Makalah Dasar dasar Manajemen Pengawasan
MAKALAH
“PENGAWASAN ”
Disusun Untuk Memenuhi Salah Satu Tugas Mata Kuliah
“DASAR-DASAR MANAJEMEN ”
Dosen Pembimbing: Siti Masrohatin ,SE,MM
Disusun Oleh:
Kelompok 11
1. IDA SAIDA
(083143001)
2. RISA NOVITA
(083143025)
3. FITRIA
(083143013)
4. AYYIS NILA MAZIDAH
(083143017)
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS ISLAM
PROGRAM STUDI PERBANKAN SYARI’AH (PS)
INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI JEMBER
(IAIN JEMBER)
2015-2016
Page | 1
Kata Pengantar
Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat serta
karunia-Nya sehingga kami dapat menyelesaikan makalah ini tepat pada waktunya. Makalah ini
berisikan pembahasan mengenai pengawasan salah satu materi dari dasar-dasar manajemen.
Penyusun yakin atas pertunjuk-NYA pula sehingga berbagai pihak berkenan
memberikan bantuan dan kemudahan bagi penyusun. Untuk itu penyusun mengucapkan terima
kasih kepada semua pihak terutama
kepada ibu Siti Masrohatin.SE, MM.Yang telah
mendampingi kami dalam mengkaji materi dasar-dasar manajemen , dengan judul bab
pengawasan.
Penyusun menyadari dalam penulisan makalah ini masih banyak kekurangan
dan
keterbatasan untuk itu penyusun mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun demi
penyempurnaan makalah ini .
Semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi penyusun dan para pembaca pada umumnya.
Dan diharapkan makalah ini dapat memberikan informasi kepada kita semua tentang
pembahasan bab yang akan kita pelajari ini.
Jember ,19 September 2015
Penyusun
Page | 2
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL....................................................................................................1
KATA PENGANTAR..................................................................................................2
DAFTAR ISI................................................................................................................3
BAB I PENDAHULUAN............................................................................................4
1.1...........................................................................................Latar
Belakang.............................................................................4
1.2...........................................................................................Rumusan
Masalah...............................................................................4
1.3 Tujuan ....................................................................................... 4
BAB II PEMBAHASAN (PENGAWASAN)..............................................................5
2.1 Pengertian Dan Tujuan Pengawasan..........................................................5
2.2 Dasar –Dasar Proses Pengawasan..............................................................6
2.3 Teknik – Teknik Dan Metode Pengawasan ...............................................12
BAB III PENUTUP......................................................................................................18
3.1 Kesimpulan ................................................................................................18
3.2 Saran...........................................................................................................18
DAFTAR PUSTAKA ..................................................................................................19
Page | 3
BAB I
PENDAHULUAN
I.1 Latar Belakang
Ada banyak alasan untuk menentukan penyebab kegagalan suatu organisasi atau
keberhasilan organisasi lainya .Tetapi masalah selalu berulang dalam semua organisasi ,yang
gagal adalah tidak atau kurang adanya pengawasan yang memadai .Agar suatu organisasi tidak
banyak mengalami kegagalan maka suatu organisasi harus mempelajari dulu dasar-dasar
pengawasan dan pada bab ini akan diuraikan berbagai teknik dan metode pengawasan yang dapat
digunakan agar fungsi pengawasan dapat berjalan dengan efektif dan efisien .
Pengawasan sebenarnya mengandung arti menjaga stebilitas atau equilibrium. Untuk
mencapai keseimbangan, bagaimana pun juga seorang manajer harus mengubah apa yang
dikerjakan atau merubah standar yang digunakan sekarang untuk mengukur pelaksanaan .Dan
teknik-teknik serta metode-metode pengawasan hendaknya digunakan secara simultan ,tidak
berdiri sendiri . Pengawasan ialah untuk mempermudah pelaksanaan dalam merealisasi tujuan
agar sesuai dengan urutan pelaksanaan.
1.2 Rumusan Masalah
1.Apa Pengertian Dan Tujuan Pengawasan ?
2. Apa saja Dasar –Dasar Proses Pengawasan ?
3. Bagaimana Teknik-teknik Dan Metode Pengawasan?
1.3Tujuan
1. Untuk memahami pengertian dan tujuan pengawasan.
2. Memahami dasar-dasar proses pengawasan.
3. Memahami teknik- teknik dan metode pengawasan.
Page | 4
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Pengertian dan Tujuan Pengawasan
Tak dapat dipungkiri bahwa masing-masing fungsi pimpinan berhubungan erat satu sama
lainya .Hal ini akan lebih jelas , bila kita ingat bagwa sesungguhnya fungsi pimpinan ada 5
yaitu ,merencanakan, pengorganisasian, penyusunan, memberi perintah,dan pengawasan adalah
prosedur atau urutan dalam pelaksanaan dalam meralisasi tujuan badan usaha .
Pengawasan dapat didefinisikan sebagai proses untuk “menjamin” bahwa tujuan-tujuan
organisasi dan manajemen tercapai. Ini berkenaan dengan cara-cara membuat kegiatan sesuai
yang direncanakan . Pengertian ini menunjukkan adanya hubungan yang sangat erat antara
perencanaan dan pengawasan . Seperti terlihat dalam kenyataan , langkah awal proses
pengawasan adalah sebenarnya langkah perencanaan , penetapan tujuan , standar atau sasaran
pelaksanaan suatu kegiatan . Karena kadang-kadang sulit untuk membedakan antara rencana ,
standar atau apa itu pengawasan , maka perlu dipahami terlebih dahulu pengertian-pengertian
tujuan , sarana, prosedur , dan sebagainya . Fungsi pengawsan manajemen juga berhubungan erat
dengan fungsi-fungsi manejerial lainnya. Pengawasan membantu penilaian apakah perencanaan ,
pengorganisasian, penyusunan personalia, dan pengarahan telah dilaksankan secara efektif . Dan
fungsi pengawsan itu sendiri harus diawasi .Sebagai contoh, apakah laporan-laporan pengawasan
akurat ? Apakah kegiatan di ukur dengan interval frekuensi waktu yang mencukupi ? Semuanya
ini merupakan aspek pengawasan pada fungsi pengawsan .1
Perencanaa
n
Pengorganis
asian
Penyusunan
personalia
Pengarahan
Pengawasan
Pengawasan
1
M.Manulang, Dasar-Dasar Manajemen (Yogjakarta:GADJAH MADA UNIVERSITY PRESS,2012),172-173.
Page | 5
Definisi pengawasan yang dikemukakan oleh Robert J. Mockler berikut ini telah
memperjelas unsur-unsur esensial proses pengawasan :
Pengawasan manajemen adalah suatu usaha sistematik umtuk menetapkan standar
pelaksanaan
balik
dengan
,membandingkan
tujuan-tujuan
kegiatan
perencanaan
nyata
dengan
,
merancang
standar
yang
sistem
telah
umpan
ditetapkan
sebelumnya ,menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan , serta mengambil
tindakan koreksi yang diperlikan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan
dipergunakan dengan cara paling efektif dan efisisien dalam pencapain tujuan-tujuan perusahaan.
Tujuan utama dari pengawasan ialah mengusahakan agar apa yang direncanakan menjadi
kenyataan . Untuk dapat benar-benar merealisasi tujuan utama tarsebut, maka pengawasan pada
taraf pertama bertujuan agar pelaksanaan pekerjaan sasuai dengan instruksi yang telah
dikeluarkan ,dan untuk mengetahui kelemahan-kelemahan serta kesulitan-kesulitan yang
dihadapi dalam pelaksanaan rencana berdasarkan penemuan-penemuan tersebut dapat diambil
tindakan untuk memperbaikinya ,baik pada waktu itu ataupun waktu- waktu yang akan datang.2
2.2 Dasar-Dasar Proses Pengawasan
A.Tipe-Tipe Pengawasan
Ada tiga tipe dasar pengawasan ,yaitu (1) pengawasn pendahuluan , (2) pengawasan
concurent , dan (3) pengawasan umpan balik.
(1) Pengawasan Pendahuluan.
Pengawasan pendahuluan (feedforward control). Pengawasan pendahuluan , atau sering
disebut steering controls , dirancang untuk mengantisipasi masalah-masalah penyimpanganpenyimpangan dari standar atau tujuan dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu tahap
kegiatan tertentu diselesaikan . Jadi , pendekatan pengawasan ini lebih aktif dan
agresif ,mendeteksi masalah-masalah dan mengambil tindakan yang diperlukan sebelum suatu
masalah terjadi. Pengawasan ini akan efektif hanya bila manajer mampu mendapatkan informasi
2
T.Hani Handoko,Manajemen Edisi 2(Yogyakarya:BPFE,2008) 342
Page | 6
akurat dan tepat pada waktunya tentang perubahan-perubahan dalam lingkungan atau tentang
perkembangan terhadap tujuan yang diinginkan .
(2) Pengawasan Concurent
Pengawsan yang dilakukan bersamaan dengan pelaksanaan kegiatan (concurent control).
Tipe pengawsaan ini merupakan proses di mana aspek tertentu dari suatu prosedur harus
disetujui dulu , atau syarat tertentu harus dipenuhi dulu sebelu kegiatan –kegiatan bisa
dilanjutkan , atau menjadi semacam peralatan “double- check” yang lebih menjamin ketepatan
pelaksanaan suatu kegiatan.
(3) Pengawasan Umpan Balik.
Pengawasan umpan balik (feedback control) . Pengawasan umpan balik , juga dikenal
sebagai past-action control , mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan yang telah diselesaikan.
Sebab-sebab penyimpangan dari rencana atau standar ditentukan , dan penemuan-penemuan
diterapkan untuk kegiatan-kegiatan serupa di masa yang akan datang .Pengawasan ini bersifat
historis , pengukuran dilakukan setelah kegiatan-kegitan terjadi.
Ketiga bentuk pengawasan tersebut sangat berguna bagi manajemen. Pengawasan
pendahuluan dan “berhenti-terus” , cukup memadai untuk memungkinkan manajemen membuat
tindakan koreksi dan tetap dapat mencapai tujuan . Tetapi da beberapa faktor yang perli
dipertimbangkan disamping kegunaan dua bentuk pengawasan itu . Petama .biaya keduanya
mahal.Kedua , banyak kegitan tidak memungkinkan dirinya dimonitor secara terus menerus
Ketiga, pengawasan yang berlebihan akan menjadikan produktivitas berkurang. Oleh karena itu,
manajemen harus menggunakan sistem pengawasan yang paling sesuai bagi situasi tertentu.3
B.Tahap-Tahap Dalam Proses Pengawasan
Tahap 1 : Menetapankan Alat Pengukur Standar.
Tahap pertama dalam pengawasan adalah penetapan standar pelaksanaan. Standar
mengandung arti sebagai suatu satuan pengukuran yang dapat digunakan sebagi “patokan” untuk
penilaian hasil-hasil. Tujuan , sasaran, kuota dan target pelaksanaan dapat digunakan sebagai
sebagai standar .Bentuk standar yang lebih khusus antara lain target penjualan, anggaran,bagian
pasar (market-share) , marjin keuntungan , keselamatan kerja, dan sasaran produksi.
3
T.Hani Handoko,Manajemen Edisi 2(Yogyakarya:BPFE,2008) 348
Page | 7
Tiga bentuk stanrd yang umum adalah :
1. Standar-standar fisik,adalah standar yang dipergunakan untuk menilai atau mengukur
hasil pekerjaan bawahan dan bersifat nyata tidak dalam bentuk uang. meliputi kuantitas
barang atau jasa,kuantitas hasil produksi,kualitas hasil produksi jumlah langganan,dan
waktu produksi.
2. Standar-standar bentuk uang adalah semua standar yang dipergunakan untuk menilai atau
mengukur hasil pekerjaan bawahan dalam bentuk jumlah uang , yang ditunjukkan dalam
rupiah dan mencakup biaya tenaga kerja , biaya penjualan, laba kotor, pendapatan
penjualan, standar investasi artinya ditentukan keefektifan tertentu dalam penggunaan
modal,misalnya ditentukan keuntungan bersih 10% dan sebagainya.
3. Standar-standar waktu, meliputi kecepatan produksi atau batas waktu suatu pekerjaan
harus diselesaikan.
4. Standar intangible adalah standar yang biasa digunakan untuk mengukur atau menilai
kegiatan bawahan yang diukur baik dengan bentuk fisik maupun dalam bentuk
uang .Misalnya, untuk mengukur kegiatan bagian atau kepala bagian hubungan
kemasyarakatan atau mengukur sikap pegawai terhadap perusahaan .
Tahap 2 : Menilai (Mengevaluasi)
Fase kedua dalam pengawasan adalah menilai atau evaluasi. ,dimaksudkan dengan
membandingkan hasil pekerjaan karyawan (actual result)dengan alat pengukur standar yang
sudah ditentukan .Dengan demikian jelas dapat melaksanakan tugas ini dua hal harus tersedia
, yaitu (1) standar atau alat ukur dan (2) actual result atau hasil pekerjaan karyawan.
Standar apa yang digunakan sebagai alat pengukur ? itu sudah ditentukan atau sudah
ditetapkan pada fase pertama . Yang menjadi masalah adalah memperoleh hasil pekerjaan
karyawan (actual result). Dapat diketahui berbagai cara , yakni (1) dari laporan tertulis yang
disusun bawahan baik laporan rutin maupun laporan istimewa dan (2) langsung mengunjungi
bawahan untuk menanyakan hasil pekerjaanya ,atau bawahan dipanggil untuk memberi
laporan lisan.
Memperoleh hasil pekerjaan bawahan melalui cara pertama , mengandung suatu segi
kelemahan . Dengan laporan tertulis dari bawahan ,pimpinan sulit menentukan apa yang
berupa kenyataan dan apa yang berupa pendapat dari laporan itu . Dengan kata lain , laporan
tertulis dapat disusun bawahan dengan sedemikian rupa sehingga bersifat berlebih-lebihan ,
Page | 8
artinya
hasil
yang
dicapai
bawahan
dilaporkan
melebihi
dari
hasil
yang
sesungguhnya .Selanjutnya,mungkin sekali laporan disusun tidak semestinya ,artinya tidak
seluruhnya unsur-unsur laporan dimuat . Melalui cara kedua pun terdapat suatu segi
kelemahan . Tidak selalu pimpinan mempunyai cukup waktu untuk mengunjungi bawahan
atau berwawancara dengan bawahan,mengingat aktivitas-aktivitasnya yang lain ,mengingat
jarak dan sebagainya .Kelemahan cara pertama dapat diatasi dengan memberikan bimbingan
atau pedoman-pedoman dalam penyusunan laporan. Kelemahan dalam cara keduadapat
diatasi dengan membantu pimpinan yang melakukan kegiatan itu . Jadi, dibentuk suatu badan
kontrol (pengawasan) yang bertugas mendapatkan laporan hasil pekerjaan bawahan dengan
jalan mendatangi bawahan atau meminta bawahan memberikan laporan lisan. Pembentukan
badan kontrol seperti tersebut diatas adalah suatu carauntuk mengeektifkan pimpinan dalam
melaksakan fungsi pengawasan ini .
Bila kedua hal tersebut diatas sudah tersedia, jadi baik standarmaupun actual result sudah
ada, pimpinan dapat mengandakan penilaian. Jadi, pimpinan membandingkan hasil pekerjaan
bawahan yang senyatanya dengan standar sehingga dengan perbandingan itu dapat dipastikan
terjadi tidaknya penyimpangan. Jadi,standar menilai kenyataan.Inilah fase kedua ,yakni
mengadakan penilain atau membandingkan standar dengan hasil sesungguhnya yang dicapai
bawahan.
Tahap 3 :Mengadakan Tindakan perbaikan (corrective action)
Fase terakhir ini hanya dilaksanakan , bila fase sebelumnya dipastikan telah terjadi
penyimpangan . Dengan tindakan perbaikan diartikan ,tindakan yang diambil untuk
menyesuaikan hasil pekerjaan nyata yang menyimpang agar sesuai dengan standar atau
rencana yang telah ditentukan sebelumnya .
Mengambil contoh diatas tadi ,tindakann
perbaikan adalah tindakan yang diambil agar hasil penjualan Rp400.000,- dapat disesuaikan
menjadi jumlah penjualan sebesar setengah juta .
Yntuk dapat melaksanakan tindakan perbaikan , maka pertama-tama haruslah dianalisis
apa yang menyebabkan terjadinya perbedaan itu . Harus diketahui lebih dahulu yang
menyebabkan terjadinya perbedaan. Sama halnya dengan seorang dokter yang menghadapi
pasienya : untuk menyembuhkan penyakit pasien tersebut dokter harus menyelidiki apa yang
menimbulkan atau menyababkan terjadinya penyakit itu. Bila diketahui apa yang
Page | 9
menyebabkan penyakit itu , diberikan obat yang sesuai untuk menyembuhkanya.
Demikianlah, bila pimpinan sudah mengetahui apa yang menyebabkan
tarjadinya
penyimpangan ,haruslah diambil tindakan perbaikan.
Mengapa terjadi penyimpangan pada jumlah penjualan di atas.
Penyimpangan itu mungkin terjadi karena satu atau atau beberapa sebab sebagai berikut:
a. Kekurangan faktor produksi sehingga pengiriman barang- barang yang dipesan
pelanggan telat .
b. Tidak cakapnya pimpinan penjualan untuk mengorganisasi human resources dan
recources lainya dalam lingkunganya.
c. Sikap-sikap pegawai di bagian penjualan menjadi apatis dan sebagainya.
Bila pemimpin sudah dapat menetapkan dengan pasti sebab –sebab terjadinya
penyimpangan barulah diambil tindakan perbaikan . Bila penyimpangan terjadi
karena sebab pertama, maka pimpinan dapat mengadakan tindakan perbaikan dengan
jalan , misalnya menambah tenaga kerja di bagian pengiriman.Jika penyimpangan
terjadi karena sebab kedua, pimpinan dapat mengadakan tindakan perbaikan dengan
jalan memperbaiki cara selaksi pimpinan. Atau dengan jalan mendidik kembali
kepala bagian penjualan tersebut . kalaupenyimpangan terjadi disebabkan oleh karena
sikap pegawai yang apatis, maka tindakan perbikan akan diambil. Misalnya
memberikan daya perangsang yang lebih baik kepada para pegawai,ataumengubah
kebijakan personalia yang dianut oleh perusahaan dan sebagainya.4
C. Pentingnya Pengawasan
Berbagai faktor yang membuat pengawasan semakin dipelukan oleh setiap organisasi .Faktorfaktor itu adalah :
1.
Perubahan lingkungan organisasi. Berbagai perubahan lingkungan organisasi terjadi terus
menerus dan tak dapat dihindari, seprti munculnya inovasi produk dan pesaing baru ,
ditemuknnya bahan baku baru, adanya peraturan pemerintah baru , dan sebagainya ,
Melalui fungsi pengawasan manajer mendeteksi perubahan-perubahan yang berpengaruh
pada barang dan jasa organisasi , sehingga mampu mengahadapi tantangan atau
memanfaatkan kesempatan yang diciptakan perubahan-perubahan yang terjadi..
4
M.Manulang, Dasar-Dasar Manajemen (Yogjakarta:GADJAH MADA UNIVERSITY PRESS,2012),184-191
Page | 10
2.
Peningkatan kompleksitas organisasi . Semakin besar organisasi semakin memerlukan
pengawasan yang lebih formal dan hati-hati. Berbagai jenis produk harus diawasi untuk
menjamin bahwa kualitas dan profitabilitas tetap terjaga , penjualan eceran pada para
penyalur perlu dianalisa dan dicatat secara tepat : bermacam-macam pasar organisasi ,
luar dan dalam negeri , perlu selalu dimonitor . Di samping itu organisasi sekarang lebih
bercorak desentralisasi , dengan banyak agen-agen atau penjualan dan kantor-kantor
pemasaran , pabrik-pabrik yang terpisah seara feografis , atau fasilitas-fasilitas penelitian
yang tersebar luas . Semuanya memerlukan pelaksanaan fungsi pengawasan denggan
lebih efisien dan efektif
3.
Kesalahan-kesalahan , Bila para bawahan tidak pernah membuat kesalahan , manajer
dapat secara sederhana melakukan fungsi pengawasan . Tetapi kebanyakan anggota
organisasi sering membuat kesalahan-kesalahan –memesan barang atau komponen yang
salah , membuat penentuan harga yang terlalu rendah , masalah-masalah diagnosa secara
tidak tepat . Sistem pengawasan memungkinkan manajer mendeteksi kesalahankesalahan tersebut sebelum menjadi kritis.
4.
Kebutuhan manajer untuk mendelegasikan wewenang . Bila manajer mendelegasikan
wewenang kepada bawahannya tanggung jawab atasan itu sendiri tidak berkurang .Satusatunya manajer dapat menentukan apakah bawahan telah melakukan tugas-tugas yang
telah
dilimpahkan
kepadanya
adalah
dengan
mengimplementasikan
sistem
pengawasan .Tanpa siste tersebut , manajer tidak dapat memeriksa pelakanaan tugas
bawahan.
D. Karakteristik-Karakteristik Pengawasan Yang Efektif
Untuk menjadi efektif , sistem pengawasan harus memenuhi kriteria tertentu .Kriteriakriteria utama adalah bahwa sistem seharunya 1) mengawasi kegiatan-kegiatan yang benar , 2)
tepat waktu, 3) dengan biaya yang efektif , 4) tepat akuarat , dan 5) dapat diterima oleh yang
bersangkutan . Semakin dipenuhinya kriteria-kriteria tersebut semakin efektif sistem
pengawasan. Karateristik-karateristik pengawasan yang efektif dapat lebih diperinci sebagai
berikut :
1.
Akurat . Informasi tentang pelaksana kegiatan harus akurat. Data yang tidak akurat dari
sistem pengawasan dapat menyebabkan organisasi mengambil tidakan koreksi yang
keliru atau bahkan menciptakan masalah yang sebenarnya.
Page | 11
2.
Tepat waktu. Informasi harus dikumpulkan , disampaikan dan dievaluasi secepatnya bila
kegiatan perbaikan harus dilakukan segera.
3.
Obyektif dan menyeluruh . Informasi harus mudah dipahami dan besifat obyektif secara
lengkap.
4.
Terpusat pada titik –titik pengawasan strategik . Sistem pengawasan harus memusatkan
perhatian pada bidang-bidang dimana penyimpangan-penyimpangan dari standar paling
sering terjadi atau akan mengakibatkan kerusakan paling fatal.
5.
Realistik secara ekonomis . Biaya pelaksanaan sistem pengawasan harus lebih rendah ,
atau paling tidak sama , dengan kegunaan yang diperoleh dari sitem tersebut
6.
Realistik secara organisasional . Sistem pengawasan harus cocok atau harmonis dengan
kenyataan-kenyataan organisasi .
7.
Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi. Informasi oengawasan harus terkoordinasi
dengan aliran kerja organisasi karena (1)setiap tahap dari proses pekerjaan dapat
mempengaruhi suskes atau kegagalan keseluruhan operasi , dan (2) informasi
pengawasan harus sampai pada seluruh personalia yang memerlukannya.
8.
Fleksibel .Pengawasan harus mempunyai fleksibilitas untuk memberikan tanggapan atau
reaksi terhadap ancaman ataupun kesempatan dari lingkungan .
9.
Besifat sebagai petunjuk dan operasional . Sistem pengawasan efektif harus
menunjukkan, baik deteksi atau deviasi dari standar , tindakan koreksi
apa yang
seharusnya diambil.
10. Diterima para anggota organisasi .Sistem pengawasan harus mampu mengarahkan
pelaksanaan kerja para anggota organisasi dengan
mendorong perasaan otonom ,
tanggung jawab dan berprestasi 5
2.3 Teknik Dan Metode Pengawasan
Teknik –Teknik Pengawasan .
Berbagai teknik yang digunakan antara lain adalah :
5
T.Hani Handoko,Manajemen Edisi 2(Yogyakarya:BPFE,2008) 356
Page | 12
Pertama : pengamatan langsung atau observasi oleh manajemen untuk mengetahui
bagaimana caranya para petugas operasional menyelenggarakan kegiatan dan menyelesaikan
tugasnya . Teknik ini dapat berakibat sangat positif dalam iplementasi strategi dengan efisien dan
efektif .Dikatakan demikian karena dengan pengamatan langsung berbagai manfaat dapat dipetik
seperti perolehan informasi
bukan hanya tentang jalanya pelaksanaan berbagai kegiatan
operasional , akan tetapi juga dengan demikian manajeman dapat segera meluruskan tindakan
parapelaksana apabila diperlukan dan manajemen lansung dapat memberikan pengarahan tentang
cara kerja yang benar.
Kedua : Melalau laporan baik laporan lisan maupun tertulis dari para tim yang sehari-hari
mengawasi secara langsung kegiatan para bawahanya . Dalam semua organisasi ,penyampaian
laporan dari seorang bawahan kepada atasanya merupakan hal yang bukan hanya bisa terjadi
akan suatu keharusan .Dalam rangka pelaksanaan suatu strategi laporan yang disampaikan oleh
seorang bawahan kepada atasanya harus memenuhi berbagai persyaratan ,seperti : penyampaian
secara berkala ,dalam format yang ditentukan,mengandung informasi yang bersifat kritikal.
Ketiga : melalui penggunaan kuesioner yang respondenya adalah para pelaksana kegiatan
operasional . penggunaan kuesioner sangat bermanfaat apabila maksudnya adalah untuk
menggali informasi yang tentang situasi nyata yang dihadapi dilapangan dari sejumlah besar
tenaga pelaksana kegiatan operasional.
Keempat : Wawancara . apabila diperlukan wawancara dengan para penyelenggara
berbagai kegiatan operasional pun dapat dilakukan dalam rangka pengawasan .Telah umum
diketahui bahwa terdapat tiga bentuk wawancara ,yaitu yang tidak terstruktur , yang terstruktur
dan kombinasi keduanya .tegasnya dalam wawancara harus menjamin kebebasan pihak yang
diwawancarai untuk menyampaikan informasi ,terutama informasi yang bersangkutan dengan
masalah.6
Metode Pengawasan
Ada banyak alasan untuk menentukan penyebab kegagalan suatu organisasi
atau
keberhasialn organisasi lainnya . Tetapi masalah yang selalu berulang dalam semua organisasi
yang gagal adalah tidak atau kurang adanya pengawasan yang memadai . Prinsip-prinsip
pengawasan telah dibicarakan dalam bab sebelummnya . Pada bab ini akan di uraikan berbagai
6
Prof. Dr. Sondang P .Siagian,MPA, Manajenen Stratejik(Jakarta: Bumi Aksara ,1995),259-260
Page | 13
teknik dan metode pengawasan yng dapat digunakan agar fungsi pengawasan dapat berjalan
dengan efektif dn efesien.
Pengawasan sebenarnya mengandung arti penjagaan stabilitas dan equibilirium .Untuk
mencapai keseimbangan , bagaimanapun juga, manajer harus selalu merubah apa yang
dkerjakannya atau merubah standar yang digunakan sekarang utuk mengukur pelaksanaan . Dan
teknik-teknik serta metode-metode pengawasan hendaknya digunakan secara simultan , tidak
berdiri sendiri-sendiri..
Metode pengawasan terdiri atas dua kelompok ,yaitu metode bukan kuntitatif
(non -quantitative) dan metode kuantitatif .
a.Metode Pengawasan Non-Kuantitatif.
Metode pengawasan non-kuantitatif adalah metode-metode pengawasan yang
digunakan manajer dalam pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen
Pada umumnya hal ini
mengawasi keseluruhan (overall) performance organisasi .Dan sebagian besar mengawasi sikap
para karyawan .
Metode yang sering digunakan meliputi:
1 .Pengamatan(control by observation).
2.Inspeksi teratur dan langsung (control by regular and spot inspection).
3.Pelaporan lisan dan tertulis (control by report).
4.Evaluasi pelaksanaan
5.Diskusi antara manajer dan bawahan dalam pengawasan dan pengarahan satuan kerja.
Sistem-sistem dan metode-metode manajemen yang digunakan untuk tujuan pengawasan
mencakup juga management by objectivitas (MBO), managemet by exception (MBE), dan
managemet information system (MIS), yang semuanya telah dijelaskan dalam bab-bab
sebelumnya
b.Metode Pengawasan Kuantitatif
Metode-metode kuantitatif untuk mengukur dan memeriksa kuantitas dan kualitas
keluaran(output). Metode-metode kuantitatif tersebut terdiri dari:
Page | 14
1.
Anggaran (budget) seperti a) anggaran operasi, anggaran penggunaan modal, anggran
penjualan, angggaran kas , dan lain-lainnya, dan b) anggran khusus, seperti planning –
programmiing-budgeting system (PPBS), zero – base budgeting (ZBB), dan human
resource accounting (HRA) .
2.
Audit, seperti a) internal audit,b)external audit dan c) management audit.
3.
Analisa break – even
4.
Analisa Rasio
5.
Bagan dan teknik yang berhubungan dengan waktu pelaksanaan kegiatan , seperti a)
bagan Gant, b) Program Evalution and Review Technique (PERT), dan c) Critical path
Method (CPM).7
Bidang-Bidang Kunci Pengawasan
1. Pengawasan Kuantitas
Maksud dari pengawasan kuantitas adalah untuk terus memperhatikan bagaimana
caranya berbagai hasil produksi dan jasa-jasa tertentu tidak sampai habis. Pengawasan
inventaris merupakan bagian utama dari pengawasan kuantitas. Pada umumnya inventaris
dapat digolongkan dalam salah satu kategori bahan mentah, dalam proses, atau barang jadi.
Inventaris bahan mentah bertindak sebagai bantalan antara pembelian dan produksi. Inventaris
dalam proses digunakan untuk pembantahan perbedaan-perbedaan dalam lajunya arus melalui
berbagai proses produksi.
2. Pengawasan Kualitas
Kualitas adalah istilah relatif berarti hal yang berbeda bagi orang yang berbeda pula.
Untuk mengapus pendapat umum salah, kualitas haruslah diartikan bahwa dalam pengawasa
kualitas tujuannya adalah mempertahankan kualitas yang memuaskan untuk tujuan yang
dimaksudkan, bukan kualitas yang setinggi mungkin. Khusustujuan yang dicari adalah apa
yang terbaik dalam istilah-istilah berikut: konsisten dengan harga yang diminta untuk hasil
produksi atau jasa itu dan diberikan hasil-hasil yang memuaskan dan dapat dipercaya.
proses pengawasan kualitas didasarkan atas teori-teori dan kemungkinan statistik, yang
7
T.Hani Handoko,Manajemen Edisi 2(Yogyakarya:BPFE,2008) 375-377
Page | 15
digunakan pada contoh-contoh yang di produksi dengan suatu proses. Selagi proses itu masih
dalam operasi maka diambil ukuran-ukuran dari hasil produksi atau jasa itu dan dibandingkan
dengan standar-standar yang sudah ditetapkan.
3. Pengawasan Waktu
Menggunakan waktu dengan efektif adalah suatu tantangan bagi setiap manajer. Psrs
msnsjer bersd dibawah penekanan untuk mengurangi waktu yang dipakai untuk membaca
material, menghindari rapat dan mencapai keputusan-keputusan. Waktu adalah suatu sumber
yang terbatas. Seorang manajer sering mengeluh, bahwa waktu yang terbuang dengan
panggilan-panggilan telepon dan rapat-rapat dapat dihindari, kalau ada tersedia sebelumnya
sekedar cara yang dapat dipercaya untuk menilainya. Ada beberapa hal yang dapat dilakukan
oleh para manajer untuk menggunakan waktu mereka lebih baik. Beberapa diantarnya adalah
menggunakan seorang pembantu atau seorang sekretaris untuk melindungi manajer itu dari
pemborosan waktu, mengadoptasi suatu kriteria hasil-hasil dari waktu manajer untuk usahausaha pembuatan keputusan, dan mengumpulkan data-data waktu untuk kegiatan-kegiatan
yang berlangsungdan evaluasi serta perbaikan penggunaan waktu.
banyak pemajak-pembajak waktu yang dapat menghabiskan waktu seorang manajer.
Diantaranya adalah : rapat-rapat dan konferensi-konferensi, telepon-telepon, tamu-tamu, dan
pekerjaan surat menyurat yang berlebihan.
4. Pengawasan Biaya
Biaya adalah suatu pertimbangan dalam semua kegiatan. Kebanyakan biaya dapat
dikategorikan dalam lima kategori yaitu : biaya langsung, biaya yang material langsung, biaya
overhead tata usaha pabrik, ongkos penjualan, dan ongkos administrasi.8
Manfaat Hasil Pengawasan
Terlepas dari teknik mana yang dianggap paling penting dan tepat untuk digunakan ,
manfaat terpenting dari pengawasan adalah :
a).tersedianya bahan informasi bagi manajemen tentang situasi nyata dalam mana organisasi
berbeda
8
George R. Terry Dan Leslie W. Rue, Dasar-Dasar Manajemen(Jakarta :Bumi Aksara,1992,), 242- 252.
Page | 16
b).dikenalinya faktor-faktor pendukung terjadinya operasionalisasi rencana dengan efisien dan
efektif
c).pemahaman tentang berbagai faktor yang menimbulkan kesulitan dalam penyelengaraan
berbagai kegiatan operasional .
d.) langkah-langkah apa yang segera dapat diambil untuk menghargai kinerja yang memuaskan
e).tindakan preventif apa yang yang segera dapat dilakukan agar deviasi dan standar tidak terus
berlanjut.9
BAB III
PENUTUP
9
Prof. Dr. Sondang P .Siagian,MPA, Manajenen Stratejik(Jakarta: Bumi Aksara ,1995),261.
Page | 17
3.1 Kesimpulan
Pengawasan dapat didefinisikan sebagai proses untuk “menjamin” bahwa tujuan-tujuan
organisasi dan manajemen tercapai. Ini berkenaan dengan cara-cara membuat kegiatan sesuai
yang direncanakan . Pengertian ini menunjukkan adanya hubungan yang sangat erat antara
perencanaan dan pengawasan . Seperti terlihat dalam kenyataan , langkah awal proses
pengawasan adalah sebenarnya langkah perencanaan , penetapan tujuan , standar atau sasaran
pelaksanaan suatu kegiatan. Ada tiga tipe dasar pengawasan ,yaitu (1) pengawasn pendahuluan ,
(2) pengawasan concurent , dan (3) pengawasan umpan balik.
Tahap – tahap dalam proses pengawasan terdiri dari standart, evaluate dan corrective
action . Untuk menjadi efektif , sistem pengawasan harus memenuhi kriteria tertentu .Kriteriakriteria utama adalah bahwa sistem seharunya 1) mengawasi kegiatan-kegiatan yang benar , 2)
tepat waktu, 3) dengan biaya yang efektif , 4) tepat akuarat , dan 5) dapat diterima oleh yang
bersangkutan . Semakin dipenuhinya kriteria-kriteria tersebut semakin efektif sistem
pengawasan. Teknik pengawasan terdiri dadi empat teknik yang saling berurutan. Dan metode
pengawasan terdiri dari dua metode yakni metode kuantitatof dan metode bukan kuantitatif .
Manfaat terpenting dari pengawasan adalah :a).tersedianya bahan informasi bagi
manajemen tentang situasi nyata dalam mana organisasi berbeda,b).dikenalinya faktor-faktor
pendukung terjadinya operasionalisasi rencana dengan efisien dan efektif, c).pemahaman
tentang berbagai faktor yang menimbulkan kesulitan dalam penyelengaraan berbagai kegiatan
operasional .
3.2 Saran
Kami menyadari bahwa Makalah ini masih jauh dari kesempurnaan,
oleh karena itu kritik dan saran dari semua pihak yang bersifat membangun
selalu kami harapkan demi kesempurnaan makalah ini. Akhir kata, kami
sampaikan terima kasih kepada semua pihak yang telah berpartisipasi.
DAFTAR PUSTAKA
Page | 18
Handoko ,T.Hani,.2008. Manajemen Edisi 2.Yogyakarya:BPFE.
Manulang , M. Dasar-Dasar Manajemen .2012.Yogjakarta:GADJAH MADA UNIVERSITY
PRES.,
Siagian,Sondang P. 1995 .Manajenen Stratejik. Jakarta: Bumi Aksara .
Terry ,George R. . Leslie W. Rue. 1992.Dasar-Dasar Manajemen.Jakarta :Bumi Aksara.
Page | 19
“PENGAWASAN ”
Disusun Untuk Memenuhi Salah Satu Tugas Mata Kuliah
“DASAR-DASAR MANAJEMEN ”
Dosen Pembimbing: Siti Masrohatin ,SE,MM
Disusun Oleh:
Kelompok 11
1. IDA SAIDA
(083143001)
2. RISA NOVITA
(083143025)
3. FITRIA
(083143013)
4. AYYIS NILA MAZIDAH
(083143017)
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS ISLAM
PROGRAM STUDI PERBANKAN SYARI’AH (PS)
INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI JEMBER
(IAIN JEMBER)
2015-2016
Page | 1
Kata Pengantar
Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat serta
karunia-Nya sehingga kami dapat menyelesaikan makalah ini tepat pada waktunya. Makalah ini
berisikan pembahasan mengenai pengawasan salah satu materi dari dasar-dasar manajemen.
Penyusun yakin atas pertunjuk-NYA pula sehingga berbagai pihak berkenan
memberikan bantuan dan kemudahan bagi penyusun. Untuk itu penyusun mengucapkan terima
kasih kepada semua pihak terutama
kepada ibu Siti Masrohatin.SE, MM.Yang telah
mendampingi kami dalam mengkaji materi dasar-dasar manajemen , dengan judul bab
pengawasan.
Penyusun menyadari dalam penulisan makalah ini masih banyak kekurangan
dan
keterbatasan untuk itu penyusun mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun demi
penyempurnaan makalah ini .
Semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi penyusun dan para pembaca pada umumnya.
Dan diharapkan makalah ini dapat memberikan informasi kepada kita semua tentang
pembahasan bab yang akan kita pelajari ini.
Jember ,19 September 2015
Penyusun
Page | 2
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL....................................................................................................1
KATA PENGANTAR..................................................................................................2
DAFTAR ISI................................................................................................................3
BAB I PENDAHULUAN............................................................................................4
1.1...........................................................................................Latar
Belakang.............................................................................4
1.2...........................................................................................Rumusan
Masalah...............................................................................4
1.3 Tujuan ....................................................................................... 4
BAB II PEMBAHASAN (PENGAWASAN)..............................................................5
2.1 Pengertian Dan Tujuan Pengawasan..........................................................5
2.2 Dasar –Dasar Proses Pengawasan..............................................................6
2.3 Teknik – Teknik Dan Metode Pengawasan ...............................................12
BAB III PENUTUP......................................................................................................18
3.1 Kesimpulan ................................................................................................18
3.2 Saran...........................................................................................................18
DAFTAR PUSTAKA ..................................................................................................19
Page | 3
BAB I
PENDAHULUAN
I.1 Latar Belakang
Ada banyak alasan untuk menentukan penyebab kegagalan suatu organisasi atau
keberhasilan organisasi lainya .Tetapi masalah selalu berulang dalam semua organisasi ,yang
gagal adalah tidak atau kurang adanya pengawasan yang memadai .Agar suatu organisasi tidak
banyak mengalami kegagalan maka suatu organisasi harus mempelajari dulu dasar-dasar
pengawasan dan pada bab ini akan diuraikan berbagai teknik dan metode pengawasan yang dapat
digunakan agar fungsi pengawasan dapat berjalan dengan efektif dan efisien .
Pengawasan sebenarnya mengandung arti menjaga stebilitas atau equilibrium. Untuk
mencapai keseimbangan, bagaimana pun juga seorang manajer harus mengubah apa yang
dikerjakan atau merubah standar yang digunakan sekarang untuk mengukur pelaksanaan .Dan
teknik-teknik serta metode-metode pengawasan hendaknya digunakan secara simultan ,tidak
berdiri sendiri . Pengawasan ialah untuk mempermudah pelaksanaan dalam merealisasi tujuan
agar sesuai dengan urutan pelaksanaan.
1.2 Rumusan Masalah
1.Apa Pengertian Dan Tujuan Pengawasan ?
2. Apa saja Dasar –Dasar Proses Pengawasan ?
3. Bagaimana Teknik-teknik Dan Metode Pengawasan?
1.3Tujuan
1. Untuk memahami pengertian dan tujuan pengawasan.
2. Memahami dasar-dasar proses pengawasan.
3. Memahami teknik- teknik dan metode pengawasan.
Page | 4
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Pengertian dan Tujuan Pengawasan
Tak dapat dipungkiri bahwa masing-masing fungsi pimpinan berhubungan erat satu sama
lainya .Hal ini akan lebih jelas , bila kita ingat bagwa sesungguhnya fungsi pimpinan ada 5
yaitu ,merencanakan, pengorganisasian, penyusunan, memberi perintah,dan pengawasan adalah
prosedur atau urutan dalam pelaksanaan dalam meralisasi tujuan badan usaha .
Pengawasan dapat didefinisikan sebagai proses untuk “menjamin” bahwa tujuan-tujuan
organisasi dan manajemen tercapai. Ini berkenaan dengan cara-cara membuat kegiatan sesuai
yang direncanakan . Pengertian ini menunjukkan adanya hubungan yang sangat erat antara
perencanaan dan pengawasan . Seperti terlihat dalam kenyataan , langkah awal proses
pengawasan adalah sebenarnya langkah perencanaan , penetapan tujuan , standar atau sasaran
pelaksanaan suatu kegiatan . Karena kadang-kadang sulit untuk membedakan antara rencana ,
standar atau apa itu pengawasan , maka perlu dipahami terlebih dahulu pengertian-pengertian
tujuan , sarana, prosedur , dan sebagainya . Fungsi pengawsan manajemen juga berhubungan erat
dengan fungsi-fungsi manejerial lainnya. Pengawasan membantu penilaian apakah perencanaan ,
pengorganisasian, penyusunan personalia, dan pengarahan telah dilaksankan secara efektif . Dan
fungsi pengawsan itu sendiri harus diawasi .Sebagai contoh, apakah laporan-laporan pengawasan
akurat ? Apakah kegiatan di ukur dengan interval frekuensi waktu yang mencukupi ? Semuanya
ini merupakan aspek pengawasan pada fungsi pengawsan .1
Perencanaa
n
Pengorganis
asian
Penyusunan
personalia
Pengarahan
Pengawasan
Pengawasan
1
M.Manulang, Dasar-Dasar Manajemen (Yogjakarta:GADJAH MADA UNIVERSITY PRESS,2012),172-173.
Page | 5
Definisi pengawasan yang dikemukakan oleh Robert J. Mockler berikut ini telah
memperjelas unsur-unsur esensial proses pengawasan :
Pengawasan manajemen adalah suatu usaha sistematik umtuk menetapkan standar
pelaksanaan
balik
dengan
,membandingkan
tujuan-tujuan
kegiatan
perencanaan
nyata
dengan
,
merancang
standar
yang
sistem
telah
umpan
ditetapkan
sebelumnya ,menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan , serta mengambil
tindakan koreksi yang diperlikan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan
dipergunakan dengan cara paling efektif dan efisisien dalam pencapain tujuan-tujuan perusahaan.
Tujuan utama dari pengawasan ialah mengusahakan agar apa yang direncanakan menjadi
kenyataan . Untuk dapat benar-benar merealisasi tujuan utama tarsebut, maka pengawasan pada
taraf pertama bertujuan agar pelaksanaan pekerjaan sasuai dengan instruksi yang telah
dikeluarkan ,dan untuk mengetahui kelemahan-kelemahan serta kesulitan-kesulitan yang
dihadapi dalam pelaksanaan rencana berdasarkan penemuan-penemuan tersebut dapat diambil
tindakan untuk memperbaikinya ,baik pada waktu itu ataupun waktu- waktu yang akan datang.2
2.2 Dasar-Dasar Proses Pengawasan
A.Tipe-Tipe Pengawasan
Ada tiga tipe dasar pengawasan ,yaitu (1) pengawasn pendahuluan , (2) pengawasan
concurent , dan (3) pengawasan umpan balik.
(1) Pengawasan Pendahuluan.
Pengawasan pendahuluan (feedforward control). Pengawasan pendahuluan , atau sering
disebut steering controls , dirancang untuk mengantisipasi masalah-masalah penyimpanganpenyimpangan dari standar atau tujuan dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu tahap
kegiatan tertentu diselesaikan . Jadi , pendekatan pengawasan ini lebih aktif dan
agresif ,mendeteksi masalah-masalah dan mengambil tindakan yang diperlukan sebelum suatu
masalah terjadi. Pengawasan ini akan efektif hanya bila manajer mampu mendapatkan informasi
2
T.Hani Handoko,Manajemen Edisi 2(Yogyakarya:BPFE,2008) 342
Page | 6
akurat dan tepat pada waktunya tentang perubahan-perubahan dalam lingkungan atau tentang
perkembangan terhadap tujuan yang diinginkan .
(2) Pengawasan Concurent
Pengawsan yang dilakukan bersamaan dengan pelaksanaan kegiatan (concurent control).
Tipe pengawsaan ini merupakan proses di mana aspek tertentu dari suatu prosedur harus
disetujui dulu , atau syarat tertentu harus dipenuhi dulu sebelu kegiatan –kegiatan bisa
dilanjutkan , atau menjadi semacam peralatan “double- check” yang lebih menjamin ketepatan
pelaksanaan suatu kegiatan.
(3) Pengawasan Umpan Balik.
Pengawasan umpan balik (feedback control) . Pengawasan umpan balik , juga dikenal
sebagai past-action control , mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan yang telah diselesaikan.
Sebab-sebab penyimpangan dari rencana atau standar ditentukan , dan penemuan-penemuan
diterapkan untuk kegiatan-kegiatan serupa di masa yang akan datang .Pengawasan ini bersifat
historis , pengukuran dilakukan setelah kegiatan-kegitan terjadi.
Ketiga bentuk pengawasan tersebut sangat berguna bagi manajemen. Pengawasan
pendahuluan dan “berhenti-terus” , cukup memadai untuk memungkinkan manajemen membuat
tindakan koreksi dan tetap dapat mencapai tujuan . Tetapi da beberapa faktor yang perli
dipertimbangkan disamping kegunaan dua bentuk pengawasan itu . Petama .biaya keduanya
mahal.Kedua , banyak kegitan tidak memungkinkan dirinya dimonitor secara terus menerus
Ketiga, pengawasan yang berlebihan akan menjadikan produktivitas berkurang. Oleh karena itu,
manajemen harus menggunakan sistem pengawasan yang paling sesuai bagi situasi tertentu.3
B.Tahap-Tahap Dalam Proses Pengawasan
Tahap 1 : Menetapankan Alat Pengukur Standar.
Tahap pertama dalam pengawasan adalah penetapan standar pelaksanaan. Standar
mengandung arti sebagai suatu satuan pengukuran yang dapat digunakan sebagi “patokan” untuk
penilaian hasil-hasil. Tujuan , sasaran, kuota dan target pelaksanaan dapat digunakan sebagai
sebagai standar .Bentuk standar yang lebih khusus antara lain target penjualan, anggaran,bagian
pasar (market-share) , marjin keuntungan , keselamatan kerja, dan sasaran produksi.
3
T.Hani Handoko,Manajemen Edisi 2(Yogyakarya:BPFE,2008) 348
Page | 7
Tiga bentuk stanrd yang umum adalah :
1. Standar-standar fisik,adalah standar yang dipergunakan untuk menilai atau mengukur
hasil pekerjaan bawahan dan bersifat nyata tidak dalam bentuk uang. meliputi kuantitas
barang atau jasa,kuantitas hasil produksi,kualitas hasil produksi jumlah langganan,dan
waktu produksi.
2. Standar-standar bentuk uang adalah semua standar yang dipergunakan untuk menilai atau
mengukur hasil pekerjaan bawahan dalam bentuk jumlah uang , yang ditunjukkan dalam
rupiah dan mencakup biaya tenaga kerja , biaya penjualan, laba kotor, pendapatan
penjualan, standar investasi artinya ditentukan keefektifan tertentu dalam penggunaan
modal,misalnya ditentukan keuntungan bersih 10% dan sebagainya.
3. Standar-standar waktu, meliputi kecepatan produksi atau batas waktu suatu pekerjaan
harus diselesaikan.
4. Standar intangible adalah standar yang biasa digunakan untuk mengukur atau menilai
kegiatan bawahan yang diukur baik dengan bentuk fisik maupun dalam bentuk
uang .Misalnya, untuk mengukur kegiatan bagian atau kepala bagian hubungan
kemasyarakatan atau mengukur sikap pegawai terhadap perusahaan .
Tahap 2 : Menilai (Mengevaluasi)
Fase kedua dalam pengawasan adalah menilai atau evaluasi. ,dimaksudkan dengan
membandingkan hasil pekerjaan karyawan (actual result)dengan alat pengukur standar yang
sudah ditentukan .Dengan demikian jelas dapat melaksanakan tugas ini dua hal harus tersedia
, yaitu (1) standar atau alat ukur dan (2) actual result atau hasil pekerjaan karyawan.
Standar apa yang digunakan sebagai alat pengukur ? itu sudah ditentukan atau sudah
ditetapkan pada fase pertama . Yang menjadi masalah adalah memperoleh hasil pekerjaan
karyawan (actual result). Dapat diketahui berbagai cara , yakni (1) dari laporan tertulis yang
disusun bawahan baik laporan rutin maupun laporan istimewa dan (2) langsung mengunjungi
bawahan untuk menanyakan hasil pekerjaanya ,atau bawahan dipanggil untuk memberi
laporan lisan.
Memperoleh hasil pekerjaan bawahan melalui cara pertama , mengandung suatu segi
kelemahan . Dengan laporan tertulis dari bawahan ,pimpinan sulit menentukan apa yang
berupa kenyataan dan apa yang berupa pendapat dari laporan itu . Dengan kata lain , laporan
tertulis dapat disusun bawahan dengan sedemikian rupa sehingga bersifat berlebih-lebihan ,
Page | 8
artinya
hasil
yang
dicapai
bawahan
dilaporkan
melebihi
dari
hasil
yang
sesungguhnya .Selanjutnya,mungkin sekali laporan disusun tidak semestinya ,artinya tidak
seluruhnya unsur-unsur laporan dimuat . Melalui cara kedua pun terdapat suatu segi
kelemahan . Tidak selalu pimpinan mempunyai cukup waktu untuk mengunjungi bawahan
atau berwawancara dengan bawahan,mengingat aktivitas-aktivitasnya yang lain ,mengingat
jarak dan sebagainya .Kelemahan cara pertama dapat diatasi dengan memberikan bimbingan
atau pedoman-pedoman dalam penyusunan laporan. Kelemahan dalam cara keduadapat
diatasi dengan membantu pimpinan yang melakukan kegiatan itu . Jadi, dibentuk suatu badan
kontrol (pengawasan) yang bertugas mendapatkan laporan hasil pekerjaan bawahan dengan
jalan mendatangi bawahan atau meminta bawahan memberikan laporan lisan. Pembentukan
badan kontrol seperti tersebut diatas adalah suatu carauntuk mengeektifkan pimpinan dalam
melaksakan fungsi pengawasan ini .
Bila kedua hal tersebut diatas sudah tersedia, jadi baik standarmaupun actual result sudah
ada, pimpinan dapat mengandakan penilaian. Jadi, pimpinan membandingkan hasil pekerjaan
bawahan yang senyatanya dengan standar sehingga dengan perbandingan itu dapat dipastikan
terjadi tidaknya penyimpangan. Jadi,standar menilai kenyataan.Inilah fase kedua ,yakni
mengadakan penilain atau membandingkan standar dengan hasil sesungguhnya yang dicapai
bawahan.
Tahap 3 :Mengadakan Tindakan perbaikan (corrective action)
Fase terakhir ini hanya dilaksanakan , bila fase sebelumnya dipastikan telah terjadi
penyimpangan . Dengan tindakan perbaikan diartikan ,tindakan yang diambil untuk
menyesuaikan hasil pekerjaan nyata yang menyimpang agar sesuai dengan standar atau
rencana yang telah ditentukan sebelumnya .
Mengambil contoh diatas tadi ,tindakann
perbaikan adalah tindakan yang diambil agar hasil penjualan Rp400.000,- dapat disesuaikan
menjadi jumlah penjualan sebesar setengah juta .
Yntuk dapat melaksanakan tindakan perbaikan , maka pertama-tama haruslah dianalisis
apa yang menyebabkan terjadinya perbedaan itu . Harus diketahui lebih dahulu yang
menyebabkan terjadinya perbedaan. Sama halnya dengan seorang dokter yang menghadapi
pasienya : untuk menyembuhkan penyakit pasien tersebut dokter harus menyelidiki apa yang
menimbulkan atau menyababkan terjadinya penyakit itu. Bila diketahui apa yang
Page | 9
menyebabkan penyakit itu , diberikan obat yang sesuai untuk menyembuhkanya.
Demikianlah, bila pimpinan sudah mengetahui apa yang menyebabkan
tarjadinya
penyimpangan ,haruslah diambil tindakan perbaikan.
Mengapa terjadi penyimpangan pada jumlah penjualan di atas.
Penyimpangan itu mungkin terjadi karena satu atau atau beberapa sebab sebagai berikut:
a. Kekurangan faktor produksi sehingga pengiriman barang- barang yang dipesan
pelanggan telat .
b. Tidak cakapnya pimpinan penjualan untuk mengorganisasi human resources dan
recources lainya dalam lingkunganya.
c. Sikap-sikap pegawai di bagian penjualan menjadi apatis dan sebagainya.
Bila pemimpin sudah dapat menetapkan dengan pasti sebab –sebab terjadinya
penyimpangan barulah diambil tindakan perbaikan . Bila penyimpangan terjadi
karena sebab pertama, maka pimpinan dapat mengadakan tindakan perbaikan dengan
jalan , misalnya menambah tenaga kerja di bagian pengiriman.Jika penyimpangan
terjadi karena sebab kedua, pimpinan dapat mengadakan tindakan perbaikan dengan
jalan memperbaiki cara selaksi pimpinan. Atau dengan jalan mendidik kembali
kepala bagian penjualan tersebut . kalaupenyimpangan terjadi disebabkan oleh karena
sikap pegawai yang apatis, maka tindakan perbikan akan diambil. Misalnya
memberikan daya perangsang yang lebih baik kepada para pegawai,ataumengubah
kebijakan personalia yang dianut oleh perusahaan dan sebagainya.4
C. Pentingnya Pengawasan
Berbagai faktor yang membuat pengawasan semakin dipelukan oleh setiap organisasi .Faktorfaktor itu adalah :
1.
Perubahan lingkungan organisasi. Berbagai perubahan lingkungan organisasi terjadi terus
menerus dan tak dapat dihindari, seprti munculnya inovasi produk dan pesaing baru ,
ditemuknnya bahan baku baru, adanya peraturan pemerintah baru , dan sebagainya ,
Melalui fungsi pengawasan manajer mendeteksi perubahan-perubahan yang berpengaruh
pada barang dan jasa organisasi , sehingga mampu mengahadapi tantangan atau
memanfaatkan kesempatan yang diciptakan perubahan-perubahan yang terjadi..
4
M.Manulang, Dasar-Dasar Manajemen (Yogjakarta:GADJAH MADA UNIVERSITY PRESS,2012),184-191
Page | 10
2.
Peningkatan kompleksitas organisasi . Semakin besar organisasi semakin memerlukan
pengawasan yang lebih formal dan hati-hati. Berbagai jenis produk harus diawasi untuk
menjamin bahwa kualitas dan profitabilitas tetap terjaga , penjualan eceran pada para
penyalur perlu dianalisa dan dicatat secara tepat : bermacam-macam pasar organisasi ,
luar dan dalam negeri , perlu selalu dimonitor . Di samping itu organisasi sekarang lebih
bercorak desentralisasi , dengan banyak agen-agen atau penjualan dan kantor-kantor
pemasaran , pabrik-pabrik yang terpisah seara feografis , atau fasilitas-fasilitas penelitian
yang tersebar luas . Semuanya memerlukan pelaksanaan fungsi pengawasan denggan
lebih efisien dan efektif
3.
Kesalahan-kesalahan , Bila para bawahan tidak pernah membuat kesalahan , manajer
dapat secara sederhana melakukan fungsi pengawasan . Tetapi kebanyakan anggota
organisasi sering membuat kesalahan-kesalahan –memesan barang atau komponen yang
salah , membuat penentuan harga yang terlalu rendah , masalah-masalah diagnosa secara
tidak tepat . Sistem pengawasan memungkinkan manajer mendeteksi kesalahankesalahan tersebut sebelum menjadi kritis.
4.
Kebutuhan manajer untuk mendelegasikan wewenang . Bila manajer mendelegasikan
wewenang kepada bawahannya tanggung jawab atasan itu sendiri tidak berkurang .Satusatunya manajer dapat menentukan apakah bawahan telah melakukan tugas-tugas yang
telah
dilimpahkan
kepadanya
adalah
dengan
mengimplementasikan
sistem
pengawasan .Tanpa siste tersebut , manajer tidak dapat memeriksa pelakanaan tugas
bawahan.
D. Karakteristik-Karakteristik Pengawasan Yang Efektif
Untuk menjadi efektif , sistem pengawasan harus memenuhi kriteria tertentu .Kriteriakriteria utama adalah bahwa sistem seharunya 1) mengawasi kegiatan-kegiatan yang benar , 2)
tepat waktu, 3) dengan biaya yang efektif , 4) tepat akuarat , dan 5) dapat diterima oleh yang
bersangkutan . Semakin dipenuhinya kriteria-kriteria tersebut semakin efektif sistem
pengawasan. Karateristik-karateristik pengawasan yang efektif dapat lebih diperinci sebagai
berikut :
1.
Akurat . Informasi tentang pelaksana kegiatan harus akurat. Data yang tidak akurat dari
sistem pengawasan dapat menyebabkan organisasi mengambil tidakan koreksi yang
keliru atau bahkan menciptakan masalah yang sebenarnya.
Page | 11
2.
Tepat waktu. Informasi harus dikumpulkan , disampaikan dan dievaluasi secepatnya bila
kegiatan perbaikan harus dilakukan segera.
3.
Obyektif dan menyeluruh . Informasi harus mudah dipahami dan besifat obyektif secara
lengkap.
4.
Terpusat pada titik –titik pengawasan strategik . Sistem pengawasan harus memusatkan
perhatian pada bidang-bidang dimana penyimpangan-penyimpangan dari standar paling
sering terjadi atau akan mengakibatkan kerusakan paling fatal.
5.
Realistik secara ekonomis . Biaya pelaksanaan sistem pengawasan harus lebih rendah ,
atau paling tidak sama , dengan kegunaan yang diperoleh dari sitem tersebut
6.
Realistik secara organisasional . Sistem pengawasan harus cocok atau harmonis dengan
kenyataan-kenyataan organisasi .
7.
Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi. Informasi oengawasan harus terkoordinasi
dengan aliran kerja organisasi karena (1)setiap tahap dari proses pekerjaan dapat
mempengaruhi suskes atau kegagalan keseluruhan operasi , dan (2) informasi
pengawasan harus sampai pada seluruh personalia yang memerlukannya.
8.
Fleksibel .Pengawasan harus mempunyai fleksibilitas untuk memberikan tanggapan atau
reaksi terhadap ancaman ataupun kesempatan dari lingkungan .
9.
Besifat sebagai petunjuk dan operasional . Sistem pengawasan efektif harus
menunjukkan, baik deteksi atau deviasi dari standar , tindakan koreksi
apa yang
seharusnya diambil.
10. Diterima para anggota organisasi .Sistem pengawasan harus mampu mengarahkan
pelaksanaan kerja para anggota organisasi dengan
mendorong perasaan otonom ,
tanggung jawab dan berprestasi 5
2.3 Teknik Dan Metode Pengawasan
Teknik –Teknik Pengawasan .
Berbagai teknik yang digunakan antara lain adalah :
5
T.Hani Handoko,Manajemen Edisi 2(Yogyakarya:BPFE,2008) 356
Page | 12
Pertama : pengamatan langsung atau observasi oleh manajemen untuk mengetahui
bagaimana caranya para petugas operasional menyelenggarakan kegiatan dan menyelesaikan
tugasnya . Teknik ini dapat berakibat sangat positif dalam iplementasi strategi dengan efisien dan
efektif .Dikatakan demikian karena dengan pengamatan langsung berbagai manfaat dapat dipetik
seperti perolehan informasi
bukan hanya tentang jalanya pelaksanaan berbagai kegiatan
operasional , akan tetapi juga dengan demikian manajeman dapat segera meluruskan tindakan
parapelaksana apabila diperlukan dan manajemen lansung dapat memberikan pengarahan tentang
cara kerja yang benar.
Kedua : Melalau laporan baik laporan lisan maupun tertulis dari para tim yang sehari-hari
mengawasi secara langsung kegiatan para bawahanya . Dalam semua organisasi ,penyampaian
laporan dari seorang bawahan kepada atasanya merupakan hal yang bukan hanya bisa terjadi
akan suatu keharusan .Dalam rangka pelaksanaan suatu strategi laporan yang disampaikan oleh
seorang bawahan kepada atasanya harus memenuhi berbagai persyaratan ,seperti : penyampaian
secara berkala ,dalam format yang ditentukan,mengandung informasi yang bersifat kritikal.
Ketiga : melalui penggunaan kuesioner yang respondenya adalah para pelaksana kegiatan
operasional . penggunaan kuesioner sangat bermanfaat apabila maksudnya adalah untuk
menggali informasi yang tentang situasi nyata yang dihadapi dilapangan dari sejumlah besar
tenaga pelaksana kegiatan operasional.
Keempat : Wawancara . apabila diperlukan wawancara dengan para penyelenggara
berbagai kegiatan operasional pun dapat dilakukan dalam rangka pengawasan .Telah umum
diketahui bahwa terdapat tiga bentuk wawancara ,yaitu yang tidak terstruktur , yang terstruktur
dan kombinasi keduanya .tegasnya dalam wawancara harus menjamin kebebasan pihak yang
diwawancarai untuk menyampaikan informasi ,terutama informasi yang bersangkutan dengan
masalah.6
Metode Pengawasan
Ada banyak alasan untuk menentukan penyebab kegagalan suatu organisasi
atau
keberhasialn organisasi lainnya . Tetapi masalah yang selalu berulang dalam semua organisasi
yang gagal adalah tidak atau kurang adanya pengawasan yang memadai . Prinsip-prinsip
pengawasan telah dibicarakan dalam bab sebelummnya . Pada bab ini akan di uraikan berbagai
6
Prof. Dr. Sondang P .Siagian,MPA, Manajenen Stratejik(Jakarta: Bumi Aksara ,1995),259-260
Page | 13
teknik dan metode pengawasan yng dapat digunakan agar fungsi pengawasan dapat berjalan
dengan efektif dn efesien.
Pengawasan sebenarnya mengandung arti penjagaan stabilitas dan equibilirium .Untuk
mencapai keseimbangan , bagaimanapun juga, manajer harus selalu merubah apa yang
dkerjakannya atau merubah standar yang digunakan sekarang utuk mengukur pelaksanaan . Dan
teknik-teknik serta metode-metode pengawasan hendaknya digunakan secara simultan , tidak
berdiri sendiri-sendiri..
Metode pengawasan terdiri atas dua kelompok ,yaitu metode bukan kuntitatif
(non -quantitative) dan metode kuantitatif .
a.Metode Pengawasan Non-Kuantitatif.
Metode pengawasan non-kuantitatif adalah metode-metode pengawasan yang
digunakan manajer dalam pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen
Pada umumnya hal ini
mengawasi keseluruhan (overall) performance organisasi .Dan sebagian besar mengawasi sikap
para karyawan .
Metode yang sering digunakan meliputi:
1 .Pengamatan(control by observation).
2.Inspeksi teratur dan langsung (control by regular and spot inspection).
3.Pelaporan lisan dan tertulis (control by report).
4.Evaluasi pelaksanaan
5.Diskusi antara manajer dan bawahan dalam pengawasan dan pengarahan satuan kerja.
Sistem-sistem dan metode-metode manajemen yang digunakan untuk tujuan pengawasan
mencakup juga management by objectivitas (MBO), managemet by exception (MBE), dan
managemet information system (MIS), yang semuanya telah dijelaskan dalam bab-bab
sebelumnya
b.Metode Pengawasan Kuantitatif
Metode-metode kuantitatif untuk mengukur dan memeriksa kuantitas dan kualitas
keluaran(output). Metode-metode kuantitatif tersebut terdiri dari:
Page | 14
1.
Anggaran (budget) seperti a) anggaran operasi, anggaran penggunaan modal, anggran
penjualan, angggaran kas , dan lain-lainnya, dan b) anggran khusus, seperti planning –
programmiing-budgeting system (PPBS), zero – base budgeting (ZBB), dan human
resource accounting (HRA) .
2.
Audit, seperti a) internal audit,b)external audit dan c) management audit.
3.
Analisa break – even
4.
Analisa Rasio
5.
Bagan dan teknik yang berhubungan dengan waktu pelaksanaan kegiatan , seperti a)
bagan Gant, b) Program Evalution and Review Technique (PERT), dan c) Critical path
Method (CPM).7
Bidang-Bidang Kunci Pengawasan
1. Pengawasan Kuantitas
Maksud dari pengawasan kuantitas adalah untuk terus memperhatikan bagaimana
caranya berbagai hasil produksi dan jasa-jasa tertentu tidak sampai habis. Pengawasan
inventaris merupakan bagian utama dari pengawasan kuantitas. Pada umumnya inventaris
dapat digolongkan dalam salah satu kategori bahan mentah, dalam proses, atau barang jadi.
Inventaris bahan mentah bertindak sebagai bantalan antara pembelian dan produksi. Inventaris
dalam proses digunakan untuk pembantahan perbedaan-perbedaan dalam lajunya arus melalui
berbagai proses produksi.
2. Pengawasan Kualitas
Kualitas adalah istilah relatif berarti hal yang berbeda bagi orang yang berbeda pula.
Untuk mengapus pendapat umum salah, kualitas haruslah diartikan bahwa dalam pengawasa
kualitas tujuannya adalah mempertahankan kualitas yang memuaskan untuk tujuan yang
dimaksudkan, bukan kualitas yang setinggi mungkin. Khusustujuan yang dicari adalah apa
yang terbaik dalam istilah-istilah berikut: konsisten dengan harga yang diminta untuk hasil
produksi atau jasa itu dan diberikan hasil-hasil yang memuaskan dan dapat dipercaya.
proses pengawasan kualitas didasarkan atas teori-teori dan kemungkinan statistik, yang
7
T.Hani Handoko,Manajemen Edisi 2(Yogyakarya:BPFE,2008) 375-377
Page | 15
digunakan pada contoh-contoh yang di produksi dengan suatu proses. Selagi proses itu masih
dalam operasi maka diambil ukuran-ukuran dari hasil produksi atau jasa itu dan dibandingkan
dengan standar-standar yang sudah ditetapkan.
3. Pengawasan Waktu
Menggunakan waktu dengan efektif adalah suatu tantangan bagi setiap manajer. Psrs
msnsjer bersd dibawah penekanan untuk mengurangi waktu yang dipakai untuk membaca
material, menghindari rapat dan mencapai keputusan-keputusan. Waktu adalah suatu sumber
yang terbatas. Seorang manajer sering mengeluh, bahwa waktu yang terbuang dengan
panggilan-panggilan telepon dan rapat-rapat dapat dihindari, kalau ada tersedia sebelumnya
sekedar cara yang dapat dipercaya untuk menilainya. Ada beberapa hal yang dapat dilakukan
oleh para manajer untuk menggunakan waktu mereka lebih baik. Beberapa diantarnya adalah
menggunakan seorang pembantu atau seorang sekretaris untuk melindungi manajer itu dari
pemborosan waktu, mengadoptasi suatu kriteria hasil-hasil dari waktu manajer untuk usahausaha pembuatan keputusan, dan mengumpulkan data-data waktu untuk kegiatan-kegiatan
yang berlangsungdan evaluasi serta perbaikan penggunaan waktu.
banyak pemajak-pembajak waktu yang dapat menghabiskan waktu seorang manajer.
Diantaranya adalah : rapat-rapat dan konferensi-konferensi, telepon-telepon, tamu-tamu, dan
pekerjaan surat menyurat yang berlebihan.
4. Pengawasan Biaya
Biaya adalah suatu pertimbangan dalam semua kegiatan. Kebanyakan biaya dapat
dikategorikan dalam lima kategori yaitu : biaya langsung, biaya yang material langsung, biaya
overhead tata usaha pabrik, ongkos penjualan, dan ongkos administrasi.8
Manfaat Hasil Pengawasan
Terlepas dari teknik mana yang dianggap paling penting dan tepat untuk digunakan ,
manfaat terpenting dari pengawasan adalah :
a).tersedianya bahan informasi bagi manajemen tentang situasi nyata dalam mana organisasi
berbeda
8
George R. Terry Dan Leslie W. Rue, Dasar-Dasar Manajemen(Jakarta :Bumi Aksara,1992,), 242- 252.
Page | 16
b).dikenalinya faktor-faktor pendukung terjadinya operasionalisasi rencana dengan efisien dan
efektif
c).pemahaman tentang berbagai faktor yang menimbulkan kesulitan dalam penyelengaraan
berbagai kegiatan operasional .
d.) langkah-langkah apa yang segera dapat diambil untuk menghargai kinerja yang memuaskan
e).tindakan preventif apa yang yang segera dapat dilakukan agar deviasi dan standar tidak terus
berlanjut.9
BAB III
PENUTUP
9
Prof. Dr. Sondang P .Siagian,MPA, Manajenen Stratejik(Jakarta: Bumi Aksara ,1995),261.
Page | 17
3.1 Kesimpulan
Pengawasan dapat didefinisikan sebagai proses untuk “menjamin” bahwa tujuan-tujuan
organisasi dan manajemen tercapai. Ini berkenaan dengan cara-cara membuat kegiatan sesuai
yang direncanakan . Pengertian ini menunjukkan adanya hubungan yang sangat erat antara
perencanaan dan pengawasan . Seperti terlihat dalam kenyataan , langkah awal proses
pengawasan adalah sebenarnya langkah perencanaan , penetapan tujuan , standar atau sasaran
pelaksanaan suatu kegiatan. Ada tiga tipe dasar pengawasan ,yaitu (1) pengawasn pendahuluan ,
(2) pengawasan concurent , dan (3) pengawasan umpan balik.
Tahap – tahap dalam proses pengawasan terdiri dari standart, evaluate dan corrective
action . Untuk menjadi efektif , sistem pengawasan harus memenuhi kriteria tertentu .Kriteriakriteria utama adalah bahwa sistem seharunya 1) mengawasi kegiatan-kegiatan yang benar , 2)
tepat waktu, 3) dengan biaya yang efektif , 4) tepat akuarat , dan 5) dapat diterima oleh yang
bersangkutan . Semakin dipenuhinya kriteria-kriteria tersebut semakin efektif sistem
pengawasan. Teknik pengawasan terdiri dadi empat teknik yang saling berurutan. Dan metode
pengawasan terdiri dari dua metode yakni metode kuantitatof dan metode bukan kuantitatif .
Manfaat terpenting dari pengawasan adalah :a).tersedianya bahan informasi bagi
manajemen tentang situasi nyata dalam mana organisasi berbeda,b).dikenalinya faktor-faktor
pendukung terjadinya operasionalisasi rencana dengan efisien dan efektif, c).pemahaman
tentang berbagai faktor yang menimbulkan kesulitan dalam penyelengaraan berbagai kegiatan
operasional .
3.2 Saran
Kami menyadari bahwa Makalah ini masih jauh dari kesempurnaan,
oleh karena itu kritik dan saran dari semua pihak yang bersifat membangun
selalu kami harapkan demi kesempurnaan makalah ini. Akhir kata, kami
sampaikan terima kasih kepada semua pihak yang telah berpartisipasi.
DAFTAR PUSTAKA
Page | 18
Handoko ,T.Hani,.2008. Manajemen Edisi 2.Yogyakarya:BPFE.
Manulang , M. Dasar-Dasar Manajemen .2012.Yogjakarta:GADJAH MADA UNIVERSITY
PRES.,
Siagian,Sondang P. 1995 .Manajenen Stratejik. Jakarta: Bumi Aksara .
Terry ,George R. . Leslie W. Rue. 1992.Dasar-Dasar Manajemen.Jakarta :Bumi Aksara.
Page | 19