Analisis Kebutuhan Sistem Informasi Dinas Pendidikan Kota Bogor Menggunakan Enterprise Architecture Planning
ANALISIS KEBUTUHAN SISTEM INFORMASI DINAS
PENDIDIKAN KOTA BOGOR MENGGUNAKAN
ENTERPRISE ARCHITECTURE PLANNING
VINCENTIA DYAH KUSUMANINGTYAS
DEPARTEMEN ILMU KOMPUTER
FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
BOGOR
2013
PERNYATAAN MENGENAI SKRIPSI DAN SUMBER
INFORMASI SERTA PELIMPAHAN HAK CIPTA
Dengan ini saya menyatakan bahwa skripsi berjudul Analisis Kebutuhan Sistem
Informasi Dinas Pendidikan Kota Bogor Menggunakan Enterprise Architecture
Planning adalah benar karya saya dengan arahan dari komisi pembimbing dan belum
diajukan dalam bentuk apa pun kepada perguruan tinggi mana pun. Sumber informasi
yang berasal atau dikutip dari karya yang diterbitkan maupun tidak diterbitkan dari
penulis lain telah disebutkan dalam teks dan dicantumkan dalam Daftar Pustaka di
bagian akhir skripsi ini.
Dengan ini saya melimpahkan hak cipta dari karya tulis saya kepada Institut
Pertanian Bogor.
Bogor, September 2013
Vincentia Dyah Kusumaningtyas
NIM G64080028
ABSTRAK
VINCENTIA DYAH KUSUMANINGTYAS. Analisis Kebutuhan Sistem
Informasi Dinas Pendidikan Kota Bogor. Dibimbing oleh WISNU ANANTA
KUSUMA.
Dinas Pendidikan Kota Bogor memerlukan sistem penyelenggaraan
pelayanan pendidikan terintegrasi, agar tingkat kepuasan masyarakat dalam
memperoleh pelayanan pendidikan dapat ditingkatkan. Penelitian ini bertujuan
untuk mendefinisikan kebutuhan arsitektur yang mendukung proses bisnis Dinas
Pendidikan Kota Bogor dan rencana untuk mengimplementasikan Sistem
Informasi Dinas Pendidikan Kota Bogor menggunakan Enterprise Architecture
Planning (EAP). Penelitian ini dilakukan dengan mengikuti tahapan EAP yaitu
tahap inisiasi dan perencanaan, tahap pendefinisian kondisi enterprise saat ini,
tahap pendefinisian kondisi yang ingin dicapai, dan tahap perencanaan
implementasi. Hasil dari penelitian ini berupa matriks, bagan, diagram entitas dan
diagram alur data serta Tabel kebutuhan arsitektur data, aplikasi dan teknologi
yang selanjutnya dapat digunakan oleh programmer dan designer sebagai rujukan
untuk mengimplementasikan sistem.
Kata Kunci: Analisis kebutuhan sistem, Enterprise Architecture Planning, sistem
informasi
ABSTRACT
VINCENTIA DYAH KUSUMANINGTYAS. Requirement Analysis of
Information System for the Department of Education in Bogor. Supervised by
WISNU ANANTA KUSUMA.
In order to increase the public satisfaction level in obtaining the educational
service, the Department of Education in Bogor City needs to have an integrated
system for the provision of education. This research aims to define the
architechture to supports the business process and plan to implement the
Information System for the Department of Education in Bogor using Enterprise
Architecture Planning (EAP). The research is carried out by following the four
stages of EAP, namely : initiation and planning stage, definition of current
enterprise condition stage, definition of achieved enterprise condition stage, and
implementation planning stage. The results of this research are matrices, charts,
entity diagram, data flow diagram, and architecture requirements tables of data,
application, and technologies which can be used by programmers and designers as
the references in implementing the system.
Keywords : Enterprise Architecture Planning, information system, system
requirements analysis
ANALISIS KEBUTUHAN SISTEM INFORMASI DINAS
PENDIDIKAN KOTA BOGOR MENGGUNAKAN
ENTERPRISE ARCHITECTURE PLANNING
VINCENTIA DYAH KUSUMANINGTYAS
Skripsi
sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar
Sarjana Komputer
pada
Departemen Ilmu Komputer
DEPARTEMEN ILMU KOMPUTER
FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
BOGOR
2013
Judul Skripsi
Nama
NIM
: Analisis Kebutuhan Sistem Informasi Dinas Pendidikan Kota Bogor
Menggunakan Enterprise Architecture Planning
: Vincentia Dyah Kusumaningtyas
: G64080028
Disetujui oleh
Dr. Wisnu Ananta Kusuma, S.T, M.T
Pembimbing
Diketahui oleh
Dr. Ir. Agus Buono, M.Si, M.Kom
Ketua Departemen
Tanggal Lulus :
PRAKATA
Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas segala
karunia-Nya sehingga skripsi ini berhasil diselesaikan. Skripsi ini berjudul Analisis
Kebutuhan Sistem Informasi Dinas Pendidikan Kota Bogor.
Terima kasih penulis ucapkan kepada :
1 Bapak Dr. Wisnu Ananta Kusuma, S.T, M.T selaku pembimbing
2 Ibu Rita, Kepala Sub Bagian Perencanaan dan Pelaporan Dinas Pendidikan
Kota Bogor yang telah banyak memberikan saran
3 Bapak Heru Supriyanto dan Bapak Dedi Sukardi Staf Bagian Perencanaan
dan Pelaporan Dinas Pendidikan Kota Bogor sebagai narasumber
4 Segenap staf Dinas Pendidikan yang telah membantu selama pengumpulan
data
5 Ayah, Ibu, serta seluruh keluarga atas segala doa dan kasih sayangnya yang
tak pernah berhenti
6 Cahyarani sebagai teman baik yang selalu memberi support
Semoga skripsi ini bermanfaat bagi semua yang membaca.
Bogor, Juni 2013
Vincentia Dyah K
.
DAFTAR ISI
DAFTAR TABEL
vii
DAFTAR GAMBAR
vii
DAFTAR LAMPIRAN
vii
PENDAHULUAN
1
Latar Belakang
1
Perumusan Masalah
1
Tujuan
2
Ruang Lingkup
2
Manfaat Penelitian
2
TINJAUAN PUSTAKA
2
Arsitektur Enterprise
2
Zachman Framework
2
Enterprise Architecture Planning (EAP)
3
METODE PENELITIAN
4
Tahap 1 : Inisiasi Perencanaan
4
Tahap 2 : Kondisi Enterprise Saat Ini
4
Tahap 3 : Kondisi yang Ingin Dicapai
5
Tahap 4 : Rencana Implementasi
6
PEMBAHASAN
6
Tahap 1 : Inisiasi Perencanaan
6
Tahap 2 : Kondisi Enterprise Saat Ini
7
Tahap 3 : Kondisi yang Ingin Dicapai
10
Tahap 4 : Rencana Implementasi
15
SIMPULAN DAN SARAN
17
DAFTAR PUSTAKA
18
LAMPIRAN
26
DAFTAR TABEL
1
2
3
4
5
6
7
8
9
EAP dalam Zachman Framework
Sarana dan prasarana penunjang teknologi informasi
Kandidat entitas data potensial
Kandidat modul
Analisis dampak arsitektur aplikasi terhadap sistem legacy
Arsitektur sistem bisnis
Pemetaan aplikasi terhadap entitas data
Penilaian aplikasi terhadap faktor bisnis
Kebutuhan akuisisi platform teknologi
3
9
10
11
12
14
15
16
17
DAFTAR GAMBAR
1
2
3
4
5
Tahapan EAP
Struktur organisasi Dinas Pendidikan Kota Bogor
Rantai nilai kegiatan Dinas Pendidikan Kota Bogor
Worsktation Konseptual Dinas Pendidikan Kota Bogor
Worsktation jaringan enterprise konseptual
3
7
8
13
14
DAFTAR LAMPIRAN
1 Dekomposisi fungsi kegiatan utama dan pendukung Dinas Pendidikan
Kota Bogor
2 Matriks pemetaan fungsi ke dalam siklus sumber daya
3 Pemetaan fungsi bisnis terhadap unit organisasi Dinas Pendidikan
4 Dokumentasi aplikasi yang dipakai di Dinas Pendidikan Kota Bogor
5 Entity relationship diagram Sistem Informasi Dinas Pendidikan Kota
Bogor
6 Diagram konteks Sistem Informasi Dinas Pendidikan
7 DFD level 1 Sistem Informasi Dinas Pendidikan Kota Bogor
8 Dukungan aplikasi terhadap fungsi bisnis Dinas Pendidikan Kota Bogor
9 Prinsip platform teknologi
10 Distribusi entitas data
11 Peta distribusi aplikasi
12 Surat permohonan penelusuran data
13 Surat keterangan penelitian dari Kantor Kesatuan Bangsa dan Politik
14 Surat ijin penelusuran data dari Dinas Pendidikan Kota Bogor
19
21
22
23
29
30
31
32
33
35
36
37
38
39
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Meskipun telah mempunyai tugas pokok dan fungsi yang disahkan oleh
Peraturan Walikota Bogor Nomor 35 Tahun 2010, namun Dinas Pendidikan Kota
Bogor sampai saat ini belum mempunyai sistem informasi yang terintegrasi untuk
menyelenggarakan pelayanan pendidikan kepada masyarakat maupun untuk
memenuhi kebutuhan informasi umum semua tenaga kependidikan dalam subunit
organisasional di Dinas Pendidikan. Hal ini menyebabkan rendahnya tingkat
kepuasan masyarakat di dalam memperoleh pelayanan pendidikan yang
dilaksanakan oleh Dinas Pendidikan. Sehingga meskipun upaya Dinas Pendidikan
Kota Bogor untuk selalu memberikan pelayanan kepada masyarakat dirasakan
telah optimal, namun di mata masyarakat justru sebaliknya. Prosedur pelayanan
pendidikan yang telah ada dalam SOP tiap unit organisasi belum tersosialisasikan
dengan sempurna sehingga masyarakat yang datang ke Dinas Pendidikan masih
kebingungan untuk mendapatkan pelayanan. Masyarakat lebih cenderung untuk
berhubungan dengan Dinas Pendidikan bukan secara lembaga melalui kontak
secara personal.
Ketidakefisienan prosedur pelayanan pendidikan terhadap masyarakat harus
diatasi dengan membuat sistem informasi terintegrasi yang dapat menyediakan
informasi oleh siapa pun, di mana pun dan kapan pun. Sistem informasi
terintegrasi diharapkan dapat menjaga kekonsistenan data, memudahkan
pemeliharaan basis data serta memudahkan tenaga kependidikan melakukan
pelaporan, evaluasi, mengidentifikasi dan memahami masalah pendidikan.
Perumusan Masalah
Dinas Pendidikan sebagai instansi pemerintah yang menjalankan sebagian
proses pendidikan memerlukan sistem informasi manajemen pendidikan
terintegrasi yang dinamis dan interaktif yang dapat digunakan oleh tenaga
pendidik dan kependidikan maupun masyarakat umum. Riko Harahap Simamora
dalam tugas akhirnya telah meneliti dan mengimplementasi sistem informasi
pendidikan yang hasil akhirnya berupa sistem informasi geografis sekolah
menggunakan ArcGIS server. Penelitian ini kurang menganalisis secara
mendalam tentang hubungan organisasi dengan sistem yang telah dibuat dan
bagaimana rencana migrasi sistem di masa depan. Untuk mendapatkan deskripsi
yang lengkap tentang fungsi suatu organisasi dan hubungannya dengan sistem
informasi yang akan dikembangkan, penulis menggunakan metode Enterprise
Architecture Planning (EAP) yang diperkenalkan oleh Steven H. Spewak pada
tahun 1992.
EAP adalah proses mendefinisikan arsitektur untuk penggunaan informasi
dalam mendukung bisnis dan rencana untuk mengimplementasikan arsitektur
tersebut. Berdasarkan Business System Planning (BSP) yang dikembangkan oleh
John Zachman, EAP mengambil pendekatan data sentris untuk perencanaan
arsitektur untuk memberikan kualitas data, akses ke data serta kemampuan
beradaptasi pada perubahan. Sebab itu, EAP sangat cocok untuk mendefinisikan
arsitektur enterprise pada SIG yang harus mampu beradaptasi pada perubahan
teknologi.
2
EAP diharapkan dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan enterprise yang
sering muncul dalam menganilisis kebutuhan sistem yang dibuat sebagai berikut.
- Bagaimana ruang lingkup dan tujuan perencanaan enterprise?
- Bagaimana kondisi organisasi saat ini?
- Bagaimana fungsi bisnis organisasi saat ini?
- Bagaimana arsitektur data, aplikasi dan teknologi yang ingin dicapai?
- Bagaimana rencana implementasinya?
Tujuan
Tujuan penelitian ini adalah mendefinisikan kebutuhan arsitektur untuk
penggunaan informasi dalam mendukung proses bisnis dan rencana untuk
mengimplementasikan Sistem Informasi Dinas Pendidikan Kota Bogor
menggunakan EAP.
Ruang Lingkup
Ruang lingkup dari penelitian ini sebagai berikut.
a Data yang disajikan berupa hasil wawancara dengan pihak Dinas Pendidikan
Kota Bogor.
b Proses analisis menggunakan metode EAP, yang terdiri dari empat tahap yaitu
tahap inisiasi perencanaan, tahap pendefinisian kondisi enterprise saat ini,
tahap pendefinisian kondisi enterprise di masa depan dan tahap perencanaan
implementasi.
Manfaat Penelitian
Penelitian ini diharapkan dapat memberi Gambaran lengkap bagi para
perencana dan pemilik bisnis dalam melakukan implementasi teknis perancangan
Sistem Informasi Dinas Pendidikan Kota Bogor. Diharapkan pula dapat
memberikan arah yang jelas di masa yang akan datang kepada Dinas Pendidikan
untuk bermigrasi saat implementasi sistem.
TINJAUAN PUSTAKA
Arsitektur Enterprise
Enterprise adalah sebuah organisasi atau sub-aktivitas yang dasarnya
didefinisikan oleh tujuan umum, proses dan sumber daya organisasi. Enterprise
termasuk keseluruhan organisasi di sektor publik, privat atau non-profit, bagianbagian dari sebuah organisasi seperti unit bisnis, program-program dan sistemsistem atau bagian dari banyak organisasi seperti konsorsium dan rantai pasokan.
Arsitektur enterprise adalah suatu manajemen dan yang dikhususkan untuk
meningkatan hasil dari enterprise dengan memungkinkan mereka untuk melihat
diri mereka dalam hal holistic dan terintegrasi dari pandangan arah strategis
mereka, praktek bisnis, arus informasi, dan sumber daya teknologi. (Bernard,
2012).
Zachman Framework
Zachman Framework (ZF) adalah skema, persimpangan antara dua
klasifikasi sejarah yang telah digunakan selama ribuan tahun. Pertama adalah
dasar-dasar komunikasi yang ditemukan di interogatif primitif: What, How,
Where, Who, When, dan Why. Kedua berasal dari reifikasi, yaitu suatu proses di
mana hasil rekayasa atau abstraksi yang lama kelamaan dianggap sebagai
3
kebenaran dan kenyataan. Hasil dari reifikasi ide abstrak yang kemudian
didalilkan oleh filsuf Yunani kuno yaitu : Identifikasi, Definisi, Representasi,
Spesifikasi, Konfigurasi, dan Instansiasi (Zachman, 2008).
Pada Tabel 1, ZF diGambarkan sebagai matriks 6x6 dengan interogatif
komunikasi sebagai kolom dan transformasi reifikasi sebagai baris. Klasifikasi
kerangka diwakili oleh sel yang terdiri dari persimpangan antara interogatif
komunikasi dengan transformasi reifikasi.
Enterprise Architecture Planning (EAP)
EAP merupakan suatu pendekatan pembangunan arsitektur enterprise yang
dibuat oleh Steven H. Spewak. Langkah-langkah dalam EAP memberikan
panduan praktis dalam membuat arsitektur dari dua baris dan tiga kolom pertama
Zachman Framework seperti Tabel 1 (Spewak, 1998).
Tabel 1 EAP dalam Zachman Framework
Identifikasi
(Planner’s
view)
What
List of things
important to the
enterprise
How
List of
processes the
enterprise
performs
Business
process
model
Where
List of
enterprise
locations
Who
Organization
approaches
When
Business
master
schedule
Why
Business
vision and
mission
Logistic
network
Organization
chart
State/
transition
diagram
Definisi
(Business
Owners’
Views)
Language,
divergent, data
model
Representasi
(Architect’s
View)
Convergent e/r
model
Essential
data flow
diagram
Locations of
roles
The viable
system, use
cases
Entity life
History
Business
strategies,
tactics,
policies,
rules
Business
rule model
Spesifikasi
(Designer’s
View)
Data base
design
Hardware,
software
distribution
Business
rule design
Physical storage
design
Network
architecture,
protocols
User
Interface,
security
design
Screens,
security
coding
Control
structure
Konfigurasi
(Bulder’s
View)
System
design,
program
structure
Detailed
program
design
Timing
definitions
Instansiasi
(Enterprise’s
View)
Converted data
Executable
programs
Communicati
ons facilities
Trained
people
Business
events
Rule
specification
program
logic
Enforced
rules
EAP terdiri dari tujuh komponen yang dibagi menjadi empat tahapan, yaitu :
tahap inisiasi perencanaan, tahap identifikasi kondisi enterprise saat ini, tahap
Gambar 1 Tahapan EAP
pendefinisian arsitektur yang ingin dituju di masa mendatang, dan pembuatan
renana implementasi. EAP adalah proses mendefenisi bukan mendisain, sehingga
4
EAP tidak mendisain sistem, data base atau jaringan. Desain dan pekerjaan
implementasi diprakarsai setelah proses pendefenisian EAP telah selesai. Tahapan
EAP diGambarkan pada Gambar 1.
METODE PENELITIAN
Proses pendefinisian dengan menggunakan metodologi EAP terdiri dari 4
tahapan dan dimulai berurutan dari atas ke bawah seperti yang ada pada Gambar
1.
Tahap 1 : Inisiasi Perencanaan
Pada tahap 1 dilakukan inisiasi perencanaan untuk mempersiapkan segala
sesuatu sebelum memulai kegiatan inti EAP dengan harapan proses pembangunan
SI Disdik Bogor dapat terarah dengan sangat baik. Tahapan ini sebagai landasan
untuk tahapan pengerjaan berikutnya. Tahap inisiasi mengikuti beberapa tahap
berikut.
- Identifikasi lingkup enterprise dan tujuan EAP. Pada tahap ini ditentukan
apakah analisis kebutuhan sistem meliputi keseluruhan area suatu organisasi
atau hanya sebagian saja.
- Pendefinisian visi Sistem Informasi Dinas Pendidikan Kota Bogor (SI Disdik
Bogor) yang diturunkan dari visi dan misi Dinas Pendidikan Kota Bogor.
- Pengadopsian metologi dan tools yang digunakan dalam langkah-langkah EAP.
EAP memberikan keleluasaan penggunaan metodologi dan tools sepanjang
tidak menyalahi sifat utama EAP.
Tahap 2 : Kondisi Enterprise Saat Ini
Pemahaman kondisi enterprise saat ini dilakukan melalui wawancara pada
enterprise yaitu Dinas Pendidikan Kota Bogor. Wawancara bertujuan untuk
mengamati dan mencatat hal-hal penting yang mempengaruhi proses informasi
dan bisnis dalam enterprise. Pada tahap ini ada dua komponen yang di analisis
yaitu permodelan bisnis dan kondisi sistem dan teknologi saat ini.
a
Pemodelan Bisnis
Pemodelan bisnis adalah proses untuk menyusun suatu dasar
pengetahuan tentang aktifitas bisnis dan informasi yang digunakan dalam
melakukan aktifitas bisnis. Tujuan dari pemodelan bisnis ini adalah untuk
menyediakan dasar pengetahuan yang lengkap dan menyeluruh yang dapat
digunakan untuk mendefinisikan arsitektur dan rencana implementasi SI Disdik
Bogor. Ada 4 tahapan untuk memodelkan bisnis.
- Dokumentasi struktur organisasi Dinas Pendidikan Kota Bogor.
- Identifikasi dan definisi fungsi bisnis yang terjadi di Dinas Pendidikan
menggunakan Value Chain Michael Porter.
- Dekomposisi fungsi bisnis Dinas Pendidikan, dan pengelompokan hasil
dekomposisi tersebut menggunakan four-stage life cycle.
- Pemetaan hasil dekomposisi fungsi ke dalam struktur organisasi Dinas
Pendidikan Kota Bogor.
5
b
Kondisi Sistem dan Teknologi Saat Ini
Sistem dan teknologi saat ini bertujuan untuk mendokumentasikan dan
mendefinisikan seluruh platform teknologi dan sistem yang digunakan oleh Dinas
Pendidikan Kota Bogor saat ini serta menyediakan suatu acuan untuk migrasi
dalam jangka panjang. Sedangkan yang harus dihasilkan pada fase ini disebut
dengan Information Resource Catalog (IRC) yang juga disebut ensiklopedia
sistem atau inventory sistem. IRC menyediakan referensi untuk definisi dan
deskripsi semua sistem aplikasi, data (input, output dan fail/basis data) serta
platform teknologi (hardware, software dan komunikasi). Setelah didapatkan
informasi seluruh aplikasi yang dipakai dalam organisasi, dilakukan peninjauan
dukungan aplikasi terhadap fungsi bisnis dengan memetakannya ke dalam
matriks.
Tahap 3 : Kondisi yang Ingin Dicapai
Pada tahap 3 ada tiga komponen yang dianalisis yaitu arsitektur data,
arsitektur aplikasi dan arsitektur teknologi.
a
Arsitektur Data
Arsitektur data mendefinisikan jenis data utama yang dibutuhkan untuk
mendukung aktifitas bisnis. Arsitektur data terdiri dari definisi entitas-entitas data,
relasi antar entitas, serta hubungan antara entitas data dengan fungsi bisnis yang
dilayani oleh entitas-entitas tersebut. Langkah-langkah dalam mendefinisikan
arsitektur data seperti berikut.
- Pendaftaran entitas data potensial.
- Perancangan diagram konteks sistem informasi yang akan dibuat.
- Pendefinisian aliran data dan proses yang terjadi dalam sistem dengan diagram
alir data.
- Pendefinisian setiap proses bisnis dan entitas dengan Entity Relationship
Diagram.
b
Arsitektur Aplikasi
Arsitektur aplikasi mendefinisikan jenis aplikasi utama yang dibutuhkan
untuk mengelola data yang telah dihasilkan oleh arsitektur data dan mendukung
fungsi bisnis. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis sistem informasi yang
terintegrasi sehingga hanya ada satu aplikasi yang akan dihasilkan yaitu SI Disdik
Bogor. Selanjutnya SI Disdik Bogor terbagi-bagi menjadi beberapa modul yang
mengelola data dan menyediakan informasi kepada pengguna sistem. Ada 5 tahap
untuk pendefinisian modul.
- Pendaftaran kandidat modul yang mendukung SI Disdik Bogor.
- Pendefinisian modul ke dalam Tabel.
- Analisis modul terhadap fungsi bisnis Dinas Pendidikan.
- Analisis dampak dari aplikasi yang ada saat ini di Dinas Pendidikan dengan
modul yang dibuat di masa depan dan dirangkum dalam Tabel.
c
Arsitektur Teknologi
Arsitektur teknologi mendefinisikan platform teknologi yang dibutuhkan
untuk menyediakan lingkungan untuk modul yang mengelola data dan
mendukung fungsi bisnis SI Disdik Bogor. Ada 4 tahap untuk membuat arsitektur
teknologi.
- Identifikasi prinsip-prinsip teknologi dan platform.
6
- Pendefinisiaan platform dan distribusi.
- Relasikan platform teknologi dengan modul dan fungsi bisnis.
- Distribusikan arsitektur teknologi.
Tahap 4 : Rencana Implementasi
Pada tahap ini dilakukan rencana implementasi SI Disdik Bogor
(Implementation/Migration
Plans). Ada 2 tahap untuk merencanakan
implementasi sistem.
− Penentuan urutan-urutan modul yang dibangun.
− Penentuaan strategi migrasi terhadap akuisisi platform teknologi.
PEMBAHASAN
Tahap 1 : Inisiasi Perencanaan
a
Lingkup Enterprise dan Tujuan Aplikasi
Dinas Pendidikan menurut Peraturan Daerah Kota Bogor Nomor 3 tahun
2010 tentang Organisasi Perangkat Daerah dalam Kota Bogor memiliki tugas
pokok melaksanakan sebagian urusan di bidang pendidikan. Ada 6 kecamatan
yang termasuk dalam cakupan Dinas Pendidikan Kota Bogor, yaitu Kecamatan
Bogor Utara, Kecamatan Bogor Selatan, Kecamatan Bogor Tengah, Kecamatan
Bogor Timur, Kecamatan Bogor Barat dan Kecamatan Tanah Sareal.
Dinas Pendidikan Kota Bogor adalah satuan pendidikan yang terbagi
kedalam 2 kelompok yaitu Pendidikan Formal yang terdiri dari Pendidikan Dasar
(SD dan SMP), Pendidikan Menengah (SMA dan SMK) serta Pendidikan Non
Formal yang terdiri dari Keaksaraan Fungsional (SKK tingkat dasar dan SKK
Keaksaraan Usaha Mandiri), Program Kesetaraan (Paket A, Paket B dan Paket C),
PAUD Non Formal (Kober, SPS, dll), Taman Bacaan Masyarakat (TBM), Pusat
Kegiatan Belajar Masyarakat (PKBM), Kursus/Keterampilan Hidup dan Sanggar
Kegiatan Belajar (SKB). Penelitian ini mencakup data Pendidikan Formal dan
Pendidikan Non Formal.
Sesuai tugas dan fungsi pokok Dinas Pendidikan tersebut maka analisis
kebutuhan SI Disdik Bogor ini bertujuan untuk menyediakan rekomendasi kepada
enterprise untuk mengimplementasikan sistem informasi yang interaktif dan
dinamis yang mendukung pelaksanaan fungsi bisnis Dinas Pendidikan Kota
Bogor dan dapat menampilkan data-data geografis pendidikan. Fungsi bisnis yang
dimaksud antara lain kegiatan administrasi, keuangan, sumber daya manusia dan
pengolahan data.
b
Visi Pengembangan Sistem Informasi Geografis
Visi Dinas Pendidikan Kota Bogor adalah terwujudnya masyarakat Kota
Bogor yang cerdas dan terampil. Dari visi tersebut terkandung dua makna penting
yaitu cerdas dan terampil. Terdapat tiga komponen kecerdasan yang ingin dan
akan dibangun oleh Dinas Pendidikan Kota Bogor yaitu kecerdasan sosial,
intelektual dan kenestesis. Selain itu, Dinas Pendidikan Kota Bogor mempunyai
cita-cita untuk mewujudkan masyarakat Kota Bogor yang terampil. Terampil
mengandung pengertian bahwa masyarakat Kota Bogor akan memiliki
kompetensi yang cakap, mampu dan cekatan di dalam menyelesaikan tugas dan
pekerjaannya untuk mewujudkan pertumbuhan ekonomi kota terutama di sektor
7
perdagangan. Untuk mewujudkan visi tersebut, dirumuskan 3 misi Dinas
Pendidikan Kota Bogor.
- Menuntaskan wajib belajar 12 tahun.
- Meningkatkan kualitas dan relevansi pendidikan.
- Meningkatkan kualitas sumber daya dinas pendidikan Kota Bogor dalam upaya
mewujudkan tata layanan pendidikan yang baik.
Berdasarkan visi dan misi enterprise tersebut, maka visi dari SI Disdik
Bogor yang dikembangkan adalah menjadi pusat layanan informasi Dinas
Pendidikan di Kota Bogor yang interaktif dan dinamis dalam rangka mewujudkan
visi Dinas Pendidikan Kota Bogor.
Tahap 2 : Kondisi Enterprise Saat Ini
Kondisi enterprise saat ini didapatkan dengan melakukan survey terhadap
pihak Dinas Pendidikan Kota Bogor. Sebelum melakukan survey penelitian,
penulis harus memenuhi prosedur kelengkapan dokumen yaitu surat pengantar
dari IPB serta surat pengantar dari Kepala Kantor Kesatuan Bangsa dan Politik
Kota Bogor yang semuanya ada pada Lampiran 12 dan Lampiran 13. Setelah
mendapatkan surat dari kantor kesatuan bangsa maka penulis mendapat surat
perijinan survey di Dinas Pendidikan yang dikeluarkan oleh Dinas Pendidikan
Kota Bogor di Lampiran 14.
a
Pemodelan Bisnis Awal
1
Struktur Organisasi
Struktur organisasi Dinas Pendidikan Kota Bogor pada Gambar 2
sebagaimana diatur dalam Peraturan Walikota Bogor Nomor 35 tahun 2010 Pasal
2 terdiri dari :
• Kepala Dinas
Gambar 2 Struktur organisasi Dinas Pendidikan Kota Bogor
8
• Sekretariat membawahkan:
a Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
b Sub Bagian Keuangan
c Sub Bagian Perencanaan dan Pelaporan
• Bidang Pendidikan Dasar membawahkan:
a Seksi Kurikulum
b Seksi Kesiswaan
c Seksi Bina Profesi
• Bidang Pendidikan Menengah membawah-kan:
a Seksi Kurikulum;
b Seksi Kesiswaaan;
c Seksi Bina Profesi;
• Bidang Sarana dan Prasarana membawahkan:
a Seksi Sarana Prasarana Pendidikan dasar
b Seksi Sarana Prasarana Pendidikan Menengah
• Bidang Pendidikan Non Formal dan Informal membawahkan:
a Seksi Pendidikan Anak Usia Dini
b Seksi Pendidikan Kesetaraan
c Seksi Kursus dan Kelembagaan
• UPTD Sanggar Kegiatan Belajar (SKB) yang terdiri dari Kepala UPTD dan
Sub Bagian Tata Usaha
2
Fungsi Bisnis Saat ini
Visi Dinas Pendidikan Kota Bogor adalah terwujudnya masyarakat Kota
Bogor yang cerdas dan terampil. Demi mewujudkan visi dinas pendidikan dan
berdasarkan konsep Value Chain, maka fungsi bisnis Dinas Pendidikan kota
Bogor dapat dikelompokkan ke dalam kegiatan utama (Primary Activities) dan
kegiatan pendukung (Support Activities). Kegiatan utama Dinas Pendidikan Kota
Bogor ada dua yaitu kegiatan operasional pendidikan non formal dan informal
serta kegiatan operasional sarana dan prasarana pendidikan formal. Kegiatan
pendukung Dinas Pendidikan Kota Bogor terdiri dari manajemen umum dan
kepegawaian; manajemen keuangan; serta manajemen perencanaan dan pelaporan
yang keseluruhannya akan mendukung kegiatan utama. Rantai nilai kegiatan
kependidikan Dinas Pendidikan Kota Bogor ada di Gambar 3.
Gambar 3 Rantai nilai kegiatan Dinas Pendidikan Kota Bogor
9
3
Dekomposisi Fungsi dan Distribusi Fungsi pada Struktur Organisasi
Setiap kegiatan utama dan pendukung dapat didekomposisikan ke dalam
beberapa fungsi lagi secara lebih terperinci. Fungsi – fungsi yang didapat
berdasarkan Peraturan Walikota Bogor Nomor 35 tahun 2010. Pada penelitian ini
dekomposisi fungsi tidak menunjukkan urutan pengerjaan atau pun urutan proses
karena menggunakan data yang berbeda dan terletak di unit organisasi yang
berbeda. Dekomposisi fungsi kegiatan utama dan kegiatan pendukung
menghasilkan 39 fungsi dapat dilihat pada Lampiran 1.
Setiap fungsi tersebut dipetakan ke dalam analisis siklus hidup sumber daya
(resource life cycle) yang terdiri dari tahapan kebutuhan, akuisisi, pengelolaan dan
disposisi guna melengkapi dan memastikan kelengkapan dekomposisi dalam suatu
area fungsi. Hasil pemetaan fungsi ke dalam analisis siklus sumber daya pada
Dinas Pendidikan Kota Bogor ditunjukan pada Lampiran 2.
Untuk melihat keterlibatan unit-unit organisasi dalam setiap fungsi/proses
bisnis, maka dibuat matriks pemetaan fungi bisnis terhadap unit organisasi pada
Lampiran 3. Setiap sel diisi dengan tingkat keterlibatan dan tanggung jawab
organisasi terhadap fungsi. Penanda “1” untuk tingkat keterlibatan tanggung
jawab dalam pengambilan keputusan, penanda “2” untuk tingkat keterlibatan
penuh tetapi tidak dengan tanggung jawab pengambilan keputusan, dan penanda
“3” untuk tingkat keterlibatan terbatas.
b
Sistem dan Teknologi Saat Ini
1
Sarana dan Prasarana Penunjang
Sarana prasarana penunjang teknologi informasi yang dimiliki Dinas
Pendidikan Kota Bogor, berdasarkan kondisi akhir bulan Desember 2010 pada
RENSTRA Dinas Pendidikan Kota Bogor, dapat dilihat pada Tabel 3.
Tabel 2 Sarana dan prasarana penunjang teknologi informasi
Kondisi
Rusak/
No Jenis Sarana Prasarana Jumlah
Baik
Kurang
Baik
1
Komputer
37
36
1
2
Laptop
9
9
3
18
16
2
Printer
4
1
1
Scaner
5
Telpon/Fax
4
4
6
Jaringan Internet
1
1
7
Mesin Tik
1
1
8
Mesin Hitung Manual
9
2
2
Infokus
Berdasarkan Tabel 3 Dinas Pendidikan Kota Bogor hanya memiliki satu
jaringan internet yaitu jaringan internet yang dipasang di sub bagian perencanaan
dan pelaporan. Bagian lain yang ingin mengakses internet harus memiliki modem
sendiri.
Hasil wawancara dengan staf bagian perencanaan dan pelaporan didapatkan
bahwa komputer dan laptop yang ada di Dinas Pendidikan 70% -nya sudah
10
menggunakan Windows 7 sebagai Operating System (OS), 20% menggunakan
Windows Vista sisanya menggunakan Windows XP dan OS lainnya. Setiap OS
yang ada didukung dengan RAM maksimal 2 GB dan harddisk maksimal 2 TB.
Kondisi komputer dan laptop yang sedemikian rupa dapat mendukung semua
aplikasi yang dipakai di Dinas Pendidikan.
1
Koleksi Aplikasi
Berdasarkan hasil wawancara dengan staf Dinas Pendidikan, ada 6 aplikasi
utama yang digunakan oleh Dinas Pendidikan, yaitu Dapodik, PAS, Padati Web,
NUPTK, NISN, dan NPSN. Deskripsi aplikasi ada pada Lampiran 4.
2
Dukungan Aplikasi terhadap Fungsi Bisnis
Untuk meninjau dukungan aplikasi terhadap fungsi bisnis, dilakukan
pemetaan antara koleksi aplikasi dengan fungsi bisnis yang dijalankan. Matriks
hasil pemetaan tersebut dapat dilihat pada Lampiran 8.
Tahap 3 : Kondisi yang Ingin Dicapai
a
Arsitektur Data
Tahap pertama yang dilakukan pada arsitektur data adalah melakukan
pendaftaran kandidat entitas data potensial pada Tabel 4. Entitas data potensial
tersebut kemudian dimodelkan dengan Entity Relationship Diagram pada
Lampiran 5. Ada 16 entitas data dan 14 relasi yang teridentifikasi.
Tabel 3 Kandidat entitas data potensial
Fungsi Bisnis
Operasional Pendidikan Formal dan Non
Formal
Operasional Sarana dan Prasarana Pendidikan
Formal
Manajemen Kepegawaian
Manajemen Keuangan
Manajemen Perencanaan dan Pelaporan
Kandidat Data
SD
SMP
SMA
Sarana Prasarana PNF
PNF
NISN
NPSN
Hasil UN
Koordinat sekolah
Sarana Prasarana PF
NUPTK
Gaji & Tunjangan
Surat
Jabatan
Transaksi
Laporan
Fail
Supaya hubungan antara proses bisnis dengan aliran data terdefinisi, maka
dibuat diagram alir data dengan membuat diagram konteks sistem pada Lampiran
6 dan selanjutnya di pecah ke dalam DFD level 1 pada Lampiran 7.
b
Arsitektur Aplikasi
Analisis ini menghasilkan satu sistem yang terintegrasi yang terbagi ke
dalam beberapa modul. Masing-masing modul itu mengelola proses bisnis serta
entitas data yang telah dihasilkan pada tahap sebelumnya.
11
1
Kandidat modul
Hasil identifikasi menghasilkan 9 kandidat modul. Daftar kandidat modul
yang diperlukan dapat dilihat dalam Tabel 4.
2
Hubungan Modul dengan Fungsi bisnis
Pada dasarnya seluruh modul yang ada telah mendukung seluruh fungsi
bisnis yang ada secara teknis. Untuk merencanakan program kerja operasional
pendidikan misalnya staff dinas pendidikan dapat menggunakan data yang telah
disediakan oleh modul pemetaan sekolah. Untuk manajemen pelaporan maka
modul pelaporan telah menyediakan fungsi yang cukup lengkap untuk
mengunduh dan meng-upload laporan yang ada.
Modul penggajian berguna untuk membantu manajemen kepegawaian alam
mengelola gaji pegawai, sementara fungsi fungsi lain sudah disediakan dalam
modul pendataan pegawai. Modul administrasi keuangan digunakan dalam
Tabel 4 Kandidat modul
No.
1.
Modul
Modul pendataan PF
2.
Modul pendataan PNF
3.
Modul pemetaan sekolah
4.
Modul penggajian
5.
Modul administrasi keuangan
6.
Modul pelaporan
7.
8.
Modul pendataan pegawai
Modul pendataan surat
9.
Modul evaluasi pendidikan
Deskripsi Modul
Modul untuk merekam data-data pendidikan
formal yaitu SD, SMP dan SMA serta
merekam sarana dan prasarana pendidikan
formal
Modul untuk merekam data-data pendidikan
non formal dan sarana prasarana PNF
Modul untuk menampilkan data geografis
sekolah yang dinamis dan interaktif.
Modul untuk merekam data gaji dan
tunjangan staff dinas, dan membayarkan gaji
secara otomatis ke dalam rekening staff
dinas.
Modul untuk merekam seluruh penerimaan
dan pengeluaran yang terjadi dalam dinas
pendidikan
Modul untuk mencetak laporan-laporan yang
diperlukan di lingkup dinas pendidikan.
Modul untuk merekam seluruh data pegawai
Modul untuk merekam seluruh surat masuk
dan keluar di Dinas Pendidikan Kota Bogor
Modul yang menampilkan hasil resume dan
statistik pendidikan dalam bentuk grafis yang
menarik.
manajemen keuangan Dinas Pendidikan.
3
Analisis Dampak
Tahap selanjutnya adalah menganalisis dampak aplikasi yang telah dimiliki
oleh Dinas Pendidikan saat ini dengan aplikasi yang direncanakan di masa
mendatang. Pada tahap ini dianalisis aplikasi yang telah ada sebelumnya apakah
akan dipertahankan, diperbaharui, diganti, dimodifikasi atau merupakan
pengembangan baru. Hasil analisis dampak dapat dilihat pada Tabel 5.
12
c
1
Arsitektur Teknologi
Prinsip dan Kandidat Platform Teknologi
Langkah pertama dalam mendefinisikan arsitektur teknologi adalah
mendefinisikan prinsip dan landasan teknologi yang akan digunakan, yang
meliputi aspek data, perangkat keras, perangkat lunak, dan jaringan. Hasilnya
Tabel 5 Analisis dampak arsitektur aplikasi terhadap sistem legacy
No.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Sistem
Legacy
Modul
Modul pendataan
PF
Modul pendataan
PNF
Modul pemetaan
sekolah
Modul penggajian
Modul administrasi
keuangan
Modul pelaporan
Modul pendataan
pegawai
Modul pendataan
surat
Modul evaluasi
pendidikan
Dipertahankan
Diperbaharui
Dimodifikasi
Diganti
Analisis Dampak
Keterangan (Alasan/Proyeksi)
-
Pengembangan baru
-
Pengembangan baru
-
Pengembangan baru
-
Pengembangan baru
Pengembangan baru
NUPTK
X
PAS,
Dapodik
X
Pengembangan baru
Pengembangan aplikasi legacy
dengan menggunakan basis data yang
ada dan memodifikasinya,
menambahkan data-data administrasi
pegawai yang dibutuhkan, serta
membuat fungsi-fungsi yang baru
untuk mengolah data tersebut
Pengembangan baru
Pengembangan aplikasi legacy
dengan menggabungkan data kedua
aplikasi, sehingga diperolah statistik
dengan rumus-rumus tertentu.
definisinya dijabarkan dalam Lampiran 9. Identifikasi prinsip dan kandidat
platform teknologi ini perlu mempertimbangkan faktor-faktor berikut ini.
- Kondisi geografis Dinas Pendidikan. Dengan kondisi geografis yang relatif
lebih baik jika dibandingkan dengan wilayah lainnya di kawasan Jabodetabek,
maka Kota Bogor mempunyai potensi menjadi tujuan utama bermukim para
pekerja di DKI Jakarta, serta tujuan wisata penduduk DKI Jakarta dan
sekitarnya. Hal ini berimplikasi terhadap pertumbuhan penduduk sebagai
akibat dari tingginya arus migrasi terutama urbanisasi yang terjadi setiap tahun.
Dengan pertumbuhan atau penambahan penduduk tersebut, berdampak
terhadap peningkatan penyediaan layanan pendidikan yang setiap tahun harus
disediakan oleh Pemerintah Kota Bogor dalam hal ini adalah Dinas Pendidikan
Kota Bogor. Tidak hanya di Kota Bogor, tetapi di beberapa tempat di Indonesia
13
arus urbanisasi yang tinggi ini sering kali menimbulkan permasalahan yang
kompleks. Khususnya di bidang pendidikan, permasalahan ini menjadi
tantangan kedepan Dinas Pendidikan Kota Bogor terutama di dalam
menyediakan layanan pendidikan yang terjangkau dan berkualitas.
- Anggaran pendidikan. Selama ini anggaran pemerintah yang berasal dari
multi sumber yang dialokasikan untuk pembangunan pendidikan di Kota Bogor
jumlahnya dari tahun ketahun belum sesuai dengan yang direncanakan
sehingga belum sepenuhnya dapat menjawab kebutuhan. Hal ini disebabkan
oleh keterbatasan anggaran yang dimiliki oleh pemerintah sehingga dengan
sangat terpaksa pemerintah pun melakukan skala prioritas pembangunan untuk
memenuhi kebutuhan khususnya untuk sektor pendidikan.
- Infrakstruktur TIK yang telah dimiliki sebelumnya. Perangkat TIK yang
sudah dimiliki sebelumnya diupayakan dapat dioptimalkan pemanfaatannya
sehingga dapat menekan alokasi biaya pengadaan bagi perangkat TIK.
2
Distribusi Data dan Aplikasi
Tahap selanjutnya yaitu memodelkan pendistribusian data dan aplikasi
secara konseptual. Pertama kali diidentifikasi hubungan antara entitas data dengan
lokasi bisnis yang dirujuk dalam Lampiran 10 dengan menandai “X” pada entitas
data dan lokasi bisnis yang saling berhubungan. Selanjutnya dicari hubungan
antara kandidat aplikasi dengan lokasi bisnis yang dirujuk dalam Lampiran 11.
Tujuannya untuk menentukan cara dalam mendistribusikan aplikasi dan data serta
untuk mendefinisikan landasan teknologi yang akan menjadi lingkungan bagi
aplikasi-aplikasi dan data yang mendukung bisnis.
3
Konfigurasi Platform Teknologi
Tahap terakhir adalah mendefiniskan konfigurasi untuk landasan teknologi.
Konfigurasi ini terdiri dari workstation konseptual, jaringan enterprise konseptual,
serta arsitektur sistem bisnis yang merupakan teknologi yang
mengimplementasikan dan menjaga aplikasi dan basis data dari enterprise.
Gambar 4 Worsktation konseptual Dinas Pendidikan Kota Bogor
14
Workstation konseptual merupakan sebuah fasilitas yang digunakan untuk
mengakses data secara langsung atau menyediakan data bagi aplikasi-aplikasi atau
pengguna lainnya. Sebuah workstation terdiri dari lokasi penyimpanan dan
kompartemen-kompartemen. Gambaran workstation konseptual Dinas Pendidikan
Kota Bogor dapat dilihat pada Gambar 4.
Akses pengguna pada aplikasi dilakukan melalui sebuah personal computer
(PC) dekstop maupun laptop. Akses ini terpusatkan melalui jaringan Ethernet
Gambar 5 Worsktation jaringan enterprise konseptual
TCP/IP ke komputer server untuk jaringan intranet menggunakan topologi local
area network (LAN). Dinas Pendidikan Kota Bogor belum memiliki jaringan
LAN, dan hanya memiliki satu jaringan internet dengan penggunaan wireless
router yang akan dipertahankan dalam membentuk struktur workstation.
Selanjutnya didefinisikan jaringan konseptual enterprise yang menghubungkan
semua elemen-elemen workstation konseptual yang bisa dilihat pada Gambar 5.
Arsitektur ini memuat keterhubungan dan akses dari pengguna melalui
workstation melalui berbagai aplikasi untuk mengelola dan mendapatkan data.
Selanjutnya adalah mendefinisikan arsitektur sistem bisnis dengan merujuk
Tabel 6 Arsitektur sistem bisnis
15
fungsi utama dari akses oleh pengguna ke aplikasi-aplikasi bisnis. Spewak
menyarankan lima fungsi utama berikut ini.
- Operational information update, untuk membuat, mengubah atau menghapus
data operasional secara interaktif.
- Operational information inquiry, agar aplikasi dapat mengakses data secara
interaktif dan menampilkan data dalam format yang diminta.
- Operational report review, membantu pengguna untuk melihat dan memeriksa
pelaporan.
- Ad-hoc information review, untuk mengakses data ad-hoc dari enterprise.
- Business rules inquiry/update, untuk melakukan konfigurasi sistem bisnis.
Pendefinisian arsitektur sistem bisnis ini dapat dilihat pada Tabel 6.
Tahap 4 : Rencana Implementasi
1
Prioritas Modul terhadap Konsistensi Data
Aktifitas pertama yang dilakukan adalah memetakan aplikasi dengan entitas
data pada Tabel 7. Matriks harus ditata ulang sedemikian rupa sehingga penanda
“C” terletak pada diagonal matriks dari kiri atas ke kanan bawah. Penanda
tersebut menunjukkan bahwa aplikasi yang berada pada urutan teratas akan
menyediakan data bagi aplikasi di bawah urutan diagonalnya sehingga urutan
implementasinya dikerjakan secara berurutan dari atas ke bawah.
Tabel 7 Pemetaan aplikasi terhadap entitas data
Dari matriks hasil analisis tersebut ada 4 proyek yang bisa dilakukan secara
terpisah yaitu :
- Proyek A: terdiri dari empat modul utama dan bisa diimplementasikan
secara bertahap yaitu :
- Modul pendataan PF
- Modul pendataan PNF
- Modul pemetaan sekolah
- Modul evaluasi pendidikan
- Proyek B: terdiri dari empat modul yang mengelola kegiatan pendukung
yang terdiri dari :
16
- Modul pendataan pegawai
- Modul administrasi keuangan
- Modul pelaporan
- Modul penggajian
- Modul pendataan surat
2
Analisis Aplikasi terhadap Kebutuhan Bisnis
Spewak mencatat 4 faktor bisnis krusial yang perlu dipertimbangkan dalam
penyusunan rencana implementasi dan migrasi, yaitu :
- Demand, yakni derajat kebutuhan organisasi terhafap suatu jenis aplikasi.
- Risk, yaitu peluang untuk mencapai sukses.
- Potential benefit, yaitu pemberian prioritas terhadap aplikasi yang memiliki
tingkat payback tinggi.
- Organizational Impact, yaitu pemberian prioritas terhadap aplikasi yang
tidak berdampak ekstrem terhadap kondisi organisasi, dimana
Tabel 8 Penilaian aplikasi terhadap faktor bisnis
membutuhkan manajemen yang kompleks.
Masing-masing aplikasi diberi penilaian terhadap keempat faktor tersebut dan
diberi nilai 1-4 dengan skala penilaian bersifat relatif. Aplikasi dengan nilai lebih
besar mendapat prioritas lebih dibanding aplikasi lainnya. Penilaian aplikasi ini
ada pada Tabel 8.
Pada Tabel 8 penilaian aplikasi terbagi menjadi dua bagian yaitu bagian
atas dan bagian bawah yang dipisahkan oleh garis putus-putus. Bagian atas berisi
tahapan-tahapan pada proyek A dan bagian bawah berisi tahapan-tahapan pada
proyek B.
3
Strategi migrasi
Dinas Pendidikan Kota Bogor hanya memiliki dua aplikasi yang dapat
diakses langsung dari server pusat kemdikbud, yaitu aplikasi Dapodik dan PAS.
Kedua aplikasi ini hanya menyediakan data kependidikan tetapi tidak untuk
menampilkan rangkuman kependidikan. Oleh sebab itu data yang diambil dari
kedua aplikasi yang berupa fail excel ini harus dikembangkan lebih lanjut oleh
Dinas Pendidikan Kota Bogor di dalam mengembangkan sistem informasi yang
independen, namun tetap menjaga kekonsistenan datanya serta up to date.
17
Harus diperhatikan pula bagaimana akuisisi platform teknologi yang akan
digunakan untuk bermigrasi terhadap sistem yang baru untuk melihat dampak
migrasi terhadap aplikasi legacy. Hal ini dapat dilihat pada Tabel 9.
Tabel 9 Kebutuhan akuisisi platform teknologi
SIMPULAN DAN SARAN
Simpulan
Penelitian ini telah menghasilkan analisis kebutuhan arsitektur data,
arsitektur aplikasi dan arsitektur teknologi yang cukup lengkap bagi enterprise.
Hasil penelitian dapat disimpulkan sebagai berikut.
a Model bisnis utama Dinas Pendidikan Kota Bogor terdiri dari lima areal fungsi
yang terdiri dari dua fungsi kegiatan utama dan tiga fungsi kegiatan
pendukung. Secara keseluruhan terdapat 39 fungsi bisnis untuk seluruh unit
organisasi yang terdiri dari 26 unit.
b Sebuah katalog aplikasi.
c Arsitektur data, yang terdiri dari 16 entitas data potensial dan
didokumentasikan dalam: daftar entitas data, sebuah entity relational diagram,
sebuah diagram konteks dan DFD level 1.
d Arsitektur aplikasi, yang terdiri dari satu sistem informasi dan 9 modul yang
ada di dalamnya. Ada 7 modul yang merupakan pengembangan baru dan 2
aplikasi yang membutuhkan modifikasi dari aplikasi legacy.
e Arsitektur teknologi, yang terdiri dari tabel identifikasi dan definisi platform
teknologi, distribusi landasan teknologi dengan aplikasi dan fungsi bisnis,
konfigurasi teknologi serta arsitektur bisnis.
f Rencana Implementasi yang menjelaskan urutan pengimplementasian aplikasi
dengan memperhatikan kekonsistenan data dan kebutuhan bisnis serta proses
migrasi dengan mempertimbangkan platform teknologi.
Saran
Perencanaan implementasi pada penelitian ini tidak mengestimasi
penggunaan sumber daya yang akan digunakan sehingga belum direncanakan
anggaran yang dibutuhkan serta estimasi waktu pengerjaan sistem yang
dibutuhkan. Hal ini hendaknya dilengkapi oleh enterprise jika ingin
mengimplementasikan sistem.
18
DAFTAR PUSTAKA
Arifiyanto, Wahyu Adi. 2009. Pembuatan Rencana Strategis Pengimplementasian
E-Goverment Sektor Layanan Publik Berbasis Enterprise Architecture
Planning (Studi Kasus : Pemerintah Kabupaten Kutai Barat) [skripsi].
Bandung (ID) : Institut Teknologi Bandung.
Bernard, A. Scott. 2010. An Introduction An Introduction To Enterprise
Architecture: Second Edition. US : AuthorHouse.
Dimyati, M Yamin. 2008. Arsitektur Informasi Perusahaan Menggunakan
Zachman Framework Studi Kasus Fungsi Penataan Data & Pemetaan
Jaringan (GIS/AM/FM) Pada Perusahaan Listrik. E-Indonesia Initiative
2008. Vol (1) : 1 – 6.
Dinas Pendidikan Kota Bogor. 2012. Profil Pendidikan 2012. Bogor (ID) : Dinas
Pendidikan Kota Bogor.
Pemerintah Kota Bogor. 2010. Lembaran Daerah Kota Bogor Tahun 2010 Nomor 1
Seri D Peraturan Daerah kota Bogor Nomor 3 Tahun 2010 tentang Organisasi
Perangkat Daerah.
Pemerintah Kota Bogor. 2010. Peraturan Walikota Bogor Nomor 35 Tahun 2010
tentang Tugas Pokok, Fungsi, Tata Kerja dan Uraian Tugas Jabatan Struktural
Di Lingkungan Dinas Pendidikan.
Porter, Michael E. 1998. Competitive Advantage : Creating and Sustaining Superior
Performance. New York (US): Simon & Schuster Inc.
Dinas Pendidikan Kota Bogor. 2012. Rencana Strategis (RENSTRA) Dinas
Pendidikan Kota Bogor Tahun 2012 – 2014 sebagai Revisi RENSTRA Tahun
2010- 2014. Bogor (ID): Dinas Pendidikan Kota Bogor.
Shelly G.B., Rosenblatt H.J. 2010. System Analysis and Design. Course Technology,
Engage Learning.
Simamora, Riko Harapta. 2006. Sistem Informasi Dinas Pendidikan Berorientasi
Objek dan Berbasis Web (Studi Kasus Kota Tanjung Pinang Kepulauan Riau)
[skripsi]. Bogor (ID) : Institut Pertanian Bogor.
Spewak, S.H. 1992. Developing Blueprint for Data, A9pplications, Technology:
Enterprise Architeture Planning. John Wilcy & Sons.
Zachman John A. 1987. A framework for Information Systems Architecture. IBM
Systems Journal. 26 -3. http://zachman.com.
19
Lampiran 1 Dekomposisi fungsi kegiatan utama dan pendukung Dinas Pendidikan
Kota Bogor
Kegiatan
1 Operasional Pendidikan
Formal dan Non Formal
2
3.
Sarana dan Prasarana
Pendidikan Formal
Manajemen Umum dan
Kepegawaian
Dekomposisi Fungsi
1.1
Proses perencanaan program kerja
pendidikan
1.2
Proses pengkajian dan perumusan
kebijakan teknis
1.3
Proses pengkajian dan perumusan
bahan kebijakan teknis operasional
1.4
Proses pengkajian bahan fasilitasi
1.5
Proses penyusunan SOP dan SPM
pendidikan
1.6
Proses penyiapan bahan perumusan
kebijakan teknis
1.7
Proses pelaksanaan kebijakan teknis
operasional
1.8
Proses monitoring, evaluasi dan
pelaporan
1.9
Proses pengumpulan, pengolahan dan
analisa data
1.10 Proses pengelolaan administrasi
kegiatan
2.1
Proses perencanaan program kerja
sarana dan prasarana
2.2
Proses pengkajian dan perumusan
kebijakan teknis sarana dan prasarana
2.3
Proses pengkajian kebutuhan sarana dan
prasarana dikdas dan dikmen
2.4
Proses penyusunan SOP dan SPM
sarana dan prasarana
2.5
Pengkajian dan perumusan kebijakan
teknis operasional sarana dan prasarana
2.6
Proses penyiapan bahan perumusan
kebijakan teknis sarana dan prasarana
2.7
Proses penyiapan kebutuhan sarana dan
prasarana
2.8
Pengawasan terhadap pemenuhan
Standar Nasional sarana dan prasarana
2.9
Pengawasan pendayagunaan bantuan
sarana dan prasarana serta pengawasan
buku pelajaran
2.10 Proses monitoring, evaluasi dan
pelaporan
2.11 Proses pengumpulan, pengolahan dan
analisa data
3.1
Proses penyusunan rencana dan
program kerja sub bagian umum dan
20
Kegiatan
4.
5.
Dekomposisi Fungsi
kepegawaian
3.2
Proses penyusunan rencana kebutuhan
barang
3.3
Proses pengelolaan urusan surat
menyurat, kearsipan, kerumahtanggaan
dan administrasi umum
3.4
Proses pengelolaan kebutuhan dan
pemeliharaan perlengkapan gedung dan
alat tulis Dinas
3.5
Pelaksanaan administrasi dan pelayanan
kepegawaian
3.6
Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan
pelaporan
Manajemen Keuangan
4.1
Proses penyusunan rencana dan
program kerja bagian keuangan
4.2
Proses pengelolaan administrasi
keuangan
4.3
Proses pembinaan satuan pemegang kas
4.4
Proses pelayanan keuangan
Proses penyusunan laporan realisasi
4.5
keuangan dan Neraca Dinas
4.6
Proses pelaporan keuangan
Manajemen Perencanaan dan 5.1
Proses penyusunan rencana dan
Pelaporan
program kerja lingkup Dinas
5.2
Proses penyiapan bahan penyusunan
bidang perencanaan, monitoring dan
evaluasi
5.3
Proses pelaksanaan pengumpulan dan
pengelolaan data pendidikan
5.4
Proses pemuktakhiran dan validasi data
5.5
Proses penyusunan laporan kegiatan
Dinas : LKPJ, LAKIP, LPPD, ILPPD
5.6
Proses penyusunan Rencana
Pembangunan Jangka Menengah
Daerah (RPMJD) dan Rencana Kerja
lingkup Dinas
21
Lampiran 2 Matriks pemetaan fungsi ke dalam siklus sumber daya
Kota Bogor
22
Lampiran 3 Pemetaan fungsi bisnis terhadap unit organisasi Dinas Pendidikan
Keterangan : Nomor fungsi dirujuk pada Lampiran 1
23
Lampiran 4 Dokumentasi aplikasi yang dipakai di Dinas Pendidikan Kota Bogor
Nama
Aplikasi
Deskripsi
Unit
Organisasi
Pengguna
Pengelola
Dapodik (Data Pokok Pendidikan)
Merupakan sistem informasi yang berisikan data-data pendidikan
dasar yang meliputi jenjang SD hingga SMP atau pun sederajat.
Aplikasi ini merupakan aplikasi dari kementrian pendidikan yang
diperuntukkan untuk seluruh Indonesia (nasional).
Sub Bagian Perencanaan dan Pelaporan
Guru, siswa, masyarakat awam, staff pendidikan
Satu operator di tiap sekolah, satu operator di tingkat kota (Sub
Bagian Perencanaan dan Pelaporan)
Output
fail excel, halaman web
Input
manual, fail excel
Penggunaan Batch dan Online
Jaringan
Internet
Penyimpanan Server pusat Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan
Data
(Kemdikbud) dan PC/laptop yang terinstal aplikasi Dapodik
Screen shoot
Waktu akses: 16 Agustus 2013
Alamat akses : http://pendataan.dikdas.kemdiknas.go.id
Catatan
24
Nama
Aplikasi
Deskripsi
Unit
Organisasi
Pengguna
Pengelola
Output
Input
Penggunaan
Jaringan
Penyimpanan
Data
Screen shoot
Catatan
Padati Web (Pangkalan Data dan Informasi)
Merupakan sistem informasi yang berisi data-data sekolah yang
berasal dari 6 kecamatan di Kota Bogor. Data sekolah tersebut
meliputi Data Guru berdasarkan umur dan ijazah, Data Siswa
berdasarkan jenis kelamin, agama dan umur, Data sarana dan
prasarana sekolah, Data kurikulum yang digunakan oleh sekolah,
Data laporan keuangan sekolah, serta data listrik dan bantuan
yang ada di sekolah. Padati Web juga menampilkan data resume
pendidikan Kota Bogor.
Sub Bagian Perencanaan dan Pelaporan
Staff Sub Bagian Perencanaan dan Pelaporan
Staff Sub Bagian Perencanaan dan Pelaporan
fail excel, halaman web
manual, fail excel
Batch
Intranet
PC/laptop yang terinstal aplikasi Padati Web
Waktu akses : 16 Agustus 2013
Alamat akses : http://www.padatiweb.kemdiknas.go.id/
Semenjak UUD tahun 2010 Padati web sudah tidak dipakai
secara online lagi karena adanya perubahan sistem di
Kementerian Pendidikan. Aplikasi ini hanya digunakan untuk
membantu meresume data pendidikan yang belum bisa dil
PENDIDIKAN KOTA BOGOR MENGGUNAKAN
ENTERPRISE ARCHITECTURE PLANNING
VINCENTIA DYAH KUSUMANINGTYAS
DEPARTEMEN ILMU KOMPUTER
FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
BOGOR
2013
PERNYATAAN MENGENAI SKRIPSI DAN SUMBER
INFORMASI SERTA PELIMPAHAN HAK CIPTA
Dengan ini saya menyatakan bahwa skripsi berjudul Analisis Kebutuhan Sistem
Informasi Dinas Pendidikan Kota Bogor Menggunakan Enterprise Architecture
Planning adalah benar karya saya dengan arahan dari komisi pembimbing dan belum
diajukan dalam bentuk apa pun kepada perguruan tinggi mana pun. Sumber informasi
yang berasal atau dikutip dari karya yang diterbitkan maupun tidak diterbitkan dari
penulis lain telah disebutkan dalam teks dan dicantumkan dalam Daftar Pustaka di
bagian akhir skripsi ini.
Dengan ini saya melimpahkan hak cipta dari karya tulis saya kepada Institut
Pertanian Bogor.
Bogor, September 2013
Vincentia Dyah Kusumaningtyas
NIM G64080028
ABSTRAK
VINCENTIA DYAH KUSUMANINGTYAS. Analisis Kebutuhan Sistem
Informasi Dinas Pendidikan Kota Bogor. Dibimbing oleh WISNU ANANTA
KUSUMA.
Dinas Pendidikan Kota Bogor memerlukan sistem penyelenggaraan
pelayanan pendidikan terintegrasi, agar tingkat kepuasan masyarakat dalam
memperoleh pelayanan pendidikan dapat ditingkatkan. Penelitian ini bertujuan
untuk mendefinisikan kebutuhan arsitektur yang mendukung proses bisnis Dinas
Pendidikan Kota Bogor dan rencana untuk mengimplementasikan Sistem
Informasi Dinas Pendidikan Kota Bogor menggunakan Enterprise Architecture
Planning (EAP). Penelitian ini dilakukan dengan mengikuti tahapan EAP yaitu
tahap inisiasi dan perencanaan, tahap pendefinisian kondisi enterprise saat ini,
tahap pendefinisian kondisi yang ingin dicapai, dan tahap perencanaan
implementasi. Hasil dari penelitian ini berupa matriks, bagan, diagram entitas dan
diagram alur data serta Tabel kebutuhan arsitektur data, aplikasi dan teknologi
yang selanjutnya dapat digunakan oleh programmer dan designer sebagai rujukan
untuk mengimplementasikan sistem.
Kata Kunci: Analisis kebutuhan sistem, Enterprise Architecture Planning, sistem
informasi
ABSTRACT
VINCENTIA DYAH KUSUMANINGTYAS. Requirement Analysis of
Information System for the Department of Education in Bogor. Supervised by
WISNU ANANTA KUSUMA.
In order to increase the public satisfaction level in obtaining the educational
service, the Department of Education in Bogor City needs to have an integrated
system for the provision of education. This research aims to define the
architechture to supports the business process and plan to implement the
Information System for the Department of Education in Bogor using Enterprise
Architecture Planning (EAP). The research is carried out by following the four
stages of EAP, namely : initiation and planning stage, definition of current
enterprise condition stage, definition of achieved enterprise condition stage, and
implementation planning stage. The results of this research are matrices, charts,
entity diagram, data flow diagram, and architecture requirements tables of data,
application, and technologies which can be used by programmers and designers as
the references in implementing the system.
Keywords : Enterprise Architecture Planning, information system, system
requirements analysis
ANALISIS KEBUTUHAN SISTEM INFORMASI DINAS
PENDIDIKAN KOTA BOGOR MENGGUNAKAN
ENTERPRISE ARCHITECTURE PLANNING
VINCENTIA DYAH KUSUMANINGTYAS
Skripsi
sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar
Sarjana Komputer
pada
Departemen Ilmu Komputer
DEPARTEMEN ILMU KOMPUTER
FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
BOGOR
2013
Judul Skripsi
Nama
NIM
: Analisis Kebutuhan Sistem Informasi Dinas Pendidikan Kota Bogor
Menggunakan Enterprise Architecture Planning
: Vincentia Dyah Kusumaningtyas
: G64080028
Disetujui oleh
Dr. Wisnu Ananta Kusuma, S.T, M.T
Pembimbing
Diketahui oleh
Dr. Ir. Agus Buono, M.Si, M.Kom
Ketua Departemen
Tanggal Lulus :
PRAKATA
Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas segala
karunia-Nya sehingga skripsi ini berhasil diselesaikan. Skripsi ini berjudul Analisis
Kebutuhan Sistem Informasi Dinas Pendidikan Kota Bogor.
Terima kasih penulis ucapkan kepada :
1 Bapak Dr. Wisnu Ananta Kusuma, S.T, M.T selaku pembimbing
2 Ibu Rita, Kepala Sub Bagian Perencanaan dan Pelaporan Dinas Pendidikan
Kota Bogor yang telah banyak memberikan saran
3 Bapak Heru Supriyanto dan Bapak Dedi Sukardi Staf Bagian Perencanaan
dan Pelaporan Dinas Pendidikan Kota Bogor sebagai narasumber
4 Segenap staf Dinas Pendidikan yang telah membantu selama pengumpulan
data
5 Ayah, Ibu, serta seluruh keluarga atas segala doa dan kasih sayangnya yang
tak pernah berhenti
6 Cahyarani sebagai teman baik yang selalu memberi support
Semoga skripsi ini bermanfaat bagi semua yang membaca.
Bogor, Juni 2013
Vincentia Dyah K
.
DAFTAR ISI
DAFTAR TABEL
vii
DAFTAR GAMBAR
vii
DAFTAR LAMPIRAN
vii
PENDAHULUAN
1
Latar Belakang
1
Perumusan Masalah
1
Tujuan
2
Ruang Lingkup
2
Manfaat Penelitian
2
TINJAUAN PUSTAKA
2
Arsitektur Enterprise
2
Zachman Framework
2
Enterprise Architecture Planning (EAP)
3
METODE PENELITIAN
4
Tahap 1 : Inisiasi Perencanaan
4
Tahap 2 : Kondisi Enterprise Saat Ini
4
Tahap 3 : Kondisi yang Ingin Dicapai
5
Tahap 4 : Rencana Implementasi
6
PEMBAHASAN
6
Tahap 1 : Inisiasi Perencanaan
6
Tahap 2 : Kondisi Enterprise Saat Ini
7
Tahap 3 : Kondisi yang Ingin Dicapai
10
Tahap 4 : Rencana Implementasi
15
SIMPULAN DAN SARAN
17
DAFTAR PUSTAKA
18
LAMPIRAN
26
DAFTAR TABEL
1
2
3
4
5
6
7
8
9
EAP dalam Zachman Framework
Sarana dan prasarana penunjang teknologi informasi
Kandidat entitas data potensial
Kandidat modul
Analisis dampak arsitektur aplikasi terhadap sistem legacy
Arsitektur sistem bisnis
Pemetaan aplikasi terhadap entitas data
Penilaian aplikasi terhadap faktor bisnis
Kebutuhan akuisisi platform teknologi
3
9
10
11
12
14
15
16
17
DAFTAR GAMBAR
1
2
3
4
5
Tahapan EAP
Struktur organisasi Dinas Pendidikan Kota Bogor
Rantai nilai kegiatan Dinas Pendidikan Kota Bogor
Worsktation Konseptual Dinas Pendidikan Kota Bogor
Worsktation jaringan enterprise konseptual
3
7
8
13
14
DAFTAR LAMPIRAN
1 Dekomposisi fungsi kegiatan utama dan pendukung Dinas Pendidikan
Kota Bogor
2 Matriks pemetaan fungsi ke dalam siklus sumber daya
3 Pemetaan fungsi bisnis terhadap unit organisasi Dinas Pendidikan
4 Dokumentasi aplikasi yang dipakai di Dinas Pendidikan Kota Bogor
5 Entity relationship diagram Sistem Informasi Dinas Pendidikan Kota
Bogor
6 Diagram konteks Sistem Informasi Dinas Pendidikan
7 DFD level 1 Sistem Informasi Dinas Pendidikan Kota Bogor
8 Dukungan aplikasi terhadap fungsi bisnis Dinas Pendidikan Kota Bogor
9 Prinsip platform teknologi
10 Distribusi entitas data
11 Peta distribusi aplikasi
12 Surat permohonan penelusuran data
13 Surat keterangan penelitian dari Kantor Kesatuan Bangsa dan Politik
14 Surat ijin penelusuran data dari Dinas Pendidikan Kota Bogor
19
21
22
23
29
30
31
32
33
35
36
37
38
39
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Meskipun telah mempunyai tugas pokok dan fungsi yang disahkan oleh
Peraturan Walikota Bogor Nomor 35 Tahun 2010, namun Dinas Pendidikan Kota
Bogor sampai saat ini belum mempunyai sistem informasi yang terintegrasi untuk
menyelenggarakan pelayanan pendidikan kepada masyarakat maupun untuk
memenuhi kebutuhan informasi umum semua tenaga kependidikan dalam subunit
organisasional di Dinas Pendidikan. Hal ini menyebabkan rendahnya tingkat
kepuasan masyarakat di dalam memperoleh pelayanan pendidikan yang
dilaksanakan oleh Dinas Pendidikan. Sehingga meskipun upaya Dinas Pendidikan
Kota Bogor untuk selalu memberikan pelayanan kepada masyarakat dirasakan
telah optimal, namun di mata masyarakat justru sebaliknya. Prosedur pelayanan
pendidikan yang telah ada dalam SOP tiap unit organisasi belum tersosialisasikan
dengan sempurna sehingga masyarakat yang datang ke Dinas Pendidikan masih
kebingungan untuk mendapatkan pelayanan. Masyarakat lebih cenderung untuk
berhubungan dengan Dinas Pendidikan bukan secara lembaga melalui kontak
secara personal.
Ketidakefisienan prosedur pelayanan pendidikan terhadap masyarakat harus
diatasi dengan membuat sistem informasi terintegrasi yang dapat menyediakan
informasi oleh siapa pun, di mana pun dan kapan pun. Sistem informasi
terintegrasi diharapkan dapat menjaga kekonsistenan data, memudahkan
pemeliharaan basis data serta memudahkan tenaga kependidikan melakukan
pelaporan, evaluasi, mengidentifikasi dan memahami masalah pendidikan.
Perumusan Masalah
Dinas Pendidikan sebagai instansi pemerintah yang menjalankan sebagian
proses pendidikan memerlukan sistem informasi manajemen pendidikan
terintegrasi yang dinamis dan interaktif yang dapat digunakan oleh tenaga
pendidik dan kependidikan maupun masyarakat umum. Riko Harahap Simamora
dalam tugas akhirnya telah meneliti dan mengimplementasi sistem informasi
pendidikan yang hasil akhirnya berupa sistem informasi geografis sekolah
menggunakan ArcGIS server. Penelitian ini kurang menganalisis secara
mendalam tentang hubungan organisasi dengan sistem yang telah dibuat dan
bagaimana rencana migrasi sistem di masa depan. Untuk mendapatkan deskripsi
yang lengkap tentang fungsi suatu organisasi dan hubungannya dengan sistem
informasi yang akan dikembangkan, penulis menggunakan metode Enterprise
Architecture Planning (EAP) yang diperkenalkan oleh Steven H. Spewak pada
tahun 1992.
EAP adalah proses mendefinisikan arsitektur untuk penggunaan informasi
dalam mendukung bisnis dan rencana untuk mengimplementasikan arsitektur
tersebut. Berdasarkan Business System Planning (BSP) yang dikembangkan oleh
John Zachman, EAP mengambil pendekatan data sentris untuk perencanaan
arsitektur untuk memberikan kualitas data, akses ke data serta kemampuan
beradaptasi pada perubahan. Sebab itu, EAP sangat cocok untuk mendefinisikan
arsitektur enterprise pada SIG yang harus mampu beradaptasi pada perubahan
teknologi.
2
EAP diharapkan dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan enterprise yang
sering muncul dalam menganilisis kebutuhan sistem yang dibuat sebagai berikut.
- Bagaimana ruang lingkup dan tujuan perencanaan enterprise?
- Bagaimana kondisi organisasi saat ini?
- Bagaimana fungsi bisnis organisasi saat ini?
- Bagaimana arsitektur data, aplikasi dan teknologi yang ingin dicapai?
- Bagaimana rencana implementasinya?
Tujuan
Tujuan penelitian ini adalah mendefinisikan kebutuhan arsitektur untuk
penggunaan informasi dalam mendukung proses bisnis dan rencana untuk
mengimplementasikan Sistem Informasi Dinas Pendidikan Kota Bogor
menggunakan EAP.
Ruang Lingkup
Ruang lingkup dari penelitian ini sebagai berikut.
a Data yang disajikan berupa hasil wawancara dengan pihak Dinas Pendidikan
Kota Bogor.
b Proses analisis menggunakan metode EAP, yang terdiri dari empat tahap yaitu
tahap inisiasi perencanaan, tahap pendefinisian kondisi enterprise saat ini,
tahap pendefinisian kondisi enterprise di masa depan dan tahap perencanaan
implementasi.
Manfaat Penelitian
Penelitian ini diharapkan dapat memberi Gambaran lengkap bagi para
perencana dan pemilik bisnis dalam melakukan implementasi teknis perancangan
Sistem Informasi Dinas Pendidikan Kota Bogor. Diharapkan pula dapat
memberikan arah yang jelas di masa yang akan datang kepada Dinas Pendidikan
untuk bermigrasi saat implementasi sistem.
TINJAUAN PUSTAKA
Arsitektur Enterprise
Enterprise adalah sebuah organisasi atau sub-aktivitas yang dasarnya
didefinisikan oleh tujuan umum, proses dan sumber daya organisasi. Enterprise
termasuk keseluruhan organisasi di sektor publik, privat atau non-profit, bagianbagian dari sebuah organisasi seperti unit bisnis, program-program dan sistemsistem atau bagian dari banyak organisasi seperti konsorsium dan rantai pasokan.
Arsitektur enterprise adalah suatu manajemen dan yang dikhususkan untuk
meningkatan hasil dari enterprise dengan memungkinkan mereka untuk melihat
diri mereka dalam hal holistic dan terintegrasi dari pandangan arah strategis
mereka, praktek bisnis, arus informasi, dan sumber daya teknologi. (Bernard,
2012).
Zachman Framework
Zachman Framework (ZF) adalah skema, persimpangan antara dua
klasifikasi sejarah yang telah digunakan selama ribuan tahun. Pertama adalah
dasar-dasar komunikasi yang ditemukan di interogatif primitif: What, How,
Where, Who, When, dan Why. Kedua berasal dari reifikasi, yaitu suatu proses di
mana hasil rekayasa atau abstraksi yang lama kelamaan dianggap sebagai
3
kebenaran dan kenyataan. Hasil dari reifikasi ide abstrak yang kemudian
didalilkan oleh filsuf Yunani kuno yaitu : Identifikasi, Definisi, Representasi,
Spesifikasi, Konfigurasi, dan Instansiasi (Zachman, 2008).
Pada Tabel 1, ZF diGambarkan sebagai matriks 6x6 dengan interogatif
komunikasi sebagai kolom dan transformasi reifikasi sebagai baris. Klasifikasi
kerangka diwakili oleh sel yang terdiri dari persimpangan antara interogatif
komunikasi dengan transformasi reifikasi.
Enterprise Architecture Planning (EAP)
EAP merupakan suatu pendekatan pembangunan arsitektur enterprise yang
dibuat oleh Steven H. Spewak. Langkah-langkah dalam EAP memberikan
panduan praktis dalam membuat arsitektur dari dua baris dan tiga kolom pertama
Zachman Framework seperti Tabel 1 (Spewak, 1998).
Tabel 1 EAP dalam Zachman Framework
Identifikasi
(Planner’s
view)
What
List of things
important to the
enterprise
How
List of
processes the
enterprise
performs
Business
process
model
Where
List of
enterprise
locations
Who
Organization
approaches
When
Business
master
schedule
Why
Business
vision and
mission
Logistic
network
Organization
chart
State/
transition
diagram
Definisi
(Business
Owners’
Views)
Language,
divergent, data
model
Representasi
(Architect’s
View)
Convergent e/r
model
Essential
data flow
diagram
Locations of
roles
The viable
system, use
cases
Entity life
History
Business
strategies,
tactics,
policies,
rules
Business
rule model
Spesifikasi
(Designer’s
View)
Data base
design
Hardware,
software
distribution
Business
rule design
Physical storage
design
Network
architecture,
protocols
User
Interface,
security
design
Screens,
security
coding
Control
structure
Konfigurasi
(Bulder’s
View)
System
design,
program
structure
Detailed
program
design
Timing
definitions
Instansiasi
(Enterprise’s
View)
Converted data
Executable
programs
Communicati
ons facilities
Trained
people
Business
events
Rule
specification
program
logic
Enforced
rules
EAP terdiri dari tujuh komponen yang dibagi menjadi empat tahapan, yaitu :
tahap inisiasi perencanaan, tahap identifikasi kondisi enterprise saat ini, tahap
Gambar 1 Tahapan EAP
pendefinisian arsitektur yang ingin dituju di masa mendatang, dan pembuatan
renana implementasi. EAP adalah proses mendefenisi bukan mendisain, sehingga
4
EAP tidak mendisain sistem, data base atau jaringan. Desain dan pekerjaan
implementasi diprakarsai setelah proses pendefenisian EAP telah selesai. Tahapan
EAP diGambarkan pada Gambar 1.
METODE PENELITIAN
Proses pendefinisian dengan menggunakan metodologi EAP terdiri dari 4
tahapan dan dimulai berurutan dari atas ke bawah seperti yang ada pada Gambar
1.
Tahap 1 : Inisiasi Perencanaan
Pada tahap 1 dilakukan inisiasi perencanaan untuk mempersiapkan segala
sesuatu sebelum memulai kegiatan inti EAP dengan harapan proses pembangunan
SI Disdik Bogor dapat terarah dengan sangat baik. Tahapan ini sebagai landasan
untuk tahapan pengerjaan berikutnya. Tahap inisiasi mengikuti beberapa tahap
berikut.
- Identifikasi lingkup enterprise dan tujuan EAP. Pada tahap ini ditentukan
apakah analisis kebutuhan sistem meliputi keseluruhan area suatu organisasi
atau hanya sebagian saja.
- Pendefinisian visi Sistem Informasi Dinas Pendidikan Kota Bogor (SI Disdik
Bogor) yang diturunkan dari visi dan misi Dinas Pendidikan Kota Bogor.
- Pengadopsian metologi dan tools yang digunakan dalam langkah-langkah EAP.
EAP memberikan keleluasaan penggunaan metodologi dan tools sepanjang
tidak menyalahi sifat utama EAP.
Tahap 2 : Kondisi Enterprise Saat Ini
Pemahaman kondisi enterprise saat ini dilakukan melalui wawancara pada
enterprise yaitu Dinas Pendidikan Kota Bogor. Wawancara bertujuan untuk
mengamati dan mencatat hal-hal penting yang mempengaruhi proses informasi
dan bisnis dalam enterprise. Pada tahap ini ada dua komponen yang di analisis
yaitu permodelan bisnis dan kondisi sistem dan teknologi saat ini.
a
Pemodelan Bisnis
Pemodelan bisnis adalah proses untuk menyusun suatu dasar
pengetahuan tentang aktifitas bisnis dan informasi yang digunakan dalam
melakukan aktifitas bisnis. Tujuan dari pemodelan bisnis ini adalah untuk
menyediakan dasar pengetahuan yang lengkap dan menyeluruh yang dapat
digunakan untuk mendefinisikan arsitektur dan rencana implementasi SI Disdik
Bogor. Ada 4 tahapan untuk memodelkan bisnis.
- Dokumentasi struktur organisasi Dinas Pendidikan Kota Bogor.
- Identifikasi dan definisi fungsi bisnis yang terjadi di Dinas Pendidikan
menggunakan Value Chain Michael Porter.
- Dekomposisi fungsi bisnis Dinas Pendidikan, dan pengelompokan hasil
dekomposisi tersebut menggunakan four-stage life cycle.
- Pemetaan hasil dekomposisi fungsi ke dalam struktur organisasi Dinas
Pendidikan Kota Bogor.
5
b
Kondisi Sistem dan Teknologi Saat Ini
Sistem dan teknologi saat ini bertujuan untuk mendokumentasikan dan
mendefinisikan seluruh platform teknologi dan sistem yang digunakan oleh Dinas
Pendidikan Kota Bogor saat ini serta menyediakan suatu acuan untuk migrasi
dalam jangka panjang. Sedangkan yang harus dihasilkan pada fase ini disebut
dengan Information Resource Catalog (IRC) yang juga disebut ensiklopedia
sistem atau inventory sistem. IRC menyediakan referensi untuk definisi dan
deskripsi semua sistem aplikasi, data (input, output dan fail/basis data) serta
platform teknologi (hardware, software dan komunikasi). Setelah didapatkan
informasi seluruh aplikasi yang dipakai dalam organisasi, dilakukan peninjauan
dukungan aplikasi terhadap fungsi bisnis dengan memetakannya ke dalam
matriks.
Tahap 3 : Kondisi yang Ingin Dicapai
Pada tahap 3 ada tiga komponen yang dianalisis yaitu arsitektur data,
arsitektur aplikasi dan arsitektur teknologi.
a
Arsitektur Data
Arsitektur data mendefinisikan jenis data utama yang dibutuhkan untuk
mendukung aktifitas bisnis. Arsitektur data terdiri dari definisi entitas-entitas data,
relasi antar entitas, serta hubungan antara entitas data dengan fungsi bisnis yang
dilayani oleh entitas-entitas tersebut. Langkah-langkah dalam mendefinisikan
arsitektur data seperti berikut.
- Pendaftaran entitas data potensial.
- Perancangan diagram konteks sistem informasi yang akan dibuat.
- Pendefinisian aliran data dan proses yang terjadi dalam sistem dengan diagram
alir data.
- Pendefinisian setiap proses bisnis dan entitas dengan Entity Relationship
Diagram.
b
Arsitektur Aplikasi
Arsitektur aplikasi mendefinisikan jenis aplikasi utama yang dibutuhkan
untuk mengelola data yang telah dihasilkan oleh arsitektur data dan mendukung
fungsi bisnis. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis sistem informasi yang
terintegrasi sehingga hanya ada satu aplikasi yang akan dihasilkan yaitu SI Disdik
Bogor. Selanjutnya SI Disdik Bogor terbagi-bagi menjadi beberapa modul yang
mengelola data dan menyediakan informasi kepada pengguna sistem. Ada 5 tahap
untuk pendefinisian modul.
- Pendaftaran kandidat modul yang mendukung SI Disdik Bogor.
- Pendefinisian modul ke dalam Tabel.
- Analisis modul terhadap fungsi bisnis Dinas Pendidikan.
- Analisis dampak dari aplikasi yang ada saat ini di Dinas Pendidikan dengan
modul yang dibuat di masa depan dan dirangkum dalam Tabel.
c
Arsitektur Teknologi
Arsitektur teknologi mendefinisikan platform teknologi yang dibutuhkan
untuk menyediakan lingkungan untuk modul yang mengelola data dan
mendukung fungsi bisnis SI Disdik Bogor. Ada 4 tahap untuk membuat arsitektur
teknologi.
- Identifikasi prinsip-prinsip teknologi dan platform.
6
- Pendefinisiaan platform dan distribusi.
- Relasikan platform teknologi dengan modul dan fungsi bisnis.
- Distribusikan arsitektur teknologi.
Tahap 4 : Rencana Implementasi
Pada tahap ini dilakukan rencana implementasi SI Disdik Bogor
(Implementation/Migration
Plans). Ada 2 tahap untuk merencanakan
implementasi sistem.
− Penentuan urutan-urutan modul yang dibangun.
− Penentuaan strategi migrasi terhadap akuisisi platform teknologi.
PEMBAHASAN
Tahap 1 : Inisiasi Perencanaan
a
Lingkup Enterprise dan Tujuan Aplikasi
Dinas Pendidikan menurut Peraturan Daerah Kota Bogor Nomor 3 tahun
2010 tentang Organisasi Perangkat Daerah dalam Kota Bogor memiliki tugas
pokok melaksanakan sebagian urusan di bidang pendidikan. Ada 6 kecamatan
yang termasuk dalam cakupan Dinas Pendidikan Kota Bogor, yaitu Kecamatan
Bogor Utara, Kecamatan Bogor Selatan, Kecamatan Bogor Tengah, Kecamatan
Bogor Timur, Kecamatan Bogor Barat dan Kecamatan Tanah Sareal.
Dinas Pendidikan Kota Bogor adalah satuan pendidikan yang terbagi
kedalam 2 kelompok yaitu Pendidikan Formal yang terdiri dari Pendidikan Dasar
(SD dan SMP), Pendidikan Menengah (SMA dan SMK) serta Pendidikan Non
Formal yang terdiri dari Keaksaraan Fungsional (SKK tingkat dasar dan SKK
Keaksaraan Usaha Mandiri), Program Kesetaraan (Paket A, Paket B dan Paket C),
PAUD Non Formal (Kober, SPS, dll), Taman Bacaan Masyarakat (TBM), Pusat
Kegiatan Belajar Masyarakat (PKBM), Kursus/Keterampilan Hidup dan Sanggar
Kegiatan Belajar (SKB). Penelitian ini mencakup data Pendidikan Formal dan
Pendidikan Non Formal.
Sesuai tugas dan fungsi pokok Dinas Pendidikan tersebut maka analisis
kebutuhan SI Disdik Bogor ini bertujuan untuk menyediakan rekomendasi kepada
enterprise untuk mengimplementasikan sistem informasi yang interaktif dan
dinamis yang mendukung pelaksanaan fungsi bisnis Dinas Pendidikan Kota
Bogor dan dapat menampilkan data-data geografis pendidikan. Fungsi bisnis yang
dimaksud antara lain kegiatan administrasi, keuangan, sumber daya manusia dan
pengolahan data.
b
Visi Pengembangan Sistem Informasi Geografis
Visi Dinas Pendidikan Kota Bogor adalah terwujudnya masyarakat Kota
Bogor yang cerdas dan terampil. Dari visi tersebut terkandung dua makna penting
yaitu cerdas dan terampil. Terdapat tiga komponen kecerdasan yang ingin dan
akan dibangun oleh Dinas Pendidikan Kota Bogor yaitu kecerdasan sosial,
intelektual dan kenestesis. Selain itu, Dinas Pendidikan Kota Bogor mempunyai
cita-cita untuk mewujudkan masyarakat Kota Bogor yang terampil. Terampil
mengandung pengertian bahwa masyarakat Kota Bogor akan memiliki
kompetensi yang cakap, mampu dan cekatan di dalam menyelesaikan tugas dan
pekerjaannya untuk mewujudkan pertumbuhan ekonomi kota terutama di sektor
7
perdagangan. Untuk mewujudkan visi tersebut, dirumuskan 3 misi Dinas
Pendidikan Kota Bogor.
- Menuntaskan wajib belajar 12 tahun.
- Meningkatkan kualitas dan relevansi pendidikan.
- Meningkatkan kualitas sumber daya dinas pendidikan Kota Bogor dalam upaya
mewujudkan tata layanan pendidikan yang baik.
Berdasarkan visi dan misi enterprise tersebut, maka visi dari SI Disdik
Bogor yang dikembangkan adalah menjadi pusat layanan informasi Dinas
Pendidikan di Kota Bogor yang interaktif dan dinamis dalam rangka mewujudkan
visi Dinas Pendidikan Kota Bogor.
Tahap 2 : Kondisi Enterprise Saat Ini
Kondisi enterprise saat ini didapatkan dengan melakukan survey terhadap
pihak Dinas Pendidikan Kota Bogor. Sebelum melakukan survey penelitian,
penulis harus memenuhi prosedur kelengkapan dokumen yaitu surat pengantar
dari IPB serta surat pengantar dari Kepala Kantor Kesatuan Bangsa dan Politik
Kota Bogor yang semuanya ada pada Lampiran 12 dan Lampiran 13. Setelah
mendapatkan surat dari kantor kesatuan bangsa maka penulis mendapat surat
perijinan survey di Dinas Pendidikan yang dikeluarkan oleh Dinas Pendidikan
Kota Bogor di Lampiran 14.
a
Pemodelan Bisnis Awal
1
Struktur Organisasi
Struktur organisasi Dinas Pendidikan Kota Bogor pada Gambar 2
sebagaimana diatur dalam Peraturan Walikota Bogor Nomor 35 tahun 2010 Pasal
2 terdiri dari :
• Kepala Dinas
Gambar 2 Struktur organisasi Dinas Pendidikan Kota Bogor
8
• Sekretariat membawahkan:
a Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
b Sub Bagian Keuangan
c Sub Bagian Perencanaan dan Pelaporan
• Bidang Pendidikan Dasar membawahkan:
a Seksi Kurikulum
b Seksi Kesiswaan
c Seksi Bina Profesi
• Bidang Pendidikan Menengah membawah-kan:
a Seksi Kurikulum;
b Seksi Kesiswaaan;
c Seksi Bina Profesi;
• Bidang Sarana dan Prasarana membawahkan:
a Seksi Sarana Prasarana Pendidikan dasar
b Seksi Sarana Prasarana Pendidikan Menengah
• Bidang Pendidikan Non Formal dan Informal membawahkan:
a Seksi Pendidikan Anak Usia Dini
b Seksi Pendidikan Kesetaraan
c Seksi Kursus dan Kelembagaan
• UPTD Sanggar Kegiatan Belajar (SKB) yang terdiri dari Kepala UPTD dan
Sub Bagian Tata Usaha
2
Fungsi Bisnis Saat ini
Visi Dinas Pendidikan Kota Bogor adalah terwujudnya masyarakat Kota
Bogor yang cerdas dan terampil. Demi mewujudkan visi dinas pendidikan dan
berdasarkan konsep Value Chain, maka fungsi bisnis Dinas Pendidikan kota
Bogor dapat dikelompokkan ke dalam kegiatan utama (Primary Activities) dan
kegiatan pendukung (Support Activities). Kegiatan utama Dinas Pendidikan Kota
Bogor ada dua yaitu kegiatan operasional pendidikan non formal dan informal
serta kegiatan operasional sarana dan prasarana pendidikan formal. Kegiatan
pendukung Dinas Pendidikan Kota Bogor terdiri dari manajemen umum dan
kepegawaian; manajemen keuangan; serta manajemen perencanaan dan pelaporan
yang keseluruhannya akan mendukung kegiatan utama. Rantai nilai kegiatan
kependidikan Dinas Pendidikan Kota Bogor ada di Gambar 3.
Gambar 3 Rantai nilai kegiatan Dinas Pendidikan Kota Bogor
9
3
Dekomposisi Fungsi dan Distribusi Fungsi pada Struktur Organisasi
Setiap kegiatan utama dan pendukung dapat didekomposisikan ke dalam
beberapa fungsi lagi secara lebih terperinci. Fungsi – fungsi yang didapat
berdasarkan Peraturan Walikota Bogor Nomor 35 tahun 2010. Pada penelitian ini
dekomposisi fungsi tidak menunjukkan urutan pengerjaan atau pun urutan proses
karena menggunakan data yang berbeda dan terletak di unit organisasi yang
berbeda. Dekomposisi fungsi kegiatan utama dan kegiatan pendukung
menghasilkan 39 fungsi dapat dilihat pada Lampiran 1.
Setiap fungsi tersebut dipetakan ke dalam analisis siklus hidup sumber daya
(resource life cycle) yang terdiri dari tahapan kebutuhan, akuisisi, pengelolaan dan
disposisi guna melengkapi dan memastikan kelengkapan dekomposisi dalam suatu
area fungsi. Hasil pemetaan fungsi ke dalam analisis siklus sumber daya pada
Dinas Pendidikan Kota Bogor ditunjukan pada Lampiran 2.
Untuk melihat keterlibatan unit-unit organisasi dalam setiap fungsi/proses
bisnis, maka dibuat matriks pemetaan fungi bisnis terhadap unit organisasi pada
Lampiran 3. Setiap sel diisi dengan tingkat keterlibatan dan tanggung jawab
organisasi terhadap fungsi. Penanda “1” untuk tingkat keterlibatan tanggung
jawab dalam pengambilan keputusan, penanda “2” untuk tingkat keterlibatan
penuh tetapi tidak dengan tanggung jawab pengambilan keputusan, dan penanda
“3” untuk tingkat keterlibatan terbatas.
b
Sistem dan Teknologi Saat Ini
1
Sarana dan Prasarana Penunjang
Sarana prasarana penunjang teknologi informasi yang dimiliki Dinas
Pendidikan Kota Bogor, berdasarkan kondisi akhir bulan Desember 2010 pada
RENSTRA Dinas Pendidikan Kota Bogor, dapat dilihat pada Tabel 3.
Tabel 2 Sarana dan prasarana penunjang teknologi informasi
Kondisi
Rusak/
No Jenis Sarana Prasarana Jumlah
Baik
Kurang
Baik
1
Komputer
37
36
1
2
Laptop
9
9
3
18
16
2
Printer
4
1
1
Scaner
5
Telpon/Fax
4
4
6
Jaringan Internet
1
1
7
Mesin Tik
1
1
8
Mesin Hitung Manual
9
2
2
Infokus
Berdasarkan Tabel 3 Dinas Pendidikan Kota Bogor hanya memiliki satu
jaringan internet yaitu jaringan internet yang dipasang di sub bagian perencanaan
dan pelaporan. Bagian lain yang ingin mengakses internet harus memiliki modem
sendiri.
Hasil wawancara dengan staf bagian perencanaan dan pelaporan didapatkan
bahwa komputer dan laptop yang ada di Dinas Pendidikan 70% -nya sudah
10
menggunakan Windows 7 sebagai Operating System (OS), 20% menggunakan
Windows Vista sisanya menggunakan Windows XP dan OS lainnya. Setiap OS
yang ada didukung dengan RAM maksimal 2 GB dan harddisk maksimal 2 TB.
Kondisi komputer dan laptop yang sedemikian rupa dapat mendukung semua
aplikasi yang dipakai di Dinas Pendidikan.
1
Koleksi Aplikasi
Berdasarkan hasil wawancara dengan staf Dinas Pendidikan, ada 6 aplikasi
utama yang digunakan oleh Dinas Pendidikan, yaitu Dapodik, PAS, Padati Web,
NUPTK, NISN, dan NPSN. Deskripsi aplikasi ada pada Lampiran 4.
2
Dukungan Aplikasi terhadap Fungsi Bisnis
Untuk meninjau dukungan aplikasi terhadap fungsi bisnis, dilakukan
pemetaan antara koleksi aplikasi dengan fungsi bisnis yang dijalankan. Matriks
hasil pemetaan tersebut dapat dilihat pada Lampiran 8.
Tahap 3 : Kondisi yang Ingin Dicapai
a
Arsitektur Data
Tahap pertama yang dilakukan pada arsitektur data adalah melakukan
pendaftaran kandidat entitas data potensial pada Tabel 4. Entitas data potensial
tersebut kemudian dimodelkan dengan Entity Relationship Diagram pada
Lampiran 5. Ada 16 entitas data dan 14 relasi yang teridentifikasi.
Tabel 3 Kandidat entitas data potensial
Fungsi Bisnis
Operasional Pendidikan Formal dan Non
Formal
Operasional Sarana dan Prasarana Pendidikan
Formal
Manajemen Kepegawaian
Manajemen Keuangan
Manajemen Perencanaan dan Pelaporan
Kandidat Data
SD
SMP
SMA
Sarana Prasarana PNF
PNF
NISN
NPSN
Hasil UN
Koordinat sekolah
Sarana Prasarana PF
NUPTK
Gaji & Tunjangan
Surat
Jabatan
Transaksi
Laporan
Fail
Supaya hubungan antara proses bisnis dengan aliran data terdefinisi, maka
dibuat diagram alir data dengan membuat diagram konteks sistem pada Lampiran
6 dan selanjutnya di pecah ke dalam DFD level 1 pada Lampiran 7.
b
Arsitektur Aplikasi
Analisis ini menghasilkan satu sistem yang terintegrasi yang terbagi ke
dalam beberapa modul. Masing-masing modul itu mengelola proses bisnis serta
entitas data yang telah dihasilkan pada tahap sebelumnya.
11
1
Kandidat modul
Hasil identifikasi menghasilkan 9 kandidat modul. Daftar kandidat modul
yang diperlukan dapat dilihat dalam Tabel 4.
2
Hubungan Modul dengan Fungsi bisnis
Pada dasarnya seluruh modul yang ada telah mendukung seluruh fungsi
bisnis yang ada secara teknis. Untuk merencanakan program kerja operasional
pendidikan misalnya staff dinas pendidikan dapat menggunakan data yang telah
disediakan oleh modul pemetaan sekolah. Untuk manajemen pelaporan maka
modul pelaporan telah menyediakan fungsi yang cukup lengkap untuk
mengunduh dan meng-upload laporan yang ada.
Modul penggajian berguna untuk membantu manajemen kepegawaian alam
mengelola gaji pegawai, sementara fungsi fungsi lain sudah disediakan dalam
modul pendataan pegawai. Modul administrasi keuangan digunakan dalam
Tabel 4 Kandidat modul
No.
1.
Modul
Modul pendataan PF
2.
Modul pendataan PNF
3.
Modul pemetaan sekolah
4.
Modul penggajian
5.
Modul administrasi keuangan
6.
Modul pelaporan
7.
8.
Modul pendataan pegawai
Modul pendataan surat
9.
Modul evaluasi pendidikan
Deskripsi Modul
Modul untuk merekam data-data pendidikan
formal yaitu SD, SMP dan SMA serta
merekam sarana dan prasarana pendidikan
formal
Modul untuk merekam data-data pendidikan
non formal dan sarana prasarana PNF
Modul untuk menampilkan data geografis
sekolah yang dinamis dan interaktif.
Modul untuk merekam data gaji dan
tunjangan staff dinas, dan membayarkan gaji
secara otomatis ke dalam rekening staff
dinas.
Modul untuk merekam seluruh penerimaan
dan pengeluaran yang terjadi dalam dinas
pendidikan
Modul untuk mencetak laporan-laporan yang
diperlukan di lingkup dinas pendidikan.
Modul untuk merekam seluruh data pegawai
Modul untuk merekam seluruh surat masuk
dan keluar di Dinas Pendidikan Kota Bogor
Modul yang menampilkan hasil resume dan
statistik pendidikan dalam bentuk grafis yang
menarik.
manajemen keuangan Dinas Pendidikan.
3
Analisis Dampak
Tahap selanjutnya adalah menganalisis dampak aplikasi yang telah dimiliki
oleh Dinas Pendidikan saat ini dengan aplikasi yang direncanakan di masa
mendatang. Pada tahap ini dianalisis aplikasi yang telah ada sebelumnya apakah
akan dipertahankan, diperbaharui, diganti, dimodifikasi atau merupakan
pengembangan baru. Hasil analisis dampak dapat dilihat pada Tabel 5.
12
c
1
Arsitektur Teknologi
Prinsip dan Kandidat Platform Teknologi
Langkah pertama dalam mendefinisikan arsitektur teknologi adalah
mendefinisikan prinsip dan landasan teknologi yang akan digunakan, yang
meliputi aspek data, perangkat keras, perangkat lunak, dan jaringan. Hasilnya
Tabel 5 Analisis dampak arsitektur aplikasi terhadap sistem legacy
No.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Sistem
Legacy
Modul
Modul pendataan
PF
Modul pendataan
PNF
Modul pemetaan
sekolah
Modul penggajian
Modul administrasi
keuangan
Modul pelaporan
Modul pendataan
pegawai
Modul pendataan
surat
Modul evaluasi
pendidikan
Dipertahankan
Diperbaharui
Dimodifikasi
Diganti
Analisis Dampak
Keterangan (Alasan/Proyeksi)
-
Pengembangan baru
-
Pengembangan baru
-
Pengembangan baru
-
Pengembangan baru
Pengembangan baru
NUPTK
X
PAS,
Dapodik
X
Pengembangan baru
Pengembangan aplikasi legacy
dengan menggunakan basis data yang
ada dan memodifikasinya,
menambahkan data-data administrasi
pegawai yang dibutuhkan, serta
membuat fungsi-fungsi yang baru
untuk mengolah data tersebut
Pengembangan baru
Pengembangan aplikasi legacy
dengan menggabungkan data kedua
aplikasi, sehingga diperolah statistik
dengan rumus-rumus tertentu.
definisinya dijabarkan dalam Lampiran 9. Identifikasi prinsip dan kandidat
platform teknologi ini perlu mempertimbangkan faktor-faktor berikut ini.
- Kondisi geografis Dinas Pendidikan. Dengan kondisi geografis yang relatif
lebih baik jika dibandingkan dengan wilayah lainnya di kawasan Jabodetabek,
maka Kota Bogor mempunyai potensi menjadi tujuan utama bermukim para
pekerja di DKI Jakarta, serta tujuan wisata penduduk DKI Jakarta dan
sekitarnya. Hal ini berimplikasi terhadap pertumbuhan penduduk sebagai
akibat dari tingginya arus migrasi terutama urbanisasi yang terjadi setiap tahun.
Dengan pertumbuhan atau penambahan penduduk tersebut, berdampak
terhadap peningkatan penyediaan layanan pendidikan yang setiap tahun harus
disediakan oleh Pemerintah Kota Bogor dalam hal ini adalah Dinas Pendidikan
Kota Bogor. Tidak hanya di Kota Bogor, tetapi di beberapa tempat di Indonesia
13
arus urbanisasi yang tinggi ini sering kali menimbulkan permasalahan yang
kompleks. Khususnya di bidang pendidikan, permasalahan ini menjadi
tantangan kedepan Dinas Pendidikan Kota Bogor terutama di dalam
menyediakan layanan pendidikan yang terjangkau dan berkualitas.
- Anggaran pendidikan. Selama ini anggaran pemerintah yang berasal dari
multi sumber yang dialokasikan untuk pembangunan pendidikan di Kota Bogor
jumlahnya dari tahun ketahun belum sesuai dengan yang direncanakan
sehingga belum sepenuhnya dapat menjawab kebutuhan. Hal ini disebabkan
oleh keterbatasan anggaran yang dimiliki oleh pemerintah sehingga dengan
sangat terpaksa pemerintah pun melakukan skala prioritas pembangunan untuk
memenuhi kebutuhan khususnya untuk sektor pendidikan.
- Infrakstruktur TIK yang telah dimiliki sebelumnya. Perangkat TIK yang
sudah dimiliki sebelumnya diupayakan dapat dioptimalkan pemanfaatannya
sehingga dapat menekan alokasi biaya pengadaan bagi perangkat TIK.
2
Distribusi Data dan Aplikasi
Tahap selanjutnya yaitu memodelkan pendistribusian data dan aplikasi
secara konseptual. Pertama kali diidentifikasi hubungan antara entitas data dengan
lokasi bisnis yang dirujuk dalam Lampiran 10 dengan menandai “X” pada entitas
data dan lokasi bisnis yang saling berhubungan. Selanjutnya dicari hubungan
antara kandidat aplikasi dengan lokasi bisnis yang dirujuk dalam Lampiran 11.
Tujuannya untuk menentukan cara dalam mendistribusikan aplikasi dan data serta
untuk mendefinisikan landasan teknologi yang akan menjadi lingkungan bagi
aplikasi-aplikasi dan data yang mendukung bisnis.
3
Konfigurasi Platform Teknologi
Tahap terakhir adalah mendefiniskan konfigurasi untuk landasan teknologi.
Konfigurasi ini terdiri dari workstation konseptual, jaringan enterprise konseptual,
serta arsitektur sistem bisnis yang merupakan teknologi yang
mengimplementasikan dan menjaga aplikasi dan basis data dari enterprise.
Gambar 4 Worsktation konseptual Dinas Pendidikan Kota Bogor
14
Workstation konseptual merupakan sebuah fasilitas yang digunakan untuk
mengakses data secara langsung atau menyediakan data bagi aplikasi-aplikasi atau
pengguna lainnya. Sebuah workstation terdiri dari lokasi penyimpanan dan
kompartemen-kompartemen. Gambaran workstation konseptual Dinas Pendidikan
Kota Bogor dapat dilihat pada Gambar 4.
Akses pengguna pada aplikasi dilakukan melalui sebuah personal computer
(PC) dekstop maupun laptop. Akses ini terpusatkan melalui jaringan Ethernet
Gambar 5 Worsktation jaringan enterprise konseptual
TCP/IP ke komputer server untuk jaringan intranet menggunakan topologi local
area network (LAN). Dinas Pendidikan Kota Bogor belum memiliki jaringan
LAN, dan hanya memiliki satu jaringan internet dengan penggunaan wireless
router yang akan dipertahankan dalam membentuk struktur workstation.
Selanjutnya didefinisikan jaringan konseptual enterprise yang menghubungkan
semua elemen-elemen workstation konseptual yang bisa dilihat pada Gambar 5.
Arsitektur ini memuat keterhubungan dan akses dari pengguna melalui
workstation melalui berbagai aplikasi untuk mengelola dan mendapatkan data.
Selanjutnya adalah mendefinisikan arsitektur sistem bisnis dengan merujuk
Tabel 6 Arsitektur sistem bisnis
15
fungsi utama dari akses oleh pengguna ke aplikasi-aplikasi bisnis. Spewak
menyarankan lima fungsi utama berikut ini.
- Operational information update, untuk membuat, mengubah atau menghapus
data operasional secara interaktif.
- Operational information inquiry, agar aplikasi dapat mengakses data secara
interaktif dan menampilkan data dalam format yang diminta.
- Operational report review, membantu pengguna untuk melihat dan memeriksa
pelaporan.
- Ad-hoc information review, untuk mengakses data ad-hoc dari enterprise.
- Business rules inquiry/update, untuk melakukan konfigurasi sistem bisnis.
Pendefinisian arsitektur sistem bisnis ini dapat dilihat pada Tabel 6.
Tahap 4 : Rencana Implementasi
1
Prioritas Modul terhadap Konsistensi Data
Aktifitas pertama yang dilakukan adalah memetakan aplikasi dengan entitas
data pada Tabel 7. Matriks harus ditata ulang sedemikian rupa sehingga penanda
“C” terletak pada diagonal matriks dari kiri atas ke kanan bawah. Penanda
tersebut menunjukkan bahwa aplikasi yang berada pada urutan teratas akan
menyediakan data bagi aplikasi di bawah urutan diagonalnya sehingga urutan
implementasinya dikerjakan secara berurutan dari atas ke bawah.
Tabel 7 Pemetaan aplikasi terhadap entitas data
Dari matriks hasil analisis tersebut ada 4 proyek yang bisa dilakukan secara
terpisah yaitu :
- Proyek A: terdiri dari empat modul utama dan bisa diimplementasikan
secara bertahap yaitu :
- Modul pendataan PF
- Modul pendataan PNF
- Modul pemetaan sekolah
- Modul evaluasi pendidikan
- Proyek B: terdiri dari empat modul yang mengelola kegiatan pendukung
yang terdiri dari :
16
- Modul pendataan pegawai
- Modul administrasi keuangan
- Modul pelaporan
- Modul penggajian
- Modul pendataan surat
2
Analisis Aplikasi terhadap Kebutuhan Bisnis
Spewak mencatat 4 faktor bisnis krusial yang perlu dipertimbangkan dalam
penyusunan rencana implementasi dan migrasi, yaitu :
- Demand, yakni derajat kebutuhan organisasi terhafap suatu jenis aplikasi.
- Risk, yaitu peluang untuk mencapai sukses.
- Potential benefit, yaitu pemberian prioritas terhadap aplikasi yang memiliki
tingkat payback tinggi.
- Organizational Impact, yaitu pemberian prioritas terhadap aplikasi yang
tidak berdampak ekstrem terhadap kondisi organisasi, dimana
Tabel 8 Penilaian aplikasi terhadap faktor bisnis
membutuhkan manajemen yang kompleks.
Masing-masing aplikasi diberi penilaian terhadap keempat faktor tersebut dan
diberi nilai 1-4 dengan skala penilaian bersifat relatif. Aplikasi dengan nilai lebih
besar mendapat prioritas lebih dibanding aplikasi lainnya. Penilaian aplikasi ini
ada pada Tabel 8.
Pada Tabel 8 penilaian aplikasi terbagi menjadi dua bagian yaitu bagian
atas dan bagian bawah yang dipisahkan oleh garis putus-putus. Bagian atas berisi
tahapan-tahapan pada proyek A dan bagian bawah berisi tahapan-tahapan pada
proyek B.
3
Strategi migrasi
Dinas Pendidikan Kota Bogor hanya memiliki dua aplikasi yang dapat
diakses langsung dari server pusat kemdikbud, yaitu aplikasi Dapodik dan PAS.
Kedua aplikasi ini hanya menyediakan data kependidikan tetapi tidak untuk
menampilkan rangkuman kependidikan. Oleh sebab itu data yang diambil dari
kedua aplikasi yang berupa fail excel ini harus dikembangkan lebih lanjut oleh
Dinas Pendidikan Kota Bogor di dalam mengembangkan sistem informasi yang
independen, namun tetap menjaga kekonsistenan datanya serta up to date.
17
Harus diperhatikan pula bagaimana akuisisi platform teknologi yang akan
digunakan untuk bermigrasi terhadap sistem yang baru untuk melihat dampak
migrasi terhadap aplikasi legacy. Hal ini dapat dilihat pada Tabel 9.
Tabel 9 Kebutuhan akuisisi platform teknologi
SIMPULAN DAN SARAN
Simpulan
Penelitian ini telah menghasilkan analisis kebutuhan arsitektur data,
arsitektur aplikasi dan arsitektur teknologi yang cukup lengkap bagi enterprise.
Hasil penelitian dapat disimpulkan sebagai berikut.
a Model bisnis utama Dinas Pendidikan Kota Bogor terdiri dari lima areal fungsi
yang terdiri dari dua fungsi kegiatan utama dan tiga fungsi kegiatan
pendukung. Secara keseluruhan terdapat 39 fungsi bisnis untuk seluruh unit
organisasi yang terdiri dari 26 unit.
b Sebuah katalog aplikasi.
c Arsitektur data, yang terdiri dari 16 entitas data potensial dan
didokumentasikan dalam: daftar entitas data, sebuah entity relational diagram,
sebuah diagram konteks dan DFD level 1.
d Arsitektur aplikasi, yang terdiri dari satu sistem informasi dan 9 modul yang
ada di dalamnya. Ada 7 modul yang merupakan pengembangan baru dan 2
aplikasi yang membutuhkan modifikasi dari aplikasi legacy.
e Arsitektur teknologi, yang terdiri dari tabel identifikasi dan definisi platform
teknologi, distribusi landasan teknologi dengan aplikasi dan fungsi bisnis,
konfigurasi teknologi serta arsitektur bisnis.
f Rencana Implementasi yang menjelaskan urutan pengimplementasian aplikasi
dengan memperhatikan kekonsistenan data dan kebutuhan bisnis serta proses
migrasi dengan mempertimbangkan platform teknologi.
Saran
Perencanaan implementasi pada penelitian ini tidak mengestimasi
penggunaan sumber daya yang akan digunakan sehingga belum direncanakan
anggaran yang dibutuhkan serta estimasi waktu pengerjaan sistem yang
dibutuhkan. Hal ini hendaknya dilengkapi oleh enterprise jika ingin
mengimplementasikan sistem.
18
DAFTAR PUSTAKA
Arifiyanto, Wahyu Adi. 2009. Pembuatan Rencana Strategis Pengimplementasian
E-Goverment Sektor Layanan Publik Berbasis Enterprise Architecture
Planning (Studi Kasus : Pemerintah Kabupaten Kutai Barat) [skripsi].
Bandung (ID) : Institut Teknologi Bandung.
Bernard, A. Scott. 2010. An Introduction An Introduction To Enterprise
Architecture: Second Edition. US : AuthorHouse.
Dimyati, M Yamin. 2008. Arsitektur Informasi Perusahaan Menggunakan
Zachman Framework Studi Kasus Fungsi Penataan Data & Pemetaan
Jaringan (GIS/AM/FM) Pada Perusahaan Listrik. E-Indonesia Initiative
2008. Vol (1) : 1 – 6.
Dinas Pendidikan Kota Bogor. 2012. Profil Pendidikan 2012. Bogor (ID) : Dinas
Pendidikan Kota Bogor.
Pemerintah Kota Bogor. 2010. Lembaran Daerah Kota Bogor Tahun 2010 Nomor 1
Seri D Peraturan Daerah kota Bogor Nomor 3 Tahun 2010 tentang Organisasi
Perangkat Daerah.
Pemerintah Kota Bogor. 2010. Peraturan Walikota Bogor Nomor 35 Tahun 2010
tentang Tugas Pokok, Fungsi, Tata Kerja dan Uraian Tugas Jabatan Struktural
Di Lingkungan Dinas Pendidikan.
Porter, Michael E. 1998. Competitive Advantage : Creating and Sustaining Superior
Performance. New York (US): Simon & Schuster Inc.
Dinas Pendidikan Kota Bogor. 2012. Rencana Strategis (RENSTRA) Dinas
Pendidikan Kota Bogor Tahun 2012 – 2014 sebagai Revisi RENSTRA Tahun
2010- 2014. Bogor (ID): Dinas Pendidikan Kota Bogor.
Shelly G.B., Rosenblatt H.J. 2010. System Analysis and Design. Course Technology,
Engage Learning.
Simamora, Riko Harapta. 2006. Sistem Informasi Dinas Pendidikan Berorientasi
Objek dan Berbasis Web (Studi Kasus Kota Tanjung Pinang Kepulauan Riau)
[skripsi]. Bogor (ID) : Institut Pertanian Bogor.
Spewak, S.H. 1992. Developing Blueprint for Data, A9pplications, Technology:
Enterprise Architeture Planning. John Wilcy & Sons.
Zachman John A. 1987. A framework for Information Systems Architecture. IBM
Systems Journal. 26 -3. http://zachman.com.
19
Lampiran 1 Dekomposisi fungsi kegiatan utama dan pendukung Dinas Pendidikan
Kota Bogor
Kegiatan
1 Operasional Pendidikan
Formal dan Non Formal
2
3.
Sarana dan Prasarana
Pendidikan Formal
Manajemen Umum dan
Kepegawaian
Dekomposisi Fungsi
1.1
Proses perencanaan program kerja
pendidikan
1.2
Proses pengkajian dan perumusan
kebijakan teknis
1.3
Proses pengkajian dan perumusan
bahan kebijakan teknis operasional
1.4
Proses pengkajian bahan fasilitasi
1.5
Proses penyusunan SOP dan SPM
pendidikan
1.6
Proses penyiapan bahan perumusan
kebijakan teknis
1.7
Proses pelaksanaan kebijakan teknis
operasional
1.8
Proses monitoring, evaluasi dan
pelaporan
1.9
Proses pengumpulan, pengolahan dan
analisa data
1.10 Proses pengelolaan administrasi
kegiatan
2.1
Proses perencanaan program kerja
sarana dan prasarana
2.2
Proses pengkajian dan perumusan
kebijakan teknis sarana dan prasarana
2.3
Proses pengkajian kebutuhan sarana dan
prasarana dikdas dan dikmen
2.4
Proses penyusunan SOP dan SPM
sarana dan prasarana
2.5
Pengkajian dan perumusan kebijakan
teknis operasional sarana dan prasarana
2.6
Proses penyiapan bahan perumusan
kebijakan teknis sarana dan prasarana
2.7
Proses penyiapan kebutuhan sarana dan
prasarana
2.8
Pengawasan terhadap pemenuhan
Standar Nasional sarana dan prasarana
2.9
Pengawasan pendayagunaan bantuan
sarana dan prasarana serta pengawasan
buku pelajaran
2.10 Proses monitoring, evaluasi dan
pelaporan
2.11 Proses pengumpulan, pengolahan dan
analisa data
3.1
Proses penyusunan rencana dan
program kerja sub bagian umum dan
20
Kegiatan
4.
5.
Dekomposisi Fungsi
kepegawaian
3.2
Proses penyusunan rencana kebutuhan
barang
3.3
Proses pengelolaan urusan surat
menyurat, kearsipan, kerumahtanggaan
dan administrasi umum
3.4
Proses pengelolaan kebutuhan dan
pemeliharaan perlengkapan gedung dan
alat tulis Dinas
3.5
Pelaksanaan administrasi dan pelayanan
kepegawaian
3.6
Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan
pelaporan
Manajemen Keuangan
4.1
Proses penyusunan rencana dan
program kerja bagian keuangan
4.2
Proses pengelolaan administrasi
keuangan
4.3
Proses pembinaan satuan pemegang kas
4.4
Proses pelayanan keuangan
Proses penyusunan laporan realisasi
4.5
keuangan dan Neraca Dinas
4.6
Proses pelaporan keuangan
Manajemen Perencanaan dan 5.1
Proses penyusunan rencana dan
Pelaporan
program kerja lingkup Dinas
5.2
Proses penyiapan bahan penyusunan
bidang perencanaan, monitoring dan
evaluasi
5.3
Proses pelaksanaan pengumpulan dan
pengelolaan data pendidikan
5.4
Proses pemuktakhiran dan validasi data
5.5
Proses penyusunan laporan kegiatan
Dinas : LKPJ, LAKIP, LPPD, ILPPD
5.6
Proses penyusunan Rencana
Pembangunan Jangka Menengah
Daerah (RPMJD) dan Rencana Kerja
lingkup Dinas
21
Lampiran 2 Matriks pemetaan fungsi ke dalam siklus sumber daya
Kota Bogor
22
Lampiran 3 Pemetaan fungsi bisnis terhadap unit organisasi Dinas Pendidikan
Keterangan : Nomor fungsi dirujuk pada Lampiran 1
23
Lampiran 4 Dokumentasi aplikasi yang dipakai di Dinas Pendidikan Kota Bogor
Nama
Aplikasi
Deskripsi
Unit
Organisasi
Pengguna
Pengelola
Dapodik (Data Pokok Pendidikan)
Merupakan sistem informasi yang berisikan data-data pendidikan
dasar yang meliputi jenjang SD hingga SMP atau pun sederajat.
Aplikasi ini merupakan aplikasi dari kementrian pendidikan yang
diperuntukkan untuk seluruh Indonesia (nasional).
Sub Bagian Perencanaan dan Pelaporan
Guru, siswa, masyarakat awam, staff pendidikan
Satu operator di tiap sekolah, satu operator di tingkat kota (Sub
Bagian Perencanaan dan Pelaporan)
Output
fail excel, halaman web
Input
manual, fail excel
Penggunaan Batch dan Online
Jaringan
Internet
Penyimpanan Server pusat Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan
Data
(Kemdikbud) dan PC/laptop yang terinstal aplikasi Dapodik
Screen shoot
Waktu akses: 16 Agustus 2013
Alamat akses : http://pendataan.dikdas.kemdiknas.go.id
Catatan
24
Nama
Aplikasi
Deskripsi
Unit
Organisasi
Pengguna
Pengelola
Output
Input
Penggunaan
Jaringan
Penyimpanan
Data
Screen shoot
Catatan
Padati Web (Pangkalan Data dan Informasi)
Merupakan sistem informasi yang berisi data-data sekolah yang
berasal dari 6 kecamatan di Kota Bogor. Data sekolah tersebut
meliputi Data Guru berdasarkan umur dan ijazah, Data Siswa
berdasarkan jenis kelamin, agama dan umur, Data sarana dan
prasarana sekolah, Data kurikulum yang digunakan oleh sekolah,
Data laporan keuangan sekolah, serta data listrik dan bantuan
yang ada di sekolah. Padati Web juga menampilkan data resume
pendidikan Kota Bogor.
Sub Bagian Perencanaan dan Pelaporan
Staff Sub Bagian Perencanaan dan Pelaporan
Staff Sub Bagian Perencanaan dan Pelaporan
fail excel, halaman web
manual, fail excel
Batch
Intranet
PC/laptop yang terinstal aplikasi Padati Web
Waktu akses : 16 Agustus 2013
Alamat akses : http://www.padatiweb.kemdiknas.go.id/
Semenjak UUD tahun 2010 Padati web sudah tidak dipakai
secara online lagi karena adanya perubahan sistem di
Kementerian Pendidikan. Aplikasi ini hanya digunakan untuk
membantu meresume data pendidikan yang belum bisa dil