4 Proses Perencanaan proses pembelajaran
PROSES PERENCANAAN
Dr. Ir. Pudji Purwanti, MP
Mochammad Fattah, S.Pi, M.Si
Email : [email protected]
1. PENDAHULUAN
- Pengantar
- Tujuan
2. Pengertian perencanaan
3. Empat tahap dasar
perencanaan
4. Alasan Perlunya
Perencanaan
5. Rencana strategik
5.1.
Proses
perencanaan
strategic
5.2.
Kebaikan
rencana strategic
5.3.
Kelemahan
rencana strategik
6. Rencana operasional
6.1. Rencana sekali pakai
6.2.Rencana tetap
7. Hambatan perencanaan
efektif
8. Kriteria penilaian
efektivitas rencana
PENDAHULUAN
1.1
Pengantar
Perencanaan terjadi disemua tipe kegiatan. Perencanaan adalah
proses dasar dimana manajemen memutuskan tujuan dan cara
mencapainya. Perbedaan pelaksanaan adalah hasil tipe dan
tingkat perencanaan yang berbeda pula. Perencanaan dalam
organisasi adalah esensial, karena dalam kenyataannya
perencanaan memegang peranan lebih disbanding fungsi-fungsi
manajemen
lainnya.
Fungsi-fungsi
pengorganisasian,
pengaranan dan pengawasan sebenarnya hanya melaksanakan
keputusan - keputusan perencanaan.
1.2
Tujuan
Mendefinisikan dan menjelaskan tujuan dari pendahuluan
tersebut.
Mendefinisikan
proses
perencanaan
dan
pengertian
perencanaan.
Mendeskripsikan empat tahap dasar perencanaan.
Menjelaskan alas an dari perlunya perencanaan.
Mendeskripsikan dan menjelaskan pentingnya tiga tahap dari
rencana strategic.
Menjelaskan
perbedaan
antara
rencana
sekali
pakai
(single-use-plan) dan rencana tetap (standing plan).
Mendeskripsikan hambatan perencanaan yang efektif.
Mendeskripsikan dan menjelaskan criteria penilaian efektivitas
rencana.
4
SELF-PROPAGATING ENTREPRENEURIAL EDUCATION DEVELOPMENT
(SPEED)
1.
MODUL
Mata Kuliah / MateriKuliah
Brawijaya University
2011
2. Pengertian Perencanaan
Perencanaan adalah proses dasar dimana manajemen memutuskan tujuan dan cara
mencapainya.
Perencanaan adalah suatu jenis pembuatan keputusan untuk masa depan yang
spesifik yang dikehendaki oleh manajer bagi organisasi mereka.
Kebutuhan akan perencanaan ada disemua tingkatan dan pada kenyataannya
meningkat dimana tingkatan tersebut mempunyai dampak potensial terbesar terhadap
sukses organisasi atau tingkatan manajemen atas. Manajer puncak biasanya
mencurahkan sebagian besar waktu perencanaan mereka untuk rencana-rencana
jangka panjang dan
strategi-strategi organisasi. Manajer pada tingkatan bawah
merencanakan terutama bagi kelompok kerjanya dan untuk jangka pendek.
Perencanaan bukan peristiwa tunggal, dengan awal dan akhir yang jelas. Perencanaan
adalah proses berkesinambungan yang mencerminkan dan menyesuaikan dengan
perubahan yang terjadi di lingkungan sekitar setiap organisasi.
3. Empat Tahap Dasar Perencanaan
Semua kegiatan perencanaan pada dasarnya melalui empat tahap berikut ini:
Tahap 1 : Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan. Perencanaan dimulai dengan
keputusan-keputusan tentang keinginan atau kebutuhan organisasi atau kelompok
kerja. Tanpa rumusan tujuan yang jelas, organisasi akan menggunakan sumberdaya –
sumberdayanya secara tidak efektif.
Tahap 2 : Merumuskan keadaan saat ini. Pemahaman akan posisi perusahaan
sekarang dari tujuan yang hendak dicapai atau sumberdaya – sumberdaya yang
tersedia untuk pencapaian tujuan, adalah sangat penting, karena tujuan dan rencana
menyangkut waktu yang akan datang. Hanya setelah keadaan perusahaan saat ini
dianalisa, rencana dapat dirumuskan untuk menggambarkan rencana kegiatan lebih
lanjut. Tahap kedua ini memerlukan informasi terutama keuangan dan data statistic
yang didapatkan melalui komunikasi dalam organisasi.
Tahap 3 : Mengidentifikasikan segala kemudahan dan hambatan. Segala kekuatan dan
kelemahan serta kemudahan dan hambatan perlu diidentifikasi untuk mengukur
kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan. Oleh karena itu perlu diketahui faktorfaktor lingkungan intern dan ekstern yang dapat membantu organisasi mencapai
tujuannya, atau yang mungkin menimbulkan masalah. Walaupun sulit dilakukan,
antisipasi keadaan, masalah, dan kesempatan serta ancaman yang mungkin terjadi
diwaktu mendatang adalah bagian esensi dari proses perencanaan.
Tahap 4 : Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian
tujuan. Tahap terakhir dalam proses perencanaan meliputi pengembangan berbagai
alternatif kegiatan untuk pencapaian tujuan, penilaian
alternatif – alternatif
tersebut dan pemilihan alternatif terbaik (paling memuaskan) diantara berbagai
alternatif yang ada.
T
Tahap 1
Menetapkan
Tujuan
Tahap 2
Merumuskan
Keadaan
Sekarang
Tahap 3
Mengidentif
kasikan
Kemudahan
dan
Hambatan
Page
2 of 8
Tahap 4
Mengembang
kan
serangkaian
Kegiatan
U
J
U
A
N
Mata Kuliah / MateriKuliah
Brawijaya University
2011
Gambar 1. Empat Tahap Dasar Perencanaan
4. Alasan Perlunya Perencanaan
Ada dua alasan dasar perlunya perencanaan. Perencanaan dilakukan untuk mencapai 1)
“protective benefits” yang dihasilkan dari pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan
dalam pembuatan keputusan, dan 2) “positive benefits” dalam bentuk meningkatnya sukses
pencapaian tujuan organisasi.
Manfaat Perencanaan. Perencanaan mempunyai banyak manfaat. Sebagai contoh,
perencanaan 1) membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahanperubahan lingkungan;2) membantu dalam kristalisasi persesuaian pada masalahmasalah utama;3) memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi
lebih jelas;4) membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat;5) memberikan cara
pemberian perintah untuk beroperasi;6) memudahkan dalam melakukan koordinasi
diantara berbagai bagian organisasi;7) membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan
lebih mudah dipahami;8) meminimumkanpekerjaan yang tidak pasti; dan9)
menghemat waktu usaha dan dana.
Kelemahan Perencanaan. Perencanaan juga mempunyai beberapa kelemahan.
Beberapa diantaranya adalah bahwa 1) pekerjaan yang tercakup dalam perencanaan
mungkin berlebihan pada kontribusi nyata;2) perencanaan cenderung menunda
kegiatan;3) perencanaan mungkin terlalu membatasi manajemen untuk berinisiatif dan
berinovasi;4) kadang-kadang hasil yang paling baik didapatkan oleh penyelesaian
situasi individual dan penanganan setiap masalah pada saat masalah tersebut terjadi;
dan 5) ada rencana-rencana yang diikuti cara-cara yang tidak konsisten.
5. Rencana strategik
Perencanaan strategic (strategic planning) adalah proses pemilihan tujuan-tujuan
organisasi;penentuan strategi, kebijaksanaan dan program-program strategic yang
diperlukan untuk tujuan-tujuan tersebut; dan penetapan metoda-metoda yang
diperlukan
untuk
menjamin
bahwa
strategi
dan
kebijaksanaan
telah
diimplementasikan.
Secara lebih ringkas perencanaan strategic merupakan proses perencanaan jangka
panjang yang disusun dan digunakan untuk menentukan dan mencapai tujuan-tujuan
organisasi.
Ada tiga alasan yang menunjukkan pentingnya perencanaan strategic. Pertama,
perencanaan strategic memberikan kerangka dasar dalam mana semua bentuk-bentuk
perencanaan lainnya harus diambil. Kedua, pemahaman terhadap perencanaan
strategic akan mempermudah pemahaman bentuk-bentuk perencanaan lainnya.
Ketiga, perencanaan strategic sering merupakan titik permulaan bagi pemahaman dan
penilaian kegiatan-kegiatan manajer dan organisasi.
Perencanaan strategic tidak hanya merupakan kegiatan perencanaan suatu organisasi;
tetapi perencanaan strategic lebih merupakan salah satu peranan manajemen yang
paling kritis. Sedangkan perencanaan yang dilakukan pada tingkatan bawah disebut
perencanaan operational (operational planning), yang memusatkan perhatiannya pada
operasi-operasi sekarang dan terutama berkenaan dengan efisiensi, bukan efektivitas.
5.1. Proses perencanaan Strategik
Secara ringkas langkah-langkah proses penyusunan strategic dapat diuraikan sebagai
berikut:
Langkah 1: Penentuan misi dan tujuan, yang mencakup pernyataan-pernyataan
umum tentang misi, falsafah maksud, dan tujuan organisasi. Perumusan misi dan
tujuan merupakan tanggung jawab kunci bagi manajer puncak. Perumusan ini
dipengaruhi oleh nilai-nilai yang dibawakan manajer. Nilai-nilai ini dapat mencakup
Page 3 of 8
Mata Kuliah / MateriKuliah
Brawijaya University
2011
masalah-masalah social dan etika, atau masalah-masalah umum seperti luas
perusahaan, macam produk atau jasa yang akan diproduksi atau cara pengoperasian
perusahaan.
Langkah 2: pengembangan profil perusahaan, yang mencerminkan kondisi internal
dan kemampuan perusahaan. Langkah ini dilakukan dengan mengidentifikasikan
tujuan-tujuan dan strategi-strategi yang ada sekarang (existing). Suatu profil
perusahaan adalah hasil analisa internal perusahaan untuk mengidentifikasikan tujuan
dan strategi sekarang, serta memerinci kuantitas dan kualitas sumberdayasumberdaya perusahaan yang tersedia. Profil perusahaan menunjukkan kesuksesan
perusahaan diwaktu yang lalu dan kemampuannya untuk mendukung pelaksanaan
kegiatan sebagai implementasi strategi dalam pencapaian tujuan diwaktu yang akan
datang.
Langkah 3: Analisa lingkungan eksternal, dengan maksud untuk mengidentifikasi
cara-cara dalam mana perubahan-perubahan lingkungan ekonomi, teknologi,
social/budaya, dan politik dapat secara tidak langsung mempengaruhi organisasi.
Disamping itu perusahaan perlu mengidentifikasikan lingkungan lebih khusus, yang
terdiri dari para penyedia, pasar organisasi, para pesaing, pasar tenaga kerja, dan
lembaga-lembagakeuangan, dimana kekuatan-kekuatan ini akan mempengaruhi
secara langsung operasi perusahaan.
Langkah 4: Analisa internal perusahaan-kekuatan dan kelemahan organisasi. Analisa
ini dilakukan dengan memperbandingkan profil perusahaan dan lingkungan ekternal.
Identifkasi faktor-faktor
internal strategik
Evaluasi faktor-faktor
strategic perusahaan
tersebut
Pemasaran
Keuangan
Produksi/operasi
Personalia
Organisasi
Perbandingan relative
terhadap norma-norma dan
kecenderungan industri serta
para pesaing
Ditentukan atas dasar:
Pencapaian/prestasi
Periode-periode yang lalu
Kaitannya dengan kondisi
sekarang.
Perbandingan historis analisa
rasio dan teknik-teknik
kuantitatif lainnya.
Kekuatan dan kelemahan
perusahaan, sebagai dasar
perusahaan strategi.
Konsesus dalam
perusahaan mengenai
kekuatan-kekuatan pokok
dan kelemahankelemahan teoritis relatd
sekarang dan diwaktu
yang akan datang
(projected) terhadap
kondisi industri.
Kebijakan normative.
Karakteristik dan
kecenderungan industry.
Gambar 2. Analisa internal perusahaan
Langkah 5 : Identifikasi kesempatan dan ancaman strategic. Identifikasi tujuan dan
strategi, analisa lingkungan, serta analisa kekuatan dan kelemahan organisasi
dipadukan dalam langkah kelima: penentuan berbagai kesempatan yang tersedia bagi
organisasi dan ancaman-ancaman yang harus dihadapinya. Berbagai kesempatan dan
ancaman ini dapat ditimbulkan banyak faktor , antara lain perkembangan teknologi,
perubahan kondisi pasar, perubahan politik, atau perilaku konsumen/langganan.
Page 4 of 8
Mata Kuliah / MateriKuliah
Brawijaya University
2011
Langkah 6: Pembuatan keputusan strategic. Langkah selanjutnya mencakup
identifikasi, penilaian dan pemilihan berbagai alternative strategic.
Langkah 7: Pengembangan strategi perusahaan. Setelah tujuan jangka panjang dan
strategi dipilih dan ditetapkan, organisasi perlu menjabarkannya kedalam sasaransasaran jangka pendek (tahunan) dan strategi-strategi operational. Tujuan dan strategi
umum diterjemahkan dan diperinci menjadi berbagai strategi, kebijaksanaan dan taktik
(rencana, program, dan anggaran) operational pada masing-masing bidang fungsional
organisasi.
Langkah 8: Implementasi strategi, yang menyangkut kegiatan manajemen untuk
mengoperasikan strategi. Implementasi berarti peletakan strategi menjadi kegiatan.
Implementasi melibatkan penugasan tanggung jawab atas sukses semua atau
sebagian strategi kepada karyawan yang sesuai, diikuti dengan alokasi sumberdayasumberdaya yang dibutuhkan.
5.2. Kebaikan Rencana Strategic
Secara umum, kebaikan perencanaan strategic dapat diperinci sebagai berikut:
Kebaikan utama perencanaan strategic adalah dalam memberikan pedoman yang
konsisten bagi kegiatan-kegiatan organisasi. Dengan mempergunakan perencanaan
strategic, para manajer akan memberikan kepada organisasi tujuan-tujuan yang
dirumuskan secara jelas dan metoda-metoda bagi pencapaian tujuan-tujuan tersebut.
Jadi, organisasi mempunyai sasaran dan pengarahan yang jelas. Disamping itu, proses
perencanaan strategic, membantu manajer mengantisipasi masalah-masalah sebelum
timbul dan menanganinya sebelum menjadi lebih berat.
Kebaikan penting perencanaan strategic lainnya adalah membantu para manajer
dalam pembuatan keputusan. Analisa hati-hati dari perencanaan strategic memberikan
kepada para manajer lebih banyak informasi yang mereka perlukan untuk membuat
keputusan-keputusan yang baik.
Perencanaan strategik juga meminimumkan kemungkinan kesalahan, karena tujuan
atau sasaran dan strategi dirumuskan dengan sangat cermat. Hal ini akan mengurangi
kesalahan atau kemungkinan tidak dapat dikerjakan, terutama dalam organisasi
dimana ada periode waktu yang panjang antara suatu keputusan manajer dan
hasilnya.
5.3. Kelemahan Rencana Strategic
Secara umum, kelemahan perencanaan strategic dapat diperinci sebagai berikut:
Kelemahan utama perencanaan strategic formal adalah bahwa hal ini memerlukan
investasi dalam waktu, uang, dan orang yang cukup besar. Dalam banyak organisasi
perencanaan strategic memakan waktu bertahun-tahun agar berfungsi dengan lancer,
sehingga dapat kehilangan kesempatan.
Disamping itu, penetapan dan pemeliharaan suatu sistim formal melibatkan banyak
biaya. Sebagai contoh, biaya-biaya riset pasar, survai dan penyusunan model yang
sering menyangkut biaya kegiatan-kegiatan pemrosesan data yang mahal, biaya-biaya
latihan dan penggajian para perencana serta para manajer divisional dan fungsional
yang terlibat dalam proses, oleh karena itu, organisasi-organisasi kecil sering tidak
mampu untuk mengembangkan program-program perencanaan strategic.
Kelemahan selanjutnya adalah bahwa perencanaan strategic kadang-kadang
cenderung membatasi organisasi hanya terhadap pilihan yang paling rasional dan
bebas resiko. Para manajer belajar untuk mengembangkan hanya terhadap strategi
dan tujuan yang dapat lolos dari analisa terperinci proses perencanaan. Kesempatankesempatan menarik yang mempunyai derajat ketidak-pastian tinggi atau sulit
dianalisa dan dikomunikasikan akan dihindari, diabaikan, atau disingkirkan.
6. Rencana Operational
Ada dua tipe rencana-rencana operational. Rencana sekali pakai (single use plans)
dikembangkan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu dan tidak digunakan kembali bila telah
Page 5 of 8
Mata Kuliah / MateriKuliah
Brawijaya University
2011
tercapai; rencana tetap (standing plans) merupakan pendekatan-pendekatan standar untuk
penanganan situasi-situasi yang dapat diperkirakan dan terjadi berulang-ulang.
6.1 Rencana sekali pakai
Rencana sekali pakai adalah serangkaian kegiatan terperinci yang kemungkinan tidak
berulang dalam bentuk yang sama diwaktu mendatang. Sebagai contoh, perencanaan
perusahaan untuk membangungedung baru karena adanya perluasan usaha akan
memerlukan rencana sekali pakai khusus bagi proyek tersebut, walaupun perusahaan telah
membangun sejumlah gudang lain diwaktu yang lalu. Hal ini tidak dapat menggunakan
rencana gudang yang lalu, karena persyaratan-persyaratan pembangunannya berbeda
,seperti biaya konstruksi, lokasi tersedianya tenaga kerja, pembatasan area, dan sebagainya.
Tipe-tipe pokok rencana sekali pakai adalah program, proyek dan anggaran.
Program. Suatu program meliputi serangkaian kegiatan yang relative luas. Program
menunjukkan 1) langkah-langkah pokok yang diperlukan untuk mencapai tujuan, 2)
satuan atau para anggota organisasi yang bertanggung jawab atas setiap langkah, dan
3) urutan dan waktu setiap langkah. Program dapat disertai suatu anggaran atau
sekumpulan anggaran bagi kegiatan-kegiatan yang diperlukan.
Proyek. Proyek adalah rencana sekali-pakai yang lebih sempit dan merupakan bagian
terpisah dari program. Setiap proyek mempunyai ruang lingkup yang terbatas, arah
penugasan yang jelas dan waktu penyelesaian. Setiap proyek akan menjadi tanggung
jawab personalia yang ditunjuk dan diberikan sumberdaya-sumberdaya tertentu dan
batas waktu.
Anggaran. Anggaran (budget) adalah laporan sumberdaya keuangan yang disusun
untuk kegiatan-kegiatan tertentu dalam jangka waktu tertentu. Anggaran terutama
merupakan peralatan pengawasan kegiatan-kegiatan organisasi dan komponen
penting dari program dan proyek. Anggaran memerinci pendapatan dan pengeluaran
dan memberikan target bagi kegiatan-kegiatan seperti penjualan, biaya-biaya
departemen atau investasi baru.
6.2 Rencana Tetap
Wujud umum rencana-rencana tetap adalah kebijaksanaan, prosedur dan aturan. Rencanarencana ini sekali ditetapkan akan terus diterapkan sampai perlu diubah (modifikasi)atau
dihapuskan. Sekali ditetapkan, rencana tetap memungkinkan para manajer menghemat
waktu yang digunakan untuk perencanaan dan pembuatan keputusan karena situasi-situasi
yang sama ditangani secara konsisten.
Kebijaksanaan. Suatu kebijaksanaan adalah pedoman umum pembuatan keputusan.
Kebijaksanaan merupakan batas bagi keputusan, menentukan apa yang dapat dibuat
dan menutup apa yang tidak dapat dibuat. Dengan cara ini, kebijaksanaan
menyalurkan pemikiran para anggota organisasi agar konsisten dengan tujuan
organisasi. Kebijaksanaan dapat menyangkut masalah-masalah penting ataupun
masalah-masalah sederhana.
Prosedur standar. Kebijaksanaan dilaksanakan dengan pedoman-pedoman yang lebih
terperinci, disebut “prosedur standar” atau “ metoda standar” atau sering dikenal
sebagai “ standard operating procedure” (SOP). Suatu prosedur memberikan sejumlah
instruksi yang terperinci untuk pelaksanaan serangkaian kegiatan yang terjadi secara
teratur. Instruksi-instruksi terperinci ini mengarahkan para karyawan dalam
pelaksanaan tugas-tugas dan membantu untuk menjamin pendekatan yang konsisten
pada situasi tertentu. Prosedur paling tidak sangat berguna untuk 1) menghemat
usaha manajerial, 2) memudahkan pendelegasian wewenang dan penempatan
tanggung jawab, 3) menimbulkan pengembangan metoda-metoda operasi yang lebih
efisien, 4) memudahkan pengawasan, 5) memungkinkan penghematan personalia, dan
6) membantu kegiatan-kegiatan koordinasi.
Aturan. Aturan (rules atau regulations) adalah pernyataan (ketentuan) bahwa suatu
kegiatan tertentu harus atau tidak boleh dilakukan dalam situasi tertentu. Aturan
digunakan untuk mengimplementasikan rencana-rencana lain dan biasanya
merupakan hasil kebijaksanaan yang diikuti dalam setiap kejadian. Dalam
Page 6 of 8
Mata Kuliah / MateriKuliah
Brawijaya University
2011
melaksanakan suatu aturan, para anggota organisasi tidak mempunyai pilihan
melainkan harus mematuhinya. Dalam suatu kantor dimana aturan menentukan
semua karyawan untuk bekerja sampai jam 16.00, manajer hanya dapat mencabut
aturan bila terjadi suatu kejadian khusus, seperti system pendingin udara mati atau
listrik padam.
7. Hambatan Perencanaan Efektif
Ada dua jenis hambatan pengembangan rencana-rencana efektif. Pertama adalah
penolakan internal para perencana terhadap penetapan tujuan dan pembuatan
rencana untuk mencapainya. Dengan kata lain, hambatan ini bersumber pada
ketidaksediaan dan ketidak mampuan individu-individu perencana untuk melakukan
kegiatan-kegiatan perencanaan.
Hambatan kedua, ada bukan didalam tetapi diluar perencana yaitu keengganan umum
para anggota organisasi untuk menerima perencanaan dan rencana-rencana karena
perubahan-perubahan yang ditimbulkannya.
Tiada alasan tunggal atau sederhana mengapa para anggota organisasi menolak suatu
rencana baru. Seringkali penolakan terhadap rencana, karena hal itu bertentangan
dengan kepentingannya; menghilangkan atau mengurangi balas jasa atau
kekuatannyaseperti kekuasaan , karier, atau gengsi. Perencanaan juga mungkin ditolak
karena membatasi kebebasan karyawan untuk mengambil kegiatan kerja yang disukai
atau menghindari tugas yang tidak diinginkan atau mereka tidak melihat niali
perubahan yang direncanakan. Sebagian besar anggota organisasi juga menolak
kebijaksanaan baruyang meningkatkan beban kerja mereka, terutama mereka tidak
sebanding dengan peningkatan balas jasa yang mereka terima.
8. Kriteria Penilaian Efektivitas Rencana
Beberapa criteria dapat digunakan untuk menilai efektivitas perencanaan, yaitu mencakup 1)
kegunaan, 2) ketepatan dan obyektivitas, 3) ruang lingkup, 4) efektivitas biaya, 5)
akuntabilitas, dan 6) ketepatan waktu.
kegunaan
kegunaan
Ketepatan
dan
obyektivitas
Ketepatan
waktu
Efektivitas n
perencanaa n
n
n
Efektivitas
Efektivitas
biaya
biaya
Akuntabilit
as
k
k
k
k
Ruang
Ruang
k
lingkup
lingkup
k
k
Gambar 3. Kriteria penilaian efektivitas
suatu rencana
k
k
Kegunaan. Agar berguna bagi manajemen dalam pelaksanaan fungsi-fungsinya yang
e
lain, suatu rencana harus fleksibel, stabil, berkesinambungan, dan sederhana.
t
Fleksibilitas adalah esensi bagi kesuksesan perencanaan
strategic. Hal ini memerlukan
e
Page 7 of 8
Mata Kuliah / MateriKuliah
Brawijaya University
2011
analisa, peramalan pengembangan rencana dengan mempertimbangkan segala
sesuatu dan pembuatan perencanaan sebagai proses yang berkesinambungan.
Rencana hendaknya dapat melakukan penyesuaian secara cepat dan lancer terhadap
perubahan kondisi lingkungan tanpa kehilangan efektivitas.
Ketepatan dan efektivitas. Rencana-rencana harus dievaluasi untuk mengetahui
apakah jelas, ringkas, nyata, dan akurat. Berbagai keputusan dan kegiatan manajemen
lainnya hanya efektif bila didasarkan atas informasi yang tepat.
Ruang lingkup. Perencanaan perlu memperhatikan prinsip-prinsip kelengkapan
(comprehensiveness), kepaduan (unity) dan konsistensi.
Efektivitas biaya. Efektivitas biaya perencanaan dalam hal ini adalah menyangkut
waktu, usaha, dan aliran emosional. Salah satu pedoman penting dalam perencanaan :
jangan lakukan perencanaan bila hasil-hasil meningkatkan penghasilan atau
mengurangi biaya lebih kecil daripada biaya perencanaan dan implementasinya.
Akuntabilitas. Ada dua aspek akuntabilitas perencanaan: 1) tanggung jawab atas
pelaksanaan perencanaan dan 2) tanggung jawab atas implementasi rencana. Suatu
rencana harus mencakup keduanya.
Ketepatan waktu. Para perencana harus membuat berbagai perencanaan. Berebagai
perubahan yang terjadi sangat cepat akan dapat menyebabkan rencana tidak tepat
atau sesuai untuk berbagai perbedaan waktu.
REFERENSI
Handoko, T. Hani. 2003. Manajemen. BPFE. Yogyakarta.
Stoner.A.F.James,dkk.1996. Manajemen. PT Prenhallindo. Jakarta
PROPAGASI
A.
B.
Latihan dan Diskusi (Propagasi vertical dan Horizontal)
Pertanyaan (Evaluasi mandiri)
Apa yang dimaksud dengan perencanaan?
Apa saja tahapan dalam perencanaan?sebutkan dan jelaskan!
Apa saja langkah-langkah proses penyusunan strategic?
Ada dua jenis hambatan pengembangan rencana-rencana efektif, sebutkan
dan jelaskan!
5.
Apa saja criteria yang digunakan untuk menilai efektivitas perencanaan?
sebutkan dan jelaskan!
1.
2.
3.
4.
C.
D.
QUIZ -mutiple choice (Evaluasi)
PROYEK (Eksplorasi entrepreneurship, penerapan topic bahasan pada
dunia nyata)
Page 8 of 8
Dr. Ir. Pudji Purwanti, MP
Mochammad Fattah, S.Pi, M.Si
Email : [email protected]
1. PENDAHULUAN
- Pengantar
- Tujuan
2. Pengertian perencanaan
3. Empat tahap dasar
perencanaan
4. Alasan Perlunya
Perencanaan
5. Rencana strategik
5.1.
Proses
perencanaan
strategic
5.2.
Kebaikan
rencana strategic
5.3.
Kelemahan
rencana strategik
6. Rencana operasional
6.1. Rencana sekali pakai
6.2.Rencana tetap
7. Hambatan perencanaan
efektif
8. Kriteria penilaian
efektivitas rencana
PENDAHULUAN
1.1
Pengantar
Perencanaan terjadi disemua tipe kegiatan. Perencanaan adalah
proses dasar dimana manajemen memutuskan tujuan dan cara
mencapainya. Perbedaan pelaksanaan adalah hasil tipe dan
tingkat perencanaan yang berbeda pula. Perencanaan dalam
organisasi adalah esensial, karena dalam kenyataannya
perencanaan memegang peranan lebih disbanding fungsi-fungsi
manajemen
lainnya.
Fungsi-fungsi
pengorganisasian,
pengaranan dan pengawasan sebenarnya hanya melaksanakan
keputusan - keputusan perencanaan.
1.2
Tujuan
Mendefinisikan dan menjelaskan tujuan dari pendahuluan
tersebut.
Mendefinisikan
proses
perencanaan
dan
pengertian
perencanaan.
Mendeskripsikan empat tahap dasar perencanaan.
Menjelaskan alas an dari perlunya perencanaan.
Mendeskripsikan dan menjelaskan pentingnya tiga tahap dari
rencana strategic.
Menjelaskan
perbedaan
antara
rencana
sekali
pakai
(single-use-plan) dan rencana tetap (standing plan).
Mendeskripsikan hambatan perencanaan yang efektif.
Mendeskripsikan dan menjelaskan criteria penilaian efektivitas
rencana.
4
SELF-PROPAGATING ENTREPRENEURIAL EDUCATION DEVELOPMENT
(SPEED)
1.
MODUL
Mata Kuliah / MateriKuliah
Brawijaya University
2011
2. Pengertian Perencanaan
Perencanaan adalah proses dasar dimana manajemen memutuskan tujuan dan cara
mencapainya.
Perencanaan adalah suatu jenis pembuatan keputusan untuk masa depan yang
spesifik yang dikehendaki oleh manajer bagi organisasi mereka.
Kebutuhan akan perencanaan ada disemua tingkatan dan pada kenyataannya
meningkat dimana tingkatan tersebut mempunyai dampak potensial terbesar terhadap
sukses organisasi atau tingkatan manajemen atas. Manajer puncak biasanya
mencurahkan sebagian besar waktu perencanaan mereka untuk rencana-rencana
jangka panjang dan
strategi-strategi organisasi. Manajer pada tingkatan bawah
merencanakan terutama bagi kelompok kerjanya dan untuk jangka pendek.
Perencanaan bukan peristiwa tunggal, dengan awal dan akhir yang jelas. Perencanaan
adalah proses berkesinambungan yang mencerminkan dan menyesuaikan dengan
perubahan yang terjadi di lingkungan sekitar setiap organisasi.
3. Empat Tahap Dasar Perencanaan
Semua kegiatan perencanaan pada dasarnya melalui empat tahap berikut ini:
Tahap 1 : Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan. Perencanaan dimulai dengan
keputusan-keputusan tentang keinginan atau kebutuhan organisasi atau kelompok
kerja. Tanpa rumusan tujuan yang jelas, organisasi akan menggunakan sumberdaya –
sumberdayanya secara tidak efektif.
Tahap 2 : Merumuskan keadaan saat ini. Pemahaman akan posisi perusahaan
sekarang dari tujuan yang hendak dicapai atau sumberdaya – sumberdaya yang
tersedia untuk pencapaian tujuan, adalah sangat penting, karena tujuan dan rencana
menyangkut waktu yang akan datang. Hanya setelah keadaan perusahaan saat ini
dianalisa, rencana dapat dirumuskan untuk menggambarkan rencana kegiatan lebih
lanjut. Tahap kedua ini memerlukan informasi terutama keuangan dan data statistic
yang didapatkan melalui komunikasi dalam organisasi.
Tahap 3 : Mengidentifikasikan segala kemudahan dan hambatan. Segala kekuatan dan
kelemahan serta kemudahan dan hambatan perlu diidentifikasi untuk mengukur
kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan. Oleh karena itu perlu diketahui faktorfaktor lingkungan intern dan ekstern yang dapat membantu organisasi mencapai
tujuannya, atau yang mungkin menimbulkan masalah. Walaupun sulit dilakukan,
antisipasi keadaan, masalah, dan kesempatan serta ancaman yang mungkin terjadi
diwaktu mendatang adalah bagian esensi dari proses perencanaan.
Tahap 4 : Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian
tujuan. Tahap terakhir dalam proses perencanaan meliputi pengembangan berbagai
alternatif kegiatan untuk pencapaian tujuan, penilaian
alternatif – alternatif
tersebut dan pemilihan alternatif terbaik (paling memuaskan) diantara berbagai
alternatif yang ada.
T
Tahap 1
Menetapkan
Tujuan
Tahap 2
Merumuskan
Keadaan
Sekarang
Tahap 3
Mengidentif
kasikan
Kemudahan
dan
Hambatan
Page
2 of 8
Tahap 4
Mengembang
kan
serangkaian
Kegiatan
U
J
U
A
N
Mata Kuliah / MateriKuliah
Brawijaya University
2011
Gambar 1. Empat Tahap Dasar Perencanaan
4. Alasan Perlunya Perencanaan
Ada dua alasan dasar perlunya perencanaan. Perencanaan dilakukan untuk mencapai 1)
“protective benefits” yang dihasilkan dari pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan
dalam pembuatan keputusan, dan 2) “positive benefits” dalam bentuk meningkatnya sukses
pencapaian tujuan organisasi.
Manfaat Perencanaan. Perencanaan mempunyai banyak manfaat. Sebagai contoh,
perencanaan 1) membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahanperubahan lingkungan;2) membantu dalam kristalisasi persesuaian pada masalahmasalah utama;3) memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi
lebih jelas;4) membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat;5) memberikan cara
pemberian perintah untuk beroperasi;6) memudahkan dalam melakukan koordinasi
diantara berbagai bagian organisasi;7) membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan
lebih mudah dipahami;8) meminimumkanpekerjaan yang tidak pasti; dan9)
menghemat waktu usaha dan dana.
Kelemahan Perencanaan. Perencanaan juga mempunyai beberapa kelemahan.
Beberapa diantaranya adalah bahwa 1) pekerjaan yang tercakup dalam perencanaan
mungkin berlebihan pada kontribusi nyata;2) perencanaan cenderung menunda
kegiatan;3) perencanaan mungkin terlalu membatasi manajemen untuk berinisiatif dan
berinovasi;4) kadang-kadang hasil yang paling baik didapatkan oleh penyelesaian
situasi individual dan penanganan setiap masalah pada saat masalah tersebut terjadi;
dan 5) ada rencana-rencana yang diikuti cara-cara yang tidak konsisten.
5. Rencana strategik
Perencanaan strategic (strategic planning) adalah proses pemilihan tujuan-tujuan
organisasi;penentuan strategi, kebijaksanaan dan program-program strategic yang
diperlukan untuk tujuan-tujuan tersebut; dan penetapan metoda-metoda yang
diperlukan
untuk
menjamin
bahwa
strategi
dan
kebijaksanaan
telah
diimplementasikan.
Secara lebih ringkas perencanaan strategic merupakan proses perencanaan jangka
panjang yang disusun dan digunakan untuk menentukan dan mencapai tujuan-tujuan
organisasi.
Ada tiga alasan yang menunjukkan pentingnya perencanaan strategic. Pertama,
perencanaan strategic memberikan kerangka dasar dalam mana semua bentuk-bentuk
perencanaan lainnya harus diambil. Kedua, pemahaman terhadap perencanaan
strategic akan mempermudah pemahaman bentuk-bentuk perencanaan lainnya.
Ketiga, perencanaan strategic sering merupakan titik permulaan bagi pemahaman dan
penilaian kegiatan-kegiatan manajer dan organisasi.
Perencanaan strategic tidak hanya merupakan kegiatan perencanaan suatu organisasi;
tetapi perencanaan strategic lebih merupakan salah satu peranan manajemen yang
paling kritis. Sedangkan perencanaan yang dilakukan pada tingkatan bawah disebut
perencanaan operational (operational planning), yang memusatkan perhatiannya pada
operasi-operasi sekarang dan terutama berkenaan dengan efisiensi, bukan efektivitas.
5.1. Proses perencanaan Strategik
Secara ringkas langkah-langkah proses penyusunan strategic dapat diuraikan sebagai
berikut:
Langkah 1: Penentuan misi dan tujuan, yang mencakup pernyataan-pernyataan
umum tentang misi, falsafah maksud, dan tujuan organisasi. Perumusan misi dan
tujuan merupakan tanggung jawab kunci bagi manajer puncak. Perumusan ini
dipengaruhi oleh nilai-nilai yang dibawakan manajer. Nilai-nilai ini dapat mencakup
Page 3 of 8
Mata Kuliah / MateriKuliah
Brawijaya University
2011
masalah-masalah social dan etika, atau masalah-masalah umum seperti luas
perusahaan, macam produk atau jasa yang akan diproduksi atau cara pengoperasian
perusahaan.
Langkah 2: pengembangan profil perusahaan, yang mencerminkan kondisi internal
dan kemampuan perusahaan. Langkah ini dilakukan dengan mengidentifikasikan
tujuan-tujuan dan strategi-strategi yang ada sekarang (existing). Suatu profil
perusahaan adalah hasil analisa internal perusahaan untuk mengidentifikasikan tujuan
dan strategi sekarang, serta memerinci kuantitas dan kualitas sumberdayasumberdaya perusahaan yang tersedia. Profil perusahaan menunjukkan kesuksesan
perusahaan diwaktu yang lalu dan kemampuannya untuk mendukung pelaksanaan
kegiatan sebagai implementasi strategi dalam pencapaian tujuan diwaktu yang akan
datang.
Langkah 3: Analisa lingkungan eksternal, dengan maksud untuk mengidentifikasi
cara-cara dalam mana perubahan-perubahan lingkungan ekonomi, teknologi,
social/budaya, dan politik dapat secara tidak langsung mempengaruhi organisasi.
Disamping itu perusahaan perlu mengidentifikasikan lingkungan lebih khusus, yang
terdiri dari para penyedia, pasar organisasi, para pesaing, pasar tenaga kerja, dan
lembaga-lembagakeuangan, dimana kekuatan-kekuatan ini akan mempengaruhi
secara langsung operasi perusahaan.
Langkah 4: Analisa internal perusahaan-kekuatan dan kelemahan organisasi. Analisa
ini dilakukan dengan memperbandingkan profil perusahaan dan lingkungan ekternal.
Identifkasi faktor-faktor
internal strategik
Evaluasi faktor-faktor
strategic perusahaan
tersebut
Pemasaran
Keuangan
Produksi/operasi
Personalia
Organisasi
Perbandingan relative
terhadap norma-norma dan
kecenderungan industri serta
para pesaing
Ditentukan atas dasar:
Pencapaian/prestasi
Periode-periode yang lalu
Kaitannya dengan kondisi
sekarang.
Perbandingan historis analisa
rasio dan teknik-teknik
kuantitatif lainnya.
Kekuatan dan kelemahan
perusahaan, sebagai dasar
perusahaan strategi.
Konsesus dalam
perusahaan mengenai
kekuatan-kekuatan pokok
dan kelemahankelemahan teoritis relatd
sekarang dan diwaktu
yang akan datang
(projected) terhadap
kondisi industri.
Kebijakan normative.
Karakteristik dan
kecenderungan industry.
Gambar 2. Analisa internal perusahaan
Langkah 5 : Identifikasi kesempatan dan ancaman strategic. Identifikasi tujuan dan
strategi, analisa lingkungan, serta analisa kekuatan dan kelemahan organisasi
dipadukan dalam langkah kelima: penentuan berbagai kesempatan yang tersedia bagi
organisasi dan ancaman-ancaman yang harus dihadapinya. Berbagai kesempatan dan
ancaman ini dapat ditimbulkan banyak faktor , antara lain perkembangan teknologi,
perubahan kondisi pasar, perubahan politik, atau perilaku konsumen/langganan.
Page 4 of 8
Mata Kuliah / MateriKuliah
Brawijaya University
2011
Langkah 6: Pembuatan keputusan strategic. Langkah selanjutnya mencakup
identifikasi, penilaian dan pemilihan berbagai alternative strategic.
Langkah 7: Pengembangan strategi perusahaan. Setelah tujuan jangka panjang dan
strategi dipilih dan ditetapkan, organisasi perlu menjabarkannya kedalam sasaransasaran jangka pendek (tahunan) dan strategi-strategi operational. Tujuan dan strategi
umum diterjemahkan dan diperinci menjadi berbagai strategi, kebijaksanaan dan taktik
(rencana, program, dan anggaran) operational pada masing-masing bidang fungsional
organisasi.
Langkah 8: Implementasi strategi, yang menyangkut kegiatan manajemen untuk
mengoperasikan strategi. Implementasi berarti peletakan strategi menjadi kegiatan.
Implementasi melibatkan penugasan tanggung jawab atas sukses semua atau
sebagian strategi kepada karyawan yang sesuai, diikuti dengan alokasi sumberdayasumberdaya yang dibutuhkan.
5.2. Kebaikan Rencana Strategic
Secara umum, kebaikan perencanaan strategic dapat diperinci sebagai berikut:
Kebaikan utama perencanaan strategic adalah dalam memberikan pedoman yang
konsisten bagi kegiatan-kegiatan organisasi. Dengan mempergunakan perencanaan
strategic, para manajer akan memberikan kepada organisasi tujuan-tujuan yang
dirumuskan secara jelas dan metoda-metoda bagi pencapaian tujuan-tujuan tersebut.
Jadi, organisasi mempunyai sasaran dan pengarahan yang jelas. Disamping itu, proses
perencanaan strategic, membantu manajer mengantisipasi masalah-masalah sebelum
timbul dan menanganinya sebelum menjadi lebih berat.
Kebaikan penting perencanaan strategic lainnya adalah membantu para manajer
dalam pembuatan keputusan. Analisa hati-hati dari perencanaan strategic memberikan
kepada para manajer lebih banyak informasi yang mereka perlukan untuk membuat
keputusan-keputusan yang baik.
Perencanaan strategik juga meminimumkan kemungkinan kesalahan, karena tujuan
atau sasaran dan strategi dirumuskan dengan sangat cermat. Hal ini akan mengurangi
kesalahan atau kemungkinan tidak dapat dikerjakan, terutama dalam organisasi
dimana ada periode waktu yang panjang antara suatu keputusan manajer dan
hasilnya.
5.3. Kelemahan Rencana Strategic
Secara umum, kelemahan perencanaan strategic dapat diperinci sebagai berikut:
Kelemahan utama perencanaan strategic formal adalah bahwa hal ini memerlukan
investasi dalam waktu, uang, dan orang yang cukup besar. Dalam banyak organisasi
perencanaan strategic memakan waktu bertahun-tahun agar berfungsi dengan lancer,
sehingga dapat kehilangan kesempatan.
Disamping itu, penetapan dan pemeliharaan suatu sistim formal melibatkan banyak
biaya. Sebagai contoh, biaya-biaya riset pasar, survai dan penyusunan model yang
sering menyangkut biaya kegiatan-kegiatan pemrosesan data yang mahal, biaya-biaya
latihan dan penggajian para perencana serta para manajer divisional dan fungsional
yang terlibat dalam proses, oleh karena itu, organisasi-organisasi kecil sering tidak
mampu untuk mengembangkan program-program perencanaan strategic.
Kelemahan selanjutnya adalah bahwa perencanaan strategic kadang-kadang
cenderung membatasi organisasi hanya terhadap pilihan yang paling rasional dan
bebas resiko. Para manajer belajar untuk mengembangkan hanya terhadap strategi
dan tujuan yang dapat lolos dari analisa terperinci proses perencanaan. Kesempatankesempatan menarik yang mempunyai derajat ketidak-pastian tinggi atau sulit
dianalisa dan dikomunikasikan akan dihindari, diabaikan, atau disingkirkan.
6. Rencana Operational
Ada dua tipe rencana-rencana operational. Rencana sekali pakai (single use plans)
dikembangkan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu dan tidak digunakan kembali bila telah
Page 5 of 8
Mata Kuliah / MateriKuliah
Brawijaya University
2011
tercapai; rencana tetap (standing plans) merupakan pendekatan-pendekatan standar untuk
penanganan situasi-situasi yang dapat diperkirakan dan terjadi berulang-ulang.
6.1 Rencana sekali pakai
Rencana sekali pakai adalah serangkaian kegiatan terperinci yang kemungkinan tidak
berulang dalam bentuk yang sama diwaktu mendatang. Sebagai contoh, perencanaan
perusahaan untuk membangungedung baru karena adanya perluasan usaha akan
memerlukan rencana sekali pakai khusus bagi proyek tersebut, walaupun perusahaan telah
membangun sejumlah gudang lain diwaktu yang lalu. Hal ini tidak dapat menggunakan
rencana gudang yang lalu, karena persyaratan-persyaratan pembangunannya berbeda
,seperti biaya konstruksi, lokasi tersedianya tenaga kerja, pembatasan area, dan sebagainya.
Tipe-tipe pokok rencana sekali pakai adalah program, proyek dan anggaran.
Program. Suatu program meliputi serangkaian kegiatan yang relative luas. Program
menunjukkan 1) langkah-langkah pokok yang diperlukan untuk mencapai tujuan, 2)
satuan atau para anggota organisasi yang bertanggung jawab atas setiap langkah, dan
3) urutan dan waktu setiap langkah. Program dapat disertai suatu anggaran atau
sekumpulan anggaran bagi kegiatan-kegiatan yang diperlukan.
Proyek. Proyek adalah rencana sekali-pakai yang lebih sempit dan merupakan bagian
terpisah dari program. Setiap proyek mempunyai ruang lingkup yang terbatas, arah
penugasan yang jelas dan waktu penyelesaian. Setiap proyek akan menjadi tanggung
jawab personalia yang ditunjuk dan diberikan sumberdaya-sumberdaya tertentu dan
batas waktu.
Anggaran. Anggaran (budget) adalah laporan sumberdaya keuangan yang disusun
untuk kegiatan-kegiatan tertentu dalam jangka waktu tertentu. Anggaran terutama
merupakan peralatan pengawasan kegiatan-kegiatan organisasi dan komponen
penting dari program dan proyek. Anggaran memerinci pendapatan dan pengeluaran
dan memberikan target bagi kegiatan-kegiatan seperti penjualan, biaya-biaya
departemen atau investasi baru.
6.2 Rencana Tetap
Wujud umum rencana-rencana tetap adalah kebijaksanaan, prosedur dan aturan. Rencanarencana ini sekali ditetapkan akan terus diterapkan sampai perlu diubah (modifikasi)atau
dihapuskan. Sekali ditetapkan, rencana tetap memungkinkan para manajer menghemat
waktu yang digunakan untuk perencanaan dan pembuatan keputusan karena situasi-situasi
yang sama ditangani secara konsisten.
Kebijaksanaan. Suatu kebijaksanaan adalah pedoman umum pembuatan keputusan.
Kebijaksanaan merupakan batas bagi keputusan, menentukan apa yang dapat dibuat
dan menutup apa yang tidak dapat dibuat. Dengan cara ini, kebijaksanaan
menyalurkan pemikiran para anggota organisasi agar konsisten dengan tujuan
organisasi. Kebijaksanaan dapat menyangkut masalah-masalah penting ataupun
masalah-masalah sederhana.
Prosedur standar. Kebijaksanaan dilaksanakan dengan pedoman-pedoman yang lebih
terperinci, disebut “prosedur standar” atau “ metoda standar” atau sering dikenal
sebagai “ standard operating procedure” (SOP). Suatu prosedur memberikan sejumlah
instruksi yang terperinci untuk pelaksanaan serangkaian kegiatan yang terjadi secara
teratur. Instruksi-instruksi terperinci ini mengarahkan para karyawan dalam
pelaksanaan tugas-tugas dan membantu untuk menjamin pendekatan yang konsisten
pada situasi tertentu. Prosedur paling tidak sangat berguna untuk 1) menghemat
usaha manajerial, 2) memudahkan pendelegasian wewenang dan penempatan
tanggung jawab, 3) menimbulkan pengembangan metoda-metoda operasi yang lebih
efisien, 4) memudahkan pengawasan, 5) memungkinkan penghematan personalia, dan
6) membantu kegiatan-kegiatan koordinasi.
Aturan. Aturan (rules atau regulations) adalah pernyataan (ketentuan) bahwa suatu
kegiatan tertentu harus atau tidak boleh dilakukan dalam situasi tertentu. Aturan
digunakan untuk mengimplementasikan rencana-rencana lain dan biasanya
merupakan hasil kebijaksanaan yang diikuti dalam setiap kejadian. Dalam
Page 6 of 8
Mata Kuliah / MateriKuliah
Brawijaya University
2011
melaksanakan suatu aturan, para anggota organisasi tidak mempunyai pilihan
melainkan harus mematuhinya. Dalam suatu kantor dimana aturan menentukan
semua karyawan untuk bekerja sampai jam 16.00, manajer hanya dapat mencabut
aturan bila terjadi suatu kejadian khusus, seperti system pendingin udara mati atau
listrik padam.
7. Hambatan Perencanaan Efektif
Ada dua jenis hambatan pengembangan rencana-rencana efektif. Pertama adalah
penolakan internal para perencana terhadap penetapan tujuan dan pembuatan
rencana untuk mencapainya. Dengan kata lain, hambatan ini bersumber pada
ketidaksediaan dan ketidak mampuan individu-individu perencana untuk melakukan
kegiatan-kegiatan perencanaan.
Hambatan kedua, ada bukan didalam tetapi diluar perencana yaitu keengganan umum
para anggota organisasi untuk menerima perencanaan dan rencana-rencana karena
perubahan-perubahan yang ditimbulkannya.
Tiada alasan tunggal atau sederhana mengapa para anggota organisasi menolak suatu
rencana baru. Seringkali penolakan terhadap rencana, karena hal itu bertentangan
dengan kepentingannya; menghilangkan atau mengurangi balas jasa atau
kekuatannyaseperti kekuasaan , karier, atau gengsi. Perencanaan juga mungkin ditolak
karena membatasi kebebasan karyawan untuk mengambil kegiatan kerja yang disukai
atau menghindari tugas yang tidak diinginkan atau mereka tidak melihat niali
perubahan yang direncanakan. Sebagian besar anggota organisasi juga menolak
kebijaksanaan baruyang meningkatkan beban kerja mereka, terutama mereka tidak
sebanding dengan peningkatan balas jasa yang mereka terima.
8. Kriteria Penilaian Efektivitas Rencana
Beberapa criteria dapat digunakan untuk menilai efektivitas perencanaan, yaitu mencakup 1)
kegunaan, 2) ketepatan dan obyektivitas, 3) ruang lingkup, 4) efektivitas biaya, 5)
akuntabilitas, dan 6) ketepatan waktu.
kegunaan
kegunaan
Ketepatan
dan
obyektivitas
Ketepatan
waktu
Efektivitas n
perencanaa n
n
n
Efektivitas
Efektivitas
biaya
biaya
Akuntabilit
as
k
k
k
k
Ruang
Ruang
k
lingkup
lingkup
k
k
Gambar 3. Kriteria penilaian efektivitas
suatu rencana
k
k
Kegunaan. Agar berguna bagi manajemen dalam pelaksanaan fungsi-fungsinya yang
e
lain, suatu rencana harus fleksibel, stabil, berkesinambungan, dan sederhana.
t
Fleksibilitas adalah esensi bagi kesuksesan perencanaan
strategic. Hal ini memerlukan
e
Page 7 of 8
Mata Kuliah / MateriKuliah
Brawijaya University
2011
analisa, peramalan pengembangan rencana dengan mempertimbangkan segala
sesuatu dan pembuatan perencanaan sebagai proses yang berkesinambungan.
Rencana hendaknya dapat melakukan penyesuaian secara cepat dan lancer terhadap
perubahan kondisi lingkungan tanpa kehilangan efektivitas.
Ketepatan dan efektivitas. Rencana-rencana harus dievaluasi untuk mengetahui
apakah jelas, ringkas, nyata, dan akurat. Berbagai keputusan dan kegiatan manajemen
lainnya hanya efektif bila didasarkan atas informasi yang tepat.
Ruang lingkup. Perencanaan perlu memperhatikan prinsip-prinsip kelengkapan
(comprehensiveness), kepaduan (unity) dan konsistensi.
Efektivitas biaya. Efektivitas biaya perencanaan dalam hal ini adalah menyangkut
waktu, usaha, dan aliran emosional. Salah satu pedoman penting dalam perencanaan :
jangan lakukan perencanaan bila hasil-hasil meningkatkan penghasilan atau
mengurangi biaya lebih kecil daripada biaya perencanaan dan implementasinya.
Akuntabilitas. Ada dua aspek akuntabilitas perencanaan: 1) tanggung jawab atas
pelaksanaan perencanaan dan 2) tanggung jawab atas implementasi rencana. Suatu
rencana harus mencakup keduanya.
Ketepatan waktu. Para perencana harus membuat berbagai perencanaan. Berebagai
perubahan yang terjadi sangat cepat akan dapat menyebabkan rencana tidak tepat
atau sesuai untuk berbagai perbedaan waktu.
REFERENSI
Handoko, T. Hani. 2003. Manajemen. BPFE. Yogyakarta.
Stoner.A.F.James,dkk.1996. Manajemen. PT Prenhallindo. Jakarta
PROPAGASI
A.
B.
Latihan dan Diskusi (Propagasi vertical dan Horizontal)
Pertanyaan (Evaluasi mandiri)
Apa yang dimaksud dengan perencanaan?
Apa saja tahapan dalam perencanaan?sebutkan dan jelaskan!
Apa saja langkah-langkah proses penyusunan strategic?
Ada dua jenis hambatan pengembangan rencana-rencana efektif, sebutkan
dan jelaskan!
5.
Apa saja criteria yang digunakan untuk menilai efektivitas perencanaan?
sebutkan dan jelaskan!
1.
2.
3.
4.
C.
D.
QUIZ -mutiple choice (Evaluasi)
PROYEK (Eksplorasi entrepreneurship, penerapan topic bahasan pada
dunia nyata)
Page 8 of 8