Sistem Informasi Akuntansi Pertemuan 7

  

Minggu Ke 9

Siklus Pendapatan:

Penjualan dan Penagihan Kas

Aktivitas Bisnis Siklus Pendapatan

  Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut.

Aktivitas Bisnis Siklus Pendapatan

• Apa sajakah dari empat aktivitas dasar bisnis yang dilakukan dalam siklus pendapatan ?

  1 Entri pesanan penjualan

  2 Pengiriman

  3 Penagihan dan Piutang Usaha

  4 Penagihan Kas

  Aktivitas Bisnis Siklus Pendapatan : Entri Pesanan Penjualan

  Proses entri pesanan penjualan mencakup tiga tahap:

  1. Mengambil pesanan dari pelanggan

  2. Memeriksa dan menyetujui kredit pelanggan

  3. Memeriksa ketersediaan persediaan

  

Aktivitas Bisnis

Siklus Pendapatan: Pengiriman

  Aktivitas dasar kedua dalam siklus pendapatan adalah memenuhi pesanan pelanggan dan mengirimkan barang dagangan yang diinginkan tersebut, proses ini terdiri dari dua tahap:

  1. Mengambil dan mengepak pesanan

  2. Mengirim pesanan tersebut

  Aktivitas Bisnis Siklus Pendapatan : Penagihan dan Piutang Usaha

  Aktivitas dasar ketiga dalam siklus pendapatan, melibatkan:

  1. Penagihan ke para pelanggan

  2. Memelihara data piutang usaha

  Aktivitas Bisnis Siklus Pendapatan : Penagihan Kas

  Langkah keempat (terakhir) dalam siklus pendapatan adalah penagihan kas, melibatkan:

  

1. Menangani kiriman uang pelanggan

  2. Menyimpannya ke bank

• – Siklus Pendapatan

  Keputusan-keputusan penting

• Tujuan utama siklus pendapatan adalah untuk menyediakan produk yang tepat di tempat dan waktu yang tepat dengan harga yang sesuai.
• – Bagaimana perusahaan dapat mencapai tujuan ini ?
• Guna mencapai tujuan ini, pihak manajemen harus membuat beberapa keputusan penting berikut ini :
• – Siklus Pendapatan

  Keputusan-keputusan penting

• • Sejauh apakah produk dapat dan harus disesuaikan

  dengan tiap kebutuhan dan keinginan pelanggan ?
• Seberapa banyak persediaan yang harus dimiliki,

  dan dimanakah persediaan tersebut ditempatkan ?

• Bagaimana seharusnya barang dagangan dikirim kepada para pelanggan ? Haruskah perusahaan melakukan fungsi pengiriman sendiri atau

  menggunakan pihak ketiga yang mengkhususkan

  diri dalam pengiriman?

Siklus Pendapatan – Keputusan-keputusan penting

• Haruskah kredit ditawarkan kepada pelanggan ?
• Berapa banyak kredit yang seharusnya diberikan ke tiap pelanggan ?
• Apa syarat-syarat kredit yang seharusnya diberikan?
• Bagaimana pembayaran pelanggan dapat diproses untuk memaksimalkan arus kas?

  

Entri Pesanan Penjualan (Aktivitas 1)

• This step includes all the activities involved in soliciting and processing customer orders.
• Key decisions and information needs:
• – decisions concerning credit policies, including the approval of credit

• – information about inventory availability and

  customer credit status from the inventory

Entri Pesanan Penjualan (Aktivitas 1)

• Fungsi entri pesanan penjualan mencakup tiga aktivitas utama, yaitu :

  1 Mengambil pesanan dari pelanggan

  2 Memeriksa dan menyetujui kredit pelanggan

  3 Memeriksa ketersediaan persediaan

  Kebutuhan Informasi dan Prosedur

• SIA harus menediakan informasi operasional yang dibutuhkan untuk melakukan fungsi-fungsi berikut ini:

• – Merespons pertanyaan pelanggan mengenai

  saldo akun dan status pesanan.
• – Memutuskan apakah kredit pelanggan tertentu dapat ditambah atau tidak.

  

Entri Pesanan Penjualan (Aktivitas 1)

• Bagaimanapun data pesanan pelanggan diterima pada

  awalnya, merupakan hal yang penting bahwa semua

  data yang dibutuhkan untuk memproses pesanan

  tersebut dikumpulkan dan dicatat secara akurat. Oleh

  sebab itu, pemeriksaan edit berikut ini harus dilakukan untuk memastikan akurasi yang menyeluruh:
• – Pemeriksaan validitas, Uji kelengkapan
• – Uji kewajaran
• – Persetujuan kredit
>Otorisasi umum, Batas kredit
• Otorisasi khusus:Pemeriksaan batas

Entri Pesanan Penjualan (Aktivitas 1)

• Langkah berikutnya adalah, menetapkan apakah tersedia cukup persediaan untuk memenuhi pesanan tersebut.
• Internally generated documents produced by sales order entry:
• – Pesanan penjualan
• – Slip pengepakan
• – Kartu pengambilan barang

Kebutuhan Informasi dan Prosedur • Menentukan ketersediaan persediaan

• Memutuskan jangka waktu kredit yang ditawarkan.
• Menentukan harga produk dan jasa.
• Menetapkan kebijakan mengenai retur penjualan dan garansi.
• Memilih metode untuk mengirim barang.

  Pengiriman (Aktivitas 2)

• Warehouse workers are responsible for filling customer orders by removing items from inventory.
• Keputusan-keputusan penting dan

  kebutuhan informasi: – Menentukan metode pengiriman.

• – in-house

  

Pengiriman (Aktivityas 2)

• Dokumen, catatan, dan prosedur:
• – Kartu pengambilan printed by the sales order entry triggers the shipping process and is used to identify which products to remove from inventory.
• – Jumlah phisik dibandingkan dengan kuantitas pada kartu pengambilan dan slip pengepakan.
• – Beberapa tempat pemeriksaan dibuat dan dokumen pengiriman dipersiapkan.

  

Penagihan dan Piutang Usaha (Aktivitas 3)

• Dua aktivitas yang dilakukan pada stage siklus pendapatan ini adalah:

  1 Invoicing customers

  2 Maintaining customer accounts

• Keputusan-keputusan penting dan

  kebutuhan Informasi:

• Accurate billing is crucial and requires information identifying the items and quantities shipped, prices, and special sales terms.

Penagihan dan Piutang Usaha (Aktivitas 3)

• The sales invoice notifies customers of the amount to be paid and where to send payment.
• A monthly statement summarizes transactions that occurred and informs customers of their current account balance.
• A credit memo authorizes the billing department to credit a customer’s account.

  

Penagihan dan Piutang Usaha (Aktivitas 3)

• Jenis sistem penagihan:
• – Dalam sistem setelah penagihan, faktur dipersiapkan setelah confirmasi bahwa barang- barang dikirim.
• – Dalam sistem pra penagihan, faktur dipersiapkan (tetapi tidak dikirim) sesegera pesanan disetujui.
• Persediaan, piutang dagang, dan file buku

  

Penagihan dan Piutang Usaha (Aktivitas 3)

• Metode-metode pengurusan piutang dagang:
• – Metode faktur terbuka
• – Metode pembayaran gabungan
• Untuk memperoleh aliran penerimaan kas yang lebih seragam, banyak perusahaan menggunakan proses yang disebut Penagihan berdaur.

  Kebutuhan Informasi dan Prosedur

• Apakah contoh informasi tambahan yang seharusnya SIA sediakan ?
• – Waktu respons terhadap pertanyaan pelanggan
• – Waktu yang dibutuhkan untuk memenuhi dan mengirim pesanan
• – Persentase penjualan yang membutuhkan pemesanan ulang
• – Kepuasan pelanggan
• – Analisis pangsa pasar dan tren penjualan
• – Analisis profitabilitas berdasarkan produk, pelanggan, dan area penjualan.

  Penagihan Kas (Aktivitas 4)

• Dua bagian yang terlibat dalam aktivitas ini adalah:

  1 Kasir

  2 Fungsi piutang dagang

  Penagihan Kas (Aktivitas 4)

• Keputusan-keputusan penting dan

  Kebutuhan Informasi: – Pentingnya pengurangn pencurian kas.

• – Fungsi penagihan piutang dagang seharusnya tidak mempunyai akses phisik ke kas atau cek.
• – Fungsi piutang dagang harus mampu mengidentifikasi sumber suatu pengiriman uang dan vaktur aplikasi harus dikredit.

  Penagihan Kas (Aktivitas 4)

• Dokumen, catatan, dan prosedur: – Cek diterima dan dikirim (disimpan).

• – Daftar pengiriman uang dipersiapkan dan

  dimasukkan secara on-line pelanggan, nomor faktur, dan jumlah setiap pembayaran.

• – The system performs a number of on-line edit checks to verify the accuracy of data entry.

  

Pengendalian: Tujuan,

Ancaman, dan Prosedur

• Di dalam siklus pendapatan, SIA yang didesain dengan baik harus menyediakan pengendalian yang memadai untuk memastikan bahwa tujuan-tujuan berikut ini dicapai:

• – Semua transaksi telah diotorisasikan dengan

  benar.
• – Semua transaksi yang dicatat valid (benar-benar

  Pengendalian: Tujuan, Ancaman, dan Prosedur

• – Semua transaksi yang valid, dan disahkan, telah

  dicatat.
• – Semua transaksi dicatat dengan akurat.
• – Aset (kas, persediaan, dan data) dijaga dari kehilangan ataupun pencurian.

• – Aktivitas bisnis dilaksanakan secara efisien dan

  efektif.

  Ancaman dan Prosedur Pengendalian Aplikasi Entri Pesanan Penjualan

  Ancaman Prosedur Pengendalian yang dapat diterapkan

  1. Pesanan pelanggan yang Pemeriksaan edit entri data tidak lengkap atau tidak akurat

  Persetujuan kredit oleh manajer bagian

  2. Penjualan secara kredit ke kredit, bukan oleh fungsi penjualan; pelanggan yang memiliki catatan yang akurat atas saldo rekening catatan kredit buruk

pelanggan.

  Tanda tangan di atas dokumen kertas,

  3. Legitimasi pesanan tanda tangan digital dan sertifikat digital untuk e-business

  4. Habisnya persediaan, Sistem pengendalian persediaan

  

Ancaman dan Prosedur Pengendalian

Aplikasi Pengiriman

  Ancaman Prosedur Pengendalian yang dapat diterapkan

  

1. Kesalahan pengiriman: Rekonsiliasi pesanan penjualan dengan

kartu pengambilan dan slip Brg. Dag. Yang salah • pengepakan; pemindai kode garis; Jumlah Yang salah • pengendalian aplikasi entri data

• Alamat yang salah

  2. Pencurian persediaan Batasi akses fisik ke persediaan; Dokumentasi semua transfer internal persediaan; perhitungan fisik persediaan secara periodik persediaan

  

Ancaman dan Prosedur Pengendalian Aplikasi

Penagihan dan Piutang Usaha

Ancaman Prosedur Pengendalian yang dapat _{Pemisahan fungsi pengiriman dan penagihan;} diterapkan

  1. Kegagalan untuk _{Pemberian nomor terlebih dahulu ke semua} menagih pelanggan _{dokumen pengiriman dan rekonsiliasi faktur secara periodik; rekonsiliasi kartu pengambilan penjualan} dan dokumen pengiriman dengan pesanan

  2. Kesalahan dalam Pengendalian edit entri data penagihan _{Kesalahan dalam} Daftar harga 3.

  Rekonsiliasi buku pembantu piutang

  

Ancaman dan Prosedur Pengendalian Aplikasi

Penagihan Kas

Ancaman Prosedur Pengendalian yang dapat diterapkan

  1. Pencurian Kas Pemisahan tugas; minimalisasi penanganan kas; kesepakatan lockbox; konfirmasikan pengesahan dan penyimpanan semua penerimaan; Rekonsiliasi periodik laporan bank dengan catatan seseorang yang tidak terlibat dalam pemrosesan penerimaan kas

Masalah-masalah Pengendalian Umum

  Ancaman Prosedur Pengendalian yang dapat diterapkan

  

1. Kehilangan Data Prosedur cadangan dan pemulihan dari

bencana; pengendalian akses (secara fisik dan logis)

Model Data Siklus Pendapatan

• The REA data model provides one method for designing a data base that efficiently integrates both financial and operating data.
• A simplified REA data model for the revenue cycle of a manufacturing company should include the following information:
• – Dua sumber utama (kas dan persediaan) berguna dalam siklus pendapatan

Kebutuhan Informasi Siklus Pendapatan dan Model Data

  SIA didesain untuk mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data kegiatan bisnis agar manajemen mendapatkan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan.

  Kebutuhan Informasi Siklus Pendapatan: Data Operasional

  Data operasional dibutuhkan untuk mengawasi kinerja dan untuk melakukan tugas-tugas rutin berikut ini :

• • Merespons pertanyaan pelanggan mengenai saldo akun dan status pesanan

• Memutuskan apakah kredit pelanggan tertentu dapat ditambah atau tidak
• Menentukan ketersediaan persediaan

Kebutuhan Informasi Siklus Pendapatan: Informasi Sekarang dan Masa Lalu

Informasi yang lampau dan yang saat ini diperlukan

agar menajemen dapat membuat keputusan strategis

berikut ini :

• Menentukan harga produk dan jasa
• Menetapkan kebijakan mengenai retur penjualan dan garansi

• • Memutuskan jangka waktu kredit yang ditawarkan

• Menentukan kebutuhan pinjaman jangka pendek
• Merencanakan kampanye pemasaran yang baru

Kebutuhan Informasi Siklus Pendapatan: Penilaian Kinerja

_{SIA juga harus menyediakan informasi yang dibutuhkan untuk mengevaluasi}

• _• kinerja proses yang penting berikut ini : _{Waktu respons terhadap pertanyaan pelanggan • Waktu yang dibutuhkan untuk memenuhi dan mengirim pesanan}
• _{Persentase penjualan yang membutuhkan pemesanan ulang • Tingkat dan tren kepuasan pelanggan • Analisis pangsa pasar dan tren penjualan}
• _{Analisis profitabilitas berdasarkan produk, pelanggan, dan area penjualan • Volume penjualan dalam dolar dan jumlah pelanggan • Keefektifan iklan dan promosi}
• _{Kinerja staf penjualan • Pengeluaran piutang ragu-ragu dan kebijakan kredit}

Model Data Siklus Pendapatan

• – Empat kegiatan bisnis besar dalam siklus pendapatan (Pesanan, memenuhi pesanan, pengiriman dan penagihan kas)
• – The primary external agent (customer) as well as the various internal agents involved in revenue cycle activities

  

Model Data Siklus Pendapatan

  Diagram REA siklus pendapatan untuk AOE

  Pesanan persediaan (0, N) (0, N)

  Inventory fill order Persediaan

  (0, N) Model Data Siklus Pendapatan

  Diagram REA siklus pendapatan untuk AOE

  Kas Deposits in Penagihan kas

  (1, N) (1, 1) by Kasir

  (1, N) (1, 1)

  

Minggu Ke 9

>

SELESAI