Peran Humas Pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Dalam Meningkatkan Citra Perusahaan
BAB II
PROFIL PERUSAHAAN
A.
Sejarah Singkat PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan
PT. Perkebunan Nusantara III disingkat PTPN III (PERSERO) beralamat
Jalan Sei Batanghari No.2 Medan Sumatera Utara, merupakan salah satu dari 14
Badan Usaha Milik Negara (BUMN) Perkebunan yang bergerak dalam bidang
usaha perkebunan, pengolahan dan pemasaran hasil perkebun an. Kegiatan usaha
Perseroan mencakup usaha budi daya dan pengolahan tanaman kelapa sawit dan
karet. Produk utama Perseroan adalah Minyak Sawit (CPO = Crude Palm Oil)
dan Inti Sawit (PKO =Palm Kernel Oil) dan karet.
Sejarah Perseroan diawali dengan proses pengambilalihan perusahaanperusahaan perkebunan milik Belanda oleh Pemerintah Republik Indonesia pada
tahun 1958 yang dikenal sebagai proses Perusahaan Negara Perkebunan
(PPN). Tahun 1968, PPN direstrukturisasi menjadi beberapa kesatuan Perusahaan
Negara Perkebunan (PPN) yang selanjutnya pada tahun 1974 bentuk badan
hukumnya diubah menjadi PT. Perkebunan (PERSERO). Guna meningkatkan
efesiensi dan efektifitas kegiatan usaha perusahaan Badan Usaha Milik Negara
(BUMN), Pemerintah menstrukturisasi BUMN sub sektor perkebunan dengan
melakukan penggabungan usaha berdasarkan wilayah eksploitas dan perampingan
struktur organisasi.
Diawali dengan langkah penggabungan manajemen pada tahun 1994, tiga
(3) Badan Usaha Milik Negara (BUMN) Perkebunan yang terdiri dari PT.
8
9
Perkebunan III (PERSERO), PT. Perkebunan IV (PERSERO) dan PT.
Perkebunan V (PERSERO) disatukan pengelolaannya ke dalam manajemen PT.
Perkebunan
Nusantara
III
(PERSERO).
Selanjutnya
melalui
peraturan
pemerintahan No.8 tahun 1996 tangal 14 Februari 1996, ketiga Perseroan tersebut
digabungkan dan diberi nama PT. Perkebunan III (PERSERO) yang kantor
pusatnya berkedudukan di Medan, dan perkebunan-perkebunan PTPN III tersebar
di Sumatera Utara sampai keperbatasan Aceh dan Riau.
PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) adalah suatu perusahaan yang
bergerak di bidang perkebunan menghasilkan komoditi karet dan sawit. Hasil
komoditi tersebut dipasarkan di dalam dan luar negeri. Kemudian Rapat Umum
Pemegang Saham (RUPS) adalah badan tertinggi dalam organisasi Perusahaan.
Dewan Komisaris (Dekom) berfungsi sebagai badan pengawas yang bertugas
untuk para pemegang saham pengelolaan usaha sepenuhnya dikendalikan oleh
para Direksi.
Komposisi anggota-anggota Dewan Komisaris ditetapkan dalam keputusan
Menteri Negara Badan Usaha Milik Negara (BUMN) selaku rapat umum
pemegang saham perusahaan perseroan (PERSERO), Perkebunan Nusantara III,
Nomor: KEP – 183/MBU/2008. Susunan anggota-anggota direksi ditetapkan
dalam
keputusan
pemegang
saham perusahaan perseroan (PERSERO) PT.
Perkebunan Nusantara III, Nomor: SK – 88/MBU/2012.
PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) yang berkantor pusat di Medan
mempunyai wilayah kerja di 5 daerah tingkat II di Provinsi Sumatera Utara,
yakni:
10
1.
Kabupaten Deli Serdang, terbagi atas:
a.
Deli Serdang I
b.
Deli Serdang II
2.
Kabupaten Asahan.
3.
Kabupaten Simalungun.
4.
Kabupaten Labuhan Batu, terbagi atas:
5.
a.
Labuhan Batu Utara
b.
Labuhan Batu Induk
c.
Labuhan Batu Selatan
Kabupaten Tapanuli Selatan.
Visi PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan
PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) memiliki visi dan misi dalam
mencapai tujuan yang telah ditargetkan manajemen perusahaan. Visi PT.
Perkebunan Nusantara III adalah menjadi perusahaan agribinis kelas dunia dengan
kinerja prima dan melaksanakan tata kelola bisnis terbaik.
Misi PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan
Misi PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan adalah sebagai
berikut :
1.
Mengembangkan
berkesinabungan.
industri
hilir
berbasis
perkebunan
secara
11
2.
Menghasilkan
karyawan
produk
sebagai
berkualitas
aset
yang
untuk
pelanggan.Memperlakukan
strategis
dan mengembangkan
secara optimal.
3.
Berupaya menjadi perusahaan terpilih yang member imbal hasil terbaik
bagi investor.
4.
Menjadi perusahaan yang paling menarik untuk menjadi mitra bisnis.
5.
Memotivasi karyawan untuk berpartisipasi aktif dalam mengembangkan
komunitas.
6.
Melaksanakan seluruh aktifitas perusahaan yang berwawasan lingkungan.
Tujuan PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan
Tujuan PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan :
1.
Meningkatkan keuntungan bagi pemegang saham.
2.
Menyejahterakan karyawan melalui pelaksanaan program secara sinergis
dari semua pihak yang terkait terutama dukungan dan peran serta segenap
karyawan melalui kerja keras, disiplin, kesungguhan dan ketekunan,
kerjasama yang serasi dan terpadu, penuh dedikasi dan loyalitas, serta
sikap proaktif yang konsisten dan berkesinabungan.
12
Logo PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan
Gambar : 2.1 Logo PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan.
Sumber : PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan (2015).
Logo pada perusahaan memiliki filosofi dan kerangka dasar berupa konsep
dengan melahirkan karakter atau ciri khas dari bentuk perusahaan tersebut. Pada
logo yang terdapat di PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) memiliki arti
dari bentuk dan warna logo. Adapun Makna yang terkandung dalam logo yang
terdapat pada setiap warna yang membentuk logo tersebut yaitu:
1. Dua belas (12) Helai daun kelapa sawit di sebelah kiri dunia dan tujuh (7)
urat pada daun karet yang berwarna hijau disebelah kanan bola dunia
melambangkan bahwa PT. Perkebunan Nusantara III memiliki paradigm
baru dan tujuh (7) strategi bisnis, yang saling mendukung tercapai tujuan
PT. Perkebunan Nusantara III, yaitu selalu menjadi perusahaan
perkebunan terbaik dalam tim work yang solid dan inovatif, serta
ditunjang dengan Green Bussines dan Ramah Lingkungan.
2. Lima (5) garis lintang horizontal dan vertikal berwarna biru melingkari
bola dunia. Melambangkan bahwa PT. Perkebunan Nusantara III memiliki
13
lima (5) tata nilai dan harus mampu mengimbangi kemajuan teknologi
yang berkembang, agar selalu menjadi yang terdepan dalam peningkatan
usaha.
3. Gambar meteor yang mengelilingi sehingga membentuk angka tiga (3)
melambangkan PT. Perkebunan Nusantara III bergerak dinamis dengan
semangat yang tinggi untuk menguasai pasar modal. Meteor yang
berwarna putih bermakna produksi lateks dan turunnya sedangkan yang
berwarna orange adalah produksi CPO beserta turunannya yang memancar
tanpa henti untuk memenuhi kebutuhan pasar dunia.
Secara keseluruhan makna logo ini adalah lambang dari niat dan motivasi
tinggi seluruh personil PT. Perkebunan Nusantara III yang telah direncanakan
bersama, dan tunjangan dengan 5 tata nilai, 12 paradigma baru dan 7 strategi
bisnis yang dimiliki PT. Perkebunan Nusantara III.
B.
Struktur Organisasi
Pada umumnya perusahaan mempunyai struktur organisasi yang berbeda
menurut kegiatan usahanya. Struktur organisasi merupakan kerangka atau bagian
yang menggambarkan jaringan hubungan yang menunjukkan kedudukan, tugas
dan tanggung jawab secara hirarki yang terdapat dalam perusahaan. Berikut ini
stuktur organisasi PT. Perkebunan Nusantara III.
14
15
Adapun struktur organisasi pada PT. Perkebunan Nusantara III
(PERSERO) Medan adalah struktur organisasi garis lini, dimana setiap bawahan
mempunyai seorang atasan. Garis komandonya adalah bertingkat, sehingga
bawahan memperoleh perintah dari atasannya. Dan secara garis besarnya tugas
dan fungsi dari masing-masing bagian adalah sebagai berikut :
1.
Direktur Utama
Direktur Utama adalah pimpinan utama di dalam perusahaan dalam
pengambilan keputusan dan penanggung jawab utama atas jalannya dan
tercapainya tujuan perusahaan, serta mengkoordinasikan tugas-tugas para direktur.
Tugas-tugas Direktur Utama di antaranya adalah :
a. Bertugas melaksanakan kebijakan perusahaan sesuai dengan anggaran
dasar serta ketentuan-ketentuan yang telah digariskan oleh Rapat Umum
Pemegang Saham (RUPS) dan Mentri Pertanian selaku kuasa pemegang
saham dan Dewan Komisaris.
b. Menetapkan langkah
perusahaan dalam melaksanakan kebijakan
perusahaan dalam bidang produksi, teknik pengolahan, tenaga manusia,
keuangan dan pemasaran.
c. Mengkoordinasikan tugas para anggota direksi dan mengoreksi
pengolahan perusahaan secara umum.
d. Dan bertanggung jawab kepada Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS)
melalui Dewan Komisaris.
2.
Wakil Direktur Utama
Tugas Wakil Direktur Utama :
16
a. Membantu Direktur Utama untuk menetapkan sistem Pengendalian
Internal yang efektif untuk mengamankan invenstasi dan aset perusahaan.
b. Pengendalian Internal tetap memadai dan mutakhir dengan melakukan
pemantauan
secara
berkelanjutan
terhadap
efektivitasnya
dan
mengakomodasi setiap perubahan kondisi internal maupun eksternal.
c. Membangun perusahaan kelas dunia yang berbasis Agribisnis.
d. Meningkatkan nilai perusahaan melalui pelaksanaan The Business Succes
Model seperti tercermin dalam Key Performance Indicator (KPI).
e. Mewujudkan
portofolio
business
perusahaan
yang
memberikan
keuntungan dan nilai tambah.
3.
Direktur Produksi
Direktur Produksi membawahi kepala bagian produksi tanaman
kelapa
sawit yang mempunyai tugas dan tanggung jawab, sebagai berikut:
a. Mengelola
Penyiapan
normatifpengelolahan
dan
kebun
Penyempurnaan
kelapa
sawit
aspek
teknis
perusahaan
/
untuk
melaksanakan standarisasi. Pengolahan kebun mencakup bidang-bidang:
pembibitan dan penanaman, pemeliharaan, serta pemupukan serta
produksi.
b. Membahas dan membuat jangka panjang Rencana Kegiatan Anggaran
Perusahaan (RKAP) dan Rencana Anggaran Belanja (RAB) atau Daftar
Permintaan Uang (DPU) pengolahan kebun kelapa sawit perusahaan
menjadi: rencana pembibitan dan penanam ulang / baru, rencana
17
pemiliharaan tanaman, rencana produksi, kebutuhan biaya, serta
kebutuhan tenaga kerja.
c. Mengelolah penyusunan dan pembaharuan prosedur operasi baku bagian
untuk meningkatkan efektivitas dan efesien operasi.
d. Menganalisa kendala – kendala yang timbul dan praktek – praktek
terbaik yang dapat dijadikan standar normatif pengelolahan kebun sawit
yang mencakup: pembukaan lahan baru, pengendalian serangan hama
dan penyakit tanaman, menganalisa produktivitas, dan produksi /
permanen.
e. Memberikan rekomendasi untuk meningkatkan efektivitas dan efesiensi
pengelolahan kebun – kebun mencakup : pengembangan / mutasi /
promosi dan karyawan pembinaan kebun, pengembangan aspek tenis
kapasitas dan kapabilitas kebun, serta mengkordinasi pembahasan dan
penyusunan Rencana Kegiatan Anggaran Perusahaan (RKAP) dan
Rencana Anggaran Belanja (RAB).
4.
Direktur Keuangan
Direktur Keuangan membawahi kepala bagian keuangan yang memiliki
tugas
sebagai berikut:
a. Mengelolah penyusunan dan pembahasan Rencana Kegiatan Anggaran
Perusahaan (RKAP) dan Rencana Anggaran Belanja (RAB) bagian
keuangan.
b. Mengelolah kegiatan keuangan yang meliputi anggaran dan permodalan.
18
c. Menyusun dan memutakhirkan dan menyempurnakan pedoman dan
modal kerja bagian keuangan.
d. Menyusun rencana / proyeksi cash / flow perusahaan.
e. Mengikuti pembahasan Rencana Kegiatan Anggaran Perusahaan
(RKAP), Rencana Anggaran Belanja (RAB) dan Daftar Permintaan Uang
(DPU) untuk setiap bagian / unit kebun.
f. Memeriksa dan meneliti pengajuan modal kerja kebun / unit.
g. Mengelolah pencairan dana proyek dan membuat pertanggung jawaban
pemakaiannya untuk kelancaran pelaksanaan proyek.
h. Melaksanakan fungsi budget kontrol baik eksploitas maupun investasi.
i. Mengelola proses pembayaran dan pengamanan uang kas perusahaan dan
surat – surat berharga milik perusahaan dikantor Direksi.
j. Mengelola kegiatan pengurus asuransi asset perusahaan dan manajemen
aset yang mencakup aktiva yang hilang, aktiva nonproduktif dan mutasi
aktiva.
k. Mengelola kegiatan perpajakan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
l. Melakukan kegiatan keuangan lainnya yang mencakup : Manajemen
Investasi, Manajemen Pinjaman, Manajemen Mata Uang Asing,
Manajemen Perbendaharaan, dan Relasi Perbankan.
5.
Direktur Sumber Daya Manusia dan Umum
Direktur Sumber Daya Manusia dan Umum membawahi kepala bagian
sumber daya manusia yang mempunyai tugas dan tanggung jawab:
19
a. Mengkordinir / penyusunan perubahan Rencana Kegiatan Anggaran
Perusahaan (RKAP) dan Daftar Permintaan Uang (DPU) bidang Sumber
Daya Manusia.
b. Mengelola pengembangan design manajemen Sumber Daya Manusia
mencakup: perencanaan dan penempatan Sumber Daya Manusia,
perencanaan dan pengembangan karir, pelatihan dan pengembangan,
serta pemeliharaan dan determinasi.
c. Memberikan
rekomendasi
penyusunan
budaya
perusahaan
pengembangan organisasi untuk peningkatan kerja perusahaan.
d. Mengkoordinasi penyusunan prosedur operasi buku dan pedoman kerja
bidang personalia untuk kelancaran peningkatan hasil-hasil pelaksanaan
kerja.
Mengelola perencanaan Sumber Daya Manusia, pelaksanaan Sumber Daya
Manusia terhadap karyawan / calon karyawan sesuai dengan kebutuhan
perusahaan, mendapatkan Sumber Daya Manusia sesuai dengan formasi yang
tersedia dan memperhatikan faktor kompetensi, biaya dan produktivitas karyawan.
6.
Direktur Perencanan & Pengembangan
Tugas Direktur Perencanaan dan Pengembangan :
a. Menetapkan sistem riset, perencanaan dan pengembangan yang baku.
b. Menetapkan kajian pengembangan areal bisnis non komoditi serta
pengembangan industri yang berbasis perkebunan sesuai Rencana Jangka
Panjang (RJP) / Rencana Kegiatan Anggaran Perusahaan (RKAP) / Key
Performance Indicator (KPI) perusahaan.
20
7.
Direktur Pemasaran
Direktur pemasaran membawahi kepala bagian pemasaran yang
mempunyai tugas dan tanggung jawab sebgai berikut :
a. Mengkordinir penyusunan dan pembahasan Rencana Kegiatan Anggaran
Perusahaan (RKAP) dan Rencana Anggaran Belanja (RAB) bagian
pemasaran.
b. Menjaga dan melakukan upaya peningkatan kekuatan pasar agar dan
kondisi sustainable market dengan melakukan pendekatan-pendekatan
bisnis berupa kelancaran jaminan supply terhadap buyer.
c. Mengupayakan
peningkatan
pemasaran
melalui
penelitian
yang
memenuhi persyaratan kualifikasi di antaranya: mampu membeli pada
harga tingkat internasional, kelancaran pembayaran jaminan , kelancaran
pengapalan dari pembeli.
d. Penyusunan dan pelaksanaan terobosan baru strategi promosi dan iklan
berdasarkan hasil analisis rencana pemasaran setiap komoditi.
Penyusunan dan pelaksanaan terobosan baru strategi pemasaran ke
Negara tujuan ekspor terutama untuk komoditi dan kakao.
e. Melakukan analisa terhadap kondisi pasar bila terjadi kelesuan pasar atau
penurunan harga komoditif pasar dunia , dengan melaksanakan croos
cheeking terhadap laporan komoditif internasional , serta menyiapkan
strategi pengulangan untuk selanjutnya dilaporkan kepada Direktur
Pemasaran.
21
f. Mengelola pelaksanaan penjualan setiap komoditi untuk ekspor dan lokal
dengan berpedoman pada harga jual yang telah ditempatkan Price Idea.
g. Mengelola penyediaan data persediaan produk (stock) yang akan dijual
untuk dilaporkan Direktur Pemasaran.
h. Mempersiapkan daftar pembeli untuk setiap komoditi yang akan dijual
serta melakukan seleksi pembeli agar dapat diperoleh harga yang
optimal.
STUKTUR ORGANISASI BAGIAN SEKRETARIAT PERUSAHAAN
Gambar : 2.3 Struktur Organisasi Bagian Sekretariat Perusahaan
Sumber : PT.Perkebunan Nusantara III ( Persero) Medan (2015)
22
C.
Job Description
Berikut ini adalah Job Description dari bagian Sekretariat Perusahaan
PT.Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan yang terdiri dari :
1.
Kepala Bagian Sekretariat Perusahaan
Tugas Pokok Kepala Bagian Sekretariat Perusahaan adalah:
a. Mengevaluasi Rencana Kegiatan Anggaran Perusahaan (RKAP) / Rencana
Kegiatan Operasional (RKO) dan Rencana Jangka Panjang (RJP) agar
target kinerja yang ditentukan dapat dicapai.
b. Menjamin dan mengawasi dalam pelaksanaan prosedur pemakaian uang
kerja.
c. Bagian Sekretariat Perusahaan, Kantor Penghubung Jakarta termasuk uang
kerja Dewan komisaris agar tercipta cost efectiveness.
d. Menjamin terbentuknya citra perusahaan (Corporate Image) yang positif
dan hubungan baik dengan stakeholder agar citra perusahaan dapat
meningkat.
e. Mengevaluasi pelayanan pada stakeholder atas setiap informasi yang
dibutuhkan yang berkaitan dengan kondisi perusahaan agar diperoleh
informasi yang benar dan akurat.
f. Menjamin dokumentasi data-data dan dokumen yang terkait dengan
aktivitas perusahaan yang merupakan hasil evaluasi bagian teknis terkait
dan melakukan updating setiap bulannya sehingga diperoleh data yang
akurat.
23
g. Melaksanakan koordinasi, komunikasi dan konsultasi (3K) dengan Bagian
Distrik Manajer, Kebun / Unit terkait sehingga tugas-tugas dan
kebijaksanaan yang digariskan Direksi dapat terlaksana dengan baik.
h. Menjadi penghubung atau contact person antara perusahaan dengan
lembaga keuangan dan stakeholder.
i. Menjamin penyelenggaraan proses penerimaan calon rekanan baru dan
perpanjangan Daftar Rekanan Terseleksi (DRT) sesuai dengan garis
kebijaksanaan Direksi berdasarkan ketentuan perundang-undangan yang
berlaku serta melaksanakan evaluasi penerimaan calon rekanan baru.
j. Menjamin dan mengevaluasi alur surat menyurat dan pendistribusiannya
ke bagian terkait.
k. Menjamin dan mengawasi pengelolaan dan melayani kebutuhan informasi
kesekretariatan kepada Direksi dan organ perusahaan.
l. Menjamin terlaksananya program Transformasi Bisnis di PT. Perkebunan
Nusantara III (PERSERO).
m. Menjamin bahwa seluruh kegiatan sudah menerapkan Manajemen Risiko.
n. Melaksanakan tugas sesuai Intruksi Kerja (IK), Surat Izin (SI), Surat
Edaran (SE) dan Perjanjian Kerja Sama (PKB) yang berlaku.
o. Melaksanakan dan mematuhi Good Coorporate Goverment (GCG) dan
Code of Conduct disemua aspek.
24
2.
Kepala Urusan Kesekretariatan
Pada Struktur organisasi Kepala Urusan Kesekretariatan terbagi atas tiga
(3) staf pembantu kepala urusan diantaranya: Staf Urusan Sekretariat dan
Pelayanan Organisasi Perusahaan, Staf Urusan Administrasi Dokumen dan Staf
Urusan Pengelolaan Arsip atau Perpustakaan. Adapun Tugas Pokok Kepala
Urusan Kesekretariatan yaitu:
a. Mengkoordinir penyelenggaraan rapat Direksi dengan menyiapkan segala
sesuatunya dan berhubungan dengan Bagian terkait sehingga rapat dapat
berjalan sesuai tujuan.Mengelola seluruh surat menyurat yang masuk ke
perusahaan melalui registrasi
seluruh surat
agenda
sehingga
dipastikan
bahwa
sudah ditanggapi dan ditindaklanjuti.
b. Mengelola pendaftaran calon rekanan baru dan perpanjangan daftar
rekanan terpilih dengan cara melakukan proses seleksi sesuai dengan
peraturan ditetapkan agar semua rekanan yang terpilih dipastikan sesuai
dengan kualifikasinya.
c. Melakukan pendokumentasian dan pengarsipan surat surat perusahaan
sesuai dengan instruksi kerja agar mudah dicari bila diperlukan.
d. Meregistrasi
surat
perjalanan
dinas
dari
Bagian/Direktur
Manajer/Kebun/Unit sesuai memo permintaan dan undangan agar biaya
perjalanan dinas dapat terkendali sesuai anggaran.
e. Mengevaluasi penggunaan anggaran Bagian 3.00 dengan cara melakukan
koordinasi dengan bagian terkait sehingga pemakaian biaya sesuai
anggaran.
25
f. Pengevaluasian dan regristrasi surat perjalanan dinas dari kebun / unit ke
Kantor Direksi sesuai undangan, email yang tercantum di Surat Perjalanan
Dinas untuk ditandatangani kepala Bagian/Kepala Urusan.
g. Menjamin terlaksananya program Transformasi Bisnis di PT. Perkebunan
Nusantara III (PERSERO).
h. Menjamin bahwa seluruh kegiatan sudah menerapkan Manajemen Risiko.
i. Melaksanakan tugas sesuai Intruksi Kerja (IK), Surat Izin (SI), Surat
Edaran (SE) dan Perjanjian Kerja Sama (PKB) yang berlaku.
j. Melaksanakan dan mematuhi Good Corporate Goverment (GCG) dan
Code of Conduct disemua aspek pekerjaan.
3.
Kepala Urusan Data dan Evaluasi Kinerja
Pada Struktur organisasi Kepala Urusan Data dan Evaluasi Kinerja terbagi
atas tiga (3) staf pembantu kepala urusan diantaranya: Staf Urusan Evaluasi
Kinerja Admin, Good Corporate Government (GCG), Produksi dan Teknik atau
Teknologi, Staf Urusan Evaluasi Kinerja Finansial dan Komersial dan Staf Urusan
Data. Adapun Tugas Pokok Kepala Urusan Data dan Evaluasi Kinerja yaitu:
a. Mengelola notulen rapat dari hasil keputusan rapat Direksi untuk segera
didistribusikan ke bagian terkait.
b. Memonitoring dan mengevaluasi hasil keputusan rapat Direksi dengan
cara membuat memorandum ke bagian terkait agar hasil rapat dapat
dilaksanakan dengan efektif oleh pihak-pihak yang berkepentingan.
26
c. Memonitoring dan mengevaluasi data produksi, keuangan, Sumber Daya
Manusia dan pengembangan.
d. Memeriksa data perusahaan dengan cara bekerja sama dengan bagian
terkait agar diperoleh data yang valid dan akurat.
e. Memeriksa Annual Report dan Company Profile melalui kerja sama
dengan bagian dan konsultan sehingga memenuhi prinsip-prinsip Good
Corporate Government (GCG).
f. Menjamin terlaksananya program Transformasi Bisnis di PT. Perkebunan
Nusantara III (PERSERO).
g. Menjamin bahwa seluruh kegiatan sudah menerpkan Menajemen Resiko
h. Melaksanakan tugas sesuai Intruksi Kerja (IK), Surat Izin (SI), Surat
Edaran (SE) dan Perjanjian Kerja Sama (PKB) yang berlaku.
i. Melaksanakan dan mematuhi Good Corporate Government (GCG) dan
Code of Conduct disemua aspek pekerjaan.
4. Kepala Urusan Hubungan Masyarakat
Pada Struktur organisasi Kepala Urusan Hubungan Masyarakat terbagi atas
tiga (3) staf pembantu kepala urusan diantaranya: Staf Urusan Protokol, Staf
Urusan Hubungan Masyarakat dan Staf Urusan Corporate Social Responsibility
(CSR). Adapun Tugas Pokok Kepala Urusan Hubungan Masyarakat yaitu:
a. Mengidentifikasi permasalahan komunikasi perusahaan dan memberi
masukan kepada manajemen sehingga corporate image tidak menjadi
negatif.
27
b. Melakukan koordinasi dengan pihak berkompeten dalam pelaksanaan
program komunikasi internal dan eksternal atas kebijakan, kegiatan dan
citra perusahaan dengan cara menjalin hubungan baik yang harmonis dan
sinergis sehingga tercipta peningkatan citra perusahaan.
c. Memonitor pemberitaan di media massa lokal dan nasional.
d. Mengkoordinir penyelenggaraan kegiatan upacara bendera setiap bulan
dikantor Direksi Medan dengan menyiapkan fasilitas dan petugas upacara
sehingga pelaksanaannya berjalan lancar.
e. Mewakili perusahaan dan membangun networking dengan asosiasi, baik
asosiasi profesi maupun asosiasi industri dengan cara menghadiri
pertemuan dan undangan sehingga terjadi hubungan yang harmonis demi
meningkatnya citra perusahaan.
f. Melaksanakan tugas-tugas sebagai protokoler dan ticketing kepada pihak
internal dan eksternal.
g. Mengelola, mengawasi dan mengevaluasi pelaksanaan program dan
kegiatan komunikasi perusahaan serta memberi pengarahan kepada setiap
fungsi yang dibawahi dalam menjalankan program kerja dengan cara
memonitor secara kontinyu sehingga sasaran yang dituju dapat tercapai.
h. Mengevaluasi kegiatan pameran yang diadakan oleh perusahaan maupun
anak perusahaan dan mitra binaan baik ditingkat lokal, nasional maupun
internasional dengan cara berhubungan dengan bagian terkait, institusi
terkait dan pelaksana pameran sehingga terlaksananya pameran dengan
baik.
28
i. Mengevaluasi pembuatan video perusahaan, leaflet, brosur, agenda,
kalender dan majalah Media Nusatiga dengan cara berkoordinasi dengan
bagian terkait sehingga hasil yang diperoleh sesuai tujuan perusahaan.
j. Menyusun dan mengkoordinir pelayanan kepada DPR dan DPRD serta
tamu-tamu perusahaan melalui media komunikasi agar diperoleh minimal
complain.
k. Menyelenggarakan dan menyiapkan pers release, pers conference, pers
gathering dan stop pers.
l. Merealisasikan dan mengevaluasi permohonan bantuan proposal dari
stakeholder.
m. Mengakses informasi internal dan eksternal perusahaan untuk kepentingan
komunikasi stakeholder dalam menciptakan transparansi, akuntabilitas
dalam pencitraan perusahaan.
n. Menjamin terlaksananya program Transformasi Bisnis di PT. Perkebuna
Nusantara III (PERSERO).
o. Menjamin SMPN3 dipahami, diterapkan dan dipelihara oleh seluruh
jajarannya.
p. Menjamin bahwa seluruh kegiatan sudah menerapkan Manajemen Risiko.
q. Melaksanakan tugas sesuai Instruksi Kerja (IK), Surat Izin (SI), Surat
Edaran (SE) dan Perjanjian Kerja Sama (PKB) yang berlaku.
29
D.
Jenis Usaha atau Kegiatan
PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) adalah salah satu dari
empatbelas (14) Badan Usaha Milik Negara (BUMN) Perkebunan yang bergerak
dalambidang usaha perkebunan, pengelolaan, dan pemasaran hasil perkebunan.
Komoditas yang dikembangkan di . Perkebunan Nusantara III (PERSERO)
Medan yaitu, Kelapa Sawit dan Karet. Sejak pembibitan sehingga mulai
menghasilkan, kedua jenis tanaman tersebut hanya membutuhkan waktu sekitar 34 tahun, sementara usia produktifitasnya mencapai 25 tahun.
1.
Kelapa Sawit
Gambar: 2.4 Hasil Kelapa Sawit PT.Perkebunan Nusantara III(Persero) Medan.
Sumber : PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan (2015).
2.
Karet
Gambar : 2.5 Hasil Karet PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan.
Sumber : PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan (2015).
30
Perkembangan
yang menggembirakan saat ini bahwa
kedua produk
tersebut tengah menjadi komoditas primadona dunia dengan harga jual yang terus
meningkat. Tampaknya kelapa sawit dan karet akan terus menjadi komoditas yang
bersinar dan seiring dengan semakin terbatasnya jumlah cadangan minyak bumi
dan semakin meningkatnya harga minyak di pasar internasional.
E.
Kinerja Usaha Terkini
Setiap perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai
dengan tujuan perusahaan. Dibutuhkan waktu untuk mencapai hal tersebut.
Demikian juga pada PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan.
PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) terus berupaya agar tujuan yang
telah digariskan oleh PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) dapat terwujud.
Tidak mudah dalam mewujudkannya, karena membutuhkan kerja keras, disiplin
dan loyalitas dalam bekerja.
Dengan demikian kinerja usaha terkini yang dijalankan PT. Perkebunan
Nusantara III (PERSERO) yang bersifat rutin adalah melaksanakan upacara setiap
hari senin untuk meningkatkan kinerja, rapat Pimpinan (Direksi) setiap hari
Kamis, melakukan aktivitas kebugaran seperti senam setiap Jumat untuk menjaga
kesehatan karyawan dan melakukan Breakfast Meeting Kepala Bagian per dua (2)
minggu setiap Senin.
Kinerja usaha terkini yang bersifat umum adalah tindak lanjut bersifat
segera terhadap operasional perusahaan dan undangan rapat dari Kementrian
Badan Usaha Milik Negara (BUMN), Instansi Pemerintahan dan Stekholder
31
lainnya. . Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan juga terus melakukan
pembinaan terhadap kinerja karyawan dengan mengadakan training untuk
meningkat mutu pekerjaan dan promosi jabatan agar dapat menghasilkan Sumber
Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.
F.
Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan, yakni:
1.
Perubahan, Perbaikan dan Peningkatan metode dan kinerja adalah salah
satu keharusan.
2.
Kepuasan Pelanggan menjadi prioritas utama memenangkan persaingan.
3.
Setiap kegiatan bisnis harus menghasilkan nilai tambah bagi perusahaan.
4.
Pengembangan hubungan industrial berdasarkan keterbukaan, kesetaraan
dan kebhinekaan.
5.
Pengembangan
Sumber
Daya
Manusia
yang
terintegrasi
untuk
membangun Human and Intellctual Capital yang dibutuhkan perusahaan.
6.
Kepemimpinan yang efektif membangun pengaruh melalui kemampuan
mengajar, membagi ilmu, membina hubungan baik dan menjadi panutan.
7.
Penghargaan karyawan berdasarkan kompetensi dan kinerjanya.
8.
Efektivitas operasional harus didukung oleh struktur organisasi yang
sederhana dan dinamis.
9.
Pemanfaatan
teknologi
sebagai
perangkat
untuk
peningkatan
produktivitas kerja dan keunggulan kompetitif.
10. Keputusan bisnis diambil berdasarkan fakta dan data yang akurat.
32
11. Setiap tugas dan operasional perusahaan dilaksanakan dengan cepat
tanggap, cepat tindak lanjut, tuntas, berkualitas dan penuh tanggung
jawab.
12. Seluruh aktivitas perusahaan harus berorientasi pada peningkatan mutu
dan lingkungan.
PROFIL PERUSAHAAN
A.
Sejarah Singkat PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan
PT. Perkebunan Nusantara III disingkat PTPN III (PERSERO) beralamat
Jalan Sei Batanghari No.2 Medan Sumatera Utara, merupakan salah satu dari 14
Badan Usaha Milik Negara (BUMN) Perkebunan yang bergerak dalam bidang
usaha perkebunan, pengolahan dan pemasaran hasil perkebun an. Kegiatan usaha
Perseroan mencakup usaha budi daya dan pengolahan tanaman kelapa sawit dan
karet. Produk utama Perseroan adalah Minyak Sawit (CPO = Crude Palm Oil)
dan Inti Sawit (PKO =Palm Kernel Oil) dan karet.
Sejarah Perseroan diawali dengan proses pengambilalihan perusahaanperusahaan perkebunan milik Belanda oleh Pemerintah Republik Indonesia pada
tahun 1958 yang dikenal sebagai proses Perusahaan Negara Perkebunan
(PPN). Tahun 1968, PPN direstrukturisasi menjadi beberapa kesatuan Perusahaan
Negara Perkebunan (PPN) yang selanjutnya pada tahun 1974 bentuk badan
hukumnya diubah menjadi PT. Perkebunan (PERSERO). Guna meningkatkan
efesiensi dan efektifitas kegiatan usaha perusahaan Badan Usaha Milik Negara
(BUMN), Pemerintah menstrukturisasi BUMN sub sektor perkebunan dengan
melakukan penggabungan usaha berdasarkan wilayah eksploitas dan perampingan
struktur organisasi.
Diawali dengan langkah penggabungan manajemen pada tahun 1994, tiga
(3) Badan Usaha Milik Negara (BUMN) Perkebunan yang terdiri dari PT.
8
9
Perkebunan III (PERSERO), PT. Perkebunan IV (PERSERO) dan PT.
Perkebunan V (PERSERO) disatukan pengelolaannya ke dalam manajemen PT.
Perkebunan
Nusantara
III
(PERSERO).
Selanjutnya
melalui
peraturan
pemerintahan No.8 tahun 1996 tangal 14 Februari 1996, ketiga Perseroan tersebut
digabungkan dan diberi nama PT. Perkebunan III (PERSERO) yang kantor
pusatnya berkedudukan di Medan, dan perkebunan-perkebunan PTPN III tersebar
di Sumatera Utara sampai keperbatasan Aceh dan Riau.
PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) adalah suatu perusahaan yang
bergerak di bidang perkebunan menghasilkan komoditi karet dan sawit. Hasil
komoditi tersebut dipasarkan di dalam dan luar negeri. Kemudian Rapat Umum
Pemegang Saham (RUPS) adalah badan tertinggi dalam organisasi Perusahaan.
Dewan Komisaris (Dekom) berfungsi sebagai badan pengawas yang bertugas
untuk para pemegang saham pengelolaan usaha sepenuhnya dikendalikan oleh
para Direksi.
Komposisi anggota-anggota Dewan Komisaris ditetapkan dalam keputusan
Menteri Negara Badan Usaha Milik Negara (BUMN) selaku rapat umum
pemegang saham perusahaan perseroan (PERSERO), Perkebunan Nusantara III,
Nomor: KEP – 183/MBU/2008. Susunan anggota-anggota direksi ditetapkan
dalam
keputusan
pemegang
saham perusahaan perseroan (PERSERO) PT.
Perkebunan Nusantara III, Nomor: SK – 88/MBU/2012.
PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) yang berkantor pusat di Medan
mempunyai wilayah kerja di 5 daerah tingkat II di Provinsi Sumatera Utara,
yakni:
10
1.
Kabupaten Deli Serdang, terbagi atas:
a.
Deli Serdang I
b.
Deli Serdang II
2.
Kabupaten Asahan.
3.
Kabupaten Simalungun.
4.
Kabupaten Labuhan Batu, terbagi atas:
5.
a.
Labuhan Batu Utara
b.
Labuhan Batu Induk
c.
Labuhan Batu Selatan
Kabupaten Tapanuli Selatan.
Visi PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan
PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) memiliki visi dan misi dalam
mencapai tujuan yang telah ditargetkan manajemen perusahaan. Visi PT.
Perkebunan Nusantara III adalah menjadi perusahaan agribinis kelas dunia dengan
kinerja prima dan melaksanakan tata kelola bisnis terbaik.
Misi PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan
Misi PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan adalah sebagai
berikut :
1.
Mengembangkan
berkesinabungan.
industri
hilir
berbasis
perkebunan
secara
11
2.
Menghasilkan
karyawan
produk
sebagai
berkualitas
aset
yang
untuk
pelanggan.Memperlakukan
strategis
dan mengembangkan
secara optimal.
3.
Berupaya menjadi perusahaan terpilih yang member imbal hasil terbaik
bagi investor.
4.
Menjadi perusahaan yang paling menarik untuk menjadi mitra bisnis.
5.
Memotivasi karyawan untuk berpartisipasi aktif dalam mengembangkan
komunitas.
6.
Melaksanakan seluruh aktifitas perusahaan yang berwawasan lingkungan.
Tujuan PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan
Tujuan PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan :
1.
Meningkatkan keuntungan bagi pemegang saham.
2.
Menyejahterakan karyawan melalui pelaksanaan program secara sinergis
dari semua pihak yang terkait terutama dukungan dan peran serta segenap
karyawan melalui kerja keras, disiplin, kesungguhan dan ketekunan,
kerjasama yang serasi dan terpadu, penuh dedikasi dan loyalitas, serta
sikap proaktif yang konsisten dan berkesinabungan.
12
Logo PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan
Gambar : 2.1 Logo PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan.
Sumber : PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan (2015).
Logo pada perusahaan memiliki filosofi dan kerangka dasar berupa konsep
dengan melahirkan karakter atau ciri khas dari bentuk perusahaan tersebut. Pada
logo yang terdapat di PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) memiliki arti
dari bentuk dan warna logo. Adapun Makna yang terkandung dalam logo yang
terdapat pada setiap warna yang membentuk logo tersebut yaitu:
1. Dua belas (12) Helai daun kelapa sawit di sebelah kiri dunia dan tujuh (7)
urat pada daun karet yang berwarna hijau disebelah kanan bola dunia
melambangkan bahwa PT. Perkebunan Nusantara III memiliki paradigm
baru dan tujuh (7) strategi bisnis, yang saling mendukung tercapai tujuan
PT. Perkebunan Nusantara III, yaitu selalu menjadi perusahaan
perkebunan terbaik dalam tim work yang solid dan inovatif, serta
ditunjang dengan Green Bussines dan Ramah Lingkungan.
2. Lima (5) garis lintang horizontal dan vertikal berwarna biru melingkari
bola dunia. Melambangkan bahwa PT. Perkebunan Nusantara III memiliki
13
lima (5) tata nilai dan harus mampu mengimbangi kemajuan teknologi
yang berkembang, agar selalu menjadi yang terdepan dalam peningkatan
usaha.
3. Gambar meteor yang mengelilingi sehingga membentuk angka tiga (3)
melambangkan PT. Perkebunan Nusantara III bergerak dinamis dengan
semangat yang tinggi untuk menguasai pasar modal. Meteor yang
berwarna putih bermakna produksi lateks dan turunnya sedangkan yang
berwarna orange adalah produksi CPO beserta turunannya yang memancar
tanpa henti untuk memenuhi kebutuhan pasar dunia.
Secara keseluruhan makna logo ini adalah lambang dari niat dan motivasi
tinggi seluruh personil PT. Perkebunan Nusantara III yang telah direncanakan
bersama, dan tunjangan dengan 5 tata nilai, 12 paradigma baru dan 7 strategi
bisnis yang dimiliki PT. Perkebunan Nusantara III.
B.
Struktur Organisasi
Pada umumnya perusahaan mempunyai struktur organisasi yang berbeda
menurut kegiatan usahanya. Struktur organisasi merupakan kerangka atau bagian
yang menggambarkan jaringan hubungan yang menunjukkan kedudukan, tugas
dan tanggung jawab secara hirarki yang terdapat dalam perusahaan. Berikut ini
stuktur organisasi PT. Perkebunan Nusantara III.
14
15
Adapun struktur organisasi pada PT. Perkebunan Nusantara III
(PERSERO) Medan adalah struktur organisasi garis lini, dimana setiap bawahan
mempunyai seorang atasan. Garis komandonya adalah bertingkat, sehingga
bawahan memperoleh perintah dari atasannya. Dan secara garis besarnya tugas
dan fungsi dari masing-masing bagian adalah sebagai berikut :
1.
Direktur Utama
Direktur Utama adalah pimpinan utama di dalam perusahaan dalam
pengambilan keputusan dan penanggung jawab utama atas jalannya dan
tercapainya tujuan perusahaan, serta mengkoordinasikan tugas-tugas para direktur.
Tugas-tugas Direktur Utama di antaranya adalah :
a. Bertugas melaksanakan kebijakan perusahaan sesuai dengan anggaran
dasar serta ketentuan-ketentuan yang telah digariskan oleh Rapat Umum
Pemegang Saham (RUPS) dan Mentri Pertanian selaku kuasa pemegang
saham dan Dewan Komisaris.
b. Menetapkan langkah
perusahaan dalam melaksanakan kebijakan
perusahaan dalam bidang produksi, teknik pengolahan, tenaga manusia,
keuangan dan pemasaran.
c. Mengkoordinasikan tugas para anggota direksi dan mengoreksi
pengolahan perusahaan secara umum.
d. Dan bertanggung jawab kepada Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS)
melalui Dewan Komisaris.
2.
Wakil Direktur Utama
Tugas Wakil Direktur Utama :
16
a. Membantu Direktur Utama untuk menetapkan sistem Pengendalian
Internal yang efektif untuk mengamankan invenstasi dan aset perusahaan.
b. Pengendalian Internal tetap memadai dan mutakhir dengan melakukan
pemantauan
secara
berkelanjutan
terhadap
efektivitasnya
dan
mengakomodasi setiap perubahan kondisi internal maupun eksternal.
c. Membangun perusahaan kelas dunia yang berbasis Agribisnis.
d. Meningkatkan nilai perusahaan melalui pelaksanaan The Business Succes
Model seperti tercermin dalam Key Performance Indicator (KPI).
e. Mewujudkan
portofolio
business
perusahaan
yang
memberikan
keuntungan dan nilai tambah.
3.
Direktur Produksi
Direktur Produksi membawahi kepala bagian produksi tanaman
kelapa
sawit yang mempunyai tugas dan tanggung jawab, sebagai berikut:
a. Mengelola
Penyiapan
normatifpengelolahan
dan
kebun
Penyempurnaan
kelapa
sawit
aspek
teknis
perusahaan
/
untuk
melaksanakan standarisasi. Pengolahan kebun mencakup bidang-bidang:
pembibitan dan penanaman, pemeliharaan, serta pemupukan serta
produksi.
b. Membahas dan membuat jangka panjang Rencana Kegiatan Anggaran
Perusahaan (RKAP) dan Rencana Anggaran Belanja (RAB) atau Daftar
Permintaan Uang (DPU) pengolahan kebun kelapa sawit perusahaan
menjadi: rencana pembibitan dan penanam ulang / baru, rencana
17
pemiliharaan tanaman, rencana produksi, kebutuhan biaya, serta
kebutuhan tenaga kerja.
c. Mengelolah penyusunan dan pembaharuan prosedur operasi baku bagian
untuk meningkatkan efektivitas dan efesien operasi.
d. Menganalisa kendala – kendala yang timbul dan praktek – praktek
terbaik yang dapat dijadikan standar normatif pengelolahan kebun sawit
yang mencakup: pembukaan lahan baru, pengendalian serangan hama
dan penyakit tanaman, menganalisa produktivitas, dan produksi /
permanen.
e. Memberikan rekomendasi untuk meningkatkan efektivitas dan efesiensi
pengelolahan kebun – kebun mencakup : pengembangan / mutasi /
promosi dan karyawan pembinaan kebun, pengembangan aspek tenis
kapasitas dan kapabilitas kebun, serta mengkordinasi pembahasan dan
penyusunan Rencana Kegiatan Anggaran Perusahaan (RKAP) dan
Rencana Anggaran Belanja (RAB).
4.
Direktur Keuangan
Direktur Keuangan membawahi kepala bagian keuangan yang memiliki
tugas
sebagai berikut:
a. Mengelolah penyusunan dan pembahasan Rencana Kegiatan Anggaran
Perusahaan (RKAP) dan Rencana Anggaran Belanja (RAB) bagian
keuangan.
b. Mengelolah kegiatan keuangan yang meliputi anggaran dan permodalan.
18
c. Menyusun dan memutakhirkan dan menyempurnakan pedoman dan
modal kerja bagian keuangan.
d. Menyusun rencana / proyeksi cash / flow perusahaan.
e. Mengikuti pembahasan Rencana Kegiatan Anggaran Perusahaan
(RKAP), Rencana Anggaran Belanja (RAB) dan Daftar Permintaan Uang
(DPU) untuk setiap bagian / unit kebun.
f. Memeriksa dan meneliti pengajuan modal kerja kebun / unit.
g. Mengelolah pencairan dana proyek dan membuat pertanggung jawaban
pemakaiannya untuk kelancaran pelaksanaan proyek.
h. Melaksanakan fungsi budget kontrol baik eksploitas maupun investasi.
i. Mengelola proses pembayaran dan pengamanan uang kas perusahaan dan
surat – surat berharga milik perusahaan dikantor Direksi.
j. Mengelola kegiatan pengurus asuransi asset perusahaan dan manajemen
aset yang mencakup aktiva yang hilang, aktiva nonproduktif dan mutasi
aktiva.
k. Mengelola kegiatan perpajakan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
l. Melakukan kegiatan keuangan lainnya yang mencakup : Manajemen
Investasi, Manajemen Pinjaman, Manajemen Mata Uang Asing,
Manajemen Perbendaharaan, dan Relasi Perbankan.
5.
Direktur Sumber Daya Manusia dan Umum
Direktur Sumber Daya Manusia dan Umum membawahi kepala bagian
sumber daya manusia yang mempunyai tugas dan tanggung jawab:
19
a. Mengkordinir / penyusunan perubahan Rencana Kegiatan Anggaran
Perusahaan (RKAP) dan Daftar Permintaan Uang (DPU) bidang Sumber
Daya Manusia.
b. Mengelola pengembangan design manajemen Sumber Daya Manusia
mencakup: perencanaan dan penempatan Sumber Daya Manusia,
perencanaan dan pengembangan karir, pelatihan dan pengembangan,
serta pemeliharaan dan determinasi.
c. Memberikan
rekomendasi
penyusunan
budaya
perusahaan
pengembangan organisasi untuk peningkatan kerja perusahaan.
d. Mengkoordinasi penyusunan prosedur operasi buku dan pedoman kerja
bidang personalia untuk kelancaran peningkatan hasil-hasil pelaksanaan
kerja.
Mengelola perencanaan Sumber Daya Manusia, pelaksanaan Sumber Daya
Manusia terhadap karyawan / calon karyawan sesuai dengan kebutuhan
perusahaan, mendapatkan Sumber Daya Manusia sesuai dengan formasi yang
tersedia dan memperhatikan faktor kompetensi, biaya dan produktivitas karyawan.
6.
Direktur Perencanan & Pengembangan
Tugas Direktur Perencanaan dan Pengembangan :
a. Menetapkan sistem riset, perencanaan dan pengembangan yang baku.
b. Menetapkan kajian pengembangan areal bisnis non komoditi serta
pengembangan industri yang berbasis perkebunan sesuai Rencana Jangka
Panjang (RJP) / Rencana Kegiatan Anggaran Perusahaan (RKAP) / Key
Performance Indicator (KPI) perusahaan.
20
7.
Direktur Pemasaran
Direktur pemasaran membawahi kepala bagian pemasaran yang
mempunyai tugas dan tanggung jawab sebgai berikut :
a. Mengkordinir penyusunan dan pembahasan Rencana Kegiatan Anggaran
Perusahaan (RKAP) dan Rencana Anggaran Belanja (RAB) bagian
pemasaran.
b. Menjaga dan melakukan upaya peningkatan kekuatan pasar agar dan
kondisi sustainable market dengan melakukan pendekatan-pendekatan
bisnis berupa kelancaran jaminan supply terhadap buyer.
c. Mengupayakan
peningkatan
pemasaran
melalui
penelitian
yang
memenuhi persyaratan kualifikasi di antaranya: mampu membeli pada
harga tingkat internasional, kelancaran pembayaran jaminan , kelancaran
pengapalan dari pembeli.
d. Penyusunan dan pelaksanaan terobosan baru strategi promosi dan iklan
berdasarkan hasil analisis rencana pemasaran setiap komoditi.
Penyusunan dan pelaksanaan terobosan baru strategi pemasaran ke
Negara tujuan ekspor terutama untuk komoditi dan kakao.
e. Melakukan analisa terhadap kondisi pasar bila terjadi kelesuan pasar atau
penurunan harga komoditif pasar dunia , dengan melaksanakan croos
cheeking terhadap laporan komoditif internasional , serta menyiapkan
strategi pengulangan untuk selanjutnya dilaporkan kepada Direktur
Pemasaran.
21
f. Mengelola pelaksanaan penjualan setiap komoditi untuk ekspor dan lokal
dengan berpedoman pada harga jual yang telah ditempatkan Price Idea.
g. Mengelola penyediaan data persediaan produk (stock) yang akan dijual
untuk dilaporkan Direktur Pemasaran.
h. Mempersiapkan daftar pembeli untuk setiap komoditi yang akan dijual
serta melakukan seleksi pembeli agar dapat diperoleh harga yang
optimal.
STUKTUR ORGANISASI BAGIAN SEKRETARIAT PERUSAHAAN
Gambar : 2.3 Struktur Organisasi Bagian Sekretariat Perusahaan
Sumber : PT.Perkebunan Nusantara III ( Persero) Medan (2015)
22
C.
Job Description
Berikut ini adalah Job Description dari bagian Sekretariat Perusahaan
PT.Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan yang terdiri dari :
1.
Kepala Bagian Sekretariat Perusahaan
Tugas Pokok Kepala Bagian Sekretariat Perusahaan adalah:
a. Mengevaluasi Rencana Kegiatan Anggaran Perusahaan (RKAP) / Rencana
Kegiatan Operasional (RKO) dan Rencana Jangka Panjang (RJP) agar
target kinerja yang ditentukan dapat dicapai.
b. Menjamin dan mengawasi dalam pelaksanaan prosedur pemakaian uang
kerja.
c. Bagian Sekretariat Perusahaan, Kantor Penghubung Jakarta termasuk uang
kerja Dewan komisaris agar tercipta cost efectiveness.
d. Menjamin terbentuknya citra perusahaan (Corporate Image) yang positif
dan hubungan baik dengan stakeholder agar citra perusahaan dapat
meningkat.
e. Mengevaluasi pelayanan pada stakeholder atas setiap informasi yang
dibutuhkan yang berkaitan dengan kondisi perusahaan agar diperoleh
informasi yang benar dan akurat.
f. Menjamin dokumentasi data-data dan dokumen yang terkait dengan
aktivitas perusahaan yang merupakan hasil evaluasi bagian teknis terkait
dan melakukan updating setiap bulannya sehingga diperoleh data yang
akurat.
23
g. Melaksanakan koordinasi, komunikasi dan konsultasi (3K) dengan Bagian
Distrik Manajer, Kebun / Unit terkait sehingga tugas-tugas dan
kebijaksanaan yang digariskan Direksi dapat terlaksana dengan baik.
h. Menjadi penghubung atau contact person antara perusahaan dengan
lembaga keuangan dan stakeholder.
i. Menjamin penyelenggaraan proses penerimaan calon rekanan baru dan
perpanjangan Daftar Rekanan Terseleksi (DRT) sesuai dengan garis
kebijaksanaan Direksi berdasarkan ketentuan perundang-undangan yang
berlaku serta melaksanakan evaluasi penerimaan calon rekanan baru.
j. Menjamin dan mengevaluasi alur surat menyurat dan pendistribusiannya
ke bagian terkait.
k. Menjamin dan mengawasi pengelolaan dan melayani kebutuhan informasi
kesekretariatan kepada Direksi dan organ perusahaan.
l. Menjamin terlaksananya program Transformasi Bisnis di PT. Perkebunan
Nusantara III (PERSERO).
m. Menjamin bahwa seluruh kegiatan sudah menerapkan Manajemen Risiko.
n. Melaksanakan tugas sesuai Intruksi Kerja (IK), Surat Izin (SI), Surat
Edaran (SE) dan Perjanjian Kerja Sama (PKB) yang berlaku.
o. Melaksanakan dan mematuhi Good Coorporate Goverment (GCG) dan
Code of Conduct disemua aspek.
24
2.
Kepala Urusan Kesekretariatan
Pada Struktur organisasi Kepala Urusan Kesekretariatan terbagi atas tiga
(3) staf pembantu kepala urusan diantaranya: Staf Urusan Sekretariat dan
Pelayanan Organisasi Perusahaan, Staf Urusan Administrasi Dokumen dan Staf
Urusan Pengelolaan Arsip atau Perpustakaan. Adapun Tugas Pokok Kepala
Urusan Kesekretariatan yaitu:
a. Mengkoordinir penyelenggaraan rapat Direksi dengan menyiapkan segala
sesuatunya dan berhubungan dengan Bagian terkait sehingga rapat dapat
berjalan sesuai tujuan.Mengelola seluruh surat menyurat yang masuk ke
perusahaan melalui registrasi
seluruh surat
agenda
sehingga
dipastikan
bahwa
sudah ditanggapi dan ditindaklanjuti.
b. Mengelola pendaftaran calon rekanan baru dan perpanjangan daftar
rekanan terpilih dengan cara melakukan proses seleksi sesuai dengan
peraturan ditetapkan agar semua rekanan yang terpilih dipastikan sesuai
dengan kualifikasinya.
c. Melakukan pendokumentasian dan pengarsipan surat surat perusahaan
sesuai dengan instruksi kerja agar mudah dicari bila diperlukan.
d. Meregistrasi
surat
perjalanan
dinas
dari
Bagian/Direktur
Manajer/Kebun/Unit sesuai memo permintaan dan undangan agar biaya
perjalanan dinas dapat terkendali sesuai anggaran.
e. Mengevaluasi penggunaan anggaran Bagian 3.00 dengan cara melakukan
koordinasi dengan bagian terkait sehingga pemakaian biaya sesuai
anggaran.
25
f. Pengevaluasian dan regristrasi surat perjalanan dinas dari kebun / unit ke
Kantor Direksi sesuai undangan, email yang tercantum di Surat Perjalanan
Dinas untuk ditandatangani kepala Bagian/Kepala Urusan.
g. Menjamin terlaksananya program Transformasi Bisnis di PT. Perkebunan
Nusantara III (PERSERO).
h. Menjamin bahwa seluruh kegiatan sudah menerapkan Manajemen Risiko.
i. Melaksanakan tugas sesuai Intruksi Kerja (IK), Surat Izin (SI), Surat
Edaran (SE) dan Perjanjian Kerja Sama (PKB) yang berlaku.
j. Melaksanakan dan mematuhi Good Corporate Goverment (GCG) dan
Code of Conduct disemua aspek pekerjaan.
3.
Kepala Urusan Data dan Evaluasi Kinerja
Pada Struktur organisasi Kepala Urusan Data dan Evaluasi Kinerja terbagi
atas tiga (3) staf pembantu kepala urusan diantaranya: Staf Urusan Evaluasi
Kinerja Admin, Good Corporate Government (GCG), Produksi dan Teknik atau
Teknologi, Staf Urusan Evaluasi Kinerja Finansial dan Komersial dan Staf Urusan
Data. Adapun Tugas Pokok Kepala Urusan Data dan Evaluasi Kinerja yaitu:
a. Mengelola notulen rapat dari hasil keputusan rapat Direksi untuk segera
didistribusikan ke bagian terkait.
b. Memonitoring dan mengevaluasi hasil keputusan rapat Direksi dengan
cara membuat memorandum ke bagian terkait agar hasil rapat dapat
dilaksanakan dengan efektif oleh pihak-pihak yang berkepentingan.
26
c. Memonitoring dan mengevaluasi data produksi, keuangan, Sumber Daya
Manusia dan pengembangan.
d. Memeriksa data perusahaan dengan cara bekerja sama dengan bagian
terkait agar diperoleh data yang valid dan akurat.
e. Memeriksa Annual Report dan Company Profile melalui kerja sama
dengan bagian dan konsultan sehingga memenuhi prinsip-prinsip Good
Corporate Government (GCG).
f. Menjamin terlaksananya program Transformasi Bisnis di PT. Perkebunan
Nusantara III (PERSERO).
g. Menjamin bahwa seluruh kegiatan sudah menerpkan Menajemen Resiko
h. Melaksanakan tugas sesuai Intruksi Kerja (IK), Surat Izin (SI), Surat
Edaran (SE) dan Perjanjian Kerja Sama (PKB) yang berlaku.
i. Melaksanakan dan mematuhi Good Corporate Government (GCG) dan
Code of Conduct disemua aspek pekerjaan.
4. Kepala Urusan Hubungan Masyarakat
Pada Struktur organisasi Kepala Urusan Hubungan Masyarakat terbagi atas
tiga (3) staf pembantu kepala urusan diantaranya: Staf Urusan Protokol, Staf
Urusan Hubungan Masyarakat dan Staf Urusan Corporate Social Responsibility
(CSR). Adapun Tugas Pokok Kepala Urusan Hubungan Masyarakat yaitu:
a. Mengidentifikasi permasalahan komunikasi perusahaan dan memberi
masukan kepada manajemen sehingga corporate image tidak menjadi
negatif.
27
b. Melakukan koordinasi dengan pihak berkompeten dalam pelaksanaan
program komunikasi internal dan eksternal atas kebijakan, kegiatan dan
citra perusahaan dengan cara menjalin hubungan baik yang harmonis dan
sinergis sehingga tercipta peningkatan citra perusahaan.
c. Memonitor pemberitaan di media massa lokal dan nasional.
d. Mengkoordinir penyelenggaraan kegiatan upacara bendera setiap bulan
dikantor Direksi Medan dengan menyiapkan fasilitas dan petugas upacara
sehingga pelaksanaannya berjalan lancar.
e. Mewakili perusahaan dan membangun networking dengan asosiasi, baik
asosiasi profesi maupun asosiasi industri dengan cara menghadiri
pertemuan dan undangan sehingga terjadi hubungan yang harmonis demi
meningkatnya citra perusahaan.
f. Melaksanakan tugas-tugas sebagai protokoler dan ticketing kepada pihak
internal dan eksternal.
g. Mengelola, mengawasi dan mengevaluasi pelaksanaan program dan
kegiatan komunikasi perusahaan serta memberi pengarahan kepada setiap
fungsi yang dibawahi dalam menjalankan program kerja dengan cara
memonitor secara kontinyu sehingga sasaran yang dituju dapat tercapai.
h. Mengevaluasi kegiatan pameran yang diadakan oleh perusahaan maupun
anak perusahaan dan mitra binaan baik ditingkat lokal, nasional maupun
internasional dengan cara berhubungan dengan bagian terkait, institusi
terkait dan pelaksana pameran sehingga terlaksananya pameran dengan
baik.
28
i. Mengevaluasi pembuatan video perusahaan, leaflet, brosur, agenda,
kalender dan majalah Media Nusatiga dengan cara berkoordinasi dengan
bagian terkait sehingga hasil yang diperoleh sesuai tujuan perusahaan.
j. Menyusun dan mengkoordinir pelayanan kepada DPR dan DPRD serta
tamu-tamu perusahaan melalui media komunikasi agar diperoleh minimal
complain.
k. Menyelenggarakan dan menyiapkan pers release, pers conference, pers
gathering dan stop pers.
l. Merealisasikan dan mengevaluasi permohonan bantuan proposal dari
stakeholder.
m. Mengakses informasi internal dan eksternal perusahaan untuk kepentingan
komunikasi stakeholder dalam menciptakan transparansi, akuntabilitas
dalam pencitraan perusahaan.
n. Menjamin terlaksananya program Transformasi Bisnis di PT. Perkebuna
Nusantara III (PERSERO).
o. Menjamin SMPN3 dipahami, diterapkan dan dipelihara oleh seluruh
jajarannya.
p. Menjamin bahwa seluruh kegiatan sudah menerapkan Manajemen Risiko.
q. Melaksanakan tugas sesuai Instruksi Kerja (IK), Surat Izin (SI), Surat
Edaran (SE) dan Perjanjian Kerja Sama (PKB) yang berlaku.
29
D.
Jenis Usaha atau Kegiatan
PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) adalah salah satu dari
empatbelas (14) Badan Usaha Milik Negara (BUMN) Perkebunan yang bergerak
dalambidang usaha perkebunan, pengelolaan, dan pemasaran hasil perkebunan.
Komoditas yang dikembangkan di . Perkebunan Nusantara III (PERSERO)
Medan yaitu, Kelapa Sawit dan Karet. Sejak pembibitan sehingga mulai
menghasilkan, kedua jenis tanaman tersebut hanya membutuhkan waktu sekitar 34 tahun, sementara usia produktifitasnya mencapai 25 tahun.
1.
Kelapa Sawit
Gambar: 2.4 Hasil Kelapa Sawit PT.Perkebunan Nusantara III(Persero) Medan.
Sumber : PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan (2015).
2.
Karet
Gambar : 2.5 Hasil Karet PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan.
Sumber : PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan (2015).
30
Perkembangan
yang menggembirakan saat ini bahwa
kedua produk
tersebut tengah menjadi komoditas primadona dunia dengan harga jual yang terus
meningkat. Tampaknya kelapa sawit dan karet akan terus menjadi komoditas yang
bersinar dan seiring dengan semakin terbatasnya jumlah cadangan minyak bumi
dan semakin meningkatnya harga minyak di pasar internasional.
E.
Kinerja Usaha Terkini
Setiap perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai
dengan tujuan perusahaan. Dibutuhkan waktu untuk mencapai hal tersebut.
Demikian juga pada PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan.
PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) terus berupaya agar tujuan yang
telah digariskan oleh PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) dapat terwujud.
Tidak mudah dalam mewujudkannya, karena membutuhkan kerja keras, disiplin
dan loyalitas dalam bekerja.
Dengan demikian kinerja usaha terkini yang dijalankan PT. Perkebunan
Nusantara III (PERSERO) yang bersifat rutin adalah melaksanakan upacara setiap
hari senin untuk meningkatkan kinerja, rapat Pimpinan (Direksi) setiap hari
Kamis, melakukan aktivitas kebugaran seperti senam setiap Jumat untuk menjaga
kesehatan karyawan dan melakukan Breakfast Meeting Kepala Bagian per dua (2)
minggu setiap Senin.
Kinerja usaha terkini yang bersifat umum adalah tindak lanjut bersifat
segera terhadap operasional perusahaan dan undangan rapat dari Kementrian
Badan Usaha Milik Negara (BUMN), Instansi Pemerintahan dan Stekholder
31
lainnya. . Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan juga terus melakukan
pembinaan terhadap kinerja karyawan dengan mengadakan training untuk
meningkat mutu pekerjaan dan promosi jabatan agar dapat menghasilkan Sumber
Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.
F.
Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan, yakni:
1.
Perubahan, Perbaikan dan Peningkatan metode dan kinerja adalah salah
satu keharusan.
2.
Kepuasan Pelanggan menjadi prioritas utama memenangkan persaingan.
3.
Setiap kegiatan bisnis harus menghasilkan nilai tambah bagi perusahaan.
4.
Pengembangan hubungan industrial berdasarkan keterbukaan, kesetaraan
dan kebhinekaan.
5.
Pengembangan
Sumber
Daya
Manusia
yang
terintegrasi
untuk
membangun Human and Intellctual Capital yang dibutuhkan perusahaan.
6.
Kepemimpinan yang efektif membangun pengaruh melalui kemampuan
mengajar, membagi ilmu, membina hubungan baik dan menjadi panutan.
7.
Penghargaan karyawan berdasarkan kompetensi dan kinerjanya.
8.
Efektivitas operasional harus didukung oleh struktur organisasi yang
sederhana dan dinamis.
9.
Pemanfaatan
teknologi
sebagai
perangkat
untuk
peningkatan
produktivitas kerja dan keunggulan kompetitif.
10. Keputusan bisnis diambil berdasarkan fakta dan data yang akurat.
32
11. Setiap tugas dan operasional perusahaan dilaksanakan dengan cepat
tanggap, cepat tindak lanjut, tuntas, berkualitas dan penuh tanggung
jawab.
12. Seluruh aktivitas perusahaan harus berorientasi pada peningkatan mutu
dan lingkungan.