4. Lokasi dari fasilitas penyimpanan.
5. Besar ruangan yang tersedia untuk penyimpanan dan kemungkinan
perluasannya. 6.
Tipe dan letak tempat penyimpanan arsip inaktif. 7.
Bentuk organisasi. 8.
Tingkat perlindungan terhadap arsip yang disimpan. Dengan demikian diupayakan agar fasilitas kearsipan disesuaikan dengan
kebutuhan agar efisien. Petugas kearsipan adalah orang-orang atau pihak-pihak yang menangani arsip.
Sesuai ketentuan, petugas kearsipan seharusnya adalah orang yang profesional, memiliki pemahaman yang cukup tentang arsip dan sistem kearsipan, serta memiliki
ide kreatif sehingga pengelolaan arsip dapat sistematis. Lingkungan kerja kearsipan adalah tempat atau ruang yang akan digunakan untuk
penyimpanan arsip. Beberapa hal yang berkaitan dengan lingkungan antara lain: udara, suara, cahaya, kebersihan lingkungan, dan keamanan. Hal-hal tersebut sangat
penting karena dapat mempengaruhi kualitas dan kondisi arsip yang disimpan.
D. Identifikasi dan Perumusan Masalah
Berdasarkan analisis situasi sebagaimana dikemukakan di atas, masalah yang hendak dipecahkan melalui kegiatan pengabdian kepada masyarakat ini dapat
dirumuskan sebagai berikut: 1.
Bagaimana meningkatkan pemahaman guru dan tenaga kependidikan di sekolah terhadap arsip dan pengelolaan arsip?
2. Bagaimana meningkatkan kemampuan para guru dalam mengelola arsip pribadi
dan arsip sekolah?
E. Tujuan Kegiatan
Kegiatan Pengabdian Kepada Masyarakat ini dilaksanakan untuk memberikan pelatihan kepada guru dan tenaga kependidikan di lingkungan sekolah di kecamatan
Panjatan. Adapun tujuan yang ingin dicapai adalah: 1.
Memberikan bekal kemampuan melakukan pengelolaan arsip di lingkungan sekolah.
2. Melakukan pendampingan dalam pengelolaan arsip.
F. Manfaat Kegiatan
Manfaat yang diharapkan dapat diperoleh dari kegiatan pengabdian kepada masyarakat ini adalah:
1. Bagi Guru
a. Guru mendapatkan pengetahuan tentang pengelolaan arsip, yang dapat
digunakan untuk memperbaiki pengelolaan arsip pribadi dan arsip sekolah. b.
Guru mampu mengelola arsip dengan baik, termasuk menyimpan dan memusnahkan arsip yang tidak terpakai.
2. Bagi sekolah
a. Terwujudnya pengelolaan arsip yang baik dan sistematis.
b. Terjalinnya kerjasama dengan beberapa lembaga terkait, yaitu Universitas
Negeri Yogyakarta dan beberapa sekolah dasar di lingkungan kecamatan Panjatan.
3. Bagi Universitas Negeri Yogyakarta
a. Terjalinnya kerjasama yang baik dengan sekolah dasar di lingkungan
Kecamatan Panjatan. b.
Peningkatan pelayanan kepada sekolah dalam berkonsultasi tentang pengelolaan arsip.
G. Kerangka Pemecahan Masalah
Berdasarkan permasalahan di atas, maka alternatif pemecahan masalah yang ditawarkan melalui kegiatan PKM ini adalah pelatihan dan pendampingan pengelolaan
arsip bagi Guru di wilayah Kecamatan Panjatan Kabupaten Kulon Progo. Hal tersebut akan dilakukan dengan tahapan sebagai berikut:
1. Penyampaian materi, diskusi, dan tanya jawab tentang: 1 konsep arsip dan hal-
hal pokok dalam pengelolaan arsip, 2 asas penyimpanan arsip dan kendalanya, 3 penyusutanpemusnahan arsip. Dalam penyampaian materi disediakan modul
praktis sehingga dapat memudahkan guru untuk melakukan kegiatan pengelolaan arsip.
2. Melakukan bimbingan, pendampingan dan konsultasi dalam pengelolaan arsip,
sehingga dapat mewujudkan arsip yang tertata dan sistematis. Hal ini dilakukan untuk membantu mengatasi kesulitan yang ditemui pada proses pengelolaan
arsip.
H. Khalayak Sasaran
