BAB II PROFIL INSTANSI - Peranan Komunikasi Terhadap Kinerja Pegawai pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universtas Sumatera Utara
BAB II PROFIL INSTANSI A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di dirikan di luar kota Medan atau di luar Provinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi didirikan
tahun 1959 di Darussalam ( Universitas Syiah Kuala ) Kota Kutaraja ( Banda Aceh ), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar. Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja ( Banda Aceh ) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu tehknik operasional pendidikan berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada dibawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).
Berhubung Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja ( sekarang Banda Aceh ) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiah Kuala, maka Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara didirikan di Medan dan memperoleh status Negeri dan Surat Keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No. 64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan kedalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 1 Oktober 1961.
Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No. 0535/0/1983, tanggal 8 Desember 1983, Keputusan Dirjen. Pendidikan Tinggi No.
23/DIKTI/Kep/1987, No. 25/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 , Program Pendidikan Diploma D-III.
Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3 (tiga) Departemen, yaitu : a.
Departemen Ekonomi Pembangunan b. Departemen Manajemen c. Departemen Akuntansi
Sedangakan Program Diploma-III terdiri dari : a.
Jurusan Kesekretariatan b. Jurusan Keuangan c. Jurusan Akuntansi
Sementara pendidikan profesi berada dibawah Departemen Akuntansi, yakni Pendidikan Profesi Akuntansi (PPAk) yang kurikulum dan proses pendidikan diselenggarakan secara tersendiri.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima mahasiswa pada bulan Agustus 1961.
Dalam perjalanan yang panjang, pada tahun 2003 Universitas Sumatera Utara menjadi PT BHMN ( Perguruan Tinggi Badan Hukum Milik Negara) berdasarkan peraturan Pemerintah Nomor 56 Tahun 2003, tanggal 11 November 2003, dimana Fakultas Ekonomi Sumatera Utara merupakan satu dari 10 Fakultas dan Program Pascasarjana yang ada pada saat Universitas Sumatera Utara menjadi PT BHMN, dengan dibentuknya Fakultas Farmasi dan Fakultas Psikolog pada tahun 2007 Universitas Sumatera Utara telah memiliki 12 Fakultas.
Visi Fakultas Ekonomi Universita Sumatera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhn pasar pesaingan global.
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumateta Utara adalah sebagai berikut a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, Manajemen, Akuntandi yang berorientasi pasar.
b.
Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
c.
Mengembangkan dan meningkatkan pelaksaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.
d.
Sentiasa berusaha meningkatakan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya.
e.
Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi profrsional dan lembaga lain yang bertaraf nasional dan internasional.
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah : a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional maupun internasional. b.
Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian dan pengabdian pada masyarakat dan responsif terhadap perkembangan/perubahan.
B. Struktur Organisasi
Stuktur Organisasi diperlukan untuk membedakan wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya keterkaitan antar bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Untuk mencapai tujuan organisasi, diperlukan sudah wadah yang mengatur seluruh aktivitas organisasi yang disusun dalam suatu stuktur organisasi.Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektifitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.
Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan serangakain kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal, melalui saluran tunggal. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Suametera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1. berikut ini
STRUKTUR ORGANISASI FAKULTAS EKONOMI
I U M Dose
Universitas Sumatera Utara
Sumber : Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera UtaraReguler Ekonomi Pembangunan S1 Ekstension
Akuntansi S1 Reguler Akuntansi S1 Ekstension DIII Akuntansi Ekonomi Pembangunan S1
Dose
DIII Kesekretariatan Dose
Manajemen S1 Reguler Manajemen S1 Ekstension DIII Keuangan
DEKAN
PEMBANTU DEKAN
I II III Senat Akademik
Departemen Manajemen
Subbag Kemahasiswa an dan Alumni
Keuangan dan K i
Pendidikan Subbag
Perlengkapan Subbag
Tata Usaha Subbag Umum dan
Pelaksana T k i
Pengembanga Unit
Komisi- Komisi Pusat Kajian/
Departemen Akuntansi Departemen Ekonomi Pembanguanan L A B O R A T O R
PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI USU
Plt. Dekan : Drs. Arifin Lubis, MM,Ak Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution,SE,M.Acc,Ak Pembantu Dekan II : Drs. Arifin Lubis, MM,Ak Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE,M.Si
PROGRAM S1 Ekonomi Pembangunan
Ketua Departemen : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec Ketua Program Studi : Irsyad Lubis, M.Soc, Ph.D Sekretaris Departemen : Drs. Syahrir Hakim Nasution, M.Si Sekretaris Program Studi : Paidi Hidayat SE, M.Si
Manajemen
Ketua Departemen : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME Ketua Program Studi : Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si Sekretaris Departemen : Dra. Maharyanie, M.Si
Akuntansi
Pl. Ketua Departemen : Dr. Syarifuddin Ginting SE, M.A.F.I.S. Ak Ketua Program Studi : Firman Syarif, M.Si, Ak Sekretaris Departemen : Drs. Hotmal Djafar, MM, Ak Sekretaris Program Studi : Drs. Mutia Ismail, M.Si, Ak
PROGRAM DIPLOMA Keuangan
Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak Sekretaris : Syafrizal helmi Situmorang, SE, M.Si
Akuntansi
Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak Sekretaris : Drs. Chairul Nazwa, M.Si, Ak
Kesekretariatan
Ketua : Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM Pada gambar 2.2 dapat dilihat Stuktur Organisasi pada Pembantu Dekan III yang membawahi bagian Kemahasiswaan
Pembantu Dekan III Drs.Ami Dilham,M.Si Kasub. Kemahasiswaan Zailina, S.sos Staf/Pegawai Staf/Pegawai Staf/Pegawai Sri Wardani,SE Safaruddin,SE Emma Dahliana,SE
Gambar 2.2 Struktur organisasi pada bagian Kemahasiswaan FE USU
Sumber. Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
2012 Pimpinan Kemahasiswaan:Pembantu Dekan III : Drs. Ami Dilham,M.Si Kasug.Kemahasiswaan : Zailina. S.sos
Staf / Pegawai Kemahasiswaan : Emma Dahliana,SE Sri Wardani,SE Safaruddin,SE
Chairunisa, SE Dari struktur organisasi ini dapat dilihat bahwa antara pimpinan dengan pegawai, pegawai dengan pegawai memiliki tugas yang saling berkaitan. Pace dan
Faules dalam buku Suranto ( 2005 : 88 ) mengemukakan bahwa penyampaian pesan secara berurutan merupakan bentuk komunikasi yang paling diminan di dalam suatu perkantoran. Oleh sebab itu, komunikasi diperlukan guna pencapaian tujuan secara keseluruhan. Pada bagian kemahasiswaan ini terjalin komunikasi yaitu : 1.
Komunikasi dari atas ke bawah yang disebut top-down communications yang berupa perintah, instruksi, petunjuk dan informasi lainnya kepada bawahan.
2. Komunikasi dari bawah ke atas yang disebut bottom-up communications yang berupa laporan hasil kerja, saran, pengaduan, dan lain sebagainya kepada pimpinan.
3. Komunikasi horizontal yaitu pertukaran informasi diantara orang-orang yang sama tingkatan otoritasnya didalam organisasi. Seperti komunikasi antar Pembantu Dekan dan komunikasi antar pegawai Kemahasiswaan di jajaran Fakultas Ekonomi.
C. Job Description Kemahasiswaan
Job description adalah uraian pekerjaan yang harus dilakukan oleh setiap pegawai dimana pekerjaan tersebut telah ditetapkanoleh pimpinan sesuai kemampuan dan pengetahuannya menurut Purwanto ( 2006 : 46 ). Dari pengertian tersebut dapat dilihat Job Description bagian Kemahasiswaan sebagai berikut: Tugasnya : a.
Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyususnan RKAT Bagian Kemahasiswaan.
b.
Mengumpulkan dan mengelola data dibidang kemahasiswaan dan alumni.
c.
Melakukan administrasi kemahasiswaan.
d.
Melakukan urusan pemberian izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan.
e.
Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.
f.
Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas.
g.
Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan mahasiswa.
h.
Melakukan pemantauan pelaksaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan. i.
Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni. j.
Melakukan penyajian informasi dibidang kemahasiswaan dan alumni. k.
Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
Pimpinan Kemahasiswaan
Tugasnya :
1. Menandatangani segala jenis surat permohonan dari mahasiswa seperti surat : surat aktif kuliah, surat permohonan tunjangan dan lain sebagainya
2. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) sub bagian dan 3. Mempersiapakan penyusunan RKAT Bagian.
Kasub. Kemahasiswaan
Tugasnya : 1. Memeriksa surat permohonan mahasiswa apakah sudah benar.
2. Memaraf surat permohonan mahasiswa.
3. Mengkonsep/ membalas surat yang diterima dari luar instansi misalnya surat lowongan pekerjaan, surat kegiatan beprestasi (beasiswa).
Staf/ Pegawai
Tugasnya : 1.Mengetik surat permohonan beasiswa.
2. Memriksa syarat pengajuan surat permohonan mahasiswa.
3. Apabila dalam masa pengurusan beasiswa, memberikan formulir, menerima dan memeriksa berkas mahasiswa seperti KHS, Fotocopy SPP, Fotocopy KTM dan sebagainya.
4. Mendata mahasiswa baru dengan memberikan formulir.
D. Kinerja Pegawai
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan
mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan sivitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian- penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu: Penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya. Agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud, dibutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja.
Untuk mencapai hasil kerja yang maksimal diperlukan pengetahuan dan keterampilan yang mendukung pelaksanaan tugas sehingga menghasilkan kinerja yang optimal. Kinerja adalah jawaban dari berhasil/ tidaknya tujuan organisasi yang telah ditetapkan. Menurut Mangkunegara ( 2000:67 ) kinerja adalah hasil kerja secara kualitas dan kuantitas yang dicapai oleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan tanggung jawab yang diberikan kepadanya. Oleh sebab itu, kinerja pegawai akan sangat berpenagruh terhadap kinerja organisasi. Menurut Simamora ( 2006 : 71 ) “ penilaian kinerja adalah proses yang dipakai oleh organisasi untuk mengevaluasi pelaksanaan kerja individu pegawai”
Kinerja yang optimal dapat dicapai pada bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara, apabila pegawai mampu melakukan komunikasi yang baik kepada mahasiswa dengan melayani apa yang dibutuhkan, baik mengenai informasi maupun kepentingan dalam pengurusan surat-surat keterangan sesuai dengan kepentimgannya.
Secara umum kegiatan yang dilakukan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitia-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar- seminar, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya.
Fakultas juga terus melakukan pembinaan tehadap civitas akademik agar dapat menghasilakn Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.
E. Rancana Kegiatan
Rencana kegiatan pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain : 1.
Mengadakan Latihan Kepemimpinan Mahasiswa.
2. Mempersiapkan penyambutan mahasiswa baru.
3. Melaksanakan kegiatan Kemahasiswaan.