Sistem Informasi Penggajian Karyawan Pada Bagian Keuangan Di Sekretariat DPRD Kota Sukabumi

(1)

BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Praktek Kerja Lapangan

Kebutuhan Informasi di zaman yang serba canggih seperti sekarang ini tentunya akan menjadi sangat penting sama halnya seperti kebutuhan sehari-hari. Jenis dan kapasitas informasi yang diperlukan pun tentu akan berbeda satu sama lain. Tidak sedikit orang menggunakan informasi sebagai alat bantu dalam pengambilan keputusan dan informasi tersebut digunakan sebagai bahan untuk memperoleh hasil pencarian dari suatu pokok permasalahan dalam penelitian yang akan di analisis dan hasilnya akan di informasikan kepada publik. Penginformasian tersebut dapat dilakukan dengan berbagai cara diantaranya adalah dengan melalui komputer sebagai media atau alat penyampaian informasi. Dengan menggunakan komputer, kita dapat memilih berbagai aplikasi yang akan kita gunakan dalam penyampaian informasi. Dengan sistem terkomputerisasi yang bertujuan untuk meningkatkan mutu dan kualitas suatu informasi, diharapkan hasilnya akan memberikan solusi dalam pengembangan penyampaian informasi.

Menyinggung hal diatas, di Negara Indonesia ini terdapat begitu banyak jenis pekerjaan, bidang usaha, perusahaan, instansi, departemen baik yang bersifat milik Negara ataupun swasta. Dalam suatu perusahaan atau instansi tentunya terdapat karyawan atau pegawai guna memajukan dan menggerakkan perusahaan tersebut. Setiap karyawan tersebut tentunya akan mendapatkan suatu imbalan atau upah yang telah menjadi haknya sebagai balas jasa atas pekerjaan yang telah ia kerjakan berdasarkan ketentuan dan kebijakan dari perusahaan yang bersangkutan.

(2)

Pengolahan data sebenarnya sudah ada dari zaman dahulu kala, namun masih dalam skala kecil dan masih dilakukan secara manual. Tetapi seiring dengan perkembangan zaman, dimana kebutuhan akan informasi sangatlah banyak dan cepat, maka sistem pengolahan data pun berkembang meluas, dari yang awalnya manual, menjadi semi manual, hingga pada akhirnya full komputerisasi.

Begitu pula yang terjadi dengan sistem penggajian dalam suatu perusahaan, dimana perusahaan yang bersangkutan memiliki jumlah karyawan yang banyak dan beragam dari mulai latar belakang, data-data pribadi maupun jabatan hingga variasi gaji yang diterima masing-masing karyawan. Maka hal ini tentunya akan sangat mempengaruhi efektifitas dan efisiensi kinerja serta kebijakan yang harus diambil untuk kelangsungan perusahaan yang bersangkutan. Karena itu dibutuhkan suatu sistem informasi yang dapat meng-cover semua kebutuhan tersebut dengan bersumber dari data-data sebelumnya yang sudah ada di perusahaan, terutama sistem yang berhubungan dengan penggajian karyawan, yang selanjutnya akan kita sebut sebagai sistem penggajian karyawan. Dimana sistem ini nantinya akan sangat menunjang dalam evaluasi, analisis serta proses pengambilan keputusan pada tingkat pimpinan. Dan juga nantinya diharapkan dapat meningkatkan semangat dan nuansa kerja yang lebih sistematis, menekan kesalahan sekecil mungkin, memudahkan dalam pemeriksaan serta pelaporan sehingga dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya yang dikeluarkan dengan output/ hasil yang lebih memuaskan.

(3)

Pada dasarnya sistem penggajian di Sekretariat DPRD Sukabumi sudah cukup baik, terlihat dengan adanya perubahan dari sistem penggajian secara manual menjadi sistem informasi penggajian yang diterapkan, dengan begitu tentunya para pegawai yang bekerja di bagian penggajian pegawai akan dengan mudah dalam pengolahan dan penghitungan data-datanya. Namun apakah sistem informasi tersebut berjalan dengan efektif dan memberikan pengaruh yang sangat kuat bagi pegawainya dalam peningkatan mutu dan kinerja kerjanya. Ditambah dengan masih adanya penyimpangan-penyimpangan yang terjadi akibat dari perubahan sistem. Bertitik tolak dari permasalahan yang telah disinggung diatas, maka kami selaku penyusun tertarik untuk mengambil judul “ SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN KARYAWAN PADA BAGIAN KEUANGAN DI SEKRETARIAT DPRD KOTA SUKABUMI. ”

1.2. Identifikasi Dan Rumusan Masalah 1.2.1. Identifikasi Masalah

Berdasarkan latar belakang tersebut diatas, kami selaku penyusun mengidentifikasikan masalah berdasarkan analisis awal penyusun yaitu, Masih ditemukannya pegawai yang merasa kesulitan dalam menggunakan sistem informasi penggajian sehingga mengakibatkan kesalahan dalam perhitungan gaji dan dapat mengakibatkan tertundanya pekerjaan. Dengan begitu informasi yang dihasilkan pun tidak tepat waktu.

(4)

1.2.2. Rumusan Masalah

Adapun perumusan masalah yang penyusun buat adalah sebagai berikut : 1. Bagaimana Sistem Informasi Penggajian Pegawai yang berjalan di

Sekretariat DPRD Kota Sukabumi.

2. Bagaimana tanggapan responden atas implementasi Sistem Informasi penggajian di Sekretariat DPRD Kota Sukabumi.

3. Bagaimana kualitas kinerja pegawai setelah menggunakan Sistem Informasi Penggajian.

4. Seberapa besar pengaruh Sistem Informasi Penggajian Pegawai terhadap Kinerja Pegawainya.

1.3. Maksud Dan Tujuan Praktek Kerja Lapangan

Maksud dilakasanakan Praktek Kerja Lapangan adalah untuk mengimplementasikan pengetahuan yang didapat di bangku perkuliahan dengan kenyataan yang sesungguhnya dilapangan, sedangkan tujuan dilaksanakannya Kerja Praktek adalah untuk :

1. Untuk mengetahui sistem penggajian yang sedang berjalan pada Sekretariat DPRD Sukabumi.

2. Untuk membuat perancangan sistem penggajian pada Sekretariat DPRD Sukabumi.

3. Membantu para pengambil keputusan yaitu pemimpin perusahaan untuk mendapatkan bahan perbandingan sebagai tolak ukur terhadap hasil yang telah dicapai dan membantu dalam pengambilan keputusan selanjutnya

(5)

4. Untuk mengimplementasikan sistem yang akan di rancang.

5. Untuk mengetahui sejauh apa tingkat evaluasi yg di lakukan di Sekretariat DPRD Sukabumi.

Untuk mencapai tujuan-tujuan diatas maka diperlukan beberapa langkah sebagai berikut:

1. Mengevalusi sejauh mana efisiensi sistem yang telah ada, baik sistem pengolahan maupun pelaporan data.

2. Merumuskan tujuan-tujuan baru yang ingin dicapai perusahaan berupa sistem pengolahan dan pelaporan data yang baru.

1.4. KEGUNAAN PENELITIAN

1.4.1. Kegunaan Praktis

Kegunaan praktis dari penelitian ini adalah untuk memberikan masukkan yang bermanfaat kepada perusahaan dalam penelitian ini adalah Kantor Sekretariat DPRD Kota Sukabumi dalam meningkatkan kualitas dari sistemnya sehingga akan menghasilkan informasi yang berkualitas demi tercapai peningkatan kinerja para pegawainya.

1.4.2. Kegunaan Akademis

Kegunaan akademis dari penelitian ini dibagi tiga:

a. Untuk Pengembangan ilmu di bagian informatika sebagai masukkan Sistem Informasi penggajian Karyawan Pada Bagian Keuangan di Sekretariat DPRD Kota Sukabumi.

(6)

b. Hasil penelitian diharapkan dapat digunakan oleh pihak lainnya khususnya mahasiswa yang akan melakukan penelitian dalam bidang yang sama untuk dijadikan sebagai bahan pertimbangan dan bahan pembanding.

c. Bagi penulis sendiri yaitu untuk meningkatkan wawasan pengetahuan penulis dalam bidang ilmu komputer dan untuk mengimplementasikan ilmu yang didapat selama menempuh pendidikan.

1.5. Batasan Masalah

- Sistem merupakan pengolahan penggajian karyawan

- Sistem dibuat untuk suatu perusahaan yang berkecimpung dilingkungan pemerintahan daerah, dimana instansi perusahaan memiliki dua jenis karyawan, yaitu karyawan tetap dan karyawan sementara.

 Karyawan tetap adalah karyawan yang telah lulus masa bekerja dalam jangka waktu tertentu, dan telah teruji dengan test-test yang dilakukan dalam beberapa tahapan

 Karyawan sementara adalah karyawan lepas yang belum mendapat jaatan tetap , karena karena belum menjalani tes – tes yang ada.

1.6. Lokasi dan Waktu Praktek Kerja Lapangan 1.6.1. Lokasi

Kami selaku penulis melaksanakan Praktek Kerja Lapangan di Sekretariat DPRD Kota Sukabumi, yang bertempat di Jalan Ir. H. Juanda No. 10 Telp. (0266)

(7)

221127 Fax : (0266) 236567 Sukabumi - 43113 Website:

www.sukabumikota.go.id bagian : Keuangan

1.6.2. Waktu

Pertama - tama kami selaku penulis melaksanakan Praktek Kerja Lapangan di Sekretariat DPRD Kota Sukabumi terhitung dari tanggal 02 Agustus 2010 s/d 28 Agustus 2010 dan selama pelaksanaan PKL di Sekretariat DPRD Kota Sukabumi kami bekerja dari hari senin – jum’at pukul 07.30 - 16.00 WIB, (Morning Shift), hari sabtu dan minggu libur.

Tabel 1.1. Jadwal Pelaksanaan Kerja Praktek

II III IV V

Orientasi Lingkungan Kerja

Pengumpulan data, pemahaman cara kerja sistem, dan peralatan

Analisis Kebutuhan Sistem

Penyelesaian Masalah, Kesimpulan, dan Pembuatan Laporan

Jenis Kegiatan

(8)

BAB IV

ANALISIS PRAKTEK KERJA LAPANGAN

4.1. Analisis Sistem Yang Berjalan

Sekretariat DPRD adalah perusahaan yang bergerak di bidang pemerintahan didirikan untuk bersama-sama membangun atau mengadakan kerja sama dengan instansi pemerintahan lainnya, kegiatan-kegiatan yang menyangkut masalah Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) biasanya dikerjakan oleh Sekretariat DPRD. Oleh karena itu Sekretariat DPRD sangat penting perananya dalam melancarakan segala urusan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD).

4.1.1. Analisis Sistem Pengolahan Data

Bentuk dari sistem jaringan kerja serta peralatan pendukung yang diterapkan di kantor Sekretariat DPRD Kota Sukabumi merupakan faktor yang mempengaruhi bentuk dan kecepatan pengolahan data dan menggunakan komputer terbagi atas tiga (3) tipe yaitu digolongkan atas :

1. Manual

Dalam metode manual semua operasi data dilakukan dengan tangan manusia dan bantuan alat-alat penting seperti, kertas, pensil dan lain-lain.

2. Elektronikal

Merupakan gabungan dari sumber daya manusia dan mesin, misalnya sorang pegawai yang kerja yang menggunakan mesin pencetak barang.

(9)

Metode ini digunakan semua alat yang diperlukan, yang biasa disebut dengan suatu sistem warkat unit ( Unit Record System ).

4.1.2. Analisis Prosedur Yang Berjalan

Contoh laporan data gaji pegawai di Kantor Sekretariat DPRD Kota Sukabumi yang sedang berjalan saat ini.

Gambar 4.1. Proses Penggajian Yang sedang berjalan

Pada gambar 4.1. diatas dapat dilihat proses penggajian di Sekretariat DPRD Sukabumi.

Penjelasan:

1. Bagian operasional lapangan memberikan daftar gaji karyawan sementara yang harus dibayar pada bagian umum,

2. Bagian umum menyerahkan rekap penggajian kepada pimpinan Direktur perusahaan, yang sebelumnya telah diperiksa dan dibuat rekap data,

3. Setelah diperiksa oleh direktur, rekap penggajian dikembalikan lagi kepada bagian umum untuk diproses,

4. Setelah diproses, bagian umum langsung menyerahkan gaji dan struk gaji kepada karyawan,

(10)

5. Bagian administrasi memberikan laporan akhir penggajian kepada pimpinan Direktur perusahaan.

Dari chart diatas dapat ditentukan elemen-elemen yang diperlukan dalam menyusun data flow diagram:

1. Sumber dan tujuan 2. Aliran data

3. Penyimpanan data, dan 4. Proses data

Proses yang diperllukan:

1. Pengumpulan data 2. Penghitungan potongan 3. Penghitungan gaji kotor 4. Penghitungan gaji bersih 5. Pembuatan laporan

4.1.3. Evaluasi Sistem Yang sedang Berjalan

Selama berlangsungnya Praktek Kerja Lapangan kami sebagai penulis terhadap sistem pengolahan data gaji pegawai pada Kantor Sekretariat DPRD Sukabumi, bahwa sistem pengolahan data gaji masih secara manual dengan menggunakan aplikasi Excel. Di samping itu untuk mengetahui jumlah tunjangan dan potongan setiap bulannya, para pegawai harus membuka lembaran kerja yang lama.

(11)

4.2. Usulan Perancangan Sistem

Usulan Perancangan Sistem merupakan usulan yang diajukan untuk memberikan masukan Sistem informasi baru, sehingga sistem informasi penggajian karyawan ini menjadi lebih mudah, efektif dan efisien dalam pengerjaannya.

4.2.1.Tujuan Perancangan Sistem

Kami sebagai penulis ingin mengusulkan perancangan sistem baru pada kantor Sekretariat DPRD Kota Sukabumi, yang bertujuan untuk :

1. Sistem baru ini nantinya diharapkan dapat menunjang proses pengolahan penggajian dengan baik,

2. Dapat mempercepat pengolahan data penggajian karyawan,

3. Dapat mengoptimalkan pengerjaan laporan penggajian sehingga tidak terjadi redudansi dan menjadi efektif,

4. Membangun aplikasi yang sesuai guna mendukung kemajuan, yang dapat mempermudah dalam membuat dokumentasi Sistem Informasi Penggajian di Kantor Sekretariat DPRD Kota Sukabumi.

(12)

4.2.2. Perancangan Prosedur Yang Diusulkan 4.2.2.1. Flow Map

Flowmap adalah campuran peta dan flow chart, yang menunjukkan pergerakan benda dari satu lokasi ke lokasi lain, seperti jumlah orang dalam migrasi, jumlah barang yang diperdagangkan, atau jumlah paket dalam jaringan. Flowmap menolong analis dan programmer untuk memecahkan masalah kedalam segmen-segmen yang lebih kecil dan menolong dalam menganalisis alternatif-alternatif lain dalam pengoperasian.

Flow Map mempunyai fungsi sebagai mendefinisikan hubungan antara bagian (pelaku proses), proses(manual/berbasis komputer) dan aliran data (dalam bentuk dokumen keluaran dan masukan).

Berikut adalah rancangan Flow Chart yang di usulkan :

(13)

4.2.2.2. Diagram Context

Jenis pertama Context Diagram, adalah data flow diagram tingkat atas (DFD Top Level), yaitu diagram yang paling tidak detail, dari sebuah sistem informasi yang menggambarkan aliran-aliran data ke dalam dan ke luar sistem dan ke dalam dan ke luar entitas-entitas eksternal. (CD menggambarkan sistem dalam satu lingkaran dan hubungan dengan entitas luar. Lingkaran tersebut menggambarkan keseluruhan proses dalam sistem).

- Data Golongan

- Data Penggajian

Gambar 4.3. Diagram Konteks Sistem Pengolahan Penggajian Kepegawaian

Keuangan

Sistem Informasi Penggajian

Pegawai

Mengirim Biodata

Pegawai

Bagian Kepegawaian Pegawai

(14)

Gambar 4.4. Diagram Konteks Sistem Informasi Penggajian Pegawai - Laporan Penggajian

Pegaw ai

- Laporan Penggajian Pegaw ai Perbulan

PIM PINAN Pegaw ai

1 Penggajian

Bagian Kepegaw aian

Biodat a Pegaw ai

- Dat a Golongan - Dat a Penggajian

Gaji Pegaw ai Info Biodat a Pegaw ai

F1 Bagian

F4 Penggajian F2 Golongan

F3 Pegaw ai

2 Pem buat an

(15)

4.2.2.3. Perancangan Data Flow Diagram (DFD)

Didalam penyusunan Laporan Kerja Praktek ini, kami selaku penulis melakukan perancangan awal sistem dengan menggunakan Data Flow Diagram (DFD) sesuai dengan data hasil penelitian Data Flow Diagram (DFD) merupakan suatu bagian yang menggambarkan urutan kerja/proses secara garis besar. Dengan diagram aliran data dapat dipahami bagaimana sistem itu berjalan.

Dalam diagram n DFD dapat digunakan untuk menggambarkan diagram fisik maupun diagram diagram logis. Dimana Diagram Level n merupakan hasil pengembangan dari Context Diagram ke dalam komponen yang lebih detail tersebut disebut dengan top-down partitioning. Jika kita melakukan pengembangan dengan benar, kita akan mendapatkan DFD-DFD yang seimbang.

(16)

Data Pegawai Data Pegawai

Daftar Slip Gaji

F1 Petugas

F2 Pegawai F3 Jabatan

F4 Tunjangan Anak F5 Penggajian

Laporan Daftar Pegawai

Laporan Daftar Gaji Pegawai

Laporan Daftar Gaji Pegawai Perbulan

Laporan Daftar Slip Gaji Pegawai

Gambar 4.5. DFD Level 0

2 Penggajian

3 Pem buat an

Laporan

PIM PINAN 1 Input Dat a

Bagian Pegaw ai

(17)

Gambar 4.6. Data Flow Diagram Pembuatan Laporan

(18)

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1. Kesimpulan

Dalam penulisan laporan kerja praktek ini telah diuraikan bagaimana perancangan sistem penggajian karyawan pada kantor Sekretariat PRD Kota Sukabumi. Maka dapat kami simpulkan sebagai berikut :

1. Dengan dilakukannya pemakaian sistem informasi yang tepat terutama dalam mengatasi masalah gaji pegawai maka hasil yang akan diperoleh dalam menangani maslah tersebut akan jauh lebih cepat,

2. Sistem informasi penggajian ini akan mampu memberikan informasi-informasi yang diperlukan perusahaan dalam pengambilan keputusan dengan cepat serta,

3. Memberikan layanan informasi penggajian kepada para pimpinan perusahaan yang berperan dalam mengendalikan pelaksanaan kegiatan,

4. Membantu memudahkan para pengambil keputusan untuk mendapatkan bahan perbandingan sebagai tolak ukur terhdap hasil yang telah dicapai sebelumnya.

5.2. Saran

1. Agar setiap pekerjaan yang menyangkut pengolahan data karyawan, sebaiknya menggunakan komputer dengan sistem yang dirancang khusus

(19)

untuk keperluan tersebut, karena dengan cara tersebut hasil yang akan dicapai lebih cepat, efektif serta mengurangi kesalahan output (laporan).

2. Diharapkan dengan adanya sistem yang baru, dapat membantu meningkatkan atau membantu permasalahan diatas dalam memberikan informasi kepada yang membutuhkan.

3. Sistem ini dapat dijadikan perbandingan antara sistem yang dirancang dengan sistem yang sedang berjalan saat ini.

4. Sosialisasi dan pelatihan bagi pegawai masih perlu ditingkatkan lagi agar kemampuan pegawai dalam menggunakan sistem informasi penggajian lebih merata.

5. Bagi karyawan yang ingin meningkatkan kinerjanya sebaiknya jangan menunggu pelatihan dari perusahaan, tetapi berusaha sendiri untuk meningkatkan kemempuan dibidang teknologi informasi agar dapat mengikuti perkembangan informasi pada masa kini.

6. Perusahaan sebaiknya menyediakan fasilitas bagi karyawannya dalam meningkatkan kemampuan pegawainya baik melalui pendidikan formal maupun non formal mengingat perkembangan teknologi dan informasi semakin pesat.

(20)

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Pengertian Sistem

Sistem itu berasal dari bahasa Yunani yang artinya kesatuan. Suatu sistem terdiri dari elemen-elemen yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu.

“Sistem adalah suatu jaringan kerja yang terdiri dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu” (Ponco W.Sigit, 1999:1).

Suatu sistem dalam mencapai tujuannya tentu memerlukan suatu proses yang terdiri atas bermacam-macam tipe proses misalnya proses secara konsep, proses secara fisik, proses secara prosedur, proses secara sosial dan lain-lainnya.

Suatu sistem yang baik harus mempunyai tujuan dan sasaran yang tepat karena hal ini akan sangat menentukan dalam mendefinisikan masukan yang dibutuhkan sistem dan juga keluaran yang dihasilkan.

Sistem dapat tercapai dengan baik bila terdapat pengawasan yang berguna untuk mengawasi pelaksanaan pencapaian tujuan yang terdiri atas pengawasan data masukan/input, pengawasan data keluaran/output, serta pengawasan terhadap operasi sistem.

(21)

2.1.1. Elemen Sistem

Sistem informasi terdiri atas beberapa elemen-elemen yang terdiri dari orang, prosedur, perangkat keras, perangkat lunak, basis data, jaringan komputer dan komunikasi data. Semua elemen ini merupakan komponen fisik.

 SDM

Sumber Daya Manusia atau personil yang di maksudkan yaitu operator komputer, analis sistem, programmer, personil data entry, dan manajer sistem informasi/EDP

 Prosedur

Prosedur merupakan elemen fisik. Hal ini di sebabkan karena prosedur disediakan dalam bentuk fisik seperti buku panduan dan instruksi. Ada 3 jenis prosedur yang dibutuhkan, yaitu instruksi untuk pemakai, instruksi untuk penyiapan masukan, instruksi pengoperasian untuk karyawan pusat komputer.  Perangkat keras

Perangkat keras bagi suatu sistem informasi terdiri atas komputer (pusat pengolah, unit masukan/keluaran), peralatan penyiapan data, dan terminal masukan/keluaran.

 Perangkat lunak

Perangkat lunak dapat dibagi dalam 3 jenis utama :

a) Sistem perangkat lunak umum, seperti sistem pengoperasian dan sistem manajemen data yang memungkinkan pengoperasian sistem komputer. b) Aplikasi perangkat lunak umum, seperti model analisis dan keputusan.

(22)

c) Aplikasi pernagkat lunak yang terdiri atas program yang secara spesifik dibuat untuk setiap aplikasi.

 Basis data

File yang berisi program dan data dibuktikan dengan adanya media penyimpanan secara fisik seperti diskette, hard disk, magnetic tape, dan sebagainya. File juga meliputi keluaran tercetak dan catatan lain diatas kertas, mikro film, dan lain sebagainya.

 Jaringan Komputer

Jaringan komputer adalah sebuah kumpulan komputer, printer dan peralatan lainnya yang terhubung dalam satu kesatuan. Informasi dan data bergerak melalui kabel-kabel atau tanpa kabel sehingga memungkinkan pengguna jaringan komputer dapat saling bertukar dokumen dan data.

 Komunikasi data

Komunikasi data adalah merupakan bagian dari telekomunikasi yang secara khusus berkenaan dengan transmisi atau pemindahan data dan informasi diantara komputerkomputer dan pirant-piranti yang lain dalam bentuk digital yang dikirimkan melalui media komunikasi data. Data berarti informasi yang disajikan oleh isyarat digital. Komunikasi data merupakan bagian vital dari suatu sistem informasi karena sistem ini menyediakan infrastruktur yang memungkinkan komputer-komputer dapat berkomunikasi satu sama lain.

(23)

2.1.2. Karakteristik Sistem

Ada beberapa karakteristik sistem yang harus diperhatikan diantaranya sebagai berikut :

1. Masukan (input)

Adalah energi yang dimasukan ke dalam sistem, yang dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input).

2. Keluaran (output)

Adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran, keluaran dapat berupa masukan untuk subsistem yang lain.

3. Pengolah (process)

Adalah suatu sistem yang dapat mengolah masukan menjadi keluaran, suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku menjadi keluaran berupa barang jadi.

4. Sasaran (objectives) Atau Tujuan (goal)

Adalah suatu sistem yang sudah pasti mempunyai tujuan/sasaran. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem.

2.1.2. Klasifikasi Sistem

Sistem informasi merupakan suatu bentuk integrasi antara satu komponen dengan komponen lain karena sistem memiliki sasaran yang berbeda - beda untuk setiap kasus yang terjadi yang ada di dalam sistem tersebut. Oleh karena itu, sistem

(24)

dapat di klasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya adalah sebagai berikut:

 Sistem abstrak atau sistem fisik

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik,misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan. Sistem fisik merupakan sistem secara fisik, misalnya sistem komputer.

 Sistem alamiah dan sistem buatan manusia

Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh manusia, misalnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia merupakan sistem yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin, yang disebut human machine system. Sistem informasi berbasis internet merupakan contoh human machine system karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.

 Sistem deterministik dan sistem probabilistic

Sistem deterministik adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat diprediksi. Sistem probabilistik dalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilistik.

 Sistem terbuka dan sistem tertutup

Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan di pengaruhi oleh lingkunagn luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk subsistem lainnya. Sistem tertutup adalah sistem yang tidak terhubung

(25)

dan tidak terpengaruh oleh lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa campur tangan pihak luar.

2.2. Pengertian Informasi

Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Sumber informasi adalah data, data adalah bentuk jamak dari bentuk tunggal datum atau data item. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu.

Dwi Budiarti (1999:8), mendefinisikan informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau mendatang.

Menurut Aji Supriyanto (2005:243) informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau mendatang.

Hubungan antara data dengan informasi dapat dilihat seperti gambar dibawah ini :

Gambar 2.1. Transformasi data menjadi informasi Penyimpan

Informasi Dat a

(26)

Dari gambar 2.1. dapat dijelaskan bahwa data dapat berupa simbol-simbol, yang dapat berupa huruf dan angka yang diolah menjadi suatu output (informasi) dan hasil pengolahan data tersebut dapat disimpan dalam suatu media penyimpanan, sehingga jika diperlukan dapat ditampilkan atau disajikan kembali.

“Informasi merupakan kumpulan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerima. Tanpa suatu informasi, suatu sistem tidak akan berjalan dengan lancar dan akhirnya bisa mati. Suatu organisasi tanpa adanya suatu informasi maka organisasi tersebut tidak bisa berjalan dan tidak bisa beroperasi ” (Andri Kristanto, 2003:6).

Dengan kata lain sumber informasi adalah data. Data menggambarkan suatu kejadian yang sedang berjalan, dimana data tersebut akan diolah dan diterapkan dalam sistem menjadi input yang lebih berguna dalam suatu sistem, kesalahan dalam mengambil dan memasukkan data dan kesalahan dalam mengolah data akan mneyebabkan kesalahan dalam memberikan informasi.

Kualitas suatu informasi tergantung pada tiga hal yaitu, informasi harus akurat, tepat waktu dan relevan. Akurat artinya informasi tersebut harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bisa atau menyesatkan. Tepat waktu, artinya informasi yang datang kepada penerima tidak boleh terlambat. Relevan, artinya informasi tersebut mempunyai manfaat bagi yang menbutuhkannya.

Nilai dari suatu informasi itu ditentukan oleh dua hal, yaitu manfaat dan biaya untuk mendapatkan informasi tersebut. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih besar/efektif dibandingkan biaya untuk mendapatkannya.

(27)

2.3. Pengertian Sistem Informasi

Sistem Informasi pada suatu sistem meliputi masukan data (input) yang kemudian diolah melalui suatu model dalam pemrosesan data, hasil informasi akan diatangkap kembali sebagai suatu input dan seterusnya, sehingga membentuk siklus informasi yang dapat diperoleh dari sistem informasi sebagai sistem khusus dalam organisasi untuk mengolah informasi tersebut.

Menurut Azhar Susanto (2004:61)

“Sistem informasi adalah kumpulan dari sub-sub sistem baik phisik maupun non phisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan yaitu mengolah data menjadi informasi yang berguna”.

Menurut Laudon (Azhar Susanto,2004:61)

“Sistem informasi merupakan komponen-komponen yang saling berhubungan dan bekerja sama untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menyebarkan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan, koordinasi, pengendalian, dan untuk memberikan gambaran aktivitas didalam perusahaan”.

Sistem informasi dapat terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan (building block), yaitu blok masukan (input block), blok model (model block), blok keluaran (output block), blok teknologi (technology block), blok dasar data (database block) dan blok kendali (control block). Sebagai suatu sistem, keenam blok tersebut masing-masing saling

(28)

berinteraksi satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasarannya.

- Blok masukan : merupakan input yang mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar. - Blok model : terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik

yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

- Blok keluaran : merupakan keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna.

- Blok teknologi : digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem keseluruhan. Teknologi itu sendiri terdiri dari 2 bagian utama, yaitu perangkat software dan hardware.

- Blok basis data : kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.

- Blok kendali : dirancang dan diterapkan untuk mencegah hal-hal yang dapat merusak sistem ataupun kesalahan-kesalahan yang dapat terjadi sewaktu sistem diimplementasikan.

(29)

2.4. Metode Pendekatan Sistem

Salah satu pendekatan yang digunakan dalam suatu analisis dan desain adalah pendekatan secara terstruktur. Analisis terstruktur adalah teknik atas bawah yang sistematis yang menyempurnakan tujuan dan sasaran yang telah ada dengan menggunakan metode bertingkat. Suatu pendekatan yang bekerja dari sudut pandang yang lebih tinggi menuju ketingkat lebih rendah yang lebih rinci, dimana keinginan pemakai disajikan dalam diagram aliran data.

2.4.1. Alat Bantu Perancangan Sistem

Untuk dapat melakukan langkah-langkah pengembangan sistem sesuai dengan metode pembangunan yang terstruktur maka dibutuhkan alat dan teknik untuk melaksanakannya. Alat-alat yang digunakan dalam perancangan sistem pada umumnya berupa diagram.

Adapun alat bantu yang digunakan dalam perancangan pengembangan sistem yang digunakan dalam research adalah :

2.4.1.1. Flow Map

Flow Map mempunyai fungsi sebagai mendefinisikan hubungan antara bagian (pelaku proses),proses(manual/berbasis komputer) dan aliran data (dalam bentuk dokumen keluaran dan m asukan).

(30)

Simbol 2.1. Flow Map

2.4.1.2. Diagram konteks ( Context Diagram )

Diagram Context adalah sebuah diagram sederhana yang menggambarkan hubungan antara entity luar, masukan dan keluaran dari sistem. Diagram kontek dipresentasikan dengan lingkaran tunggal yang mewakili keseluruhan sistem. Symbol - symbol yang digunakan dalam Diagram Context antara lain :

1. Terminal

2 Proses

3 Aliran Data

4 File

(31)

2.4.1.3. Data Flow Diagram

Data Flow Diagram (DFD) adalah gambaran sistem secara logika. Gambaran ini tidak tergantung pada perangkat keras, lunak, struktur data atau organisasi. Pada tahap analisa, penanganan notasi symbol lingkaran dan anak panah mewakili/menggambarkan arus data dalam perancangan sistem sangat membantu sekali didalam komunikasi dengan pemakaian sistem menggunakan notasi-notasi ini untuk menggambarkan arus dari data sistem.

Ada beberapa symbol DFD yang digunakan untuk menggambarkan data beserta proses transformasi data, antara lain :

1. Terminal

2 Proses

3 Aliran Data

4 File

(32)

2.4.1.4. Kamus Data

Kamus data adalah suatu penjelasan tertulis tentang suatu data yang berada di dalam database. Kamus data pertama berbasis kamus dokumen tersimpan dalam suatu bentuk hard copy dengan mencatat semua penjelasan data dalam bentuk yang dicetak. Pada kamus data berbasis komputer, penjelasan data dimasukkan ke dalam komputer dengan memakai Data Description Language (DDL) dari sistem manajemen database. Kamus data tidak perlu dihubungkan dengan diagram arus data dan formulir-formulir kamus data dirancang untuk mendukung diagram arus data.

2.4.2. Perancangan Basis Data

Basis data adalah satu kelompok organisasi data yang terpusat. Basis data secara umum dianalogikan sebagai lemari dokumen atau sekumpulan lemari dokumen (Beynon-Davies, 1991) Basis data diorganisasikan sebagai tempat penyimpanan data.

2.4.2.1. Diagram Relasi-Entitas (E-R Diagram)

Entity Relationship Diagram adalah Entity Relationship yang berisikan komponen-komponen himpunan entitas dan himpunan relasi yang masing-masing dilengkapi dengan atribut-atribut.

Diagram E-R digunakan untuk mengembangkan model tingkat tinggi sistem, yang menggambarkan sebagian besar obyek sistem serta interaksi antara obyek dan atribut-atrabutnya.(Hawryszieycs, 1990).

(33)

Relasi antar table

Pegaw ai NIP Nm _Peg Tgl_Lahir Alm t JK Agam a Kd_Golongan Kd_Jabat an St at us Pendidikan Tm t

Gambar 2.2. Entity Relationship Diagram

2.4.2.2. Kardinalitas

Meskipun Diagram Relasi-Entitas sudah menggambarkan informasi tentang sistem, namun masih ada atribut tambahan yang dapat ditampilkan dengan Diagram E-R untuk melengkapi pemodelan, atribut tersebut adalah kardinalitas relasi. Kardinalitas menunjukkan nomor relasi yang dimiliki oleh suatu entitas. (Hawryszieycs, 1990).

Gaji Pegaw ai

Id_Gaji Wkt u_Gaji Gaji_Pokok Tunj_Anak Tuj_Ist ri Tunj_Jabat an Tot al_Gaji Id_Gaji

M enerim a NIP

(34)

2.4.2.3. Normalisasi

Normalisasi merupakan proses dekomposisi tabel agar terbentuk tabel normal. Bentuk-bentuk normalisasi yangdigunakan adalah:

1. Bentuk Normal kesatu ( 1 NF /First Normal Form )

Syarat agar suatu relasi dapat dikatakan memenuhi bentuk normal kesatu antara lain jika tidak mengandung repeaty group dan harus atomic.

2. Bentuk normal kedua ( 2 NF /Second normal form )

Suatu relasi akan memenuhi bentuk normal kedua apabila telah memenuhi bentuk normal kesatu dan semua atribut bukan kunci harus secara fungsi bergantung penuh pada atribut kunci.

3. Bentuk normal ketiga ( 3 NF /Third normal form )

Suatu relasi dapat memenuhi bentuk normal ketiga jika telah memenuhi syarat normal kedua dan tidak mengandung “Transitive Functional dependenciey” ( ketergantungan transitif /tidak langsung ).

2.5. Pengertian Gaji

Gaji dan upah merupakan bagian dari kompensasi-kompensasi yang paling besar yang diberikan perusahaan sebagai balas jasa kepada karyawannya. Dan bagi karyawan ini merupakan nilai hak dari prestasi mereka, juga sebagai motivator dalam bekerja.

Mulyadi (2001:373) mengemukakan bahwa:

“Gaji umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer, sedangkan

(35)

upah umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh). Umumnya gaji dibayarkan secara tetap perbulan, sedangkan upah dibayarkan berdasarkan hari kerja, jam kerja atau jumlah satuan produk yang di hasilkan”.

2.6. Pengertian Sistem Informasi Penggajian

Sistem Informasi Penggajian merupakan bagian dari Sistem informasi Sumber Daya manusia yang merupakan sub sistem dari Sistem Informasi Manajemen (SIM). SISDM bertujuan untuk menyediakan fasilitas perekaman, mengolah dan menangani database kepegawaian dan proses penggajian pegawai secara otomatis sehingga dapat memberikan informasi dalam bentuk laporan daftar dan rekapitulasi yang dibutuhkan oleh pihak manajerial secara cepat, akurat dan selalu mutakhir mengenai kondisi kepegawaian penggajiannya.

Sistem informasi pengolahan data penggajian merupakan sistem informasi yang mempunyai peranan penting dalam perusahaan.

Menurut Laili(www.google.com : 29 maret 2009)

“ Sistem Penggajian adalah proses yang menentukan tingkat penggajian pegawai, memantau atau mengawasi, mengembangkan serta mengendalikan gaji pegawai”.

Apabila sistem pengolahan data penggajian tidak disertai dengan pengendalian yang baik maka akan terbuka peluang-peluang yang dapat merugikan perusahaan, seperti kolusi para karyawan yang saling menitipkan kartu absensi untuk menghindari keterlambatan, pembayaran gaji kepada karyawan yang fiktif, dan lain sebagainya. Suatu sistem informasi penggajian yang baik

(36)

adalah jika didalamnya terdapat unsur-unsur sistem informasi penggajian seperti adanya tujuan, masukan, keluaran, penyimpanan data, pengolahan, instruksi dan prosedur, pengguna, pengendalian dan pengukuran keamanan, sehingga dapat menunjang keefektifan pengendalian internal penggajian yaitu : (1) Lingkungan pengendalian, (2) Penetapan resiko, (3) Aktivitas pengendalian, (4) Informasi dan komunikasi, (5) Pemantauan.

“Sistem informasi penggajian adalah aplikasi yang digunakan untuk menyimpan data-data pegawai yang secara langsung berpengaruh terhadap penerimaan gaji pegawai”. (www.metacom.web.id)

(37)