai yang dipilih

i. Navigator data

j. Tombol Potongan Baru untuk menambah data Potongan k. Tombol Laporan Potongan, untuk menampilkan data Potongan l. Tombol keluar

Keterangan :

a. Menampilkan Data Pegawai b. Gaji Pokok

c. Total Tunjangan d. Total Potongan e. Gaji Bersih f. Navigator

g. Tombol Hitung Gaji

h. Tombol Lihat Gaji Pegawai i. Tombol keluar

c. Laporan

i. Rincian Gaji

Gambar 3.19 Perancangan Perincian Gaji Pegawai Keterangan :

a. Menampilkan Data Pegawai

b. Menampilkan Data Tunjangan Pegawai c. Menampilkan Data Potongan Pegawai d. Navigator

e. Tombol Laporan Perincian Pegawai f. Tombol keluar

ii. Lihat Data Tunjangan

Gambar 3.20 Perancangan Lihat Data Tunjangan Keterangan :

a. Menampilkan data Pegawai

b. Menampilkan data tunjangan pegawai sesuai data pegawai yang dipilih

c. Navigator data

d. Tombol Tunjangan Baru untuk menambah data tunjangan (off) e. Tombol Laporan Tunjangan, untuk menampilkan data Tunjangan f. Tombol keluar

iii. Lihat Potongan

Keterangan :

a. Menampilkan data Pegawai

b. Menampilkan data potongan pegawai sesuai data pegawai yang dipilih

c. Navigator data

d. Tombol Potongan Baru untuk menambah data Potongan (off) e. Tombol Laporan Potongan, untuk menampilkan data Potongan f. Tombol keluar

iv. Lihat Data Rekan

Gambar 3.22 Perancangan Lihat Data Rekan Keterangan :

Keterangan : a. Foto Pegawai b. Input NIP Pegawai c. Input Nama Pegawai d. Input Tempat lahir e. Input tanggal lahir f. Jenis kelamin Pegawai

g. Status Menikah/tidak menikah Pegawai h. Gaji Pokok dari Pegawai tersebut

j. Tombol Tambah untuk menambah data Pegawai (off) k. Tombol Hapus untuk menghapus data Pegawai (off) l. Tombol Ubah untuk meng-edit data Pegawai (off) m. Tombol Laporan untuk menampilkan data Pegawai (off) n. Input pencarian berdasarkan yang user pilih

o. Tombol Cari untuk mencari sesuai yang dipilih user d. Referensi

i. Tunjangan

Gambar 3.23 Perancangan Referensi Tunjangan Keterangan :

a. Menampilkan data tunjangan b. Tombol Tambah Tunjangan c. Tombol Ubah Tunjangan d. Tombol Hapus Tunjangan e. Tombol Cetak Tunjangan f. Tombol keluar

ii. Potongan

Gambar 3.24 Perancangan Referensi Potongan Keterangan :

a. Menampilkan data potongan b. Tombol Tambah potongan c. Tombol Ubah potongan d. Tombol Hapus potongan e. Tombol Cetak potongan f. Tombol keluar

iii. Pangkat

Gambar 3.25 Perancangan Referensi Pangkat Keterangan :

a. Menampilkan data pangkat b. Tombol Tambah pangkat

c. Tombol Ubah pangkat d. Tombol Hapus pangkat e. Tombol Cetak pangkat f. Tombol keluar

iv. Agama

Gambar 3.26 Perancangan Referensi Agama Keterangan :

a. Menampilkan data Agama b. Tombol Tambah Agama c. Tombol Ubah Agama d. Tombol Hapus Agama e. Tombol Cetak Agama f. Tombol keluar

Keterangan :

a. Menampilkan data Status Kawin b. Tombol Tambah Status Kawin c. Tombol Ubah Status Kawin d. Tombol Hapus Status Kawin e. Tombol Cetak Status Kawin f. Tombol keluar

vi. Type Pegawai

Gambar 3.28 Perancangan Referensi Type Pegawai Keterangan :

a. Menampilkan data Type Pegawai b. Tombol Tambah Type Pegawai c. Tombol Ubah Type Pegawai d. Tombol Hapus Type Pegawai e. Tombol Cetak Type Pegawai f. Tombol keluar

vii.Alasan

Gambar 3.29 Perancangan Referensi Alasan Keterangan :

a. Menampilkan data Alasan b. Tombol Tambah Alasan c. Tombol Ubah Alasan d. Tombol Hapus Alasan e. Tombol Cetak Alasan f. Tombol keluar

e. Available Skin i. Select skin

Keterangan : a. Directory Skin b. Daftar skin c. Preview skin d. Tombol OK e. Tombol Cancel ii. Build-in skin f. About

Gambar 3.31 Perancangan About Keterangan :

a. Judul aplikasi b. Logo instansi

c. Nama-nama pembuat aplikasi d. Nama instansi

3.3 Implementasi dan Pengujian

Implementasi merupakan penerapan aplikasi atau memfungsikan sebuah aplikasi yang dibuat untuk digunakan dalam suatu proses.

3.3.1 Lingkungan Implementasi

Agar dapat mengimplementasikan perancangan yang telah dibuat, dibutuhkan perangkat lunak ( software ) dan perangkat keras ( hardware ) yang mendukung untuk menjalankan aplikasi penghitungan gapi pegawai di Koperasi Pegawai Pemerintah Kota Bandung (KPKB). Spesifikasi dari perangkat keras dan perangkat lunak yang digunakan dalam menggunakan aplikasi adalah sebagai berikut :

1. Perangkat Keras

a. CPU Pentium Dual Core 2 GHz b. Memory 1 GB

c. Resolusi tampilan layar 1024x760 pixel d. Mouse

e. Keyboard f. Printer 2. Perangkat Lunak

a. Sistem Operasi Windows XP b. Delphi 7.0

c. Paradox 7.0

3.3.2 Pengujian

Pengujian merupakan metode yang dilakukan untuk menjelaskan mengenai pengoperasian perangkat lunak yang terdiri dari perangkat pengujian, metode pengujian dan pelaksanaan pengujian.

3.3.2.1Metode Pengujian

Dalam pengujian ini menggunakan metode Black Box. Pengujian Black Box merupakan pengujian program berdasarkan fungsi dari program. Tujuan dari metode Black Box ini adalah untuk menemukan kesalahan fungsi pada program. Pengujian dengan metode black box dilakukan dengan cara memberikan sejumlah input pada program aplikasi yang kemudian diproses sesuai dengan kebutuhan fungsional untuk melihat apakah program aplikasi menghasilkan output yang diinginkan dan sesuai dengan fungsi dari program tersebut.

Apabila dari input yang diberikan proses menghasilkan output yang sesuai dengan kebutuhan fungsionalnya, maka program aplikasi yang bersangkutan telah benar, tetapi jika output yang dihasilkan tidak sesuai dengan kebutuhan fungsionalnya, maka masih terdapat kesalahan pada program aplikasi. Pengujian dilakukan dengan mencoba semua kemungkinan yang terjadi dan pengujian dilakukan berulang-ulang. Jika dalam pengujian ditemukan kesalahan, maka akan dilakukan penelusuran dan perbaikan untuk memperbaiki kesalahan yang terjadi. Jika telah selesai melakukan perbaikan, maka akan dilakukan pengujian kembali. Pengujian dan perbaikan dilakukan secara terus menerus hingga diperoleh hasil yang terbaik.

3.3.2.2Rencana Pengujian

Pengujian aplikasi perhitungan gaji pegawai ini menggunakan data uji berdasarkan data dari masing-masing user. Rencana selengkapnya dapat dilihat pada table berikut :

Table 3.15 Rencana Pengujian Aplikasi Perhitungan Gaji Pegawai

Kelas Uji Bukti Uji Jenis Pengujian

Login Verifikasi User ID Black Box Verifikasi Password Black Box

Data Pegawai Tambah Data Black Box

Ubah Data Black Box

Hapus Data Black Box

Pencarian Data

Data Tunjangan Tambah Data Black Box

Ubah Data Black Box

Hapus Data Black Box

Cetak Data Black Box

Data Potongan Tambah Data Black Box

Ubah Data Black Box

Hapus Data Black Box

Cetak Data Black Box

Data Lembur Lembur Black Box

Simpan Data Black Box

Batal Data Black Box

3.3.2.3Pengujian Alpha

Pengujian alpha merupakan pengujian yang menitikberatkan pada hasil output dari kendali input yang dimasukkan pada tampilan kendali input form tampilan, dimana pengujian dikatakan berhasil apabila output sesuai dengan kendali output yang dimasukkan pada tiap tampilan.

3.3.2.4Contoh Pengujian Login

Berikut ini adalah contoh Pengujian Login untuk Data Normal.

Table 3.16 Pengujian Verifikasi Login Data Normal Kasus dan Hasil Uji (Data Normal)

Data Masukan Yang Diharapkan Pengamatan Kesimpulan User name :

admin

Password : admin

Tercantum pada textbox User name, textbox Password.

Dapat mengisi data login user name, password. Sesuai yang diharapkan.

Diterima

Klik tombol Login

Data nama user dicari di table pengguna dan dapat login ke menu utama.

Tombol login dapat berfungsi. Sesuai fungsi yang diharapkan.

Diterima

Tabel 3.17 Pengujian Verifikasi Login Data Salah Kasus dan Hasil Uji (Data Salah)

Data Masukkan

Yang Diharapkan Pengamatan Kesimpulan

Data user name dan password

Apabila salah satu kosong dalam memasukkan user id dan password maka tidak dapat login dan menampilkan

pesannya yaitu “User name dan Password

salah,silahkan ulangi kembali !”.

User tidak dapat lagin, jika user name atau password kosong, ataupun keduanya. Muncul pesan “User name dan Password

salah,silahkan ulangi kembali !”.

103

4. Tampilan Laporan Pengolahan Tunjangan

Gambar 3.57Tampilan Laporan Pengolahan Tunjangan

5. Tampilan Laporan Pengolahan Potongan

104 BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

4.1 Kesimpulan

Setelah dibuat Aplikasi Perhitungan Gaji Pegawai di Koperasi Pegawai Pemerintah Kota Bandung, Penyusun dapat menyimpulkan beberapa hal, diantaranya :

1. Sistem Aplikasi ini, dapat mempermudah dan mempercepat alur informasi yang kemudian bisa digunakan dan dimanfaatkan oleh Pegawai terlebih untuk Pegawai Bagian Kepegawaian.

2. Dengan adanya Aplikasi ini, diharapkan akan meningkatkan efisiensi waktu dan efektifitas pekerjaan di KPKB.

3. Aplikasi ini, mempermudah dalam proses pencarian data Pegawai, sehingga tidak perlu sulit lagi mencari data Pegawai dari rasutan data yang ada.

4. Aplikasi ini pun membantu dalam penyimpanan data Pegawai supaya lebih teratur dan terstruktur.

105

4.2 Saran

Setelah melaksanakan implementasi pembuatan Aplikasi Perhitungan Gaji Pegawai Koperasi Pegawai Pemerintah Kota Bandung ini, maka beberapa saran yang dapat dikemukakan Penyusun yairu sebagai berikut :

1. Dalam Aplikasi ini, masih perlu adanya security terhadap informasi yang ada supaya keamanan terhadap sistem dapat terjaga.

2. Perlu adanya pengujian yang lebih teliti supaya data – data Pegawai baik dalam pengisian data Pegawai, pengembangan data Pegawai dan proses seleksi program lebih valid.

APLIKASI PERHITUNGAN GAJI PEGAWAI

DI KOPERASI PEGAWAI PEMERINTAH KOTA BANDUNG

KERJA PRAKTEK

Diajukan untuk memenuhi Syarat Mata Kuliah Kerja Praktek Program Strata I Jurusan Teknik Informatika

Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia

Disusun oleh :

WIDYA AVIANTI

10107631

HARI SUHERLAN

10107925

IRVAN MUHAMMAD AKBAR

10107911

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG

i

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum wr. wb.

Alhamdulillahi Robbil ‘alamiin, puji syukur Penyusun panjatkan ke

hadirat Allah SWT, karena hanya atas izin, kehendak dan taufiq serta hidayah-Nya Penyusun dapat menyelesaikan laporan kerja praktek ini.

Laporan dengan judul

“APLIKASI

PERHITUNGAN

GAJI

PEGAWAI DI KOPERASI PEGAWAI PEMERINTAH KOTA

BANDUNG (KPKB)”

ini disusun untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan Mata Kuliah Kerja Praktek S-1 (Strata–1) di Universitas Komputer Indonesia.

Dalam menyelesaikan penyusunan laporan kerja praktek ini, Penyusun mendapat banyak sekali bantuan dari berbagai pihak, baik secara moril maupun

materil, do’a serta bimbingan dan pembimbing kerja praktek yaitu Bapak Galih Hermawan, S,Kom, juga pada kesempatan ini penyusun ingin mengucapkan terima kasih kepada :

1. Dr. Ir. Eddy Suryanto Soegoto, M.Sc., selaku Rektor Universitas Komputer Indonesia.

2. Prof. Dr. Ir. Ukun Sastraprawira, M.Sc selaku Dekan Fakultas Teknik & Ilmu Komputer.

3. Mira Kania Sabariah, ST, MT, selaku Ketua Jurusan Teknik Informatika Universitas Komputer Indonesia.

4. Dasep Ruswana S. Sip, M.Si Selaku ketua Koperasi Pegawai Pemerintah Kota Bandung.

ii

5. Ibu Lia Karlia selaku Ka. Bag. Umum & Personalia sekaligus sebagai pembimbing di Koperasi Pegawai Pemerintah Kota Bandung (KPKB). 6. Seluruh Staff dan Dosen Universitas Komputer Indonesia.

7. Seluruh Staff Koperasi Pegawai Pemerintah Kota Bandung (KPKB) yang telah memberikan kesempatan dan pengarahan kepada Penyusun selama kerja praktek.

8. Ibu dan Bapak serta saudara kami atas do’a, dukungan dan kasih sayangnya semoga selalu dilimpahkan perlindungan dan keselamatan dari Allah SWT.

9. Akhir kata, penyusun mohon maaf atas segala keterbatasan dan kekurangan karena sesungguhnya kebenaran itu datangnya dari Allah SWT. Semoga segala bentuk bantuan yang telah diberikan kepada penyusun selama ini akan mendapatkan pahala dan ridho dari Allah SWT, Amin.

Wassalamu’alaikum Wr. Wb.

Bandung, Januari 2011