PA : Prosedur Penanganan Surat Menyurat pada Bagian Sistem Pengendalian Surat (SPS) dan Sekretariat Divisi Consumer Service Timur II PT Telkom Indonesia, Tbk. Surabaya.

(1)

Semakin maju perkembangan bisnis yang sangat pesat diiringi dengan perkembangan yang semakin pesat akan kebutuhan berkomunikasi baik secara verbal maupun non verbal. Salah satu bentuk media komunikasi non verbal yakni komunikasi secara tertulis yang masih dibutuhkan oleh masyarakat modern salah satunya adalah surat. Dalam penggunaan komunikasi secara tertulis berupa surat ini, kita memerlukan suatu pengagendaan dan pengarsipan yang didalamnya meliputi penyimpanan surat masuk dan surat keluar, pengarsipan dan buku ekspedisi surat. Pada bagian Sistem Pengendalian Surat dan Sekretaris terdapat surat masuk dan surat keluar. Surat masuk dan surat keluar tersebut perlu dilakukan penomoran agar mudah dalam pencariannya jika sewaktu-waktu dibutuhkan. Tujuan dalam penulisan proyek akhir ini adalah untuk mengetahui proses administrasi surat masuk dan surat keluar di PT. Telkom Indonesia, Tbk. yang menggunakan software Agenda dan pengarsipan terkomputerisasi. PT. Telkom Indonesia, Tbk. mengelola dan mendistribusikan surat masuk dan surat keluar dalam tata usaha perkantorannya.

(2)

x DAFTAR ISI

Halaman

ABSTRAK ... vi

ABSTRACT ... vii

KATA PENGANTAR ... viii

DAFTAR ISI ... x

DAFTAR GAMBAR ... xii

DAFTAR TABEL ... xiv

DAFTAR LAMPIRAN ... xv

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Rumusan Masalah ... 2

1.3 Batasan Masalah ... 2

1.4 Tujuan Penulisan ... 3

1.5 Manfaat ... 4

1.6 Sistematika Penulisan ... 4

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 6

2.1 Sejarah Singkat Perusahaan Telekomunikasi Indonesia ... 6

2.2 Lokasi Perusahaan ... 8

2.3 Struktur Organisasi Divisi Consumer Service ... 9

(3)

3.1 Pengertian Surat – Menyurat ... 13

3.2 Microsoft office Access 2007 ... 21

3.3 Tata Cara Mengarsip Surat (filing) ... 23

BAB IV HASIL PEMBAHASAN ... 26

4.1 Proses penanganan surat masuk pada bagian Sistem Pengendalian Surat ... 27

4.2 Penyimpanan data surat keluar secara terkomputerisasi dengan menggunakan Ms. Access 2007 ... 45

4.3 Pengarsipan surat menyurat pada bagian sekretariat ... 52

BAB V PENUTUP ... 63

5.1 Kesimpulan ... 63

5.2 Saran ... 64

DAFTAR PUSTAKA ... 66 LAMPIRAN ... Error! Bookmark not defined.

(4)

xii

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 2.1 Denah lokasi perusahaan ... 8

Gambar 2.2 Struktur organisasi Divisi Consumer Service... 9

Gambar 2.3 Logo perusahaan ... 11

Gambar 4.1 Software Agenda ... 28

Gambar 4.2 Menu favorites pencarian portal divre 5 ... 29

Gambar 4.3 Portal cari rekan pegawai ... 30

Gambar 4.4 Alur proses surat masuk ... 33

Gambar 4.5 Stempel agenda ... 36

Gambar 4.6 Kode klasifikasi surat ... 37

Gambar 4.7 Input data pada Auto Agenda ... 38

Gambar 4.8 Menu disposisi edit... 38

Gambar 4.9 Pengeditan data yang fix ... 39

Gambar 4.10 Pencarian data berdasarkan tanggal berkas ... 39

Gambar 4.11 Pencarian data berdasarkan pengirim ... 40

Gambar 4.12 Contoh bentuk surat permohonan sponsorship ... 41

Gambar 4.13 Buku dan rak ekspedisi ... 42

Gambar 4.14 Penyimpanan bukti pengiriman surat keluar ... 45

Gambar 4.15 Blank database pada Ms. Access 2007 ... 47

Gambar 4.16 Tampilan Design View ... 47

Gambar 4.17 Save as tabel data surat keluar... 48

Gambar 4.18 Entry nama field pada tabel data surat keluar ... 48

(5)

xiii

Gambar 4.22 Pemilihan style label form ... 50

Gambar 4.23 Penulisan title form... 50

Gambar 4.24 Design form data surat keluar... 51

Gambar 4.25 Form penyimpanan data surat keluar ... 51

Gambar 4.26 Menu portal internal Telkom... 53

Gambar 4.27 Contoh nodin pada portal Telkom ... 54

Gambar 4.28 Format nodin pada portal Telkom ... 56

Gambar 4.29 Share file pada portal Telkom ... 57

Gambar 4.30 Surat masuk eksternal perusahaan... 58

Gambar 4.31 Buku agenda surat ... 59

Gambar 4.32 Contoh Lembar disposisi ... 60

Gambar 4.33 Mesin paper shredder ... 61

Gambar 4.34 Mesin printer, scanner, fotokopi dan faksimile ... 62

Gambar 4.35 Map ordner pemyimpan surat atau dokumen ... 62

(6)

xiv

DAFTAR TABEL

Halaman Tabel 4.1 Rincian kegiatan selama Proyek Akhir ... 26 Tabel 4.2 Pembagian unit proses pendistribusian surat masuk ... 43

(7)

DAFTAR LAMPIRAN

Halaman

Lampiran 1 Biodata Penulis ... 67

Lampiran 2 Contoh surat undangan dinas ... 68

Lampiran 3 Contoh surat undangan training / workshop ... 69

Lampiran 4 Contoh undangan rapat ... 70

Lampiran 5 Contoh surat permohonan ... 71

Lampiran 6 Log harian dan catatan perubahan acuan kerja ... 72

Lampiran 7 Daftar kehadiran kerja praktek ... 76

Lampiran 8 Kartu bimbingan kerja praktek ... 79

Lampiran 9 Surat persetujuan permohonan kerja praktek ... 80

(8)

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Dunia perkantoran menjadikan kegiatan administrasi perkantoran yang kini tidak hanya sebagai fungsi administrasi tetapi juga dapat dijadikan sebagai pusat pengelolahan informasi dan data demi menunjang kegiatan perkantoran. Semakin maju perkembangan bisnis yang sangat pesat diiringi dengan perkembangan teknologi yang semakin pesat akan kebutuhan berkomunikasi.

Banyaknya persaingan saat ini, maka perusahaan–perusahaan yang bergerak di bidang telekomunikasi akan terus bersaing untuk memasarkan produk unggul dengan bermacam- macam inovasi yang baru. Para sumber daya manusia dituntut untuk bisa menguasai kemajuan teknologi informasi yang terus berkembang. Perusahaan Telekomunikasi (Telkom Indonesia) merupakan perusahaan dengan kemajuan telekomunikasi yang dipercaya untuk meningkatkan pelayanan dan kepedulian dalam bidang telekomunikasi yang sekarang sudah bisa dijangakau oleh seluruh masyarakat Indonesia.

Saat ini TELKOM INDONESIA, Tbk (PT TELKOM) termasuk dalam perusahaan telekomunikasi yang sukses dan terbesar yang ada di Indonesia yang sudah menggunakan sistem komputerisasi baik secara internal dan eksternal untuk pengolahan datanya pada setiap bagian. Akan

(9)

tetapi dalam masing-masing bagian masih diperlukan adanya pembenahan lebih lanjut untuk menyempurnakan dari sistem pengelolaan informasi agar semakin berkembang lebih baik terutama dalam pengelolaan surat menyurat sebagai media penunjang kegiatan administrasi terutama pada bagian sistem pengendalian surat.

Pada sistem pengendalian surat dan sekretaris, peranan surat sangat penting karena surat masuk maupun surat keluar di PT Telkom Indonesia, Tbk. berguna sebagai media informasi bagi karyawan perusahaan.

1.2 Rumusan Masalah

Di dalam Sistem Pengendalian Surat dan Sekretaris terkadang sering ditemui hal-hal yang bersifat penunjang atau sarana oleh seorang sekretaris kurang diperhatikan. Berdasarkan latar belakang di atas dapat disimpulkan rumusan masalah, yaitu:

a. Bagaimana proses penanganan surat masuk pada bagian Sistem Pengendalian Surat PT Telkom Indonesia, Tbk?

b. Bagaimana cara penyimpanan data surat keluar pada bagian Sistem Pengendalian Surat secara terkomputerisasi agar lebih efektif dan efisien dengan menggunakan Ms. Access 2007?

c. Bagaimana pengarsipan surat menyurat pada bagian sekretariat PT Telkom Indonesia, Tbk?

1.3 Batasan Masalah

Seperti yang telah dipaparkan pada latar belakang masalah di atas, bahwa laporan Proyek akhir ini hanya membatasi suatu peranan sekretaris sebagai berikut:

(10)

a. Proses penanganan surat masuk hingga pendistribusian surat masuk pada bagian Sistem Pengendalian Surat

b. Penggunaan aplikasi Ms. Access 2007 sebagai penyimpanan data surat keluar pada bagian Sistem Pengendalian Surat

c. Pengarsipan surat munyurat pada bagian sekretariat 1.4 Tujuan Penulisan

Adapun tujuan dari pelaksanaan Proyek akhir yang ditempuh oleh penulis selama 3 bulan hingga penulisan laporan proyek akhir adalah sebagai berikut:

1.4.1 Tujuan Umum

a. Mempraktekkan dan mengaplikasikan ilmu yang didapat selama masa kuliah kedalam dunia kerja.

b. Untuk mengasah cara berinteraksi dan bersosialisasi dengan rekan kerja dalam satu perusahaan.

c. Melatih kemampuan bekerja sama dan disiplin waktu serta kemampuan untuk melaksanakan tugas dengan baik.

1.4.2 Tujuan Khusus

a. Mengetahui prosedur penanganan surat masuk pada bagian Sistem Pengendalian Surat Divisi Consumer Service II Timur Surabaya. b. Mengetahui penyimpanan data surat keluar pada bagian Sistem

Pengendalian Surat Divisi Consumer Service II Timur Surabaya. c. Mengetahui pengarsipan surat pada bagian sekretariat Divisi

(11)

1.5 Manfaat

Sebelum mengerjakan tugas penulis diberikan arahan dan bimbingan guna memperlancar pengerjaan dengan baik dan benar. Hal tersebut dapat membantu memperkaya pengetahuan akan dunia kerja yang sesungguhnya. Adapun kontribusi yang penulis berikan kepada :

1. PT TELKOM

Membantu pekerjaan dalam hal menangani dan mengarsipkan surat menyurat.

2. STIKOM Surabaya

Hasil laporan Proyek Akhir ini dapat menjadi tambahan referensi yang ada di perpustakaan STIKOM Surabaya dalam menambah wawasan dan pengetahuan.

1.6 Sistematika Penulisan

Untuk lebih mudah dalam memahami isi laporan Proyek Akhir ini, maka penulis merasa perlu untuk menjelaskan sistematika penulisan sebagai berikut:

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini berisi pendahuluan yang menyangkut latar belakang masalah, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan penulisan, manfaat dan sistematika penulisan.

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

Pada bab ini berisi membahas tentang gambaran umum yang menyangkut sejarah, lokasi perusahaan, struktur organisasi, dan

(12)

logo PT Telkom Indonesia, Tbk Divisi Consumer Service II Surabaya

BAB III LANDASAN TEORI

Pada bab ini dijelaskan tentang surat-menyurat, tugas sekretaris sehingga dapat disunakan sebagai referensi dalam penyusunan Proyek Akhir ini.

BAB IV HASIL PEMBAHASAN

Pada bab ini berisi tentang hasil yang diperoleh serta analisa dan pembahasan program Proyek Akhir.

BAB V PENUTUP

Pada bab ini berisi tentang kesimpulan dan saran yang diajukan penulis kepada bagian Sistem Pengendalian Surat dan sekretariat Divisi Consumer Service II, sebagai bahan perbandingan dan juga diperuntukkan bagi semua peserta Proyek Akhir yang akan datang sebagai bahan pembelajaran.

(13)

BAB II

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

2.1 Sejarah Singkat Perusahaan Telekomunikasi Indonesia

Cikal bakal TELKOM adalah suatu badan usaha bernama Post-en Telegraafdienst yang didirikan dengan Staatsblad No.52 tahun 1884. Penyelenggaraan telekomunikasi di Hindia Belanda pada waktu itu mulanya diselenggarakan oleh swasta. Bahkan sampai tahun 105 tercatat 38 perusahaan telekomunikasi, yang pada tahun 1906 diambil alih oleh pemerintah Hindia Belanda berdasarkan Staatblad No. 395 tahun 1906. Sejak itu berdirilah Post, Telegraaf en Telefoondients atau disebut PTT Dients. PTT Dients ditetapkan sebagai perusahaan Negara berdasarkan Staatblad No. 419 tahun 1927 tentang Indonesia Bedrijvenment (I.B.W., Undang – Undang Perusahaan Negara).

Jawatan PTT ini berlangsung sampai dikeluarkannya Peraturan Pemerintah Pengganti Undan–Undang (Perpu) No.19 tahun 1960 oleh Pemerintah Republik Indonesia, tentang persyaratan suatu Perusahaan Negara dan PTT Dients memenuhi syarat untuk tetap menjadi suatu Perusahaan Negara (PN). Kemudian berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 240 tahun 1961, tentang Pendirian perusahaan Negara Pos dan Telekomuniksi disebutkan, bahwa Perusahaan Negara sebagaimana dimaksud dalam pasal 21.B.W. dilebur kedalam Perusahaan Negara Pos dan Telekomunikasi (PN. Pos dan Telekomunikasi).

(14)

Dalam perkembangan selanjutnya pemerintah memandang pelu untuk membagi PN Pas dan telekomunikasi menjadi dua Perusahaan Negara berdiri sendiri. Berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 29 tahun 1965, mka berdirilah perusahaan Negara Pos dan Giro (PN. Pos dan Giro) dan pendirian Perusahaan Negara Telekomunikasi (PN. Telekomunikasi) diatur dalam peraturan Pemerintah No. 30 tahun 1965.

Bentuk PN ini pun dikembangkan menjadi Perusahaan Umum (PERUM) Telekomunikasi melalui Peraturan Pemerintah No. 36 tahun 1974. Dalam peraturan tersebut dinyatakan pula Perusahaan Umum.

Telekomunikasi (PERUMTEL) sebagai badan usaha tunggal penyelenggara jasa telekomunikasi dalam negeri maupun luar negeri. Tentang hubungan telekomunikasi luar negeri pada saat itu juga diselenggarakan oleh PT Indonesia Satellite Corporation (Indosat) yang masih besetatus perusahaan asing, yakni dari Amerika Cable & Radio Corporation, didirikan berdasarkan peraturan perundangan Negara bagian Delaware, Amerika Serikat.

Seluruh saham PT Indosat dengan modal asing ini pada akhir tahun 1980 dibeli oleh Negara Republik Indonesia dari American Cable & Radio Corporation. Dalam rangka meningkatkan pelayanan jasa telekomunikasi untuk umum, pemerintah mengeluarkan Peraturan Pemerintah No. 53 tahun 1980 tentang telekomunikasi untuk umum yang isinya tentang Perubahan Atas Peraturan Pemerintah No. 22 tahun 1974. Berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 3 tahun 1980, PERUTEL ditetapkan sebagai badan usaha penyelenggara telekomunikasi untuk umum Internasional.

(15)

Memasuki Repelita V pemerintah merasakan perlunya percepatan pembangunan telekomunikasi, karena sebagai infrastruktur diharapkan dapat memacu pembangunan sector lainnya.

Selain hal tersebut penyelenggaraan telekomunikasi membutuhkan manajemen yang lebih professional, oleh sebab itu perlu meningkatkan bentuk perusahaan. Untuk itu berdasarkan Peraturan Pemerintah No.25 tahun 1991, maka bentuk Perusahaan Umum (PERUM) dialihkan menjadi Perusahaan Perseroan (Persero), sebagaimana dimaksud dalam Undang– Undang No. 9 tahun 1968. Sejak itu berdirilah Perusahaan Perseroan (Persero) Telekomunikasi Indonesia atau TELEKOM.

2.2 Lokasi Perusahaan

Lokasi PT Telkom Indonesia, Tbk Divisi Consumer Service II di Jalan Ketintang No. 156 Surabaya.

Sumber : Google Maps

(16)

Gambar 2.2 Struktur organisasi Divisi Consumer Service 2.3 Struktur Organisasi Divisi Consumer Service

(17)

Organisasi Divisi Consumer Service Terdiri atas: (1). Pimpinan Divisi Consumer Service, yaitu:

a. Executive General Manager Divisi Consumer Service.

b. Deputy Executive General Manager Divisi Consumer Service.

(2). Penyelenggara operasi layanan bisnis FWL segmen retail terdiri dari dua Divisi Consumer Service, yaitu:

a. Divisi Consumer Service Barat b. Divisi Consumer Service Timur

(3). Penyelenggara operasi layanan Divisi Consumer Service terdiri dari tujuh Unit Consumer Service Regional dengan pembagian sebagai berikut:

a. Divisi Consumer Service Barat mencakup: 1. Unit Consumer Service Regional I Sumatera

2. Unit Consumer Service Regional II JABODETABEK 3. Unit Consumer Service Regional III Jawa Barat & Banten b. Divisi Consemer Service Timur mencakup:

1. Unit Consumer Service Regional IV Jawa Tengah & DIY 2. Unit Consumer Service Regional V Jawa Timur

3. Unit Consumer Service Regional VI Kalimantan

4. Unit Consumer Service Regional VII Kawasan Timur Indonesia (4). Penyelenggara pengelolaan fungsi technostructure, operation support dan

management support masing–masing Divisi Consumer Service sebagai berikut:

a. Bidang Planning & Quality of Service b. Bidang Customer Care

(18)

Gambar 2.3 Logo perusahaan c. Bidang Commerce

d. Bidang General Support

2.4 Logo PT Telekomunikasi Indonesia,Tbk

Sumber : PT Telkom Indonesia, Tbk.

Keterangan: 1. Expertise

Lingkaran merupakan symbol kelengkapan dari product dan service dalam time.

2. Empowering

Tangan yang meraih kelur mencerminkan pertumbuhan dan expansi keluar. 3. Assured

Jemari mencerminkan kecermatan perhatian, serta kepercayaan dan hubungan erat.

4. Progressive

Kombinasi tangan dan lingkaran menjadi symbol matahari terbit, symbol perubahan dan awal yang baru.

(19)

5. Heart

Telapak tangan secara universal bisa diartikan untuk menceritakan kehidupan seseorang sebagai symbol pencapaian dan untuk penggapaian masa depan. 6. Penulisan karakter dengan tipe huruf dengan sudut yang bulat, disertai

kombinasi huruf besar dan kecil mencerminkan suatu keseimbangan yang natural. Penggunaan huruf kecil juga merupakan upaya untuk lebih akrab dan bersahabat.

7. Expert Blue

Melambangkan pengalaman dan keahlian yang tinggi. 8. Vital Yellow

Merupakan elemen atraktif yang hangat, mengundang dan dinamis. Warna vital yellow juga menyeimbngkan expert blue.

9. Infinite Sky Blue

Mencerminkan inofasi dan peluang tak terhingga untuk masa depan.

Seperti yang diketahui, Telkom melakukan perubahan dikarenakan harus menyesuaikan dengan kondisi lingkungan yang ada, baik lingkungan Makro maupun Mikro. Perkembangan teknologi dan ketatnya persaingan industri teknologi komunikasi dan informasi di indonesia juga mendorong untuk melakukan perubahan. Potensi pasar dan pengguna di bisnis ini memang masih sangat besar. Namun itu juga harus bersaing dengan kompetitor lain dari merebutkan pasar dan pelanggan.

(20)

BAB III

LANDASAN TEORI

3.1 Pengertian Surat – Menyurat

Surat merupakan bagian yang sangat penting bagi organisasi atau instansi, karena surat dapat digunakan sebagai alat komunikasi secara tertulis dan juga dapat digunakan sebagai sumber informasi bagi organisasi atau instansi. Ada beberapa tokoh memberi istilah dalam surat-menyurat, adalah:

1. Wursanto (1991) dalam bukunya “Kearsipan 1” menyatakan bahwa surat adalah suatu alat penyampaian informasi atau keterangan-keterangan (keputusan, pernyataan, pemberitahuan, permintaan dan sebagainya), secara tertulis dari satu pihak kepada pihak lain.

2. Surat juga disebut warkat. Menurut The Liang Gie (2004) warkat adalah setiap catatan tertulis / bergambar yang memuat keterangan mengenai sesuatu atau peristiwa yang dibuat orang untuk membantu ingatannya.

3. Surat menurut Hidajat (2000) dalam bukunya “Pembimbing Administrasi dan Surat-menyurat” Surat ialah kertas sehelai atau lebih dimana dituliskan suatu pernyataan atau berita atau sesuatu yang hendak orang nyatakan, beritakan atau dinyatakan kepada orang lain.

(21)

Dari beberapa pendapat para ahli di atas dapat menyimpulkan bahwa surat menyurat merupakan kegiatan untuk menyampaikan pesan berupa informasi atau berita yang memuat keterangan dengan mempergunakan selembar kertas sebagai alat atau sarana komunikasi secara tertulis yang ditujukan kepada instansi maupun orang lain.

3.1.1 Fungsi Surat Menyurat

Menurut Barthos (2003) surat berfungsi sebagai sarana komunikasi dan alat penyampaian pesan, surat terutama surat resmi juga berfungsi sebagai:

1. Wakil dari penulis atau pengirim

2. Pedoman dalam mengambil tindak lanjut 3. Alat pengingat atau berpikir

4. Media Alat bukti Duta komunikasi 5. Alat tata usaha, dan

6. Pengukur maju mundurnya aktifitas suatu usaha

Dalam lingkup surat menyurat, surat memiliki fungsi sebagai piranti tata usaha, pengukur maju mundurnya suatu kegiatan usaha, media komunikasi yang bersifat tertulis dan juga menjadi alat bukti tertulis.

3.1.2 Bagian–Bagian Surat

Menurut Haryadi (2009) surat terdiri atas empat komponen utama, yaitu kop surat (kepala surat), leher surat, badan surat, dan kaki surat. Setiap komponen memiliki fungsi sendiri dalam memperkenalkan dan mengomunikasikan pesan si pengirim kepada si penerima surat. Untuk lebih jelasnya bagian–bagian surat dapat diuraikan sebagai berikut:

(22)

1. Kepala surat

Pada umumnya, organisasi, badan hukum, dan perusahaan memiliki kertas kop surat. Berikut ini adalah fungsi dari kepala atau kop surat.

a. Sebagai identitas

Pada kop surat tercantum logo atau lambing perusahaan atau organisasi. Logo atau lambang ini dipilih dan dirancang dengan cermat agar member kesan yang baik, mudah diingat, khas, berwibawa, dan mewakili perusahaan yang dilambangkannya.

b. Sebagai pemberi informasi

Kop surat yang lengkap mencantumkan nama perusahaan atau organisasi, logo, bidang usaha atau jenis aktivitas yang dijalani, alamat lengkap, nomor telepon, kotak pos, faksimile dan kantor cabang sehingga dapat memberikan informasi yang jelas kepada pembaca mengenai perusahaan pengirimnya.

c. Sebagai alat promosi

Setiap surat berfungsi sebagai iklan atau alat promosi karena pada kop surat tercantum nama perusahaan, alamat, dan bidang usaha atau jenis aktivitas yang dijalani.

2. Tanggal surat

Tanggal surat sebaiknya ditulis dengan lengkap, yaitu dengan mencantumkan tanggal, bulan, dan tahun. Selain itu, penulisan tanggal surat tidak perlu dicantumkan nama kota atau tempat karena keduanya telah tercantum di kop surat. Adapun fungsi tanggal surat adalah sebagai berikut:

(23)

a. Mempermudah penetapan waktu membalasnya

b. Mempermudah pengingatan kembali dan pengagendaannya bagi si penerima

c. Sebagai referensi dan petunjuk bagi petugas administrasi dan kearsipan.

3. Nomor surat

Nomor surat digunakan sebgaia bahan bukti jika sewaktu –waktu ditemukan suatu masalah atau kendala, seperti adanya surat duplikat. Nomor surat berfungsi sebagai berikut:

a. Referensi atau petunjuk bagi petugas kearsipan b. Petunjuk unit atau department asal surat

c. Mengetahui jumlah surat keluar pada suatu periode tertentu

d. Memudahkan pengaturan dan pencarian jika surat diperlukan kembali. 4. Perihal atau hal

Perihal atau hal merupakan peunjuk mengenai intisari atau pokok isi surat. Fungsinya sebagai penyimpul pokok isi atau intisari surat, sehingga memudahkan penerima mengetahui pokok permasalahan dan memberikan jawaban.

5. Lampiran

Lampiran ini berfungsi sebagai petunjuk mengena dokumen yang menyertai surat. Lampiran ditempatkan dibawah dan sejajar dengan nama jabatan, sedangkan dalam surat – surat pemerinthan penulisannya setelah penulisan nomor surat.

(24)

6. Alamat yang dituju

Alamat yang dituju harus dituliskan dengan lengkap dan jelas, termasuk kodeposnya. Kesalahan kecil dalam penulisan alamat dapat mengakibatkan surat tidak sampai ke alamat tujuan.Hal lain yang perlu diperhatikan dalam penulisan alamat surat, alamat sebaiknya dituliskan dalam bahasa negeri penerima surat.

7. Kalimat pembuka

Kalimat pembuka berfungsi sebagai pengantar isi surat yang sesungguhnya agar si penerima mengetahui alasan dikirimnya surat tersebut.

8. Isi surat

Isi surat merupakan uraian mengenai maksud pebuatan surat dan hal – hal yang ingin disampaikan. Oleh sebab itu, isi surat harus diutarakan dengan jelas dan tidak bertele – tele dan harus sama dengan yang dinyatakan dalam perihal atau hal. Jika pokok pikiran yang hendak dikemukakan ada dua atau lebih, sebaiknya masing – masing pokok pikiran itu dituliskan dalam alinea tersendiri.

9. Kalimat penutup

Kalimat penutup berfungsi sebagai ucapan terima kasih, penegasan, pengharapan atau pengarahan. Kalimat penutup memiliki beberapa pfungsi, seperti meminta jawaban, memberi jawaban, atau permintaan. 10. Salam penutup

Salam penutup berfungsi sebagai tanda bahwa pembicaraan selesai dan surat siap ditandatangani. Selain itu salam penutup berfungsi sebagai sebagai salam penghormatan.

(25)

3.1.3 Prosedur Pengelolaan Surat Masuk dan Keluar

Pengelolaan surat merupakan kegiatan penting dalam suatu perkantoran. Seorang sekretaris harus mengetahui prosedur pemrosesan surat – surat masuk maupun keluar agar dapat dikelola dengan baik.

1. Prosedur Pengelolan Surat Masuk

Menurut Tedjasutisna (2000), prosedur pengelolaan surat yang baik hendaknya menggunakan langkah-langkah sebagai berikut:

a. Penerimaan

Tugas penerimaan adalah:

1) Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk, 2) Meneliti ketepatan alamat sipengirim surat,

3) Menggolongkan surat sesuai dengan urgensi penyelesaian,

4) Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah diterima.

b. Penyortiran

Penyortiran dapat dilakukan berdasarkan atas golongan surat biasa, rutin dan rahasia. Penyortiran adalah kegiatan memisah-misahkan surat untuk pengolahan lebih lanjut.

c. Pencatatan

Setelah surat dicatat distempel (cap) serta memeriksa ketepatan jenis ataupun jumlah lampiran yang harus diterima maka langkah berikutnya adalah melakukan pencatatan.

(26)

d. Mengagendakan surat masuk.

Mengagendakan surat adalah kegiatan mencatat surat masuk dan surat keluar kedalam buku agenda (buku harian). Buku ini bisa disebut Buku Agenda Masuk (Daily Mail Record). Petugasnya dinamakan agendaris (mail clerk). Setiap surat masuk dicatat dan diberi nomor agenda surat masuk

e. Pengarahan dan penerusan

Surat-surat yang perlu diproses lebih lanjut, harus diarahkan dan diteruskan kepada pejabat yang berhak mengolahnya.

f. Penyampaian surat

Penyampaian surat dilakukan oleh petugas pengarah atau ekspedisi yang dilaksanakan dengan langkah- langkah sebagai berikut:

1) Surat yang sudah berdisposisi terlebih dahulu dicatat dalam buku Ekspedisi Intern.

2) Menyampaikan surat terlebih dahulu melalui buku ekspedisi pejabat yang bersangkutan.

3) Petugas pengarah atau ekspedisi mengembalikannya kepada urusan agenda untuk dicatat dalam buku pengarahan.

g. Penyimpanan berkas atau arsip surat masuk

Penyimpanan berkas atau arsip surat dari pimpinan dilakukan oleh unit pengolah dengan mempergunakan metode kearsipan yang berlaku untuk kantor tersebut. (Tedjasutisna, 2000).

2. Prosedur Pengelolaan Surat Keluar

Menurut Tedjasutisna (2000), prosedur Pengolaan Surat yang baik hendaknya menggunakan langkah-langkah sebagai berikut:

(27)

a. Pembuatan konsep surat

Konsep surat disebut juga dengan istilah draft. Konsep surat dibuat dan disusun sesuai bentuk surat yang benar atau yang dikehendaki pimpinan. b. Pengetikan

Apabila konsep surat telah mendapat persetujuan dan memperoleh kode atau nomor surat, diserahkan kepada unit pengolah. Kemudian kepala unit pengolah harus tekun dan teliti mentaklik hasil pengetikan konsep surat hingga konsep surat itu menjadi bentuk surat (Net Surat), setelah melalui koreksi kesalahan.

c. Mengetik surat dalam bentuk akhir

Konsep yang telah disetujui pimpinan kemudian diketik dalam bentuk akhir pada kertas berkepala surat atau kop surat.

d. Penandatanganan

Net surat itu kemudian disampaikan kepada pimpinan, atau pejabat yang berwenang untuk menandatangani.

e. Pencatatan

Dalam pencatatan ini, kegiatan-kegiatan yang dilakukan yaitu sebagai berikut: 1) Net surat yang telah ditandatangani, dicap disertai kelengkapan lainnya,

(Lampiran dan amplop)

2) Surat dinas resmi ini lebih dulu dicatat dalam buku verbal oleh petugas yang disebut verbalis.

3) Surat dinas setelah selesai dicatat dalam buku verbal, kemudian surat tersebut siap untuk dikirim.

(28)

3.2 Microsoft office Access 2007

Menurut Madcoms (2008) Microsoft Access 2007 merupakan salah satu software pengolah database. Dengan Microsoft Access 2007 dapat mengolah berbagai jenis data serta membuat hasil akhir berupa laporan dengan tampilan yang lebih menarik.

Menurut Gemilang (2007), Microsoft Access 2007 berisi komponen– komponen yang mendukung dalam pengelolaan surat, seperti:

1. Table adalah objek utama dalam database yang digunakan untuk menyimpan sekumpulan data sejenis dalam sebuah objek. Table terdiri atas:

a) Field Name : atribut dari sebuah table yang menempati bagian kolom. b) Record : isi dari field atau atribut yang saling berhubungan yang

menempati bagian baris.

2. Query (SQL / Structured Query Language) adalah bahasa untuk melakukan manipulasi terhadap database. Digunakan untuk menampilkan, mengubah, dan menganalisa sekumpulan data.

3. Form digunakan untuk mengontrol proses masukan data (input), menampilkan data (output), memeriksa dan memperbaharui data.

4. Report digunakan untuk menampilkan data yang sudah dirangkum dan mencetak data secara efektif.

Menurut Azhar (2008), field- field dalam sebuah tabel harus ditentukan tipe datanya. Ada beberapa tipe data dalam Microsoft Access 2007, yaitu:

1. Text 2. Memo 3. Number

(29)

4. Date / Time 5 Currency 6. Auto Number 7. Yes / No 8. OLE Object 9. Hyperlink 10. Lookup Wizard

3.2.1 Macam-macam Form pada Microsoft Access 2007

Menurut Azhar (2008), macam-macam form pada Microsoft Access 2007, yaitu:

Tabel 3.1 Tabel macam - macam form Microsoft Access 2007

Nama Form Keterangan

Form Menciptakan bentuk yang memungkinkan memasukkan informasi untuk satu record pada satu waktu.

Split Form Membuat bentuk split yang menunjukkan datasheet di bagian atas dan bentuk dibagian bawah untuk memasukkan informasi tentang catatan yang dipilih dalam datasheet. Multiple Items Menciptakan suatu bentuk yang menunjukkan beberapa

catatan dalam datasheet, dengan satu catatan per baris. Blank Form Membuat form yang dimulai dengan form kosong yang

dapat dimodifikasi.

More Form Membuat form dengan berbagai macam pilihan yang terdapat didalamnya.

(30)

3.3 Tata Cara Mengarsip Surat (filing)

Surat masuk dan surat keluar yang telah di proses dan ditindak lanjuti memerlukan proses penyimpanan yang baik dan teratur agar mudah di ketemukan kembali pada saat diperlukan, Surat masuk dan surat keluar yang disimpan yaitu surat yang mempunyai nilai yang sangat penting, dan sebagai warkat yang mempunyai nilai sebagai alat pengingat.

3.3.1 Pengertian Arsip

Menurut Wursanto (1991) arsip adalah segala kertas, naskah, buku, folio, film, mikrofilm rekaman suara, gambaran peta, bagan atau dokumen lain dalam segala macam bentuk yang sifatnya, aslinya, atau salinannya serta dengan segala cara penciptaannya dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan sebagai bukti atas tujuan organisasi, fungsi, kebijaksanaan, keputusan, prosedur pekerjaan atau kegiatan pemerintah yang lain atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya.

Untuk lebih jelasnya lagi mengenai arsip ditegaskan, menurut Undang-Undang No. 7 Tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan pasal 1, maka yang dimaksud dengan arsip adalah:

a. Naskah-naskah yang dibuat dan terima oleh Lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan pemerintah. b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan swasta dan atau

perorangan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

(31)

Dari pengertian di atas maka dapat diambil kesimpulan bahwa arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan menurut ketentuan-ketentuan yang berlaku dan apabila diperlukan dapat diketemukan kembali secara cepat.

3.3.2 Kegunaan Arsip

Arsip yang telah disimpan memililki kegunaan sebagai berikut: a. Arsip Sebagai Alat Ukur Kegiatan Organisasi

Kegiatan organisasi akan menghasilakan arsip dari suatu kegiatan, maka besar kecilnya organisasi dapat dilihat dari banyak sedikitnya arsip yang dihasilakan, karena arsip yang nantinya sebagai alat ukur organisasi.

b. Arsip Sebagai Sumber Ingatan

Arsip merupakan informasi terpenting, seperti kita ketahui bahwa daya ingatan manusia terbatas, untuk itu perlu dicatat dalam buku catatan agar nantinya dapat dibuka kembali dan diketahui informasi atas buku catatan yang terkandung didalamnya.

c. Arsip Sebagai Alat Bukti

Arsip dapat berupa gambar-gambar, rekaman, atau simbol yang dapat dilihat, didengar, dan diraba. Maka arsip dapat dijadikan sebagai bukti kegiatan dalam organisasi maupun masyarakat.

d. Arsip Sebagai Bahan Pengambilan Keputusan

Arsip memiliki berbagai macam informasi yang merupakan sumber berita, dan pertimbangan dalam pengambilan keputusan, Setiap pimpinan selalu memerlukan informasi untuk pengambilan keputusan yang terbaik bagi dirinya dan perusahaannya.

(32)

3.3.3 Prosedur Penyimpanan Arsip

Menurut Amsyah (2003) Ada 2 (dua) macam penyimpanan Arsip atau warkat yang belum selesai diproses (file pending) dan penyimpanan arsip yang sudah diproses (Permanen file) yaitu:

1. Penyimpanan Sementara (file pending)

Penyimpanan file sementara memerlukan tindak lanjut yaitu sebelum arsip disimpan dengan menggunakan map-map yang diberi label tanggal yang berlaku untuk setiap tiga bulan, maka file biasanya ditempatkan pada salah satu lajur almari arsip (filing cabinet) yang dipergunakan.

2. Penyimpanan tetap (Permanen file)

Penyimpanan arsip sesuai dengan prosedur dan sampai penyimpanan, kecepatan dan penemuan dokumen yang disimpan secara teratur.

(33)

BAB IV

HASIL PEMBAHASAN

Bab ini merupakan pembahasan dan hasil dari Proyek akhir, mengenai tuga yang ditangani saat proyek akhir berlangsung. Tugas tersebut antara lain mengenai penanganan surat masuk, penyimpanan data surat keluar dengan aplikasi database Ms. Access 2007 dan pengarsipan surat -menyurat pada bagian sekretariat.

Pelaksanaan proyek akhir berlangsung selama 3 (tiga) bulan. Dalam kurun waktu 3 (tiga) bulan ini, program proyek akhir dilaksanakan di PT Telkom Indonesia, Tbk yang berlokasi di Jalan Ketintang no 156 Surabaya. Pelaksanaan proyek akhir dilaksanakan pada:

Tanggal : 1 Maret 2012 – 31 Mei 2012

Tempat : Bagian Sistem Pengendalian Surat dan Sekretariat PT Telkom Indonesia Surabaya

Peserta : Sonia Trisnata Widyati NIM : 09.39015.0011

Berikut ini adalah rincian kegiatan yang dilakukan selama proyek akhir di PT Telkom Indonesia:

Tabel 4. 1 Rincian kegiatan selama Proyek Akhir

No Kegiatan/Pekerjaan

1 Penanganan surat masuk

2 Pengarsipan data secara komputerisasi 3 Penyimpanan data surat keluar 4 Pengagendaan surat masuk dan surat keluar

(34)

4.1 Proses penanganan surat masuk pada bagian Sistem Pengendalian Surat

Dalam suatu perusahaan komunikasi dibutuhkan sebagai media perantara pusat informasi baik secara verbal maupun non verbal. Salah satu bentuk media komunikasi non verbal yakni komunikasi secara tertulis yang masih dibutuhkan bagi masyarakat salah satunya adalah surat. Surat juga merupakan bagian penting dari suatu perusahaan, karena surat digunakan sebagai alat pengingat dan media untuk penyampaian informasi dan berita secara otentik.

Pembagian surat berdasarkan urgensinya dibagi menjadi 3 macam, yaitu: 1. Surat penting

Surat penting isinya bersifat mengikat, memerlukan tindak lanjut, menyangkut masalah kebijakan. Bila terlambat atau hilang, dapat menghambat dan merugikan pelaksanaan kebijakan, kelembagaan, kepegawaian, keuangan, dan kebendaan.

2. Surat biasa (rutin)

Surat biasa isinya tidak mengikat dan tindak lanjut yang diperlakukan tidak diperlakukan tidak ditentukan. Jika hilang, data masih dapat diperoleh dari sumber lain.

3. Surat rahasia

Pada surat rahasia baik isi maupun sifatnya memerlukan perlindungan. Jika bocor akan menimbulkan kerugian besar, mengurangi atau menyulitkan pelaksanaan atau langkah-langkah berikutnya.

Dengan demikian perlu adanya penanganan surat yang baik dan sistematis dengan suatu pengarsipan surat agar pengendalian surat tidak kacau.

(35)

Pada bagian Sistem Pengendalian Surat PT Telkom Indonesia, Tbk. sistem penyimpanan surat memakai sebuah software yang bernama “AGENDA”. Berikut ini adalah tampilan halaman awal pada program “AGENDA” disertai dengan memasukkan kata kunci agar dapat mengoperasikan software tersebut.

Sumber : PT Telkom Indonesia, Tbk.

Pada tampilan awal ini terdapat menu–menu sebagai berikut: 1. Auto AGD

Berfungsi untuk menginput data surat yang akan di agenda 2. Mencari Data

Berfungsi untuk pencarian data yang diinginkan sesuai kode jenis surat 3. Disposisi – Edit

Berfungsi untuk memperbaiki data arsip yang telah di agenda yang telah mengalami kekeliruan dan perlu dilakukan pengeditan kembali.

4. Menu Cetak

Berfungsi untuk mencetak data yang ingin dicetak Gambar 4.1 Software Agenda 1

(36)

5. AGD. Manual 6. Quit

Dalam menangani surat masuk, apabila mengalami kesulitan dalam mencari identitas pegawai terutama pada spesifikasi jenis surat bersifat pribadi, dapat membuka portal online contact book melalui http://portal.divre5.net/ yang hanya dapat diakses oleh pegawai PT Telkom Indonesia, Tbk. Dalam hal ini, portal sangat membantu untuk proses penyortiran surat masuk untuk memastikan alamat surat yang dituju adalah benar pegawai PT Telkom Indonesia, Tbk Divisi Consumer Service II.

Apabila nama surat tidak dikenali, surat dapat dikembalikan kepada kembali kepada kurir dan memberikan keterangan bahwa apakah surat tersebut tidak dikenali dengan alasan pegawai sudah pindah, pengirim surat tidak sesuai dengan alamat atau orang yang dituju.

Langkah-langkah membuka portal internal pegawai Telkom adalah sebagai berikut:

1. Buka Internet Explorer kemudian pada menu favorites pilih link portal divre 5 yakni portal pencarian pegawai Telkom.

Sumber : PT Telkom Indonesia, Tbk. Gambar 4.2 Menu favorites pencarian portal divre 5

(37)

2. Kemudian mengisikan username NIK pegawai dan password, akan muncul tampilan pencarian data pegawai berdasarkan unit yang dituju pada kolom search selanjutnya pilih go. Berikutnya akan muncul tampilan nama beserta unit yang ingin dicari.

Sumber : PT Telkom Indonesia, Tbk

Surat masuk yang ditangani oleh bagian Sistem Pengendalian Surat adalah jenis surat masuk yang diterima dari jasa pos pengiriman surat yang berbentuk sebuah dokumen otentik. Terdapat dua jenis surat masuk ditangani oleh bagian Sistem Pengendalian Surat diantaranya adalah:

1. Jenis surat bersifat umum

Jenis surat bersifat umum memerlukan pengarsipan data secara komputerisasi dengan menggunakan software “AGENDA” sebagai arsip surat masuk yang akan ditindaklanjuti oleh bagian lain yang bersangkutan, seperti:

(38)

a. Surat pengaduan

Berisikan tentang keluhan oleh pelanggan berkaitan dengan pelayanan perusahaan.

b. Surat pemberitahuan

Surat ini mengenai informasi dan berita yang ada kaitannya dengan perusahaan.

c. Surat dinas perusahaan

Surat ini bersifat penting yang ada hubungannya dengan instansi atau kelembagaan pemerintahan kepada kepala bagian yang berkepentingan untuk ditindaklanjuti.

d. Surat pengiriman barang

Surat sebagai lampiran pengantar adanya pengiriman barang yang menyangkut kebutuhan tiap unit atau bagian di perusahaan.

e. Surat permohonan

Surat pengantar proposal untuk pengajuan dana atau kerjasama, pengadaaan untuk kegiatan, dan lain sebagainya.

f. Surat undangan intern dan ekstern

Surat undangan intern adalah surat undangan antar sesama perusahaan dan surat undangan ekstern adalah surat undangan diluar perusahaan PT Telkom Indonesia, Tbk.

g. Surat tagihan sewa mobil dan hotel

Surat ini berisi tagihan persewaan mobil dan hotel oleh tiap bagian masing-masing yang ada didalam perusahaan.

(39)

2. Jenis surat bersifat khusus

Jenis surat yang bersifat khusus atau pribadi tidak memerlukan adanya pengarsipan secara komputerisasi dan selanjutnya dicatat di buku ekspedisi, seperti:

a. Surat tagihan bank

Surat berupa dokumen pribadi tagihan dari bank kepada tiap pegawai. b. Surat keputusan mutasi

Surat yang berisikan adanya permutasian pegawai berbeda wilayah di area lain perusahaan.

c. Surat keputusan pensiunan

Surat mengenai adanya keputusan perusahaan mengenai batas masa kerja pegawai perusahaan.

d. Surat dinas bagi perseorangan

Surat yang bersifat penting berkaitan dengan instansi atau kelembagaan pemerintahan yang ditujukan kepada perseorangan yang bersangkutan untuk ditindaklanjuti.

Jenis surat ini sifatnya pribadi dan rahasia, maka dalam hal ini diperlukan perlindungan khusus untuk menjaga surat dari pihak yang ingin melakukan tindak kecurangan atau kebocoran terhadap surat yang dapat menimbulkan kerugian bagi pemilik surat.

(40)

Adapun alur proses penanganan surat masuk hingga proses pendistribusian surat masuk yang akan didistribusikan kepada masing-masing bagian:

(41)

Keterangan alur: 1. Penerimaan surat

Penerimaan surat masuk yang bersifat umum maupun khusus berasal dari pelayanan pos pengiriman yang sebelumnya kurir telah diarahkan oleh resepsionis kepada bagian pengendalian surat.

2. Penyortiran surat

Surat masuk yang telah diterima baik yang bersifat umum maupun bersifat khusus selanjutnya disortir apakah surat termasuk dalam alamat yang dituju pada Divisi Consumer Service II PT Telkom Indonesia, Tbk.

3. Pengklasifikasian surat

Mengklasifikasi jenis surat, apakah surat termasuk jenis surat masuk bersifat umum atau jenis surat masuk yang bersifat khusus.

4. a. Penanganan surat yang bersifat umum

Melakukan pengarsipan terkomputerisasi dengan software AGENDA. b. Penanganan surat yang bersifat khusus

tanpa melakukan pengarsipan terkomputerisasi. Kemudian keduanya klasifikasi kembali kepada bagian apa surat tersebut ditujukan.

5. Pencatatan buku ekspedisi

Setelah diklasifikasi selanjutnya dicatat dalam buku ekspedisi sesuai dengan format jenis surat yang berisi kolom tanggal pencatatan, perihal, dan tandatangan.

6. Pendistribusian surat

Pendistribusian surat masuk kepada tiap bagian dengan membawa buku ekspedisi sebagai pencatatan bahwa surat telah diterima.

(42)

4.1.1 Penanganan surat masuk bersifat umum

Dalam menangani jenis surat diatas tidak semua surat dapat diterima dan kemudian dilakukan pendistribusian surat ke tiap bagian, Surat masuk yang telah diterima perlu dilakukan penyortiran surat terlelbih dahulu apakah surat yang diterima sesuai dengan tujuan agar surat yang dituju tepat sasaran dan sesuai dengan alamat tujuan kepada siapa surat ditujukan kepada yang bersangkutan.

Penanganan surat masuk pada bagian Sistem Pengendalian Surat menggunakan pengarsipan komputerisasi dengan software “AGENDA”. Dalam pengarsipan ini, tidak semua jenis surat diarsipkan kedalam penyimpanan arsip data secara komputerisasi. Jenis surat yang diarsip adalah jenis surat yang bersifat umum dan perlu didisposisikan ke bagian lain untuk menindaklanjuti jenis surat yang telah diarsipkan. Salah satu contoh jenis surat yang dilakukan pengarsipan secara komputerisasi adalah surat permohonan sponsorship.

Jenis surat ini akan ditindaklanjuti kembali oleh bagian khususnya bagian marketing. Berikut ini adalah tahap-tahap yang dilakukan dalam menangani jenis surat permohonan sponsorship:

a. Penerimaan surat

Ketika tamu datang dan menyerahkan proposal surat permohonan sponsorship, hal yang pertama dilakukan adalah pastikan bahwa proposal yang diterima telah dilengkapi surat pengantar dan melakukan pengecekan apakah proposal surat yang diajukan benar sesuai dengan alamat yang dituju. Jika tidak dilengkapi dengan surat pengantar, maka proposal dikembalikan kepada tamu.

(43)

Selanjutnya untuk penanganan surat dilengkapi surat pengantar, tamu diberikan pengarahan berupa penjelasan untuk selanjutnya menghubungi bagian yang bersangkutan untuk melakukan konfirmasi setelah menunggu waktu yang telah ditentukan yakni 10 hari terhitung sejak proposal surat masuk yang diterima pada jam kerja.

Untuk jenis surat permohonan kerjasama / sponsorship oleh kalangan pendidikan seperti pelajar / mahasiswa akan ditindaklanjuti oleh bagian marketing. Sedangkan untuk jenis surat permohonan kegiatan sosial seperti seperti permohonan partisipasi, permohonan audiensi, pengajuan bantuan pengadaan computer dan lain sebagainya ditindaklanjuti oleh bagian CDC. b. Penomoran surat

Setelah surat permohonan diterima, tahap selanjutnya sebelum melakukan pengarsipan data secara komputerisasi adalah memberikan stempel agenda pada surat masuk yang terdiri atas tanggal penerimaan surat dan penomoran surat berdasarkan kode jenis surat masuk yang diterima, urutan agenda surat, dan tahun surat masuk.

Sumber : PT Telkom Indonesia, Tbk Gambar 4.5 Stempel agenda

(44)

c. Pengarsipan data secara komputerisasi

Tahap ketiga melakukan pengarsipan data secara komputerisasi dengan menggunakan software “AGENDA”. Pada menu agenda masuk pilih auto agenda kemudian tekan enter akan muncul jenis kode klasifikasi surat.

Sumber : PT Telkom Indonesia, Tbk Berikut ini adalah kode klasifikasi surat pada auto agenda: KU  Keuangan

PW  Pengawasan

LB  Penelitian dan Pengembangan HK  Hukum

LG  Logistik

LP  Pengelolaan data dan Pelangganan PD  Pendidikan dan Pelatihan

PR  Public Relation PS  Personalia

TK  Teknik Telekomunikasi UM  Umum

YN  Pelayanan jasa

Gambar 4.6 Kode klasifikasi surat

Kode klasifikasi

(45)

Gambar 4.7 Input data pada Auto Agenda

Selanjutnya adalah menginputkan data melalui auto agenda mengisi data sesuai dengan pengirim, nomor berkas, perihal surat, dan disposisi surat.

Sumber : PT Telkom Indonesia, Tbk

Jika terjadi kekeliruan dalam mengentri data pada software “AGENDA” dapat melakukan pengeditan ulang pada menu disposisi edit. Berikan ini adalah cara melakukan pengeditan data surat masuk yang keliru pada menu disposisi- edit dan ketik“Y” pada koreksi:

Sumber : PT Telkom Indonesia, Tbk Gambar 4.8 Menu disposisi edit

(46)

Lakukan pengecekan kembali dan pastikan data lengkap dan benar tidak ada lagi kesalahan dalam pengentrian data selanjutnya kemudian save.

Sumber : PT Telkom Indonesia, Tbk.

Apabila terjadi kesalahan saat pengentrian data, akan kesulitan ketika dilakukan pencarian data kembali melalui menu mencari data berdasarkan spesifikasi jenis pencarian data yang telah dientri dengan lengkap dan benar.

Berikut ini adalah contoh tampilan gambar menu pencarian data dengan macam-macam spesifikasi jenis pencarian data yang ingin dicari:

Sumber : PT Telkom Indonesia, Tbk. Gambar 4. 9 Pengeditan data yang fix

Gambar 4.10 Pencarian data berdasarkan tanggal berkas

e a b c d

f g h i

(47)

Keterangan menu pencarian data berdasarkan: a. No. agenda

b. Tanggal agenda c. Nomor klasifikasi d. Jenis berkas e. Pengirim f. Nomor berkas g. Tanggal berkas h. Perihal

i. Usai

Pada bagian Sistem Pengendalian Surat biasanya menggunakan pencarian data dengan spesifikasi jenis pencarian berdasarkan pengirim yang lebih mudah dalam mencari data dengan cepat. Pada pencarian data ini menginputkan tahun agenda dan siapa nama pengirim surat dengan maksimal 15 karakter.

Sumber : PT Telkom Indonesia, Tbk. Gambar 4.11 Pencarian data berdasarkan pengirim

(48)

Berikut ini adalah salah satu contoh bentuk surat masuk permohonan sponsorship yang diteruskan kepada bagian marketing:

Sumber : PT Telkom Indonesia, Tbk Gambar 4.12 Contoh bentuk surat permohonan sponsorship

(49)

Jenis surat masuk lain yang bersifat umum tanpa ditujukan kepada perseorangan atau untuk perhatian khusus dapat dilakukan pengarsipan secara komputerisasi.

d. Pencatatan buku ekspedisi

Setelah melakukan tahap pengarsipan, selanjutnya adalah pencatatan buku ekspedisi sebagai penyimpanan tanda bukti penerimaan kepada tiap-tiap bagian. Pencatatan buku ekspedisi untuk surat masuk yang bersifat umum berupa pencatatan nomor agenda surat dan asal si pengirim surat atau instansi yang terkait disertai dengan tanda terima oleh orang yang bersangkutan.

Sumber : PT Telkom Indonesia, Tbk e. Pendistribusian surat

Tahap terakhir baik penanganan surat masuk bersifat umum dan khusus adalah pendistribusian surat ke tiap-tiap bagian. Setelah melakukan pencatatan pada buku ekspedisi pada masing-masing bagian, kemudian diberikan ke tiap

(50)

bagian. Berikut ini adalah tabel divisi tiap bagian yang hendak dilakukan pendistribusian surat masuk:

Tabel 4.2 Pembagian unit proses pendistribusian surat masuk

Lantai Ruangan

G (Ground)

 UNER (Enterprise)

 Comdiv / Public Relation

 SISFO / USI

 Marketing / Commerce

 Performansi

 Serikat karyawan (SEKAR)

 GS (General Support)

 Koperasi Pojok Bekisar

 Finance

 CIS

 UBC

 CC (Customer Care)

 CDC  SAS 3  Sekretariat  DBS  Diva

Pendistribusian ini dilakukan setiap hari pada jam kerja dengan guna memperlancar prosedur penanganan surat masuk di bagian Sistem Pengendalian Surat. Pendistribusian yang dilakukan tidak harus diberikan kepada orang bersangkutan, melainkan dapat diberikan kepada pegawai yang ada dibagian yang bersangkutan. Surat yang telah didistribusikan dan diterima oleh pegawai pada bagian yang terkait, dapat melakukan tanda terima pada buku ekspedisi berupa

(51)

tanda tangan disertai dengan tanggal penerimaan surat masuk dan nama terang penerima surat.

Sebelum memberikan tanda terima surat, hendaknya melakukan konfirmasi dan mengecek kembali kepada bagian yang bersangkutan apakah surat yang didistribusikan sesuai dengan pencatatan yang dilakukan pada buku ekspedisi. Hal ini dilakukan untuk menghindari adanya kesalahan seperti surat yang tertukar atau kemungkinan salah saat melakukan penulisan pada buku ekpedisi yang disebabkan banyaknya surat masuk sehingga bisa jadi surat yang diterima memiliki persamaan nama pegawai yang berbeda bagian.

Agar pendistribusian surat lebih efisien dan terjangkau, pendistribusian untuk surat masuk yang tidak bersifat penting tidak perlu dilakukan distribusi dengan segera mengingat banyaknya surat masuk yang diterima oleh bagian Sistem Pengendalian Surat untuk disortir kembali surat-surat yang perlu ditindaklanjuti segera.

4.1.2 Penanganan surat masuk bersifat khusus

Penanganan surat masuk bersifat khusus (pribadi), hampir sama dengan penanganan surat masuk yang bersifat umum. Perbedaannya adalah pada surat yang sifatnya pribadi atau perseorangan bahkan mendapat perhatian khusus oleh orang yang bersangkutan, tidak dilakukan pengarsipan secara komputerisasi melainkan langsung melakukan pencatatan kedalam buku ekspedisi berupa pencatatan asal si pengirim surat atau instansi yang terkait dan kepada siapa surat yang dituju disertai dengan tanda terima oleh orang yang bersangkutan.

(52)

4.2 Penyimpanan data surat keluar secara terkomputerisasi dengan menggunakan Ms. Access 2007

Berkaitan dengan penanganan surat masuk erat kaitannya dengan dengan penanganan surat keluar, akan tetapi bagian Sistem Pengendalian Surat tidak melakukan pengelolaan sepenuhnya mengenai surat keluar. Penanganan dan pendistribusian surat masuk lebih tersortir dibandingkan dengan surat keluar. Pada bagian ini, surat keluar tidak mengunakan pengarsipan surat secara komputerisasi seperti halnya surat masuk yang perlu ditangani sebagai pengendalian surat. Surat keluar yang telah dikelola oleh masing-masing bagian atau perseorangan dan selanjutnya bagian Sistem Pengendalian Surat hanya membantu melakukan pengiriman surat melalui pos dan selanjutnya pada bagian ini hanya menyimpan copy tanda bukti pos yang disimpan dalam map ordner sebagai dokumen pribadi.

Sumber : PT Telkom Indonesia, Tbk

Ketika surat keluar hendak dilakukan pengiriman melalui jasa pengiriman seperti: Kantor Pos Indonesia, TIKI, dan JNE sebelumnya bagian pengelola menghubungi jasa pengiriman melalui telepon untuk menanyakan berapa jumlah biaya pengiriman dengan menyebutkan banyaknya dokumen serta jangka waktu pengiriman dokumen atau surat, hal ini dilakukan untuk mengecek apakah

(53)

pengiriman surat keluar sesuai dengan permintaan bagian lain mengingat adanya surat keluar yang bersifat segera dan membutuhkan penanganan jasa pengiriman yang cepat sampai ke tujuan.

Selanjutnya, bagian pengelola melakukan konfirmasi ke bagian yang bersangkutan untuk menanyakan persetujuan atau negosiasi jasa pengiriman bahwa dokumen atau surat dengan nomer sekian dengan biaya dan jangka waktu sekian untuk dilakukan pengiriman. Setelah negosiasi dilakukan, selanjutnya bagian pengelola melakukan pengiriman sesuai pelayanan jasa yang diinginkan serta menandatangani copy tanda bukti pos sebagai tanda dokumen atau surat sudah dilakukan pengiriman. Penyimpanan copy tanda bukti pos ini sebagai dokumentasi pengiriman surat keluar.

Jika hanya melakukan penyimpanan copy tanda bukti pos saja, maka besar kemungkinan ketika terjadi kehilangan copy tanda bukti pos sebagai pertanggungjawaban atas bukti pengiriman, akan menyulitkan bagian pengelola untuk menemukan kembali copy tanda bukti pengiriman apabila tidak dilakukan penggandaan terhadap penyimpanan copy tanda bukti pos yang hanya dilakukan secara manual. Dengan demikian munculah ide untuk membantu melakukan penyimpanan data surat keluar yang secara sistematis dan terkomputerisasi dengan tujuan sebagai penggandaan penyimpanan data surat keluar yang lebih efektif dan efisien dengan menggunakan aplikasi database surat keluar pada Ms. Access 2007 yang memudahkan menginputkan data sesuai kebutuhan penggunaan penyimpanan data surat keluar.

(54)

4.2.1 Pembuatan tabel penyimpanan data surat keluar

a. Langkah awal membuka Ms. Access 2007, pilih template blank database dan isikan nama file dengan format *.accdb pada Ms. Access 2007 kemudian tekan tombol “create”.

b. Langkah selanjutnya adalah pembuatan tabel data surat keluar dengan mengunakan design view dengan cara klik kanan pada table1 tabel berikut ini.

c. Kemudian akan muncul secara otomatis tampilan save as dan beri nama tabel dengan nama “Tabel Data Surat Keluar” kemudian klik OK.

Gambar 4.15 Blank database pada Ms. Access 2007

(55)

d. Buka tabel data surat keluar yang telah dibuat, kemudian isikan nama field dan tipe data tabel yang terdiri atas: nomor agenda, tanggal kirim, nomor surat, jenis surat, alamat surat, tanggal surat, perihal surat, keterangan, nomor respengiriman, jenis pengiriman dan lampiran pengiriman kemudian save.

Gambar 4.17 Save as tabel data surat keluar

(56)

Gambar 4.20 Tampilan form wizard 4.2.2 Pembuatan form penyimpanan surat keluar

Langkah-langkah pembuatan form penyimpanan surat keluar adalah dengan menggunakan form wizard dengan menginputkan tabel yang telah dibuat sebelumnya.

a. Untuk membuka form wizard, pada tab create pilih more forms kemudian pilih form wizard.

b. Langkah selanjutnya masukkan semua data yang berasal dari available fields kedalam selected fields lalu klik next.

(57)

c. Pada next selanjutnya berisi pemilihan layout yang terdiri atas columnar, tabular, datasheet, justified. Pilih model layout columnar lalu klik next.

d. Selanjutnya pemilihan style label form, pilih style label aspect kemudian klik next hingga pada box akhir tulis judul form jika ingin memodifikasi design form pilih modify the form design lalu klik finish.

Gambar 4.21 Pemilihan layout pada form

Gambar 4.22 Pemilihan style label form

(58)

e. Langkah terakhir adalah mendesain sendiri form agar lebih rapi dan bagus yang dilengkapi dengan fasilitas tombol-tombol button pada menu design sebagai pelengkap tampilan form.

Setelah selesai form siap digunakan menginput data surat keluar disertai melampiran copy tanda bukti pos yang sebelumnya di-scan terlebih dahulu kemudian attachments pada lampiran pengiriman agar lebih mudah melakukan penggandaan terhadap penyimpanan data surat keluar secara terkomputerisasi.

Gambar 4.24 Design form data surat keluar

(59)

4.3 Pengarsipan surat menyurat pada bagian sekretariat

Arsip merupakan kumpulan surat berupa dokumen atau catatan sebagai penyimpanan naskah atau dokumen penting. Pentingnya arsip bagi suatu perusahaan membantu dalam proses penyimpanan kegiatan surat – menyurat sebagai bukti otentik.

Berbagai macam jenis -jenis arsip yang menurut fungsinya dibagi atas dua macam :

1. Arsip dinamis, yaitu arsip yang setiap hari digunakan secara langsung dalam kegiatan operasional perusahaan. Contoh: surat tagihan perusahaan, surat keputusan pegawai, surat dinas pimpinan dll.

2. Arsip statis, yaitu yang setiap hari digunakan, tetapi tidak secara langsung tetap disimpan dengan alasan historisnya. Contoh: Surat undangan rapat, surat undangan training / workshop dan lain-lain.

Kegiatan pengarsipan di bagian sekretaris dibagi menjadi dua bagian, yaitu pengarsipan dokumen surat internal perusahaan dan pencatatan buku agenda sebagai pencatatan surat masuk dan surat keluar untuk surat eksternal.

4.3.1 Pengarsipan dokumen

Pada PT Telkom Indonesia, Tbk khususnya jenis dokumen atau surat internal menggunakan menggunakan pengarsipan virtual office berbasis web pada alamat http://portal.telkom.co.id. Penggunaan prinsip POINT (Paperless Office Internal Telkom), yaitu yang didalamnya digunakan pengelolaan surat-menyurat Internal Telkom dengan berupa virtual (berbentuk soft copy).

Portal Telkom merupakan sarana yang digunakan oleh pegawai untuk bisa melakukan diantaranya : korespondensi, sharing file, Email, Training, Info Rekan,

(60)

absen online, slip gaji, mengetahui info terbaru perusahaan, dan lain sebagainya. Dengan demikian, penggunaan prinsip ini membantu pengurangan penggunaan kertas dalam kegiatan operasional kantor.

Sumber : PT. Telkom Indonesia, Tbk.

Penggunaan sistem ini memiliki kelebihan dan kekurangan dalam membantu kegiatan pengarsipan surat menyurat perkantoran, kelebihan sistem ini diantaranya adalah sebagai berikut:

a. Penghematan terhadap ruangan

Tidak memerlukan ruang khusus untuk melakukan penyimpanan arsip-arsip surat internal yang bersifat konvensional.

b. Penghematan terhadap biaya

Tidak memerlukan banyak media dan peralatan penyimpanan arsip seperti lemari arsip, map ordner, filling cabinet dll.

c. Praktis dan fleksibel

Pegawai tertentu yang membutuhkan arsip dalam bentuk virtual ini dapat dengan mengakses portal internal Telkom dan mencari arsip yang diinginkan.

(61)

Untuk kekurangan penggunaan sistem ini, jika terjadi gangguan pada sistem maka akan berdampak terhambatnya prosedur kegiatan surat menyurat secara virtual. Seluruh kegiatan administrasi yang dilakukan sekretaris seperti nota dinas, share file mengenai notulen rapat, atau jenis file lain akan tersimpan secara kronologis pada portal internal Telkom. Berikut adalah kegiatan pendukung pengarsipan surat masuk dan keluar internal pada portal Telkom: 1. Nota dinas elektronis

Nota dinas (Nodin) merupakan media informasi surat yang dikirimkan kepada internal perusahaan Telkom, baik kepada antar bagian, antar divisi, maupun antar area. Nodin terdiri atas dua macam yaitu nodin surat masuk dan surat keluar.

Sumber : PT Telkom Indonesia, Tbk.

Dalam hal ini sekretaris bertugas mengirimkan nodin kepada bagian yang berkepentingan dan terkait pada isi nodin. Nodin surat masuk yang telah dibuat oleh konseptor sebelum terkirim dilakukan oleh pemeriksa pertama yang selanjutnya dikoreksi kembali oleh pemeriksa kedua, dan begitu seterusnya

(62)

sampai pemeriksa yang terakhir. Jika masih perlu dilakukan koreksi, maka nodin tersebut akan dikembalikan kepada si pembuat nodin. Bila nodin selesai di-approve oleh pemeriksa terakhir, maka setelah submit nodin akan meluncur pada alamat surat dan penomoran akan secara otomatis dan tanpa tanda tangan dinyatakan sah.

Seperti halnya nodin surat masuk internal, nodin surat keluar internal setelah submit muncul nomor surat, sehingga pengarsipan tetap dilakukan secara online. Namun setelah surat dinyatakan selesai, diprint kemudian ditandatangani baru setelah itu dikirim melalui buku ekspedisi. Untuk jenis surat keluar eksternal perusahaan dapat dilakukan via email atau surat konvensional. Berikut ini format yang harus diisikan dalam pengiriman nodin adalah:

1. Kepada : Kepada siapa nodin ditujukan, dengan cara pilih nama pegawai pada address book tanpa harus entri manual. 2. Dari : Pengirim nodin, menggunakan address book

3. Tembusan : Siapa saja tembusan nodin, menggunakan address book 4. Pemeriksa : Nama pemeriksa nodin, menggunakan address book 5. Lampiran : Lampiran pada nodin

6. Kode masalah : Kode uraian masalah pada nodin, 7. Perihal : Perihal yang ada pada nodin

(63)

Sumber : PT Telkom Indonesia, Tbk Gambar 4.28 Format nodin pada portal Telkom

2 3

7 6 5

(64)

2. Share file

Share file digunakan untuk mengirimkan file yang berukuran hingga 25 Mb kepada beberapa alamat untuk yang diberi akses. Jenis file yang dikirim melalui share point memiliki tanggal kadaluarsa sampai 7 hari. Bila file tersebut tidak dilakukan download sampai batas waktu kadaluarsa, maka file tersebut akan terhapus secara otomatis pada server. Hal ini dilakukan agar tidak membebani server yang ada.

Sumber : PT Telkom Indonesia, Tbk Gambar 4.29 Share file pada portal Telkom

(65)

4.3.2 Pencatatan buku agenda manual

Pencatatan buku agenda digunakan sebagai arsip agenda surat masuk dari eksternal perusahaan. Jenis surat masuk berasal dari eksternal perusahaan yang ditujukan untuk EGM (Executive General Manager) atau DEGM (Deputi Executive General Manager), setelah melewati prosedur penanganan hingga pendistribusian surat di bagian Sistem Pengendalian Surat selanjutnya sekretaris melakukan pencatatan pada buku agenda manual surat masuk.

Sumber : PT Telkom Indonesia, Tbk.

(66)

Sumber : PT Telkom Indonesia, Tbk.

Setelah dilakukan pencatatan, selanjutnya pemberian lembar disposisi yang disebut dengan baju surat. Baju surat merupakan selembar kertas berformat yang digunakan sebagai pengantar surat atau dokumen untuk EGM dan DEGM. Hal yang diperlu diperhatikan sekretaris ketika pemberian baju surat adalah mengecek kembali dan memastikan apakah baju surat yang akan diberikan kepada EGM atau DEGM telah benar dan tidak tertukar sesuai dengan format masing-masing baju surat. Setelah dibaca oleh EGM dan DEGM, surat yang telah melalui disposisi atasan kepada pihak bersangkutan dan sebelumnya dicatat pada buku ekpedisi sebagai tanda bahwa surat telah diterima. Berikut format yang harus diisikan dalam baju surat adalah:

a. Nomor agenda : Nomor agenda secara otomatis b. Tanggal (1) : Tanggal penerimaan surat c. Perihal : Hal mengenai kepentingan surat d. Nomor surat : Nomor yang tertera pada surat e. Tanggal (2) : Tanggal surat dibuat

(67)

Sumber : PT Telkom Indonesia, Tbk.

Jenis surat keluar ke eksternal perusahaan, untuk surat konvensional seperti jenis surat resmi yang membutuhkan legalitas materai yang dibuat oleh masing - masing bagian perusahaan sebelumnya harus dilakukan pencatatan pada bagian sekretaris dengan buku agenda manual surat keluar yang kemudian surat dapat diserahkan kepada bagian pengelola surat.

(68)

4.3.3 Peralatan pendukung pengarsipan pada bagian sekretariat a. Mesin penghancur kertas (Paper Shredder)

Sekretaris membutuhkan peralatan mesin penghancur kertas yang digunakan untuk menghancurkan dokumen-dokumen yang tidak digunakan lagi atau dokumen rahasia yang pada saat pembuatannya terjadi kesalahan. Jangka waktu pemusnahan surat atau dokumen ini sekitar 10 tahun.

b. Mesin printer, scanner, fotokopi dan faksimile

Sekretaris dilengkapi dengan sebuah mesin printer dengan empat macam fungsi, yaitu dapat digunakan untuk printer, fotokopi, scan dan faksimile. Prinsip PT Telkom yang menggunakan paperless office dengan ini mengurangi pemakaian kertas, penggunaan peralatan ini mendukung pengelolaan dan penerimaan dokumen melalui faksimile. Mesin ini langsung dihubungkan dengan komputer dan dokumen yang diterima berupa soft copy dalam komputer. Bila ada faks masuk, bisa dilakukan pengecekan apakah dokumen bila perlu dicetak dan selanjutnya untuk ditangani dan ditindaklanjuti lebih lanjut.

(69)

c. Map Ordner

Map ordner merupakan peralatan untuk penyimpanan lembaran surat atau dokumen. Pada bagian sekretaris penggunaan map ordner sebagai penyimpanan buku agenda manual surat masuk dan keluar juga beberapa arsip dokumen yang penting untuk memudahkan pengelolaan surat menyurat.

Gambar 4. 34 Mesin printer, scanner, fotokopi dan faksimile

(70)

BAB V

PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil pembahasan yang telah dijelaskan pada bab sebelumnya, kesimpulan yang dapat diambil selama mengikuti Proyek Akhir adalah sebagai berikut:

1. Penanganan surat masuk dibedakan atas dua jenis surat, surat yang bersifat umum dilakukan pengarsipan secara terkomputerisasi dengan cara

menginputkan data pada software “AGENDA” dengan prosedur penanganan

surat yang benar dimulai dari penerimaan surat, penomoran surat, pengarsipan surat, pencatatan pada buku ekspedisi hingga pendistribusian surat ke tiap bagian. Surat masuk yang bersifat pribadi tanpa dilakukan pengarsipan terkomputerisasi karena menyangkut perseorangan yang sifatnya rahasia, penaganan surat ini tinggal dilakukan pencatatan pada buku ekspedisi hingga dilakukan pendistribusian surat ke tiap- tiap bagian. Pendistribusian surat masuk dilakukan ke tiap-tiap bagian. Setelah melakukan pencatatan pada buku ekspedisi pada masing- masing bagian, kemudian diberikan ke tiap bagian.

Pendistribusian dilakukan tidak harus diberikan kepada orang bersangkutan, melainkan dapat diberikan kepada pegawai yang ada dibagian yang bersangkutan. Surat yang telah didistribusikan dan diterima oleh pegawai pada bagian yang terkait, dapat melakukan tanda terima pada buku

(71)

ekspedisi berupa tanda tangan disertai dengan tanggal penerimaan surat masuk dan nama terang penerima surat.

2. Penyimpanan data copy tanda bukti pengiriman surat keluar akan lebih efektif dan efisien jika dilakukan penyimpanan data surat keluar secara terkomputerisasi dengan aplikasi Ms. Access 2007.

3. Pengarsipan pada bagian sekretaris PT Telkom DCS Timur II sudah baik, berbasis virtual office dengan penggunaan prinsip POINT (Paperless Office Internal Telkom).

5.2 Saran

1. Melihat besarnya arus kegiatan administrasi penanganan surat masuk pada PT Telkom Indonesia,Tbk maka ada baiknya jika penanganan komputerisasi pada bagian ini dilakukan oleh dua orang. Dalam hal ini tentunya orang tersebut telah cekatan dalam menangani surat masuk dan terpercaya dalam melakukan pengelolaan banyaknya jenis surat.

2. Pentingnya melakukan pembaruan terhadap perabot pendukung pengelolaan surat terkomputerisasi agar lebih update untuk pengelola bagian Sistem Pengendalian Surat selanjutnya.

3. Pemberian perlengkapan inventaris ruangan yang memberikan kesan sejuk dan nyaman serta penataan layout ruangan perlu diperhatikan mengingat banyaknya tamu yang diterima pada Bagian Sistem Pengendalian Surat. 4. Pemberian map ordner pada rak ekspedisi bagian Sistem Pengendalian surat

disertai pemberian label nama unit yang jelas pada map ordner, akan membantu kegiatan administrasi perkantoran yang lebih praktis dan indah.

(72)

5. Perlunya adanya training komputer bagi pengelola bagian Sistem Pengendalian Surat untuk meningkatkan wawasan dan pengetahuan berkaitan dengan kegiatan administrasi perkantoran.

6. Pentingnya penggandaan dokumen yang tersusun secara sistematis pada bagian sekretariat sebagai arsip agar mudah dicari pada saat dibutuhkan. 7. Menambah peralatan pendukung kegiatan administrasi keskretariatan seperti

filing cabinet, lemari besi, map ordner untuk memudahkan penemuan kembali arsip dan pemeliharaan dokumen-dokumen penting sekretariat.

(73)

DAFTAR PUSTAKA

Azhar, Arranirie. 2008. Microsoft Office Access 2003. Jakarta: PT Elex Media Komputindo.

Barthos, Basir. 2003. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara.

Gemilang. Route. 2009. Modul Microsoft Office Access 2007 bagian 4. Jakarta: PT Elex Media Komputindo.

Gie, The Liang. 2004. Pedoman Lengkap Kesekretariatan: Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Graha Ilmu.

Haryadi, Hendy. 2009. Administrasi perkantoran. Jakarta: Visimedia.

Hidajat, S. 2000. Pembimbing Administrasi dan Surat Menyurat. Jakarta: Penerbit Kusyantoro

Madcoms. 2008. Microsoft Access 2007 untuk Pemula. Yogyakarta: Penerbit Andi

Wursanto, Ignatius. 2006. Kompetensi Sekretaris Profesional. Yogyakarta: Penerbit Andi.