GAMBARAN UMUM RUMAH SAKIT JIWA SAMBANG L
RUMAH SAKIT JIWA SAMBANG LIHUM
Gambaran Umum RSJ Sambang
Lihum
Rumah Sakit Jiwa sambang Lihum pada
awalnya bernama RSJ Tamban, rumah sakit
ini telah ada sejak tahun 1951.
Pada awalnya Rumah Sakit ini bernama
Rumah Sakit Jiwa Tamban, berlokasi di
wilayah Kecamatan Tamban, Kabupaten
Barito Kuala. Tahun 2007, Rumah Sakit
direlokasi ke tempat baru dan berganti
nama Rumah Sakit Jiwa Sambang Lihum.
Alur Assembling Rawat Jalan
DRM dari Poli
Masuk ruang URM dan
di assembling
lengkap
Di indeks
dan di
koding
filling
Tidak
lengkap
B. Alur Assembling Rawat Inap
DRM DI RUANG RAWAT INAP
AKAN DIAMBIL SETELAH PASIEN
PULANG (2X24 JAM)
KE RUANG
URM
LENGKAP
TDK
LENGKAP
DI INDEX &
DI KODING
FILLING
DIKEMBALIKAN KE
RUANG PERAWATAN
DAN DIBERI WAKTU
UNTUK
MELENGKAPI
DALAM WAKTU
2X24 JAM
C. Penyajian Dan Intrerpretasi Hasil
Analisis Kuantitatif Rekam Medis Di RSJ
Sambang Lihum Sebanyak 50 Status
Pasien
N
Kriteria analisis
Yang terisi/ ada tidaknya
o
Jumlah
Presentase
IDENTITAS PASIEN
1
Nomor RM
50
100%
2
Nama Pasien
50
100%
3
Umur
50
100%
4
Jenis Kelamin
50
100%
LAPORAN PENTING
1
Diagnosa akhir
50
100%
2
Operasi
0
0%
3
Riwayat penyakit
50
100%
4
Pemeriksaan fisik
50
100%
5
Tanggal masuk
50
100%
6
Tanggal keluar
50
100%
AUTENTIFIKASI PENULISAN
1
Nama dokter
50
100 %
2
Tanda tangan dokter
50
100 %
PENCATATAN YANG BAIK
1
Tidak ada coretan
42
84 %
2
Tipe X
47
94%
3
Bagian yang kosong
47
94%
Tindak Lanjut Hasil Analisis
Kuantitatif Rekam Medis RSJ
Sambang Lihum
Pendokumentasian analisis kuantitatif
Rekam
Medis
pasien
jiwa
akan
ditindaklanjuti dengan langkah :
Pengembalian
Rekam
Medis
dikembalikan
dalam waktu maksimal
1x24 jam akan tetapi bila Rekam Medis itu
masih dalam proses kelengkapan akan
diberi jangka waktu 2x24 jam.
Alur Sistem Retensi
PEMINDAHAN
RM AKTIF
RM INAKTIF
DINILAI
PENYUSUTAN
RM
RM ADA
NILAI GUNA
DIMUSNAHKAN
RM RUSAK
RM
TERTENTU
RM TIDAK
ADA NILAI
GUNA
DILESTARIKAN
Pemilahan Rekam Medis Inaktif
1.
2.
3.
Tata cara pemilahan berkas Rekam Medis
aktif menjadi inaktif :
Petugas filing mengumpulkan berkas
rekam medis.
Hasil wawancara dicatat pada KIUP.
KIUP disimpan pada tempat penyimpanan
yang disusun berdasarkan alfabet.
Penyimpanan Rekam Medis Inaktif
Tata cara penyimpanan Rekam Medis inaktif :
1. Petugas rekam medis membawa berkas
rekam medis inaktif yang sudah 5 tahun
dari masa in aktif
2. berkas tersebut diikat dan dibawa keruang
penyimpanan subbid rekam medis
3. Petugas mengatur penempatan berkas
tersebut diruang penyimpanan secara
terminal digit filling
Penilaian Rekam Medis Inaktif (Yang
Bernilai Guna dan Tidak bernilai Guna)
Ketentu
an
umum
Berka
s
rekam
medik
Lembar RM yang
dipilih
Ringkasan masuk
dan keluar
Resume
Lembar
persetujuan
Ketentu
an
khusus:
jiwa,
napza,
gigi dst
Lembar rekam
medik sisa,
setelah diambil
lembar tersebut
diatas
Ketentua
n
tertentu
di rumah
sakit
Berkas rekam
medik tertentu
Berkas rekam
medik rusak
dan tidak
terbaca
dilestarika
n
dimusnahk
an
Lanjutan.....
Tata cara penilaian Rekam Medis in aktif :
1. Berkas Rekam Medis yang dinilai adalah
berkas Rekam Medis yang telah 2 tahun
inaktif.
2. Indikator yang digunakan menilai berkas
Rekam Medis inaktif, Seringnya Rekam
Medis digunakan untuk pendidikan dan
penelitian .
Pemusnahan Rekam Medis RSJ Sambang Lihum
Tata cara pemusnahan berkas rekam medis :
1. Kasubag Rekam Medis mengusulkan pembuatan SK / Panitia
prosedur berkas Rekam Medis kepada Direktur.
2. Direktur mengeluarakn SK Panitia Penghapusan Rekam Medis.
3. Petugas Rekam Medis memilah dan memisahkan dari dokumen
Rekam Medis inaktif.
4. Berkas yang telah dikumpulkan, kemudian diambil resumenya
dan dibuat catatan nama, nomor Rekam Medis, dan diagnosanya.
5. Kasubag Rekam Medis melaporkan kepada Kabag Program
megenai usulan penghapusan sejumlah dokumen Rekam Medis
dengan dilampiri daftar yang dibuat oleh petugas Rekam Medis.
6. Kabag Program meneruskan usulan penghapusan kepada Direktur
RSJ Sambang Lihum.
7. Dibuat berita acara pemusnahan.
Alur Klasifikasi Penyakit Di
RSJ Sambang Lihum
DOKTER MELAKUKAN
PEMERIKSAAN PADA PASIEN &
MENULISKAN DIAGNOSA
SESUAI PPDGJ ICD 10
URM
PETUGAS
MENYESUAIKAN
DIAGNOSIS dg
PPDGJ III & 1CD
10
BELUM
SESUAI
FILLING
Identifikasi 50 Diagnosis Dan Kode ICD
10 Serta Peristilahan Medis Yang
digunakan RSJ Sambang Lihum
Diagnosis Rawat Jalan
Lanjutan........
diagnosis rawat inap
Kesimpulan
Alur assembling di Rumah Sakit Sambang Lihum baik alur rawat
jalan maupun alur rawat inap telah sesuai dengan SOP yang ada.
Analisis kuantitatif Rekam Medis sesuai dengan lamanya masa
perawatan yang meliputi:
◦ kebenaran identifikasi mengenai kelengkapan lembar
medis,para medis,serta penunjang medis sesuai dengan
prosedur yang ada.
◦ terdapat laporan-laporan penting.
◦ Sistem retensi yang ada di Rumah Sakit Jiwa Sambang Lihum
telah memenuhi SOP yang ada.
Saran
Pada ruang filling sebaik nya ada penambahan rak penyimpanan.
Perlu adanya penambahan kolom tahun di bawah kolom nomor
Rekam Medis pada map berkas Rekam Medis.
Pada map berkas Rekam Medis yang sudah terisi penuh sebaiknya
diberikan penjepit agar isi map nya lebih rapi dan tidak keluar dari
map.
Adanya coretan di berkas Rekam Medis Pasien seharusnya tidak
dicoret bekali-kali atau tulisan yang ada tidak keliatan sama
sekali.
Seharusnya ada SK dari Direktur untuk pemilahan berkas Rekam
Medis.
Adanya persamaan persepsi antara dokter dengan petugas Rekam
Medis bagian koding dalam mendiagnosis penyakit pasien. Untuk
mengatasi permasalahan ini Rumah Sakit sebaiknya mengadakan
rapat intern dengan komite medik dan dokter.
Gambaran Umum RSJ Sambang
Lihum
Rumah Sakit Jiwa sambang Lihum pada
awalnya bernama RSJ Tamban, rumah sakit
ini telah ada sejak tahun 1951.
Pada awalnya Rumah Sakit ini bernama
Rumah Sakit Jiwa Tamban, berlokasi di
wilayah Kecamatan Tamban, Kabupaten
Barito Kuala. Tahun 2007, Rumah Sakit
direlokasi ke tempat baru dan berganti
nama Rumah Sakit Jiwa Sambang Lihum.
Alur Assembling Rawat Jalan
DRM dari Poli
Masuk ruang URM dan
di assembling
lengkap
Di indeks
dan di
koding
filling
Tidak
lengkap
B. Alur Assembling Rawat Inap
DRM DI RUANG RAWAT INAP
AKAN DIAMBIL SETELAH PASIEN
PULANG (2X24 JAM)
KE RUANG
URM
LENGKAP
TDK
LENGKAP
DI INDEX &
DI KODING
FILLING
DIKEMBALIKAN KE
RUANG PERAWATAN
DAN DIBERI WAKTU
UNTUK
MELENGKAPI
DALAM WAKTU
2X24 JAM
C. Penyajian Dan Intrerpretasi Hasil
Analisis Kuantitatif Rekam Medis Di RSJ
Sambang Lihum Sebanyak 50 Status
Pasien
N
Kriteria analisis
Yang terisi/ ada tidaknya
o
Jumlah
Presentase
IDENTITAS PASIEN
1
Nomor RM
50
100%
2
Nama Pasien
50
100%
3
Umur
50
100%
4
Jenis Kelamin
50
100%
LAPORAN PENTING
1
Diagnosa akhir
50
100%
2
Operasi
0
0%
3
Riwayat penyakit
50
100%
4
Pemeriksaan fisik
50
100%
5
Tanggal masuk
50
100%
6
Tanggal keluar
50
100%
AUTENTIFIKASI PENULISAN
1
Nama dokter
50
100 %
2
Tanda tangan dokter
50
100 %
PENCATATAN YANG BAIK
1
Tidak ada coretan
42
84 %
2
Tipe X
47
94%
3
Bagian yang kosong
47
94%
Tindak Lanjut Hasil Analisis
Kuantitatif Rekam Medis RSJ
Sambang Lihum
Pendokumentasian analisis kuantitatif
Rekam
Medis
pasien
jiwa
akan
ditindaklanjuti dengan langkah :
Pengembalian
Rekam
Medis
dikembalikan
dalam waktu maksimal
1x24 jam akan tetapi bila Rekam Medis itu
masih dalam proses kelengkapan akan
diberi jangka waktu 2x24 jam.
Alur Sistem Retensi
PEMINDAHAN
RM AKTIF
RM INAKTIF
DINILAI
PENYUSUTAN
RM
RM ADA
NILAI GUNA
DIMUSNAHKAN
RM RUSAK
RM
TERTENTU
RM TIDAK
ADA NILAI
GUNA
DILESTARIKAN
Pemilahan Rekam Medis Inaktif
1.
2.
3.
Tata cara pemilahan berkas Rekam Medis
aktif menjadi inaktif :
Petugas filing mengumpulkan berkas
rekam medis.
Hasil wawancara dicatat pada KIUP.
KIUP disimpan pada tempat penyimpanan
yang disusun berdasarkan alfabet.
Penyimpanan Rekam Medis Inaktif
Tata cara penyimpanan Rekam Medis inaktif :
1. Petugas rekam medis membawa berkas
rekam medis inaktif yang sudah 5 tahun
dari masa in aktif
2. berkas tersebut diikat dan dibawa keruang
penyimpanan subbid rekam medis
3. Petugas mengatur penempatan berkas
tersebut diruang penyimpanan secara
terminal digit filling
Penilaian Rekam Medis Inaktif (Yang
Bernilai Guna dan Tidak bernilai Guna)
Ketentu
an
umum
Berka
s
rekam
medik
Lembar RM yang
dipilih
Ringkasan masuk
dan keluar
Resume
Lembar
persetujuan
Ketentu
an
khusus:
jiwa,
napza,
gigi dst
Lembar rekam
medik sisa,
setelah diambil
lembar tersebut
diatas
Ketentua
n
tertentu
di rumah
sakit
Berkas rekam
medik tertentu
Berkas rekam
medik rusak
dan tidak
terbaca
dilestarika
n
dimusnahk
an
Lanjutan.....
Tata cara penilaian Rekam Medis in aktif :
1. Berkas Rekam Medis yang dinilai adalah
berkas Rekam Medis yang telah 2 tahun
inaktif.
2. Indikator yang digunakan menilai berkas
Rekam Medis inaktif, Seringnya Rekam
Medis digunakan untuk pendidikan dan
penelitian .
Pemusnahan Rekam Medis RSJ Sambang Lihum
Tata cara pemusnahan berkas rekam medis :
1. Kasubag Rekam Medis mengusulkan pembuatan SK / Panitia
prosedur berkas Rekam Medis kepada Direktur.
2. Direktur mengeluarakn SK Panitia Penghapusan Rekam Medis.
3. Petugas Rekam Medis memilah dan memisahkan dari dokumen
Rekam Medis inaktif.
4. Berkas yang telah dikumpulkan, kemudian diambil resumenya
dan dibuat catatan nama, nomor Rekam Medis, dan diagnosanya.
5. Kasubag Rekam Medis melaporkan kepada Kabag Program
megenai usulan penghapusan sejumlah dokumen Rekam Medis
dengan dilampiri daftar yang dibuat oleh petugas Rekam Medis.
6. Kabag Program meneruskan usulan penghapusan kepada Direktur
RSJ Sambang Lihum.
7. Dibuat berita acara pemusnahan.
Alur Klasifikasi Penyakit Di
RSJ Sambang Lihum
DOKTER MELAKUKAN
PEMERIKSAAN PADA PASIEN &
MENULISKAN DIAGNOSA
SESUAI PPDGJ ICD 10
URM
PETUGAS
MENYESUAIKAN
DIAGNOSIS dg
PPDGJ III & 1CD
10
BELUM
SESUAI
FILLING
Identifikasi 50 Diagnosis Dan Kode ICD
10 Serta Peristilahan Medis Yang
digunakan RSJ Sambang Lihum
Diagnosis Rawat Jalan
Lanjutan........
diagnosis rawat inap
Kesimpulan
Alur assembling di Rumah Sakit Sambang Lihum baik alur rawat
jalan maupun alur rawat inap telah sesuai dengan SOP yang ada.
Analisis kuantitatif Rekam Medis sesuai dengan lamanya masa
perawatan yang meliputi:
◦ kebenaran identifikasi mengenai kelengkapan lembar
medis,para medis,serta penunjang medis sesuai dengan
prosedur yang ada.
◦ terdapat laporan-laporan penting.
◦ Sistem retensi yang ada di Rumah Sakit Jiwa Sambang Lihum
telah memenuhi SOP yang ada.
Saran
Pada ruang filling sebaik nya ada penambahan rak penyimpanan.
Perlu adanya penambahan kolom tahun di bawah kolom nomor
Rekam Medis pada map berkas Rekam Medis.
Pada map berkas Rekam Medis yang sudah terisi penuh sebaiknya
diberikan penjepit agar isi map nya lebih rapi dan tidak keluar dari
map.
Adanya coretan di berkas Rekam Medis Pasien seharusnya tidak
dicoret bekali-kali atau tulisan yang ada tidak keliatan sama
sekali.
Seharusnya ada SK dari Direktur untuk pemilahan berkas Rekam
Medis.
Adanya persamaan persepsi antara dokter dengan petugas Rekam
Medis bagian koding dalam mendiagnosis penyakit pasien. Untuk
mengatasi permasalahan ini Rumah Sakit sebaiknya mengadakan
rapat intern dengan komite medik dan dokter.