Prosedur Penanganan Surat Menyurat Pada Bank Indonesia Medan

Oleh :

INTAN MACHDA ELENA IDRUS 122103144

PROGRAM STUDI D3 AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN 2015

LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR

NAMA : INTAN MACHDA ELENA IDRUS

NIM : 122103144

PROGRAM STUDI : KESEKRETARIATAN

JUDUL : PROSEDUR PENANGANAN SURAT MENYURAT

PADA BANK INDONESIA MEDAN

Tanggal : Juli 2015 Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan

(Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM NIP. 19741012 200003 2 003

)

Tanggal :Juli 2015 Dekan

(Prof.Dr.Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak, CA NIP. 19560407 198002 1 001

NIM : 122103144

PROGRAM STUDI : KESEKRETARIATAN

JUDUL : PROSEDUR PENANGANAN SURAT MENYURAT

PADA BANK INDONESIA MEDAN

Medan,Juli 2015 Menyetujui, Pembimbing

(Dra. Marhayanie, SE, M.Si) NIP. 19580427 198503 2 002

i

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr. Wb.

Dengan segala kerendahan hati syukur Alhamdulillah penulis ucapkan atas kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan Tugas Akhir ini guna memenuhi salah satu persyaratan akademik dalam menyelesaikan Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara. Salawat beriring salam kepada junjungan besar Nabi Muhammad SAW yang telah membawa umatNya dari alam yang penuh kegelapan menuju alam yang penuh dengan ilmu pengetahuan.

Adapun judul Tugas Akhir ini adalah “PROSEDUR PENANGANAN SURAT MENYURAT PADA BANK INDONESIA MEDAN”.Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini masih jauh dari kata sempurna baik dari segi isi maupun dari segi penyajiannya. Oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun, agar untuk ke depannya penulis dapat menulis dengan lebih baik lagi.

Dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini, penulis telah banyak mendapatkanbimbingan serta dorongan dari berbagai pihak, baik moril maupun materil. Dengan segala hormat dan kerendahan hati penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada:

ii

2. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec. Ac, Ak., selaku Dekan Fakultas

Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

3. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM., selaku Ketua Program

Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

4. Ibu Magdalena Linda Leonita Sibarani, SE, M.Si., selaku Sekretaris

Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

5. Ibu Dra Marhayanie, SE, M.Si., selaku Dosen Pembimbing yang telah

meluangkan waktu, tenaga dan pikiran dalam proses penyelesaian tugas akhir sehingga dapat terselesaikan dengan baik.

6. Bapak dan Ibu Dosen serta seluruh Staff Pegawai Fakultas Ekonomi dan

Bisnis Universitas Sumatera Utara.

7. Seluruh Staff dan Pegawai Kantor Perwakilan Bank Indonesia Wilayah IX

(Sumut dan Aceh) yang berinteraksi langsung maupun tidak langsung dengan penulis. Terkhusus bagian Kepegawaian dan Umum Kantor Perwakilan Bank Indonesia Wilayah IX (Sumut dan Aceh) yang telah memberikan bimbingan dan arahan kepada penulis.

8. Teristimewa buat kedua orang tua, Ayahanda Idrus Salam (alm) dan Ibunda

Adi Gunda yang telah mendoakan penulis agar tetap menjadi yang lebih baik dan dapat meraih cita-cita yang diinginkan.

iii

9. Buat mahasiswa/i Kesekretariatan stambuk 2012 yang selama ini telah

menjadi teman dan sahabat yang bersedia memberikan bantuan dan motivasi yang besar kepada penulis dalam penyelesaian Tugas Akhir ini.

10.Sahabat penulis Fitriya, Anriyani, Rohayati dan Denada yang telah memberikan motivasi serta waktu selama perkuliahan sampai saat ini.

Akhir kata semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi penulis dan pembaca-pembaca lainnya. Semoga Tuhan Yang Maha Esa melimpahkan rahmat dan karunia-Nya kepada kita semua dan membalas segala kebaikan dan kebajikan semua pihak yang selama ini sudah mendukung dan membantu penulis.

Wassalammu’alaikum Wr. Wb.

Medan, Juli 2015 Penulis,

Intan Machda Elena Idrus NIM : 122103144

iv DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR TABEL ... vi

DAFTAR GAMBAR ... vii

BAB I : PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah... 1

B. Rumusan Masalah ... 3

C. Tujuan Penelitian ... 3

D. Manfaat Penelitian ... 3

E. Jadwal Kegiatan ... 4

F. Sistematika Penelitian ... 4

BAB II : GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN A. Sejarah Perkembangan Bank Indonesia ... 6

B. Tujuan dari Bank Indonesia ... 12

C. Makna Logo Bank Indonesia ... 12

D. Struktur Organisasi dan Deskripsi Tugas Kantor Perwakilan Bank Indonesia Wilayah IX (Sumut dan Aceh) 14

E. Job Description ... 17

F. Jaringan Kegiatan ... 26

G. Kinerja Kegiatan Terkini ... 26

v BAB III : PEMBAHASAN

A. Pengertian Prosedur ... 28 B. Pengertian Surat ... 28 C. Pengertian Surat Menyurat... 29

D. Prosedur Surat Menyurat pada Bank Indonesia Medan .... 37

E. Tujuan Penulisan Surat ... 37

F. Fungsi dan Kedudukan Surat Dalam Kinerja Kantor ... 38

G. Sarana Pengurus Surat ... 40

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan ... 43 B. Saran ... 43

vi

DAFTAR TABEL

vii DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 2.1 Logo Bank Indonesia ... 13

Gambar 2.2 Struktur Organisasi Bank Indonesia ... 14

Gambar 3.1 Bagan Tata Aliran Pengelolaan Surat Masuk ... 32

1 A. Latar Belakang Masalah

Pada Kantor Perwakilan Bank Indonesia Cabang (Aceh dan Medan) sangat sering melakukan surat menyurat untuk membantu melakukan pekerjaan.

Menurut Sedarmayanti (2001:71) Suatu organisasi atau perusahaan selalu bekerja dengan memiliki tujuan yang hendak dicapai. Tujuan termaksud itu mengakibatkan harus dilakukannya kegiatan-kegiatan atau tugas-tugas oleh tenaga manusia dengan menggunakan benda, uang dan bangunan atau fasilitas lainnya, seperti mesin serta peralatan lain. Suatu organisasi juga mempunyai tugas pokok dan fungsi yang apabila terlaksana dengan baik maka tujuan dari organisasi tersebut dapat tercapai.

Dalam melaksanakan kegiatannya setiap bank berbeda seperti antara kegiatan bank umum dengan kegiatan bank pengkreditan rakyat. Kegiatan bank lebih luas dari bank perkreditan rakyat. Artinya produk yang ditawarkan oleh bank umum lebih lengkap, hal ini disebabkan bank umum mempunyai kebebasan untuk menentukan jenis produk dan jasanya. Peranan bank sebagai lembaga keuangan tidak pernah lepas dari masalah kredit. Bahkan kegiatan bank sebagai lembaga keuangan, pemberian kredit merupakan kegiatan utamanya (Kasmir, 2000: 33).

Surat menyurat tidak hanya merupakan alat komunikasi yang penting, tetapi hal itu juga sangat penting dalam kegiatan manajerial yaitu pekerjaan melaksanakan fungsi-fungsi manajemen, seperti fungsi perencanaan,

2

2

pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan. Surat menyurat memberikan informasi yang sangat penting dalam pelaksanaan fungsi-fungsi manajerial tersebut. Karena berbagai kegiatan yang dilaksanakan sangat ditunjang oleh adanya informasi yang terus menerus, mulai dari persiapan sampai pada berakhirnya kegiatan tersebut (Sedarmayanti, 2001:37).

Dalam suatu organisasi, surat menyurat merupakan salah satu faktor yang penting yang dapat mempengaruhi kelancaran dan keberhasilan tujuan organisasi. Bank Indonesia merupakan unsur penunjang pemerintah yang mempunyai tugas pokok membantu kelancaran dalam bidang penyelenggaraan pemerintah di bidang pengawasan terhadap perbankan di wilayah kerjanya, tentunya tidak lepas dari urusan surat menyurat. Karena salah satu tugas pokok Bank Indonesia yaitu memberikan masukan kepada pemerintah daerah mengenai kebijakan ekonomi daerah yang didukung dengan penyediaan informasi berdasarkan kajian yang akurat, sehingga memerlukan penanganan surat menyurat yang baik.

Bank Indonesia memerlukan penatausahaan surat, warkat masuk maupun keluar dan dokumen lainnya termasuk mengelola sentral khazanah arsip untuk kelancaran kerja, kemudian mengumpulkan dan menyusun data/informasi ekonomi, keuangan perbankan dan demografi di wilayah kerja, oleh karena itu pihak manajemen harus berhati-hati agar tidak melakukan kesalahan dalam prosedur penanganan surat menyurat yang dapat mengakibatkan kerugian berupa kesalahan informasi dan gangguan informasi bagi Bank Indonesia.

Berdasarkan uraian di atas terlihat jelas begitu penting peran dalam penanganan dalam penatausahaan, maka penulis tertarik untuk mengambil judul

3

dalam Tugas Akhir yang berjudul “Prosedur Penanganan Surat Menyurat pada Bank Indonesia Medan”.

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas, penulis mengutarakan masalah yang ada,antara lain Bagaimana Prosedur dalam Penanganan Surat Menyurat pada Bank Indonesia Medan?

C. Tujuan Penelitian

Untuk mengetahui Prosedur Penanganan Surat Menyurat pada Bank Indonesia Medan.

D. Manfaat Penelitian

Sebuah penelitian tentunya diharapkan mampu memberikan memberikan manfaat dari berbagai pihak. Adapun kegunaan dari penelitian ini adalah sebagai berikut:

a. Sebagai bahan masukan kepada peneliti agar dapat mempelajari secara

langsung mengenai prosedur surat menyurat yang baik dan dapat menambah

ilmu pengetahuan peneliti, serta dapat mengaplikasikan teori-teori yang di dapat dari perkuliahan dengan sebenarnya.

b. Sebagai bahan masukan dan pertimbangan bagi peneliti lain yang nantinya

dapat bermanfaat sebagai referensi yang berkaitan dengan prosedur penanganan surat menyurat.

4

4

c. Sebagai bahan masukan dan pertimbangan bagi Kantor Bank Indonesia

Medan dalam menentukan kebijakan dalam ketatausahaan pada bagian prosedur penanganan surat menyurat pada masa yang akan datang dari beberapa uraian beserta saran-saran yang diberikan oleh penulis.

E. Jadwal Kegiatan

Jadwal kegiatan ini terdiri dari berbagai kegiatan. Kegiatan dimulai dari pengajuan judul, pelaksanaan survey/meminta data, pelaksanaan bimbingan untuk pengolahan data dan laporan bimbingan untuk penulisan tugas akhir. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat dari Tabel 1.1 berikut ini:

Tabel 1.1

Jadwal Penelitian dan Penyusunan Tugas Akhir

No. Kegiatan Feb. Maret April Mei

1. Persiapan

2. Pengumpulan Data

3. Penyusunan Laporan

Tugas Akhir Sumber: Penulis (2015)

F. Sistematika Penelitian

Tugas akhir ini dibagi atas 4 (empat) bab dan tiap bab dibagi atas beberapa sub bab antara lain:

5 BAB I : PENDAHULUAN

Bab ini berisikan Latar Belakang Masalah, Perumusan Masalah, Tujuan Penelitian, Manfaat Penelitian, Sistematika Penelitian, Sistematika Pembahasan.

BAB II : PROFIL PERUSAHAAN

Bab ini berisikan Sejarah Singkat Instansi, Struktur Organisasi, Job Description, Jaringan Kegiatan, Kinerja Kegiatan Terkini, Rencana Kegiatan.

BAB III : PEMBAHASAN

Bab ini berisikan pembahasan tentang waktu dan tempat penelitian, dan segala yang berhubungan dengan yang diteliti yang dilakukan penulis pada Kantor Bank Indonesia Medan.

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini berisikan kesimpulan berdasarkan pembahasan dan hasil penelitian yang dilakukan di Kantor Bank Indonesia Medan dan beberapa saran yang bermanfaat dikemudian hari.

6 BAB II

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

A. Sejarah Perkembangan Bank Indonesia

Bank Indonesia adalah Bank Sentral Republik Indonesia yaitu suatu lembaga negara yang mempunyai wewenang untuk mengeluarkan alat pembayaran yang sah dari suatu negara, merumuskan dan melaksanakan kebijakan moneter, mengatur dan menjaga kelancaran sistem pembayaran,

mengatur dan mengawasi perbankan serta menjalankan fungsi sebagai lender of

the last resort yang bertujuan mencapai dan memelihara kestabilan nilai rupiah. Titik balik berdirinya Bank Indonesia sebagai Bank Sentral setelah terjadinya Konferensi Meja Bundar (KMB) tahun 1949 yang diadakan di Den Haag memutuskan De Javasche Bank sebagai Bank Sentral. De Javasche Bank

adalah sebuah bank Belanda yang pada masa kolonial diberi tugas oleh pemerintah Belanda sebagai bank sirkulasi (Bank of Issuing Money) di Hindia Belanda.

Keputusan KMB ini dikatakan sebagai titik balik berdirinya bank sentral karena sejak tahun 1946 di Indonesia telah pula berdiri Bank Negara Indonesia yang dimaksudkan sebagai Bank sentral. Bank Negara Indonesia yang semula akan dijadikan sebagai bank sirkulasi dan bank sentral, justru diberi tugas sebagai bank pembangunan. Hal ini dinilai oleh sebagian kalangan sebagai kebutuhan dari Negara baru merdeka, di satu pihak negara membutuhkan sebuah bank sirkulasi

dan bank sentral yang bertugas memelihara stabilitas moneter dan di lain pihak membutuhkan bank yang bertugas untuk membiayai pembangunan.

Kesepakatan terhadap penunjukkan De Javasche Bank sebagai bank sentral antara pemerintah Belanda dengan pemerintah Indonesia tidak terjadi

begitu saja. Selain landasan politis, alas an lain menunjukkan bahwasannya De Javasche Bank telah beroperasi dan berfungsi sebagai bank sirkulasi di

Indonesia sejak tahun 1828. Dapat dikatan bahwa De Javasche Bank merupakan

bank komersial yang sekaligus berfungsi sebagai bank sirkulasi tertua di Asia Tenggara.

Pendiriran De Javasche Bank pada dasarnya dimaksudkan oleh pemerintah belanda sebagai perpanjangan tangan dari De Javasche Bank guna memperoleh tugas sebagai bank sirkulasi dan membiayai perusahaan-perusahaan Belanda yang beroperasi di Hindia Belanda. De Javasche Bank diberi hak monopoli dalam mengeluarkan uang kertas dan berfungsi sebagai bank sirkulasi. Di sisi lain bank ini juga bergerak di bidang komersial dengan menerima simpanan dan menyalurkan kredit.

Keberadaan ini bertahan hingga tahun 1942 ketika tentara penduduk Jepang berhasil memaksa Pemerintah Hindia Belanda menyerah setelah selama tiga tahun melakukan kontak senjata. Pada tanggal 9 Maret 1942 tentara Penduduk Jepang merampas semua bank-bank milik pemerintah Hindia Belanda dengan memaksa menandatangani surat penyerahan kepada penguasa Jepang. Setelah dilakukan pembubaran peranan bank digantikan oleh 3 bank Jepang,yaitu Yokohama Speie,Taiwan Bank, dan Mitsui bank. Adapun fungsi bank sentral di

8

ambil oleh Yokohama Speie bank untuk daerah jawa dan Taiwan Bank untuk daerah luar Jawa.

Fungsi Bank Sentral ini sempat terganggu ketika Nederlansche Indische Cieciele Adminintratie (NICA) masuk ke Indonesia tahun 1945. Saat itu sengaja dibentuk kondisi moneter yang tidak stabil dengan menguasai dan menarik uang yangberedar, khususnya yang invansi pemerintahan Jepang dan diikuti dengan penyebaran uang NICA. Tujuan jelas ingin menjatuhkan dan mengacaukan Indonesia yang baru merdeka.Dengan serangan dibidang ekonomi serta tekanan deplomasi dan senjata akhirnya NICA berhasil menguasai sebagai wilayah RI. Pada periode ini beredar 3 (tiga) jenis mata uang, yaitu uang invansi jepang, uang NICA, dan Oeang Republik Indonesia (ORI). Fungsi bank sentral diwilayah RI dijalankan oleh Bank Negara Indonesia yang waktu itu berbentuk Jajasan Poesat Bank Indonesia (JPBI). De Javasche Bank sendiri menjalankan fungsi bank sentral di daerah penduduk NICA.

Setelah proklamasi, pemerintah mengeluarkan surat kuasa yang ditandatangani oleh Soekarno-Hatta tertanggal 16 September 1945 yang isinya menugaskan kepada anggota Dewan Pertimbangan Agung untuk langkah pertama pembentukan bak sirkulasi di Indonesia. Pada tanggal 5 Juli !946, dikeluarkan UU No.02 Prp. Tahun 1946 tentang pembentukan dan penetapan BankNegara Indonesia sebagai bank sirkulasi dan Bank Sentral Milik Negara.

Oleh karena itu saat Konfensi Meja Bundar, terjadi tarik menarik antara pemerintah Belanda dan Idonesia untuk menjadikan masing-masing bank sebagai bank sentral. Namun keputusan final KMB akhirnya menunjukkan De Javasche

Bank sebagai bank sentral. Keputusan ini kemudian mendapat reaksi keras dari berbagai kalangan, yang melontarkan keinginan untuk melakukan nasionalisasi terhadap bank belanda tersebut.

Untuk melanjutkan upaya nasionalisasi, pada akhirnya Juli 1951, pemerintah melakukan negosiasi pembelian saham-saham. Proses nasionalisasi ini sebenarnya sudah termasuk dalam kesepakatan hasil KMB. Pada tanggal 3 Agustus 1951 pemerintah Indonesia mengajukan penawaran melalui surat kabar

kepada pemilik saham De Javasche Bank. Tawaran ini mampu menyedot 97% saham dengan nilai 20% diatas nominal dalam mata uang Belanda. Adapun total nilai pembelian pada waktu itu sebesar Rp. 8,95 juta.

Di Indonesia proses ini ditindaklanjuti dengan membentuk panitia nasionalisasi De Javasche Bank yang mengumumkan dengan UU No. 24 Tahun 1951 tentang Nasionalisasi De Javasche Bank. Sejak saat itu fungsi bank sentral dijalankan oleh De Javasche Bank yang diganti namanya dengan Bank Indonesia. Pada tahun-tahun berikutnya perbankan difungsikan sebagai penyediaan dana bagi proyek-proyek dan secara bertahap diarahkan kepada sistem bank tunggal.

Berdasarkan penetapan Presiden No. 17 Tahun 1965, Bank Indonesia bersama-sama dengan Bank Koperasi Tani dan Nelayan dileburkan dengan nama Bank Negara Indonesia yang terbagi ke dalam beberapa unit. Bank-bank tersebut menjalankan usahanya masing-masing dengan nama BNI Unit I, Unit II, Unit III, dan Unit IV. Bank Negara Unit I berfungsi sebagai Bank Sentral dan Bank umum.

10

Sesuai dengan TAP MPRS No. XIII/MPRS/1966, pemerintah akan menyampaikan 8 RUU di bidang perbankan yang terdiri dari RUU Pokok Perbankan, RUU Bank Sentral, dan RUU Pendirian Enam Bank Pemerintah. Adapun kedelapan RUU tersebut adalah:

a. UU No. 14 Tahun 1967 tentang Pokok-pokok Perbankan.

b. UU No. 13 Tahun 1968 tentang Bank Sentral menggantikan BNI Unit.

c. UU No.17 Tahun 1968 tentang Bank Dagang Negara menggantikan BNI

Unit III.

d. UU No.18 Tahun 1968 tentang Bank Bumi Daya menggantikan BDN.

e. UU No.19 Tahun 1868 tentang Bank Bumi Daya menggantikan BNI Unit IV.

f. UU No. 20 Tahun 1968 tentang Bak Tabungan Negara menggantikan BNI

Unit V.

g. UU No. 21 Tahun 1968 tentang Bank Rakyat Indonesia menggantikan BNI

Unit II (Rural).

h. UU No. 22 Tahun 1968 tentang Bank Ekspor Impor menggantikan BNI Unit II (Ekspor-Impor).

Dengan lahirnya UU tersebut, maka secara otomatis mengubur

“Bank Tunggal” sekaligus meneguhkan keberadaan Bank Indonesia sebagai

bank sentral hingga kini. Dengan lahirnya UU No. 23 Tahun 1999 tentang Bank Indonesia dapat dikatakan sebagai tombak harapan terhadap kemandirian

bank sentral di Indonesia. Kantor Perwakilan Bank Indonesia Wilayah IX (semula bernama Kantor Cabang Medan) mulai dibuka tanggal 30 Juli 1907

bersamaan dengan Kantor Cabang Tanjung Balai dan Tanjung Pura yang masing-masing dibuka pada tanggal 15 Januari 1908 dan 3 Februari 1908.

Kantor Perwakilan Bank Indonesia Wilayah IX merupakan Kantor Cabang De Javasche Bank yang ke-11.

Pembukaan Cabang Kantor Medan, Tanjung Balai dan Tanjung Pura kepada biro perancang Hulswit dimintakan untuk merancang pembangunan gedung kantor yang permanen bagi Kantor Cabang Medan dilakukan dengan bersamaan dengan perluasan tahap kedua kantor pusat (Jakarta Kota) pada 1812 yang sekaligus juga merencanakan pembangunan gedung beberapa kantor cabang lainnya.

Gedung-gedung ini menunjukkan ciri arsitektur yang sama mengikuti ciri arsitektur Eropa pada zamannya. Pemimpin Cabang Medan yang pertama adalah L.Van Hermert dan pada tahun 1951 saat nasionalisasi pemimpin cabang adalah SF Van Musschenbrock dan pada saat Undang-Undang Bank Indonesia 1953 diberlakukan, pemimpin Cabang Medan adalah M. Plantema dan Putra Indonesia pertama yang mengendalikan Bank Indonesia Cabang Medan adalah M. Rifai. Visi dan Misi Bank Indonesia

a. Visi Bank Indonesia

1. Menjadi lembaga bank sentral yang kredibel dan terbaik di regional

melalui penguatannilai-nilai strategis yang dimiliki serta pencapaian inflasi yang rendah dan nilai tukar yang stabil.

2. Memperjelas arah organisasi ke depan.

3. Memotivasi anggota Dewan Gubernur dan pegawai Bank Indonesia untuk

melaksanakan tugas-tugas yang telah ditetapkan.

4. Mengkoordinasikan tindakan serta kebijakan dari anggota Dewan Gubernur

12

5. Memberikan keyakinan dalam pencapaian misi organisasi.

b. Misi Bank Indonesia

1. Mencapai stabilitas nilai rupiah dan menjaga efektivitas transmisi kebijakan moneter untuk mendorong pertumbuhan ekonomi yang berkualitas.

2. Mendorong sistem keuangan nasional bekerja secara efektif dan efisien

serta mampu bertahan terhadap gejolak internal dan eksternal untuk mendukung alokasi sumber pendanaan/pembiayaan dapat berkontribusi pada pertumbuhan dan stabilitas perekonomian nasional.

3. Mewujudkan sistem pembayaran yang aman, efisisen, dan lancar yang

berkontribusi terhadap perekonomian, stabilitas dan berkontribusi terhadap perekonomian, stabilitas sistem keuangan dengan memperhatikan aspek perluasan akses dan kepentingan nasional.

4. Meningkatkan dan memelihara organisasi dan SDM Bank Indonesia

yang menjunjung tinggi nilai-nilai strategis dan berbasis kinerja, serta

melaksanakan tata kelola (governance) yang berkualitas dalam rangka

melaksanakan tugas yang diamanatkan UU.

B. Tujuan dari Bank Indonesia

Dalam kapasitasnya sebagai bank sentral, Bank Indonesia mempunyai satu tujuan tunggal, yaitu mencapai dan memelihara kestabilan nilai rupiah. Kestabilan nilai rupiah ini mengandung dua aspek, yaitu kestabilan nilai mata uang terhadap barang dan jasa, serta kestabilan terhadap mata uang negara lain.

Aspek pertama tercermin pada perkembangan laju inflasi, sementara aspek kedua tercermin pada perkembangan nilai tukar rupiah terhadap mata uang

Negara lain. Perumusan tujuan tunggal ini dimaksudkan untuk memperjelas sasaran yang harus dicapai Bank Indonesia serta batas-batas tanggung jawabnya. Dengan demikian, tercapai atau tidaknya tujuan Bank Indonesia ini kelak akan dapat diukur dengan mudah.

C. Makna Logo Bank Indonesia

Pada umumnya setiap perusahaan memiliki logo atau lambang yang memiliki makna tersendiri yang biasanya menunjukkan cita-cita pendirian, visi dan misi dari perusahaan tersebut, demikian halnya dengan Bank Indonesia mempunyai logo.

Sumber : Bank Indonesia (2015)

Gambar : 2.1 Logo Bank Indonesia

Arti logo bagi perusahaan selain sebagai lambang juga berfungsi sebagai identitas yang memiliki karakter dari suatu perusahaan. Bagi Bank Indonesia, pemasangan logo BI akan sangat membantu strategi komunikasi dalam menceritakan dirinya sebagai bagian dari 13 sistem perbankan Bank Indonesia adalah Bank Sentral Republik Indonesia. Sebagai Bank Sentral yang mempunyai satu tujuan tunggal, yaitu mencapai dan memelihara Kestabilan nilai rupiah.

14

Kestabilan nilai mata uang terhadap brang dan jasa, serta Kestabilan terhadap mata uang Negara lain.

Sumber : Bank Indonesia (2015)

Gambar : 2.2 Struktur Organisasi Bank Indonesia BANK INDONESIA

Gubernur

STABILITAS EKONOMI

Deputi Gubernur Senior Deputi Gubernur

Asisten Gubernur

- Departemen Kebijakan Ekonomi dan Moneter (DKEM)

- Departemen Pengelolaan Moneter (DPM)

- Departemen Pengelolaan Devisa (DPD)

- Pusat Riset dan Edukasi Bank Sentral (PRES)

- Departemen Statistik - Departemen Pengelolaan dan

Keputusan Laporan (DPKL) - Departemen Internasional

STAB ILITAS SISTEM KEUANGAN

1. Departemen Kebijakan Makroprudensial (DKMP) 2. Departemen Survei Ilmu Sistem

Keuangan (DSSK)

3. Departemen Pengembangan Akses Keuangan dan UMKM (DPAU)

SISTEM PEMBAYARAN

1. Departemen Kebijakan dan

Pengawasan Sistem Pembayaran (DKSP) 2. Departemen Penyelenggaraan Sistem

Pembayaran (DPSP)

3. Departemen Pengelolaan Uang (DPU) 4. Departemen Pengelolaan Pinjaman

dan Transaksi Pemerintah (DPTP)

1. Departemen Komunikasi (DKom) 2. Departemen Manajemen Strategis

dan Tata Kelola (DMST) 3. Departemen Hukum (DHk) 4. Departemen Sumber Daya Manusia

(DSDM)

5. Departemen Pengelola Sistem Informasi (DPSI)

6. Departemen Keuangan Intern (DKI) 7. Departemen Pengelolaan Logistik,

Arsip dan Pengamanan (DLP) 8. Departemen Audit Intern (DA) 9. Departemen Pengelolaan Aset (DPA)

REGIONAL

- 9 Kantor Perwakilan BI Wilayah - 32 Kantor Perwakilan BI

Provinsi/Kota/Kabupaten

INTERNASIONAL

1. Kantor Perwakilan BI New York 2. Kantor Perwakilan BI London 3. Kantor Perwakilan BI Tokyo 4. Kantor Perwakilan BI Singapore)

STABILITAS SISTEM KEUANGAN DAN SISTEM PEMBAYARAN

16

Secara struktural, Kantor Perwakilan Bank Indonesia Wilayah IX

(Sumut dan Aceh) dipimpin oleh seorang Kepala Perwakilan (Direktur Eksekutif). Dalam menjalankan tugasnya Pemimpin Bank Indonesia dibantu oleh seorang Deputi Kepala Perwakilan (Direktur) yang mengkoordinir bidang-bidang yang ada pada kantor Bank Indonesia Kelas I, Kantor Perwakilan Bank Indonesia Wilayah IX (Sumut dan Aceh) terdiri dari 4 (empat) devisi, yaitu:

a) Devisi Ekonomi Moneter

1. Tim Pemberdayaan Sektor Riil dan UMKM

2. Tim Kajian Ekonomi

3. Tim Statistik dan Survei

b) Divisi Pengawasan Bank

1. Tim Pengawasan Bank I

2. Tim Pengawasan Bank II

3. Unit Informasi dan Administrasi Bank

c) Divisi Sistem Pembayaran

1. Unit Distribusi uang dan Layanan Kas

2. Unit Pengelolaan Uang

3. Unit Layanan Nasabah

4. Unit Penyelenggaraan Kliring

d) Divisi Manajemen Intern

1. Unit Sumber Daya Manusia

2. Unit Logistik

(Direktur Eksekutif) dan dibawahi Kepala Grup (Direktur) yang melingkup bagian Tim Statistik terdiri dari Unit Survei dan Liaison dipimpin oleh Kepala Tim (AD) yang bertanggung jawab dibagian Unit Statistik dan Database terdiri atas Manajer, Asisten Manajer dan Staff, Divisi Asesmen Ekonomi Keuangan dipimpin oleh Kepala Divisi (DD) yang bertanggung jawab dibagian Tim Asesmen Ekonomi dan Keuangan,UMKM dan Komunitas terdiri atas Kepala Tim (AD), Manajer dan Staff. Divisi keuangan, UMKM dan Komunikasi dipimpin oleh Kepala Divisi (DD) yang bertanggung jawab dibagia Tim Akses Keuangan dan UMKM dan Unit Koordinasi dan Pemberdayaan Komunitas terdiri atas Kepala TI (AD), Manajer, Asisten Manajer dan Staf.

Divisi sistem pembayaran dipimpin oleh Kepala Divisi (DD) yang bertanggung jawab di dua bagian. Bagian pertama yaitu Unit Pengolahan Data dan Administrasi SP, Unit Kliring, Unit Layanan Nasabah dan Unit Perizinan Pengawaan SP terdiri atas Manajer,Asisten Manajer dan Staff. Bagian yang kedua yaitu Tim Pengedaran Uang, Unit Distribusi Uang, Unit Layanan Kas dan Unit Pengolahan Uang yang terdiri atas Kepala Unit (AD), Manajer, Asisten Manajer Staff. Divisi Manajemen Intern dipimpin oleh Kepala Divisi (DD) yang bertanggung jawab di dua bagian. Bagian pertama yaitu Unit Sumber Daya Manusia terdiri atas Manajer, Asisten Manajer dan Staff. Bagian kedua yaitu Tim Logistik dan Sekretariat Pengamanan dan Protokol terdiri atas Kepala Tim (AD), Manajer, Asisten Manajer dan Staff.

18

E. Job Description

Kantor Perwakilan Bank Indonesia Wilayah IX (Sumut dan Aceh) merupakan perpanjangan tangan dari kantor pusat dalam melaksanakan tugas-tugasnya. Adapun tugas pokok yang harus dilaksanakan oleh Kantor Perwakilan Bank Indonesia Wilayah IX (Sumut dan Aceh) adalah sebagai berikut:

a) Memberikan masukan kepada kantor pusat tentang kondisi ekonomi dan

keuangan daerah wilayah kerjanya.

b) Melaksanakan kegiatan operasional sistem pembayaran tunai dan atau non

tunai sesuai kebutuhan ekonomi daerah wilayah kerjanya.

c) Melaksanakan pengawasan terhadap perbakan diwilayah kerjanya.

d) Memberikan saran kepada pemerintah daerah mengenai kebijakan ekonomi

daerah yang didukung dengan penyediaan informasi berdasarkan kajian yang akurat.

e) Mengelola sumber daya internal yang dibutuhkan sebagai faktor pendukung

terlaksananya fungsi-fungsi utama.

1) Divisi Ekonomi Moneter

a. Tim Pemberdayaan Sektor Riil dan Usaha Mikro Kecil dan Menengah Adapun tugas-tugas pokoknya adalah sebagai berikut:

a) Melakukan identifikasi hasil-hasil kajian penelitian/kesepakatan/program yang potensial dalam pengembangan sektor riil dan atau melaksanakan identifikasi permasalahan secara spesifik yang terjadi pada komoditi/ industri/bidang usaha tertentu.

b) Menyusun preprogram pemberdayaan sektor riil (Korporasi, BUMN

d) Melakukan koordinasi dengan stakeholders daerah untuk memberikan bantuan teknis dalam bentuk pelatihan kepada perbankan dan BDSP dalam rangka pemberdayaan sektor riil dan UMKM.

e) Memberikan bantuan teknis dalam bentuk penyediaan informasi berbasis penelitian serta memfasilitasi proses intermediasi dan perbankan dalam rangka pemberdayaan sektor riil/ UMKM.

b. Tim Kajian Ekonomi

Adapun tugas-tugas pokoknya adalah sebagai berikut:

a) Menyusun Kajian Ekonomi Regional yang mencakup assemen makro

ekonomi daerah dan perkiraan perkembangan ekonomi dan harga.

b) Melakukan penelitian ekonomi daerah yang berbasis kajian lapangan

dan studi keputusan.

c) Melahirkan kajian ad hoc atas inisiatif Bank Indonesia ataupun

kerjasama denagan kantor pusat atau stakeholders daerah.

d) Menyusun rekomendasi kebijakan perekonomian daerah kepada

PEMDA dan stakeholders lainya yang didasari oleh hasil penelitian.

e) Menyusun dan melaksanakan program komunikasi dan hasil-hasil

kajian ekonomi dan penelitian daerah. c. Tim Statistik dan Survei

Adapun tugas-tugas pokoknya adalah sebagai berikut:

a) Menerima menverifikasi, mengirim ke kantor pusat, menatausahakan

dan memberikan bantuan teknis laporan bank dan non bank.

b) Mengumpulkan dan menyusun data/informasi ekonomi, keuangan

20

c) Melakukan kegiatan survei untuk kepentingan Kantor Pusat dan

Bank Indonesia.

d) Melakukan kegiatan Liaison dalam rangka pengumpulan data dan

informasi dari pelaku ekonomi (perusahaan, lembaga riset, pemerintah, perbankan dan asosiasi).

e) Mengelola dan menegembangkan database informasi perekonomian

daerah.

2) Divisi Pengawasan Bank

Adapun tugas-tugas pokoknya adalah sebagai berikut:

a) Melakukan pembinaan terhadap Bank Umum, BPR yang menjadi objek

pengawasan.

b) Melakukan pengawasan terhadap Bank Umum dan BPR yang menjadi

objek pengawasnya.

c) Menyelesaikan permohonan izin yang berkaitan dengan kelembagaan

dan kegiatan operasional Bank Umum dan DPR yang menjadi objek pengawasnya.

d) Menyediakan informasi tentang kondisi dan permasalahan bank umum dan

BPR yang menjadi objek pengawasannya.

3) Data dan Administrasi Bank (Untuk Informasi dan Administrasi Bank) Adapun tugas-tugas pokoknya adalah sebagai berikut:

a) Menyelenggarakan administrasi dalam rangka pelaksanaan tugas pengawasan bank.

b) Membuat data yang lengkap tentang profil Bank Umum dan BPR

berkala ke Kantor Pusat.

d) Memenuhi permintaan bank-bank tentang informasi ketentuan perbankan.

e) Melakukan pendedaan atas keterlambatan dan kesalahan laporan.

f) Melakukan monitoring ketentuan perbankan.

g) Mengelola anggaran.

4) Perizinan dan Mediasi

Adapun tugas-tugas pokoknya adalah sebagai berikut:

a) Melakukan proses perizinan untuk kantor bank yang berkantor pusat di luar wilayah kerja Bank Indonesia.

b) Melakukan penelitian laporan Bank Umum.

c) Menjadi Liaison Office dalam penanganan tindak pidana perbankan (SKB)

Jaksa Agung, Kapolri, dan GBI.

d) Melaksanakan tim kerja dan tim pleno di BI sehubungan dengan SKB,

Kejagung, Kapolri, dan GBI.

e) Melakukan tugas-tugas kesektariatan Badan Musyawarah Perbankan Daerah

(BMPD).

f) Melakukan koordinasi dalam hal pelaksanaan pengawasan bank untuk

Bank Indonesia di wilayah koordinasinya. 5) Divisi Sistem Pembayaran

Adapun tugas-tugas pokoknya adalah sebagai berikut:

a) Melakukan perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi/monitoring kebutuhan

uang untuk kebutuhan Bank Indonesia dan Bank Indonesia lain yang berada di wilayah kerjanya (dalam hal ini Bank Indonesia berperan sebagai Kantor Depot kas).

22

b) Melakukan pengelolaan khazanah yaitu penyiapan dan pengembalian

modal kerja, pengelola persediaan kas (termasuk Kas Besar Titipan DPU), pemeriksaan fisik uang, pengelolaan barang/surat-surat berharga serta penguncian dan pengamanan khazanah.

c) Melakukan tindaklanjutan atas:

c.1 Temuan selisih lebih/kurang hasil hitung ulang disebabkan karena selisih jumlah, perbedaan pecahan dan uang palsu.

c.2 Laporan temuan uang palsu dan stakeholders.

c.3 Laporan terkait dengan uang dan sistem pengedaran uang. d) Mensosialisasikan ciri-ciri keaslian uang cara memperlakukan uang.

e) Melakukan administrasi kegiatan operasional kas, pengaturan tugas kasir dan anggaran operasional kas.

f) Menyiapkan dan melaksanakan proses penunjukkan pihak ketiga sebagai

pelaksana jasa kas, seperti PPUPK dan peleburan Uang Logam (UL), tidak Layak Edar (TLE).

g) Melakukan pengawasan dan pemeriksaan terhadap pihak ketiga sebagai

pelaksana jasa kas seperti perusahaan penukar uang pecah kecil/ POSINDO, cash center atau jasa lainnya seperti peleburan uang.

h) Memantau dan melaporkan pemeliharaan peralatan kas/sarana lainnya.

i) Memantau penggunaan dan persediaan supplies yang dibutuhkan dalam

kegiatan operasional kas.

j) Melakukan koordinasi dalam rangka pelaksanaan distribusi uang di

Non Bank.

l) Mempersiapkan modal kerja, melakukan transaksi pertanggungjawaban

Bank dan Non Bank.

m) Mempersiapkan modal kerja, melakukan transaksi dan pertanggung

jawaban penukaran.

n) Mempersiapkan modal kerja, melakukan transaksi dan pertanggung

jawaban kegiatan layanan kas diluar kantor yaitu kas keliling dan tas titipan.

o) Mempersiapkan modal kerja, melakukan transaksi dan pertanggung

jawaban penjualan Uang Rupiah Khusus (URK). 6) Unit Pengolahan Uang

Adapun tugas-tugas pokoknya adalah sebagai berikut:

a) Mempersiapkan modal kerja, melaksakan kegiatan dan pertanggungjawaban

hitung ulang manual uang kertas.

b) Mempersiapkan modal kerja, melaksanakan kegiatan dan pertanggungjawaban hitung ulang manual uang logam.

c) Mempersiapkan modal kerja, melaksanakan kegiatan dan pertanggungjawaban hItung manual-MSUK

d) Mempersiapkan modal kerja, melaksanakan kegiatan dan pertanggungjawaban pemusnahan UK dan MRUK.

e) Mempersiapkan modal kerja, melaksanakan kegiatan dan pertanggungjawaban peleburan uang.

24

7) Unit Layanan Nasabah

Adapun tugas-tugas pokoknya adalah sebagai berikut:

a) Senttlement Transfer melalui BI-RTGS untuk kepentingan pengeluaran pemerintah (atas beban APBN atau reksus) dan rekening lainnya.

b) Penatausahaan rekening nasabah (termasuk pemerintah daerah dan

lembaga lain terkait dengan tugas BI).

c) Settlement penerimaan pajak dan penerimaan lainnya dari bank ke rekening pemerintah dan rekening lainnya.

d) Penatausahaan Cek/Bilyet Giro (BG) Bank Indonesia.

e) Pengiriman DKE melalui SKN-BI untuk kepentingan pengeluaran pemerintah

(atas beban APBN atau reksus) dan rekening lainnya.

f) Menganalisa perilaku dan perkembangan SP Non Tunai di Bank Indonesia: f.1 Tatausaha Money Remittance

f.2 Kajian Perilaku SP Non Tunai

g) Pelaksanaan BCP baik yang dikoordinir DASP maupun Bank Indonesia.

h) Menyediakan layanan helpdesk kepada peserta BI-RTGS.

i) Melaksanakan survey atas layanan SP Non Tunai

j) Pengelolaan database (rekening, user dan database lainnya) BI-SOSA dan BI-RTGS.

k) Pengelolaan transaksi (accounting dan anggaran ) BI-SISA. l) Pengelolaan anggaran.

m) Melakukan tugas lain terkait dengan sosialisasi dalam rangka desiminasi ketentuan SP kepada stokeholders di daerah.

Adapun tugas-tugas pokoknya adalah sebagai berikut: a) Penyelenggaraan Kliring Lokal (Warkat Debet).

b) Pengelolaan Data Keuangan Elektronik (DKE).

c) Pengelolaan dan penatausahaan data penarik cek/BG kososng.

d) Penerbitan Daftar Hitam Lokal.

e) Monitoring Penyelnggaran Kliring Lokal Non BI.

f) Perhitungan dan pembebanan biaya proses pilah.

g) Pelaksanaan BCP baik yang dikoordinir DASP maupun Bank Indonesia.

h) Pengelolaan Anggaran.

i) Menyediakan layana helpdisk kepada peserta kliring sehubungan dengan SKN-BI.

9) Divisi Manajemen Intern

1. Unit Sumber Daya Manusia

a) Melaksanakan kegiatan yang berkaitan dengan penerimaan,

penempatan, pengembangan, pembinaan, dan pemutusan hubungan kerja dengan pegawai termasuk THOS sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

b) Mengelola data kepegawaian.

c) Menyelenggarakan pendidikan dan latihan pegawai sesuai dengan

kewenangan.

d) Melakukan kegiatan yang terkait dengan fungsi koordinasi terhadap

26

2. Unit Logistik

Adapun tugas-tugas pokoknya adalah sebagai berikut:

a) Melakukan perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi terhadap realisasi

program kerja dan anggaran Bank Indonesia.

b) Menatausahakan dan melaksanakan pengadaan barang dan jasa.

c) Melaksanakan pemeliharaan gedung, inventaris kantor, rumah dinas

serta sarana lainnya.

d) Melaksanakan penghapusan barang-barang inventaris dan kendaraan.

e) Menyelesaikan tagihan sumber daya energi, jasa, dan lainnya kepada

pihak ketiga.

3. Unit Sekretariat Pengamanan Protokol (SPP) Adapun tugas-tugas pokoknya adalah sebagai berikut:

a) Memfasilitasi kebutuhan terhadap hal-hal yang berkaitan dengan

proses hukum.

b) Melaksanakan dan menatausahakan kegiatan pengamanan gedung

kantor, tata tertib kantor, pengiriman dan penjemputan uang, kas kliring, rumah dinas serta sarana lainnya.

c) Menatausahakan surat,warkat masuk maupun keluar dan dokumen

lainnya termasuk mengelola sentral khazanah arsip.

d) Merencanakan dan melaksanakan pelatihan yang berkaitan dengan

tugas pengamanan.

e) Melaksanakan pengamanan dan tindakan penanggulangan ancaman

serta gangguan kamtib terhadap personil materil, acara kedinasan, sosial kepegawaian dalam keadaan normal dan darurat, termasuk karena dampak bencana alam.

Untuk mencapai kedisiplinan kerja pegawai Kantor Bank Indonesia Medan menyusun beberapa langkah kegiatan sebagai berikut:

1. Tujuan yang akan dicapai harus jelas dan ditetapkan secara ideal serta cukup menantang bagi kemampuan karyawan.

2. Pimpinan jangan mengharapkan kedisiplinan bawahannya baik, jika dia

sendiri kurang disiplin.

3. Keadilan harus diterapkan dengan baik, pada setiap instansi agar kedisiplinan karyawan baik pula.

4. Waskat efektif merangsang kedisiplinan dan modal kerja karyawan.

5. Pimpinan harus berani dan tegas bertindak untuk menghukum setiap karyawan

yang indisipliner sesuai dengan sanksi hukuman yang telah ditetapkan.

6. Dengan sanksi hukuman yang semakin berat karyawan akan semakin takut

melanggar peraturan-peraturan perusahaan, sikap, perilaku indisipliner karyawan akan berkurang.

G. Kinerja Kegiatan Terkini

Kantor Perwakilan Bank Indonesia Cabang (Aceh dan Medan) mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan instansi, butuh

waktuuntuk mencapai itu semua begitu juga pada Kantor Bank Indonesia Medan, terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan dapat terwujud. Setelah mengalami

perlambatan pada beberapa triwulan sebelumnya, realisasi pertumbuhan ekonomi di berbagai daerah pada triwulan IV 2013 mulai menunjukkan perbaikan seiring dengan menguatnya tanda-tanda pemulihan ekonomi global. Perbaikan pertumbuhan ekonomi dialami oleh berbagai daerah di Kawasan Timur Indonesia (KTI) dan Sumatera.

28

Bank Indonesia secara konsisten selalu berupaya memastikan seluruh masyarakat memperoleh uang layak edar sesuai kebutuhan. Selama tahun 2013, Bank Indonesia memprioritaskan distribusi uang layak edar - melalui kegiatan kas keliling - ke daerah perbatasan seperti di Atambua (NTT), Nunukan (Kaltara), dan di Papua. Untuk meningkatkan kualitas pelayanan transaksi, Bank Indonesia pada awal tahun 2014 menandatangani nota kesepahaman dengan Bank Papua New Guinea (PNG) dalam memberdayakan kegiatan ekonomi di daerah perbatasan. Melalui nota kesepahaman ini, kedua Bank Sentral bersepakat untuk meningkatkan peran lembaga keuangan Bank dan Pedagang Valuta Asing (PVA) di masing-masing negara dalam meningkatkan aktivitas ekonomi di wilayah perbatasan dengan mendorong terciptanya kelancaran dan keandalan sistem pembayaran.

H. Rencana Kegiatan

Kegiatan Kantor Bank Indonesia Medan antara lain adalah sebagai berikut: Prospek perekonomian daerah menghadapi beberapa tantangan utama yang

diperkirakan turut menentukan kinerja ekonomi dan inflasi ke depan. Salah satunya, tantangan yang bersumber dari dinamika global yang dapat

menyebabkan rentannya pemulihan ekonomi global, terutama dengan adanya potensi kembali melambatnya kinerja ekonomi China dan ketidakpastian normalisasi kebijakan moneter di Amerika Serikat.

29

PEMBAHASAN

A. Pengertian Prosedur

Menurut Zulkifli (2005:51) prosedur adalah langkah-langkah atau kegiatan yang mempunyai urutan untuk menyelesaikan pekerjaan yang bersangkutan.

Menurut Gie (2003:18) Prosedur adalah suatu rangkaian metode yang telah menjadi pola tetap dalam melakukan suatu pekerjaan yang merupakan suatu kebulatan.

Menurut pendapat beberapa ahli di atas maka dapat disimpulkan bahwa prosedur adalah suatu tatacara kerja atau kegiatan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan urutan waktu dan memiliki pola kerja yang telah ditentukan.

B. Pengertian Surat

Seperti yang kita ketahui surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh satu pihak kepada pihak lain. Ada defenisi surat menurut beberapa ahli, sebagai berikut:

Menurut Atmosudirdjo (2001:139) surat adalah sehelai kertas yang ditulis (pada waktu ini umumnya diketik) atas nama pribadi penulis, atau atas nama kedudukannya dalam organisasi, yang ditujukan pada suatu alamat tertentu dan memuat sesuatu “bahan komunikasi”.

Menurut Rahardi (2008:12) surat adalah pernyataan tertulis dari pihak satu kepihak lain, atas nama perseorangan ataupun atas nama jabatan.

30

C. Pengertian Surat Menyurat

Surat menyurat adalah suatu kegiatan untuk mengadakan hubungan secara terus menerus antara pihak yang satu kepada pihak yang lainnya, dan dilaksanakan dengan saling berkiriman surat. Kegiatan surat menyurat ini disebut juga dengan istilah lainnya yaitu korespondensi. Jika hanya sepihak saja yang mengirimkan surat secara terus menerus tanpa ada balasan atau tanggapan dari pihak lainnya hal ini tidak dapat dinamakan kegiatan surat menyurat. Setiap kerja perorangan apalagi organisasi selalu membutuhkan kerjasama dengan pihak lain untuk mencapai tujuannya.

Dari beberapa pendapat diatas maka dapat disimpulkan mengenai pengertian surat yaitu sarana atau wahana komunikasi tertulis yang ditujukan kepada orang lain atau suatu instansi dengan tujuan untuk menyampaikan suatu hal baik itu berupa informasi, perintah atau sebuah pemberitahuan.

Surat masuk dan surat keluar ialah sebagai berikut: (Barthos, 2009:39)

Surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain maupun perorangan, baik yang diterima melalui pos, maupun yang diterima dari kurir dengan mempergunakan buku pengiriman.

Surat keluar adalah surat yang lengkap (bertanggal, bernomor, berstempel dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang) yang dibuat oleh suatu instansi atau lembaga lain. Surat keluar biasanya dikirim melalui pos atau kurir.

Prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar melalui beberapa tahapan, yaitu: (Wursanto, 2003:110)

Pengelolaan surat masuk harus melalui beberapa tahap, yaitu sebagai berikut: (Barthos, 2007:216-217)

1) Penerima surat bertugas:

a) Menerima surat

b) Memeriksa jumlah dan alamat surat

c) Mengisi paraf dan nama terang pada buku ekspedisi atau lembar

pengantar surat

d) Meneliti tanda-tanda kerahasiaan surat, kesesuaian isi surat serta

keabsahaan surat

e) Meneruskan surat kepada penyortir

2) Penyortir surat bertugas:

a) Menerima surat masuk

b) Mengelompokkan surat ke dalam kelompok surat dinas dan kelompok

surat pribadi

c) Menyortir surat berdasarkan klasifikasi

d) Membuka surat dinas berdasarkan jenis surat penting dan surat biasa dan tidak boleh membuka jenis surat rahasia dan surat pribadi

e) Meneliti lampiran surat

f) Membubuhkan tanda penerimaan pada setiap surat

g) Menyampaikan surat yang telah terbuka atau yang masih tertutup

32

3) Pencatat surat bertugas:

a) Menerima, menghitung dan mencatat surat yang sudah diteliti

b) Mencatat surat tersebut pada pengantar surat, kartu kendali dan lembar pengantar surat rahasia

c) Menyampaikan surat diatas setelah dilampiri lembar pengantar dan

kartu kendali kepada pengarah 4) Pengarah surat bertugas:

a) Menerima, meneliti surat yang telah dilampiri lembar pengantar atau kartu kendali untuk diarahkan dengan menunjuk siapa pengolah surat

b) Menyampaikan surat di atas kepada pengolah dengan melalui petugas

tata usaha pengolah

c) Menyimpan arsip kartu kendali (1 lembar) 5) Pengolah surat bertugas:

a) Menerima surat, membahas sendiri atau membahas dengan memberikan

disposisi pada lembar disposisi yang tersedia

b) Mengembalikan surat yang telah diolah kepada pengarah melalui

petugas tata usaha yang ditempatkan padanya 6) Menata arsip bertugas:

a) Menerima surat dari pengarah yang telah diolah untuk disimpan pada

lemari berkas sesuai dengan sistem klasifikasi yang berlaku

b) Menerima kartu kendali untuk disimpan pada tempatnya

c) Mengirim kartu kendali lain kepada pengolah sebagai bukti bahwa

surat yang telah diolah sudah disimpan di bagian arsip.

Untuk lebih jelasnya, berikut ini Arus atau Tata aliran Pengelolaan Surat Masuk.

Sumber: Unit Logistik, Sekretariat dan Anggaran (Sobiyah, 2015) Gambar 3.1 Bagan Tata Aliran Pengelolaan Surat Masuk

Keterangan gambar:

1. Setelah surat masuk diterima oleh petugas penerima selanjutnya akan

dipilah menjadi 2 macam, yaitu:

a) Surat pribadi dapat langsung ditujukan kepada yang bersangkutan.

b) Surat dinas dapat dibedakan antara surat sangat rahasia/rahasia dan

bukan rahasia, kemudian diserahkan kepada Agendaris.

Surat Pribadi disampaikan Kepada yang Bersangkutan Surat Dinas

Diterima pada satu pintu yaitu

Unit Logistik, Sekretariat dan

anggaran

Surat Dinas Bukan Rahasia

Disampaikan Kepada Pimpinan

Pendistribusian Surat Pendisposisian Surat

di i i S

Surat Dinas Rahasia Langsung disampaikan

Kepada Pimpinan

Pendesposisian Surat

34

2. Selanjutnya oleh Agendaris surat yang sifatnya rahasia akan langsung

disampaikan kepada pimpinan dan untuk surat yang sifatnya bukan rahasia oleh Agendaris dibuka. Selanjutnya Agendaris akan membaca isi suratnya terus dicatat pada buku agenda.

3. Kemudian surat akan dibaca oleh pimpinan untuk didisposisi ke Kepala

Divisi.

4. Kepala Divisi (alamat disposisi) setelah membaca isi surat yang kemudian mendisposisi kembali kepada Unit Pengola yang menangani perihal isi surat tersebut.

5. Dari Kepala Unit Pengola di disposisi pada pelaksana untuk di proses. b. Pengelolaan Surat Keluar

Pengelolaan surat keluar dalam suatu perusahaan tergantung dengan sistem yang digunakan oleh organisasi atau perusahaan yang bersangkutan (Wursanto, 2004:145-148).

Pembuatan konsep surat, pengetikan konsep surat dan pengiriman surat.

1) Pembuatan Konsep Surat

Ada tiga cara untuk membuat konsep surat, yaitu konsep yang dibuat oleh pimpinan sendiri, konsep yang dibuat oleh bawahan atau sekretarisnya dan konsep dibuat dengan mendikte.

2) Pengetikan Konsep Surat

Pengetikan konsep surat melalui proses sebagai berikut: a) Persetujuan konsep surat

b) Pengiriman konsep surat

c) Pemeriksaan hasil pengetikan

Pengiriman surat-surat melalui proses sebagai berikut:

a) Pemberian cap

b) Pengetikan amplop atau sampul surat c) Pemeriksaan surat

d) Melipat surat

e) Menutup amplop

f) Menempelkan perang

Menurut Barthos (2007:241) alur dalam pengelolaan surat keluar yaitu: Surat diterima oleh satuan kerja pengarah selanjutnya dilampiri kartu kendali rangkap 3. Ketiga kartu kendali diisi kolom-kolomnya, kemudian lembar pertama disimpan oleh pengaruh, lembar kedua dan ketiga bersama tembusan pertinggalnya disampaikan kepada pengolah.

Berdasarkan pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa surat merupakan salah satu alat komunikasi tertulis dan juga merupakan salah satu bentuk arsip yang hendaknya dikelola dengan baik dan benar agar administrasi perkantoran sehari-hari dapat berjalan dengan lancar. Dengan demikian penanganan surat masuk maupun surat keluar diperlukan prosedur tertentu yang harus ditaati, sehingga tidak terjadi kemacetan. Demikian halnya dengan proses pengelolaan surat keluar harus melalui tahap-tahap pembuatan konsep surat, pengetikan konsep surat dan mengirim surat.

36

Berikut ini Arus atau Tata aliran Pengelolaan Surat Keluar.

Sumber: Modul Melakukan Prosedur Administrasi (Wursanto, 2003:127)

Gambar 3.2 Bagan Tata aliran Pengelolaan Surat Keluar

Keterangan gambar :

1. Pembuatan surat diawali dengan adanya perintah atau instruksi dari pimpinan kepada Unit Pengolah.

2. Unit Pengolah kemudian membuat konsep surat.

3. Konsep surat kemudian diserahkan kepada pimpinan untuk mendapatkan

Persetujuan.

4. Konsep surat yang sudah disetujui oleh pimpinan kemudian diserahkan ke

bagian Verbalis untuk mendapatkan nomor surat. Perintah/Instruksi

Pembuatan Surat

Pembuatan

Konsep Surat Persetujuan Konsep Surat

Penomoran Surat

Pengetikan dan Penelitian Surat

Penandatangan Pencatatan

Asli Ekspeditor

Arsiparis Tembusan

Dikirim Diarsipkan

6. Tugas juru ketik kemudian adalah:

a. Mengetik konsep tersebut rangkap dua (satu untuk dikirim dan satu untuk diarsipkan)

b. Setelah selesai pengetikan, juru tik membubuhkan paraf pada lembar

konsep, dan

c. Menyerahkan naskah surat kepada Sekretaris atau Kepala Tata Usaha

untuk dicocokkan dengan konsep surat.

Apabila naskah surat tidak sama dengan konsep maka naskah akan dikembalikan kepada juru tik untuk diketik ulang, tetapi apabila naskah surat sudah sesuai dengan surat maka Sekretaris dan Kepala Tata Usaha

akan membubuhkan paraf kecil sebagai tanda penelitian (tanda taklik) di sebelah kiri atas bagian tanda tangan.

7. Naskah surat kemudian diserahkan kepada pimpinan yang memberikan

instruksi untuk ditandatangani.

8. Setelah ditandatangani, surat asli dan tembusan diserahkan ke bagian Verbalis untuk dicatat di buku verbal atau buku agenda. Surat keluar kemudian dicap dan diperiksa kelengkapannya seperti lampiran dan sampul surat. Surat asli diserahkan ke bagian ekspedisi, sedangkan tembusan diserahkan ke bagian arsip.

9. Surat asli oleh ekspeditur dicatat dalam buku ekspedisi kemudian dilipat dan dimasukkan ke dalam sampul surat.

38

10. Tembusan surat oleh Arsiparis dicatat dalam buku arsip kemudian diarsipkan menggunakan sistem kearsipan yang dipergunakan di kantor tersebut.

D. Prosedur Surat Menyurat Pada Bank Indonesia Medan

Prosedur Surat Menyurat Pada Bank Indonesia Medan dapat dilakukan sebagai berikut:

1. Prosedur surat masuk pada Bank Indonesia Medan:

Surat masuk diterima dari pihak ke tiga, harus melalui pintu surat logistik, sekretariat dan anggaran, kemudian surat di teliti no surat, tanggal surat dan perihal, tujuannya untuk di arahkan unit pengelola sesuai dengan isi surat. 2. Prosedur surat keluar pada Bank Indonesia Medan:

Setiap unit pengelola yang menciptakan surat keluar kepada pihak ketiga atau intern yang dilengkapi dengan no surat, tanggal surat dan tanda tangan pejabat. Pendistribusiannya melalui satu pintu yaitu logistik, sekretariat dan anggaran untuk di teruskan ke alamat yang dituju melalui pos atau KGP (Kerta Gaya Pustaka).

E. Tujuan Penulisan Surat

Setiap kegiatan yang dilakukan oleh setiap orang atau organisasi pasti mempunyai tujuan, demikian juga penulisan surat mempunyai tujuan-tujuan tertentu, diantaranya :

1. Ingin menyampaikan warta atau informasi kepada pihak lain.

2. Ingin mendapat balasan atau tanggapan dari penerima atau pihak yang dikirim tentang informasi yang disampaikan tersebut.

salah tanggap.

Pada umumnya, pengirim surat menginginkan dari pembaca surat adalah hal-hal sebagai berikut:

1. Pembaca atau penerima surat, percaya tentang hal atau masalah yang ditulis.

2. Pembaca mau menerima pandangan-pandangan, gagasan dan keputusan-keputusan

dari pengirim.

3. Pembaca membalas surat dan meminta informasi lebih lanjut.

4. Pembaca memberi penjelasan atau informasi kepada pengirim.

5. Pembaca memenuhi segala permintaan kita atau pengirim.

6. Pembaca atau penerima dapat memahami segala pengaduan pengirim.

7. Pembaca selalu ingin mengadakan komunikasi dan menjadi relasi kita.

F. Fungsi dan Kedudukan Surat Dalam Kinerja Kantor

Selain sebagai sarana atau wahana komunikasi, surat juga mempunyai fungsi lain,

1. Menurut Barthos (2009:36) surat mempunyai fungsi sebagai berikut: a. Wakil dari pengirim atau penulis.

b. Bahan Pembukti.

c. Pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut. d. Alat pengukur kegiatan organisasi.

e. Sarana memperpendek jarak (fungsi abstrak).

2. Sedangkan fungsi surat menurut Silmi (2008:2-3) antara lain:

a. Surat berfungsi sebagai sarana komunikasi, surat merupakan sarana

40

b. Wakil, surat menjadi wakil dari pembuat surat yang membawa pesan, misi

atau informasi yang hendak disampaikan kepada penerima.

c. Bahan bukti, mengingat surat merupakan sarana komunikasi secara

tertulis, maka surat dapat dijadikan bahan bukti yang mempunyai kekuatan hukum.

d. Sumber data, surat dapat menjadi sumber data yang dapat digunakan untuk informasi atau petunjuk keterangan untuk ditindak lanjuti.

e. Bahan pengingat, Surat mengingatkan seseorang dalam kegiatan atau

aktifitasnya dimasa lalu yang bisa dipergunakan untuk melakukan kegiatan selanjutnya baginya.

f. Jaminan, Surat dapat menjadi surat jaminan, seperti jaminan keamanan

pada surat jalan, jaminan tanggungan pada surat gadai dan lain sebagainya.

g. Alat pengikat, Surat dapat digunakan untuk mengikat antara dua pihak

dengan kekutan hukum, semisal dalam surat kontrak.

h. Alat promosi, Surat dapat menjadi alat promosi bagi biro, kantor atau

perusahaan pengirim surat kepada penerima surat atau siapapun juga yang membaca surat tersebut.

i. Alat untuk penghematan, Surat dapat menghemat, baik waktu, tenaga dan

juga biaya, karena selembar surat telah dapat mewakili kedatangan pembuat surat secara nyata.

Dari fungsi surat diatas dapat diketahui kedudukan surat dalam kinerja kantor meliputi sebagai berikut:

2. Surat berkedudukan sebagai pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut. 3. Surat berkedudukan sebagai jaminan.

G. Sarana Pengurus Surat

Dalam penanganan surat diperlukan alat-alat sebagai berikut : 1. Kartu kendali

Kartu kendali merupakan alat yang berfungsi untuk menelusuri dan mengendalikan proses pengelolaan surat-surat dinas. Kartu kendali dapat digunakan sebagai pengganti dari buku agenda, karena dengan menggunakan

buku agenda justru akan mempersulit dalam penemuan informasi suatu surat secara cepat. Kartu kendali yaitu prosedur pencatatan dan pengendalian

surat sehingga surat dapat dikontrol sejak masuk sampai disimpan (Amsyah, 2005:57).

Kartu kendali dapat digunakan untuk mendapatkan informasi suatu surat agar lebih mudah dibanding dengan buku agenda. Sebab kartu kendali disusun sistematis didalam kotak, sedangkan buku agenda susunannya kronologis.

2. Lembar disposisi

Lembar disposisi adalah lembaran untuk menuliskan disposisi suatu surat baik yang diberikan oleh atasan kebawahan maupun sebaliknya (Barthos, 2009:5). Lembar disposisi digunakan untuk mencatat pendapat singkat dari pimpinan mengenai suatu surat. Oleh sebab itu surat tidak perlu digandakan walaupun pemrosesan surat melalui lebih dari satu unit kerja.

42

Lembar disposisi disiapkan oleh petugas tata usaha pada satuan kerja pengarah dan pimpinan tinggal mengisi kolom isi disposisi serta penerusannya kepada pejabat siapa. Lembar disposisi dibuat dengan ukuran setengah kuarto.

3. Folder

Folder adalah semacam map tetapi tidak dengan daun penutup. Pada folder terdapat tab yaitu bagian yang menonjol pada sisi atas untuk menempatkan titel file yang bersangkutan. Lipatan pada dasar folder dibuat sedemikian rupa sehingga dapat membuat daya muat dokumen. Pada umumnya folder terbuat dari kertas manila, panjang 35 cm, lebar 24 cm, tabnya berukuran panjang 8-9 cm, lebar 2 cm. Folder diisi dengan (tempat memasukkan) dokumen atau arsip hingga merupakan bagian terkecil dalam klasifikasi suatu masalah. (Barthos, 2009 : 198)

4. Guide (penunjuk atau pemisah)

Guide merupakan penunjuk tempat berkas-berkas itu disimpan, sekaligus berfungsi sebagai pemsah antara berkas-berkas tersebut. Guide berbentuk segi panjang dan terbuat dari kertas setebal 1 cm, dengan panjang 33-35 cm dan

tinggi 23-24 cm. Guide mempunyai tab (bagian yang menonjol) diatasnya

yang berguna untuk menempatkan atau mencantumkan kode klasifikasi dan disusun secara berdiri (Barthos, 2009:199).

5. Tickler file (berkas pengingat)

Alat ini semacam kotak dipergunakan untuk menyimpan kartu kendali atau kartu pinjam arsip (Barthos, 2009:200).

Filling cabinet dipergunakan untuk menyimpan folder yang telah berisi lembaran-lembaran arsip bersama guide-guidenya. Filling cabinet berlaci empat dan terbuat dari logam yang kuat, tahan air, tahan panas serta praktis (Barthos, 2009:201).

7. Buku agenda

Buku agenda berisi kolom-kolom keterangan (data) dari surat yang dicatat. Buku agenda juga digunakan sebagai alat bantu untuk mencari surat yang disimpan di file dan merupakan referensi pertama untuk mencari surat, terutama petunjuk tanggal surat diterima ataupun nomor surat (Amsyah, 2005:53).

44 BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan yang telah dikemukakan sebelumnya dapat ditarik kesimpulan secara garis besarnya adalah sebagai berikut:

1. Surat pada Bank Indonesia Medan sebagai otak tata usaha yaitu dimana surat merupakan suatu kegiatan yang memegang peranan penting dalam ketatausahaan, hampir semua kegiatan ketatausahaan berkaitan dengan surat, mulai dari mencatat, menghimpun, mengolah, memperbanyak, menyimpan dan mendistribusikan informasi-informasi.

2. Penanganan surat menyurat pada Bank Indonesia Medan bisa dikatakan baik

dan lancar, meskipun pencatatan surat hanya tergantung pada buku agenda, dan pegawai yang mengelola surat hanya satu orang (pengelola tunggal) yang sering disebut pada satu pintu.

B. Saran

Adapun beberapa saran yang diberikan kepada Bank Indonesia Medan adalah:

1. Penanganan surat menyurat pada Bank Indonesia Medan sudah baik dan akan

lebih baik jika perusahaan melakukan pengawasan terhadap proses penaganan surat menyurat seperti mendata semua surat yang masuk sesuai pokok bidang yang dituju, dan mengecek setiap surat yang akan dikirim seperti apakah nomor surat sudah diberikan, sehingga perusahaan dapat mengetahui jika ada kesalahan-kesalahan yang harus diperbaiki untuk mengoptimalkan kinerja perusahaan.

cukup baik, dan akan lebih baik lagi jika pegawai pengelola surat hendaknya sering mengikuti pelatihan-pelatihan oleh instansi yang terkait dengan pengelolaan surat menyurat. Cara apapun yang digunakan dalam berkomunikasi ini tetap tujuannya menyampaikan informasi-informasi dari pengirim kepada penerima. Dalam menyampaikan informasi ini, mungkin saja banyak gangguan-gangguan yang terjadi, baik gangguan lingkungan, fisik, bahasa ataupun gangguan lainnya yang timbul karena perbedaan latar belakangantara pengirim dengan penerima informasi. Dikarenakan itu,maka diperlukan agar mendapatkan pelatihan.

46

DAFTAR PUSTAKA

Amsyah, Zulkifli. 2005. Manajemen Kearsipan. Jakarta:Gramedia Pustaka Utama. Atmosudirjo, Prajudi. 2001.Kesekretariatan dan Administrasi Perkantoran.

Yogyakarta: Ghaira Indonesia.

Barthos, Basir. 2009. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara.

Gie, The Liang. 2003. Kamus Administrasi Perkantoran. Yogyakarta: Nurcahaya. Kasmir. 2000. Manajemen Perbankan. Jakarta: PT RajaGrafindo Persada.

Rahardi, Kunjana. 2008. Penyunting Bahasa Indonesia Untuk Karang Mengarang.Jakarta: Erlangga.

Sedarmayanti. 2001. Dasar-dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran.Bandung: Mandar Maju.

Silmi, Sikka Mutiara. 2008.Panduan Menulis Surat Lengkap. Yogyakarta: Absolut.

41

1. Surat mempunyai kedudukan sebagai wakil dari pengirim atau penulis.

2. Surat berkedudukan sebagai pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut. 3. Surat berkedudukan sebagai jaminan.

G. Sarana Pengurus Surat

Dalam penanganan surat diperlukan alat-alat sebagai berikut : 1. Kartu kendali

Kartu kendali merupakan alat yang berfungsi untuk menelusuri dan mengendalikan proses pengelolaan surat-surat dinas. Kartu kendali dapat digunakan sebagai pengganti dari buku agenda, karena dengan menggunakan

buku agenda justru akan mempersulit dalam penemuan informasi suatu surat secara cepat. Kartu kendali yaitu prosedur pencatatan dan pengendalian

surat sehingga surat dapat dikontrol sejak masuk sampai disimpan (Amsyah, 2005:57).

Kartu kendali dapat digunakan untuk mendapatkan informasi suatu surat agar lebih mudah dibanding dengan buku agenda. Sebab kartu kendali disusun sistematis didalam kotak, sedangkan buku agenda susunannya kronologis.

2. Lembar disposisi

Lembar disposisi adalah lembaran untuk menuliskan disposisi suatu surat baik yang diberikan oleh atasan kebawahan maupun sebaliknya (Barthos, 2009:5). Lembar disposisi digunakan untuk mencatat pendapat singkat dari pimpinan mengenai suatu surat. Oleh sebab itu surat tidak perlu digandakan walaupun pemrosesan surat melalui lebih dari satu unit kerja.

42

Lembar disposisi disiapkan oleh petugas tata usaha pada satuan kerja pengarah dan pimpinan tinggal mengisi kolom isi disposisi serta penerusannya kepada pejabat siapa. Lembar disposisi dibuat dengan ukuran setengah kuarto.

3. Folder

Folder adalah semacam map tetapi tidak dengan daun penutup. Pada folder terdapat tab yaitu bagian yang menonjol pada sisi atas untuk menempatkan titel file yang bersangkutan. Lipatan pada dasar folder dibuat sedemikian rupa sehingga dapat membuat daya muat dokumen. Pada umumnya folder terbuat dari kertas manila, panjang 35 cm, lebar 24 cm, tabnya berukuran panjang 8-9 cm, lebar 2 cm. Folder diisi dengan (tempat memasukkan) dokumen atau arsip hingga merupakan bagian terkecil dalam klasifikasi suatu masalah. (Barthos, 2009 : 198)

4. Guide (penunjuk atau pemisah)

Guide merupakan penunjuk tempat berkas-berkas itu disimpan, sekaligus berfungsi sebagai pemsah antara berkas-berkas tersebut. Guide berbentuk segi panjang dan terbuat dari kertas setebal 1 cm, dengan panjang 33-35 cm dan tinggi 23-24 cm. Guide mempunyai tab (bagian yang menonjol) diatasnya yang berguna untuk menempatkan atau mencantumkan kode klasifikasi dan disusun secara berdiri (Barthos, 2009:199).

5. Tickler file (berkas pengingat)

Alat ini semacam kotak dipergunakan untuk menyimpan kartu kendali atau kartu pinjam arsip (Barthos, 2009:200).

43

6. Filling cabinet (lemari arsip)

Filling cabinet dipergunakan untuk menyimpan folder yang telah berisi lembaran-lembaran arsip bersama guide-guidenya. Filling cabinet berlaci empat dan terbuat dari logam yang kuat, tahan air, tahan panas serta praktis (Barthos, 2009:201).

7. Buku agenda

Buku agenda berisi kolom-kolom keterangan (data) dari surat yang dicatat. Buku agenda juga digunakan sebagai alat bantu untuk mencari surat yang disimpan di file dan merupakan referensi pertama untuk mencari surat, terutama petunjuk tanggal surat diterima ataupun nomor surat (Amsyah, 2005:53).

44 BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan yang telah dikemukakan sebelumnya dapat ditarik kesimpulan secara garis besarnya adalah sebagai berikut:

1. Surat pada Bank Indonesia Medan sebagai otak tata usaha yaitu dimana surat merupakan suatu kegiatan yang memegang peranan penting dalam ketatausahaan, hampir semua kegiatan ketatausahaan berkaitan dengan surat, mulai dari mencatat, menghimpun, mengolah, memperbanyak, menyimpan dan mendistribusikan informasi-informasi.

2. Penanganan surat menyurat pada Bank Indonesia Medan bisa dikatakan baik dan lancar, meskipun pencatatan surat hanya tergantung pada buku agenda, dan pegawai yang mengelola surat hanya satu orang (pengelola tunggal) yang sering disebut pada satu pintu.

B. Saran

Adapun beberapa saran yang diberikan kepada Bank Indonesia Medan adalah:

1. Penanganan surat menyurat pada Bank Indonesia Medan sudah baik dan akan lebih baik jika perusahaan melakukan pengawasan terhadap proses penaganan surat menyurat seperti mendata semua surat yang masuk sesuai pokok bidang yang dituju, dan mengecek setiap surat yang akan dikirim seperti apakah nomor surat sudah diberikan, sehingga perusahaan dapat mengetahui jika ada kesalahan-kesalahan yang harus diperbaiki untuk mengoptimalkan kinerja perusahaan.

2. Pegawai pengelola surat pada Bank Indonesia dalam mengelola surat sudah cukup baik, dan akan lebih baik lagi jika pegawai pengelola surat hendaknya sering mengikuti pelatihan-pelatihan oleh instansi yang terkait dengan pengelolaan surat menyurat. Cara apapun yang digunakan dalam berkomunikasi ini tetap tujuannya menyampaikan informasi-informasi dari pengirim kepada penerima. Dalam menyampaikan informasi ini, mungkin saja banyak gangguan-gangguan yang terjadi, baik gangguan lingkungan, fisik, bahasa ataupun gangguan lainnya yang timbul karena perbedaan latar belakangantara pengirim dengan penerima informasi. Dikarenakan itu,maka diperlukan agar mendapatkan pelatihan.

46

DAFTAR PUSTAKA

Amsyah, Zulkifli. 2005. Manajemen Kearsipan. Jakarta:Gramedia Pustaka Utama. Atmosudirjo, Prajudi. 2001.Kesekretariatan dan Administrasi Perkantoran.

Yogyakarta: Ghaira Indonesia.

Barthos, Basir. 2009. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara.

Gie, The Liang. 2003. Kamus Administrasi Perkantoran. Yogyakarta: Nurcahaya. Kasmir. 2000. Manajemen Perbankan. Jakarta: PT RajaGrafindo Persada.

Rahardi, Kunjana. 2008. Penyunting Bahasa Indonesia Untuk Karang

Mengarang.Jakarta: Erlangga.

Sedarmayanti. 2001. Dasar-dasar Pengetahuan Tentang Manajemen

Perkantoran.Bandung: Mandar Maju.

Silmi, Sikka Mutiara. 2008.Panduan Menulis Surat Lengkap. Yogyakarta: Absolut.