BUKU PANDUAN SIMPEG NEW 015 PEGAWAI
BUKU PROFILE DAN PANDUAN APLIKASI
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KEPEGAWAIAN
(SIMPEG) NEW
VERSI 015
UNTUK USER PEGAWAI
OLEH
BAGIAN PERENCANAAN DAN SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN
BIRO KEPEGAWAIAN - SEKRETARIAT JENDERAL
KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA
REPUBLIK INDONESIA TAHUN 2016
KATA PENGANTAR
SIMPEG NEW versi 015 merupakan hasil pengambangan dari aplikasi SIMPEG yang
dibangun pada tahun 2011, SIMPEG NEW memiliki penambahan Modul/ Fitur seperti
Absensi, Kinerja, Izin/ Dinas Luar Cuti, Interaksi Pegawai, Daftar Riwayat Pekerjaan, Kenaikan
Gaji Berkala, Layanan Konsultasi, Tunjangan Kinerja dan Disiplin. Dalam SIMPEG NEW juga
terdapat penambahan usergroup sesuai dengan tugas dan fungsi masing-masing user.
Tujuan pengembangan aplikasi ini merupakan implementasi Undang-Undang
Aparatur Sipil Negara dimana setiap Kementerian/ Lembaga harus memiliki Sistem Informasi
Kepegawaian yang terintegrasi, akurat dan akuntabel. Selain itu, tujuan pengembangan
aplikasi ini adalah untuk mentransformasikan proses manual menjadi otomatis sehingga
administrasi dan pelayanan kepegawaian di lingkungan Kementerian Hukum dan Hak Asasi
Manusia berbasis Teknologi Informasi.
Dengan telah dilaksanakannya launching SIMPEG New 015 dan telah diterbitkannya
Peraturan Menteri Hukum dan HAM Nomor 10 Tahun 2016 tentang Sistem Informasi
Manajemen Kepegawaian di Lingkungan Kementerian Hukum dan HAM, diharapkan aplikasi
SIMPEG ini dapat segera diterapkan penggunaannya dalam kegiatan kerja sehari-hari untuk
menunjang kinerja pegawai dan proses administrasi kepegawaian secara otomatis.
Tentu saja aplikasi yang kami kembangkan ini masih terdapat kekurangan sehingga
kami akan terus melakukan penyempurnaan.
Harapan kami, buku pedoman ini dapat membantu pegawai untuk lebih memahami
cara penggunaan fitur-fitur baru yang tersedia dalam SIMPEG NEW 015.
Kepala Biro Kepegawaian,
Drs. M. Arifin H.A., M.M.
NIP. 19591202 198103 1 001
PROFILE
http://simpeg.kemenkumham.go.id
atau
http://simpeg.kemenkumham.org
USER
JENIS USER SIMPEG NEW 015
FITUR
PETA PEGAWAI
USER
: EKSEKUTIF (MENTERI & SEKJEN)
RESUME : MENTERI HUKUM DAN HAM DAPAT LANGSUNG
MEMONITOR KEKUATAN DAN KINERJA PEGAWAI
SETIAP HARI
MENAMPILKAN PROFILE KEPALA SATUAN KERJA DAN
PEJABAT (PIMTI & ADMINISTRASI) SESUAI DENGAN
PETA/WILAYAH KERJA
MENAMPILKAN JUMLAH PEGAWAI, KEKURANGAN
PEGAWAI, PENDIDIKAN DAN UMUR
MENAMPILKAN PROFILE KEPALA SATUAN KERJA
BESERTA PEJABAT LAINNYA
ADMINISTRASI JABATAN
USER
RESUME
: KEPALA BIRO KEPEGAWAIAN, TIM BAPERJAKAT/
PENILAI KINERJA DI PUSAT DAN KANWIL SERTA
PENGELOLA KEPEGAWAIAN
: FITUR UNTUK MEMFASILITASI TIM PENILAI
KINERJA (TIM PEMBAHASAN) DALAM PEMBAHASAN
JABATAN
MENCETAK SK PENGISIAN JABATAN, BERITA
ACARA PELANTIKAN, SURAT PERNYATAAN
PELANTIKAN DAN SURAT PERNYATAAN
MELAKSANAKAN TUGAS
KOMPETENSI
USER
RESUME
: PENGELOLA KOMPETENSI, PEGAWAI, PEJABAT BIRO
KEPEGAWAIAN
: PEMETAAN DAN KEBUTUHAN PENGEMBANGAN
KOMPETENSI PEGAWAI
ABSENSI
USER
RESUME
: EKSEKUTIF (MENTERI & SEKJEN), PEJABAT BIRO
KEPEGAWAIAN, PENGELOLA, PEGAWAI
: MENAMPILKAN DAFTAR ABSENSI HARIAN
TERHUBUNG SECARA OTOMATIS DENGAN FITUR
KINERJA, FITUR IZIN/DL, CUTI DAN FITUR DISIPLIN
BIROWAI DAPAT MEMONITOR KEHADIRAN
SELURUH PEGAWAI
KINERJA
USER
RESUME
: EKSEKUTIF (MENTERI & SEKJEN), PEJABAT BIRO
KEPEGAWAIAN, PENGELOLA, PEGAWAI
: FITUR UNTUK MEMBUAT SKP TAHUNAN, JURNAL
HARIAN, MONITORING & SUPERVISI, PENILAIAN
SKP, PENILAIAN PPKP DAN BUKU CATATAN
JURNAL HARIAN TERHUBUNG DENGAN SKP
TAHUNAN
DISIPLIN
USER
: EKSEKUTIF (MENTERI & SEKJEN), PEJABAT BIRO
KEPEGAWAIAN, PENGELOLA, PEGAWAI
RESUME
: FITUR PENGAWASAN ATASAN TERHADAP
BAWAHAN
MENYAJIKAN DATA DISIPLIN PEGAWAI
PENEGAKAN DISIPLIN PP NO.53 TAHUN 2010
PROFILE
USER
RESUME
: PEGAWAI
: MENAMPILKAN DATA DIRI / PROFILE PEGAWAI
DARI SK SCPNS, SK PNS, RIWAYAT PANGKAT,
RIWAYAT JABATAN, RIWAYAT DIKLAT, HUKUMAN,
PENGHARGAAN HINGGA SK PENSIUN
DAPAT DI CETAK DALAM FORMAT DRH
DOSSIER
( ARSIP DIGITAL )
USER
RESUME
: PEGAWAI
: MENYIMPAN ARSIP DIGITAL HASIL SCAN SK
SEBAGAI BACK UP ARSIP FISIK
ARSIP DIGITAL MENJADI FLEKSIBEL, SETIAP SAAT
DAPAT DI DOWNLOAD DAN DI CETAK DIMANA
SAJA SELAMA TERDAPAT KONEKSI INTERNET
INFORMASI JABATAN
USER
: EKSEKUTIF (MENTERI & SEKJEN), PEGAWAI
RESUME
: MENAMPILKAN DAFTAR PEJABAT SESUAI DENGAN
SATUAN KERJA YANG DI PILIH
TERDAPAT PILIHAN FILTER BERDASARKAN ESELON,
JABATAN KOSONG ATAU NAMA JABATAN
DAPAT DICETAK DALAM FORMAT EXCEL
IZIN / DL, CUTI
USER
: EKSEKUTIF (MENTERI & SEKJEN), PEJABAT BIRO
KEPEGAWAIAN, PENGELOLA, PEGAWAI
RESUME
: PEGAWAI DAPAT MEMBUAT IZIN/DL DAN CUTI
SECARA ELEKTRONIK
IZIN/CUTI, DL TERHUBUNG DENGAN FITUR
ABSENSI DAN TUNJANGAN KINERJA
INTERAKSI PEGAWAI
USER
RESUME
: EKSEKUTIF (MENTERI & SEKJEN), PEJABAT BIRO
KEPEGAWAIAN, PEGAWAI
: MEDIA INTERAKSI PEGAWAI KEMENTERIAN HUKUM
DAN HAM DALAM BENTUK FORUM GROUP
TERHUBUNG DENGAN 44 RIBU PEGAWAI
KEMENKUMHAM DI SELURUH INDONESIA
INFORMASI PENSIUN
USER
: PEGAWAI
RESUME
: FITUR PENYAJIAN DATA PEGAWAI YANG AKAN
PENSIUN, DIURUTKAN BERDASARKAN WARNA
SESUAI WAKTU AKAN PENSIUN
DAPAT DIPILIH SESUAI DENGAN SATUAN KERJA
DAN TIPE PEGAWAI YANG DI PILIH
INFORMASI KEPANGKATAN
USER
: PEGAWAI
RESUME
: FITUR PENYAJIAN DATA KEPANGKATAN
BERDASARKAN FILTER JENIS DAN PERIODE KP
DAPAT DI CETAK SESUAI DENGAN SATUAN KERJA
YANG DI PILIH DALAM FORMAT EXCEL
PENGHARGAAN
USER
: PEGAWAI
RESUME
: FITUR PENYAJIAN DATA YANG AKAN/YANG
SUDAH MENDAPATKAN PENGHARGAAN SATYA
LENCANA KARYA SATYA X, XX, XXX ATAU
PENGHARGAAN LAIANNYA
DAPAT DI CETAK SESUAI DENGAN SATUAN KERJA
YANG DI PILIH DALAM FORMAT EXCEL
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
USER
: PEGAWAI
RESUME
: MENAMPILKAN DAFTAR RIWAYAT HIDUP (DRH)
PEGAWAI SECARA OTOMATIS
DAPAT DI CETAK DALAM BENTUK PDF
DAFTAR RIWAYAT PEKERJAAN
.
USER
: PEGAWAI
RESUME
: MENAMPILKAN RIWAYAT PEKERJAAN
PEGAWAI SECARA OTOMATIS
DAPAT DI CETAK DALAM BENTUK PDF
(DRP)
KENAIKAN GAJI BERKALA
USER
: PENGELOLA, PEGAWAI
RESUME
: MENAMPILKAN DAFTAR PEGAWAI YANG AKAN /
YANG SUDAH MENDAPATKAN KENAIKAN GAJI
BERKALA (KGB) SESUAI DENGAN PERIODE
LAYANAN KONSULTASI
USER
: PEGAWAI
RESUME
: LAYANAN KONSULTASI PEGAWAI KEPADA
ESELON IV ATAU ESELON III KEMENKUMHAM DI
SELURUH INDONESIA
TUNJANGAN KINERJA
USER
: PENGELOLA, PEGAWAI
RESUME
: MENAMPILKAN TUNJANGAN KINERJA SESUAI
DENGAN DATA ABSENSI PEGAWAI, SECARA
OTOMATIS AKAN MENGHITUNG POTONGAN
BERDASARKAN ABSENSI.
LAPORAN
USER
RESUME
: EKSEKUTIF (MENTERI & SEKJEN), PEJABAT BIRO
KEPEGAWAIAN
: MENAMPILKAN LAPORAN BERDASARKAN FILTER
JENIS KELAMIN, KELOMPOK UMUR, PENDIDIKAN
DAN
JENIS
KELAMIN,
PENDIDIKAN
DAN
GOLONGAN, PENDIDIKAN DAN KELOMPOK
UMUR, KELOMPOK UMUR DAN JENIS KELAMIN,
KELOMPOK
UMUR
DAN
GOLONGAN,
GOLONGAN DAN JENIS KELAMIN, GOLONGAN
RUANG DAN MASA KERJA, NAMA JFT, NAMA JFU
STATISTIK
USER
RESUME
: EKSEKUTIF (MENTERI & SEKJEN), PEJABAT BIRO
KEPEGAWAIAN
: MENAMPILKAN STATISTIK BERDASARKAN FILTER
GOLONGAN RUANG, ESELON, PENDIDIKAN, JENIS
KELAMIN, AGAMA, GOLONGAN UMUR, TIPE
PEGAWAI
PANDUAN PENGGUNAAN
- USER PEGAWAI -
http://simpeg.kemenkumham.go.id
atau
http://simpeg.kemenkumham.org
DAFTAR ISI
LOGIN ................................................................................................................................
ABSENSI .............................................................................................................................
KINERJA ............................................................................................................................
KINERJA (UNTUK ATASAN) ...............................................................................................
PROFILE ............................................................................................................................
DOSSIER ............................................................................................................................
INFORMASI JABATAN .......................................................................................................
INFORMASI PENSIUN .......................................................................................................
INFORMASI KEPANGKATAN .............................................................................................
PENGHARGAAN ................................................................................................................
IZIN - DL - CUTI .................................................................................................................
IZIN - DL - CUTI (UNTUK ATASAN) ....................................................................................
INTERAKSI PEGAWAI ........................................................................................................
DRH ..................................................................................................................................
DRP ...................................................................................................................................
KGB ...................................................................................................................................
LAYANAN KONSULTASI ....................................................................................................
LAYANAN KONSULTASI (UNTUK ATASAN) .......................................................................
TUNJANGAN KINERJA .......................................................................................................
DISIPLIN ............................................................................................................................
DISIPLIN (UNTUK ATASAN) ...............................................................................................
KOMPETENSI ....................................................................................................................
PRODUK KEPEGAWAIAN ..................................................................................................
MEMPERBAIKI PASSWORD .............................................................................................
MENGATASI ADMIN SIMPEG TIDAK BISA LOGIN .............................................................
1
3
4
9
15
16
17
18
19
20
21
24
26
27
28
29
31
32
33
34
35
37
38
39
40
1
LOGIN
1. Buka Browser Mozilla Firefox (browser yang kompatibel dengan aplikasi SIMPEG)
2. Ketikkan alamat website http://Simpeg.kemenkumham.go.id lalu pilih SIMPEG NEW
seperti gambar di bawah:
3. Klik Logo SIMPEG NEW untuk login, lalu akan muncul menu login seperti gambar dan
Isikan 18 digit NIP Baru lalu klik tombol [Masuk]:
4. Pilih User lalu ketik Password kemudian klik [Login]
1
2
3
Apabila pegawai tersebut belum pernah login sama sekali maka sebelum no.4
muncul, akan diminta memasukkan tanggal lahir ibu dengan format DD-MM-YYYY
contoh: 02-03-1958, apabila tanggal lahir ibu tidak terdaftar berarti data tanggal
lahir ibu dalam aplikasi SIMPEG belum pernah di entry, maka langkah selanjutnya
bisa menggunakan tanggal default 31-12-1945 atau update data orang tua ke admin
SIMPEG unit masing-masing. Setelah berhasil memasukkan tanggal lahir ibu maka
akan diminta membuat password untuk login SIMPEG New, silahkan buat password
yang mudah diingat (disarankan minimal 8 digit), kemudian akan muncul menu
LOGIN sesuai langkah no.4 di atas.
2
5. Kemudian akan muncul halaman utama SIMPEG NEW seperti berikut:
Fitur administrasi jabatan tidak bisa dibuka oleh user pegawai dikarenakan fitur ini
diperuntukkan untuk Kepala Biro Kepegawaian, Tim Baperjakat/Penilai Kinerja di
Pusat dan Kanwil serta Pengelola Kepegawaian.
6. KHUSUS untuk ADMIN SIMPEG (yang pernah punya user admin SIAP/Dossier),
untuk login SIMPEG New 015 tidak bisa membuat user pegawai sendiri, harus
request USER PEGAWAI ke Super Admin Pusat untuk dibuatkan USER PEGAWAI.
7. SIMPEG New 015 diperuntukan untuk kebutuhan personal pegawai dan pengelola
administrasi kepegawaian, bagi ADMIN SIMPEG untuk melakukan pengelolaan
database pegawai tetap menggunakan SIAP dan Dossier, karena database
Simpeg New 015 mengambil data dari SIAP dan Dossier, sehingga ADMIN SIMPEG
apabila login ke dalam Simpeg New harus request kepada Super Admin Pusat untuk
dibuatkan USER PEGAWAI dan USER PENGELOLA (apabila merangkap sebagai
pengelola administrasi kepegawaian).
3
ABSENSI
1. Klik tombol [ABSENSI] pada halaman utama lalu akan muncul tampilan seperti di
bawah lalu isikan 18 digit NIP Baru kemudial klik [Tampilkan]:
1
2
2. Pada menu absensi terdapat tombol [Simpan PDF] untuk menyimpan dan
tombol [Cetak] untuk langsung mencetak melalui printer.
4
KINERJA
1. Klik tombol [KINERJA] pada halaman utama lalu akan muncul tampilan seperti di
bawah, klik nama pegawai lalu klik menu kinerja di samping kanan sesuai kebutuhan.
Apabila yang dipilih nama pegawai lain untuk SKP Tahunan dan yang lainnya hanya
bisa melihat, tidak bisa menambah, mengedit dan meghapus :
2
1
2. Klik SKP Tahunan maka akan muncul tampilan seperti di bawah, kemudian klik
tombol [Tambah Kegiatan] untuk menambah kegiatan SKP, klik [Hapus] untuk
menghapus kegiatan, klik [Kirim] untuk mengirim SKP Tahunan ke atasan untuk
persetujuan, Klik [Cetak] untuk mencetak/print.
( Pilih SKP )
Daftar riwayat SKP
di tahun yang sama apabila
di tengah tahun pernah
berganti SKP dikarenakan
mutasi/berganti jabatan
Tanda Silang untuk menghapus
Ikon Pensil untuk mengubah
Kirim ke atasan (apabila sudah klik
kirim maka sudah tidak bisa diubah)
5
3. Klik JURNAL Harian maka akan muncul tampilan seperti di bawah, klik kolom tanggal
untuk memilih tanggal jurnal harian kerja, klik [Tambah] untuk menambah jurnal
harian kerja, klik [Score Perilaku Kerja] untuk melihat Score Perilaku Kerja dalam
periode satu bulan, Klik [Cetak] untuk mencetak/print.
Pilih tanggal
Klik ikon
untuk melampirkan
file, fasilitas ini digunakan hanya
apabila ada permintaan dari atasan
untuk melampirkan file
4. Berikut adalah tampilan menu [Tambah] untuk menambah jurnal harian, pada kolom
SKP Tahunan/ Tugas Tambahan apabila di klik maka akan muncul list SKP Tahunan
untuk dipilih seperti tampilan di bawah. Isikan jurnal harian dari isian waktu/jam
mulai dan berakhir kegiatan, pilih keterkaitan pekerjaan dengan SKP, ketik kegiatan
yang dilakukan, ketik jumlah yang diselesaikan dan ketik satuan lalu simpan.
Catatan : apabila kegiatan/pekerjaan masih dalam masa revisi atau belum selesai
dikerjakan maka tetap ditulis dalam jurnal harian dengan isian jumlah diselesaikan
adalah 0 apabila sudah diselesaikan baru ketik 1 atau sesuai jumlah yang diselesaikan.
5. Klik Monitoring & Supervisi untuk menampilkan menu Monitoring dan Supervisi
6
6. Klik tombol [PENYAMPAIAN PERINTAH/ ARAHAN/ PERMOHONAN] untuk
menyampaikan tugas atau arahan dari atasan ke bawaha, sedangkan untuk JFU bisa
menggunakan ini untuk koordinasi sesame JFU dalam satu sub nya, kemudian akan
muncul menu seperti gambar lalu isikan sesuai kebutuhan lalu klik tombol [Simpan].
7. Klik tombol [Riwayat] untuk melihat riwayat tugas, klik kolom tanggal untuk
mengganti tanggal sesuai kebutuhan lalu klik [Tampilkan]
8. Klik tombol Penilaian SKP kemudian akan muncul tampilan seperti di bawah
7
9. Pada Penilaian SKP tidak bisa memasukkan jumlah kuantitas capaian dan yang
lainnya dikarenakan Penilaian SKP secara otomatis akan terisi dari komulatif jurnal
harian, lalu Klik tombol [Realisasi] untuk mencetak realisasi SKP.
10. Klik tombol Penilaian PPKP kemudian akan muncul tampilan seperti di bawah
11. Klik tombol [Simpan] untuk menyimpan, klik tombol [Cetak PDF] untuk mencetak
dalam format file PDF, klik tombol [Cetak] untuk mencetak/print.
8
12. Klik tombol Buku Catatan untuk mencetak hasil sementara SKP, Buku catatan ini
digunakan apabila pegawai pindah atau mutasi di tengah tahun, sehingga SKP
melimpah ke pimpinan yang baru dan buku catatan ini digunakan oleh pimpinan
baru untuk referensi penilaian SKP lanjutan pegawai tersebut, klik kolom tahun
untuk mengganti tahun sesuai yang diinginkan, klik tombol [Simpan PDF] untuk
menyimpan dalam format file PDF dan klik tombol [Cetak] untuk mencetak/print.
Catatan:
1. Bagi pegawai yang akan pindah harap disesuaikan target SKP Tahunan sampai
dengan bulan mutasi, perubahan target sampai dengan bulan pindah mohon
didiskusikan dengan atasan dan perubahan nilai target diubah melalui Pengelola
Kinerja unit masing-masing.
2. Bagaimana bila ada SKP Pegawai yang pindah satker/jabatan?
- Pastikan SKP yang lama sudah disetujui dan dinilai oleh atasan
- Data di SIAP dipindahkan ke satker baru/ jabatan barunya ditambahkan di
riwayat jabatan (oleh admin SIMPEG)
- Masuk ke Fitur Kinerja klik [SKP Tahunan] lalu klik tombol [Buat SKP Baru]
3. Bagi pegawai yang belum tercapai target SKP nya pada bulan November dikarenakan
faktor eksternal bukan atas kesalahan pegawai, harap berdiskusi dengan atasan
untuk melakukan perubahan target SKP Tahunan sesuai kesepakatan atasan dengan
bawahan, perubahan nilai target yang telah disepakati diubah melalui
Pengelola Kinerja unit masing-masing.
9
KINERJA
(UNTUK ATASAN)
1. (UNTUK ATASAN) Klik tombol [KINERJA] pada halaman utama lalu akan muncul
tampilan seperti di bawah, klik nama pegawai lalu klik menu kinerja di samping
kanan sesuai kebutuhan, untuk membuat SKP sendiri maka langsung klik
SKP Tahunan. Untuk melihat, edit dan persetujuan SKP bawahan maka klik Nama
Bawahan (1) yang dimaksud lalu klik SKP Tahunan (2) lalu akan tampil SKP bawahan
dimaksud.
2
1
......... 2
10
2. Berikut adalah tampilan SKP bawahan yang telah diajukan, klik ikon
(1) untuk
menghapus uraian tugas SKP dan klik ikon
(2) untuk melakukan editing SKP
bawahan atau klik tombol [Tambah Kegiatan] untuk menambah uraian kegiatan SKP
bawahan.
Catatan : Apabila SKP bawahan di edit oleh atasan maka tombol [Persetujuan SKP]
(3) akan hilang secara otomatis, SKP bawahan yang telah diedit atasan akan otomatis
kembali ke bawahan karena ada perubahan SKP, kemudian bawahan setelah
mengetahui perubahan dan melakukan kesepakatan bersama dengan atasan, maka
bawahan harus melakukan kembali Kirim SKP dimaksud ke atasan untuk dilakukan
persetujuan.
1
2
3
4
5
3. Klik tombol [Persetujuan SKP] (4) untuk menyetujui SKP bawahan.
4. Klik tombol [Kirim] (5) apabila SKP belum disetujui, otomatis SKP bawahan di kirim
ke bahawan lagi / dikembalikan.
11
5. (UNTUK ATASAN) Klik tombol [Jurnal Harian] pada halaman utama lalu akan
muncul tampilan seperti di bawah, untuk membuat Jurnal Harian sendiri maka
langsung klik Jurnal Harian. Untuk melihat dan memberikan penilaan jurnal harian
bawahan maka klik Nama Bawahan (1) dimaksud, lalu klik Jurnal Harian (2)
2
1
6. Pilih tanggal periode jurnal harian dengan cara klik tanggal (1) lalu klik tombol
[Tampilkan] lalu akan tampil jurnal harian sesuai dengan tanggal dimaksud,
kemudian untuk memberikan komentar klik ikon
(3), untuk memberikan
penilaian jurnal harian bawahan maka pilih nilai pada Penilaian (4) pilih nilai
0 (tolak) atau 1/2 atau 1 lalu klik tombol [Nilai Jurnal Harian].
2
1
3
5
4
7
12
7. Klik tombol [Score Perilaku Kerja (Bulan)] (7) untuk memberikan score perilaku
bulanan yang akan terakumulasi dalam Nilai Perilaku Kerja yang masuk dalam PPKP
tahunan, lalu klik tombol [Simpan] untuk menyimpan.
1
2
*Panduan pengisian nilai
Catatan : Apabila terdapat pertanyaan bagaimana atasan menilai perilaku kerja
bawahan apabila tanggal sudah terlewat? Jawab : untuk user pegawai (struktural)
selaku atasan, apabila terlewat mengisi perilaku kerja bawahan maka bisa memilih
tanggal yang sudah terlewat dan dilakukan penilaian perilaku kerja bawahan.
8. Klik tombol
(3) untuk memberikan komentar terkait jurnal harian bawahan,
selain komentar terhadap jurnal harian, atasan juga bisa meminta lampiran file
terkait pekerjaan dalam jurnal harian dengan cara mencantumkan permintaan
lampiran file dalam kolom komentar ini, kemudian bawahan bisa menindaklanjuti
dengan melampirkan file yang diminta atasan. Tulis komentar (1) lalu klik tombol
[Simpan] untuk menyimpan atau mengirim komentar.
1
2
13
9. (UNTUK ATASAN) Penilaian Kualitas dilakukan oleh atasan kepada bawahan setiap
akhir tahun, caranya pada halaman utama fitur kinerja klik Nama Pegawai dimaksud
(yang akan dinilai Kualitas SKP nya) lalu klik tombol [Penilaian SKP] lalu akan muncul
tampilan seperti di bawah, untuk penilaian AK, KUANT/OUTPUT, WAKTU dan BIAYA
otomatis akan terisi berdasarkan jurnal harian, khusus untuk KUAL/MUTU penilaian
diisi oleh atasan langsung pada akhir tahun dengan cara nilai diketik langsung pada
kolom KUAL/MUTU (1) lalu klik tombol [Simpan Nilai] (2), penilaian kualitas
berdasarkan tabel nilai pada Panduan pengisian kualitas yang bisa dilihat pada link
di bawah :
1
* Panduan pengisian kualitas
2
(sesuai PERKA BKN No.1 Tahun 2013)
14
10. (UNTUK ATASAN) Histori Jabatan sebagai referensi pejabat baru untuk melihat SKP
pejabat sebelumnya yang digunakan sebagai bahan pertimbangan untuk membuat
SKP dalam jabatan yang sama.
1
Setelah klik History Jabatan maka akan muncul seperti gambar di bawah :
Pilih Tahun SKP
2
3
Pilih SKP
Pejabat dimaksud
untuk melihat SKP
pejabat sebelum
15
PROFILE
1. Klik tombol [PROFILE] pada halaman utama lalu akan muncul tampilan seperti di
bawah:
2. Halaman ini akan menampilkan data diri pegawai seperti Identitas Diri, Pangkat,
Jabatan, Pendidikan, Data Keluarga, dan data lainnya. Silahkan pilih menu data pada
sisi kiri layar sesuai kebutuhan, apabila terdapat data kurang atau data salah silahkan
menghubungi Admin SIMPEG pada masing-masing unit.
16
DOSSIER
1. Klik tombol [DOSSIER] pada halaman utama lalu akan muncul tampilan seperti di
bawah:
2. Halaman dossier menampilkan arsip digital pegawai (hasil dari scan SK), untuk
memanfaatkan layanan ini silahkan pilih dossier/arsip sesuai kebutuhan pegawai
untuk di cetak/print dengan cara klik Download.
3. Apabila arsip digital pegawai tidak lengkap maka segera lengkapi data arsip digital
masing-masing dengan membawa dokumen terkait kepada Admin SIMPEG unit kerja
masing-masing untuk segera di scan dan di upload ke dalam Data Dossier Pegawai.
Fungsi Arsip Digital Pegawai (DOSSIER) :
Sebagai Back Up arsip pegawai apabila ruang arsip terjadi hal yang tidak diinginkan
seperti benca alam atau kebakaran atau hilangnya arsip pegawai;
Arsip pegawai menjadi fleksible karena bisa dibuka dan di print/cetak dimana saja
berada selama terdapat koneksi internet, baik di dalam maupun luar negeri;
Kepegawaian UPT, Kepegawaian Kantor Wilayah maupun Kepegawaian Pusat bisa
membuka arsip pegawai di mana saja apabila arsip pegawai diperlukan untuk proses
administrasi kepegawaian;
Efisiensi waktu, apabila membutuhkan arsip pegawai maka tidak memerlukan waktu
yang lama untuk mencari arsip pegawai di ruang arsip melainkan hanya buka
komputer lalu buka aplikasi DOSSIER.
17
INFORMASI JABATAN
1. Klik tombol [INFORMASI JABATAN]
tampilan seperti di bawah:
pada halaman utama lalu akan muncul
4
2
1
3
2. Halaman ini menampilkan Jabatan Struktural dan Jabatan Kosong pada seluruh unit
kerja Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia sesuai dengan unit kerja yang di
pilih, pada sisi kanan layar terdapat Filter Jabatan yang berfungsi untuk memfilter
sesuai dengan kondisi yang diinginkan, lalu klik Cetak Data pada kanan atas untuk
mencetak daftar jabatan yang diinginkan.
18
INFORMASI PENSIUN
1. Klik tombol [INFORMASI PENSIUN] pada halaman utama lalu akan muncul tampilan
seperti di bawah:
4
5
2
3
1
2. Pilih satuan kerja sesuai kebutuhan dengan cara klik satuan kerja pada sisi kiri,
kemudian pilih Tipe Pegawai, Jenis Pensiun, Periode, lalu klik Cari, kemudian akan
muncul data akan pensiun yang berurutan sesuai dengan masa kerja yang di tandai
dengan warna.
19
INFORMASI KEPANGKATAN
1. Klik tombol [INFORMASI KEPANGKATAN] pada halaman utama lalu akan muncul
tampilan seperti di bawah:
4
3
5
2
1
2. Pilih satuan kerja sesuai kebutuhan dengan cara klik satuan kerja pada sisi kiri,
kemudian pilih Jenis Kenaikan Pangkat, Periode Kenaikan Pangkat, lalu klik tombol
+Tampilkan, kemudian akan muncul data pegawai yang akan naik pangkat sesuai
dengan periode yang ditentukan. Klik Cetak Data untuk melakukan cetak dalam
format excel.
20
PENGHARGAAN
1. Klik tombol [PENGHARGAAN] pada halaman utama lalu akan muncul tampilan
seperti di bawah:
4
6
2
3
5
1
2. Pilih satuan kerja sesuai kebutuhan dengan cara klik satuan kerja pada sisi kiri,
kemudian pilih Usulan Pegawai yang akan mendapat / yang sudah mendapat
(penghargaan), lalu pilih jenis penghargaan, pilih tahun, lalu klik tombol Tampilkan,
kemudian akan muncul data pegawai yang akan/yang sudah mendapatkan
penghargaan sesuai dengan jenis penghargaan yang dipilih. Klik Cetak Data untuk
melakukan cetak dalam format excel.
21
IZIN - DL - CUTI
1. Klik tombol [IZIN - DL - CUTI] pada halaman utama lalu akan muncul tampilan
seperti di bawah:
2. Klik tombol [IZIN / DL] untuk masuk menu surat permohonan izin seperti tampilan
di bawah, klik kolom tanggal dan kolom untuk memilih tanggal dan hari dilanjutkan
dengan memilih jenis izin, lalu ketikkan alas an izin/DL pada kolom alasan.
2
1
3
22
3. Klik tombol [CUTI] pada halaman menu Izin / DL, Cuti untuk masuk menu cuti, lalu
klik tombol [PERMINTAAN CUTI] untuk menampilkan menu pilihan cuti seperti
gambar di bawah, lalu klik pilihan cuti sesuai kebutuhan:
1
2
4. Berikut adalah menu Cuti Tahunan, klik gambar pensil untuk memilih tujuan Kepada,
klik kolom tahun untuk memilih Tahun, ketik lama cuti di kolom lama cuti, lalu klik
kolom tanggal untuk memilih tanggal TMT Cuti, kemudian klik tombol [Kirim].
6
1
2
3
4
5
23
5. Klik tombol [SALDO] lalu akan muncul menu saldo cuti seperti gambar di bawah:
1
2
6. Klik tombol [KARTU CUTI] untuk menampilkan kartu cuti dan klik tombol [Cetak]
untuk mencetak/print.
24
IZIN / DL - CUTI
(UNTUK ATASAN)
CATATAN : Untuk Izin dan DL persetujuan hanya sampai dengan atasan langsung,
sedangkan untuk Cuti persetujuan secara benjenjang dari atasan langsung
sampai dengan pejabat yang berwenang memberikan cuti. Setelah cuti disetujui
oleh pejabat yang berwenang memberikan cuti maka untuk mencetak Surat
Keputusan cuti dilakukan oleh pengelola cuti unit kerja masing-masing.
1. (UNTUK ATASAN) Klik tombol [IZIN / DL - CUTI] pada halaman utama, perbedaan
dengan Izin/DL-Cuti user pegawai adalah terdapat logo surat (merupakan tanda
terdapat Izin/DL-Cuti yang diajukan bawahan namun belum ditindak lanjuti) berikut
tampilannya:
2. Berikut adalah tampilan fitur Izin-DL-Cuti untuk atasan, terdapat Tombol
[DAFTAR PENGAJUAN IZIN/DL, CUTI] untuk atasan melihat daftar pengajuan
Izin-DL-Cuti yang diajukan bawahannya :
25
3. Berikut adalah tampilan [DAFTAR PENGAJUAN IZIN/DL, CUTI], klik ikon buku (1)
untuk melihat Kartu Riwayat Cuti dan Izin/DL, dan klik ikon pensil (2) untuk
Persetujuan Cuti dan Izin/DL
1
2
4. Berikut adalah tampilan Kartu Riwayat Cuti dan Izin/DL :
5. Berikut adalah tampilan APPROVAL CUTI, IZIN/DL :
2
1
26
INTERAKSI PEGAWAI
1. Klik tombol [INTERAKSI PEGAWAI] pada halaman utama lalu akan muncul tampilan
seperti di bawah:
2. Klik salah satu judul topik untuk
3. menampilkan halaman interaksi pegawai seperti gambar di bawah:
27
DRH
1. Klik tombol [DRH] pada halaman utama lalu akan muncul tampilan seperti di bawah
2. Halaman ini manampilkan Daftar Riwayat Hidup pegawai, untuk mencetaknya klik
tombol [CETAK] lalu akan tersimpan dalam bentuk file PDF.
3. DRH membaca dari database SIMPEG pegawai sesuai dengan data Pegawai pada
Fitur Profile, apabila DRH tidak lengkap maka segera hubungi kepegawaian
khususnya Admin SIMPEG masing-masing unit kerja untuk melengkapi data diri
pegawai dengan membawa lampiran data dukung dimaksud untuk segera di update
dan di entry datanya.
28
DRP
1. Klik tombol [DRP] pada halaman utama lalu akan muncul tampilan seperti di bawah
2. Halaman ini manampilkan Daftar Riwayat Pekerjaan pegawai, untuk mencetaknya
klik tombol [CETAK] lalu akan tersimpan dalam bentuk file PDF.
3. DRP membaca dari database SIMPEG pegawai sesuai dengan poin G1. Riwayat
Jabatan pada Fitur Profile, apabila DRP tidak lengkap maka segera hubungi
kepagawaian khususnya Admin SIMPEG masing-masing unit kerja untuk melengkapi
data jabatan pegawai dengan membawa lampiran data dukung dimaksud untuk
segera di update dan di entry datanya.
29
KGB
1. Klik tombol [KGB] pada halaman utama lalu akan muncul tampilan seperti di bawah
2. Klik tombol [PROSES KGB] untuk memproses KGB, kemudian akan muncul tampilan
seperti di bawah, Klik kolom Tahun KGB untuk memilih tahun lalu klik tombl [Proses]
untuk memproses KGB sesuai tahun yang diinginkan lalu akan muncul halaman
daftar monitoring seperti gambar berikutnya (nomor 3):
1
2
30
3. Klik tombol [DAFTAR MONITORING BERKALA] maka akan muncul tampilan seperti
di bawah (tampilan ini juga akan muncul disaat kita klik tombol [Proses] pada menu
sebelumnya), klik Tahun untuk memilih tahun dan klik tombol [Cari] untuk mencari
KGB yang telah kita proses berdasarkan tahun yang kita pilih, klik tombol [CETAK]
untuk mencetak/print.
1
2
3
4. Klik Tombol [KGB] untuk menampilkan menu Surat Pemberitahuan KGB sesuai
dengan tahun dan bulan yang kita pilih, klik tombol [TAMPILKAN] untuk
menampilkan surat pemberitahuan.
2
2
1
2
1
1
31
LAYANAN KONSULTASI
1. Klik tombol [LAYANAN KONSULTASI]
tampilan seperti di bawah:
pada halaman utama lalu akan muncul
2. Klik tombol [ + Konsultasi ] untuk menambah konsultasi kemudian akan muncul
tampilan sesuai gambar di bawah dan lakukan sesuai tahapan untuk melakukan
konsultasi, pertama pilih tujuan kepadanya (hanya bisa ke eselon III dan IV) lalu
ketikkan judul konsultasi kemudian ketik pesan konsultasi yang akan disampaikan
dan klik [Kirim] untuk mengirim, kolom CC adalah untuk tujuan ke dua atau
tembusan (boleh dikosongkan).
2
1
3
4
32
LAYANAN KONSULTASI
(UNTUK ATASAN)
1. (UNTUK ATASAN) Klik tombol [LAYANAN KONSULTASI] pada halaman utama,
perbedaan dengan Layanan Konsultasi user pegawai adalah terdapat logo surat
(merupakan tanda terdapat konsultasi yang diajukan bawahan atau pegawai lain
namun belum ditindak lanjuti) berikut tampilannya:
2. Berikut tampilan halaman Fitur Layanan Konsultasi untuk atasan, klik gambar ikon
buku (1) untuk membaca, klik gambar ikon pensil (2) untuk menjawab pertanyaan.
1
2
3. Untuk menjawab pertanyaan klik ikon pensil lalu akan muncul tampilan seperti di
bawah, jawab pertanyaan pada kolom Jawab Pertanyaan (3) dan klik tombol [Kirim]
(4) untuk mengirim jawaban.
3
4
33
TUNJANGAN KINERJA
1. Klik tombol [TUNJANGAN KINERJA] pada halaman utama lalu akan muncul
tampilan seperti di bawah, pilih periode, klik [TAMPILKAN] lalu klik [Cetak] untuk
mencetak:
2. Untuk memilih periode maka klik pada kolom tanggal lalu akan muncul tab tanggal
secara otomatis dan klik sesuai periode yang kita inginkan, klik bulan untuk memilih
bulan, klik tahun untuk memilih tahun, terakhir klik tanggal untuk memilih tanggal.
1
5
2
4
3
Catatan : Tunjangan kinerja akan muncul setelah pengelola tunkir melakukan proses
34
DISIPLIN
1. Klik tombol [DISIPLIN] pada halaman utama lalu akan muncul tampilan seperti di
bawah:
2. Kemudian klik / pilih sesuai kebutuhan, contoh DAFTAR ALPHA lalu muncul menu
disampingnya rincian ALPHA dan klik / pilih sesuai kebutuhan kemudian muncul
menu disampingnya pilihan TAHUN.
2
1
3
3. Kemudian akan muncul rincian Jumlah ALPHA sesuai tahun yang kita pilih.
35
DISIPLIN
(UNTUK ATASAN)
1. (UNTUK ATASAN) Klik tombol [DISIPLIN] pada halaman utama lalu akan muncul
tampilan seperti di bawah:
2. Untuk atasan tidak hanya bisa melihat daftar Alpha dan daftar Tidak Terpenuhi SKP
namun juga bisa melakukan tindak lanjut seperti membuat Surat Panggilan, Surat
Perintah Melakukan Pemeriksaan, Surat Pembentukan Tim Pemeriksa, Surat
Pemberhentian Pemeriksaan, Surat Keputusan Hukuman Disiplin. Berikut adalah
contoh pembuatan Surat Panggilan, caranya Klik Surat Panggilan pada menu Disiplin
sesuai gambar di atas, lalu akan muncul seperti gambar dibawah :
1
2
3
4
3. Lihat gambar, pilih surat panggilan yang keberapa (1) lalu ketikkan nomor surat
pangilan (2) lalu ketik NIP Baru pegawai yang akan dipanggil kemudian secara
otomatis terisi Nama, Jabatan, Unit Kerja sesuai dengan NIP dimaksud. Lalu ketik NIP
untuk menghadap kepada (4) sacara otomatis terisi Nama, Jabatan, Unit Kerja sesuai
dengan NIP dimaksud.
36
4. Lihat gambar, isikan keterangan pemanggilan (5), lalu ketik NIP Atasan Langsung/
Ketua Tim Pemeriksa (6) sacara otomatis terisi Nama, Jabatan, Unit Kerja sesuai
dengan NIP dimaksud, ketik tembusan kepada (7), klik tombol [Simpan] untuk
menyimpan dan klik tombol [Simpan PDF] untuk menyimpan dalam bentuk
file PDF (8).
5
7
6
8
5. Untuk membuat Surat Perintah Melakukan Pemeriksaan, Surat Pembentukan Tim
Pemeriksa, Surat Pemberhentian Pemeriksaan, Surat Keputusan Hukuman Disiplin,
kurang lebih caranya sama dengan langkah-langkah membuat Surat Panggilan di
atas.
37
KOMPETENSI
1. Klik tombol [KOMPETENSI] pada halaman utama lalu akan muncul tampilan seperti
di bawah:
2. Fitur ini menampilkan kompetensi pegawai, user pegawai hanya bisa melihat sebagai
informasi sedangkan pengelolaan fitur ini dikelola oleh user pengelola kompetensi.
Fitur Kompetensi berfungsi sebagai pemetaan dan kebutuhan pengembangan
kompetensi pegawai.
38
PRODUK KEPEGAWAIAN
1. Klik tombol [PRODUK KEPEGAWAIAN] pada halaman utama lalu akan muncul
tampilan seperti di bawah, klik tombol download untuk melihat dokumen:
1
2. Kemudian akan muncul seperti gambar di bawah:
3
2
3. Pada pojok kanan atas, Klik tombol
untuk cetak/print.
untuk download, dan klik tombol
39
CARA MEMPERBAIKI PASSWORD
Pada saat login setelah memasukkan NIP Pegawai maka akan muncul menu login seperti
di bawah, klik Lupa/Ubah Password :
Kemudian akan muncul menu ubah password, masukkan tanggal lahir ibu dengan
format
dd-mm-yyyy
contoh :
31-12-1945
apabila tanggal lahir ibu tidak
sesuai atau lupa maka mohon ditanyakan kepada kepegawaian unit masing-masing
khususnya kepada admin SIMPEG unit tersebut.
Apabila tanggal lahir ibu sudah dimasukkan maka ketik password baru dan ketik ulang
password baru pada kolom Re-Password lalu klik Login, dan password secara otomatis
sudah berhasil reset.
40
CARA MENGATASI ADMIN SIMPEG TIDAK BISA LOGIN
*UNTUK ADMIN SIMPEG*
Kenapa saya tidak bisa login SIAP dan DOSSIER? bisa masuk namun tidak ada daftar
pegawai di unit saya.
Jawab: disebabkan karena sebelumnya login sebagai Pegawai pada SIMPEG New
sehingga browser ( mozilla firefox
atau google chrome
) masih menyimpan
data login sebagai user pegawai, cara mengatasinya adalah CLEAR BROWSING DATA
atau CLEAR COOKIES.
Bagaimana cara CLEAR BROWSING DATA atau CLEAR COOKIES pada Google Chrome?
1. Klik menu (1) pada pojok kanan atas, lihat gambar di bawah :
1
Kemudian akan muncul menu berikut, klik Setting (2):
2
Klik Setting
41
2. Kemudian klik “Show advanced settings..” (3)
3
Klik Show advanced settings..
3. Lalu klik Clear browsing data :
4
4. Lalu tutup browser Google Chrome, klik tanda silang pada pojok kanan atas :
5
Kemudian buka kembali browser Google Crome dan sudah dapat login pada SIAP
atau DOSSIER sebagai Admin SIMPEG.
42
Bagaimana cara CLEAR BROWSING DATA atau CLEAR COOKIES pada Mozilla Firefox?
1. Klik menu (1) pada pojok kanan atas, lihat gambar di bawah :
1
2. Klik Options (2) :
2
Klik Option
43
3. Klik Privacy (3) lalu klik clear all current history (4) :
3
Klik Privacy
Klik clear all current history
4
5
6
Pilih Everything
Check list Cookies
7
Klik Clear Now
4. Lalu tutup browser Mozilla Firefox, klik tanda silang pada pojok kanan atas :
8
5. Kemudian buka kembali browser Mozilla Firefox dan sudah dapat login pada SIAP
atau DOSSIER sebagai Admin SIMPEG.
Bagaimana agar hal ini tidak terulang...??? (Khusus bagi Admin Simpeg)
Jawab:
Selalu gunakan Mozilla Firefox untuk membuka SIAP dan DOSSIER
Selalu gunakan Google Chrome untuk membuka Simpeg New
Sehingga data browsing login tidak rancu, disamping itu untuk melakukan upload file
DOSSIER hanya bisa menggunakan Mozilla Firefox, apabila upload file DOSSIER
menggunakan Google Chrome maka tombol browse untuk mencari file yang akan di
upload tidak muncul.
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KEPEGAWAIAN
(SIMPEG) NEW
VERSI 015
UNTUK USER PEGAWAI
OLEH
BAGIAN PERENCANAAN DAN SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN
BIRO KEPEGAWAIAN - SEKRETARIAT JENDERAL
KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA
REPUBLIK INDONESIA TAHUN 2016
KATA PENGANTAR
SIMPEG NEW versi 015 merupakan hasil pengambangan dari aplikasi SIMPEG yang
dibangun pada tahun 2011, SIMPEG NEW memiliki penambahan Modul/ Fitur seperti
Absensi, Kinerja, Izin/ Dinas Luar Cuti, Interaksi Pegawai, Daftar Riwayat Pekerjaan, Kenaikan
Gaji Berkala, Layanan Konsultasi, Tunjangan Kinerja dan Disiplin. Dalam SIMPEG NEW juga
terdapat penambahan usergroup sesuai dengan tugas dan fungsi masing-masing user.
Tujuan pengembangan aplikasi ini merupakan implementasi Undang-Undang
Aparatur Sipil Negara dimana setiap Kementerian/ Lembaga harus memiliki Sistem Informasi
Kepegawaian yang terintegrasi, akurat dan akuntabel. Selain itu, tujuan pengembangan
aplikasi ini adalah untuk mentransformasikan proses manual menjadi otomatis sehingga
administrasi dan pelayanan kepegawaian di lingkungan Kementerian Hukum dan Hak Asasi
Manusia berbasis Teknologi Informasi.
Dengan telah dilaksanakannya launching SIMPEG New 015 dan telah diterbitkannya
Peraturan Menteri Hukum dan HAM Nomor 10 Tahun 2016 tentang Sistem Informasi
Manajemen Kepegawaian di Lingkungan Kementerian Hukum dan HAM, diharapkan aplikasi
SIMPEG ini dapat segera diterapkan penggunaannya dalam kegiatan kerja sehari-hari untuk
menunjang kinerja pegawai dan proses administrasi kepegawaian secara otomatis.
Tentu saja aplikasi yang kami kembangkan ini masih terdapat kekurangan sehingga
kami akan terus melakukan penyempurnaan.
Harapan kami, buku pedoman ini dapat membantu pegawai untuk lebih memahami
cara penggunaan fitur-fitur baru yang tersedia dalam SIMPEG NEW 015.
Kepala Biro Kepegawaian,
Drs. M. Arifin H.A., M.M.
NIP. 19591202 198103 1 001
PROFILE
http://simpeg.kemenkumham.go.id
atau
http://simpeg.kemenkumham.org
USER
JENIS USER SIMPEG NEW 015
FITUR
PETA PEGAWAI
USER
: EKSEKUTIF (MENTERI & SEKJEN)
RESUME : MENTERI HUKUM DAN HAM DAPAT LANGSUNG
MEMONITOR KEKUATAN DAN KINERJA PEGAWAI
SETIAP HARI
MENAMPILKAN PROFILE KEPALA SATUAN KERJA DAN
PEJABAT (PIMTI & ADMINISTRASI) SESUAI DENGAN
PETA/WILAYAH KERJA
MENAMPILKAN JUMLAH PEGAWAI, KEKURANGAN
PEGAWAI, PENDIDIKAN DAN UMUR
MENAMPILKAN PROFILE KEPALA SATUAN KERJA
BESERTA PEJABAT LAINNYA
ADMINISTRASI JABATAN
USER
RESUME
: KEPALA BIRO KEPEGAWAIAN, TIM BAPERJAKAT/
PENILAI KINERJA DI PUSAT DAN KANWIL SERTA
PENGELOLA KEPEGAWAIAN
: FITUR UNTUK MEMFASILITASI TIM PENILAI
KINERJA (TIM PEMBAHASAN) DALAM PEMBAHASAN
JABATAN
MENCETAK SK PENGISIAN JABATAN, BERITA
ACARA PELANTIKAN, SURAT PERNYATAAN
PELANTIKAN DAN SURAT PERNYATAAN
MELAKSANAKAN TUGAS
KOMPETENSI
USER
RESUME
: PENGELOLA KOMPETENSI, PEGAWAI, PEJABAT BIRO
KEPEGAWAIAN
: PEMETAAN DAN KEBUTUHAN PENGEMBANGAN
KOMPETENSI PEGAWAI
ABSENSI
USER
RESUME
: EKSEKUTIF (MENTERI & SEKJEN), PEJABAT BIRO
KEPEGAWAIAN, PENGELOLA, PEGAWAI
: MENAMPILKAN DAFTAR ABSENSI HARIAN
TERHUBUNG SECARA OTOMATIS DENGAN FITUR
KINERJA, FITUR IZIN/DL, CUTI DAN FITUR DISIPLIN
BIROWAI DAPAT MEMONITOR KEHADIRAN
SELURUH PEGAWAI
KINERJA
USER
RESUME
: EKSEKUTIF (MENTERI & SEKJEN), PEJABAT BIRO
KEPEGAWAIAN, PENGELOLA, PEGAWAI
: FITUR UNTUK MEMBUAT SKP TAHUNAN, JURNAL
HARIAN, MONITORING & SUPERVISI, PENILAIAN
SKP, PENILAIAN PPKP DAN BUKU CATATAN
JURNAL HARIAN TERHUBUNG DENGAN SKP
TAHUNAN
DISIPLIN
USER
: EKSEKUTIF (MENTERI & SEKJEN), PEJABAT BIRO
KEPEGAWAIAN, PENGELOLA, PEGAWAI
RESUME
: FITUR PENGAWASAN ATASAN TERHADAP
BAWAHAN
MENYAJIKAN DATA DISIPLIN PEGAWAI
PENEGAKAN DISIPLIN PP NO.53 TAHUN 2010
PROFILE
USER
RESUME
: PEGAWAI
: MENAMPILKAN DATA DIRI / PROFILE PEGAWAI
DARI SK SCPNS, SK PNS, RIWAYAT PANGKAT,
RIWAYAT JABATAN, RIWAYAT DIKLAT, HUKUMAN,
PENGHARGAAN HINGGA SK PENSIUN
DAPAT DI CETAK DALAM FORMAT DRH
DOSSIER
( ARSIP DIGITAL )
USER
RESUME
: PEGAWAI
: MENYIMPAN ARSIP DIGITAL HASIL SCAN SK
SEBAGAI BACK UP ARSIP FISIK
ARSIP DIGITAL MENJADI FLEKSIBEL, SETIAP SAAT
DAPAT DI DOWNLOAD DAN DI CETAK DIMANA
SAJA SELAMA TERDAPAT KONEKSI INTERNET
INFORMASI JABATAN
USER
: EKSEKUTIF (MENTERI & SEKJEN), PEGAWAI
RESUME
: MENAMPILKAN DAFTAR PEJABAT SESUAI DENGAN
SATUAN KERJA YANG DI PILIH
TERDAPAT PILIHAN FILTER BERDASARKAN ESELON,
JABATAN KOSONG ATAU NAMA JABATAN
DAPAT DICETAK DALAM FORMAT EXCEL
IZIN / DL, CUTI
USER
: EKSEKUTIF (MENTERI & SEKJEN), PEJABAT BIRO
KEPEGAWAIAN, PENGELOLA, PEGAWAI
RESUME
: PEGAWAI DAPAT MEMBUAT IZIN/DL DAN CUTI
SECARA ELEKTRONIK
IZIN/CUTI, DL TERHUBUNG DENGAN FITUR
ABSENSI DAN TUNJANGAN KINERJA
INTERAKSI PEGAWAI
USER
RESUME
: EKSEKUTIF (MENTERI & SEKJEN), PEJABAT BIRO
KEPEGAWAIAN, PEGAWAI
: MEDIA INTERAKSI PEGAWAI KEMENTERIAN HUKUM
DAN HAM DALAM BENTUK FORUM GROUP
TERHUBUNG DENGAN 44 RIBU PEGAWAI
KEMENKUMHAM DI SELURUH INDONESIA
INFORMASI PENSIUN
USER
: PEGAWAI
RESUME
: FITUR PENYAJIAN DATA PEGAWAI YANG AKAN
PENSIUN, DIURUTKAN BERDASARKAN WARNA
SESUAI WAKTU AKAN PENSIUN
DAPAT DIPILIH SESUAI DENGAN SATUAN KERJA
DAN TIPE PEGAWAI YANG DI PILIH
INFORMASI KEPANGKATAN
USER
: PEGAWAI
RESUME
: FITUR PENYAJIAN DATA KEPANGKATAN
BERDASARKAN FILTER JENIS DAN PERIODE KP
DAPAT DI CETAK SESUAI DENGAN SATUAN KERJA
YANG DI PILIH DALAM FORMAT EXCEL
PENGHARGAAN
USER
: PEGAWAI
RESUME
: FITUR PENYAJIAN DATA YANG AKAN/YANG
SUDAH MENDAPATKAN PENGHARGAAN SATYA
LENCANA KARYA SATYA X, XX, XXX ATAU
PENGHARGAAN LAIANNYA
DAPAT DI CETAK SESUAI DENGAN SATUAN KERJA
YANG DI PILIH DALAM FORMAT EXCEL
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
USER
: PEGAWAI
RESUME
: MENAMPILKAN DAFTAR RIWAYAT HIDUP (DRH)
PEGAWAI SECARA OTOMATIS
DAPAT DI CETAK DALAM BENTUK PDF
DAFTAR RIWAYAT PEKERJAAN
.
USER
: PEGAWAI
RESUME
: MENAMPILKAN RIWAYAT PEKERJAAN
PEGAWAI SECARA OTOMATIS
DAPAT DI CETAK DALAM BENTUK PDF
(DRP)
KENAIKAN GAJI BERKALA
USER
: PENGELOLA, PEGAWAI
RESUME
: MENAMPILKAN DAFTAR PEGAWAI YANG AKAN /
YANG SUDAH MENDAPATKAN KENAIKAN GAJI
BERKALA (KGB) SESUAI DENGAN PERIODE
LAYANAN KONSULTASI
USER
: PEGAWAI
RESUME
: LAYANAN KONSULTASI PEGAWAI KEPADA
ESELON IV ATAU ESELON III KEMENKUMHAM DI
SELURUH INDONESIA
TUNJANGAN KINERJA
USER
: PENGELOLA, PEGAWAI
RESUME
: MENAMPILKAN TUNJANGAN KINERJA SESUAI
DENGAN DATA ABSENSI PEGAWAI, SECARA
OTOMATIS AKAN MENGHITUNG POTONGAN
BERDASARKAN ABSENSI.
LAPORAN
USER
RESUME
: EKSEKUTIF (MENTERI & SEKJEN), PEJABAT BIRO
KEPEGAWAIAN
: MENAMPILKAN LAPORAN BERDASARKAN FILTER
JENIS KELAMIN, KELOMPOK UMUR, PENDIDIKAN
DAN
JENIS
KELAMIN,
PENDIDIKAN
DAN
GOLONGAN, PENDIDIKAN DAN KELOMPOK
UMUR, KELOMPOK UMUR DAN JENIS KELAMIN,
KELOMPOK
UMUR
DAN
GOLONGAN,
GOLONGAN DAN JENIS KELAMIN, GOLONGAN
RUANG DAN MASA KERJA, NAMA JFT, NAMA JFU
STATISTIK
USER
RESUME
: EKSEKUTIF (MENTERI & SEKJEN), PEJABAT BIRO
KEPEGAWAIAN
: MENAMPILKAN STATISTIK BERDASARKAN FILTER
GOLONGAN RUANG, ESELON, PENDIDIKAN, JENIS
KELAMIN, AGAMA, GOLONGAN UMUR, TIPE
PEGAWAI
PANDUAN PENGGUNAAN
- USER PEGAWAI -
http://simpeg.kemenkumham.go.id
atau
http://simpeg.kemenkumham.org
DAFTAR ISI
LOGIN ................................................................................................................................
ABSENSI .............................................................................................................................
KINERJA ............................................................................................................................
KINERJA (UNTUK ATASAN) ...............................................................................................
PROFILE ............................................................................................................................
DOSSIER ............................................................................................................................
INFORMASI JABATAN .......................................................................................................
INFORMASI PENSIUN .......................................................................................................
INFORMASI KEPANGKATAN .............................................................................................
PENGHARGAAN ................................................................................................................
IZIN - DL - CUTI .................................................................................................................
IZIN - DL - CUTI (UNTUK ATASAN) ....................................................................................
INTERAKSI PEGAWAI ........................................................................................................
DRH ..................................................................................................................................
DRP ...................................................................................................................................
KGB ...................................................................................................................................
LAYANAN KONSULTASI ....................................................................................................
LAYANAN KONSULTASI (UNTUK ATASAN) .......................................................................
TUNJANGAN KINERJA .......................................................................................................
DISIPLIN ............................................................................................................................
DISIPLIN (UNTUK ATASAN) ...............................................................................................
KOMPETENSI ....................................................................................................................
PRODUK KEPEGAWAIAN ..................................................................................................
MEMPERBAIKI PASSWORD .............................................................................................
MENGATASI ADMIN SIMPEG TIDAK BISA LOGIN .............................................................
1
3
4
9
15
16
17
18
19
20
21
24
26
27
28
29
31
32
33
34
35
37
38
39
40
1
LOGIN
1. Buka Browser Mozilla Firefox (browser yang kompatibel dengan aplikasi SIMPEG)
2. Ketikkan alamat website http://Simpeg.kemenkumham.go.id lalu pilih SIMPEG NEW
seperti gambar di bawah:
3. Klik Logo SIMPEG NEW untuk login, lalu akan muncul menu login seperti gambar dan
Isikan 18 digit NIP Baru lalu klik tombol [Masuk]:
4. Pilih User lalu ketik Password kemudian klik [Login]
1
2
3
Apabila pegawai tersebut belum pernah login sama sekali maka sebelum no.4
muncul, akan diminta memasukkan tanggal lahir ibu dengan format DD-MM-YYYY
contoh: 02-03-1958, apabila tanggal lahir ibu tidak terdaftar berarti data tanggal
lahir ibu dalam aplikasi SIMPEG belum pernah di entry, maka langkah selanjutnya
bisa menggunakan tanggal default 31-12-1945 atau update data orang tua ke admin
SIMPEG unit masing-masing. Setelah berhasil memasukkan tanggal lahir ibu maka
akan diminta membuat password untuk login SIMPEG New, silahkan buat password
yang mudah diingat (disarankan minimal 8 digit), kemudian akan muncul menu
LOGIN sesuai langkah no.4 di atas.
2
5. Kemudian akan muncul halaman utama SIMPEG NEW seperti berikut:
Fitur administrasi jabatan tidak bisa dibuka oleh user pegawai dikarenakan fitur ini
diperuntukkan untuk Kepala Biro Kepegawaian, Tim Baperjakat/Penilai Kinerja di
Pusat dan Kanwil serta Pengelola Kepegawaian.
6. KHUSUS untuk ADMIN SIMPEG (yang pernah punya user admin SIAP/Dossier),
untuk login SIMPEG New 015 tidak bisa membuat user pegawai sendiri, harus
request USER PEGAWAI ke Super Admin Pusat untuk dibuatkan USER PEGAWAI.
7. SIMPEG New 015 diperuntukan untuk kebutuhan personal pegawai dan pengelola
administrasi kepegawaian, bagi ADMIN SIMPEG untuk melakukan pengelolaan
database pegawai tetap menggunakan SIAP dan Dossier, karena database
Simpeg New 015 mengambil data dari SIAP dan Dossier, sehingga ADMIN SIMPEG
apabila login ke dalam Simpeg New harus request kepada Super Admin Pusat untuk
dibuatkan USER PEGAWAI dan USER PENGELOLA (apabila merangkap sebagai
pengelola administrasi kepegawaian).
3
ABSENSI
1. Klik tombol [ABSENSI] pada halaman utama lalu akan muncul tampilan seperti di
bawah lalu isikan 18 digit NIP Baru kemudial klik [Tampilkan]:
1
2
2. Pada menu absensi terdapat tombol [Simpan PDF] untuk menyimpan dan
tombol [Cetak] untuk langsung mencetak melalui printer.
4
KINERJA
1. Klik tombol [KINERJA] pada halaman utama lalu akan muncul tampilan seperti di
bawah, klik nama pegawai lalu klik menu kinerja di samping kanan sesuai kebutuhan.
Apabila yang dipilih nama pegawai lain untuk SKP Tahunan dan yang lainnya hanya
bisa melihat, tidak bisa menambah, mengedit dan meghapus :
2
1
2. Klik SKP Tahunan maka akan muncul tampilan seperti di bawah, kemudian klik
tombol [Tambah Kegiatan] untuk menambah kegiatan SKP, klik [Hapus] untuk
menghapus kegiatan, klik [Kirim] untuk mengirim SKP Tahunan ke atasan untuk
persetujuan, Klik [Cetak] untuk mencetak/print.
( Pilih SKP )
Daftar riwayat SKP
di tahun yang sama apabila
di tengah tahun pernah
berganti SKP dikarenakan
mutasi/berganti jabatan
Tanda Silang untuk menghapus
Ikon Pensil untuk mengubah
Kirim ke atasan (apabila sudah klik
kirim maka sudah tidak bisa diubah)
5
3. Klik JURNAL Harian maka akan muncul tampilan seperti di bawah, klik kolom tanggal
untuk memilih tanggal jurnal harian kerja, klik [Tambah] untuk menambah jurnal
harian kerja, klik [Score Perilaku Kerja] untuk melihat Score Perilaku Kerja dalam
periode satu bulan, Klik [Cetak] untuk mencetak/print.
Pilih tanggal
Klik ikon
untuk melampirkan
file, fasilitas ini digunakan hanya
apabila ada permintaan dari atasan
untuk melampirkan file
4. Berikut adalah tampilan menu [Tambah] untuk menambah jurnal harian, pada kolom
SKP Tahunan/ Tugas Tambahan apabila di klik maka akan muncul list SKP Tahunan
untuk dipilih seperti tampilan di bawah. Isikan jurnal harian dari isian waktu/jam
mulai dan berakhir kegiatan, pilih keterkaitan pekerjaan dengan SKP, ketik kegiatan
yang dilakukan, ketik jumlah yang diselesaikan dan ketik satuan lalu simpan.
Catatan : apabila kegiatan/pekerjaan masih dalam masa revisi atau belum selesai
dikerjakan maka tetap ditulis dalam jurnal harian dengan isian jumlah diselesaikan
adalah 0 apabila sudah diselesaikan baru ketik 1 atau sesuai jumlah yang diselesaikan.
5. Klik Monitoring & Supervisi untuk menampilkan menu Monitoring dan Supervisi
6
6. Klik tombol [PENYAMPAIAN PERINTAH/ ARAHAN/ PERMOHONAN] untuk
menyampaikan tugas atau arahan dari atasan ke bawaha, sedangkan untuk JFU bisa
menggunakan ini untuk koordinasi sesame JFU dalam satu sub nya, kemudian akan
muncul menu seperti gambar lalu isikan sesuai kebutuhan lalu klik tombol [Simpan].
7. Klik tombol [Riwayat] untuk melihat riwayat tugas, klik kolom tanggal untuk
mengganti tanggal sesuai kebutuhan lalu klik [Tampilkan]
8. Klik tombol Penilaian SKP kemudian akan muncul tampilan seperti di bawah
7
9. Pada Penilaian SKP tidak bisa memasukkan jumlah kuantitas capaian dan yang
lainnya dikarenakan Penilaian SKP secara otomatis akan terisi dari komulatif jurnal
harian, lalu Klik tombol [Realisasi] untuk mencetak realisasi SKP.
10. Klik tombol Penilaian PPKP kemudian akan muncul tampilan seperti di bawah
11. Klik tombol [Simpan] untuk menyimpan, klik tombol [Cetak PDF] untuk mencetak
dalam format file PDF, klik tombol [Cetak] untuk mencetak/print.
8
12. Klik tombol Buku Catatan untuk mencetak hasil sementara SKP, Buku catatan ini
digunakan apabila pegawai pindah atau mutasi di tengah tahun, sehingga SKP
melimpah ke pimpinan yang baru dan buku catatan ini digunakan oleh pimpinan
baru untuk referensi penilaian SKP lanjutan pegawai tersebut, klik kolom tahun
untuk mengganti tahun sesuai yang diinginkan, klik tombol [Simpan PDF] untuk
menyimpan dalam format file PDF dan klik tombol [Cetak] untuk mencetak/print.
Catatan:
1. Bagi pegawai yang akan pindah harap disesuaikan target SKP Tahunan sampai
dengan bulan mutasi, perubahan target sampai dengan bulan pindah mohon
didiskusikan dengan atasan dan perubahan nilai target diubah melalui Pengelola
Kinerja unit masing-masing.
2. Bagaimana bila ada SKP Pegawai yang pindah satker/jabatan?
- Pastikan SKP yang lama sudah disetujui dan dinilai oleh atasan
- Data di SIAP dipindahkan ke satker baru/ jabatan barunya ditambahkan di
riwayat jabatan (oleh admin SIMPEG)
- Masuk ke Fitur Kinerja klik [SKP Tahunan] lalu klik tombol [Buat SKP Baru]
3. Bagi pegawai yang belum tercapai target SKP nya pada bulan November dikarenakan
faktor eksternal bukan atas kesalahan pegawai, harap berdiskusi dengan atasan
untuk melakukan perubahan target SKP Tahunan sesuai kesepakatan atasan dengan
bawahan, perubahan nilai target yang telah disepakati diubah melalui
Pengelola Kinerja unit masing-masing.
9
KINERJA
(UNTUK ATASAN)
1. (UNTUK ATASAN) Klik tombol [KINERJA] pada halaman utama lalu akan muncul
tampilan seperti di bawah, klik nama pegawai lalu klik menu kinerja di samping
kanan sesuai kebutuhan, untuk membuat SKP sendiri maka langsung klik
SKP Tahunan. Untuk melihat, edit dan persetujuan SKP bawahan maka klik Nama
Bawahan (1) yang dimaksud lalu klik SKP Tahunan (2) lalu akan tampil SKP bawahan
dimaksud.
2
1
......... 2
10
2. Berikut adalah tampilan SKP bawahan yang telah diajukan, klik ikon
(1) untuk
menghapus uraian tugas SKP dan klik ikon
(2) untuk melakukan editing SKP
bawahan atau klik tombol [Tambah Kegiatan] untuk menambah uraian kegiatan SKP
bawahan.
Catatan : Apabila SKP bawahan di edit oleh atasan maka tombol [Persetujuan SKP]
(3) akan hilang secara otomatis, SKP bawahan yang telah diedit atasan akan otomatis
kembali ke bawahan karena ada perubahan SKP, kemudian bawahan setelah
mengetahui perubahan dan melakukan kesepakatan bersama dengan atasan, maka
bawahan harus melakukan kembali Kirim SKP dimaksud ke atasan untuk dilakukan
persetujuan.
1
2
3
4
5
3. Klik tombol [Persetujuan SKP] (4) untuk menyetujui SKP bawahan.
4. Klik tombol [Kirim] (5) apabila SKP belum disetujui, otomatis SKP bawahan di kirim
ke bahawan lagi / dikembalikan.
11
5. (UNTUK ATASAN) Klik tombol [Jurnal Harian] pada halaman utama lalu akan
muncul tampilan seperti di bawah, untuk membuat Jurnal Harian sendiri maka
langsung klik Jurnal Harian. Untuk melihat dan memberikan penilaan jurnal harian
bawahan maka klik Nama Bawahan (1) dimaksud, lalu klik Jurnal Harian (2)
2
1
6. Pilih tanggal periode jurnal harian dengan cara klik tanggal (1) lalu klik tombol
[Tampilkan] lalu akan tampil jurnal harian sesuai dengan tanggal dimaksud,
kemudian untuk memberikan komentar klik ikon
(3), untuk memberikan
penilaian jurnal harian bawahan maka pilih nilai pada Penilaian (4) pilih nilai
0 (tolak) atau 1/2 atau 1 lalu klik tombol [Nilai Jurnal Harian].
2
1
3
5
4
7
12
7. Klik tombol [Score Perilaku Kerja (Bulan)] (7) untuk memberikan score perilaku
bulanan yang akan terakumulasi dalam Nilai Perilaku Kerja yang masuk dalam PPKP
tahunan, lalu klik tombol [Simpan] untuk menyimpan.
1
2
*Panduan pengisian nilai
Catatan : Apabila terdapat pertanyaan bagaimana atasan menilai perilaku kerja
bawahan apabila tanggal sudah terlewat? Jawab : untuk user pegawai (struktural)
selaku atasan, apabila terlewat mengisi perilaku kerja bawahan maka bisa memilih
tanggal yang sudah terlewat dan dilakukan penilaian perilaku kerja bawahan.
8. Klik tombol
(3) untuk memberikan komentar terkait jurnal harian bawahan,
selain komentar terhadap jurnal harian, atasan juga bisa meminta lampiran file
terkait pekerjaan dalam jurnal harian dengan cara mencantumkan permintaan
lampiran file dalam kolom komentar ini, kemudian bawahan bisa menindaklanjuti
dengan melampirkan file yang diminta atasan. Tulis komentar (1) lalu klik tombol
[Simpan] untuk menyimpan atau mengirim komentar.
1
2
13
9. (UNTUK ATASAN) Penilaian Kualitas dilakukan oleh atasan kepada bawahan setiap
akhir tahun, caranya pada halaman utama fitur kinerja klik Nama Pegawai dimaksud
(yang akan dinilai Kualitas SKP nya) lalu klik tombol [Penilaian SKP] lalu akan muncul
tampilan seperti di bawah, untuk penilaian AK, KUANT/OUTPUT, WAKTU dan BIAYA
otomatis akan terisi berdasarkan jurnal harian, khusus untuk KUAL/MUTU penilaian
diisi oleh atasan langsung pada akhir tahun dengan cara nilai diketik langsung pada
kolom KUAL/MUTU (1) lalu klik tombol [Simpan Nilai] (2), penilaian kualitas
berdasarkan tabel nilai pada Panduan pengisian kualitas yang bisa dilihat pada link
di bawah :
1
* Panduan pengisian kualitas
2
(sesuai PERKA BKN No.1 Tahun 2013)
14
10. (UNTUK ATASAN) Histori Jabatan sebagai referensi pejabat baru untuk melihat SKP
pejabat sebelumnya yang digunakan sebagai bahan pertimbangan untuk membuat
SKP dalam jabatan yang sama.
1
Setelah klik History Jabatan maka akan muncul seperti gambar di bawah :
Pilih Tahun SKP
2
3
Pilih SKP
Pejabat dimaksud
untuk melihat SKP
pejabat sebelum
15
PROFILE
1. Klik tombol [PROFILE] pada halaman utama lalu akan muncul tampilan seperti di
bawah:
2. Halaman ini akan menampilkan data diri pegawai seperti Identitas Diri, Pangkat,
Jabatan, Pendidikan, Data Keluarga, dan data lainnya. Silahkan pilih menu data pada
sisi kiri layar sesuai kebutuhan, apabila terdapat data kurang atau data salah silahkan
menghubungi Admin SIMPEG pada masing-masing unit.
16
DOSSIER
1. Klik tombol [DOSSIER] pada halaman utama lalu akan muncul tampilan seperti di
bawah:
2. Halaman dossier menampilkan arsip digital pegawai (hasil dari scan SK), untuk
memanfaatkan layanan ini silahkan pilih dossier/arsip sesuai kebutuhan pegawai
untuk di cetak/print dengan cara klik Download.
3. Apabila arsip digital pegawai tidak lengkap maka segera lengkapi data arsip digital
masing-masing dengan membawa dokumen terkait kepada Admin SIMPEG unit kerja
masing-masing untuk segera di scan dan di upload ke dalam Data Dossier Pegawai.
Fungsi Arsip Digital Pegawai (DOSSIER) :
Sebagai Back Up arsip pegawai apabila ruang arsip terjadi hal yang tidak diinginkan
seperti benca alam atau kebakaran atau hilangnya arsip pegawai;
Arsip pegawai menjadi fleksible karena bisa dibuka dan di print/cetak dimana saja
berada selama terdapat koneksi internet, baik di dalam maupun luar negeri;
Kepegawaian UPT, Kepegawaian Kantor Wilayah maupun Kepegawaian Pusat bisa
membuka arsip pegawai di mana saja apabila arsip pegawai diperlukan untuk proses
administrasi kepegawaian;
Efisiensi waktu, apabila membutuhkan arsip pegawai maka tidak memerlukan waktu
yang lama untuk mencari arsip pegawai di ruang arsip melainkan hanya buka
komputer lalu buka aplikasi DOSSIER.
17
INFORMASI JABATAN
1. Klik tombol [INFORMASI JABATAN]
tampilan seperti di bawah:
pada halaman utama lalu akan muncul
4
2
1
3
2. Halaman ini menampilkan Jabatan Struktural dan Jabatan Kosong pada seluruh unit
kerja Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia sesuai dengan unit kerja yang di
pilih, pada sisi kanan layar terdapat Filter Jabatan yang berfungsi untuk memfilter
sesuai dengan kondisi yang diinginkan, lalu klik Cetak Data pada kanan atas untuk
mencetak daftar jabatan yang diinginkan.
18
INFORMASI PENSIUN
1. Klik tombol [INFORMASI PENSIUN] pada halaman utama lalu akan muncul tampilan
seperti di bawah:
4
5
2
3
1
2. Pilih satuan kerja sesuai kebutuhan dengan cara klik satuan kerja pada sisi kiri,
kemudian pilih Tipe Pegawai, Jenis Pensiun, Periode, lalu klik Cari, kemudian akan
muncul data akan pensiun yang berurutan sesuai dengan masa kerja yang di tandai
dengan warna.
19
INFORMASI KEPANGKATAN
1. Klik tombol [INFORMASI KEPANGKATAN] pada halaman utama lalu akan muncul
tampilan seperti di bawah:
4
3
5
2
1
2. Pilih satuan kerja sesuai kebutuhan dengan cara klik satuan kerja pada sisi kiri,
kemudian pilih Jenis Kenaikan Pangkat, Periode Kenaikan Pangkat, lalu klik tombol
+Tampilkan, kemudian akan muncul data pegawai yang akan naik pangkat sesuai
dengan periode yang ditentukan. Klik Cetak Data untuk melakukan cetak dalam
format excel.
20
PENGHARGAAN
1. Klik tombol [PENGHARGAAN] pada halaman utama lalu akan muncul tampilan
seperti di bawah:
4
6
2
3
5
1
2. Pilih satuan kerja sesuai kebutuhan dengan cara klik satuan kerja pada sisi kiri,
kemudian pilih Usulan Pegawai yang akan mendapat / yang sudah mendapat
(penghargaan), lalu pilih jenis penghargaan, pilih tahun, lalu klik tombol Tampilkan,
kemudian akan muncul data pegawai yang akan/yang sudah mendapatkan
penghargaan sesuai dengan jenis penghargaan yang dipilih. Klik Cetak Data untuk
melakukan cetak dalam format excel.
21
IZIN - DL - CUTI
1. Klik tombol [IZIN - DL - CUTI] pada halaman utama lalu akan muncul tampilan
seperti di bawah:
2. Klik tombol [IZIN / DL] untuk masuk menu surat permohonan izin seperti tampilan
di bawah, klik kolom tanggal dan kolom untuk memilih tanggal dan hari dilanjutkan
dengan memilih jenis izin, lalu ketikkan alas an izin/DL pada kolom alasan.
2
1
3
22
3. Klik tombol [CUTI] pada halaman menu Izin / DL, Cuti untuk masuk menu cuti, lalu
klik tombol [PERMINTAAN CUTI] untuk menampilkan menu pilihan cuti seperti
gambar di bawah, lalu klik pilihan cuti sesuai kebutuhan:
1
2
4. Berikut adalah menu Cuti Tahunan, klik gambar pensil untuk memilih tujuan Kepada,
klik kolom tahun untuk memilih Tahun, ketik lama cuti di kolom lama cuti, lalu klik
kolom tanggal untuk memilih tanggal TMT Cuti, kemudian klik tombol [Kirim].
6
1
2
3
4
5
23
5. Klik tombol [SALDO] lalu akan muncul menu saldo cuti seperti gambar di bawah:
1
2
6. Klik tombol [KARTU CUTI] untuk menampilkan kartu cuti dan klik tombol [Cetak]
untuk mencetak/print.
24
IZIN / DL - CUTI
(UNTUK ATASAN)
CATATAN : Untuk Izin dan DL persetujuan hanya sampai dengan atasan langsung,
sedangkan untuk Cuti persetujuan secara benjenjang dari atasan langsung
sampai dengan pejabat yang berwenang memberikan cuti. Setelah cuti disetujui
oleh pejabat yang berwenang memberikan cuti maka untuk mencetak Surat
Keputusan cuti dilakukan oleh pengelola cuti unit kerja masing-masing.
1. (UNTUK ATASAN) Klik tombol [IZIN / DL - CUTI] pada halaman utama, perbedaan
dengan Izin/DL-Cuti user pegawai adalah terdapat logo surat (merupakan tanda
terdapat Izin/DL-Cuti yang diajukan bawahan namun belum ditindak lanjuti) berikut
tampilannya:
2. Berikut adalah tampilan fitur Izin-DL-Cuti untuk atasan, terdapat Tombol
[DAFTAR PENGAJUAN IZIN/DL, CUTI] untuk atasan melihat daftar pengajuan
Izin-DL-Cuti yang diajukan bawahannya :
25
3. Berikut adalah tampilan [DAFTAR PENGAJUAN IZIN/DL, CUTI], klik ikon buku (1)
untuk melihat Kartu Riwayat Cuti dan Izin/DL, dan klik ikon pensil (2) untuk
Persetujuan Cuti dan Izin/DL
1
2
4. Berikut adalah tampilan Kartu Riwayat Cuti dan Izin/DL :
5. Berikut adalah tampilan APPROVAL CUTI, IZIN/DL :
2
1
26
INTERAKSI PEGAWAI
1. Klik tombol [INTERAKSI PEGAWAI] pada halaman utama lalu akan muncul tampilan
seperti di bawah:
2. Klik salah satu judul topik untuk
3. menampilkan halaman interaksi pegawai seperti gambar di bawah:
27
DRH
1. Klik tombol [DRH] pada halaman utama lalu akan muncul tampilan seperti di bawah
2. Halaman ini manampilkan Daftar Riwayat Hidup pegawai, untuk mencetaknya klik
tombol [CETAK] lalu akan tersimpan dalam bentuk file PDF.
3. DRH membaca dari database SIMPEG pegawai sesuai dengan data Pegawai pada
Fitur Profile, apabila DRH tidak lengkap maka segera hubungi kepegawaian
khususnya Admin SIMPEG masing-masing unit kerja untuk melengkapi data diri
pegawai dengan membawa lampiran data dukung dimaksud untuk segera di update
dan di entry datanya.
28
DRP
1. Klik tombol [DRP] pada halaman utama lalu akan muncul tampilan seperti di bawah
2. Halaman ini manampilkan Daftar Riwayat Pekerjaan pegawai, untuk mencetaknya
klik tombol [CETAK] lalu akan tersimpan dalam bentuk file PDF.
3. DRP membaca dari database SIMPEG pegawai sesuai dengan poin G1. Riwayat
Jabatan pada Fitur Profile, apabila DRP tidak lengkap maka segera hubungi
kepagawaian khususnya Admin SIMPEG masing-masing unit kerja untuk melengkapi
data jabatan pegawai dengan membawa lampiran data dukung dimaksud untuk
segera di update dan di entry datanya.
29
KGB
1. Klik tombol [KGB] pada halaman utama lalu akan muncul tampilan seperti di bawah
2. Klik tombol [PROSES KGB] untuk memproses KGB, kemudian akan muncul tampilan
seperti di bawah, Klik kolom Tahun KGB untuk memilih tahun lalu klik tombl [Proses]
untuk memproses KGB sesuai tahun yang diinginkan lalu akan muncul halaman
daftar monitoring seperti gambar berikutnya (nomor 3):
1
2
30
3. Klik tombol [DAFTAR MONITORING BERKALA] maka akan muncul tampilan seperti
di bawah (tampilan ini juga akan muncul disaat kita klik tombol [Proses] pada menu
sebelumnya), klik Tahun untuk memilih tahun dan klik tombol [Cari] untuk mencari
KGB yang telah kita proses berdasarkan tahun yang kita pilih, klik tombol [CETAK]
untuk mencetak/print.
1
2
3
4. Klik Tombol [KGB] untuk menampilkan menu Surat Pemberitahuan KGB sesuai
dengan tahun dan bulan yang kita pilih, klik tombol [TAMPILKAN] untuk
menampilkan surat pemberitahuan.
2
2
1
2
1
1
31
LAYANAN KONSULTASI
1. Klik tombol [LAYANAN KONSULTASI]
tampilan seperti di bawah:
pada halaman utama lalu akan muncul
2. Klik tombol [ + Konsultasi ] untuk menambah konsultasi kemudian akan muncul
tampilan sesuai gambar di bawah dan lakukan sesuai tahapan untuk melakukan
konsultasi, pertama pilih tujuan kepadanya (hanya bisa ke eselon III dan IV) lalu
ketikkan judul konsultasi kemudian ketik pesan konsultasi yang akan disampaikan
dan klik [Kirim] untuk mengirim, kolom CC adalah untuk tujuan ke dua atau
tembusan (boleh dikosongkan).
2
1
3
4
32
LAYANAN KONSULTASI
(UNTUK ATASAN)
1. (UNTUK ATASAN) Klik tombol [LAYANAN KONSULTASI] pada halaman utama,
perbedaan dengan Layanan Konsultasi user pegawai adalah terdapat logo surat
(merupakan tanda terdapat konsultasi yang diajukan bawahan atau pegawai lain
namun belum ditindak lanjuti) berikut tampilannya:
2. Berikut tampilan halaman Fitur Layanan Konsultasi untuk atasan, klik gambar ikon
buku (1) untuk membaca, klik gambar ikon pensil (2) untuk menjawab pertanyaan.
1
2
3. Untuk menjawab pertanyaan klik ikon pensil lalu akan muncul tampilan seperti di
bawah, jawab pertanyaan pada kolom Jawab Pertanyaan (3) dan klik tombol [Kirim]
(4) untuk mengirim jawaban.
3
4
33
TUNJANGAN KINERJA
1. Klik tombol [TUNJANGAN KINERJA] pada halaman utama lalu akan muncul
tampilan seperti di bawah, pilih periode, klik [TAMPILKAN] lalu klik [Cetak] untuk
mencetak:
2. Untuk memilih periode maka klik pada kolom tanggal lalu akan muncul tab tanggal
secara otomatis dan klik sesuai periode yang kita inginkan, klik bulan untuk memilih
bulan, klik tahun untuk memilih tahun, terakhir klik tanggal untuk memilih tanggal.
1
5
2
4
3
Catatan : Tunjangan kinerja akan muncul setelah pengelola tunkir melakukan proses
34
DISIPLIN
1. Klik tombol [DISIPLIN] pada halaman utama lalu akan muncul tampilan seperti di
bawah:
2. Kemudian klik / pilih sesuai kebutuhan, contoh DAFTAR ALPHA lalu muncul menu
disampingnya rincian ALPHA dan klik / pilih sesuai kebutuhan kemudian muncul
menu disampingnya pilihan TAHUN.
2
1
3
3. Kemudian akan muncul rincian Jumlah ALPHA sesuai tahun yang kita pilih.
35
DISIPLIN
(UNTUK ATASAN)
1. (UNTUK ATASAN) Klik tombol [DISIPLIN] pada halaman utama lalu akan muncul
tampilan seperti di bawah:
2. Untuk atasan tidak hanya bisa melihat daftar Alpha dan daftar Tidak Terpenuhi SKP
namun juga bisa melakukan tindak lanjut seperti membuat Surat Panggilan, Surat
Perintah Melakukan Pemeriksaan, Surat Pembentukan Tim Pemeriksa, Surat
Pemberhentian Pemeriksaan, Surat Keputusan Hukuman Disiplin. Berikut adalah
contoh pembuatan Surat Panggilan, caranya Klik Surat Panggilan pada menu Disiplin
sesuai gambar di atas, lalu akan muncul seperti gambar dibawah :
1
2
3
4
3. Lihat gambar, pilih surat panggilan yang keberapa (1) lalu ketikkan nomor surat
pangilan (2) lalu ketik NIP Baru pegawai yang akan dipanggil kemudian secara
otomatis terisi Nama, Jabatan, Unit Kerja sesuai dengan NIP dimaksud. Lalu ketik NIP
untuk menghadap kepada (4) sacara otomatis terisi Nama, Jabatan, Unit Kerja sesuai
dengan NIP dimaksud.
36
4. Lihat gambar, isikan keterangan pemanggilan (5), lalu ketik NIP Atasan Langsung/
Ketua Tim Pemeriksa (6) sacara otomatis terisi Nama, Jabatan, Unit Kerja sesuai
dengan NIP dimaksud, ketik tembusan kepada (7), klik tombol [Simpan] untuk
menyimpan dan klik tombol [Simpan PDF] untuk menyimpan dalam bentuk
file PDF (8).
5
7
6
8
5. Untuk membuat Surat Perintah Melakukan Pemeriksaan, Surat Pembentukan Tim
Pemeriksa, Surat Pemberhentian Pemeriksaan, Surat Keputusan Hukuman Disiplin,
kurang lebih caranya sama dengan langkah-langkah membuat Surat Panggilan di
atas.
37
KOMPETENSI
1. Klik tombol [KOMPETENSI] pada halaman utama lalu akan muncul tampilan seperti
di bawah:
2. Fitur ini menampilkan kompetensi pegawai, user pegawai hanya bisa melihat sebagai
informasi sedangkan pengelolaan fitur ini dikelola oleh user pengelola kompetensi.
Fitur Kompetensi berfungsi sebagai pemetaan dan kebutuhan pengembangan
kompetensi pegawai.
38
PRODUK KEPEGAWAIAN
1. Klik tombol [PRODUK KEPEGAWAIAN] pada halaman utama lalu akan muncul
tampilan seperti di bawah, klik tombol download untuk melihat dokumen:
1
2. Kemudian akan muncul seperti gambar di bawah:
3
2
3. Pada pojok kanan atas, Klik tombol
untuk cetak/print.
untuk download, dan klik tombol
39
CARA MEMPERBAIKI PASSWORD
Pada saat login setelah memasukkan NIP Pegawai maka akan muncul menu login seperti
di bawah, klik Lupa/Ubah Password :
Kemudian akan muncul menu ubah password, masukkan tanggal lahir ibu dengan
format
dd-mm-yyyy
contoh :
31-12-1945
apabila tanggal lahir ibu tidak
sesuai atau lupa maka mohon ditanyakan kepada kepegawaian unit masing-masing
khususnya kepada admin SIMPEG unit tersebut.
Apabila tanggal lahir ibu sudah dimasukkan maka ketik password baru dan ketik ulang
password baru pada kolom Re-Password lalu klik Login, dan password secara otomatis
sudah berhasil reset.
40
CARA MENGATASI ADMIN SIMPEG TIDAK BISA LOGIN
*UNTUK ADMIN SIMPEG*
Kenapa saya tidak bisa login SIAP dan DOSSIER? bisa masuk namun tidak ada daftar
pegawai di unit saya.
Jawab: disebabkan karena sebelumnya login sebagai Pegawai pada SIMPEG New
sehingga browser ( mozilla firefox
atau google chrome
) masih menyimpan
data login sebagai user pegawai, cara mengatasinya adalah CLEAR BROWSING DATA
atau CLEAR COOKIES.
Bagaimana cara CLEAR BROWSING DATA atau CLEAR COOKIES pada Google Chrome?
1. Klik menu (1) pada pojok kanan atas, lihat gambar di bawah :
1
Kemudian akan muncul menu berikut, klik Setting (2):
2
Klik Setting
41
2. Kemudian klik “Show advanced settings..” (3)
3
Klik Show advanced settings..
3. Lalu klik Clear browsing data :
4
4. Lalu tutup browser Google Chrome, klik tanda silang pada pojok kanan atas :
5
Kemudian buka kembali browser Google Crome dan sudah dapat login pada SIAP
atau DOSSIER sebagai Admin SIMPEG.
42
Bagaimana cara CLEAR BROWSING DATA atau CLEAR COOKIES pada Mozilla Firefox?
1. Klik menu (1) pada pojok kanan atas, lihat gambar di bawah :
1
2. Klik Options (2) :
2
Klik Option
43
3. Klik Privacy (3) lalu klik clear all current history (4) :
3
Klik Privacy
Klik clear all current history
4
5
6
Pilih Everything
Check list Cookies
7
Klik Clear Now
4. Lalu tutup browser Mozilla Firefox, klik tanda silang pada pojok kanan atas :
8
5. Kemudian buka kembali browser Mozilla Firefox dan sudah dapat login pada SIAP
atau DOSSIER sebagai Admin SIMPEG.
Bagaimana agar hal ini tidak terulang...??? (Khusus bagi Admin Simpeg)
Jawab:
Selalu gunakan Mozilla Firefox untuk membuka SIAP dan DOSSIER
Selalu gunakan Google Chrome untuk membuka Simpeg New
Sehingga data browsing login tidak rancu, disamping itu untuk melakukan upload file
DOSSIER hanya bisa menggunakan Mozilla Firefox, apabila upload file DOSSIER
menggunakan Google Chrome maka tombol browse untuk mencari file yang akan di
upload tidak muncul.