14 Koleksi pustaka harus ditata dan diatur secara sistematis atau menurut urutan
sistematis atau menurut urutan klasifiksi, sehingga pengunjung mudah mencari
dan menemukan pustaka yang dibutuhkannya. b. Rambu-rambu
Rambu-rambu petunjuk arah pencarian pustaka sangat penting artinya, maka harus dibuat dengan jelas tetapi singkat, serta ditempatkan ditempat yang tepat.
Rambu-rambu tersebut dapat berwujud panahtulisan.
c. Tataruang
Sistem terbuka memerlukan penjagaan yang ketat agar kehilangan pustaka dapat ditekan. Tata ruang harus baik sehingga memungkinkan pengawasan
petugas kepada setiap pengunjung secara seksama. Jalan untuk masuk dan keluar diatur hanya dapat dilewati oleh satu pengunjung dan dapat diawasi
secara langsung.
d. Katalog perpustakaan
Meskipun pengunjung dapat memilih pustaka secara langsung ke rak, katalog perpustakaan tetap diperlukan dan harus ada.
2. Sistem layanan tertutup
Layanan tertutup adalah suatu sistem layanan yang tidak memperbolehkan pengunjung perpustakaan masuk ke ruang koleksi. Pengunjung memilih pustaka
yang ingin dipinjamnya melalui katalog perpustakaan, dan setelah ditemukan sandi bukunya dapat diminta kepada petugas untuk mengambilnya. Dalam bahasa
Inggris sistem pelayanan ini disebut “close acces”. Pedoman untuk mengatur system tertutup antara lain:
a. Penataan Koleksi
Koleksi pustaka pada sistem tertutup tidak harus ditata secara sistematis menurut urutan klasifikasi. Penataan buku menurut sistem klasifikasi tidak
mudah, sehingga pengembalian buku, dan pengambilannya ke rak tidak dapat dilakukan dengan cepat. Nomor urut lebih memungkinkan pengembalian dan
pengambilan dilakukan dengan cepat.
b. Rambu-rambu
Karena yang bekerja di dalam ruangan koleksi hanya petugas yang mudah hafal letak pustaka rambu-rambu petunjuk arah kurang diperlukan.
c. Tataruang
Universitas Sumatera Utara
15 Berhubung pengunjung tidak boleh masuk, ruang koleksi betul-betul
dipisahkan dari ruang pengunjung. Keuntungannya: keamanan koleksi lebih terjamin dan tenaga pengawas dapat dikurangi.
d. Katalog perpustakaan sangat vital karena merupakan satu-satunya alat untuk
mencari dan menemukan pustaka yang ingin dibaca atau dipinjam. Perpustakaan dengan sistem tertutup tidak mungkin tanpa katalog Soeatminah,
1992 : 130-131.
2.5. Frekuensi Pemanfaatan Koleksi Perpustakaan
Setiap pengguna perpustakaan perguruan tinggi memiliki frekuensi pemanfaatan koleksi buku yang berbeda-beda. Hal ini tergantung pada kebutuhan
informasi, waktu dan kesempatan yang dimiliki. Oleh sebab itu, frekuensi pemanfaatan merupakan indikator untuk mengetahui sejauh mana pengguna
memanfaatkan koleksi buku di perpustakaan perguruan tinggi.
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia Kontemporer 2002 : 425 dijelaskan bahwa frekuensi adalah “sejumlah pengulangan kejadian tertentu yang
teratur”.
Selain uraian di atas menurut Hass 2003 : 5 “The number of sycles per unit of time is called the fequency”. Pendapat diatas dapat diartikan sebagai
berikut: “Jumlah siklus persatuan waktu disebut frekuensi”. Jika dilihat dari pengertian perpustakaan, maka frekuensi adalah jumlah pengguna menggunakan
koleksi, dan dapat dihitung dalam satuan waktu. Berdasarkan dari uraian di atas dapat diketahui bahwa frekuensi
pemanfaatan adalah sejumlah pengulangan atau kekerapan pengguna dalam menggunakan koleksi perpustakaan secara teratur maupun berulang kali dan dapat
dihitung dalam satuan waktu. Kemudian apabila pengertian tersebut ditempatkan pada ruang lingkup yang lebih spesifik dalam penelitian.
2.6. Relevansi Koleksi Perpustakaan dengan kebutuhan pengguna
