UNIVERSITAS GUNADARMA TAHUN 2009 PENDAHULUAN - PERANCANGAN SISTEM TERINCI OUTPUT DAN INPUT
OLEH : WIDADA
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS GUNADARMA
TAHUN 2009
PENDAHULUAN
Latar Belakang Masalah Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi hususnya perkembangan teknologi informasi menjadi suatu hal yang tidak bisa dibendung lagi, mereka berjalan melebihi kapasitas dan kemampuan daya nalar manusia pada umumnya.“Sampai era 80-an kita berkutat dalam masalah teknologi industri dan
infrastruktur industri masal, era pasca 80-an dan sampai awal 90-an kita
memfokuskan dari pada mutu (quality), tetapi sekarang kita berlomba dalam
kecepatan pada teknologi informasi (information technology)” (Bill Gates, Saraf
Digital, Microsoft Press, 1998)Kecepatan perkembangannya menimbulkan efek yang cukup signifikan terhadap
pemikiran dan kebiasaan manusia. Kualitas dan pelayanan yang cepat menjadi
harapan dan keinginan yang menjadi biasa. Hal tersebut menjadi suatu bahan
pemikiran dan analisis yang harus diterapkan dalam setiap rencana dan
kebijakan yang akan diambil hususnya perusahaan-perusahaan yang
berhubungan langsung dengan konsumen dalam operasionalnya.Ketersediaan informasi yang cepat, akurat dan menyeluruh disamping akan
membantu dalam proses pelayanan terhadap user, juga akan sangat membantu
dalam membenahi managerial perusahaan dan membantu perusahaan untuk
menentukan langkah-langkah berikutnya yang akan diambil sebagai kebijakan.
I.2 Identifikasi Masalah Berdasarkan uraian singkat yang telah dipaparkan pada Latar Belakang masalah, maka dalam penulisan ini masalah yang dirumuskan dalam lingkup antara lain :
Desain Sistem Terinci, terdiri ;
a. Desain Output terinci
c. Desain Input terinci
dengan pengertian bahwa rumusan rumusan dalam perancangan output dan
input dibuat sedemikian rupa agar dalam aplikasinya nanti dapat dengan mudah
mengidentifikasi permasalahan-permasalahan yang timbul, mudah digunakan
oleh user, mudah dingat, dan agar kode-kode tersebut familiar oleh pengguna
(user).1. DESAIN SISTEM TERINCI
Gambar desain system fisik Analisis Sistem
Desain system konseptual
Desain Desain Desain Desain Desain Desain output file & input Program Prosedur pengendalian database
Implementasi dan perubahan Operasi dan pemeliharaan
1.1. DESAIN OUTPUT TERINCI Pada tahap desain output secara umum, desain output ini hanya dimaksudkan untuk menentukan kebutuhan output system baru. Desain ouput terinci yang akan dibahas adalah unutk output berbentuk laporan dimedia kertas.
1.1.1. Bentuk Laporan Bentuk laporan yang dihasilkan oleh system informasi yang paling banyak digunakan adalah dalam bentuk table dan bebrbentuk grafik atau bagan.
1.1.1.1. Laporan berbentuk tabel Berikut ini adalah macam-macam laporan yang berbentuk table yang menekankan kualitas isi serta kegunaannya.
NOTICE REPORT
Merupakan bentuk laporan yang memerlukan perhatian khusus.Laporan ini harus dibuat sesederhana mungkin, tetapi jelas, karena dimaksudkan agar permasalahan- permasalahan yang terjadi tampak dengan jelas sehingga dapat langsung ditangani. Contoh Notice Report sebagai berikut :
PT. SEGAR BUGAR
LAPORAN PENJUALAN
MENURUT JENIS BARANG
BULAN DESEMBER 2008
Daerah Penjualan % Penurunan
Jakarta 10,00 %
Bogor 45,00 %
Depok 12,50 %
EQUIPOISED REPORT
Isi dari equipoised report adalah hal-hal yang bertentangan. Laporan ini biasanya digunakan untuk maksud perencanaan. Dengan disajikannya informasi yang berisi hal-hal betentangan, maka dapat disajikan sebagai dasar didalam pengambilan keputusan. Contoh dari equipoised report adalah sebagai berikut :
PT. SEGAR BUGAR
LAPORAN PERENCANAAN MEMASUKI PASAR BARU
DAERAH KRAMAT JATI
UNTUK TAHUN FISKAL 2008
KEADAAN PASAR BURUK BAIKPenjualan Rp 1.000.000 Rp 1.000.000
Harga Pokok Penjualan Rp 600.000 _ Rp 600.000 _Laba Kotor Rp 400.000 Rp 400.000
Biaya Penjualan Rp 300.000 Rp 350.000
Biaya Administrasi Rp 325.000 _ Rp 150.000 _Laba (Rugi) Rp (25.000) Rp 200.000
VARIANCE REPORT
Macam laporan ini menunjukkan selisih (Variance) antara standar yang sudah ditetapkan dengan hasil kenyataannya atau sesungguhnya. Contoh dari variance
report adalah sebagai berikut :
PT. SEGAR BUGAR
LAPORAN KINERJA DEPARTEMEN PEMBELIAN
BULAN MARET 2008
BARANG UNIT HARGA HARGA SELISIH TUTAL DIBELI DIBELI SESUNGGUHNYA STANDAR HARGA SELISIHIBM PC XT 10 1.200.000 1.050.000 150.000 1.500.000 R Monitor
R 8 415.000 365.000 50.000 400.000 Colour Hard Disk
L 5 595.000 625.000 30.000 150.000 512 MB TOTAL
170.000 1.750.000 R
COMPARATIVE REPORT
Isi laporan ini adalah membandingkan antara satu hal dengan hal yang lainnya. Misalnya pada laporan laba/rugi atau neraca dapat membandingkan antara nilai-nilai elemen tahun berjalan dengan tahun-tahun sebelumnya. Contoh dari
Comparative Report adalah sebagai berikut :
PT. SEGAR BUGAR NERACA
31 DESEMBER 2008 (DALAM RIBUAN RUPIAH)
AKTIVA 31-12- 31-12- SELISIH 2007 2008
Aktiva Lancar 45.000 75.000 30.000 66,67 % Aktiva Tetap 155.000 225.000 70.000 45,16 % Total Aktiva 200.000 300.000 100.000 50,00 % Passiva Hutang Lancar 10.000 15.000 5.000 50,00 % Hutang jangka Panjang 37.500 30.000 (7.500) (20,00)% Modal Saham 130.000 200.000 70.000 53,85 % Laba Ditahan 22.500 55.000 32.500 144,44 % Total Pasiva 200.000 300.000 100.000 50,00 %
1.1.1.2. Laporan Berbentuk Grafik Laporan yang berbentuk grafik atau bagan dapat diklasifikasikan diantaranya sebagai bagian garis (line chart), bagan batang (bar chart) dan bagan pastel (pie chart).
100
80
60 Jakarta Depok
40 Bogor
20 a. Bagan Batang
2005 2006 2007 2008
10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 2005 2006 2007 2008 Jakarta Depok Bogor Jakarta 2005 2006 2007 2008
BAGAN BATANG
Nilai-nilai dalam bagan batang (bar chart) digambarkan dalam bentuk batang-batang vertical ataupun batang-batang horizontal. Kebaikan dari bagan batang adalah sebagai berikut : Baik untuk perbandingan Dapat menunjukkan nilai dengan tepat Mudah dimengerti Kelemahannya : Terbatas hanya pada satu titik saja Spasi dapat menyesatkan
BAGAN BARIS
Pada bagian baris (line chart), variasi dari data ditunjukkan dengan suatu garis atau kurva. Bagian garis mempunyai beberpa kebaikan, yaitu : Dapat menunjukkan hubungan antara nilai dengan baik Dapat menunjukkan beberapa titik Tingkat kecepatannya dapat diatur sesuai dengan skalanya. Mudah dimengerti
b.Bagan Garis
c. Bagan Pastel Kelemahannya : Bila terlalu banyak garis atau kurva ( lebih dari 4 buah garis atau kurva), maka akan tampak rumit Hanya terbatas pada 2 dimensi Spasi dapat menyesatkan
BAGAN PASTEL
Bagan Pastel (Pie Chart) merupakan bagan yang berbentuk lingkaran menyerupai kue pastel (pie). Tiap-tiap potong dari pie dapat menunjukkan bagian dari data. Kebaikan dari bagan pastel adalah sebagai berikut : Baik untuk perbandingansebagian dari keseluruhannya Mudah dimengerti Kelemahannya : Penggunaannya terbatas Ketepatannya Kurang Tidak dapat menunjukkan hubungan bebapa titik Mudah dimengerti
1.1.2. Alat – alat Desain Output terinci
Dua buah alat desain sistem dapat dipergunakan untuk desain output terinci, yaitu sebagai berikut :
1. Printer layout form atau printer spacing chart atau printer layout chart merupakan suatu bagan yang dipergunakan untuk menggambarkan sketsa bentuk dari output printer.
2. Kamus data output yang merupakan pengembangan dari kamus arus data. Kamus data output digunakan untuk menjelaskan secara terinci tentang data yang akan disajikan dilaporan.
1.1.3. Mengatur Tata Letak isi output
Pengaturan isi dari output akan secara langsung menentukan kemudahan dari outpur untuk dipahami dan dimengerti. Pengaturan tata letak output merupakan pekerjaan desain yang penting dan sangat diperlukan baik bagi pemakai sistem maupun bagi
programmer . Bagi pemakai sistem digunakan untuk menilai isi dan bentuk dari output digunakan sebagai dasar pembuatan program untuk menghasilkan output yang diinginkan. Programmermembutuhkan desain outputini untuk menentukan posisi kolom, baris dan informasi yang harus disajikan suatu output. Pengaturan tata letak isi output yang akan dicetak diprinter dapat digunakan alat bagan tata letak printer dan kamus data output.
Kombinasi pencetakan.
Bila ingin mencetak laporan dengan kombinasi pencetakan suatu kolom hanya mencetak beberapa baris, seperti pada contoh berikut ini :
Tanggal Nomor Kode Barang Unit Barang Nilai Barang Nilai Total Faktur Faktur 01-03-08 3214567 A12345
10 5.000.000 10.000.000 A2556 3 7.500.000 22.500.000 B1332 4 25.000.000 100.000.000 05-03-08 3214568 A1235 7 6.000.000 42.000.000 B1232 3 25.000.000 75.000.000 B1238 1 55.000.000 55.000.000 B1500 3 12.500.000 37.500.000 05-03-08 3214569 B1237 1 11.000.000 11.000.000 C3675 5 30.000.000 150.000.000
1.1.4 Penjelasan data di kamus data ouput
Desain output terinci ini selain dimaksudkan untuk user, juga terutama akan digunakan
programmer didalam membuat program. Pprogrammer perlu diberi penjelasan yang
lebih terinci lagi tentang isi dari output tersebut. Penjelasan data terinci ini dapat diperoleh dikamus data output. Kamus data output dibuat berdasarkan kamus data, arus data dan desain tata letak dibagian tata letak printer.
1.2. DESAIN INPUT TERINCI
1.2.1. Dokumen Dasar Dokumen dasar (source document) merupakan formulir yang digunakan untuk menangkap (capture) data yang terjadi. Data yang sudah dicatat didokumen dasar kemudian dimasukkan sebagai input ke system informasi untuk diolah. Dokumen dasar sangat penting didalam arus data di system informasi. Dokumen dasar ini dapat membantu didalam penanganan arus data sebagai berikut : 1. Dapat menunjukkan macam dari data yang harus dikumpulkan dan ditangkap.
2. Data dapat dicatat dengan jelas, konsisten dan akurat.
3. Dapat mendorong, lengkapnya data, disebabkan data yang dibutuhkan disebutkan satu persatu didalam dokumen dasarnya.
4. Bertindak sebagai pendistribusian data, karena sejumlah tembusan dari formulir- formulir tersebut dapat diberikan kepada individu-individu atau departemen- departemen yang membutuhkannya.
5. Dokumen dasar dapat membantu didalam pembuktian terjadinya suatu transaksi yang sah, sehingga dapat berguna untuk audit trial (pelacakan pemeriksaan).
6. Dokumen dasar dapat digunakan sebagai cadangan atau pelindung (back up) dari file-file data dikomputer.
Untuk encapai maksud tersebut, dokumen dasar harus dirancang dengan baik, berikut ini merupakan petunjuk-petunjuk didalam perancangan dokumen dasar yang baik, sebagai berikut ini :
1. Kertas yang digunakan
2. Ukuran dari dokumen dasar
3. Warna yang akan digunakan
4. Judul dokumen dasar
5. Nomor dokumen dasar
6. Nomor urut dokumen dasar
7. Nomor dari jumlah halaman
8. Spasi
9. Pembagian area
10. Caption
11. Instruksi didalam dokumen dasar
12. Jendela di amlpop
13. Jumlah tembusan
Macam-macam caption yang dapat dipergunakan, sehingga pengisisan dapat lebih tepat.
BOX CAPTION
Merupakan caption yang dapat dicetak didalam suatu kotak dan data harus diisikan didalam kotak tersebut juga.
NAMA ALAMAT TANGGAL MASUK GOLONGAN STATUS
YES / NO CHECK OF CAPTION
Menunjukkan dimana harus mengisikan ya dan dimana harus mengisikan tidak Contoh :
YA TIDAK
1. Menikah
2. Umur di atas 17 tahun
HORIZONTAL CHECK OF CAPTION Menunjukkan salah satu pilihan yang harus dipilih dengan disajikan secara mendatar.
PENDIDIKAN TERAKHIR SD SMP SMA D3 S1 S2 S3
CHECK LIST CAPTION Menunjukkan daftar pilihan yang dapat dipilih.
PEKERJAAN YANG SDUAH DILAKUKAN Verifikasi data awal Memasukkan data ke komputer Mencetak data yang sudah dimasukkan Verifikasi data yang sudah dimasukkan Memproses data
BLOCKE SPACED CAPTION Menunjukkan kotak-kotak ruang kosong yang harus diisi dengan data.
NOMOR FAKTUR :
SCANNABEL FORM CAPTION
Caption yang menunjukkan tetmpat-tempat yang harus diisi pada formulir yang akan dibaca oleh alat scanner, misalnya OMR Reader.
1.2.2. Kode Kode dapat digunakan untuk tujuan mengkalsifikasikan data, memasukkan dat kedalam computer dan unutk mengambil bermacam-macam informasi yang berhubungan dengannya. Kode dapat dibentuk dari kumpulan angka, huruf dan karakter-karakter khusus. Angka Merupakan symbol yang banyak digunakan pada system kode. Akan tetapi kode yang berbentuk angka lebih dari 6 digit akan sangat sulit untuk diingat. Kode Numerik (Numeric Code) menggunakan 10 macam kombinasi angka didalam kode. Kode alphabetik (alphabetic code) menggunakan 26 kombinasi huruf untuk kodenya, Kode Alpha numeric (alphanumeric
code) merupakan kode yang menggunakan gabungan angka, huruf, dan karakter-
karakter khusus. Meskipun kode numerik, alphabetik dan alphanumeric merupakan kode yang paling banyak digunakan didalam sistem informasi, tetapi kode yang lain juga mulai banyak digunakan, seperti misalnya kode batang (bar code).
1.2.1. Petunjuk pembuatan kode Didalam merancang suatu kode harus diperhatikan beberapa hal, yaitu sebagai berikut :
Harus unik Harus fleksibel Harus efisien Harus konsisten Harus distandarisasi Spasi dihindari Hindari karakter yang mirip Panjang kode harus sama
1.2.2. Tipe dari kode Ada bebapa macam tipe dari kode yang dapat digunakan didalam sistem informasi, masing-masing tipe dari kode tersebut mempunyai kebaikan dan kelemahannya tersendiri. Dlam praktek tipe-tipe kode yang ada dapat dikombinasikan.
Kode Mnemonik (mnemonik Code) di gunakan untuk tujuan supaya mudah diingat, dibuat dengan dasar singkatan atau mengambil sebagian karakter dari item yang mewakili. Kode Urut (sequentional code) disebut juga dengan kode seri (serial code) merupakan kode yang nilai urut antara yang satu kode dengan kode berikutnya.
Kode Blok (block code) mengklasifikasikan item kedalam kelompok blok tertentu yang mencerminkan suatu klasifikasi tertent atas dasar pemakaian maksimum yang diharapkan. Kode Group (group code) merupakan kode yang berdasrkan field-field dan tiap- tiap field kode mempunyai arti.
Kode Desimal (desimal code) mengklasifikasikan kode atas dasar 10 unit angka desimal dimulai dari angka 0 sampai dengan angka 9 atau dari 00 sampai dengan angka 99 tergantung dari banyak kelompok. Contoh : 00, AKTIVA LANCAR 00100 Kas
00200 Piutang Dagang 00300 Persediaan Produk Selesai
00320 Persediaan Bahan Baku 00400 Biaya Dibayar Dimuka DAFTAR PUSTAKA
1. Jogiyanto .HM, Analisis dan desain Sistem Informasi :Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Andi Offset, Yogyakarta,2002.