Contoh Laporan Magang Mahasiswa Audit Mu

LAPORAN PRAKTIKA AUDIT MUTU
DI PT KERETA API INDONESIA (PERSERO)
BAGIAN USQ (QA & GCG)

Oleh:
ADE NURCAHYA
1307564

PROGRAM STUDI PENDIDIKAN MANAJEMEN PERKANTORAN
FAKULTAS PENDIDIKAN EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
2016

LEMBAR PENGESAHAN LAPORAN
PRAKTIKA AUDIT MUTU DI PT KERETA API INDONESIA
(PERSERO)
ADE NURCAHYA
1307564

Disetujui dan disahkan oleh pembimbing:

Tanggal,

Oktober 2016

Pembimbing Tempat Praktik

Dosen Pembimbing

R. Windar Prihadi Adji

Sambas Ali Muhidin, S.Pd., M.Si.

NIPP. 62860

NIP. 197406272001121001

Mengetahui,
Ketua Program Studi
Pendidikan Manajemen Perkantoran

Dr. Budi Santoso, M.Si
NIP. 196008261987031001

KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT yang telah memberikan
rahmat dan karunianya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Praktika
Audit Mutu ini.
Praktika Audit Mutu ini merupakan salah satu mata kuliah yang wajib
ditempuh di Konsentrasi Quality Management System Prodi Pendidikan
Manajemen Perkantoran Universitas Pendidikan Indonesia. Laporan Praktika ini
disusun sebagai hasil akhir dari praktika yang telah dilaksanakan lebih kurang 1
bulan di PT Kereta Api Indonesia (Persero) khususnya di bagian Unit QA dan
GCG.
Selesainya laporan praktika audit mutu ini tidak terlepas dari bantuan
banyak pihak yang telah memberikan masukan-masukan kepada penulis. Untuk
itu penulis mengucapkan banyak terima kasih kepada :
1. Dosen Pembimbing Bapak Sambas Ali Muhidin, S.Pd., M.Si.
2. Ketua Prodi Pendidikan Manajemen Perkantoran Bapak Dr. Budi
Santoso, M.Si.
3. Vice President Quality Assurance and GCG Bapak R. Windar Prihadi

Adji
4. Pembimbing Tempat Praktika Bapak Wiwis Undariyanto
Penulis menyadari bahwa masih banyak kekurangan dari laporan ini, baik dari
materi maupun teknik penulisannya, mengingat kurangnya pengetahuan dan
pengalaman penulis. Oleh karena itu, kritik dan saran yang membangun sangat
penulis harapkan.
Bandung, Oktober 2016

Penulis

ii

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR.............................................................................................ii
DAFTAR ISI..........................................................................................................iii
DAFTAR LAMPIRAN...........................................................................................iv
BAB I PENDAHULUAN.......................................................................................5
1.1

Latar Belakang..........................................................................................5

1.2

Ruang Lingkup..........................................................................................6

1.3

Tujuan........................................................................................................6

1.4

Manfaat......................................................................................................6

1.5

Waktu dan Tempat Praktika......................................................................7

BAB II TINJAUAN UMUM TEMPAT PRAKTIKA.............................................8
2.1

Profil Tempat Praktika..............................................................................8

2.2

Struktur Organisasi Perusahaan.................................................................9

2.3

Jabatan dan Uraian Tugas..........................................................................9

2.4

Lain-lain yang dianggap perlu.................................................................13

BAB III IMPLEMENTASI SISTEM MANAJEMEN MUTU..............................14
3.1

Proses penerapan Sistem Manajemen Mutu............................................14

3.2

Manual Mutu...........................................................................................17

3.3

Pelaksanaan Audit Mutu Internal............................................................17

3.4

Kendala Implementasi Sistem Manajemen Mutu...................................20

3.5

Strategi Pemecahan kendala Implementasi Sistem Mutu........................20

3.6

Faktor pendukung Implementasi Sistem Mutu......................................20

3.7

Dampak Implementasi Sistem Manajemen Mutu..................................20

BAB IV PENUTUP...............................................................................................22
4.1

Kesimpulan..............................................................................................22

4.2

Saran........................................................................................................22

LAMPIRAN...........................................................................................................24

iii

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Surat Permohonan Izin Magang.........................................................25

Lampiran 2 Surat Pengantar Permohonan Magang...............................................27
Lampiran 3 Surat Keterangan dari Tempat Praktik Kerja Lapangan.....................28
Lampiran 4 Laporan Kegiatan Harian Praktika Audit Mutu.................................29
Lampiran 5 Manual Mutu......................................................................................30
Lampiran 6 Ceklis Audit........................................................................................31
Lampiran 7 Dokumentasi.......................................................................................32

iv

BAB I
PENDAHULUAN
1.1

Latar Belakang
Program Studi Pendidikan Manajemen Perkantoran (Prodi-MANPER)

adalah salah satu program studi yang berada di Fakultas Pendidikan Ekonomi dan
Bisnis (FPEB), Universitas Pendidikan Indonesia. Desain kurikulum ProdiMANPER merupakan kombinasi pendekatan kompetensi dan pendekatan disiplin
ilmu.

Pendekatan kompetensi merujuk kepada organisasi kurikulum yang

mencakup pengetahuan (knowledge), keterampilan (skills), sikap (attitudes) dan
nilai-nilai (values) yang dimiliki oleh seseorang agar bertindak secara cerdas dan
penuh tanggung jawab sebagai syarat untuk dianggap mampu oleh masyarakat
dalam melaksanakan tugas sebagai guru di Sekolah Menengah Kejuruan.
Pendekatan disiplin kompetensi melahirkan mata kuliah yang bersumber dari
aspek pengembangan profesi keguruan. Pendekatan disiplin ilmu merujuk pada
disiplin ilmu Manajemen Perkantoran yang berakar dari Ilmu Manajemen. Kausa
formal (objek studi dari suatu ilmu) ilmu Manajemen Perkantoran adalah kantor
sebagai pusat informasi dan komunikasi. Sedangkan kausa material (struktur,
esensi, atau pola yang terkandung dalam suatu objek studi) adalah aktivitas kantor
yang meliputi informasi kantor, komunikasi kantor, dan teknologi kantor.
Berdasarkan kajian ilmu manajemen perkantoran, kurikulum ProdiMANPER menyediakan kelompok mata kuliah pilihan (konsentrasi), yang salah
satunya adalah Sistem Manajemen Mutu. Kelompok mata kuliah ini disediakan
agar lulusan Prodi-MANPER dapat bekerja dalam bidang sistem manajemen
mutu, baik pada organisasi pemerintahan maupun dalam organisasi bisnis, yang
mampu (a) mengembangkan sistem dan prosedur perkantoran; (b) menyusun
dokumen mutu; dan (c) melakukan audit sistem manajemen mutu.
Salah satu mata kuliah dari konsentrasi Sistem Manajemen Mutu adalah

Praktika Audit Mutu. Bentuk perkuliahan dari mata kuliah ini adalah praktik kerja
lapangan atau magang. Sistem manajemen mutu berbasis ISO menjadi salah satu
sistem pilihan yang banyak diterapkan di organisasi. Dengan menerapkan standar

5

internasional ini, diharapkan organisasi dapat bersaing lebih kompetitif dengan
para pesaingnya dan semakin meningkatkan kualitas produk dan jasanya.
Dilihat dari kebutuhan perkuliahan untuk melaksanakan dan terlibat
langsung dalam kegiatan penerapan sistem manajemen mutu di perusahaan
tersebut penulis memutuskan untuk melakukan praktik kerja lapangan atau
magang di bagian USQ (QA dan GCG) di PT Kereta Api Indonesia (Persero)
dengan pertimbangan bahwa PT KAI ini sudah menerapkan dan melaksanakan
sistem manajemen mutu yang konsisten dan berkelanjutan.
1.2

Ruang Lingkup
Ruang lingkup dalam melakukan Praktika Audit Mutu adalah sebagai

berikut:

1. Proses (alur) penerapan Sistem Manajemen Mutu dari mulai perencanaan
sampai dengan memperoleh sertifikat;
2. Implementasi Sistem Manajemen Mutu sebagaimana tertuang dalam
manual mutu;
3. Pelaksanaan Audit Mutu Internal;
4. Kendala Implementasi Sistem Manajemen Mutu;
5. Strategi Pemecahan kendala Implementasi Sistem Mutu;
6. Faktor pendukung Implementasi Sistem Mutu;
7. Dampak Implementasi Sistem Manajemen Mutu;
1.3

Tujuan
Praktika Audit Mutu bertujuan agar mahasiswa memperoleh pengalaman

yang komprehensif mengenai implementasi sistem manajemen mutu yang
dilaksanakan baik oleh organisasi swasta maupun instansi pemerintah.
1.4

Manfaat
Dalam melaksanakan praktika audit mutu ini penulis merasa banyak sekali

manfaat yang di dapatkan, baik materi yang berhubungan dengan sistem
manajemen mutu, ISO dan Audit mutu, maupun implementasinya dalam
Organisasi. Selain itu penulis memperoleh pengalaman yang komprehensif
mengenai pembuatan dan pelaksanaan sistem manajemen mutu di perusahaan.

6

1.5

Waktu dan Tempat Praktika
Praktika di laksanakan di PT Kereta Api Indonesia (Persero) pada tanggal

6 September 2016 sampai dengan 6 Oktober 2016, Praktika di laksanakan selama
4 hari dalam seminggu dan 8 Jam per hari sehingga praktika yang di laksanakan
oleh penyusun dilakukan selama 144 jam dengan minimal yang harus di lakukan
selama 100 jam.

7

BAB II
TINJAUAN UMUM TEMPAT PRAKTIKA
2.1

Profil Tempat Praktika
Nama Perusahaan

: PT Kereta Api Indonesia (Persero)

Alamat

: Jalan Perintis Kemerdekaan No. 1, Babakan
Ciamis, Sumur Bandung, Kota Bandung, Jawa
Barat 40117

Telepon

: (022) 4230031

Visi

: Isi menjadi penyedia jasa perkeretaapian terbaik
yang fokus

pada pelayanan

pelanggan

dan

memenuhi harapan stakeholder.
Misi

: isi menyelenggarakan bisnis perkeretaapian dan
bisnis usaha penunjangnya, melalui praktik bisnis
dan model organisasi terbaik untuk memberikan
nilai tambah yang tinggi bagi stakeholder dan
kelestarian lingkungan berdasarkan 4 pilar utama :
Keselamatan, Ketepatan waktu, Pelayanan dan
Kenyamanan.

Unit Praktika

: Unit Quality Assurance dan Good Corporate
Governance (GCG).

Profil Singkat

: PT Kereta Api Indonesia (Persero) adalah salah
satu Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang
bergerak dibidang jasa transportasi. Saat ini
pelayanan jasa yang diberikan PT KAI (Persero)
tidak hanya dalam angkutan orang saja, namun
sudah meluas pada bidang wisata yaitu Rail Tour,
kereta api bandara (Railink), kereta api logistik
(KALOG), kereta commuter jabodetabek, PT KA
Properti Manajemen yang bergerak dibidang
pengelolaan aset/properti perkeretaapian, PT Reska
Multi Usaha yang bergerak dalam bidang usaha

8

Restorasi KA; Service On Train (SOT); Jasa Boga
(Catering); Resto & Cafe; dan Parkir, serta ikut
andil dalam proyek terbaru yaitu Kereta Cepat
Jakarta-Bandung bersama 3 (tiga) BUMN lainnya.
2.2

Struktur Organisasi Perusahaan
VP
QUALITY
ASSURANCE & GCG
(USQ)

MANAGER
Quality Planning
(USQP)

MANAGER
Quality
Management
(USQM)

MANAGER
Quality
Improvement
(USQI)

MANAGER
Good Corporate
Governance &
Whistleblowing
System
(USQG)

ASSISTANT
MANAGER
Quality
Program

ASSISTANT
MANAGER
Quality
Implementat
ion

ASSISTANT
MANAGER
Quality
Evaluation

ASSISTANT
MANAGER
Goof
Corporate
Governance

ASSISTANT
MANAGER
Quality
Assessment

ASSISTANT
MANAGER
Quality
Maintenance

ASSISTANT
MANAGER
Quality
Enhancemen
t

ASSISTANT
MANAGER
Whistleblowi
ng System

2.3

Assessor of
Quality
Assurance

Regulator &
Evaluation of
Quality
Assurance
Specialist

Jabatan dan Uraian Tugas
a.

Vice President Quality Assurance and GCG (USQ)
Mempunyai tugas pokok dan tanggung jawab menyusun kebijakan
manajemen mutu yang meliputi standard dan sistem penjaminan mutu dan
mengelola peningkatan mutu berkelanjutan (Quality Improvement),
memastikan kepatuhan atas pelaksanaan Good Corporate Governance
(GCG) melalui penerapan sistem pelaporan pelanggaran (Whistleblowing
System – WBS) serta pemantauan implementasi Kriteria Penilaian Kinerja
Unggul (KPKU) BUMN di lingkungan perusahaan. Untuk melaksanakan

9

tugas pokok dan tanggung jawabnya, Vice President Quality Assurance
and GCG (USQ) dibantu oleh 4 (empat) Manager dan 3 (tiga) Specialist.
b. Manager Quality Planning (USQP)
Bertanggung jawab atas penyusunan sistem penjaminan mutu yang
meliputi: penyusunan strategi, kebijakan dan rencana pengelolaan
manajemen mutu; penetapan standarisasi mutu berdasarkan standard ISO,
pedoman implementasi dan rancangan asesmen mutu; sosialisasi kebijakan
dan

model

manajemen

mutu

yang

telah

ditetapkan

untuk

diimplementasikan; tindak lanjut atas berbagai temuan/masukan terhadap
inkonsistensi/ketidakpatuhan implementasi serta peningkatan kompetensi
pegawai tentang Sistem Manajemen Mutu.
Manager Quality Planning (USQP) dibantu oleh 2 (dua) Assistant
Manager, yaitu:
1) Assistant Manager Quality Program
Bertugas membantu penyusunan rencana kerja tahunan sistem
penjaminan mutu yang meliputi: penyusunan strategi, kebijakan dan
rencana pengelolaan manajemen mutu; penetapn standarisasi mutu
berdasarkan standard ISO, pedoman implementasi dan rancangan
asesmen mutu;
2) Assistant Manager Quality Assesment
Bertugas membantu membuat analisa gap analysis dan scope
sertifikasi penerapan sistem manajemen, membuat konsep penetapan
standarisasi mutu berdasarkan standard ISO dan merekap hasi
assesment, melakukan update data personil untuk kebutuhan pelatihan
dan sosialisasi yang menunjang penerapan sistem penjaminan mutu.
c. Manager Quality Management (USQM)
Bertanggung jawab atas berjalannya proses tindak lanjut dari hasil
temuan audit Sistem Manajemen Mutu (SMM) maupun audit SPI,
pemantauan proses penerapan sistem penjaminan mutu berdasarkan
standard ISO di unit-unit, membuat rekomendasi hasil audit untuk
ditindaklanjuti, membuat jadwal audit di seluruh unit: audit manajemen,
10

surveillance audit, sertifikasi audit dan resertifikasi audit, sebagai
koordinator internal auditor ISO (lead auditor), sebagai wakil Manajemen
Representatif (MR) Pusat dan melakukan pemantauan implementasi
Kriteria Penilaian Kinerja Unggul (KPKU) BUMN di lingkungan
perusahaan.
Manager Quality Management (USQI) dibantu oleh 2 (dua) Assistant
Manager, yaitu:
1) Assistant Manager Implementation
Bertugas membantu melakukan pengecekan terhadap konsistensi
penerapan sistem manajemen mutu ISO di unit-unit, termasuk
pengecekan ke daerah, melakukan pengecekan atas tindak lanjut
temuan hasil audit, baik audit internal, audit eksternal, surveillance
audit maupun re-sertifikasi, pengecekan terhadap implementasi
Kriteria Penilaian Kinerja Unggul (KPKU) BUMN di lingkungan
perusahaan dan mengelola data personil internal auditor ISO di seluruh
unit di lingkungan perusahaan;
2) Assistant Manager Quality Maintenance
Bertugas

membantu

melakukan

pemantauan

tindak

lanjut

penerapan ISO yang meliputi: analisa KPI, survey kepuasan
pelanggan, audit internal dan tinjauan manajemen, merekapitulasi
seluruh hasil temuan audit eksternal beserta tindak lanjutnya,
memberikan

usulan

pelatihan,

workshop,

benchmark,

untuk

meningkatkan konsistensi penerapan ISO.
d. Manager Quality Improvement (USQI)
Bertanggung jawab atas evaluasi dan peningkatan mutu yang meliputi:
evaluasi pelaksanaan standard dan penjaminan mutu berdasarkan standard
ISO berikut pelaporannya; pengelolaan Quality Information System dan
rekomendasi tindak lanjut melalui pengembangan sarana dan prasarana
untuk peningkatan mutu.
Manager Quality Improvement (USQI) dibantu oleh 2 (dua) Assistant
Manager, yaitu:
1) Assistant Manager Evaluation
11

Bertugas

membantu

penyusunan

pedoman

dan

prosedur

pengukuran peningkatan mutu; melakukan proses evaluasi yang
meliputi: evaluasi pelaksanaan standar dan penjaminan mutu
berdasarkan standard ISO; membuat laporan periodik penerapan
sistem manajemen mutu dan laporan kegiatan-kegiatan sistem
penjaminan mutu serta merekapitulasi temuan/saran/observasi/ yang
bersifat uncontrollable;
2) Assistant Manager Quality Enhancement
Bertugas membantu pengelolaan Quality Information System dan
rekomendasi tindak lanjut melalui pengembangan sarana dan prasarana
peningkatan mutu serta membuat rekapitulasi dan laporan yang terkait
dengan data, informasi yang mendukung penerapan sistem manajemen
mutu.
e. Manager Good Corporate Governance and Whistleblowing System
(USQG)
Bertanggung jawab atas pelaksanaan assesment Good Corporate
Governance (GCG) dengan pihak eksternal yang independent dan unit
terkait, mereview hasil assesment Good Corporate Governance (GCG),
melakukan pemantauan penerapan prinsip-prinsip Good Corporate
Governance (GCG) di lingkungan perusahaan dengan menerapkan sistem
pelaporan pelanggaran (Whistleblowing System – WBS).
Manager Good Corporate Governcance (USQgG dibantu oleh 2 (dua)
Assistant Manager, yaitu:
3) Assistant Manager Good Corporate Governance
Bertugas membantu pelaksanaan assesment Good Corporate
Governance (GCG) dengan pihak eksternal yang independent dan nit
terkait serta mereview hasil asessment Good Corporate Governance;
4) Assistant Manager Whistleblowing System
Bertugas membantu mengelola administrasi pelaporan atas dugaan
penyimpangan perusahaan terhadap etika bisnis, pedoman perilaku
termasuk di dalamnya penyimpangan terhadap budaya perusahaan,
peraturan perusahaan, dan peraturan perundang-undangan lainnya.

12

f. 2 (dua) Assesor of Quality Assurance Specialist bertugas melakukan audit
dan asesmen Quality Assurance di pusat dan seluruh daerah.
g. 1 (satu) Regulation & Evaluation of Quality Assurance Specialist bertugas
melakukan sosialisasi mengenai pedoman dan peraturan terkait Quality
Assurance serta mengevaluasi pelaksanaan Quality Assurance di seluruh
daerah.

2.4

Lain-lain yang dianggap perlu

13

BAB III
IMPLEMENTASI SISTEM MANAJEMEN MUTU
3.1

Proses penerapan Sistem Manajemen Mutu
Sistem Manajemen Mutu yang di terapkan di PT Kereta Api Indonesia
(Persero) adalah ISO 9001:2015 penerapannya sudah sangat bagus sekali,
sistem manajemen mutu yang ada di PT KAI sendiri ada yang dari ISO,
KPKU, GCG, WBS dll.
Tahapan dari proses penerapan Sistem Manajemen Mutu di PT Kereta Api
Indonesia (Persero) dari

awal sampai dengan mendapatkan sertifikat

adalah sebagai berikut:
a.

Analisa Gap Penerapan/Implementasi
Penerapan sistem manajemen mutu dimulai dengan melakukan
analisa gap penerapan. Yaitu analisis mengenai hal apa saja yang
sudah sesuai ada dan sesuai persyaratan, dan hal apa saja yang belum
terpenuhi sesuai dengan persyaratan. Hasil dari gap analisis menjadi
acuan dari sistem manajemen mutu yang akan diterapkan organisasi.

b. Pelatihan ISO 9001:2015
Sumber daya manusia merupakan hal yang paling penting dalam
penerapan sistem manajemen mutu. Karenanya, dibutuhkan sumber
daya manusia yang memiliki kompetensi dibidang ini untuk penerapan
sistem manajemen mutu yang efektif dan sesuai dengan persyaratan.
Pelatihan ISO 9001:2015 ini terdiri dari:
1) Pelatihan Awareness ISO 9001:2015;
2) Pelatihan Interpreting ISO 9001:2015;
3) Pelatihan Auditor internal;
Dengan adanya pelatihan ini diharapkan dapat meningkatkan
pengetahuan

dan

kompetensi

menerapkan/mengimplentasikan
perusahaan.

14

sumber
ISO

daya

9001:2015

manusia
di

dalam

lingkungan

c.

Penyusunan/Penyiapan Dokumen Kerja yang Diprasyaratkan
oleh ISO
Penyusunan/Penyiapan dokumen kerja yang diprasyaratkan ISO
9001:2015 dilakukan setelah sumber daya manusia telah siap untuk
menerapkan sistem manajemen mutu. Dokumen kerja yang wajib
pada ISO 9001:2015 adalah dokumen mengenai ruang lingkup
penerapan sistem manajemen mutu, kebijakan mutu, sasaran mutu,
dan proses bisnis organisasi serta dokumen kerja hasil kegiatan yang
dilakukan dalam lingkup sistem manajemen mutu seperti dokumen
hasil pemantauan dan pengukuran, dokumen mengenai pengetahuan
organisasi, dokumen matriks gap kompetensi sumber daya, dan
sebagainya yang diprasyaratkan oleh ISO 9001:2015.

d. Menerapkan Proses PDCA Sesuai Persyaratan ISO
Siklus Plan-Do-Check-Act (PDCA) merupakan siklus yang
merepresentasikan keterkaitan klausul dalam standar ISO. Dalam ISO
9001:2015, siklus PDCA ini menggambarkan bagaimana klausul 4
sampai klausul 10 saling berkaitan.

Klausul-klausul

tersebut

adalah

15

Konteks

Organisasi

(4),

Kepemimpinan (5), Perencanaan (6), Dukungan (7) dan Operasi (8),
Evaluasi Kinerja (9), dan Peningkatan (10).
e.

Audit Internal
Audit merupakan sebuah proses yang dilakukan untuk memastikan
apakah penerapan sistem manajemen mutu sudah sesuai dengan
persyaratan ISO 9001:2015. Temuan hasil audit menjadi bahan
evaluasi untuk memperbaiki sistem manajemen mutu yang dijalankan
organisasi.

f.

Tinjauan Manajemen
Hasil dari proses audit internal akan di tindak lanjuti dalam tinjauan
manajemen. Tinjauan manajemen dimaksudkan untuk mengevaluasi
hasil audit dan memberikan saran untuk penerapan sistem manajemen
mutu selanjutnya sebelum dilakukan proses sertifikasi.

g.

Proses Pengadaan Lembaga Sertifikasi
Untuk sebuah organisasi, tersertifikasi oleh standar internasional
menjadi hal yang penting, karena dapat membuat nilai jual organisasi
bertambah, dan meningkatkan kepercayaan stakeholder. Tidak
sembarang lembaga dapat mengeluarkan sertifikasi termasuk untuk
standar ini, maka dari itu proses pengadaan lembaga sertifikasi
dilakukan sesuai dengan peraturan pengadaan barang dan jasa di
organisasi selain itu juga untuk menjamin lembaga sertifikasi ini tetap
independen.

h. Free-audit
Free-audit merupakan tindakan persiapan untuk menghadapi audit
sertifikasi dalam tahap penerapan sistem manajemen mutu. Free-audit
ini bertujuan untuk menyiapkan dokumen dan file-file yang di
perlukan dalam audit sertifikasi nanti serta untuk meminimalisir
temuan ketidaksesuaian dalam persyaratan ISO 9001:2015 sebelum
dilakukannya audit sertifikasi oleh lembaga sertifikasi.
i.

Audit Sertifikasi
Salah satu tugas dari unit USQ adalah melakukan pendampingan

16

sertifikasi ISO. Hasil dari Free-audit dalam kegiatan pendampingan
sertifikasi terhadap unit yang menerapkan sistem manajemen mutu
menjadi bahan pertimbangan apakah unit tersebut sudah layak untuk
dilakukan audit sertifikasi. Jika dinyatakan sudah layak, maka unit
tersebut bisa melakukan audit sertifikasi oleh lembaga sertifikasi.
j.

Mendapatkan Sertifikat
Kegiatan pendampingan sertifikasi yang dilakukan unit USQ
dinyatakan berhasil setelah unit terkait yang menerapkan sistem
manajemen mutu berhasil mendapatkan sertifikat ISO 9001:2015.

3.2

Manual Mutu
Manual mutu atau pedoman kerja tidak menjadi dokumen yang wajib
dalam persyaratan ISO 9001:2015, karena pada ISO 9001:2015 lebih
menekankan kepada bukti pelaksanaan kegiatan yang dilakukan oleh
organisasi. Hal ini sesuai dengan slogan ISO yaitu kerjakan apa yang anda
tulis dan tulis apa yang sudah anda kerjakan. Namun, organisasi tetap
diperbolehkan untuk membuat manual mutu sebagai panduan organisasi
dalam menerapkan sistem manajemen mutu.
Unit USQ juga tetap mempunyai pedoman kerja sebagai panduan unit
ini dalam menerapkan sistem manajemen mutu. Hanya saja isi dari
pedoman kerja tersebut tidak sama dengan manual mutu yang
diprasyaratkan pada ISO 9001:2008. Pedoman mutu unit USQ berisikan
dokumen wajib yang diprasyaratkan ISO 9001:2015, seperti ruang lingkup
penerapan SMM, kebijakan mutu, sasaran mutu, struktur organisasi,
proses bisnis unit USQ dan prosedur-prosedur kerja unit USQ. Manual
Mutu Unit ini (Terlampir)

3.3

Pelaksanaan Audit Mutu Internal
Pelaksanaan Audit Mutu Internal di unit USQ ini biasanya di lakukan
setiap satu tahun sekali. Pelaksanaan Audit merupakan sebuah proses yang
dilakukan untuk memastikan apakah penerapan sistem manajemen mutu
sudah sesuai dengan persyaratan ISO 9001:2015.

17

Audit mutu adalah proses sistematik, independen, dan terdokumentasi
dalam suatu organisasi untuk mendapatkan bukti audit dan penilaian
secara objektif untuk mempertimbangkan kriteria audit terpenuhi. Kriteria
Audit adalah kumpulan kebijakan, prosedur atau persyaratan.
Unsur yang terlibat dalam kegiatan audit adalah:
a) Auditor

: Orang yang memiliki kompetensi yang di
buktikan untuk melaksanakan audit.

b) Auditee

: Organisasi yang diaudit/Organisasi yang di audit.

c) Audit Client

: Organisasi atau orang yang meminta pelaksanaan
audit.

d) Observer

: Pengamat yang biasanya sedang belajar untuk
menjadi seorang auditor

e) Technical Expert : Orang yang memberikan pengetahuan atau
keahlian khusus kepada tim audit.
Tahapan audit mutu disebut dengan fase audit yang memuat 6 langkah
yang sesuai dengan persyaratan dalam klausul 6 pada ISO 19011, fase
tersebut adalah sebagai berikut:
1) Memulai Audit:
 Tentukan tujuan audit, ruang lingkup audit dan kriteria yang akan
di audit (periksa informasi dari klien dan validasi dengan auditee);
 Tentukan kelayakan audit (apakah informasi, estimasi waktu dan
sumber daya mencukupi);
 Pemilihan tim audit (memerlukan kompetensi untuk memenuhi
tujuan audit);
 Melakukan kontak pertama dengan auditee (ketahui apa yang
mereka kerjakan, seberapa besar lingkup penerapan SMM,
kompleksitas dari operasinya, dan tingkat kesiapan).
2) Melakukan Tinjauan Dokumen:
 Menilai kesiapan audit sistem secara penuh;
 Membangun kedekatan dan kontak dengan auditee;

18

 Validasi ruang lingkup, tujuan dan metode;
 Mengumpulkan informasi tambahan;
 Identifikasi problem potensial.
3) Persiapan Audit On-Site:
 Tentukan jumlah hari kerja;
 Tentukan jumlah orang per-harinya;
 Persiapan rencana audit (ruang lingkup, kriteria, tanggal dan
durasi, tim audit, tabel waktu kerja detail, Matrix plan, persyaratan
audit tim, dan bila diperlukan memperhatikan shift kerja);
 Persiapan dokumen kerja (checklist, form, standar, dan panduan);
 Selalu berkomunikasi dengan auditee, waktu dan tanggal yang
disetujui;
 Logistik (permintaan rekomendasi dari auditee, Travel dan
akomodasi, ruang kantor privasi, dan interpretasi).
4) Pelaksanaan Audit On-Site:
 Melaksanakan pertemuan pembuka;
 Komunikasi selama audit;
 Mengumpulkan dan memverifikasi informasi;
 Persiapan kesimpulan audit;
 Melaksanakan pertemuan penutup.
5) Laporan Audit: (Memenuhi 5 sifat laporan (lengkap, akurat,
konsisten, jelas dokumennya, konstruktif); Sesuai dengan pendekatan
penulisan laporan yaitu PLOR (Problem, Location, Objective
Evidence, dan Reference).
 Identifikasi temuan audit;
 Persiapan draf laporan;
 Diskusi draf laporan;
 Laporan formal;
 Penyampaian laporan.
6) Pelaksanaan Audit On-Site:

19

 Melihat komitmen manajemen puncak;
 Memberikan bukti adanya tindak lanjut;
 Memberikan ruang untuk peningkatan dan meminimalkan resiko;
 Memberikan ruang untuk mengevaluasi proses audit secara
keseluruhan.
3.4

Kendala Implementasi Sistem Manajemen Mutu
Kendala yang di hadapi unit ini dalam penerapan dan pendampingan
sistem manajemen mutu diantaranya adalah sebagai berikut:
1. Kompetensi Pegawai
2. Penerapan tugas menyeluruh jadi sangat tergantung pimpinan

3.5

Strategi Pemecahan kendala Implementasi Sistem Mutu
Di unit QA dan GCG di PT KAI ada berbagai strategi yang di buat untuk
pemecahan kendala implementasi sistem mutu di antaranya adalah:
1. Setiap minggu karyawan harus melaporkan rencana dan hasil kerja nya
kepada Vice President (VP)
2. Melakukan pelatihan/workshop/seminar tentang sistem manajemen
mutu
3. Membuat profil resiko dan mengendalikan resiko dengan risk
management.
4. Melaksanakan

rapat

mingguan

untuk

mengumpulkan

dan

mengevaluasi hasil temuan.
3.6

Faktor pendukung Implementasi Sistem Mutu
Ada banyak faktor yang mendukung implementasi sistem mutu di
antaranya:
1. Sumber daya manusia yang handal dan profesional
2. Kepemimpinan dari Pimpinan setiap Unit
3. Infrastruktur yang memadai
4. Budaya dan lingkungan kerja

3.7

Dampak Implementasi Sistem Manajemen Mutu
Dalam penerapannya sistem manajemen mutu memiliki dampak
baik bagi pencapaian tujuan perusahaan, diantaranya adalah:

20

1. Meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan melalui jaminan
mutu yang terorganisasi dan sistematik. Proses dokumentasi dalam
ISO 9001:2008/2015 menunjukkan bahwa kebijakan, prosedur, dan
instruksi yang berkaitan dengan mutu telah direncanakan dengan baik.
2. Perusahaan yang telah bersertifikatkan ISO 9001:2008/2015 diijinkan
untuk mengiklankan pada media massa bahwa sistem manajemen mutu
dari perusahaan itu telah diakui secara internasional. Hal ini berarti
meningkatkan image perusahaan serta daya saing dalam memasuki
pasar global.
3. Audit sistem manajemen mutu dari perusahaan yang telah memperoleh
sertifikat ISO 9001:2008/2015 dilakukan secara periodik dari lembaga
registrasi sehingga pelanggan tidak perlu melakukan audit sistem
manajemen mutu. Hal ini akan menghemat biaya dan mengurangi
duplikasi audit sistem manajemen mutu oleh pelanggan.
4. Meningkatkan mutu dan produktivitas melalui kerja sama dan
komunikasi yang lebih baik, sistem pengendalian yang konsisten, serta
pengurangan dan pencegahan pemborosan karena operasi internal
menjadi lebih baik.
5. Memberikan pelatihan secara sistematik kepada seluruh karyawan dan
manajer organisasi melalui prosedur-prosedur dan instruksi-instruksi
yang terdefinisi secara baik.
6. Terjadi perubahan positif dalam hal kultur mutu dari anggota
organisasi, karena manajemen dan karyawan terdorong untuk
mempertahankan bahkan terus memperbaiki pelayanan karna sertifikat
ISO 9001:2008/2015 yang umumnya hanya berlaku tiga tahun.
7. Meningkatkan efisiensi kerja, efektivitas kerja dan produktivitas,
Struktur kerja lebih jelas dan transparan, Dokumentasi lebih teliti.

21

BAB IV
PENUTUP
4.1

Kesimpulan
Dalam penerapan sistem manajemen mutu di perusahaan di
perlukan pengetahuan mendalam mengenai sistem-sistem yang menunjang
dalam penjaminan mutu di perusahaan di antaranya adalah ISO 9001:2008
atau 2015 yang terbaru dan ISO series lain serta standar-standar kualitas
yang menunjang dalam penjaminan mutu di perusahaan, sistem
manajemen mutu yang di terapkan di PT KAI sendiri sudah sangat baik
dan selalu di perbaharui demi menunjang pencapaian tujuan perusahaan,
dalam pelaksanaan sistem manajemen mutu sendiri banyak sekali kendala
yang di temui di antaranya pelaksanaan yang tidak sesuai dengan sistem
yang telah ditentukan, di perlukan kedisiplinan serta konsistensi dari
semua pihak yang terkait dengan sistem manajemen mutu itu sendiri,
perusahaan harus melakukan pelatihan, pendampingan dan juga sosialisasi
tentang sistem manajemen mutu yang di berlakukan. Penerapan sistem
manajemen mutu di perusahaan sendiri memiliki banyak manfaat dan
dampak positif untuk perusahaan dalam meningkatkan kualitas pelayanan
kepada pelanggan maupun kualitas manajemen sendiri. Jadi penulis
menyimpulkan bahwa penerapan sistem manajemen mutu itu perlu di
terapkan di perusahaan/instansi/organisasi untuk membantu efektivitas dan
efisiensi dalam pencapaian tujuan sehingga terciptanya kepuasan
pelanggan.

4.2

Saran
Dalam penerapan sistem manajemen mutu di PT KAI sendiri sudah di
kelola dengan baik, mungkin untuk pengembangan bersama penulis
memberi saran:
1. Dalam pelaksanaan praktika waktu yang di alokasikan oleh program
studi di rasa masih kurang untuk bisa mempelajari dan meninjau
implementasi sistem manajemen mutu di perusahaan

22

2. Untuk unit yang menerima praktika dari mahasiswa masih kurang
maksimal dalam pendampingan, karna banyak waktu kosong dan
masih rumit dalam menerangkan tugas yang harus di laksanakan
3. Mungkin antara instansi pendidikan dan juga perusahaan terkait bisa
menjalin kerja sama sehingga materi dan juga tugas yang akan di
terima mahasiswa praktika jelas dan terstruktur.

23

LAMPIRAN

24