Peranan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Dalam Menunjang Efektivitas Pengendalian Internal Atas Pembelian Bahan Baku (Studi Kasus pada PT. Indra Jaya).
ABSTRAK
Titik awal dari kegiatan suatu perusahaan pada umumnya terletak pada
kegiatan pembelian terutama pembelian bahan baku. Kegiatan pembelian
merupakan dasar dari proses produksi untuk menghasilkan suatu produk. Apabila
pembelian bahan baku terhambat maka proses produksi belum dapat berjalan.
Pembelian bahan baku akan menghasilkan pendapatan untuk digunakan dalam
proses untuk menghasilkan produk selanjutnya melalui proses produksi. Jumlah
persediaan yang tidak efisien dapat mengganggu likuiditas operasi perusahaan.
Berdasarkan gambaran tersebut jelaslah bahwa kegiatan pembelian memegang
peran penting dalam setiap perusahaan sehingga dibutuhkan sistem informasi
akuntansi pembelian.
Sitem informasi akuntansi yang memadai dapat menjadi alat bantu bagi
manajemen dalam menyediakan informasi yang cepat, tepat dan dapat dipercaya.
Untuk mengurangi atau mengatasi kecurangan yang terjadi yang dapat merugikan
perusahaan, maka dalam pelaksanaan pembelian perlu adanya pengendalian intern
yang memadai. Pengendalian intern yang memadai diharapkan dapat membantu
pimpinan dalam menjaga keamanan harta perusahaan, mencegah serta
menemukan kesalahan dan penggelapan-penggelapan yang dapat merugikan
perusahaan.
Dalam penelitian yang dilakukan terhadap PT INDRA JAYA, penulis
merumuskan hipotesis yaitu “Sistem informasi akuntansi pembelian yang
dilaksanakan dengan memadai dapat berperan dalam menunjang efektivitas
pengendalian internal atas pembelian bahan baku”.
PT INDRA JAYA adalah sebuah perusahaan yang memproduksi kasur
springbed.
Berdasarkan penelitian yang penulis lakukan, ternyata sistem informasi
akuntansi pembelian bahan baku yang terdapat pada PT INDRA JAYA belum
dilaksanakan secara memadai, sehingga kurang berperan dalam menunjang
efektivitas pengendalian internal atas pembelian bahan baku. Hal ini terlihat dari
adanya perangkapan tugas dan formulir-formulir pembelian bahan baku yang diisi
secara manual yang belum memiliki pengendalian internal yang memadai.
Oleh karena itu dapat disimpulkan bahwa hipotesis yang penulis
ungkapkan tidak dapat diterima.
iv
Universitas Kristen Maranatha
DAFTAR ISI
ABSTRAK .....................................................................................................
i
KATA PENGANTAR...................................................................................
ii
DAFTAR ISI..................................................................................................
v
DAFTAR GAMBAR.....................................................................................
viii
DAFTAR LAMPIRAN.................................................................................
ix
BAB I PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Penelitian ..........................................................
1
1.2
Identifikasi Masalah...................................................................
3
1.3
Tujuan Penelitian .......................................................................
3
1.4
Kegunaan Penelitian ..................................................................
4
1.5
Rerangka Pemikiran...................................................................
5
1.6
Metodologi Penelitian................................................................
9
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1
Konsep Peranan .........................................................................
11
2.2 Sistem Informasi Akuntansi.......................................................
11
2.2.1
Pengertian Sistem...........................................................
11
2.2.2
Pengertian Sistem Akuntansi .........................................
12
2.2.3 Tujuan Sistem Akuntansi...............................................
13
2.2.4 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi ........................
15
2.2.5 Unsur-Unsur Sistem Informasi Akuntansi.....................
17
2.2.6 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi ..............................
19
2.2.7
21
Fungsi Sistem Informasi Akuntansi...............................
v
Universitas Kristen Maranatha
2.3
Pembelian...................................................................................
22
2.3.1
Pengertian Pembelian.....................................................
22
2.3.2
Organisasi Pembelian.....................................................
25
2.3.3
Prosedur Pembelian .......................................................
26
2.3.4
Tujuan Penyusunan Sistem Informasi Akuntansi
Pembelian.......................................................................
30
2.4
Pengertian Efektivitas ................................................................
32
2.5
Pengendalian Internal.................................................................
32
2.5.1
Pengertian Pengendalian Internal...................................
32
2.5.2
Unsur-Unsur Pengendalian Internal...............................
34
2.5.3
Keterbatasan Pengendalian Internal...............................
40
2.6
Hubungan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Dengan
Pengendalian Internal Atas Pembelian ......................................
41
BAB III OBJEK DAN METODOLOGI PENELITIAN
3.1
3.2
Objek Penelitian.........................................................................
42
3.1.1
Sejarah Singkat Perusahaan ...........................................
42
3.1.2
Struktur Organisasi dan Uraian Tugas ...........................
43
3.1.3
Aktivitas Operasional Perusahaan .................................
47
3.1.4
Prosedur Pembelian Bahan Baku...................................
49
3.1.5
Aktivitas Sumber Daya Manusia Perusahaan ................
50
3.1.6
Aktivitas Pemasaran Perusahaan ...................................
50
Metode Penelitian ......................................................................
51
3.2.1
Teknik Pengumpulan Data.............................................
51
3.2.2
Sumber Data...................................................................
52
3.2.3
Operasionalisasi Variabel ..............................................
52
3.2.4
Rencana Analisis............................................................
53
vi
Universitas Kristen Maranatha
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
4.1
Hasil Penelitian ..........................................................................
54
4.1.1
Pembelian Bahan Baku Pada PT INDRA JAYA...........
54
4.1.2
Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Bahan Baku
4.1.3
4.2
Pada PT INDRA JAYA .................................................
55
4.1.2.1 Dokumen-Dokumen Pembelian.........................
56
4.1.2.2 Prosedur Akuntansi Pembelian ..........................
57
Efektivitas Pengendalian Internal Pembelian Bahan
Baku ...............................................................................
58
Pembahasan................................................................................
64
4.2.1
Peranan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian
Bahan Baku Pada PT INDRA JAYA dalam
Menunjang
4.3
Efektivitas
Pengendalian
Intern
Pembelian Bahan Baku ..................................................
64
Pengujian Hipotesis ...................................................................
73
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
5.1
Kesimpulan ................................................................................
76
5.2
Saran ..........................................................................................
79
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
RIWAYAT HIDUP PENULIS
vii
Universitas Kristen Maranatha
DAFTAR GAMBAR
-
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT INDRA JAYA ........................
viii
44
Universitas Kristen Maranatha
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran I
: Flowchart Pembelian Bahan Baku Pada PT INDRA JAYA
Lampiran II
: Flowchart Baru Pembelian Bahan Baku
Lampiran III : Surat Permintaan Pembelian
Lampiran IV : Surat Permintaan Penawaran Harga
Lampiran V
: Surat Order Pembelian
ix
Universitas Kristen Maranatha
PT INDRA JAYA
No.
Jl. Manglid No.60 Kopo-Bandung
SURAT ORDER PEMBELIAN
Kepada Yth.
Kirim ke :
Tanggal :
Syarat :
Tanggal Diperlukan :
No.
Nama
Spesifikasi
Urut
Barang
Barang
Satuan
Kuantitas Harga
Satuan
Jumlah
Penting
Penerimaan barang ditutup jam 16.00, kecuali dengan janji khusus.
Pimpinan
(Rangkap empat)
Jumlah
Harga
No. SPP.
Tanggal :
SURAT PERMINTAAN PEMBELIAN
Gunakan formulir yang berbeda untuk setiap barang yang saudara minta.
Dari Bagian : ………………… Digunakan untuk :…………………
Sifat permintaan : Biasa
Kuantitas
Segera
Nomor Katalog
Mendesak
Ukuran
Kirim ke ………………………………
Penjelasan Lengkap
Diisi oleh Bagian Pembelian
Bebankan ke Dep ……….No. Rek …… Pemasok Harga
Tanggal diperlukan …./…./….
Total
Per unit Harga
Nomor
SOP
Diperlukan oleh ……………..
Disetujui oleh ……………….
Harga yang lalu ………………..
Pemasok yang lalu …………….
Ya untuk dibeli ………………..
(Rangkap tiga)
PT INDRA JAYA
Jl. Manglid No.60 Kopo-Bandung
SURAT PERMINTAAN PENAWARAN HARGA
Kepada
Catatan :
Yth.
Permintaan penawaran harga ini bukan merupakan
order pembelian.
Tanggal SPPH
Tanggal Penyerahan Barang
Silakan menawarkan kepada kami barang-barang berikut ini. Kami bersedia
mempertimbangkan barang substitusi.
Kuantitas
No. Katalog
Keterangan
Harga
Potongan
Per unit
Harga
Bersih
Kami menawarkan barang tersebut di atas dengan syarat pengiriman FOB ……… dan
syarat pembayaran ……….. dengan jangka waktu pengiriman …….. hari setelah order
pembelian kami terima.
Nama Perusahaan
Tanda tangan
Kirimkan kembali formulir ini ke Bagian Pembelian pada alamat di atas.
(Rangkap dua)
Keterangan :
ROP
= Reorder Point
SPP
= Surat Permintaan Pembelian
SPPH = Surat Permintaan Penawaran Harga
SPH
= Surat Penawaran Harga
SOP
= Surat Order Pembelian
SJ
= Surat Jalan
LPB
= Laporan Penerimaan Barang
Bab I Pendahuluan
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Penelitian
Krisis ekonomi yang melanda Indonesia menimbulkan kesulitan
khususnya
bagi
perusahaan
besar
maupun
perusahaan
kecil
dalam
mempertahankan kelangsungan perusahaannya. Bahkan ada beberapa perusahaan
yang
harus
menghentikan
usahanya.
Agar
suatu
perusahaan
dapat
mempertahankan usahanya, setiap pihak yang terlibat dalam proses produksi
harus dapat mendukung kebijakan yang dibuat perusahaan.
Titik awal dari kegiatan suatu perusahaan pada umumnya terletak pada
kegiatan pembelian terutama pembelian bahan baku. Kegiatan pembelian
merupakan dasar dari proses produksi untuk menghasilkan suatu produk. Apabila
pembelian bahan baku terhambat maka proses produksi belum dapat berjalan.
Pembelian bahan baku akan menghasilkan pendapatan untuk digunakan
dalam proses untuk menghasilkan produk selanjutnya melalui proses produksi.
Jumlah persediaan yang tidak efisien dapat mengganggu likuiditas operasi
perusahaan. Berdasarkan gambaran tersebut jelaslah bahwa kegiatan pembelian
memegang peran penting dalam setiap perusahaan.
Dengan adanya sistem informasi yang memadai diharapkan efektivitas
pembelian bahan baku dalam perusahaan dapat tercapai. Efektivitas seringkali
dimasukkan dalam kualitas dan kuantitas keluaran (output) barang dan jasa.
Universitas Kristen Maranatha
1
Bab I Pendahuluan
Pembelian bahan baku yang efektif dapat dilihat dari tercapainya tujuan
pembelian yang ditetapkan atas pembelian bahan baku. Untuk itu pembelian
bahan baku yang dilakukan perusahaan efektif apabila memenuhi kriteria-kriteria
sebagai berikut :
1. Bahan baku yang dibeli adalah yang benar-benar dibutuhkan oleh
perusahaan.
2. Perusahaan membeli bahan baku dengan harga yang wajar.
3. Bahan baku yang dibeli dalam kualitas dan kuantitas yang baik.
4. Bahan baku yang dipesan dapat diterima tepat pada waktunya.
Dalam pelaksanaan pembelian, maka akan terdapat kesempatan untuk
melakukan kecurangan yang akan merugikan perusahaan. Agar kerugian akibat
kecurangan dapat dikurangi atau diatasi, maka perusahaan harus mendeteksi
kecurangan tersebut terlebih dahulu, yaitu dengan melaksanakan pengendalian
intern yang memadai.
Pengendalian intern yang memadai diharapkan dapat membantu pimpinan
dalam menjaga keamanan harta perusahaan, mencegah serta menemukan
kesalahan dan penggelapan-penggelapan yang dapat merugikan perusahaan.
Dilandasi oleh hal tersebut diatas, maka penulis tertarik untuk mengadakan
penelitian dengan judul “Peranan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian
Dalam Menunjang Efektivitas Pengendalian Internal Atas Pembelian Bahan
Baku.”
Universitas Kristen Maranatha
2
Bab I Pendahuluan
1.2 Identifikasi Masalah
Berdasarkan
latar
belakang
penelitian
tersebut,
maka
penulis
mengidentifikasikan masalah sebagai berikut :
1. Apakah sistem informasi akuntansi pembelian bahan baku yang telah
diterapkan pada perusahaan telah memadai.
2. Apakah pengendalian internal atas pembelian bahan baku pada perusahaan
telah dilaksanakan secara efektif.
3. Bagaimana peran sistem informasi akuntansi pembelian bahan baku dalam
menunjang efektivitas pengendalian internal pembelian bahan baku.
1.3 Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah :
1. Untuk mengetahui apakah sistem informasi akuntansi pembelian bahan
baku yang telah diterapkan perusahaan telah memadai.
2. Untuk mengetahui apakah pengendalian internal atas pembelian bahan
baku pada perusahaan telah dilaksanakan secara efektif.
3. Untuk mengetahui peran sistem informasi akuntansi pembelian bahan
baku dalam menunjang efektivitas pengendalian internal pembelian bahan
baku.
Universitas Kristen Maranatha
3
Bab I Pendahuluan
1.4 Kegunaan Penelitian
Hasil dari penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat :
1. Bagi penulis :
a. Untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan sarjana akuntansi
jenjang S-1 di Universitas Kristen Maranatha.
b. Untuk
mengetahui
pentingnya
sistem
informasi
akuntansi
pembelian dalam menunjang efektivitas pengendalian internal atas
pembelian bahan baku.
c. Untuk memberikan gambaran nyata mengenai topik yang diambil
serta membandingkan antara fakta yang ada dengan teori yang
dipelajari selama perkuliahan.
2. Bagi perusahaan :
Penelitian ini diharapkan dapat memberikan masukkan dalam menghadapi
kelemahan yang ada dalam pencapaian tujuan perusahaan dengan menaati
kebijakan yang telah ditetapkan perusahaan.
3. Bagi pihak lain :
Penelitian ini diharapkan dapat menambah pengetahuan dan menjadi
bahan referensi, khususnya mengenai sistem informasi akuntansi
pembelian dan pengendalian internal atas pembelian bahan baku.
Universitas Kristen Maranatha
4
Bab I Pendahuluan
1.5 Rerangka Pemikiran
Dalam melakukan aktivitasnya, perusahaan akan selalu melakukan
aktivitas pembelian, produksi dan penjualan. Semua kegiatan itu harus berjalan
lancar agar tujuan perusahaan dapat tercapai, terutama untuk mendapatkan laba
yang optimal dan mempertahankan eksistensi perusahaan.
Untuk itu manajemen harus dapat menciptakan sistem informasi akuntansi
yang baik, sehingga dapat mengamankan harta perusahaan yang dibeli,
menyajikan
data mengenai
aktivitas
pembelian
yang dapat
dipercaya,
meningkatkan efisiensi usaha yang berkaitan dengan aktivitas pembelian, dan
mendorong ditaatinya kebijakan manajemen dalam bidang pembelian.
Sistem informasi akuntansi merupakan salah satu sumber informasi formal
pada perusahaan yang akan menyediakan informasi pada pihak intern maupun
pihak ekstern sebagai dasar pengambilan keputusan.
Informasi yang dihasilkan untuk kepentingan ekstern mempunyai berbagai
keperluan baik informasi untuk pengambilan keputusan maupun informasi rutin
yang menyangkut pelaksanaan transaksi-transaksi. Sedangkan informasi yang
dibutuhkan manajer, dalam hal ini sebagai pihak intern adalah untuk
menyelenggarakan perencanaan dan pengendalian atas aktivitas perusahaan,
dimana informasi yang dibutuhkan itu adalah informasi yang tepat waktu, relevan,
dan dapat dipercaya.
Universitas Kristen Maranatha
5
Bab I Pendahuluan
Pengertian
sistem
informasi
akuntansi
menurut
Chusing
yang
dialihbahasakan oleh La Midjan dan Azhar Susanto (2001 : 32), yaitu :
“Sistem informasi akuntansi merupakan seperangkat sumber daya manusia
dan modal dalam organisasi, yang berkewajiban untuk menyajikan
informasi keuangan dan juga informasi yang diperoleh dari pengumpulan
dan pemrosesan data”.
Aktivitas pembelian bahan baku memegang peran penting dalam kegiatan
operasi perusahaan sehingga diperlukan sistem informasi akuntansi. Dengan
sistem informasi yang baik akan memperoleh data dan informasi mengenai
aktivitas pembelian bahan baku.
Adapun pengertian pembelian menurut Softjan Assauri (1993 : 205)
sebagai berikut :
“Pembelian adalah kemampuan perusahaan untuk mengadakan bahanbahan dan jasa-jasa dengan biaya yang rendah dan sesuai dengan tujuan
yang ingin dicapai seperti kualitas, penyerahan, dan pelayanan yang
diinginkan.”
Salah satu faktor penting bagi kelancaran operasional suatu perusahaan
adalah adanya ketersediaan barang dagang untuk menunjang aktivitas penjualan
yang merupakan sumber utama pendapatan bagi perusahaan. Aktivitas pembelian
merupakan langkah aktivitas operasi perusahaan yang pertama dilakukan dalam
suatu siklus aktivitas operasi perusahaan, yaitu pembelian-penjualan bagi
perusahaan dagang.
Universitas Kristen Maranatha
6
Bab I Pendahuluan
Bagian pembelian merupakan bagian penting, karena aktivitas membeli ini
akan diikuti aktivitas menjual kembali kepada konsumen, dan berkaitan dengan
harga pokok penjualan. Selain itu bagian pembelian juga berkaitan dengan
penggunaan uang perusahaan untuk membeli barang dan jasa. Oleh karena itu,
bagian pembelian harus menjalankan sistem informasi akuntansi pembelian dari
perusahaan dengan konsisten.
Keuntungan-keuntungan yang dimiliki perusahaan jika memiliki sistem
informasi akuntansi pembelian yang baik adalah pembelian dilakukan tepat
waktu, mencegah adanya kecurangan yang dilakukan bagian pembelian karena
adanya pemisahan fungsi, pembelian yang dilakukan sesuai dengan yang
dibutuhkan perusahaan, dan adanya pengendalian yang memadai karena masingmasing bagian melakukan pengecekan secara independen, sedangkan hal-hal yang
dapat dihindari adalah terjadinya kekosongan barang yang akan dijual karena
pembelian yang dilakukan tidak tepat waktu atau menumpuknya persediaan
karena sering terjadi double order, terjadinya kebocoran dalam pembelian karena
belum ada pemisahan fungsi dan tidak ada pengecekan secara independen antar
bagian.
Manajemen dalam menciptakan dan meyelenggarakan sistem informasi
akuntansi yang baik, dapat mengamankan harta perusahaan, menyajikan data
mengenai aktivitas pembelian yang dapat dipercaya, meningkatkan efisiensi usaha
yang berkaitan dengan aktivitas pembelian, dan mendorong ditaatinya kebijakan
manajemen dalam bidang pembelian. Ini merupakan pengendalian internal dalam
perusahaan sebagai kaitannya sebagai sistem informasi akuntansi.
Universitas Kristen Maranatha
7
Bab I Pendahuluan
Agar pengendalian menjadi efisien dan efektif sesuai dengan yang
diinginkan perusahaan, diperlukan adanya suatu sistem pembelian yang meliputi
kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur yang disebut sebagai sistem
pengendalian internal. Perlunya pengendalian internal yang efektif tercermin
dalam definisi menurut COSO ( The Committee of Sponsoring Organization)
sebagaimana yang dikutip oleh The Institute of Internal Auditors (1996 : 91)
adalah sebagai berikut :
“Internal control is a process, effected by an entity’s board of directors,
management, and other personel, designed to provide reasonable
assurance regarding the achievement of objectives in the following
catagories : (a) Effectiveness and efficiency of operation, (b) Reliability of
financial reporting,
and (c) Compliance with applicable laws and
regulations”.
Pengertian di atas menyebutkan bahwa pengendalian internal adalah suatu
proses yang dipengaruhi oleh semua anggota organisasi untuk meningkatkan
efektivitas dan efisiensi operasi, kualitas laporan keuangan dan dipatuhinya
hukum dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Pengendalian internal terdiri dari lima kategori dasar kebijakan dan
prosedur yang dirancang dan digunakan manajemen untuk memberikan keyakinan
yang memadai, bahwa tujuan pengendalian dapat dipenuhi. Adapun kelima
komponen pengendalian intern menurut Arens, et al (2003 : 282) adalah:
1. Control Environment
2. Management’s Risk Assessment
Universitas Kristen Maranatha
8
Bab I Pendahuluan
3. Control Activities
4. Information and Communication
5. Monitoring.
Agar pengendalian internal terhadap pembelian dapat berjalan dengan
baik, maka diperlukan suatu sistem informasi akuntansi pembelian yang memadai,
sehingga pimpinan perusahaan dapat menjalankan fungsi sebagaimana mestinya.
Sistem informasi akuntansi diperlukan untuk memberikan informasi
akuntansi yang cepat, efisien, dan dapat dipercaya keandalannya, dan dapat
berguna untuk perencanaan, pengendalian, serta pengambilan keputusan. Sistem
informasi akuntansi pembelian yang memadai akan mendukung pelaksanaan serta
menunjang tercapainya tujuan pengendalian internal terhadap pembelian.
Atas dasar uraian tersebut di atas, penulis merumuskan hipotesis sebagai
berikut, “Sistem informasi akuntansi pembelian yang dilaksanakan dengan
memadai dapat berperan dalam menunjang efektivitas pengendalian
internal atas pembelian bahan baku”.
1.6 Metodologi Penelitian
Dalam penyusunan skripsi ini, penulis menggunakan pendekatan studi
kasus dengan metode deskriptif, yaitu metode yang berusaha mengumpulkan,
menyajikan serta menganalisis data secara sistematis sehingga dapat memberikan
gambaran yang cukup jelas mengenai masalah yang akan diteliti oleh penulis
sehingga dapat ditarik kesimpulan yang tepat.
Universitas Kristen Maranatha
9
Bab I Pendahuluan
Adapun teknik pengumpulan data yang digunakan oleh penulis adalah
sebagai berikut :
1. Penelitian Lapangan (Field Research)
Penelitian lapangan adalah peninjauan langsung ke perusahaan yang
akan diteliti untuk memperoleh data primer dimana metode
pengumpulan data yang akan digunakan adalah melalui wawancara
dengan pihak yang kompeten dengan perolehan data dan informasi
yang diperlukan penulis.
2. Penelitian Kepustakaan (Library Research)
Penelitian
kepustakaan
ini
dilakukan
dengan
tujuan
untuk
mendapatkan data sekunder yang akan digunakan sebagai landasan
perbandingan. Data sekunder ini dapat diperoleh dengan membaca,
mempelajari literatur-literatur, catatan-catatan kuliah dan sumbersumber lain yang relevan dengan masalah yang diteliti.
Universitas Kristen Maranatha
10
Bab V Kesimpulan dan Saran
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan yang telah diuraikan penulis,
sistem informasi akuntansi pembelian bahan baku belum dilaksanakan secara
memadai sehingga kurang berperan dalam menunjang efektivitas pengendalian
internal atas pembelian bahan baku. Hal ini terlihat dari :
1. Sistem informasi akuntansi pembelian pada PT INDRA JAYA adalah
sebagai berikut :
a. Sumber daya manusia
Adanya perangkapan tugas dimana bagian pembelian merangkap
sebagai bagian gudang, dan bagian keuangan yang merangkap bagian
akuntansi.
b. Formulir
Formulir-formulir yang diisi secara manual, belum memiliki
pengendalian internal yang memadai.
c. Prosedur
Dalam prosedur pembelian bahan baku, pembelian dapat dilakukan
bila pimpinan menyetujui permintaan pembelian yang diajukan oleh
bagian gudang. Jadi, bila pimpinan tidak menyetujui permintaan
pembelian dari gudang, maka pembelian tidak dapat dilakukan.
Universitas Kristen Maranatha
76
Bab V Kesimpulan dan Saran
d. Catatan dan laporan keuangan
Bagian keuangan mencatat transaksi yang terjadi dalam pembelian dan
menyusun laporan keuangan. Penyusunan laporan keuangan dilakukan
dengan komputer yang diinputkan oleh bagian keuangan. Namun,
perusahaan belum mengoptimalkan penggunaan komputer. Hal ini
karena pengolahan data akuntansi masih menggunakan cara manual
sehingga dapat memungkinkan terjadinya kesalahan pemasukan data
yang berakibat pada kesalahan penyusunan laporan keuangan.
2. Pengendalian internal pembelian bahan baku yang diterapkan oleh
perusahaan belum dilaksanakan secara efektif, hal ini terlihat dari :
a. Lingkungan pengendalian
Dalam struktur organisasi dan uraian tugas perusahaan, telah terlihat
jelas wewenang dan tanggung jawab tiap bagian. Akan tetapi ada
perangkapan tugas yang terjadi dalam bagian pembelian dan bagian
keuangan yang dapat membuat karyawan tidak efektif dalam bekerja
dan akan memberikan kesempatan melakukan penyalahgunaan tugas
dan tanggung jawab.
b. Perkiraan risiko yang akan timbul
Penggunaan teknologi yang belum optimal dapat mengakibatkan
kesalahan dalam penyusunan laporan keuangan sehingga dalam hal ini
perusahaan kurang efektif menghadapi perkiraan risiko yang timbul.
Akan tetapi dalam hal penerimaan karyawan baru, perusahaan telah
Universitas Kristen Maranatha
77
Bab V Kesimpulan dan Saran
melakukan
penyeleksian
dan
mengadakan
pelatihan
terhadap
karyawan yang diterima sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai
c. Aktivitas pengendalian
Penggunaan formulir secara manual dapat menyebabkan perusahaan
harus mengeluarkan dana yang cukup besar untuk membeli kertas
formulir sehingga efisiensi belum tercapai.
d. Informasi dan komunikasi
PT INDRA JAYA memiliki komunikasi yang baik antar bagian dalam
hal penyampaian informasi sehingga dapat dituangkan dalam bentuk
laporan keuangan. Penyusunan laporan keuangan ini dilakukan dengan
komputer yang belum online yang dapat mengakibatkan kesalahan
dalam pemasukan data akuntansi sehingga laporan keuangan menjadi
tidak akurat.
e. Pemantauan
Pemantauan ini dilakukan oleh pimpinan dan dilaksanakan bukan pada
saat terjadinya pembelian. Oleh karena itu, pemantauan ini kurang
efektif untuk dilakukan.
Universitas Kristen Maranatha
78
Bab V Kesimpulan dan Saran
5.2 Saran
Dari kesimpulan di atas, maka penulis memberikan saran sebagai
masukkan yaitu sebagai berikut :
a. Bagi perusahaan :
1. Adanya pemisahan tugas, wewenang dan tanggung jawab dari masingmasing bagian.
2. Karena sistem informasi akuntansi pada perusahaan masih dilakukan
secara manual, maka format dan pembuatan dokumen oleh masing-masing
bagian harus mengandung internal control dan diotorisasi oleh bagian
yang berwenang.
b. Bagi peneliti lain :
1. Pengembangan penelitian dengan variabel penelitian yang lebih lengkap
untuk mengetahui spesifikasi pengendalian internal dalam sistem
informasi akuntansi.
Universitas Kristen Maranatha
79
DAFTAR PUSTAKA
Arens, Alvin.A, and James K. Loebbecke, Auditing An Integrated Approach, New
Jersey : Prentice Hall-Inc., 1997.
Assauri, Softjan, Manajemen Produksi dan Operasi, Jakarta : Lembaga Penerbit
Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia, 1993.
Azhar, Susanto, Sistem Informasi Akuntansi : Konsep dan Pengembangan
Berbasis Komputer, Bandung : Lingga Jaya, 2001.
Bodnar, George H. and Hopwood, William S., Accounting Information System,
Eight Edition, Prentice Hall Inc., 2001.
Cushing, Barry E., dan Marshall B. Romney, Accounting Information System,
Seventh Edition : USA, 1997.
Komaruddin, Ensiklopedia Operasional Perusahaan, Jakarta : Fakultas Ekonomi
Universitas Indonesia 1999.
__________, Ensiklopedia Manajemen, Edisi kedua, Jakarta : Bumi Aksara ,
1994.
La Midjan dan Azhar Susanto, Sistem Informasi Akuntansi I, Edisi kedelapan,
Bandung : Lembaga Informatika Akuntansi, 2001.
Mulyadi, Sistem Akuntansi, Edisi ketiga, Jakarta : Salemba Empat, 2001.
______, dan Kanaka Puradireja, Auditing, Edisi Kelima, Jakarta : Salemba Empat,
1998.
Natzir, Mohammad, Ph.D, Metode Penelitian, Jakarta: Ghalia Indonesia, 1999.
Universitas Kristen Maranatha
The Institute Of Internal Auditors, Standards For The Proffesional Practice Of
Internal Auditing, Florida, 1996.
Widjajanto, Nugro, Sistem Informasi Akuntansi, Jakarta : Erlangga, 2001.
Wilkinson, Joseph W, Accounting And Information System, Third Edition,
dialihbahasakan oleh Agus Maulana, edisi Ketiga, Jakarta : Binarupa
Aksara, 1993.
Wing, Wahyu W, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Kesatu, Yogyakarta : Bagian
Penerbitan STIE YKPN, 1994.
Universitas Kristen Maranatha
Titik awal dari kegiatan suatu perusahaan pada umumnya terletak pada
kegiatan pembelian terutama pembelian bahan baku. Kegiatan pembelian
merupakan dasar dari proses produksi untuk menghasilkan suatu produk. Apabila
pembelian bahan baku terhambat maka proses produksi belum dapat berjalan.
Pembelian bahan baku akan menghasilkan pendapatan untuk digunakan dalam
proses untuk menghasilkan produk selanjutnya melalui proses produksi. Jumlah
persediaan yang tidak efisien dapat mengganggu likuiditas operasi perusahaan.
Berdasarkan gambaran tersebut jelaslah bahwa kegiatan pembelian memegang
peran penting dalam setiap perusahaan sehingga dibutuhkan sistem informasi
akuntansi pembelian.
Sitem informasi akuntansi yang memadai dapat menjadi alat bantu bagi
manajemen dalam menyediakan informasi yang cepat, tepat dan dapat dipercaya.
Untuk mengurangi atau mengatasi kecurangan yang terjadi yang dapat merugikan
perusahaan, maka dalam pelaksanaan pembelian perlu adanya pengendalian intern
yang memadai. Pengendalian intern yang memadai diharapkan dapat membantu
pimpinan dalam menjaga keamanan harta perusahaan, mencegah serta
menemukan kesalahan dan penggelapan-penggelapan yang dapat merugikan
perusahaan.
Dalam penelitian yang dilakukan terhadap PT INDRA JAYA, penulis
merumuskan hipotesis yaitu “Sistem informasi akuntansi pembelian yang
dilaksanakan dengan memadai dapat berperan dalam menunjang efektivitas
pengendalian internal atas pembelian bahan baku”.
PT INDRA JAYA adalah sebuah perusahaan yang memproduksi kasur
springbed.
Berdasarkan penelitian yang penulis lakukan, ternyata sistem informasi
akuntansi pembelian bahan baku yang terdapat pada PT INDRA JAYA belum
dilaksanakan secara memadai, sehingga kurang berperan dalam menunjang
efektivitas pengendalian internal atas pembelian bahan baku. Hal ini terlihat dari
adanya perangkapan tugas dan formulir-formulir pembelian bahan baku yang diisi
secara manual yang belum memiliki pengendalian internal yang memadai.
Oleh karena itu dapat disimpulkan bahwa hipotesis yang penulis
ungkapkan tidak dapat diterima.
iv
Universitas Kristen Maranatha
DAFTAR ISI
ABSTRAK .....................................................................................................
i
KATA PENGANTAR...................................................................................
ii
DAFTAR ISI..................................................................................................
v
DAFTAR GAMBAR.....................................................................................
viii
DAFTAR LAMPIRAN.................................................................................
ix
BAB I PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Penelitian ..........................................................
1
1.2
Identifikasi Masalah...................................................................
3
1.3
Tujuan Penelitian .......................................................................
3
1.4
Kegunaan Penelitian ..................................................................
4
1.5
Rerangka Pemikiran...................................................................
5
1.6
Metodologi Penelitian................................................................
9
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1
Konsep Peranan .........................................................................
11
2.2 Sistem Informasi Akuntansi.......................................................
11
2.2.1
Pengertian Sistem...........................................................
11
2.2.2
Pengertian Sistem Akuntansi .........................................
12
2.2.3 Tujuan Sistem Akuntansi...............................................
13
2.2.4 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi ........................
15
2.2.5 Unsur-Unsur Sistem Informasi Akuntansi.....................
17
2.2.6 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi ..............................
19
2.2.7
21
Fungsi Sistem Informasi Akuntansi...............................
v
Universitas Kristen Maranatha
2.3
Pembelian...................................................................................
22
2.3.1
Pengertian Pembelian.....................................................
22
2.3.2
Organisasi Pembelian.....................................................
25
2.3.3
Prosedur Pembelian .......................................................
26
2.3.4
Tujuan Penyusunan Sistem Informasi Akuntansi
Pembelian.......................................................................
30
2.4
Pengertian Efektivitas ................................................................
32
2.5
Pengendalian Internal.................................................................
32
2.5.1
Pengertian Pengendalian Internal...................................
32
2.5.2
Unsur-Unsur Pengendalian Internal...............................
34
2.5.3
Keterbatasan Pengendalian Internal...............................
40
2.6
Hubungan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Dengan
Pengendalian Internal Atas Pembelian ......................................
41
BAB III OBJEK DAN METODOLOGI PENELITIAN
3.1
3.2
Objek Penelitian.........................................................................
42
3.1.1
Sejarah Singkat Perusahaan ...........................................
42
3.1.2
Struktur Organisasi dan Uraian Tugas ...........................
43
3.1.3
Aktivitas Operasional Perusahaan .................................
47
3.1.4
Prosedur Pembelian Bahan Baku...................................
49
3.1.5
Aktivitas Sumber Daya Manusia Perusahaan ................
50
3.1.6
Aktivitas Pemasaran Perusahaan ...................................
50
Metode Penelitian ......................................................................
51
3.2.1
Teknik Pengumpulan Data.............................................
51
3.2.2
Sumber Data...................................................................
52
3.2.3
Operasionalisasi Variabel ..............................................
52
3.2.4
Rencana Analisis............................................................
53
vi
Universitas Kristen Maranatha
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
4.1
Hasil Penelitian ..........................................................................
54
4.1.1
Pembelian Bahan Baku Pada PT INDRA JAYA...........
54
4.1.2
Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Bahan Baku
4.1.3
4.2
Pada PT INDRA JAYA .................................................
55
4.1.2.1 Dokumen-Dokumen Pembelian.........................
56
4.1.2.2 Prosedur Akuntansi Pembelian ..........................
57
Efektivitas Pengendalian Internal Pembelian Bahan
Baku ...............................................................................
58
Pembahasan................................................................................
64
4.2.1
Peranan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian
Bahan Baku Pada PT INDRA JAYA dalam
Menunjang
4.3
Efektivitas
Pengendalian
Intern
Pembelian Bahan Baku ..................................................
64
Pengujian Hipotesis ...................................................................
73
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
5.1
Kesimpulan ................................................................................
76
5.2
Saran ..........................................................................................
79
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
RIWAYAT HIDUP PENULIS
vii
Universitas Kristen Maranatha
DAFTAR GAMBAR
-
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT INDRA JAYA ........................
viii
44
Universitas Kristen Maranatha
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran I
: Flowchart Pembelian Bahan Baku Pada PT INDRA JAYA
Lampiran II
: Flowchart Baru Pembelian Bahan Baku
Lampiran III : Surat Permintaan Pembelian
Lampiran IV : Surat Permintaan Penawaran Harga
Lampiran V
: Surat Order Pembelian
ix
Universitas Kristen Maranatha
PT INDRA JAYA
No.
Jl. Manglid No.60 Kopo-Bandung
SURAT ORDER PEMBELIAN
Kepada Yth.
Kirim ke :
Tanggal :
Syarat :
Tanggal Diperlukan :
No.
Nama
Spesifikasi
Urut
Barang
Barang
Satuan
Kuantitas Harga
Satuan
Jumlah
Penting
Penerimaan barang ditutup jam 16.00, kecuali dengan janji khusus.
Pimpinan
(Rangkap empat)
Jumlah
Harga
No. SPP.
Tanggal :
SURAT PERMINTAAN PEMBELIAN
Gunakan formulir yang berbeda untuk setiap barang yang saudara minta.
Dari Bagian : ………………… Digunakan untuk :…………………
Sifat permintaan : Biasa
Kuantitas
Segera
Nomor Katalog
Mendesak
Ukuran
Kirim ke ………………………………
Penjelasan Lengkap
Diisi oleh Bagian Pembelian
Bebankan ke Dep ……….No. Rek …… Pemasok Harga
Tanggal diperlukan …./…./….
Total
Per unit Harga
Nomor
SOP
Diperlukan oleh ……………..
Disetujui oleh ……………….
Harga yang lalu ………………..
Pemasok yang lalu …………….
Ya untuk dibeli ………………..
(Rangkap tiga)
PT INDRA JAYA
Jl. Manglid No.60 Kopo-Bandung
SURAT PERMINTAAN PENAWARAN HARGA
Kepada
Catatan :
Yth.
Permintaan penawaran harga ini bukan merupakan
order pembelian.
Tanggal SPPH
Tanggal Penyerahan Barang
Silakan menawarkan kepada kami barang-barang berikut ini. Kami bersedia
mempertimbangkan barang substitusi.
Kuantitas
No. Katalog
Keterangan
Harga
Potongan
Per unit
Harga
Bersih
Kami menawarkan barang tersebut di atas dengan syarat pengiriman FOB ……… dan
syarat pembayaran ……….. dengan jangka waktu pengiriman …….. hari setelah order
pembelian kami terima.
Nama Perusahaan
Tanda tangan
Kirimkan kembali formulir ini ke Bagian Pembelian pada alamat di atas.
(Rangkap dua)
Keterangan :
ROP
= Reorder Point
SPP
= Surat Permintaan Pembelian
SPPH = Surat Permintaan Penawaran Harga
SPH
= Surat Penawaran Harga
SOP
= Surat Order Pembelian
SJ
= Surat Jalan
LPB
= Laporan Penerimaan Barang
Bab I Pendahuluan
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Penelitian
Krisis ekonomi yang melanda Indonesia menimbulkan kesulitan
khususnya
bagi
perusahaan
besar
maupun
perusahaan
kecil
dalam
mempertahankan kelangsungan perusahaannya. Bahkan ada beberapa perusahaan
yang
harus
menghentikan
usahanya.
Agar
suatu
perusahaan
dapat
mempertahankan usahanya, setiap pihak yang terlibat dalam proses produksi
harus dapat mendukung kebijakan yang dibuat perusahaan.
Titik awal dari kegiatan suatu perusahaan pada umumnya terletak pada
kegiatan pembelian terutama pembelian bahan baku. Kegiatan pembelian
merupakan dasar dari proses produksi untuk menghasilkan suatu produk. Apabila
pembelian bahan baku terhambat maka proses produksi belum dapat berjalan.
Pembelian bahan baku akan menghasilkan pendapatan untuk digunakan
dalam proses untuk menghasilkan produk selanjutnya melalui proses produksi.
Jumlah persediaan yang tidak efisien dapat mengganggu likuiditas operasi
perusahaan. Berdasarkan gambaran tersebut jelaslah bahwa kegiatan pembelian
memegang peran penting dalam setiap perusahaan.
Dengan adanya sistem informasi yang memadai diharapkan efektivitas
pembelian bahan baku dalam perusahaan dapat tercapai. Efektivitas seringkali
dimasukkan dalam kualitas dan kuantitas keluaran (output) barang dan jasa.
Universitas Kristen Maranatha
1
Bab I Pendahuluan
Pembelian bahan baku yang efektif dapat dilihat dari tercapainya tujuan
pembelian yang ditetapkan atas pembelian bahan baku. Untuk itu pembelian
bahan baku yang dilakukan perusahaan efektif apabila memenuhi kriteria-kriteria
sebagai berikut :
1. Bahan baku yang dibeli adalah yang benar-benar dibutuhkan oleh
perusahaan.
2. Perusahaan membeli bahan baku dengan harga yang wajar.
3. Bahan baku yang dibeli dalam kualitas dan kuantitas yang baik.
4. Bahan baku yang dipesan dapat diterima tepat pada waktunya.
Dalam pelaksanaan pembelian, maka akan terdapat kesempatan untuk
melakukan kecurangan yang akan merugikan perusahaan. Agar kerugian akibat
kecurangan dapat dikurangi atau diatasi, maka perusahaan harus mendeteksi
kecurangan tersebut terlebih dahulu, yaitu dengan melaksanakan pengendalian
intern yang memadai.
Pengendalian intern yang memadai diharapkan dapat membantu pimpinan
dalam menjaga keamanan harta perusahaan, mencegah serta menemukan
kesalahan dan penggelapan-penggelapan yang dapat merugikan perusahaan.
Dilandasi oleh hal tersebut diatas, maka penulis tertarik untuk mengadakan
penelitian dengan judul “Peranan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian
Dalam Menunjang Efektivitas Pengendalian Internal Atas Pembelian Bahan
Baku.”
Universitas Kristen Maranatha
2
Bab I Pendahuluan
1.2 Identifikasi Masalah
Berdasarkan
latar
belakang
penelitian
tersebut,
maka
penulis
mengidentifikasikan masalah sebagai berikut :
1. Apakah sistem informasi akuntansi pembelian bahan baku yang telah
diterapkan pada perusahaan telah memadai.
2. Apakah pengendalian internal atas pembelian bahan baku pada perusahaan
telah dilaksanakan secara efektif.
3. Bagaimana peran sistem informasi akuntansi pembelian bahan baku dalam
menunjang efektivitas pengendalian internal pembelian bahan baku.
1.3 Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah :
1. Untuk mengetahui apakah sistem informasi akuntansi pembelian bahan
baku yang telah diterapkan perusahaan telah memadai.
2. Untuk mengetahui apakah pengendalian internal atas pembelian bahan
baku pada perusahaan telah dilaksanakan secara efektif.
3. Untuk mengetahui peran sistem informasi akuntansi pembelian bahan
baku dalam menunjang efektivitas pengendalian internal pembelian bahan
baku.
Universitas Kristen Maranatha
3
Bab I Pendahuluan
1.4 Kegunaan Penelitian
Hasil dari penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat :
1. Bagi penulis :
a. Untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan sarjana akuntansi
jenjang S-1 di Universitas Kristen Maranatha.
b. Untuk
mengetahui
pentingnya
sistem
informasi
akuntansi
pembelian dalam menunjang efektivitas pengendalian internal atas
pembelian bahan baku.
c. Untuk memberikan gambaran nyata mengenai topik yang diambil
serta membandingkan antara fakta yang ada dengan teori yang
dipelajari selama perkuliahan.
2. Bagi perusahaan :
Penelitian ini diharapkan dapat memberikan masukkan dalam menghadapi
kelemahan yang ada dalam pencapaian tujuan perusahaan dengan menaati
kebijakan yang telah ditetapkan perusahaan.
3. Bagi pihak lain :
Penelitian ini diharapkan dapat menambah pengetahuan dan menjadi
bahan referensi, khususnya mengenai sistem informasi akuntansi
pembelian dan pengendalian internal atas pembelian bahan baku.
Universitas Kristen Maranatha
4
Bab I Pendahuluan
1.5 Rerangka Pemikiran
Dalam melakukan aktivitasnya, perusahaan akan selalu melakukan
aktivitas pembelian, produksi dan penjualan. Semua kegiatan itu harus berjalan
lancar agar tujuan perusahaan dapat tercapai, terutama untuk mendapatkan laba
yang optimal dan mempertahankan eksistensi perusahaan.
Untuk itu manajemen harus dapat menciptakan sistem informasi akuntansi
yang baik, sehingga dapat mengamankan harta perusahaan yang dibeli,
menyajikan
data mengenai
aktivitas
pembelian
yang dapat
dipercaya,
meningkatkan efisiensi usaha yang berkaitan dengan aktivitas pembelian, dan
mendorong ditaatinya kebijakan manajemen dalam bidang pembelian.
Sistem informasi akuntansi merupakan salah satu sumber informasi formal
pada perusahaan yang akan menyediakan informasi pada pihak intern maupun
pihak ekstern sebagai dasar pengambilan keputusan.
Informasi yang dihasilkan untuk kepentingan ekstern mempunyai berbagai
keperluan baik informasi untuk pengambilan keputusan maupun informasi rutin
yang menyangkut pelaksanaan transaksi-transaksi. Sedangkan informasi yang
dibutuhkan manajer, dalam hal ini sebagai pihak intern adalah untuk
menyelenggarakan perencanaan dan pengendalian atas aktivitas perusahaan,
dimana informasi yang dibutuhkan itu adalah informasi yang tepat waktu, relevan,
dan dapat dipercaya.
Universitas Kristen Maranatha
5
Bab I Pendahuluan
Pengertian
sistem
informasi
akuntansi
menurut
Chusing
yang
dialihbahasakan oleh La Midjan dan Azhar Susanto (2001 : 32), yaitu :
“Sistem informasi akuntansi merupakan seperangkat sumber daya manusia
dan modal dalam organisasi, yang berkewajiban untuk menyajikan
informasi keuangan dan juga informasi yang diperoleh dari pengumpulan
dan pemrosesan data”.
Aktivitas pembelian bahan baku memegang peran penting dalam kegiatan
operasi perusahaan sehingga diperlukan sistem informasi akuntansi. Dengan
sistem informasi yang baik akan memperoleh data dan informasi mengenai
aktivitas pembelian bahan baku.
Adapun pengertian pembelian menurut Softjan Assauri (1993 : 205)
sebagai berikut :
“Pembelian adalah kemampuan perusahaan untuk mengadakan bahanbahan dan jasa-jasa dengan biaya yang rendah dan sesuai dengan tujuan
yang ingin dicapai seperti kualitas, penyerahan, dan pelayanan yang
diinginkan.”
Salah satu faktor penting bagi kelancaran operasional suatu perusahaan
adalah adanya ketersediaan barang dagang untuk menunjang aktivitas penjualan
yang merupakan sumber utama pendapatan bagi perusahaan. Aktivitas pembelian
merupakan langkah aktivitas operasi perusahaan yang pertama dilakukan dalam
suatu siklus aktivitas operasi perusahaan, yaitu pembelian-penjualan bagi
perusahaan dagang.
Universitas Kristen Maranatha
6
Bab I Pendahuluan
Bagian pembelian merupakan bagian penting, karena aktivitas membeli ini
akan diikuti aktivitas menjual kembali kepada konsumen, dan berkaitan dengan
harga pokok penjualan. Selain itu bagian pembelian juga berkaitan dengan
penggunaan uang perusahaan untuk membeli barang dan jasa. Oleh karena itu,
bagian pembelian harus menjalankan sistem informasi akuntansi pembelian dari
perusahaan dengan konsisten.
Keuntungan-keuntungan yang dimiliki perusahaan jika memiliki sistem
informasi akuntansi pembelian yang baik adalah pembelian dilakukan tepat
waktu, mencegah adanya kecurangan yang dilakukan bagian pembelian karena
adanya pemisahan fungsi, pembelian yang dilakukan sesuai dengan yang
dibutuhkan perusahaan, dan adanya pengendalian yang memadai karena masingmasing bagian melakukan pengecekan secara independen, sedangkan hal-hal yang
dapat dihindari adalah terjadinya kekosongan barang yang akan dijual karena
pembelian yang dilakukan tidak tepat waktu atau menumpuknya persediaan
karena sering terjadi double order, terjadinya kebocoran dalam pembelian karena
belum ada pemisahan fungsi dan tidak ada pengecekan secara independen antar
bagian.
Manajemen dalam menciptakan dan meyelenggarakan sistem informasi
akuntansi yang baik, dapat mengamankan harta perusahaan, menyajikan data
mengenai aktivitas pembelian yang dapat dipercaya, meningkatkan efisiensi usaha
yang berkaitan dengan aktivitas pembelian, dan mendorong ditaatinya kebijakan
manajemen dalam bidang pembelian. Ini merupakan pengendalian internal dalam
perusahaan sebagai kaitannya sebagai sistem informasi akuntansi.
Universitas Kristen Maranatha
7
Bab I Pendahuluan
Agar pengendalian menjadi efisien dan efektif sesuai dengan yang
diinginkan perusahaan, diperlukan adanya suatu sistem pembelian yang meliputi
kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur yang disebut sebagai sistem
pengendalian internal. Perlunya pengendalian internal yang efektif tercermin
dalam definisi menurut COSO ( The Committee of Sponsoring Organization)
sebagaimana yang dikutip oleh The Institute of Internal Auditors (1996 : 91)
adalah sebagai berikut :
“Internal control is a process, effected by an entity’s board of directors,
management, and other personel, designed to provide reasonable
assurance regarding the achievement of objectives in the following
catagories : (a) Effectiveness and efficiency of operation, (b) Reliability of
financial reporting,
and (c) Compliance with applicable laws and
regulations”.
Pengertian di atas menyebutkan bahwa pengendalian internal adalah suatu
proses yang dipengaruhi oleh semua anggota organisasi untuk meningkatkan
efektivitas dan efisiensi operasi, kualitas laporan keuangan dan dipatuhinya
hukum dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Pengendalian internal terdiri dari lima kategori dasar kebijakan dan
prosedur yang dirancang dan digunakan manajemen untuk memberikan keyakinan
yang memadai, bahwa tujuan pengendalian dapat dipenuhi. Adapun kelima
komponen pengendalian intern menurut Arens, et al (2003 : 282) adalah:
1. Control Environment
2. Management’s Risk Assessment
Universitas Kristen Maranatha
8
Bab I Pendahuluan
3. Control Activities
4. Information and Communication
5. Monitoring.
Agar pengendalian internal terhadap pembelian dapat berjalan dengan
baik, maka diperlukan suatu sistem informasi akuntansi pembelian yang memadai,
sehingga pimpinan perusahaan dapat menjalankan fungsi sebagaimana mestinya.
Sistem informasi akuntansi diperlukan untuk memberikan informasi
akuntansi yang cepat, efisien, dan dapat dipercaya keandalannya, dan dapat
berguna untuk perencanaan, pengendalian, serta pengambilan keputusan. Sistem
informasi akuntansi pembelian yang memadai akan mendukung pelaksanaan serta
menunjang tercapainya tujuan pengendalian internal terhadap pembelian.
Atas dasar uraian tersebut di atas, penulis merumuskan hipotesis sebagai
berikut, “Sistem informasi akuntansi pembelian yang dilaksanakan dengan
memadai dapat berperan dalam menunjang efektivitas pengendalian
internal atas pembelian bahan baku”.
1.6 Metodologi Penelitian
Dalam penyusunan skripsi ini, penulis menggunakan pendekatan studi
kasus dengan metode deskriptif, yaitu metode yang berusaha mengumpulkan,
menyajikan serta menganalisis data secara sistematis sehingga dapat memberikan
gambaran yang cukup jelas mengenai masalah yang akan diteliti oleh penulis
sehingga dapat ditarik kesimpulan yang tepat.
Universitas Kristen Maranatha
9
Bab I Pendahuluan
Adapun teknik pengumpulan data yang digunakan oleh penulis adalah
sebagai berikut :
1. Penelitian Lapangan (Field Research)
Penelitian lapangan adalah peninjauan langsung ke perusahaan yang
akan diteliti untuk memperoleh data primer dimana metode
pengumpulan data yang akan digunakan adalah melalui wawancara
dengan pihak yang kompeten dengan perolehan data dan informasi
yang diperlukan penulis.
2. Penelitian Kepustakaan (Library Research)
Penelitian
kepustakaan
ini
dilakukan
dengan
tujuan
untuk
mendapatkan data sekunder yang akan digunakan sebagai landasan
perbandingan. Data sekunder ini dapat diperoleh dengan membaca,
mempelajari literatur-literatur, catatan-catatan kuliah dan sumbersumber lain yang relevan dengan masalah yang diteliti.
Universitas Kristen Maranatha
10
Bab V Kesimpulan dan Saran
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan yang telah diuraikan penulis,
sistem informasi akuntansi pembelian bahan baku belum dilaksanakan secara
memadai sehingga kurang berperan dalam menunjang efektivitas pengendalian
internal atas pembelian bahan baku. Hal ini terlihat dari :
1. Sistem informasi akuntansi pembelian pada PT INDRA JAYA adalah
sebagai berikut :
a. Sumber daya manusia
Adanya perangkapan tugas dimana bagian pembelian merangkap
sebagai bagian gudang, dan bagian keuangan yang merangkap bagian
akuntansi.
b. Formulir
Formulir-formulir yang diisi secara manual, belum memiliki
pengendalian internal yang memadai.
c. Prosedur
Dalam prosedur pembelian bahan baku, pembelian dapat dilakukan
bila pimpinan menyetujui permintaan pembelian yang diajukan oleh
bagian gudang. Jadi, bila pimpinan tidak menyetujui permintaan
pembelian dari gudang, maka pembelian tidak dapat dilakukan.
Universitas Kristen Maranatha
76
Bab V Kesimpulan dan Saran
d. Catatan dan laporan keuangan
Bagian keuangan mencatat transaksi yang terjadi dalam pembelian dan
menyusun laporan keuangan. Penyusunan laporan keuangan dilakukan
dengan komputer yang diinputkan oleh bagian keuangan. Namun,
perusahaan belum mengoptimalkan penggunaan komputer. Hal ini
karena pengolahan data akuntansi masih menggunakan cara manual
sehingga dapat memungkinkan terjadinya kesalahan pemasukan data
yang berakibat pada kesalahan penyusunan laporan keuangan.
2. Pengendalian internal pembelian bahan baku yang diterapkan oleh
perusahaan belum dilaksanakan secara efektif, hal ini terlihat dari :
a. Lingkungan pengendalian
Dalam struktur organisasi dan uraian tugas perusahaan, telah terlihat
jelas wewenang dan tanggung jawab tiap bagian. Akan tetapi ada
perangkapan tugas yang terjadi dalam bagian pembelian dan bagian
keuangan yang dapat membuat karyawan tidak efektif dalam bekerja
dan akan memberikan kesempatan melakukan penyalahgunaan tugas
dan tanggung jawab.
b. Perkiraan risiko yang akan timbul
Penggunaan teknologi yang belum optimal dapat mengakibatkan
kesalahan dalam penyusunan laporan keuangan sehingga dalam hal ini
perusahaan kurang efektif menghadapi perkiraan risiko yang timbul.
Akan tetapi dalam hal penerimaan karyawan baru, perusahaan telah
Universitas Kristen Maranatha
77
Bab V Kesimpulan dan Saran
melakukan
penyeleksian
dan
mengadakan
pelatihan
terhadap
karyawan yang diterima sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai
c. Aktivitas pengendalian
Penggunaan formulir secara manual dapat menyebabkan perusahaan
harus mengeluarkan dana yang cukup besar untuk membeli kertas
formulir sehingga efisiensi belum tercapai.
d. Informasi dan komunikasi
PT INDRA JAYA memiliki komunikasi yang baik antar bagian dalam
hal penyampaian informasi sehingga dapat dituangkan dalam bentuk
laporan keuangan. Penyusunan laporan keuangan ini dilakukan dengan
komputer yang belum online yang dapat mengakibatkan kesalahan
dalam pemasukan data akuntansi sehingga laporan keuangan menjadi
tidak akurat.
e. Pemantauan
Pemantauan ini dilakukan oleh pimpinan dan dilaksanakan bukan pada
saat terjadinya pembelian. Oleh karena itu, pemantauan ini kurang
efektif untuk dilakukan.
Universitas Kristen Maranatha
78
Bab V Kesimpulan dan Saran
5.2 Saran
Dari kesimpulan di atas, maka penulis memberikan saran sebagai
masukkan yaitu sebagai berikut :
a. Bagi perusahaan :
1. Adanya pemisahan tugas, wewenang dan tanggung jawab dari masingmasing bagian.
2. Karena sistem informasi akuntansi pada perusahaan masih dilakukan
secara manual, maka format dan pembuatan dokumen oleh masing-masing
bagian harus mengandung internal control dan diotorisasi oleh bagian
yang berwenang.
b. Bagi peneliti lain :
1. Pengembangan penelitian dengan variabel penelitian yang lebih lengkap
untuk mengetahui spesifikasi pengendalian internal dalam sistem
informasi akuntansi.
Universitas Kristen Maranatha
79
DAFTAR PUSTAKA
Arens, Alvin.A, and James K. Loebbecke, Auditing An Integrated Approach, New
Jersey : Prentice Hall-Inc., 1997.
Assauri, Softjan, Manajemen Produksi dan Operasi, Jakarta : Lembaga Penerbit
Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia, 1993.
Azhar, Susanto, Sistem Informasi Akuntansi : Konsep dan Pengembangan
Berbasis Komputer, Bandung : Lingga Jaya, 2001.
Bodnar, George H. and Hopwood, William S., Accounting Information System,
Eight Edition, Prentice Hall Inc., 2001.
Cushing, Barry E., dan Marshall B. Romney, Accounting Information System,
Seventh Edition : USA, 1997.
Komaruddin, Ensiklopedia Operasional Perusahaan, Jakarta : Fakultas Ekonomi
Universitas Indonesia 1999.
__________, Ensiklopedia Manajemen, Edisi kedua, Jakarta : Bumi Aksara ,
1994.
La Midjan dan Azhar Susanto, Sistem Informasi Akuntansi I, Edisi kedelapan,
Bandung : Lembaga Informatika Akuntansi, 2001.
Mulyadi, Sistem Akuntansi, Edisi ketiga, Jakarta : Salemba Empat, 2001.
______, dan Kanaka Puradireja, Auditing, Edisi Kelima, Jakarta : Salemba Empat,
1998.
Natzir, Mohammad, Ph.D, Metode Penelitian, Jakarta: Ghalia Indonesia, 1999.
Universitas Kristen Maranatha
The Institute Of Internal Auditors, Standards For The Proffesional Practice Of
Internal Auditing, Florida, 1996.
Widjajanto, Nugro, Sistem Informasi Akuntansi, Jakarta : Erlangga, 2001.
Wilkinson, Joseph W, Accounting And Information System, Third Edition,
dialihbahasakan oleh Agus Maulana, edisi Ketiga, Jakarta : Binarupa
Aksara, 1993.
Wing, Wahyu W, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Kesatu, Yogyakarta : Bagian
Penerbitan STIE YKPN, 1994.
Universitas Kristen Maranatha