3. Dokumentasi Dokumentasi adalah teknik dengan mengumpulkan data dapat
berupa surat, foto, dokumen, buku, notulen dan sebagainya. Dokumentasi dalam penelitian ini diperoleh dari catatan arsip masuk
arsip keluar dan foto mengenai fasilitas yang ada.
E. Instrumen Pengumpulan Data
1 Pedoman Observasi Teknik ini dilakukan dengan mengamati proses pengelolaan
surat masuk, proses penerimaan surat, proses mengolah surat serta proses pengelolaan surat keluar dan pengarsipan surat.Adapun kisi-
kisi instrumen observasi sebagai berikut: Tabel. 1 Kisi-kisi Observasi
No Indikator Observasi
Nomor 1.
Kondisi Fisik 1
2. Suasana Kerja dan Ruang Kerja
2,3,4,5,6 3.
Pengelolaan dan Keamanan 7,8,9,10,11
2 Pedoman Wawancara Pedoman wawancara ini digunakan untuk memperoleh data atau
informasi dari informan kunci dan informan pendukung terkait dengan pengelolaan surat masuk dan surat keluar yang berlangsung di kantor
kecamatan Donorojo. Adapun pedoman wawancara dapat dilihat pada tabel 2 berikut :
Tabel. 2 Pedoman Wawancara No
Indikator Wawancara Jumlah
1. Cara penataan dan cara penyimpanan
surat masuk dan surat keluar 2
2 Tujuan dan manfaat
1 3.
Jumlah pegawai 1
4. Pembagian
kerja dan
faktor pendukung pengelolaan surat
2
5. Pelayanan yang diberikan kepada
masyarakat saat mengurus 1
6. Hambatan dalam pengelolaan
1 7.
Solusi untuk mengatasi hambatan 1
4. Pedoman Dokumentasi Pencarian data ini sangat bermanfaat karena dapat dilakukan
dengan tanpa mengganggu obyek atau suasana peneliti. Penggunaan dokumen ini berkaitan dengan apa yang di analisis. Adapun kisi-kisi
instrument dokumentasi sebagai berikut: Tabel. 3 Kisi-kisi Dokumentasi
No Indikator Dokumentasi
Nomor 1.
Struktur organisasi 1
2. Lingkungan dan tata ruang
2,3
3. Sarana dan prasarana
4 4.
Proses pengelolaan 5
F. Teknik Analisis Data
Teknik analisis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah dengan menggunakan analisis interaktif. Terdapat tiga tahap untuk
mendapatkan data yang valid dalam penelitian deskriptif kualitatif yaitu sebagai berikut:
1. Reduksi Data Mereduksi data berarti merangkum, memilih hal-hal yang pokok,
memfokuskan atau pemusatan pada hal-hal yang penting. Dengan demikian data yang telah direduksi akan memberikan gambaran yang
lebih jelas, serta mempermudah peneliti untuk melakukan pengumpulan data selanjutnya. Dalam mereduksi data setiap peneliti akan dipandu
oleh tujuan yang akan dicapai. 2. Penyajian Data
Setelah data direduksi, maka langkah selanjutnya adalah menyajikan data, dalam penelitian kualitatif peyajian data dilakukan
dalam bentuk uraian singkat, bagan, hubungan antar kategori, dan sejenisnya.Sekumpulan
informasi tersusun
sehingga adanya
kemungkinan penarikan
kesimpulan.Penyajian data akan
mempermudah untuk memahami apa yang terjadi dan merencanakan yang akan di lakukan selanjutnya.
3. Penarikan Kesimpulan Langkah ketiga dalam analisis data dalam penelitian kualitatif
menurut Miles dan Huberman adalah penarikan kesimpulan dan verivikasi. Kesimpulan awal yang dikemukakan masih bersifat
sementara, dan akan mengalami perubahan apabila tidak ditemukan bukti yang kuat mendukung pada tahap pengumpulan data berikutnya.
Apabila kesimpulan yang telah di kemukakan sudah didukung dengan bukti yang valid dan konsisten, maka kesimpulan yang
dikemukakan merupakan kesimpulan yang kredibel.Dengan demikian kesimpulan dalam penelitian kualitatif dapat menjawab rumusan
masalah yang dulu sudah ditetapkan. Secara ringkas dapat digambarkan bahwa analisis data menurut
Miles dan Michael Huberman sebagai berikut:
Reduksi Data
Penyajian Data
Kesimpulan –Kesimpulan
PenarikanVerivikasi
Gambar 3. Tahap Analisis Data
G. Teknik Keabsahan Data
