Perancangan EFulfillment Menggunakan Model Waterfall
BAB I
PENDAHULUAN
1.1.
Latar Belakang
Perkembangan teknologi informasi pada saat sekarang telah membuat
berbagai terobosan baru di segala bidang sehingga
memudahkan
para
pengguna
dalam
mengakses
dapat digunakan dan
informasi
yang
ada.
Berkembangnya bentuk sistem teknologi informasi yang berbentuk komputerisasi
yang dimulai dari Personal Computer (PC) hingga menjadi tablet PC juga telah
membuat sebuah perubahan yang dimulai dari sistem lokal menjadi sistem jaringan
yang dapat menghubungkan komputer yang satu dengan yang lain dalam suatu area
tertentu.
Seiring dengan perkembangan zaman teknologi sekarang, perusahaanperusahaan semakin terpicu untuk menggunakan teknologi yang maju sebagai alat
untuk bertahan ataupun memenangkan persaingan yang dapat membawa dampak
yang sangat besar bagi perusahaan. Dampak yang ditimbulkan oleh perkembangan
teknologi dan globalisasi ekonomi membuat tingkat kompetisi yang semakin tajam
dan sangat pesat. Dampak ini menuntut perusahaan untuk memiliki kemampuan
yang cepat untuk beradaptasi terhadap perubahan sehingga memiliki kemampuan
bersaing dengan kompetitor.
Dengan adanya penggunaan teknologi informasi maka informasi bisa dibagi
dengan lebih cepat, mudah dan akurat. Electronic fulfillment merupakan proses
I-1
Universitas Sumatera Utara
I-2
pengelolaan teknologi dan informasi berupa order pelanggan, pengelolaan transaksi
dan proses pengendalian persediaan pada gudang.
1
Menurut Sauki (1999 : 6) setidaknya ada 4 fungsi sistem kearsipan yaitu
(1) sebagai memori kolektif instansi (corporate memory), (2) sebagai penyedia data
atau informasi bagi pengambilan keputusan (decisions making), (3) sebagai bahan
pendukung proses pengadilan (litigation support), dan (4) penyusutan berkas kerja
(retention). Dari uraian tersebut terlihat betapa penting fungsi sistem kearsipan
sehingga tidak dapat dilepaskan dari kegiatan sehari-hari pada institusi, perusahaan
perkantoran,
tidak
terkecuali
rumah
sakit
yang
semakin
hari
arsip
serta dokumennya selalu bertambah jumlahnya.
2
Identifikasi kebutuhan dari sistem berbasis layanan dibagi menjadi dua
yaitu kebutuhan fungsional dan kebutuhan nonfungsional. Tidak ada prioritas
diantara kedua aspek ini. Keduanya memiliki peranan yang sangat penting dalam
keberhasilan pengembangan sistem.
Secara umum kebutuhan fungsional dari sistem ini adalah sebagai berikut:
1.
Fungsi mengelola data customer (distributor dan retailer ) oleh pengelola mall
sebagai penyedia layanan.
2.
Fungsi mengelola data barang yang dilakukan oleh customer (distributor dan
retailer ).
3.
Fungsi untuk mengotomasi proses transaksi keuangan baik itu berupa
pembayaran tagihan maupun aktivitas cash flow keuangan.
1
Rizki Alfiasca Pascapraharastyan, dkk. Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Arsip
Rumah Sakit Bedah Surabaya Berbasis Web . Jsika Vol 3, No 1. 2014
2
M. Hilman et. al., Supply chain management Berbasis Layanan . Journal of Information Systems,
Volume 8, Issue 2. 2012.
Universitas Sumatera Utara
I-3
4.
Fungsi otomasi capturing dan input data menggunakan third party device.
5.
Fungsi monitoring proses transaksi yang dilakukan oleh pengelola.
6.
Fungsi summarizing dalam bentuk laporan penjualan.
PT. Asia Bina Semesta Abadi merupakan perusahaan yang bergerak pada
bidang pengolahan Air Mineral Dalam Kemasan (AMDK) dengan ukuran 200 ml.
Perusahaan ini terletak di Jalan Pulau Pinang, Medan Industrial Estate II, Medan
Barat, Sumatera Utara. Aliran Informasi pada PT. Asia Bina Semesta Abadi masih
bersifat manual yaitu menggunakan kertas untuk pemberian informasi antar bagian
inventory, marketing dan produksi. Aliran informasi yang masih bersifat manual
membuat proses pemberian informasi berlangsung selama 30 menit yang
menyebabkan aliran informasi perusahaan menjadi cukup lama diketahui.
MARKETING
KONSUMEN
2
Kertas
permintaan
produk
Konsumen melakukan
pemesanan
3
Kertas
persediaan
produk jadi
PRODUCTION
Persediaan
Produk Jadi
Pengiriman
produk
5
4 Form
Kertas
perintah
produksi
pengeluaran
produk ja di
Melakukan produksi sesuai
dengan kekurangan pesanan
INVENTORY
4
Kertas pe riintah
pengirim an
produk
Gambar 1.1. Aliran Informasi Aktual PT. Asia Bina Semesta Abadi
Universitas Sumatera Utara
I-4
Salah satu cara untuk mengatasi permasalahan ini yaitu dengan melakukan
suatu perancangan website sehingga pelanggan dapat melakukan pemesanan
dengan mudah dan dapat memberikan informasi mengenai persediaan barang yang
ada pada gudang sehingga bagian marketing memiliki info yang terbaru. Model
yang digunakan untuk perancangan ini adalah model Waterfall dimana model ini
merupakan suatu pendekatan yang dilakukan secara bertahap sehingga jika terjadi
kesalahan pada satu tahap maka dapat kembali ke tahap sebelumnya.
1.2.
Rumusan Masalah
Pada penelitian ini masalah yang dihadapi adalah lamanya informasi yang
diberikan bagian persediaan kepada bagian marketing sehingga informasi yang
diberikan kepada konsumen tidak mutakhir. Untuk menyelesaikan masalah ini
maka diperlukan perancangan bersifat E-Fulfillment untuk menyediakan informasi
yang tepat waktu.
1.3.
Tujuan dan Manfaat Penelitian
Tujuan umum penelitian ini adalah untuk perancangan sistem informasi
sebagai sarana pemberian informasi.
Tujuan khusus yang ingin dicapai dalam penelitian tugas akhir ini adalah
melakukan perancangan website untuk mempersingkat waktu aliran informasi
menggunakan model Waterfall.
Universitas Sumatera Utara
I-5
Manfaat dalam melakukan penelitian ini adalah sebagai berikut:
1.
Perusahaan mendapatkan rancangan website yang dapat memudahkan
pelanggan melakukan pemesanan.
2.
Perusahaan mendapatkan rancangan sistem informasi yang dapat memberikan
informasi yang mutakhir (up to date).
3.
Mahasiswa dapat menerapkan ilmu yang telah didapatkan dalam mata kuliah
dalam lingkungan kerja.
1.4.
Batasan dan Asumsi Penelitian
Batasan-batasan yang digunakan dalam penelitian ini adalah :
1.
Aplikasi dibuat dengan menggunakan aplikasi berbasis database yaitu MySQL.
2.
Sistem informasi tidak memuat tentang analisis biaya.
Asumsi-asumsi yang digunakan dalam penelitian adalah :
1. Proses produksi berjalan dengan normal selama penelitian.
2. Proses pemesanan kepada marketing berjalan normal.
1.5.
Sistematika Penulisan Laporan
Sistematika yang digunakan dalam penulisan laporan tugas sarjana adalah
sebagai berikut:
Bab I Pendahuluan, berisi tentang latar belakang permasalahan penelitian,
rumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, serta batasan dan asumsi yang
digunakan dalam penelitian.
Universitas Sumatera Utara
I-6
Bab II Gambaran Umum PT. Asia Bina Semesta Abadi yang berisi tentang
sejarah perusahaan.
Bab III Landasan Teori, berisi tentang teori yang digunakan dalam analisis
pemecahan masalah. Teori yang digunakan meliputi teori mengenai e-Fulfillment,
sistem informasi managemen, database dan model waterfall yang diambil dari buku
maupun jurnal.
Bab IV Metodologi Penelitian, berisi tentang langkah-langkah penelitian
yang dilakukan yaitu meliputi penentuan lokasi penelitian, jenis penelitian, objek
penelitian, variabel penelitian, kerangka konseptual, definisi variabel operasional,
instrumen penelitian, serta langkah-langkah penelitian.
Bab V Pengumpulan dan Pengolahan Data, berisi tentang pengumpulan
data-data primer dan sekunder yang diperoleh dari penelitian beserta teknik yang
digunakan untuk mengolah data dalam pemecahan masalah.
Bab VI Analisis Pemecahan Masalah, berisi tentang hasil analisis
pengolahan data, dan analisis pengolahan menggunakan model waterfall.
Bab VII Kesimpulan dan Saran, berisi tentang kesimpulan dari analisis
pemecahan masalah yang telah disesuaikan dengan tujuan penelitian dan saran yang
berkaitan dengan penelitian yang dilaksanakan.
Universitas Sumatera Utara
PENDAHULUAN
1.1.
Latar Belakang
Perkembangan teknologi informasi pada saat sekarang telah membuat
berbagai terobosan baru di segala bidang sehingga
memudahkan
para
pengguna
dalam
mengakses
dapat digunakan dan
informasi
yang
ada.
Berkembangnya bentuk sistem teknologi informasi yang berbentuk komputerisasi
yang dimulai dari Personal Computer (PC) hingga menjadi tablet PC juga telah
membuat sebuah perubahan yang dimulai dari sistem lokal menjadi sistem jaringan
yang dapat menghubungkan komputer yang satu dengan yang lain dalam suatu area
tertentu.
Seiring dengan perkembangan zaman teknologi sekarang, perusahaanperusahaan semakin terpicu untuk menggunakan teknologi yang maju sebagai alat
untuk bertahan ataupun memenangkan persaingan yang dapat membawa dampak
yang sangat besar bagi perusahaan. Dampak yang ditimbulkan oleh perkembangan
teknologi dan globalisasi ekonomi membuat tingkat kompetisi yang semakin tajam
dan sangat pesat. Dampak ini menuntut perusahaan untuk memiliki kemampuan
yang cepat untuk beradaptasi terhadap perubahan sehingga memiliki kemampuan
bersaing dengan kompetitor.
Dengan adanya penggunaan teknologi informasi maka informasi bisa dibagi
dengan lebih cepat, mudah dan akurat. Electronic fulfillment merupakan proses
I-1
Universitas Sumatera Utara
I-2
pengelolaan teknologi dan informasi berupa order pelanggan, pengelolaan transaksi
dan proses pengendalian persediaan pada gudang.
1
Menurut Sauki (1999 : 6) setidaknya ada 4 fungsi sistem kearsipan yaitu
(1) sebagai memori kolektif instansi (corporate memory), (2) sebagai penyedia data
atau informasi bagi pengambilan keputusan (decisions making), (3) sebagai bahan
pendukung proses pengadilan (litigation support), dan (4) penyusutan berkas kerja
(retention). Dari uraian tersebut terlihat betapa penting fungsi sistem kearsipan
sehingga tidak dapat dilepaskan dari kegiatan sehari-hari pada institusi, perusahaan
perkantoran,
tidak
terkecuali
rumah
sakit
yang
semakin
hari
arsip
serta dokumennya selalu bertambah jumlahnya.
2
Identifikasi kebutuhan dari sistem berbasis layanan dibagi menjadi dua
yaitu kebutuhan fungsional dan kebutuhan nonfungsional. Tidak ada prioritas
diantara kedua aspek ini. Keduanya memiliki peranan yang sangat penting dalam
keberhasilan pengembangan sistem.
Secara umum kebutuhan fungsional dari sistem ini adalah sebagai berikut:
1.
Fungsi mengelola data customer (distributor dan retailer ) oleh pengelola mall
sebagai penyedia layanan.
2.
Fungsi mengelola data barang yang dilakukan oleh customer (distributor dan
retailer ).
3.
Fungsi untuk mengotomasi proses transaksi keuangan baik itu berupa
pembayaran tagihan maupun aktivitas cash flow keuangan.
1
Rizki Alfiasca Pascapraharastyan, dkk. Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Arsip
Rumah Sakit Bedah Surabaya Berbasis Web . Jsika Vol 3, No 1. 2014
2
M. Hilman et. al., Supply chain management Berbasis Layanan . Journal of Information Systems,
Volume 8, Issue 2. 2012.
Universitas Sumatera Utara
I-3
4.
Fungsi otomasi capturing dan input data menggunakan third party device.
5.
Fungsi monitoring proses transaksi yang dilakukan oleh pengelola.
6.
Fungsi summarizing dalam bentuk laporan penjualan.
PT. Asia Bina Semesta Abadi merupakan perusahaan yang bergerak pada
bidang pengolahan Air Mineral Dalam Kemasan (AMDK) dengan ukuran 200 ml.
Perusahaan ini terletak di Jalan Pulau Pinang, Medan Industrial Estate II, Medan
Barat, Sumatera Utara. Aliran Informasi pada PT. Asia Bina Semesta Abadi masih
bersifat manual yaitu menggunakan kertas untuk pemberian informasi antar bagian
inventory, marketing dan produksi. Aliran informasi yang masih bersifat manual
membuat proses pemberian informasi berlangsung selama 30 menit yang
menyebabkan aliran informasi perusahaan menjadi cukup lama diketahui.
MARKETING
KONSUMEN
2
Kertas
permintaan
produk
Konsumen melakukan
pemesanan
3
Kertas
persediaan
produk jadi
PRODUCTION
Persediaan
Produk Jadi
Pengiriman
produk
5
4 Form
Kertas
perintah
produksi
pengeluaran
produk ja di
Melakukan produksi sesuai
dengan kekurangan pesanan
INVENTORY
4
Kertas pe riintah
pengirim an
produk
Gambar 1.1. Aliran Informasi Aktual PT. Asia Bina Semesta Abadi
Universitas Sumatera Utara
I-4
Salah satu cara untuk mengatasi permasalahan ini yaitu dengan melakukan
suatu perancangan website sehingga pelanggan dapat melakukan pemesanan
dengan mudah dan dapat memberikan informasi mengenai persediaan barang yang
ada pada gudang sehingga bagian marketing memiliki info yang terbaru. Model
yang digunakan untuk perancangan ini adalah model Waterfall dimana model ini
merupakan suatu pendekatan yang dilakukan secara bertahap sehingga jika terjadi
kesalahan pada satu tahap maka dapat kembali ke tahap sebelumnya.
1.2.
Rumusan Masalah
Pada penelitian ini masalah yang dihadapi adalah lamanya informasi yang
diberikan bagian persediaan kepada bagian marketing sehingga informasi yang
diberikan kepada konsumen tidak mutakhir. Untuk menyelesaikan masalah ini
maka diperlukan perancangan bersifat E-Fulfillment untuk menyediakan informasi
yang tepat waktu.
1.3.
Tujuan dan Manfaat Penelitian
Tujuan umum penelitian ini adalah untuk perancangan sistem informasi
sebagai sarana pemberian informasi.
Tujuan khusus yang ingin dicapai dalam penelitian tugas akhir ini adalah
melakukan perancangan website untuk mempersingkat waktu aliran informasi
menggunakan model Waterfall.
Universitas Sumatera Utara
I-5
Manfaat dalam melakukan penelitian ini adalah sebagai berikut:
1.
Perusahaan mendapatkan rancangan website yang dapat memudahkan
pelanggan melakukan pemesanan.
2.
Perusahaan mendapatkan rancangan sistem informasi yang dapat memberikan
informasi yang mutakhir (up to date).
3.
Mahasiswa dapat menerapkan ilmu yang telah didapatkan dalam mata kuliah
dalam lingkungan kerja.
1.4.
Batasan dan Asumsi Penelitian
Batasan-batasan yang digunakan dalam penelitian ini adalah :
1.
Aplikasi dibuat dengan menggunakan aplikasi berbasis database yaitu MySQL.
2.
Sistem informasi tidak memuat tentang analisis biaya.
Asumsi-asumsi yang digunakan dalam penelitian adalah :
1. Proses produksi berjalan dengan normal selama penelitian.
2. Proses pemesanan kepada marketing berjalan normal.
1.5.
Sistematika Penulisan Laporan
Sistematika yang digunakan dalam penulisan laporan tugas sarjana adalah
sebagai berikut:
Bab I Pendahuluan, berisi tentang latar belakang permasalahan penelitian,
rumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, serta batasan dan asumsi yang
digunakan dalam penelitian.
Universitas Sumatera Utara
I-6
Bab II Gambaran Umum PT. Asia Bina Semesta Abadi yang berisi tentang
sejarah perusahaan.
Bab III Landasan Teori, berisi tentang teori yang digunakan dalam analisis
pemecahan masalah. Teori yang digunakan meliputi teori mengenai e-Fulfillment,
sistem informasi managemen, database dan model waterfall yang diambil dari buku
maupun jurnal.
Bab IV Metodologi Penelitian, berisi tentang langkah-langkah penelitian
yang dilakukan yaitu meliputi penentuan lokasi penelitian, jenis penelitian, objek
penelitian, variabel penelitian, kerangka konseptual, definisi variabel operasional,
instrumen penelitian, serta langkah-langkah penelitian.
Bab V Pengumpulan dan Pengolahan Data, berisi tentang pengumpulan
data-data primer dan sekunder yang diperoleh dari penelitian beserta teknik yang
digunakan untuk mengolah data dalam pemecahan masalah.
Bab VI Analisis Pemecahan Masalah, berisi tentang hasil analisis
pengolahan data, dan analisis pengolahan menggunakan model waterfall.
Bab VII Kesimpulan dan Saran, berisi tentang kesimpulan dari analisis
pemecahan masalah yang telah disesuaikan dengan tujuan penelitian dan saran yang
berkaitan dengan penelitian yang dilaksanakan.
Universitas Sumatera Utara