Rangga manajemen Kantor manajemen Kantor
Judul: Pengaruh komunikasi kantor terhadap efektivitas kinerja mahasiwa praktik kerja lapangan
Penulis :Rangga Awal Rizkia
Alamat Blog: https://polan.academia.edu/RanggaAwalRizkia
Abstract:
Abstract
The purpose of this research is discovering The outcome of communication on the effectiveness in an
internship activity of English Department Polban college student ..The aspects that explored are the
communication,office communication,elements of communication, and barriers of
communication.Communication as a semantic meaning is “to make same” meaning and
understanding. on a daily basis human cannot be separated on the principles of communication either
directly or indirectly even consciously or unconsciously. The image of an individuals,
groups,organizations, and even countries can be judged by the way communication is used. Without
good communication a settled goal will be difficult to achieve In the office, communication is an
aspect that greatly affect the productivity activities. Communications have some elements because
communication is a process of delivering information.In the communication process in the office,there
are various obstacles encountered that affect the effectiveness of the performance of students who are
doing the internship in the office
In this context,the college student have to practice the effective communication in the office. There are
several aspect and barriers that regulary occurs in office activity.Consequently,as an English language
communicator the student must anticipate it by understanding the aspect of communication.The result
of this research is understanding of the value of communication and creating a good impact of
professional mannerism between college student and the office.
Key words: Communication,semantic,aspect,barriers,image
BAB 1
PENDAHULUAN
1.1.Latar Belakang
Komunikasi adalah salah satu unsur penting dalam hubungan interaksi antar manusia karena
hakikatnya manusia adalah mahluk sosial.Komunikasi secara semantik bahasa berakar dari bahasa
Latin,yaitu ‘communis’ yang berarti sama secara makna atau dalam Bahasa Inggris adalah to make
common.Dalam kehidupan sehari-hari manusia tidak bisa terlepas pada prinsip-prinsip komunikasi
baik secara langsung maupun tidak langsung ataupun secara sadar maupun tidak sadar. Citra
individu,grup,kelompok,organisasi,bahkan negara dapat dinilai dari cara berkomunikasi yang
dipakai.Tanpa adanya komunikasi yang baik suatu tujuan yang telah ditetapkan akan sulit tercapai.
Dalam suatu kantor ,komunikasi adalah aspek yang berpengaruh besar terhadap produktivitas
kegiatan.Komunikasi memiliki beberapa elemen karena komunikasi adalah suatu proses penyampaian
informasi.Dalam proses komunikasi di sebuah kantor terdapat berbagai hambatan yang ditemui yang
berpengaruh terhadap efektivitas kinerja mahasiswa yang melaksanakan praktik kerja lapangan di
kantor tersebut.
Oleh karena itu penulis akan membahas mengenai pengaruh komunikasi kantor terhadap efektivitas
mahasiswa praktik kerja lapangan khsuusnya mahasiswa
1.2.Rumusan Masalah
Dari latar belakang yang telah diuraikan terdapat rumusan masalah sebagai berikut:
1.2.1 Apa yang dimaksud dengan komunikasi?
1.2.2 Apa saja unsur Komunikasi ?
1.2.3 Apa hambatan saat berkomunikasi?
1.2.4 Apa yang dimaksud dengan komunikasi kantor
Untuk menjawab rumusan masalah tersebut penulis akan menjabarkan di bagian Bab II
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Definisi Komunikasi
Secara bahasa kata atau istilah komunikasi berakar dari bahasa Latin communis.secara makna kata
communis berarti berbagi atau sama dalam konteks makna.secara terminologi komunikasi merujuk
terhadap proses penyampaian pesan atau pernyataan oleh seseorang kepada orang lain.Komunikasi
juga terbagi menurut beberapa situasi dan kondisi ruang serta waktunya berikut ini adalah pengertian
komunikasi menurut ahli:
a.
Menurut Barker (1987:5) komunikasi adalah : Communication as a process of interrelated
elements working together to achieve a desired outcome or goal.Since communication is a
process,it is dynamic ,ever changing and unending. Atau dapat diartikan menjadi komunikasi
adalah proses menghubungkan elemen satu dengan yang lain yang bekerja sama untuk
mencapai tujuan yang diinginkan.
b. (Barnlund-1968) menyatakan bahwa komunikasi timbul oleh karena adanya dorongan
kebutuhan seseorang untuk mengurangi rasa ketidakpastian, untuk bertindak secara efektif,
dan untuk mempertahankan atau memperkuat ego.
c. Menurut (B.F.Skinner:1957) komunikasi dapat didefinisikan sebagai prilaku verbal atau
simbolik dimana pengirimnya berusaha mendapatkan efek yang dikehendakinya dari
penerima.
d.
Dalam buku ‘a history of communication (Everett M. Rogers:1997)’, mendefinisikan
komunikasi sebagai proses pengalihan ide dari sumber ke penerima, dengan tujuan untuk
mengubah tingkah laku penerima tersebut.
2.2 Unsur Komunikasi
a. suatu proses komunikasi tidak akan bisa berlangsung tanpa didukung oleh unsur-unsur:
pengirim (source), pesan (message), saluran/media (channel), penerima (receiver), dan akibat/
pengaruh (effect). Unsur-unsur ini bisa juga disebut komponen atau elemen komunikasi.
(Cangara,2012:25)
b. (Claude Shannon:1948) semua komunikasi hakikatnya memiliki unusur yang sama yaitu:
a source produces the message.
a transmitter translates the message into a signal that can be sent through a particular medium.
a medium, over which the signal is sent.
Noise interfering with the signal across the medium.
a receiver, which receives the signal and translates it back into a format that the destination can
understand.
a destination, for which the message is intended.
c. (Ellen F.N, Marry K.O.:9) dalam buku praktek organisasi – Petunjuk untuk kelas pekerja
sosial untuk memahami pelayanan manusia menjelaskan bahwa terdapat 5 unsur komunikasi;
1.Source/Encoder
Adalah yang memutuskan untuk berkomunikasi.Sumber juga menentukan tujuan dari pesan yang
akan disampaikan entah itu berupa informasi,ajakan,atau candaan.Sumber menciptakan pesan
berdasarkan pengalaman pribadinya,persepsipnya,dan perasaanya.
2. Message
Adalah pesan yang ingin disampaikan.Setelah penerima menerima pesan maka penerima pesan
akan menggunakan sebuah simbol untuk mendapatkan intisari pesan tersebut.Simbol yang paling
efektif adalah kata yang merepresentasikan sebuah objek,ide,dan perasaan.untuk kelangsungan
komunikasi yang baik sebuah pesan harus dipahami baik oleh sumber dan penerima pesan.
3.Channel
Channel berarti media yang digunakan untuk proses berkomunikasi.Umumnya media tersebut
bersifat verbal dan non verbal baik merupa kata kata ataupun gestur.Media yang ada dalam raga kita
adalah ke 5 indra kita yang harus mampu dimaksimalkan dalam proses berkomunikasi.
4.Receiver/Decoder
Seseorang yang menerima informasi disebut receiver atau decoder.Informasi yang diterima kita
lewat media indra kita tetapi seringkali kita memproses pesan menggunakan penglihatan dan
pendengaran kita.
5.Feedback
Unsur komunikasi yang lain adalah timbal balik. Kita bertukar pesan dan informasi bersifat
berkelanjutan dan memerlukan balasan. Dalam hubungan timbal balik terdapat 3 elemen yaitu:
Positive feedback,negative feedback,dan ambiguous feedback
2.3 Hambatan Komunikasi
Organisasi yang berhasil adalah organisasi yang memanfaatkan komunikasi yang efektif untuk
meningkatkan produktivitas, efisiensi, dan meningkatkan kinerja tim. Akan tetapi dalam prosesnya
terdapat 4 hambatan umum yang biasa terjadi dalam komunikasi.(Marchena Chendeka:2015)
diantaranya:
1.Hambatan Fisik
Bilik, dinding, dan pintu melakukan kerjanya dengan baik. Maksudnya,meskipun aspek ini
penting untuk memastikan ruang kerja pribadi, konsentrasi yang memadai, dan percakapan
pribadi, aspek tersebut dapat menjadi penghalang komunikasi. Pegawai menganggap hal ini
sebagai tamu yang tak diundang dan tidak ramah. Problem ini mungkin juga terjadi kepada
karyawan anda yang telah bersama organisasi Misalnya, Mark dari divisi kas sepertinya tidak
pernah merasa termotivasi untuk berinteraksi dengan Paul dari penagihan karena mereka bekerja
dalam dua sayap yang berbeda. Cara terbaik untuk mengatasi penghalang ini adalah dengan
memanipulasi ruang kantor karyawan agar lebih terbuka dan menarik atau menjadi tuan rumah
berbagai acara organisasi yang memungkinkan karyawan untuk berinteraksi satu sama lain.
2.Hambatan Bahasa
Dalam masyarakat kita yang terus berubah dan terdiversifikasi, kita melihat semakin banyak
orang memasuki tempat kerja yang memiliki bahasa Inggris sebagai bahasa kedua, yang dapat
menjadi penghalang. Selain itu, karyawan dari berbagai daerah di negara yang sama, atau bahkan
kota yang sama, dapat memiliki gaya berkomunikasi yang berbeda dan menggunakan kata-kata
yang berbeda dengan arti yang sama. Manajer SDM dapat mengambil langkah tambahan untuk
memastikan bahwa seluruh karyawan menyadari dan menerima perbedaan bahasa dan budaya
setiap orang. Ini dapat dicapai melalui program khusus seperti pelatihan cross cultural
understanding.
3.Hambatan status
Hambatan status terbukti berpengaruh dalam organisasi di mana budaya konteks tinggi dan
budaya konteks rendah ada. Dalam budaya konteks-tinggi, pangkat penerima dalam suatu organisasi
benar-benar memengaruhi cara pesan diterima dan ditafsirkan. Sebagai contoh, seorang praktisi
perawat akan melakukan tugas yang ditugaskan oleh petugas medis kepala dengan keseriusan dan
urgensi lebih besar daripada jika ditugaskan oleh seorang siswa di tempat tinggal. Dalam budaya
dengan konteks rendah, pangkat penerima dalam suatu organisasi mungkin atau mungkin tidak
mempengaruhi cara pesan diterima dan ditafsirkan. Sebagai contoh, dalam budaya konteks rendah,
praktisi perawat akan melakukan pendekatan dengan keseriusan dan urgensi yang sama terlepas dari
apakah kepala petugas medis atau siswa di residensi yang ditugaskan tugas. Untuk mengatasi
hambatan status, manajer harus menegaskan kembali bahwa organisasi adalah tim dan peran masingmasing anggota adalah signifikan dan bermanfaat bagi organisasi tanpa memandang pangkat.
4.Hambatan Gender
Hambatan gender biasanya terjadi di organisasi di mana ada jumlah yang tidak proporsional dari
individu laki-laki untuk individu perempuan dan sebaliknya. Jenis kelamin minoritas dalam suatu
organisasi mungkin merasa tidak nyaman berkomunikasi dengan rekan-rekan mereka karena takut
inferioritas. Jika tidak tertangani, masalah itu bisa mengganggu jalur komunikasi dan akhirnya
mempengaruhi kinerja pekerjaan mereka. Untuk menghilangkan hambatan gender, manajer SDM
harus memastikan bahwa karyawan laki-laki dan perempuan merasa memiliki status yang sama
dan diberdayakan untuk berkomunikasi secara terbuka. Komunikasi sangat penting bagi tenaga
kerja dan tidak boleh dipandang sebagai masalah yang lebih kecil. Komunikasi yang buruk dapat
menyebabkan konflik, kinerja yang terhenti, dan bahkan kebencian manajemen atau karyawan
lain. Untuk mengatasi hambatan manajer komunikasi dengan baik harus mengenali masalah,
menilai masalah dengan tenaga kerja, dan menerapkan solusi untuk masalah tersebut. Ini akan
menjadi upaya berkelanjutan untuk departemen SDM dan perusahaan secara keseluruhan.
2.4 Komunikasi Kantor:
a.
Sebelum mendefinisikan komunikasi kantor penulis akan menjabarkan sedikit tentang
organisasi yang berkaitan dengan komunikasi kantor
Organizations are defined as collected groups of individuals constructed and reconstructed to
strive for specific goals that could not be met by individual acting alone
Types of Organization
Mutual benefit Organization:political parties,labor unions,fraternal organization
Business Organization: bank,retail store,restaurant
Service Organization: social work agencies
Commercial Organization: public interest
b. J.C Denyer Dalam bukunya office management 1975 membagi komunikasi ke dalam bentuk
yang sistematis yaitu:
1.Sistem komunikasi tulisan (written communication) informasi ini disampaikan dalam bentuk
teks dan atau surat baik melalui penghantar sendiri,telegram,atau warkat tertulis lainya
2.Sistem komunikasi lisan (oral communication)
Bentuk komunikasi ini meliputi semua aspek komunikasi lisan baik internal maupun
eksternal
Media umumnya adalah telepon, radio, atau hanya corong suara maupun indra pendengar
3. Sistem mekanis (mechanical system)
Meliputi alat alat komunikasi mekanis seperti pipa udara,ban berjalan,teleks,sampai televisi.
d. Sistem Panggilan Petugas (Staff Location System)
Sistem komunikasi ini dipakai untuk mencari, menemukan dan memanggil sesorang petugas dalam
suatu lingkungan bangunan atau badan usaha yang luas seperti manajer produksi di beberapa pabrik
atau dokter di rumah sakit, Saranya meliputi sistem radio, pengeras suara, bunyi bel, atau tanda lampu.
Bentuk Komunikasi lainnya, yaitu antara lain :
Komunikasi Internal
Komunikasi Internal merupakan bentuk pertukaran informasi dan ide di dalam organisasi.
Sebagai pegawai, kita adalah orang pertama mendengarkan keluhan pelanggan atau
mengetahui keadaan di lapangan yang menyebabkan nilai perusahan atau produktivitas
menurun. Menurut informasi,inilah yang dibutuhkan supervisor atau manajer kita dalam
melaksanakan tugasnya. Untuk menjamin keberlangsungan komunikasi internal yang baik,
kita menggunakan :
o
Jaringan Komunikasi Formal
Komunikasi yang dilakukan berdasarkan rentang atau struktur organisasi perusahaan, baik
berupa downward, upward, atau horizontaal flow. Walaupun dalam kenyataanya keberadaan
strukstur tersebut tidak akan dapat menghalangi seluruh komponen organisasi berkomunikasi
satu sama lain.
o
Downward
Komunikasi atas ke bawah. Contohnya pimpinan memberikan informasi berupa intrusksi,
petunjuk, informasi, penjelasan, perintah, pengumuman, rapat, masalah intern.
o
Upward
Komunikasi yang terjadi dari bawah ke atas. Contohnya: staf memberikan informasi berupa
laporan, saran – saran, pengaduan, kritikan, kotak saran terhadap pimpinan.
o
Horizontal
Komunikasi mendatar, antara anggota staff dengan anggota staff. Berlangsung tidak formal,
antara lain dengan komunikasi vertikal yang formal. Komunikasi terjadi tidak dalam konteks
kerja.
o
Jaringan Komunikasi Informal
Adalah komunikasi yang terjadi di antara seluruh bagian organisasi sebagai perwujudan
kebutuhan manusia sebagai mahluk sosial. Menurut penelitian komunikasi yang terjadi di
suatu organisasi kurang lebih 80% berlangsung dalam bentuk ini. Bahkan perkembangan
teknologi memungkinkan banyak eksekutif berusaha mendapatkan informasi dari tangan
pertama untuk memberikan tanggapaan yang lebih cepat atas suatu masalah yang terjadi di
lapangan dalam jaringan komunikasi informal contoh konkrit pada dewasa ini adalah
penggunaan media sosial Whatsapp yang memudahkan dan mempercepat proses komunikasi
kantor
o
Komunikasi diagonal
Adalah komunikasi antara pimpinan seksi atau bagian dengan pegawai seksi / bagian lainnya.
Komunikasi Eksternal
Komunikasi yang dilakukan untuk membawa informasi masuk atau keluar dari organisasi, dan
biasanya dilakukan dengan pelanggan maupun masyarakat yang berhubungan dengan
pelayanan terhadap perusahaan.
Selain bentuk komunikasi di atas, di bawah ni ada bentuk komunikasi perkantoran yang lain.
a. Komunikasi Verbal
Komunikasi yang berupa kata–kata yang disusun agar memiliki arti. Untuk menciptakaan kata- kata
tentunya dibutuhkan aturan–aturan tata bahasa dan meletakkan potongan–potongan kalimat sesuai
dengan tempatnya. Setelah itu, kita kirim dalam bentuk tulisan atau perkataan.
b. Komunikasi Non verbal
Adalah proses komunikasi tanpa kata, berupa syarat, gerak tubuh ekspresi wajah, hubungan yang
renggang,dan sikap terhadap waktu yang tersedia ketika berkomunikasi tanpa, dengan kata lain, aksi
lebih berarti dibanding kata - kata. Komunkasi non verbal tidak terstruktur, sehingga agak sulit untuk
mempelajarinya karena dari satu budaya ke budaya lainnya dapat berbeda dalam
menginterpretasikannya, selain itu komunikasi non verbal belangsung secara spontan dan tanpa
ungkapan.
c. Komunikasi Tulisan
Komunikasi ini dapt berupa memo, surat e-mail, faksimile, bulletin yang ditansfer melalui tulisan /
simbol pada sebuah media. Menurut Robbins, jenis komunikasi ini digunakan karena berwujud dan
dapat diverifikasi di pengadilan maupun sebagai bukti adminstrasi legalitas. Pada umumnya, pihak
pengirim dan penerima mempunyai arsip yang dapat disimpan untuk jangka waktu tertentu. Kelebihan
lainnya adalah pengunaan kata- kata pada komunikasi ini lebih hati – hati, logis dan jelas
dibandingkan 2 jenis komuniksi terdahulu. Adapun kekurangnnya adalah menghabiskan waktu, baik
ketika pesan ditulis maupun mendapat feedback sebuah surat.
BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Efektivitas komunikasi mahasiswa pada saat praktik kerja lapangan dipengaruhi beberapa hal yaitu
Proses komunikasi,unsur komunikasi,hambatan komunikasi,dan komunikasi kantor. Mahasiswa harus
dapat mengantisipasi performanya dengan harus mengetahui prinsip komunikasi yang telah
dijabarkan..Dibawah ini adalah beberapa rangkuman:
a. Komunikasi merupakan aspek nilai makna bersama yang sangat penting dalam kegiatan
kantor yang bertujuan menyelenggarakan kegiatan kantor atau kegiatan ketatausahaan yang
menghasilkan kinerja yang produktif dan keuntungan yang baik antar mahasiswa dan organisasi
tersebut.
b. Proses Komunikasi itu terdiri dari beberapa tahap dimulai dari pembuatan informasi yang
berdasarkan pengalaman,perasaan,atau pikiran yang sedang dialami,lalu diterima oleh penerima
informasi yang akan mengurai pesan tersebut sesuai dengan pemahaman yang disepakati bersama
tanpa terikat aturan,walaupun jenjang mahasiswa dan rekan kantor tersebut terdapat beberapa
perbedaan tetapi harus menhasilkan kesepahaman sehingga terjadi proses komunikasi yang
berkelanjutan.
c.Dalam proses komunikasi diperlukan pemahaman antara dua belah pihak sehingga terjadi
komunikasi yang efektif yang diinginkan dan minim hambatan.
d. Dalam proses berkomunikasi terdapat gaya dan alat untuk terjadinya kelangsungan proses
berkomunikasi yaitu dengan lisan maupun tulisan dengan cara melakukan dialog wawancara, rapat
kerja, melalui pembicaraan di telepon, dengan penerbitan, melaui surat, warkat dan media yang lainya,
Terdapat faktor yang harus dilakukan manajer untuk menetapkan sesuatu sarana yang tepat bagi
sesuatu keperluan yaitu kecepatan, kecermatan, keselamatan, kerahasiaan, warkat, kesan, dan juga
biaya.
e. Komunikasi mempunyai fungsi penting dalam melakukan pekerjaan kantor
yaitu sebagai fungsi kontrol, fungsi motivasi, dan fungsi emosi, serta fungsi informasi.
f. Komunikasi dalam kantor dapat dibentuk secara sistematis yaitu sistem
komunikasi tulisan, sistem komunikasi lisan, sistem mekanis, sistem panggilan petugas. bentuk
komunikasi lainnya, seperti komunikasi internal dan komunikasi eksternal serta komunikasi verbal,
komunikasi non verbal dan komunikasi tulisan
g. Komunikasi yang efektif ialah komunikasi yang akan meningkatkan
produktivitas, bagi mahasiswa atau perusahaan. Dengan memiliki keterampilan berkomunikasi yang
baik, kita akan dapat mengantisipasi masalah, membuat keputusan yang rasional , mengkoordinasikan
arus kerja, mengevaluasi , membangun citra ,membangun hubungan maupun mempromosikan produk
dan jasa yang ditawarkan oleh perusahaan. Selain itu pesan yang efektif itu dapat menyediakan
informasi yang praktis, memberikan fakta dibandingkan kesan, mengklarifikasi dan menyingkat
informasi, bisa menyatakan tanggung jawab secara jelas, dapat membujuk dan menyedikan
rekomendasi.
h. Didalam berkomunikasi terdapat pula hambatan yang dapat mempengaruhi
kualitas komunikasi yang kita lakukan di kantor itu yaitu hambatan fisik,bahasa,status,gender,dan
persepsi serta pengalaman yang berbeda oleh karena itu pelaku komunikasi harus menetapkan standar
rasional berdasarkan dalil dalil masing masing antar dua belah pihak sehingga akan terjadi
komunikasi yang efektif
i. Di dalam era modern saat ini sebagai seorang mahasiswa kita dituntut untuk lebih dapat
berkompetensi dalam segala hal, di dalam dunia komunikasi saat ini juga terdapat tantangan yang
perlu dihadapi seperti adanya perkembangan teknologi, berkembangnya globalisasi dan perbedaan
antarpegawai serta terdapat organisasi yang berbasis tim Sehingga kita dituntut untuk tanggap dan
responsif terhadap masalah komunikasi agar terjadi produktivitas.
j. Ketika ingin berkomunikasi secara efektif dengan seseorang yang mempunyai
tanggung jawab dan posisi yang lebih tinggi di dalam organisasi maka umumnya berbentuk
laporan,saran,keluhan,dll pergunakanlah kaidah bahasa yang sopan dan formal . Hindarilah
berkomunikasi selain konteks kerja pada saat jam kerja.Hal tersebut akan menciptakan citra
professional yang berpengaruh terhadap kinerja anda dan institusi Pendidikan mahasiswa tersebut.
k. Kemampuan mahasiswa berhubungan dengan orang yang melaporkan hal–hal yang
krusial untuk kesuksesan mahasiswa dan kesuksesan kantor. Anda bertanggung jawab untuk
menghasilkan kinerja baik bagi mereka dan mereka mendukung anda dalam memenuhi tanggung
jawab Anda. Dimulai dengan tujuan dan targer sebuah kantor atau organisasi.
Mahasiswa harus mampu menampilkan kinerja terbaiknya karena kedua belah pihak baik mahasiswa
dan instansi bertanggung jawab atas produktivitas kantor saat praktik kerja lapangan agar dapat terjadi
komunikasi dan kinerja yang produktif dan professional.
BAB 4
DAFTAR PUSTAKA
REFERENCES
[ CITATION Lar87 \l 1033 ] “Communication” New Jersey Prentice hall.
(Courtland L.c and John V.T 2016) “Business communication today 13th edition Boston Pearson.
(Barnlund,1968) “Interpersonal communication” Boston Houghton Miffin.
(B.F.Skinner, 1957) “Verbal behavior” New York Appleton Century crofts
(Everett M. Rogers:1997) “a history of communication” New York The free press
(Marchena Chendeka) 4 common communication barriers in the workplace (blogspot)
J.C Denyer, (1969)”.Office management’’London Macdonal and Evans.
Claude.E.S. and Warren .W (1998) “a mathematical theory of communication” . Urbana. Universy of
Illinois.
Penulis :Rangga Awal Rizkia
Alamat Blog: https://polan.academia.edu/RanggaAwalRizkia
Abstract:
Abstract
The purpose of this research is discovering The outcome of communication on the effectiveness in an
internship activity of English Department Polban college student ..The aspects that explored are the
communication,office communication,elements of communication, and barriers of
communication.Communication as a semantic meaning is “to make same” meaning and
understanding. on a daily basis human cannot be separated on the principles of communication either
directly or indirectly even consciously or unconsciously. The image of an individuals,
groups,organizations, and even countries can be judged by the way communication is used. Without
good communication a settled goal will be difficult to achieve In the office, communication is an
aspect that greatly affect the productivity activities. Communications have some elements because
communication is a process of delivering information.In the communication process in the office,there
are various obstacles encountered that affect the effectiveness of the performance of students who are
doing the internship in the office
In this context,the college student have to practice the effective communication in the office. There are
several aspect and barriers that regulary occurs in office activity.Consequently,as an English language
communicator the student must anticipate it by understanding the aspect of communication.The result
of this research is understanding of the value of communication and creating a good impact of
professional mannerism between college student and the office.
Key words: Communication,semantic,aspect,barriers,image
BAB 1
PENDAHULUAN
1.1.Latar Belakang
Komunikasi adalah salah satu unsur penting dalam hubungan interaksi antar manusia karena
hakikatnya manusia adalah mahluk sosial.Komunikasi secara semantik bahasa berakar dari bahasa
Latin,yaitu ‘communis’ yang berarti sama secara makna atau dalam Bahasa Inggris adalah to make
common.Dalam kehidupan sehari-hari manusia tidak bisa terlepas pada prinsip-prinsip komunikasi
baik secara langsung maupun tidak langsung ataupun secara sadar maupun tidak sadar. Citra
individu,grup,kelompok,organisasi,bahkan negara dapat dinilai dari cara berkomunikasi yang
dipakai.Tanpa adanya komunikasi yang baik suatu tujuan yang telah ditetapkan akan sulit tercapai.
Dalam suatu kantor ,komunikasi adalah aspek yang berpengaruh besar terhadap produktivitas
kegiatan.Komunikasi memiliki beberapa elemen karena komunikasi adalah suatu proses penyampaian
informasi.Dalam proses komunikasi di sebuah kantor terdapat berbagai hambatan yang ditemui yang
berpengaruh terhadap efektivitas kinerja mahasiswa yang melaksanakan praktik kerja lapangan di
kantor tersebut.
Oleh karena itu penulis akan membahas mengenai pengaruh komunikasi kantor terhadap efektivitas
mahasiswa praktik kerja lapangan khsuusnya mahasiswa
1.2.Rumusan Masalah
Dari latar belakang yang telah diuraikan terdapat rumusan masalah sebagai berikut:
1.2.1 Apa yang dimaksud dengan komunikasi?
1.2.2 Apa saja unsur Komunikasi ?
1.2.3 Apa hambatan saat berkomunikasi?
1.2.4 Apa yang dimaksud dengan komunikasi kantor
Untuk menjawab rumusan masalah tersebut penulis akan menjabarkan di bagian Bab II
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Definisi Komunikasi
Secara bahasa kata atau istilah komunikasi berakar dari bahasa Latin communis.secara makna kata
communis berarti berbagi atau sama dalam konteks makna.secara terminologi komunikasi merujuk
terhadap proses penyampaian pesan atau pernyataan oleh seseorang kepada orang lain.Komunikasi
juga terbagi menurut beberapa situasi dan kondisi ruang serta waktunya berikut ini adalah pengertian
komunikasi menurut ahli:
a.
Menurut Barker (1987:5) komunikasi adalah : Communication as a process of interrelated
elements working together to achieve a desired outcome or goal.Since communication is a
process,it is dynamic ,ever changing and unending. Atau dapat diartikan menjadi komunikasi
adalah proses menghubungkan elemen satu dengan yang lain yang bekerja sama untuk
mencapai tujuan yang diinginkan.
b. (Barnlund-1968) menyatakan bahwa komunikasi timbul oleh karena adanya dorongan
kebutuhan seseorang untuk mengurangi rasa ketidakpastian, untuk bertindak secara efektif,
dan untuk mempertahankan atau memperkuat ego.
c. Menurut (B.F.Skinner:1957) komunikasi dapat didefinisikan sebagai prilaku verbal atau
simbolik dimana pengirimnya berusaha mendapatkan efek yang dikehendakinya dari
penerima.
d.
Dalam buku ‘a history of communication (Everett M. Rogers:1997)’, mendefinisikan
komunikasi sebagai proses pengalihan ide dari sumber ke penerima, dengan tujuan untuk
mengubah tingkah laku penerima tersebut.
2.2 Unsur Komunikasi
a. suatu proses komunikasi tidak akan bisa berlangsung tanpa didukung oleh unsur-unsur:
pengirim (source), pesan (message), saluran/media (channel), penerima (receiver), dan akibat/
pengaruh (effect). Unsur-unsur ini bisa juga disebut komponen atau elemen komunikasi.
(Cangara,2012:25)
b. (Claude Shannon:1948) semua komunikasi hakikatnya memiliki unusur yang sama yaitu:
a source produces the message.
a transmitter translates the message into a signal that can be sent through a particular medium.
a medium, over which the signal is sent.
Noise interfering with the signal across the medium.
a receiver, which receives the signal and translates it back into a format that the destination can
understand.
a destination, for which the message is intended.
c. (Ellen F.N, Marry K.O.:9) dalam buku praktek organisasi – Petunjuk untuk kelas pekerja
sosial untuk memahami pelayanan manusia menjelaskan bahwa terdapat 5 unsur komunikasi;
1.Source/Encoder
Adalah yang memutuskan untuk berkomunikasi.Sumber juga menentukan tujuan dari pesan yang
akan disampaikan entah itu berupa informasi,ajakan,atau candaan.Sumber menciptakan pesan
berdasarkan pengalaman pribadinya,persepsipnya,dan perasaanya.
2. Message
Adalah pesan yang ingin disampaikan.Setelah penerima menerima pesan maka penerima pesan
akan menggunakan sebuah simbol untuk mendapatkan intisari pesan tersebut.Simbol yang paling
efektif adalah kata yang merepresentasikan sebuah objek,ide,dan perasaan.untuk kelangsungan
komunikasi yang baik sebuah pesan harus dipahami baik oleh sumber dan penerima pesan.
3.Channel
Channel berarti media yang digunakan untuk proses berkomunikasi.Umumnya media tersebut
bersifat verbal dan non verbal baik merupa kata kata ataupun gestur.Media yang ada dalam raga kita
adalah ke 5 indra kita yang harus mampu dimaksimalkan dalam proses berkomunikasi.
4.Receiver/Decoder
Seseorang yang menerima informasi disebut receiver atau decoder.Informasi yang diterima kita
lewat media indra kita tetapi seringkali kita memproses pesan menggunakan penglihatan dan
pendengaran kita.
5.Feedback
Unsur komunikasi yang lain adalah timbal balik. Kita bertukar pesan dan informasi bersifat
berkelanjutan dan memerlukan balasan. Dalam hubungan timbal balik terdapat 3 elemen yaitu:
Positive feedback,negative feedback,dan ambiguous feedback
2.3 Hambatan Komunikasi
Organisasi yang berhasil adalah organisasi yang memanfaatkan komunikasi yang efektif untuk
meningkatkan produktivitas, efisiensi, dan meningkatkan kinerja tim. Akan tetapi dalam prosesnya
terdapat 4 hambatan umum yang biasa terjadi dalam komunikasi.(Marchena Chendeka:2015)
diantaranya:
1.Hambatan Fisik
Bilik, dinding, dan pintu melakukan kerjanya dengan baik. Maksudnya,meskipun aspek ini
penting untuk memastikan ruang kerja pribadi, konsentrasi yang memadai, dan percakapan
pribadi, aspek tersebut dapat menjadi penghalang komunikasi. Pegawai menganggap hal ini
sebagai tamu yang tak diundang dan tidak ramah. Problem ini mungkin juga terjadi kepada
karyawan anda yang telah bersama organisasi Misalnya, Mark dari divisi kas sepertinya tidak
pernah merasa termotivasi untuk berinteraksi dengan Paul dari penagihan karena mereka bekerja
dalam dua sayap yang berbeda. Cara terbaik untuk mengatasi penghalang ini adalah dengan
memanipulasi ruang kantor karyawan agar lebih terbuka dan menarik atau menjadi tuan rumah
berbagai acara organisasi yang memungkinkan karyawan untuk berinteraksi satu sama lain.
2.Hambatan Bahasa
Dalam masyarakat kita yang terus berubah dan terdiversifikasi, kita melihat semakin banyak
orang memasuki tempat kerja yang memiliki bahasa Inggris sebagai bahasa kedua, yang dapat
menjadi penghalang. Selain itu, karyawan dari berbagai daerah di negara yang sama, atau bahkan
kota yang sama, dapat memiliki gaya berkomunikasi yang berbeda dan menggunakan kata-kata
yang berbeda dengan arti yang sama. Manajer SDM dapat mengambil langkah tambahan untuk
memastikan bahwa seluruh karyawan menyadari dan menerima perbedaan bahasa dan budaya
setiap orang. Ini dapat dicapai melalui program khusus seperti pelatihan cross cultural
understanding.
3.Hambatan status
Hambatan status terbukti berpengaruh dalam organisasi di mana budaya konteks tinggi dan
budaya konteks rendah ada. Dalam budaya konteks-tinggi, pangkat penerima dalam suatu organisasi
benar-benar memengaruhi cara pesan diterima dan ditafsirkan. Sebagai contoh, seorang praktisi
perawat akan melakukan tugas yang ditugaskan oleh petugas medis kepala dengan keseriusan dan
urgensi lebih besar daripada jika ditugaskan oleh seorang siswa di tempat tinggal. Dalam budaya
dengan konteks rendah, pangkat penerima dalam suatu organisasi mungkin atau mungkin tidak
mempengaruhi cara pesan diterima dan ditafsirkan. Sebagai contoh, dalam budaya konteks rendah,
praktisi perawat akan melakukan pendekatan dengan keseriusan dan urgensi yang sama terlepas dari
apakah kepala petugas medis atau siswa di residensi yang ditugaskan tugas. Untuk mengatasi
hambatan status, manajer harus menegaskan kembali bahwa organisasi adalah tim dan peran masingmasing anggota adalah signifikan dan bermanfaat bagi organisasi tanpa memandang pangkat.
4.Hambatan Gender
Hambatan gender biasanya terjadi di organisasi di mana ada jumlah yang tidak proporsional dari
individu laki-laki untuk individu perempuan dan sebaliknya. Jenis kelamin minoritas dalam suatu
organisasi mungkin merasa tidak nyaman berkomunikasi dengan rekan-rekan mereka karena takut
inferioritas. Jika tidak tertangani, masalah itu bisa mengganggu jalur komunikasi dan akhirnya
mempengaruhi kinerja pekerjaan mereka. Untuk menghilangkan hambatan gender, manajer SDM
harus memastikan bahwa karyawan laki-laki dan perempuan merasa memiliki status yang sama
dan diberdayakan untuk berkomunikasi secara terbuka. Komunikasi sangat penting bagi tenaga
kerja dan tidak boleh dipandang sebagai masalah yang lebih kecil. Komunikasi yang buruk dapat
menyebabkan konflik, kinerja yang terhenti, dan bahkan kebencian manajemen atau karyawan
lain. Untuk mengatasi hambatan manajer komunikasi dengan baik harus mengenali masalah,
menilai masalah dengan tenaga kerja, dan menerapkan solusi untuk masalah tersebut. Ini akan
menjadi upaya berkelanjutan untuk departemen SDM dan perusahaan secara keseluruhan.
2.4 Komunikasi Kantor:
a.
Sebelum mendefinisikan komunikasi kantor penulis akan menjabarkan sedikit tentang
organisasi yang berkaitan dengan komunikasi kantor
Organizations are defined as collected groups of individuals constructed and reconstructed to
strive for specific goals that could not be met by individual acting alone
Types of Organization
Mutual benefit Organization:political parties,labor unions,fraternal organization
Business Organization: bank,retail store,restaurant
Service Organization: social work agencies
Commercial Organization: public interest
b. J.C Denyer Dalam bukunya office management 1975 membagi komunikasi ke dalam bentuk
yang sistematis yaitu:
1.Sistem komunikasi tulisan (written communication) informasi ini disampaikan dalam bentuk
teks dan atau surat baik melalui penghantar sendiri,telegram,atau warkat tertulis lainya
2.Sistem komunikasi lisan (oral communication)
Bentuk komunikasi ini meliputi semua aspek komunikasi lisan baik internal maupun
eksternal
Media umumnya adalah telepon, radio, atau hanya corong suara maupun indra pendengar
3. Sistem mekanis (mechanical system)
Meliputi alat alat komunikasi mekanis seperti pipa udara,ban berjalan,teleks,sampai televisi.
d. Sistem Panggilan Petugas (Staff Location System)
Sistem komunikasi ini dipakai untuk mencari, menemukan dan memanggil sesorang petugas dalam
suatu lingkungan bangunan atau badan usaha yang luas seperti manajer produksi di beberapa pabrik
atau dokter di rumah sakit, Saranya meliputi sistem radio, pengeras suara, bunyi bel, atau tanda lampu.
Bentuk Komunikasi lainnya, yaitu antara lain :
Komunikasi Internal
Komunikasi Internal merupakan bentuk pertukaran informasi dan ide di dalam organisasi.
Sebagai pegawai, kita adalah orang pertama mendengarkan keluhan pelanggan atau
mengetahui keadaan di lapangan yang menyebabkan nilai perusahan atau produktivitas
menurun. Menurut informasi,inilah yang dibutuhkan supervisor atau manajer kita dalam
melaksanakan tugasnya. Untuk menjamin keberlangsungan komunikasi internal yang baik,
kita menggunakan :
o
Jaringan Komunikasi Formal
Komunikasi yang dilakukan berdasarkan rentang atau struktur organisasi perusahaan, baik
berupa downward, upward, atau horizontaal flow. Walaupun dalam kenyataanya keberadaan
strukstur tersebut tidak akan dapat menghalangi seluruh komponen organisasi berkomunikasi
satu sama lain.
o
Downward
Komunikasi atas ke bawah. Contohnya pimpinan memberikan informasi berupa intrusksi,
petunjuk, informasi, penjelasan, perintah, pengumuman, rapat, masalah intern.
o
Upward
Komunikasi yang terjadi dari bawah ke atas. Contohnya: staf memberikan informasi berupa
laporan, saran – saran, pengaduan, kritikan, kotak saran terhadap pimpinan.
o
Horizontal
Komunikasi mendatar, antara anggota staff dengan anggota staff. Berlangsung tidak formal,
antara lain dengan komunikasi vertikal yang formal. Komunikasi terjadi tidak dalam konteks
kerja.
o
Jaringan Komunikasi Informal
Adalah komunikasi yang terjadi di antara seluruh bagian organisasi sebagai perwujudan
kebutuhan manusia sebagai mahluk sosial. Menurut penelitian komunikasi yang terjadi di
suatu organisasi kurang lebih 80% berlangsung dalam bentuk ini. Bahkan perkembangan
teknologi memungkinkan banyak eksekutif berusaha mendapatkan informasi dari tangan
pertama untuk memberikan tanggapaan yang lebih cepat atas suatu masalah yang terjadi di
lapangan dalam jaringan komunikasi informal contoh konkrit pada dewasa ini adalah
penggunaan media sosial Whatsapp yang memudahkan dan mempercepat proses komunikasi
kantor
o
Komunikasi diagonal
Adalah komunikasi antara pimpinan seksi atau bagian dengan pegawai seksi / bagian lainnya.
Komunikasi Eksternal
Komunikasi yang dilakukan untuk membawa informasi masuk atau keluar dari organisasi, dan
biasanya dilakukan dengan pelanggan maupun masyarakat yang berhubungan dengan
pelayanan terhadap perusahaan.
Selain bentuk komunikasi di atas, di bawah ni ada bentuk komunikasi perkantoran yang lain.
a. Komunikasi Verbal
Komunikasi yang berupa kata–kata yang disusun agar memiliki arti. Untuk menciptakaan kata- kata
tentunya dibutuhkan aturan–aturan tata bahasa dan meletakkan potongan–potongan kalimat sesuai
dengan tempatnya. Setelah itu, kita kirim dalam bentuk tulisan atau perkataan.
b. Komunikasi Non verbal
Adalah proses komunikasi tanpa kata, berupa syarat, gerak tubuh ekspresi wajah, hubungan yang
renggang,dan sikap terhadap waktu yang tersedia ketika berkomunikasi tanpa, dengan kata lain, aksi
lebih berarti dibanding kata - kata. Komunkasi non verbal tidak terstruktur, sehingga agak sulit untuk
mempelajarinya karena dari satu budaya ke budaya lainnya dapat berbeda dalam
menginterpretasikannya, selain itu komunikasi non verbal belangsung secara spontan dan tanpa
ungkapan.
c. Komunikasi Tulisan
Komunikasi ini dapt berupa memo, surat e-mail, faksimile, bulletin yang ditansfer melalui tulisan /
simbol pada sebuah media. Menurut Robbins, jenis komunikasi ini digunakan karena berwujud dan
dapat diverifikasi di pengadilan maupun sebagai bukti adminstrasi legalitas. Pada umumnya, pihak
pengirim dan penerima mempunyai arsip yang dapat disimpan untuk jangka waktu tertentu. Kelebihan
lainnya adalah pengunaan kata- kata pada komunikasi ini lebih hati – hati, logis dan jelas
dibandingkan 2 jenis komuniksi terdahulu. Adapun kekurangnnya adalah menghabiskan waktu, baik
ketika pesan ditulis maupun mendapat feedback sebuah surat.
BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Efektivitas komunikasi mahasiswa pada saat praktik kerja lapangan dipengaruhi beberapa hal yaitu
Proses komunikasi,unsur komunikasi,hambatan komunikasi,dan komunikasi kantor. Mahasiswa harus
dapat mengantisipasi performanya dengan harus mengetahui prinsip komunikasi yang telah
dijabarkan..Dibawah ini adalah beberapa rangkuman:
a. Komunikasi merupakan aspek nilai makna bersama yang sangat penting dalam kegiatan
kantor yang bertujuan menyelenggarakan kegiatan kantor atau kegiatan ketatausahaan yang
menghasilkan kinerja yang produktif dan keuntungan yang baik antar mahasiswa dan organisasi
tersebut.
b. Proses Komunikasi itu terdiri dari beberapa tahap dimulai dari pembuatan informasi yang
berdasarkan pengalaman,perasaan,atau pikiran yang sedang dialami,lalu diterima oleh penerima
informasi yang akan mengurai pesan tersebut sesuai dengan pemahaman yang disepakati bersama
tanpa terikat aturan,walaupun jenjang mahasiswa dan rekan kantor tersebut terdapat beberapa
perbedaan tetapi harus menhasilkan kesepahaman sehingga terjadi proses komunikasi yang
berkelanjutan.
c.Dalam proses komunikasi diperlukan pemahaman antara dua belah pihak sehingga terjadi
komunikasi yang efektif yang diinginkan dan minim hambatan.
d. Dalam proses berkomunikasi terdapat gaya dan alat untuk terjadinya kelangsungan proses
berkomunikasi yaitu dengan lisan maupun tulisan dengan cara melakukan dialog wawancara, rapat
kerja, melalui pembicaraan di telepon, dengan penerbitan, melaui surat, warkat dan media yang lainya,
Terdapat faktor yang harus dilakukan manajer untuk menetapkan sesuatu sarana yang tepat bagi
sesuatu keperluan yaitu kecepatan, kecermatan, keselamatan, kerahasiaan, warkat, kesan, dan juga
biaya.
e. Komunikasi mempunyai fungsi penting dalam melakukan pekerjaan kantor
yaitu sebagai fungsi kontrol, fungsi motivasi, dan fungsi emosi, serta fungsi informasi.
f. Komunikasi dalam kantor dapat dibentuk secara sistematis yaitu sistem
komunikasi tulisan, sistem komunikasi lisan, sistem mekanis, sistem panggilan petugas. bentuk
komunikasi lainnya, seperti komunikasi internal dan komunikasi eksternal serta komunikasi verbal,
komunikasi non verbal dan komunikasi tulisan
g. Komunikasi yang efektif ialah komunikasi yang akan meningkatkan
produktivitas, bagi mahasiswa atau perusahaan. Dengan memiliki keterampilan berkomunikasi yang
baik, kita akan dapat mengantisipasi masalah, membuat keputusan yang rasional , mengkoordinasikan
arus kerja, mengevaluasi , membangun citra ,membangun hubungan maupun mempromosikan produk
dan jasa yang ditawarkan oleh perusahaan. Selain itu pesan yang efektif itu dapat menyediakan
informasi yang praktis, memberikan fakta dibandingkan kesan, mengklarifikasi dan menyingkat
informasi, bisa menyatakan tanggung jawab secara jelas, dapat membujuk dan menyedikan
rekomendasi.
h. Didalam berkomunikasi terdapat pula hambatan yang dapat mempengaruhi
kualitas komunikasi yang kita lakukan di kantor itu yaitu hambatan fisik,bahasa,status,gender,dan
persepsi serta pengalaman yang berbeda oleh karena itu pelaku komunikasi harus menetapkan standar
rasional berdasarkan dalil dalil masing masing antar dua belah pihak sehingga akan terjadi
komunikasi yang efektif
i. Di dalam era modern saat ini sebagai seorang mahasiswa kita dituntut untuk lebih dapat
berkompetensi dalam segala hal, di dalam dunia komunikasi saat ini juga terdapat tantangan yang
perlu dihadapi seperti adanya perkembangan teknologi, berkembangnya globalisasi dan perbedaan
antarpegawai serta terdapat organisasi yang berbasis tim Sehingga kita dituntut untuk tanggap dan
responsif terhadap masalah komunikasi agar terjadi produktivitas.
j. Ketika ingin berkomunikasi secara efektif dengan seseorang yang mempunyai
tanggung jawab dan posisi yang lebih tinggi di dalam organisasi maka umumnya berbentuk
laporan,saran,keluhan,dll pergunakanlah kaidah bahasa yang sopan dan formal . Hindarilah
berkomunikasi selain konteks kerja pada saat jam kerja.Hal tersebut akan menciptakan citra
professional yang berpengaruh terhadap kinerja anda dan institusi Pendidikan mahasiswa tersebut.
k. Kemampuan mahasiswa berhubungan dengan orang yang melaporkan hal–hal yang
krusial untuk kesuksesan mahasiswa dan kesuksesan kantor. Anda bertanggung jawab untuk
menghasilkan kinerja baik bagi mereka dan mereka mendukung anda dalam memenuhi tanggung
jawab Anda. Dimulai dengan tujuan dan targer sebuah kantor atau organisasi.
Mahasiswa harus mampu menampilkan kinerja terbaiknya karena kedua belah pihak baik mahasiswa
dan instansi bertanggung jawab atas produktivitas kantor saat praktik kerja lapangan agar dapat terjadi
komunikasi dan kinerja yang produktif dan professional.
BAB 4
DAFTAR PUSTAKA
REFERENCES
[ CITATION Lar87 \l 1033 ] “Communication” New Jersey Prentice hall.
(Courtland L.c and John V.T 2016) “Business communication today 13th edition Boston Pearson.
(Barnlund,1968) “Interpersonal communication” Boston Houghton Miffin.
(B.F.Skinner, 1957) “Verbal behavior” New York Appleton Century crofts
(Everett M. Rogers:1997) “a history of communication” New York The free press
(Marchena Chendeka) 4 common communication barriers in the workplace (blogspot)
J.C Denyer, (1969)”.Office management’’London Macdonal and Evans.
Claude.E.S. and Warren .W (1998) “a mathematical theory of communication” . Urbana. Universy of
Illinois.