Manajemen waktu kakubutek hakekat buku teks
MANAJEMEN WAKTU
MAKALAH
Disusun Untuk Memenuhi Salah Satu Tugas Mata Kuliah Kewirausahaan
Oleh:
Widya Mauludi
141002121
Dini Islamiati
141002126
Rizal Hamzah Maolana
141002129
Sheila Zahara
141002151
Pipit Puji N Fazri
141002156
PROGRAM STUDI EKONOMI SYARIAH
FAKULTAS AGAMA ISLAM
UNIVERSITAS SILIWANGI
2014/2015
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah Subhanahu Wata’ala
atas karunia, rahmat, dan nikmat-Nyalah sehingga penulis dapat menyelesaikan
penyusunan makalah yang berjudul Manajemen Waktu.
Makalah ini diajukan untuk memenuhi salah satu tugas mata kuliah
Kewirausahaan.
Orang Arab mengatakan “Al-Waqtu Atsmanu min Adz-dzahabi” yang
artinya waktu itu adalah emas dan orang Inggris mengatakan bahwa Time is
Money atau waktu adalah uang. Kedua pribahasa tersebut menunjukan bahwa
waktu begitu penting dan berharga. Bahkan karena begitu pentingnya waktu,
Allah bersumpah atas waktu dengan firman-Nya dalam Al-Qur’an seperti dalam
QS. Asy-Syams [91]: 1-2, QS. Adh-Dhuha [93]: 1-2, atau dalam QS. Al-Lail [92]
1-2.
Untuk itu agar waktu yang dimiliki dapat digunakan seefektif mungkin,
maka diperlukan manajemen waktu yang dapat mengatur penggunaan waktu
dengan memperhatikan prioritas untuk masing-masing pekerjaan atau kegiatan.
Mungkin istilah manajemen waktu kurang begitu tepat, sebab yang dimanaje di
sini adalah diri kita, yaitu bagaimana kita dapat mengatur diri sendiri untuk
menggunakan waktu secara efektif. Sejalan dengan itu, makalah ini secara jelas
juga akan membahas mengenai hal ihwal dalam manajemen waktu.
Penulis menyadari bahwa selama penulisan makalah ini penulis banyak
mendapat bantuan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, penulis mengucapkan
terima kasih kepada:
1. Bapak H. Asep Saepulloh, Drs., M.Ag., selaku dosen pengampu Mata kuliah
Kewirausahaan;
2. Rekan-rekan seangkatan yang telah memotivasi penulis untuk menyelesaikan
penyusunan makalah ini;
3. Serta semua pihak yang tidak bisa penulis sebutkan satu per satu.
Semoga bantuan baik berupa moril maupun materil yang telah diberikan,
oleh Allah SWT. dapat diberikan balasan yang berlipat ganda.
1
Makalah ini juga masih jauh dari kata sempurna karena memiliki banyak
kekurangan, baik dalam hal isi dan sistematika maupun dalam teknik
penulisannya. Oleh sebab itu, kritik dan saran yang bersifat membangun sangat
penulis harapkan demi kesempurnaan makalah ini. Semoga makalah ini dapat
memberikan manfaat khususnya bagi penulis dan umumnya bagi para pembaca.
Tasikmalaya, Desember 2015
\
Penulis
2
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR..............................................................................................i
DAFTAR ISI..........................................................................................................iii
BAB I PENDAHULUAN.......................................................................................1
A. Latar Belakang Masalah.................................................................................1
B. Rumusan Masalah...........................................................................................2
C. Tujuan Penulisan............................................................................................2
D. Manfaat Penulisan..........................................................................................2
BAB II PEMBAHASAN........................................................................................3
A. Mengevaluasi Penggunaan Waktu..................................................................3
B. Penyitaan Waktu Terbesar...............................................................................7
C. Mengelola Waktu Secara Produktif..............................................................12
BAB III SIMPULAN DAN SARAN...................................................................17
A. Simpulan.......................................................................................................17
B. Saran.............................................................................................................17
DAFTAR PUSTAKA...........................................................................................18
3
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Ada dua pribahasa mengatakan bahwa “waktu adalah uang” dan “waktu
itu lebih berharga dari emas”. Kedua ungkapan ini sangat menggambarkan
betapa pentingnya waktu dalam kehidupan kita. Urgensi waktu juga dijelaskan
dalam Al-Qur’an, salah satunya yakni dalam Qs. Al-Ashr [103]: 1-2, yang
berarti “Demi massa. Sesungguhnya manusia itu berada dalam kerugian.”
Sekarang marilah kita lihat faktanya bahwa waktu itu merupakan aset yang
paling berharga. Karena waktu itu berbeda dengan barang atau aset-aset lain
jika kita punya waktu luang lalu kita tidak memanfaatkanya, maka waktu itu
akan berlalu begitu saja artinya tidak akan dapat kita memanfaatkanya di hari
lain. Kita tidak akan bertemu lagi dengan waktu saat ini di massa yang akan
datang.
Waktu ini menjadi berbeda dengan barang atau aset lain yang apabila tidak
kita gunakan hari ini maka kita bisa menyimpannya untuk digunakan di
kemudian hari. Seseorang yang memiliki aseet berlimpah tanpa memiliki
waktu ia tidak akan bisa menikmati aset tersebut.
Dalam kehidupan sehari-hari ada beberapa orang yang berfikiran bahwa
waktu 24 jam itu tidaklah cukup, hal ini tentu saja membuktikan bahwa begitu
pentingnya waktu bagi seseorang tersebut dan di sisi lain juga hal ini dapat
mnunjukan ketidakmampuan seseorang tersebut dalam mengelola waktu yang
ia miliki sehingga merasa kekurangan.
Untuk itu agar waktu yang dimiliki dapat dipergunakan seefektif mungkin
maka diperlukan manajemen waktu yang akan mengatur penggunaan waktu
kita dengan memperhatikan prioritas untuk masing-masing pekerjaan atau
kegiatan. Manajemen waktu disini bukan berarti kita akan mengatur
berlangsungnya waktu yang berjalan namun manajemen waktu disini berarti
cara bagaimana kita dapat mengatur diri sendiri untuk kemudian dapat
menggunakan waktu dengan seefektif mungkin.
1
Karena latar belakang inilah akhirnya penulis berkeinginan untuk
mengambil tema dalam makalah yang akan penulis susun, dengan judul
Manajemen Waktu.
B. Rumusan Masalah
Dalam makalah ini penulis akan membahas mengenai :
1. Apa saja evaluasi dari penggunaan waktu?
2. Apa saja yang membuat penyitaan waktu terbesar?
3. Bagaimana cara mengelola waktu secara produktif?
C. Tujuan Penulisan
Adapun tujuan dari pembuatan makalah ini adalah :
1. Untuk mengetahui apa saja evaluasi dari penggunaan waktu;
2. Untuk mengetahui apa saja yang membuat penyitaan waktu terbesar;
3. Untuk mengetahui bagaimana mengelola waktu secara produktif.
D. Manfaat Penulisan
Manfaat dari penulisan makalah ini adalah sebagai berikut :
1. Manfaat bagi penulis dalam penulisan makalah ini adalah untuk
menambah ilmu pengetahuan dan wawasan mengenai manajemen
waktu;
2. Manfaat bagi pembaca dalam penulisan makalah ini yaitu sebagai
acuan atau sarana untuk lebih megetahui tentang manajemen waktu,
serta
sebagai salah satu referensi dalam sistematika penulisan
makalah.
2
BAB II
PEMBAHASAN
A. Mengevaluasi Penggunaan Waktu
Hal-hal berikut ini mengidentifikasikan telah terjadinya manajemen waktu
yang tidak baik:
1. Jarang sekali mempunyai waktu unntuk mengerjkan pekerjaan yang
benar-benar penting;
2. Menggunakan waktu terlalu banyak untuk pekerjaan yang mendesak;
3. Sering masih di kantor sampai larut malam;
4. Membawa pekerjaan kantor ke rumah dan mengerjakan pekerjaan
orang lain;
5. Merasa sangat diperlukan;
6. Terlalu banyak mengikuti rapat;
7. Jarang sekali menyelesaikan tugas atau pekerjaan tepat pada
waktunya;
8. Sering merasa terburu-buru;
9. Membiarkan orang lain mengatur waktu anda.
Berikut di bawah ini akan penulis uraikan penjelasan dari masing-masing
poin di atas:
1. Jarang Sekali Mempunyai Waktu Unntuk Mengerjkan Pekerjaan
yang Benar-Benar Penting
Kita harus senantiasa melakukan evaluasi atau introspeksi terhadap
apa yang biasa kita kerjakan. Apakah memang pekerjaan-pekerjaan
yang senantiasa kita lakukan merupakan pekerjaan yang penting untuk
dilakukan dan dari pekerjaan tersebut apakah akan memberikan
banyak manfaat. Atau bahkan sebaliknya, pekerjaan-pekerjaan
tersebut kurang bermanfaat bagi diri kita maupun untuk orang lain.
Kita harus membandingkan paah dalam keseharian kita lebih
banyak disibukan oleh pekerjaan-pekerjaan yang penting atau
sebaliknya. Kalau kita jarang atau tidak sama sekali melakukan
pekerjaan yang penting, yang memberikan lebih banyak manfaat dan
3
sedikit madarat maka itu artinya penggunaan waktu kita tidak efektif
atau manajemen waktunya tidak tepat.
2. Menggunakan Waktu Terlalu Banyak Untuk Pekerjaan yang
Mendesak.
Contohnya
suatu
pekerjaan
baru
diselesaikan
menjelang
berakhirnya batas waktu. Hal ini dapat terjadi karena tidak melakukan
perencanaan yang baik dalam menjalankan suatu tugas.
Melakukan pekerjaan idealnya menggunakan skala prioritas,
artinya pekerjaan-pekerjaan yang harus dilaksanakan diurutkan
berdasarkan tingkat pentingnya pekerjaan tersebut bagi seseorang
berdasarkan tugas dan fungsinya, sehingga pekerjaan tersebut dapat
diselesaikan tepat pada waktunya atau lebih awal.
Apabila kita masih banyak melakukan pekerjaan yang mendesak
berarti pengaturan waktunya masih kurang baik karena menyelesaikan
pekerjaan yang mendesak akan terburu-buru sehingga hasilnya tidak
akan maksimal.
3. Sering Masih di Kantor Sampai Larut Malam
Apabila seseorang sering masih berada di kantor hingga larut
malam, maka hal ini menunjukan suatu ketidakmampuannya untuk
menyelesaikan pekerjaan tepat pada waktunya. Hal ini seharusnya
tidak terjadi, karena pekerjaan kantor umumnya merupakan suatu
pekerjaan yang rutin dan dapat diselesaikan pada jam kerja.
Di kantor sampai larut malam hanya akan wajar terjadi apabila ada
pekerjaan yang bersifat insidentil yang menuntut penyelesaian segera
atau untuk melaksanakan pekerjaan yang bersifat projek.
4. Membawa Pekerjaan Kantor ke Rumah dan Mengerjakan
Pekerjaan Orang Lain
Seperti halnya sering berada di kantor sampai larut malam,
membawa
pekerjaan
kantor
ke
rumah
juga
menunjukan
ketidakmampuan menyelesaikan pekerjaan tepat pada waktunya. Hal
ini akan mengambil hak atas orang-orang di rumah. Karena waktu
yang kita miliki tidak sepenuhnya merupakan hak kita, ada waktu
untuk Allah Sang Pemilik waktu sebenarnya, untuk pekerjaan, untuk
keluarga, masyarakat, dls.
4
Agar kita bisa berlaku adil maka segala pekerjaan di luar atau
kantor harus diselesaikan di kantror dan pekerjaan rumah harus di
selesaikan di rumah. Jika pekerjaan kantor dibawa ke rumah maka
penggunaan waktu di kantor tidak efektif dan selanjutnya akan
berimbas pada penggunaan waktu di rumah.
5. Merasa Sangat Diperlukan
Ketika seseorang merasa dirinya sanngat diperlukan maka ia akan
seantiasa berusaha untuk melibatkan diri dalam setiap kegiatan.
Walaupun sebenarnya ia tidak terlalu berkompeten dalam bidang
tersebut. Jika hal ini tejadi maka akan mengakibatkan akan
terambilnya waktu untuk menyelesaikan tugas utamanya.
Disamping itu juga perilaku seperti ini mungkin
dapat
menyebabkan kurang efektifnya pelaksanaan pekerjaan tersebut
karena memang bukan kompetensinya.
6. Terlalu Banyak Mengikuti Rapat
Rapat atau pertemuan merupakan salah satu kegiatan rutin seorang
wirausaha yang cukup banyak menyita waktu, apalagi jika ditambah
dengan
pertemuan-pertemuan
yang
mengalami
keterlambatan
memulai. Hal ini akan lebih parah lagi jika letak tempat pertemuan
cukup jauh.
Undangan-undangan rapat mmungkin ada yang memang perlu
untuk diikuti secara langsung tanpa mewakilkan, namun mungkin juga
ada yang bisa diwakilkan oleh staf, dan tidak menutup kemungkinan
ada juga yang tidak perlu dihadiri. Karena ketika seorang manajer
memenuhi setiap undangan rapat secara pribadi, maka hal ini jelas
akan banyak menyita waktu kerjanya.
7. Jarang Sekali Menyelesaikan Tugas atau Pekerjaan Tepat Pada
Waktunya
Kita sering kali menjumpai tumpukan pekerjaan di atas meja. Hal
ini menunjukan dua kemungkinan yaitu, memang betul-betul sibuk
atau karena kebiasaan menunda penyelesaian pekerjaan. Namun pada
umumnya pekerjaan yang menumpuk itu disebabkan karena kita
sering menunda-nunda pekerjaan. Alasan menunda-nunda pekerjaan
5
tersebut memang berfariasi ada yang karena malas, kebiasaan, atau
karena tidak mampu untuk menyelesaikannya.
Yang berbahaya adalah apabila kita menunda-nunda suatu
pekerjaan
karena
malas,
artinya
sesungguhnya
ia
mampu
menngerjakannya tepat waktu, namun pekerjaan itu tidak mau
menggunakan kemampuannya. Menurut Goeller and Uraneck, tenyata
kebanyakan manusia menggunakan potensi otaknya hanya 10% dari
yang dimilikinya
Sebagai contoh, ketika seorang dosen memberikan tugas makalah
kepada mahasiswanya dan harus diserahkan paling lambat sebelum
ujian akhir semester. Para mahasiswa pada dasarnya dapat langsung
memulai untuk mengerjakan tugas itu pada hari itu juga atau setelah
dosen tersebut memberikan tugasnya, namun biasnya para mahasiswa
mengerjakan
tugasnya
ketika
akan
mendekati
batas
waktu
pengumpulan.
8. Sering Merasa Terburu-Buru
Merasa terburu-buru terjadi ketika kita sedang dihadaapkan kepada
kurangnya waktu untuk menyelesaikan suatu pekerjaan yang sedang
kita kerjakan. Umumnya terjadi karena menangguhkan pekerjaan dan
keetika waktunya sudah mepet baru dikerjakan.
Menyelesaikan pekerjaan dengan terburu-buru berpeluang besar
menghasilkan pekerjaan yang tidak sempurna atau salah, yang pada
akhirnya tidak menutup kemungkinan pekerjaan tersebut harus
dikerjakan kembali.
9. Membiarkan Orang Lain Mengatur Waktu Anda
Membiarkan orang lain mengatur waktu anda bukan berarti bahwa
jadwal anda dibuat orang lain, akan tetapi jika anda sudah memmiliki
jadwal kegiatan yang harus dilaksanakan dengan alokasi waktu
tertentu, akan tetapi anda merubah kegiatan pelaksanaan tersebut
akibat menyesuaikan dengan kegiatan atau keinginan orang lain.
Kalau kegiatan anda sering menyesuaikan dengan kegiatan orang lain,
maka anda tentu akan kehilangan banyak waktu.
6
Jika hal ini sering anda rasakan maka anda belum bisa mengatur
atau mengelola waktu dengan baik. Janganlah menjadi korban dari
kesalahan pengelolaan waktu sebab waktu yang tidak dimanfaatkan
dengan baiik akan pergi dengan begitu saja tanpa akan kembali.
B. Penyitaan Waktu Terbesar
Dalam kehidupan sehari-hari kita tidak selamanya dapat menggunakan
waktu seperti yang kita inginkan. Ada pembrosan waktu yang memang tidak
kita sadari, akan tetapi ada juga kita melakukan pemborosan waktu itu dengan
penuh kesadaran. Walaupun kita menyadari betul bahwa penggunaan waktu
untuk kegiatan tertentu tidak produktif, akan tetapi kadangkala kita sulit atau
bahkan tidak memiliki kemampuan untuk menghindarinya.
Untuk dapat memanaje waktu secara baik, terlebih dahulu perlu diketahui
penyita waktu terbesar dalam kehidupan sehari-hari. Hal-hal berikut ini
merupakan
kondisi-kondisi
yang
dapat
menyita
waktu,
sehingga
penggunaannya menjadi tidak produktif:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
1.
Tamu yang tidak dikehendaki;
Ketidakmampuan menyatakan tidak;
Mengerjakan segalanya;
Terlalu banyak aktivitas yang tidak penting;
Menangguhkan pekerjaan;
Tidak mampu memutuskan pembicaraan;
Perjalanan.
Tamu yang Tidak Dikehendaki
Tamu adalah orang yang mengunjungi atau menemui kita dan
kepada mereka agama mengharuskan kita untuk menghormatinya. Hal
itu merupakan sesuatu yang mutlak yang harus kita lakukan, tapi di
lain pihak tamu jangan mentang-mentang harus di hormati sehingga
gila hormat, tamu juga mutlak harus tahu diri. Artinya walaupun
pribumi mempunyai kewajiban untuk melayani dan menghormati
tamunya, akan tetapi tamu juga harus dapat memastikan bahwa
kehadirannya tidak mengganggu pribuminya.
Oleh karena itu ketika sedang bertamu, kita harus memahami
isyarat-isyarat yang dapat ditangkap dari pribumi, misalnya sering
7
melihat jam, tersirat dalam ungkapan-ungkapan atau mungkin terlihat
gelisah, mungkin juga melalui sikap yang pribumi tunjukan. Tamu
haruslah peka terhadap kondisi-kondisi seperti ini karena ketika
pribumi sudah menginginkan tamunya untuk segera pergi seringkali
pribumi tidak memiliki keberanian untuk menyatakannya secara
langsung, sehingga tamulah yng harus berusaha memahami situasi
pribumi.
2. Ketidakmampuan Menyatakan Tidak
Kata “tidak” sepertinya sesuatu yang biasa-biasa saja, yaitu sesuatu
yang mudah untuk dikatakan dan dilakkukan. Setiap hari dalam
pembicaraan sehari-hari senantiasa muncul kata atau ungkapan tidak,
bahkan kita bisa mengatakan tiada hari tanpa ungkapan tidak. Akan
tetapi dalam kondisi tertentu, bahkan untuk sesuatu yang penting
sekalipun kadang kita mengalami kesulitan atau ketidakmampuan
untuk mengatakan tidak.
Hal ini terjadi umumnya karena ingin menghargai orang lain, ingin
menyenangkan, sungkan, takut orang lain kecewa, atau mungkin tidak
ingin membuat orang lain tersinggung maka dengan terpaksa
menyatakan “ya” meskipun akhirnya kita akan dirugikan karena
menyita banyak waktu.
Mungkin orang yang kita hormati atau yang lebih senior meminta kita
melakukan sesuatu, padahal pada waktu yang bersamaan kita sedang
ataau akan melakukan suatu pekerjaan., akan tetapi karena enggan
menolak atau sungkan kita tidak menyampaikan apa yang sedang atau
akan kita lakukan.
3. Mengerjakan Segalanya
Organisasi merupakan suatu sistem yang terdiri dari beberapa sub
sisstem yang merupakan suatu kesatuan dan saling melengkapi. Suatu
sistem baru akan berjalan dengan baik apabila seluruh subsistem yang
membentuknya saling mendukung sehingga dapat bekerja secara
sinergis. Setiap individu dalam organisasi merupakan suatu sub sistem
yang mempunyai tugas dan tanggung jawab tertentu. Ketika organisasi
8
berkembang, maka tugas dan tanggung jawab seorang manajer akan
semakin bertambah.
Bertambahnya tugas dan tangung jawab berarti akan menambah
waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya. Jika hal itu
dilakukan
sendiri
maka
akan
menghabiskan
waktu
untuk
menyelesaikan tugas-tugas yang pokok yang sebenarnya lebih urgen
untuk segera diselesaikan.
4. Terlalu Banyak Aktivitas yang Tidak Penting
Sebagai seorang manusia sesuatu hal yang wajar jika ingin
melakukan berbagai hal atau kegiatan dalam rangka memuaskan
kebutuhannya, karena sesuai dengan kodratnya kepuasan manusia itu
tidak terbatas. Akan tetapi walaupun demikian setiap orang harus
mampu mengendaalikan diri sehingga tidak dianggap sebagai orang
yang rakus. Disamping itu dengan terlalu banyaknya melakukan halhal yang tidak perlu maka akan menyita waktu banyak
yang
sebenarnya dapat digunkan untuk menjalankan kegiatan lain yang
lebih produktif.
Misalnya seseorang mempunyai kesempatan untuk bekerja dengan
honor sebesar Rp 50.000,- per jam akan tetapi dia malah mencuci
mobil selama 1,5 jam yang sebetulnya bisa dilakkukan oleh orang lain
dengan bayaran Rp 15.000,- dalam kondisi ini berarti yang
bersangkutan kehilangan kesempatan bekerja dengan opportunity cost
Rp 60.000,-.
5. Menangguhkan Pekerjaan
Ada orang yang merasa bangga ketika di mejanya menumpuk
pekerjaan, seolah-olah sebagai orang yang super sibuk sehhingga
pekerjaanya tidak pernah sempat terselesaikan. Padahal umumnya
bertumpuknya
pekerjaan
tersebut
bukan
karena
tidak
dapat
menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan itu, akan tetapi karena adanya
unsur kesengajaan untuk tidak menyelesaikannya. Banyak hal yang
menyebabkan penangguhan ini terjadi salah satunya yaitu karena
malas atau karena ada pekerjaan lain yang menyebabkan banyak
9
pekerjaan
yang
menumpuk. Atau
juga
karena
tidak
dapat
menngerjakannya, maupun karena menunggu rekomendasi atasan.
Jika suatu pekerjaan ditangguhkan pengerjaannya maka pada saat
akan melanjutkan atau menyelesaaikan dibutuhkan waktu untuk
menyesuaikan terlebih dahulu. Hal ini dapat diibaratkan sebuah mesin
yang sedang beroprasi kemudian diberhentikan, maka untuk
mengoprasikannya kembali dibutuhkan waktu berjam-jam bahakan
berhari-hari untuk memanaskan mesin tersebut. Itulah sebabnya
mengapa dipabrik-pabrik besar para karyawannya tetap bekerja
meskipun pada hari raya karena apabila dihentikan maka akan
dibutuhkan waktu yang lama agar mesin siap beroprasi kembali serta
dampaknya akan menimmbulkan kerugian yang sangat besar bagi
perusahaan.
Begitu juga dengan otak manusia, ketika kita sedang memikirkan
sesuatu kemudian dihentikan maka diperlukan waktu lagi untuk kita
dapat memikirkan kembali hal tersebut. Karena memang pada
dasarnya proses berfikir adalah proses mengubung-hubungkan antara
fenomena yang satu dengan yang lain atau pemikiran yang satu
dengan yang lain sehingga memerlukan energi untuk menjalankan dan
memulainya kembali.
6. Tidak Mampu Memutuskan Pembicaraan
Apabila dua pihak melakukan komunikasi secara lisan baik dengan
cara bertatap muka langsung maupun dengan melalui telepon, maka
akan ada tiga kondisi yang memungkinkan terjadi, yaitu:
1. Kedua belah pihak merupakan tipe komunikator yang aktif atau
agresif;
2. Kedua belah pihak merupakan tipe komunikator yang pasif;
3. Satu pihak tipe komunikator pasif dan ppihak yang lainnya aktif.
Ketika komunikasi terjadi antara komunikator yang aktif dengan
yang pasif maka ada kemungkinan masing-masing tidak dapat
menahan diri sehingga kedua belah pihak sulit untuk menghenntikan
pembicaraan. Sementara itu ketika dalam proses komunikasi antara
pihak yang pasif dengan yang aktif, maka pihak yang aktif memiliki
kecenderungan akan merampas hak pihak yang pasif. Komunikator
10
yang
pasif
kemungkinan
akan
mengalami
kesulitan
dalam
memutuskan pembicaraan dengan komunikator yang aktif.
Memang setiap orang pasti mengalami atau pernah mengalammi
kesulitan untuk mengakhiri pembicaraan dengan pihak lain, misalnya
ketika menghadapi atasan, oorang tua, teman yang lama tidak
bertemmu, dan lain sebagainya. Hal ini terjadi karena rasa inging
menghormati, perasaann takut menyinggung, perasaan takut dianggap
tidak sopan atau rasa ingin menyenangkan oranng lain. Dengan
esulitan untuk memutuskan pembicaraan tersebut maka sudah barang
tentu hal ini akan menyit banyak waktu yang kita miliki.
4. Perjalanan
Melakukan perjalanan merupakan suatu aktivitas yang tidak mungkin
dihindari oleh seorang wirausaha, baik untuk menghadiri pertemuan
maupun untuk menghubungi calon konsumen ataupun mengevaluasi
calon mitra usaha. Mereka yang dihubungi mungkin berada di tempat
yang cukup jauh dari tempat domisili usaha, sehingga untuk sampai
tujuan diperlukan waktu yang bejam-jam atau bahkan berhari-hari
perjalanan.
C. Mengelola Waktu Secara Produktif
Secara filosofis produktivitas merupakan spirit dan usaha untuk senantiasa
meningkatkan kehidupan, yakni hari ini haruss lebih baik dari ari kemarin.
Untuk mencapai hal tersebut maka kita harus pandai-pandai memanaje waktu
secara produktif, yakni melalui upaya-upaya sebagai berikut:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
Tetapkan batas waktu;
Lakukan sekarang juga;
Hindari tatap muka langsung;
Rencanakan dan siapkan pekerjaan besok;
Bergurulah pada pengalaman;
Ajukan pertanyaan sebelum memulai;
Persingkat waktu pertemuan;
Manfaatkan waktu dalam perjalanan;
Seleksi tamu;
Terima tamu di luar kantor;
Beranilah menolak;
Jangan melaksanakan segala aktivitas;
11
13.
14.
15.
16.
Hindari mencapai kesempurnaan;
Bunuh rasa iri dan dengki;
Kelola stress;
Lakukan delegasi.
Berikut di bawah ini akan penulis uraikan penjelasan dari masing-masing
poin di atas:
1. Tetapkan Batas Waktu
Hidup adalah perjalanan maka oleh karena itu agar perjalanan kita
sampai kepada tujuan yanng hendak dicapai tepat pada waktunya
maka kita perlu memprogramnya sebelum perjalanan dimulai.
Walaupun kita percaya adanya takdir, akan tetapi tidak berarti harus
menyerahkan segalanya kepada takdir tanpa melakukan usaha.
Program jangka pendek harus diterjemahkan kedalam aktifitasaktifitas
atau
pekerjaan-pekerjaan.
Sebelum
suatu
pekerjaan
dilaksanakan, terlebih dahulu uraikan pekerjaan kedalam elemenelemen
kerja,
dan
taksirlah
waktu
yang
diperluan
untuk
menyelesaaikan setiap elemen kerja. Dengan memberikan toleransi,
tentukan waktu standar yang diperlukan untuk menyelesaikan
pekerjaan tersebut. Setelah taksiran waktu standar diketahui
selanjutnya tetapkanlah batas waktu penyelesaiannya.
2. Lakukan Sekarang Juga
Seperti diungkapkan di awal bahwa terdapat pekerjaan yang
menumpuk (tidak selesai) tidak selamanya menunjukan terlalu
banyaknya pekerjaan yang harus diselesaikan seseorang, akan tetapi
seringkali
terjadi
menangguhkan
karena
yang
penyelesaian
bersangkutan
pekerjaan
menunda
tersebut.
atau
Menunda
penyelesaina suatu pekerjaan saat ini sudah merupakan suatu
kebiasaan di berbagai kantor atau instansi. Hal ini pula yang
menunjukan buruknya kinerja, sehingga muncul ungkapan jika bisa
diperlambat kenapa harus dipercepat.
3. Hindari Tatap Muka Langsung
Untuk mengkomunikasikan sesuatu kepada pihak lain atau pihak
lain ingin mengkomunikasikan sesuatu kepada kita, dapat dilakukan
12
dengan berbagai macam cara seperti komunikasi dengan tatap muka
atau bertemu langsung, menggunakan telepon, email, atau surat.
Surat juga memiliki beberapa kelemahan yakni tidak
bisa
berkomunikasi langsung, memerlukan waktu yang lama untuk
mengetahui respon dari penerima informasi.
4. Rencanakan Dan Siapkan Pekerjaan Besok
Setiap hari selesai melaksanakan pekerjaan, sebaiknya sebelum
meninggalkan tempat bekerja lakukan evaluasi terhadap seluruh
program yang telah direncanakan. Jika masih ada pekerjaan yang
belum selesai dan menuntut penyelesaian segera, atau ada pekerjaanpekerjaan yang sudah selesai akan tetapi masih memerlukan
penyelesaian maka buatlah daftar pekerjaan yang harus diselesaikan,
catat siapa saja yang arus dihubungi dan apa keperluannya.
5. Bergurulah Pada Pengalaman
Pepatah mengatakan bahwa pengalaman adalah guru yang baik,
artinya apabila kita hendak melakukan sesuatu, harus senantiasa
bekaca
pada
pengalaman-pengalaman
sebelumnya,
sehingga
diharapkan keslahan-kesalahan yang pernah dilakuakan tidak akan
terlurang kembali, dan hal-hal yang akan mempercepat pencapaian
tujuan diberbanyak. Dengan perkataan lain berguru pada pengalaman
akan mampu menghindarkan kita terjerumus ke lubang yang sama
sehingga tidak akan membuang-buang waktu untuk segera mencapai
tujuan yang telah ditentukan.
6. Ajukan Pertanyaan Sebelum Memulai
Agar tindakan yang dlakukan betul-betul tindakan terbaik, maka
sebelum melakukan pekerjaan pastikan terlebih dahulu bahwa apa
yang dilakukan itu adalah betul-betul sesuatu yang memang
seharusnya dilakukan dn menghasilkan manfaat optimal, atau
pekerjaan yang manfaatnya relatif kecil, tidak memberi manfaat, atau
bahkan pekerjaan tersebut memiliki potensi merugikan? Untuk sampai
ke hal terbaik tersebut, maka sebelum melakukan sesuatu terlebih
dahulu ajukan pertanyaan berikut ini (5W 1H)
7. Persingkat Waktu Pertemuan
13
Dalam kehidupan sehari-hari kita sering kali mendengar jam karet
atau waktunya ngaret yang menunjukan penggunaan waktu yang tidak
efektif. Memang Indonesia merupakan negara penghasil karet, akan
tetapi tidak seharusnya menggunakan waktu seperti karet yang bisa
fleksibel. Kenyataanya dalam suatu pertemuan sering kali menyita
waktu yang cukup lama, baik karena keterlambatan dalam memulai,
agenda yang tidak jelas, pembicaraan yang mengarah ke debat kusir
dan karena hal-hal lain. Oleh karena itu untuk mempersingkat waktu
pertemuan perlu dilakukan upaya-upaya antara lain memulai
pertemuan sesuai jadwal, pimpianan harus memahami permasalahan
dan apa yang diharapkan para peserta, menjaga pertemuan tetap berda
pada jalurnya, pimpinan pertemuan harus tegas dan bijaksana,
menggunakan bahasa yang sederhana, dekatkan waktu rapat dengan
jam makan.
8. Manfaatkan Waktu Dalam Perjalanan
Perjalanan merupakan suatu aktifitas yang tidak bisa dihindari,
baik perjalan rutin ke tempat kerja, pulang kampung, menghadiri
undangan, dan sebagainya. Dalam perjalanan kita sering kali
kehilangan banyak waktu, baik karena kemacetan lalu lintas,
menunggu keberangkatan pesawat, atau gangguan teknis perjalanan.
Oleh karena itu kita harus mampu memanfaatkan waktu dalam
perjalanan tersebut.
9. Seleksi Tamu
Bagi seorang pemimpin menerima tamu termasuk salah satu
aktifitas utamanya. Jika semua tamu hendak berkunjung dilayani
pimpinan, bisa jadi waktunya habis hanya untuk menerima tamu.
Untuk mengatasi waktu yang tersita oleh tamu yang tidak diharapkan
dapat disiasati dengan menyeleksi tamu yang ingin berkunjung.
Untuk tamu yang berkungjung secara langsung tanpa adanya janji
tugaskan sekertaris untuk melayani dan menanyakan kepentingan
kedatanggannya, yang selanjutnya menyeleksi tamu mana yang bisa
diterima dan mana tamu yang tidak bisa diterima. Tamu-tamu yang
14
keperluannya bisa dilayani oleh sekertaris tugaskan mereka untuk
melayaninya.
10. Terima Tamu Di Luar Kantor
Untuk tamu-tamu yang tiak terlalu penting, sebaiknya diterima di
luar kantor sambil berdiri. Dengan diperlakukan seperti itu
diharapakan tamu yang bersangkuatan akan mempresentasikan bahwa
pribumi akan berangkat keluar atau menyadari bahwa kehadiranya
tidak begitu diharapkan, sehingga pembicaraan akan langsung fokus
ke pokok permasalahan saja tanpa basa-basi terlebih dahulu setelah
selesai tamu akan segera pergi dan dengan demikian waktu dapat di
hemat.
11. Beranilah Menolak
Sebagai orang timur, khususnya Jawa atau Sunda, kita sering kali
berpura-bura
dapat
memuaskan
orang
lain
atau
agar
tidak
mengecewakan mereka, walaupun akibatnya bisa jadi kita yang kan
mengalami kekecewaan atau kerugian.
12. Jangan Melaksanakan Segala Aktivitas
Kita harus menganalisis kesempatan-kesemapatan yang bisa
dilakukan terutama yang harus dilakukan pada waktu yang bersamaan.
Pekerjaan-pekerjaan yang telah efektif dikerjakan orang lain
sebaiknya biaerkan mereka yang mengerjakan. Pilih dan tentukan dan
tentukan mana pekerjaan yang harus didelegasikan/diserahkan kepada
orang lain, dari beberapa pekerjaan yang harus dilakukan pada saat
yang bersamaan. Prinsipnya ketika kita melakukan sesuatu pekerjaan
yang sampai menimbulkan biaya kesempatan.
13. Hindari Mencapai Kesempurnaan
Kesempurnaan adalah sesuatu yang sangat sulit untuk dicapai atau
bahkan tidak mungkin dapat dicapai karena kesempurnaan hanyalah
milik allah SWT. mencari kesempurnaan seringkali hanya membuang
buang waktu saja, oleh karena itu lakukanlah apa yang memang bisa
dilakukan.
15
BAB III
SIMPULAN DAN SARAN
A. Simpulan
Dari berbagai penjelasan yang telah penulis paparkan di bab
sebelumnya, penulis dapat menyimpulkan bahwa:
1. Ada dua pribahasa mengatakan bahwa “waktu adalah uang”
dan “waktu itu lebih berharga dari emas”. Kedua ungkapan ini
sangat menggambarkan betapa pentingnya waktu dalam
kehidupan kita. Urgensi waktu juga dijelaskan dalam AlQur’an, salah satunya yakni dalam Qs. Al-Ashr [103]: 1-2,
yang berarti “Demi massa. Sesungguhnya manusia itu berada
dalam kerugian.”;
2. Dalam manajemen waktu ada tiga hal yang akan di bahas,
yakni mengenai mengevaluasi penggunaan waktu, penyitaan
waktu, dan mengelola waktu secara prroduktif.
B. Saran
Sejalan dengan simpulan di atas, penulis merumuskan saran
sebagai berikut:
1. Agar kita dapat mengelola waktu secara produktif maka kita harus
memanaje waktu dengan baik;
2. Manajemen waktu sangatlah dibutukan dalam kegiatan sehari-hari
karena dapat membantu kita dalam mengelola waktu dan
memanfaatkannya secara maksimal.
DAFTAR PUSTAKA
Kartawan. (2013). Kewirausahaan. Guardaya Intimarta: Bandung.
16
17
MAKALAH
Disusun Untuk Memenuhi Salah Satu Tugas Mata Kuliah Kewirausahaan
Oleh:
Widya Mauludi
141002121
Dini Islamiati
141002126
Rizal Hamzah Maolana
141002129
Sheila Zahara
141002151
Pipit Puji N Fazri
141002156
PROGRAM STUDI EKONOMI SYARIAH
FAKULTAS AGAMA ISLAM
UNIVERSITAS SILIWANGI
2014/2015
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah Subhanahu Wata’ala
atas karunia, rahmat, dan nikmat-Nyalah sehingga penulis dapat menyelesaikan
penyusunan makalah yang berjudul Manajemen Waktu.
Makalah ini diajukan untuk memenuhi salah satu tugas mata kuliah
Kewirausahaan.
Orang Arab mengatakan “Al-Waqtu Atsmanu min Adz-dzahabi” yang
artinya waktu itu adalah emas dan orang Inggris mengatakan bahwa Time is
Money atau waktu adalah uang. Kedua pribahasa tersebut menunjukan bahwa
waktu begitu penting dan berharga. Bahkan karena begitu pentingnya waktu,
Allah bersumpah atas waktu dengan firman-Nya dalam Al-Qur’an seperti dalam
QS. Asy-Syams [91]: 1-2, QS. Adh-Dhuha [93]: 1-2, atau dalam QS. Al-Lail [92]
1-2.
Untuk itu agar waktu yang dimiliki dapat digunakan seefektif mungkin,
maka diperlukan manajemen waktu yang dapat mengatur penggunaan waktu
dengan memperhatikan prioritas untuk masing-masing pekerjaan atau kegiatan.
Mungkin istilah manajemen waktu kurang begitu tepat, sebab yang dimanaje di
sini adalah diri kita, yaitu bagaimana kita dapat mengatur diri sendiri untuk
menggunakan waktu secara efektif. Sejalan dengan itu, makalah ini secara jelas
juga akan membahas mengenai hal ihwal dalam manajemen waktu.
Penulis menyadari bahwa selama penulisan makalah ini penulis banyak
mendapat bantuan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, penulis mengucapkan
terima kasih kepada:
1. Bapak H. Asep Saepulloh, Drs., M.Ag., selaku dosen pengampu Mata kuliah
Kewirausahaan;
2. Rekan-rekan seangkatan yang telah memotivasi penulis untuk menyelesaikan
penyusunan makalah ini;
3. Serta semua pihak yang tidak bisa penulis sebutkan satu per satu.
Semoga bantuan baik berupa moril maupun materil yang telah diberikan,
oleh Allah SWT. dapat diberikan balasan yang berlipat ganda.
1
Makalah ini juga masih jauh dari kata sempurna karena memiliki banyak
kekurangan, baik dalam hal isi dan sistematika maupun dalam teknik
penulisannya. Oleh sebab itu, kritik dan saran yang bersifat membangun sangat
penulis harapkan demi kesempurnaan makalah ini. Semoga makalah ini dapat
memberikan manfaat khususnya bagi penulis dan umumnya bagi para pembaca.
Tasikmalaya, Desember 2015
\
Penulis
2
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR..............................................................................................i
DAFTAR ISI..........................................................................................................iii
BAB I PENDAHULUAN.......................................................................................1
A. Latar Belakang Masalah.................................................................................1
B. Rumusan Masalah...........................................................................................2
C. Tujuan Penulisan............................................................................................2
D. Manfaat Penulisan..........................................................................................2
BAB II PEMBAHASAN........................................................................................3
A. Mengevaluasi Penggunaan Waktu..................................................................3
B. Penyitaan Waktu Terbesar...............................................................................7
C. Mengelola Waktu Secara Produktif..............................................................12
BAB III SIMPULAN DAN SARAN...................................................................17
A. Simpulan.......................................................................................................17
B. Saran.............................................................................................................17
DAFTAR PUSTAKA...........................................................................................18
3
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Ada dua pribahasa mengatakan bahwa “waktu adalah uang” dan “waktu
itu lebih berharga dari emas”. Kedua ungkapan ini sangat menggambarkan
betapa pentingnya waktu dalam kehidupan kita. Urgensi waktu juga dijelaskan
dalam Al-Qur’an, salah satunya yakni dalam Qs. Al-Ashr [103]: 1-2, yang
berarti “Demi massa. Sesungguhnya manusia itu berada dalam kerugian.”
Sekarang marilah kita lihat faktanya bahwa waktu itu merupakan aset yang
paling berharga. Karena waktu itu berbeda dengan barang atau aset-aset lain
jika kita punya waktu luang lalu kita tidak memanfaatkanya, maka waktu itu
akan berlalu begitu saja artinya tidak akan dapat kita memanfaatkanya di hari
lain. Kita tidak akan bertemu lagi dengan waktu saat ini di massa yang akan
datang.
Waktu ini menjadi berbeda dengan barang atau aset lain yang apabila tidak
kita gunakan hari ini maka kita bisa menyimpannya untuk digunakan di
kemudian hari. Seseorang yang memiliki aseet berlimpah tanpa memiliki
waktu ia tidak akan bisa menikmati aset tersebut.
Dalam kehidupan sehari-hari ada beberapa orang yang berfikiran bahwa
waktu 24 jam itu tidaklah cukup, hal ini tentu saja membuktikan bahwa begitu
pentingnya waktu bagi seseorang tersebut dan di sisi lain juga hal ini dapat
mnunjukan ketidakmampuan seseorang tersebut dalam mengelola waktu yang
ia miliki sehingga merasa kekurangan.
Untuk itu agar waktu yang dimiliki dapat dipergunakan seefektif mungkin
maka diperlukan manajemen waktu yang akan mengatur penggunaan waktu
kita dengan memperhatikan prioritas untuk masing-masing pekerjaan atau
kegiatan. Manajemen waktu disini bukan berarti kita akan mengatur
berlangsungnya waktu yang berjalan namun manajemen waktu disini berarti
cara bagaimana kita dapat mengatur diri sendiri untuk kemudian dapat
menggunakan waktu dengan seefektif mungkin.
1
Karena latar belakang inilah akhirnya penulis berkeinginan untuk
mengambil tema dalam makalah yang akan penulis susun, dengan judul
Manajemen Waktu.
B. Rumusan Masalah
Dalam makalah ini penulis akan membahas mengenai :
1. Apa saja evaluasi dari penggunaan waktu?
2. Apa saja yang membuat penyitaan waktu terbesar?
3. Bagaimana cara mengelola waktu secara produktif?
C. Tujuan Penulisan
Adapun tujuan dari pembuatan makalah ini adalah :
1. Untuk mengetahui apa saja evaluasi dari penggunaan waktu;
2. Untuk mengetahui apa saja yang membuat penyitaan waktu terbesar;
3. Untuk mengetahui bagaimana mengelola waktu secara produktif.
D. Manfaat Penulisan
Manfaat dari penulisan makalah ini adalah sebagai berikut :
1. Manfaat bagi penulis dalam penulisan makalah ini adalah untuk
menambah ilmu pengetahuan dan wawasan mengenai manajemen
waktu;
2. Manfaat bagi pembaca dalam penulisan makalah ini yaitu sebagai
acuan atau sarana untuk lebih megetahui tentang manajemen waktu,
serta
sebagai salah satu referensi dalam sistematika penulisan
makalah.
2
BAB II
PEMBAHASAN
A. Mengevaluasi Penggunaan Waktu
Hal-hal berikut ini mengidentifikasikan telah terjadinya manajemen waktu
yang tidak baik:
1. Jarang sekali mempunyai waktu unntuk mengerjkan pekerjaan yang
benar-benar penting;
2. Menggunakan waktu terlalu banyak untuk pekerjaan yang mendesak;
3. Sering masih di kantor sampai larut malam;
4. Membawa pekerjaan kantor ke rumah dan mengerjakan pekerjaan
orang lain;
5. Merasa sangat diperlukan;
6. Terlalu banyak mengikuti rapat;
7. Jarang sekali menyelesaikan tugas atau pekerjaan tepat pada
waktunya;
8. Sering merasa terburu-buru;
9. Membiarkan orang lain mengatur waktu anda.
Berikut di bawah ini akan penulis uraikan penjelasan dari masing-masing
poin di atas:
1. Jarang Sekali Mempunyai Waktu Unntuk Mengerjkan Pekerjaan
yang Benar-Benar Penting
Kita harus senantiasa melakukan evaluasi atau introspeksi terhadap
apa yang biasa kita kerjakan. Apakah memang pekerjaan-pekerjaan
yang senantiasa kita lakukan merupakan pekerjaan yang penting untuk
dilakukan dan dari pekerjaan tersebut apakah akan memberikan
banyak manfaat. Atau bahkan sebaliknya, pekerjaan-pekerjaan
tersebut kurang bermanfaat bagi diri kita maupun untuk orang lain.
Kita harus membandingkan paah dalam keseharian kita lebih
banyak disibukan oleh pekerjaan-pekerjaan yang penting atau
sebaliknya. Kalau kita jarang atau tidak sama sekali melakukan
pekerjaan yang penting, yang memberikan lebih banyak manfaat dan
3
sedikit madarat maka itu artinya penggunaan waktu kita tidak efektif
atau manajemen waktunya tidak tepat.
2. Menggunakan Waktu Terlalu Banyak Untuk Pekerjaan yang
Mendesak.
Contohnya
suatu
pekerjaan
baru
diselesaikan
menjelang
berakhirnya batas waktu. Hal ini dapat terjadi karena tidak melakukan
perencanaan yang baik dalam menjalankan suatu tugas.
Melakukan pekerjaan idealnya menggunakan skala prioritas,
artinya pekerjaan-pekerjaan yang harus dilaksanakan diurutkan
berdasarkan tingkat pentingnya pekerjaan tersebut bagi seseorang
berdasarkan tugas dan fungsinya, sehingga pekerjaan tersebut dapat
diselesaikan tepat pada waktunya atau lebih awal.
Apabila kita masih banyak melakukan pekerjaan yang mendesak
berarti pengaturan waktunya masih kurang baik karena menyelesaikan
pekerjaan yang mendesak akan terburu-buru sehingga hasilnya tidak
akan maksimal.
3. Sering Masih di Kantor Sampai Larut Malam
Apabila seseorang sering masih berada di kantor hingga larut
malam, maka hal ini menunjukan suatu ketidakmampuannya untuk
menyelesaikan pekerjaan tepat pada waktunya. Hal ini seharusnya
tidak terjadi, karena pekerjaan kantor umumnya merupakan suatu
pekerjaan yang rutin dan dapat diselesaikan pada jam kerja.
Di kantor sampai larut malam hanya akan wajar terjadi apabila ada
pekerjaan yang bersifat insidentil yang menuntut penyelesaian segera
atau untuk melaksanakan pekerjaan yang bersifat projek.
4. Membawa Pekerjaan Kantor ke Rumah dan Mengerjakan
Pekerjaan Orang Lain
Seperti halnya sering berada di kantor sampai larut malam,
membawa
pekerjaan
kantor
ke
rumah
juga
menunjukan
ketidakmampuan menyelesaikan pekerjaan tepat pada waktunya. Hal
ini akan mengambil hak atas orang-orang di rumah. Karena waktu
yang kita miliki tidak sepenuhnya merupakan hak kita, ada waktu
untuk Allah Sang Pemilik waktu sebenarnya, untuk pekerjaan, untuk
keluarga, masyarakat, dls.
4
Agar kita bisa berlaku adil maka segala pekerjaan di luar atau
kantor harus diselesaikan di kantror dan pekerjaan rumah harus di
selesaikan di rumah. Jika pekerjaan kantor dibawa ke rumah maka
penggunaan waktu di kantor tidak efektif dan selanjutnya akan
berimbas pada penggunaan waktu di rumah.
5. Merasa Sangat Diperlukan
Ketika seseorang merasa dirinya sanngat diperlukan maka ia akan
seantiasa berusaha untuk melibatkan diri dalam setiap kegiatan.
Walaupun sebenarnya ia tidak terlalu berkompeten dalam bidang
tersebut. Jika hal ini tejadi maka akan mengakibatkan akan
terambilnya waktu untuk menyelesaikan tugas utamanya.
Disamping itu juga perilaku seperti ini mungkin
dapat
menyebabkan kurang efektifnya pelaksanaan pekerjaan tersebut
karena memang bukan kompetensinya.
6. Terlalu Banyak Mengikuti Rapat
Rapat atau pertemuan merupakan salah satu kegiatan rutin seorang
wirausaha yang cukup banyak menyita waktu, apalagi jika ditambah
dengan
pertemuan-pertemuan
yang
mengalami
keterlambatan
memulai. Hal ini akan lebih parah lagi jika letak tempat pertemuan
cukup jauh.
Undangan-undangan rapat mmungkin ada yang memang perlu
untuk diikuti secara langsung tanpa mewakilkan, namun mungkin juga
ada yang bisa diwakilkan oleh staf, dan tidak menutup kemungkinan
ada juga yang tidak perlu dihadiri. Karena ketika seorang manajer
memenuhi setiap undangan rapat secara pribadi, maka hal ini jelas
akan banyak menyita waktu kerjanya.
7. Jarang Sekali Menyelesaikan Tugas atau Pekerjaan Tepat Pada
Waktunya
Kita sering kali menjumpai tumpukan pekerjaan di atas meja. Hal
ini menunjukan dua kemungkinan yaitu, memang betul-betul sibuk
atau karena kebiasaan menunda penyelesaian pekerjaan. Namun pada
umumnya pekerjaan yang menumpuk itu disebabkan karena kita
sering menunda-nunda pekerjaan. Alasan menunda-nunda pekerjaan
5
tersebut memang berfariasi ada yang karena malas, kebiasaan, atau
karena tidak mampu untuk menyelesaikannya.
Yang berbahaya adalah apabila kita menunda-nunda suatu
pekerjaan
karena
malas,
artinya
sesungguhnya
ia
mampu
menngerjakannya tepat waktu, namun pekerjaan itu tidak mau
menggunakan kemampuannya. Menurut Goeller and Uraneck, tenyata
kebanyakan manusia menggunakan potensi otaknya hanya 10% dari
yang dimilikinya
Sebagai contoh, ketika seorang dosen memberikan tugas makalah
kepada mahasiswanya dan harus diserahkan paling lambat sebelum
ujian akhir semester. Para mahasiswa pada dasarnya dapat langsung
memulai untuk mengerjakan tugas itu pada hari itu juga atau setelah
dosen tersebut memberikan tugasnya, namun biasnya para mahasiswa
mengerjakan
tugasnya
ketika
akan
mendekati
batas
waktu
pengumpulan.
8. Sering Merasa Terburu-Buru
Merasa terburu-buru terjadi ketika kita sedang dihadaapkan kepada
kurangnya waktu untuk menyelesaikan suatu pekerjaan yang sedang
kita kerjakan. Umumnya terjadi karena menangguhkan pekerjaan dan
keetika waktunya sudah mepet baru dikerjakan.
Menyelesaikan pekerjaan dengan terburu-buru berpeluang besar
menghasilkan pekerjaan yang tidak sempurna atau salah, yang pada
akhirnya tidak menutup kemungkinan pekerjaan tersebut harus
dikerjakan kembali.
9. Membiarkan Orang Lain Mengatur Waktu Anda
Membiarkan orang lain mengatur waktu anda bukan berarti bahwa
jadwal anda dibuat orang lain, akan tetapi jika anda sudah memmiliki
jadwal kegiatan yang harus dilaksanakan dengan alokasi waktu
tertentu, akan tetapi anda merubah kegiatan pelaksanaan tersebut
akibat menyesuaikan dengan kegiatan atau keinginan orang lain.
Kalau kegiatan anda sering menyesuaikan dengan kegiatan orang lain,
maka anda tentu akan kehilangan banyak waktu.
6
Jika hal ini sering anda rasakan maka anda belum bisa mengatur
atau mengelola waktu dengan baik. Janganlah menjadi korban dari
kesalahan pengelolaan waktu sebab waktu yang tidak dimanfaatkan
dengan baiik akan pergi dengan begitu saja tanpa akan kembali.
B. Penyitaan Waktu Terbesar
Dalam kehidupan sehari-hari kita tidak selamanya dapat menggunakan
waktu seperti yang kita inginkan. Ada pembrosan waktu yang memang tidak
kita sadari, akan tetapi ada juga kita melakukan pemborosan waktu itu dengan
penuh kesadaran. Walaupun kita menyadari betul bahwa penggunaan waktu
untuk kegiatan tertentu tidak produktif, akan tetapi kadangkala kita sulit atau
bahkan tidak memiliki kemampuan untuk menghindarinya.
Untuk dapat memanaje waktu secara baik, terlebih dahulu perlu diketahui
penyita waktu terbesar dalam kehidupan sehari-hari. Hal-hal berikut ini
merupakan
kondisi-kondisi
yang
dapat
menyita
waktu,
sehingga
penggunaannya menjadi tidak produktif:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
1.
Tamu yang tidak dikehendaki;
Ketidakmampuan menyatakan tidak;
Mengerjakan segalanya;
Terlalu banyak aktivitas yang tidak penting;
Menangguhkan pekerjaan;
Tidak mampu memutuskan pembicaraan;
Perjalanan.
Tamu yang Tidak Dikehendaki
Tamu adalah orang yang mengunjungi atau menemui kita dan
kepada mereka agama mengharuskan kita untuk menghormatinya. Hal
itu merupakan sesuatu yang mutlak yang harus kita lakukan, tapi di
lain pihak tamu jangan mentang-mentang harus di hormati sehingga
gila hormat, tamu juga mutlak harus tahu diri. Artinya walaupun
pribumi mempunyai kewajiban untuk melayani dan menghormati
tamunya, akan tetapi tamu juga harus dapat memastikan bahwa
kehadirannya tidak mengganggu pribuminya.
Oleh karena itu ketika sedang bertamu, kita harus memahami
isyarat-isyarat yang dapat ditangkap dari pribumi, misalnya sering
7
melihat jam, tersirat dalam ungkapan-ungkapan atau mungkin terlihat
gelisah, mungkin juga melalui sikap yang pribumi tunjukan. Tamu
haruslah peka terhadap kondisi-kondisi seperti ini karena ketika
pribumi sudah menginginkan tamunya untuk segera pergi seringkali
pribumi tidak memiliki keberanian untuk menyatakannya secara
langsung, sehingga tamulah yng harus berusaha memahami situasi
pribumi.
2. Ketidakmampuan Menyatakan Tidak
Kata “tidak” sepertinya sesuatu yang biasa-biasa saja, yaitu sesuatu
yang mudah untuk dikatakan dan dilakkukan. Setiap hari dalam
pembicaraan sehari-hari senantiasa muncul kata atau ungkapan tidak,
bahkan kita bisa mengatakan tiada hari tanpa ungkapan tidak. Akan
tetapi dalam kondisi tertentu, bahkan untuk sesuatu yang penting
sekalipun kadang kita mengalami kesulitan atau ketidakmampuan
untuk mengatakan tidak.
Hal ini terjadi umumnya karena ingin menghargai orang lain, ingin
menyenangkan, sungkan, takut orang lain kecewa, atau mungkin tidak
ingin membuat orang lain tersinggung maka dengan terpaksa
menyatakan “ya” meskipun akhirnya kita akan dirugikan karena
menyita banyak waktu.
Mungkin orang yang kita hormati atau yang lebih senior meminta kita
melakukan sesuatu, padahal pada waktu yang bersamaan kita sedang
ataau akan melakukan suatu pekerjaan., akan tetapi karena enggan
menolak atau sungkan kita tidak menyampaikan apa yang sedang atau
akan kita lakukan.
3. Mengerjakan Segalanya
Organisasi merupakan suatu sistem yang terdiri dari beberapa sub
sisstem yang merupakan suatu kesatuan dan saling melengkapi. Suatu
sistem baru akan berjalan dengan baik apabila seluruh subsistem yang
membentuknya saling mendukung sehingga dapat bekerja secara
sinergis. Setiap individu dalam organisasi merupakan suatu sub sistem
yang mempunyai tugas dan tanggung jawab tertentu. Ketika organisasi
8
berkembang, maka tugas dan tanggung jawab seorang manajer akan
semakin bertambah.
Bertambahnya tugas dan tangung jawab berarti akan menambah
waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya. Jika hal itu
dilakukan
sendiri
maka
akan
menghabiskan
waktu
untuk
menyelesaikan tugas-tugas yang pokok yang sebenarnya lebih urgen
untuk segera diselesaikan.
4. Terlalu Banyak Aktivitas yang Tidak Penting
Sebagai seorang manusia sesuatu hal yang wajar jika ingin
melakukan berbagai hal atau kegiatan dalam rangka memuaskan
kebutuhannya, karena sesuai dengan kodratnya kepuasan manusia itu
tidak terbatas. Akan tetapi walaupun demikian setiap orang harus
mampu mengendaalikan diri sehingga tidak dianggap sebagai orang
yang rakus. Disamping itu dengan terlalu banyaknya melakukan halhal yang tidak perlu maka akan menyita waktu banyak
yang
sebenarnya dapat digunkan untuk menjalankan kegiatan lain yang
lebih produktif.
Misalnya seseorang mempunyai kesempatan untuk bekerja dengan
honor sebesar Rp 50.000,- per jam akan tetapi dia malah mencuci
mobil selama 1,5 jam yang sebetulnya bisa dilakkukan oleh orang lain
dengan bayaran Rp 15.000,- dalam kondisi ini berarti yang
bersangkutan kehilangan kesempatan bekerja dengan opportunity cost
Rp 60.000,-.
5. Menangguhkan Pekerjaan
Ada orang yang merasa bangga ketika di mejanya menumpuk
pekerjaan, seolah-olah sebagai orang yang super sibuk sehhingga
pekerjaanya tidak pernah sempat terselesaikan. Padahal umumnya
bertumpuknya
pekerjaan
tersebut
bukan
karena
tidak
dapat
menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan itu, akan tetapi karena adanya
unsur kesengajaan untuk tidak menyelesaikannya. Banyak hal yang
menyebabkan penangguhan ini terjadi salah satunya yaitu karena
malas atau karena ada pekerjaan lain yang menyebabkan banyak
9
pekerjaan
yang
menumpuk. Atau
juga
karena
tidak
dapat
menngerjakannya, maupun karena menunggu rekomendasi atasan.
Jika suatu pekerjaan ditangguhkan pengerjaannya maka pada saat
akan melanjutkan atau menyelesaaikan dibutuhkan waktu untuk
menyesuaikan terlebih dahulu. Hal ini dapat diibaratkan sebuah mesin
yang sedang beroprasi kemudian diberhentikan, maka untuk
mengoprasikannya kembali dibutuhkan waktu berjam-jam bahakan
berhari-hari untuk memanaskan mesin tersebut. Itulah sebabnya
mengapa dipabrik-pabrik besar para karyawannya tetap bekerja
meskipun pada hari raya karena apabila dihentikan maka akan
dibutuhkan waktu yang lama agar mesin siap beroprasi kembali serta
dampaknya akan menimmbulkan kerugian yang sangat besar bagi
perusahaan.
Begitu juga dengan otak manusia, ketika kita sedang memikirkan
sesuatu kemudian dihentikan maka diperlukan waktu lagi untuk kita
dapat memikirkan kembali hal tersebut. Karena memang pada
dasarnya proses berfikir adalah proses mengubung-hubungkan antara
fenomena yang satu dengan yang lain atau pemikiran yang satu
dengan yang lain sehingga memerlukan energi untuk menjalankan dan
memulainya kembali.
6. Tidak Mampu Memutuskan Pembicaraan
Apabila dua pihak melakukan komunikasi secara lisan baik dengan
cara bertatap muka langsung maupun dengan melalui telepon, maka
akan ada tiga kondisi yang memungkinkan terjadi, yaitu:
1. Kedua belah pihak merupakan tipe komunikator yang aktif atau
agresif;
2. Kedua belah pihak merupakan tipe komunikator yang pasif;
3. Satu pihak tipe komunikator pasif dan ppihak yang lainnya aktif.
Ketika komunikasi terjadi antara komunikator yang aktif dengan
yang pasif maka ada kemungkinan masing-masing tidak dapat
menahan diri sehingga kedua belah pihak sulit untuk menghenntikan
pembicaraan. Sementara itu ketika dalam proses komunikasi antara
pihak yang pasif dengan yang aktif, maka pihak yang aktif memiliki
kecenderungan akan merampas hak pihak yang pasif. Komunikator
10
yang
pasif
kemungkinan
akan
mengalami
kesulitan
dalam
memutuskan pembicaraan dengan komunikator yang aktif.
Memang setiap orang pasti mengalami atau pernah mengalammi
kesulitan untuk mengakhiri pembicaraan dengan pihak lain, misalnya
ketika menghadapi atasan, oorang tua, teman yang lama tidak
bertemmu, dan lain sebagainya. Hal ini terjadi karena rasa inging
menghormati, perasaann takut menyinggung, perasaan takut dianggap
tidak sopan atau rasa ingin menyenangkan oranng lain. Dengan
esulitan untuk memutuskan pembicaraan tersebut maka sudah barang
tentu hal ini akan menyit banyak waktu yang kita miliki.
4. Perjalanan
Melakukan perjalanan merupakan suatu aktivitas yang tidak mungkin
dihindari oleh seorang wirausaha, baik untuk menghadiri pertemuan
maupun untuk menghubungi calon konsumen ataupun mengevaluasi
calon mitra usaha. Mereka yang dihubungi mungkin berada di tempat
yang cukup jauh dari tempat domisili usaha, sehingga untuk sampai
tujuan diperlukan waktu yang bejam-jam atau bahkan berhari-hari
perjalanan.
C. Mengelola Waktu Secara Produktif
Secara filosofis produktivitas merupakan spirit dan usaha untuk senantiasa
meningkatkan kehidupan, yakni hari ini haruss lebih baik dari ari kemarin.
Untuk mencapai hal tersebut maka kita harus pandai-pandai memanaje waktu
secara produktif, yakni melalui upaya-upaya sebagai berikut:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
Tetapkan batas waktu;
Lakukan sekarang juga;
Hindari tatap muka langsung;
Rencanakan dan siapkan pekerjaan besok;
Bergurulah pada pengalaman;
Ajukan pertanyaan sebelum memulai;
Persingkat waktu pertemuan;
Manfaatkan waktu dalam perjalanan;
Seleksi tamu;
Terima tamu di luar kantor;
Beranilah menolak;
Jangan melaksanakan segala aktivitas;
11
13.
14.
15.
16.
Hindari mencapai kesempurnaan;
Bunuh rasa iri dan dengki;
Kelola stress;
Lakukan delegasi.
Berikut di bawah ini akan penulis uraikan penjelasan dari masing-masing
poin di atas:
1. Tetapkan Batas Waktu
Hidup adalah perjalanan maka oleh karena itu agar perjalanan kita
sampai kepada tujuan yanng hendak dicapai tepat pada waktunya
maka kita perlu memprogramnya sebelum perjalanan dimulai.
Walaupun kita percaya adanya takdir, akan tetapi tidak berarti harus
menyerahkan segalanya kepada takdir tanpa melakukan usaha.
Program jangka pendek harus diterjemahkan kedalam aktifitasaktifitas
atau
pekerjaan-pekerjaan.
Sebelum
suatu
pekerjaan
dilaksanakan, terlebih dahulu uraikan pekerjaan kedalam elemenelemen
kerja,
dan
taksirlah
waktu
yang
diperluan
untuk
menyelesaaikan setiap elemen kerja. Dengan memberikan toleransi,
tentukan waktu standar yang diperlukan untuk menyelesaikan
pekerjaan tersebut. Setelah taksiran waktu standar diketahui
selanjutnya tetapkanlah batas waktu penyelesaiannya.
2. Lakukan Sekarang Juga
Seperti diungkapkan di awal bahwa terdapat pekerjaan yang
menumpuk (tidak selesai) tidak selamanya menunjukan terlalu
banyaknya pekerjaan yang harus diselesaikan seseorang, akan tetapi
seringkali
terjadi
menangguhkan
karena
yang
penyelesaian
bersangkutan
pekerjaan
menunda
tersebut.
atau
Menunda
penyelesaina suatu pekerjaan saat ini sudah merupakan suatu
kebiasaan di berbagai kantor atau instansi. Hal ini pula yang
menunjukan buruknya kinerja, sehingga muncul ungkapan jika bisa
diperlambat kenapa harus dipercepat.
3. Hindari Tatap Muka Langsung
Untuk mengkomunikasikan sesuatu kepada pihak lain atau pihak
lain ingin mengkomunikasikan sesuatu kepada kita, dapat dilakukan
12
dengan berbagai macam cara seperti komunikasi dengan tatap muka
atau bertemu langsung, menggunakan telepon, email, atau surat.
Surat juga memiliki beberapa kelemahan yakni tidak
bisa
berkomunikasi langsung, memerlukan waktu yang lama untuk
mengetahui respon dari penerima informasi.
4. Rencanakan Dan Siapkan Pekerjaan Besok
Setiap hari selesai melaksanakan pekerjaan, sebaiknya sebelum
meninggalkan tempat bekerja lakukan evaluasi terhadap seluruh
program yang telah direncanakan. Jika masih ada pekerjaan yang
belum selesai dan menuntut penyelesaian segera, atau ada pekerjaanpekerjaan yang sudah selesai akan tetapi masih memerlukan
penyelesaian maka buatlah daftar pekerjaan yang harus diselesaikan,
catat siapa saja yang arus dihubungi dan apa keperluannya.
5. Bergurulah Pada Pengalaman
Pepatah mengatakan bahwa pengalaman adalah guru yang baik,
artinya apabila kita hendak melakukan sesuatu, harus senantiasa
bekaca
pada
pengalaman-pengalaman
sebelumnya,
sehingga
diharapkan keslahan-kesalahan yang pernah dilakuakan tidak akan
terlurang kembali, dan hal-hal yang akan mempercepat pencapaian
tujuan diberbanyak. Dengan perkataan lain berguru pada pengalaman
akan mampu menghindarkan kita terjerumus ke lubang yang sama
sehingga tidak akan membuang-buang waktu untuk segera mencapai
tujuan yang telah ditentukan.
6. Ajukan Pertanyaan Sebelum Memulai
Agar tindakan yang dlakukan betul-betul tindakan terbaik, maka
sebelum melakukan pekerjaan pastikan terlebih dahulu bahwa apa
yang dilakukan itu adalah betul-betul sesuatu yang memang
seharusnya dilakukan dn menghasilkan manfaat optimal, atau
pekerjaan yang manfaatnya relatif kecil, tidak memberi manfaat, atau
bahkan pekerjaan tersebut memiliki potensi merugikan? Untuk sampai
ke hal terbaik tersebut, maka sebelum melakukan sesuatu terlebih
dahulu ajukan pertanyaan berikut ini (5W 1H)
7. Persingkat Waktu Pertemuan
13
Dalam kehidupan sehari-hari kita sering kali mendengar jam karet
atau waktunya ngaret yang menunjukan penggunaan waktu yang tidak
efektif. Memang Indonesia merupakan negara penghasil karet, akan
tetapi tidak seharusnya menggunakan waktu seperti karet yang bisa
fleksibel. Kenyataanya dalam suatu pertemuan sering kali menyita
waktu yang cukup lama, baik karena keterlambatan dalam memulai,
agenda yang tidak jelas, pembicaraan yang mengarah ke debat kusir
dan karena hal-hal lain. Oleh karena itu untuk mempersingkat waktu
pertemuan perlu dilakukan upaya-upaya antara lain memulai
pertemuan sesuai jadwal, pimpianan harus memahami permasalahan
dan apa yang diharapkan para peserta, menjaga pertemuan tetap berda
pada jalurnya, pimpinan pertemuan harus tegas dan bijaksana,
menggunakan bahasa yang sederhana, dekatkan waktu rapat dengan
jam makan.
8. Manfaatkan Waktu Dalam Perjalanan
Perjalanan merupakan suatu aktifitas yang tidak bisa dihindari,
baik perjalan rutin ke tempat kerja, pulang kampung, menghadiri
undangan, dan sebagainya. Dalam perjalanan kita sering kali
kehilangan banyak waktu, baik karena kemacetan lalu lintas,
menunggu keberangkatan pesawat, atau gangguan teknis perjalanan.
Oleh karena itu kita harus mampu memanfaatkan waktu dalam
perjalanan tersebut.
9. Seleksi Tamu
Bagi seorang pemimpin menerima tamu termasuk salah satu
aktifitas utamanya. Jika semua tamu hendak berkunjung dilayani
pimpinan, bisa jadi waktunya habis hanya untuk menerima tamu.
Untuk mengatasi waktu yang tersita oleh tamu yang tidak diharapkan
dapat disiasati dengan menyeleksi tamu yang ingin berkunjung.
Untuk tamu yang berkungjung secara langsung tanpa adanya janji
tugaskan sekertaris untuk melayani dan menanyakan kepentingan
kedatanggannya, yang selanjutnya menyeleksi tamu mana yang bisa
diterima dan mana tamu yang tidak bisa diterima. Tamu-tamu yang
14
keperluannya bisa dilayani oleh sekertaris tugaskan mereka untuk
melayaninya.
10. Terima Tamu Di Luar Kantor
Untuk tamu-tamu yang tiak terlalu penting, sebaiknya diterima di
luar kantor sambil berdiri. Dengan diperlakukan seperti itu
diharapakan tamu yang bersangkuatan akan mempresentasikan bahwa
pribumi akan berangkat keluar atau menyadari bahwa kehadiranya
tidak begitu diharapkan, sehingga pembicaraan akan langsung fokus
ke pokok permasalahan saja tanpa basa-basi terlebih dahulu setelah
selesai tamu akan segera pergi dan dengan demikian waktu dapat di
hemat.
11. Beranilah Menolak
Sebagai orang timur, khususnya Jawa atau Sunda, kita sering kali
berpura-bura
dapat
memuaskan
orang
lain
atau
agar
tidak
mengecewakan mereka, walaupun akibatnya bisa jadi kita yang kan
mengalami kekecewaan atau kerugian.
12. Jangan Melaksanakan Segala Aktivitas
Kita harus menganalisis kesempatan-kesemapatan yang bisa
dilakukan terutama yang harus dilakukan pada waktu yang bersamaan.
Pekerjaan-pekerjaan yang telah efektif dikerjakan orang lain
sebaiknya biaerkan mereka yang mengerjakan. Pilih dan tentukan dan
tentukan mana pekerjaan yang harus didelegasikan/diserahkan kepada
orang lain, dari beberapa pekerjaan yang harus dilakukan pada saat
yang bersamaan. Prinsipnya ketika kita melakukan sesuatu pekerjaan
yang sampai menimbulkan biaya kesempatan.
13. Hindari Mencapai Kesempurnaan
Kesempurnaan adalah sesuatu yang sangat sulit untuk dicapai atau
bahkan tidak mungkin dapat dicapai karena kesempurnaan hanyalah
milik allah SWT. mencari kesempurnaan seringkali hanya membuang
buang waktu saja, oleh karena itu lakukanlah apa yang memang bisa
dilakukan.
15
BAB III
SIMPULAN DAN SARAN
A. Simpulan
Dari berbagai penjelasan yang telah penulis paparkan di bab
sebelumnya, penulis dapat menyimpulkan bahwa:
1. Ada dua pribahasa mengatakan bahwa “waktu adalah uang”
dan “waktu itu lebih berharga dari emas”. Kedua ungkapan ini
sangat menggambarkan betapa pentingnya waktu dalam
kehidupan kita. Urgensi waktu juga dijelaskan dalam AlQur’an, salah satunya yakni dalam Qs. Al-Ashr [103]: 1-2,
yang berarti “Demi massa. Sesungguhnya manusia itu berada
dalam kerugian.”;
2. Dalam manajemen waktu ada tiga hal yang akan di bahas,
yakni mengenai mengevaluasi penggunaan waktu, penyitaan
waktu, dan mengelola waktu secara prroduktif.
B. Saran
Sejalan dengan simpulan di atas, penulis merumuskan saran
sebagai berikut:
1. Agar kita dapat mengelola waktu secara produktif maka kita harus
memanaje waktu dengan baik;
2. Manajemen waktu sangatlah dibutukan dalam kegiatan sehari-hari
karena dapat membantu kita dalam mengelola waktu dan
memanfaatkannya secara maksimal.
DAFTAR PUSTAKA
Kartawan. (2013). Kewirausahaan. Guardaya Intimarta: Bandung.
16
17