Kelas O3 Manajemen Proyek Perencanaan Si
Dokumen:
Manajemen Proyek
PERENCANAAN SISTEM INFORMASI
Disusun Oleh :
Rizqi Anang Priyanto
(13410100173)
PROGRAM STUDI S1 SISTEM INFORMASI
FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA
INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA STIKOM SURABAYA
2016
Pengertian Perencanaan Proyek
Perencanaan Proyek adalah disiplin untuk menyatakan bagaimana untuk menyelesaikan
sebuah proyek dalam jangka waktu tertentu, biasanya dengan tahapan yang ditetapkan, dan
sumber daya yang ditunjuk. Salah satu pendangan dari perencanaan proyek bagi beberapa
aktivitas, antara lain : menetapkan tujuan, mengidentifikasi, perencanaan jadwal, dan
membuat rencana mendukung (termasuk yang berkaitan dengan : sumber daya manunsia,
metode komunikasi, dan manajemen resiko).
Sebagai elemen penting dari menejemen proyek, perencanaan proyek melibatkan
pengembangan tindakan dan penjadwalan yang akan membuat proyek bergerak maju secara
konsisten. Bila dilaksanakan dengan baik, perencanaan proyek juga akan mencangkup
tanggal target untuk penyelesaian setiap tindakan.
Proses perencanaan lebih memfokuskan pada pemilihan sumber daya yang dibutuhkan untuk
proyek, serta menyediakan kerangka kerja umum untuk mencapai tujuaan yang diinginkn.
Sebaliknya, perencanaan proyek lebih memfokuskan pada mengidentifikasi dan mengatur
tugas individu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap langkah dalam proyek
menggunakan sumber daya yang mengidentifikasi dalam perencanaan proses.
Prinsip Perencanaan Proyek
Prinsip-prinsip organisasi adalah nilai-nilai yang digunakan sebagai landasan kerja bagi
setiap orang yang ada dalam organisasi tersebut untuk mencapai keberhasilan tujuan yang
telah disepakati. Prinsip-prinsip yang ada dalam organisasi meliputi :
a)
Tujuan organisasi yang jelas
b)
Tugas yang dilakukan harus jelas
c)
Pembagian tugas yang adil
d)
Penempatan posisi yang tepat
e)
Adanya koordinasi dan integrasi
Kelompok Proses Manajemen Proyek
Merupakan serangkaian aktifitas yang dilakukan untuk mencapai hasil tertentu. Pada tiap fase
dari siklus hidup proyek“lifecycle” terdiri atas sejumlah aktivitas. Yang terdiri atas 5 proses
yang saling berhubungan, diantaranya :
Proses Inisiasi (initiating)
Proses Perencanaaan (planning)
Proses Pelaksanaan (executing)
Proses Pengawasan n pengontrolan (monitoring n controlling)
Proses Penutupan (closing)
1. Proses inisiasi proyek
Pada proses ini proses inisiasi mencakup pengenalan dan fase dari sebuah proyek, dan
beberapa organisasi membuat business case tujuannya adalah menyeleksi dan memulai
proyek secara formal. Beberapa outcome dari proses ini yaitu : Penugasan manajer proyek,
identifikasi stakeholder, business case : dokumen berisikan alasan inisiasi proyek investasi
beserta cost benefit analysis, dan project charter serta penandatangan.
2. Proses perencanaan proyek
Mencakup kesembilan knowledge area tujuannya adalah sebagai panduan dalam pelaksanaan
proyek.Beberapa contoh keluaran dari proyek ini : dokumen kontrak tim, pernyataan tentang
ruang lingkup proyek, Work Breakdown Structure (WBS), jadwal proyek dalam bentuk Gantt
Chart, berikut semua dependencies & resources yang dibutuhkan, daftar resiko
3. Proses eksekusi proyek
Proses yang paling banyak membutuhkan waktu dan sumderdaya sehingga manajer proyek
membutuhkan kemampuan kepemimpinan untuk mengatasi tantangan pada saat eksekusi
proyek dan selama eksekusi, pembuatan laporan milestone dapat membantu pada proses
pembuatan project manager.
4. Proses pengawasan dan pengontrolan proyek
Proses yang mempengaruhi seluruh kelompok proses serta lifecylce proyek. Aktivitasnya
melingkupi : mengukur kemajuan proyek, memonitor penyimpangan terhadap rencana, dan
pengambilan corrective action sebagai penyesuaian kemajuan saat ini terhadap apa yang
sudah direncanakan. Keluaran berupa : laporan peforma, laporan permintaan perubahan dan
laporan update terhadap planning
5. Proses penutupan proyek
Bagaimana memperoleh penerimaan stakeholder dan pengguna trhadap hasil akhir
produk/layanan, meskipun tidak selesai proyek harus ditutup secara formal. Keluaran proyek
berupa : laporan akhir proyek, dan persentasi kepada sponsor/ manajemen senior.
Perencanaan Proyek Sistem Informasi
Suatu sistem informasi dapat dikembangkan karena adanya kebijakan dan perencanaan
telebih dahulu. Tanpa adanya perencanaan sistem yang baik, pengembangan sistem tidak
akan dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Tanpa adanya kebijakan pengembangan
sistem oleh manajemen puncak, maka pengembangan sistem tidak akan mendapat dukungan
dari manajemen puncak tersebut.
Kebijakan Sistem
Kebijakan untuk mengembangkan sistem informasi dilakukan oleh manajemen puncak
karena manajemen menginginkan untuk meraih kesempatan-kesempatan yang ada yang tidak
dapat diraih oleh sistem yang lama atau sistem lama mempunyai kelemahan (masalah)
Perencanaan Sistem
Perencanaan sistem menyangkut estimasi sumberdaya (kebutuhan-kebutuhan fisik dan tenaga
kerja) dan biaya. Perencanaan sistem terdiri dari perencanaan jangka pendek (periode 1-2
tahun) dan jangka panjang (periode sampai 5 tahun). Perencanaan sistem biasanya ditangani
oleh staf perencanaan sistem, departemen pengembangan sistem atau departemen pengolahan
data.
Proses Perencanaan Sistem
Proses perencanaan sistem dapat dikelompokkan dalam tiga proses utama, yaitu :
1. Merencanakan proyek-proyek sistem
Tahapan proses perencanaan sistem yaitu :
a)
Mengkaji tujuan, perencanaan strategi dan taktik perusahaan.
b)
Mengidentifikasi proyek-proyek sistem.
c)
Menetapkan sasaran proyek-proyek sistem.
d)
Menetapkan kendala proyek-proyek sistem (mis. Batasan biaya, waktu, umur ekonomis,
peraturan yang berlaku).
e)
Menetukan prioritas proyek-proyek sistem.
f)
Membuat laporan perencanaan sistem.
g)
Meminta persetujuan manajemen.
2. Mempersiapkan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan
Persiapan ini meliputi :
a)
Menunjuk team analis (dapat berasal dari departemen pengembangan yang ada atau dari
luar perusahaan (konsultan).
b)
Mengumumkan proyek pengembangan system.
3. Mendefinisikan proyek-proyek sistem yang dikembangkan
Melakukan studi untuk mencari alternatif pemecahan terbaik yang paling layak untuk
dikembangkan.
Tahapan yang dilakukan yaitu :
a)
Mengidentifikasi kembali ruang lingkup dan sasaran proyek system.
b)
Melakukan studi kelayakan.
c)
Menilai kelayakan proyek system.
d)
Membuat usulan proyek system.
e)
Meminta persetujuan manajemen.
Pengembangan Proyek Sistem Informasi
Proses pengembangan sistem informasi (PL) dikembangkan oleh pelaku-pelaku yang dapat
dikategorikan dalam 5 kelompok:
1. Manajer senior, yang bertugas mendefinisikan permasalahan-permasalahan bisnis dan
sangat berpengaruh pada proyek tersebut
2. Manajer proyek (teknik), yang merencanakan, memotivasi, mengorganisasi dan
mengontrol orang-orang yang bekerja dalam proyek tersebut (praktisi).
3. Praktisi, adalah orang yang mempunyai kemampuan teknis yang dibutuhkan untuk
mendapatkan produk sistem informasi (program aplikasi).
4. Pelanggan, adalah orang yang membutuhkan sistem informasi (PL) tersebut.
5. Pengguna akhir, orang yang berinteraksi dengan sistem informasi (PL) yang dikaitkan
dengan pengguna produk
Manfaat Manajemen Proyek :
Manajemen Proyek adalah suatu cara mengelola, mengarahkan, dan mengkoordinasikan
sumber daya (manusia/material)disaat mulainya sebuah proyek hingga akhir untuk mencapai
suatu tujuan, yang dibatasi oleh biaya, waktu, dan kualitas untuk mencapai kepuasan.
Manfaat manajemen proyek:
a)
Mengidentifikasi fungsi tanggung jawab
b)
Meminimalkan tuntutan pelaporan rutin
c)
Mengidentifikasi batas waktu untuk penjadwalan
d)
Mengidentifikasi metode analisa peramalan
e)
Mengukur prestasi terhadap rencana
f)
Mengidentifikasi masalah dini & tindakan perbaikan
g)
Meningkatkan kemampuan estimasi untuk rencana
h)
Mengetahui jika sasaran tidak dapat dicapai/terlampaui
sumber :
http://ebookuniverse.net/id/perencanaan+manajemen+proyek+sistem+informasi
http://edvinramadhan.blogspot.co.id/2010/08/perencanaan-proyek-sistem-informasi.html
Manajemen Proyek
PERENCANAAN SISTEM INFORMASI
Disusun Oleh :
Rizqi Anang Priyanto
(13410100173)
PROGRAM STUDI S1 SISTEM INFORMASI
FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA
INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA STIKOM SURABAYA
2016
Pengertian Perencanaan Proyek
Perencanaan Proyek adalah disiplin untuk menyatakan bagaimana untuk menyelesaikan
sebuah proyek dalam jangka waktu tertentu, biasanya dengan tahapan yang ditetapkan, dan
sumber daya yang ditunjuk. Salah satu pendangan dari perencanaan proyek bagi beberapa
aktivitas, antara lain : menetapkan tujuan, mengidentifikasi, perencanaan jadwal, dan
membuat rencana mendukung (termasuk yang berkaitan dengan : sumber daya manunsia,
metode komunikasi, dan manajemen resiko).
Sebagai elemen penting dari menejemen proyek, perencanaan proyek melibatkan
pengembangan tindakan dan penjadwalan yang akan membuat proyek bergerak maju secara
konsisten. Bila dilaksanakan dengan baik, perencanaan proyek juga akan mencangkup
tanggal target untuk penyelesaian setiap tindakan.
Proses perencanaan lebih memfokuskan pada pemilihan sumber daya yang dibutuhkan untuk
proyek, serta menyediakan kerangka kerja umum untuk mencapai tujuaan yang diinginkn.
Sebaliknya, perencanaan proyek lebih memfokuskan pada mengidentifikasi dan mengatur
tugas individu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap langkah dalam proyek
menggunakan sumber daya yang mengidentifikasi dalam perencanaan proses.
Prinsip Perencanaan Proyek
Prinsip-prinsip organisasi adalah nilai-nilai yang digunakan sebagai landasan kerja bagi
setiap orang yang ada dalam organisasi tersebut untuk mencapai keberhasilan tujuan yang
telah disepakati. Prinsip-prinsip yang ada dalam organisasi meliputi :
a)
Tujuan organisasi yang jelas
b)
Tugas yang dilakukan harus jelas
c)
Pembagian tugas yang adil
d)
Penempatan posisi yang tepat
e)
Adanya koordinasi dan integrasi
Kelompok Proses Manajemen Proyek
Merupakan serangkaian aktifitas yang dilakukan untuk mencapai hasil tertentu. Pada tiap fase
dari siklus hidup proyek“lifecycle” terdiri atas sejumlah aktivitas. Yang terdiri atas 5 proses
yang saling berhubungan, diantaranya :
Proses Inisiasi (initiating)
Proses Perencanaaan (planning)
Proses Pelaksanaan (executing)
Proses Pengawasan n pengontrolan (monitoring n controlling)
Proses Penutupan (closing)
1. Proses inisiasi proyek
Pada proses ini proses inisiasi mencakup pengenalan dan fase dari sebuah proyek, dan
beberapa organisasi membuat business case tujuannya adalah menyeleksi dan memulai
proyek secara formal. Beberapa outcome dari proses ini yaitu : Penugasan manajer proyek,
identifikasi stakeholder, business case : dokumen berisikan alasan inisiasi proyek investasi
beserta cost benefit analysis, dan project charter serta penandatangan.
2. Proses perencanaan proyek
Mencakup kesembilan knowledge area tujuannya adalah sebagai panduan dalam pelaksanaan
proyek.Beberapa contoh keluaran dari proyek ini : dokumen kontrak tim, pernyataan tentang
ruang lingkup proyek, Work Breakdown Structure (WBS), jadwal proyek dalam bentuk Gantt
Chart, berikut semua dependencies & resources yang dibutuhkan, daftar resiko
3. Proses eksekusi proyek
Proses yang paling banyak membutuhkan waktu dan sumderdaya sehingga manajer proyek
membutuhkan kemampuan kepemimpinan untuk mengatasi tantangan pada saat eksekusi
proyek dan selama eksekusi, pembuatan laporan milestone dapat membantu pada proses
pembuatan project manager.
4. Proses pengawasan dan pengontrolan proyek
Proses yang mempengaruhi seluruh kelompok proses serta lifecylce proyek. Aktivitasnya
melingkupi : mengukur kemajuan proyek, memonitor penyimpangan terhadap rencana, dan
pengambilan corrective action sebagai penyesuaian kemajuan saat ini terhadap apa yang
sudah direncanakan. Keluaran berupa : laporan peforma, laporan permintaan perubahan dan
laporan update terhadap planning
5. Proses penutupan proyek
Bagaimana memperoleh penerimaan stakeholder dan pengguna trhadap hasil akhir
produk/layanan, meskipun tidak selesai proyek harus ditutup secara formal. Keluaran proyek
berupa : laporan akhir proyek, dan persentasi kepada sponsor/ manajemen senior.
Perencanaan Proyek Sistem Informasi
Suatu sistem informasi dapat dikembangkan karena adanya kebijakan dan perencanaan
telebih dahulu. Tanpa adanya perencanaan sistem yang baik, pengembangan sistem tidak
akan dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Tanpa adanya kebijakan pengembangan
sistem oleh manajemen puncak, maka pengembangan sistem tidak akan mendapat dukungan
dari manajemen puncak tersebut.
Kebijakan Sistem
Kebijakan untuk mengembangkan sistem informasi dilakukan oleh manajemen puncak
karena manajemen menginginkan untuk meraih kesempatan-kesempatan yang ada yang tidak
dapat diraih oleh sistem yang lama atau sistem lama mempunyai kelemahan (masalah)
Perencanaan Sistem
Perencanaan sistem menyangkut estimasi sumberdaya (kebutuhan-kebutuhan fisik dan tenaga
kerja) dan biaya. Perencanaan sistem terdiri dari perencanaan jangka pendek (periode 1-2
tahun) dan jangka panjang (periode sampai 5 tahun). Perencanaan sistem biasanya ditangani
oleh staf perencanaan sistem, departemen pengembangan sistem atau departemen pengolahan
data.
Proses Perencanaan Sistem
Proses perencanaan sistem dapat dikelompokkan dalam tiga proses utama, yaitu :
1. Merencanakan proyek-proyek sistem
Tahapan proses perencanaan sistem yaitu :
a)
Mengkaji tujuan, perencanaan strategi dan taktik perusahaan.
b)
Mengidentifikasi proyek-proyek sistem.
c)
Menetapkan sasaran proyek-proyek sistem.
d)
Menetapkan kendala proyek-proyek sistem (mis. Batasan biaya, waktu, umur ekonomis,
peraturan yang berlaku).
e)
Menetukan prioritas proyek-proyek sistem.
f)
Membuat laporan perencanaan sistem.
g)
Meminta persetujuan manajemen.
2. Mempersiapkan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan
Persiapan ini meliputi :
a)
Menunjuk team analis (dapat berasal dari departemen pengembangan yang ada atau dari
luar perusahaan (konsultan).
b)
Mengumumkan proyek pengembangan system.
3. Mendefinisikan proyek-proyek sistem yang dikembangkan
Melakukan studi untuk mencari alternatif pemecahan terbaik yang paling layak untuk
dikembangkan.
Tahapan yang dilakukan yaitu :
a)
Mengidentifikasi kembali ruang lingkup dan sasaran proyek system.
b)
Melakukan studi kelayakan.
c)
Menilai kelayakan proyek system.
d)
Membuat usulan proyek system.
e)
Meminta persetujuan manajemen.
Pengembangan Proyek Sistem Informasi
Proses pengembangan sistem informasi (PL) dikembangkan oleh pelaku-pelaku yang dapat
dikategorikan dalam 5 kelompok:
1. Manajer senior, yang bertugas mendefinisikan permasalahan-permasalahan bisnis dan
sangat berpengaruh pada proyek tersebut
2. Manajer proyek (teknik), yang merencanakan, memotivasi, mengorganisasi dan
mengontrol orang-orang yang bekerja dalam proyek tersebut (praktisi).
3. Praktisi, adalah orang yang mempunyai kemampuan teknis yang dibutuhkan untuk
mendapatkan produk sistem informasi (program aplikasi).
4. Pelanggan, adalah orang yang membutuhkan sistem informasi (PL) tersebut.
5. Pengguna akhir, orang yang berinteraksi dengan sistem informasi (PL) yang dikaitkan
dengan pengguna produk
Manfaat Manajemen Proyek :
Manajemen Proyek adalah suatu cara mengelola, mengarahkan, dan mengkoordinasikan
sumber daya (manusia/material)disaat mulainya sebuah proyek hingga akhir untuk mencapai
suatu tujuan, yang dibatasi oleh biaya, waktu, dan kualitas untuk mencapai kepuasan.
Manfaat manajemen proyek:
a)
Mengidentifikasi fungsi tanggung jawab
b)
Meminimalkan tuntutan pelaporan rutin
c)
Mengidentifikasi batas waktu untuk penjadwalan
d)
Mengidentifikasi metode analisa peramalan
e)
Mengukur prestasi terhadap rencana
f)
Mengidentifikasi masalah dini & tindakan perbaikan
g)
Meningkatkan kemampuan estimasi untuk rencana
h)
Mengetahui jika sasaran tidak dapat dicapai/terlampaui
sumber :
http://ebookuniverse.net/id/perencanaan+manajemen+proyek+sistem+informasi
http://edvinramadhan.blogspot.co.id/2010/08/perencanaan-proyek-sistem-informasi.html