SISTEM INFORMASI PENGAJUAN CUTI DAN REQUEST JADWAL KERJA BERBASIS WEB PADA CONTACT CENTER PLN 123 JAKARTA

  SNIPTEK 2014

ISBN: 978-602-72850-5-7

  

SISTEM INFORMASI PENGAJUAN CUTI DAN REQUEST JADWAL KERJA

BERBASIS WEB PADA CONTACT CENTER PLN 123 JAKARTA

Raka Ibnu Sholeh Sadami

  STMIK Nusa Mandiri rakaibnuu@gmail.com

  

Noer Hikmah

  AMIK BSI Jakarta noer.nhh@bsi.ac.id

  Suryanto

  AMIK BSI Jakarta suryanto.syt@bsi.ac.id

  ABSTRAK

  — Contact Center PLN 123 Jakarta adalah Perusahaan yang dikembangkan oleh PT.

  Icon Plus untuk memenuhi kebutuhan layanan PT. PLN (Persero), contact center bergerak dibidang pelayanan informasi dan semua prodak bisnis sebuah perusahaan / instansi tersebut demi meningkatkan pelayanan terhadap pelanggan dan menjaga reputasi perusahaan tersebut dari praktik percaloan. Perkembangan teknologi sekarang ini membawa dampak yang baik bagi manusia, dalam hal ini khususnya bagi sebagian besar perusahaan, dimana teknologi dapat mempermudah kegiatan manusia dan menjadi salah satu implementasi teknologi informasi yang sangat membantu di bagian kepegawaian seperti dalam halnya mengelola proses cuti dan request jadwal pegawai, dimana saat ini sudah banyak perusahaan yang menjalankan sistem kerja bergeser (shifting) yang tidak mudah halnya bagi atasan untuk memberikan keputusan atas permohonan data tersebut, dengan adanya sistem informasi bebasis web ini semua karyawan dapat mengaksesnya dimana saja (Internet) atau dilingkungan perusahaan (Inranet), dan sangat berperan dalam meningkatkan kinerja yaitu efisiensi waktu di bagian manajemen / kepegawaian, dalam pembuatan laporan yang lebih cepat, mudah, resiko data tercecer dan hilang akan semakin diminimalisir, karena dengan digunakannya sistem penyimpanan berbasis data yaitu Database MySql Kata Kunci: Contact Center, Cuti, Request Jadwal Kerja, Web, Internet, Intranet.

• – dokumen dari tempat penyimpanan ini dapat menjadi pengalaman yang melelahkan. Dokumen dapat salah letak atau bahkan hilang dan rusak. Sangat jarang ada cadangan (back-up) untuk dokumen seperti ini. Menurut Gandana Akhmad Syaripudin, dan Rinda Cahyana dalam jurnal Algoritma (2015: 1) “Penelitian tentang aplikasi pengajuan cuti pegawai secara online penting dilakukan karena memeberi manfaat dalam memberikan informasi dengan cepat, dan memberikan kemudahan bagi pegawai untuk dapat mengaukan cuti dan mengakses informasi cuti pegawai”.

  PENDAHULUAN

  Cuti merupakan salah satu hak karyawan. Cuti dapat digunakan oleh pegawai untuk tidak dapat masuk kerja dengan alasan tertentu, misalkan refreshing, istirahat sakit, melahirkan, menunaikan kewajiban agama, dan keperluan lain sesuai dengan ketentuan cuti pada masing-masing organisasi / instansi. untuk Request (Permohonan) dalam Bahasa Inggris, Request jadwal kerja adalah salah suatu permohonan karyawan kepada atasan dalam mengelola tanggung jawabnya dalam bekerja disebuah institusi / perusahaan dan kegiatan pribadinya, request jadwal biasanya diterapkan pada instansi / perusahaan yang mengunakan sistem jadwal kerja bergeser / berubah atau sering disebut kedalam bahasa inggris shift / shifting. Setiap karyawan yang sudah memiliki rencana (planing) dapat mengajukan request jadwal kerja dengan tujuan tercapainya sinergi antara karyawan dan perusahaan / instansi dalam menunjang kinerja.

  Dalam pengelolaan cuti dan request jadwal kerja yang baik sebuah perusahaan diharapkan dapat menjaga performa pegawainya dan sebuah perusahaan diharapkan juga dapat menjalankan proses bisninya dengan baik untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Seiring dengan perkembangan teknologi yang begitu pesat, sistem informasi yang berbasis web dimanfaatkan sebagai sarana peningkatan informasi. Pemanfaatan tersebut akan mempermudah suatu pekerjaan seperti halnya pengolahan data lebih cepat, keputusan yang akan diambil lebih tepat, menghemat waktu dan biaya. Selain itu sistem informasi yang berbasis web juga dapat menjadi sarana promosi yang efisien dan sumber informasi yang dapat diakses oleh pengguna internet yang semakin lama semakin luas. Sebagian besar dari informasi bisnis saat ini masih dalam format kertas. Bagian ini merupakan perkantoran modern yang tidak berubahbakan sampai sekarang masih tetap kokoh terpakai seolah tak bisa tergantikan. Kertas dokumen

ISBN: 978-602-72850-5 -7 SNIPTEK 2014

  Setelah penulis amati permasalahan yang dihadapi 123 Site Jakarta adalah semua pemrosesan data khususnya dibidang kepegawaian masih dilakukan secara manual dimana dalam proses pembuatan permintaan cuti dan request jadwal maupun dalam pembuatan laporan setiap bulannya masih menggunakan kertas, microsoft word maupun Excell, sehingga sering kali menghadapi permasalahan dalam kegiatan oprasionalnya. Untuk dapat mempermudah para karyawan melakukan proses cuti serta mendapatkan informasi-informasi yang berhubungan dengan cuti secara lengkap dan terperinci, bagian manajemen kepegawaian diharapkan dapat membuatkan sistem informasi secara online. Para karyawan tidak harus mendapatkan informasi tersebut dengan datang langsung ke bagian manajemen kepegawaian, tetapi cukup dengan mengakses internet / intranet di instasi / perusahaan dan aplikasi Sistem Informasi Cuti Karyawan dan Request Jadwal Contact Center PLN 123 Jakarta dengan mudah, tidak memerlukan waktu yang lama. Maka penulis tertarik untuk mengangkat masalah ini menjadi suatu sistem informasi berbasis web

  2.1.4. Studi Literatur Penulis mencoba mencari perbandingan dengan studi sejenis dari beberapa penulisan dibeberapa karya ilmiah.

  2.2.1. Tahap Perencanaan Sistem (System Planning) Perencanaan sistem merupakan tahap paling awal yang memberikan pedoman dalam melakukan langkah selanjutnya. Perencanaan yaitu tahapan dimana semua pekerjaan dan aktivitas yang dikerjakan sebelum aplikasi ini diproduksi secara nyata, dalam tahapan ini dilakukan:

  2.2. Model Pengembangan Sistem Model pengembangan sistem yang digunakan dalam pengembangan sistem berbasis web ini, adalah model SDLC (System Development Life Cycle) yang secara garis besar adalah suatu tahap atau bertahap untuk melakukan analisa dan membangun suatu rancangan sistem dengan menggunakan siklus yang lebih spesifik terhadap kegiatan pengguna (kendal & kendal, 2006). Setiap pengembangan mempunyai Strategi yang berlainan, namun demikian pada dasarnya sirklus hidup pengembangan sistem informasi ini dapat diuraikan tahapan-tahapannya sebagai berikut :

BAHAN DAN METODE

  2.1.3. Studi Pustaka Penulis melakukan penelitian keputusan untuk memperoleh aspek-aspek teoritis dalam pengumpulan data yang berhubungan dengan

  2.1.2. Wawancara Dalam hal ini penulis melakukan wawncara untuk melengkapi bahan yang sudah ada selama observasi, penulis melakukan wawancara kepada pimpinan perusahaan dan karyawan yang berkaitan dengan sistem yang diteliti.

  1. Feasibility Study

  2. Alokasi Waktu

  Teknik Pengumpulan Data Penulis memperoleh data dengan melakukan riset secara langsung kepada instansi terkait dalam prosedur yang sistematik dan standar sehingga mendapatkan data-data yang baik dan benar dengan teknik pengumpulan data sebagai berikut :

  2.2.2. Tahap Analisa Analisa sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan. Pada tahapan ini, dilakukan analisa sistem yang sedang berjalan di Contact Center PLN 123 Jakarta, yang masih dilakukan secara manual dan melakukan identifikasi terhadap masalah yang muncul yang nantinya akan mendapatkan solusi terbaik. Kegiatan-kegiatan yanng dilakukan dalam tahapan ini, diantaranya adalah :

  1. Prosedur Sistem Berjalan

  2. Dekomposisi Fungsi Sistem Berjalan

  3. Activity Diagram

  4. Spesifikasi Sistem Berjalan

  5. Permasalahan

  6. Alternatif Permasalahan

  2.1.1. Observasi Dalam hal ini penulis melakukan observasi atau pengamatan secara langsung untuk mempelajari, mengamati dan mengumpulkan data serta informasi yang digunakan dalam kegiata di dalam sistem yang sedang berjalan.)

  3. Cakupan (Skope)

  SNIPTEK 2014

ISBN: 978-602-72850-5-7

  Setelah melakukan tahapan analisi,maka dilakukan tahapan desai (perancangan) sistem cuti karyawan dan permohonan jadwal kerja ini, dengan merancang dan menggambarkan proses-proses sistem yang baru. Kegiatan yang dilakukan dalam tahapan ini, meliputi:

  1. Dekomposisi Fungsi Sistem Usulan

  2. Desain Sistem (UML)

  3. ERD (Entity Relationship Diagram)

  4. Spesifikasi Basis Data

  2.2.4. Tahap Pengembangan (Development) Program-program dalam Perancangan Sistem Informasi Cuti dan request jadwal kerja akan dibagi menjadi 2 kelompok, yaitu application program dan GUI program.

  2.2.5. Tahap Ujicoba (Testing) Pada tahapan ini akan dilakukan testing atau pengunaan program secara keseluruhan dari Sistem Informasi Cuti dan Request Jadwal Kerja Karyawan ini. Tujuan dari tahapan ini adalah untuk memastikan agar apliaksi ini sudah benar - benar layak untuk dipublikasikan

  2.2.6. Tahap Implementasi (implementation)

Gambar 3.1. Use Case Diagram Sistem Informasi Cuti dan Requestt Jadwal

  Implementasi adalah proses untuk menerapkan Sistem informasi Cuti dan Request Jadwal Kerja

  3.1.2. Proses Login Member/Karyawan Karyawan Berbasi Web Pada Contact Center PLN 123 Jakarta yang dibagun agar user dapat menggunakannya. Pada tahapan ini, implementasi dilakukan dengan beberapa proses, yaitu :

  1. Memberitahu User (Notify User)

  2. Melatih User (User Traning)

HASIL DAN PEMBAHASAN

  Berdasarkan hasil sistem dan desain yang dilakukan dari sistem yang dibangun dapat ditunjukan dengan gambar berikut dibawah ini :

  3.1. Rancangan Sistem

Gambar 3.2. Usecase diagram Login

  3.1.1. Use case Diagram Sistem Usulan, Sistem Informasi Cuti dan Request Jadwal

ISBN: 978-602-72850-5 -7 SNIPTEK 2014

  3.1.3. Proses Pengajuan dan ACC Team Leader

  3.1.6. Activity Diagram _{Activity Diagram Usulan Pengajuan Cuti Dan Request jadwal Kerja Karyawan Team Leader Deskcontrol Admin Formulir Cuti dan Cuti dan Requst} Mengisi Formulir _{Request Jadwal Jadwal Kerja Mengajukan Kerja Menerima Formulir Cuti dan Request Pengajuan Cuti Dan Request Mengetahui Jadwal Kerja Menyerahkan Menerima Formulir Mengirim dan} Jadwal Kerja

Gambar 3.3. Usecase Diagram Pengajuan dan ACC Form Cuti dan Cuti dan Request Request Jadwal Jadwal Kerja Kerja

  Team Leader _{Master Cuti dan Request Jadwal Melihat Data}

  3.1.4. Proses Pengajuan dan ACC Deskcontrol _{Formulir Cuti dan Formulir cuti dan Formulir cuti dan Request Jadwal Disposisi request jadwal tidak disetujui request jadwal Menyerahkan tidak disetujui Disetujui PersetujuanCuti dan Request Inrformasi} Menerima _{Jadwal Formulir cuti dan Cuti dan Request request jadwal Jadwal yanf Disetujui Menyerahkan Menerima Formulir Disetujui dan tidak Disetujui Simpan Kedalam Data Master} Laporan

Gambar 3.6. Activity Diagram Sistem Usulan, SistemGambar 3.4. Usecase Diagram Pengajuan dan ACC Informasi Cuti dan Rfequest Jadwal

  Deskcontrol

  3.1.7. Entiti Relationship Diagram (ERD)

  3.1.5. Proses Pembuatan Laporan Admin

  SNIPTEK 2014 _{act ERD Leader}

ISBN: 978-602-72850-5-7

  _{nama id_formulir_cuti bagian_control no_formulir_cut bagian_leader} no_pegawai _{Deskcontrol id_formulir_req bagian_leader no_pegawai id_pegawai PEGAWAI TEAM LEADAER no_pegawai} no_pegawai id_formulir _{Mengambil Mengirim FORMULIR CUTI id_formulir_cuti id_leader no_pegawai FORMULIR REQUEST id_formulir_req id_formulir_cuti Menyetujui}

Gambar 3.10. Tampilan Form Request Jadwal

  _{id_formulir_cuti id_formulir_req} id_formulir_req bagian_control _{no_formulir_req bagian_leader no_pegawai Leader Deskcontrol id_formulir_req Mengirim Data Menyetujui} ADMIN DESKCONTROL _{bagian_control bagian_leader no_pegawai id_formulir_cuti id_formulir_req id_formulir_req id_formulir_cuti id_formulir_cuti id_formulir_req id_control no_pegawai bagian_control}

Gambar 3.11. Tampilan Informasi persetujuan CutiGambar 3.7. Entity Relationship Diagram Sistem

  Usulan , Sistem Informasi Cuti dan Request Jadwal

  3.2. Rancangan Tampilan Web

Gambar 3.12. Tampilan Informasi Persetujuan

  Request Jadwal

  KESIMPULAN

  Dari Hasil riset lapangan dan proses pembuatan web yang penulis lakukan, maka penuis

Gambar 3.8. Tampilan Login menyimpulkan beberapa hal sebagai berikut:

  1. Sistem cuti online yang dibuat dapat mempermudah proses pengajuan dan persetujuan cuti dan request jadwal kerja. Dengan sistem cuti online, proses pengajuan usulan cuti bisa dilakukan tanpa harus bertatap muka secara langsung.

  2. Dengan adanya web program cuti online, karyawan diharapkan dapat menerima informasi yang lebih tentang kepegawaian khususnya permasalahan cuti dan request jadwal.

Gambar 3.9. Tampilan Form Cuti

ISBN: 978-602-72850-5 -7 SNIPTEK 2014

  Terima kasih kepada supervisior contact center pln 123 yang selalu mengingat, serta rekan-rekan dan staff contact center pln 123 yang selalu memberikan semangat dan dukungan selama

  REFERENSI Arif, Setiyanto, Febrilian Samopa dan Alwi.

  Pembuatan Sistem Informasi Cuti Pada Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara Dengan Menggunakan PHP dan MYQL. Jurnal Teknik Pomits Vol. 2. (2013). ISSN : (2337-3539)

  Aji Priyono,S.T Albertus Bayu. 2008. Analisis Sistem. Yogyakarta : C.V Andi Offset

  Bambang, Dwiyanto. 2011. Mempermudah Akses Pelayanan Di Bidang Kelistrikan.( Sumber :

   Database MYSQL.Yogyakarta Penerbit Andi.

  Gandana Akhmad, Syaripudin,Rinda Cahyana.

  Pengembangan Aplikasi Web untuk pengajuan cuti pegawai secara online. Jurnal Algoritma Hidayat. 2010. Cara Praktis

  Membangun Website Gratis : Memanfaatkan Layanan Domine Dan Hosting Gratis. Jakarta : Media Komputindo