Peranan Aktivitas Pengendalian Dalam Siklus Pembelian Bahan Baku Guna Menunjang Pengadaan Bahan Baku yang Efektif di Perusahaan Tekstil PT Indoputra Utamatex.

i

ABSTRAK

Bahan baku merupakan komponen yang sangat penting dalam sebuah perusahaan manufaktur. Tanpa bahan baku, proses produksi tidak dapat berjalan dengan lancar. Oleh karena itu, bahan baku harus dikelola dengan seefektif mungkin. Efektif disini berarti bahwa bahan baku dipesan tepat pada waktu dibutuhkan, dengan kualitas dan kuantitas yang tepat, dan berasal dari pemasok yang dapat diandalkan dengan harga yang wajar. Keefektifan pengelolaan bahan baku dapat ditingkatkan dengan adanya aktivitas pengendalian yang memadai dalam perusahaan. Aktivitas pengendalian merupakan kebijakan dan prosedur yang dipakai pihak manajemen untuk memberikan keyakinan memadai bahwa manajemen telah melaksanakan prosedur tersebut. Aktivitas pengendalian membantu meyakinkan bahwa tindakan tertentu telah diambil untuk menghadapi risiko yang timbul dalam pencapaian tujuan perusahaan.

Penulis melakukan penelitian di PT. Indoputra Utamatex, yang merupakan perusahaan yang mengkhususkan diri melakukan proses pencelupan-penyempurnaan yang menggunakan bahan baku zat pewarna. Penelitian dilakukan dengan menggunakan metode deskriptif analitis dan dilakukan untuk mengetahui apakah aktivitas pengendalian yang memadai telah dilakukan dalam menunjang pengadaan bahan baku yang efektif di PT. Indoputra utamatex.

Hasil penelitian menunjukkan bahwa aktivitas pengendalian PT. Indoputra Utamatex telah memadai. Semua aktivitas dan dokumen telah diotorisasi oleh pihak yang berwenang, dilaksanakan atau dibuat oleh fungsi-fungsi yang berbeda, rancangan dokumen yang dipergunakan telah memadai, aset perusahaan serta dokumen telah disimpan dengan aman, dan terdapat Internal Auditor yang melakukan pemeriksaan kinerja secara independen. Aktivitas pengendalian berperan besar dalam menunjang pengadaan bahan baku yang efektif di PT. Indoputra Utamatex. Namun, masih terdapat beberapa kelemahan dalam penerapan pengendalian intern dalam perusahaan diantaranya adalah letak posisi Internal auditor di bawah otoritas Financial Control Manager dan kurangnya rangkapan dokumen-dokumen yang dibutuhkan untuk menunjang peningkatan pengendalian intern dalam prosedur pengadaan bahan baku. Beberapa saran untuk memperbaiki kelemahan tersebut adalah dengan mengubah posisi Internal auditor dalam struktur organisasi agar lebih independen terhadap semua aktivitas dan semua fungsi dalam perusahaan, serta penambahan rangkapan dokumen yang digunakan dalam prosedur pengadaan bahan baku untuk meningkatkan kualitas pengendalian intern dalam PT. Indoputra Utamatex.

ii DAFTAR ISI Hal ABSTRAK i KATA PENGANTAR ii DAFTAR ISI iv DAFTAR TABEL vi DAFTAR GAMBAR vii DAFTAR LAMPIRAN viii

BAB 1. PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Masalah 1

1.2. Identifikasi Masalah 1

1.3. Tujuan Penelitian 3

1.4. Kegunaan Penelitian 4

1.5. Kerangka Penelitian 4

1.6. Metode Penelitian 7

BAB 2. TINJAUAN PUSTAKA 10

2.1. Pengendalian Intern 10

2.1.1. Pengertian Pengendalian Intern 12 2.1.2. Tujuan Pengendalian Intern 12 2.1.3. Keterbatasan Pengendalian Intern 13 2.1.4. Klasifikasi Pengendalian Intern 14 2.1.5. Komponen Pengendalian Intern 16 2.1.5.1. Lingkungan Pengendalian 16 2.1.5.2. Penilaian Resiko 20 2.1.5.3. Aktivitas Pengendalian 23 2.1.5.4. Informasi dan Komunikasi 24

2.1.5.5. Pemantauan 26

2.2. Aktivitas Pengendalian 27

2.2.1. Otorisasi yang Memadai Atas

Transaksi dan Aktivitas 27

2.2.2. Pemisahan Fungsi yang Memadai 28 2.2.3. Perancangan serta Penggunaan

iii

2.2.4. Perlindungan Atas Aktiva dan Catatan 31 2.2.5. Pemeriksaan Independen Atas Kinerja 31 2.3. Aktivitas Pengadaan Bahan Baku 32 2.3.1. Tujuan Aktivitas Pengendalian Bahan Baku 33 2.3.2. Biaya-Biaya yang Terkait dalam

Aktivitas Pengendalian Bahan Baku 35 2.3.3. Prosedur Aktivitas Pengadaan Bahan Baku 37 2.3.3.1. Permintaan Pembelian Bahan Baku 39 2.3.3.2. Pembelian Bahan Baku 40 2.3.3.3. Penerimaan Bahan Baku 42 2.3.3.4. Penyimpanan Bahan Baku 44 2.3.3.5. Pencatatan Hutang Dagang 45

2.3.3.6. Pembayaran 45

2.4. Hubungan Antara Aktivitas Pengendalian Dengan Aktivitas Pengadaan Bahan Baku yang Efektif 46

BAB 3. METODE DAN OBJEK PENELITIAN 50

3.1. Metode Penelitian 50

3.2. Sejarah singkat Perusahaan 51

3.3. Bidang Usaha dan Aktivitas Perusahaan 52 3.4. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas 56 3.5. Aktivitas Pengadaan Bahan Baku di

PT. Indoputra Utamatex 66

BAB 4. PEMBAHASAN 73

4.1. Analisis Atas Struktur Organisasi dan

Uraian Tugas di PT. Indoputra Utamatex 73 4.2. Analisis Atas Prosedur Aktivitas Pengadaan

Bahan Baku di PT. Indoputra Utamatex 78 4.2.1. Permintaan Pembelian Bahan Baku 79

4.2.2. Pembelian Bahan Baku 85

4.2.3. Penerimaan dan Retur Bahan Baku 95 4.2.4. Pencatatan Hutang Dagang 108

4.2.5. Pembayaran 116

4.3. Peranan Aktivitas Pengendalian dalam Siklus Pembelian Guna Menunjang Aktivitas Pengendalian Bahan Baku yang Efektif di PT. Indoputra Utamatex 121

BAB 5. KESIMPULAN DAN SARAN

5.1. Kesimpulan 134

5.2. Saran 136

DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

iv

DAFTAR TABEL

Hal.

Tabel 4.1. Rangkuman Hasil Analitis Atas Prosedur-Prosedur yang

Terkait Dalam Aktivitas Pengendalian Bahan Baku di PT.

v

DAFTAR GAMBAR

Hal. Gambar 3.1. Struktur Organisasi PT. Indoputra Utamatex 57 Gambar 4.1. Flowchart Prosedur Permintaan Pembelian Bahan Baku 84 Gambar 4.2. Flowchart Prosedur Pembelian Bahan Baku 94 Gambar 4.3. Flowchart Prosedur Penerimaan dan Retur Bahan Baku 106 Gambar 4.4. Flowchart Prosedur Pencatatan Hutang Dagang 113 Gambar 4.5. Flowchart Prosedur Pembayaran 117

vi

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Dokumen Permintaan Pembelian di PT. Indoputra Utamatex Lampiran 2 Dokumen Pembelian (Purchase Order) PT. Indoputra Utamatex Lampiran 3 Surat Jalan

Lampiran 4 Memo Internal PT. Indoputra Utamatex

Lampiran 5 Bukti Penerimaan Barang PT. Indoputra Utamatex Lampiran 6 Bukti Pengembalian barang PT. Indoputra Utamatex Lampiran 7 Kartu Persediaan PT. Indoputra Utamatex

PT. INDOPUTRA UTAMATEX No :

BANDUNG Tgl :

PERMINTAAN PEMBELIAN

Harap dibelikan barang - barang tersebut dibawah ini :

No. Nama Barang Banyak Satuan Keterangan

UNIT/SEKSI/BAGIAN

………. TGL PEMAKAIAN………

Disetujui, Diketahui, Dibuat oleh,

PT. INDOPUTRA UTAMATEX No :

BANDUNG Tgl :

BUKTI PENERIMAAN BARANG

Supplier : No. Kendaraan :

No. Uraian Barang Keterangan Jml Sat Harga Jumlah Rp

Kurs :

D/K Kode Rupiah Jumlah ……..……..

Diterima, Diperiksa,

SURAT JALAN NO. Bandung, ………

Yth. : ………..

……….

Dengan kendaraan ………. No……… ……….

kali kirimkan barang-barang tersebut dibawah ini,

Harap diterima dengan

baik.

BANYAKNYA URAIAN BARANG KETERANGAN

Diketahui, Dikirim, Tanda tangan yang menerima,

PT. INDOPUTRA UTAMATEX

BANDUNG

KARTU HUTANG PIUTANG

Nama : ……….

Alamat : ………. No. a/c ………

Tgl. No. Keterangan Debit Kredit Saldo

PT. INDOPUTRA UTAMATEX

BANDUNG

PURCHASE ORDER

Supplier : No PO :

ATTN : Tgl :

BPP :

No Barang Unit Jumlah Harga/Unit Total Keterangan

Disc

PPN

TOTAL

SYARAT KIRIM

DIKIRIM KE

TANGGAL KIRIM

Dibuat oleh, Disetujui oleh,

PT. INDOPUTRA UTAMATEX

BANDUNG

BUKTI PENGEMBALIAN BARANG

No :……… Diterima dari,

Nama : ………

Faktur Penjualan No./ Tgl. ……… Alamat : ………

Surat Jalan No./ Tgl. ………. ………

No. Jenis Kode dan Kwantitas Jumlah Kerusakan Keterangan

Total :

………..19…. Diterima

oleh, Disetujui : Diserahkan oleh :

MEMO INTERNAL Tanggal Nomor

Kepada  PENTING

Dari  Sebagai Informasi & Perhatian

Tembusan  Mohon ditindak - lanjuti

Topik  Mohon Persetejuan / Komentar

 Sebagai Tanda Terima

oleh,

PT. INDOPUTRA UTAMATEX

BANDUNG

KARTU STOCK SPAREPART

Nama Barang :

Kode : No : ………

Tgl. Stock Masuk Keluar Stock Nama Bagian Paraf Keterangan

Awal Akhir

Universitas Kristen Maranatha

1

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Masalah

Beberapa tahun terakhir ini, perekonomian Indonesia mengalami krisis yang cukup berat. Krisis ini berawal dari turunnya nilai tukar rupiah dibandingkan dengan dolar Amerika sejak akhir tahun 1997. Walaupun kini nilai tukar rupiah terhadap dolar Amerika sudah semakin menguat, tetap saja keadaan perekonomian di Indonesia belum sepenuhnya stabil. Ketidakstabilan ekonomi ini juga turut dipengaruhi oleh kacaunya kondisi sosial politik, yang menyebabkan banyak investor asing menarik investasinya karena sudah tidak merasa nyaman lagi untuk berbisnis di Indonesia.

Perusahaan lokal pun sangat terpengaruh oleh krisis ini. Tidak sedikit pula yang harus gulung tikar karena sudah tidak mampu lagi untuk beroperasi. Hal ini disebabkan karena kebanyakan perusahaan lokal masih harus mengimpor bahan baku untuk produksinya. Harga impor bahan baku yang bertambah tinggi menyebabkan harga produk pun semakin tinggi, sementara daya beli masyarakat cenderung menurun. Oleh karena itu, sistem pengadaan bahan baku haruslah dilaksanakan dengan seefektif mungkin. Efektif di sini berarti bahwa bahan baku dipesan tepat pada waktu dibutuhkan, dengan kualitas yang sesuai dengan standar perusahaan, dengan kuantitas yang diinginkan, dan berasal dari pemasok yang dapat diandalakan dengan harga yang wajar.

Universitas Kristen Maranatha

2

Salah satu perusahaan manufaktur yang bergerak di bidang textile, PT Indoputra Utamatex harus dapat menyesuaikan diri dengan keadaan perekonomian Indonesia saat ini. Perusahaan ini mengkhususkan diri dalam proses pencelupan kain, yang membutuhkan bahan baku kimia pewarna textile untuk mewarnai kain.

Pengadaan bahan baku yang efektif tidak hanya tergantung pada aktivitas pengendalian yang baik saja, tetapi dipengaruhi pula oleh berbagai faktor lainnya yang dapat dikendalikan oleh perusahaan, misalnya tingkat permintaan pelanggan, tingkat penawaran pemasok, dan juga umur kimia pewarna yang terbatas.Hal tersebut diatas membuat penulis tertarik untuk memilih topik “ Peranan Aktivitas Pengendalian dalam Siklus Pembelian Bahan Baku Guna Menunjang Pengadaan Bahan Baku yang Efektif di Perusahaan Textile PT Indoputra Utamatex”

1.2. Identifikasi Masalah

Pengendalian intern atas pengadaan bahan baku yang memadai sangat dibutuhkan untuk menunjang kelancaran proses produksi. Pengendalian intern yang baik dapat membantu perusahaan dalam memastikan apakah jenis bahan baku yang akan dipesan sesuai dengan kebutuhan produksi, dipesan dalam kuantitas yang tepat, kualitas yang sesuai dengan standar perusahaan, dengan harga yang wajar, dan datang tepat pada waktunya. Apabila bahan baku dipesan dalam jumlah yang lebih ataupun kurang, kualitas dari bahan baku tersebut tidak sesuai dengan standar perusahaan, dan terlambat atau terlalu cepat datang, maka perusahaan

Universitas Kristen Maranatha

3

harus mengeluarkan biaya yang lebih besar daripada yang seharusnya. Biaya-biaya tersebut meliputi misalnya Biaya-biaya penyimpanan, Biaya-biaya inspeksi, Biaya-biaya rework, biaya lembur pegawai, dan lain sebagainya. Penerapan aktivitas pengendalian yang baik diharapkan dapat membantu perusahaan untuk mengurangi kemungkinan terjadinya biaya-biaya tersebut.

Dalam penelitian ini, penulis membatasi permasalahaan yang ada dalam pertanyaan sebagai berikut:

a. Adakah aktivitas pengendalian dalam prosedur pengadaan bahan baku pada perusahaan textile P.T. Indoputra Utamatex?

b. Apakah aktivitas pengendalian dalam prosedur pengadaan bahan baku tersebut telah memadai?

c. Apakah aktivitas pengendalian berperan dalam menunjang pengadaan bahan baku yang efektif di P.T. Indoputra Utamatex?

1.3. Tujuan Penelitian

Tujuan yang ingin dicapai penulis melalui penelitian ini adalah:

a. Mengetahui apakah terdapat aktivitas pengendalian dalam prosedur pengadaan bahan baku perusahaan textile PT Indoputra Utamatex?

b. Mengetahui apakah aktivitas pengendalian yang dilaksanakan dalam prosedur pengadaan bahan baku di perusahaan textile PT Indoputra Utamatex telah memadai?

Universitas Kristen Maranatha

4

c. Mengetahui apakah aktivitas pengendalian berperan dalam menunjang pengadaan bahan baku yang efektif di perusahaan textile PT Indoputra Utamatex?

1.4. Kegunaan Penelitian

Hasil penelitian yang dilakukan oleh penulis diharapkan dapat memberikan manfaat baik secara langsung maupun tidak langsung kepada pihak-pihak yang berkepentingan sebagai berikut:

a. Bagi perusahaan tempat penulis melakukan penelitian, hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan masukan mengenai peranan aktivitas pengendalian dalam menunjang pengadaan bahan baku yang efektif. b. Bagi rekan-rekan mahasiswa maupun pihak-pihak lain yang menaruh

minat untuk mempelajari struktur pengendalian intern, khususnya dalam pengadaan bahan baku, diharapkan hasil penelitian ini dapat menjadi bahan masukan dan perbandingan dalam penelitian mengenai topik yang sama.

c. Bagi penulis, penelitian ini diharapkan dapat menambah pengetahuan sehubungan dengan pengembangan dan penerapan teori-teori yang telah dipelajari selama kuliah, sekaligus mampu membandingkan dan melihat sisi aplikasinya pada kegiatan operasi perusahaan secara nyata. Selain itu, penyusunan skripsi juga ditujukan untuk memenuhi salah satu syarat menyelesaikan pendidikan sarjana lengkap jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Maranatha Bandung.

Universitas Kristen Maranatha

5 1.5. Kerangka Pemikiran

Manajemen persediaan bahan baku adalah perencanaan, pengkoordinasian, dan pengendalian dari aktivitas yang berhubungan dengan arus persediaan bahan baku sejak bahan baku masuk kedalam perusahaan sampai saat bahan baku tersebut dikeluarkan dari tempat penyimpanan untuk diproses dibagian produksi. Menurut (general standard 300. standards for the Professional Practice of Internal Auditing, the institute of internal Auditor) ada 5 tujuan pengendalian dalam perusahaan, yaitu dapat dipercayanya dan integritas informasi; ketaatan pada kebijakan, rencana, prosedur, undang-undang dan peraturan; pengamanan aktiva; ekonomis dan efisiensi pemanfaatan sumber-sumber dan; efektivitas pencapaian tujuan yang telah ditetapkan atas kegiatan dan program.

Manajemen persediaan bahan baku merupakan bagian yang penting dari perencanaan dalam sebuah perusahaan manufaktur, karena bahan baku memiliki nilai investasi yang cukup besar dan materiil. Selain itu, bahan baku mempengaruhi lancarnya proses produksi. Apabila bahan baku tidak tersedia pada waktu dibutuhkan ataupun pada jumlah dan jenis yang tepat, jalannya proses produksi akan terganggu. Oleh karena itu, pengelolaan persediaan harus direncanakan dengan seefektif mungkin, dalam arti bahan baku tersedia dalam jenis dan jumlah yang tepat, kualitas yang sesuai dengan standar perusahaan, dan dipesan dari pemasok yang dapat diandalkan dengan harga yang wajar.

Dalam mencapai tujuannya, yaitu mencapai laba yang optimum, perusahaan harus dapat mengefisiensikan biaya organisasi hingga tingkat minimum. Biaya yang minimum berarti bahwa perusahaan menjalankan semua

Universitas Kristen Maranatha

6

kegiatan dengan efektif dan efisien. Menurut COSO (Committe of Sponsoring Organizations of The TreadwayCommission) salah satu cara agar setiap kegiatan operasi dapat berjalan dengan efektif, perusahaan perlu menerapkan aktivitas pengendalian yang memadai. Aktivitas pengendalian terdiri dari otorisasi yang memadai atas transaksi dan aktivitas; pemisahan fungsi yang memadai; perancangan serta penggunaan dokumen dan catatan; perlindungan atas aktiva dan catatan; dan pemeriksaan independen atas kinerja.

Otorisasi yang memadai diperlukan dalam proses pengadaan bahan baku yang efektif, agar bahan baku yang dipesan tidak menyimpang dari kebutuhan produksi. Apabila otorisasi yang memadai tidak ada, maka ada kemungkinan terjadinya pembelian bahan baku fiktif maupun bahan baku yang dibeli tidak sesuai jenisnya, kualitasnya, maupun jumlahnya.

Pemisahan fungsi juga diperlukan agar tidak ada satu bagian pun yang memiliki dua tugas atau tanggungjawab. Selain itu, pemisahan fungsi juga diperlukan agar kegiatan yang dilaksanakan dapat diuji silang, sehingga dapat dipastikan bahwa kegiatan tersebut dilaksanakan dengan baik. Dalam proses pengadaan bahan baku, terdapat pemisahan fungsi untuk melakukan permintaan bahan baku, membeli bahan baku, menerima bahan baku, menyimpan bahan baku, dan mencatat pembelian tersebut.

Dokumen dan catatan yang digunakan dalam proses pengadaan bahan baku diperlukan agar terdapat bukti tertulis akan adanya transaksi pembelian bahan baku dan bahwa bahan baku tersebut dibeli sesuai dengan kebutuhan

Universitas Kristen Maranatha

7

perusahaan. Dokumen harus dirancang sedemikian rupa sehingga dokumen tersebut dapat dibaca dengan jelas, lengkap, dan mudah dimengerti.

Bahan baku dan dokumen serta catatan yang berkaitan dengan bahan baku harus disimpan dan dijaga dengan aman. Perlindungan menyangkut bahan baku dapat berupa perlindungan fisik, seperti pembatasan akses terhadap tempat penyimpanan bahan baku, pemakaian kode agar dokumen tidak dapat dibaca oleh orang yang tidak berwenang. Selain itu, perlindungan juga dapat berupa perlindungan lingkungan atau keadaan tempat bahan baku tersebut disimpan agar bahan baku tidak mudah rusak, misalnya dengan menyimpan bahan di tempat yang kering dan bersih, dengan suhu tertentu apabila diperlukan.

Aktivitas pengendalian yang terakhir adalah pemeriksaan independen terhadap kegiatan yang menyangkut bahan baku. Pemeriksaan yang independen ini diharapkan dapat membantu agar penyimpangan maupun kesalahan yang terjadi dapat segera diketahui. Beberapa jenis pemeriksaan independen atas kinerja pada pengelolaan bahan baku diantaranya adalah rekonsiliasi dokumen dan penelaahan independen.

Aktivitas pengendalian yang baik diharapkan dapat membantu perusahaan dalam mengelola pengadaan bahan baku yang efektif. Tidak terjadinya kesalahan pemesanan barang, dalam arti jenis bahan baku yang dipesan sudah benar dan sesuai dengan kebutuhan produksi, jumlah bahan baku yang dipesan tidak kurang ataupun berlebih, kualitas bahan baku tersebut sesuai dengan standar perusahaan, dan bahan baku datang tepat pada waktunya dari pemasok yang dapat diandalakan

Universitas Kristen Maranatha

8

dengan harga yang telah disepakati bersama, dapat membantu perusahaan dalam menekan biaya pengadaan bahan baku.

1.6. Metode Penelitian

Penulis melakukan penelitian dengan menggunakan metode deskriptif analisis, yaitu suatu metode yang bertujuan menggambarkan keadaan perusahaan atau melukiskan suatu peristiwa atau objek dalam perusahaan berdasarkan faktor-faktor yang tampak, jelas, dan nyata. Data yang diperoleh dalam suatu situasi akan dikumpulkan, diklarifikasikan, dan diinterprestasikan sesuai dengan kemampuan penulis. Penulis kemudian akan membuat kesimpulan dan saran berdasarkan hasil pengumpulan, pengklarifikasian, serta penginterprestasian data tersebut.

Teknik pengumpulan data yang digunakan terdiri dari dua macam, yaitu: 1. Study kepustakaan (library research)

Teknik ini bertujuan untuk mencari serta mengumpulkan data sekunder dan informasi yang berhubungan dengan penelitian ini, sebagai landasan teoritis dalam melaksanakan penelitian dan menganalisis temuan, dengan cara membaca dan mempelajari berbagai literatur, diktat, buku-buku, catatan kuliah, dan juga tulisan-tulisan lainnya yang berkaitan dengan masalah yang akan dibahas dalam skripsi ini.

2. Penelitian lapangan (field research)

Penelitian lapangan yaitu pengumpulan data secara langsung melalui peninjauan pada perusahaan yang bersangkutan untuk memperoleh data

Universitas Kristen Maranatha

9

dan informasi primer yang tepat dan sesuai dengan yang diperlukan. Teknik pengumpulan data yang dilakukan dalam penelitian lapangan adalah:

 Wawancara (interview), yaitu mengadakan komunikasi langsung dengan pihak-pihak yang berhubungan dengan aktivitas pengendalian dalam siklus pembelian bahan baku, contoh dengan bagian manager pembelian bahan baku, bagian Plant Paint Manager (kepala pabrik).

 Observasi, yaitu pengamatan secara langsung pada aktivitas yang berhubungan dengan masalah yang diteliti yaitu aktivitas pengendalian dan pembelian bahan baku perusahaan

Universitas Kristen Maranatha

134 BAB 5

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1. Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan mengenai prosedur pengendalian dalam pembelian bahan baku di PT. Indoputra Utamatex, penulis dapat menarik kesimpulan bahwa aktivitas pengendalian di PT. Indoputra Utamatex telah diterapkan dengan memadai dan memiliki peranan yang cukup besar dalam menunjang pengadaan bahan baku yang efektif. Kesimpulan secara umum di atas diperoleh berdasarkan hal-hal berikut ini:

 Prosedur pengadaan bahan baku di PT. Indoputra Utamatex telah memiliki aktivitas pengendalian dalam bentuk otoritas atas transaksi dan aktivitas, pemisahan fungsi, perancangan serta penggunaan dokumen dan catatan, perlindungan atas harta dan catatan, dan pemeriksaan independen atas kinerja.

 Aktivitas pengendalian dalam prosedur pengadaan bahan baku di PT. Indoputra Utamatex tersebut telah diterapkan secara memadai.

 Di PT. Indoputra Utamatex, aktivitas pengendalian memiliki peranan cukup besar dalam menunjang pengadaan bahan baku yang efektif, yaitu agar bahan baku dipesan dengan tepat kuantitas dan kualitasnya, diantarkan tepat pada waktunya, dibeli dari pemasok yang dapat diandalkan dan dengan harga yang wajar.

Universitas Kristen Maranatha

135

Hasil penelitian dan pembahasan menunjukkan bahwa masih terdapat beberapa kelemahan pada aktivitas pengendalian dalam prosedur pengadaan bahan baku di PT. Indoputra Utamatex. Kelemahan-kelemahan tersebut diantaranya adalah:

 Dalam struktur organisasi PT. Indoputra Utamatex, Bagian Gudang mengepalai Bagian Penerimaan Barang dan Bagian Pengeluaran Barang. Pada pelaksanaannya, Bagian Penerimaan Barang dan Bagian Pengeluaran Barang tidak bertanggung jawab secara langsung kepada Kepala Gudang, melainkan bertanggung jawab langsung kepada Kepala Pabrik (Plant Paint Manager). Hal ini dapat menimbulkan ketidakjelasan dalam pelimpahan wewenang dan tanggung jawab bagi Bagian Penerimaan Barang dan Bagian Pengeluaran Barang dalam melakukan tugasnya.  Internal Auditor berada di bawah otoritas Financial Control Manager

dalam struktur organisasi. Hal ini dapat mengakibatkan Internal Auditor tidak bekerja secara independen terhadap semua fungsi maupun aktivitas dalam perusahaan.

 Tidak adanya rangkapan Dokumen Permintaan Pembelian untuk diberikan pada Bagian Hutang Dagang sebagai dokumen sumber untuk diperiksa apakah bahan baku yang dibeli adalah bahan baku yang benar-benar diminta dan untuk dicocokkan dengan dokumen-dokumen lainnya.

 PT. Indoputra Utamatex tidak membuat Laporan Kinerja Pemasok yang dapat diandalkan untuk mengevaluasi kinerja pemasok secara berkala.

Universitas Kristen Maranatha

136

 Penggunaan dokumen Memo Internal sebagai pengganti rangkapan Purchase Order yang diberikan oleh Bagian Pembelian Material pada Bagian Penerimaan Barang. Penggunaan dokumen ini dimaksudkan untuk mengurangi penggunaan dokumen, tetapi dalam penerapannya dapat memperbesar resiko terjadinya kesalahan pencatatan jumlah bahan baku yang seharusnya diterima.

 Penggunaan nama Kartu Hutang Piutang pada kartu yang digunakan untuk mencatat penambahan atau pengurangan hutang dagang maupun piutang dagang. Hal ini dapat mempertinggi resiko terjadinya kesalahan pencatatan hutang dagang maupun piutang dagang.

5.2. Saran

Secara umum, penerapan aktivitas pengendalian dalam prosedur pengadaan bahan baku di PT. Indoputra utamatex telah cukup memadai. Berdasarkan pembahasan dan kesimpulan yang diperolehnya sebelumnya, saran-saran bagi perusahaan yang dapat digunakan sebagai pertimbangan dalam menyempurnakan pelaksanaan aktivitas pengendalian dalam menunjuang pengadaan bahan baku yang efektif antara lain:

 Sebaiknya dalam struktur Organisasi PT. Indoputra Utamatex, garis wewenang antara Bagian Gudang dengan Bagian Penerimaan Barang dan Bagian Pengeluaran Barang diubah agar pelimpahan wewenang dan tanggung jawab dalam penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran barang dapat lebih jelas. Ketidakjelasan tersebut dapat pula diperbaiki

Universitas Kristen Maranatha

137

dengan mencantumkan keterangan yang jelas dalam setiap jenis jabatan, kepada siapa dan bagian mana mereka memiliki otoritas atau tanggung jawab dalam uraian tugas (job description).

 Internal Auditor sebaliknya berfungsi sebagai staff, bukan sebagai line manager. Internal Auditor sebaiknya bertanggung jawab secara langsung pada manager dan tidak berada dibawah otoritas bagian lain.

 Rangkapan Dokumen Pembelian sebaiknya ditambahkan pada Bagian Hutang Dagang agar bagian ini dapat memeriksa dan mencocokkan apakah bahan baku yang dibeli benar-benar bahan baku yang diminta oleh pihak yang berwenang.

 PT. Indoputra Utamatex sebaiknya membuat Laporan Kinerja Pemasok agar kinerja pemasok dapat dievaluasi secara periodik sehingga perusahaan dapat memastikan bahwa pemasok-pemasok yang bekerja sama dengan perusahaan dapat diandalkan.

 Sebaiknya Bagian Penerimaan barang meminta rangkapan Purchase Order dari Bagian Pembelian Material , karena dokumen Purchase Order telah dibuat dan diperiksa dengan teliti serta telah diotorisasi oleh pihak yang berwenang. Penggunaan Memo Internal sebagai pengganti rangkap Purchase Order dari Bagian Pemebelian Material pada Bagian Penerimaan Barang sebaiknya ditiadakan.

 Penggunaan nama Kartu Hutang Piutang untuk mencatat penambahan atau pengurangan hutang maupun piutang dagang sebaiknya diganti dengan nama Kartu Hutang Dagang untuk mencatat perubahan piutang

Universitas Kristen Maranatha

138

dagang. Perubahan nama tersebut diperlukan untuk mengurangi risiko terjadinya kesalahan penambahan atau pengurangan hutang dagang dan piutang dagang dalam perusahaan.

Demikian beberapa saran yang dapat penulis kemukakan untuk membantu PT. Indoputra Utamatex dalam mengoptimalkan prosedur pengendalian pembelian bahan baku guna mendukung ketepatan pengadaan bahan baku.

Daftar Pustaka

American Institute of Certified Public Accountants. (1995). Statement on Auditing Standards no. 78. New York: American Insitiute of Certified Public Accountans

Anthony, R. N, and Vijay Govindarajan. (1998). Edisi 9. Management Control Systems, Boston: McGraw-Hill/Irwin.

Arens. A. A., Randall J Elder, and Mark S Beasley, (2000). Edisi 8. Auditing and Assurance Service; An Integrated Approach. New Jersy: Prentice-Hall, Inc. Bailey.L.P. (2002). Miller, GAAS Guide: A Comperhensive Statement of Standards for

Auditing Attestation, Compilation and Review, New york: Aspen Publisher,Inc Bodnar, G, H., and William S. Hopwood. (2001). Edisi 8. Accounting Information

System. New Jersy: Prentice-Hall, Inc.

Hollander, A. S., Eric L. Denna, and J. Owen Cherrington. (2000). Edisi 2. Accounting Information, Technology, and Business Solutions. Boston: McGraw-Hill/Irwin. Horngren, C, T., Srikant M, Datar, and George Foster. (2003). Edisi 11. Cost

Accounting: A Managerial Emphasis, New Jersey: Prentice-Hall.

Leenders, M. R, Harold E. Fearon, Anna E. Flynn, and P. Fraser Johnson. (2002). Edisi 12. Purchasing and Supply Management. New York: McGraw-Hill, Inc.

Romney, M. B., and Paul John Steinbart. (2000). Edisi 8. Accounting Information System. New Jersey: Prentice-Hall. Inc.

Tuanakkota, T. M. (1982). Edisi 3. Auditing Petunjuk Pemeriksaan Akuntan Publik. Jakarta: Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia.

Wilkinson, J. W., Michael J Cerullo, Vasant Rasal, and Bernad Wong-On-Wing. (2000). Edisi 4. Accounting Information System: Essential Concepts and Applications, New York: John Wiley and Sons, Inc.

Universitas Kristen Maranatha 135

Hasil penelitian dan pembahasan menunjukkan bahwa masih terdapat beberapa kelemahan pada aktivitas pengendalian dalam prosedur pengadaan bahan baku di PT. Indoputra Utamatex. Kelemahan-kelemahan tersebut diantaranya adalah:

 Dalam struktur organisasi PT. Indoputra Utamatex, Bagian Gudang mengepalai Bagian Penerimaan Barang dan Bagian Pengeluaran Barang. Pada pelaksanaannya, Bagian Penerimaan Barang dan Bagian Pengeluaran Barang tidak bertanggung jawab secara langsung kepada Kepala Gudang, melainkan bertanggung jawab langsung kepada Kepala Pabrik (Plant Paint Manager). Hal ini dapat menimbulkan ketidakjelasan dalam pelimpahan wewenang dan tanggung jawab bagi Bagian Penerimaan Barang dan Bagian Pengeluaran Barang dalam melakukan tugasnya.  Internal Auditor berada di bawah otoritas Financial Control Manager

dalam struktur organisasi. Hal ini dapat mengakibatkan Internal Auditor tidak bekerja secara independen terhadap semua fungsi maupun aktivitas dalam perusahaan.

 Tidak adanya rangkapan Dokumen Permintaan Pembelian untuk diberikan pada Bagian Hutang Dagang sebagai dokumen sumber untuk diperiksa apakah bahan baku yang dibeli adalah bahan baku yang benar-benar diminta dan untuk dicocokkan dengan dokumen-dokumen lainnya.

 PT. Indoputra Utamatex tidak membuat Laporan Kinerja Pemasok yang dapat diandalkan untuk mengevaluasi kinerja pemasok secara berkala.

Universitas Kristen Maranatha 136

 Penggunaan dokumen Memo Internal sebagai pengganti rangkapan Purchase Order yang diberikan oleh Bagian Pembelian Material pada Bagian Penerimaan Barang. Penggunaan dokumen ini dimaksudkan untuk mengurangi penggunaan dokumen, tetapi dalam penerapannya dapat memperbesar resiko terjadinya kesalahan pencatatan jumlah bahan baku yang seharusnya diterima.

 Penggunaan nama Kartu Hutang Piutang pada kartu yang digunakan untuk mencatat penambahan atau pengurangan hutang dagang maupun piutang dagang. Hal ini dapat mempertinggi resiko terjadinya kesalahan pencatatan hutang dagang maupun piutang dagang.

5.2. Saran

Secara umum, penerapan aktivitas pengendalian dalam prosedur pengadaan bahan baku di PT. Indoputra utamatex telah cukup memadai. Berdasarkan pembahasan dan kesimpulan yang diperolehnya sebelumnya, saran-saran bagi perusahaan yang dapat digunakan sebagai pertimbangan dalam menyempurnakan pelaksanaan aktivitas pengendalian dalam menunjuang pengadaan bahan baku yang efektif antara lain:

 Sebaiknya dalam struktur Organisasi PT. Indoputra Utamatex, garis wewenang antara Bagian Gudang dengan Bagian Penerimaan Barang dan Bagian Pengeluaran Barang diubah agar pelimpahan wewenang dan tanggung jawab dalam penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran barang dapat lebih jelas. Ketidakjelasan tersebut dapat pula diperbaiki

Universitas Kristen Maranatha 137

dengan mencantumkan keterangan yang jelas dalam setiap jenis jabatan, kepada siapa dan bagian mana mereka memiliki otoritas atau tanggung jawab dalam uraian tugas (job description).

 Internal Auditor sebaliknya berfungsi sebagai staff, bukan sebagai line manager. Internal Auditor sebaiknya bertanggung jawab secara langsung pada manager dan tidak berada dibawah otoritas bagian lain.

 Rangkapan Dokumen Pembelian sebaiknya ditambahkan pada Bagian Hutang Dagang agar bagian ini dapat memeriksa dan mencocokkan apakah bahan baku yang dibeli benar-benar bahan baku yang diminta oleh pihak yang berwenang.

 PT. Indoputra Utamatex sebaiknya membuat Laporan Kinerja Pemasok agar kinerja pemasok dapat dievaluasi secara periodik sehingga perusahaan dapat memastikan bahwa pemasok-pemasok yang bekerja sama dengan perusahaan dapat diandalkan.

 Sebaiknya Bagian Penerimaan barang meminta rangkapan Purchase Order dari Bagian Pembelian Material , karena dokumen Purchase Order telah dibuat dan diperiksa dengan teliti serta telah diotorisasi oleh pihak yang berwenang. Penggunaan Memo Internal sebagai pengganti rangkap Purchase Order dari Bagian Pemebelian Material pada Bagian Penerimaan Barang sebaiknya ditiadakan.

 Penggunaan nama Kartu Hutang Piutang untuk mencatat penambahan atau pengurangan hutang maupun piutang dagang sebaiknya diganti dengan nama Kartu Hutang Dagang untuk mencatat perubahan piutang

Universitas Kristen Maranatha 138

dagang. Perubahan nama tersebut diperlukan untuk mengurangi risiko terjadinya kesalahan penambahan atau pengurangan hutang dagang dan piutang dagang dalam perusahaan.

Demikian beberapa saran yang dapat penulis kemukakan untuk membantu PT. Indoputra Utamatex dalam mengoptimalkan prosedur pengendalian pembelian bahan baku guna mendukung ketepatan pengadaan bahan baku.

Daftar Pustaka

American Institute of Certified Public Accountants. (1995). Statement on Auditing Standards no. 78. New York: American Insitiute of Certified Public Accountans

Anthony, R. N, and Vijay Govindarajan. (1998). Edisi 9. Management Control Systems, Boston: McGraw-Hill/Irwin.

Arens. A. A., Randall J Elder, and Mark S Beasley, (2000). Edisi 8. Auditing and Assurance Service; An Integrated Approach. New Jersy: Prentice-Hall, Inc. Bailey.L.P. (2002). Miller, GAAS Guide: A Comperhensive Statement of Standards for

Auditing Attestation, Compilation and Review, New york: Aspen Publisher,Inc Bodnar, G, H., and William S. Hopwood. (2001). Edisi 8. Accounting Information

System. New Jersy: Prentice-Hall, Inc.

Hollander, A. S., Eric L. Denna, and J. Owen Cherrington. (2000). Edisi 2. Accounting Information, Technology, and Business Solutions. Boston: McGraw-Hill/Irwin. Horngren, C, T., Srikant M, Datar, and George Foster. (2003). Edisi 11. Cost

Accounting: A Managerial Emphasis, New Jersey: Prentice-Hall.

Leenders, M. R, Harold E. Fearon, Anna E. Flynn, and P. Fraser Johnson. (2002). Edisi 12. Purchasing and Supply Management. New York: McGraw-Hill, Inc.

Romney, M. B., and Paul John Steinbart. (2000). Edisi 8. Accounting Information System. New Jersey: Prentice-Hall. Inc.

Tuanakkota, T. M. (1982). Edisi 3. Auditing Petunjuk Pemeriksaan Akuntan Publik. Jakarta: Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia.

Wilkinson, J. W., Michael J Cerullo, Vasant Rasal, and Bernad Wong-On-Wing. (2000). Edisi 4. Accounting Information System: Essential Concepts and Applications, New York: John Wiley and Sons, Inc.