Sistem Informasi Manajemen Surat Masuk dan Surat Keluar Berbasis Web di SMA Negeri 1 Batujajar

SKRIPSI

Diajukan sebagai salah satu syarat kelulusan pada Program Studi Sistem Informasi Jenjang S1 (Strata 1) Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer

Nizar Wardhana

1.05.09.019

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

2013

DAI{

SURAT

KELUAR

DI SMA NEGERI

1

BATUJAJAR

$qqr.T!{a,{S!*se

1.05,09.019

Telah disetujui dan disahkan di Bandung sebagai Skripsi pada tanggal :

Ketua Program Studi

Sistem Infarmnsi

Prof. Dr.,H. DenryJ,KFr,+ip4i,e. _If..ll{.$p

Nip :4127.70.015

Menyetujuio Pembimbing

, Bambans $ $oedibvs

Nip:

419$.85.502

vi LEMBAR PERNYATAAN

ABSTRAK...i

ABSTRACT...ii

KATA PENGANTAR...iii

DAFTAR ISI...vi

DAFTAR GAMBAR...x

DAFTAR TABEL...xii

DAFTAR SIMBOL...xiii

BAB I.PENDAHULUAN ... 1

1.1. Latar Belakang Penelitian ... 1

1.2. Identifikasi Dan Rumusan Masalah ... 3

1.2.1. Identifikasi Masalah ... 3

1.2.2. Rumusan Masalah ... 3

1.3. Maksud Dan Tujuan Penelitian ... 4

1.3.1. Maksud Penelitian ... 4

1.3.2. Tujuan Penelitian ... 4

1.4. Kegunaan Penelitian ... 5

1.4.1. Kegunaan Praktis ... 5

1.4.2. Kegunaan Akademis ... 5

1.5. Batasan Masalah ... 5

1.6. Lokasi Dan Waktu Penelitian ... 6

1.6.1. Lokasi Penelitian ... 6

vii

2.1.2. Elemen Sistem ... 10

2.1.3. Karakteristik Sistem ... 12

2.1.4. Klasifikasi Sistem ... 14

2.2. Konsep Dasar Informasi ... 15

2.2.1. Pengertian Informasi ... 16

2.2.2. Kualitas Informasi ... 17

2.2.3. Siklus Informasi ... 17

2.2.4. Nilai Informasi ... 18

2.3. Konsep Dasar Sistem Informasi ... 19

2.3.1. Pengertian Sistem Informasi ... 19

2.3.2. Komponen Sistem Informasi ... 20

2.4. Pengertian Dan Ruang Lingkup Kearsipan ... 22

2.5. Azas Pengelolaan Arsip ... 26

2.6. Otomatisasi Arsip ... 28

2.7. Metodologi Berorientasi Objek ... 29

2.7.1. Unified Modeling Language (UML) ... 30

2.8. Arsitektur Jaringan ... 31

2.8.1. Jenis – jenis jaringan ... 32

2.8.2. Topologi Jaringan... 35

2.9. Pengertian WEB ... 37

2.10. Perangkat Lunak Pendukung ... 38

BAB III.OBJEK DAN METODE PENELITIAN ... 43

3.1. Objek Penelitian ... 43

3.1.1. Sejarah Singkat Perusahaan ... 43

3.1.2. Visi dan Misi ... 44

3.1.3. Logo Perusahaan ... 46

3.1.4. Struktur Organisasi Perusahaan ... 46

viii

3.2.3. Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem ... 50

3.2.4. Pengujian Software ... 57

BAB IV.ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ... 60

4.1 Analisis Sistem Yang Berjalan ... 60

4.1.1. Analisis Prosedur Yang Berjalan ... 61

4.1.1.1. Usecase Diagram...61

4.1.1.2. Definisi Aktor Dan Deskripsinya...62

4.1.1.3. Definisi Usecase Dan Deskripsinya...64

4.1.1.4. Skenario Usecase Yang Berjalan...64

4.1.1.5. Activity Diagram...66

4.1.2. Evaluasi Sistem yang Berjalan ... 67

4.2 Perancangan Sistem ... 68

4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem ... 69

4.2.2. Gambaran Umum Sistem Yang Diusulkan ... 69

4.2.3. Perancangan Prosedur Yang Diusulkan ... 69

4.2.3.1. Usecase Diagram...70

4.2.3.2. Deskripsi Aktor Yang Diusulkan...71

4.2.3.3. Skenario Usecase Yang Diusulkan...72

4.2.3.4. Activity Diagram Yang Diusulkan...75

4.2.3.5. Sequence Diagram Yang Diusulkan...82

4.2.3.6. Class Diagram Yang Diusulkan...86

4.2.3.7. Deployment Diagram Yang Diusulkan...87

4.2.4. Perancangan Antar Muka ... 88

4.2.4.1. Struktur Menu...88

ix

5.1 Implementasi ... 94

5.1.1. Batasan Implementasi Sistem ... 94

5.1.2. Implementasi Perangkat Lunak ... 95

5.1.3. Implementasi Perangkat Keras ... 95

5.1.4. Implementasi Basis Data ... 96

5.1.5. Implementasi Antar Muka... 98

5.1.5.1. Antarmuka FrontEnd...98

5.1.5.2. Antar Muka Backend...99

5.1.6. Penggunaan Program ... 101

5.1.6.1. Penggunaan Program Frontend...101

5.1.6.2. Penggunaan Program Backend...105

5.2. Pengujian ... 108

5.2.1. Rencana Pengujian ... 109

5.2.2. Kasus Dan Hasil Pengujian ... 111

5.2.3. Kesimpulan Hasil Pengujian ... 114

BAB VI.KESIMPULAN DAN SARAN... 117

6.1. Kesimpulan ... 117

6.2. Saran ... 118 DAFTAR PUSTAKA

iii Assalamu’alaikum Wr. Wb.

Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyusun dan menyelesaikan Laporan Skripsi ini.

Penulisan Laporan Skripsi ini adalah untuk memenuhi salah satu syarat dalam menyelesaikan pendidikan Strata Satu Program Studi Sistem Informasi Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia dengan judul “ SISTEM INFORMASI MANAJEMEN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB DI SMA NEGERI 1 BATUJAJAR ”.

Penulis menyadari bahwa dalam penulisan Laporan Skripsi ini masih banyak terdapat kekurangan dan kelemahan. Hal ini disebabkan oleh keterbatasan pengetahuan, kemampuan, dan pengalaman yang penulis miliki., oleh karena itu dengan senang hati penulis menerima saran dan kritik dari berbagai pihak yang bersifat membangun.

Penulis juga mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada pihak yang telah membantu dan membimbing serta meluangkan waktu, pikiran, dan tenaga baik secara moril maupun materil dalam menyusun Laporan Skripsi ini, terutama kepada:

iv

2. Bapak Prof. Dr. Ir Denny Kurniadie MSc., selaku Dekan Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia.

3. Bapak Syahrul Mauluddin,S.Kom, M.Kom, Selaku Ketua Program Studi Sistem Informasi Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia.

4. Bapak Tono Hartono,M.T, selaku Dosen Wali di Kelas Sistem Informasi 1 (SI-1) 2009

5. Bapak Drs. Bambang S. Soedibyo, M.Eng, selaku dosen pembimbing yang telah sabar dalam membimbing dan mengarahkan saya untuk menyusun skripsi ini sehingga saya bisa lulus tahun 2013 ini.

6. Seluruh Dosen dan Staf Sub Program Studi Sistem Informasi Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia.

7. Kedua Orang Tua beserta keluarga tercinta, yang tidak pernah henti-hentinya memberikan doa, semangat, memberikan kasih sayangnya untuk penulis setiap waktu, sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini.

8. Dinda Farah Aulia, sang calon “istri” yang telah sabar dalam memahami kondisi saya dalam menulis skripsi ini. Serta selalu mendo’akan, menghibur dan mendampingi saya selama ini. “You are my everything” deh pokoknya mah. #MyBeloved.

v

2009. Semoga kalian cepet lulus dengan lancar dan penuh dengan kemudahan. Ayo semangat.

10. Para member Coboy Senior (Saya, mbul, juju dan mas sandy) yang telah rela saling menghibur demi merasakan kelulusan bersama. #Ganbate

11. Semua pihak yang telah membantu saya, yang mungkin belum saya sebutkan satu persatu, saya ucapkan terima kasih banyak semoga kalian selalu dilindungi oleh ALLAH SWT.

Penulis mengucapkan terima kasih atas segala bantuan, dukungan, doa serta amal kebaikan yang telah diberikan kepada penulis akan dibalas oleh Allah SWT (Amiin).

Akhir kata penulis berharap semoga Skripsi ini dapat bermanfaat bagi penulis pada khususnya dan bagi pembaca pada umumnya.

Wassalamu’alaikum Wr. Wb.

Bandung, Juni 2013

Penulis

NIZAR WARDHANA NIM. 1.05.09.019

Sholiq. 2006. Pemodelan Sistem Informasi Berorientasi Objek Dengan UML. Graha Ilmu.

Sidik Betha. ir. 2004. Pemrograman WEB Dengan PHP. Informatika. Jakarta Prof. DR. Hj. Sedarmayanti, M.Pd., APU. 2008. Tata Kearsipan Dengan

Memanfaatkan Teknologi Modern. CV. Mandar Maju. Bandung.

Prof. Dr. Jogiyanto HM, MBA, Akt. 2002. Analisis & Desain Sistem Informasi. Andi Offset. Yogyakarta

Online

1

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Penelitian

Salah satu kebutuhan yang sangat besar akan teknologi informasi sekarang ini adalah kebutuhan akan sistem informasi. Berkembangnya teknologi informasi dan sistem informasi yang demikian pesat di era globalisasi sekarang ini telah membuat hampir semua aspek kehidupan tidak dapat terhindar dari penggunaan perangkat komputer.

Setiap organisasi, perusahaan maupun lembaga pendidikan sekolah , dapat dipastikan mempunyai suatu unit khusus yang bertugas dalam bidang administrasi. Dengan kata lain setiap organisasi, perusahaan maupun lembaga pendidikan sekolah pasti memerlukan suatu unit yang mengelola segala sesuatu yang berhubungan dengan kegiatan administrasi yang pada akhirnya akan berhubungan dengan kegiatan kearsipan. Jadi kegiatan administrasi pada dasarnya adalah menghasilkan, menerima, mengolah dan menyimpan berbagai surat, laporan, formulir dan sebagainya.

Penggunaan media elektronik diharapkan dapat membantu pihak pengelola arsip untuk dapat mengelolah arsipnya secara efektif dan efisien. Dengan menggunakan media elektronik dalam pengelolaan arsip akan diperoleh manfaat kecepatan, kemudahan dan hemat. Maksud dari kecepatan disini adalah melalui

penggunaan media elektronik maka proses pencarian, penemuan, pendistribusian dan pengolahan data dilakukan dalam waktu yang singkat. Maksud dari kemudahan penggunaan media elektronik adalah kemudahan dalam hal pencarian, pendistribusian dan pengolahan data, yang dimaksud hemat dalam penggunaan media elektronik bahwa bisa mengurangi tenaga, pikiran dan menghemat biaya dalam pengelolaan arsip. Dengan alasan tersebut maka pada masa sekarang banyak organisasi/instansi yang menggunakan media elektronik dalam pengelolaan arsip, mulai dari yang sederhana sampai yang canggih.

Pada SMA Negeri 1 Batujajar mengalami kesulitan dalam pengelolaan menerima dan menyimpan berbagai surat, laporan, formulir dan sebagainya. Bagian Tata usaha (TU) adalah salah satu Bagian bagian dari SMA Negeri 1 Batujajar. Unit kerja ini mengelolah arsip-arsip sebagai hasil akhir dari kegiatan administrasi. Salah satu jenis arsip yang dikelola adalah berkas-berkas surat. Berkas ini belum dilakukan secara elektronik.

Berdasarkan uraian permasalahan diatas maka penulis mengusulkan penelitian untuk membangun sebuah aplikasi yang diberi judul “SISTEM INFORMASI MANAJEMEN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEBDI SMA NEGERI 1 BATUJAJAR”

1.2. Identifikasi Dan Rumusan Masalah

1.2.1. Identifikasi Masalah

Dari latar belakang yang telah diuraikan penulis menemukan beberapa permasalahan yang perlu penulis identifikasi. Permasalahan yang terjadi pada proses manajemen arsip di SMAN 1 Batujajar dapat diidentifikasikan sebagai berikut :

1. Proses penyimpanan data Arsip surat masuk dan surat keluar masih berupa dokumen Arsip yang berbentuk fisik sehingga riskan terhadap kerusakan dan hilang.

2. Sistem pengolahan data arsip surat masuk dan surat keluar yang ada di SMA Negeri 1 Batujajar masih mencatat manual.

3. Proses pencarian data arsip surat masuk dan surat keluar yang membutuhkan waktu lama.

4. Proses penyampaian data arsip surat masuk dan surat keluar mengharuskan bertemu dengan pihak yang bersangkutan.

1.2.2.Rumusan Masalah

Dengan identifikasi masalah yang telah diuraikan maka dapat di ambil kesimpulan bahwa rumusan masalah yang akan dibahas adalah sebagai berikut :

1. Bagaimana perancangan Sistem Informasi manajemen arsip surat masuk dan surat keluar di SMA Negeri 1 Batujajar, dapat menangani penyimpanan data dengan aman dan mudah dalam pencarian.

2. Bagaimana pengolahan Sistem Informasi manajemen arsip surat masuk dan surat keluar di SMA Negeri 1 Batujajar.

3. Bagaimana implementasi Sistem Informasi manajemen arsip surat masuk dan surat keluar di SMA Negeri 1 Batujajar.

4. Bagaimana pengujian Sistem Informasi manajemen arsip surat masuk dan surat keluar di SMA Negeri 1 Batujajar

1.3. Maksud Dan Tujuan Penelitian

1.3.1.Maksud Penelitian

Adapun maksud dari penelitian ini adalah untuk membangun sistem informasi manajemen arsip surat masuk dan surat keluar di SMA Negeri 1 Batujajar.

1.3.2.Tujuan Penelitian

Adapun tujuan penelitian yang dilakukan adalah sebagai berikut :

1. Untuk mengetahui Sistem Informasi manajemen arsip surat masuk dan surat keluar yang sedang berjalan di SMA Negeri 1 Batujajar.

2. Untuk membuat perancangan Sistem Informasi Manajemen Arsip Surat Masuk Dan Surat Keluar di SMA Negeri 1 Batujajar.

3. Untuk melakukan implementasi Sistem Informasi Manajemen Arsip Surat Masuk Dan Surat Keluar di SMA Negeri 1 Batujajar.

4. Untuk melakukan pengujian Sistem Informasi Manajemen Arsip Surat Masuk Dan Surat Keluar di SMA Negeri 1 Batujajar.

1.4. Kegunaan Penelitian

Dalam penelitian ini diharapkan akan memberikan manfaat baik secara praktis maupun akademis, sebagai berikut :

1.4.1.Kegunaan Praktis

a. Membantu dan meminimalkan terjadinya kesalahan dalam manajemen arsip.

b. Memudahkan para guru dalam melakukan proses penyimpanan dan pengiriman data yang benar agar tidak terjadi penumpukan.

1.4.2.Kegunaan Akademis

a. Pengembangan Sistem Informasi untuk ilmu pengetahuan diharapkan dapat menambah wawasan dan pengalaman dalam menulis.

b. Bagi penulis sangat berguna untuk menambah wawasan dan pengalaman dalam menulis.

c. Dapat menambah wawasan dan menjadi bahan referensi khususnya bagi pihak – pihak yang berkaitan dengan hasil bahasan dalam penelitian ini untuk mengembangkan lebih jauh.

1.5. Batasan Masalah

Berdasarkan latar belakang dan tujuan penelitian di atas, maka dalam memperjelas permasalahan dan pencarian solusi dari masalah yang dikaji, maka

penulismembatasi masalah yang ada agar tidak meluas dan keluar dari pembahasan.

Adapun batasan masalah sebagai berikut :

1. Sistem yang dibangun hanya dapat dijalankan pada warga sekolah yaitu Bag. Tata Usaha, Guru dan Kepala Sekolah.

2. Sistem yang dibangun meliputi penyimpanan arsip, pencarian arsip, dan pengiriman arsip surat masuk dan surat keluar.

3. Sistem yang dibangun hanya membahas arsip surat masuk dan surat keluar.

4. Sistem yang dibangun tidak membahas tentang penyusutan arsip surat masuk dan surat keluar.

1.6. Lokasi Dan Waktu Penelitian

1.6.1.Lokasi Penelitian

Lokasi Penelitian pada Sekolah Menengah Atas Negeri 1 Batujajar bertempat di Jl. Raya Selacau Kec Batujajar Kab. Bandung Barat.

1.6.2.Waktu Penelitian

Tabel 1.1 Tabel Waktu Penelitian

No Nama Kegiatan

Februari Maret April Mei

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 Dokumentasi Kebutuhan

2 Design Prototype 3 Pembentukan Prototype 4 Evaluasi Prototype

5 Perbaikan Prototype Perangkat Lunak 6 Perangkat Lunak Hasil Akhir

8

LANDASAN TEORI

2.1. Konsep Dasar Sistem

Untuk mendefinisikan suatu sistem pakar harus mempunyai konsep dasar untuk memperkuat pendefinisiannya. Sistem mempunyai suatu konsep yang mendasari sebuah pengertian – pengertian yang di kemukakan oleh berbagai pakar untuk mendefinisikan dari suatu sistem itu sendiri.

2.1.1. Pengertian Sistem

Sistem berasal dari bahasa Latin (systema) dan bahasa Yunani (sustema) adalah suatu kesatuan yang terdiri dari komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi. Dalam pengertian yang paling umum, sebuah sistem adalah sekumpulan benda yang memiliki hubungan di antara mereka.

(sumber : http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem/ 01 April 2013).

Sedangkan menurut beberapa ahli definisi sistem yaitu, Menurut Abdul Kadir (2003:54) Sistem adalah sekumpulan elemen yang saling terkait atau terpadu yang dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan. Selanjutnya, menurut Jogiyanto HM (2001 : 12) Analisis Dan Sistem Informasi. Andi Offset. Yogyakarta. Sistem adalah kumpulan dari komponene yang saling berhubungan

satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu.

Sedangkan menurut Raymond McLeod (2004) dikutip oleh Yakub dalam buku Pengantar Sistem Informasi (2012:1) mendefinisikan sistem adalah Sekelompok elemen – elemen yang terintegrasi dengan tujuan yang sama untuk mencapai tujuan. Sistem juga merupakan suatu jaringan kerja dari prosedur – prosedur yang saling berhubungan, terkumpul bersama – sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk tujuan tertentu.

Sehingga berdasarkan dari definisi sistem diatas dapat disimpulkan, Sistem merupakan seperangkat elemen – elemen yang saling terhubung dan saling berinteraksi melakukan kegiatan untuk mencapai tujuan yang sama.

Prinsip umum sistem :

1. Sistem merupakan bagian dari sistem yang lebih besar, sekaligus sistem tersebut dapat dipartisi menjadi sub – sub sistem yang lebih kecil.

2. Sistem yang lebih terspesialisasi akan kurang beradaptasi untuk menghadapi keadaan – keadaan yang berbeda.

3. Lebih besar ukuran sistem, maka akan memerlukan sumber daya yang lebih banyak untuk operasi dan pemeliharaannya.

2.1.2. Elemen Sistem

Menurut McLeod yang dikutip oleh Yakub (2012:3) tidak semua sistem memiliki kombinasi elemen – elemen yang sama, tetapi susunan dasarnya sama. Elemen – elemen yang terdapat dalam sistem ditandai dengan adanya :

1. Tujuan

Tujuan ini menjadi motivasi yang mengarahkan pada sistem, karena tanpa tujuan yang jelas sistem menjadi tak terarah dan tak terkendali. Misalnya dapat berupa tujuan organisasi, kebutuhan organisasi, permasalahan yang ada dalam suatu organisasi maupun urutan prosedur untuk mencapai tujuan organisasi.

2. Batasan

Batasan (boundary) sistem adalah pemisah antara sistem dan daerah diluar sistem. Selain itu juga sebagai batasan – batasan dari tujuan yang akan dicapai oleh sistem. Batas sistem menentukan konfigurasi, ruang lingkup, atau kemampuan sistem dan juga aturan – aturan.

3. Kontrol Sistem

Kontrol atau pengawasan sistem merupan pengawasan terhadap pelaksanaan pencapaian tujuan dari sistem tersebut. Kontrol sistem dapat berupa kontrol terhadap pemasukan data (input), kontrol terhadap keluaran data (output), kontrol terhadap pengolahan data, kontrol terhadap umpan balik dan sebagainya.

4. Masukan

Masukan (input) sistem adalah segala sesuatu yang masuk ke dalam sistem dan selanjutnya menjadi bahan untuk diproses. Masukan dapat berupa hal – hal berwujud maupun yang tidak berwujud. Masukan berwujud adalah bahan mentah, sedangkan yang tidak berwujud adalah informasi. Masukan juga dapat berupa jenis data.

5. Proses

Proses merupakan elemen yang bertugas melakukan perubahan atau transformasi dari masukan / data menjadi keluaran / informasi yang berguna dan lebih bernilai.

6. Keluaran

Keluaran (output) merupakan hasil dari input yang sudah dilakukan pemerosesan sistem dan keluaran dapat menjadi masukan untuk subsistem lain. Output ini bisa berupa laporan grafik, diagram batang dan sebagainya. 7. Umpan balik

Umpan balik ini digunakan untuk mengendalikan masukan maupun proses. Umpan balik juga bertugas mengevaluasi bagian dari output yang dikeluarkan. Tujuannya untuk mengatur agar sistem berjalan sesuai dengan tujuan, elemen ini sangat penting untuk kemajuan suatu sistem. Karena umpan balik bertugas sebagai evaluasi dari sistem, sehingga digunakan untuk melakukan perbaikan, pemeliharaan sistem dan sebagainya.

2.1.3. Karakteristik Sistem

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, Al-bahran bin ladjamudin (2005 : 3) menyebutkan bahwa karakteristik sistem yaitu:

1. Komponen – komponen

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk suatu kesatuan. Komponen - komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari subsistem.

2. Batasan Sistem (Boundary)

Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut.

3. Lingkungan luar sistem

Lingkungan dari sistem adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. lingkungan luar yang mengutungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem.

4. Penghubung

Penghubung merupakan media perantara antar subsistem. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya. Output dari satu subsistem akan menjadi input untuk subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berinteraksi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.

5. Masukan

Masukan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa maintenance input dan sinyal input. Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Sinyal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.

6. Keluaran

Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem.

7. Pengolah

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau sistem itu sendiri sebagai pengolahnya. Pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi.

8. Sasaran atau tujuan

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.

2.1.4. Klasifikasi Sistem

Menurut Yakub (2012:4) pada buku Pengantar Sistem Informasi, Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang diantaranya :

1. Sistem Abstrak (abstract system)

Sistem Abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Sistem teologia yang berisi gagasan tentang hubungan manusia dengan Tuhan merupakan contoh abstract system.

2. Sistem fisik (physical system)

Sistem fisik adalah sistem yang ada secara fisik, Sistem komputer, sistem akuntansi, sistem produksi, sistem sekolah, dan sistem transportasi merupakan contoh physical system.

3. Sistem tertentu (deterministic system)

Sistem tertentu adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat diprediksi, interaksi antara bagian dapat dideteksi dengan pasti sehingga keluarannya dapat diramalkan. Sistem komputer sudah

diprogramkan, merupakan contoh deterministic system karena program komputer dapat diprediksi dengan pasti.

4. Sistem tak tentu (probabilistic system)

Sistem tak tentu adalah suatu sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksikan karena mengandung unsur probabilitas. Sistem arisan merupakan contoh probabilistic system karena sistem arisan tidak dapat diprediksikan dengan pasti.

5. Sistem tertutup (close system)

Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak bertukar materi, informasi, atau energi dengan lingkungan. Sistem ini tidak berinteraksi dan tidak dipengaruhi oleh lingkungan. Sistem ini, misalnya reaksi kimia dalam tabung terisolasi.

6. Sistem terbuka (open system)

Sistem ini adalah sistem yang berhubungan dengan lingkungan dan dipengaruhi oleh lingkungan. Sistem perdagangan merupakan contoh open system, karena dapat dipengaruhi oleh lingkungan.

2.2. Konsep Dasar Informasi

Memahami konsep dasar informasi merupakan hal yang sangat penting (vital) dalam mendesain sebuah sistem informasi yang efektif (effective business system).

Menyiapkan langkah atau metode dalam menyediakan informasi yang berkualitas adalah tujuan dalam mendesain sistem baru.

2.2.1. Pengertian Informasi

Menurut Raymond McLeod dikutip oleh Yakub (2012:8) pada buku Pengertian Sistem Informasi, Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang memiliki arti bagi si penerima dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat ini atau mendatang. Dalam buku Konsep Dasar Informasi (2005:8), Jogiyanto menyatakan Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.

Disebutkan diatas bahwa data merupakan sumber awal dari informasi. Data adalah representasi fakta nyata yang menggambarkan suatu kejadian – kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Kesatuan nyata (fact and entity) adalah berupa suatu objek nyata seperti tempat, benda dan orang yang betul – betul ada dan terjadi. Data merupakan bentuk yang dapat memberikan manfaat yang besar bagi penerimanya, namun data saja tidak cukup, karena data jika diibaratkan bahan mentah, yang bisa saja salah dalam penggunaanya jika ada di tangan orang yang tidak tepat. Sehingga perlu suatu proses yang nantinya dilakukan untuk menghasilkan informasi.

Pada kenyataannya, informasi merupakan hal yang dibutuhkan baik dalam organisasi maupun kehidupan sosial. Perusahaan maupun masyarakat mengambil tindakan disesuaikan atas informasi yang mereka dapatkan. Sehingga dengan adanya informasi perusahaan dapat terus berkembang, itulah alasan informasi begitu dibutuhkan.

2.2.2. Kualitas Informasi 1. Akurat (Accurate)

Informasi harus bebas dari kesalahan – kesalahan dan tidak menyesatkan, dalam hal ini informasi harus jelas mencerminkan maksudnya.

2. Tepat waktu (Time Lines)

Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak mempunyai nilai lagi karena informasi merupakan suatu landasan dalam mengambil sebuah keputusan dimana bila

pengambilan keputusan terlambat maka akan berakibat fatal untuk organisasi.

3. Relevan (Relevant)

Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya karena

informasi tersebut akan dipakai untuk pengambilan keputusan. Relevansi informasi untuk tiap – tiap individu berbeda tergantung pada yang menerima dan yang membutuhkan.

2.2.3. Siklus Informasi

Data diolah melalui suatu model informasi. Penerima akan menerima informasi tersebut untuk membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan yang akan mengakibatkan munculnya sejumlah data lagi. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model, dan seterusnya sehingga membentuk suatu siklus. Siklus inilah yang disebut sebagai siklus informasi (Informastions Cycle). Agar lebih jelas, dapat dilihat pada gambar berikut ini :

Gambar 2.1 Siklus Informasi (Sumber : Jogiyanto H. 2005 : 9)

2.2.4. Nilai Informasi

Menurut Jogiyanto (2005:11) yang dikutip oleh Yakub (2012:9) nilai dari informasi (value of information) ditentukan oleh dua hal yaitu, manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Pengukuran nilai informasi biasanya dihubungkan dengan analisis cost effectiveness atau cost benefit. Kedepannya informasi akan dinikmati oleh banyak pihak, sehingga penulis menyimpulkan bahwa untuk memperoleh informasi yang bernilai yaitu yang dapat bermanfaat dan lebih efektif bila dibandungkan dengan biaya untuk memperolehnya. Proses (Model) Input (Data) Data (Ditangkap) Hasil (Tindakan) Input (Data) Input (Data) Input (Data) Dasar Data

2.3. Konsep Dasar Sistem Informasi

Pada hakikatnya sistem informasi adalah seperangkat manusia, data dan prosedur yang bekerja sama secara koordinatif untuk mencapai tujuan tertentu. Tekananya terletak pada konsep sistem yang memperlihatkan bahwa berbagai komponen yang terlihat di dalamnya secara fungsional dan kooperatif mencapai tujuan yang sama. Kegiatan fungsional, strategi dan kooperatif itu meliputi pelaksanaan bisnis setiap hari, komunikasi informasi, manajemen aktifitas, pembuatan keputusan dan menghasilkan keluaran bersifat laporan yang dibutuhkan oleh pihak luar.

2.3.1. Pengertian Sistem Informasi

Andri Kristianto (2008), suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan – laporan yang diperlukan. Pendapat lain, Raymon McLeod dalam Yakub (2012) menyatakan Sistem Informasi adalah sistem yang mempunyai kemampuan untuk mengumpulkan informasi dari semua sumber dan menggunakan berbagai media untuk menampilkan informasi. Informasi dalam suatu lingkungan sistem informasi harus mempunyai persyaratan umum sebagai berikut :

1. Harus diketahui oleh penerima sebagai referensi yang tepat.

2. Harus sesuai dengan kebutuhan yang ada dalam proses pembuatan pengambilan keputusan.

3. Harus mempunyai nilai surprise, yaitu hal yang sudah diketahui hendaknya jangan diberikan.

4. Harus dapat menuntun pemakai untuk membuat keputusan. Suatu keputusan tidak selalu menuntut adanya tindakan.

2.3.2. Komponen Sistem Informasi

Sistem informasi mempunyai enam buah komponen atau disebut juga dengan blok bangunan (building block), yaitu :

1. Komponen input atau komponen masukan. 2. Komponen model.

3. Komponen output atau komponen keluaran. 4. Komponen teknologi.

5. Komponen basis data. 6. Komponen kendali

Keenam komponen ini harus ada bersama-sama dan membentuk satu kesatuan. Jika satu atau lebih komponen tersebut tidak ada, maka sistem informasi tidak akan dapat melakukan fungsinya, yaitu pengolahan data dan tidak dapat mencapai tujuannya, yaitu menghasilkan informasi yang relevan, tepat waktu dan akurat. Komponen-komponen dari sistem informasi ini dapat digambarkan sebagai berikut ini :

1. Blok Masukan (Input Block)

2. Blok Model (Model Block)

Kombinasi prosedur, logika, dan model matemetik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. 3. Blok Keluaran (Output Block)

Keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.

4. Blok Teknologi (Technology Block)

Teknologi merupakan kotak alat (tool box) dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara menyeluruh.

5. Blok Basis Data (Database Block)

Merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu sama lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.

6. Blok Kendali (Control block)

Beberapa pengendalian yang dirancang secara khusus untuk menanggulangi gangguan-gangguan terhadap sistem.

Adapun beberapa elemen atau komponen dalam sistem informasi dalam buku Al-Bahra bin Ladjamudin (2005:14) dapat diklasifikasikan sebagai berikut:

a. Hardware dan software yang berfungsi sebagai mesin

b. People dan procedures yang merupakan manusia dan tata cara menggunakan mesin.

c. Data merupakan jembatan penghubung antara manuia dan mesin agar terjadi suatu proses pengolahan data.

2.4. Pengertian Dan Ruang Lingkup Kearsipan

Berdasarkan Undang-undang No. 7 tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan, dinyatakan bahwa arsip adalah :

a) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.

b) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Pada Undang-undang tersebut, arsip dibedakan menurut fungsinya menjadi dua golongan, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan

kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.

Jadi arsip dinamis adalah semua arsip yang masih berada di berbagai kantor, baik kantor pemerintah, swasta, atau organisasi kemasyarakan, karena masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan dan kegiatan administrasi lainnya. Arsip dinamis dalam bahasa Inggris disebut sebagai record. Sedang arsip statis adalah arsip-arsip yang disimpan di Arsip Nasional (ARNAS) yang berasal dari arsip (dinamis) dari berbagai kantor. Arsip statis ini dalam bahasa Inggris disebut archieve. Dua istilah record dan archieve di atas sering disebut dengan istilah arsip (bahasa Belanda archief).

Secara sederhana dapat dinyatakan bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah setiap catatan (record/warkat) tertulis atau tercetak dalam bentuk huruf, angka atau gambar yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi, yang terekam pada kertas, film, media komputer atau lainnya.

Ditinjau dari segi hukum dan perundangan, terdapat dua jenis arsip yaitu arsip otentik dan arsip tidak otentik. Arsip otentik adalah arsip yang di atasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta (bukan fotokopi atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan. Arsip otentik dapat dipergunakan sebagai bukti hukum yang sah. Sedang arsip tidak otentik adalah arsip yang di atasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta. Arsip ini dapat berupa fotokopi, film, mikrofilm, keluaran (print-out) komputer, dan media komputer seperti disket, dan sebagainya.

Sebagai sumber informasi, maka arsip dapat membantu memperlancar dalam rangka pengambilan keputusan secara cepat dan tepat mengenai suatu masalah. Oleh sebab itu, dapat dikatakan bahwa peranan arsip adalah sebagai berikut :

a) Alat utama ingatan organisasi.

b) Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik).

c) Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan.

d) Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip.

e) Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.

Ruang lingkup pekerjaan kearsipan sangat luas dan pengaruhnya sangat besar terhadap kelancaran administrasi perencanaan, administrasi pelaksanaan, dan administrasi pengawasan. Pekerjaan atau kegiatan yang berhubungan dengan pengurusan arsip disebut Manajemen Kearsipan (record management). Kegiatan manajemen kearsipan secara lengkap dapat meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan, dan pemusnahan arsip.

Jadi kegiatan manajemen kearsipan meliputi suatu siklus “kehidupan” arsip sejak lahir sampai “mati”. Khusus untuk arsip yang tidak pernah mati karena mempunyai nilai sangat penting bagi perkantoran akan disimpan selama-lamanya di perkantoran yang bersangkutan sebagai arsip abadi. Sedangkan arsip dinamis yang sudah tidak diperlukan di perkantoran tetapi mempunyai nilai nasional yang

perlu dilestarikan selama-lamanya, harus dikirim ke Arsip Nasional untuk disimpan sebagai arsip statis.

Secara lebih rinci, menurut Sedarmayanti (1992) lingkaran hidup kearsipan (life span of records) atau biasa juga disebut dengan tahapan kehidupan arsip, dapat dibagi menjadi tujuh yaitu :

a) Tahap penciptaan arsip, merupakan tahap awal dari proses kehidupan arsip. Terciptanya arsip dapat terjadi karena dibuat sendiri oleh organisasi yang bersangkutan atau karena suatu organisasi menerima arsip dari pihak lain. b) Tahap pengurusan dan pengendalian, yaitu tahap dimana surat masuk/keluar

dicatat sesuai dengan sistem yang telah ditentukan. Setelah itu surat-surat tersebut diarahkan atau dikendalikan guna pemrosesan lebih lanjut.

c) Tahap referensi, yaitu surat-surat tersebut digunakan dalam proses kegiatan administrasi sehari-hari. Setelah surat tersebut diklasifikasikan dan diindeks, maka kemudian surat disimpan berdasarkan sistem tertentu.

d) Tahap penyusutan, adalah kegiatan pengurangan atau penyiangan arsip.

e) Tahap pemusnahan, yakni pemusnahan terhadap arsip yang tidak mempunyai nilai guna lagi bagi organisasi.

f) Tahap penyimpanan di unit kearsipan, dimana arsip yang sudah menurun nilai gunanya (arsip inaktif) didaftar, kemudian dipindah penyimpanannya pada unit kearsipan di kantor masing-masing atau sesuai peraturan yang berlaku.

g) Tahap penyerahan ke Arsip Nasional RI atau Arsip Nasional Daerah. Tahap ini merupakan tahap terakhir dalam lingkaran hidup kearsipan.

2.5. Azas Pengelolaan Arsip

Dalam pengelolaan arsip dikenal tiga azas yakni azas sentralisasi, azas desentralisasi dan azas kombinasi antara sentralisasi dan desentralisasi. Sentralisasi dalam pengelolaan arsip berarti penyimpanan arsip yang dipusatkan di satu unit kerja khusus yang lazim disebut Sentral Arsip atau Pusat Arsip. Dengan sentralisasi arsip maka semua surat-surat kantor yang sudah selesai diproses akan disimpan di Sentral Arsip.

Keuntungan sentralisasi arsip di antaranya : (1) ruang dan peralatan arsip dapat dihemat, (2) petugas dapat mengkonsentrasikan diri khusus pada pekerjaan kearsipan, (3) kantor hanya menyimpan satu arsip saja sedang duplikasinya dapat dimusnahkan, (4) sistem penyimpanan dari berbagai macam arsip dapat diseragamkan. Adapun kerugian azas sentralisasi adalah : (1) azas ini hanya efisien dan efektif untuk organisasi yang kecil, (2) tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem penyimpanan yang seragam, dan (3) unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu lebih lama untuk memperoleh arsip yang diperlukan.

Azas desentralisasi dalam pengelolaan arsip berarti semua unit kerja mengelola arsipnya masing-masing. Dalam hal ini semua unit kerja dapat menggunakan sistem penyimpanan yang sesuai dengan ketentuan unit yang bersangkutan. Untuk organisasi yang besar dengan ruang kantor yang terpisah-pisah letaknya, sistem penyelenggaraan arsip secara desentralisasi sangat sesuai diterapkan.

Keuntungan azas desentralisasi adalah : (1) pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja masing-masing, (2) keperluan akan arsip mudah dipenuhi karena berada pada unit kerja sendiri, (3) penanganan arsip lebih mudah dilakukan karena arsipnya sudah dikenal dengan baik. Adapun kerugiannya adalah : (1) penyimpanan arsip tersebar di berbagai lokasi sehingga dapat menimbulkan duplikasi arsip yang disimpan, (2) kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip di setiap unit kerja sehingga penghematan sarana sukar dijalankan, (3) penataran dan latihan kearsipan perlu diadakan karena petugas umumnya bertugas rangkap dan umumnya belum mempunyai pendidikan kearsipan, (4) kegiatan pemusnahan arsip harus dilakukan di setiap unit kerja dan ini merupakan pemborosan.

Azas kombinasi dalam pengelolaan arsip berarti menggabungkan azas sentralisasi dan desentralisasi sekaligus. Azas ini diterapkan dalam rangka mengatasi kelemahan yang ada pada azas sentralisasi dan azas desentralisasi yang sering dijumpai dalam pengelolaan arsip di perkantoran. Dalam penerapan azas kombinasi, pengelolaan arsip aktif dilakukan secara desentralisasi, sedangkan arsip inaktif dikelola secara sentralisasi.

2.6. Otomatisasi Arsip

Pengelolaan arsip secara modern atau tata kearsipan otomatis merupakan sistem kearsipan yang menggunakan sarana pengolahan data secara elektronik dengan memanfaatkan fasilitas komputer dan teknologi informasi lainnya. Potensi teknologi yang serba canggih telah memberikan peluang untuk melakukan kegiatan otomasi arsip. Melalui otomasi kearsipan ini mengandung konsekuensi

bahwa klasifikasi atau pengelompokkan arsip menjadi kompleks. Arsip elektronik dapat terjadi atas bermacam-macam pengelompokkan dalam berbagai format dan berbagai media penyimpanan.

Penggunaan media otomasi arsip bukan saja menjamin efisiensi, tetapi juga mampu mengurangi atau mengembangkan kebutuhan duplikasi apabila hal itu diperlukan. Pengiriman, pemrosesan, penyimpanan dan penemuannya kembali informasi dapat dilakukan melalui sistem yang bekerja secara otomatis. Bila kesemuanya telah diperhitungkan dengan masak dan kemudian secara teknis dapat memenuhi kebutuhan otomasi, maka berbagai kemudahan akan dapat diberikan kepada pengguna informasi baik dalam jumlah besar maupun sedikit. Bahkan kebutuhan akan jenis informasi tertentu yang sangat rinci akan dapat dipenuhi dan juga layanan sistem manual dapat diganti dengan sistem otomasi tersebut.

Pada sistem kearsipan yang sudah otomasi, semua pengelompokkan atau klasifikasi arsip dapat disatukan ke dalam satu database dan dapat dapt ditempuh “jalan pintas” untuk meningkatkan kecepatan dalam memperoleh informasi. Otomasi memungkinkan informasi disusun dalam berbagai macam pola sesuai dengan berbagai kebutuhan calon pengguna. Otomasi dapat mengumpulkan secara cepat berbagai informasi yang penyimpanannya terpisah melalui indexing yang tepat dan canggih.

Sistem pengarsipan otomatis telah berkembang sehingga mempunyai banyak variasi dan membawa kemudahan dalam melaksanakan tugas-tugas kearsipan. Untuk kantor-kantor yang memerlukan pelayanan yang cepat dengan

volume arsip yang tinggi, penggunaan alat modern tentu akan meringankan atau mempermudah pengelolaan arsip.

2.7. Metodologi Berorientasi Objek

Metodologi berorientasi objek adalah suatu strategi pembangunan perangkat lunak yang mengorganisasikan perangkat lunak sebagai kumpulan objek yang berisi data dan poreasi yang diberlakukan terhadapnya. Metodologi berorientasi objek merupakan suatu cara bagaimana sistem perangkat lunak dibangun melalui pendekatan objek secara sistematis. Metode berorientasi objek didasarkan pada penerapan prinsip-prinsip pengeolaan kompleksitas. Metode berorientasi obek meliputi rangkaian aktivitas analisis orientasi objek, pemrograman berorientasi objek, dan pengujian berorientasi objek. Menurut Rosa A.S - M.Shalahuddin (2011:82),

Keuntungan menggunakan metodologi berorientasi objek adalah sebagai berikut :

a) Meningkatkan Produktivitas

Karena kelas dan objek yang ditemukan dalam suatu masalah masih dapat dipakai ulang untuk masalah lainnya yang melibatkan objek tersebut (reusable).

b) Kecepatan Pengembangan

Karena sistem yang dibangun dengan baik dan benar pada saat analisis dan perancangan akan menyebabkan berkurangnya kesalahan pada saat pengkodean.

c) Kemudahan pemeliharaan

Karena dengan model objek, pola-pola yang cenderung tetap dan stabil dapat dipisahkan dan pola-pola yang mungkin sering berubah-ubah.

d) Adanya konsistensi

Karena sifat pewarisan dan penggunaan notasi yang sama pada saat analisis, perancangan maupun pengkodean.

e) Meningkatkan kualitas perangkat lunak

Karena pendekatan pengembangan lebih dekat dengan dunia nyata dan adanya konsistensi pada saat pengembangannya, perangkat lunak yang dihasilkan akan mampun memenuhi kebutuhan pemakai serta mempunyai sedikit kesalahan.

2.7.1. Unified Modeling Language (UML)

Martin Fowler dalam bukunya yang berjudul UML Distitlled Edisi 3 – Panduan Singkat Bahasa Pemodelan Objek Standar (2005:1) Mengenalkan Unified Modelling Language atau UML merupakan notasi grafis yang didukung oleh meta-model tunggal, yang membantu pendeskripsian dan desain sistem perangkat lunak, khususnya sistem yang dibangun menggunakan pemrograman berorientasi objek (OO). UML merupakan standar yang relatif terbuka yang dikontrol oleh Object Management Group (OMG). UML lahir dari banyak bahasa pemodelan grafis berorientasi objek yang berkembang pesat pada akhir 1980-an sampai awal 1990-an.

UML memiliki 9 diagram, yaitu Diagram Use Case, Diagram Class, Diagram Package, Diagram Sequence, Diagram Collaboration, Diagram Statechart, Diagram Activity, Diagram Component dan Deployment.

2.8. Arsitektur Jaringan

Untuk dapat mendukung terlaksananya program aplikasi yang akan dibangun ini maka diperlukan beberapa unit komputer, dimana semua komputer tersebut saling berhubungan dan melakukan komunikasi data agar proses komunikasi data dapat berjalan lancar dengan baik melalui media atau perantara yang disebut dengan jaringan komputer. Jaringan komputer adalah interkoneksi antara 2 atau lebih komputer yang saling terhubungdengan media transmisi kabel (wireless). Setiap komputer yang terhubung dengan jaringan disebut node. Sistem koneksi antar node yaitu,

a) Peer to peer

Peer to peer adalah suatu model dimana setiap PC dapat memakai perangkat pada PC lain atau memberikan perangkatnya untuk digunakan oleh PC lain. Dengan kata lain dapat berfungsi sebagai client maupun server pada periode yang sama. Metode peer to peer pada sistem windows lebih dikenal sebagai workgroup. Dimana setiap komputer dalam satu jaringan dikelompokkan dalam suatu kelompok kerja.

b) Client – Server

Client – Server dapat diterapkan di jaringan lokal maupun dengan teknologi internet. Dimana ada satu unit yang berfungsi sebagai Server dan yang lainnya berfungsi sebagai Client. Pada sistem koneksi Client – Server ini, client hanya dapat mengakses sesuai otoritas yang disediakan oleh administrator.

2.8.1. Jenis – jenis jaringan

Secara umum jaringan komputer dapat dibedekan lima jenis yang terdiri dari :

1. LAN ( Local Area Network )

Local Area Network (LAN) merupakan jaringan milik pribadi di dalam sebuah gedung atau kampus yang berukuran sampai beberapa kilometer. LAN seringkali digunakan untuk menghubungkan komputer-komputer pribadi dan workstation dalam kantor perusahaan atau pabrik-pabrik untuk memakai bersama resource (misalnya, printer, scanner) dan saling bertukar informasi. LAN dapatdibedakan dari jenis jaringan lainnya berdasarkan tiga karakteristik: ukuran, teknologi transmisi dan topologinya.

LAN mempunyai ukuran yang terbatas, yang berarti bahwa waktu transmisi pada keadaan terburuknya terbatas dan dapat diketahui sebelumnya. Dengan mengetahui keterbatasnnya, menyebabkan adanya kemungkinan untuk menggunakan jenis desain tertentu. Hal ini juga memudahkan manajemen jaringan.

LAN seringkali menggunakan teknologi transmisi kabel tunggal. LAN tradisional beroperasi pada kecepatan mulai 10 sampai 100 Mbps (mega bit/detik) dengan delay rendah (puluhan mikro second) dan mempunyai faktor kesalahan yang kecil. LAN-LAN modern dapat beroperasi pada kecepatan yang lebih tinggi, sampai ratusan megabit/detik.

2. MAN ( Metropolitan Area Network )

Metropolitan Area Network (MAN) pada dasarnya merupakan versi LAN yang berukuran lebih besar dan biasanya memakai teknologi yang sama dengan LAN. MAN dapat mencakup kantor-kantor perusahaan yang berdekatan dan dapat dimanfaatkan untuk keperluan pribadi (swasta) atau umum. MAN biasanya mamapu menunjang data dan suara, dan bahkan dapat berhubungan dengan jaringan televisi kabel. MAN hanya memiliki sebuah atau dua buiah kabel dan tidak mempunyai elemen switching, yang berfungsi untuk mengatur paket melalui beberapa output kabel. Adanya elemen switching membuat rancangan menjadi lebih sederhana.

Alasan utama memisahkan MAN sebagai kategori khusus adalah telah ditentukannya standart untuk MAN, dan standart ini sekarang sedang diimplementasikan. Standart tersebut disebut DQDB (Distributed Queue Dual Bus) atau 802.6 menurut standart IEEE. DQDB terdiri dari dua buah kabel unidirectional dimana semua komputer dihubungkan. Setiap bus mempunyai sebuah head–end, perangkat untuk memulai aktivitas transmisi. Lalulintas yang menuju komputer yang berada di sebelah kanan pengirim menggunakan bus bagian atas. Lalu lintas ke arah kiri menggunakan bus yang berada di bawah.

3. WAN ( Wide Area Network )

Wide Area Network (WAN) mencakup daerah geografis yang luas, seringkali mencakup sebuah negara atau benua. WAN terdiri dari kumpulan mesin yang bertujuan untuk mejalankan program-program aplikasi. Kita akan mengikuti penggunaan tradisional dan menyebut mesin-mesin ini sebagai host. Istilah End

System kadang-kadang juga digunakan dalam literatur. Host dihubungkan dengan sebuah subnet komunikasi, atau cukup disebut subnet. Tugas subnet adalah membawa pesan dari host ke host lainnya, seperti halnya sistem telepon yang membawa isi pembicaraan dari pembicara ke pendengar. Dengan memisahkan aspek komunikasi murni sebuah jaringan (subnet) dari aspek-aspek aplikasi (host), rancangan jaringan lengkap menjadi jauh lebih sederhana. Pada sebagian besar WAN, subnet terdiri dari dua komponen, yaitu kabel transmisi dan elemen switching. Kabel transmisi (disebut juga sirkuit, channel, atau trunk) memindahkan bit-bit dari satu mesin ke mesin lainnya.

Element switching adalah komputer khusus yang dipakai untuk menghubungkan dua kabel transmisi atau lebih. Saat data sampai ke kabel penerima, element switching harus memilih kabel pengirim untuk meneruskan pesan-pesan tersebut. Sayangnya tidak ada terminologi standart dalam menamakan komputer seperti ini. Namanya sangat bervariasi disebut paket switching node, intermidiate system, data switching exchange dan sebagainya.

4. Jaringan tanpa kabel

Jaringan tanpa kabel mempunyai berbagai manfaat, yang telah umum dikenal adalah kantor portable. Orang yang sedang dalam perjalanan seringkali ingin menggunakan peralatan elektronik portable-nya untuk mengirim atau menerima telepon, fax, e-mail, membaca fail jarak jauh login ke mesin jarak jauh, dan sebagainya dan juga ingin melakukan hal-hal tersebut dimana saja, darat, laut, udara.

5. Internet

Orang yang terhubung ke jaringan sering berharap untuk bisa berkomunikasi dengan orang lain yang terhubung ke jaringan lainnya. Keinginan seperti ini memerlukan hubungan antar jaringan yang seringkali tidak kompatibel dan berbeda. Biasanya untuk melakukan hal ini diperlukan sebuah mesin yang disebut gateway guna melakukan hubungan dan melaksanakan terjemahan yang diperlukan, baik perangkat keras maupun perangkat lunaknya. Kumpulan jaringan yang terinterkoneksi inilah yang disebut dengan internet.

2.8.2. Topologi Jaringan 1. Topologi Star / Star Network

Beberapa node dihubungkan dengan suatu node pusat (central node atau host node) yang membentuk jaringan seperti bentuk bintang (star). Semua komunikasi ditangani dan diatur langsung oleh central node. Central node melakukan semua tanggung jawab untuk mengatur arus informasi diantara node yang lainnya.

2. Topologi Pohon / Hierarchical Tree Network

Network ini berbentuk seperti pohon yang bercabang, yang terdiri dari central node dihubungkan dengan node yang lain secara berjanjang. Central node biasanya berupa large computer atau main frame computer sebagai host computer yang merupakan jenjang tertinggi (top hierarchical) yang bertugas

mengkoordinasi atau mengendalikan node jenjang dibawahnya yang dapat berupa mini computer atau micro computer.

3. Topologi Mesh / Mesh Network

Topologi mesh memiliki hubungan yang berlebihan antara peralatan – peralatan yang ada. Susunannya pada setiap peralatan yang ada didalam jaringan saling terhubung satu sama lain.

4. Topologi Bus / Bus Network

Bentuk ini mengubungkan beberapa node dalam jalur data (bus). Masing – masing node dapat melakukan tugas-tugas operasi yang berbeda-beda.Seperti halnya pada loop network, tidak ada central node dan semua node mempunyai status yang sama. Karena jalur data (bus) terbuka maka awal dan akhir bus harus diberi terminator, sebagai penutup jalur data.

5. Topologi Cincin / Ring Network

Bentuk ini merupakan gabungan bentuk loop network dan bus network. Jika salah satu node yang lain tidak berfungsi atau rusak, maka tidak akan mempengaruhi komunikasi node yang lain karena tepisah dari jalur data. Hal ini berbeda dengan loop network dan bus network, bila salah satu node rusak, maka akan mempengaruhi node yang lainnya.

2.9. Pengertian WEB

Situs web (bahasa Inggris: website) atau sering disingkat dengan istilah situs adalah sejumlah halaman web yang memiliki topik saling terkait, terkadang

disertai pula dengan berkas-berkas gambar, video, atau jenis-jenis berkas lainnya. Sebuah situs web biasanya ditempatkan setidaknya pada sebuah server web yang dapat diakses melalui jaringan seperti internet, ataupun jaringan wilayah lokal (LAN) melalui alamat internet yang dikenali sebagai URL. Gabungan atas semua situs yang dapat diakses publik di internet disebut pula sebagai Waring Wera Wanua atau lebih dikenal dengan singkatan WWW. Meskipun setidaknya halaman beranda situs internet umumnya dapat diakses publik secara bebas, pada prakteknya tidak semua situs memberikan kebebasan bagi publik untuk mengaksesnya, beberapa situs web mewajibkan pengunjung untuk melakukan pendaftaran sebagai anggota, atau bahkan meminta pembayaran untuk dapat menjadi anggota untuk dapat mengakses isi yang terdapat dalam situs web tersebut, misalnya situs-situs yang menampilkan pornografi, situs-situs berita, layanan surel (e-mail), dan lain-lain. Pembatasan-pembatasan ini umumnya dilakukan karena alasan keamanan, menghormati privasi, atau karena tujuan komersil tertentu.

Sebuah halaman web merupakan berkas yang ditulis sebagai berkas teks biasa (plaintext) yang diatur dan dikombinasikan sedemikian rupa dengan instruksi-instruksi berbasis HTML, atau XHTML, kadang-kadang pula disisipi dengan sekelumit bahasa skrip. Berkas tersebut kemudian diterjemahkan oleh peramban web dan ditampilkan seperti layaknya sebuah halaman pada monitor komputer.

Halaman-halaman web tersebut diakses oleh pengguna melalui protokol komunikasi jaringan yang disebut sebagai HTTP, sebagai tambahan untuk

meningkatkan aspek keamanan dan aspek privasi yang lebih baik, situs web dapat pula mengimplementasikan mekanisme pengaksesan melalui protokol HTTPS.

2.10. Perangkat Lunak Pendukung

Alat Bantu Pendukung yang digunakan adalah Adobe Dreamweaver cs5.5, PhpMyAdmin dan MySQL sebagai database, XAMPP, Star UML, dan menggunakan Bahasa Pemrograman PHP (Hypertext Preprocessor).

Dibawah ini merupakan penjelasan dari masing-masing perangkat lunak :

a. PHP

PHP adalah singkatan dari "PHP: Hypertext Preprocessor", yang merupakan sebuah bahasa scripting yang terpasang pada HTML. Sebagian besar sintaks mirip dengan bahasa C, Java dan Perl, ditambah beberapa fungsi PHP yang spesifik.

Tujuan utama penggunaan bahasa ini adalah untuk memungkinkan perancang web menulis halaman web dinamik dengan cepat. Hubungan PHP dengan HTML Halaman web biasanya disusun dari kode-kode HTML yang disimpan dalam sebuah file berekstensi .html. File html ini dikirimkan oleh server (atau file) ke browser, kemudian browser menerjemahkan kode-kode tersebut sehingga menghasilkan suatu tampilan yang indah. Lain halnya dengan program php, program ini harus diterjemahkan oleh web server sehingga menghasilkan kode html yang dikirim ke browser agar dapat ditampilkan.

PHP merupakan bahasa pemograman web yang bersifat server-side HTML=embedded scripting, di mana script-nya menyatu dengan HTML dan berada di server. Artinya adalah sintaks dan perintah-perintah yang kita berikan

akan sepenuhnya dijalankan di server tetapi disertakan HTML biasa. PHP dikenal sebagai bahasa scripting yang menyatu dengan tag HTML, dieksekusi di server dan digunakan untuk membuat halaman web yang dinamis seperti ASP (Active Server Pages) dan JSP (Java Server Pages).

b. Adobe Dreamweaver

Adobe Dreamweaver merupakan program penyunting halaman web dari Adobe Sistems yang dulu dikenal sebagai Macromedia Dreamweaver dari Macromedia. Program ini banyak digunakan oleh pengembang web karena fitur-fiturnya yang lengkap serta kemudahan dalam penggunaannya. Versi terakhir Macromedia Dreamweaver sebelum Macromedia dibeli oleh Adobe Systems yaitu versi 8. Kemudian setelah dibeli oleh Adobe Systems berkembang ke Versi selanjutnya yakni versi 9 (CS3) versi 10 yang ada dalam Adobe Creative Suite 4 (CS4) dan versi terbarunya yaitu CS5.

Sebagai editor web yang handal, Adobe Dreamweaver tentunya dilengkapi dengan kemampuan manajemen situs, yang memudahkan kita mengelola keseluruhan elemen yang ada dalam sebuah situs. Kita juga dapat melakukan evaluasi situs dengan melakukan pengecekan broken link, kompatibilitas browser, termasuk validasi tag-tag HTML dan CSS yang tidak sesuai dengan pedoman secara otomatis serta perkiraan waktu download pada sebuah halaman web.

Adobe Dreamweaver memiliki banyak tool-tool yang memudahkan seorang web design untuk mengedit dan membuat kode-kode dalam halaman web. Fasilitas yang terdapat didalamnya antara lain: Referensi HTML, CSS dan Javascript, Javascript debugger, dan editor kode ( tampilan kode dan Code

inspector) yang mengizinkan kita mengedit kode Javascript, XML, HTML, CSS, TEMPLATING dan dokumen teks lain secara langsung. Teknologi Roundtrip HTML yang dimilikinya mampu mengimpor dokumen HTML tanpa perlu memformat ulang kode tersebut dan kita dapat menggunakan Dreamweaver pula untuk membersihkan dan memformat ulang HTML tanpa susah payah.

Dengan fitur yang lengkap, kemudahan penggunaan, dukungan extention dan Plug-In yang banyak, Adobe Dreamweaver dapat membantu seorang web design bekerja lebih cepat dan efisien tanpa kesulitan yang berarti, bahkan untuk seorang pemula sekalipun yang belum banyak mengenal seputar coding HTML dan CSS.

c. XAMPP

XAMPP adalah paket instalasi mudah Apache server yang sudah termasuk di dalamnya adalah Apache Server, MySQL dan PHP. XAMPP merupakan sebuah tool yang menyediakan beberapa paket perangkat lunak ke dalam satu buah paket. Dengan menginstall XAMPP kita tidak perlu lagi melakukan instalasi dan konfigurasi webserver Apache, PHP dan MySQL secara manual. XAMPP akan menginstalasi dan mengkonfigurasikannya secara otomatis.

d. Star UML

StarUML (SU) adalah alat untuk membuat diagram UML kelas dan secara otomatis menghasilkan Java "kode rintisan". SU juga dapat balik Java source / kode byte untuk menghasilkan UML diagram yang sesuai.

SU akan menghasilkan kode yang mencerminkan struktur kelas, tetapi bukan tindakan spesifik pada setiap objek. Untuk itu, setelah membuat diagram menggunakan SU, user mengedit kode rintisan yang dihasilkan untuk menambahkan sisa fungsi untuk kode, mengisi setiap metode apa yang harus dilakukan.

(sumber : http://cnx.org/content/m15092/latest/starUML-tutorial / 10 Maret 2013)

e. PHP MyAdmin

Php My Admin merupakan aplikasi berbasiskan web yang dikembangkan menggunakan bahasa pemograman PHP. Melalui Php My Admin, user dapat melakukan query tanpa harus mengetikkan seperti pada MS DOS. (Sumber : Sugiri, Haris Saputro, Pengelolaan Database MySQL dengan PhpMyAdmin 2008:4)

f. MySQL

Menurut Sugiri, Haris Saputro (2008:1) mendefinisikan MySQL merupakan database yang bersifat client server, dimana data diletakan di server yang bisa diakses melalui client. Pengaksesan dapat dilakukan apabila komputer telah terhubung dengan server.

MySQL merupakan salah satu perangkat lunak sistem pengelola basis data DBMS (Data Base Management System). MySQL merupakan sebuah hubungan Data Base Management System (DBMS) yang membantu sebuah model data yang terdiri atas kumpulan hubungan nama (named relation). Database MySQL adalah salah satu database yang open source. MySQL juga merupakan server

multithreaded, sehingga memungkinkan daemon untuk menghandle permintaan layanan secara simultan.

Penyebab utama MySQL begitu populer dan digunakan oleh banyak orang diantaranya ialah :

1. MySQL tersedia di berbagai platform dan kompatibel dalam berbagai sistem operasi.

2. MySQL dapat melakukan koneksi dengan client menggunakan protocol TCP/IP, Unix socket (Unix), atau Named Pipes (NT).

3. MySQL memiliki overhead koneksi yang rendah, sehingga kecepatan koneksi relatif tinggi.

4. MySQL dapat menangani database dengan skala besar, dengan jumlah record lebih dari 50 juta, 60 ribu tabel, dan bisa menampung 5 miliyar baris data. Selain itu, pada MySQL versi 4.1.2 , batas index pada tiap tabel dapat menampung sampai 64 index. Security database MySQL terkenal baik, karena memiliki lapisan sekuritas seperti level subnetmask, nama host dan izin akses user dengan sistem perizinan khusus serta password yang dimiliki setiap user dalam bentuk data terenkripsi.

43 3.1. Objek Penelitian

Objek penelitian yaitu suatu permasalahan yang dijadikan sebagai objek atau fokus dalam penelitian ini dalam rangka menyusun suatu laporan penelitian, ini dilakukan untuk mendapatkan data-data yang berkaitan dengan objek penelitian tersebut. Dalam penyusunan skripsi ini, penulis melakukan penelitian terhadap hal – hal yang berhubungan dengan masalah yang akan dibahas yaitu perancangan sistem informasi manajemen arsip yang dilakukan di SMA Negeri 1 Batujajar.

3.1.1. Sejarah Singkat Perusahaan

SMAN 1 Batujajar secara resmi berdiri pada tanggal 12 februari 2004 berdasarkan Surat Keputusan Bupati Bandung Nomor : 421 / Kep. 146 ? Disdik / 2004. Namun kegiatan operasional pendidikan telah berjalan sejak tahun 2001 berdasarkan surat ijin Operasional SMU Negeri Batujajar dari Kantor Inpeksi Pendidikan Nasional Kabupaten Bandung Nomor : 413/I02.10/MN/2001 tanggal 18 Mei 2001, secara administrasi masih merupakan kelas jauh dari SMAN 1 cililin Kab. Bandung.

SMAN 1 Batujajar terletak di Jalan Raya Selacau Kec. Batujajar Kab. Bandung Barat. Mempunya fungsi strategis didalam mencerdaskan masyarakat

sekaligus ikut membangun pembangunan bangsa melalui sektor pendidikan. Berada di lingkungan yang multi kultur dan sosial, antara lain masyarakatnya ; petani, industri, militer, pesantren dan jasa. Kondisi ini menjadikan landasan untuk mengembangkan sekolah yang maju, modern, namun tetap berakar pada kultur budaya masyarakat yang relevan dengan nilai- nilai keimanan dan ketakwaan. Oleh karena itu visi SMAN 1 batujajar adalah Edukatif, Mandiri, Akademis, Spiritual (EMAS).

3.1.2. Visi dan Misi

Visi :

SMA Negeri 1 Batujajar mempunyai visi EMAS dengan dua pengertian yaitu; Pertama secara harfiah. EMAS adalah akronim dari Edukatif Mandiri Akademis Spiritual, yang artinya; membangun dan membentuk lulusan yang berkepribadian edukatif dan mandiri, dengan memiliki keunggulan akademis diberbagai bidang, berlandaskan spiritual keimanan dan ketaqwaan yang kuat, sehingga dapat memposisikan sebagai generasi yang berguna bagi umat manusia dimanapun berada. Kedua pengertian secara hakikat Emas adalah benda karunia Tuhan yang sangat didambakan manusia untuk memilikinya, karena sifat dan nilainya yang mulia serta indah.

Misi :

Untuk mewujudkan visi tersebut, Misi yang diemban SMA Negeri 1 Batujajar adalah:

1. Menumbuh-kembangkan kehidupan dan pendidikan yang berlandaskan keimanan dan ketaqwaan.

2. Menghidupkan dan mengembangkan kecerdasan Ilahiyah dan kecerdasan spiritual.

3. Menghasilkan siswa-siswa yang memiliki prestasi akademik tinggi, cerdas intelektual serta cerdas emosi, dan mempunyai keterampilan yang berharga.

4. Mendorong dan menyediakan layanan untuk tumbuhnya potensi unggulan yang positip dari seluruh komponen sekolah.

5. Mewujudkan lingkungan dan kehidupan sekolah yang mendorong etos kerja tinggi, komunikasi yang santun, dan motif berprestasi.

6. Membangun citra sekolah yang ideal, diterima oleh masyarakat, dihargai oleh perserta didiknya, dan dibanggakan oleh seluruh komponen sekolah.

3.1.3. Logo Perusahaan

Gambar 3.1 Logo SMA Negeri 1 Batujajar

3.1.4. Struktur Organisasi Perusahaan

Gambar 3.2 Struktur Organisasi SMA Negeri 1 Batujajar (Sumber : Ruang Tata Usaha SMA Negeri 1 Batujajar)

3.1.5. Deskripsi Tugas 1. Kepala Sekolah

a. Berkoordinasi dengan semua komponen sekolah dalam pembagian tugas sesuai dengan bidang keahliannya.

b. Melaksanakan program kerja sekolah dibantu oleh semua komponen yang ada di sekolah.

c. Melaksanakan supervise meliputi, kunjungan kelas, pemeriksaan sarana prasarana, pemeriksaan administrasi tata usaha, dll.

2. Wakil Kepala Sekolah Bag.Kurikulum a. Menyusun program pengajaran.

b. Menyusun pembagian tugas guru dan jadwal pelajaran. c. Menyusun jadwal evaluasi belajar.

d. Menetapkan kriteria persyaratan naik kelas / tidak naik kelas. e. Menetapkan jadwal penerimaan Buku Laporan Hasil Belajar Siswa

/ Ijazah

f. Menyusun laporan pelaksanaan pelajaran. 3. Wakil Kepala Sekolah Bag. Kesiswaan

a. Menyusun program kegiatan OSIS

b. Melaksanakan bimbingan, pengarahan dan pengendalian dalam kegiatan OSIS, dalam rangka meningkatkan disiplin dan tata tertib sekolah.

c. Menyusun laporan kegiatan siswa secara berkala.

4. Wakil Kepala Sekolah Bag. Humas

a. Mengatur dan menyelenggarakan hubungan sekolah dengan lingkungan sekitar, juga dengan Sekolah Menengah atas sebagai sekolah tujuan.

b. Membina hubungan sekolah dengan komite sekolah dan orangtua siswa.

5. Wakil Kepala Sekolah Bag. Sarana Prasarana

a. Menyusun rencana kebutuhan sarana dan prasarana sekolah b. Mengadministrasikan pendayagunaan sarana dan prasarana c. Pengelolaan pembiayaan alat – alat pengajaran

d. Menyusun laporan urusan sarana dan prasarana secara berkala 6. Tata Usaha

a. Menyimpan dan menyiapkan arsip b. Mendata pendaftaran siswa baru c. Menyimpan arsip arsip sekolah

d. Mendata daftar ulang siswa setiap tahun ajaran. 7. BK – BP

a. Melakukan bimbingan konseling kepada siswa. b. Mengarahkan siswa melalui potensi dan kemampuan. 8. Koord. Lab.

a. Melakukan pengawasan dan perawatan terhadap peralatan yang ada di laboratorium.

9. Kord. Perpustakaan

a. Mencatat arus keluar dan masuk buku.

b. Melakukan rekapitulasi peminjaman buku dalam satu periode. 10.Guru dan Wali Kelas

a. Menyiapkan materi pembelajaran sesuai dengan kurikulum b. Menyampaikan materi pembelajaran di kelas

3.2. Metode Penelitian

Metode penelitian merupakan suatu mekanisme, teknik atau cara untuk mencari, memperoleh, mengumpulkan atau mencatan data yang dapat digunakan untuk keperluan menyusun penelitian. Penyusunan penelitian ini menggunakan metode pendekatan kualitatif deskriptif, yaitu mengumpulkan data kemudian menganalisisnya serta memaparkan hasil pengamatan di lapangan.

3.2.1. Desain Penelitian

Desain penelitian yang digunakan penulis termasuk kedalam penelitian yang bersifat deskriptif dan action dengan pendekatan kasus di SMA Negeri 1 Batujajar. Penelitian deskriptif adalah penelitian yang bertujuan untuk memperoleh ciri-ciri variabel, dimana dalam penelitian ini adalah untuk memperoleh gambaran tentang kinerja program dirancang dan diimplementasikan kepada pengguna (user) dalam perusahaan.

Action research merupakan pendekatan yang semakin populer di kalangan peneliti skala kecil dalam bidang ilmu-ilmu komputer, terutama mereka yang bekerja dalam bidang profesional seperti bidang teknologi informasi, sistem

komputer, dan sistem informasi manajemen. Penelitian demikian sangat sesuai untuk kebutuhan orang-orang yang melakukan penelitian di tempat kerja serta memiliki fokus pada aspek-aspek perbaikan praktik kerja maupun praktik kolega mereka. Guritno, Suryo et al (2011). Tujuan utama action research adalah memasuki suatu situasi, melakukan perubahan, dan memantau hasilnya.

3.2.2. Jenis dan Metode Pengumpulan Data

Metode pengumpulan data merupakan cara yang dilakukan penulis untuk mengumpulkan data yang dibutuhkan dalam penyusunan laporan dan penelitian ini. Pada kasus ini, penulis mengumpulan data yang digunakan untuk memperoleh informasi mengenai objek yang sedang diteliti dengan menggunakan metode pengumpulan data deskriptif. Sedangkan proses pengumpulan data yang penulis lakukan dengan mengelompokan sumber data primer dan data sekunder.

3.2.2.1. Sumber Data Primer

Sumber data atau informasi penelitian ini berdasarkan kepada jenis data yang diperlukan. Data primer yaitu data yang diperoleh dari responden secara langsung yang dikumpulkan melalui survey lapangan dengan menggunakan teknik pengumpulan data tertentu. Teknik pengumpulan data dalam rangka pengumpulan informasi mengenai objek penelitian ini, yaitu:

1. Metode Observasi

Observasi atau pengamatan merupakan suatu teknik atau cara mengumpulkan data dengan jalan mengadakan pengamatan terhadap kegiatan

yang sedang berlangsung. Dalam hal ini, peneliti melakukan observasi dengan langsung mengunjungi lokasi ke perusahaan yang dijadikan objek penelitian yaitu kampus SMA Negeri 1 Batujajar. Hal ini dilakukan untuk melihat secara langsung masalah – masalah yang berhubungan dengan pokok bahasan penelitian.

2. Wawancara

Wawancara merupakan suatu teknik pengumpulan data dengan cara bertatap muka antara pengumpul data dan narasumber yang dimaksud. Wawancara digunakan bila ingin mengetahui hal-hal dari responden secara lebih mendalam serta jumlah responden sedikit. Dalam hal ini penulis melakukan wawancara yang dilakukan terhadap Bapak Wawan Budiawan selaku staf Tata Usaha bagian dokumentasi adminsitrasi sehingga diperoleh penjelasan tentang sistem Manajemen Arsip yang sedang berjalan.

3.2.2.2. Sumber Data Sekunder

Jenis data sekunder yaitu data yang didapat dari dokumentasi – dokumentasi yang ada di perusahaan. Dilakukan dengan menelaah data sekunder yang digunakan untuk menunjang, melengkapi dan menyempurnakan data primer, diperoleh dari dokumen perusahaan seperti surat edaran dari pemerintah untuk guru, surat permohonan delegasi, surat permohonan izin mengikuti pendaftaran di Universitas, serta hasil penelitian yang ada hubungannya dengan bahasan ini.

3.2.3. Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem

Dalam sub bab ini akan dijelaskan mengenai metode pendekatan, pengembangan sistem, metode analisis dan alat bantu analisis perancangan. Berikut ini adalah uraian dari metode pendekatan dan pengembangan sistem.

3.2.3.1. Metode Pendekatan Sistem

Metode pendekatan sistem yang digunakan penulis adalah dengan menggunakan metode berorientasi objek dengan dibuatnya diagram Usecase Diagram, Activity Diagram, Sequential Diagram, Class Diagram, Component Diagram, Deployment Diagram. Pendekatan berorientasi objek merupakan suatu teknik atau cara pendekatan dalam melihat permasalahan dan sistem (sistem perangkat lunak, sistem informasi, atau sistem lainnya). Pendekatan berorientasi objek akan memandang sistem yang akan dikembangkan sebagai suatu kumpulan objek yang berkorespondensi dengan objek-objek dunia nyata. Rosa A.SM. Shalahuddin (2011:86)

3.2.3.2. Metode Pengembangan Sistem

Metode yang digunakan penulis dalam melakukan pengembangan sistem manajemen arsip ini yaitu menggunakan model prototype. Model prototype adalah metode pengembangan sistem yang digunakan penulis dalam penelitian ini. Karena penulis memulai penelitian ini dengan mengumpulkan kebutuhan yang diperlukan dari pada sistem atau perangkat lunak yang akan dibuat. Metode prototype dirancang agar dapat menerima perubahan - perubahan yang diinginkan

user atau penyesuaian oleh pengembang dalam rangka menyempurnakan perancangan prototype yang dibuat sehingga pada akhirnya dapat menghasilkan sistem informasi yang dapat diterima dan perubahan-perubahan yang terjadi dianggap dapat merupakan sebagian dari proses pengembangan itu sendiri.

Prototyping merupakan salah satu metode pengembangan perangkat lunak yang banyak digunakan. Dengan metode prototyping ini pengembang dan user dapat saling berinteraksi selama proses pembuatan sistem. Prototyping menggunakan pendekatan untuk membuat sesuatu program dengan cepat dan bertahap sehingga dapat segera dievaluasi oleh pemakai (user). Sering terjadi seorang user hanya mendefinisikan secara umum apa yang diinginkannya tanpa menyebutkan secara detail output apasaja yang diharapkan, pemrosesan dan data – data apa saja yang dibutuhkan.

Sebaliknya, dari sisi pengembang kurang memperhatikan efisiensi algoritma. Kemampuan sistem operasi dan interface yang menghubungkan manusia dengan komputer. Pengembang dan pelanggan bertemu untuk memahami kebutuhan apa saja yang diperlukan dalam tahapan pengembangan, mengidentifikasikan segala kebutuhan yang diketahui, kemudian dilakukan perancangan kilat. Perancangan kilat membawa kepada konstruksi sebuah prototype. Prototype tersebut kemudian di evaluasi oleh pemakai dan dipakai untuk menyaring kebutuhan pengembangan perangkat lunak. Pada saat yang sama pengembang akan mengetahui dan memahami lebih baik apa yang harus dilakukannya.

Tahapan-tahapan dalam Prototyping adalah sebagai berikut: 1. Pengumpulan kebutuhan

2. Membangun prototyping 3. Evaluasi protoptyping 4. Mengkodekan sistem 5. Menguji sistem 6. Evaluasi sistem 7. Menggunakan Sistem

Kelebihan dan Kekurangan dalam metode pengembangan prototype ini adalah sebagai berikut :

1. Kelebihan

a. Pendefinisian kebutuhan pemakai lebih baik karena keterlibatan pemakai yang lebih intensif.

b. Memperkecil kesalahan disebabkan pada setiap versi prototype kesalahan segera terdeteksi oleh pemakai.

c. Pemakai mempunyai kesempatan dalam meminta perubahan-perubahan. d. Mempersingkat waktu dalam mengembangkan sistem secara

keseluruhan.

e. Menghemat biaya jika dibandingkan dengan metode SDLC tradisional.

2. Kekurangan

a. Sistem akan baik jika pemakai sungguh-sungguh meluangkan waktunya untuk menggarap prototype.

b. Dokumentasi sering terabaikan karena pengembang lebih berkonsentrasi pada tahap pengujian dan pembuatan prototype.

c. Waktu yang singkat menghasilkan sistem yng tidak lengkap dan kurang teruji.

d. Jika proses pengulangan terlalu sering, dapat mengakibatkan pemakai jenuh dan memberikan respon negatif.

e. Apabila prototype tak dikelola dengan baik dapat mengakibatkan prototype tak pernah berakhir karena usulan perubahan terlalu sering dipenuhi.

3.2.3.3. Alat Bantu Analisis dan Perancangan

Dengan metode pendekatan sistem yang penulis pilih yaitu metode berorientasi objek, maka penulis akan mengambarkan bagaimana karakteristik sistem yang sedang berjalan dan yang akan dirancang dengan menggunakan pemodelan yang disebut Unified Modelling Language (UML). Diantaranya terdapat beberapa diagram seperti berikut ini,

1. Usecase Diagram

Diagram usecase bersifat statis, diagram ini memperlihatkan himpunan usecase dan aktor-aktor. Diagram ini mendeskripsikan sebuah interaksi antara satu atau lebih aktor dengan sistem informasi yang akan dibuat, terutama sangat penting untuk mengorganisasi dan memodelkan perilaku dari suatu sistem yang dibutuhkan dan diharapkan pengguna.

2. Activity Diagram

Bersifat dinamis, diagram activity adalah type khusus dari diagram state yang memperlihatkan aliran dari suatu aktifitas ke aktifitas yang lainya dalam suatu sistem. Diagram ini terutama penting dalam pemodelan fungsi – fungsi dalam suatu sistem dan memberi tekanan pada aliran kendali antarobjek.

3. Sequence Diagram

Sequence diagram atau diagram urutan adalah diagram interaksi yang menekankan pada pengiriman pesan (message) dalam suatu waktu tertentu. Menggambarkan kelakuan objek pada use case dengan mendeskripsikan waktu hidup objek dan message yang dikirimkan dan diterima antarobjek. Oleh karena itu untuk menggambar diagram sekuen maka harus diketahui objek-objek yang terlibat dalam sebuah use case beserta metode-metode yang dimiliki kelas yang diinstansiasi menjadi objek itu. Banyaknya diagram sequence yang harus digambar adalah sebanyak pendefinisian use case yang memiliki proses sendiri atau yang penting semua use case yang telah didefinisikan interaksi jalannya pesan sudah dicakup pada diagram sequence sehingga semakin banyak use case yang didefinisikan maka diagram sequence yang harus dibuat juga semakin banyak.

4. Class Diagram

Class diagram mendeskripsikan jenis – jenis objek dalam sistem dan berbagai macam hubungan statis yang memperlihatkan himpunan kelas – kelas, antarmuka, kolaborasi, serta relasi – relasi. Diagram ini umum dijumpai pada pemodelan sistem berorientasi objek. Meskipun bersifat statis, diagram kelas juga

114

arsip yang telah terkirim.

hal, isi ringkas, penerima arsip dan

memilih file arsip kemudian klik tombol

upload maka arsip berhasil dikirim. 4 Pencarian Arsip Menampilkan arsip

yang dibutuhkan

Ketika menginputkan nama arsip dan tanggal

pembuatan arsip kemudian klik tombol search maka arsip yang

dicari muncul

2. Kelas Uji Program Pada Halaman Admin

Tabel 5.6 Kasus dan Hasil Uji Pada Halaman Admin

No Kasus/Diuji Skenario Uji Hasil yang Diharapkan Hasil Pengujian 1. Tampilan Awal Membuka browser

dan masukan alamat link

Ketika link dimasukan dan menekan enter

maka aplikasi berjalan dan masuk ke halaman

awal 2. Login Admin Hak akses untuk

menyimpan surat

Ketika menginput

Username, Password

Berhasil

Tidak Berhasil

Berhasil Tidak Berhasil

Berhasil

masuk, membuat surat keluar, menambahkan user

dan login sebagai, login berhasil maka muncul halaman utama Admin 3. Tambah User Menambahkan

User baru untuk menggunakan

aplikasi ini

Ketika menginputkan NIP, Nama, No Handphone, wali kelas.

Kemudian klik tombol Simpan maka data user

telah disimpan 4. Menyimpan

Arsip Surat Masuk Menampilkan dan menyimpan Arsip Surat Masuk Ketika telah menginputkan nomor,

lampiran, perihal, isi surat dan pengirim

surat klik tombol simpan maka arsip surat masuk berhasil

disimpan. 5. Membuat Arsip

Surat Keluar Menampilkan dan menyimpan Surat Keluar Ketika telah menginputkan nomor,

lampiran, perihal, isi surat dan pembuat surat

klik tombol simpan maka arsip surat keluar

Berhasil Tidak Berhasil

Tidak Berhasil Berhasil Tidak Berhasil

Berhasil Tidak Berhasil

116

berhasil disimpan.

5.2.3. Kesimpulan Hasil Pengujian

Berdasarkan hasil pengujian dengan kasus sample uji yang telah dilakukan memberikan kesimpulan bahwa perangkat lunak ini dapat digunakan dengan baik, namun pengujian tersebut dapat dikatakan belum sempurna, karena hanya dilakukan pada satu sisi pengujian. Dari semua yang telah dilakukan dalam pengujian ini diharapkan dapat mewakili pengujian modul yang lain dalam Sistem Informasi Manajemen Surat Masuk dan Surat Keluar ini.

117

KESIMPULAN DAN SARAN

Pada bab ini akan membahas bahas tentang kesimpulan yang berisi hasil - hasil yang diperoleh setelah dilakukan analisis, perancangan dan implementasi dan pengujian dari perancangan perangkat lunak yang dibangun. Serta saran-saran yang akan memberikan catatan penting dan kemungkinan perbaikan yang perlu dilakukan untuk pembangunan perangkat lunak selanjutnya.

6.1. Kesimpulan

Berdasarkan implementasi dan penjelasan yang telah dikemukakan sebelumnya oleh penulis, dapat diambil kesimpulan dari perancangan Sistem Informasi Manajemen Arsip ini sebagai berikut:

1. Dengan adanya aplikasi Sistem Informasi Manajemen Arsip maka sekolah dapat mengurangi penggunaan kertas yang berlebih, sehingga penumpukan arsip fisik dapat berkurang.

2. Dengan adanya aplikasi ini maka para guru dapat mengirimkan arsip secara cepat dan bersifat rahasia. Karena arsip tersebut hanya bisa dilihat oleh pengirim dan penerima saja.

3. Dengan adanya aplikasi ini Bag. Tata Usaha dapat menyimpan arsip surat masuk dengan cepat, efektif, efisien dan tersimpan rapih di database. Dan

118

dalam pembuatan surat balasan atau surat keluar Bag. Tata Usaha hanya menginputkan identitas surat dan isi surat tanpa harus mengatur kop surat maupun ukuran huruf. Sehingga proses pembuatan surat balasan dapat dilakukan dengan cepat dan efektif.

6.2. Saran

Agar sistem yang diusulkan dapat terus digunakan dan terus berjalan sesuai dengan yang diharapkan, maka ada beberapa saran yang dapat dijadikan bahan pertimbangan untuk pihak organisasi dalam hal ini SMA Negeri 1 Batujajar dan juga bagi pengembang berikutnya :

1. Adapun saran yang dapat penulis usulkan bagi sekolah agar kedepannya Sistem Informasi Manajemen Surat masuk dan Surat Keluar khusunya pada SMA Negeri 1 Batujajar dapat dikembangkan dengan cara menambahkan fasilitas email gateway. Dengan demikian arsip dapat tersimpan dengan dengan aman di database email.

2. Selain itu saran yang dapat penulis usulkan bagi peneliti lain yang hendak mengembangkan program / hasil penelitian penulis, diharapkan dapat melakukan pengembangan dan penyempurnaan terhadap sistem, seperti halnya keamanan terhadap sistem, dapat melengkapi fasilitas yang sudah penulis buat.

Nama : NIZAR WARDHANA Jenis Kelamin : Laki – Laki.

Tempat, tanggal lahir : Bekasi, 13 Januari 1991. Kewarganegaraan : Indonesia.

Agama : Islam.

Alamat Lengkap : Jl. Raya Batujajar No. 355 Rt 03/Rw 10 Kec. Batujajar Kab. Bandung Barat 40561.

No. Telepon : 08997066062.

Email : zars92@gmail.com

Pendidikan Formal

1996 -2002 : SD Negeri Bekasi Jaya 1, Kota Bekasi. 2002 – 2006 : Mts Negeri 1 Kota Bekasi.

2006 – 2009 : SMA Negeri 1 Batujajar, Kab. Bandung Barat Jurusan IPS.

2009 – 2013 : Universitas Komputer Indonesia, Program Studi Sistem Informasi.

Pengalaman Kerja

Kerja praktek di DISKOMINFO Prov. Jawa Barat bidang Monitoring Network mulai dari tanggal 24 Juli 2012 sampai dengan 28 Agustus 2012.