RANCANG BANGUN APLIKASI DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM PADA BAGIAN KEPEGAWAIAN DI PERUSAHAAN DAERAH PASAR SURYA SURABAYA
RANCANG BANGUN APLIKASI DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM
PADA BAGIAN KEPEGAWAIAN DI PERUSAHAAN DAERAH PASAR
SURYA SURABAYA
Supriyanto 1) Sulistiowati 2) Yoppy Mirza Maulana 3)Program Studi/Jurusan Sistem Informasi STMIK STIKOM Surabaya Jl. Raya Kedung Baruk 98 Surabaya, 60298
Email : 1
Abstract: The company Solar Market Area (PDPS) is a company engaged in the field of community service in the city of Surabaya. In the process of its business, coupled with PDPS administrative staffing processes. Document management administration process is divided into six staffing processes. In those processes, currently experiencing difficulty in managing documents. This is because the process of shipping, receiving, storage, search, and document approval is done manually. It also results in the process of pengirimanan, search, and document storage became longer, the
difficulty in providing additional information, security, and permissions settings for the document.
Keywords: Document Management System, Aplication, Personnel Administration.
Perusahaan Daerah Pasar Surya (PDPS) Surabaya merupakan badan usaha milik pemerintah daerah Surabaya yang bergerak di bidang pelayanan masyarakat dalam rangka pemenuhan tempat, sarana, dan prasarana pasar tradisional di kota Surabaya. Pasar tradisional di Surabaya dipandang penting dalam rangka menggerakkan roda perekonomian bagi kalangan pedagang kecil dan menengah. Sifat usaha PDPS adalah menyediakan pelayanan jasa bagi kemanfaatan umum dengan memperoleh keuntungan berdasarkan prinsip-prinsip pengelolaan perusahaan (Peraturan Daerah Kota Surabaya, 2008: No 6).
Dalam mengurus administrasi kepegawaian PDPS melakukan enam proses pengelolaan dokumen meliputi mengelola dokumen dalam menyusun rencana formasi pegawai dan mengusulkan rencana pengadaanya, mengelola dokumen dalam menyusun rencana pendidikan dan latihan pegawai, mengelola dokumen dalam melakukan penilaian kinerja pegawai, mengelola dokumen dalam membuat daftar gaji, mengelola dokumen dalam melakukan pemeliharaan pegawai, dan mengelola dokumen dalam proses pemutusan hubungan. Kegiatan administrasi kepegawaian di setiap proses pengelolaan dokumen menghasilkan dokumen yang diantaranya memiliki keterkaitan dengan proses pengelolaan lainnya. Aturan perusahaan yang menerangkan tentang persetujuan merupakan alasan yang menyalurkan antar stakeholder di proses setiap pengelolaan dokumen. Berikut ini adalah gambar dari aliran dokumen administrasi kepegawaian.
Dari gambaran siklus dokumen administrasi kepegawaian tersebut, di dalamnya terdapat proses-proses yang saat ini mengalami kesulitan dalam menjalankannya. Hal ini disebabkan tidak adanya sistem (aplikasi) yang dapat membantu bagian kepegawaian dalam mengelola administrasi kepegawaian. Berdasarkan riset yang telah dilakukan, detail penyebab masalah yang dihadapi perusahaan saat ini ada enam permasalahan. Permasalahan pertama terletak pada pemberian keterangan tambahan tentang dokumen administrasi kepegawaian seperti meta data dokumen, masih kurang lengkap. Permasalahan selanjutnya yakni proses penyimpanan (storage) dokumen
JSIKA Vol 3, No 2 (2014) Jurnal Sistem Informasi
Situs Jurnal : http://jurnal.stikom.edu/index.php/jsika administrasi yang telah dilakukan oleh bagian kepegawaian dengan cara menyimpan dokumen dalam bentuk hardcopy. Proses ini mengalami kesulitan pada saat dokumen yang tersimpan telah penuh sehingga untuk menyimpan dokumen harus ditata rapi dulu. Permasalahan selanjutnya yakni pada keamanan (security) dokumen kepegawaian perusahaan sekarang tidak terjaga dengan baik, sehingga segala pengelolahan dokumen (perbaikan dan pembuatan) tidak tercatat sehingga pemantauan terhadap dokumen kepegawaian tidak dapat terlaksana.
Permasalahan selanjutnya yakni pada masalah hak akses dokumen. Dalam aturan perusahaan hak akses terhadap dokumen sudah diatur, tetapi aturannya hanya diatur oleh kepala kepegawaian. Pembagian hak akses dalam proses bisnis sekarang sebenarnya sudah baik, tetapi pernah ada kesalahan hak akses dalam penggunaan dokumen. Hal ini berkaitan dengan penyimpanan dokumen yang di lemari khusus kepegawaian, sehingga pengaturan hak akses belum optimal. Permasalahan selanjutnya yakni proses pencarian (searching) dokumen membutuhkan waktu yang lama, karena bagian kepegawaian harus mengingat atau mencatat dokumen yang akan dicari ke media pembantu (kertas, notepad, dan lain-lain). Setelah dibuat list dokumen maka bagian kepegawaian mencari di lemari khusus kepegawaian. Pencarian dokumen di lemari khusus kepegawaian membutuhkan waktu lama walaupun tempat sudah tertata rapi. Hal ini karena bagian kepegawaian harus memilah dari tumpukan dokumen kepegawaian.
Permasalahan terakhir yakni pendistribusian dokumen administrasi kepegawaian membutuhkan waktu lama. Bagian kepegawaian memiliki hubungan yang cukup banyak dengan stakeholder dalam proses administrasi kepegawaian. Pendistribusian dokumen administrasi kepegawaian dikelola oleh bagian Tata Usaha. Berdasarkan aturan perusahaan tugas bagian Tata Usaha mengatur semua surat masuk dan keluar di PDPS, sehingga distribusi dokumen administrasi kepegawaian akan membutuhkan waktu lama. Akibat yang akan ditimbulkan adalah keterlambatan proses-proses lainnya.
Melihat kondisi proses kerja di bagian kepegawaian saat ini, memerlukan adanya beberapa perubahan dan perbaikan alat pelaksanaan manajemen dokumen. Hal ini dilakukan dengan tujuan untuk membantu pengolahan data kepegawaian perusahaan agar dapat berjalan lebih maksimal, sesuai dengan peraturan daerah, serta dapat menberikan penurunan biaya operasional bagi perusahaan. Perubahan dan perbaikan ini dimulai dari penggunaan aplikasi Document Management System berbasis web, yang bertujuan membantu bagian kepegawaian dalam melakukan pemberian keterangan tambahan dokumen (Annotations), penyimpanan dokumen (storage), keamanan dokumen (security), pengaturan hak akses dokumen, pencarian dokumen (searching) dan mendistribusikan dokumen melalui jaringan (distribution).
Harapan dari penerapan aplikasi Document Management System yang berbasis web adalah mambantu bagian kepegawaian dalam melakukan administrasi kepegawaian sesuai dengan Peraturan Walikota Surabaya Nomor 15 Tahun 2007 pada pasal 23. Hal ini disebabkan PDPS memiliki cabang perusahaan yang tersebar di daerah Surabaya. Setiap proses mengelola dokumen dalam administrasi kepegawaian dapat meminimalisasi risiko sistem saat ini.
METODE Konsep Document Management System
Menurut Laserfiche (2007:13) Komponen penting dari sistem manajemen dokumen, yakni: a. Usability (Kegunaan)
Sebuah sistem akan sering digunakan jika penggunaan sederhana untuk menangkap, memenejemen dan menemukan dokumen yang diperlukan. Agar suatu kegunaan sistem manajemen dokumen terasa oleh pengguna di seluruh organisasi, harus diperhatikan tampilan yang user-friendly dan mudah digunakan (Laserfiche, 2007:13).
b. Indexing and Retrieval (Pengindeksan dan Pencarian) Sebuah sistem manajemen dokumen dengan fitur lengkap memudahkan untuk menemukan apa yang dibutuhkan. Pengambilan dokumen yang relevan harus cepat, mudah dan efisien, dengan beberapa metode kategorisasi informasi (Laserfiche,2007:17).
- Indexing
Indexing digunakan untuk mencari dokumen
elektronik. Terdapat tiga cara utama dalam membuat indexing dari dokumen, yaitu menggunakan full text indexing, membuat
indexing melalui kategori kata kunci dari mengharuskan pengguna untuk memberikan
dokumen, dan membuat indexing dengan mandat biasanya nama pengguna dan berdasarkan grup dari dokumen. password, untuk mengakses sistem
Retrieval (Laserfiche,2007:28). -
Memungkinkan pengguna mencari hanya dengan kata kunci yang sudah h. Integration (Integrasi) dikategorikan. Pencarian dokumen ini Pengenalan perangkat lunak yang menggunakan konsep full text indexing, menggunakan teknologi baru sering yang dapat menemukan dokumen yang menciptakan masalah pengintegrasian perlu untuk dibaca dan mengindek dokumen dengan sistem yang ada, yang dikelola oleh secara manual dengan menggunakan kata bagian pendukung komputer. Program kunci. manajemen dokumen harus menawarkan
c. Annotations (Keterangan Tambahan) alat integrasi dikemas secara mudah, agar Informasi tambahan tentang dokumen dapat bagian pendukung bisa mudah menerapkan membantu dalam memantau dokumen itu perangkat lunak yang baru sendiri. Pengguna aplikasi DMS dapat (Laserfiche,2007:30). menambah atau menghapus informasi tambahan, tanpa mengubah dokumen
Blok Diagram
aslinya. Pada umumnya, highlight, dan Adapun beberapa secara garis besar
sticky notes adalah merupakan jenis
proses dalam mengelola dokumen kepegawaian penjelasan yang digunakan di dalam aplikasi yang dilakukan oleh perangkat lunak bisa dilihat DMS (Laserfiche,2007:21). pada gambar 1.
d. Storage and Archiving (Penyimpanan dan DMS: Pengarsipan) 2. Indexing and Retrieval 5. Distribution 1. Usability 4. Storage and Archiving
Dokumen dalam sistem manajemen 3. Annotations 6. Security dokumen harus tersimpan di dalam database Mengelola dokumen dalam Perjanjian menyusun rencana formasi kerja Mengelola dokumen Mengelola dokumen dalam menyusun dalam melakukan Sertifikasi diklat secara handal. Sistem penyimpanan pegawai dan mengusulkan rencana pengadaanya rencana dan latihan pegawai pegawai Form rencana pendidikan penilaian kinerja penilaian Form Dokumen manajemen harus mampu kebutuhan a a n i diklat kinerja mengakomodasi perubahan teknologi dan t o ra rja la utusan H nt can a ian wa p rm tuh Legenda Arah Panah Merah : output dan input e F ren p bu eg Arah Arah Panah Hitam : Input ni pertumbuhan masa depan organisasi. Lebih erhe ke ia Su ke Dokumen Arah Panah Hijau : Output ke kep te Su mb pe ran ne n ki asil tepatnya untuk menyediakan penyimpanan ra Permohonan cuti, n a g t rja dokumen jangka panjang dan pengarsipan pemohonan cuti, Surat Mengelola Keterangan dokumen mutasi (Laserfiche,2007:22). Mengelola dokumen Perpindahan dalam pemutusan hubungan kerja pegawai memelihara pegawai dalam Detail gaji daftar gaji dan Mengelola dokumen dalam membuat
e. Distribution (Distribusi) SP1, SP2, SP3 data pegawai Perubahan penghasilan pegawai lainnya Sebuah sistem manajemen dokumen harus membantu dalam hal menggunaan atau
Gambar 1. Blok Diagram
pembagian dokumen pada orang yang tepat (Laserfiche,2007:24). Proses distribusi
Sistem Flow
dokumen menghubungkan antar stakeholder Sistem flow di bawah ini di perusahaan, sehingga penggunaan dikelompokkan secara kategori proses. dokumen dapat diakses secara bersamaan.
f. Workflow (Alur Kerja)
1. Aliran Sistem Fungsi Mengunggah Workflow dapat meningkatkan otomatisasi
Dokumen PPB routing dokumen ke berbagai orang dan
Aliran sistem fungsi mengunggah menghilangkan kemacetan dokumen PPB ini memiliki beberapa proses (Laserfiche,2007:26). yang saling berkaitan. Berikut aliran sistem
g. Security (Keamanan) dapat dilihat pada Gambar 2.
Sistem keamanan merupakan kebutuhan mutlak bagi setiap sistem manajemen
2. Aliran Sistem Pengiriman dokumen PPB
dokumen. Sebuah sistem manajemen Aliran sistem fungsi pengiriman dokumen fitur lengkap memberikan sistem dokumen ppb ini memiliki beberapa proses yang administrator untuk mengatur hak akses. saling berkaitan. Berikut aliran sistem dapat
Salah satu keamanan yakni otentikasi, yang dilihat pada Gambar 3 memiliki pengertian tingkat keamanan yang
Fungsional : Menerima dokumen ppb
3. Aliran Sistem Fungsi Menerima dokumen Staf Kepegawaian PPB
Aliran sistem fungsi menerima Start dokumen PPB ini memiliki beberapa proses yang saling berkaitan. Berikut aliran sistem 1 Login Pegawai dapat dilihat pada Gambar 4. Kategori 2 Memilih halaman Informasi
4. Aliran Sistem Fungsi Melihat Dokumen “Beranda”
PPB 3 Aliran sistem fungsi melihat dokumen Memilih konten Dokumen “Disposisi yang
PPB ini memiliki beberapa proses yang saling
belum dilihat”
berkaitan. Berikut aliran sistem dapat dilihat Disposisi pada Gambar 5. Syarat Jabatan Unduh Dokumen 4 Finish Gambar 4 Aliran sistem Fungsi Menerima dokumen PPB
5. Aliran Sistem Fungsi Permintaan Approval Dokumen PPB
Aliran sistem fungsi permintaan approval dokumen ppb ini memiliki beberapa proses yang saling berkaitan. Berikut aliran sistem dapat dilihat pada Gambar 5.
Fungsional : Melihat dokumen ppb Staf Kepegawaian
Gambar 2. Aliran sistem fungsi mengunggah dokumen PPB Fungsional : Pengiriman dokumen ppb
Start
1 Staf Kepegawaian Kepala Unit Kerja Login Pegawai Kategori Memilih halaman
2 Start Informasi 1 Login Pegawai “Beranda”
3 Memilih konten Dokumen 2 Memilih konten “Lamaran pekerjaan Kategori belum dilihat”
“Unggah Dokumen” 3 Memilih tabs Informasi Lamaran
4 Disposisi “Distribusi”
Lihat Dokumen 4 stakeholder Memilih Pegawai Dokumen Pekerjaan Finish 5 Disposisi distribusi Simpan Form rencana kebutuhan pegawai
6 Finish Dokumen
Gambar 5. Aliran sistem permintaan approval dokumen ppb .
6. Aliran sistem fungsi Approval dokumen
Gambar 3 Aliran sistem fungsi pengiriman
phk (kuk)
dokumen ppb Aliran sistem fungsi Approval dokumen phk (kuk) ini memiliki beberapa proses yang saling berkaitan. Berikut aliran sistem dapat Data Flow Diagram di bawah ini terdiri dilihat pada Gambar 6. dari: Fungsional : Approval dokumen ppb (KK)
1. Context Diagram Kepala Kepegawaian diagram untuk perangkat lunak yang akan Berikut ini adalah desain context 1 Login Pegawai Start gambar 8. dikerjakan. Untuk melihatnya bisa pad Dti unggah (sd) Dto unggah (bd) Surat pemutusan hubungan kerja (sd) Surat teguran (sd) Surat pemutusan hubungan kerja (bd) Surat teguran (bd) 2 Memilih halaman Form rencana kebutuhan diklat (bd) Informasi Form rencana kebutuhan diklat (sd) Form rencana kebutuhan pegaw ai (bd) 3 Memilih konten “Beranda” Dokumen Detail perhitungan gaji (bd) Staf Kepegaw aian Detail perhitungan gaji (sd) Surat Pemutusan hubungan kerja (sd) Dti PApproval pp Dto PApproval pp Surat Pemutusan hubungan kerja (bd) Form rencana kebutuhan pegaw ai (sd) Kepala Kepegaw aian “Dokumen yang Jenis diklat (sd) Jenis diklat (bd) Form rencana kontrak keja kebutuhan Dti pengirim lp (sk) Perjanjian Perjanjian kontrak kerja (sd) belum diotorisasi” 4 Memilih Otorisasi jenis diklat (O1) (bo) Dto pengirim lp (sk) Dti pengirim pk (sk) Dto pengirim pk (sk) Perjanjian kontrak kerja (bd) Dto approval ppb (kk) Dti approval ppb (kk) pegawai Dti pengirim ppb (sk) menu “Lihat Dto pengirim ppb (sk) Form kuesioner penilaian kinerja (fix) (sd) Dto approval pk (kk) Rancang Bangun Aplikasi DMS pada Bagian Kepegaw aian di PDPS jenis diklat (O1) (so) 5 Memberikan Dokumen” otorisasi Start Dokumen Otorisasi Detail Lamaran Pekerjaan (bd) Surat pemutusan hubungan kerja (O1) (so) Disposisi syarat jabatan (bd) Detail perhitungan gaji (O1) (so) Lamaran Pekerjaan (sd) Surat pemutusan hubungan kerja (O1) (bo) Form kuesioner penilaian kinerja (fix) (bd) Disposisi syarat jabatan (sd) Detail perhitungan gaji (O1) (bo) Informasi Disposisi Data administrasi kepegaw aian Surat edar penilaian kinerja dan form kuesioner penilaian kinerja (bd) Form rencana kebutuhan pegaw ai (sd) Form rencana kebutuhan pegaw ai (bd) Dto approval pp (kuk) Dti approval pp (kuk) Dti approval pk (kk) Kepala Unit Kerja Dti approval pp (kk) + Dto approval pp (kk)
Surat edar penilaian kinerja dan form kuesioner penilaian kinerja (sd) Form kuesioner penilaian kinerja (fix) (bd) Dti pengiriman ppb (kuk) Dto pengiriman ppb (kuk) Gambar 6. Aliran sistem fungsi Approval Form rencana kebutuhan pegaw ai (O2) (bo) Pemutusan hubungan kerja (O3) (so) Form kuesioner penilaian kinerja (fix) (sd) dokumen phk (kuk) Tata Usaha Sub Bagian Gaji Detail perhitungan gaji (bo) Form rencana kebutuhan pegaw ai (O2) (so) Pemutusan hubungan kerja (O3) (bo) Jenis diklat (O2) (bo) Dti approval pp Jenis diklat (O2) (so) Direksi
7. Aliran sistem fungsi Melihat disposisi
Detail perhitunagn gaji (so) Dto approval pp dokumen
Gamabar 8. Context Diagram Aliran sistem fungsi Melihat disposisi dokumen ini memiliki beberapa proses yang
2. DFD Level 0
saling berkaitan. Berikut aliran sistem dapat
Keterangan lebih lanjut tentang
dilihat pada Gambar 7 Fungsional : Menerima disposisi dokumen DFD level 0 yakni, bisa dilihat pada gambar Tata Usaha Start dat a pencarian 9. [Form kuesioner penilaian kinerja (f ix) (bd)] [Surat pemut usan hubungan kerja (bd)] [Surat edar penilaian kinerja dan f orm kuesioner penilaian kinerja (sd)] [Form kuesioner penilaian kinerja (f ix) (sd)] Kepegawai Staf an Staf Staf Staf Staf Unit Kerja Unit Kerja Unit Kerja Unit Kerja [Dt i pengirim ppb (sk)] [Surat teguran (sd)] Kepegawai 7 Inf ormasi Kepala Kepala Kepala Kepala [Dt i pengiriman ppb (kuk)] [Dt o pengirim ppb (sk)] Staf an 2 Dokumen Data Inf ormasi [Dt o pengiriman ppb (kuk)] Staf an Staf Kepegawaian + 2 Dokumen Data Unggah dokumen Kepegawai an Kepegawai Kepegawai Kepegawai Kepegawai 1 Pegawai Data Login dat a pilih stakeholder Data pencarian Pengiriman dokumen [Dt o pengirim lp (sk)] [Surat teguran (bd)] Kepegawai Data Kat egori 2 Data Beranda Data Unggah dokumen Data login Data Simpan Staf Kepegawaian Staf Kepegawaian Staf Kepegawaian Staf Kepegawaian Staf Kepegawaian Staf Kepegawaian [Form rencana kebutuhan diklat (bd)] 3 Disposisi 3 dat a beranda Data Jabat an dat a Unduh [Dt i pengirim lp (sk)] [Dt i pengirim pk (sk)] [Dt o pengirim pk (sk)] 13 Jabatan 6 Kat egori Data Jabat an 13 Jabatan dat a pencarian Data Jabat an 2 Dokumen [Dt o unggah (bd)] Kepegawai Staf Staf an an an an an Kategori
- + 2 Memilih halaman Staf Kepegawaian Staf Kepegawaian Staf Kepegawaian Staf Kepegawai Staf
1 [Surat edar penilaian kinerja dan f orm kuesioner penilaian kinerja (bd)] Login Pegawai Informasi an an an an an [Form kuesioner penilaian kinerja (f ix) (sd)] Staf Kepegawaian Staf Kepegawaian Staf Kepegawaian Kepegawai Kepegawai Kepegawai Kepegawai Kepegawaian Kepegawaian Kepegawaian Kepegawai [Form kuesioner penilaian kinerja (f ix) (bd)] [Form rencana kebutuhan pegawai (sd)] Data Login Staf Staf Staf Staf Staf Staf [Form rencana kebutuhan pegawai (bd)] Staf [Disposisi sy arat jabatan (sd)] Kepala Kepala Data Inf ormasi [Dt i unggah (sd)] Unit Kerja Unit Kerja Unit Kerja Unit Kerja Menerima dokumen Kepala Kepala an [Disposisi sy arat jabatan (bd)] Data login Data Inf ormasi Data Kat egori 6 Kat egori 1 Pegawai Data Simpan [Form rencana kebutuhan diklat (sd)] 7 Inf ormasi Data Inf ormasi [Surat pemut usan hubungan kerja (sd)] Data Login 7 Inf ormasi Mengunggah dokum en [Form rencana kebutuhan pegawai (sd)] Data Disposisi Data Kat egori 1 + Data Unggah dokumen 6 6 Kat egori [Form rencana kebutuhan pegawai (bd)] 3 Memilih konten [Jenis diklat (bd)] Data Det ail otorisasi “Beranda” Dokumen [Detail perhit ungan gaji (sd)] Data det ail otorisasi [Detail perhit ungan gaji (bd)] [Dt i PApprov al pp] [Perjanjian kontrak kerja (sd)] [Form rencana kebutuhan pegawai (O2) (bo)] [Dt i approv al pp (kk)] [Perjanjian kontrak kerja (bd)] [Dt i approv al pp] [Jenis diklat (sd)] [Form rencana kebutuhan pegawai (O2) (so)] Data Konten unggah dan distribusi Permintaan approv al dokumen Data Kirim Data pencarian Sub Bagian Sub Bagian 5 [Dt o approval pp (kk)] [Dt o approval pp] Data Otorisasi Approv al dokumen 5 Otorisasi Data Beranda [Detail perhit ungan gaji (bo)] 2 Dokumen [Dt i approv al pp (kuk)] Data Beranda Data Pencarian Unit Kerja Unit Kerja Data Jabat an + [Jenis diklat (O2) (bo)] [Dt o approval pp (kuk)] Kepala Kepala [Detail perhit unagn gaji (so)] 8 Detail Ot orisasi Gaji Gaji [Surat Pemutusan hubungan kerja (bd)] Direksi Direksi Direksi Direksi + “Disposisi yang [Dt o PApprov al pp] [Surat Pemutusan hubungan kerja (sd)] Data Inf ormasi Direksi Direksi Direksi Direksi [Jenis diklat (O2) (so)] [Pemut usan hubungan kerja (O3) (bo)] 13 Jabatan Kepegawaian administrasi Dokumen 4 Unduh Dokumen belum dilihat” Disposisi [Data administ rasi kepegawaian] 2 Dokumen Kepala Kepegawaian Kepala Kepegawaian Kepala Kepegawaian 1 Pegawai 13 Jabatan 3 Disposisi Data Beranda [Lamaran Pekerjaan (bd)] Staf Staf Kepala Data Pencarian Data Beranda [I nf ormasi Disposisi] [Dt o approval pk (kk)] Kepala Kepegawaian Kepala Kepegawaian Kepala Kepegawaian Kepala Kepegawaian Kepala Kepegawaian Kepala Kepegawaian Kepala Kepegawaian Kepala Kepegawaian Data Login [Detail perhit ungan gaji (O1) (so)] Data Unduh Kepegawaian Kepegawaian Data jabatan Data Inf ormasi dat a jabatan Melihat dokumen [Dt i approv al pk (kk)] 4 [Surat pemut usan hubungan kerja (O1) (bo)] 7 Inf ormasi [Pemut usan hubungan kerja (O3) (so)] [Lamaran Pekerjaan (sd)] [Dt o approval ppb (kk)]
- + 8 Detail Ot orisasi [Surat pemut usan hubungan kerja (O1) (so)] Kepegawaian [jenis diklat (O1) (so)] Tat a Tat a Usaha Usaha [Detail perhit ungan gaji (O1) (bo)] Direksi [Dt i approv al ppb (kk)] [jenis diklat (O1) (bo)] Finish Gambar 9. DFD level 0
3. DFD Level 1 Proses Unggah Dari kumpulan ptoses dalam level 0,
Gambar 7. Aliran sistem fungsi Melihat disposisi terdapat level 1 tentang proses unggah. dokumen
Untuk melihat bisa pada gambar 10 Data Flow Diagram Gambar 10. DFD level 1 Unggah Dokumen [Data Jabatan] [data pencarian] [Data Inf ormasi] [Data Kategori]
[Surat pemutusan hubungan kerja (bd)] [Surat pemutusan hubungan kerja (sd)] [Surat teguran (sd)] [Surat teguran (bd)] [Dto unggah (bd)] [Dti unggah (sd)] [Form rencana kebutuhan diklat (sd)] [Form rencana kebutuhan diklat (bd)] [Form rencana kebutuhan pegaw ai (bd)] [Form rencana kebutuhan pegaw ai (sd)] [Data Simpan] [Data Unggah dokumen] [Data Login] Dt Tabel Dt Tabel Dt Tabel Dt Tabel 1.1 Proses unggah PPB 1.2 Proses unggah LP 1.3 Proses unggah PK 1.4 Proses unggah PP 1.5 Proses Unggah PHK 1 Pegaw ai 2 Dokumen Kepegaw ai 2 Dokumen Staf Kepegaw ai an Staf Kepegaw ai an Staf Kepegaw ai an Staf Kepegaw aian Staf Kepegaw aian Staf Kepegaw ai an Staf Kepegaw aian Staf Kepegaw ai an Staf an Staf Kepegaw aian 6 Kategori 7 Informasi 13 Jabatan
4. DFD Level 1 Pengiriman Dokumen Dari kumpulan ptoses dalam level 0, terdapat level 1 tentang proses pengiriman dokumen. Untuk melihat bisa pada gambar 11. [Data Jabatan] [Data Inf ormas i] [Data Kategori] [Data penc arian]
[Dto pengirim pk (s k)] [Dto pengirim lp (s k)] [Dto pengirim ppb (sk)] [Dto pengiriman ppb (kuk)] [Dti pengirim pk (s k)] [Dti pengirim lp (s k)] [Dti pengirim ppb (s k)] [Form kues ioner penilaian kinerja (f ix ) (bd)] [Form kues ioner penilaian kinerja (f ix ) (s d)] [Dti pengiriman ppb (kuk)] Dt Tabel Dt Tabel [Data Unggah dokumen] [Data Simpan] [Data Unggah dokumen] [data pilih s takeholder] [Data Login] 2.1 Pros es kirim PPB 2.2 Pros es kirim LP 2.3 Pros es kirim PK Kepala Unit Kerja Kepala Unit Kerja Kepala Unit Kerja Kepala Unit Kerja 1 Pegaw ai 2 Dokumen 3 Dis pos is i Staf 3 Dis pos is i Staf Kepegaw ai an Kepegaw aian Staf Kepegaw ai an Staf Kepegaw aian Staf Kepegaw aian Staf Kepegaw aian 7 Informas i 6 Kategori 13 Jabatan Gambar 11. DFD level 1 Pengiriman dokumen
5. DFD Level 1 Menerima Dokumen Dari kumpulan ptoses dalam level 0, terdapat level 1 tentang proses menerima dokumen. Untuk melihat bisa pada gambar 12. [Data Jabatan] [Data Inf ormas i] [Data Inf ormas i] [data penc arian] [data Unduh] [data beranda] [Data Beranda] [Data login]
[Form kues ioner penilaian kinerja (f ix ) (s d)] [Dis pos isi s yarat jabatan (bd)] [Dis pos isi s yarat jabatan (sd)] [Form kues ioner penilaian kinerja (f ix ) (bd)] [Surat edar penilaian kinerja dan f orm kues ioner penilaian kinerja (s d)] [Surat edar penilaian kinerja dan f orm kues ioner penilaian kinerja (bd)] [Form renc ana kebutuhan pegaw ai (sd)] [Form renc ana kebutuhan pegaw ai (bd)] Dt Tabel 3.1 Pros es terima PPB 3.2 Pros es terima PK Kepala Unit Kerja Kepala Unit Kerja Kepala Unit Kerja Kepala Unit Kerja 1 Pegaw ai 2 Dokumen 3 Dis pos is i 3 Dis pos is i Staf Kepegaw ai an Staf Kepegaw ai an Staf Kepegaw aian Staf Kepegaw aian 7 Informas i 6 Kategori 13 Jabatan
Gambar 12. DFD level 1 Menerima Dokumen
6. DFD Level 1 Melihat dokumen Dari kumpulan ptoses dalam level 0, terdapat level 1 tentang proses melihat dokumen. Untuk melihat bisa pada gambar
13. [Data jabatan] [Data Penc arian] [Data Inf ormas i] [Data Login] [Data Beranda] [Data Beranda] [Data Unduh] bac a Dt Tabel Dto Lihat Dto lihat [Lamaran Pekerjaan (bd)] [Lamaran Pekerjaan (s d)] [Data administras i kepegaw aian] [Inf ormasi Dispos is i] 4.1 Pros es lihat PPB 4.2 Pros es lihat adminis tras i Tata Usaha Tata Usaha 1 Pegaw ai 2 Dokumen 3 Dis pos is i 3 Dis pos is i Staf Kepegaw a ian Staf Kepegaw aian 7 Informas i 2 Dokumen 13 Jabatan
Gambar 13. DFD level 1 Melihat Dokumen
7. DFD Level Permintaan Approval Dokumen Dari kumpulan ptoses dalam level 0, terdapat level 1 tentang proses permintaan approval dokumen. Untuk melihat bisa pada gambar 14. [Data Inf ormasi]
[Data Detail otorisasi] [data jabatan] [Data pencarian] [Perjanjian kontrak kerja (sd)] [Data Kirim] [Data login] [Data Konten unggah dan distribusi] [Perjanjian kontrak kerja (bd)] [Jenis diklat (bd)] [Jenis diklat (sd)] [Detail perhitungan gaji (bd)] [Detail perhitungan gaji (sd)] [Dti PApproval pp] [Dto PA pproval pp] [Surat Pemutusan hubungan kerja (bd)] [Surat Pemutusan hubungan kerja (sd)] Dt Tabel Dt Tabel Dt Tabel Dt Tabel 5.1 Proses P A pproval PPB 5.2 Proses P A pproval LP 5.3 Proses P A pproval GP 5.4 Proses P A pproval PP 5.5 Proses P A pproval PHK Staf Kepegaw aian Staf Kepegaw aian Staf Kepegaw aian Staf Kepegaw aian Staf Kepegaw aian Staf Kepegaw aian Staf Kepegaw ai an Staf Kepegaw ai an Staf Kepegaw aian Staf Kepegaw aian 2 Dokumen 5 Otorisasi 1 Pegaw ai 8 Detail Otorisasi 7 Informasi 13 Jabatan
Gambar 14. DFD level 1 Permintaan Aproval Dokumen
8. DFD level 1 Approval dokumen Dari kumpulan ptoses dalam level 0, terdapat level 1 tentang proses aproval dokumen. Untuk melihat bisa pada gambar
15.
[Data Jabatan] [Data Pencarian] [Data Kategori] [Data detail otorisasi] [Data Disposisi] [Dti approval pk (kk)] [Dto approval pp (kuk)] [Dto approval pp] [Dto approval pp (kk)] [Surat pemutusan hubungan kerja (O1) (bo)] [Pemutusan hubungan kerja (O3) (so)] [Pemutusan hubungan kerja (O3) (bo)] [Surat pemutusan hubungan kerja (O1) (so)] [Dti approval pp (kk)] [Dti approval pp] [Dti approval pp (kuk)] [Detail perhitungan gaji (O1) (so)] [Detail perhitunagn gaji (so)] [Detail perhitungan gaji (bo)] [Detail perhitungan gaji (O1) (bo)] [Dto approval pk (kk)] [jenis diklat (O1) (bo)] [Form rencana kebutuhan pegaw ai (O2) (bo)] [Form rencana kebutuhan pegaw ai (O2) (so)] [Data Login] [Data Beranda] [Data Beranda] [Data Otorisasi] [jenis diklat (O1) (so)] [Dto approval ppb (kk)] [Dti approval ppb (kk)] Dt tabel Dt tabel Dt Tabel Dt Tabel Dt Tabel [Jenis diklat (O2) (bo)] [Jenis diklat (O2) (so)] 6.1 Proses approval PPB 6.2 Proses approval LP 6.3 Proses approval PK 6.4 Proses approval GP 6.5 Proses approval PP 6.6 Proses approval PHK Sub Bagian Gaji Sub Bagian Gaji 1 Pegaw ai 2 Dokumen 5 Otorisasi Direksi 5 Otorisasi Direksi Direksi Direksi Direksi Direksi Direksi Direksi Kepala Unit Kerja Kepala Unit Kerja Kepala Kepegaw aian Kepala Kepegaw aian Kepala Kepegaw aian Kepala Kepegaw aian Kepala Kepegaw aian Kepala Kepegaw aian Kepala Kepegaw aian Kepala Kepegaw aian Kepala Kepegaw ai an Kepala Kepegaw aian Kepala Kepegaw aian Kepala Kepegaw aian 7 Informasi 6 Kategori 2 Dokumen 8 Detail Otorisasi 13 Jabatan
Gambar 15. DFD level 1 Aproval Dokumen
Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan sistem untuk mempresentasikan, kebutuhan sistem kedalam suatu bentuk dengan struktur keseluruhan dari data pemakai. ERD ini terdiri dari 2 yakni CDM dan PDM.
1. Conceptual Data Model (CDM) berjabatan membuat
membuat mempunyai mengunggah NIP memberikan terdiri memiliki pegawai NAMA_LENGKAP PENGGUNA TEMPAT_LAHIR TANGGAL_LAHIR FOTO UNIT_KERJA TMT_PASAR TMT_JABATAN PENDIDIKAN ALAMAT STATUS <pi> Integer Variable characters (30) Variable characters (30) Variable characters (20) Date Variable characters (300) Variable characters (40) Date Date Variable characters (20) Variable characters (100) Variable characters (10) <M> NIP ... <pi> jabatan NIJ NIPP NAMA_JABATAN TGL_BUAT_J STATUS <pi> Variable characters (30) Integer Variable characters (30) Date & Time Variable characters (5) <M> <M> <M> <M> NIJ ... <pi> kategori KODE_KATEGORI NAMA_KATEGORI TGL_BUAT logo warna <pi> Integer Variable characters (200) Date & Time Variable characters (300) Variable characters (20) <M> <M> <M> <M> <M> KODE_KATEGORI ... <pi> dokumen KODE_DOKUMEN PEMBUAT CATATAN data fname datatype size filedate STATUS tgl_keluar lihat tgl_jadi text Oto <pi> Variable characters (20) Variable characters (30) Variable characters (100) Long binary Variable characters (225) Variable characters (60) Integer Date & Time Variable characters (20) Date & Time Variable characters (5) Date & Time Long binary Variable characters (5) <M> <M> <M> <M> <M> <M> KODE_DOKUMEN ... <pi> detail_otorisasi NO_OTORISASI NAMA_OTORISASI JABATAN_OTORISASI STATUS_OTORISASI TANGGAL_DETAIL <pi> Integer Variable characters (75) Variable characters (75) Variable characters (15) Date & Time <M> NO_OTORISASI ... <pi> otorisasi ID_OTORISASI TANGGAL_OTORISASI SIFAT_OTORISASI <pi> Integer Date & Time Variable characters (20) <M> <M> ID_OTORISASI ... <pi> informasi KODE_INFORMASI JUDUL_INFORMASI ISI_INFORMASI TANGGAL_INFORMASI STATUS_INFORMASI <pi> Integer Variable characters (20) Text Date & Time Variable characters (10) <M> <M> <M> <M> <M> KODE_INFORMASI ... <pi> disposisi KODE_DISPOSISI TANGGAL_TERIMA ASAL TANGGAL_DISPOSISI PERIHAL KETERANGAN_DISPOSISI SIFAT_DISPOSISI INSTRUKSI STATUS_DISP Variable characters (50) Date & Time Variable characters (75) Date & Time Text Text Variable characters (20) Variable characters (75) Variable characters (1) <M>
Gambar 16. CDM
2. Physical Data Model (PDM) FK_BERJABATAN FK_MEMBUAT
FK_MEMBUATQ FK_MEMPUNYAI FK_MENGUNGGAH FK_MEMBERIKAN FK_TERDIRI FK_MEMILIKI pegawai NIP NIJ NAMA_LENGKAP PENGGUNA TEMPAT_LAHIR TANGGAL_LAHIR FOTO UNIT_KERJA TMT_PASAR TMT_JABATAN PENDIDIKAN ALAMAT STATUS ... int varchar(30) varchar(30) varchar(30) varchar(20) date varchar(300) varchar(40) date date varchar(20) varchar(100) varchar(10) <pk> <fk> jabatan NIJ NIPP NAMA_JABATAN TGL_BUAT_J STATUS varchar(30) int varchar(30) datetime varchar(5) <pk> kategori KODE_KATEGORI NIP NAMA_KATEGORI TGL_BUAT logo warna ... int int varchar(200) datetime varchar(300) varchar(20) <pk> <fk> dokumen KODE_DOKUMEN NIP KODE_KATEGORI PEMBUAT CATATAN data fname datatype size filedate STATUS tgl_keluar lihat tgl_jadi text Oto ... varchar(20) int int varchar(30) varchar(100) longblob varchar(225) varchar(60) int datetime varchar(20) datetime varchar(5) datetime longblob varchar(5) <pk> <fk2> <fk1> detail_otorisasi NO_OTORISASI ID_OTORISASI KODE_DOKUMEN NAMA_OTORISASI JABATAN_OTORISASI STATUS_OTORISASI TANGGAL_DETAIL ... int int varchar(20) varchar(75) varchar(75) varchar(15) datetime <pk> <fk2> <fk1> otorisasi ID_OTORISASI TANGGAL_OTORISASI SIFAT_OTORISASI ... int datetime varchar(20) <pk> informasi KODE_INFORMASI NIP JUDUL_INFORMASI ISI_INFORMASI TANGGAL_INFORMASI STATUS_INFORMASI ... int int varchar(20) text datetime varchar(10) <pk> <fk> disposisi KODE_DOKUMEN KODE_DISPOSISI TANGGAL_TERIMA ASAL TANGGAL_DISPOSISI PERIHAL KETERANGAN_DISPOSISI SIFAT_DISPOSISI INSTRUKSI STATUS_DISP ... varchar(20) varchar(50) datetime varchar(75) datetime text text varchar(20) varchar(75) varchar(1) <fk>
Gambar 17. PDM Hasil dan Pembahasan Program
Pembuatan desain dan program dari aplikasi Document Management system disesuaikan gambaran perancangan sistem yang sudah dikerjakan pada bab sebelumnya. Untuk mengetahui secara terperinci dapat dilihat pada gambar di bawah ini.
Interface Login
Proses di halaman ini memadukan dua kata kunci yakni nama dan sandi setiap pegawai yang akan melakukan proses pengelolaan dokumen di aplikasi. Selain memadukan kedua kata kunci, dalam proses login menggunakan
sequrity base 64 dalam pengecekan data pegawai.
Gambar 18. Tampilan Login Pegawai
Tampilan Utama
Dalam tampilan utama ini terdapat berapa menu pilhan yang bisa dilakukan user dalam mengelola dokumen, terdapat pula kumpulan informasi tentang dokumen yang di
distribusi, maaupun yang dimintai otorisai terhadap user tersebut.
Tampilan proses pengiriman dokumen ini sama seperti unggah dokumen namun proses diberikan proses lain yang betkaitan, yakni proses disposisi dokume kepada stakeholder lain.,
Tampilan melihat dokumen ini secara detailnya untuk melihat dokumen dengan cara memilih menu lihat doumen pada daftar dokumen yang didisposisikan. Setalh dokumen dilihat, makadaftar dokumen akan berpindah tempat ke kelompok yang sudah dilihat.
Tampilan Melihat Dokumen
Gambar 23. Tampilan Menerima Dokumen
Tampilan menerima dokumen merupakan tampilan yang terdapat dalam daftar dokumen yang didisposisikan kepada stakeholder. Untuk menerima dokumen, stakeholder tinggal mengunduh dokumen dengan memilih tombol disamping kanan.
Tampilan Menerima Dokumen
Gambar 22. Tampilan Pengiriman Dokumen
Tampilan Pengiriman Dokumen
Gambar 19. Tampilan Utama
Gambar 21. Tampilan Unggah doumen
Unggah dokumen ini merupakan tampilan yang terdiri dari pengisian identitas dokumen yang akan diunggah ke database secara binary.
Tampilan Unggah Dokumen
Gambar 20. Tampilan Daftar Otorisasi
Daftar otorisasi dokumen ini dikelompokkan menjadi dua keompok, yakni yang dsudah diotorisai, maupun yang belum diotorisasi.
Tampilan Daftar Otorisasi
Gambar 24. Tampilan Melihat Dokumen
Tampilan Permintaaan Aproval Dokumen
Tampilan Permintaan Aproval dokumen ini terdiri dari dua kelompok masukan, yakni pertama masukan identitas dokumen dan kedua
list stakeholder yang akan diberi persetujuan dokumen.
Gambar 27. Tampilan Melihat Disposisi