4 Manajemen Sumber Daya ()
KEMENTERIAN AGAMA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUNAN AMPEL
SURABAYA
MANUAL MUTU
BAB IV. MANAJEMEN SUMBER DAYA
No Dokumen
UINSA-QA/MM
IV.1.
No. Revisi
00
Hal
44 dari 4
Tgl Terbit
Penyediaan Sumber Daya
Kebutuhan sumber daya manusia dipenuhi sesuai dengan kebutuhan
posisi dan kompetensi yang dibutuhkan. Penyediaan kebutuhan sumber daya
manusia dilakukan secara terpusat di Biro Administrasi Umum, Perencaaan dan
Keuangan (AUPK) atas usulan dari masing-masing unit kerja di UIN Sunan Ampel
Surabaya. Hal ini dijadikan usulan ke Kementerian Agama untuk Tenaga pendidik
dan tenaga kependidikan.
Kebutuhan sumber daya yang berupa sarana, prasarana, dan peralatan
kerja dipenuhi melalui usulan ke Rektor melalui Penyusunan RKAKL (Rencana
Kegiatan dan Anggaran Kementerian dan Lembaga).
IV.2.
Kompetensi SDM
UIN Sunan Ampel Surabaya menjamin setiap pegawainya mempunyai
kemampuan yang sesuai atas dasar pendidikan, pelatihan, ketrampilan dan
pengalaman yang sesuai. Penetapan persyaratan bagi kemampuan yang harus
dimiliki sumber daya manusia (SDM) dituangkan dalam persyaratan jabatan
dalam dokumen Job Description pegawai. Dokumen ini dipakai sebagai salah
satu dasar dalam mempertimbangkan pemberian pelatihan, penempatan
jabatan baru, maupun rotasi pegawai.
IV.3.
Penilaian Pegawai
Penilaian diberikan untuk melihat seberapa baik peran serta pegawai
terhadap pencapaian hasil kerja. Dalam rangka proses penilaian pegawai,
Blangko DP3
bagi PNS dapat digunakan sebagai alat bantu untuk menilai
pegawai secara periodik setahun sekali. Penilaian dilakukan oleh atasan langsung
dengan mengisi penilaiannya di Blangko DP3. Hal ini dijelaskan dalam Prosedur
Mutu Pengelolaan Pegawai (UINSA-QA/PM/03-CC/06). Selain itu dilakukan
evaluasi
kinerja
dosen
pengajar
mata
kuliah
yang
dilakukan
dengan
mengevaluasi kehadiran dosen yang menyelenggarakan pengajaran di Fakultas
UIN Sunan Ampel Surabaya, yaitu dosen tetap dan dosen luar biasa. Ketentuan
KEMENTERIAN AGAMA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUNAN AMPEL
SURABAYA
MANUAL MUTU
BAB IV. MANAJEMEN SUMBER DAYA
No Dokumen
UINSA-QA/MM
No. Revisi
00
Hal
45 dari 4
Tgl Terbit
pembagian pengajaran mata kuliah diatur dalam SK Dekan tentang Dosen
Pengajar
Mata
Kuliah
(DPMK)
yang
disesuaikan
dengan
kurikulum
yang
diterapkan pada semester berlangsung berdasar kompetensi masing-masing
DPMK. Hal ini dijelaskan dalam Prosedur Mutu Evaluasi Kinerja Dosen masingmasing Fakultas yang jurusannya menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO
9001:2000 ini yaitu:
1. Fakultas Syariah dan Hukum dalam Prosedur Mutu Evaluasi Kinerja Dosen
(UINSA-QA/PM/06/03)
2. Fakultas Ushuluddin dan Filsafat dalam Prosedur Mutu Evaluasi Kinerja Dosen
(UINSA-QA/PM/07/03)
3. Fakultas Tarbiyah dan Keguruan dalam Prosedur Mutu Evaluasi Kinerja Dosen
(UINSA-QA/PM/08/03)
4. Fakultas Dakwah dan Ilmu Komunikasi dalam Prosedur Mutu Evaluasi Kinerja
Dosen (UINSA-QA/PM/04/03)
5. Fakultas Adab dan Humaniora dalam Prosedur Mutu Evaluasi Kinerja Dosen
(UINSA-QA/PM/05/03)
6. Fakultas Sains dan Teknologi dalam Prosedur Mutu Evaluasi Kinerja Dosen
(UINSA-QA/PM/11/03)
7. Fakultas Ekonomi dan Bisnis Islam dalam Prosedur Mutu Evaluasi Kinerja
Dosen (UINSA-QA/PM/09/03)
8. Fakultas Psikologi dan Kesehatan dalam Prosedur Mutu Evaluasi Kinerja Dosen
(UINSA-QA/PM/11/03)
9. Fakultas Sosial dan Ilmu Politik dalam Prosedur Mutu Evaluasi Kinerja Dosen
(UINSA-QA/PM/10/03)
IV.4.
Peningkatan kompetensi
Peningkatan kompetensi dilakukan oleh UIN Sunan Ampel Surabaya
sebagai
salah
satu
tindakan
yang
dilakukan
terhadap
pegawai
untuk
memperkecil gap (kesenjangan) antara standard kompetensi personil dan
kemampuan yang dimiliki pegawai. Pengelolaan peningkatan kompetensi
KEMENTERIAN AGAMA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUNAN AMPEL
SURABAYA
MANUAL MUTU
BAB IV. MANAJEMEN SUMBER DAYA
No Dokumen
UINSA-QA/MM
No. Revisi
00
Hal
46 dari 4
Tgl Terbit
dilakukan oleh Ketua LPM sesuai dengan tata cara yang dijelaskan dalam
Prosedur Mutu Peningkatan Kompetensi (UINSA-QA/PM/01/11).
IV.5.
Pengelolaan Pegawai
Proses ini dilakukan untuk melaksanakan peraturan Perundang-undangan
tentang kepegawaian yang meliputi kenaikan pangkat, mutasi, cuti, absensi,
pensiun, dan pemeliharaan kesehatan pegawai. Hal ini ditujukan untuk
memberikan
keamanan
dan kenyamanan
kepada setiap
pegawai
dalam
melaksanakan tugas-tugasnya dan agar setiap pegawai mempunyai motifasi
yang tinggi untuk berperan aktif dalam pencapaian hasil yang diinginkan.
Adapun mekanisme pengelolaan pegawai yang lain diatur dalam :
1.
Prosedur Mutu Tunjangan Kemahalan PNS (UINSA-QA/PM/03-CC/01)
2.
Prosedur Mutu Kenaikan Gaji Berkala (UINSA-QA/PM/03-CC/02)
3.
Prosedur Mutu Jabatan Fungsional Dosen (UINSA-QA/PM/03-CC/03)
4.
Prosedur Mutu Pengangkatan CPNS Menjadi PNS (UINSA-QA/PM/03CC/04)
5.
Prosedur Mutu Peminjaman File (UINSA-QA/PM/03-CC/05)
6.
Prosedur Mutu Pengelolaan Pegawai (UINSA-QA/PM/03-CC/06)
7.
Prosedur Mutu Rekruitment dosen S1 (UINSA-QA/PM/03-CC/07)
8.
Prosedur Mutu Rekruitmen Dosen khusus Pasca Sarjana (UINSAQA/PM/14/06)
IV.6. Pengelolaan Keuangan
Proses ini dijalankan untuk menjamin pengelolaan keuangan sebagai
sumber dana operasional kegiatan akademik dapat berjalan dengan baik.
Proses-proses pengelolaan keuangan terkait yang dilakukan bagian keuangan
dijelaskan dalam Prosedur Mutu Pengajuan Surat Perintah Permintaan (SPP) Dan
Penerbitan Surat Perintah Membayar (SPM) (UINSA-QA/PM/03-BB/01), Prosedur
Mutu Persediaan Dan Tambahan Uang (UINSA-QA/PM/03-BB/02), Prosedur Mutu
Pelaporan Realisasi Anggaran (UINSA-QA/PM/03-BB/03) dan Prosedur Mutu
Penerbitan Surat Perintah Pencairan Dana (UINSA-QA/PM/03-BB/04)
KEMENTERIAN AGAMA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUNAN AMPEL
SURABAYA
MANUAL MUTU
BAB IV. MANAJEMEN SUMBER DAYA
No Dokumen
UINSA-QA/MM
IV.7.
No. Revisi
00
Hal
47 dari 4
Tgl Terbit
Sarana dan Lingkungan
Setiap
sarana
yang
diperlukan
bagi
pekerjaan
yang
mendukung
penerapan sistem manajemen mutu direncanakan dan disediakan melalui
penyusunan DIPA. Sarana yang dimaksud antara lain: (1) Gedung, ruang kerja
termasuk perlengkapannya, (2) Peralatan proses dan pendukungnya (baik
perangkat lunak maupun perangkat keras), (3) Sarana komunikasi
dan
transportasi.
Pemeliharaan sarana dilakukan dengan mengidentifikasi keperluan jenis
pemeliharaan
dan
frekuensi
yang
dibutuhkan.
Monitoring
pelaksanaan
pemeliharaan sarana dilakukan oleh Bagian Umum . Untuk perencanaan
pemeliharaan sistem yang dipakai pada proses realisasi pelayanan (berupa
perangkat lunak maupun perangkat keras) di tuangkan pada buku pemeliharaan.
Mengenai tata cara pemeliharaan sarana dan prasarana dijelaskan lebih lanjut
dalam Prosedur Mutu Pemeliharaan Sarana (UINSA-QA/PM/03-DD/02).
Kenyamanan lingkungan dipertimbangkan terutama bagi personil yang
melakukan proses belajar mengajar demi meningkatkan kepuasan pelanggan.
Kenyamanan lingkungan juga dipertimbangkan agar setiap pegawai merasa
nyaman dalam bekerja sehingga dapat memberikan hasil yang maksimal bagi
pencapaian target yang ditetapkan. Bagian Umum bertanggung jawab terhadap
pemeliharaan
lingkungan.
kenyamanan
Mengenai
tata
lingkungan
cara
dan
pemeliharaan
pemeliharaan
kenyamanan
kebersihan
lingkungan
dijelaskan lebih lanjut dalam Prosedur Mutu Inventaris, ATK, Kebersihan,
Teknisi, Keamanan (UINSA-QA/PM/03-DD/02).
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUNAN AMPEL
SURABAYA
MANUAL MUTU
BAB IV. MANAJEMEN SUMBER DAYA
No Dokumen
UINSA-QA/MM
IV.1.
No. Revisi
00
Hal
44 dari 4
Tgl Terbit
Penyediaan Sumber Daya
Kebutuhan sumber daya manusia dipenuhi sesuai dengan kebutuhan
posisi dan kompetensi yang dibutuhkan. Penyediaan kebutuhan sumber daya
manusia dilakukan secara terpusat di Biro Administrasi Umum, Perencaaan dan
Keuangan (AUPK) atas usulan dari masing-masing unit kerja di UIN Sunan Ampel
Surabaya. Hal ini dijadikan usulan ke Kementerian Agama untuk Tenaga pendidik
dan tenaga kependidikan.
Kebutuhan sumber daya yang berupa sarana, prasarana, dan peralatan
kerja dipenuhi melalui usulan ke Rektor melalui Penyusunan RKAKL (Rencana
Kegiatan dan Anggaran Kementerian dan Lembaga).
IV.2.
Kompetensi SDM
UIN Sunan Ampel Surabaya menjamin setiap pegawainya mempunyai
kemampuan yang sesuai atas dasar pendidikan, pelatihan, ketrampilan dan
pengalaman yang sesuai. Penetapan persyaratan bagi kemampuan yang harus
dimiliki sumber daya manusia (SDM) dituangkan dalam persyaratan jabatan
dalam dokumen Job Description pegawai. Dokumen ini dipakai sebagai salah
satu dasar dalam mempertimbangkan pemberian pelatihan, penempatan
jabatan baru, maupun rotasi pegawai.
IV.3.
Penilaian Pegawai
Penilaian diberikan untuk melihat seberapa baik peran serta pegawai
terhadap pencapaian hasil kerja. Dalam rangka proses penilaian pegawai,
Blangko DP3
bagi PNS dapat digunakan sebagai alat bantu untuk menilai
pegawai secara periodik setahun sekali. Penilaian dilakukan oleh atasan langsung
dengan mengisi penilaiannya di Blangko DP3. Hal ini dijelaskan dalam Prosedur
Mutu Pengelolaan Pegawai (UINSA-QA/PM/03-CC/06). Selain itu dilakukan
evaluasi
kinerja
dosen
pengajar
mata
kuliah
yang
dilakukan
dengan
mengevaluasi kehadiran dosen yang menyelenggarakan pengajaran di Fakultas
UIN Sunan Ampel Surabaya, yaitu dosen tetap dan dosen luar biasa. Ketentuan
KEMENTERIAN AGAMA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUNAN AMPEL
SURABAYA
MANUAL MUTU
BAB IV. MANAJEMEN SUMBER DAYA
No Dokumen
UINSA-QA/MM
No. Revisi
00
Hal
45 dari 4
Tgl Terbit
pembagian pengajaran mata kuliah diatur dalam SK Dekan tentang Dosen
Pengajar
Mata
Kuliah
(DPMK)
yang
disesuaikan
dengan
kurikulum
yang
diterapkan pada semester berlangsung berdasar kompetensi masing-masing
DPMK. Hal ini dijelaskan dalam Prosedur Mutu Evaluasi Kinerja Dosen masingmasing Fakultas yang jurusannya menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO
9001:2000 ini yaitu:
1. Fakultas Syariah dan Hukum dalam Prosedur Mutu Evaluasi Kinerja Dosen
(UINSA-QA/PM/06/03)
2. Fakultas Ushuluddin dan Filsafat dalam Prosedur Mutu Evaluasi Kinerja Dosen
(UINSA-QA/PM/07/03)
3. Fakultas Tarbiyah dan Keguruan dalam Prosedur Mutu Evaluasi Kinerja Dosen
(UINSA-QA/PM/08/03)
4. Fakultas Dakwah dan Ilmu Komunikasi dalam Prosedur Mutu Evaluasi Kinerja
Dosen (UINSA-QA/PM/04/03)
5. Fakultas Adab dan Humaniora dalam Prosedur Mutu Evaluasi Kinerja Dosen
(UINSA-QA/PM/05/03)
6. Fakultas Sains dan Teknologi dalam Prosedur Mutu Evaluasi Kinerja Dosen
(UINSA-QA/PM/11/03)
7. Fakultas Ekonomi dan Bisnis Islam dalam Prosedur Mutu Evaluasi Kinerja
Dosen (UINSA-QA/PM/09/03)
8. Fakultas Psikologi dan Kesehatan dalam Prosedur Mutu Evaluasi Kinerja Dosen
(UINSA-QA/PM/11/03)
9. Fakultas Sosial dan Ilmu Politik dalam Prosedur Mutu Evaluasi Kinerja Dosen
(UINSA-QA/PM/10/03)
IV.4.
Peningkatan kompetensi
Peningkatan kompetensi dilakukan oleh UIN Sunan Ampel Surabaya
sebagai
salah
satu
tindakan
yang
dilakukan
terhadap
pegawai
untuk
memperkecil gap (kesenjangan) antara standard kompetensi personil dan
kemampuan yang dimiliki pegawai. Pengelolaan peningkatan kompetensi
KEMENTERIAN AGAMA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUNAN AMPEL
SURABAYA
MANUAL MUTU
BAB IV. MANAJEMEN SUMBER DAYA
No Dokumen
UINSA-QA/MM
No. Revisi
00
Hal
46 dari 4
Tgl Terbit
dilakukan oleh Ketua LPM sesuai dengan tata cara yang dijelaskan dalam
Prosedur Mutu Peningkatan Kompetensi (UINSA-QA/PM/01/11).
IV.5.
Pengelolaan Pegawai
Proses ini dilakukan untuk melaksanakan peraturan Perundang-undangan
tentang kepegawaian yang meliputi kenaikan pangkat, mutasi, cuti, absensi,
pensiun, dan pemeliharaan kesehatan pegawai. Hal ini ditujukan untuk
memberikan
keamanan
dan kenyamanan
kepada setiap
pegawai
dalam
melaksanakan tugas-tugasnya dan agar setiap pegawai mempunyai motifasi
yang tinggi untuk berperan aktif dalam pencapaian hasil yang diinginkan.
Adapun mekanisme pengelolaan pegawai yang lain diatur dalam :
1.
Prosedur Mutu Tunjangan Kemahalan PNS (UINSA-QA/PM/03-CC/01)
2.
Prosedur Mutu Kenaikan Gaji Berkala (UINSA-QA/PM/03-CC/02)
3.
Prosedur Mutu Jabatan Fungsional Dosen (UINSA-QA/PM/03-CC/03)
4.
Prosedur Mutu Pengangkatan CPNS Menjadi PNS (UINSA-QA/PM/03CC/04)
5.
Prosedur Mutu Peminjaman File (UINSA-QA/PM/03-CC/05)
6.
Prosedur Mutu Pengelolaan Pegawai (UINSA-QA/PM/03-CC/06)
7.
Prosedur Mutu Rekruitment dosen S1 (UINSA-QA/PM/03-CC/07)
8.
Prosedur Mutu Rekruitmen Dosen khusus Pasca Sarjana (UINSAQA/PM/14/06)
IV.6. Pengelolaan Keuangan
Proses ini dijalankan untuk menjamin pengelolaan keuangan sebagai
sumber dana operasional kegiatan akademik dapat berjalan dengan baik.
Proses-proses pengelolaan keuangan terkait yang dilakukan bagian keuangan
dijelaskan dalam Prosedur Mutu Pengajuan Surat Perintah Permintaan (SPP) Dan
Penerbitan Surat Perintah Membayar (SPM) (UINSA-QA/PM/03-BB/01), Prosedur
Mutu Persediaan Dan Tambahan Uang (UINSA-QA/PM/03-BB/02), Prosedur Mutu
Pelaporan Realisasi Anggaran (UINSA-QA/PM/03-BB/03) dan Prosedur Mutu
Penerbitan Surat Perintah Pencairan Dana (UINSA-QA/PM/03-BB/04)
KEMENTERIAN AGAMA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUNAN AMPEL
SURABAYA
MANUAL MUTU
BAB IV. MANAJEMEN SUMBER DAYA
No Dokumen
UINSA-QA/MM
IV.7.
No. Revisi
00
Hal
47 dari 4
Tgl Terbit
Sarana dan Lingkungan
Setiap
sarana
yang
diperlukan
bagi
pekerjaan
yang
mendukung
penerapan sistem manajemen mutu direncanakan dan disediakan melalui
penyusunan DIPA. Sarana yang dimaksud antara lain: (1) Gedung, ruang kerja
termasuk perlengkapannya, (2) Peralatan proses dan pendukungnya (baik
perangkat lunak maupun perangkat keras), (3) Sarana komunikasi
dan
transportasi.
Pemeliharaan sarana dilakukan dengan mengidentifikasi keperluan jenis
pemeliharaan
dan
frekuensi
yang
dibutuhkan.
Monitoring
pelaksanaan
pemeliharaan sarana dilakukan oleh Bagian Umum . Untuk perencanaan
pemeliharaan sistem yang dipakai pada proses realisasi pelayanan (berupa
perangkat lunak maupun perangkat keras) di tuangkan pada buku pemeliharaan.
Mengenai tata cara pemeliharaan sarana dan prasarana dijelaskan lebih lanjut
dalam Prosedur Mutu Pemeliharaan Sarana (UINSA-QA/PM/03-DD/02).
Kenyamanan lingkungan dipertimbangkan terutama bagi personil yang
melakukan proses belajar mengajar demi meningkatkan kepuasan pelanggan.
Kenyamanan lingkungan juga dipertimbangkan agar setiap pegawai merasa
nyaman dalam bekerja sehingga dapat memberikan hasil yang maksimal bagi
pencapaian target yang ditetapkan. Bagian Umum bertanggung jawab terhadap
pemeliharaan
lingkungan.
kenyamanan
Mengenai
tata
lingkungan
cara
dan
pemeliharaan
pemeliharaan
kenyamanan
kebersihan
lingkungan
dijelaskan lebih lanjut dalam Prosedur Mutu Inventaris, ATK, Kebersihan,
Teknisi, Keamanan (UINSA-QA/PM/03-DD/02).