Tugas Penilaian efektivitas rencana pros
TUGAS MATA KULIAH MANAJEMEN
Dosen Pengampu : Bpk. Edy Mulyantomo, SE. MM
DIBUAT OLEH :
NAMA
: MOKHAMAD DEDY SETYAWAN
NIM
: B.131.11.0522
PROGDI
: S1 MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI MANAJEMEN
UNIVERSITAS SEMARANG
2012
Pertanyaan :
1. Jelaskan solusi terhadap hambatan – hambatan perencanaan efektif !
2. Jelaskan penilaian efektivitas rencana !
3. Jelaskan proses perencanaan strategic !
Jawab :
1.
Ada dua jenis hambatan terhadap pengembangan rencana yang efektif, yaitu :
Hambatan pertama adalah perlawanan atau penolakan internal para calon perencana terhadap
penetapan sasaran dan pembuatan rencana untuk mencapainya. Dan hambatan kedua adalah
keengganan para anggota organisasi untuk menerima perencanaan dan rencana yang akan
menyebabkan perubahan. Untuk mengatasi hambatan-hambatan terhadap perencanaan yang
efektif para manajer harus membantu bawahan dengan sebaik-baiknya dengan menciptakan
sistem organisasi yang mempermudah penetapan sasaran dan bukan yang menghambatnya.
Membantu individu menetapkan sasaran.
Para manajer yang tidak memiliki pengetahuan tentang organisasi atau lingkungan
eksternalnya, memerlukan bantuan dalam mengembangkan sistem informasi yang baik.
Bantuan dapat berupa program pengembangan manajemen dalam perusahaan untuk
membantu dalam mengadakan hubungan informal dengan orang-orang dari berbagai
departemen, divisi, dan lokasi. Bilamana perencanaan merupakan proses yang dipahami
dengan baik, maka akan lebih mudah bagi tiap individu untuk mengembangkan rencana guna
mencapai sasaran tersebut.
Mengatasi perlawanan terhadap perubahan.
Untuk mengatasinya dapat dilakukan dengan cara melibatkan para karyawan yang
akan terkena pengaruh dalam proses perencanaan. Kemudian dengan memberikan lebih
banyak informasi kepada para karyawan tentang rencana dan kemungkinan akibat-akibatnya.
Selain itu juga, dengan menyadari dampak dari perubahan-perubahan yang diusulkan
terhadap para anggota organisasi dan memperkecil gangguan yang tidak perlu.
2.
Beberapa kriteria dapat digunakan untuk menilai efektivitas perencanaan yaitu
mencakup 1) Kegunaan, 2) Ketepatan dan oyektivitas, 3) Ruang lingkup, 4) Efektivitas biaya,
5) Akuntabilitas, 6) Ketepatan waktu.
Kegunaan
agar berguna bagi manajemen dalam pelaksanaan fungsi-fungsinya yang lain, suatu
rencana harus fleksibel, stabil, berkesinambungan, dan sederhana. Fleksibilitas adalah esensi
bagi kesuksesan perencanaan strategik. Rencana juga memerlukan stabilitas, karena bila
rencana terlalu sering berubah para manajer tidak menjadi terbiasa dengan rencana tersebut
sebagai suatu peralatan pengoperasian dan menjadi tidak efektif. Di samping itu, perencanaan
perlu mempunyai kontinuitas agar perencanaan dapat berkesinambungan. Akhirnya, semakin
besar dan kompleks suatu organisasi dan lingkungan nya, diperlukan rencan-rencana yang
lebih kompleks. Tetapi, kadang-kadang rencana menjadi terlalu kompleks dibanding yang
dibutuhkan seharusnya. Padahal semakin kompleks rencana, semakin sulit disampaikan dan
diimplementasikan. Jadi, rencana yang sederhana perlu untuk memberikan cara pencapain
tujuan dengan sedikit mungkin faktor-faktor, kekuatan-kekuatan dan pengaruh-pengaruh
dalam situasi, serta hubungan-hubungan antara mereka.
Ketepatan dan obyektivitas
Rencana-rencana harus dievaluasi untuk mengetahui apakah jelas, ringkas, nyata dan
akurat. Berbagai keputusan dan kegiatan manajemen lainnya hanya efektif bila didasarkan
atas informasi yang tepat. Perencanaan juga harus lebih didasarkan atas pemikiran yang
realistik dan fakta-fakta yang sebenarnya tentang persyaratan-persyaratan yang dibutuhkan
untuk mencapai sasaran dibanding sasaran pribadi pembuat rencana. Agar tercapai
perencanaan tersebut, proses penyusunannya harus didasarkan atas pemikiran yang obyektif.
Ruang lingkup
Perencanaan
perlu
perlu
memperhatikan
prinsip-prinsip
kelengkapan
(comprehensiveness), kepaduan (unity) dan konsistensi. Berapa luas cakupan rencana?
Menyangkut kegiatan-kegiatan apa saja? Bagaiman kerangka hubungan antar kegiatan?
Satuan-satuan kerja atau departemen-departemen mana yang terlihat?
Efektivitas biaya
Efektivitas biaya perencanaan dalam hal ini adalah menyangkut waktu, usaha dan
aliran emosional. Salah satu pedoman penting dalam perencanaan : Jangan lakukan
perencanaan bila hasil-hasil meningkatkan penghasilan atau mengurangi biaya lebih kecil
daripada biaya perencanaan implementasinya.
Akuntabilitas
Ada dua aspek akuntabilitas perencanaan : 1) Tanggung jawab atas pelaksanaan
perencanaan dan 2) Tanggung jawab atas implementasi rencana. Suatu rencana harus
mencakup keduanya.
Ketepatan waktu
Para perencana harus membuat berbagai perencanaan. Berbagai perubahan yang
terjadi sangat cepat akan dapat menyebabkan rencana tidak tepat atau sesuai untuk berbagai
perbedaan waktu.
3. Proses perencanaan strategik meliputi 9 langkah, yaitu:
1. Penentuan misi dan tujuan
Yang mencakup pernyataan-pernyataan umum tentang misi, falsafah maksud, dan
tujuan organisasi. Perumusan misi dan tujuan merupakan tanggung jawab kunci bagi manajer
puncak. Perumusan ini dipengaruhi oleh nilai-nilai yang dibawakan manajer. Nilai-nilai ini
dapat mencakup masalah sosial & etika, atau masalah umum seperti luas perusahaan, macam
produk / jasa, dll.
2. Pengembangan profil perusahaan
Yang mencerminkan kondisi internal dan kemampuan perusahaan. Langkah ini
dilakukan untuk mengidentifikasikan tujuan dan strategi yang ada sekarang. Profil
perusahaan menunjukkan kesuksesan perusahaan di waktu yang lalu dan kemampuannya
untuk mendukung pelaksanaan kegiatan sebagai implementasi strategi dalam pencapaian
tujuan di waktu yang akan datang.
3. Analisa lingkungan eksternal
Dengan maksud untuk mengidentifikasikan cara-cara dalam mana perubahanperubahan lingkungan ekonomi, teknologi, sosial/budaya, dan politik dapat secara tidak
langsung mempengaruhi organisasi. Perusahaan perlu mengidentifikasi lingkungan lebih
khusus yang terdiri dari penyedia, pasar organisasi, para pesaing, pasar tenaga kerja, dan
lembaga keuangan dimana kekuatan ini akan mempengaruhi secara langsung operasi
perusahaan.
4. Analisa internal perusahaan – kekuatan dan kelemahan organisasi
Analisa ini dilakukan dengan memperbandingkan profil perusahaan dan lingkungan
eksternal. Tujuan proses analisa internal di atas adalah untuk mengidentifikasikan kekuatan &
kelemahan strategik yang penting bagi perumusan strategi perusahaan. Dengan memahami
kekuatan & kelemahan perumusan strategi organisasi diharapkan akan lebih tepat.
5. Identifikasi kesempatan dan ancaman strategik
Identifikasi tujuan dan strategi, analisa lingkungan, serta analisa kekuatan dan
kelemahan organisasi dipadukan dalam langkah kelima. Berbagai kesempatan dan ancaman
ini dapat dapat ditimbulkan banyak faktor antara lain : perkembangan teknologi, perubahan
kondisi pasar, perubahan politik, atau perilaku konsumen/langganan.
6.
Pembuatan keputusan strategik
Langkah selanjutnya mencakup identifikasi, penilaian, dan pemilihan berbagai
alternatif strategik. Proses ini disebut proses pembuatan keputusan strategik.
7. Pengembangan strategi perusahaan
Setelah tujuan jangka panjang dan strategi dipilih dan ditetapkan, organisasi perlu
menjabarkannya ke dalam sasaran-sasaran jangka pendek (tahunan) dan strategi-strategi
operasional. Tujuan dan strategi umum diterjemahkan dan diperinci menjadi berbagai
strategi, kebijaksanaan dan taktik ( rencana, program dan anggaran ) operasional pada
masing-masing bidang fungsional organisasi.
8. Implementasi strategi
Yang menyangkut kegiatan manajemen untuk mengoperasikan strategi. Implementasi
berarti peletakan strategi menjadi kenyataan. Implementasi melibatkan penugasan tanggung
jawab atas sukses semua atau sebagian strategi kepada karyawan yang sesuai, diikuti alokasi
sumber daya yang dibutuhkan. Lima variabel yang biasanya merupakan faktor-faktor kritis
implementasi strategi : tugas, orang, struktur, teknologi, dan sistem balas jasa.
9. Peninjauan kembali dan evaluasi
Proses ini sering disebut “strategic control”. Setelah strategi diimplementasikan,
manajer perlu senantiasa memonitor secara periodik, atau pada tahap-tahap kritis untuk
menilai apakah organisasi berjalan kearah tujuan yang telah ditetapkan atau tidak. Dua
pertanyaan utama dalam proses peninjauan kembalidan strategi evaluasi strategi adalah : (1)
apakah strategi diimplementasikan sesuai rencana? dan (2) apakah strategi dapat mencapai
hasil-hasil yang diharapkan?
Dosen Pengampu : Bpk. Edy Mulyantomo, SE. MM
DIBUAT OLEH :
NAMA
: MOKHAMAD DEDY SETYAWAN
NIM
: B.131.11.0522
PROGDI
: S1 MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI MANAJEMEN
UNIVERSITAS SEMARANG
2012
Pertanyaan :
1. Jelaskan solusi terhadap hambatan – hambatan perencanaan efektif !
2. Jelaskan penilaian efektivitas rencana !
3. Jelaskan proses perencanaan strategic !
Jawab :
1.
Ada dua jenis hambatan terhadap pengembangan rencana yang efektif, yaitu :
Hambatan pertama adalah perlawanan atau penolakan internal para calon perencana terhadap
penetapan sasaran dan pembuatan rencana untuk mencapainya. Dan hambatan kedua adalah
keengganan para anggota organisasi untuk menerima perencanaan dan rencana yang akan
menyebabkan perubahan. Untuk mengatasi hambatan-hambatan terhadap perencanaan yang
efektif para manajer harus membantu bawahan dengan sebaik-baiknya dengan menciptakan
sistem organisasi yang mempermudah penetapan sasaran dan bukan yang menghambatnya.
Membantu individu menetapkan sasaran.
Para manajer yang tidak memiliki pengetahuan tentang organisasi atau lingkungan
eksternalnya, memerlukan bantuan dalam mengembangkan sistem informasi yang baik.
Bantuan dapat berupa program pengembangan manajemen dalam perusahaan untuk
membantu dalam mengadakan hubungan informal dengan orang-orang dari berbagai
departemen, divisi, dan lokasi. Bilamana perencanaan merupakan proses yang dipahami
dengan baik, maka akan lebih mudah bagi tiap individu untuk mengembangkan rencana guna
mencapai sasaran tersebut.
Mengatasi perlawanan terhadap perubahan.
Untuk mengatasinya dapat dilakukan dengan cara melibatkan para karyawan yang
akan terkena pengaruh dalam proses perencanaan. Kemudian dengan memberikan lebih
banyak informasi kepada para karyawan tentang rencana dan kemungkinan akibat-akibatnya.
Selain itu juga, dengan menyadari dampak dari perubahan-perubahan yang diusulkan
terhadap para anggota organisasi dan memperkecil gangguan yang tidak perlu.
2.
Beberapa kriteria dapat digunakan untuk menilai efektivitas perencanaan yaitu
mencakup 1) Kegunaan, 2) Ketepatan dan oyektivitas, 3) Ruang lingkup, 4) Efektivitas biaya,
5) Akuntabilitas, 6) Ketepatan waktu.
Kegunaan
agar berguna bagi manajemen dalam pelaksanaan fungsi-fungsinya yang lain, suatu
rencana harus fleksibel, stabil, berkesinambungan, dan sederhana. Fleksibilitas adalah esensi
bagi kesuksesan perencanaan strategik. Rencana juga memerlukan stabilitas, karena bila
rencana terlalu sering berubah para manajer tidak menjadi terbiasa dengan rencana tersebut
sebagai suatu peralatan pengoperasian dan menjadi tidak efektif. Di samping itu, perencanaan
perlu mempunyai kontinuitas agar perencanaan dapat berkesinambungan. Akhirnya, semakin
besar dan kompleks suatu organisasi dan lingkungan nya, diperlukan rencan-rencana yang
lebih kompleks. Tetapi, kadang-kadang rencana menjadi terlalu kompleks dibanding yang
dibutuhkan seharusnya. Padahal semakin kompleks rencana, semakin sulit disampaikan dan
diimplementasikan. Jadi, rencana yang sederhana perlu untuk memberikan cara pencapain
tujuan dengan sedikit mungkin faktor-faktor, kekuatan-kekuatan dan pengaruh-pengaruh
dalam situasi, serta hubungan-hubungan antara mereka.
Ketepatan dan obyektivitas
Rencana-rencana harus dievaluasi untuk mengetahui apakah jelas, ringkas, nyata dan
akurat. Berbagai keputusan dan kegiatan manajemen lainnya hanya efektif bila didasarkan
atas informasi yang tepat. Perencanaan juga harus lebih didasarkan atas pemikiran yang
realistik dan fakta-fakta yang sebenarnya tentang persyaratan-persyaratan yang dibutuhkan
untuk mencapai sasaran dibanding sasaran pribadi pembuat rencana. Agar tercapai
perencanaan tersebut, proses penyusunannya harus didasarkan atas pemikiran yang obyektif.
Ruang lingkup
Perencanaan
perlu
perlu
memperhatikan
prinsip-prinsip
kelengkapan
(comprehensiveness), kepaduan (unity) dan konsistensi. Berapa luas cakupan rencana?
Menyangkut kegiatan-kegiatan apa saja? Bagaiman kerangka hubungan antar kegiatan?
Satuan-satuan kerja atau departemen-departemen mana yang terlihat?
Efektivitas biaya
Efektivitas biaya perencanaan dalam hal ini adalah menyangkut waktu, usaha dan
aliran emosional. Salah satu pedoman penting dalam perencanaan : Jangan lakukan
perencanaan bila hasil-hasil meningkatkan penghasilan atau mengurangi biaya lebih kecil
daripada biaya perencanaan implementasinya.
Akuntabilitas
Ada dua aspek akuntabilitas perencanaan : 1) Tanggung jawab atas pelaksanaan
perencanaan dan 2) Tanggung jawab atas implementasi rencana. Suatu rencana harus
mencakup keduanya.
Ketepatan waktu
Para perencana harus membuat berbagai perencanaan. Berbagai perubahan yang
terjadi sangat cepat akan dapat menyebabkan rencana tidak tepat atau sesuai untuk berbagai
perbedaan waktu.
3. Proses perencanaan strategik meliputi 9 langkah, yaitu:
1. Penentuan misi dan tujuan
Yang mencakup pernyataan-pernyataan umum tentang misi, falsafah maksud, dan
tujuan organisasi. Perumusan misi dan tujuan merupakan tanggung jawab kunci bagi manajer
puncak. Perumusan ini dipengaruhi oleh nilai-nilai yang dibawakan manajer. Nilai-nilai ini
dapat mencakup masalah sosial & etika, atau masalah umum seperti luas perusahaan, macam
produk / jasa, dll.
2. Pengembangan profil perusahaan
Yang mencerminkan kondisi internal dan kemampuan perusahaan. Langkah ini
dilakukan untuk mengidentifikasikan tujuan dan strategi yang ada sekarang. Profil
perusahaan menunjukkan kesuksesan perusahaan di waktu yang lalu dan kemampuannya
untuk mendukung pelaksanaan kegiatan sebagai implementasi strategi dalam pencapaian
tujuan di waktu yang akan datang.
3. Analisa lingkungan eksternal
Dengan maksud untuk mengidentifikasikan cara-cara dalam mana perubahanperubahan lingkungan ekonomi, teknologi, sosial/budaya, dan politik dapat secara tidak
langsung mempengaruhi organisasi. Perusahaan perlu mengidentifikasi lingkungan lebih
khusus yang terdiri dari penyedia, pasar organisasi, para pesaing, pasar tenaga kerja, dan
lembaga keuangan dimana kekuatan ini akan mempengaruhi secara langsung operasi
perusahaan.
4. Analisa internal perusahaan – kekuatan dan kelemahan organisasi
Analisa ini dilakukan dengan memperbandingkan profil perusahaan dan lingkungan
eksternal. Tujuan proses analisa internal di atas adalah untuk mengidentifikasikan kekuatan &
kelemahan strategik yang penting bagi perumusan strategi perusahaan. Dengan memahami
kekuatan & kelemahan perumusan strategi organisasi diharapkan akan lebih tepat.
5. Identifikasi kesempatan dan ancaman strategik
Identifikasi tujuan dan strategi, analisa lingkungan, serta analisa kekuatan dan
kelemahan organisasi dipadukan dalam langkah kelima. Berbagai kesempatan dan ancaman
ini dapat dapat ditimbulkan banyak faktor antara lain : perkembangan teknologi, perubahan
kondisi pasar, perubahan politik, atau perilaku konsumen/langganan.
6.
Pembuatan keputusan strategik
Langkah selanjutnya mencakup identifikasi, penilaian, dan pemilihan berbagai
alternatif strategik. Proses ini disebut proses pembuatan keputusan strategik.
7. Pengembangan strategi perusahaan
Setelah tujuan jangka panjang dan strategi dipilih dan ditetapkan, organisasi perlu
menjabarkannya ke dalam sasaran-sasaran jangka pendek (tahunan) dan strategi-strategi
operasional. Tujuan dan strategi umum diterjemahkan dan diperinci menjadi berbagai
strategi, kebijaksanaan dan taktik ( rencana, program dan anggaran ) operasional pada
masing-masing bidang fungsional organisasi.
8. Implementasi strategi
Yang menyangkut kegiatan manajemen untuk mengoperasikan strategi. Implementasi
berarti peletakan strategi menjadi kenyataan. Implementasi melibatkan penugasan tanggung
jawab atas sukses semua atau sebagian strategi kepada karyawan yang sesuai, diikuti alokasi
sumber daya yang dibutuhkan. Lima variabel yang biasanya merupakan faktor-faktor kritis
implementasi strategi : tugas, orang, struktur, teknologi, dan sistem balas jasa.
9. Peninjauan kembali dan evaluasi
Proses ini sering disebut “strategic control”. Setelah strategi diimplementasikan,
manajer perlu senantiasa memonitor secara periodik, atau pada tahap-tahap kritis untuk
menilai apakah organisasi berjalan kearah tujuan yang telah ditetapkan atau tidak. Dua
pertanyaan utama dalam proses peninjauan kembalidan strategi evaluasi strategi adalah : (1)
apakah strategi diimplementasikan sesuai rencana? dan (2) apakah strategi dapat mencapai
hasil-hasil yang diharapkan?