Peran Humas Pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Dalam Meningkatkan Citra Perusahaan

(1)

TUGAS AKHIR

PERAN HUMAS PADA PT. PERKEBUNAN NUSANTARA III (PERSERO) DALAM MENJAGA CITRA PERUSAHAAN

Oleh:

NURFATIMAH MUNTHE 122103080

PROGRAM STUDI D-III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN 2015

(2)

LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR

NAMA : NURFATIMAH MUNTHE

NIM : 122103080

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

JUDUL : PERAN HUMAS PADA PT. PERKEBUNAN

NUSANTARA III (PERSERO) DALAM MENJAGA CITRA PERUSAHAAN

Tanggal : Juni 2015 KETUA PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

NIP. 19741012 200003 2 003 (Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM)

Tanggal : Juni 2015 DEKAN

NIP. 19560407 198002 1 001 (Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec. Ac, Ak, CA)

(3)

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

NAMA : NURFATIMAH MUNTHE

NIM : 122103080

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

JUDUL : PERAN HUMAS PADA PT. PERKEBUNAN

NUSANTARA III (PERSERO) DALAM MENINGKATKAN CITRA PERUSAHAAN

Medan, Juni 2015 Menyetujui Pembimbing

(Magdalena. L.L Sibarani, SE, M.Si) NIP. 19700815 199803 2 001

(4)

KATA PENGANTAR الرَّحِيمِالرَّحْمنِاللهِبِسْمِ

Puji syukur penulis panjatkan atas kehadirat ridho-Nya, serta shalawat beriring salam kepada junjungan besar Nabi Muhammad SAW yang telah memberikan hikmat kesempatan, kesehatan serta hikmat pemikiran dalam menyerap ilmu pengetahuan.

ALHAMDULLILLAH penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir dengan judul “PERAN HUMAS PADA PT PERKEBUNAN NUSANTARA III (PERSERO) DALAM MENJAGA CITRA PERUSAHAAN”, yang merupakan salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan pada program studi Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Dalam menyelasaikan Tugas Akhir ini, penulis telah banyak mendapatkan bimbingan serta dorongan dari brbagai pihak, baik moril maupun materil. Oleh sebab itu, dengan segala kerendahan hati penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada:

1. Babak Prof. Subhihar, Th.D selaku Plt Rektor Universitas Sumatera Utara. 2. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M. Ec. Ac, Ak, CA, Selaku Dekan Fakultas

Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

3. Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM, Selaku Ketua Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

4. Ibu Magdalena L.L Sibarani, SE, M.Si, Selaku Sekretaris Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas

(5)

Sumatera Utara dan Dosen Pembimbing yang telah bersedia meluangkan waktu, pikiran, dan tenaga untuk membimbing penulis dalam menyelesaikan penulisan Tugas Akhir ini.

5. Kepada seluruh Dosen Program Studi Diploma III Kesekretariatan, Staff dan Pegawai di Fakultas Ekonomi dan Bisnis, untuk semua jasa dalam memberikan ilmu dan bantuan selama perkuliahan.

6. Bapak dan Ibu dosen serta seluruh staf dan pegawai, yang berada di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

7. Secara khusus dan teristimewa penulis berikan kepada Ayahanda Selamat Munthe dan Ibunda tercinta Ilo Ritonga, SPd yang selalu memberikan dukungan moril maupun material bagi penulis untuk meraih cita-cita.

8. Untuk kakak tercinta Nurlina Munthe, SPd, abang tercinta Muhammad Ginta Munthe, STPserta adik tercinta Muhammad Ibrahim Munthe dan Manja Agustina Munthe.

9. Buat teman magang,Suryaningsih Rambe, Novi Endah, Oki Wulandari, dan Mimi Zahara.

10.Untuk sahabat penulis,Dela, Cindy, Christin, Uci, Ega, Pinta, yosi, Ela, Anggun, Oki, Novi, Ika, dan teristimewa buat Ningsih yang selalu mendukung dan mensupport penulis agar tetap semangat. Terima kasih semuanya.

Penulis menyadari bahwa masih terdapat banyak kekurangan dalam penulisan Tugas Akhir ini, mengingat keterbatasan yang di miliki penulis oleh

(6)

iii

karena itu, penulis mengharap kan kritik dan saran yang bersifat membangun demi kesempurnaan penulisan di masa yang akan datang.

Akhir qalam penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu sehingga Tugas Akhir ini selesai,dan memanjatkan do’a kepada ALLAH SWT, agar kebaikan dan bantuan yang di berikan kepada penulis dapat di balas oleh ALLAH SWT. Semoga Tugas Akhir ini bermanfaat bagi pembaca khusus -nya Penulis.

Medan, Juni 2015 Penulis

(7)

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR TABEL ... vi

DAFTAR GAMBAR ... vii

BAB 1 PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Perumusan Masalah... 5

C. Tujuan Penelitian... 5

D. Manfaat penelitian ... 5

E. Sistematika Penelitian ... 6

F. Sistematika Pembahasan ... 7

BAB II PROFIL PERUSAHAAN A. Sejarah Singkat PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) ... 8

B. Struktur Organisasi PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) ... 13

C. Job Description ... 22

D. Jenis Usaha Dan Kegiatan ... 29

E. Kinerja Usaha Terkini ... 31

F. Rencana Kegiatan ... 32

BAB III PEMBAHASAN A. Hubungan Masyarakat ( public relations)……… 33

B. Fungsi Hubungan Masyarakat ( public relations)……… 35

C. Tujuan Hubungan Masyarakat ( public relations)……… 38

D. Peran Hubungan Masyarakat pada PT. Perkebunan Nusantara III... 40

E. Pengertian Citra……….. 41

(8)

v BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan………. 44

B. Saran ……… 45

(9)

DAFTAR TABEL

No. Judul Halaman

(10)

vii

DAFTAR GAMBAR

No. Judul Halaman 1. Gambar 2.1 Logo PTPN III (Persero) ... 12 2. Gamabr 2.2 Struktur Organisasi PT. Perkebunan Nusantara………...14 3. Gambar 2.3 Struktur Organisasi Bagian Humas ... 21 4. Gambar 2.4 Hasil kelapa sawit PT. Perkebunan Nusantara III ... 29 5. Gambar 2.5 Hasil karet PT. Perkebunan Nusantara III ... 29

(11)

1 BAB I PENDAHULUAN

A.Latar Belakang

Setiap instansi pemerintah dalam menjalankan tugasnya tidak dapat berdiri sendiri, tetapi harus berhubungan dengan pihak dari luar,baik sesama instansi pemerintah maupun dari masyarakat luas. Dalam hal ini instansi pemerintah harus mampu menciptakan hubungan baik dan harmonis antara instansi pemerintah dengan lingkungannya agar citra perusahaan baik dimata masyarakat melalui aktivitas komunikasi.

Oleh sebab itu, instansi pemerintah perlu menciptakan komunikasi yang efektif dan kerja sama yang baik dengan orang-orang yang bergerak dalam segala bidang. Instansi pemerintah harus dapat menghubungkanpimpinan dengan pegawai, hubungan antara kelompok yang lainnya, ataupun kelompok dengan masyarakat luas.

Menyadari pentingnya komunikasi, baik pemerintah maupun organisasi swasta berusaha melengkapi organisasinya dengan suatu bagian yang bergerak dalam bidang komunikasi yang dikenal dengan HUMAS (Hubungan Masyarakat) atau dalam bahasa inggrisnya Public Relation. Humas (Public Relations) baru dikenal di Indonesia pada dekade tahun 1950-an. Setelah kedaulatan Indonesia diakui oleh kerajaan Belanda pada tanggal 27 Desember 1949. Sampai pada awal dekade 1970-1980 tercatat tidak kurang dari 2000 definisi Public Relations yang

(12)

dapat dijumpai dalam buku-buku serta majalah ilmiah dan berbagai berkala lainnya.

Karena begitu banyaknya definisi Public Relations, maka para praktek Public Relations dari berbagai Negara diseluruh dunia, yang terhimpun dalam organisasi yang bernama IPRA (The International PublicRelations Associations), bersepakat untuk merumuskan sebuah definisi dengan harapan dapat diterima dan dapat dipraktekan bersama.

Menurut Scott dalam Ardianto (2011:8) Public Relations adalah fungsi manajemen yang menilai sikap-sikap publik, mengidentifikasi kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur dari individu atau organisasi atas dasar kepentingan publik dan melaksanakan rencana kerja untuk memperoleh pengertian dan pengakuan publik.

Sementara menurut Griswold dalam Danandjaja, (2011:16),Public Relationsadalah suatu fungsi manajemen yang menilai sikap publik, menunjukkan kebijaksanaan dan prosedur dari seorang individu atau sebuah lembaga atas dasar kepentingan publik, merencanakan, dan menjalankan rencana kerja untuk memperoleh pengertian dan dapat diterima dengan baik oleh publik. Berdasarkan definisi para ahli maka Public Relations dapat disimpulkan sebagai suatu kegiatan untuk menanamkan dan memperoleh pengertian, goodwill, kepercayaan, pengharapan dari publik dan masyarakat umumnya.

PT. Perkebunan Nusantara III disingkat PTPN III (Persero), merupakan salah satu dari 14 Badan Usaha Milik Negara (BUMN) Perkebunan yang bergerak dalam bidang usaha perkebunan, pengolahan dan pemasaran hasil perkebunan.

(13)

Kegiatan usaha Perseroan mencakup usaha budidaya dan pengolahan tanaman kelapa sawit dan karet. Produk utama Perseroan adalah Minyak Sawit (CPO) dan Inti Sawit (Kernel) dan produk hilir karet. Dalam melaksanakan kegiatan, humas berdasarkan pada program untuk melaksanakan kebijaksanaan dari pimpinan instansi pemerintah atau perusahaan yang akan membina kepercayaan dari masyarakat luas serta membuat citra yang baik pada perusahaan dan menambah pengertian terhadap kegiatan suatu instansi pemerintah.

Dengan ini, humas harus mengetahui segala hal yang terjadi di masyarakat baik itu mengenai keluhan-keluhan dari masyarakat terhadap pelayanan dari instansi pemerintah ataupun keluhan dari instansi pemerintah atas pelayanan yang di berikan kepada masyarakattentang masalah program humas, sehingga instansi pemerintah atau perusahaan dapat memberikan penyelesaian masalah dengan memberikan bantuan kepada masyarakat, misalnya yang terkena bencana alam yang terjadi sebagai tanda kepedulian instansi pemerintahaan terhadap masyarakat yang terkena musibah.

Kegiatan Internal Public Relations merupakan kegiatan yang ditujukan untuk publik internal organisasi atau perusahaan. Publik internal adalah keseluruhan elemen yang berpengaruh secara langsung dalam keberhasilan perusahaan, seperti karyawan, manajer, supervisor, pemegang saham, dewan direksi perusahaan dan sebagainya.Melalui kegiatan Internal Public Relations diharapkan dapat memenuhi kebutuhandan kepentingan publik internal dari organisasi atau perusahaan. Dengan hubungan yang harmonis antara pihak-pihak

(14)

yang terkait dalam perusahaan maka akan tercipta iklim kerja yang baik. Dengan begitu kegiatan operasional perusahaan akan berjalan dengan lancar.

Kegiatan ekternalPublic Relationsmerupakan kegiatan keseluruhan elemen yang berada di luar perusahaan yang tidak berkaitan secara langsung dengan perusahaan, seperti masyarakat sekitar perusahaan, pers, pemerintah, konsumen, pesaing dan lain sebagainya. Melalui kegiatan eksternal ini, diharapkan dapat menciptakan kedekatan dan kepercayaan publik eksternal kepada perusahaan. Dengan begitu maka akan tercipta hubungan yang harmonis antara organisasi dan perusahaan dengan publik eksternalnya, sehingga dapat menimbulkan citra baik atas perusahaan dimata publiknya.

Kegiatan humas ini, bertujuan menciptakan suasana yang baik terhadap masyarakat dan membentuk citra dari suatu organisasi secara keseluruhan yang mempunyai semangat kerja yang tinggi dengan kualitas pegawai yang baik juga. Hal ini dapat dicapai jika pimpinan memperhatikan kerja pegawai yang baik. Lingkungan kerja juga dapat mempengaruhi aktivitas kerja pegawai dalam instansi tersebut, dan juga antara pegawai yang satu dengan yang lainnya harus dapat menciptakan rasa saling percaya dan menghargai.

Berdasarkan keterangan di atas, maka penulis tertarik untuk membahas tentang “PERAN HUMAS PADA PT. PERKEBUNAN NUSANTARA III (PERSERO) DALAM MENJAGA CITRA PERUSAHAAN ”.

(15)

B.Perumusan Masalah

Adapun masalah yang dihadapi adalah mengenai kegiatan yang dilaksanakan oleh humas yaitu “ BAGAIMANA PERAN HUMAS PADA PT. PERKEBUNAN NUSANTARA III (PERSERO) DALAM MENJAGA CITRA PERUSAHAAN ?”.

C. Tujuan dan Manfaat penelitian 1. Tujuan Penelitian

Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana Peran Humas pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) dalam menjaga Citra Perusahaan.

2. Manfaat Penilitian

Adapun manfaat dari penelitian ini adalah :

1. Bagi organisasi, menunjang kegiatan manajemen dan mencapai tujuan organisasi.

2. Bagi penulis, menambah pengetahuan dan wawasan di bidang public relation atau ke Humasan pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) .

3. Bagi pihak lain, sebagai bahan acuan dan referensi terhadap objek yang sama bagi penulis lainnya yang akan melakukan penelitian.

D. Jadwal Kegiatan

Dalam penulisan Tugas Akhir, jadwal kegiatan dapat dilihat pada Tabel 1.1 untuk pengumpulan data dan penyusunan laporan Tugas Akhir ini,

(16)

penelitiandilakukan di PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Jl. Sei Batanghari No. 2 Medan.

Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan

NO KEGIATAN

Mei Minggu ke

Minggu ke 2 Minggu ke

Minggu ke 4

1 Persiapan

2 Pengumpulan Data

3 Penulisa Laporan

Sumber : Penulis (2015)

E. Sistematika Penulisan

Tugas Akhir ini dibagi atas 4 (empat) bab dan tiap bab dibagi atas beberapa sub bab antara lain :

BAB I : PENDAHULUAN

Bab ini berisikan Latar Belakang Masalah, Perumusan Permasalahan, Tujuan Penilitian, Manfaat Penilitian, Jadwal Kegiatan dan Sistematika Penulisan.

BAB II : PROFIL PERUSAHAAN

Bab ini berisikan Sejarah Perusahaan, Struktur Organisasi, Uraian Tugas, Jenis Usaha dan Kegiatan, Kinerja Usaha Terkini dan Rencana Kegiatan.

(17)

BAB III : PEMBAHASAN

Bab ini berisikan pembahasan tentang penelitian yang dilakukan penulis pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) yang berkaitan dengan peran humas dalam menjaga citra perusahaan.

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini berisikan Kesimpulan berdasarkan pembahasan dan hasil penelitian yang dilakukan di PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) dan beberapa saran yang bermanfaat dikemudian hari.

(18)

8 BAB II

PROFIL PERUSAHAAN

A. Sejarah Singkat PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan PT. Perkebunan Nusantara III disingkat PTPN III (PERSERO) beralamat Jalan Sei Batanghari No.2 Medan Sumatera Utara, merupakan salah satu dari 14 Badan Usaha Milik Negara (BUMN) Perkebunan yang bergerak dalam bidang usaha perkebunan, pengolahan dan pemasaran hasil perkebun an. Kegiatan usaha Perseroan mencakup usaha budi daya dan pengolahan tanaman kelapa sawit dan karet. Produk utama Perseroan adalah Minyak Sawit (CPO = Crude Palm Oil) dan Inti Sawit (PKO =Palm Kernel Oil) dan karet.

Sejarah Perseroan diawali dengan proses pengambilalihan perusahaan- perusahaan perkebunan milik Belanda oleh Pemerintah Republik Indonesia pada tahun 1958 yang dikenal sebagai proses Perusahaan Negara Perkebunan (PPN). Tahun 1968, PPN direstrukturisasi menjadi beberapa kesatuan Perusahaan Negara Perkebunan (PPN) yang selanjutnya pada tahun 1974 bentuk badan hukumnya diubah menjadi PT. Perkebunan (PERSERO). Guna meningkatkan efesiensi dan efektifitas kegiatan usaha perusahaan Badan Usaha Milik Negara (BUMN), Pemerintah menstrukturisasi BUMN sub sektor perkebunan dengan melakukan penggabungan usaha berdasarkan wilayah eksploitas dan perampingan struktur organisasi.

Diawali dengan langkah penggabungan manajemen pada tahun 1994, tiga (3) Badan Usaha Milik Negara (BUMN) Perkebunan yang terdiri dari PT.

(19)

Perkebunan III (PERSERO), PT. Perkebunan IV (PERSERO) dan PT. Perkebunan V (PERSERO) disatukan pengelolaannya ke dalam manajemen PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO). Selanjutnya melalui peraturan pemerintahan No.8 tahun 1996 tangal 14 Februari 1996, ketiga Perseroan tersebut digabungkan dan diberi nama PT. Perkebunan III (PERSERO) yang kantor pusatnya berkedudukan di Medan, dan perkebunan-perkebunan PTPN III tersebar di Sumatera Utara sampai keperbatasan Aceh dan Riau.

PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) adalah suatu perusahaan yang bergerak di bidang perkebunan menghasilkan komoditi karet dan sawit. Hasil komoditi tersebut dipasarkan di dalam dan luar negeri. Kemudian Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) adalah badan tertinggi dalam organisasi Perusahaan. Dewan Komisaris (Dekom) berfungsi sebagai badan pengawas yang bertugas untuk para pemegang saham pengelolaan usaha sepenuhnya dikendalikan oleh para Direksi.

Komposisi anggota-anggota Dewan Komisaris ditetapkan dalam keputusan Menteri Negara Badan Usaha Milik Negara (BUMN) selaku rapat umum pemegang saham perusahaan perseroan (PERSERO), Perkebunan Nusantara III, Nomor: KEP – 183/MBU/2008. Susunan anggota-anggota direksi ditetapkan dalam keputusan pemegang saham perusahaan perseroan (PERSERO) PT. Perkebunan Nusantara III, Nomor: SK – 88/MBU/2012.

PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) yang berkantor pusat di Medan mempunyai wilayah kerja di 5 daerah tingkat II di Provinsi Sumatera Utara, yakni:

(20)

1. Kabupaten Deli Serdang, terbagi atas: a. Deli Serdang I

b. Deli Serdang II 2. Kabupaten Asahan. 3. Kabupaten Simalungun.

4. Kabupaten Labuhan Batu, terbagi atas: a. Labuhan Batu Utara

b. Labuhan Batu Induk c. Labuhan Batu Selatan 5. Kabupaten Tapanuli Selatan.

Visi PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan

PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) memiliki visi dan misi dalam mencapai tujuan yang telah ditargetkan manajemen perusahaan. Visi PT. Perkebunan Nusantara III adalah menjadi perusahaan agribinis kelas dunia dengan kinerja prima dan melaksanakan tata kelola bisnis terbaik.

Misi PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan

Misi PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan adalah sebagai berikut :

1. Mengembangkan industri hilir berbasis perkebunan secara berkesinabungan.

(21)

2. Menghasilkan produk berkualitas untuk pelanggan.Memperlakukan karyawan sebagai aset yang strategis dan mengembangkan secara optimal.

3. Berupaya menjadi perusahaan terpilih yang member imbal hasil terbaik bagi investor.

4. Menjadi perusahaan yang paling menarik untuk menjadi mitra bisnis. 5. Memotivasi karyawan untuk berpartisipasi aktif dalam mengembangkan

komunitas.

6. Melaksanakan seluruh aktifitas perusahaan yang berwawasan lingkungan.

Tujuan PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan Tujuan PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan : 1. Meningkatkan keuntungan bagi pemegang saham.

2. Menyejahterakan karyawan melalui pelaksanaan program secara sinergis dari semua pihak yang terkait terutama dukungan dan peran serta segenap karyawan melalui kerja keras, disiplin, kesungguhan dan ketekunan, kerjasama yang serasi dan terpadu, penuh dedikasi dan loyalitas, serta sikap proaktif yang konsisten dan berkesinabungan.

(22)

Logo PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan

Gambar : 2.1 Logo PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan. Sumber : PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan (2015).

Logo pada perusahaan memiliki filosofi dan kerangka dasar berupa konsep dengan melahirkan karakter atau ciri khas dari bentuk perusahaan tersebut. Pada logo yang terdapat di PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) memiliki arti dari bentuk dan warna logo. Adapun Makna yang terkandung dalam logo yang terdapat pada setiap warna yang membentuk logo tersebut yaitu:

1. Dua belas (12) Helai daun kelapa sawit di sebelah kiri dunia dan tujuh (7) urat pada daun karet yang berwarna hijau disebelah kanan bola dunia melambangkan bahwa PT. Perkebunan Nusantara III memiliki paradigm baru dan tujuh (7) strategi bisnis, yang saling mendukung tercapai tujuan PT. Perkebunan Nusantara III, yaitu selalu menjadi perusahaan perkebunan terbaik dalam tim work yang solid dan inovatif, serta ditunjang dengan Green Bussines dan Ramah Lingkungan.

2. Lima (5) garis lintang horizontal dan vertikal berwarna biru melingkari bola dunia. Melambangkan bahwa PT. Perkebunan Nusantara III memiliki

(23)

lima (5) tata nilai dan harus mampu mengimbangi kemajuan teknologi yang berkembang, agar selalu menjadi yang terdepan dalam peningkatan usaha.

3. Gambar meteor yang mengelilingi sehingga membentuk angka tiga (3) melambangkan PT. Perkebunan Nusantara III bergerak dinamis dengan semangat yang tinggi untuk menguasai pasar modal. Meteor yang berwarna putih bermakna produksi lateks dan turunnya sedangkan yang berwarna orange adalah produksi CPO beserta turunannya yang memancar tanpa henti untuk memenuhi kebutuhan pasar dunia.

Secara keseluruhan makna logo ini adalah lambang dari niat dan motivasi tinggi seluruh personil PT. Perkebunan Nusantara III yang telah direncanakan bersama, dan tunjangan dengan 5 tata nilai, 12 paradigma baru dan 7 strategi bisnis yang dimiliki PT. Perkebunan Nusantara III.

B. Struktur Organisasi

Pada umumnya perusahaan mempunyai struktur organisasi yang berbeda menurut kegiatan usahanya. Struktur organisasi merupakan kerangka atau bagian yang menggambarkan jaringan hubungan yang menunjukkan kedudukan, tugas dan tanggung jawab secara hirarki yang terdapat dalam perusahaan. Berikut ini stuktur organisasi PT. Perkebunan Nusantara III.

(24)

(25)

Adapun struktur organisasi pada PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan adalah struktur organisasi garis lini, dimana setiap bawahan mempunyai seorang atasan. Garis komandonya adalah bertingkat, sehingga bawahan memperoleh perintah dari atasannya. Dan secara garis besarnya tugas dan fungsi dari masing-masing bagian adalah sebagai berikut :

1. Direktur Utama

Direktur Utama adalah pimpinan utama di dalam perusahaan dalam pengambilan keputusan dan penanggung jawab utama atas jalannya dan tercapainya tujuan perusahaan, serta mengkoordinasikan tugas-tugas para direktur.

Tugas-tugas Direktur Utama di antaranya adalah :

a. Bertugas melaksanakan kebijakan perusahaan sesuai dengan anggaran dasar serta ketentuan-ketentuan yang telah digariskan oleh Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) dan Mentri Pertanian selaku kuasa pemegang saham dan Dewan Komisaris.

b. Menetapkan langkah perusahaan dalam melaksanakan kebijakan perusahaan dalam bidang produksi, teknik pengolahan, tenaga manusia, keuangan dan pemasaran.

c. Mengkoordinasikan tugas para anggota direksi dan mengoreksi pengolahan perusahaan secara umum.

d. Dan bertanggung jawab kepada Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) melalui Dewan Komisaris.

2. Wakil Direktur Utama

(26)

a. Membantu Direktur Utama untuk menetapkan sistem Pengendalian Internal yang efektif untuk mengamankan invenstasi dan aset perusahaan. b. Pengendalian Internal tetap memadai dan mutakhir dengan melakukan

pemantauan secara berkelanjutan terhadap efektivitasnya dan mengakomodasi setiap perubahan kondisi internal maupun eksternal.

c. Membangun perusahaan kelas dunia yang berbasis Agribisnis.

d. Meningkatkan nilai perusahaan melalui pelaksanaan The Business Succes Model seperti tercermin dalam Key Performance Indicator (KPI).

e. Mewujudkan portofolio business perusahaan yang memberikan keuntungan dan nilai tambah.

3. Direktur Produksi

Direktur Produksi membawahi kepala bagian produksi tanaman kelapa

sawit yang mempunyai tugas dan tanggung jawab, sebagai berikut:

a. Mengelola Penyiapan dan Penyempurnaan aspek teknis / normatifpengelolahan kebun kelapa sawit perusahaan untuk melaksanakan standarisasi. Pengolahan kebun mencakup bidang-bidang: pembibitan dan penanaman, pemeliharaan, serta pemupukan serta produksi.

b. Membahas dan membuat jangka panjang Rencana Kegiatan Anggaran Perusahaan (RKAP) dan Rencana Anggaran Belanja (RAB) atau Daftar Permintaan Uang (DPU) pengolahan kebun kelapa sawit perusahaan menjadi: rencana pembibitan dan penanam ulang / baru, rencana

(27)

pemiliharaan tanaman, rencana produksi, kebutuhan biaya, serta kebutuhan tenaga kerja.

c. Mengelolah penyusunan dan pembaharuan prosedur operasi baku bagian untuk meningkatkan efektivitas dan efesien operasi.

d. Menganalisa kendala – kendala yang timbul dan praktek – praktek terbaik yang dapat dijadikan standar normatif pengelolahan kebun sawit yang mencakup: pembukaan lahan baru, pengendalian serangan hama dan penyakit tanaman, menganalisa produktivitas, dan produksi / permanen.

e. Memberikan rekomendasi untuk meningkatkan efektivitas dan efesiensi pengelolahan kebun – kebun mencakup : pengembangan / mutasi / promosi dan karyawan pembinaan kebun, pengembangan aspek tenis kapasitas dan kapabilitas kebun, serta mengkordinasi pembahasan dan penyusunan Rencana Kegiatan Anggaran Perusahaan (RKAP) dan Rencana Anggaran Belanja (RAB).

4. Direktur Keuangan

Direktur Keuangan membawahi kepala bagian keuangan yang memiliki tugas sebagai berikut:

a. Mengelolah penyusunan dan pembahasan Rencana Kegiatan Anggaran Perusahaan (RKAP) dan Rencana Anggaran Belanja (RAB) bagian keuangan.

(28)

c. Menyusun dan memutakhirkan dan menyempurnakan pedoman dan modal kerja bagian keuangan.

d. Menyusun rencana / proyeksi cash / flow perusahaan.

e. Mengikuti pembahasan Rencana Kegiatan Anggaran Perusahaan (RKAP), Rencana Anggaran Belanja (RAB) dan Daftar Permintaan Uang (DPU) untuk setiap bagian / unit kebun.

f. Memeriksa dan meneliti pengajuan modal kerja kebun / unit.

g. Mengelolah pencairan dana proyek dan membuat pertanggung jawaban pemakaiannya untuk kelancaran pelaksanaan proyek.

h. Melaksanakan fungsi budget kontrol baik eksploitas maupun investasi. i. Mengelola proses pembayaran dan pengamanan uang kas perusahaan dan

surat – surat berharga milik perusahaan dikantor Direksi.

j. Mengelola kegiatan pengurus asuransi asset perusahaan dan manajemen aset yang mencakup aktiva yang hilang, aktiva nonproduktif dan mutasi aktiva.

k. Mengelola kegiatan perpajakan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. l. Melakukan kegiatan keuangan lainnya yang mencakup : Manajemen

Investasi, Manajemen Pinjaman, Manajemen Mata Uang Asing, Manajemen Perbendaharaan, dan Relasi Perbankan.

5. Direktur Sumber Daya Manusia dan Umum

Direktur Sumber Daya Manusia dan Umum membawahi kepala bagian sumber daya manusia yang mempunyai tugas dan tanggung jawab:

(29)

a. Mengkordinir / penyusunan perubahan Rencana Kegiatan Anggaran Perusahaan (RKAP) dan Daftar Permintaan Uang (DPU) bidang Sumber Daya Manusia.

b. Mengelola pengembangan design manajemen Sumber Daya Manusia mencakup: perencanaan dan penempatan Sumber Daya Manusia, perencanaan dan pengembangan karir, pelatihan dan pengembangan, serta pemeliharaan dan determinasi.

c. Memberikan rekomendasi penyusunan budaya perusahaan pengembangan organisasi untuk peningkatan kerja perusahaan.

d. Mengkoordinasi penyusunan prosedur operasi buku dan pedoman kerja bidang personalia untuk kelancaran peningkatan hasil-hasil pelaksanaan kerja.

Mengelola perencanaan Sumber Daya Manusia, pelaksanaan Sumber Daya Manusia terhadap karyawan / calon karyawan sesuai dengan kebutuhan perusahaan, mendapatkan Sumber Daya Manusia sesuai dengan formasi yang tersedia dan memperhatikan faktor kompetensi, biaya dan produktivitas karyawan. 6. Direktur Perencanan & Pengembangan

Tugas Direktur Perencanaan dan Pengembangan :

a. Menetapkan sistem riset, perencanaan dan pengembangan yang baku. b. Menetapkan kajian pengembangan areal bisnis non komoditi serta

pengembangan industri yang berbasis perkebunan sesuai Rencana Jangka Panjang (RJP) / Rencana Kegiatan Anggaran Perusahaan (RKAP) / Key Performance Indicator (KPI) perusahaan.

(30)

7. Direktur Pemasaran

Direktur pemasaran membawahi kepala bagian pemasaran yang mempunyai tugas dan tanggung jawab sebgai berikut :

a. Mengkordinir penyusunan dan pembahasan Rencana Kegiatan Anggaran Perusahaan (RKAP) dan Rencana Anggaran Belanja (RAB) bagian pemasaran.

b. Menjaga dan melakukan upaya peningkatan kekuatan pasar agar dan kondisi sustainable market dengan melakukan pendekatan-pendekatan bisnis berupa kelancaran jaminan supply terhadap buyer.

c. Mengupayakan peningkatan pemasaran melalui penelitian yang memenuhi persyaratan kualifikasi di antaranya: mampu membeli pada harga tingkat internasional, kelancaran pembayaran jaminan , kelancaran pengapalan dari pembeli.

d. Penyusunan dan pelaksanaan terobosan baru strategi promosi dan iklan berdasarkan hasil analisis rencana pemasaran setiap komoditi.

Penyusunan dan pelaksanaan terobosan baru strategi pemasaran ke Negara tujuan ekspor terutama untuk komoditi dan kakao.

e. Melakukan analisa terhadap kondisi pasar bila terjadi kelesuan pasar atau penurunan harga komoditif pasar dunia , dengan melaksanakan croos cheeking terhadap laporan komoditif internasional , serta menyiapkan strategi pengulangan untuk selanjutnya dilaporkan kepada Direktur Pemasaran.

(31)

f. Mengelola pelaksanaan penjualan setiap komoditi untuk ekspor dan lokal dengan berpedoman pada harga jual yang telah ditempatkan Price Idea. g. Mengelola penyediaan data persediaan produk (stock) yang akan dijual

untuk dilaporkan Direktur Pemasaran.

h. Mempersiapkan daftar pembeli untuk setiap komoditi yang akan dijual serta melakukan seleksi pembeli agar dapat diperoleh harga yang optimal.

STUKTUR ORGANISASI BAGIAN SEKRETARIAT PERUSAHAAN

Gambar : 2.3 Struktur Organisasi Bagian Sekretariat Perusahaan Sumber : PT.Perkebunan Nusantara III ( Persero) Medan (2015)

(32)

C. Job Description

Berikut ini adalah Job Description dari bagian Sekretariat Perusahaan PT.Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan yang terdiri dari :

1. Kepala Bagian Sekretariat Perusahaan

Tugas Pokok Kepala Bagian Sekretariat Perusahaan adalah:

a. Mengevaluasi Rencana Kegiatan Anggaran Perusahaan (RKAP) / Rencana Kegiatan Operasional (RKO) dan Rencana Jangka Panjang (RJP) agar target kinerja yang ditentukan dapat dicapai.

b. Menjamin dan mengawasi dalam pelaksanaan prosedur pemakaian uang kerja.

c. Bagian Sekretariat Perusahaan, Kantor Penghubung Jakarta termasuk uang kerja Dewan komisaris agar tercipta cost efectiveness.

d. Menjamin terbentuknya citra perusahaan (Corporate Image) yang positif dan hubungan baik dengan stakeholder agar citra perusahaan dapat meningkat.

e. Mengevaluasi pelayanan pada stakeholder atas setiap informasi yang dibutuhkan yang berkaitan dengan kondisi perusahaan agar diperoleh informasi yang benar dan akurat.

f. Menjamin dokumentasi data-data dan dokumen yang terkait dengan aktivitas perusahaan yang merupakan hasil evaluasi bagian teknis terkait dan melakukan updating setiap bulannya sehingga diperoleh data yang akurat.

(33)

g. Melaksanakan koordinasi, komunikasi dan konsultasi (3K) dengan Bagian Distrik Manajer, Kebun / Unit terkait sehingga tugas-tugas dan kebijaksanaan yang digariskan Direksi dapat terlaksana dengan baik.

h. Menjadi penghubung atau contact person antara perusahaan dengan lembaga keuangan dan stakeholder.

i. Menjamin penyelenggaraan proses penerimaan calon rekanan baru dan perpanjangan Daftar Rekanan Terseleksi (DRT) sesuai dengan garis kebijaksanaan Direksi berdasarkan ketentuan perundang-undangan yang berlaku serta melaksanakan evaluasi penerimaan calon rekanan baru. j. Menjamin dan mengevaluasi alur surat menyurat dan pendistribusiannya

ke bagian terkait.

k. Menjamin dan mengawasi pengelolaan dan melayani kebutuhan informasi kesekretariatan kepada Direksi dan organ perusahaan.

l. Menjamin terlaksananya program Transformasi Bisnis di PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO).

m.Menjamin bahwa seluruh kegiatan sudah menerapkan Manajemen Risiko. n. Melaksanakan tugas sesuai Intruksi Kerja (IK), Surat Izin (SI), Surat

Edaran (SE) dan Perjanjian Kerja Sama (PKB) yang berlaku.

o. Melaksanakan dan mematuhi Good Coorporate Goverment (GCG) dan Code of Conduct disemua aspek.

(34)

2. Kepala Urusan Kesekretariatan

Pada Struktur organisasi Kepala Urusan Kesekretariatan terbagi atas tiga (3) staf pembantu kepala urusan diantaranya: Staf Urusan Sekretariat dan Pelayanan Organisasi Perusahaan, Staf Urusan Administrasi Dokumen dan Staf Urusan Pengelolaan Arsip atau Perpustakaan. Adapun Tugas Pokok Kepala Urusan Kesekretariatan yaitu:

a. Mengkoordinir penyelenggaraan rapat Direksi dengan menyiapkan segala sesuatunya dan berhubungan dengan Bagian terkait sehingga rapat dapat berjalan sesuai tujuan.Mengelola seluruh surat menyurat yang masuk ke perusahaan melalui registrasi agenda sehingga dipastikan bahwa seluruh surat sudah ditanggapi dan ditindaklanjuti.

b. Mengelola pendaftaran calon rekanan baru dan perpanjangan daftar rekanan terpilih dengan cara melakukan proses seleksi sesuai dengan peraturan ditetapkan agar semua rekanan yang terpilih dipastikan sesuai dengan kualifikasinya.

c. Melakukan pendokumentasian dan pengarsipan surat surat perusahaan sesuai dengan instruksi kerja agar mudah dicari bila diperlukan.

d. Meregistrasi surat perjalanan dinas dari Bagian/Direktur Manajer/Kebun/Unit sesuai memo permintaan dan undangan agar biaya perjalanan dinas dapat terkendali sesuai anggaran.

e. Mengevaluasi penggunaan anggaran Bagian 3.00 dengan cara melakukan koordinasi dengan bagian terkait sehingga pemakaian biaya sesuai anggaran.

(35)

f. Pengevaluasian dan regristrasi surat perjalanan dinas dari kebun / unit ke Kantor Direksi sesuai undangan, email yang tercantum di Surat Perjalanan Dinas untuk ditandatangani kepala Bagian/Kepala Urusan.

g. Menjamin terlaksananya program Transformasi Bisnis di PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO).

h. Menjamin bahwa seluruh kegiatan sudah menerapkan Manajemen Risiko. i. Melaksanakan tugas sesuai Intruksi Kerja (IK), Surat Izin (SI), Surat

Edaran (SE) dan Perjanjian Kerja Sama (PKB) yang berlaku.

j. Melaksanakan dan mematuhi Good Corporate Goverment (GCG) dan Code of Conduct disemua aspek pekerjaan.

3. Kepala Urusan Data dan Evaluasi Kinerja

Pada Struktur organisasi Kepala Urusan Data dan Evaluasi Kinerja terbagi atas tiga (3) staf pembantu kepala urusan diantaranya: Staf Urusan Evaluasi Kinerja Admin, Good Corporate Government (GCG), Produksi dan Teknik atau Teknologi, Staf Urusan Evaluasi Kinerja Finansial dan Komersial dan Staf Urusan Data. Adapun Tugas Pokok Kepala Urusan Data dan Evaluasi Kinerja yaitu:

a. Mengelola notulen rapat dari hasil keputusan rapat Direksi untuk segera didistribusikan ke bagian terkait.

b. Memonitoring dan mengevaluasi hasil keputusan rapat Direksi dengan cara membuat memorandum ke bagian terkait agar hasil rapat dapat dilaksanakan dengan efektif oleh pihak-pihak yang berkepentingan.

(36)

c. Memonitoring dan mengevaluasi data produksi, keuangan, Sumber Daya Manusia dan pengembangan.

d. Memeriksa data perusahaan dengan cara bekerja sama dengan bagian terkait agar diperoleh data yang valid dan akurat.

e. Memeriksa Annual Report dan Company Profile melalui kerja sama dengan bagian dan konsultan sehingga memenuhi prinsip-prinsip Good Corporate Government (GCG).

f. Menjamin terlaksananya program Transformasi Bisnis di PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO).

g. Menjamin bahwa seluruh kegiatan sudah menerpkan Menajemen Resiko h. Melaksanakan tugas sesuai Intruksi Kerja (IK), Surat Izin (SI), Surat

Edaran (SE) dan Perjanjian Kerja Sama (PKB) yang berlaku.

i. Melaksanakan dan mematuhi Good Corporate Government (GCG) dan Code of Conduct disemua aspek pekerjaan.

4. Kepala Urusan Hubungan Masyarakat

Pada Struktur organisasi Kepala Urusan Hubungan Masyarakat terbagi atas tiga (3) staf pembantu kepala urusan diantaranya: Staf Urusan Protokol, Staf Urusan Hubungan Masyarakat dan Staf Urusan Corporate Social Responsibility (CSR). Adapun Tugas Pokok Kepala Urusan Hubungan Masyarakat yaitu:

a. Mengidentifikasi permasalahan komunikasi perusahaan dan memberi masukan kepada manajemen sehingga corporate image tidak menjadi negatif.

(37)

b. Melakukan koordinasi dengan pihak berkompeten dalam pelaksanaan program komunikasi internal dan eksternal atas kebijakan, kegiatan dan citra perusahaan dengan cara menjalin hubungan baik yang harmonis dan sinergis sehingga tercipta peningkatan citra perusahaan.

c. Memonitor pemberitaan di media massa lokal dan nasional.

d. Mengkoordinir penyelenggaraan kegiatan upacara bendera setiap bulan dikantor Direksi Medan dengan menyiapkan fasilitas dan petugas upacara sehingga pelaksanaannya berjalan lancar.

e. Mewakili perusahaan dan membangun networking dengan asosiasi, baik asosiasi profesi maupun asosiasi industri dengan cara menghadiri pertemuan dan undangan sehingga terjadi hubungan yang harmonis demi meningkatnya citra perusahaan.

f. Melaksanakan tugas-tugas sebagai protokoler dan ticketing kepada pihak internal dan eksternal.

g. Mengelola, mengawasi dan mengevaluasi pelaksanaan program dan kegiatan komunikasi perusahaan serta memberi pengarahan kepada setiap fungsi yang dibawahi dalam menjalankan program kerja dengan cara memonitor secara kontinyu sehingga sasaran yang dituju dapat tercapai. h. Mengevaluasi kegiatan pameran yang diadakan oleh perusahaan maupun

anak perusahaan dan mitra binaan baik ditingkat lokal, nasional maupun internasional dengan cara berhubungan dengan bagian terkait, institusi terkait dan pelaksana pameran sehingga terlaksananya pameran dengan baik.

(38)

i. Mengevaluasi pembuatan video perusahaan, leaflet, brosur, agenda, kalender dan majalah Media Nusatiga dengan cara berkoordinasi dengan bagian terkait sehingga hasil yang diperoleh sesuai tujuan perusahaan. j. Menyusun dan mengkoordinir pelayanan kepada DPR dan DPRD serta

tamu-tamu perusahaan melalui media komunikasi agar diperoleh minimal complain.

k. Menyelenggarakan dan menyiapkan pers release, pers conference, pers gathering dan stop pers.

l. Merealisasikan dan mengevaluasi permohonan bantuan proposal dari stakeholder.

m.Mengakses informasi internal dan eksternal perusahaan untuk kepentingan komunikasi stakeholder dalam menciptakan transparansi, akuntabilitas dalam pencitraan perusahaan.

n. Menjamin terlaksananya program Transformasi Bisnis di PT. Perkebuna Nusantara III (PERSERO).

o. Menjamin SMPN3 dipahami, diterapkan dan dipelihara oleh seluruh jajarannya.

p. Menjamin bahwa seluruh kegiatan sudah menerapkan Manajemen Risiko. q. Melaksanakan tugas sesuai Instruksi Kerja (IK), Surat Izin (SI), Surat

(39)

D. Jenis Usaha atau Kegiatan

PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) adalah salah satu dari empatbelas (14) Badan Usaha Milik Negara (BUMN) Perkebunan yang bergerak dalambidang usaha perkebunan, pengelolaan, dan pemasaran hasil perkebunan. Komoditas yang dikembangkan di . Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan yaitu, Kelapa Sawit dan Karet. Sejak pembibitan sehingga mulai menghasilkan, kedua jenis tanaman tersebut hanya membutuhkan waktu sekitar 3-4 tahun, sementara usia produktifitasnya mencapai 25 tahun.

1. Kelapa Sawit

Gambar: 2.4 Hasil Kelapa Sawit PT.Perkebunan Nusantara III(Persero) Medan. Sumber : PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan (2015). 2. Karet

Gambar : 2.5 Hasil Karet PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan. Sumber : PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan (2015).

(40)

Perkembangan yang menggembirakan saat ini bahwa kedua produk tersebut tengah menjadi komoditas primadona dunia dengan harga jual yang terus meningkat. Tampaknya kelapa sawit dan karet akan terus menjadi komoditas yang bersinar dan seiring dengan semakin terbatasnya jumlah cadangan minyak bumi dan semakin meningkatnya harga minyak di pasar internasional.

E. Kinerja Usaha Terkini

Setiap perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan. Dibutuhkan waktu untuk mencapai hal tersebut. Demikian juga pada PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan.

PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkannya, karena membutuhkan kerja keras, disiplin dan loyalitas dalam bekerja.

Dengan demikian kinerja usaha terkini yang dijalankan PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) yang bersifat rutin adalah melaksanakan upacara setiap hari senin untuk meningkatkan kinerja, rapat Pimpinan (Direksi) setiap hari Kamis, melakukan aktivitas kebugaran seperti senam setiap Jumat untuk menjaga kesehatan karyawan dan melakukan Breakfast Meeting Kepala Bagian per dua (2) minggu setiap Senin.

Kinerja usaha terkini yang bersifat umum adalah tindak lanjut bersifat segera terhadap operasional perusahaan dan undangan rapat dari Kementrian Badan Usaha Milik Negara (BUMN), Instansi Pemerintahan dan Stekholder

(41)

lainnya. . Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan juga terus melakukan pembinaan terhadap kinerja karyawan dengan mengadakan training untuk meningkat mutu pekerjaan dan promosi jabatan agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

F. Rencana Kegiatan

Rencana kegiatan PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan, yakni: 1. Perubahan, Perbaikan dan Peningkatan metode dan kinerja adalah salah

satu keharusan.

2. Kepuasan Pelanggan menjadi prioritas utama memenangkan persaingan. 3. Setiap kegiatan bisnis harus menghasilkan nilai tambah bagi perusahaan. 4. Pengembangan hubungan industrial berdasarkan keterbukaan, kesetaraan

dan kebhinekaan.

5. Pengembangan Sumber Daya Manusia yang terintegrasi untuk membangun Human and Intellctual Capital yang dibutuhkan perusahaan. 6. Kepemimpinan yang efektif membangun pengaruh melalui kemampuan

mengajar, membagi ilmu, membina hubungan baik dan menjadi panutan. 7. Penghargaan karyawan berdasarkan kompetensi dan kinerjanya.

8. Efektivitas operasional harus didukung oleh struktur organisasi yang sederhana dan dinamis.

9. Pemanfaatan teknologi sebagai perangkat untuk peningkatan produktivitas kerja dan keunggulan kompetitif.

(42)

11. Setiap tugas dan operasional perusahaan dilaksanakan dengan cepat tanggap, cepat tindak lanjut, tuntas, berkualitas dan penuh tanggung jawab.

12. Seluruh aktivitas perusahaan harus berorientasi pada peningkatan mutu dan lingkungan.

(43)

33 BAB III PEMBAHASAN

A. Hubungan Masyarakat (Public Relations)

Didalam organisasi modern kemampuan komunikasi demikian pentingnya. Melalui komunikasi sejumlah individu mengadakan interaksi antara satu dengan yang lainnya, untuk memperoleh tujuan bersama yang telah ditetapkan. Hal ini merupakan fungsi dasar menciptakan dan membina hubungan baik dengan masyarakan ekternal dan internal.

Menurut Danandjaja (2011:84) menyatakan komunikasi adalah pertukaran informasi dari pengirim kepada penerima agar informasi dapat di pahami. Public Speaking sebagai salah satu bentuk dan teknik komuniksi yang banyak mendukung kegiatan hubungan masyarakan (Public Relations) di dalam organisasi, bertujuan untuk menyampaikan sejumlah kebijakan kepada publik.

Public Relations atau dikenal dengan istilah yang lebih populer hubungan masyarakat (HUMAS), adalah salah satu spesialisasi dalam ilmu komunikasi yang menitik beratkan kepada usaha menumbuhkan saling pengertian dan kerjasama antara publik pada suatu instansi atau perusahaan.

Makna hubungan masyarakan (Public Relations) menurut para ahli dari beberapa negara mendefenisikan hubungan masyarakan (Public Relations) adalah sebagai berikut:

a. Menurut Harlow dalam Ruslan (2010:16) Public Relations (PR) adalah fungsi manajemen yang khas dan mendukung pembinaan, pemeliharaan

(44)

jalur bersama antara organisasi dengan publiknya, menyangkut aktivitas komunikasi, pengertian, penerimaan dan kerja sama. Diantaranya melibatkan manajemen dalam menghadapi persoalan atau permasalahan, membantu manajemen dalam mengikuti dan memanfaatkan perubahan secara efektif, bertindak sebagai sistem peringatan dini dalam mengantisipasi kecenderungan penggunaan penelitian serta teknik komunikasi yang sehat dan etis sebagai sarana utama.

b. Menurut Cutlip dan Center dalam Effendy (2009:116) PR adalah fungsi manajemen yang menilai sikap publik, mengidentifikasi kebijaksanaan dan tata cara seseorang atau organisasi demi kepentingan publik, serta merencanakan dan melakukan suatu program kegiatan untuk meraih pengertian dan dukungan publik.

c. Definisi Public Relations menurut International Public Relations Association (IPRA) dalam Rumanti (2005:11), PR merupakan fungsi manajemen dari sikap budi yang direncanakan dan dijalankan secara berkesinambungan oleh organisasi-organisasi, lembaga-lembaga umum dan pribadi dipergunakan untuk memperoleh dan membina saling pengertian, simpati dan dukungan dari mereka yang ada hubungan dan diduga akan ada kaitannya, dengan cara menilai opini publik mereka, dengan tujuan sedapat mungkin menghubungkan kebijaksanaan dan ketatalaksanaan, guna mencapai kerja sama yang lebih produktif, dan untuk memenuhi kepentingan bersama yang lebih efisien, dengan kegiatan penerangan yang terencana dan tersebar luas.

(45)

d. Definisi Menurut (British) Institute of Public Relations (IPR) dalam Jefkins (2003:9) PR adalah keseluruhan upaya yang dilakukan secara terencana dan berkesinambungan dalam rangka menciptakan dan memelihara niat baik (good-will) dan saling pengertian antara suatu organisasi dengan segenap khalayak.

B. Fungsi Hubungan Masyarakan (Public Relations)

Berbicara mengenai fungsi berarti berbicara masalah kegunaan humas dalam mencapai tujuan organisasi atau perusahaan. Tetapi dalam hubungan penekanan fungsi yang di tegaskan yaitu hubungan komunikatif antara Humas dengan Publik, baik internal maupun eksternal dengan pimpinan beserta karyawan, dilakukan secara timbal balik yang dilandasi empati sehingga menimbulkan rasa simpati. Ini mengandung arti bahwa dalam melancarkan komunikasi itu, yaitu secara struktural dan fungsional mewakili organisasi.

Hubungan masyarakan (Public Relations) juga tidak hanya memandang siapa saja yang dilayaninya, baik dari segi kedudukan, pekerjaan, umurnya, agamanya dan sebagainya, tetapi sama yaitu insan yang patut dihargai dan dihormati sebagaimana yang disebutkan di atas. Sikap ini termasuk dalam kegiatan komunikasi secara tatap muka, melalui telepon, dengan surat ataupun dengan media komunikasi lainnya.

(46)

Selain itu, Public Relations juga bertugas untuk mengusahakan timbulnya sikap dan citra (image) publik yang positif terhadap segala kebijakan dan langkah tindakan organisasi atau perusahaan. Dapat dikatakan bahwa citra yang dinilai adalah bagaimana organisasi bisa mencerminkan yang dipercayai memiliki kekuatan, mengadakan perkembangan secara baik. Seperti pendapat Scott dan Allen dalam Danandajaja (2011:18) menjelaskan, bila kegiatan Public Relations bersifat internal, maka kegiatannya mencakup kepada usaha:

a. Mengadakan analisa terhadap kebijakan perusahaan yang sudah maupun yang sedang berjalan.

b. Mengadakan perbaikan sebagai kelanjutan dari analisa yang dilakukan terhadap kebijakan perusahaan, baik yang sedang berjalan maupun terhadap perencanaan kebijakan baru.

Sedangkan pengertian kebijakan dalam membicarakan fungsi Public Relations secara internal menurut Danandjaja (2011:18) dapat diwujudkan dalam bentuk:

a. Masalah kepemimpinan (leadership) b. Cara melaksanakan kepemimpinan

c. Hubungan dengan publik karyawan dalam bentuk upah yang cukup, perlakuan yang adil, ketenangan bekerja, perasaan yang diakui, penghargaan atas prestasi kerja, dan jaminan social yang baik untuk karyawan dan keluarga.

d. Mengadakan Public Relations Counseling apakah dalam bentuk Directive atau nondirective Public Relations Counseling, khususnya

(47)

dilakukan pada publik karyawan dalam rangka menimbulkan motivasi mereka.

e. Mengadakan hubungan dengan pemegang saham dalam bentuk, seperti: memberikan laporan, mengirimkan majalah organisasi, dan mengadakan pertemuan secara berkala.

Menurut Danandjaja (2011:64) fungsi dari Public Relations di dalam organisasi sangat luas antara lain yaitu:

1. Menumbuhkan rasa kebanggaan dan citra perusahaan yang menguntungkan.

2. Mempromosikan produk dan layanan. 3. Mendeteksi masalah dan peluang.

4. Memberikan pengertian akan wajah perusahaan. 5. Menciptakan kerjasama dengan karyawan dan publik. 6. Mempersiapkan temu pers.

7. Memberikan laporan tahunan.

8. Menciptakan kerjasama dengan pemegang saham secara berkelanjutan. 9. Menciptakan komunikasi yang harmonis dengan unit-unit organisasi. 10.Menciptakan kerjasama dengan pemerintah.

11.Menciptakan kerjasama dengan kalangan industri.

12.Melakukan pencengahan terhadap masalah –masalah perburuan. 13.Menciptakan komunikasi yang harmonis dengan unit-unit organisasi. 14.Menpersiapkan SDM perusahaan yang cakap.

(48)

Sedangkan fungsi Hubungan Masyarakan (Public Relations) pada PT.Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan dalam menjaga citra perusahaan, ialah sebagai berikut:

1. Mengkelola semua informasi yang menyangkut dengan perusahaan dimana mereka bekerja atau instansi lain dan menyelesaikan seluruh informasi yang didapat secara benar.

2. Menetralisir semua permasalahan yang ada yang menyangkut persoalan/permasalahan yang terkait terhadap perusahaan sendiri.

3. Humas merupakan suatu wadah pada perusahaan yang semua itu semata-mata untuk membangun citra perusahaan itu sendiri.

C. Tujuan Hubungan Masyarakat (Public Relations)

Menurut Danandjaja (2011:22) di dalam menguraikan tujuan dari Public Relation, terlebih dahulu haruslah dibagi pengertian Public Relations tersebut berdasarkan kegiatannya.Diketahui secara teoritis, adapun pembagian kegiatan Public Relations dapat dijelaskan sebagai berikut:

a. Tujuan berdasarkan kegiatan internal Public Relations. b. Tujuan berdasarkan kegiatan ekternal Public Relations.

Tujuan Public Relations berdasakan kegiatan internal relations dalam hal ini dapat mencakup ke dalam beberapa hal yaitu:

1. Mengadakan suatu penilaian terhadap sikap tingkah laku dan opini publik terhadap perusahaan.

(49)

2. Mengadakan suatu analisa dan perbaikan terhadap kebijaksanaan yang sedang dijalankan, guna mencapai tujuan yang ditetapkan perusahaan dengan tidak melupakan kepentingan publik.

3. Memberikan penerangan kepada publik karyawan mengenai suatu kebijakan perusahaan yang bersifat objektif serta menyangkut kepada berbagai aktifitas perusahaan.

4. Merencanakan bagi penyusunan suatu staff yang efektif bagi penugasan yang bersifat internal Public Relations dalam perusahaan tersebut.

Kemudian terhadap tujuan dari Public Relations berdasarkan kegiatan ekternal relations, dimaksudkan adalah untuk mendapatkan dukungan dari publik. Oleh karenanya seorang pemimpin perusahaan perlu lebih memperhatikan melalui departemen Public Relations untuk memikirkan sesuatu langkah dalam mendaya gunakan tujuan dari kegiatan ekternal Public Relations.

Sedangkan tujuan Public Relations pada PT.Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan, yaitu:

a. Mempersiapkan penyelenggaraan Press Release dan Press Confernce serta kegiatan wawancara dengan Insan Pers.

b. Membina dan melaksanakan hubungan dengan Masyarakat, Media massa, Calon Investor, Kreditor, Lembaga Keuangan dan Relasi Bisnis dengan cara mempublikasikan perusahaan dengan menyajikan data kegiatan usaha perusahaan yang terdiri dari Profil Perusahaan, Annual Report, dan data-data, misalnya permasalahan yang dihadapi perusahaan, data produksi, data penjualan, dan data penerimaan.

(50)

D. Peran Hubungan Masyarakat (Public Relations) di PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan.

Menurut Saputra dan Nasrullah (2011: 50) Peranan Public Relations dalam suatu perusahaan akan sangat terlihat jika suatu organisasi terlihat aktif, bertanggung jawab dan menciptakan manfaat bagi masyarakat, maka orang-orang akan tertarik untuk bergabung dan akan simpatik pada perusahaan. Hal yang sebaliknya, jika suatu perusahaan bernuansa tidak aktif, tidak didukung penuh oleh anggota perusahaan maka kemungkinan sukses nya kecil. Sedangkan Menurut Fayol ada beberapa kegiatan dan sasaran public relations, yaitu:

1. Membangun identitas dan citra perusahaan. 2. Menghadapi krisis

3. Mempromosikan aspek kemasyarakatan.

Selain itu menurut Dozier and Broom terdapat 4 (empat) yaitu: 1. Penasehat ahli.

2. Fasilitator komunikasi

3. Fasilitator proses pemecahan masalah 4. Teknisi Komunikasi.

Menurut Gregory, (2001:5) Peran Humas disuatu organisasi adalah memberikan visi. Tidak hanya tentang bagaimana segalanya harus di lakukan dengan baik, namun yang paling penting adalah bagaimana arah organisasi atau perusahaan tersebut di masa yang akan datang. Dan selain itu, peran profesional Humas adalah membuat suatu strategi untuk perusahaan atau organisasi (yang menentukan arah jangka panjang serta lingkup kerja. Peran Humas ada 2, yaitu :

(51)

Untuk memberikan informasi kepada manajemen senior atas apa yang terjadi di lingkungan social, sehingga hal-hal tersebut akan di perhitungkan ketika mengambil keputusan dan Untuk memberikan saran kepada manajmen atas akibat yang ditimbulkan dari keputusan yang di ambil, dengan memperhitungkan kemungkinan reaksi dari publik utama yang akan mempengaruhi secara langsung kesejahteraan atau keberadaan perusahaan. (Gregory, 2001:7).

Sedangkan peran Humas pada PT.Perkebunan Nusantara III ( Persero) Medan ialah untuk menciptakan opini masyarakat yang menguntungkan bagi perusahaan serta mengembangkan visi dan misi perusahaan yang akan meningkatkan citra perusahaan, yaitu:

1. Menghadapi Isu-isu yang negatif, dan mengklarifikasi kepada publik (masyarakat) yang terjadi sebenarnya.

2. Menampung semua aspirasi dari semua kalangan.

3. Memberikan pelayanan yang baik kepada setiap publik, konsumen, media-media yang berkunjung ke Humas.

4. Memberikan bantuan kepada masyarakat apabila sedang mengalami musibah, contohnya : seperti korban gunung meletus, kebanjiran, gempa bumi dan lain-lain.

E. Pengertian Citra

Menurut Canton dalam Soemirat dan Ardianto (2008 : 111), Image adalah kesan, perasaan, gambaran diri publik terhadap perusahaan, kesan yang dengan sengaja diciptakan dari suatu obyek, orang atau organisasi. Dari uraian tersebut

(52)

dapat dijelaskan citra sebagai suatu kesan positif atau negatif dari publik terhadap suatu organisasi. Menurut Jefkins dalam (Soemirat dan Ardianto, 2008 : 114) dalam bukunya Public Relations technique berpendapat bahwa citra dapat diartikan sebagai kesan sesorang atau individu tentang sesuatu yang muncul sebagian hasil dari pengetahuan dan pengalamannya

Dari definisi di atas, maka penulis dapat menyimpulkan bahwa citra memiliki nilai kepercayaan yang kuat di mata publik. Jika publik telah menaruh kepercayaan yang positif maka citra perusahaan menjadi positif juga. Oleh karena itu, Public Relations diwajibkan untuk membentuk citra positif melalui kepercayaan yang dibentuk dari opini publik.

Menurut Kotler dan Keller (2006:268) mendefinisikan Brand Image merupakan persepsi dan kepercayaan yang dianut oleh konsumen. Dari uraian para ahli Brand Image dijelaskan sebagai suatu pemikiran yang timbul dari publik terhadap suatu organisasi. Berdasarkan uraian tersebut, Brand Image dapat dijelaskan sebagai suatu ciri khas yang ada dalam organisasi dan memberikan suatu pemikiran positif kepada publik mengenai organisasi tersebut.

F. Jenis-Jenis Image

Menurut Jefkins dalam Soemirat dan Ardianto (2008 : 117) dalam bukunya Public Relations Technique mengemukakan jenis-jenis Image sebagai berikut :

1. The Mirror Image (cerminan citra) yaitu bagaimana dugaan (citra)

(53)

2. The Current Image (citra masih hangat) yaitu citra yang terdapat pada publik eksternal, yang berdasarkan pengalaman atau menyangkut informasi dan pemahaman publik eksternal.

3. The Wish Image (citra yang diinginkan) yaitu manajemen menginginkan

pencapaian prestasi tetentu. Citra ini diaplikasikan untuk sesuatu yang baru sebelum publik eksternal memperoleh informasi secara lengkap.

4. The Multiple Image (citra yang berlapis) yaitu sejumlah individu atau

perusahaan lainnya dapat membentuk citra tertentu yang belum tentu sesuai dengan keseragaman citra seluruh organisasi atau perusahaan. Dari uraian di atas, penulis dapat menjelaskan bahwa ada 4 jenis Image yaitu mirror image, current image,wish image, dan multiple image. Mirror image adalah suatu citra yang terbentuk berasal dari dugaan dan merupakan suatu keyakinan yang diterapkan sebuah perusahaan. Current Image adalah citra yang timbul berdasarkan pengalaman yang dirasakan publik. Wish Image adalah harapan yang diinginkan perusahaan terhadap citra yang ditimbulkan perusahaan. Multiple Image adalah citra yang dibentuk perusahaan namun belum tentu sesuai dengan kebenarannya.

(54)

44 BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. KESIMPULAN

Berdasarkan hasil penelitian dapat disimpulkan bahwa :

1. Peran dan fungsi Humas di PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) sudah tepat dalam menjaga citra baik perusahaan. Di buktikan dengan PT.Perkebunan Nusantara III setiap tahunnya melaksanakan kegiatan-kegiatan untuk membina hubungan baik dengan pihak eksternal, misalnya PT. Perkebunan Nusantara III pada awal tahun 2015 menyalurkan pinjaman modal bergulir sebesar Rp. 3,7 Miliar melalui dana kemitraan untuk 106 orang mitra binaan yang tersebar di berbagai kabupaten di Sumatera Utara diantaranya pada pengusaha kecil menengah dari Medan, Perlombaan MTQ, Lomba senam jantung sehat, dan PT. Perkebunan Nusantara III juga menyalurkan bantuan untuk para janda dalam memperingati maulid Nabi Muhammad Saw. 2. PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) bagian Humas telah membina

dan kemudian memelihara sikap yang menyenangkan antara kedua belah pihak, yaitu pihak organisasi dan pihak stakeholders. Dengan cara memberikan pelayanan yang baik, dan memberikan rasa keakraban dan rasa empati terhadap stakeholders seperti: Badan usaha yang menjadi Mitra Bisnis, Masyarakat atau lingkungan yang di anggap mewakili aspirasi masyarakat, lembaga (Aparat) pemerintah

(55)

dalam suatu wilayah tetapi tidak memiliki tanggung jawab langsung, LSM (Lembaga Swadaya Masyarakat), Perguruan Tinggi kelompok akademis yang memiliki pengaruh penting dalam pengambilan keputusan pemerintah, dan Media massa (wartawan) agar timbul rasa kenyamanan sesama kedua belah pihak.

B. SARAN

Di dalam kesempatan ini peneliti ingin memberikan beberapa saran, yaitu : 1. PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) dalam mempertahankan Citra

Perusahaan yang baik, yang mungkin di lakukan adalah membantu membangun sekolah seperti membangun Taman Kanak-kanak (TK), SD, SMP, SMA untuk anak yang kurang mampu, membangun rumah Sakit atau Puskesmas, Membantu membangun rumah ibadah seperti Masjid dan gereja.

2. Pelayanan yang di berikan kepada stakeholders harus dipertahankan dan saling menjalin hubungan yang baik kedua belah pihak antara perusahaan dan stakeholders, dan memberikan sebagian hasil keuntungan kepada publik agar Citra Perusahaan tetap terjaga dengan baik.

(56)

DAFTAR PUSTAKA

Ardianto, Elvinaro. 2008. Public Relations Praktis. Bandung:Widya Padjajaran.

Danandjaja . 2011. Peran Humas dalam Perusahaan. Graha Ilmu.Yogyakarta

Effendy, Onong Uchjana. 2009. Human Relations & Public Relations. Bandung :

Mandar Maju.

Gregory, Anne. 2001. Perencanaan dan Manajemen Kampanye Public Relation. Edisi 2. Erlangga.

Jefkins, Frank. 2003. Public Relations. Jakarta : Erlangga.

Kasumatuti, Frida. 2002. Dasar-dasar Humas. Bogor : Ghalia Indonesia.

Kotler, Philip, dan Keller, Kevin Lane. 2009. Marketing Management. Edisi 13. Jakarta. Erlangga.

Moenir. 2002. Manajemen Pelayanan Umum Di Indonesia. Jakarta: Bina Aksara

Moore, Frazier. 2004. Humas Membangun Citra Dengan Komunikasi. Cetakan 1. Bandung : PT. Remaja Rosadakarya.

Ruslan, Rosady. 2010. Manajemen Public Relations dan Media Komunikasi. Komunikasi. Jakarta: Raja Wali Press.

Rumanti, Maria Assumpta. 2005. Dasar-dasar Public Relations : Teori dan Praktik. Jakarta. Grasindo.

Saputra ,Wahidin, dan Nasrullah, Rulli.2011. Public Relations 2.0 Teori dan Praktik public relations di era cyber. Gramata publishing Jakarta PT. Perkebunan Nusantara III.2015.website resmi PT. Perkebunan Nusantara

(1)

1. Menghadapi Isu-isu yang negatif, dan mengklarifikasi kepada publik (masyarakat) yang terjadi sebenarnya.

2. Menampung semua aspirasi dari semua kalangan.

3. Memberikan pelayanan yang baik kepada setiap publik, konsumen, media-media yang berkunjung ke Humas.

4. Memberikan bantuan kepada masyarakat apabila sedang mengalami musibah, contohnya : seperti korban gunung meletus, kebanjiran, gempa bumi dan lain-lain.

E. Pengertian Citra

(2)

F. Jenis-Jenis Image

Menurut Jefkins dalam Soemirat dan Ardianto (2008 : 117) dalam bukunya Public Relations Technique mengemukakan jenis-jenis Image sebagai berikut :

1. The Mirror Image (cerminan citra) yaitu bagaimana dugaan (citra) manajemen terhadap publik eksternal dalam melihat perusahaannya.

(3)

2. The Current Image (citra masih hangat) yaitu citra yang terdapat pada publik eksternal, yang berdasarkan pengalaman atau menyangkut informasi dan pemahaman publik eksternal.

3. The Wish Image (citra yang diinginkan) yaitu manajemen menginginkan pencapaian prestasi tetentu. Citra ini diaplikasikan untuk sesuatu yang baru sebelum publik eksternal memperoleh informasi secara lengkap.

4. The Multiple Image (citra yang berlapis) yaitu sejumlah individu atau perusahaan lainnya dapat membentuk citra tertentu yang belum tentu sesuai dengan keseragaman citra seluruh organisasi atau perusahaan. Dari uraian di atas, penulis dapat menjelaskan bahwa ada 4 jenis Image yaitu mirror image, current image,wish image, dan multiple image. Mirror image adalah suatu citra yang terbentuk berasal dari dugaan dan merupakan suatu keyakinan yang diterapkan sebuah perusahaan. Current Image adalah citra yang timbul berdasarkan pengalaman yang dirasakan publik. Wish Image adalah harapan yang diinginkan perusahaan terhadap citra yang ditimbulkan perusahaan. Multiple Image adalah citra yang dibentuk perusahaan namun belum tentu sesuai dengan kebenarannya.