Institutional Repository | Satya Wacana Christian University: Sistem Akuntansi Persediaan Bahan Baku PT. Albasia Sejahtera Mandiri T0 552011015 BAB IV

38

HASIL PRAKTEK KERJA DAN ANALISIS

4.1. Prosedur Sistem Akuntansi Persediaan Bahan Baku 4.1.1. Prosedur Penerimaan Bahan Baku

1. Barang dikirim oleh Supplier bersama Nota Pengiriman Barang (NPB) (FAKO atau Nota Angkutan, istilah tergantung Supplier), Surat Jalan (SJ) 2 rangkap dan Daftar Kayu Olahan (DKO) (dokumen tersedia tergantung Supplier).

2. Berdasarkan NPB, SJ 2 rangkap, dan DKO Satpam membuat Daftar Penerimaan Kaso (DPK). Setelah itu, Bagian Pembelian menyerahkan Berita Acara Serah Terima (BAST) untuk diisi oleh Satpam berdasarkan NPB, SJ Rangkap 1, DKO dan DPK.

3. Kemudian NPB, SJ Rangkap 1, DKO, BAST dijadikan satu dan diserahkan ke Tallyman/Grader dan DPK diserahkan ke Bagian Pembelian. SJ Rangkap 2 diserahkan ke Sopir.

4. Barang, NPB, SJ Rangkap 1, DKO, BAST diterima oleh Tallyman/Grader.

5. Barang dibongkar muat. Barang dipilih, ditata dan diberi Tally 3 bagian (ditempel pada barang) yang telah diisi sesuai grade-nya oleh Tallyman/Grader dan kemudian disimpan digudang. Tallyman/Grader membuat Laporan Harian Grader (LHG) kemudian mengisi Kartu Persediaan Bahan Baku (KPBB) berdasarkan LHG. Tallyman/Grader menyerahkan NPB, SJ Rangkap 1, DKO, BAST serta LHG (Dokumen

merupakan photocopy dan sudah ada tanda tangan Kashift Grader dan Kepala Pembahanan) ke Bagian Pembelian.

6. Semua dokumen (BAST, SJ Rangkap 1, DKO, NPB, DPK, LHG) dilanjutkan oleh Bagian Pembelian untuk digunakan sebagai dasar Prosedur Pencatatan Pembelian.

4.1.2. Prosedur Pengeluaran Bahan Baku

1. Bagian Eksport memberikan Request For Export ke Bagian Administrasi Produksi.

2. Administrasi Produksi menginformasikan secara lisan ke Bagian Bagian Klin Dry(KD)/Boiler

3. Secara rutin setiap hari Tallyman/Gradermenyerahkan barang dan Tally 3 bagian ke Bagian KD/Boiler

4. Bagian KD/Boilermenerima Barang dariTallyman/Grader.

5. Bagian KD/BoilermenyobekTallyBagian 3 dan dijadikan dasar pembuatan Data Sawn Timber Proses KD (DST). Barang dan Tally bagian 1 dan 2 dilanjutkan untuk proses Produksi

6. Tallybagian ke 3 dan DST diserahkan ke bagian Administrasi Produksi. 7. Bagian Administrasi Produksi membuat DataSawn TimberKering (DSTK)

menggunakanExceldan menyimpanTallybagian 3

8. Administrasi Produksi memberikan informasi barang yang dimasukkan ke oven kepada Tallyman/Grader secara lisan berdasarkan DSTK. Tallyman/Grader mengisi Kartu Persediaan Bahan Baku (KPBB) berdasarkan DST.

9. Bagian Administrasi Produksi menyerahkan DST kepada Bagian Bagian KD/Boiler untuk melengkapi DST yang selanjutnya digunakan untuk Prosedur Pencatatan Produksi.

4.2. Bagian-Bagian dalam Sistem Persediaan Bahan Baku

Bagian-bagian yang terkait dalam Sistem Akuntansi Persediaan bahan bakudi PT. Albasia Sejahtera Mandiri adalah:

1. Satpam

a. Menerima BAST dari Bagian Pembelian.

b. Menerima Barang, NPB, SJ 2 Rangkap dan DKO. c. Mengisi BAST.

d. Membuat DPK.

e. Menyerahkan Surat Jalam Rangkap 2 ke Sopir (Supplier).

f. Menyerahkan BAST, SJ Rangkap1, NPB, DKO keTallyman/Grader. g. Menyerahkan DPK ke Bagian Pembelian.

2. Tallyman/grader

a. Menerima BAST, SJ Rangkap1, NPB, DKO dari Satpam. b. Memilih, menatata dan memberiTally3 Bagian.

c. Membuat LHG.

d. Menyimpan Barang ke Gudang. e. Membuat KPBB.

f. Menyerahkan LHG ke Bagian Pembelian. 3. Kepala Pembahanan

4. KashiftGrader

a. Menandatangani LHG. 5. Bagian Pembelian

a. Menyiapkan BAST.

b. Melakukan Pembelian dan hubungan denganSupplier.

c. Menerima NPB, SJ Rangkap1, BAST, DPK dan LHG dariGrader. d. Melakukan Prosedur Pencatatan Pembelian.

6. Bagian KD/Boiler

a. Menerima informasikan Request For Export dari bagian Administrasi Produksi.

b. Menerima barang dariTallyman/Grader. c. MenyobekTallybagian ke 3.

d. Membuat DST.

e. Menyerahkan DST dan Tally Bagian 3 ke bagian Administrasi Produksi.

7. Bagian Administrasi Produksi

a. MenerimaRequest For Exportdari bagian Eksport.

b. MenginformasikanRequest For Exportke bagian KD/Boiler. c. Menerima DST dari Bagian KD/Boiler.

d. Menerima dan menyimpanTallybagian ke 3 dari Bagian KD. e. Membuat DSTK.

f. MenginformasikanRequest For Exportke Bagian KD/Boiler.

g. Menginformasikan Bahan Baku yang di oven kepada Tallyman/Grader.

8. Bagian Eksport

a. Membuat Request For Export dan menyerahkan ke Bagian Administrasi Produksi.

4.3. Formulir dalam sistem Akuntansi Persediaan Bahan baku

4.3.1. Dokumen-dokumen dalam Sistem Akuntansi Persediaan Bahan Baku

1. BAST

BAST merupakan dokumen yang dibuat oleh Satpam yang digunakan untuk mengetahui jumlah, volume dan nama pemasok saat bongkar bahan baku yang dibeli perusahaan sebagai bukti bahwa barang telah diterima.

2. SJ 2 Rangkap

SJ adalah dokumen dari pihak Supplier untuk mengirim barang, berisi informasi mengenai detail barang dan kendaraan yang digunakan yang dikirim untuk PT. Albasia Sejahtera Mandiri. Rangkap 1 digunakan perusahaan dalam prosedur penerimaan barang hingga prosedur pembelian barang, rangkap 2 diserahkan kembali ke Sopir (Supplier).

3. NPB

NPB adalah dokumen yang dibuat oleh pihak Supplier yang digunakan sebagai bukti barang telah dikirim, berisi jenis kayu, pemilik dan detail muatan dariSupplier.

4. Tally3 Bagian

Tallyadalah label yang diberikanoleh Tallyman/Graderyang berguna untuk memberi identitas barang, tercantum : tanggal kedatangan, jumlah barang, volume dan nama pemasok. Bagian 1 dan 2 digunakan dalam Prosedur

Produksi dan bagian 3 digunakan dalam Prosedur Pengeluaran Persediaan Bahan Baku.

5. DPK

DPK merupakan dokumen yang di buat oleh Satpam berguna untuk mencatat barang yang datang setiap harinya.

6. LHG

LHG merupakan dokumen yang dibuat oleh Grader yang digunakan untuk melaporkan hasil yang telah digradeperhari.

7. Request For Export

Request For Export merupkan dokumen yang dibuat oleh Bagian Eksport yang diserahkan ke Bagian Administrasi Produksi yang berisi permintaan produksi yang dijadikan dasar atau target produksi oleh Bagian Produksi. 8. DST.

DST merupakan dokumen yang dibuat oleh Bagian KD yang digunakan untuk mencatat barang yang akan masukoven.

9. DSTK

DSTK merupakan dokumen yang dibuat oleh Administrasi Produksi yang digunakan untuk mencatat barang yang keluar dari oven (proses pengeringan).

4.3.2. Catatan dalam Sistem Akuntansi Persediaan Bahan baku

Catatan yang digunakan dalam Sistem Persediaan Bahan Baku adalah :

KPBB merupakan catatan yang dibuat oleh Tallyman/Grader yang digunakan untuk mencatat barang yang masuk dan keluar.

4.4. Aplikasi yang digunakan dalam Sistem Persediaan Bahana Baku Aplikasi yang digunakan dalam Sistem akuntansi Persediaan Bahan Baku : 1. Microsoft Excel

Aplikasi ini digunakan untuk membuat DSTK oleh Bagian Administrasi Produksi, dokumen ini dibuat untuk mencatat kayu yang masuk dalam proses KD dan keluar dari proses KD.

4.5. Analisis

4.5.1. Kelebihan dalam Sistem Akuntansi Persediaan Bahan Baku

1. Struktur Organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas

a. Adanya pemisahan fungsi yaitu fungsi pembelian dilakukan oleh Bagian Pembelian sedangkan fungsi penerimaan dilakukan oleh satpam serta pengecekan barang dilakukan olehTallyman/Grader.Hal ini dapat mencegah terjadinya manipulasi data dan penyelewengan barang.

2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan , utang, pendapatan, dan biaya.

a. Data Sawn Timber Proses KD ditandatangani oleh Bagian KD/Boiler sebagai pembuat berarti pembuatan dokumen ini jelas dan dapat

ditelusuri jika terjadi kesalahan. Hal tersebut dapat mencegah kesalahan yang dilakukan oleh Bagian KD/Boiler.

3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.

a. Ada perhitungan fisik secara periodik oleh Tallyman/Grader. Hal ini dapat menemukan kesalahan pencatatan akuntansi atau perbedaan saldo barang pada KPBB dengan jumlah barang secara fisik.

b. Laporan Harian Grader diarsip urut tanggal, sehingga memudahkan pencarian dokumen. Hal ini dapat mengurangi resiko kehilangan dokumen dan dapat mengontrol jika ada dokumen harian yang ganda. 4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggungjawabnya

a. Seluruh karyawan terpilih melalui seleksi yang ketat diantaranya dengan tes tertulis dan wawancara, sehingga diperoleh karyawan yang memenuhi kulifikasi perusahaan dan setiap karyawan dapat menjalankan dengan baik. Hal ini dapat mencegah memperoleh karyawan yang tidak berkualitas dan dapat menjamin proses produksi berjalan dengan lancar.

b. Seluruh karyawan di Training sehingga setiap karyawan memiliki keahlian sesuai dengan tugasnya, sehingga semua karyawan bisa melakukan tugasnya. Hal ini dapat menjamin karyawan dapat menjalankan tugasnya sesuai dengan SOP perusahaan

4.5.2. Kelemahan dalam Sistem Akuntansi Persediaan Bahan Baku

a. Pada Laporan HarianGraderterdapat tandatangan KashiftGraderdan Kepala Pembahanan berupa Photocopy, sehingga dokumen ini disahkan sebelum dokumen ini dibuat berarti ada atau tidaknya tandatangan tidak berfungsi. Hal ini tidak mampu mencegah kesalahan pengisian LHG yang dilakukan oleh Tallyman/Grader dan tidak mampu menjamin ketelitian dan keandalan data LHG yang dibuat olehTallyman/Grader.

b. Kolom "persent %" pada Laporan Harian Grader dibiarkan kosong atau tidak diisi, sehingga menyimpang dari tujuan dibuatnya dokumen. Hal ini tidak mampu mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen dan tidak mampu mendorong adanya efisiensi.

8. Bagian Eksport

a. Membuat Request For Export dan menyerahkan ke Bagian Administrasi Produksi.

4.3. Formulir dalam sistem Akuntansi Persediaan Bahan baku 4.3.1. Dokumen-dokumen dalam Sistem Akuntansi Persediaan Bahan Baku

1. BAST

BAST merupakan dokumen yang dibuat oleh Satpam yang digunakan untuk mengetahui jumlah, volume dan nama pemasok saat bongkar bahan baku yang dibeli perusahaan sebagai bukti bahwa barang telah diterima.

2. SJ 2 Rangkap

SJ adalah dokumen dari pihak Supplier untuk mengirim barang, berisi informasi mengenai detail barang dan kendaraan yang digunakan yang dikirim untuk PT. Albasia Sejahtera Mandiri. Rangkap 1 digunakan perusahaan dalam prosedur penerimaan barang hingga prosedur pembelian barang, rangkap 2 diserahkan kembali ke Sopir (Supplier).

3. NPB

NPB adalah dokumen yang dibuat oleh pihak Supplier yang digunakan sebagai bukti barang telah dikirim, berisi jenis kayu, pemilik dan detail muatan dariSupplier.

4. Tally3 Bagian

Tallyadalah label yang diberikanoleh Tallyman/Graderyang berguna untuk memberi identitas barang, tercantum : tanggal kedatangan, jumlah barang, volume dan nama pemasok. Bagian 1 dan 2 digunakan dalam Prosedur

Produksi dan bagian 3 digunakan dalam Prosedur Pengeluaran Persediaan Bahan Baku.

5. DPK

DPK merupakan dokumen yang di buat oleh Satpam berguna untuk mencatat barang yang datang setiap harinya.

6. LHG

LHG merupakan dokumen yang dibuat oleh Grader yang digunakan untuk melaporkan hasil yang telah digradeperhari.

7. Request For Export

Request For Export merupkan dokumen yang dibuat oleh Bagian Eksport yang diserahkan ke Bagian Administrasi Produksi yang berisi permintaan produksi yang dijadikan dasar atau target produksi oleh Bagian Produksi. 8. DST.

DST merupakan dokumen yang dibuat oleh Bagian KD yang digunakan untuk mencatat barang yang akan masukoven.

9. DSTK

DSTK merupakan dokumen yang dibuat oleh Administrasi Produksi yang digunakan untuk mencatat barang yang keluar dari oven (proses pengeringan).

4.3.2. Catatan dalam Sistem Akuntansi Persediaan Bahan baku

Catatan yang digunakan dalam Sistem Persediaan Bahan Baku adalah :

KPBB merupakan catatan yang dibuat oleh Tallyman/Grader yang digunakan untuk mencatat barang yang masuk dan keluar.

4.4. Aplikasi yang digunakan dalam Sistem Persediaan Bahana Baku Aplikasi yang digunakan dalam Sistem akuntansi Persediaan Bahan Baku : 1. Microsoft Excel

Aplikasi ini digunakan untuk membuat DSTK oleh Bagian Administrasi Produksi, dokumen ini dibuat untuk mencatat kayu yang masuk dalam proses KD dan keluar dari proses KD.

4.5. Analisis

4.5.1. Kelebihan dalam Sistem Akuntansi Persediaan Bahan Baku

1. Struktur Organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas

a. Adanya pemisahan fungsi yaitu fungsi pembelian dilakukan oleh Bagian Pembelian sedangkan fungsi penerimaan dilakukan oleh satpam serta pengecekan barang dilakukan olehTallyman/Grader.Hal ini dapat mencegah terjadinya manipulasi data dan penyelewengan barang.

2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan , utang, pendapatan, dan biaya.

a. Data Sawn Timber Proses KD ditandatangani oleh Bagian KD/Boiler sebagai pembuat berarti pembuatan dokumen ini jelas dan dapat

ditelusuri jika terjadi kesalahan. Hal tersebut dapat mencegah kesalahan yang dilakukan oleh Bagian KD/Boiler.

3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.

a. Ada perhitungan fisik secara periodik oleh Tallyman/Grader. Hal ini dapat menemukan kesalahan pencatatan akuntansi atau perbedaan saldo barang pada KPBB dengan jumlah barang secara fisik.

b. Laporan Harian Grader diarsip urut tanggal, sehingga memudahkan pencarian dokumen. Hal ini dapat mengurangi resiko kehilangan dokumen dan dapat mengontrol jika ada dokumen harian yang ganda. 4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggungjawabnya

a. Seluruh karyawan terpilih melalui seleksi yang ketat diantaranya dengan tes tertulis dan wawancara, sehingga diperoleh karyawan yang memenuhi kulifikasi perusahaan dan setiap karyawan dapat menjalankan dengan baik. Hal ini dapat mencegah memperoleh karyawan yang tidak berkualitas dan dapat menjamin proses produksi berjalan dengan lancar.

b. Seluruh karyawan di Training sehingga setiap karyawan memiliki keahlian sesuai dengan tugasnya, sehingga semua karyawan bisa melakukan tugasnya. Hal ini dapat menjamin karyawan dapat menjalankan tugasnya sesuai dengan SOP perusahaan

4.5.2. Kelemahan dalam Sistem Akuntansi Persediaan Bahan Baku

a. Pada Laporan HarianGraderterdapat tandatangan KashiftGraderdan Kepala Pembahanan berupa Photocopy, sehingga dokumen ini disahkan sebelum dokumen ini dibuat berarti ada atau tidaknya tandatangan tidak berfungsi. Hal ini tidak mampu mencegah kesalahan pengisian LHG yang dilakukan oleh Tallyman/Grader dan tidak mampu menjamin ketelitian dan keandalan data LHG yang dibuat olehTallyman/Grader.

b. Kolom "persent %" pada Laporan Harian Grader dibiarkan kosong atau tidak diisi, sehingga menyimpang dari tujuan dibuatnya dokumen. Hal ini tidak mampu mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen dan tidak mampu mendorong adanya efisiensi.