ANALISIS S W O T

ANALISIS SWOT

1

Apakah Analisis SWOT ?
• Analisis lingkungan internal (institusi):
- Strengths dan Weaknesses

• Analisis lingkungan eksternal :
- Opportunities dan Threats
• Kajian untuk mengetahui kekuatan dan
kelemahan institusi, serta untuk mengetahui
peluang yang bisa diraih dan ancaman yang
harus diatasi oleh institusi dalam rangka
penyusunan perencanaan ke depan.
2

Apa manfaat Analisis
SWOT ?
Untuk pengembangan :
- Karir (pribadi)

- Institusi/perusahaan
- Organisasi (swasta, bisnis, politik etc)
sehingga tercapai kondisi yang diinginkan secara
efisien.
3

• Kekuatan:
Apa keuntungan (misalnya, talency, keterampilan,
pendidikan atau koneksi) yang Anda miliki bahwa orang
lain tidak punya?
Apa yang Anda lakukan lebih baik daripada orang lain?
Apa sumber daya pribadi yang Anda memiliki akses ke?
Apa yang orang lain (dan atasan Anda khususnya)
melihat sebagai kekuatan Anda?

• Kelemahan:
Apa yang dapat Anda memperbaikinya?
Apa yang harus Anda hindari?
Hal-hal apa adalah orang-orang di sekitar Anda
cenderung melihat sebagai kelemahan?

4

• Opportunities:
Mana peluang yang baik menghadap Anda?
Apa tren menarik yang Anda ketahui?
Berguna peluang bisa datang dari hal-hal seperti:
Perubahan dalam teknologi, pasar dan perusahaan
Anda, baik dalam skala luas dan sempit;
Perubahan dalam kebijakan pemerintah yang terkait
dengan bidang Anda;
Perubahan dalam pola sosial, profil populasi, perubahan
gaya hidup, dll; atau
Local Events

5

• Ancaman:
Apa hambatan yang Anda hadapi?
Apa adalah orang-orang di sekitar Anda
lakukan?

Apakah pekerjaan Anda (atau permintaan
untuk hal-hal yang Anda lakukan)
berubah?
Apakah perubahan teknologi mengancam
posisi Anda?
Mungkin semua kelemahan Anda serius
mengancam Anda?
6

ANCAMAN

SWOT

ORGANISASI
kekuatan
kelemahan

SWOT

PELUANG

Diagram situasi yang dihadapi organisasi

7

Strengths
What are strengths ?
resources and capabilities that can be used
as a basis for developing a competitive
advantage.
Examples include :
- managerial skills, staff education, good services
– assets, internet, drug patents
– strong and well-known brand names (hospitals)
– good reputation among customers (patients)
– cost advantages from proprietary know-how
– exclusive access to high grade natural resources
– favorable access to distribution networks

8

• Apakah yang dimaksud dengan kekuatan?
sumber daya dan kemampuan yang dapat digunakan
sebagai dasar untuk mengembangkan keunggulan
kompetitif.
• Contohnya termasuk:
- Keterampilan manajerial, staf pendidikan, pelayanan
yang baik
aset, internet, obat paten
kuat dan terkenal nama-nama merek (rumah sakit)
reputasi yang baik di antara para pelanggan (pasien)
keuntungan dari biaya kepemilikan know-how
eksklusif akses ke sumber daya alam kelas tinggi
menguntungkan akses ke jaringan distribusi
9

Weaknesses
• Absence of certain strengths may be viewed as a
weakness.
• For example :

–
–
–
–
–
–
–

lack of skills, knowledge (education), services
lack of drug patent protection, rules protection of MOH
a weak brand name, hospital
poor reputation among customers (patients)
high cost structure, services
lack of access to the best natural resources, internet
10
lack of access to key distribution channels

• Tidak adanya kekuatan tertentu dapat dilihat sebagai
suatu kelemahan.
Contoh:

kurangnya keterampilan, pengetahuan (pendidikan), jasa
kurangnya perlindungan paten obat, aturan perlindungan
Depkes
nama merek yang lemah, rumah sakit
reputasi buruk di antara para pelanggan (pasien)
struktur biaya tinggi, layanan
kurangnya akses ke sumber daya alam yang terbaik,
internet
kurangnya akses ke saluran distribusi utama

11

Opportunities
• new opportunities for profit and growth
(from external environmental analysis)

• Some examples include:
–
–
–

–
–

flu seasons, life style
an unfulfilled customer (patient) need
arrival of new technologies, instruments
loosening of regulations
removal of international trade barriers (AFTA)
12

• peluang baru untuk keuntungan dan
pertumbuhan (dari analisis lingkungan
eksternal)
• Beberapa contoh termasuk:
musim flu, gaya hidup
pelanggan yang tidak dipenuhi (pasien)
perlu
Kedatangan teknologi baru, instrumen
pelonggaran peraturan
penghapusan hambatan perdagangan

internasional (AFTA)
13

Threats
• Changes in external environmental also may
present threats to institutions.
• Some examples include :
– changes in whealthiness of consumers, patients
– shifts in consumer tastes away from products
(generic to patented drugs, or vice-versa)
– emergence of substitute products (new
international hospitals, pharmacies)
– new regulations on foreign hospitals, pharmacies
– increased trade barriers/protection.
14

• Perubahan dalam lingkungan eksternal juga
dapat hadir ancaman terhadap lembaga.
• Beberapa contoh termasuk:
perubahan whealthiness konsumen, pasien

pergeseran selera konsumen dari produk
(generik untuk obat-obatan paten, atau
sebaliknya)
munculnya produk pengganti (rumah sakit
internasional, apotek)
peraturan baru di rumah sakit asing, apotek
peningkatan hambatan perdagangan /
perlindungan.
15

SWOT Analysis
• Used in formulating strategies and
policies (from higher to lower
levels)
• By no means an end in itself
• One of many good techniques that
may help build a strong position
for moving the implementation
forward
16

• Digunakan dalam merumuskan strategi
dan kebijakan (dari yang lebih tinggi ke
tingkat yang lebih rendah)
Tidak berarti tujuan itu sendiri
Salah satu dari banyak teknik yang baik
yang dapat membantu membangun posisi
yang kuat untuk bergerak maju
pelaksanaan
17

Kegunaan Analisis SWOT
Hasil analisis SWOT untuk merumuskan:
•
•
•
•

Strategi mengoptimalkan kekuatan untuk
memanfaatkan peluang yang ada (S-O).
Strategi menggunakan kekuatan untuk mencegah dan
mengatasi ancaman dari luar (S-T).
Strategi mengurangi kelemahan untuk memanfaatkan
peluang yang ada (W-O).
Strategi mengurangi kelemahan untuk mencegah dan
mengatasi ancaman dari luar (W-T).
18

Bagaimana memperoleh data
SWOT ?
• Dilakukan survey (interview) untuk mendapatkan
informasi yang akurat dan obyektif tentang :
- Kekuatan dan kelemahan internal (analisis internal).
- Peluang dan ancaman (analisis eksternal).
• Quality of analysis will be improved greatly if interviews
are held with stakeholders : employees, suppliers,
customers, strategic partners, etc.
• Dari analisis SWOT disusun RENCANA STRATEGIS
• Ketidak-tepatan hasil analisis SWOT menyebabkan
kesalahan perencanaan strategi, sehingga institusi
mengalami kerugian atau menghadapi risiko besar.

19

20

Rencana strategis institusi
• Adalah rencana sistematik dan
berkesinambungan suatu institusi dengan
memanfaatkan potensi strategis yang dimiliki
untuk menjalankan misi institusi secara efektif
dan efisien dalam rangka mencapai visi.
• Potensi strategis : critical success factors.
• Organisasi akan berjalan tanpa arah atau
‘berjalan di tempat’, jika tanpa Visi, Misi dan
Renstra.
• Renstra mengandung unsur-unsur :
Tujuan, Sasaran, Strategi, Program dan
21
Kegiatan.

Renstra diperlukan institusi
untuk mewujudkan visi
Institusi

RENSTRA

Visi

Analisis
SWOT

Organisasi tanpa RENSTRA akan berjalan serabutan
22

SWOT Analysis Framework
E n v ir o n m e n ta l S c a n
I n t e r n a l A n a ly s is

E x te r n a l A n a ly s is

S tre n g th s
W eaknesses

O p p o rtu n itie s
T h r e a ts

SWOT Matrix
23

Strategic External Analysis
• Should anticipate future external
changes, in terms of :
– Political, Economical, Societal, and
Technological aspects (PEST analysis)

• Customer analysis (now and future):
– What they want ?
– What they need ?
– What kind of customer in the future ?
24

• Masa depan harus mengantisipasi
perubahan eksternal, dalam hal:
Politik, Ekonomi, Sosial, dan Teknologi
aspek (analisis PEST)
Analisis pelanggan (sekarang dan masa
depan):
Apa yang mereka inginkan?
Apa yang mereka butuhkan?
Macam apa pelanggan di masa depan?

25

Subject under Analysis:-

strengths

www. IT ServiceBlog.com : All Rights reserved.

Management cover, succession?

opportunities
Market developments?
Competitors' vulnerabilities?
Industry or lifestyle trends?
Technology development and innovation?
Global influences?
New markets, vertical, horizontal?
Niche target markets?
Geographical, export, import?
New USP's?
Tactics - surprise, major contracts, etc?
Business and product development?
Information and research?
Partnerships, agencies, distribution?
Volumes, production, economies?
Seasonal, weather, fashion influences?

weaknesses
Disadvantages of proposition?
Gaps in capabilities?
Lack of competitive strength?
Reputation, presence and reach?
Financials?
Own known vulnerabilities?
Timescales, deadlines and pressures?
Cashflow, start-up cash-drain?
Continuity, supply chain robustness?
Effects on core activities, distraction?
Reliability of data, plan predictability?
Morale, commitment, leadership?
Accreditations, etc?
Processes and systems, etc?
Management cover, succession?

threats
Political effects?
Legislative effects?
Environmental effects?
IT and Service developments?
Competitor intentions - various?
Market demand?
New technologies, services, ideas?
Vital contracts and partners?
Sustaining internal capabilities?
Obstacles faced?
Insurmountable weaknesses?
Loss of key staff?
Sustainable financial backing?
Economy - home, abroad?
Seasonality, weather effects?

Sample SWOT Chart – for you to customize

© 2006.

Advantages?
Capabilities?
Competitive advantages?
USP's (unique selling points)?
Resources, Assets, People?
Experience, knowledge, data?
Financial reserves, likely returns?
Marketing - reach, distribution, awareness?
Innovative aspects?
Location and geographical?
Price, value, quality?
Accreditations, qualifications, certifications?
Processes, systems, IT, communications?
Cultural, attitudinal, behavioural?

Corporate or Unit

26

Getting Started
• Be realistic about the strengths and
weaknesses
• Be specific. Avoid grey areas.
• Keep the SWOT short and simple.
Avoid complexity and over analysis
• Analysis should distinguish between
where you are today and where you
could be in the future
• Focusing on the internal state vs the
external
• Align internal efforts with external
opportunities
27

• Realistis tentang kekuatan dan kelemahan
Spesifik. Hindari daerah abu-abu.
Jauhkan SWOT singkat dan sederhana.
Hindari kompleksitas dan analisis atas
Analisis harus membedakan antara mana
Anda sekarang dan di mana Anda bisa di
masa depan
Berfokus pada vs negara internal
eksternal
Menyelaraskan upaya internal dengan
peluang eksternal
28

Simple rules for a successful
SWOT analysis
• Establish the objectives : short, medium, long.
• Establish the core team
• Allocate research and information gathering
tasks to build SWOT matrix
• Evaluate listed ideas against Vision, Mission,
Values and Objectives
• Build Strategic Plans : long target.
• Action Plans : eg. When to start and stop ?
• Review the SWOT (for evaluation and feedback)
29

• Menetapkan tujuan: pendek, menengah, panjang.
• Membentuk tim inti
• Mengalokasikan penelitian dan pengumpulan
informasi tugas untuk membangun matriks
SWOT
• Mengevaluasi ide-ide yang terdaftar terhadap
Visi, Misi, Nilai dan Tujuan
• Membangun Rencana Strategis: target panjang.
• Rencana Aksi: mis. Kapan harus mulai dan
berhenti?
• Periksa SWOT (untuk evaluasi dan umpan balik)
30

Drawbacks of SWOT analysis
• Usually reflects an existing position and
viewpoint (Note : future situation is changing)
• Fail to correlate internal and external factors
• Unaware of strengths or deny of weaknesses
• May be subjective
• May be too optimistic about opportunity
• Fail to anticipate future threats
• Use it as a guide, not a prescription
31

• Biasanya mencerminkan posisi yang ada dan
sudut pandang (Catatan: situasi masa depan
berubah)
• Gagal untuk mengkorelasikan faktor internal dan
eksternal
• Tidak menyadari kekuatan atau menyangkal
kelemahan
• Mungkin subjektif
• Mungkin terlalu optimis tentang kesempatan
• Gagal untuk mengantisipasi ancaman di masa
depan
• Menggunakannya sebagai panduan, bukan resep
32

Lingstra eksternal

Opportunity

Lingstra internal

1
2
3
n

Strength

Strategi Alternatif : Strategi Alternatif :
S1-O1
S1-T1
S1-O2
S1-T2
Sn-On
Sn-Tn

Weakness

Strategi Alternatif : Strategi Alternatif :
W1-O1
W1-T1
W1-O2
W1-T2
Wn-On
Wn-Tn

1
2
3
n

1
2
3
n

1
2
3
n

Threat

33

34

35

Contoh kasus : Perapotikan
• Apotik baru terletak di pinggir kota berpenduduk
padat, memiliki SDM cukup dan berpengalaman,
modal keuangan kuat, dan obat-obatan lengkap.
• Banyak dokter praktek di kota, dan banyak
pasien rawat jalan. Pasien membeli obat di
apotik perkotaan.
• Belum ada angkot ke daerah pinggir kota.
Sarana telkom baik.
• QUEST : Susunlah analisis SWOT dan Renstra
untuk menarik customer (pasien) ke apotik
baru, sehingga omzet apotik meningkat.
36

Contoh

Lingstra internal

Lingstra eksternal
Opportunity

Threat

1.
2.
3.

1.
2.

Pasien rawat jalan
Penduduk padat
Banyak dokter di
perkotaan

Belum ada angkot
Pasien beli obat di
apotik kota

Strength
1.
2.
3.

SDM cukup dan
berpengalaman
Modal kuat
Obat lengkap

Weakness
1. Lokasi pinggir kota

Bagaimana
strategi S-O ?

Bagaimana
strategi W-O ?

Bagaimana
strategi S-T ?

Bagaimana
strategi W-T ?
37

Contoh

Lingstra eksternal
Opportunity

Threat

1.
2.
3.

Pasien rawat jalan
Penduduk padat
Banyak dokter di
perkotaan

1.
2.

Belum ada angkot
Pasien beli obat di
apotik kota

1.

Harga obat lebih
murah
Kerjasama dengan
dokter

1.

Manfaatkan sarana
telkom
Sediakan antar
jemput obat

Pelayanan prima untuk
kepuasan pasien

1.

Lingstra internal
Strength
1.
2.
3.

SDM cukup dan
berpengalaman
Modal kuat
Obat lengkap

Weakness
1. Lokasi pinggir kota

2.

2.

2.

Tingkatkan
penampilan apotik
Kolaborasi dengan
pemilik angkot
38

Beberapa strategi alternatif
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Harga obat lebih murah
Kerjasama dengan dokter
Manfaatkan sarana telkom
Sediakan antar jemput obat
Pelayanan prima
Tingkatkan penampilan apotik
Kolaborasi dengan pemilik angkot

S-O
S-O
S-T
S-T
W-O
W-T
W-T

QUEST : Pilihlah dari beberapa strategi alternatif di atas,
langkah-langkah sistematik yang akan dilakukan.
39

Pemilihan strategi alternatif
berdasarkan budaya institusi
• Visi dan Misi
• Falsafah
• Nilai-nilai
STRATEGI ALTERNATIF harus sesuai dengan Visi, Misi, Falsafah, dan Nilainilai yang dianut institusi

40

Contoh
•

Visi
Menjadi apotik terkemuka tahun 2015

•

Misi
Melakukan pelayanan kesehatan secara profesional kepada
masyarakat.

•

Falsafah
Konsumen adalah raja
First in – First served

•

Nilai-nilai
Menjunjung tinggi kualitas, kejujuran, dan kehormatan profesi
apoteker

41

Pemilihan prioritas Strategi Alternatif
(Critical Success Factors)
Strategi
Alternatif

Bbt Visi Misi Fals Nilai Total

Harga lebih murah
Ksama dengan
dokter
Manfaatkan telkom
Antar jemput obat
Pelayanan prima
Penampilan apotik
Kolaborasi angkot
Tiap SA diberi bobot; Visi, Misi, etc diberi Rating

42

Critical Success Factors
1.
2.
3.
4.

Pelayanan prima
Tingkatkan penampilan apotik
Harga obat lebih murah
Manfaatkan sarana telkom

1. Tiap CSF merupakan TUJUAN (biasanya dicapai > 2 tahun)
2. Kalau akan dicapai < 2 tahun, dinamakan : SASARAN
3. SASARAN : SMART (specific, measurable, achievable, realistic, timebound)
43

Sasaran
Pelayanan prima
selama 2 tahun

Strategi

Kegiatan

1. Antar-jemput obat

1. Siapkan 4 motor
2. Kontak 20 pasien

2. Preparasi cepat

1. 10 menit/resep
2. Jika gagal - diskon

3. Beri konsultasi

1. 20 pasien/hari
2. Siapkan 1 ahli

4. Layanan purna-jual

1. Pantau pasien
2. Catat nomer tilpon

5. Ruang tunggu enak 1. Putar video, TV
(AC, karpet, bunga)
2. Akses internet
3. Minum, snack
SASARAN dalam 2 tahun pertama

44

Sasaran
Perbaikan
penampilan
apotik (dalam
waktu 6 bulan)

Strategi

Kegiatan

1. Perbaiki eksterior,
logo, tempat parkir, dll

1. Warnai cat menarik
2. Logo, papan nama
3. Parkir gratis

2. Perbaiki counter,
ruang tunggu, tempat
duduk, dll

1. Siapkan video, TV
2. Leaflet, brosur
3. Air minum, snack

3. Perbaiki
penampilan staf, cara
komunikasi, dll

1. Pakai kostum
2. Ramah, menarik
3.

4.

1.
2.
3.
45

Sasaran
Harga obat lebih
murah (dalam 2
tahun)

Strategi

Kegiatan

1. Pembelian obat/
alkes partai besar

1. Kolaborasi apotik
2. Kolaborasi PBF
3.

2. Kerja efisien

1. Persingkat prosedur
2. Turunkan cost jasa
3.

3.

1.
2.
3.

4.

1.
2.
3.
46

Sasaran
Manfaatkan
sarana telkom
(dalam 2 tahun)

Strategi

Kegiatan

1. Buka website

1. Konsultasi on-line
2.
3.

2. Pasang hot-spot di
ruang tunggu

1. Penunggu ngenet
2.
3.

3. Konsultasi lewat
telepon

1. Kontak pasien
2. Kontak dokter
3.

4.

1.
2.
3.
47

Periodisasi pencapaian sasaran
Sasaran

Strategi tahun ke1

2

3

4

5

1.
2.
3.

Kendala Dana, SDM, Waktu, Situasi  Perlu penjadwalan kegiatan
48

Feedback control
• Untuk sistem monitoring & evaluasi
sasaran dan kegiatan yang tidak tercapai.
• Sistem MONEV dilakukan per 6 bulan,
atau per tahun.
• Aspek yang diukur :
(Indikator/Parameter)
– Finansial
– Kepuasan konsumen, pasien
– Operasi bisnis internal
– Kepuasan staf-karyawan
49
– Kepuasan stake-holders

Manfaat Monev
• Memastikan pelaksana untuk mencapai
sasaran dan melaksanakan kegiatan (tugas
& fungsi).
• Memberikan reward dan punishment
• Sebagai alat komunikasi pimpinan dan
karyawan
• Memastikan apakah konsumen puas
• Memastikan apakah terjadi peningkatan
kinerja
• Mengungkap permasalahan yang terjadi
50

Assignment
• Tiap mahasiswa membuat
analisis SWOT dan Renstra
pengembangan institusi masingmasing.
• Durasi 2 minggu.
• Sebagai pengganti ujian.
51

Soal Ujian
No.1.a.lakukanlah analisis
SWOT apotek UAD
dikumpulkan saat ujian,tugas bersifat
invidual,dilarang keras mengcopy paste.
Bagi yg melanggar, baik yg copy paste
maupun yg di copy akan di DROP
52