Pengelolaan Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU

(1)

TUGAS AKHIR

PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR

PADA BAGIAN KEMAHASISWAAN

FAKULTAS EKONOMI USU

OLEH :

ULFA HUMAIRA

072103050

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN

(2)

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr. Wb.

Dengan segala kerendahan hati syukur alhamdulillah penulis ucapkan atas kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan Tugas Akhir ini guna memenuhi salah satu persyaratan akademik dalam menyelesaikan program studi pendidikan Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Serta salawat beriring salam kepada junjungan besar Nabi Muhammad SAW yang telah membawa umat-Nya dari alam yang penuh kegelapan menuju alam yang penuh dengan ilmu pengetahuan.

Adapun judul Tugas Akhir ini adalah “PENGELOLAAN SURAT

MASUK DAN SURAT KELUAR PADA BAGIAN KEMAHASISWAAN FAKULTAS EKONOMI USU”.

Dengan kemampuan yang masih terbatas, penulis menyadari bahwa sepenuhnya Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna dan sederhana sekali sebagai suatu karya ilmiah. Hal ini adalah sebagai akibat dari keterbatasan waktu, ilmu, dan pengetahuan penulis. Untuk itu saran dan kritik yang membangun dari berbagai pihak untuk menyempurnakan Tugas Akhir ini.

Selanjutnya pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah memberikan bantuan, bimbingan dan dukungannya baik moril, materil, dan spiritual baik secara langsung maupun tidak langsung sehingga memungkinkan penulis dapat

(3)

menyelesaikan Tugas Akhir ini. Dengan tulus penulis mengucapkan terima kasih kepada :

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, SE, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si selaku Ketua Program Studi Diploma III Kesekretariatan.

3. Ibu Dr. Arlina Nurbaity Lubis, MBA selaku Sekretaris Program Studi Diploma III Kesekretariatan.

4. Ibu Dra. Fepty Aniar, SE, M.Si selaku Kepala Sub Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

5. Ibu Dr. Prihatin Lumbanraja SE, MSi selaku Dosen Pembimbing penulis yang telah meluangkan waktu, tenaga dan pikiran untuk memberikan bimbingan, arahan, dan koreksi dalam proses penyelesaian tugas akhir, sehingga penulisan tugas akhir ini dapat terselesaikan dengan baik.

6. Ibu Dra. Friska Sipayung, SE, M.Si selaku dosen Penasehat Akademik.

7. Ibu Ema selaku pegawai administrasi bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang telah memberikan data yang diperlukan dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.

8. Teristimewa kepada Ibunda Siti Wardjiah yang telah memberikan kasih sayang, perhatian, pengorbanan serta dorongan semangat kepada ananda sehingga penulis dapat menyelesaikan pendidikan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

(4)

9. Kedua adikku yang tersayang, Okky dan Ikram, serta abang-abangku, Boy, Riki dan Eby yang telah membantu memberikan semangat dan doa kepadaku dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.

10. Teman-temanku di Program Studi Diploma III Kesekretariatan Stambuk 2007, Ayu, Ira, Latifah, Iin, Zahara, Rere, Putri, Titin serta seluruh teman-teman D-III Kesekretariatan lainnya.

11. Teman-teman seperjuangan selama magang Group 07 : Ayu, Dinda, Olin, Feby, dan Wirdah. Walaupun, hanya selama sepuluh minggu kita bersama, tetapi kenangan-kenangan bersama kalian tidak akan pernah aku lupakan.

Akhir kata, besar harapan penulis semoga Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat bagi rekan-rekan pembaca sekalian.

Medan, Maret 2010 Penulis

(5)

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR TABEL ... v

DAFTAR GAMBAR ... vi

DAFTAR LAMPIRAN ... ... vii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang ... 1

B. Perumusan Masalah ... 4

C. Tujuan Dan Manfaat Penelitian ... 5

D. Jadwal Kegiatan ... 6

E. Sistematika Penulisan ... 7

BAB II PROFIL INSTANSI ... 8

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU ... 8

B. Jenis Usaha/Kegiatan ... 11

C. Struktur Organisasi ... 12

D. Job Description ... 17

E. Kinerja Usaha Terkini ... 22

F. Rencana Kegiatan ... 23

BAB III PEMBAHASAN ... 24

A. Fungsi Surat Dan Bentuk Surat ... 24

B. Pengelolaan Surat Masuk Dan Surat Keluar ... 28

C. Penataan Arsip ... 39

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 45

A. Kesimpulan ... 45

B. Saran ... 48

(6)

DAFTAR TABEL

No Halaman

(7)

DAFTAR GAMBAR

No Halaman

(8)

DAFTAR LAMPIRAN

1. Surat Masuk Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU 2. Surat Keluar Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU

(9)

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Perkembangan dunia usaha sangat erat kaitannya dengan pelaksanaan sistem informasi dan komunikasi yang handal. Semakin tinggi teknologi komunikasi yang digunakan maka akan semakin mempercepat proses penyampaian informasi. Seiring dengan berkembangnya zaman, teknologi komunikasi berkembang begitu pesat dengan banyak bermunculannya berbagai alat telekomunikasi yang canggih, seperti; telepon, telepon seluler (HP), televisi, radio, telegram, faksimile, e-mail, facebook dan lain sebagainya. Pada umumnya, perusahaan-perusahaan pun sudah banyak menggunakan alat komunikasi yang canggih dan modern dalam penyampaian informasi, namun masih ada komunikasi tertulis yang tidak dapat dilupakan keberadaannya, bahkan masih tetap kokoh terpakai seolah tak bisa tergantikan oleh berbagai peralatan komunikasi yang canggih dan modern tersebut. Komunikasi tertulis tersebut adalah surat.

Surat merupakan alat komunikasi tulisan yang sampai sekarang masih

efektif diterapkan demi kelancaran operasi suatu perusahaan. Surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan

kepada pihak lain untuk menyampaikan warta. (Barthos, 2003:36). Menurut Bratawidjaja (2001) mengatakan “Surat merupakan alat komunikasi tertulis yang efektif, merangkum informasi secara lengkap, jelas dan dapat dipertanggungjawabkan serta sebagai dokumen penting yang sewaktu-waktu

(10)

dapat dijadikan sebagai alat bukti tertulis. Surat masih digunakan sampai sekarang karena surat memiliki kelebihan dibandingkan dengan sarana komunikasi lainya kelebihan tersebut karena surat lebih praktis, efektif dan ekonomis. Surat selain berfungsi sebagai alat komunikasi juga berfungsi sebagai pengingat, bahan bukti hitam diatas putih yang memiliki kekuatan hukum, sumber data, alat pengikat, jaminan, wakil, alat promosi.

Dalam suatu lembaga baik swasta maupun pemerintah dalam melakukan kegiatan operasional perusahaannya tidak terlepas dari kegiatan surat-menyurat atau korespondensi, maka dari itu di dalam suatu perusahaan atau instansi, kegiatan surat-menyurat harus mendapatkan perhatian yang sungguh, karena isi dari surat pada perusahaan atau instansi akan menjadi sarana pencapaian tujuan dari perusahaan/instansi yang bersangkutan, maka dari itu perlu adanya pengelolaan surat. Menurut Djuhari (2004) mengingat begitu penting peranan surat maka sudah selayaknya suatu perusahaan mengadakan penanganan khusus terhadap surat menyurat sehingga surat akan membantu perusahaan dalam mencapai tujuan dan terlaksananya tugas pokok yang telah direncanakan. Setiap surat masuk yang diterima dan surat keluar yang dikirim oleh suatu organisasi pemerintah maupun swasta mempunyai nilai yang sangat penting, baik sebagai alat komunikasi, sebagai pusat ingatan, sebagai bukti otentik dan sekaligus dapat menunjukkan dinamika atau kegiatan hidup suatu kantor atau organisasi tersebut. Oleh karena itu pengelolaan atau penanganan surat masuk dan

(11)

keluar harus dilakukan setepat-tepatnya sehingga selalu dapat diikuti proses perkembangannya.

Pembuatan surat harus dilakukan dengan hati-hati agar citra yang baik dari organisasi dapat tercermin lewat surat tersebut. Dalam hal ini peranan pembuat surat dan para penata administrasi kantor sangat penting dalam melaksanakan hubungan komunikasi. Sistem penanganan surat masuk dan surat keluar mencakup pekerjaan kantor yang dilakukan oleh seorang petugas dengan menggunakan sistem untuk membantu pencapaian informasi melalui surat tersebut.

Kegiatan pengelolaan surat-menyurat ini termasuk suatu kegiatan penting yang dikerjakan bagian khusus yaitu unit atau seksi ekpedisi pengurusan surat masuk. Pengelolaan surat masuk sangat penting terhadap pekerjaan kantor karena itu diperlukan suatu ketelitian serta melalui beberapa tahap yakni mulai dari penerimaan surat, pembukuan surat, pencatatan surat, penyortiran surat dan akhirnya pendistribusian surat. Begitu juga dengan surat keluar sama pentingnya bagi perusahaan karena surat keluar merupakan data dan informasi mengenai perusahaan yang dapat memberikan reputasi yang baik terhadap perusahaan. Pengelolaan surat keluar meliputi beberapa tahap yakni mulai dari penyiapan konsep surat, persetujuan konsep surat, registrasi dan pemberian nomor, pengetikan surat, penandatanganan surat, pencatatan surat keluar dan akhirnya pengiriman surat.

(12)

Berdasarkan uraian di atas, maka penulis memilih judul mengenai

“Pengelolaan Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU” agar diperoleh pemahaman yang

lebih mendalam tentang pengelolaan surat-menyurat yang mempunyai peranan penting dalam perusahaan.

B. Perumusan Masalah

Didalam Tugas Akhir ini penulis akan mencoba untuk membahas permasalahan mengenai “Bagaimana pengelolaan surat masuk dan surat

(13)

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan Penelitian

Tujuan Penelitian dalam penulisan tugas akhir ini adalah untuk mengetahui bagaimana pengelolaan surat masuk dan surat keluar yang dilaksanakan pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU.

2. Manfaat Penelitian

Manfaat penelitian yang diharapkan antara lain:

a. Memberikan berbagai masukan atau informasi yang berguna demi terciptanya pengelolaan surat masuk dan surat keluar yang efektif dan efisien.

b. Sebagai bahan referensi bagi para peneliti lainnya.

c. Menambah pengetahuan dan pengalaman penulis tentang pengelolaan surat masuk dan surat keluar sehingga penulis dapat membandingkan antara praktek dengan teori yang didapatkan selama mengikuti perkuliahan.

(14)

D. Jadwal Kegiatan

Dalam pembuatan Tugas Akhir ini, penulis membuat jadwal kegiatan, gunanya agar waktu yang diperlukan dapat dibagi-bagi dengan teratur, supaya penulisan Tugas Akhir ini dapat diselesaikan tepat pada waktunya. Adapun jadwal kegiatan dapat dilihat pada Tabel 1.1 sebagai berikut:

Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan

No Kegiatan

Minggu Ke-1

Minggu Ke-2

Minggu Ke-3

Minggu Ke-4

1 Persiapan

2 Pengumpulan Data

3 Analisis dan Pembahasan 4 Pengetikan

(15)

E. Sistematika Penulisan

Berikut merupakan rincian sistematika penulisan pada penulisan tugas akhir ini antara lain:

BAB I : PENDAHULUAN

Pada bab ini akan menjelaskan latar belakang masalah, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian serta memaparkan jadwal kegiatan dan sistematika penulisan.

BAB II : PROFIL PERUSAHAAN

Pada bab ini diuraikan mengenai sejarah ringkas perusahaan, struktur organisasi, job description, jenis usaha/kegiatan, kinerja usaha terkini, rencana kegiatan perusahaan.

BAB III : PEMBAHASAN

Membahas tentang penelitian yang dilakukan penulis pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU yang berkaitan dengan fungsi surat, bentuk-bentuk surat dan pengelolaan surat masuk, pengelolaan surat keluar dan pengelolaan arsip.

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

Menjelaskan kesimpulan menyeluruh sesuai dengan topik penelitian dan kemudian menguraikan saran yang relevan dengan kesimpulan.

(16)

BAB II

PROFIL INSTANSI

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU

Universitas Sumatera Utara (USU) diprakarsai oleh pemuka masyarakat Sumatera Utara dan Aceh dengan membentuk Yayasan USU dan mendirikan Fakultas Kedokteran pada 20 Agustus 1952 sebagai fakultas pertama. Menyusul kemudian Fakultas Hukum, Pertanian dan Teknik. Pada tahun 1959, Fakultas Ekonomi USU pertama kali didirikan oleh Yayasan USU berlokasi di Kutaraja (sekarang Kota Banda Aceh), dan Dr. Teuku Iskandar menjabat sebagai Dekan pada waktu itu.

Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada saat itu, tekhnik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).

Berhubung Fakultas Ekonomi USU yang berkedudukan di Banda Aceh menjadi bagian dari Universitas Syah Kuala, pada tahun 1961 USU membuka kembali Fakultas Ekonomi di Medan. Penetapan dilakukan dengan surat keputusan Menteri Pendidikan Tinggi RI No. 64/1961 tanggal 24 November 1961 yang berlaku surut terhitung mulai 1 Oktober 1961. Berdasarkan surat keputusan tersebut, tanggal 24 Nopember diperingati sebagai hari lahir atau Dies Natalis Fakultas Ekonomi USU.

(17)

Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No. 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen. Pendidikan tinggi No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan No.23/DIKTI/Kep/1987 No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 Program Pendidikan D-III.

1. Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3 (tiga) Departemen, yaitu : a. Departemen Ekonomi Pembangunan

b. Departemen Manajemen c. Departemen Akuntansi 2. Program Diploma-III terdiri dari :

a. Jurusan Kesekretariatan b. Jurusan Akuntansi c. Jurusan Keuangan

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.

(18)

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :

1. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, manajemen dan akuntansi yang berorientasi pasar, 2. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan dan

peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen,

3. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT BHMN,

4. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya,

5. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dan internasional.

(19)

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :

1. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional. 2. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan

penelitian-penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap perkembangan/perubahan.

B. Jenis Usaha/Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi : Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat.

(20)

Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.

C. Struktur Organisasi

Struktur Organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Untuk menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi, diperlukan sebuah struktur organisasi. Struktur organisasi menunjukkan adanya pembagian kerja dan meninjukkan bagaimana fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan yang berbeda-beda tersebut diintegrasikan (koordinasi). Selain daripada itu struktur organisasi juga menunjukkan spesialisasi-spesialisasi pekerjaan, saluran perintah dan penyampaian laporan.

Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseroangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertical melalui saluran tunggal. Struktur organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1

(21)

Rektor dan Pembantu

Dekan dan Pembantu

Dewan Pertimbangan

F k lt

Ketua dan Sekretaris

D t

Unit Penunjang

F k lt Kepala Bagian

Tata Usaha F k lt

Kepala Sub Bagian T t U h Ketua

Lab/Studio/

Kepala Sub Bagian T t U h Ketua Program St di Ketua Program St di

Gambar 2.1 : Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU Sumber : Fakultas Ekonomi USU ( Tahun 2009 )

(22)

PIMPINAN UNIVERSITAS

Rektor : Prof. Chairuddin P. Lubis D.T.M & H, Sp.A. (K) Pembantu Rektor I : Prof. Dr. Ir. Sumono, M.S.

Pembantu Rektor II : Prof. Subhilhar, Ph.D. Pembantu Rektor III : dr. Linda T. Maas, M.P.H.

Pembantu Rektor IV : Prof. Dr. Ir. Sukaria Sinulingga, M.Eng. Pembantu Rektor V : Ir. Isman Nuriadi

PIMPINAN FAKULTAS

Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec. Pembantu Dekan I : Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak Pembantu Dekan II : Fahmi Natigor SE, AK, MAcc Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE, MSi

DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS

Ketua : Drs Erwin Abubakar, MBA, Ak Sekretaris : Dra. Komariah Pandia, MSi Anggota : • Prof. Bachtiar Hassan Miraza

• Prof. Moenaf Hamid Regar, MSAc • Prof. Dr. Amrin Fauzi

• Prof. Dr. Arnita Zainuddin, MSi

• Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MBA, MAFIS • Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, Msi

(23)

• Prof. Dr Azhar Maksum, MEc.Acc • Prof. Drs. Robinson Tarigan, MRP • Prof. Dr. Ramli, MS

• Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec • Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak • Ami Dilham, SE, MSi

• Drs. Arifin Akhmad, Msi, Ak • Wahyu Ario Pratomo,SE, MEc

DEPARTEMEN

S1 Ekonomi Pembangunan

Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, MEc. Sekretaris : Dr. Irsad Lubis, SE, M.Soc.Sc.

S1 Manajemen

Ketua : Prof. Dr. Ritha F. Dalimunte, SE, MSi. Sekretaris : Nisrul Irawaty, SE, MBA

S1 Akuntansi

Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, MSi, Ak. Sekretaris : Fahmi N. Nasution, SE, MAcc, Ak.

(24)

PROGRAM DIPLOMA Keuangan

Ketua : Prof. Dr. Paham Ginting, SE, MSc Sekretaris : Syafrizal Helmi, SE, MSi

Akuntansi

Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, MSi, Ak Sekretaris : Iskandar Muda, SE, MSi, Ak

Kesekretariatan

Ketua : Dr. Endang Sulistya Rini, SE, MSi Sekretaris : Dr. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA

BAGIAN TATA USAHA

Kep. Bag. Tata Usaha : Sofia Anita, SE Kasub. Personalia : Dra. Komariah Kasub. Keuangan : Eka Juliani, SE Kasub. Perlengkapan : Simba Sembiring, SE Kasub. Akademik : Pepti Aniyar, SE Kasub. Kemahasiswaan : Zailina, SE

(25)

D. Job Description

Berikut ini adalah job description dari setiap unit pada bagian

1. Bagian Tata Usaha

Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggara Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.

b. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan, akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan

d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan dan kearsipan.

e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas.

f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.

g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas. h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan

fakultas

(26)

j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas

k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.

2. Sub Bagian Akademik

Tugasnya adalah :

a. Menyususn Rencana Kerja dan Anggaran Tahun (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian

b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian, Pengabdian/ Pelayanan kepada masyarakat

c. Melakukan administrasi akademik

d. Melakukian penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik e. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas

g. Melakukan administrasi penelitian dan Pengabdian/Pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas

h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

3. Sub Bagian Umum dan Keuangan

Tugasnya adalah:

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

(27)

b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan.

c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas. d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan

pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas. e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.

f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembekuan, pengeluaran, dan pertanggungjawaban keuangan.

g. Melalukan pembayaran gaji honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.

h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.

i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surang bidang keuangan.

j. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan lapran bagian.

4. Sub Bagian Kepegawaian

Tugasnya adalah:

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. c. Melakukan urusan mutasi pegawai

(28)

e. Memproses penempatan angka kredit jabatan fungsional usul kenaikan jabatan/pankat surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, izin dan cuti

f. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai g. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional h. Memproses pelanggaran disiplin pegawai

i. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan lapran bagian

5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni

Tugasnya adalah:

a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan (RKAT) bagian dan mempersiapkan penyusunan dan RKAT bagian.

b. Mengumpul dan mengelola data di bidang kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.

d. Melakukan pemberian izin/Rekomendasi kegiatan Kemahasiswaan. e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.

f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat Universitas. g. Melakukan penyusunan beasiswa Pembina karir dan layanan kesejahteraan

mahasiswa.

h. Mengoperasikan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni.

i. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kemahasiswaan dan alumni.

(29)

j. Menyusun laporan kerja Sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

k. Melakukan penyajian info di bidang kemahasiswaan.

6. Sub Bagian Perlengkapan

Tugasnya adalah:

a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan (RKAT) bagian dan mempersiapkan penyusunan dan RKAT fakultas.

b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan

c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan.

d. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan.

e. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan perlengkapan.

f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.

g. Menyusun laporan kerja Sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

(30)

E. Kinerja Usaha Terkini

Setiap perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan sumber daya manusia yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isra' Mi'raj, dan lain-lain) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.

(31)

F. Rencana Kegiatan

Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara anatara lain:

1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil 2. Perkuliahan semester genap/ganjil

3. Ujian Mid Semester dan ujian Final Semester genap/ganjil 4. Wisuda mahasiswa

(32)

BAB III PEMBAHASAN

A. Fungsi Surat dan Bentuk Surat 1. Fungsi Surat

Surat mempunyai peranan yang sangat penting sebagai alat komunikasi tertulis dalam kehidupan bermasyarakat dewasa ini. Sepucuk surat selain berfungsi sebagai alat-alat penyampaian pesan dapat pula berfungsi sebagai alat pengingat (warkat) dan arsip serta sebagai alat bukti. Tetapi yang perlu digaris bawahi adalah tidak semua surat dapat disebut sebagai warkat, arsip dan dokumen. Surat baru dapat disebut sebagai warkat, arsip dan dokumen apabila surat tersebut berfungsi sebagai alat pengingat. Fungsi-fungsi surat adalah:

a. Sebagai sarana komunikasi

Surat merupakan sarana komunikasi yang ekonomis, efektif dan praktis. b. Sebagai wakil penulis

Surat menjadi wakil dari pembuat surat yang membawa pesan, misi atau informasi yang hendak disampaikan kepada penerima.

c. Bahan bukti

Surat digunakan untuk mengingat karena surat merupakan sarana komunikasi secara tertulis, maka surat dapat dijadikan bahan bukti yang mempunyai kekuatan hukum

(33)

d. Sumber data

Surat dapat menjadi sumber data yang dapat digunakan untuk informasi atau petunjuk keterangan untuk di tindak lanjuti.

e. Bahan pengingat

Surat mengingatkan seseorang dalam kegiatan atau aktifitasnya dimasa lalu yang bisa dipergunakan untuk melakukan kegiatan selanjutnya baginya.

2. Bentuk-bentuk Surat

Bentuk surat adalah tata letak/posisi bagian-bagian surat. Bentuk surat yang sesuai akan menimbulkan kesan yang baik bagi penerima surat. Salah satu hal yang menentukan serasi atau tidaknya suatu surat ialah bentuk surat yang digunakan. Penempatan bagian-bagian surat pada posisi tertentu akan membentuk model (style) yang tertentu pula, sehingga dalam penulisan surat hendaknya dipilih bentuk yang tepat untuk memperoleh efisiensi kerja yang maksimal, adapun beberapa bentuk surat yaitu:

a. Bentuk Setengah Lurus

Surat yang berbentuk setengah lurus di susun dengan aturan, semua bagian surat di ketik mulai dari margin kiri yang sama, batas-batas bagian surat di ketik dengan menambahkan jarak 5 (Lima) ketukan dan setiap paragraf baru di mulai pada margin yang sama diantara paragraf yang satu dan yang lainnya berjarak satu spasi.

(34)

b. Bentuk Lurus

Bentuk lurus pada dasarnya hampir sama dengan bentuk lurus penuh. Bedanya terletak pada pengetikan tanggal surat, nama jabatan, tanda tangan, nama terang dan NIP, salam penutup, semuanya terletak di margin sebelah kiri.

c. Bentuk Lekuk dan Gerigi

Bentuk lekuk dan gerigi (Indented Style) yaitu setiap paragraf diketik agak menjorok ke dalam. Paragraf yang satu dan paragraf yang lainnya tidak perlu berjarak.

d. Bentuk Resmi Indonesia Lama

Bentuk resmi Indonesia lama yaitu penulisan alamat surat diketik sebelah kanan di bawah tanggal surat.

e. Bentuk Resmi Indonesia Baru

Bentuk resmi Indonesia baru merupakan variasi bentuk setengah lurus dan bentuk resmi Indonesia lama, bedanya dengan bentuk setengah lurus terletak pada penulisan salam penutup yang berada pada margin kanan yang setara dengan penulisan tembusan.

Penggunaan bentuk surat oleh setiap organisasi/instansi dewasa ini berbeda-beda, sehingga belum terdapat bentuk surat yang dianggap baku, yang akan dipakai sebagai pedoman dalam surat-menyurat. Pada umumnya bentuk surat yang akan dipergunakan oleh setiap instansi ditentukan berdasarkan peraturan yang bermula dari kebiasaan-kebiasaan yang dianggap baik. Dalam hal membuat surat resmi, hendaknya dipilih bentuk yang sesuai, guna memperoleh efisiensi yang maksimal.

(35)

Bentuk surat yang biasa digunakan pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU adalah:

a. Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style) b. Bentuk Lurus (Block Style)

Kedua bentuk surat ini sudah sesuai dengan kebutuhan di dalam pengkonsepan surat-surat pada bagian Kemahasiswaan. Karena bagian Kemahasiswaan merupakan bagian dari Fakultas Ekonomi USU yang merupakan instansi pendidikan, jadi bentuk surat yang dipakai pun tidak banyak ragam macamnya. Selain itu, pada bagian-bagian lain di Fakultas Ekonomi USU, kedua macam bentuk surat ini sudah dijadikan bentuk surat yang biasa digunakan di dalam pengkonsepan surat-surat pada Fakultas Ekonomi USU. Oleh karena itu, kedua bentuk surat inilah yang juga digunakan pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU.

(36)

B. Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar 1. Pengelolaan Surat Masuk

Prosedur pengelolaan surat yang baik hendaknya menggunakan langkah-langkah sebagai berikut:

a. Penerimaan

Tugas penerimaan adalah :

1) Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk, 2) Meneliti ketepatan alamat sipengirim surat,

3) Menggolongkan surat sesuai dengan urgensi penyelesaian,

4) Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah diterima.

b. Penyortiran

Penyortiran dapat dilakukan berdasarkan atas golongan surat biasa, rutin dan rahasia. Penyortiran adalah kegiatan memisah-misahkan surat untuk pengolahan lebih lanjut.

c. Pencatatan

Setelah surat dicatat distempel (cap) serta memeriksa ketepatan jenis ataupun jumlah lampiran yang harus diterima maka langkah berikutnya adalah melakukan pencatatan.

d. Mengagendakan surat masuk.

Mengagendakan surat adalah kegiatan mencatat surat masuk dan surat keluar kedalam buku agenda. Setiap surat masuk dicatat dan diberi nomor agenda surat masuk. Kemudian, digunakan kartu kendali untuk mengendalikan surat masuk ini dalam hal penyampaian surat. Kartu kendali adalah sehelai kartu

(37)

tipis berukuran 10 x 15 cm berisi kolom-kolom untuk mencatat surat masuk dan surat keluar serta untuk mengendalikan surat tersebut. Kartu kendali berfungsi sebagai pengganti buku agenda, yang mana penggunaannya dapat ditulis rangkap 2, rangkap 3 ataupun rangkap 4, sesuai dengan kebutuhan masing-masing kantor.

e. Pengarahan dan penerusan

Surat-surat yang perlu diproses lebih lanjut, harus diarahkan dan diteruskan kepada pejabat yang berhak mengolahnya.

f. Penyampaian surat

Penyampaian surat dilakukan oleh petugas pengarah atau ekspedisi yang dilaksanakan dengan langkah- langkah sebagai berikut:

1) Surat yang sudah berdisposisi terlebih dahulu dicatat dalam buku Ekspedisi Intern.

2) Menyampaikan surat terlebih dahulu melalui buku ekspedisi kepada pejabat yang bersangkutan.

3) Petugas pengarah atau ekspedisi mengembalikannya kepada urusan agenda untuk dicatat dalam buku pengarahan.

g. Penyimpanan berkas atau arsip surat masuk

Penyimpanan berkas atau arsip surat dari pimpinan dilakukan oleh unit pengolah dengan mempergunakan metode kearsipan yang berlaku untuk kantor tersebut.

Dalam penanganan surat pada setiap kantor tidak akan mungkin sama. Hal ini dipengaruhi oleh frekuensi kegiatan atau besar kecilnya

(38)

kantor tersebut juga prosedur, tata cara dan bentuk perlengkapan yang digunakan. Misalnya pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU, surat yang masuk ke bagian ini sebagian besar berasal dari Biro Rektor, yakni dari Pembantu Rektor III (Bagian Kemahasiswaan). Surat-surat masuk ini biasanya diantar oleh petugas khusus dari Biro Rektor yang ditugaskan untuk mengantar surat-surat tersebut ke bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU. Surat-surat yang masuk ke bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU ini biasanya berisi tentang informasi lowongan kerja, informasi beasiswa, undangan seminar dan lain-lain.

Berikut ini akan dijelaskan sistem pengelolaan surat masuk pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU:

a. Penerimaan Surat

Surat masuk yang diantar oleh petugas Biro Rektor diterima oleh pegawai bagian Kemahasiswaan dan diperiksa kebenaran alamat serta kelengkapan lampirannya.

b. Penyortiran Surat

Surat yang telah diterima oleh pegawai bagian Kemahasiswaan kemudian dipisah-pisahkan menurut golongannya, mana surat biasa, rutin atau rahasia.

c. Pencatatan Surat

Mencatat surat dapat dilakukan dengan buku agenda dan kartu kendali. Namun, pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU, pencatatan surat cukup menggunakan buku agenda tanpa perlu menggunakan

(39)

kartu kendali. Surat masuk tersebut lalu dicatat oleh pegawai bagian Kemahasiswaan di dalam buku agenda. Dengan menggunakan buku agenda surat masuk dibedakan menurut tanggal, bulan dan tahunnya.

d. Pengarahan Surat

Pengarahan/pengendalian surat menentukan kepada siapa surat itu akan disampaikan. Para pegawai di bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU menentukannya melalui isi dari surat.

e. Mendistribusikan surat

Setelah semua surat sudah ditentukan akan kemana surat tersebut diarahkan maka dilakukan pendistribusian surat sesuai dengan tujuannya.

f. Pengolahan Surat

Pada tahap ini, surat masuk yang sudah didistribusikan siap dibaca dan ditindak lanjuti oleh unit pengolah masing-masing. Karena surat yang masuk pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU sangat beragam pokok permasalahannya, maka proses penindaklanjutan dari masing-masing surat pun beragam. Misalnya, seperti surat masuk yang berisi tentang undangan seminar. Surat seperti ini hanya perlu proses pembalasan surat kepada si pengirim surat. Beda halnya dengan surat tentang informasi beasiswa ataupun lowongan kerja. Para pegawai di bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU juga harus mengumumkan kepada mahasiswa tentang isi dari surat tersebut dan melakukan proses lebih lanjut mengenai surat tersebut.

(40)

g. Penyimpanan Surat

Setelah surat masuk sudah sampai ke tujuan yang dimaksudkan, maka surat yang kira-kira sudah selesai dibaca dan ditindaklanjuti akan disimpan di dalam arsip map SURAT MASUK. Map ini disimpan di dalam sebuah lemari kaca yang terdapat di bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU.

Dari penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa di bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU terdapat perbedaan pada saat pencatatan surat. Di dalam bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU, pencatatan surat masuknya tidak menggunakan kartu kendali, tetapi hanya menggunakan buku agenda. Namun hal ini, tidak berpengaruh besar bagi pengelolaan surat masuk pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU dan juga tidak terlalu menghambat proses penyampaian setiap surat masuk yang datang ke bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU ini. Alasannya adalah karena bagian Kemahasiswaan merupakan suatu unit bagian di dalam Fakultas Ekonomi USU yang tidak terlalu besar/luas jangkauan kerjanya. Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU memiliki struktur organisasi yang sangat sederhana dengan hanya memiliki satu pimpinan, yakni Pembantu Dekan III dan dengan jajaran pegawai yang hanya terdiri dari beberapa orang saja. Jadi, surat-surat yang masuk ke dalam bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU, walaupun pencatatan suratnya tidak disertai dengan penggunaan kartu kendali, tetapi proses pengelolaan surat masuknya tetap berjalan lancar.

(41)

Justru bila menggunakan kartu kendali, dapat menyebabkan kesulitan dalam pengelolaan surat masuknya. Pengelolaan surat masuknya bisa menjadi lebih kompleks atau rumit untuk dikerjakan karena bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU merupakan suatu unit bagian yang memiliki struktur organisasi yang sederhana dengan jangkauan area kerja yang tidak terlalu luas. Jadi, dengan tidak menggunakan kartu kendali, justru pengelolaan surat masuk di bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU menjadi lebih mudah dan cepat dalam pengurusannya.

(42)

2. Pengelolaan Surat Keluar

Selain untuk memperlancar komunikasi, surat keluar juga memiliki fungsi utama yakni sebagai wakil dari penulis. Surat keluar yang tatanan kalimat, susunan bahasa serta format penulisannya rapi akan mencerminkan citra yang bagus dari instansi yang mengirimkan surat tersebut. Untuk itu, proses pengelolaan surat keluar amat sangat penting dan harus dilakukan dengan benar-benar teliti. Dalam hal ini, peranan pembuat/pengkonsep surat sangatlah diharapkan keprofesionalismeannya.

Prosedur pengelolaan surat keluar yang baik hendaknya menggunakan langkah-langkah sebagai berikut:

a. Pembuatan konsep surat

Konsep surat disebut juga dengan istilah draft. Konsep surat dibuat dan disusun sesuai bentuk surat yang benar atau yang dikehendaki pimpinan.

b. Pengetikan

Apabila konsep surat telah mendapat persetujuan dan memperoleh kode atau nomor surat, diserahkan kepada unit pengolah. Kemudian kepala unit pengolah harus tekun dan teliti mentaklik hasil pengetikan konsep surat hingga konsep surat itu menjadi bentuk surat (Net Surat), setelah melalui koreksi kesalahan.

c. Mengetik surat dalam bentuk akhir

Konsep yang telah disetujui pimpinan kemudian diketik dalam bentuk akhir pada kertas berkepala surat atau kop surat.

(43)

d. Penandatanganan

Net surat itu kemudian disampaikan kepada pimpinan, atau pejabat yang berwenang untuk menandatangani.

e. Pencatatan

Dalam pencatatan ini, kegiatan – kegiatan yang dilakukan yaitu sebagai berikut :

1) Net surat yang telah ditandatangani, dicap disertai kelengkapan lainnya, seperto (Lampiran dan amplop)

2) Surat dinas resmi ini lebih dulu dicatat dalam buku verbal oleh petugas yang disebut verbalis.

3) Surat dinas setelah selesai dicatat dalam buku verbal, kemudian surat tersebut siap untuk dikirim.

Dilihat dari pengelolaan surat yang diterima oleh instansi (surat masuk) dan yang keluar (surat keluar) dari instansi harus memperhatikan beberapa prosedur untuk mencapai efisiensi kerja dan kelancaran administrasi surat menyurat. Pengelolaan surat keluar tidak hanya harus benar-benar teliti dan cermat, tetapi kecepatan dalam prosesnya (dalam segi waktu) pun sangat diharapkan sehingga surat dapat lebih cepat sampai kepada penerima. Berikut ini adalah sistem pengelolaan surat keluar pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU:

a. Permintaan Pembuatan Surat

Pada tahap awal ini, mahasiswa mendatangi bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU untuk minta dibuatkan surat. Surat ini

(44)

bermacam-macam jenisnya, misalnya surat riset bagi mahasiswa yang akan melaksanakan riset/survei di instansi lain, surat untuk memperoleh KTM baru, surat izin tinggal di asrama putri dan lain sebagainya.

b. Penyiapan Konsep Surat dan Pengetikan Surat

Permintaan pembuatan surat dari mahasiswa akan ditindaklanjuti oleh pegawai bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU dengan mencari bentuk konsep surat yang memang sudah tersimpan copynya di komputer sesuai dengan surat apa yang diminta oleh mahasiswa. Lalu setelah ditemukan, konsep surat disesuaikan dengan nama mahasiswa, NIM dan data-data mahasiswa lainnya yang meminta surat tersebut. Setelah disesuaikan, surat tersebut di-print rangkap 2.

c. Penandatanganan Surat

Surat yang telah selesai di-print, diperiksa kembali apakah masih terdapat kesalahan dalam penulisan kata-kata, format penulisan atau yang lainnya. Jika tidak terdapat kesalahan lagi, maka surat tersebut diserahkan oleh pegawai kepada Pembantu Dekan III untuk ditandatangani.

d. Registrasi Penomoran dan Penstempelan Surat

Setelah surat ditandatangani, surat tersebut diserahkan kepada ruang Sekretaris Dekan. Pada Sekretaris Dekan, surat terlebih dahulu dicatat di dalam buku agenda sesuai dengan nomor urut di dalam buku agenda. Lalu, nomor tersebut dituliskan ke surat sesuai nomor urut yang tadi sudah dicatat di dalam buku agenda. Setelah surat selesai diregistrasi nomornya,

(45)

surat tersebut lalu distempel, kemudian diserahkan kembali ke bagian Kemahasiswaan.

e. Pengambilan Surat

Surat yang telah diserahkan dari Sekretaris Dekan kemudian diperiksa kembali, apakah nomor, stempel dan tanda tangan sudah lengkap serta penulisan kata-katanya sudah benar dan tepat. Jika sudah tidak memiliki kesalahan lagi, maka surat tersebut dipisahkan, rangkap pertamanya diletakkan di dalam keranjang yang telah disiapkan oleh pihak bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU. Keranjang tersebut ada dua buah dan di depan keranjang tersebut ditempel label nama ”EKSTENSI” dan ”REGULER / D3”. Surat yang telah dipisahkan tersebut diletakkan di dalam keranjang sesuai dengan program mahasiswa yang tadi meminta surat tersebut, apakah program ekstensi, reguler atau diploma III. Sedangkan rangkap kedua dari surat tersebut disimpan di dalam arsip map SURAT KELUAR yang terletak di lemari kaca di samping map SURAT MASUK.

Dari penjelasan tentang pengelolaan surat keluar di atas, terdapat sedikit perbedaan di dalam prosesnya pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU. Pada saat pemberian nomor pada surat pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU, surat ditandatangani dulu oleh pimpinan baru bisa diberi nomor. Kemudian, pemberian nomor juga dilakukan di bagian lain, yaitu ruang Sekretaris Dekan. Begitu juga dengan pencatatan surat pada buku agenda. Pencatatan surat juga dilakukan di bagian Sekretaris Dekan, sesuai dengan nomor yang telah diregistrasi pada

(46)

surat tersebut, kemudian distempel. Lalu, surat yang telah selesai diberi nomor dan distempel tersebut, diserahkan kembali ke bagian Kemahasiswaan. Disitulah letak perbedaan proses pengelolaan surat keluar pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU.

Meskipun terdapat perbedaan dalam proses pengelolaan surat keluar pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU, tetapi perbedaan ini tidak menyebabkan kesulitan dalam prosedur pengelolaan suratnya. Hal ini disebabkan oleh komunikasi yang lancar antara bagian Kemahasiswaan dengan bagian Sekretaris Dekan. Selain itu, kedua bagian ini letaknya bersebelahan, jadi proses pengantaran dan penyerahan kembali surat tidak mempunyai kesulitan yang berarti.

Kesulitan justru terkadang ditemui pada saat penandatangan surat di bagian Kemahasiswaan. Kesulitan tersebut muncul bila pimpinan sedang tidak berada di tempat. Penandatanganan surat menjadi agak terhambat, sementara mahasiswa yang meminta dibuatkan surat sudah menanti-nanti agar surat tersebut segera selesai diproses karena sangat penting untuk keperluan mahasiswa tersebut. Demikianlah proses pengelolaan surat keluar pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU.

(47)

C. Penataan Arsip

Penataan arsip disebut juga filling. Dimana pengertian filling adalah proses pengaturan dan penyimpanan berkas/warkat atau record secara sistematis atau dan konsisten. Sehingga sewaktu-waktu berkas/warkat yang diperlukan dapat ditemukan kembali dalam waktu relatif singkat. Menurut Eti Ratnawati dan Sunarto (2006), penataan arsip (filling) adalah kegiatan mengatur dan menyimpan arsip menurut sistem tertentu, sehingga pemanfaatannya dapat dilakukan dengan mudah dan lancar. Filling merupakan pusat ingatan dari suatu organisasi dan oleh karena itu sistem filling perlu diatur sebaik-baiknya agar dapat membantu kelancaran kegiatan operasional dari suatu organisasi. Dalam proses pengarsipan diperlukan alat-alat yang dapat membantu terwujudnya pengarsipan yang efektif dan efisien. Adapun alat-alat tersebut dalam penanganan surat: filling cabinet, kertas, komputer, faximile, stempel, amplop dan perlengkapan lainnya yang akan memperlancar proses surat-menyurat.

1. Prosedur Penyimpanan Arsip

Ada 2 (dua) macam penyimpanan arsip atau warkat yang belum selesai diproses (file pending) dan penyimpanan arsip yang sudah diproses (Permanen file), yaitu:

a. Penyimpanan Sementara (File Pending)

Penyimpanan file sementara memerlukan tindak lanjut yaitu sebelum arsip disimpan dengan menggunakan map-map yang diberi label tanggal yang

(48)

berlaku untuk setiap tiga bulan, maka file pending biasanya ditempatkan pada salah satu lajur almari arsip (filling cabinet) yang dipergunakan.

b. Penyimpanan tetap (Permanen file)

Penyimpanan arsip sesuai dengan prosedur dan sampai penyimpanan, kecepatan dan penemuan dokumen yang disimpan secara teratur.

Di dalam Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU, prosedur penyimpanan arsipnya adalah sebagai berikut:

a. Penyimpanan Sementara (File Pending)

Surat-surat yang masuk ke bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU yang telah selesai dibaca dan ditindaklanjuti, akan disimpan di dalam map ordner yang di depannya diberi label “SURAT MASUK”.

Begitu juga dengan mekanisme penataan arsip bagi surat keluar. Surat-surat keluar dari bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU akan disimpan di dalam sebuah map ordner berlabelkan “SURAT KELUAR”.

b. Penyimpanan Tetap (Permanen File)

Bila arsip-arsip, surat-surat masuk dan keluar yang telah disimpan di dalam map sudah tidak ada lagi proses penindaklanjutannya, maka map-map yang berisi arsip-arsip surat ini akan dipindahkan dari lemari kaca ke dalam filling cabinet.

(49)

2. Asas Pengorganisasian Kearsipan

Asas pengorganisasian dalam penyimpanan arsip ada 3 (tiga) yaitu:

a. Asas Sentralisasi

Asas sentralisasi adalah pelaksanaan pengelolaan arsip bagi seluruh organisasi yang dipusatkan di satu unit khusus, yaitu pusat penyimpanan arsip. Jadi unit unit lain tidak melaksanakan pengurusan dan penyimpanan arsip. Asas ini biasanya digunakan oleh organisasi yang tidak terlalu besar dan masing-masing unit banyak memerlukan informasi yang bersifat khusus atau spesifik.

b. Asas Desentralisasi

Asas desentralisasi adalah pelaksanaan pengelolaan arsip yang ditempatkan dimasing-masing unit dalam suatu organisasi. Asas ini biasanya digunakan oleh organisasi yang besar atau kompleks kegiatannya, dan masing-masing unit pada organisasi tersebut mengolah informasi yang khusus.

c. Asas Gabungan

Asas gabungan adalah pelaksanaan pengelolaan arsip dengan cara menggabungkan antara asas sentralisasi dan desentralisasi. Asas ini digunakan untuk mengurangi kerugian yang ada pada asas sentralisasi dan desentralisasi misalnya: untuk arsip yang bersifat umum (dibutuhkan oleh semua unit), disimpan dipusat arsip organisasi, sedangkan arsip yang sifatnya khusus disimpan di masing-masing unit. (Sedarmayati, 2003 : 21-23).

Di dalam bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU, penyimpanan arsipnya menggunakan asas sentralisasi, yaitu dilakukan oleh satu unit pengolah surat. Karena wilayah kerja dari bagian Kemahasiswaan

(50)

ini tidak terlalu luas, jadi proses pengelolaan arsipnya pun tidak memerlukan banyak unit untuk mengelolanya.

Asas penyimpanan arsip sentralisasi yang diterapkan di bagian Kemahasiswaan ini, lebih memudahkan pegawai dalam mengelola arsip pada bagian Kemahasiswaan, karena bila arsip dikelola oleh banyak pegawai, dikhawatirkan dapat menimbulkan kesalahan dalam penyimpanan arsip. Misalnya, bila suatu saat pegawai lain yang menyimpan surat ke dalam map yang bukan seharusnya, tentu saja dapat mengakibatkan adanya kesulitan dalam pencarian pada saat surat tersebut diperlukan kembali sewaktu-waktu. Bila penyimpanan arsip hanya dilakukan oleh satu pegawai yang memang ditugaskan khusus untuk mengelola surat-surat dan arsip, tentu saja penyimpanan arsip menjadi lebih efisien, karena pegawai tersebut sudah pasti tidak salah dalam menempatkan atau menyimpan surat-surat karena memang itulah tugas yang sehari-hari pegawai tersebut kerjakan. Sedangkan untuk kelemahan dari asas sentralisasi yang diterapkan di bagian Kemahasiswaan ini, hampir tidak ada. Karena, asas sentralisasi ini justru lebih banyak memberikan manfaat dan kemudahan bagi pegawai yang bertugas mengelola arsip.

(51)

3. Sistem Penyimpanan Arsip

Pada dasarnya ada 5 macam sistem penyimpanan arsip yaitu :

a. Sistem Abjad

Penyimpanan yang didasarkan atas urutan abjad, jadi pemberian kode warkat yang akan disimpan dalam arsip dengan menggunakan abjad dari A sampai Z, kode tersebut di indeks dan diberi nama orang, nama organisasi atau instansi yang lain sejenisnya.

b. Sistem Pokok Soal (Subyek)

Penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem pokok soal yaitu penyimpanan arsip di dasarkan atas perihal surat (pokok soal surat). Arsiparis terlebih dahulu perlu menentukan masalah-masalah yang dihadapi dalam surat menyurat sehari-hari.

c. Sistem Tanggal (kronologis)

Sistem penyimpanan dengan menggunakan tanggal (kronologis) yaitu sistem penyimpanan yang berdasarkan tanggal surat atau penerimaan surat. Arsiparis mempergunakan sistem tanggal (kronologis) untuk menyelenggarakan penyimpanan apabila kegiatan surat menyurat dalam organisasi masih berjumlah banyak sehingga dapat disatukan segala pokok permasalahan dalam satu file untuk setiap bulannya.

d. Sistem Nomor

Sistem penyimpanan dengan nomor yaitu sistem penyimpanan arsip dengan mempergunakan nomor sebagai acuan. Sistem nomor merupakan sistem tidak langsung (inderct filling system). Sebelum menentukan nomor-nomor yang

(52)

di perlukan, arsiparis terlebih dahulu harus membuat daftar kelompok masalah-masalah, kelompok-kelompok pokok permasalahan seperti pada sistem subyek.

e. Sistem Wilayah

Penyimpanan arsip dengan sistem wilayah ialah mengelompokkan berdasarkan wilayah geografis sehingga untuk melakasanakan penyimpanan seorang arsiparis menggunakan nama daerah atau wilayah untuk pokok permasalahan dalam hal ini adalah kota-kota yang berada di wilayah itu.

Berdasarkan uraian penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa sistem penyimpanan arsip di bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU adalah dengan menggunakan sistem tanggal (kronologis). Surat-surat masuk dan keluar masing-masing disimpan di dalam satu map, dengan tidak memperhatikan permasalahan pokok dari isi surat, nomor surat atau dari mana surat tersebut berasal. Tetapi surat-surat tersebut disimpan berdasarkan tanggal masuk dan keluarnya.

Dengan menggunakan sistem tanggal (kronologis), arsip-arsip yang telah disimpan menjadi lebih mudah untuk ditemukan kembali bila sewaktu-waktu diperlukan. Pegawai hanya perlu mengingat kapan surat yang diperlukan tersebut datang atau keluar dari bagian Kemahasiswaan. Selain itu, ada buku agenda yang sudah berisi keterangan waktu yang dapat menunjukkan tanggal berapa surat tersebut masuk atau keluar. Buku agenda ini berguna untuk membantu pencarian surat-surat yang telah diarsipkan dengan sistem penyimpanan arsip menurut tanggal (kronologis). Jadi, sistem tanggal (kronologis) ini sudah merupakan sistem penyimpanan arsip yang

(53)

tepat diterapkan di bagian Kemahasiswaan. Sedangkan untuk kelemahan dari sistem ini, hampir tidak ada kelemahannya, karena dengan menggunakan sistem tanggal ini, proses penemuan kembali arsip-arsip yang diperlukan justru lebih cepat.

(54)

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. KESIMPULAN

Adapun kesimpulan yang dapat diambil dari Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut:

1. Pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU sudah tertata dan terstruktur dengan baik. Pengelolaan surat masuk pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU meliputi beberapa tahap yaitu: penerimaan surat, pencatatan surat, pengarahan surat, pendistribusian surat, pengolahan surat dan penyimpanan surat. Sedangkan pengelolaan surat keluar pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU melalui beberapa tahap, yakni: permintaan pembuatan surat dari mahasiswa, penyiapan konsep surat dan pengetikan surat, penandatanganan surat, registrasi penomoran dan penstempelan surat serta pengambilan surat.

2. Pengelolaan surat masuk pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU, pada saat mengangendakan/pencatatan surat masuk pada buku agenda tidak menggunakan kartu kendali. Ini disebabkan karena bagian Kemahasiswaan ini merupakan suatu unit bagian yang tidak terlalu luas jangkauan area kerjanya, sehingga penggunaan kartu kendali tidak diperlukan di dalam bagian ini. Cukup dengan menggunakan buku agenda saja, pengelolaan surat masuk pada

(55)

bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU sudah terstruktur dengan baik.

3. Penataan arsip di dalam bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU menggunakan asas sentralisasi yang mana dilakukan oleh satu pegawai pengolah surat saja, dimana bila asas ini diterapkan di dalam bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU, proses pengelolaan surat masuk dan surat keluarnya menjadi lebih efektif dan efisien karena jika pengelolaan surat masuk dan surat keluar menerapkan asas desentralisasi ataupun gabungan, proses pengelolaan surat masuk dan surat keluarnya menjadi terhambat terutama pada saat pencarian arsip-arsip yang suatu waktu diperlukan kembali.

4. Sistem penyimpanan arsip di dalam bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU menggunakan sistem tanggal (kronologis) yang disimpan di dalam satu map saja. Sistem tanggal (kronologis) ini sangat mempermudah pegawai di bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU dalam mencari kembali arsip yang diperlukan. Selain itu, penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem tanggal (kronologis) ini dibantu dengan penggunaan buku agenda. Sebelum surat-surat masuk dan keluar disimpan ke dalam map, surat-surat tersebut dicatat dulu di dalam buku agenda, sesuai dengan tanggal masuknya. Jadi, bila suatu waktu surat-surat tersebut diperlukan, maka pegawai hanya perlu melihat di buku agenda, tanggal berapa surat tersebut masuk, lalu setelah itu dicari di dalam map sesuai

(56)

dengan tanggal di buku agenda. Jadi, penyimpanan arsip dengan sistem tanggal (kronologis) ini sangat berkaitan dengan pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU.

B. SARAN

Adapun saran yang ingin penulis uraikan adalah sebagai berikut:

1. Sistem pengelolaan surat masuk dan surat keluar serta penataan arsip pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU ini sebaiknya dikelola oleh satu pegawai saja. Karena jika penataan arsipnya dikelola oleh lebih dari satu pegawai, dikhawatirkan penataan arsipnya menjadi terhambat, terutama pada saat pencarian arsip yang diperlukan. Hal ini disebabkan oleh pegawai lain yang tidak bertugas khusus untuk mengelola surat melakukan kesalahan dalam penyimpanan surat ke dalam map. Karena kejadian seperti ini sudah beberapa kali terjadi, maka sebaiknya sistem pengelolaan surat masuk dan surat keluar serta penataan arsipnya dikelola oleh satu pegawai saja.

(57)

DAFTAR PUSTAKA

Bratawidjaja, Thomas Wiyasa, 1995, Surat Bisnis Modern, Cetakan Kedelapan, Pustaka Binaman Pressindo, Jakarta.

Djuhari, O. Setiawan, 2004, Surat Menyurat Serba Panduan

Korespondensi Bahasa Indonesia, Cetakan Kedua, Yrama Widya,

Bandung.

Ratnawati, Eti dan Sunarto, 2006, Sekretaris Profesional, Amus, Yogyakarta.

Sedarmayanti, 2001, Sumber Daya Manusia Dan Produktivitas Kerja, Mandar Maju, Bandung.

Winardi, 1990, Manajemen Perkantoran Dan Pengawasan, Cetakan Kelima, Mandar Maju, Bandung.

Wiyasa, Thomas, 2003, Tugas Sekretaris Dalam Mengelola Surat Dan

Arsip Dinamis, Cetakan Pertama, PT Pradnya Paramita, Jakarta.

Wursanto, Ignatius, 2006, Kompetensi Sekretaris Profesional, Cetakan Pertama, Andi Offset, Yogyakarta.

digilib.unnes.ac.id/gsdl/collect/skripsi/archives/HASH015b/...dir/doc.pdf

(1)

di perlukan, arsiparis terlebih dahulu harus membuat daftar kelompok masalah-masalah, kelompok-kelompok pokok permasalahan seperti pada sistem subyek.

e. Sistem Wilayah

(2)

(3)

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. KESIMPULAN

Adapun kesimpulan yang dapat diambil dari Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut:

(4)

bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU sudah terstruktur dengan baik.

(5)

B. SARAN

Adapun saran yang ingin penulis uraikan adalah sebagai berikut:

(6)

DAFTAR PUSTAKA

Bratawidjaja, Thomas Wiyasa, 1995, Surat Bisnis Modern, Cetakan Kedelapan, Pustaka Binaman Pressindo, Jakarta.

Djuhari, O. Setiawan, 2004, Surat Menyurat Serba Panduan Korespondensi Bahasa Indonesia, Cetakan Kedua, Yrama Widya, Bandung.

Ratnawati, Eti dan Sunarto, 2006, Sekretaris Profesional, Amus, Yogyakarta.

Sedarmayanti, 2001, Sumber Daya Manusia Dan Produktivitas Kerja, Mandar Maju, Bandung.

Winardi, 1990, Manajemen Perkantoran Dan Pengawasan, Cetakan Kelima, Mandar Maju, Bandung.

Wiyasa, Thomas, 2003, Tugas Sekretaris Dalam Mengelola Surat Dan Arsip Dinamis, Cetakan Pertama, PT Pradnya Paramita, Jakarta.

Wursanto, Ignatius, 2006, Kompetensi Sekretaris Profesional, Cetakan Pertama, Andi Offset, Yogyakarta.

digilib.unnes.ac.id/gsdl/collect/skripsi/archives/HASH015b/...dir/doc.pdf

Pengelolaan Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU

TUGAS AKHIR