7 1 BAB I V ( 1)

`BAB IV
ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

4.1

Analisis Sistem Yang Sedang Berajalan
Pada bab ini akan dijelaskan mengenai prosedur dari sistem informasi

kepegawaian yang sedang berjalan di BBPPKS Bandung. Analisa yang penulis
lakukan ini terdiri dari analisis kebutuhan sistem dan evaluasi dari sistem yang
sedang berjalan. Analisa sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang
utuh kedalam bagian komponen-komponennya dengan maksud mengidentifikasi dan
mengevaluasi kekurangan-kekurangan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang
diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.
Analisis yang sedang berjalan di BBPPKS Bandung dibuat oleh penulis dalam
bentuk use case diagram dan aktivity diagram. Analisis sistem dalam suatu instansi
atau lembaga sangat penting karena fungsi dari analisis itu sendiri yaitu untuk
mengetahui bagaimana sistem itu berjalan agar sistem yang dibuat dapat
menghasilkan output yang diinginkan dan dapat mencapai tujuan yang direncanakan.
4.2

Model Use Case Diagram Kepegawaian
Tahapan ini dimaksudkan untuk melihat kegiatan-kegiatan apa yang dilakukan

sistem yang sedang berjalan. Kegiatan yang dilakukan sistem yang sedang berjalan
digambarkan menggunakan use case diagram.

71

72

Absensi Pegawai


Cuti Pegawai

Permohonan Cuti
Pegawai

Bag. Kepegawaian

Mutasi Pegawai

Permohonan Mutasi



Pensiun Pegawai

Permohonan Pensiun

Laporan

Kepala Balai

Gambar 4.1 Use Case Diagram Kepegawain

4.3

Skenario Use Case
Use case skenario adalah sebuah dokumentasi terhadap kebutuhan fungsional

dari sebuah sistem. Berikut ini adalah skenario use case dari sistem kepegawaian
yang sedang berjalan pada BBPPKS Bandung.
4.3.1 Skenario Use Case Pensiun Pegawai
Nama Use Case : Pensiun Pegawai
Actors

: pegawai

Worker

: Bag.Kepegawaian

Type

: Primary

Tujuan

: Untuk mengolah data pengajuan pensiun pegawai

73

Tabel 4.1 Skenario Use Case Pensiun Pegawai
Actor
1. Pegawai mengajukan pensiun

Sistem
2. Bag kepegawaian Memeriksa
persyaratan mutasi
3. Persyaratan yang telah
dilengkapi untuk kemudian di
buatkan surat pengajuan
pensiun

4. Kepala Balai Mengajukan
surat pension ke badiklit pusat
5. persetujuan badiklit pusat

6.kepala balai menetapkan
keputusan pensiun
7,kepala balai membuat SK
pensiun
8.Pegawai menerima SK Pensiun

Aktivity Diagram Pengajuan Pensiun Pegawai
Menggambarkan alur kerja (workflow) dari proses pengajuan pension sampai ke
penerimaan SK Pensiun Pegawai. Activity diagram Pengelolaannya adalah Sebagai
berikut :
Pegaw ai

Bag Kepegaw aian

Kepala Balai

Badiklit Pusat

Mengajukan Pensiun
kepada Badiklit Pusat

Persetujuan
Badiklit Pusat

Mulai

Mengajukan
Permohonan Pensiun

Cek
Persyaratan

Mengajukan Kepada
Kepala Balai

Menetapkan
Keputusan Pensiun

Menerima SK
Pensiun

Membuat SK
Pensiun

Selesai

Gambar 4.2 Activity Diagram Pengajuan Pensiun Pegawai

74

4.3.2

Skenario Use Case Absensi Pegawai
Nama Use Case : Absensi
Actors

: Pegawai

Worker

: Staff Pelaksana Kepegawaian

Type

: Primary

Tujuan

: Melakukan evaluasi dan laporan kehadiran pegawai

Tabel 4.3 Skenario Use Case Absensi Pegawai
Actor
1. Pegawai mengisi daftar
absensi pegawai

Sistem
2. Staff pelaksana melakukan
pengolahan data absensi.
3. Mencetak laporan absensi
pegawai harian.

4. Menyerahkan laporan kepada
Kasubag untuk diperiksa dan
ditandatangani.

Aktivity Diagram Absensi Pegawai

Pegaw ai

Staff Pelaksana

Kasubag

Start

Mengisi
Absensi

Menginput Data
Absensi harian

Melaporkan Data
Absensi harian

Mengecek Data
Absensi harian

Selesai

Gambar 4.3 Activity Diagram Absensi Pegawai

75

4.3.4 Skenario Use Case Pengajuan Cuti Pegawai
Nama Use Case : Cuti Pegawai
Actors

: Pegawai dan Arsiparis

Worker

: Staff Pelaksana Kepegawaian

Type

: Primary

Tujuan

: Melakukan evaluasi dan laporan kehadiran pegawai

Tabel 4.4 Skenario Use Case Cuti Pegawai
Actor
1.Pegawai mengajukan
permohonan cuti

2.

3.

4.

Sistem
Staff pelaksana melakukan
pengecekan data cuti
pegawai.
Jika dalam data arsip cuti
pegawai,pegawai tersebut
pernah mengajukan cuti
sebelumnya atau jatah cuti
yang diajukan telah
melebihi batas kuota cuti
yang ditetapkan maka
pengajuan cuti tersebut di
tolak..
Jika diterima maka staff
pelaksana akan membuat
Surat Cuti.

5,Penandatanganan Surat cuti
oleh Kasubag Umum
6.Penandatanganan Surat Cuti
oleh Kepala Balai
7.
8.Pegawai melakukan Cuti

Penyerahan Surat Cuti
kepada Pegawai

76

Aktivity Diagram Cuti Pegawai
Pegaw ai

Bag. Kepegaw aian

Subag Umum

Kepala Balai

Stop
Mengajukan
Permohonan Cuti

Penolakan
Cuti

Pengecekan Data
Cuti

melewati batas cuti

ACC Permohonan
Cuti

ACC Permohonan
Cuti

Membuat Surat
Cuti

Menyerahkan
Surat Cuti

Cuti

Selesai

Gambar 4.4 Activity Diagram Cuti Pegawai

4.3.5

Skenario Use Case Pengajuan Mutasi Pegawai
Nama Use Case : Mutasi Pegawai
Actors

: Pegawai

Worker

: Staff Pelaksana Kepegawaian

Type

: Primary

Tujuan

: Melakukan pembuatan surat pengajuan permohonan mutasi

Tabel 4.5 Skenario Use Case Mutasi Pegawai
Actor
1. .Pegawai mengajukan
permohonan mutasi

Sistem

2. Staf Pelaksana Mutasi
memeriksa persyaratan cuti
3. Jika persyaratan dinyatakan
lengkap maka dilakukan
pembuatan surat pengajuan
mutasi.

77

Tabel 4.6 Skenario Use Case Mutasi Pegawai(Lanjutan)
Aktor
4. Kepala Balai Menanda
tangani Surat Pengajuan
Mutasi
5. Kepala Balai Memproses
pengajuan Mutasi
6. Badiklit Pusat Memeriksa
Pengajuan Mutasi dan
menentukan persetujuan
mutasi
7. Setelah disetujui Badiklit
Pusat maka Kepala Balai
Membuat Surat Keputusan
Mutasi
8. Kepala Balai menyerahkan
Surat Keputusan Mutasi
9. Pegawai menerima Surat
Keputusan Mutasi

Sistem

Aktivity Diagram Mutasi Pegawai
Pegaw ai

Bag. Kepegaw aian

Kepala Balai

Badiklit Pusat

Mulai

Pengajuan Mutasi
dan persyaratan

Cek/Validasi
Persyaratan

persyaratan tidak lengkap

persyaratan lengkap

Memproses pembuatan
surat Pengajuan Mutasi

ACC Surat
Pengajuan mutasi

Memproses Surat
Pengajuan Mutasi

Persetujuan
Badiklit Pusat

Tidak distujui

Membuat dan
mengesahkan SK Mutasi

Menerima SK
Mutasi

disetujui

Menyerahkan SK Mutasi

Selesai

Gambar 4.5 Activity Diagram Mutasi Pegawai

78

4.4

Evaluasi Sistem yang sedang Berjalan
Setelah penulis mengadakan penelitian di BBPPKS Bandung, dan mengamati

kegiatan yang berhubungan dengan prosedur serta proses pengolahan data pegawai
yang meliputi pembuatan dokumen-dokumen, serta pembuatan laporan-laporan,
penulis menemukan beberapa kelemahan dalam sistem yang sedang berjalan pada
saat ini.
Kelemahan-kelemahan dari sistem kepegawaian

di BBPPKS yang sedang

berjalan adalah :
1. Kesulitan pada saat pencarian data pegawai karena tidak disimpan secara
terstruktur.
2. Terjadinya kerusakan dan kehilangan data akibat dari media penyimpanan
yang ada hanya berupa dokumen yang diarsipkan.
3. Adanya duplikasi data pada saat pencatatan data pegawai.
4.5

Perancangan Sistem

4.5.1. Tujuan Perancangan Sistem
Perancangan sistem ditujukan untuk memberikan gambaran umum tentang
sistem yang dikembangkan atau sistem baru kepada pemakai (user).
Tahap perancangan sistem memiliki dua tujuan utama, yaitu:
1. Untuk memenuhi kebutuhan sistem
2. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap
kepada programmer.

79

Tujuan kedua lebih condong pada perancangan sistem yang terinci, yakni
pembuatan rancang bangun yang jelas dan lengkap untuk digunakan dalam
pembuatan program aplikasi.
4.5.2 Gambaran Umum Sistem yang Diusulkan
Gambaran umum dari sistem yang diusulkan adalah untuk memberikan
gambaran secara umum kepada pemakai (user) mengenai sistem informasi yang baru,
perancangan sistem secara umum juga sudah dapat mengenai komponen sistem
informasi yang akan di desain. Penentuan persyaratan sistem dilakukan agar arah
perancangan sistem dapat benar-benar terarah pada sasaran, oleh sebab itu sistem
yang dirancang harus memenuhi batasan sistem dimana perancangan sistem ini
merupakan kebutuhan fungsional dan persiapan untuk rancang bangun implementasi
menggambarkan bagaimana suatu sistem di bentuk. Pada tahap perancangan sistem
informasi di rancang dengan tujuan sebagai alat komunikasi antara pemakai (user)
dengan pembuat program guna mendapatkan sistem aplikasi yang sesuai dengan apa
yang diinginkan user.
4.5.3

Perancangan Prosedur yang Diusulkan

4.5.3.1 Sequence Diagram
Sequence diagram menggambarkan interaksi antar objek didalam dan disekitar
sistem (termasuk pengguna, display, dan sebagainya) berupa message yang
digambarkan terhadap waktu. Sequence diagram terdiri antar dimensi vertikal
(waktu) dan dimensi horizontal (objek-objek yang terkait). Sequence diagram
menggambarkan kolaborasi dinamis antara sejumlah object. Kegunaannya untuk
menunjukkan rangkaian pesan yang dikirim antara object juga interaksi antara object,

80

sesuatu yang terjadi pada titik tertentu dalam eksekusi sistem. Komponen utama
sequence diagram terdiri atas objek yang dituliskan dengan kotak segi empat
bernama pesan diwakili oleh garis dengan tanda panah dan waktu yang ditunjukkan
dengan proses vertikal.
1.

Sequence Diagram Pengajuan Pensiun Pegawai

Staf Pelaksana Pensiun :
Bag. Kepegawaian

Form Login :
FORM

Data User :
USER

Form utama :
FORM

Form Pensiun :
FORM

Data Pensiun :
PENSIUN

Data Persyaratan :
PENSIUN

1: UserID, Password, Bagian
2: UserID, Password, Bagian
3: Validasi User

4: Loop (Selama User id /
Password Salah)
5: Load Form
6: Display
7: Pilih Form Pensiun
8: Load Form Pensiun
9: Display
Form
10: Input Data Pemohon
11: Cek Persyaratan
12: Simpan Data
Persyaratan
13: Simpan Data
Pensiun
14: Cetak Surat pengajuan
Pensiun

Gambar 4.6 Sequence Diagram Pengajuan Pensiun Pegawai
Staf Pelaksana Pensiun memasukan login dengan menginputkan username ,
password dan bagian. system akan mengecek apakah username,password dan bagian
benar jika salah maka akan muncul pesan kesalahan dihalaman login, jika benar
Arsiparis kepegawaian akan langsung masuk kehalaman index kepegawaian dan
masuk pada form Pensiun Pegawai untuk menginput data Persyaratan Pensiun yang
masuk uhntuk disimpan kedalam database pension pegawai dan mencetak surat
pengajuan pensiun.

81

2.

Sequence Diagram Cuti Pegawai

Staf Pelakasana Cuti :
Bag. Kepegawaian

Form Login :
FORM

Data User :
USER

Form Utama :
FORM

Form Cuti :
FORM

Data Cuti :
CUTI

1: UserID, Password, Bagian
2: UserID, Password, Bagian
3: Validasi User

4: Loop (Selama User id /
Password Salah)
5: Load Form utama
6: Display
7: Pilih Form Cuti Pegawai
8: Load Form Cuti
9: Display
Form
10: Cek Cuti Pegawai

11: Cek Cuti Pegawai

12: Validasi
13: Invalid(Cuti Ditolak)

14: Input Data Cuti
15: Simpan Data Cuti
16: Cetak Surat Cuti

Gambar 4.7 Sequence Diagram Cuti Pegawai
Staf Pelaksana cuti memasukan user id ,password dan bagian terlebih dahulu
sebelum jika user ID, password dan bagian salah maka system akan secara otomatis
menampilkan pesan kesalahan dan kembali ke menu login. Setelah password benar,
maka langsung menampilkan form utama dan user masuk ke dalam form pengajuan
cuti pegawai. Usser terlebih dahulu mengecek ke dalam database untuk melihat
apakah pegawai tersebut yang akan mengajukan cuti. Jika pegawai tersebut
sebelumnya pernah mengajukan cuti melebihi batas kuota yang ditetapkan, maka user
akan menolak pengajuan cuti pegawai tersebut. Dan jika masih ada kuota cuti

82

pegawai yang bersangjutan belum digunakan, maka user langsung menginputkan data
pengajuan cuti pegawai dan mencetak surat cuti pegawai, kemudian disimpan dalam
database cuti pegawai.
3.

Sequence Diagram Absensi

Staf Pelaksana Absensi :
Bag. Kepegawaian

Form Login :
FORM

Data User :
USER

Form Utama :
FORM

Form Absensi :
FORM

Data Absensi :
ABSENSI

1: UserID, Password,
Bagian
2: UserID, Password, Bagian

3: Validasi User

4: Loop (Selama User id /
Password Salah)
5: Load Form
6: Display Form
7: Pilih Form Absensi
8: Load Form Absensi
9: Display Form
10: input data absensi
11: Simpan data absensi
12: cetak data absensi harian

Gambar 4.8 Sequence Diagram Absensi Pegawai
Staf Pelaksana memasukan user id ,password dan bagian terlebih dahulu
sebelum jika user ID, password dan bagian salah maka system akan secara otomatis
menampilkan pesan kesalahan dan kembali ke menu login. Setelah password benar,
maka langsung menampilkan form utama dan user masuk ke dalam form absensi
pegawai. User menginputkan data absensi setelah data tersebut sebelumnya telah diisi
oleh pegawai yang hadir, laporan absensi harian akan dicetak dan disimpan ke dalam
database absensi pegawai

83

4. Sequence Diagram Mutasi

Staf Pelaksana Mutasi :
Bag. Kepegawaian

Form Login :
FORM

Data User :
USER

Form utama :
FORM

Form Mutasi :
FORM

Data Mutasi :
MUTASI

Data Persyaratan :
MUTASI

1: UserID, Password, Bagian
2: User ID, Password ()
3: Validasi User

4: Loop (Selama User id /
Password Salah)
5: Load Form
6: Display
7: Pilih Form Mutasi
8: Load Form Mutasi
9: Display
Form
10: Input Data Pemohon
11: Cek Persyaratan
12: Simpan Data
Persyaratan
13: Simpan Data
Mutasi
14: Cetak Surat
pengajuan Mutasi

Gambar 4.9 Sequence Diagram Mutasi Pegawai
Staf Pelaksana mutasi memasukan user id , password dan bagian terlebih
dahulu sebelum jika user ID, password dan bagian salah maka system akan secara
otomatis menampilkan pesan kesalahan dan kembali ke menu login. Setelah
password benar, maka langsung menampilkan form utama dan user masuk ke dalam
form pengajuan mutasi pegawai.
System akan mengecek data pemohon mutasi serta mengecek persyaratan,
setelah persyaratan dinyatakan lengkap maka user

menyimpan data persyaratan

pegawai yang akan mengajukan mutasi kedalam data persyaratan.User akan
mencetak surat pengajuan mutasi dan akan menyimpan data surat mutasi pegawai
tersebut kedalam database surat mutasi.

84

4.5.3.2 Collaboration Diagram
Collaboration diagram melihat pada interaksi dan hubungan antar objek. Tipe
diagram ini menekankan pada hubungan antar objek dan digunakan sebagai alat
untuk menggambarkan interaksi yang mengungkapkan keputusan mengenai perilaku
suatu sistem.
Collaboration diagram dalam sistem informasi kepegawaian di BBPPKS
Lembang Bandung yang akan dikembangkan adalah sebagai berikut :
1. Collaboration Diagam Pensiun Pegawai

3: Validasi User

1: UserID, Password, Bagian

2: UserID, Password, Bagian
Form Login :
FORM

Staf Pelaksana Pensiun :
Bag. Kepegawaian

Data User :
USER
4: Loop (Selama User id /
Password Salah)

10: Input Data Pemohon
7: Pilih Form Pensiun
11: Cek Persyaratan
14: Cetak Surat pengajuan Pensiun

6: Display

9: Display Form

Form Pensiun :
FORM
12: Simpan Data
Persyaratan

5: Load Form

8: Load Form Pensiun

Form utama :
FORM

13: Simpan Data
Pensiun

Data Persyaratan :
PENSIUN
Data Pensiun :
PENSIUN

Gambar 4.10 Collaboration Diagram Pensiun Pegawai`

85

2.

Collaboration Diagam Cuti
3: Validasi User

1: UserID, Password, Bagian

2: UserID, Password, Bagian
Form Login :
FORM

Data User :
USER
4: Loop (Selama User id / Password
Salah)

Staf Pelakasana Cuti :
Bag. Kepegawaian

7: Pilih Form Cuti Pegawai
6: Display
5: Load Form utama

10: Cek Cuti Pegawai
14: Input Data Cuti
16: Cetak Surat Cuti
Form Utama :
FORM
9: Display Form

12: Validasi

11: Cek Cuti Pegawai
15: Simpan Data Cuti

8: Load Form Cuti
Form Cuti :
FORM

Data Cuti :
CUTI
13: Invalid(Cuti Ditolak)

Gambar 4.11 Collaboration Diagram Cuti Pegawai

3.

Collaboration Diagam Absensi
9: Display Form

Data Absensi :
ABSENSI

Form Absensi :
FORM
11: Simpan data absensi

8: Load Form
Absensi

12: cetak data absensi harian
10: input data absensi

Staf Pelaksana Absensi :
Bag. Kepegawaian

7: Pilih Form
Absensi
1: UserID,
Password,
Bagian

6: Display Form

3: Validasi User

4: Loop (Selama User id / Password Salah)
Form Login :
FORM

Data User :
USER

Form Utama :
FORM
5: Load Form

2: UserID, Password, Bagian

Gambar 4.12 Collaboration Diagram Absensi Pegawai

86

4. Collaboration Diagam Mutasi
3: Validasi User

2: User ID, Password ()

1: UserID, Password, Bagian

Data User :
USER

Form Login :
FORM
Staf Pelaksana Mutasi :
Bag. Kepegawaian

4: Loop (Selama User id /
Password Salah)
7: Pilih Form Mutasi
6: Display

10: Input Data Pemohon
11: Cek Persyaratan
14: Cetak Surat pengajuan Mutasi

5: Load Form

Form utama :
FORM

9: Display Form

8: Load Form Mutasi

13: Simpan Data Mutasi

Form Mutasi :
FORM

12: Simpan Data Persyaratan

Data Persyaratan :
MUTASI

Gambar 4.13 Collaboration Diagram Mutasi Pegawai

Data Mutasi :
MUTASI

87

4.5.3.3 Class Diagram Yang Diusulkan

Gambar 4.14 Class Diagram Kepegawaian
Class Diagram ini menggambarkan hubungan antar objek, dimana dapat dilihat
calsss user diwariskan menjadi dua yaitu kepala dinas dan bagian kepegawaian. Class
user berhubungan dengan class login, ini menggambarkan class user dapat melakukan
login. Class bagian kepegawaian diwariskan menjadi empat yaitu surat menyurat,cuti
pegawai,absensi pegawai dan mutasi pegawai, dimana setiap class tersebut
berhubungan dengan class-class pengajuan dan persyaratan menggambarkan fungsi
perangkat lunak, dimana setiap user dapat melakukan fungsi sesuai hak aksesnya.

4.5.3.4 Component Diagram Kepegawaian

Server

Client

Sistem
Operasi

ODBC

Sistem
Operasi

OCX dll
Component

Surat Menyurat
Aplikasi
Kepegawaian

SQL Server

SQL Query

Cuti Pegawai

Absensi Pegawai

Mutasi Pegawai

Gambar 4.15 Component Diagram Kepegawaian

88

4.5.3.5 Deployment Diagram Kepegawaian

NewProcessor

Server
Sistem Operasi
Server

SQL Server

ODBC

Sistem Operasi
Client

Component
OXC, dll

Aplikasi
Kepegawaian

Gambar 4.16 Deployment Diagram Kepegawaian