KATA PENGANTAR - Modul Pengantar Administrasi Perkantoran – Amynur Yuviantono 120412423438

  Disusun oleh : AMYNUR YUVIANTONO MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN

TUGAS MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN

  BIDANG STUDI KEAHLIAN BISNIS DAN MANAJEMEN KOMPETENSI KEAHLIAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

  UNTUK SMK DAN MAK Disusun oleh:

  Amynur Yuviantono

JURUSAN MANAJEMEN PROGRAM STUDI PENDIDIKAN ADMINISTARSI PERKANTORAN UNIVERSITAS NEGERI MALANG

  NOVEMBER 2014

KATA PENGANTAR

  Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yan Maha Esa, karena atas berat rahmat- Nya penulis dapat menyelesaikan modul ini dan dapat dterbitkan tepat pada wakunya. Modul ini disusun berdasarkan spektrum 2013 yang sudah dirumuskan oleh Pemeintah.

  Modul ini merupakan buku pegangan bagi guru dan peserta didik dalam kegatan belajar mengajar di sekolah. Materi yang terdapat pada modul ini dititik beratkan pada materi berdasaran SKNI (Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia) Sektor Jasa Perusahaan Bidang Administrasi Perkantoran.

  Melalui modul ini penulis berusaha meyaikan materi dengan berbagai model evaluasi dan penugasan dalam bentuk pratik lagsung dengan teknik bevarias untuk memdahkan peserta didik dalam mencapai target-target belajar atau kompetensi yang diharapkan. Pemanfatan modul ini dapat dikombinasikan dengan kegiatan mendengaran materi yang disampaikan guru dan kegiatan memaca buku-buku sumber lainnya secara mandiri. Berbagai kegiatan tersebut diharapkan dapat mendukung kegiatan belajar peserta didik secara menyeluruh.

  Akhir kata, penulis terimakasih kepada semua pihak yang telah membantu hingga terselesaikannya modul ini.

  Malang, Penulis

  DAFTAR ISI HALAMAN SAMPUL..............................................................................................

  KATA PENGANTAR...............................................................................................i DAFTAR ISI..............................................................................................................ii GLOSARIUM............................................................................................................iii

  BAB I PENDAHULUAN A. Deskripsi Umum.................................................................................................7 B. Petunjuk Penggunaan modul...............................................................................7 C. Kompetensi Inti dan Kompetensi Dasar.............................................................8 D. Tujuan Akhir Pembelajaran................................................................................9 E. Tujuan Pembelajaran...........................................................................................10 BAB II PEMELAJARAN A. Kegiatan Belajar 1...............................................................................................11 B. Kegiatan Belajar 2...............................................................................................21 ....................................................................................................26

  Rubrik Penilaian

  Kunci Jawaban...........................................................................................................33 DAFTAR PUSTAKA................................................................................................40

  GLOSARIUM /PERISTILAHAN Guru Adalah seseorang yang menyampaiakan materi pada pelatihan di sekolah/Institusi pusat pelatihan. Orang tersebut lebih dikenal dengan sebutan Guru, Instruktur, Pembimbing atau sebutan lainnya.

  Peserta Diklat atau Siswa Adalah seseorang yang berusaha mencapai suatu kemampuan di sekolah atau pusat pelatihan. Orang tersebut lebih dikenal dengan sebutan pelajar, murid, siswa.

  Pemelajaran Adalah proses kegiiatan belajar mengajar yang berlangsung disekola/Institusi/pusat pelatihan di Industri.

  Sistem Adalah totalitas susunan atau jaringan yang terdiri dari berbagai sus system Institusi

  Adalah lembaga Kondusif Adalah hubungan antara manusia yang berlangsung dengan baik dan harmonis.

  Out Sourching Adalah mendapatkan ilmu dan pengetahuan dari orang lain Benchmarking Adalah studi banding Target Adalah sasaran Diominimalisasi Adalah diusahakan sedikit mungkin Taklik Adalah paraf atau tanda lain yang berfungsi sebagai tanda bahwa pengetikan surat sudah baik.

  Adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung untuk mendukung pekerjaan kantor.

  Disposisi Adalah perintah dari pimpinan untuk

  Arsip Statis menindaklanjuti isi surat masuk Adalah arsip yang dipergunakan namum tidak secara langsung.

  Arsip Adalah kumpulan warkat

  Daftar Pertelaan Arsip Adalah daftar yang memuat umur arsip. Arsip Dinamis Proporsional Artinya wajar .

BAB I PENDAHULUAN A. DESKRIPSI UMUM Secara etimologis, administrasi berasal dari bahasa latin yang terdiri dari kata ad yang berarti intensif dan ministraire yang berarti to serve (melayani). Istilah administrasi berasal dari bahasa latin yaitu “Ad” dan “ministrate” yang artinya

  pemberian jasa atau bantuan, yang dalam bahasa Inggris disebut “Administration” artinya “To Serve”, yaitu melayani dengan sebaik-baiknya.

  Kata administrasi juga berasal dari bahasa Belanda, yaitu administratie yang meliputi kegiatan catat mencatat, surat menyurat, pembukaan ringan, ketik mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan (clrecical work) (Suwarno Handayaningrat, 1988: 2) Secara ilmu, menurut Leonard D. White (dalam Introduction to Study of Public Administration), administrasi adalah suatu proses yang pada umumnya terdapat pada semua usaha kelompok Negara atau swasta, sipil atau militer, usaha yang besar atau yang kecil dan sebagainya.

  Sementara itu The Liang Gie (1980) menyatakan bahwa administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerja sama mencapai tujuan tertentu.

B. PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL

1. Peserta Didik

  a. Bacalah dengan cermat modul ini dan pahami dengan baik daftar

  pertanyaan pada “ Cek Kemampuan” sebagai pengukur yang harus dikuasai dalam modul ini.

  b. Diskusikan dengan peserta didik yang lain mengenai apa yang telah Anda

  cermati untuk mendapatkan pemahaman yang baik tentang tujuan belajar dan kompetensi yang ingin dicapai dalam modul ini. Bila masih ragu, tanykan pada guru/instruktur Anda sampai dapat dipahami.

  c. Bila dalam proses memahami materi Anda mendapatkan kesulitan,

  diskusikan dengan teman-teman Anda atau konsultasikan dengan guru/instruktur.

2. Guru/Instruktur

  lingkunga, otongroyong,kerjasama, cinta damai, responsif, dan proaktif) dan

  a. Buku- buku yang berkaitan dengan Pengantar Administrasi Perkantoran

  Bahan:

  b. Internet

  a. Komputer

  Alat:

  d. Selama Kegiatan Belajar Mengajar (KBM), tetaplah berada di dalam kelas/tempat belajar.

  c. Monitor dan catat kemajuan peserta didik dan berikan feedback atas pencapaian.

  b. Berilah bimbingan kepada peserta didik bila mereka mendapatkan kesulitan.

  pembelajaran, cara penilaian, bahan dan alat yang digunakan, dan waktu yang digunakan, dan waktu yang dibutuhkan.

  a. Informasikan tentang bagaimana cara menggunakan modul, cara

  f. Setelah semua modul untuk mencapai satu kompetensi telah tuntas dipelajari, ajukan uji kompetensi dan sertifikasi.

  bila belum menguasai secara tuntas materi pada kegiatan belajar sebelumnya.

  e. Peserta didik tidak dibenarkan melanjutkan ke kegiatan belajar berikutnya,

  d. Kerjakanlah tugas-tugas, baik secara individual ataupun kelompok dengan jujur dan teliti serta bertanggung jawab.

3. Perlengkapan yang harus disediakan

C. KOMPETENSI INTI DAN KOMPETENSI DASAR  KOMPETENSI INTI 1. Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.

2. Mengembagkan perilaku (jujur, disipin, tangung jawab, peduli, santun, ramah

  menunjukkan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan bangsa dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia

3. Memahami dan menerapkan pengetahuan factual, konseptual, dan procedural

  dalam pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait penyebab phenomena dan kejadian dalam bidang kerja yang spesifik untuk memecahkan masalah.

  4. mengolah, menyaji, dan menalar dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait

  dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, bertindaj secara efektif dan kreatif, dan mampu melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan langsung

   KOMPETENS DASAR 1) Membuat Struktur organisasi kantor.

  2) Melakukan komunikasi kantor

D. TUJUAN AKHIR PEMBELAJARAN Kompetensi Dasar 1 : Membuat Struktur organisasi kantor.

  1. Peserta didik dapat menjelaskan prinsip-prinsip organisasi kantor

  2. Peserta didik dapat menjelaskan bentuk – bentuk dan bagan organisasi kantor Kompetensi Dasar 2 : Melakukan komunikasi kantor.

  

1. Peserta didik dapat menjelaskan pengertian dari Komunikasi dan media

  komunikasi

  2. Peserta didik dapat menjelaskan proses komunikasi

  3. Peserta didik dapat menyebutkan jenis-jenis media komunikasi

  

4. Peserta didik dapat menjelaskan kelemahan dan kelebihan media komunikasi

E. TUJUAN PEMBELAJARAN

  Setelah mengikuti pembelajaran, siswa mampu:  Menjelaskan pengertian organisasi kantor, komunikasi, dan media komunikasi kantor  Menjelaskan bentuk-bentuk organisasi kantor  Menjelaskan proses dan jenis-jenis media komunikasi  Menjelaskan kelemahan dan kelebihan media komunikasi

BAB II PEMBELAJARAN KEGIATAN BELAJAR 1 (MEMBUAT STRUKTUR ORGANISASI KANTOR) A. DESKRIPSI ORGANISASI DAN PRINSIP KANTOR Organisasi adalah alat atau wadah dimana orang-orang melakukan kegiatan untuk

  mencapai tujuan yang diinginkan. Organisasi merupakan struktur tata pembagian kerja dan hubungan kerja antara sekelompok orang, yang memungkinkan mereka dapat bekerja sama secara efektif dalam mencapai tujuan.

  Organisasi kantor adalah suatu tempat dimana diadakannya suatu kegiatan yang teratur (adanya penetapan wewenang dan tanggung jawab) dari sekelom- pok orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama.

  Organisasi kantor harus direncanakan, kemudian ditetapkan dengan sebaik- baiknya. Karena organisasi yang baik berdasarkan perencanaan yang hati-hati mengenai apa, siapa pelaksana dan pengawas dan bagaimana melaksanakan pekerjaan dengan cara yang paling efisien. Organisasi yang tepat, tugas-tugas pekerja dapat ditetapkan sehingga tanggung jawab dapat dipastikan dengan serta merta. Lebih dari itu, melalui organisasi pekerjaan yang efisien dapat dilaksanakan dengan prinsip spesialisasi yang lebih tajam dan komunikasi yang lebih lancar.

B. Bentuk-Bentuk Organisasi

  Bagan organisasi memperlihatkan tentang susunan fungsi-fungsi dan departementasi yang menunjukkan hubungan kerja sama. Bagan ini menggambarkan lima aspek utama suatu struktur organisasi, yaitu: 1. Pembagian kerja 2. Rantai perintah 3. Tipe pekerjaan yang dilaksanakan 4. Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan 5. Tingkatan manajemen Bentuk-bentuk pengorganisasian dapat dibedakan menjadi:

1. Organisasi Garis/Lini

  Dalam tipe organisasi garis, kekuasaan berjalan secara langsung dari atasan kepada bawahan, langsung dari manajemen/manajer kepada orang-orang/pegawai, sampai setiap orang tercakup di dalamnya. Suatu perintah datang dari atasan kepada bawahannya dalam garis langsung. Organisasi lini adalah suatu bentuk organisasi yang di dalamnya terdapat garis wewenang, yang menghubungkan langsung secara vertikal antara atasan dengan bawahannya. Semua bagian mulai dari pucuk pimpinan sampai yang terendah dihubungkan dengan suatu garis wewenang/komando. Setiap kepala bagian/departemen/divisi i. Asas Jalur dan Staf Asas jalur dan staf adalah asas menentukan bahwa dalam penyusunan organisasi perlu dibedakan antara satuan-satuan penyusun organisasi perlu dibedakan antara satuan-satuan organisasi yang melaksanakan tugas pokok instansi, dengan satuan-satuan organisasi yang melaksanakan tugas-tugas bantuan. j. Asas Kejelasan dalam Pembaganan Asas pembaganan mengharuskan setiap/organisasi menggambar- kan susunan organisasinya, agar setiap pihak yang berkepentingan dapat segera memahami kedudukan dan hubungan dari setiap satuan organisasi yang ada. 128 mempunyai tanggung jawab untuk melapor kepada bagian atau unit yang berada satu tingkat di atasnya. Bentuk organisasi garis/lini disebut juga bentuk lurus atau bentuk militer (military organization). Sistem ini adalah yang paling praktis, karena tata hubungannya sangat sederhana sekali. Dari Top Manajer sampai bawahan yang paling bawah, segala sesuatunya berlangsung menurut garis komando biasa, sehingga tidak ada kompleksitasi di dalam sikap pimpinan. Pada sistem ini organisasi kantor dibagi dalam satuan-satuan yang bulat pada tingkat jenjang yang diperlukan. Kekuasaan dan tanggung jawab mengalir dalam suatu garis lurus dari bagian puncak ke bagian terbawah dengan tanggung jawab yang paling besar (top manajer), dan makin berkurang atau kecil pada tingkat manajemen yang yang lebih rendah (pekerja). Masing-masing kepala satuan organisasi memegang wewenang bulat dan memikul tanggung jawab mengenai segala hal yang termasuk bidang kerja satuannya. Semua pegawai menerima perintah dan instruksi langsung dari pimpinan satuan serta mereka hanya bertanggung jawab kepadanya, arus wewenang dan tanggung jawab berjalan melalui saluran yang tunggal secara lurus dan vertikal, sehingga strukturnya sederhana. Dalam sistem ini tentu saja pucuk pimpinan dan kepala-kepala bagian harus cakap, tangkas dan ahli dalam segala bidang urusan termasuk dalam bidang pekerjaannya.

  Ciri-ciri organisasi lini.

  1. Hubungan antara atasan dengan bawahan bersifat langsung yang dihubungkan suatu garis wewenang/komando.

  2. Struktur organisasi sederhana dan stabil.

  3. Jumlah pegawai sedikit, sehingga memungkinkan diantara mereka untuk saling mengenal.

  4. Masing-masing pimpinan unit/bagian mempunyai tanggung jawab dan wewenang penuh atas segala bidang pekerjaan yang ada dalam unitnya.

  5. Pucuk pimpinan biasanya pemilik perusahaan yang bersangkutan, sehingga dianggap mempunyai sumber kekuasaan tunggal.

  6. Tingkat spesialisasi biasanya belum begitu tinggi.

  7. Organisasi tipe garis biasanya organisasi kecil.

  8. Disiplin mudah dipelihara (dipertahankan).

  Keuntungan-keuntungan penggunaan organisasi tipe garis adalah: 1. Ada kesatuan komando yang terjamin dengan baik.

  2. Disiplin pegawai tinggi dan mudah dipelihara (dipertahankan).

  3. Koordinasi lebih mudah dilaksanakan.

  4. Proses pengambilan keputusan dan instruksi-instruksi dapat berjalan cepat.

  5. Garis kepemimpinan tegas, tidak simpang siur, karena pimpinan langsung berhubungan dengan bawahannya sehingga semua perintah dapat dimengerti dan dilaksanakan.

  6. Rasa solidaritas pegawai biasanya tinggi.

  7. Pengendalian mudah dilaksanakan dengan cepat.

  8. Tersedianya kesempatan baik untuk latihan bagi pengembangan bakat-bakat pimpinan.

  9. Adanya penghematan biaya.

  10. Pengawasan berjalan efektif. Kelemahan-kelemahan organisasi garis

  1. Tujuan dan keinginan pribadi pimpinan seringkali sulit dibedakan dengan tujuan organisasi. 2. Pembebanan yang berat dari pejabat pimpinan , karena dipegang sendiri.

  2. Adanya kecenderungan pimpinan bertindak secara otoriter/diktaktor, cenderung bersikap kaku (tidak fleksibel).

  3. Kesempatan pegawai untuk berkembang agak terbatas karena sukar untuk mengabil inisiatif sendiri.

  4. Organisasi terlalu tergantung kepada satu orang, yaitu pimpinan.

  5. Kurang tersedianya saf ahli.

  CONTOH BAGAN ORGANISASI GARIS/LINI

2. Organisasi Garis dan Staf

  Dalam bentuk organisasi garis dan staf, asas kesatuan komando tetap ada. Wewenang dilimpahkan secara vertikal dari pimpinan tertinggi sampai kepada unit yang ada paling bawah. Para staf hanya bertugas memberikan bantuan, saran-saran dan pelayanan kepada pimpinan dalam mengambil keputusan atau kebijakan. Dipakai atau tidaknya sa- ran dari staf tergantung keputusan pimpinan sendiri. Diperlukan tenaga staf karena pada organisasi yang besar, pimpinan tidak mungkin dapat menguasai pekerjaan yang sangat luas, ia membutuhkan tenaga khusus sebagai penasehat ahli di bidang perkantoran. Ciri-ciri organisasi garis dan staf : 1. Biasanya organisasi adalah besar, dan mungkin juga bersifat kompleks.

2. Jumlah pegawai biasanya cukup banyak.

  3. Hubungan antara atasan dengan bawahan tidak bersifat langsung.

  4. Terkadang pimpinan tidak mengenal semua karyawan/pegawainya. Mungkin pula diantaranya pegawai pun terjadi tidak saling mengenal.

  5. Banyak spesialisasi pekerjaan yang diperlukan dan digunakan secara maksimal.

  6. Kesatuan perintah tetap ada setiap atasan membawahi sejumlah pegawai tertentu.

  7. Terdapat dua kelompok wewenang, yaitu wewenang garis dan wewenang staf.

  Keuntungan penggunaan bentuk organisasi garis dan staf: 1. Asas kesatuan komando tetap ada. Pimpinan tetap dalam satu tangan.

  2. Adanya tugas yang jelas antara pimpian staf dan pelaksana.

  3. Tipe organisasi garis dan staf fleksibel (luwes) karena dapat ditempatkan pada organisasi besar maupun kecil.

  4. Pengembalian keputusan relatif mudah, karena mendapat bantuan/ sumbangan pemikiran dari staf.

  5. Koordinasi mudah dilakukan, karena ada pembagian tugas yang jelas.

  6. Disiplin dan moral pegawai biasanya tinggi, karena tugas sesuai dengan spesialisasinya.

  7. Bakat pegawai dapat berkembang sesuai dengan spesialisasinya.

  8. Diperoleh manfaat yang besar bagi para ahli. Kelemahan-kelemahan dari bentuk organisasi garis dan staf:

  1. Kelompok pelaksana terkadang bingung untuk membedakan perintah dan bantuan nasihat.

  2. Solidaritas pegawai kurang, karena adanya pegawai yang tidak saling mengenal.

  3. Sering terjadi persaingan tidak sehat, karena masing-masing menganggap tugas yang dilaksanakannyalah yang penting.

  4. Pimpinan lini mengabaikan advis staf.

  5. Apabila tugas dan tanggung jawab dalam berbagai kerja antara pelajat garis dan staf tidak tegas, maka akan menimbulkan kekacauan dalam menjalankan wewenang.

  6. Penggunaan staf ahli bisa menambah pembebanan biaya yang besar.

  7. Kemungkinan pimpinan staf melampaui kewenangan stafnya sehingga menimbulkan ketidaksenangan pegawai lini.

  8. Kemungkinan akan terdapat perbedaan interpretasi antara orang lini dan staf dalam kebijakan dan tugas-tugas yang diberikan sehingga menimbulkan permasalahan menjadi kompleks.

  BAGAN ORGANISASI GARIS DAN STAF

3. Organisasi Fungsional

  Organisasi fungsional biasanya disusun berdasarkan sifat dan macam-macam fungsi yang harus dilaksanakan. Pada tipe organisasi fungsional ini masalah pembagian kerja (spsialisasi) benar-benar diperhatikan. Pembagian kerja didasarkan pada spesifikasi, sehingga setiap pejabat hanya mengerjakan suatu tugas tertentu saja.

  Pimpinan tertinggi mendelegasikan wewenang kepada pimpinan- pimpinan yang ada di bawahnya, kemudian sesuai spesialisasinya diteruskan kepada para pelaksana. Para bawahan/ pelaksana akan mendapat perintah dari beberapa atasan yang masing-masing menguasai suatu keahlian khusus dan bertanggung jawab sepenuhnya atas bidang masing-masing. Ciri-ciri organisasi fungsional: a.Adanya pembidangan tugas yang jelas dan tegas

  b. Spesialisasi pegawai dapat dikembangkan c.Bawahan menerima perintah dari beberapa atasan

  d. Koordinasi menyeluruh ada pada eselon atas e.Koordinasi antara pegawai yang menjalankan tugas atau fungsi yang sama dapat dilakukan

  Keuntungan-keuntungan menggunakan organisasdi fungsional :

  a. Spesialisasi dapat dilakukan secara optimal

  b. Para pegawai bekerja sesuai ketrampilannya masing-masing

  c. Produktivitas dan efisiensi dapat ditingkatkan

  d. Koordinasi menyeluruh bisa dilaksanakan pada eselon atas, sehingga berjalan lancar dan tertib e. Solidaritas, loyalitas, dan disiplin karyawan yang menjalankan fungsi yang sama biasanya cukup tinggi.

  f. Pembidangan tugas menjadi jelas Kelemahan-kelemahan organisasi fungsional:

  a. Pekerjaan seringkali sangat membosankan

  b. Sulit mengadakan perpindahan karyawan/pegawai dari satu bagian ke bagian lain karena pegawai hanya memperhatikan bidang spesialisasi sendiri saja c. Sering ada pegawai yang mementingkan bidangnya sendiri, sehingga koordinasi menyeluruh sulit dan sukar dilakukan d. Koordinasi antara pegawai yang menjalankan tugas atau fungsi yang sama dapat dilakukan

  BAGAN ORGANISASI BENTUK FUNGSIONAL

4. Organisasi Kepanitiaan

  Oranigasi dibentuk hanya untuk sementara waktu saja, setelah tugas selesai maka selesailah organisasi tersebut.

  Keuntungan dari organisasi kepanitiaan:

  a. Segala keputusan dipertimbangkan masak-masak dalam pembahasan yang dalam dan terperinci b. Kemungkinan pimpinan bertindak otoriter sangat kecil

  c. Koordinasi kerja telah dibahas oleh suatu tim Kelemahan–kelemahan dari organisasi kepanitiaan:

  a. Proses pengambilan keputusan memerlukan diskusi yang berlarut- larut yang menghambat pelaksanaan tugas b. Tanggung jawabnya tidak jelas, karena tanggung jawabnya sama

  c. Kreativitas karyawan terhambat dan sukar untuk dikembangkan, karena faktor kolektivitas lebih dipentingkan.

  BAGAN ORGANISASI BENTUK KEPANITIAAN

B. RANGKUMAN

  A. Organisasi kantor adalah suatu tempat dimana diadakannya suatu kegiatan yang teratur B. Terdapat beberapa jenis organisasi kantor

  C. Setiap organisasi kantor pada masing masing perusahaan atau organisasi memiliki kelemahan dan kelebihan D. Unsur terpenting dalam organisasi yaitu ada manusia, tujuan , dan struktur organisasi di dalamnya

C. TEST FORMATIF

  

Jawablah pertanyaan di bawah ini. Apabila ada pertanyaan yang belum bisa Anda jawab,

bacalah kembali uraian di atas!

  1. Jelaskan pengertian dari organisasi dan organisasi kantor !

  2. Sebut dan jelaskan bentuk-bentuk organisasi kantor !

  3. Jelaskan kelebihan dan kelemahan dari organisasi lini !

  4. Gambarkan bagan dari organisasi lini ?

  5. Gambarkan bagan dari organisasi lini dan staf ?

D. LEMBAR KERJA SISWA

  …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… ……………………………………

  ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………

  KEGIATAN BELAJAR 2 (MELAKUKAN KOMUNIKASI KANTOR)

A. DESKRIPSI KOMUNIKASI

  1) Asal kata dari bahasa latin, communicatio yaitu sama makna. Maksudnya, komunikasi terjadi jika antara orang-orang yang terlibat ada kesamaan makna mengenai sesuatu yang disampaikan

  2) Menurut KBBI:

  a) Pengiriman dan penerimaan pesan atau berita antara dua orang atau lebih sehingga pesan yang dimaksud dapat dipahami;hubungan;kontak perhubungan 3) Prof. Drs. Onong Uchjana, M.A, adalah proses penyampaian suatu pesan oleh seseorang kepada orang lain untuk memberi tahu atau untuk mengubah sikap, pendapat atau perilaku, baik langsung secara lisan maupun tak langsung melalui media

  4) Wiliam C. Himstreet dan Wayne M. Batty (dalam buku Bussines Commnunications Principles and Method), adalah suatu proses pertukaran informasi antara individu-individu melalui sistem biasa, baik dengan simbol- simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku atau tindakan

  Komunikasi bisnis dibagi menjadi dua macam:

  a. Komunikasi verbal Adalah salah satu cara berkomunikasi yang disampaikan kepada orang lain dalam bentuk tulisan dan lisan. Contoh:

  1) Mendengarkan: radio, televisi, orang berbicara langsung 2) Berbicara: berdiskusi, berbincang-bincang dengan orang tua, berpidato 3) Membaca: buku, majalah, surat kabar 4) Menulis: surat niaga, cerpen, laporan, naskah drama

  b. Komunikasi nonverbal 1) Gerakan-gerakan tubuh atau bahasa isyarat 2) Memakai sesuatu seperti seragam

  A. Pengertian Media Komunikasi dan Fungsinya Media komunikasi adalah media yang dipakai dalam proses komunikasi untuk mencapai suatu tujuan.

  Fungsi media komunikasi:

  1. Mempermudah penyampaian pesan/berita/warta/informasi

  2. Sebagai alat untuk membangkitkan motivasi

  3. Mengefektifkan proses penyampaian pesan/berita/warta/informasi

  4. Sebagai alat untuk membangkitkan daya tarik pesan/berita/warta/informasi

  5. Mempermudah penyampaian informasi/berita/pesan dari komunikator

  6. Mempersingkat waktu dalam penyampaian pesan/berita/warta/informasi

  7. Mengkongkretkan isi berita yabng sifatnya abstrak

  8. Memperjelas isi informasi yang disampaikan komunikator

  B. Jenis-Jenis Media Komunikasi

  1. Berdasarkan cara penggunaan atau sifatnya

  a. Audial (pendengaran): radio, tape recorder, telepon, dll

  b. Visual (penglihatan): surat, poster, OHP, dll

  c. Audio – visual (pendengaran dan penglihatan): TV, Video, film, sinetron, dll

  2. Berdasarkan sasarannya

  a. Nirmassa (sasaran tunggal): telepon, surat, telegrapf, brosur, plakat, dll

  b. Massa: radio, televisi, film, surat kabar, majalah, dll

  3. Berdasarkan jenis-jenis media komunikasi yang digunakan sehari-hari

  a. Surat pribadi (visual)

  b. Telepon (audial) c. Pertemuan (audio-visual) Media komunikasi audio-visual dalam komunikasi kelompok yang bersifat langsung.

  d. Wawancara (audio-visual) Berlangsung dengan tatap muka dua arah. Banyak dipakai dalam komunikasi vertikal.

  e. Kunjungan Adalah jenis media komunikasi audio-visual dalam kelompok yang bersifat informal dan dilakukan oleh organisasi.

  f. Multimedia Telekonferensi adalah konferensi yang diselenggarakan secara berjauhan dengan menggunakan alat multimedia.

  C. Keuntungan dan Kelemahan Penggunaan Media Komunikasi

  1. Media audio (pendengaran)

  a. Keuntungan:

• Alatnya sangat sederhana
• Mudah dibuat dan dipergunakan
• Harganya relatif murah
• Dapat membangkitkan fantasi pendengarnya

  b. Kelemahan:

• Sulit dikontrol
• Kualitas suara cenderung menurun
• Apabila ada kesalahan, harus membuat naskah yang baru
• Tidak dapat diperkenalkan hal-hal yang visual

  2. Media visual

  a. Keuntungan:

• Menghemat tenaga
• Menghemat waktu
• Pembuatan dan penggunaanya lebih mudah
• Biaya pembuatannya relatif murah
• Informasi yang disampaikan lebih jelas

  b. Kelemahan:

• Biasanya menimbulkan rasa bosan
• Menimbulkan gangguan-gangguan yang tidak diinginkan
• Perlu waktu yang cukup lama guna menafsirkan pengertiannya

  3. Media audio visual

  a. Keuntungan:

• Tidak membosankan
• Informasi lebih jelas dan cepat dimengerti
• Informasi dapat diterima sesuai dengan kenyataan
• Hasilnya dapat dimengerti yang sebenarnya

  b. Kelemahan:

• Kejelasan suaranya kadang-kadang kurang
• Memakan tempat yang luas
• Biayanya relatif m
• Perlu waktu di dalam persiapan

  B. RANGKUMAN

  A. Komunikasi adalah proses penyampaian suatu pesan oleh seseorang kepada orang lain B. Komunikasi dibedakan menjadi komunikasi verbal dan non verbal menurut proses komunikasinya C. Media komunikasi adalah media yang dipakai dalam proses komunikasi untuk mencapai suatu tujuan.

  D. Terdapat beberapa fungsi dari media komunikasi

  E. Terdapat kelebihan dan kelemahan dari media komunikasi itu sendiri

  C. TEST FORMATIF

Jawablah pertanyaan di bawah ini. Apabila ada pertanyaan yang belum bisa Anda jawab,

bacalah kembali uraian di atas!

  1. Sebut dan jelaskan unsur – unsur komunikasi!

  2. Sebut dan jelaskan pengertian media komunikasi dan fungsinya!

  3. Jelaskan pengertian komunikasi menurut KBBI!

  4. Jelaskan macam – macam proses komunikasi!

  5. Jelaskan keuntungan dan kelemahan penggunaan media komunikasi!

  6. Komunikasi bisnis dibagi menjadi dua macam. Jelaskan dan sebutkan!

  7. Sebut dan jelaskan jenis – jenis media komunikasi!

  Rubrik Penilaian

A. Tugas

  Skor

  Siswa dapat membentuk persamaan namun masih terdapat banyak kesalahan.

  40 Membuat Struktur Organisasi Kantor & Melakukan Komunikasi Kantor

  Skor Total Skor Maksimum

  Siswa dapat menyimpulkan dan disertai dengan alasan yang tepat

  Siswa dapat menyimpulkan tetapi alasan belum tepat

  Siswa dapat menyimpulkan tetapi tidak disertai alasan

  2x Siswa dapat menyimpulkan belum tepat

  5 Menentukan kesimpulan dan alasan

  Siswa dapat menyelesaiakan semua persamaan hingga tahapan akhir

  Siswa hanya dapat menyelesaikan persamaan dan terdapat kesalahan dalam prosesnya

  Siswa hanya dapat menyelesaikan 1 tahapan persamaan

  Siswa hanya dapt menyelesaikan tetapi tahapanya belum tepat

  4 Menyelesaikan persamaan 3x

  Siswadapat membentuk semua persamaan dengan tepat

  Siswa dapat membentuk persamaan namun masih terdapat sedikit kesalahan.

  Siswa dapat membentuk persamaan namun belum tepat

  1

  No Kriteria Bobot Skala

  Siswa dapat menentukan variabel dengan tepat

  Siswa dapat menentukan variabel namun masih terdapat sedikit kesalahan

  Siswa dapat menentukan variabel namun masih banyak kesalahan

  Siswa dapat menentukan variabel namun belum tepat

  2 Menentukan variabel 1x

  Siswa mengerti perintah soal dan dapat menyelesaikannya dengan tepat.

  Siswa mengerti perintah soal namun masih terdapat sedikit kesalahan dalam menyelesaikan.

  Siswa mengerti soal namun terdapt kesalahan dalm penyelesain

  Siswa tidak pahm perintah soal

  1 Pemahaman perintah 1x

  4

  3

  2

  3 Membentuk persamaan 3x

  

SkorTotal

  Skor yang diperoleh siswa ¿

  SkorMaksimum ×100

B. Tugas

  

Membuat Struktur Organisasi Kantor & Melakukan Komunikasi Kantor

  No Kriteria Bobot Skala

  Sangat jelas terdengar.

  3 Penampilan 1x

  Menjawab dengan tepat dan jelas.

  Menjawab namun ada sedikit yang kurang jelas dalam menjawabnya.

  Menjawab namun masih banyak yang kurang jelas dalam menjawabnya.

  Tadak dapat menjawab.

  b. Dapat menjawab pertanyaan yang berhubungan dengan materi presentasi.

  Paham dan sangat jelas dalam penyampaian.

  Paham namun ada sedikit yang kurang jelas dalam penyampaian.

  Tidak paham Paham namun masih banyak yang kurang jelas dalam penyampaian.

  a. Penguasaan materi presentasi

  2 Pengetahuan 2x

  Banyak yang bisa didengar, namun ada sedikit yang sulit didengar.

  Skor

  c. Suara Tidak terdengar Ada yang bisa didengar namun banyak yang masih sulit didengar.

  Sangat mudah dipahami.

  Banyak yang mudah dipahami namun ada sedikit yang membingungkan.

  Sulit dipahami Ada yang bisa dipahami namun banyak yang masih membingungkan.

  a. Sistematika Tidak sistematika Kurang sistematika Cukup sistematika Sangat sistematika b. Bahasa yang digunakan

  1x

  1 Kejelasan Presentasi

  4

  3

  2

  1

  Membuat Struktur Organisasi Kantor & Melakukan Komunikasi Kantor a. Presentasi menarik, menggunakan alat-alat bantu yang sesuai.

  Tidak menarik dan tidak menggunakan alat-alat bantu yang sesuai.

  Kurang menarik dan sedikit menggunakan alat-alat bantu yang sesuai.

  Menarik namun sedikit menggunakan alat-alat bantu yang sesuai.

  Sangat menarik dan menggunakanalat

• alat bantu yang sesuai.

  b. Kerapian, kesopanan, dan rasa percayadiri.

  Tidak rapi, tidak sopan dan tidak percaya diri.

  Hanya satu hal diantara Kerapian, kesopanan, dan rasa percaya diri yang dimiliki oleh siswa.

  Hanya dua hal diantara Kerapian, kesopanan, dan rasa percaya diri yang dimiliki oleh siswa.

  Rapi, sopan dan percaya diri.

  Total Skor Membuat Struktur Organisasi Kantor & Melakukan Komunikasi Kantor

  Lembar Pengamatan proses presentasi Satuan Pendidikan : SMK Sederajat Kelas / Semester : X / Satu Mata Pelajaran : Pengantar Administrasi Perkantoran

Materi Pokok : Membuat struktur organisasi kantor dan Komunikasi dalam kantor

Alokasi Waktu : 2 x 45 Menit

  Aspek yang diamati No Nama Kelompok

  1

  2

  3 Nilai A b c A B a B

  Malang, November 2014

  Amynur Yuviantono

LEMBAR PENGAMATAN PENILAIAN SIKAP

  Mata Pelajaran : Pengantar Administrasi Perkantoran Kelas/Semester : X/1 TahunPelajaran : 2013/2014 WaktuPengamatan : 80 menit Kompetensi Dasar : Nomor 2.1, 3.3 Sikap yang dikembangkan dalm proses pembelajaran adalah rasa ingin tahu dan tangung jawab dalam kelompok.

  Indikator perkembangan sikap INGIN TAHU

  1. Tidak Baik : jika ingin sekali tidak berusaha dan mengganggu teman yang sedang belajar

  2. Kurang baik : jika sama sekali tidak berusaha untuk mencoba atau bertanya atau acuh tak acuh (tidak mau tahu) dalam proses oembelajran.

  3. Baik : jika menunjukan sudah ada usaha untuk mencoba atau bertanya dalam proses pembelajaran tetapi masih belum ajeg/konsisten.

  4. Sangat baik : jika menunjukan adanya usaha untuk mencoba atau bertanya dalam proses pembelajaran secara terus menerus dan ajeg/kosisten

  Indikator perkembangan sikap TANGUNG JAWAB ( Dalam kelompok )

  1. Tidak baik : jika menunjukkan sama sekali tidak mengambil bagian dalam kelompok dan mengganggu kelompok lain.

  2. Kurang baik : jika menunukkan sama sekali tidak ambil bagian dalam melaksanakan tugas kelompok

  3. Baik : jika menunjukkan usaha dan usaha ambil bagian dalam melakasanakan tugas-tugas kelompok tetapi belum ajeg/konsisten.

  4. Sangat baik : jika menunjukkan sudah ambil bagian dalam menyelesaikan tugas kelompok secara terus menerus dan ajeg/konsisten

  Bubuhkan tanda pada kolom-kolom sesuai hasil pengamatan

  Sikap No Nama Siswa Rasa Ingin Tahu Tanggung Jawab

  SB B KB TB SB B KB TB Keterangan: SB : Tidak Baik B : Kurang Baik K : Baik TB : Sangat Baik

  Lembar Pengamatan proses Diskusi Satuan Pendidikan : SMK Sederajat Kelas / Semester : X / satu Mata Pelajaran : Pengantar Administrasi Perkantoran

Materi Pokok : Membuat struktur organisasi kantor dan Melakukan komunikasi

  kantor

  Alokasi Waktu : 2 x 45 Menit Aspek yang diamati No NamaSiswa

  Nilai

  1

  2

  3

  4

  5 Malang, November 2014

  Guru Pengantar Administrasi

  Amynur Yuviantono

  

KUNCI JAWABAN

KUNCI JAWABAN KEGIATAN 1

  1. Organisasi adalah alat atau wadah dimana orang-orang melakukan kegiatan untuk

  mencapai tujuan yang diinginkan. Organisasi merupakan struktur tata pembagian kerja dan hubungan kerja antara sekelompok orang, yang memungkinkan mereka dapat bekerja sama secara efektif dalam mencapai tujuan.

  Organisasi kantor adalah suatu tempat dimana diadakannya suatu kegiatan yang

  teratur (adanya penetapan wewenang dan tanggung jawab) dari sekelom- pok orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama.

  2. Bentuk-Bentuk Organisasi

  1. Organisasi Garis/Lini

  Organisasi lini adalah suatu bentuk organisasi yang di dalamnya terdapat garis wewenang, yang menghubungkan langsung secara vertikal antara atasan dengan bawahannya.

  2. Organisasi Garis dan Staf

  Wewenang dilimpahkan secara vertikal dari pimpinan tertinggi sampai kepada unit yang ada paling bawah. Para staf hanya bertugas memberikan bantuan, saran-saran dan pelayanan kepada pimpinan dalam mengambil keputusan atau kebijakan

  3. Organisasi Fungsional

  Organisasi disusun berdasarkan sifat dan macam-macam fungsi yang harus dilaksanakan. Pimpinan tertinggi mendelegasikan wewenang kepada pimpinan- pimpinan yang ada di bawahnya, kemudian sesuai spesialisasinya diteruskan kepada para pelaksana

  4. Organisasi Kepanitiaan