sistem informasi manageman pendidikan is
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PENDIDIKAN ISLAM
COVER
Makalah Dibuat untuk Memenuhi Tugas Matakuliah Manajemen Pendidikan Islam
yang dibina Nurul Yaqien, M.Pd
Disusun Oleh
Evi Elvianti (11140146)
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI MAULANA MALIK IBRAHIM
FAKULTAS ILMU TARBIYAH DAN KEGURUAN
JURUSAN PGMI
Juni, 2014
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh
Dengan mengucap syukur Alhamdulillah kepada Allah SWT, yang telah memberikan
nikmat, rahmat dan hidayah-Nya kepada kita sehingga saya dapat menyelesaikan makalah
ini. Shalawat dan salam semoga tercurahkan kapada nabi Muhammad SAW, keluarga,
sahabat dan kita sebagai generasi penerusnya hingga akhir zaman.
Tidak lupa kami ucapkan terima kasih kepada Nurul Yaqien selaku dosen Manajemen
Pendidikan Islam yang telah membimbing kami, serta pihak lain yang ikut membantu baik
secara langsung maupun tidak langsung.
Kami menyadari bahwa, manusia tidak luput dari kesalahan, begitu juga dalam
pembuatan makalah ini yang masih banyak memiliki kekurangan dan kesalahan. Oleh karena
itu, kritik dan saran dari pembaca kami butuhkan untuk memperbaiki kesalahan dikemudian
hari.
Akhir kata kami ucapkan terimakasih, dan semoga makalah ini bermanfaat bagi setiap
orang yang membacanya.
Malang. Juni 2014
Penulis
2
DAFTAR ISI
COVER ..................................................................................................................................... 1
KATA PENGANTAR .............................................................................................................. 2
DAFTAR ISI............................................................................................................................. 3
BAB I PENDAHULUAN ......................................................................................................... 4
1.1
Latar Belakang ............................................................................................................ 4
1.2
Rumusan Masalah ....................................................................................................... 5
1.3
Tujuan.......................................................................................................................... 5
BAB II PEMBAHASAN .......................................................................................................... 6
2.1.
Pengertian sistem Informasi Manajemen .................................................................... 6
2.2.
Karekteristik Sistem Informasi Manajemen pendidikan (SIM) .................................. 7
2.3.
Tujuan dan fungsi Sistem Informasi Manajemen (SIM) ............................................. 8
2.4.
Jenis dan Katagorisasi Informasi................................................................................. 9
2.5.
Kebijaksanaan yang Dijadikan Landasan Pengelolaan SIM ..................................... 10
2.6.
Asas- Asas Pengelolaan Sistem Informasi ................................................................ 11
2.7.
Tahapan-tahapan Sistem Informasi Manajemen ....................................................... 13
2.6
Pengelolaan Sistem Informasi ................................................................................... 14
2.7
Penerapan Sistem Informasi Manajemen Dalam Layanan Pendidikan .................... 15
BAB III PENUTUP ................................................................................................................ 20
3.1 Kesimpulan .................................................................................................................... 20
DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................................. 21
3
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Perkembangan ilmu dan teknologi yang sangat maju, mengakibatkanperubahanperubahan dalam hidup terjadi sangat cepat terutama dalam bidanginformasi. Sejumlah besar
informasi, hampir mengenai semua bidangkehidupan dari semua tempat, semua aspek dan
kegiatan yang telahterhimpun, terolah, tersimpan dan tersebarkan dengan cepat.
Informasitersebut setiap saat dapat dengan mudah kita akses, dibaca, dan disaksikanterutama
melalui internet, media cetak dan televisi.Informasi sendiri merupakan sebuah data yang
sudah dibentuk ataudimanipulasi sesuai dengan keperluan tertentu, sedangkan data adalah
faktayang sudah ditulis dalam bentuk catatan atau direkam ke dalam berbagaibentuk media
(komputer misalnya). Informasi juga diartikan sebagai data yangtelah disusun sedemikian
rupa sehingga bermakna dan bermanfaat karenadapat dikomunikasikan kepada seseorang
yang akan menggunakan untukmembuat keputusannya.1
Pemanfaatan konsep dan strategi yang digunakan dalam memberikanlayanan pada
lembaga pendidikan berupa informasi. Aplikasi pengolahaninformasi dalam berbagai bidang
sering disebut dengan istilah MIS(Management Information System) atau SIM (Sistem
Informasi Manajemen).Maksud diterapkannya Sistem Informasi Manajemen pada lembaga
pendidikan adalah sebagai pendukung kegiatan fungsi manajemen ; planning,organizing,
staffing, directing, evaluating, coordinating, dan budgeting2dalam rangka menunjang
tercapainya sasaran dan tujuan fungsi-fungsioperasional dalam organisasi pendidikan.
Dengan adanya Sistem InformasiManajemen lembaga pendidikan akan merasakan beberapa
manfaat sebagaiberikut, pertama, tersedianya sistem pengelolaan data dan informasi
pendidikan. Kedua, terintegrasinya data dan informasi pendidikan untuk mendukung proses
pengambilan keputusan. Ketiga, tersedianya data dan informasi pendidikan yang lengkap
bagi seluruh stakeholders yang berkepentingan dalam bidang pendidikan.Karena pentingnya
sistem infomasi manajemen pendidikan itulah yang melatar belakangi pembuatan makalah
ini.
1
2
Zulkifli Amsya, Manajemen Sistem Informasi, (Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama, 2001), hlm. 2.
T Hani Handoko, Manajemen, (Yogyakarta: BPFE-YOGYAKARTA, 1999), hlm. 23.
4
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, maka masalah yang akan dibahas dalam makalah ini
adalah:
1. Apa pengertian dari sistem informasi manajemen pendidikan?
2. Bagaimana karakteristik sistem informasi manajemen pendidikan?
3. Apa tujuan dan fungsi sistem informasi manajemen pendidikan?
4. Apa saja jenis dan katagorisasi informasi?
5. Apa saja kebijaksanaan yang dijadikan landasan pengelolaan sistem informasi
manajemen?
6. Apa saja asas- asas pengelolaan sistem informasi?
7. Bagaimana tahapan sistem informasi manajemen pendidikan?
8. Bagaimana penerapan sistem informasi manajemen pendidikan dalam layanan
pendidikan?
1.3 Tujuan
Berdasarkan masalah di atas, maka tujuan ditulisnya makalah ini adalah untuk:
1. Mengetahui pengertian dari sistem informasi manajemen pendidikan
2. Memahami karakteristik sistem informasi manajemen pendidikan
3. Mengetahui tujuan dan fungsi sistem informasi manajemen pendidikan
4. Mengetahui jenis dan katagorisasi informasi
5. Mengetahui kebijaksanaan yang dijadikan landasan pengelolaan sistem informasi
manajemen
6. Mengetahui asas- asas pengelolaan sistem informasi
7. Memahami tahapan sistem informasi manajemen pendidikan
8. Memahami penerapan sistem informasi manajemen pendidikan dalam layanan
pendidikan
5
BAB II
PEMBAHASAN
2.1.Pengertian sistem Informasi Manajemen
Informasi yang dibutuhkan oleh manajer, termasuk pengelola pendidikan,
disediakan oleh suatu sistem informasi manajemen yaitu suatu sistem yang menyediakan
informasi untuk manajer secara teratur. Informasi ini dimanfaatkan sebagai dasar untuk
memanfaatkan sebagai dasar untuk melakkan pemantauan dan penilaian kegiatan serta
hasil-hasil yang dicapai.3
Menurut Gorgon. . Davis (1974) yang dialih bahasakan Aceng Muhtaram dalam
“Sistem Informasi Pendidikan dan Ketatausahaan Sekolah dari buku Administrasi
Pendidikan (1992:128) bahwa:Sistem informasi manajemen adalah sebuah sistem
manusia/ mesin yang terpadu untuk menyajika informasi guna mendukung fungsi operasi,
manajeman dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi.4
Sistem Informasi Manajemen mengandung arti sekumpulan orang,seperangkat
pedoman dan pemilihan peralatan pengolahan data,menyimpan, mengolah dan memakai
data untuk mengurangi ketidakpastian dalam pengambilan keputusan dengan memberikan
informasikepada manajer agar dapat dimanfaatkan pada waktunya secara efesien.5
Didefinisikan sebagai sekumpulan subsistem yang salingberhubungan, berkumpul
bersama-sama dan membentuk satu kesatuan,saling berinteraksi dan bekerja sama antara
bagian satu dengan yanglainnya dengan cara-cara tertentu untuk melakukan fungsi
pengolahandata,
menerima
masukan
(input)
berupa
data-data,
kemudian
mengolahnya(processing), dan menghasilkan keluaran (output) berupa informasisebagai
dasar bagi pengambilan keputusan yang berguna baik pada saat itumaupun di masa
mendatang, dengan memanfaatkan berbagai sumber dayayang ada dan tersedia guna
mencapai tujuan.
Kombinasi dari istilah sistem, informasi dan manajemen menjadi kata-kata baru
yaitu “Sistem Informasi Manajemen (SIM)”. Berikut ini adalah pengertian Sistem
Informasi Manajemen menurut beberapa ahli: Raymond Mc. Leod Jr mendefinisikan
Sistem Informasi Manajemen sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan
3
Tim Dosen Administrasi Pendidikan Universitas Pendidikan Indonesia. Manajemen Pendidikan.(Bandung:
Alfabeta, 2009), hlm.163
4
Ibid., hlm.165
5
Harbangan Siagian, Administrasi Pendidikan, (Semarang; Satya Wacana, 1989), hlm. 22.
6
informasi bagi beberapa pemakai yang mempunyai kebutuhan yang serupa6. Informasi
menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang telah terjadi
di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi di masa
depan.
Menurut Davis Sistem Informasi Manajemen adalah sebuah sistem yang
terintegrasi antara manusia dan mesin yang mampu memberikan informasi sedemikian
rupa untuk menunjang jalannya operasi, jalannya manajemen dan fungsi pengambilan
keputusan di dalam sebuah organisasi.7
James. A.F. Stoner, Sistem Informasi Manajemen yaitu metodeyang formal yang
menyediakan bagi pihak manajemen sebuah informasiyang tepat waktu, dapat dipercaya,
untuk mendukung proses pengambilankeputusan bagi perencanaan, pengawasan, dan
fungsi oprasi sebuahorganisasi yang lebih efektif. Dalam the ensiclopedia of
management;Sistem Informasi Manajemen adalah pendekatan yang direncanakan
dandisusun untuk memberikan bantuan piawai yang memudahkan prosesmanajerial
kepada pejabat pimpinan.8
Definisi sebuah sistem manajemen, istilah yang dikenal umummasyarakat adalah
sebuah sistem manusia/ mesin yang terpadu(integrated), untuk menyajikan informasi
guna mendukung fungsi operasi,manajemen dan pengambilan keputusan dalam sebuah
organisasi. Sistemini menggunakan perangkat keras (hard ware) dan perangkat lunak
(software) komputer, prosedur pedoman, model manajemen, keputusan dan sebuah “data
base”.
Untuk mengatasi data yang desas desus atau kurang dipercaya, maka dibuatlah
satu unit kerja dalam organisasi yang besar atau sub unit kerja dalam organisasi yang
kecil yang khusus menangani berita untuk keperluan-keperluan para manager. Unit kerja
itu diberi nama Informasi Manajemen secara Sistem disingkat IMS.9
2.2.Karekteristik Sistem Informasi Manajemen pendidikan (SIM)
a. Dalam organisasi terdapat satu bagian khusus sebagai pengelola SIM pendidikan
b. SIM merupakan jalinan lalu lintas data dan informasi dari setiap bagian di dalam
bagian dalam organisasi yang terpusat di bagian SIM pendidikan
6
Moekijat, Pengantar Sistem Informasi Manajemen, (Bandung: CV. Mandar Maju, 2005), hlm. 14.
Eti Rochaety, Pontjorini Rahayuningsih, Prima Gusti Yanthi, 2006. Sistem InformasiManajemen Pendidikan.
(Jakarta: Bumi Aksara, 2006), hlm. 12-13.
8
Raymon Mc.Leod. Jr, Sistem Informasi Manajemen, ed I, (Jakarta: Prenhallindo, 1995), hlm. 20.
9
Dr.Made Pidarta. Manajemen Pendidikan Indonesia, (Jakarta: PT Bina Aksara, 1988), hlm. 157
7
7
c. SIM merupakan jalinan hubungan antar bagian dalam organisasi melalui satu bagian
SIM
d. SIM merupakan segenap proses yang mencakup:
1) pengumpulan data
2) pengolahan data
3) Penyimpanan data
4) Pengambilan data
5) Penyebaran informasi dengan cepat dan tepat.
e. SIM bertujuan agar para pelaksana dapat melaksanakan tugas denganbaik dan benar
serta pemimpin dapat mengambil keputusan dengancepat dan tepat.10
Jadi, dari beberapa pengertian di atas, dapat disimpulkan sendiri bahwa Sistem
Informasi Manajemen (SIM) merupakan jaringan prosedurpengolahan data yang
dikembangkan dalam suatu organisasi dan disahkanbila diperlukan untuk memberikan
data kepada manajemen untuk dasarpengambilan keputusan dalam rangka mencapai
tujuan.
2.3.Tujuan dan fungsi Sistem Informasi Manajemen (SIM)
Tujuan Sistem Informasi Manajemen (SIM)
Di antara Tujuan Sistem Informasi Manajemen adalah:
1) Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitunganharga pokok jasa,
produk, dan tujuan lain yang diinginkanmanajemen.
2) Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan,pengendalian,
pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.
3) Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.
Ketiga tujuan tersebut menunjukkan bahwa manajer danpengguna lainnya
perlu memiliki akses ke informasi akuntansimanajemen dan mengetahui bagaimana
cara menggunakannya.11
Informasi disini juga akan memperkaya kegiatan yang dilakukan, memperkaya
alternatif, mengungkap sesuatu yang belum diketahui sebelumnya dan lebih lanjut.
10
Tim Dosen Administrasi Pendidikan Uninersitas Pendidikan Indonesia, Manajemen Pendidikan, (Bandung:
Alfabeta, 2009), hlm. 166.
8
Informasi akan dapat mengurangi ketidakpastian. Oleh karena itu, nilai informasi
berhubungan dengan keputusan.12
Dilihat dari segi peranan informasi, manajemen sistem informasi juga sangat
penting dalam proses dan kegiatan manajemen, yakni bagi pemimpin dalam membuat
keputusan pada berbagai bentuk dan struktur organisasi. Masalah informasi banyak
mendapat perhatian hampir semua bentuk organisasi karena sangat berguna dalam
kegiatan-kegiatan: perumusan kebijakan, penentuan prigram kerja.13
b. Fungsi Sistem Informasi Manajemen (SIM)
Karena pemtingnya fungsi informasi, ada ahli yang mengibaratkan informasi itu
sebagai darah organisasi, bila darah itu tidak berjalan atau tidak ada maka matilah
organisasi tersebut. Fungsi informasi yang penting ini sudah disadari oleh sebagian alhi
pendidikan di Indonesia, terbukti unit-unit kerja yang mengani innformasi ini sudah mulai
di bangun pada lembaga-lembaga pendidikan, terutama universitas.14
Ada beberapa persyaratan agar informasi yang dibutuhkan itudapat berfungsi,
bermanfaat bagi para pengambil keputusan danpengguna lainnya, yaitu: Uniformity,
lengkap, jelas dan tepat waktu.15
Fungsi penting yang dibentuk Sistem Informasi pada sebuah organisasi antara lain :
1) Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dantransaksi.
2) Memproses data menjadi informasi yang dapat digunakan dalamproses
pengambilan keputusan.
3) Melakukan kontrol secara tepat terhadap aset organisasi.
Dengan demikian jelas bahwa SIM yang efektif dapat memperlancar manajemen
dalam pencapaian tujuan organisasi. SIM yangefektif yaitu SIM yang dapat berfungsi
dalam proses pengambilankeputusan dan pemecahan masalah yang lebih baik. Hal
tersebut dapattercapai dengan disediakannya informasi yang sesuai dengankebutuhan baik
dalam jumlah, kualitas, waktu, maupun biaya, selainbiayanya mahal, juga tidak berguna.
2.4.Jenis dan Katagorisasi Informasi
Jenis informasi yang dikelola dalam suat system informasi dapat dikelompokkan dalam
tiga katagori, yaitu:
12
Prof. Dr. H. Engkoswara dan Dr. Hj. Aan Komariah, Administrasi Pendidikan. (Bandung: Alfabeta, 2010),
hlm. 101
13
Oemar Hamalik, Perencanaan dan Manajemen Pendidikan. (Bandung: Mandar Maju, 1991), hlm. 170.
14
Ibid., hlm. 152
15
Tim Dosen Administrasi Pendidikan Uninersitas Pendidikan Indonesia, op.,cit, hlm. 187
9
a. Jenis informasi berdasarkan katagori masukan yang meliputi informasi mengenali
hasil kegiatan pelaksanaan program operasional suatu organisasi, dan informasi
kegiatan penunjang yang terdiri dari unsur-unsur dana, tenaga, sarana, metode,
penelitian dan pengembangan.
b. Jenis informasi berdasarkan katagori proses, yang meliputi informasi pengenalan yang
berkaitan dengan aspirasi masyarakat umum, informasi proses telaahan yang bersifat
strategis yang berkaitan dengan prakiraan jangka panjang, prakiraan jangka sedang,
dan prakiraa jangka pendek: informasi proses pengendalian yang berkaitan dengan
hasil perencanaan, pelaksaan, dan pemantauan dampak.
c. Jenis innformasi berdasarkan katagori produk (keluaran), yang meliputi informasi
yang mendukung pembuatan keputusan strategis, informasi yang mendukung
pembuatan keputusan taktis manajerial, dan informasi yang mendukung pembuatan
keputusan operasional.16
2.5.Kebijaksanaan yang Dijadikan Landasan Pengelolaan SIM17
Pengelolaan system informasi dilakukan berdasarkan kebijakan-kebijakan yang
digariskan oleh pimpinanan dan pengelola organisasi. Perumusan kebijakan itu sendiri
dilandasi oleh sisitem nilai yang berlaku dan harapan-harapan yang ada pada pimpinan di
samping dilandasi oleh filsafat dan kebijaksanaan umum organisasi tersebut.18
Beberapa kebijaksanaan yang umunya yang dijadikan sebagai landasan dalam
pengelolaan system informasi pada banyak organisasi, ialah:
a. Fungsionalisasi
Berarti penglolaan
system informasi dilakukan oleh organisasi atau sub
organisasi sesuai dengan fungsinya. Misalnya, bidang ketenagaanmengelola system
informasi ketenagaan. Bidang penilaian dan pelaporanmengelola system informasi
hasil penilaian dan laporan-laporan. Demikian juga bidang-bidang lainnya
bertanggung jawab mengelola system informasi sesuai dengan fungsi dari bidangbidang bersangkutan.
b. Keterpaduan
Berarti system pengelolaan system informasi dilaksanakan secara terpadu
sesuai dengan tingkatannya. Pada
tingkat makro, pengelolaan dengan cara
16
Oemar Hamalik, Pengelolaan Sistem Informarmasi. (Bandung: Trigenda Karya, 1993), hlm. 21
Ibid., hlm. 25-27
18
Ibid., hlm. 25
17
10
memadukan unsur-unsur keilmuan seperti pendidikan, kesehatan, ekonomi, dan
verbagai disiplin ilmu lainnya yang serasi. Pada tingkat structural, keterpaduan
dengan cara melibatkan suborganisasi atau institusi lain secara intersektoral. Pada
tingkat makro keterpaduan diwujudkan di dalam program informasi dimana masingmasing aspek konsistem satu dengan lainnya. Pada tingkat individual, keterpaduan
diwujudkan antara penyampai informasi(komunikator) dengan penerima informasi
(audience)
c. Profesionalisasi
Berari system informasi seyagyang dikelola oleh tenaga-tenaga, baik tenaga
pimpinana maupun tenaga pelaksana serta tenaga teknis, yang memiliki kemampuan
dan keterampilan khusus di bidang informasi, melalui pendidikan dan pelatihan serta
pengalaman kerja dalam bidang tersebut.
d. Mutu dan kualitas
Berarti proses pengelolaannya haus bermutu, dan informasi yang dikelola
harus berkualitas.
e. Pemerataan
Berarti penyabarluasan informasi haris merata yang menjangkau semua
sasaran pada semua jemulai dari penjang, muli dari pengelola di pusat, pmpinaan
daerah, pelaksana di lapangan, masyarakat luas, dan samapai pada unit keluarga.
f. Koordinasi
Berarti pengelolaan system informasi dilakukan secara terkooardinasi baik
secara vertical mauoun secara horizontal. Koordinasi bertujuan menimpulkan
perspepsi dan tindakan yang sama pada semua tenaga yang terlibat dalam proses
pengelolaan, sehingga lebih berdaya guna dan berhasil. Pengelolaan vertical
dilakukan dari atas ke bawah dan dari bawah ke atas. Pengelolaan horizontal
dilaksanakan pada lini yang sama.19
2.6. Asas- Asas Pengelolaan Sistem Informasi
Asas- asas yang diginakan sebagai dasar dalam perencanaan, pelaksanaan,
pelaksanaan, dan penilaian dalam pengelolaan sisitem informasi pada suatu organisaasi
sebagai berikut:
19
Ibid., hlm.27
11
a. Asas keterpaduan
Pengelolaan system nformasi mamadukan sesua sumber informasi secara multi
disiplin,
keterpaduan tingkat sektoral, keterpaduan semua unsur fungsional
dalam organisasi kependidikan, keterpaduan program jaringan informasi, dan
keterpaduan dalam proses komunikasi.
b. Asas manfaat
Pengelolaan system informasi menyediakan dan menyajikan informasi sebagai
bahan untuk mengambil keputusan berdasarkan kebutuhan nyata secara manfaat
dalam rangka koordinasi dan keterpaduan untuk meningkatkan organisasi dan
ketatalaksanaan.
c. Asas mandirian
Pengelolaan system informasi berdasarkan prinsip kemandirian, dan untuk itu
diperlu pusat pengeloaan yang mantab, penyimpanan data yang lengkap dan
aman, serta komunikaksi yang memadai dengan dukungan unsur ketenagaan
yang tangguh dan mamapu bekerja sendiri.
d. Asas pembakuan
Pengelolaan system informasi berdasarkan prinsip pembakuan atas unsur data,
kodifikasi, pengumpulan, pengelolaan, penyimpanan, dokumentasi sehingga
merupakan keterpaduan antara sub-sub.
e. Asas keseimbangan
Pengelolaan system informasi berdasarkan prinsip keseimbangan antara berbagai
jenis informasi dan sumber informasi dan antara para pemakai informasi.
f. Asas Efisiensi dan efektifitas
Pengelolaan system informasi berdasarkan innformasi yang akurat, objektif dan
realistic yang diperoleh dengan menggunakan instrument yang handal, yang
mmamapu meningkatkan efisiensi dan efektifitas manajemen.
g. Asas fasilitas
Pengelolaan
system
informasi
bertujuan
memperikan
kemudahan
bagi
pimpinana, pengelola, dan pemakai lainnya untuk membantu mengambil
keputusan yang tepat, cermat, dan menyeluruh.20
20
Oemar Hamalik, Pengelolaan Sistem Informarmasi. (Bandung: Trigenda Karya, 1993), hlm. 28-29
12
2.7.Tahapan-tahapan Sistem Informasi Manajemen
Tahapan-tahapan dalam Sistem Informasi pendidikan adalahsebagai berikut:
a
Pengumpulan data
Bertugas mengumpulkan data, baik bersifat internal maupun eksternal. Data
internalmerupakan data yang berasal dari dalamorganisasi (level manajemen),
sedangkan data eksternal merupakan datayang berasal dari luar organisasi akan tetapi
masih terdapat hubungan dengan perkembangan organisasi. Pengumpulan data dapat
melalui pengamatan langsung, wawancara, melalui pemikiran koresponden atau daftar
pertanyaan.
b Pemrosesan data atau pengelolaan data
Bertugas memproses data dengan mengikuti serangkaianlangkah atau pola tertentus
sehingga data di rubah ke dalam bentuk informasi yang lebih berguna.21
Pada pemrosesan data bisa dilakukansecara manual maupun dengan bantuan
mesin.Bagian pemroses dataterdiri dari beberapa ahli yang bertugas membentuk data
menjadiinformasi yang sesuai dengan kebutuhan level-level manajemen.Karena
kebutuhan setiap manajer (kepala sekolah dan wakil kepalasekolah) berbeda, maka
kebutuhan data pada tiap-tiap manajer (kepalasekolah dan wakil kepala sekolah)
berbeda pula. Serangkaian aktivotas dalam penglolaan data menurut Burch and Strater
(1974:26-27) adalah:
1) Capturing, yaitu pencatatan data dalam suatu peristiwa ke dalam suatu bentuk,
yaitu formulir kepegawaian, pesanan-pesanan pembelian
2) Verifying (pemeriksaan)
3) Classifying (penggolongan)
4) Penyortiran (penyusunan)
5) Summarizing (peringkasan)
6) Calcuting (penghitungan)
7) Storing (penyimpanan)
8) Retrieving (pengambilan kembali)
9) Reproduksi, yaitu memperbanyak
10) Dusseminating-communicating (penyebaran-pengkomunikasian)22
21
Moekijat, Pengantar Sistem Informasi Manajemen, (Bandung: Mandar Maju, 2005), hlm. 22.
Tim Dosen Administrasi Pendidikan Universitas Pendidikan Indonesia, op.cit. hlm. 181-182
22
13
c
Bagian Pemrogram data
Apabila SIM sudah memiliki Perangkat komputer, maka bagianpemrogram data
disebut Programmers, yaitu kelompok ahli yangbertanggung jawab atas penyusunan
program untuk diberikan kepadaPerangkat komputer. Karena komputer memiliki
bahasa sendiri, makatugas programmer adalah membahasakan data-data yang
telahdihimpun sesuai dengan bahasa komputer.23
d Penyimpanan data
Bagian penyimpanan data bertugas menyimpan data.Penyimpanan data sangat
diperlukan, karena tujuan utamanya adalahdemi keamanan data. Apabila level-level
manajemen membutuhkandata baik data berupa bahan mentah maupun data yang
telah diolah,maka data dapat diambil dan digunakan sesuai dengan kebutuhanmanajer
(kepala sekolah maupun wakilnya).
Data atau informasi yang harus di simpan dalam SIM meliputi beberapa macam.24
Gorgon B. Davis (1992:2) mengetengahkan empat macam informasi yang
digambarkan peramida seperti:
4
3
2
1
1. Lapisan dasar adalah informasi untuk transaksi
2. Lapisan kedua terdiri dari sumber-sumber informasi yang menunjang operasioperasi managemen sehari-hari
3. Lapisan ketiga adalh sumber0sumbber informasi untuk menunjang perencanaan
teaktis dan pembuatan keputusan bagi kontrol managemen.
4. Lapisan keempat sumber-sumner informasi yang menunjang perencanaan dan
pembuatan “policy” pada tingkat managemen yang lebih tinggi.
2.6 Pengelolaan Sistem Informasi
Pengelolaan system informasi ialah suatu totalitas yang terpadu yang terdiri
atas perangka perencanaan, perangkat transformasi, perangkat komunikasi, pemakai,
ketenagaan, organisasi pelaksana, pengendalian dan penilaian yang saling
23
24
Sondang P. Siagian, Sistem Informasi Manajemen, (Bandung: Bumi Aksara, 2006), hlm. 159-160.
Tim Dosen Administrasi Pendidikan Universitas Pendidikan Indonesia, op.cit. hlm. 183-184
14
beerhubungan, pengaruh mempengaruhi, ketergantungan, da saling terobos satu sama
lain, dalam rangka penyediaan informasi yang berdaya guna bagi pemakai informasi
dalam pelaksanaan tugasnya.25
Pengelolaan ini identic dengan kata managejemen, sedangkan manajemmen
itu sendiri adalah suatu proses, karena itu umumnya disebut proses manajemen. SIM
membantu proses manajememn dan membantu pengelola melaksanakan tanggung
jawabnya. Tiap pengelola bertalian dengan tiga unsur, ialah gagasan, hal/benda, dan
orang/manusia. Unsur-unsur ini direfleksikan pada tugas-tugas berfikir konseptual,
administrasi, dan kepemimpinan. Tugas utama berkenaan dengan perumusan gagasan
dan kesempatan-kesempatan yang baru dalam organisasi. Tugas kedua berkenaan
dengan merinnci proses manajeman yang perlu dikerjakan. Tugas ketiga berkenaan
dengan upaya memotivasi orang untuk melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan
organisasi.26
2.7 Penerapan Sistem Informasi Manajemen Dalam Layanan Pendidikan
a.
Sistem Informasi Manajemen dalam Layanan Pendidikan Mekanisme kerja SIM
melibatkan segenap unsur dalam organisasi.
Sumber daya yang berhubungan dengan manusia serta material menjadisatu
rangkaian berkesinambungan untuk menopang pola manajerial. Dataperlu diolah
sedemikian rupa sehingga mampu dijadikan informasi akurat.Sehingga ini sangat
terkait dengan personalia yang akanmenanganinya. Aplikasi SIM dikembangkan
untuk melayani kebutuhankebutuhaninformasi setiap unit fungsional pada semua
tingkatan kegiatanmanajemen. Penerapan rancangan Sistem Informasi Manajemen
yangberbasis komputer tersebut mampu memberikan dukungan pada prosesproses
perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusanmanajemen. Penerapan SIM
sangat menunjang keberhasilansuatu perusahaan dalam meningkatkan kinerja dan
dalam rangka untukmencapai tujuan organisasinya.
25
26
Oemar Hamalik, Pengelolaan Sistem Informarmasi. (Bandung: Trigenda Karya, 1993), hlm. 18
Ibid., hlm. 18
15
Hal tersebut seperi yang tersirat dalam Al-Qur’an surat Ali Imron Ayat 191 yang
berbunyi:
191. (yaitu) orang-orang yang mengingat Allah sambil berdiri atau duduk atau dalam
keadan berbaring dan mereka memikirkan tentang penciptaan langit dan bumi (seraya
berkata): "Ya Tuhan kami, tiadalah Engkau menciptakan Ini dengan sia-sia, Maha Suci
Engkau, Maka peliharalah kami dari siksa neraka.27
Dari ayat di atas digambarkan bahwa manusia dituntut untukmenguasai ilmu
teknologi dan mampu memanfaatkan dengan baik danbenar, karena Allah adalah maha
pencipta apa yang ada di langit dan apayang ada di bumi. Allah menciptakan segala
sesuatunya karena didalamnya terdapat rahasia yang besar.
Tiga macam tinjauan SIM, yaitu:
Berdasarkan komponen fisik, seperti hardware, software, file, prosedur,manusia,
Berdasarkan fungsi pengolahan, seperti mengolah transaksi, file, output,
Berdasarkan fungsi keluaran, seperti dokumen transaksi, laporan rutin, dialog usermachine.
b. Tujuan dan Fungsi Sistem Informasi Manajemen dalam Layanan Pendidikan
Dalam meningkatkan layanan pendidikan, fungsi sistem informasimanajemen
adalah suatu kegiatan formal dalam hal mengumpulkan,mengolah dan menyebarkan
informasi kepada orang-orang yang tepatdalam suatu organisasi. Lembaga pendidikan
dikatakan berhasil apabilamampu memenuhi semua kebutuhan pelanggan (siswa, guru,
orang tua,dan masyarakat). Dalam hal layanan informasi, lembaga pendidikan
harusmampu memberikan informasi yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan,mudah
didapatkan secara efektif dan efisien yang akan berdampak padameningkatnya mutu
pendidikan.
Departemen Agama, Al-Qur’an dan Terjamah, (Madinah: Komplek Percetakan Al-Qur’an Khadim AlHaramain Asy-Syarifain Raja Fahd, 1412 H), hlm.110.
27
16
Dalam memenuhi semua kebutuhan pelanggan dalam halinformasi, lembaga
pendidikan memanfaatkan Sistem InformasiManajemen sebagai penunjang layanan.
Secara sederhana SistemInformasi Manajemen merupakan sarana yang tepat yang
dapatmengantarkan organisasi informasi mengkoordinasikan segenap aspekkebutuhan
pelanggan.
Sebagai pihak yang menerima layanan pendidikan, Pelangganutama layanan
pendidikan adalah siswa. Sedangkan produk adalah peluangpembelajaran (Learning
Opportunity) yang harus tercapai keperluannya,yang elemen-elemennya adalah
kurikulum dan sumber dayapembelajaran.28
Akan tetapi, dalam dunia pendidikan layanan terbaik(Exellence Service) tidak
cukup hanya diberikan kepada siswa atau orangtua siswa saja sebagai pelanggan
eksternal, layanan terbaik pun juga harusdiberikan kepada para staf guru dan pegawai
sebagai pelanggan internal.Mereka dapat lebih optimal dalam bekerja sama
(Collaboration ThroughPeople) sehingga akan memberi dampak terhadap mutu
layanan yang akandiberikan.
Layanan informasi pendidikan merupakan upaya pencapaian suatukepuasan
pelanggan, dengan cara memenuhi kebutuhan semua pelangganserta mengadakan
perbaikan dan pengembangan secara terus menerus ataslayanan yang diberikan. Dalam
upaya pencapaian kepuasan pelanggansecara tidak langsung dibutuhkan wadah berupa
Sistem InformasiManajemen.
Dengan memiliki Sistem Informasi Manajemen berartilembaga pendidikan telah
memanfaatkan teknologi informasi (TI) yang berfungsi sebagai menyampaikan
informasi secara efektif dan efisiensesuai kebutuhan perbaikan dan pengembangan.
Dengan memanfaatkan TI lembaga pendidikan dapat menggunakansebagai
metode, media, dan sumber belajar untuk menunjang kemudahanakses dan pemerataan
pendidikan sehingga memunculkan konsep danstrategi baru yang kemudian diterapkan
dalam praktek oleh beberapalembaga pendidikan yang mempunyai peluang untuk
memanfaatkankonsep dan strategi tersebut.29
Lembaga pendidikan melihat bahwa TI merupakan alat yangsangat menarik
untuk membuat operasional organisasi lebih efisien,artinya Sistem Informasi
Manajemen merupakan salah satu fasilitaslembaga pendidikan yang lebih tepat dalam
28
Syafaruddin, Manajemen Mutu Terpadu Dalam Pendidikan Konsep dan Strategi Aplikasi, (Jakarta: Garsindo,
2002), hlm. 62.
29
Eti Rochaety, dll, Sistem Informasi Manajemen Pendidikan, Jakarta: Bumi Aksara, 2006), hlm. 85.
17
melayani pelanggan danmemuaskan pemilik lembaga pendidikan tersebut (Share
Holder).30
Dengan adanya Sistem Informasi Manajemen, informasi yang adatersusun
dengan baik, sehingga sesuai dengan kebutuhan pelanggan.Akibatnya organisasi
informasi pada sebuah lembaga dapat bekerjadengan baik, karena didukung oleh
akurasi yang diterima pelanggan.Artinya Sistem Informasi Manajemen mempunyai
peran signifikan, karenadapat membantu menyajikan data yang akurat, cepat dan
fleksibel.
Dengandemikian
secara
otomatis
Sistem
Informasi
Manajemen
dalammemberikan layanan pada para pengguna jasa pendidikan dapat membantudalam
memberikan informasi pada pihak yang berkepentingan secaracepat, tepat sasaran
berdasarkan informasi yang terintegrasi dalam sisteminformasi manajemen.
c. Tahapan Sistem Informasi Manajemen dalam Layanan Pendidikan
Personal yang terlibat dalam penggunaan SIM menyangkutbeberapa level
manajemen mulai dari manajemen puncak hinggamanajemen rendah. Personalia SIM
bergantung pada besar kecilnyakebutuhan organisasi pada suatu informasi. Namun
secara sederhanapersonalia yang terlibat dalam Sistem Informasi Manajemen adalah,
(1)bagian pengumpul data, (2) bagian penyimpan data, (3) bagian pemrosesdata dan
(4) bagian pemrogram data.
a. Bagian pengumpul data
Bertugas mengumpulkan data, baik bersifat internal maupuneksternal. Data
internal merupakan data yang berasal dari dalamorganisasi (level manajemen),
sedangkan data eksternal merupakandata yang berasal dari luar organisasi akan
tetapi masih terdapathubungan dengan perkembangan organisasi. Personalia yang
bertugaspada pengumpulan data dapat diambilkan dari seluruh unit kerja
dalamorganisasi, sehingga setiap unit kerja memiliki wakil-wakil yang akan
menunjang keefektifan pengumpulan data untuk diolah menjadi sebuah informasi
yang bermanfaat bagi pengguna informasi.
b. Bagian proses data
Bertugas memproses data dengan mengikuti serangkaianlangkah atau pola
tertentu sehingga data di rubah ke dalam bentukinformasi yang lebih berguna.34 Pada
pemrosesan data bisa dilakukansecara manual maupun dengan bantuan mesin. Bagian
30
Eti Rochaety, dll, Sistem Informasi Manajemen Pendidikan, hlm. 75.
18
pemroses
dataterdiri
dari
beberapa
ahli
yang
bertugas
membentuk
data
menjadiinformasi yang sesuai dengan kebutuhan level-level manajemen.Karena
kebutuhan setiap manajer (kepala sekolah dan wakil kepalasekolah) berbeda, maka
kebutuhan data pada tiap-tiap manajer (kepalasekolah dan wakil kepala sekolah)
berbeda pula.
Pengendalian proses ketika komputer akan memproses datadengan prosedur
yang telah ditetapkan. Pengendalian proses diperlukanuntuk memastikan prosedur
tersebut telah terbebas dari kesalahanperhitungan aritmatika dan logika. Untuk
pengendalian proses yangberkaitan dengan Perangkat komputer akan meliputi:
1) Koneksi peralatan pendukung untuk mengecek pendeteksian kode,
2) Memastikan bahwa prosesor yang digunakan tidak terdapatkesalahan,
3) Pengecekan terhadap kompatibilitas program sebelumnya denganprogram
baru yang digunakan,
4) Ketersediaan prosedur. untuk melakukan pencegahan kesalahanyang terjadi
sehingga perlu disediakan prosedur pencegahanpemunculan kotak dialog yang
memberikan informasi tentangprosedur yang benar kepada guru dalam penginput-an data.
c. Bagian Pemrogram data
Apabila
bagianpemrogram
SIM
data
sudah
disebut
memiliki
Perangkat
Programmers,
komputer,
yaitu
kelompok
maka
ahli
yangbertanggung jawab atas penyusunan program untuk diberikan kepada
perangkat komputer. Karena komputer memiliki bahasa sendiri, makatugas
Programmer adalah membahasakan data-data yang telahdihimpun sesuai dengan
bahasa komputer.
d. Bagian penyimpan data
Bagian penyimpanan data bertugas menyimpan data.Penyimpanan data
sangat diperlukan, karena tujuan utamanya adalahdemi keamanan data. Apabila
level-level manajemen membutuhkandata baik data berupa bahan mentah maupun
data yang telah diolah,maka data dapat diambil dan digunakan sesuai dengan
kebutuhanmanajer (kepala sekolah maupun wakilnya).Badan personalia dalam
menjalankan Sistem InformasiManajemen pendidikan terdiri dari seorang
koordinator yang dipimpinlangsung oleh kepala sekolah, pengumpul data (dewan
guru),
teknisi(programmer).
Kesemuanya
bertugas
sesuai
rencana
dan
prosedurpelaksanaan pada SIM.
19
BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Sistem informasi manajemen adalah sebuah sistem yang terintegrasi antara manusia
dan mesin yang mampu memberikan informasi sedemikian rupa untuk menunjang
jalannya operasi, jalannya manajemen dan fungsi pengambilan keputusan di dalam
sebuah organisasi.
Karekteristik Sistem Informasi Manajemen Pendidikan (SIM), diantaranya: SIM
merupakan jalinan lalu lintas data dan informasi dari setiap bagian di dalam bagian
dalam organisasi yang terpusat di bagian SIM pendidikan, dan SIM bertujuan agar
para pelaksana dapat melaksanakan tugas dengan baik dan benar serta pemimpin
dapat mengambil keputusan dengan cepat dan tepat
Di antara Tujuan Sistem Informasi Manajemen adalah: menyediakan informasi yang
dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang
diinginkan
manajemen,
perencanaan,pengendalian,
menyediakan
informasi
pengevaluasian,
dan
yang
dipergunakan
perbaikan
dalam
berkelanjutan,
menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan sedangkan fungsinya adalah
memproses data menjadi informasi yang dapat digunakan dalam proses pengambilan
keputusan, melakukan kontrol secara tepat terhadap aset organisasi
Jenis dan Katagorisasi Informasi misalnya: jenis informasi berdasarkan katagori
masukan, jenis informasi berdasarkan katagori proses, dan jenis innformasi
berdasarkan katagori produk (keluaran)
Kebijaksanaan yang dijadikan landasan pengelolaan sim diantaranya: fungsionalisasi,
keterpaduan, profesionalisasi, mutu dan kualitas, pemerataan, dan koordinasi.
Asas- Asas Pengelolaan Sistem Informasi diantaranya asas keterpaduan, asas manfaat,
asas mandirian, asas pembakuan, asas keseimbangan, asas efisiensi dan efektifitas,
serta asas fasilitas
Tahapan-tahapan dalam Sistem Informasi pendidikan adalah sebagai berikut: Bagian
pengumpul data, bagian proses data, bagian Pemrogram data dan bagian penyimpan
data.
Penerapan rancangan Sistem Informasi Manajemen yang berbasis komputer tersebut
mampu memberikan dukungan pada prosesproses perencanaan, pengendalian dan
pengambilan keputusan manajemen.
20
DAFTAR PUSTAKA
Amsya, Zulkifli. 2001. Manajemen Sistem Informasi. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama
Departemen Agama, 1412 H. Al-Qur’an dan Terjamah. Madinah: Komplek Percetakan Al………………Qur’an Khadim Al-Haramain Asy-Syarifain Raja Fahd
Hamalik , Oemar. 1993. Pengelolaan Sistem Informarmasi. Bandung: Trigenda Karya
Hamalik, Oemar. 1991.Perencanaan dan Manajemen Pendidikan. Bandung: Mandar
………………….Maju
Handoko, T Hani. 1999. Manajemen. Yogyakarta: BPFE-YOGYAKARTA
Mc.Leod, Raymon Jr. 1995. Sistem Informasi Manajemen, ed I, Jakarta: Prenhallindo
Moekijat. 2005. Pengantar Sistem Informasi Manajemen, Bandung: CV. Mandar Maju.
Moekijat. 2005. Pengantar Sistem Informasi Manajemen, Bandung: Mandar Maju
Pidarta, Dr.Made. 1988. Manajemen Pendidikan Indonesia, Jakarta: PT Bina Aksara
Prof. Dr. H. Engkoswara dan Dr. Hj. Aan Komariah. 2010. Administrasi
………………….Pendidikan.Bandung:
Alfabeta
Rochaety, Eti, Pontjorini Rahayuningsih, dan Prima Gusti Yanthi. 2006. Sistem Informasi
Siagian, Harbangan. 1989. Administrasi Pendidikan. Semarang: Satya Wacana.
Siagian, Sondang P. 2006. Sistem Informasi Manajemen, Bandung: Bumi Aksara
Syafaruddin, 2002. Manajemen Mutu Terpadu Dalam Pendidikan Konsep dan Strategi
………………Aplikasi, Jakarta: Garsindo
Tim Dosen Administrasi Pendidikan Universitas Pendidikan Indonesia. 2009. Manajemen
………………….Pendidikan.
Bandung: Alfabeta.
21
COVER
Makalah Dibuat untuk Memenuhi Tugas Matakuliah Manajemen Pendidikan Islam
yang dibina Nurul Yaqien, M.Pd
Disusun Oleh
Evi Elvianti (11140146)
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI MAULANA MALIK IBRAHIM
FAKULTAS ILMU TARBIYAH DAN KEGURUAN
JURUSAN PGMI
Juni, 2014
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh
Dengan mengucap syukur Alhamdulillah kepada Allah SWT, yang telah memberikan
nikmat, rahmat dan hidayah-Nya kepada kita sehingga saya dapat menyelesaikan makalah
ini. Shalawat dan salam semoga tercurahkan kapada nabi Muhammad SAW, keluarga,
sahabat dan kita sebagai generasi penerusnya hingga akhir zaman.
Tidak lupa kami ucapkan terima kasih kepada Nurul Yaqien selaku dosen Manajemen
Pendidikan Islam yang telah membimbing kami, serta pihak lain yang ikut membantu baik
secara langsung maupun tidak langsung.
Kami menyadari bahwa, manusia tidak luput dari kesalahan, begitu juga dalam
pembuatan makalah ini yang masih banyak memiliki kekurangan dan kesalahan. Oleh karena
itu, kritik dan saran dari pembaca kami butuhkan untuk memperbaiki kesalahan dikemudian
hari.
Akhir kata kami ucapkan terimakasih, dan semoga makalah ini bermanfaat bagi setiap
orang yang membacanya.
Malang. Juni 2014
Penulis
2
DAFTAR ISI
COVER ..................................................................................................................................... 1
KATA PENGANTAR .............................................................................................................. 2
DAFTAR ISI............................................................................................................................. 3
BAB I PENDAHULUAN ......................................................................................................... 4
1.1
Latar Belakang ............................................................................................................ 4
1.2
Rumusan Masalah ....................................................................................................... 5
1.3
Tujuan.......................................................................................................................... 5
BAB II PEMBAHASAN .......................................................................................................... 6
2.1.
Pengertian sistem Informasi Manajemen .................................................................... 6
2.2.
Karekteristik Sistem Informasi Manajemen pendidikan (SIM) .................................. 7
2.3.
Tujuan dan fungsi Sistem Informasi Manajemen (SIM) ............................................. 8
2.4.
Jenis dan Katagorisasi Informasi................................................................................. 9
2.5.
Kebijaksanaan yang Dijadikan Landasan Pengelolaan SIM ..................................... 10
2.6.
Asas- Asas Pengelolaan Sistem Informasi ................................................................ 11
2.7.
Tahapan-tahapan Sistem Informasi Manajemen ....................................................... 13
2.6
Pengelolaan Sistem Informasi ................................................................................... 14
2.7
Penerapan Sistem Informasi Manajemen Dalam Layanan Pendidikan .................... 15
BAB III PENUTUP ................................................................................................................ 20
3.1 Kesimpulan .................................................................................................................... 20
DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................................. 21
3
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Perkembangan ilmu dan teknologi yang sangat maju, mengakibatkanperubahanperubahan dalam hidup terjadi sangat cepat terutama dalam bidanginformasi. Sejumlah besar
informasi, hampir mengenai semua bidangkehidupan dari semua tempat, semua aspek dan
kegiatan yang telahterhimpun, terolah, tersimpan dan tersebarkan dengan cepat.
Informasitersebut setiap saat dapat dengan mudah kita akses, dibaca, dan disaksikanterutama
melalui internet, media cetak dan televisi.Informasi sendiri merupakan sebuah data yang
sudah dibentuk ataudimanipulasi sesuai dengan keperluan tertentu, sedangkan data adalah
faktayang sudah ditulis dalam bentuk catatan atau direkam ke dalam berbagaibentuk media
(komputer misalnya). Informasi juga diartikan sebagai data yangtelah disusun sedemikian
rupa sehingga bermakna dan bermanfaat karenadapat dikomunikasikan kepada seseorang
yang akan menggunakan untukmembuat keputusannya.1
Pemanfaatan konsep dan strategi yang digunakan dalam memberikanlayanan pada
lembaga pendidikan berupa informasi. Aplikasi pengolahaninformasi dalam berbagai bidang
sering disebut dengan istilah MIS(Management Information System) atau SIM (Sistem
Informasi Manajemen).Maksud diterapkannya Sistem Informasi Manajemen pada lembaga
pendidikan adalah sebagai pendukung kegiatan fungsi manajemen ; planning,organizing,
staffing, directing, evaluating, coordinating, dan budgeting2dalam rangka menunjang
tercapainya sasaran dan tujuan fungsi-fungsioperasional dalam organisasi pendidikan.
Dengan adanya Sistem InformasiManajemen lembaga pendidikan akan merasakan beberapa
manfaat sebagaiberikut, pertama, tersedianya sistem pengelolaan data dan informasi
pendidikan. Kedua, terintegrasinya data dan informasi pendidikan untuk mendukung proses
pengambilan keputusan. Ketiga, tersedianya data dan informasi pendidikan yang lengkap
bagi seluruh stakeholders yang berkepentingan dalam bidang pendidikan.Karena pentingnya
sistem infomasi manajemen pendidikan itulah yang melatar belakangi pembuatan makalah
ini.
1
2
Zulkifli Amsya, Manajemen Sistem Informasi, (Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama, 2001), hlm. 2.
T Hani Handoko, Manajemen, (Yogyakarta: BPFE-YOGYAKARTA, 1999), hlm. 23.
4
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, maka masalah yang akan dibahas dalam makalah ini
adalah:
1. Apa pengertian dari sistem informasi manajemen pendidikan?
2. Bagaimana karakteristik sistem informasi manajemen pendidikan?
3. Apa tujuan dan fungsi sistem informasi manajemen pendidikan?
4. Apa saja jenis dan katagorisasi informasi?
5. Apa saja kebijaksanaan yang dijadikan landasan pengelolaan sistem informasi
manajemen?
6. Apa saja asas- asas pengelolaan sistem informasi?
7. Bagaimana tahapan sistem informasi manajemen pendidikan?
8. Bagaimana penerapan sistem informasi manajemen pendidikan dalam layanan
pendidikan?
1.3 Tujuan
Berdasarkan masalah di atas, maka tujuan ditulisnya makalah ini adalah untuk:
1. Mengetahui pengertian dari sistem informasi manajemen pendidikan
2. Memahami karakteristik sistem informasi manajemen pendidikan
3. Mengetahui tujuan dan fungsi sistem informasi manajemen pendidikan
4. Mengetahui jenis dan katagorisasi informasi
5. Mengetahui kebijaksanaan yang dijadikan landasan pengelolaan sistem informasi
manajemen
6. Mengetahui asas- asas pengelolaan sistem informasi
7. Memahami tahapan sistem informasi manajemen pendidikan
8. Memahami penerapan sistem informasi manajemen pendidikan dalam layanan
pendidikan
5
BAB II
PEMBAHASAN
2.1.Pengertian sistem Informasi Manajemen
Informasi yang dibutuhkan oleh manajer, termasuk pengelola pendidikan,
disediakan oleh suatu sistem informasi manajemen yaitu suatu sistem yang menyediakan
informasi untuk manajer secara teratur. Informasi ini dimanfaatkan sebagai dasar untuk
memanfaatkan sebagai dasar untuk melakkan pemantauan dan penilaian kegiatan serta
hasil-hasil yang dicapai.3
Menurut Gorgon. . Davis (1974) yang dialih bahasakan Aceng Muhtaram dalam
“Sistem Informasi Pendidikan dan Ketatausahaan Sekolah dari buku Administrasi
Pendidikan (1992:128) bahwa:Sistem informasi manajemen adalah sebuah sistem
manusia/ mesin yang terpadu untuk menyajika informasi guna mendukung fungsi operasi,
manajeman dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi.4
Sistem Informasi Manajemen mengandung arti sekumpulan orang,seperangkat
pedoman dan pemilihan peralatan pengolahan data,menyimpan, mengolah dan memakai
data untuk mengurangi ketidakpastian dalam pengambilan keputusan dengan memberikan
informasikepada manajer agar dapat dimanfaatkan pada waktunya secara efesien.5
Didefinisikan sebagai sekumpulan subsistem yang salingberhubungan, berkumpul
bersama-sama dan membentuk satu kesatuan,saling berinteraksi dan bekerja sama antara
bagian satu dengan yanglainnya dengan cara-cara tertentu untuk melakukan fungsi
pengolahandata,
menerima
masukan
(input)
berupa
data-data,
kemudian
mengolahnya(processing), dan menghasilkan keluaran (output) berupa informasisebagai
dasar bagi pengambilan keputusan yang berguna baik pada saat itumaupun di masa
mendatang, dengan memanfaatkan berbagai sumber dayayang ada dan tersedia guna
mencapai tujuan.
Kombinasi dari istilah sistem, informasi dan manajemen menjadi kata-kata baru
yaitu “Sistem Informasi Manajemen (SIM)”. Berikut ini adalah pengertian Sistem
Informasi Manajemen menurut beberapa ahli: Raymond Mc. Leod Jr mendefinisikan
Sistem Informasi Manajemen sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan
3
Tim Dosen Administrasi Pendidikan Universitas Pendidikan Indonesia. Manajemen Pendidikan.(Bandung:
Alfabeta, 2009), hlm.163
4
Ibid., hlm.165
5
Harbangan Siagian, Administrasi Pendidikan, (Semarang; Satya Wacana, 1989), hlm. 22.
6
informasi bagi beberapa pemakai yang mempunyai kebutuhan yang serupa6. Informasi
menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang telah terjadi
di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi di masa
depan.
Menurut Davis Sistem Informasi Manajemen adalah sebuah sistem yang
terintegrasi antara manusia dan mesin yang mampu memberikan informasi sedemikian
rupa untuk menunjang jalannya operasi, jalannya manajemen dan fungsi pengambilan
keputusan di dalam sebuah organisasi.7
James. A.F. Stoner, Sistem Informasi Manajemen yaitu metodeyang formal yang
menyediakan bagi pihak manajemen sebuah informasiyang tepat waktu, dapat dipercaya,
untuk mendukung proses pengambilankeputusan bagi perencanaan, pengawasan, dan
fungsi oprasi sebuahorganisasi yang lebih efektif. Dalam the ensiclopedia of
management;Sistem Informasi Manajemen adalah pendekatan yang direncanakan
dandisusun untuk memberikan bantuan piawai yang memudahkan prosesmanajerial
kepada pejabat pimpinan.8
Definisi sebuah sistem manajemen, istilah yang dikenal umummasyarakat adalah
sebuah sistem manusia/ mesin yang terpadu(integrated), untuk menyajikan informasi
guna mendukung fungsi operasi,manajemen dan pengambilan keputusan dalam sebuah
organisasi. Sistemini menggunakan perangkat keras (hard ware) dan perangkat lunak
(software) komputer, prosedur pedoman, model manajemen, keputusan dan sebuah “data
base”.
Untuk mengatasi data yang desas desus atau kurang dipercaya, maka dibuatlah
satu unit kerja dalam organisasi yang besar atau sub unit kerja dalam organisasi yang
kecil yang khusus menangani berita untuk keperluan-keperluan para manager. Unit kerja
itu diberi nama Informasi Manajemen secara Sistem disingkat IMS.9
2.2.Karekteristik Sistem Informasi Manajemen pendidikan (SIM)
a. Dalam organisasi terdapat satu bagian khusus sebagai pengelola SIM pendidikan
b. SIM merupakan jalinan lalu lintas data dan informasi dari setiap bagian di dalam
bagian dalam organisasi yang terpusat di bagian SIM pendidikan
6
Moekijat, Pengantar Sistem Informasi Manajemen, (Bandung: CV. Mandar Maju, 2005), hlm. 14.
Eti Rochaety, Pontjorini Rahayuningsih, Prima Gusti Yanthi, 2006. Sistem InformasiManajemen Pendidikan.
(Jakarta: Bumi Aksara, 2006), hlm. 12-13.
8
Raymon Mc.Leod. Jr, Sistem Informasi Manajemen, ed I, (Jakarta: Prenhallindo, 1995), hlm. 20.
9
Dr.Made Pidarta. Manajemen Pendidikan Indonesia, (Jakarta: PT Bina Aksara, 1988), hlm. 157
7
7
c. SIM merupakan jalinan hubungan antar bagian dalam organisasi melalui satu bagian
SIM
d. SIM merupakan segenap proses yang mencakup:
1) pengumpulan data
2) pengolahan data
3) Penyimpanan data
4) Pengambilan data
5) Penyebaran informasi dengan cepat dan tepat.
e. SIM bertujuan agar para pelaksana dapat melaksanakan tugas denganbaik dan benar
serta pemimpin dapat mengambil keputusan dengancepat dan tepat.10
Jadi, dari beberapa pengertian di atas, dapat disimpulkan sendiri bahwa Sistem
Informasi Manajemen (SIM) merupakan jaringan prosedurpengolahan data yang
dikembangkan dalam suatu organisasi dan disahkanbila diperlukan untuk memberikan
data kepada manajemen untuk dasarpengambilan keputusan dalam rangka mencapai
tujuan.
2.3.Tujuan dan fungsi Sistem Informasi Manajemen (SIM)
Tujuan Sistem Informasi Manajemen (SIM)
Di antara Tujuan Sistem Informasi Manajemen adalah:
1) Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitunganharga pokok jasa,
produk, dan tujuan lain yang diinginkanmanajemen.
2) Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan,pengendalian,
pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.
3) Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.
Ketiga tujuan tersebut menunjukkan bahwa manajer danpengguna lainnya
perlu memiliki akses ke informasi akuntansimanajemen dan mengetahui bagaimana
cara menggunakannya.11
Informasi disini juga akan memperkaya kegiatan yang dilakukan, memperkaya
alternatif, mengungkap sesuatu yang belum diketahui sebelumnya dan lebih lanjut.
10
Tim Dosen Administrasi Pendidikan Uninersitas Pendidikan Indonesia, Manajemen Pendidikan, (Bandung:
Alfabeta, 2009), hlm. 166.
8
Informasi akan dapat mengurangi ketidakpastian. Oleh karena itu, nilai informasi
berhubungan dengan keputusan.12
Dilihat dari segi peranan informasi, manajemen sistem informasi juga sangat
penting dalam proses dan kegiatan manajemen, yakni bagi pemimpin dalam membuat
keputusan pada berbagai bentuk dan struktur organisasi. Masalah informasi banyak
mendapat perhatian hampir semua bentuk organisasi karena sangat berguna dalam
kegiatan-kegiatan: perumusan kebijakan, penentuan prigram kerja.13
b. Fungsi Sistem Informasi Manajemen (SIM)
Karena pemtingnya fungsi informasi, ada ahli yang mengibaratkan informasi itu
sebagai darah organisasi, bila darah itu tidak berjalan atau tidak ada maka matilah
organisasi tersebut. Fungsi informasi yang penting ini sudah disadari oleh sebagian alhi
pendidikan di Indonesia, terbukti unit-unit kerja yang mengani innformasi ini sudah mulai
di bangun pada lembaga-lembaga pendidikan, terutama universitas.14
Ada beberapa persyaratan agar informasi yang dibutuhkan itudapat berfungsi,
bermanfaat bagi para pengambil keputusan danpengguna lainnya, yaitu: Uniformity,
lengkap, jelas dan tepat waktu.15
Fungsi penting yang dibentuk Sistem Informasi pada sebuah organisasi antara lain :
1) Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dantransaksi.
2) Memproses data menjadi informasi yang dapat digunakan dalamproses
pengambilan keputusan.
3) Melakukan kontrol secara tepat terhadap aset organisasi.
Dengan demikian jelas bahwa SIM yang efektif dapat memperlancar manajemen
dalam pencapaian tujuan organisasi. SIM yangefektif yaitu SIM yang dapat berfungsi
dalam proses pengambilankeputusan dan pemecahan masalah yang lebih baik. Hal
tersebut dapattercapai dengan disediakannya informasi yang sesuai dengankebutuhan baik
dalam jumlah, kualitas, waktu, maupun biaya, selainbiayanya mahal, juga tidak berguna.
2.4.Jenis dan Katagorisasi Informasi
Jenis informasi yang dikelola dalam suat system informasi dapat dikelompokkan dalam
tiga katagori, yaitu:
12
Prof. Dr. H. Engkoswara dan Dr. Hj. Aan Komariah, Administrasi Pendidikan. (Bandung: Alfabeta, 2010),
hlm. 101
13
Oemar Hamalik, Perencanaan dan Manajemen Pendidikan. (Bandung: Mandar Maju, 1991), hlm. 170.
14
Ibid., hlm. 152
15
Tim Dosen Administrasi Pendidikan Uninersitas Pendidikan Indonesia, op.,cit, hlm. 187
9
a. Jenis informasi berdasarkan katagori masukan yang meliputi informasi mengenali
hasil kegiatan pelaksanaan program operasional suatu organisasi, dan informasi
kegiatan penunjang yang terdiri dari unsur-unsur dana, tenaga, sarana, metode,
penelitian dan pengembangan.
b. Jenis informasi berdasarkan katagori proses, yang meliputi informasi pengenalan yang
berkaitan dengan aspirasi masyarakat umum, informasi proses telaahan yang bersifat
strategis yang berkaitan dengan prakiraan jangka panjang, prakiraan jangka sedang,
dan prakiraa jangka pendek: informasi proses pengendalian yang berkaitan dengan
hasil perencanaan, pelaksaan, dan pemantauan dampak.
c. Jenis innformasi berdasarkan katagori produk (keluaran), yang meliputi informasi
yang mendukung pembuatan keputusan strategis, informasi yang mendukung
pembuatan keputusan taktis manajerial, dan informasi yang mendukung pembuatan
keputusan operasional.16
2.5.Kebijaksanaan yang Dijadikan Landasan Pengelolaan SIM17
Pengelolaan system informasi dilakukan berdasarkan kebijakan-kebijakan yang
digariskan oleh pimpinanan dan pengelola organisasi. Perumusan kebijakan itu sendiri
dilandasi oleh sisitem nilai yang berlaku dan harapan-harapan yang ada pada pimpinan di
samping dilandasi oleh filsafat dan kebijaksanaan umum organisasi tersebut.18
Beberapa kebijaksanaan yang umunya yang dijadikan sebagai landasan dalam
pengelolaan system informasi pada banyak organisasi, ialah:
a. Fungsionalisasi
Berarti penglolaan
system informasi dilakukan oleh organisasi atau sub
organisasi sesuai dengan fungsinya. Misalnya, bidang ketenagaanmengelola system
informasi ketenagaan. Bidang penilaian dan pelaporanmengelola system informasi
hasil penilaian dan laporan-laporan. Demikian juga bidang-bidang lainnya
bertanggung jawab mengelola system informasi sesuai dengan fungsi dari bidangbidang bersangkutan.
b. Keterpaduan
Berarti system pengelolaan system informasi dilaksanakan secara terpadu
sesuai dengan tingkatannya. Pada
tingkat makro, pengelolaan dengan cara
16
Oemar Hamalik, Pengelolaan Sistem Informarmasi. (Bandung: Trigenda Karya, 1993), hlm. 21
Ibid., hlm. 25-27
18
Ibid., hlm. 25
17
10
memadukan unsur-unsur keilmuan seperti pendidikan, kesehatan, ekonomi, dan
verbagai disiplin ilmu lainnya yang serasi. Pada tingkat structural, keterpaduan
dengan cara melibatkan suborganisasi atau institusi lain secara intersektoral. Pada
tingkat makro keterpaduan diwujudkan di dalam program informasi dimana masingmasing aspek konsistem satu dengan lainnya. Pada tingkat individual, keterpaduan
diwujudkan antara penyampai informasi(komunikator) dengan penerima informasi
(audience)
c. Profesionalisasi
Berari system informasi seyagyang dikelola oleh tenaga-tenaga, baik tenaga
pimpinana maupun tenaga pelaksana serta tenaga teknis, yang memiliki kemampuan
dan keterampilan khusus di bidang informasi, melalui pendidikan dan pelatihan serta
pengalaman kerja dalam bidang tersebut.
d. Mutu dan kualitas
Berarti proses pengelolaannya haus bermutu, dan informasi yang dikelola
harus berkualitas.
e. Pemerataan
Berarti penyabarluasan informasi haris merata yang menjangkau semua
sasaran pada semua jemulai dari penjang, muli dari pengelola di pusat, pmpinaan
daerah, pelaksana di lapangan, masyarakat luas, dan samapai pada unit keluarga.
f. Koordinasi
Berarti pengelolaan system informasi dilakukan secara terkooardinasi baik
secara vertical mauoun secara horizontal. Koordinasi bertujuan menimpulkan
perspepsi dan tindakan yang sama pada semua tenaga yang terlibat dalam proses
pengelolaan, sehingga lebih berdaya guna dan berhasil. Pengelolaan vertical
dilakukan dari atas ke bawah dan dari bawah ke atas. Pengelolaan horizontal
dilaksanakan pada lini yang sama.19
2.6. Asas- Asas Pengelolaan Sistem Informasi
Asas- asas yang diginakan sebagai dasar dalam perencanaan, pelaksanaan,
pelaksanaan, dan penilaian dalam pengelolaan sisitem informasi pada suatu organisaasi
sebagai berikut:
19
Ibid., hlm.27
11
a. Asas keterpaduan
Pengelolaan system nformasi mamadukan sesua sumber informasi secara multi
disiplin,
keterpaduan tingkat sektoral, keterpaduan semua unsur fungsional
dalam organisasi kependidikan, keterpaduan program jaringan informasi, dan
keterpaduan dalam proses komunikasi.
b. Asas manfaat
Pengelolaan system informasi menyediakan dan menyajikan informasi sebagai
bahan untuk mengambil keputusan berdasarkan kebutuhan nyata secara manfaat
dalam rangka koordinasi dan keterpaduan untuk meningkatkan organisasi dan
ketatalaksanaan.
c. Asas mandirian
Pengelolaan system informasi berdasarkan prinsip kemandirian, dan untuk itu
diperlu pusat pengeloaan yang mantab, penyimpanan data yang lengkap dan
aman, serta komunikaksi yang memadai dengan dukungan unsur ketenagaan
yang tangguh dan mamapu bekerja sendiri.
d. Asas pembakuan
Pengelolaan system informasi berdasarkan prinsip pembakuan atas unsur data,
kodifikasi, pengumpulan, pengelolaan, penyimpanan, dokumentasi sehingga
merupakan keterpaduan antara sub-sub.
e. Asas keseimbangan
Pengelolaan system informasi berdasarkan prinsip keseimbangan antara berbagai
jenis informasi dan sumber informasi dan antara para pemakai informasi.
f. Asas Efisiensi dan efektifitas
Pengelolaan system informasi berdasarkan innformasi yang akurat, objektif dan
realistic yang diperoleh dengan menggunakan instrument yang handal, yang
mmamapu meningkatkan efisiensi dan efektifitas manajemen.
g. Asas fasilitas
Pengelolaan
system
informasi
bertujuan
memperikan
kemudahan
bagi
pimpinana, pengelola, dan pemakai lainnya untuk membantu mengambil
keputusan yang tepat, cermat, dan menyeluruh.20
20
Oemar Hamalik, Pengelolaan Sistem Informarmasi. (Bandung: Trigenda Karya, 1993), hlm. 28-29
12
2.7.Tahapan-tahapan Sistem Informasi Manajemen
Tahapan-tahapan dalam Sistem Informasi pendidikan adalahsebagai berikut:
a
Pengumpulan data
Bertugas mengumpulkan data, baik bersifat internal maupun eksternal. Data
internalmerupakan data yang berasal dari dalamorganisasi (level manajemen),
sedangkan data eksternal merupakan datayang berasal dari luar organisasi akan tetapi
masih terdapat hubungan dengan perkembangan organisasi. Pengumpulan data dapat
melalui pengamatan langsung, wawancara, melalui pemikiran koresponden atau daftar
pertanyaan.
b Pemrosesan data atau pengelolaan data
Bertugas memproses data dengan mengikuti serangkaianlangkah atau pola tertentus
sehingga data di rubah ke dalam bentuk informasi yang lebih berguna.21
Pada pemrosesan data bisa dilakukansecara manual maupun dengan bantuan
mesin.Bagian pemroses dataterdiri dari beberapa ahli yang bertugas membentuk data
menjadiinformasi yang sesuai dengan kebutuhan level-level manajemen.Karena
kebutuhan setiap manajer (kepala sekolah dan wakil kepalasekolah) berbeda, maka
kebutuhan data pada tiap-tiap manajer (kepalasekolah dan wakil kepala sekolah)
berbeda pula. Serangkaian aktivotas dalam penglolaan data menurut Burch and Strater
(1974:26-27) adalah:
1) Capturing, yaitu pencatatan data dalam suatu peristiwa ke dalam suatu bentuk,
yaitu formulir kepegawaian, pesanan-pesanan pembelian
2) Verifying (pemeriksaan)
3) Classifying (penggolongan)
4) Penyortiran (penyusunan)
5) Summarizing (peringkasan)
6) Calcuting (penghitungan)
7) Storing (penyimpanan)
8) Retrieving (pengambilan kembali)
9) Reproduksi, yaitu memperbanyak
10) Dusseminating-communicating (penyebaran-pengkomunikasian)22
21
Moekijat, Pengantar Sistem Informasi Manajemen, (Bandung: Mandar Maju, 2005), hlm. 22.
Tim Dosen Administrasi Pendidikan Universitas Pendidikan Indonesia, op.cit. hlm. 181-182
22
13
c
Bagian Pemrogram data
Apabila SIM sudah memiliki Perangkat komputer, maka bagianpemrogram data
disebut Programmers, yaitu kelompok ahli yangbertanggung jawab atas penyusunan
program untuk diberikan kepadaPerangkat komputer. Karena komputer memiliki
bahasa sendiri, makatugas programmer adalah membahasakan data-data yang
telahdihimpun sesuai dengan bahasa komputer.23
d Penyimpanan data
Bagian penyimpanan data bertugas menyimpan data.Penyimpanan data sangat
diperlukan, karena tujuan utamanya adalahdemi keamanan data. Apabila level-level
manajemen membutuhkandata baik data berupa bahan mentah maupun data yang
telah diolah,maka data dapat diambil dan digunakan sesuai dengan kebutuhanmanajer
(kepala sekolah maupun wakilnya).
Data atau informasi yang harus di simpan dalam SIM meliputi beberapa macam.24
Gorgon B. Davis (1992:2) mengetengahkan empat macam informasi yang
digambarkan peramida seperti:
4
3
2
1
1. Lapisan dasar adalah informasi untuk transaksi
2. Lapisan kedua terdiri dari sumber-sumber informasi yang menunjang operasioperasi managemen sehari-hari
3. Lapisan ketiga adalh sumber0sumbber informasi untuk menunjang perencanaan
teaktis dan pembuatan keputusan bagi kontrol managemen.
4. Lapisan keempat sumber-sumner informasi yang menunjang perencanaan dan
pembuatan “policy” pada tingkat managemen yang lebih tinggi.
2.6 Pengelolaan Sistem Informasi
Pengelolaan system informasi ialah suatu totalitas yang terpadu yang terdiri
atas perangka perencanaan, perangkat transformasi, perangkat komunikasi, pemakai,
ketenagaan, organisasi pelaksana, pengendalian dan penilaian yang saling
23
24
Sondang P. Siagian, Sistem Informasi Manajemen, (Bandung: Bumi Aksara, 2006), hlm. 159-160.
Tim Dosen Administrasi Pendidikan Universitas Pendidikan Indonesia, op.cit. hlm. 183-184
14
beerhubungan, pengaruh mempengaruhi, ketergantungan, da saling terobos satu sama
lain, dalam rangka penyediaan informasi yang berdaya guna bagi pemakai informasi
dalam pelaksanaan tugasnya.25
Pengelolaan ini identic dengan kata managejemen, sedangkan manajemmen
itu sendiri adalah suatu proses, karena itu umumnya disebut proses manajemen. SIM
membantu proses manajememn dan membantu pengelola melaksanakan tanggung
jawabnya. Tiap pengelola bertalian dengan tiga unsur, ialah gagasan, hal/benda, dan
orang/manusia. Unsur-unsur ini direfleksikan pada tugas-tugas berfikir konseptual,
administrasi, dan kepemimpinan. Tugas utama berkenaan dengan perumusan gagasan
dan kesempatan-kesempatan yang baru dalam organisasi. Tugas kedua berkenaan
dengan merinnci proses manajeman yang perlu dikerjakan. Tugas ketiga berkenaan
dengan upaya memotivasi orang untuk melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan
organisasi.26
2.7 Penerapan Sistem Informasi Manajemen Dalam Layanan Pendidikan
a.
Sistem Informasi Manajemen dalam Layanan Pendidikan Mekanisme kerja SIM
melibatkan segenap unsur dalam organisasi.
Sumber daya yang berhubungan dengan manusia serta material menjadisatu
rangkaian berkesinambungan untuk menopang pola manajerial. Dataperlu diolah
sedemikian rupa sehingga mampu dijadikan informasi akurat.Sehingga ini sangat
terkait dengan personalia yang akanmenanganinya. Aplikasi SIM dikembangkan
untuk melayani kebutuhankebutuhaninformasi setiap unit fungsional pada semua
tingkatan kegiatanmanajemen. Penerapan rancangan Sistem Informasi Manajemen
yangberbasis komputer tersebut mampu memberikan dukungan pada prosesproses
perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusanmanajemen. Penerapan SIM
sangat menunjang keberhasilansuatu perusahaan dalam meningkatkan kinerja dan
dalam rangka untukmencapai tujuan organisasinya.
25
26
Oemar Hamalik, Pengelolaan Sistem Informarmasi. (Bandung: Trigenda Karya, 1993), hlm. 18
Ibid., hlm. 18
15
Hal tersebut seperi yang tersirat dalam Al-Qur’an surat Ali Imron Ayat 191 yang
berbunyi:
191. (yaitu) orang-orang yang mengingat Allah sambil berdiri atau duduk atau dalam
keadan berbaring dan mereka memikirkan tentang penciptaan langit dan bumi (seraya
berkata): "Ya Tuhan kami, tiadalah Engkau menciptakan Ini dengan sia-sia, Maha Suci
Engkau, Maka peliharalah kami dari siksa neraka.27
Dari ayat di atas digambarkan bahwa manusia dituntut untukmenguasai ilmu
teknologi dan mampu memanfaatkan dengan baik danbenar, karena Allah adalah maha
pencipta apa yang ada di langit dan apayang ada di bumi. Allah menciptakan segala
sesuatunya karena didalamnya terdapat rahasia yang besar.
Tiga macam tinjauan SIM, yaitu:
Berdasarkan komponen fisik, seperti hardware, software, file, prosedur,manusia,
Berdasarkan fungsi pengolahan, seperti mengolah transaksi, file, output,
Berdasarkan fungsi keluaran, seperti dokumen transaksi, laporan rutin, dialog usermachine.
b. Tujuan dan Fungsi Sistem Informasi Manajemen dalam Layanan Pendidikan
Dalam meningkatkan layanan pendidikan, fungsi sistem informasimanajemen
adalah suatu kegiatan formal dalam hal mengumpulkan,mengolah dan menyebarkan
informasi kepada orang-orang yang tepatdalam suatu organisasi. Lembaga pendidikan
dikatakan berhasil apabilamampu memenuhi semua kebutuhan pelanggan (siswa, guru,
orang tua,dan masyarakat). Dalam hal layanan informasi, lembaga pendidikan
harusmampu memberikan informasi yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan,mudah
didapatkan secara efektif dan efisien yang akan berdampak padameningkatnya mutu
pendidikan.
Departemen Agama, Al-Qur’an dan Terjamah, (Madinah: Komplek Percetakan Al-Qur’an Khadim AlHaramain Asy-Syarifain Raja Fahd, 1412 H), hlm.110.
27
16
Dalam memenuhi semua kebutuhan pelanggan dalam halinformasi, lembaga
pendidikan memanfaatkan Sistem InformasiManajemen sebagai penunjang layanan.
Secara sederhana SistemInformasi Manajemen merupakan sarana yang tepat yang
dapatmengantarkan organisasi informasi mengkoordinasikan segenap aspekkebutuhan
pelanggan.
Sebagai pihak yang menerima layanan pendidikan, Pelangganutama layanan
pendidikan adalah siswa. Sedangkan produk adalah peluangpembelajaran (Learning
Opportunity) yang harus tercapai keperluannya,yang elemen-elemennya adalah
kurikulum dan sumber dayapembelajaran.28
Akan tetapi, dalam dunia pendidikan layanan terbaik(Exellence Service) tidak
cukup hanya diberikan kepada siswa atau orangtua siswa saja sebagai pelanggan
eksternal, layanan terbaik pun juga harusdiberikan kepada para staf guru dan pegawai
sebagai pelanggan internal.Mereka dapat lebih optimal dalam bekerja sama
(Collaboration ThroughPeople) sehingga akan memberi dampak terhadap mutu
layanan yang akandiberikan.
Layanan informasi pendidikan merupakan upaya pencapaian suatukepuasan
pelanggan, dengan cara memenuhi kebutuhan semua pelangganserta mengadakan
perbaikan dan pengembangan secara terus menerus ataslayanan yang diberikan. Dalam
upaya pencapaian kepuasan pelanggansecara tidak langsung dibutuhkan wadah berupa
Sistem InformasiManajemen.
Dengan memiliki Sistem Informasi Manajemen berartilembaga pendidikan telah
memanfaatkan teknologi informasi (TI) yang berfungsi sebagai menyampaikan
informasi secara efektif dan efisiensesuai kebutuhan perbaikan dan pengembangan.
Dengan memanfaatkan TI lembaga pendidikan dapat menggunakansebagai
metode, media, dan sumber belajar untuk menunjang kemudahanakses dan pemerataan
pendidikan sehingga memunculkan konsep danstrategi baru yang kemudian diterapkan
dalam praktek oleh beberapalembaga pendidikan yang mempunyai peluang untuk
memanfaatkankonsep dan strategi tersebut.29
Lembaga pendidikan melihat bahwa TI merupakan alat yangsangat menarik
untuk membuat operasional organisasi lebih efisien,artinya Sistem Informasi
Manajemen merupakan salah satu fasilitaslembaga pendidikan yang lebih tepat dalam
28
Syafaruddin, Manajemen Mutu Terpadu Dalam Pendidikan Konsep dan Strategi Aplikasi, (Jakarta: Garsindo,
2002), hlm. 62.
29
Eti Rochaety, dll, Sistem Informasi Manajemen Pendidikan, Jakarta: Bumi Aksara, 2006), hlm. 85.
17
melayani pelanggan danmemuaskan pemilik lembaga pendidikan tersebut (Share
Holder).30
Dengan adanya Sistem Informasi Manajemen, informasi yang adatersusun
dengan baik, sehingga sesuai dengan kebutuhan pelanggan.Akibatnya organisasi
informasi pada sebuah lembaga dapat bekerjadengan baik, karena didukung oleh
akurasi yang diterima pelanggan.Artinya Sistem Informasi Manajemen mempunyai
peran signifikan, karenadapat membantu menyajikan data yang akurat, cepat dan
fleksibel.
Dengandemikian
secara
otomatis
Sistem
Informasi
Manajemen
dalammemberikan layanan pada para pengguna jasa pendidikan dapat membantudalam
memberikan informasi pada pihak yang berkepentingan secaracepat, tepat sasaran
berdasarkan informasi yang terintegrasi dalam sisteminformasi manajemen.
c. Tahapan Sistem Informasi Manajemen dalam Layanan Pendidikan
Personal yang terlibat dalam penggunaan SIM menyangkutbeberapa level
manajemen mulai dari manajemen puncak hinggamanajemen rendah. Personalia SIM
bergantung pada besar kecilnyakebutuhan organisasi pada suatu informasi. Namun
secara sederhanapersonalia yang terlibat dalam Sistem Informasi Manajemen adalah,
(1)bagian pengumpul data, (2) bagian penyimpan data, (3) bagian pemrosesdata dan
(4) bagian pemrogram data.
a. Bagian pengumpul data
Bertugas mengumpulkan data, baik bersifat internal maupuneksternal. Data
internal merupakan data yang berasal dari dalamorganisasi (level manajemen),
sedangkan data eksternal merupakandata yang berasal dari luar organisasi akan
tetapi masih terdapathubungan dengan perkembangan organisasi. Personalia yang
bertugaspada pengumpulan data dapat diambilkan dari seluruh unit kerja
dalamorganisasi, sehingga setiap unit kerja memiliki wakil-wakil yang akan
menunjang keefektifan pengumpulan data untuk diolah menjadi sebuah informasi
yang bermanfaat bagi pengguna informasi.
b. Bagian proses data
Bertugas memproses data dengan mengikuti serangkaianlangkah atau pola
tertentu sehingga data di rubah ke dalam bentukinformasi yang lebih berguna.34 Pada
pemrosesan data bisa dilakukansecara manual maupun dengan bantuan mesin. Bagian
30
Eti Rochaety, dll, Sistem Informasi Manajemen Pendidikan, hlm. 75.
18
pemroses
dataterdiri
dari
beberapa
ahli
yang
bertugas
membentuk
data
menjadiinformasi yang sesuai dengan kebutuhan level-level manajemen.Karena
kebutuhan setiap manajer (kepala sekolah dan wakil kepalasekolah) berbeda, maka
kebutuhan data pada tiap-tiap manajer (kepalasekolah dan wakil kepala sekolah)
berbeda pula.
Pengendalian proses ketika komputer akan memproses datadengan prosedur
yang telah ditetapkan. Pengendalian proses diperlukanuntuk memastikan prosedur
tersebut telah terbebas dari kesalahanperhitungan aritmatika dan logika. Untuk
pengendalian proses yangberkaitan dengan Perangkat komputer akan meliputi:
1) Koneksi peralatan pendukung untuk mengecek pendeteksian kode,
2) Memastikan bahwa prosesor yang digunakan tidak terdapatkesalahan,
3) Pengecekan terhadap kompatibilitas program sebelumnya denganprogram
baru yang digunakan,
4) Ketersediaan prosedur. untuk melakukan pencegahan kesalahanyang terjadi
sehingga perlu disediakan prosedur pencegahanpemunculan kotak dialog yang
memberikan informasi tentangprosedur yang benar kepada guru dalam penginput-an data.
c. Bagian Pemrogram data
Apabila
bagianpemrogram
SIM
data
sudah
disebut
memiliki
Perangkat
Programmers,
komputer,
yaitu
kelompok
maka
ahli
yangbertanggung jawab atas penyusunan program untuk diberikan kepada
perangkat komputer. Karena komputer memiliki bahasa sendiri, makatugas
Programmer adalah membahasakan data-data yang telahdihimpun sesuai dengan
bahasa komputer.
d. Bagian penyimpan data
Bagian penyimpanan data bertugas menyimpan data.Penyimpanan data
sangat diperlukan, karena tujuan utamanya adalahdemi keamanan data. Apabila
level-level manajemen membutuhkandata baik data berupa bahan mentah maupun
data yang telah diolah,maka data dapat diambil dan digunakan sesuai dengan
kebutuhanmanajer (kepala sekolah maupun wakilnya).Badan personalia dalam
menjalankan Sistem InformasiManajemen pendidikan terdiri dari seorang
koordinator yang dipimpinlangsung oleh kepala sekolah, pengumpul data (dewan
guru),
teknisi(programmer).
Kesemuanya
bertugas
sesuai
rencana
dan
prosedurpelaksanaan pada SIM.
19
BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Sistem informasi manajemen adalah sebuah sistem yang terintegrasi antara manusia
dan mesin yang mampu memberikan informasi sedemikian rupa untuk menunjang
jalannya operasi, jalannya manajemen dan fungsi pengambilan keputusan di dalam
sebuah organisasi.
Karekteristik Sistem Informasi Manajemen Pendidikan (SIM), diantaranya: SIM
merupakan jalinan lalu lintas data dan informasi dari setiap bagian di dalam bagian
dalam organisasi yang terpusat di bagian SIM pendidikan, dan SIM bertujuan agar
para pelaksana dapat melaksanakan tugas dengan baik dan benar serta pemimpin
dapat mengambil keputusan dengan cepat dan tepat
Di antara Tujuan Sistem Informasi Manajemen adalah: menyediakan informasi yang
dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang
diinginkan
manajemen,
perencanaan,pengendalian,
menyediakan
informasi
pengevaluasian,
dan
yang
dipergunakan
perbaikan
dalam
berkelanjutan,
menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan sedangkan fungsinya adalah
memproses data menjadi informasi yang dapat digunakan dalam proses pengambilan
keputusan, melakukan kontrol secara tepat terhadap aset organisasi
Jenis dan Katagorisasi Informasi misalnya: jenis informasi berdasarkan katagori
masukan, jenis informasi berdasarkan katagori proses, dan jenis innformasi
berdasarkan katagori produk (keluaran)
Kebijaksanaan yang dijadikan landasan pengelolaan sim diantaranya: fungsionalisasi,
keterpaduan, profesionalisasi, mutu dan kualitas, pemerataan, dan koordinasi.
Asas- Asas Pengelolaan Sistem Informasi diantaranya asas keterpaduan, asas manfaat,
asas mandirian, asas pembakuan, asas keseimbangan, asas efisiensi dan efektifitas,
serta asas fasilitas
Tahapan-tahapan dalam Sistem Informasi pendidikan adalah sebagai berikut: Bagian
pengumpul data, bagian proses data, bagian Pemrogram data dan bagian penyimpan
data.
Penerapan rancangan Sistem Informasi Manajemen yang berbasis komputer tersebut
mampu memberikan dukungan pada prosesproses perencanaan, pengendalian dan
pengambilan keputusan manajemen.
20
DAFTAR PUSTAKA
Amsya, Zulkifli. 2001. Manajemen Sistem Informasi. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama
Departemen Agama, 1412 H. Al-Qur’an dan Terjamah. Madinah: Komplek Percetakan Al………………Qur’an Khadim Al-Haramain Asy-Syarifain Raja Fahd
Hamalik , Oemar. 1993. Pengelolaan Sistem Informarmasi. Bandung: Trigenda Karya
Hamalik, Oemar. 1991.Perencanaan dan Manajemen Pendidikan. Bandung: Mandar
………………….Maju
Handoko, T Hani. 1999. Manajemen. Yogyakarta: BPFE-YOGYAKARTA
Mc.Leod, Raymon Jr. 1995. Sistem Informasi Manajemen, ed I, Jakarta: Prenhallindo
Moekijat. 2005. Pengantar Sistem Informasi Manajemen, Bandung: CV. Mandar Maju.
Moekijat. 2005. Pengantar Sistem Informasi Manajemen, Bandung: Mandar Maju
Pidarta, Dr.Made. 1988. Manajemen Pendidikan Indonesia, Jakarta: PT Bina Aksara
Prof. Dr. H. Engkoswara dan Dr. Hj. Aan Komariah. 2010. Administrasi
………………….Pendidikan.Bandung:
Alfabeta
Rochaety, Eti, Pontjorini Rahayuningsih, dan Prima Gusti Yanthi. 2006. Sistem Informasi
Siagian, Harbangan. 1989. Administrasi Pendidikan. Semarang: Satya Wacana.
Siagian, Sondang P. 2006. Sistem Informasi Manajemen, Bandung: Bumi Aksara
Syafaruddin, 2002. Manajemen Mutu Terpadu Dalam Pendidikan Konsep dan Strategi
………………Aplikasi, Jakarta: Garsindo
Tim Dosen Administrasi Pendidikan Universitas Pendidikan Indonesia. 2009. Manajemen
………………….Pendidikan.
Bandung: Alfabeta.
21