Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan

9

2.6 Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan

Document flow memuat hasil analisis yang dibuat berdasarkan hasil survei ke PT. PLN PERSERO APJ Kediri. Document flow menggambarkan seluruh proses yang berhubungan dalam kegiatan pengelolaan data administrasi, data pegawai, data pelanggan dan data transaksi sebelum menggunakan aplikasi Administrasi Daya dan Keluhan Masyarakat.

A. Document Flowchart Tambah Daya

· Pelanggan Bagian Pelayanan Admin FC. Rekening Listrik Terakhir FC. KTP Data calon pelanggan FC. Rekening Listrik Terakhir FC. KTP Data calon pelanggan Bank Rekapitulasi Data Pelanggan buat surat PesetuSurveyj uan survey Penambahan daya Disetujui Pembuat an STP T Membuat Surat ijin Perubahan daya Y Surat ijin Penambahan daya Surat ijin Penambahan daya Membuat Stand Cabut Data Pelanggan Data Pelanggan Stand cabut Stand Cabut A Pembayaran tambah daya A Bukti Pembayaran Bukti Pembayaran B B C C Bukti Pembayaran STP Simpan STP STP Stand cabuttertanda tangan Buat SP SP Surat ijin Penambahan daya Mutasi Rekening Rekening baru Rekening baru Rekening baru Mulai 1 2 1 2 1 2 3 Keterangan : 1. SP = Surat Persetujuan 2. STP = Surat Penangguhan Sementara 1 2 1 Gambar 2.2 Document Flowchart Tambah Daya 10 Document flowchart adalah perangkat diagram grafik yang menyimpan dan mengkomunikasikan aliran data media dan prosedur proses informasi yang diperlukan dalam sistem informasi. Hal ini dilakukan dengan menggunakan berbagai simbol yang dihubungkan dengan panah-panah untuk menunjukkan kelanjutan aktivitas proses informasi. Document flowchart tertentu berfungsi penting sebagai media dan hardware yang digunakan proses yang berhubungan dengan sistem informasi. Semua itu mewakili model grafis dari sistem informasi fisik yang diperlukan atau diajukan. Sistem ini banyak dipakai untuk menghubungkan struktur menyeluruh dan aliran sistem ke pengguna akhir karena sistem ini dapat menawarkan tampilan fisik yang berperan penting pada keterkaitan hardware dan data media. Pada proses transaksi Tambah Daya Customer menyerahkan Foto copy rek. Listrik, foto copy KTP. Kemudian oleh bagian pelayanan direkap untuk disimpan kedalam database pelanggan. Kemudian bagian pelayanan membuat surat survey yang akan melihat kondisi rumah pelanggan apakah layak atau tidak. Kalau tidak akan ada penangguhan sementara. Kalau disetujui maka bagian pelayanan akan membuat surat ijin persetujuan Tambah Daya. Yang akan diserahkan pada bagian admin dan customer. Setelah customer memperoleh surat ijin kemudian customer membayar di bank untuk memberikan bukti transaksi pada bagian pelayanan, untuk kemudian dilakukan proses Tambah Daya. Kemudian setelah dilakukan proses Tambah Daya customer memperoleh bukti rekening baru. 11

B. Document Flowchart Turun Daya

Pelanggan Bagian Pelayanan Admin FC. Rekening Listrik Terakhir FC. KTP Data calon pelanggan FC. Rekening Listrik Terakhir FC. KTP Data calon pelanggan Bank Rekapitulasi Data Pelanggan Data Pelanggan Data Pelanggan Mulai Buat surat persetujuan turun daya SP SP Mutasi Rekening Rekening Baru Rekening Baru Rekening Baru 1 2 3 1 2 1 2 · Keterangan : 1. SP = Surat Persetujuan Gambar 2.3 Dokument Flowchart Turun Daya Pada proses transaksi Turun Daya hampir sama dengan proses transaksi Tambah Daya hanya saja setelah membaca arsip pelanggan bagian pelayanan langsung membuat surat persetujuan Turun Daya. Kemudian surat persetujuan diberikan kepada customer sebagai bukti transaksi. Kemudian setelah memperoleh bukti bagian pelayanan melakukan proses mutasi rekening yang menghasilkan dokumen rangkap tiga yang diserahkan kepada customer dan bagian admin. 12

C. Document Flowchart Migrasi Prabayar

Pelanggan Bagian Pelayanan Admin FC. Rekening Listrik Terakhir FC. KTP Data calon pelanggan FC. Rekening Listrik Terakhir FC. KTP Data calon pelanggan Bank Rekapitulasi Data Pelanggan Data Pelanggan Data Pelanggan Mulai Membuat Surat ijin migrasi Prabayar Surat ijin migrasi Prabayar Surat ijin migrasi Prabayar Surat ijin migrasi Prabayar Membuat stand cabut Stand Cabut Stand Cabut Stand cabutTertanda tangan Migrasi Prabayar Bukti migrasi Bukti migrasi Bukti migrasi Buat SP SP SP A B A Pembayaran Migrasi Prabayar Bukti Pembayaran Bukti Pembayaran B 1 2 3 1 2 1 2 3 · Keterangan : 1. SP = Surat Persetujuan Gambar 2.4 Dokumen Flowchart Migrasi Prabayar Pada transaksi Migrasi Prabayar customer diberikan dokumen stand cabut yang harus di tanda tangani. Dimana dokument tersebut berisi stand terakhir yang ada di tempat pelanggan. Kemudian setelah memperoleh stand cabut tertanda tangan bagian pelayanan membuat surat persetujuan migrasi prabayar, yang mana customer dan admin memperoleh masing-masing bukti migrasi prabayar. 13

D. Document Flowchart Pasang Baru

Pelanggan Bagian Pelayanan Admin FC. Rekening Listrik Terakhir FC. KTP Data calon pelanggan FC. Rekening Listrik Terakhir FC. KTP Data calon pelanggan Bank Rekapitulasi Data Pelanggan Data Pelanggan Data Pelanggan Mulai Membuat Surat Survey SP SP SP 6 Bukti Pembayaran Pasang Baru Bukti Pembayaran Pasang Baru Pasang Baru Bukti Pasang Baru Bukti Pasang Baru Bukti Pasang Baru End 6 Pembayaran pasang baru Bukti Pembayaran 1 2 1 2 3 1 2 1 2 · Keterangan : 1. SP = Surat Persetujuan 2.SPS = Surat penangguhan sementara pasang baru Disetujui Pembuat an SPS T Membuat Surat persetujuan pasang baru SPS Simpan SPS Y Gambar 2.5 Dokumen Flowchart Pasang Baru 14 Document flowchart adalah perangkat diagram grafik yang menyimpan dan mengkomunikasikan aliran data media dan prosedur proses informasi yang diperlukan dalam sistem informasi. Hal ini dilakukan dengan menggunakan berbagai simbol yang dihubungkan dengan panah-panah untuk menunjukkan kelanjutan aktivitas proses informasi. Document flowchart tertentu berfungsi penting sebagai media dan hardware yang digunakan proses yang berhubungan dengan sistem informasi. Semua itu mewakili model grafis dari sistem informasi fisik yang diperlukan atau diajukan. Sistem ini banyak dipakai untuk menghubungkan struktur menyeluruh dan aliran sistem ke pengguna akhir karena sistem ini dapat menawarkan tampilan fisik yang berperan penting pada keterkaitan hardware dan data media. Walaupun begitu, beberapa kasus, sistem tersebut dapat digantikan dengan diagram aliran data untuk digunakan oleh analis sistem profesional, dan dengan grafik presentasi untuk berkomunikasi dengan pengguna akhir. Pada pasang baru pelanggan akan disurvey terlebih dahulu untuk mengetahui layak tidaknya pasang baru di lokasi pelanggan. Apabila belum layak bagian pelayanan akan membuat surat penangguhan sementara, apabila layak bagian pelayanan membuat surat persetujuan terkait pemasangan baru yang akan diberikan pada pelanggan dan bagian admin. Setelah itu customer melakukan pembayaran di bank. Kemudian bukti pembayaran diserahkan kepada bagian pelayanan sebagai syarat untuk melakukan transaksi pasang baru. Kemudian bagian pelayanan membuat dokumen bukti pasang baru yang akan diserahkan kepada customer dan bagian admin. 15

2.7 Dokumen Input Output