2.1.6 Prosedur Penyimpana Arsip
Penyimpana arsip atau sering di sebut filling adalah proses pengaturan penyimpanan surat-surat sistematis, sehingga apabila surat-surat tersebut di
butuhkan kembali akan dengan mudah mencari dan menemukan kembali . Oleh sebab itu, penyimpanan arsip atau surat yang tepat merupakan suatu hal yang di
perlukan bagi setiap instansi. Penyimpanan arsip pada suatu instansilembaga perlu dilakukan setelah arsip dibuat atau diterima. Arsip disimpan supaya pada
saat diperlukan akan mudah untuk mencarinya. Dalam melakukan penyimpanan arsip ini tentunya terdapat langkah-langkah yang diperlukan, diketahui, dan
dilaksanakan. Menurut Amsyah 2005: 62-67 Prosedur penyimpanan adalah langkah-langkah pekerjaan yang dilakukan sehubungan dengan akan disimpannya
suatu warkat. Ada 2 dua macam penyimpanan, yaitu: 1.
Penyimpanan Sementara File Pending File Pending atau File tidak-lanjut follow-up file adalah file yang
digunakan untuk penyimpanan sementara sebelum suatu warkat diproses. File ini terdiri dari map-map yang diberi label tanggal yang
berlaku untuk 3 tiga bulan. File pending biasanya ditempatkan pada salah satu laci dari almari arsip filling cabinet yang diperlukan.
2. Penyimpanan Tetap Permanent File
Kalau dirinci dengan seksama, maka langkah-langkah atau prosedur penyimpanan adalah sebagaimana disajikan berikut ini:
a. Langkah 1: Pemeriksaan
Langkah ini adalah persiapan penyimpanan warkat dengan cara memeriksa setiap lembar warkat untuk memperoleh kepastian
bahwa warkat-warkat bersangkutan memang sudah siap untuk disimpan.
b. Langkah 2: Mengindeks
Mengindeks adalah pekerjaan menentukan pada nama apa atau subjek apa, atau tangkap-tangkap lainnya, surat akan disimpan.
Penentuan tangkap-tangkap ini tergantung kepada sistem penyimpanan yang dipergunakan.
c. Langkah 3: Memberi Tanda
Langkah ini lazim juga tersebut pengkodean, dilakukan secara sederhana yaitu dengan memberi tanda garis atau lingkaran dengan
warna mencolok pada kata-tangkap yang sudah ditentukan pada langkah pekerjaan mengindeks.
d. Langkah 4: menyortir
Menyortir adalah mengelompokkan warkat-warkat untuk persiapan ke langkah terakhir yaitu penyimpanan. Langkah ini diadakan
khusus untuk jumlah volume warkat yang banyak, sehingga untuk memudahkan penyimpanan perlu dikelompokkan terlebih dahulu
sesuai
dengan pengelompokan
sistem penyimanan
yang dipergunakan.
e. Langkah 5: menyimpanan
Langkah terakhir adalah menyimpan, yaitu menempatkan dokumen sesuai dengan sistem penyimpanan dan peralatan yang
dipergunakan.
2.1.7. Pemeiharaan Arsip
Kategori