Aplikasi Pengelolaan Dokumen Surat Keputusan Berbasis Web: Studi Kasus Pendidikan Jenjang Sekolah Menengah.

vi

ABSTRAK

Penerapan teknologi informasi dan komunikasi pada aplikasi pengolahan dokumensurat keputusan pada pendidikan sekolah menengah digunakan untuk memfasilitasi proses pengolahan dokumen yang sebelumnya dilakukan secara konvensional. Surat keputusan merupakan salah satu contoh dokumen yang perlu dikelola dandigunakansebagai dasar dari suatu tindakan, kegiatan, kondisi ataupun fungsi proses bisnis di ruang lingkup sekolah. Aplikasi pengolahan dokumen surat keputusan menjadi pilihan untuk pencarian, penambahan dan pendistribusian dokumen surat keputusan di lingkungan sekolah khususnya pada jenjang sekolah menengah. Dengan berbasis web dan dipublikasikan secara daring, aplikasi dapat diakses dimana saja. Untuk dapat menyusun aplikasi sesuai dengan fungsi yang dibutuhkan, penelitian ini dilakukan dengan menggunakan metode penelitian wawancara.Aplikasi menggunakan bahasa pemrograman PHP,database MySql, serta menggunakan framework Boostrap untuk template tampilan. Aplikasi yang dihasilkan memiliki fungsi untuk menyimpan dokumen surat keputusan dalam bentuk file PDF dan database, menghapus badwords, dan fitur pencarian yang dilengkapi dengan proses filteringkata kunci. Aplikasi dilengkapi fungsi untuk menambahkan user level, penerbit surat keputusan dan mengubah badwords. Aplikasi diuji dengan menggunakan metode black-box testing dan berdasarkan hasil pengujian, aplikasi dapat mengelola surat keputusan sesuai dengan tujuan penelitian.

vii

Universitas Kristen Maranatha

ABSTRACT

The application of information and communication technologies in document processing applications decree in junior high school education used to facilitate the processing of documents that were previously done conventionally. A decree is one example of a document that needs to be managed and used as the basis of an action, activity, condition or functions of the business processes in the scope of the school. Document processing applications decree be an option for search, addition and distribution of documents decree in school, especially at the junior high school. This application is published with web-based and online, the application can be accessed anywhere. To be able to arrange the applications according to the required function, this study was conducted using the method of interview research. The application uses the programming language PHP, MySQL database, and use boostrap framework for the template view. The resulting application has a function for storing documents decree in the form of PDF files, remove badwords, and a search feature that comes with the process of filtering keywords. Applications include functions for adding user level, publishers decree and change badwords. Applications tested using black-box testing methods and test results, the application can manage a decree in accordance with the purpose of research.

viii

DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN ... i

PERNYATAAN ORISINALITAS LAPORAN PENELITIAN ... ii

PERNYATAAN PUBLIKASI LAPORAN PENELITIAN... iii

PRAKATA ... iv

ABSTRAK ... vi

ABSTRACT ... vii

DAFTAR ISI ... viii

BAB 1PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Rumusan Masalah ... 2

1.3 Tujuan Pembahasan ... 2

1.4 Ruang Lingkup Kajian ... 2

1.5 Sumber Data ... 2

1.6 Sistematika Penyajian ... 3

BAB 2.KAJIAN TEORI ... 5

2.1 Pengertian dan Pedoman Penulisan Surat Keputusan ... 5

2.2 Document Management Sistem (DMS) ... 6

2.2.1 Konsep Fungsionalitas Document Management Sistem ... 8

2.2.2 Manfaat Document Management Sistem ... 10

2.3 Stuktur Data pada Aplikasi ... 11

2.3.1 ERD ... 11

2.3.2 MySql ... 13

2.4 Bahasa Pemrograman ... 13

2.4.1 Bahasa Pemrograman HTML ... 14

2.4.2 Bahasa Pemrograman PHP Hypertext Prepocessor ... 14

2.4.3 Penggunaan Javascript pada Website... 15

2.5 CSS dan Penggunaan CSS3 pada Website... 16

2.6 Penggunaan Framework Bootstrap ... 17

BAB 3.ANALISIS DAN DESAIN ... 18

ix

Universitas Kristen Maranatha

3.2 Proses dan Rancangan Halaman Tambah Surat Keputusan ... 18

3.3 Proses dan Rancangan Halaman Cari Surat Keputusan ... 20

3.4 Proses dan Rancangan Halaman Tambah User level ... 22

3.5 Proses dan Rancangan Halaman Tambah Penerbit Surat Keputusan ... 24

3.6 Proses dan Rancangan Halaman Ubah Badwords ... 25

BAB 4HASIL IMPLEMENTASI ... 27

4.1 Proses Tambah Surat Keputusan ... 27

4.2 Proses Lihat dan Cari Surat Keputusan ... 29

4.3 Proses Tambah User level ... 30

4.4 Proses Tambah Penerbit Surat Keputusan ... 31

4.5 Proses Mengubah Badwords ... 32

BAB 5.HASIL PENGUJIAN ... 34

5.1 Halaman Tambah Surat Keputusan ... 34

5.2 Halaman Lihat Surat Keputusan ... 38

5.3 Halaman Tambah User level ... 40

5.4 Halaman Tambah Penerbit Surat Keputusan ... 42

5.5 Halaman Ubah Badwords ... 44

5.6 Hasil User Acceptance Test ... 45

BAB 6SIMPULAN DAN SARAN ... 46

DAFTAR PUSTAKA ... 47

1

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Perubahan lingkungan di dunia pendidikan, mulai lingkungan sosial, ekonomi, teknologi sampai politik mengharuskan dunia pendidikan memikirkan kembali bagaimana perubahan tersebut mempengaruhinya sebagai sebuah institusi sosial dan bagaimana harus berinteraksi dengan perubahan tersebut.Salah satu perubahan lingkungan yang sangat mempengaruhi dunia pendidikan adalah hadirnya teknologi informasi dan komunikasi.

Teknologi informasi dan komunikasi telah merevolusi cara hidup kita, baik terhadap cara berkomunikasi, cara belajar, cara bekerja, cara berbisnis, dan lain sebagainya. Era informasi memberikan ruang lingkup yang sangat besar untuk mengorganisasikan segala kegiatan melalui cara baru, inovatif, instant, akurat, serta memberikan kenyamanan dalam mengelola dan menikmati kehidupan.Penggunaan teknologi informasi dan komunikasi membuat semua proses kerja dan konten akan ditransformasikan dari fisik dan statis menjadi dijital,mobile, virtual, dan personal.

Proses pengelolaan dokumen surat keputusan adalah salah satu contoh proses di bidang pendidikan yang dapat diterapkan teknologi informasi dan komunikasi.Tujuan penerapan tersebut untuk meningkatkan produktivitas proses bisnis, meningkatkan response time proses bisnis, mengurangi total biaya dokumen dan meningkatkan efisiensi ruang penyimpanan, menurunkan biaya tambahan, mengurangi resiko kehilangan ataupun kerusakan dokumen, mempermudah proses distribusi dokumen, dan meningkatkan keamanan dokumen. Penerapan ini dapat dilakukan di semua jenjang pendidikan mulai dari TKK, SD, SMP, SMA, hingga perkuliahan.

Aplikasi pengolahan dokumen surat keputusan menjadi salah satu solusi yang dapat dipertimbangkan oleh lembaga pendidikan khususnya tingkat SMP untuk mempermudah proses manajemen dokumen surat keputusan. Aplikasi pengolahan surat keputusan akan berbasis website dan dipublikasikan secara daring sehingga pengguna dapat dengan mudah mengakses aplikasi dimana saja dengan hanya

2

Universitas Kristen Maranatha

menggunakan perangkat mobile atau laptop dan sarana internet. Selain itu, aplikasi dapat digunakan untuk mengolah data pribadi siswa, data guru,data nilai siswa, data mata pelajaran, data pengolahan nilai akhir siswa (rapor).

1.2 Rumusan Masalah

Masalah utama yang menjadi permasalahan pokok yang diteliti adalah bagaimana menerapkan teknologi informasi dan komunikasi untuk memfasilitasi proses pengelolaan dokumen surat keputusan dengan menggunakan aplikasi yang sebelumnya dilakukan secara konvensional ?

1.3 Tujuan Pembahasan

Berdasarkan pokok–pokok permasalahan yang telah dirumuskan di bagian 1.2, berikut akan dipaparkan garis besar hasil pokok yang ingin diperoleh setelah permasalahan dipecahkan dan dijawab dalam penelitian, yaitu sebagai menyusun sebuah aplikasi yang berfungsi untuk memasukkan dokumen surat keputusan berbentuk PDF, menghapus badwords dari surat keputusan yang menghasilkan kata kunci dari surat keputusan tersebut, dan menyimpannya dalam database. Aplikasi juga memiliki fungsi untuk mencari surat keputusan yang berhubungan dengan kata kunci yang dicari oleh pengguna.

1.4 Ruang Lingkup Kajian

Perlu dilakukan pembatasan masalah dalam penelitian ini agar masalah yang dibahas tidak menjadi terlalu luas. Batasan masalah yang ada dalam penelitian ini yaitu mengenai aplikasi pengolahan dokumen surat keputusan pada pendidikan jenjang SMP. Dokumen surat keputusan yang dipergunakan adalah dokumen dijital berbentuk PDF yang dikelola menjadi data ke database sekolah. Aplikasi tidak dapat memproses dokumen PDF hasil scan.

1.5 Sumber Data

Dalam penelitian ini digunakan data primer yaitu observasidiSekolah Menengah Pertama Kalam Kudus mengenai cara pengelolaan dokumen surat keputusan secara konvensional sebelum dilakukan penelitian ini yang bertujuan

3 untuk memperbaiki proses bisnis tersebut agar lebih efisien.Sumber data sekunder dalam penelitian ini didapatkan dengan cara mencari informasi mengenai sistem manajemen dokumen, surat keputusan dan proses filtering.

1.6 Sistematika Penyajian

Pembuatan sistematika ini dimaksudkan untuk memudahkan penyampaian informasi berdasarkan urutan dan aturan dari penelitian yang dilakukan serta memberikan gambaran menyeluruh mengenai laporan ini.

Bab 1 : Pendahuluan

Bab ini menguraikan mengenai latar belakang masalah dari penelitian ini, rumusan masalah, Tujuan Pembahasan, Ruang Lingkup Kajian, Sumber Data, dan Sistematika Penyajian.

Bab 2 : Kajian Teori

Bab ini membahas tentang pengertian dokumen yang membahas pengertian dokumen menurut para ahli, jenis-jenis dokumen menurut jenis, sifat, literatur, kepentingan, dokumentasi dan segi fungsi. Document Management Sistem (DMS) menjadi landasan teori dalam pengelolaan dokumen surat keputusan. Bab ini juga membahas mengenai pengertian surat keputusan dan fungsinya dalam suatu organisasi, selain itu bab ini juga membahas mengenai teknologi yang digunakan dalam pembuatan aplikasipengolahan nilai siswa jenjang smp, yaitu bahasa pemrograman PHPHypertext Prepocessor, stuktur data ERD dan penggunaan MySql, javascript padawebsite, bahasa pemrograman HTML, CSS dan penggunaan CSS3 pada website serta penjelasan mengenai framework Bootstrap untuk tampilan website

Bab 3 : Analisis dan Desain

Bab ini menguraikan fungsi aplikasi seperti menambah surat keputusan, mencari, mengubah badwords, menglola user level, mengelola penerbit surat keputusan dan diagram ERD.

Bab 4 : Hasil Implementasi

Bab ini menguraikan proses penambahan dokumen surat keputusan berbentuk pdf menjadi string untuk ditambahkan ke database, proses filtering badwords yang terdapat pada file pdf, proses pengelolaan badwords, proses pengelolaan

4

Universitas Kristen Maranatha

user level, proses pengelolaan penerbit surat keputusan yang merupakan hasil implementasi dari rancangan di Bab 3.

Bab 5: Hasil Pengujian

Bab ini menguraikan hasil pengujian setiap proses yang terjadi dalam aplikasi seperti pengujian proses tambah surat keputusan, pencarian surat keputusan, proses pengelolaan user level, dan proses pengelolaan penerbit surat keputusan.

Bab 6: Simpulan dan Saran

Bab ini menguraikan Simpulan aplikasi dapat memenuhi tujuan penelitian pada Bab 1 serta saran yang dapat ditindaklanjuti terhadap aplikasi.

46

BAB 6

SIMPULAN DAN SARAN

6.1 Simpulan

1. Berdasarkan hasil black box testing pada Bab 5, aplikasi telah berhasil melakukan proses pengelolaan dokumen surat keputusan yang sebelumnya dilakukan secara kovensional, sekarang dilakukan secara dijital.

2. Pengelolaan surat keputusan dapat dilakukan dengan menggunakan 5 entitas, yaitu nomor surat keputusan, tanggal terbit, tentang, penerbit surat keputusan, dan ditunjukan kepada.

6.2 Saran

1. Aplikasi diharapkan dapat dikembangkan agar dapat menfasilitasi scan kertas surat keputusan menjadi PDF dan diinput ke database.

2. Aplikasi diharapkan dapat dikembangkan dapat menerima extensifile lain selain PDF untuk diinput ke database.

47

Universitas Kristen Maranatha

DAFTAR PUSTAKA

[1] Alexander F.K Sibero, Web Programming Dasar, Yogyakarta, Jawa Tengah: Mediakom, 2014.

[2] M.Rudyanto Arief, Pemrograman Web Dinamis Menggunakan PHP dan MySQL, Yogyakarta, Jawa Tengah: Andi, 2013.

[3] Dr. Bambang Hariyanto, Esensi-Esensi Bahasa Pemrograman Java, Bandung, Jawa Barat: Penerbit Informatika, 2014.

[4] J. M. Hartono,Analisis dan Desain Sistem Informasi, Yogyakarta, Central Java: Andi, 2012.

[5] Wahana Komputer, Mastering CMS Programming with PHP and MySQL, Semarang, Jawa Tengah: Andi, 2012.

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Perubahan lingkungan di dunia pendidikan, mulai lingkungan sosial, ekonomi, teknologi sampai politik mengharuskan dunia pendidikan memikirkan kembali bagaimana perubahan tersebut mempengaruhinya sebagai sebuah institusi sosial dan bagaimana harus berinteraksi dengan perubahan tersebut.Salah satu perubahan lingkungan yang sangat mempengaruhi dunia pendidikan adalah hadirnya teknologi informasi dan komunikasi.

Teknologi informasi dan komunikasi telah merevolusi cara hidup kita, baik terhadap cara berkomunikasi, cara belajar, cara bekerja, cara berbisnis, dan lain sebagainya. Era informasi memberikan ruang lingkup yang sangat besar untuk mengorganisasikan segala kegiatan melalui cara baru, inovatif, instant, akurat, serta memberikan kenyamanan dalam mengelola dan menikmati kehidupan.Penggunaan teknologi informasi dan komunikasi membuat semua proses kerja dan konten akan ditransformasikan dari fisik dan statis menjadi dijital,mobile, virtual, dan personal.

Proses pengelolaan dokumen surat keputusan adalah salah satu contoh proses di bidang pendidikan yang dapat diterapkan teknologi informasi dan komunikasi.Tujuan penerapan tersebut untuk meningkatkan produktivitas proses bisnis, meningkatkan response time proses bisnis, mengurangi total biaya dokumen dan meningkatkan efisiensi ruang penyimpanan, menurunkan biaya tambahan, mengurangi resiko kehilangan ataupun kerusakan dokumen, mempermudah proses distribusi dokumen, dan meningkatkan keamanan dokumen. Penerapan ini dapat dilakukan di semua jenjang pendidikan mulai dari TKK, SD, SMP, SMA, hingga perkuliahan.

Aplikasi pengolahan dokumen surat keputusan menjadi salah satu solusi yang dapat dipertimbangkan oleh lembaga pendidikan khususnya tingkat SMP untuk mempermudah proses manajemen dokumen surat keputusan. Aplikasi pengolahan surat keputusan akan berbasis website dan dipublikasikan secara daring sehingga pengguna dapat dengan mudah mengakses aplikasi dimana saja dengan hanya

menggunakan perangkat mobile atau laptop dan sarana internet. Selain itu, aplikasi dapat digunakan untuk mengolah data pribadi siswa, data guru,data nilai siswa, data mata pelajaran, data pengolahan nilai akhir siswa (rapor).

1.2 Rumusan Masalah

Masalah utama yang menjadi permasalahan pokok yang diteliti adalah bagaimana menerapkan teknologi informasi dan komunikasi untuk memfasilitasi proses pengelolaan dokumen surat keputusan dengan menggunakan aplikasi yang sebelumnya dilakukan secara konvensional ?

1.3 Tujuan Pembahasan

Berdasarkan pokok–pokok permasalahan yang telah dirumuskan di bagian 1.2, berikut akan dipaparkan garis besar hasil pokok yang ingin diperoleh setelah permasalahan dipecahkan dan dijawab dalam penelitian, yaitu sebagai menyusun sebuah aplikasi yang berfungsi untuk memasukkan dokumen surat keputusan berbentuk PDF, menghapus badwords dari surat keputusan yang menghasilkan kata kunci dari surat keputusan tersebut, dan menyimpannya dalam database. Aplikasi juga memiliki fungsi untuk mencari surat keputusan yang berhubungan dengan kata kunci yang dicari oleh pengguna.

1.4 Ruang Lingkup Kajian

Perlu dilakukan pembatasan masalah dalam penelitian ini agar masalah yang dibahas tidak menjadi terlalu luas. Batasan masalah yang ada dalam penelitian ini yaitu mengenai aplikasi pengolahan dokumen surat keputusan pada pendidikan jenjang SMP. Dokumen surat keputusan yang dipergunakan adalah dokumen dijital berbentuk PDF yang dikelola menjadi data ke database sekolah. Aplikasi tidak dapat memproses dokumen PDF hasil scan.

1.5 Sumber Data

Dalam penelitian ini digunakan data primer yaitu observasidiSekolah Menengah Pertama Kalam Kudus mengenai cara pengelolaan dokumen surat keputusan secara konvensional sebelum dilakukan penelitian ini yang bertujuan

untuk memperbaiki proses bisnis tersebut agar lebih efisien.Sumber data sekunder dalam penelitian ini didapatkan dengan cara mencari informasi mengenai sistem manajemen dokumen, surat keputusan dan proses filtering.

1.6 Sistematika Penyajian

Pembuatan sistematika ini dimaksudkan untuk memudahkan penyampaian informasi berdasarkan urutan dan aturan dari penelitian yang dilakukan serta memberikan gambaran menyeluruh mengenai laporan ini.

Bab 1 : Pendahuluan

Bab ini menguraikan mengenai latar belakang masalah dari penelitian ini, rumusan masalah, Tujuan Pembahasan, Ruang Lingkup Kajian, Sumber Data, dan Sistematika Penyajian.

Bab 2 : Kajian Teori

Bab ini membahas tentang pengertian dokumen yang membahas pengertian dokumen menurut para ahli, jenis-jenis dokumen menurut jenis, sifat, literatur, kepentingan, dokumentasi dan segi fungsi. Document Management

Sistem (DMS) menjadi landasan teori dalam pengelolaan dokumen surat

keputusan. Bab ini juga membahas mengenai pengertian surat keputusan dan fungsinya dalam suatu organisasi, selain itu bab ini juga membahas mengenai teknologi yang digunakan dalam pembuatan aplikasipengolahan nilai siswa jenjang smp, yaitu bahasa pemrograman PHPHypertext Prepocessor, stuktur data ERD dan penggunaan MySql, javascript padawebsite, bahasa pemrograman HTML, CSS dan penggunaan CSS3 pada website serta penjelasan mengenai framework Bootstrap untuk tampilan website

Bab 3 : Analisis dan Desain

Bab ini menguraikan fungsi aplikasi seperti menambah surat keputusan, mencari, mengubah badwords, menglola user level, mengelola penerbit surat keputusan dan diagram ERD.

Bab 4 : Hasil Implementasi

Bab ini menguraikan proses penambahan dokumen surat keputusan berbentuk pdf menjadi string untuk ditambahkan ke database, proses filtering badwords yang terdapat pada file pdf, proses pengelolaan badwords, proses pengelolaan

user level, proses pengelolaan penerbit surat keputusan yang merupakan hasil implementasi dari rancangan di Bab 3.

Bab 5: Hasil Pengujian

Bab ini menguraikan hasil pengujian setiap proses yang terjadi dalam aplikasi seperti pengujian proses tambah surat keputusan, pencarian surat keputusan, proses pengelolaan user level, dan proses pengelolaan penerbit surat keputusan.

Bab 6: Simpulan dan Saran

Bab ini menguraikan Simpulan aplikasi dapat memenuhi tujuan penelitian pada Bab 1 serta saran yang dapat ditindaklanjuti terhadap aplikasi.

BAB 6

SIMPULAN DAN SARAN

6.1 Simpulan

1. Berdasarkan hasil black box testing pada Bab 5, aplikasi telah berhasil melakukan proses pengelolaan dokumen surat keputusan yang sebelumnya dilakukan secara kovensional, sekarang dilakukan secara dijital.

2. Pengelolaan surat keputusan dapat dilakukan dengan menggunakan 5 entitas, yaitu nomor surat keputusan, tanggal terbit, tentang, penerbit surat keputusan, dan ditunjukan kepada.

6.2 Saran

1. Aplikasi diharapkan dapat dikembangkan agar dapat menfasilitasi scan kertas surat keputusan menjadi PDF dan diinput ke database.

2. Aplikasi diharapkan dapat dikembangkan dapat menerima extensifile lain selain PDF untuk diinput ke database.

DAFTAR PUSTAKA

[1] Alexander F.K Sibero, Web Programming Dasar, Yogyakarta, Jawa Tengah: Mediakom, 2014.

[2] M.Rudyanto Arief, Pemrograman Web Dinamis Menggunakan PHP dan MySQL, Yogyakarta, Jawa Tengah: Andi, 2013.

[3] Dr. Bambang Hariyanto, Esensi-Esensi Bahasa Pemrograman Java, Bandung, Jawa Barat: Penerbit Informatika, 2014.

[4] J. M. Hartono,Analisis dan Desain Sistem Informasi, Yogyakarta, Central Java: Andi, 2012.

[5] Wahana Komputer, Mastering CMS Programming with PHP and MySQL, Semarang, Jawa Tengah: Andi, 2012.