TINJAUAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PERLENGKAPAN KANTOR PADA PT.WIJAYA KARYA

  SNIPTEK 2014

   ISBN: 978-602-72850-5 -7 TINJAUAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PERLENGKAPAN KANTOR PADA PT.WIJAYA KARYA Indria Widyastuti

  AMIK BSI Jakarta Email: indria.iwi@bsi.ac.id

  Dewi Citra Lestari

  Politeknik LP3i Bandung Bandung

  ABSTRAK

  —Pengelolaan inventarisasi peralatan, transaksi peminjaman dan sebagainya, yang mana bila dikerjakan secara konvensional akan membutuhkan banyak tenaga, waktu dan tempat. Hal ini akan menyebabkan penerapan sistem informasi belum dapat berjalan dengan baik. Dalam penelitian ini penulis menggunakan metode deskriptif kualitatif. Berdasarkan hasil peninjauan yang dilakukan pada PT. Wijaya Karya maka penulis dapat menarik kesimpulan bahwa dalam melaksanakan sistem informasi akuntansi perlengkapan sudah berjalan dengan baik sesuai dengan prosedur yang telah dibuat oleh PT. Wijaya Karya. Walaupun dalam pelaksanaanya masih menghadapi hambatan/kendala, namun PT. Wijaya karya telah menemukan solusi-solusi untuk menghadapi kendala yang dihadapi tersebut sehingga pelaksanaan Sistem Informasi Akuntansi Perlengkapan tetap berjalan dengan baik.

  Kata Kunci: sistem informasi akuntansi, pembelian, perlengkapan kantor

  ABSTRACT

  —Inventory management equipment, lending transactions and so on, which when done conventionally will require a lot of manpower, time and place. This will cause the application of information systems have not been able to run properly. In this study the authors used descriptive qualitative methods. Based on the results of a review conducted at PT. Wijaya Karya, the authors can draw the conclusion that in implementing accounting information systems equipment in PT. Wijaya Karya has been running well in accordance with procedures that they have been made. Although in its implementation still faces obstacles / obstacles, but PT. Wijaya Karya has found solutions to deal with the constraints faced.

  Keywords: accounting information system, purchase, office supplies PENDAHULUAN

  Pengelolaan inventarisasi peralatan, transaksi peminjaman dan sebagainya, yang mana bila dikerjakan secara konvensional akan membutuhkan banyak tenaga, waktu dan tempat

  (Niswatin, 2013). Hal ini akan menyebabkan penerapan sistem informasi belum dapat berjalan dengan baik. Penerapan sistem informasi akuntansi perlengkapan yang belum berjalan dengan baik disebabkan banyak masalah yang terjadi diantaranya pada saat permintaan perlengkapan. Pada saat permintaan perlengkapan biasanya bagian PPIC atau bagian lainnya yang mengajukan permintaan sering mengisi data yang kurang lengkap, sehingga spesifikasi perlengkapan yang diminta pun tidak jelas hal ini mengakibatkan terhambatnya proses permintaan ke bagian pembelian. Dalam sistem perlengkapan pada bagian

  procurement atau pembelian juga sering

  mengalami keterhambatan, masalah yang selalu terjadi yaitu sering menerima permintaan perlengkapan yang berubah-ubah, data dan informasi yang kurang lengkap mengenai perlengkapan yang diminta, sehingga menghambat proses pemesanan. Dan masalah yang timbul juga disebabkan pada persediaan perlengkapan yang dipesan oleh perushaan kepada pemsok tidak tersedia, menyebabkan bagian pemesanan harus mencari perlengkapan ke pemasok yang lain dan membutuhkan waktu yang lama karena perlu melakukan negosiasi kembali. Masalah yang dihadapi saat penerimaan perlengkapan yaitu terhambatnya pencatatan dibagian gudang sehingga jika dipaparkan perlengkapan yang masuk kegudang tidak dicatat terlebih dahulu melainkan perlengkapan yang datang langsung dikirim kelokasi pemesan, hal tersebut mengakibatkan penginputan data pada sistem tertunda. Perbaikan prosedur dalam sistem pembelian persediaan yang baik mencakup prosedur yang diperlukan untuk mengumpulkan data dan mengolahnya menjadi suatu laporan yang akurat (Kriswanto, 2014). Dengan sistem dan prosedur yang baik pada pembelian persediaan maka secara tidak langsung telah memperoleh pengawasan mutu dalam prosedur pembeliannya. Sistem informasi pengadaan peralatan dapat meningkatkan kemampuan teknis SDM pada institusi yang bersangkutan agar pelaksanaan

ISBN: 978-602-72850-5 -7 SNIPTEK 2014

  pengadaan barang /jasa yang sebagian atau seluruhnya dilakukan secara efisien, efektif, terbuka dan transparan, serta tidak diskriminatif dan akuntabel. Mudah mengevaluasi terhadap pemakaian peralatan dan bahan sehingga dapat terukur besarnya anggaran biaya peralatan dan bahan tersebut, yang akhirnya dapat digunakan sebagai acuan koreksi secara mendasar atas kecenderungan sikap, cara berfikir dan perilaku birokrasi yang menyimpang dalam pengadaan barang atau jasa (Indra, 2012).

  2. Penelitian Lapangan a.

  Dari hasil peninjauan yang dilakukan penulis pada PT. Wijaya Karya tentang sistem informasi akuntansi perlengkapan. PT. Wijaya Karya telah menggunakan sistem yaitu Sistem SAP. sistem SAP adalah sistem yang digunakan untuk mencatat semua transaksi mengenai kegiatan

  4.1 Sistem Informasi Akuntansi Perlengkapan PT. Wijaya Karya

  Sistem Informasi yang akan dibahas meliputi prosedur permintaan pembelian, prosedur pemesanan perlengkapan, prosedur penerimaan perlengkapan dan prosedur penggunaan perlengkapan sampai dengan pembuatan laporan pembelian dan penggunaan perlengkapan yang telah diamati di PT. Wijaya Karyaselama bulan Januari – April 2014.

  Rancangan Penelitian

  Wawancara Teknik pengumpulan data dengan cara mengajukan pertanyaan secara langsung kepada pihak yang terkait untuk mendapatkan informasi yang lebih jelas. Dalam penulisan ini penulis melakukan wawancara langsung kepada pihak-pihak yang terkait dengan proses pengadaan perlengkapan.

  b.

  Pengamatan (Observasi) Yaitu teknik pengumpulan data dengan cara menganalisa secara langsung pada PT. Wijaya Karya, guna untuk mengetahui pelaksanaan sistem informasi akuntansi perlengkapan kantor.

  1. Studi kepustakaan Yaitu teknik pengumpulan data dengan cara menganalisa melalui buku yang berkaitan dengan sistem informasi akuntansi dalam pengadaan barang. Teknik ini dilakukan paling awal untuk melihat data mengimpun pengetahuan dari berbagai sumber.

  Penelitian Sebelumnya

  Dalam penelitian ini penulis membutuhkan data yang berhubungan dengan kajian yang dibahas antara lain sumber dari:

  Teknik Pengumpulan Data

  Dalam penelitian ini penulis menggunakan metode deskriptif kualitatif yaitu suatu metode sebuah penulisan yang menggambarkan secara jelas yang telah didapat oleh penulis dari hasil observasi pada perusahaan serta menganalisadata. Data kualitatif adalah data manajerial. data yang dijabarkan secara terperinci sehingga analisis data-data tersebut bersifat spesifik, terutama untuk meringkas data dan menyatukannya dalam suatu alur analisis yang mudah dipahami pihak lain.

  BAHAN DAN METODE Metodologi Penelitian

  4.Penelitian yang dilakukan oleh (Gilang Gemilang Wahyu Aji Wijaya, 2013) Pemanfaatan tekmologi informasi diperuntukkan bagi peningkatan produktifitas suatu usaha dan juga daya saing usaha tersebut. Semakin tunggi produktivitas suatu usaha semakin besar juga daya saing usaha-usaha tersebut di pasaran.

  3.Penelitian yang dilakukan oleh (Galih Ariadhi Pranata, 2014) Salah satu bagian yang mendukun proses operasional adalah bagian pengadaan barang dari bagian Administrasi Umum (AU). Pengadaan barang meliputi dua jenis barang yang dibedakan, yaitu barang investasi dan barang supplies.

  2.Penelitian yang dilakukan oleh (Nugraha, 2012) Instansi / perusahaan / organisasi yang akan menggunakan sistem informasi pengelolaan ATK harus mempersiapkan sumber daya manusia sesuai dengan peran masing-masing dalam mendukung sistem secara keseluruhan. Persiapan infrastruktur dalam mendukung sistem pengelolaan ATK ini sangat diperlukan seperti komputer, jaringan komputer dan lain-lain. Instansi / perusahaan / organisasi yang akan menggunakan sistem informasi ini harus mempersiapkan dana yang cukup agar sistem pengelolaan ATK terlaksana dengan baik.

  1. Penelitian yang dilakukan (Muhammad Amria Lubis, 2014) Berdasarkan informasi yang dihasilkan oleh Sistem Informasi dapat membantu manajemen pada bagian Umum dan Perlengkapan yang berkaitan dengan pemeliharaan Peralatan dan Mesin Kantor untuk meningkatkan efisiensi karena Sistem Informasi dapat menyediakan informasi tentang riwayat pemeliharaan, rekam biaya pemeliharaan dan pelacakan informasi tang relevan seperti penyebab masalah. Sebagai contoh efisiensi dari segi biaya tidak lagi dilakukan pemeliharaan terhadap peralatan yang sudah uzur dan waktu tunggu selama masa perawatan.

HASIL DAN PEMBAHASAN

  2. Surat Permintaan Penawaran Harga Dokumen dibuat oleh bagian pembelian lalu dikirimkan kepada pemasok. isi surat permintaan penawaran haraga yaitu mengenai perlengkapan yang diminta kepada pemasok.

  SNIPTEK 2014

ISBN: 978-602-72850-5 -7

  operasional perusahaan yang digunakan oleh bagian akuntansi diperusahaan.

  4.1.1 Fungsi

• – Fungsi Terkait Berjalannya Sistem infomasi akuntansi perlengkapan yang digunakan perusahaan untuk transaksi pengadaan ada beberapa Fungsi-fungsi yang terkait di dalamnya anatara lain adalah: 1.

  Fungsi procurement bertanggung jawab untuk mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan perlengkapan dan melakukan pemesanan pembelian kepada pemasok yang dipilih serta menginput transaksi pembelian dan melaporkan ke bagian akuntansi.

  6. Tanda Terima Dokumen ini adalah dokumen yang diterima oleh fungsi penerimaan dari pemasok mengenai barang yang dipesan oleh perusahaan.

  Fungsi User (Pengguna) Fungsi ini mengajukan permintaan pengadaan perlengkapan dalam formulir surat permintaan pengadaan perlengkapan ke bagian procurement.

  Gambar 1. Flow ChartPermintaan Perlengkapan

  Flow Chart Permintaan Perlengkapan Bagian Pengguna (User)

  4.1.3. Prosedur Permintaan Perlengkapan 1.

  8. Laporan Pembelian.

  7. Laporan Penerimaan Barang.

  5. Surat Jalan Dokumen ini adalah dokumen yang diterima oleh fungsienerimaan dari pemasok yang berfungsi sebagai surat pengantar atas barang yang tercantum didalamnya yang ditujukan kepada penerima dan mempunyai kekuatan hukum.

  3. Fungsi Penerimaan (Logistik) Fungsi penerimaan bertanggung jawab untuk melakukan pmeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan. Dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok.

  4. Surat Pemesanan Pembelian (Purchase Order) Surat pemesanan pembelian adalah surat yang dibuat oleh bagian pembelian untuk memesan perlengkapan kepada pemasok yang telah dipilih.

  3. Surat Penawaran Harga Dokumen yang diterima dari pemasok atas surat permintaan penawaran harga yang dikirim oleh bagian pembelian.

  2. Fungsi Procurement(pembelian)

  Surat Permintaan Pembelian (SPP) Dokumen ini merupakan formulir yang di isi oleh pemakai perlengkapan atau barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian perlengkapan dengan jenis, jumlah dan mutu seperti yang disebut dalam surat permintaan tersebut.

  Dokumen yang digunakan oleh masing-masing fungsi yang terkait pada saat pengadaan perlengkapan adalah sebagai berikut: 1.

  5. Fungsi Akuntansi Fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian kedalam register bukti kas keluar, dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti kas keluar).

  4. Fungsi Gudang Fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan digudang, menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan, menyerahkan perlengkapan / barang yang diminta atau dibutuhkan oleh pengguna dan kontrol persediaan yang ada digudang.

4.1.2 Dokumen-Dokumen Yang Digunakan

ISBN: 978-602-72850-5 -7 SNIPTEK 2014

  Bagian Pembelian Gambar 3. Flow Chart pemesanan perlengkapan

  2. Penjelasan Flow Chart Pemesanan Perlengkapan

  Gambar 2. Flow Chart permintaan perlengkapan

  a. Bagian Pembelian menerima Surat permintaan pembelian (SPP). Dari bagian permintaan, (Lanjutan) bagaian permintaan ini antara lain Plan

  2. Penjelasan Flow Chart Permintaan

  production and inventory control (PPIC),

  perlengkapan

  Enginering, warehouse dan bagian lain yang mengajukan permintaan.

  a. Bagian Pengguna b.

  Mengecek Surat permintaan pembelian, Dimulai dari bagian pengguna membuat Surat

  Membuat Surat Permintaan Penawaran Harga Permintaan Pembelian . Dan mengirimkan SPP ke

  (SPPH) sebanyak tiga rangkap dan bagian pembelian Mengirimkan SPPH ke pemasok.

  c.

  Bagian Pembelian c. 1) Bagian pembelian Menerima Surat

  Bagian pembelian menerima Surat Penawaran permintaan pembelian,Cek persediaan Harga (SPH) dari pemasok. perlengkapan ke gudang melalui telpon.

  d.

  Membuat perbandingan harga.

  2) Jika persediaan ada maka SPP 2 akan dikirim e.

  Bagian pemebelian Membuat keputusan. ke gudang.Jika persediaan tidak ada maka bagian f.

  Jika tidak sesuai dengan harga dan spesifikasi pembelian akan membuat surat permintaan maka bagian pembelian akan membuat penawaran harga. kembali surat permintaan penawaran harga

  4.1.4 Prosedur Pemesanan Perlengkapan sebanyak 3 rangkap dan akan mengirimkannya ke pemasok yang lain.

  1. Flow Chart Pemesanan Perlengkapan

  SNIPTEK 2014

   ISBN: 978-602-72850-5 -7 g.

  Bagian Gudang Jika sesuai antara harga dan spesifikasi maka bagian pembelian membuar Surat Order

  Pembelian rangkap 3.

  h.

  Surat Order Pemebelian 1. Dikirim ke pemasok.Surat Order Pembelian 2 dikirim ke bagian penerimaan. Surat Order pemebelian 3 diarsipkan berdasarkan tanggal.Surat penawaran harga yang dikirim oleh pemasok diarsipkan.Surat permintaan pembelian 2 di arsipkan.Mengirimkan Surat Permintaan Pembelian 1 ke gudang.

4.1.5 Prosedur Penerimaan Perlengkapan 1.

   Flow Chart Penerimaan Perlengkapan

  Bagian Penerimaan (Logistik) Gambar 5. Flow Chart penerimaan perlengkapan (lanjutan) Gambar 6. Flow Chart penerimaan perlengkapan (lanjutan)

  Gambar 4. Flow Chart penerimaan perlengkapan

ISBN: 978-602-72850-5 -7 SNIPTEK 2014

  Bagian Akuntansi Gambar 7. Flow Chart penerimaan perlengkapan (lanjutan)

  c. Bagian Pembelian 1)

  Flow Chart Pemakaian Perlengkapan Bagian Gudang Gambar 8. Flow Chart pemakaian perlengkapan

  4.1.6 Prosedur Pemakaian Perlengkapan 1.

  Input data mengenai laporan pembelian ke buku jurnal umum atau jurnal khusu pembelian dan diarsipkan.

  2) Cek laporan pembelian barang/perlengkapan. 3)

  Menerima Laporan pembelian barang/perlengkapan dari bagian pembelian.

  d. Bagian Akuntansi 1)

  Membuat laporan penerimaan barang rangkap 2, Rangkap 1 di input ke buku pembelian.Rangkap 2 dikirim ke bagian akuntansi.

  Menerima Laporan penerimaan barang dari bagian penerimaan / logistic, Cek Laporan penerimaan barang. 2)

  Menerima Barang dan laporan penerimaan barang dari bagian logistik. Memeriksa barang dan menyimpan barang. 2) Input barang masuk ke kartu persediaan.

  2. Penjelasan Flow Chart Penerimaan Perlengkapan a. Bagian Penerimaan

  b. Bagian Gudang 1)

  9) SOP 2 dan surat jalan yang telah ditandatangani di arsipkan.

  8) Laporan Penerimaan Barang Rangkap 3 akan di arsipkan.

  6) Rangkap pertama beserta barang yang diterima dikirim ke bagian gudang.

  5) Membuat Laporan penerimaan barang sebanyak 3 (tiga) rangkap.

  4) Jika barang yang diterima sesuai dengan yang dipesan maka bagian penerimaan membual laporan penerimaan barang (LPB).

  3) Memeriksa barang berdasarkan PO dan Surat jalan.

  2) Menerima Barang dan Surat jalan yang dikirimkan oleh pemasok.

  1) Menerima Surat order pembelian dari bagian pembelian.

7) Rangkap ke dua dikirim kebagian pembelian.

  SNIPTEK 2014

ISBN: 978-602-72850-5 -7

UCAPAN TERIMA KASIH

  a. Bagian Gudang 1)

  REFERENSI

  2. Penjelasan Flow Chart Pemakaian Perlengkapan

  Nugraha, D. W. (2012). Membangun Sistem Informasi Pengelolaan Alat Tulis Kantor (ATK) Berbasis WEB. Majalah Ilmiah Mektek Vol XIV No 2 , 44-51.

  Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Multimedia. Yogyakarta: STMIK AMIKOM.

  Niswatin, R. K. (2013). Sistem Informasi Terdistribusi Pada Manajemen Inventarisasi Peralatan Laboratorium.

  Jurnal Edik Informatika Vol 3 No 1 , 8-17.

  Muhammad Amria Lubis, I. M. (2014). Pengaruh Penerapan Sistem Informasi Pemeliharaan Peralatan dan Mesin Kantor Pada Efisiensi.

  Kriswanto, R. F. (2014). Analisa dan Evaluasi Sistem Pembelian Persediaan dan Penjualan Tunai Pada PT. ZRB. Binus Business Review Vol 5 No 1 , 355-368.

  Indra. (2012). Sistem Informasi Pengadaan Peralatan dan Bahan Praktek Mahasiswa Program Studi Teknik Listrik. Jurnal Ilmiah Elite Elektro Vol 3 No 2 , 132-138.

  Sistem Informasi Toko Alat Tulis dan Fotocopy Bengawan. Jurnal Ilmoah Go Infotech Vol 19 No 1 , 14-20.

  Gilang Gemilang Wahyu Aji Wijaya, E. C. (2013).

  Galih Ariadhi Pranata, H. T. (2014). Rancang Bangun Sistem Informasi Permintaan Pembelian Barang Berbasis WEB Di STMIK STIKOM Surabaya. Jurnal Sistem Informasi Vol 3 No 1 , 197-203.

  Dan pihak-pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu-persatu

  Menerima Surat permintaan pembelian dari bagian pembelian 2)

  Gambar 9. Flow Chart pemakaian perlengkapan (Lanjutan)

  Terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah membantu berpartisipasi dalam melakukan penelitian ini, diantaranya kepada: a.

  Saran-saran yang dapat diberikan oleh penulis atas pelaksanaan peninjauan yang dilakukan oleh penulis adalah sebagai berikut bagi PT. Wijaya Karya perlu dibuatkan flow chart kembali dalam prosedur pemakaian agar penggunaan dokumen laporan penerimaan dan pengeluaran barang gudang dapat dilaksanakan dengan baik sehingga tidak terjadi lagi penyimpangan yang menyebabkan penginputan data tertunda sehingga perlengkapan antara fisik dengan catatan perlengkapan selalu sama/ selalu akurat.

  Saran

  Berdasarkan hasil peninjauan yang dilakukan pada PT. Wijaya Karya, mengenai pelaksanaan Sistem Informasi Akuntansi Perlengkapan,maka penulis dapat menarik kesimpula sebagai berikut: Dalam melaksanakan sistem informasi akuntansi perlengkapan yang dilakuakan di PT. Wijaya Karya sudah berjalan dengan baik sesuai dengan prosedur yang telah dibuat oleh PT. Wijaya Karya. Walaupun dalam pelaksanaanya masih menghadapi hambatan/kendala, namun PT. Wijaya karya telah menemukan solusi-solusi untuk menghadapi kendala yang dihadapi tersebut sehingga pelaksanaan Sistem Informasi Akuntansi Perlengkapan tetap berjalan dengan baik.

  KESIMPULAN Kesimpulan

  Menerima Barang/perlengkapan dari bagian gudang.

  b. Bagian Pengguna (User) 1)

  Input laporan pengeluran barang ke buku persediaan persediaaan.

  Mengirimkan barang ke bagian yang mengajukan permintaan. 4)

  Memeriksa laporan permintaan 3)

  Pimpinan PT Wijaya Karya b. Staf Bagian Pembelian di PT Wijaya Karya c. Staf Bagian Gudang di PT Wijaya Karya d.