Prosedur Penanganan Surat Menyurat Pada Bank Indonesia Medan
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Pada Kantor Perwakilan Bank Indonesia Cabang (Aceh dan Medan)
sangat sering melakukan surat menyurat untuk membantu melakukan pekerjaan.
Menurut Sedarmayanti (2001:71) Suatu organisasi atau perusahaan selalu
bekerja dengan memiliki tujuan yang hendak dicapai. Tujuan termaksud itu
mengakibatkan harus dilakukannya kegiatan-kegiatan atau tugas-tugas oleh tenaga
manusia dengan menggunakan benda, uang dan bangunan atau fasilitas lainnya,
seperti mesin serta peralatan lain. Suatu organisasi juga mempunyai tugas pokok
dan fungsi yang apabila terlaksana dengan baik maka tujuan dari organisasi
tersebut dapat tercapai.
Dalam melaksanakan kegiatannya setiap bank berbeda seperti antara
kegiatan bank umum dengan kegiatan bank pengkreditan rakyat. Kegiatan bank
lebih luas dari bank perkreditan rakyat. Artinya produk yang ditawarkan oleh
bank umum lebih lengkap, hal ini disebabkan bank umum mempunyai kebebasan
untuk menentukan jenis produk dan jasanya. Peranan bank sebagai lembaga
keuangan tidak pernah lepas dari masalah kredit. Bahkan kegiatan bank
sebagai lembaga keuangan, pemberian kredit merupakan kegiatan utamanya
(Kasmir, 2000: 33).
Surat menyurat tidak hanya merupakan alat komunikasi yang penting,
tetapi
hal
itu
juga
sangat
penting
dalam
kegiatan
manajerial
yaitu
pekerjaan melaksanakan fungsi-fungsi manajemen, seperti fungsi perencanaan,
1
2
pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan. Surat menyurat memberikan
informasi yang sangat penting dalam pelaksanaan fungsi-fungsi manajerial
tersebut. Karena berbagai kegiatan yang dilaksanakan sangat ditunjang oleh
adanya informasi yang terus menerus, mulai dari persiapan sampai pada
berakhirnya kegiatan tersebut (Sedarmayanti, 2001:37).
Dalam suatu organisasi, surat menyurat merupakan salah satu faktor yang
penting yang dapat mempengaruhi kelancaran dan keberhasilan tujuan organisasi.
Bank Indonesia merupakan unsur penunjang pemerintah yang mempunyai tugas
pokok membantu kelancaran dalam bidang penyelenggaraan pemerintah di bidang
pengawasan terhadap perbankan di wilayah kerjanya, tentunya tidak lepas dari
urusan surat menyurat. Karena salah satu tugas pokok Bank Indonesia yaitu
memberikan masukan kepada pemerintah daerah mengenai kebijakan ekonomi
daerah yang didukung dengan penyediaan informasi berdasarkan kajian yang
akurat, sehingga memerlukan penanganan surat menyurat yang baik.
Bank Indonesia memerlukan penatausahaan surat, warkat masuk maupun
keluar dan dokumen lainnya termasuk mengelola sentral khazanah arsip untuk
kelancaran kerja, kemudian mengumpulkan dan menyusun data/informasi
ekonomi, keuangan perbankan dan demografi di wilayah kerja, oleh karena itu
pihak manajemen harus berhati-hati agar tidak melakukan kesalahan dalam
prosedur penanganan surat menyurat yang dapat mengakibatkan kerugian berupa
kesalahan informasi dan gangguan informasi bagi Bank Indonesia.
Berdasarkan uraian di atas terlihat jelas begitu penting peran dalam
penanganan dalam penatausahaan, maka penulis tertarik untuk mengambil judul
2
3
dalam Tugas Akhir yang berjudul “Prosedur Penanganan Surat Menyurat pada
Bank Indonesia Medan”.
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, penulis mengutarakan masalah yang
ada,antara lain Bagaimana Prosedur dalam Penanganan Surat Menyurat pada
Bank Indonesia Medan?
C. Tujuan Penelitian
Untuk mengetahui Prosedur Penanganan Surat Menyurat pada Bank
Indonesia Medan.
D. Manfaat Penelitian
Sebuah penelitian tentunya diharapkan mampu memberikan
memberikan manfaat dari berbagai pihak. Adapun kegunaan dari
penelitian ini adalah sebagai berikut:
a. Sebagai bahan masukan kepada peneliti agar dapat mempelajari secara
langsung mengenai prosedur surat menyurat yang baik dan dapat menambah
ilmu pengetahuan peneliti, serta dapat mengaplikasikan teori-teori yang
di dapat dari perkuliahan dengan sebenarnya.
b. Sebagai bahan masukan dan pertimbangan bagi peneliti lain yang nantinya
dapat bermanfaat sebagai referensi yang berkaitan dengan prosedur penanganan
surat menyurat.
3
4
c. Sebagai bahan masukan dan pertimbangan bagi Kantor Bank Indonesia
Medan dalam menentukan kebijakan dalam ketatausahaan pada bagian
prosedur penanganan surat menyurat pada masa yang akan datang dari
beberapa uraian beserta saran-saran yang diberikan oleh penulis.
E. Jadwal Kegiatan
Jadwal kegiatan ini terdiri dari berbagai kegiatan. Kegiatan dimulai dari
pengajuan judul, pelaksanaan survey/meminta data, pelaksanaan bimbingan untuk
pengolahan data dan laporan bimbingan untuk penulisan tugas akhir. Untuk lebih
jelasnya dapat dilihat dari Tabel 1.1 berikut ini:
Tabel 1.1
Jadwal Penelitian dan Penyusunan Tugas Akhir
No.
Kegiatan
1.
Persiapan
2.
Pengumpulan Data
3.
Penyusunan Laporan
Tugas Akhir
Feb.
Maret
April
Mei
Sumber: Penulis (2015)
F. Sistematika Penelitian
Tugas akhir ini dibagi atas 4 (empat) bab dan tiap bab dibagi atas beberapa
sub bab antara lain:
4
5
BAB I
: PENDAHULUAN
Bab ini berisikan Latar Belakang Masalah, Perumusan Masalah,
Tujuan Penelitian, Manfaat Penelitian, Sistematika Penelitian,
Sistematika Pembahasan.
BAB II : PROFIL PERUSAHAAN
Bab ini berisikan Sejarah Singkat Instansi, Struktur Organisasi,
Job Description, Jaringan Kegiatan, Kinerja Kegiatan Terkini,
Rencana Kegiatan.
BAB III : PEMBAHASAN
Bab ini berisikan pembahasan tentang waktu dan tempat penelitian,
dan segala yang berhubungan dengan yang diteliti yang dilakukan
penulis pada Kantor Bank Indonesia Medan.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisikan kesimpulan berdasarkan pembahasan dan hasil
penelitian yang dilakukan di Kantor Bank Indonesia Medan dan
beberapa saran yang bermanfaat dikemudian hari.
5
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Pada Kantor Perwakilan Bank Indonesia Cabang (Aceh dan Medan)
sangat sering melakukan surat menyurat untuk membantu melakukan pekerjaan.
Menurut Sedarmayanti (2001:71) Suatu organisasi atau perusahaan selalu
bekerja dengan memiliki tujuan yang hendak dicapai. Tujuan termaksud itu
mengakibatkan harus dilakukannya kegiatan-kegiatan atau tugas-tugas oleh tenaga
manusia dengan menggunakan benda, uang dan bangunan atau fasilitas lainnya,
seperti mesin serta peralatan lain. Suatu organisasi juga mempunyai tugas pokok
dan fungsi yang apabila terlaksana dengan baik maka tujuan dari organisasi
tersebut dapat tercapai.
Dalam melaksanakan kegiatannya setiap bank berbeda seperti antara
kegiatan bank umum dengan kegiatan bank pengkreditan rakyat. Kegiatan bank
lebih luas dari bank perkreditan rakyat. Artinya produk yang ditawarkan oleh
bank umum lebih lengkap, hal ini disebabkan bank umum mempunyai kebebasan
untuk menentukan jenis produk dan jasanya. Peranan bank sebagai lembaga
keuangan tidak pernah lepas dari masalah kredit. Bahkan kegiatan bank
sebagai lembaga keuangan, pemberian kredit merupakan kegiatan utamanya
(Kasmir, 2000: 33).
Surat menyurat tidak hanya merupakan alat komunikasi yang penting,
tetapi
hal
itu
juga
sangat
penting
dalam
kegiatan
manajerial
yaitu
pekerjaan melaksanakan fungsi-fungsi manajemen, seperti fungsi perencanaan,
1
2
pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan. Surat menyurat memberikan
informasi yang sangat penting dalam pelaksanaan fungsi-fungsi manajerial
tersebut. Karena berbagai kegiatan yang dilaksanakan sangat ditunjang oleh
adanya informasi yang terus menerus, mulai dari persiapan sampai pada
berakhirnya kegiatan tersebut (Sedarmayanti, 2001:37).
Dalam suatu organisasi, surat menyurat merupakan salah satu faktor yang
penting yang dapat mempengaruhi kelancaran dan keberhasilan tujuan organisasi.
Bank Indonesia merupakan unsur penunjang pemerintah yang mempunyai tugas
pokok membantu kelancaran dalam bidang penyelenggaraan pemerintah di bidang
pengawasan terhadap perbankan di wilayah kerjanya, tentunya tidak lepas dari
urusan surat menyurat. Karena salah satu tugas pokok Bank Indonesia yaitu
memberikan masukan kepada pemerintah daerah mengenai kebijakan ekonomi
daerah yang didukung dengan penyediaan informasi berdasarkan kajian yang
akurat, sehingga memerlukan penanganan surat menyurat yang baik.
Bank Indonesia memerlukan penatausahaan surat, warkat masuk maupun
keluar dan dokumen lainnya termasuk mengelola sentral khazanah arsip untuk
kelancaran kerja, kemudian mengumpulkan dan menyusun data/informasi
ekonomi, keuangan perbankan dan demografi di wilayah kerja, oleh karena itu
pihak manajemen harus berhati-hati agar tidak melakukan kesalahan dalam
prosedur penanganan surat menyurat yang dapat mengakibatkan kerugian berupa
kesalahan informasi dan gangguan informasi bagi Bank Indonesia.
Berdasarkan uraian di atas terlihat jelas begitu penting peran dalam
penanganan dalam penatausahaan, maka penulis tertarik untuk mengambil judul
2
3
dalam Tugas Akhir yang berjudul “Prosedur Penanganan Surat Menyurat pada
Bank Indonesia Medan”.
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, penulis mengutarakan masalah yang
ada,antara lain Bagaimana Prosedur dalam Penanganan Surat Menyurat pada
Bank Indonesia Medan?
C. Tujuan Penelitian
Untuk mengetahui Prosedur Penanganan Surat Menyurat pada Bank
Indonesia Medan.
D. Manfaat Penelitian
Sebuah penelitian tentunya diharapkan mampu memberikan
memberikan manfaat dari berbagai pihak. Adapun kegunaan dari
penelitian ini adalah sebagai berikut:
a. Sebagai bahan masukan kepada peneliti agar dapat mempelajari secara
langsung mengenai prosedur surat menyurat yang baik dan dapat menambah
ilmu pengetahuan peneliti, serta dapat mengaplikasikan teori-teori yang
di dapat dari perkuliahan dengan sebenarnya.
b. Sebagai bahan masukan dan pertimbangan bagi peneliti lain yang nantinya
dapat bermanfaat sebagai referensi yang berkaitan dengan prosedur penanganan
surat menyurat.
3
4
c. Sebagai bahan masukan dan pertimbangan bagi Kantor Bank Indonesia
Medan dalam menentukan kebijakan dalam ketatausahaan pada bagian
prosedur penanganan surat menyurat pada masa yang akan datang dari
beberapa uraian beserta saran-saran yang diberikan oleh penulis.
E. Jadwal Kegiatan
Jadwal kegiatan ini terdiri dari berbagai kegiatan. Kegiatan dimulai dari
pengajuan judul, pelaksanaan survey/meminta data, pelaksanaan bimbingan untuk
pengolahan data dan laporan bimbingan untuk penulisan tugas akhir. Untuk lebih
jelasnya dapat dilihat dari Tabel 1.1 berikut ini:
Tabel 1.1
Jadwal Penelitian dan Penyusunan Tugas Akhir
No.
Kegiatan
1.
Persiapan
2.
Pengumpulan Data
3.
Penyusunan Laporan
Tugas Akhir
Feb.
Maret
April
Mei
Sumber: Penulis (2015)
F. Sistematika Penelitian
Tugas akhir ini dibagi atas 4 (empat) bab dan tiap bab dibagi atas beberapa
sub bab antara lain:
4
5
BAB I
: PENDAHULUAN
Bab ini berisikan Latar Belakang Masalah, Perumusan Masalah,
Tujuan Penelitian, Manfaat Penelitian, Sistematika Penelitian,
Sistematika Pembahasan.
BAB II : PROFIL PERUSAHAAN
Bab ini berisikan Sejarah Singkat Instansi, Struktur Organisasi,
Job Description, Jaringan Kegiatan, Kinerja Kegiatan Terkini,
Rencana Kegiatan.
BAB III : PEMBAHASAN
Bab ini berisikan pembahasan tentang waktu dan tempat penelitian,
dan segala yang berhubungan dengan yang diteliti yang dilakukan
penulis pada Kantor Bank Indonesia Medan.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisikan kesimpulan berdasarkan pembahasan dan hasil
penelitian yang dilakukan di Kantor Bank Indonesia Medan dan
beberapa saran yang bermanfaat dikemudian hari.
5