Analisis Penerapan Sistem Pengendalian Internal pada Siklus Pembelian dan Pengeluaran Kas (Studi Kasus di PT. Mitra Tata Lingkungan Baru).
ABSTRAK
Meskipun penerapan sistem pengendalian internal di perusahaan sangat
penting, namun pada kenyataannya berdasarkan hasil survei Pengendalian Internal
yang dilakukan oleh Kantor Akuntan Publik dan Konsultasi RSM AAJ,
disimpulkan masih banyak para pemilik perusahaan yang tidak memprioritaskan
adanya Sistem Pengendalian Internal di perusahaannya. Meski begitu, 100 persen
dari perusahaan tersebut menyadari pentingnya sistem tersebut. Ada banyak jenis
pengendalian yang digunakan oleh organisasi agar tujuannya dapat dipenuhi.
Salah satunya adalah pengendalian atas transaksi yang terjadi di perusahaan.
Salah satu kegiatan transaksi yang sering terjadi di perusahaan adalah kegiatan
pengeluaran.
Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis sistem pengendalian internal
pada siklus pembelian dan pengeluaran kas yang diterapkan di PT. Mitra Tata
Lingkungan Baru. Pengumpulan data dilakukan dengan menggunakan teknik
wawancara, observasi, dan analisis dokumen. Analisis yang dilakukan adalah
analisis deskriptif.
Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, peneliti dapat mengambil
simpulan bahwa penerapan sistem pengendalian internal pada siklus pembelian
dan pengeluaran kas di PT. Mitra Tata Lingkungan Baru belum cukup memadai.
Adapun kelemahan tersebut antara lain masih adanya perangkapan fungsi pada
fungsi pembelian dengan fungsi penerimaan serta perangkapan fungsi pada fungsi
penyimpanan kas dengan fungsi pencatatan. Selain itu, semua formulir yang
digunakan belum bernomor urut cetak. PT. Mitra Tata Lingkungan Baru
diharapkan dapat memperbaiki penerapan sistem pengendalian internal
perusahaan.
Kata kunci: Siklus Pembelian dan Pengeluaran Kas, Pengendalian Internal.
vi
Universitas Kristen Maranatha
ABSTRACT
Although the implementation of internal control system in the company is
very important, but in fact based on the results of the Internal Control survey
conducted by Public Accountant and Consultancy RSM AAJ, concluded still many
owners of companies that did not prioritize the existence of Internal Control
System in its subsidiaries. Even though so, 100 percent from the company realized
the importance of the system. There are many different types of control used by
the organization to its purpose could be fulfilled. One of these is the control over
the transaction that occurred in the company. One of the activities of the
transaction that often occurs in the company is spending activities.
This research intends to analysis an internal control system of purchase
and cash disbursement cycle applied by PT. Mitra Tata Lingkungan Baru. The
data collection techniques used are an interview, an observation, and a document
analysis. In this research, the researcher uses the descriptive analysis.
Based on the conducted research, the researcher finds that the internal
control system application on purchase and the cash disbursement cycle are not
still sufficient yet. The insufficient condition of the two system applications is
causedby an overlapping function between purchase and cash receipt as well
ascash receipt and accounting. In addition, all forms used do not have the
sequence number yet. Therefore, PT. Mitra Tata Lingkungan Baru is expected to
fix the application of its internal control system.
Keywords: purchase cycle, cash disbursement cycle, internal control system.
vii
Universitas Kristen Maranatha
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL ................................................................................................... i
HALAMAN JUDUL....................................................................................................ii
LEMBAR PENGESAHAN ........................................................................................ iii
SURAT PERNYATAAN KEASLIAN TUGAS AKHIR........................................... iv
KATA PENGANTAR ................................................................................................. v
ABSTRAK .................................................................................................................. vi
ABSTRACT ............................................................................................................... vii
DAFTAR ISI ..............................................................................................................viii
DAFTAR GAMBAR ................................................................................................... x
DAFTAR TABEL ......................................................................................................xi
DAFTAR LAMPIRAN ..............................................................................................xii
BAB I PENDAHULUAN ............................................................................................ 1
1.1 Latar Belakang Penelitian ........................................................................... 1
1.2 Rumusan Penelitian .................................................................................... 5
1.3 Tujuan Penelitian ........................................................................................ 5
1.4 Manfaat Penelitian ...................................................................................... 6
BAB II LANDASAN TEORI ...................................................................................... 7
2.1 Kajian Pustaka ............................................................................................ 7
2.1.1 Pengendalian Internal .................................................................. 7
2.1.1.1 Komponen Pengendalian Internal ................................. 8
2.1.2 Siklus Pengeluaran .....................................................................17
2.1.3 Pengolahan Transaksi .................................................................17
2.1.3.1 Prosedur Pembelian......................................................18
2.1.3.2 Prosedur Pengeluaran Kas............................................20
2.1.4 Kinerja Aktivitas Pengendalian untuk Transaksi Pembelian .....22
viii
Universitas Kristen Maranatha
2.1.5 Kinerja Aktivitas Pengendalian untuk Transaksi Pengeluaran
Kas ..............................................................................................24
2.2 Rerangka Pemikiran..................................................................................26
BAB III METODOLOGI PENELITIAN...................................................................27
3.1 Jenis Penelitan...........................................................................................27
3.2 Objek Penelitian........................................................................................27
3.3 Teknik Pengumpulan Data........................................................................33
3.4 Teknik Analisis Data ................................................................................34
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN ...........................................35
4.1 Hasil Penelitian .........................................................................................35
4.1.1 Siklus Pembelian dan Pengeluaran Kas PT. Mitra Tata
Lingkungan Baru ........................................................................35
4.2 Pembahasan ..............................................................................................43
4.2.1 Struktur Organisasi .....................................................................43
4.2.2 Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan ................................44
4.2.3 Praktik yang Sehat ......................................................................45
BAB V SIMPULAN DAN SARAN ..........................................................................53
5.1 Simpulan ...................................................................................................53
5.2 Saran .........................................................................................................54
DAFTAR PUSTAKA ................................................................................................56
LAMPIRAN ...............................................................................................................57
CURRICULUM VITAE ............................................................................................59
ix
Universitas Kristen Maranatha
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 4.1 Flowchart Sistem Akuntansi Pembelian dan Pengeluaran Kas pada
PT.Mitra Tata Lingkungan Baru ............................................................38
Gambar 4.2 Flowchart Rekomendasi Siklus Pembellian ..........................................46
Gambar 4.3 Flowchart Rekomendasi Siklus Pengeluaran Kas .................................50
x
Universitas Kristen Maranatha
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 2.1 Ringkasan Aktivitas Pengendalian Internal Transaksi Pembelian.............22
Tabel 2.2 Ringkasan Aktivitas Pengendalian Internal Transaksi Pengeluaran Kas...61
xi
Universitas Kristen Maranatha
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
Lampiran A Surat Persetujuan Untuk Melakukan Penelitian ....................................58
xii
Universitas Kristen Maranatha
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 LATAR BELAKANG
Dalam menjalankan kegiatannya, perusahaan pada umumnya sangat
memerlukan sistem informasi akuntansi yang efisien dan efektif, khususnya dalam
menyajikan informasi yang sesuai dengan kebutuhan manajemen maupun
berbagai pihak di luar perusahaan yang membutuhkan informasi tersebut
(Widjajanto, 2001:1). Penggunaan sistem informasi akuntansi dalam perusahaan
tidak hanya ditujukan untuk akuntansi, tetapi juga meningkatkan kontrol
manajemen (Mancini et al., 2013).
Sistem informasi akuntansi merupakan elemen yang paling penting dari
sistem informasi organisasi karena sistem informasi akuntansi memungkinkan
manajemen dan pengguna informasi eksternal untuk mendapatkan gambaran
seluruh organisasi. Selain itu, sistem informasi akuntansi juga dapat
menghubungkan sistem informasi lainnya seperti pemasaran, personalia,
penelitian dan pengembangan, pembelian dan produksi, sehingga informasi yang
dihasilkan oleh sistem informasi akuntansi dapat digunakandalam strategi
perencanaanuntuk mencapai tujuan organisasi (Banerjee, 2010:8).
Aspek yang paling penting dari sistem informasi akuntansi adalah proses
pengendalian internal. Pengendalian internal menyarankan tindakan-tindakan
yang diambil dalam sebuah perusahaan untuk mengatur dan mengarahkan
kegiatan-kegiatan organisasi. Banyak informasi yang dibutuhkan manajemen
untuk mengendalikan keuangan dan proses operasi perusahaan dari sistem
informasi akuntansi. Manajemen harus melindungi sumber daya perusahaan dari
1
Universitas Kristen Maranatha
BAB I PENDAHULUAN
|2
kemungkinan kerugian, mulai dari penggelapan atau pencurian, kegagalan
pembelian dari pemasok yang menawarkan harga terendah, kecerobohan
penggunaan persediaan atau bahan baku, dan ketidakefisienan pekerja (Bodnar
dan Hopwood, 2014:12).
Menurut Hall (2015:113), sistem pengendalian internal dapat melindungi
aset perusahaan dari berbagai kejadian yang tidak diinginkan perusahaan. Ini
termasuk akses tidak sah ke aset perusahaan (termasuk informasi), penipuan yang
dilakukan oleh orang-orang baik dari dalam maupun dari luar perusahaan, serta
kesalahan karena ketidakmampuan karyawan. Selain itu, menurut American
Institute of Certified Public Accountans, AICPA Professional Standards, Vol. 1
Sec. 320: 30-35 dalam Hall (2015:112), sistem pengendalian internal terdiri
kebijakan, praktik, dan prosedur yang digunakan oleh organisasi untuk mencapai
empat tujuan yang luas, yaitu untuk menjaga aset perusahaan, untuk memastikan
keakuratan dan keandalan catatan dan informasi akuntansi, untuk meningkatkan
efisiensi dalam operasi perusahaan, dan untuk mengukur kepatuhan terhadap
kebijakan dan prosedur yang ditentukan manajemen. Meskipun penerapan sistem
pengendalian internal di perusahaan sangat penting, namun pada kenyataannya
berdasarkan hasil survei Pengendalian Internal yang dilakukan oleh Kantor
Akuntan Publik dan Konsultasi RSM AAJ, disimpulkanmasih banyak para
pemilik perusahaan yang tidak memprioritaskan adanya Sistem Pengendalian
Internal di perusahaannya. Meski begitu, 100 persen dari perusahaan tersebut
menyadari pentingnya sistem tersebut.
Pengendalian internal melibatkan proses yang diimplementasikan oleh
organisasi untuk melindungi aset, memberikan informasi yang akurat dan handal,
Universitas Kristen Maranatha
BAB I PENDAHULUAN
|3
meningkatkan efisiensi operasional, menegakkan kebijakan manajerial yang
ditentukan, dan mematuhi hukum dan peraturan yang berlaku. Pengendalian
internal yang sesuai mendukung tujuan organisasi melalui akuntabilitas dan
transparansi tata kelola perusahaan yang baik (Richardson,2014:198).
Ada banyak jenis pengendalian yang digunakan oleh organisasi agar
tujuannya dapat dipenuhi. Salah satunya adalah pengendalian atas transaksi yang
terjadi di perusahaan. Pengendalian atas transaksi dirancang untuk memastikan
bahwa individu operasional kegiatan, tugas, atau transaksi, serta kelompok yang
terkait kegiatan operasional (tugas) atau transaksi, secara akurat diproses secara
tepat waktu. Pengendalian atas transaksi meliputi otorisasi, dokumentasi (seperti
sumber dokumen), pemisahan tugas, dan pengendalian aplikasi TI (Reding,
2009:6-23).
Salah satu kegiatan transaksi yang sering terjadi di perusahaan adalah
kegiatan pengeluaran. Kegiatan pengeluaran yang berhubungan dengan kegiatan
strategis dan operasional merupakan hal yang sangat penting bagi semua
organisasi. Siklus pengeluaran biasanya dibagi menjadi dua elemen. Pertama,
pembelian. Tahap ini bertujuan untuk mendapatkan barang yang tepat pada
jumlah yang tepat, dan untuk menerima barang-barang pada waktu yang tepat.
Kedua adalah tahap pengeluaran kas atau pembayaran. Tahap ini bertujuan untuk
membayar dengan tepat dalam jumlah yang tepat pada waktu yang tepat,dan
memastikan bahwa pembayaran dilakukan oleh karyawan yang berwenang.
Dalam
rangka
mencapai
tujuan
bisnis
secara
keseluruhan
dan
tetap
menguntungkan, siklus pengeluaran perlu dirancang dengan baik dan dikontrol
ketat. Siklus pengeluaran yang terkendali dengan baik dapat memberikan
Universitas Kristen Maranatha
BAB I PENDAHULUAN
|4
keunggulan kompetitif dengan menyediakan produk dan layanan yang berkualitas
tinggi (Considine, 2012:444-445).
Siklus pengeluaran terdapat pula pada perusahaan jasa konstruksi. Siklus
pengeluaran yang terjadi di perusahaan jasa konstruksi adalah pembelian atau
pengadaan barang yang diperlukan untuk memperlancar kegiatan operasional
perusahaan (Prianthara. 2010:85) serta pembayaran atas pengadaan barang
tersebut. Dalam aktivitasnya, perusahaan jasa konstruksi sangat membutuhkan
informasi yang akurat, relevan, dan tepat waktu. Informasi yang dibutuhkan tidak
hanya untuk pengambilan keputusan, tetapi juga untuk melakukan perencanaan
dan pengendalian (Prianthara. 2010:5). Untuk memenuhi kebutuhan informasi
bagi pihak luar maupun dalam perusahaan, maka harus disusun sistem informasi
akuntansi yang baik (Prianthara. 2010:17). Siklus pengeluaran dalam perusahaan
jasa konstruksi harus didukung dengan sistem informasi akuntansi serta sistem
pengendalian internal yang memadai agar tidak terjadi kesalahan-kesalahan yang
terjadi yang dapat menghambat kelancaran kegiatan operasional perusahaan.
PT. Mitra Tata Lingkungan Baru merupakan suatu perusahaan yang
bergerak dibidang penyedia jasa transportasi dan pengelolaan limbah industri,
menyadari bahwa penerapan sistem pengendalian internal sangat diperlukan
perusahaan dalam setiap kegiatan maupun transaksi-transaksi yang terjadi di
perusahaan. Untuk menjalankan kegiatan operasionalnya, PT. Mitra Tata
Lingkungan Baru memerlukan beberapa peralatan dan bahan-bahan. Dengan
demikian, PT. Mitra Tata Lingkungan Baru melakukan transaksi pembelian
peralatan-peralatan dan bahan-bahan yang dibutuhkan untuk melakukan
pekerjaannya. Transaksi pembelian dan pembayaran atau pengeluaran kas atas
Universitas Kristen Maranatha
BAB I PENDAHULUAN
|5
pembelian tersebut merupakan transaksi yang sangat rawan terhadap kesalahan
serta mungkin saja dapat terjadi kecurangan baik dari pihak dalam maupun dari
pihak luar perusahaan apabila tidak dikendalikan dengan baik. Dikarenakan
perusahaan ini baru beroperasi, perusahaan belum menerapkan sistem
pengendalian internal dengan optimal.
Dalam melakukan transaksi pembelian dan pengeluaran kas, perusahaan
akan menghadapi ancaman-ancaman yang dapat timbul misalnyakehilangan atau
penghancuran data, membeli barang yanng tidak dibutuhkan, pemasok yang tidak
dapat diandalkan, membeli dari pemasok yang tidak diotorisasi, membayar untuk
barang yang tidak diterima, pembayaran duplikat, pencurian kas, dan masalah
arus kas (Romney, 2015:469-471). Dengan demikian, sistem pengendalian
internal harus diterapkan dengan optimal dan menjadi prioritas bagi perusahaan
agar perusahaan dapat terhindar dari ancaman-ancaman yang dapat timbul yang
bisa merugikan perusahaan.
1.2 RUMUSAN MASALAH
Berdasarkan
latar
belakang penelitian
tersebut
di
atas,
penulis
mengidentifikasi masalah sebagai berikut:
Sampai sejauh mana penerapan sistem pengendalian internal pada siklus
pembelian dan pengeluaran kas di PT. Mitra Tata Lingkungan Baru?
Universitas Kristen Maranatha
BAB I PENDAHULUAN
|6
1.3 TUJUAN PENELITIAN
Berdasarkan rumusan masalah di atas, maka tujuan dari penelitian ini adalah
untuk:
Menganalisis penerapan sistem pengendalian internal pada siklus pembelian
dan pengeluaran kas di PT. Mitra Tata Lingkungan Baru.
1.4 MANFAAT PENELITIAN
1. Bagi Penulis
Hasil penelitian ini akan memberikan wawasan pengetahuan tentang
masalah yang diteliti, sehingga dapat diperoleh gambaran yang jelas baik
secara teori maupun secara praktik.
2. Bagi Perusahaan
Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan masukan kepada pihak
manajemen dalam rangka perbaikan dan pengembangan dari praktikpraktik yang dianggap sudah memadai.
Universitas Kristen Maranatha
BAB V
PENUTUP
5.1 Simpulan
Berdasarkan hasil penelitian dan pengamatan yang diperoleh penulis,
selama mengadakan penelitian serta pembahasan yang telah dilakukan dengan
dilandasi teori-teori yang relevan dengan permasalahan yang dibahas, maka
penulis menarik kesimpulan sebagai berikut:
1. Penerapan sistem pengendalian internal pada transaksi pembelian dan
pengeluaran kas di PT. Mitra Tata Lingkungan Baru masih belum cukup
memadai. Hal ini dapat dilihat dari:
Adanya perangkapan fungsi pada fungsi pembelian dengan fungsi
penerimaan barang.
Adanya perangkapan fungsi pada fungsi pencatatan dengan fungsi
penyimpanan.
Tidak menggunakan formulir yang bernomor urut cetak.
Formulir-formulir yang digunakan hanya dibuat rangkap satu.
2. Selain beberapa hal di atas, penulis juga menyimpulkan bahwa sistem
otorisasi di PT. Mitra Tata Lingkungan Baru sudah cukup baik, karena
setiap transaksi yang terjadi di perusahaan harus diotorisasi oleh pihak
yang berwenang.
53
Universitas Kristen Maranatha
BAB V PENUTUP
| 54
5.2 Saran
1. Bagi Perusahaan
a. PT. Mitra Tata Lingkungan Baru diharapkan dapat memperbaiki
penerapan sistem pengendalian internal perusahaan dengan cara
melakukan pemisahan-pemisahan fungsi antara fungsi pembelian
dengan penerimaan barang serta fungsi penyimpanan kas dengan
fungsi pencatatan. Hal ini dapat mengurangi terjadinya kesalahan
dalam perhitungan ataupun pencatatan yang dilakukan oleh pihak
internal perusahaan. Hal tersebut juga dapat mencegah terjadinya
kecurangan-kecurangan dalam setiap transaksi. Selain itu, PT.
Mitra Tata Lingkungan Baru diharapkan dapat memperbaiki
penggunaan formulir atau dokumen pada setiap transaksi yang
terjadi. Formulir tersebut sebaiknya dibuat beberapa rangkap agar
dapat digunakan untuk mengecek dan keandalan data akuntansi.
b. PT. Mitra Tata Lingkungan Baru sebaiknya membuat deskipsi
pekerjaan (job description) secara tertulis dengan jelas agar
menghindari kebingungan bagi para karyawan untuk menjalankan
tugas dan pekerjaan yang seharusnya mereka kerjakan dalam
rentang waktu jam kerja yang sudah ditentukan. Selain itu, dengan
adanya deskipsi pekerjaan (job description) yang jelas, akan
memberikan dampak kepada efektifitas karyawan.
Universitas Kristen Maranatha
BAB V PENUTUP
| 55
2. Bagi Penulis Selanjutnya
a. Pada peneliti selanjutnya, diharapkan dapat lebih memperluas
cakupan penelitiannya tidak hanya meneliti sistem pembelian dan
pengeluaran kas saja.
b. Pada
penelitian
selanjutnya,
diharapkan
untuk
melakukan
penelitian pada jenis perusahaan yang berbeda sebagai objek
penelitian.
Universitas Kristen Maranatha
56
DAFTAR PUSTAKA
Banerjee, B.K. (2010). Financial Accounting: Concepts, Analyses, Methods, and
Uses. New Delhi: PHI Learning Private Limited.
Considine, B. (2012). Accounting Information Systems: Understanding Business
Process 4th ed. John Wiley.
Hall, A.J. (2015). Accounting Information Systems Ninth Edition. USA: Cengage
Learning.
http://www.republika.co.id/berita/ekonomi/makro/15/07/30/nsb2gw349-sistempengendalian-internal-belum-jadi-prioritas-di-indonesia diakses pada 15
Oktober 2015.
http://manageradio.com/management/job-description/pentingnya-penyusunan-jobdescription-yang-benar-dalam-sebuah-stasiun-radio/ diakses pada 20
Desember 2015.
Krismiaji. (2010). Sistem Informasi Akuntansi Edisi Ketiga. Yogyakarta: UPP
STIM YKPN.
Mancini, D., et al. 2013. Trends in Accounting Information Systems. Lecture
Notes in Information Systems and Organitation, Volume 3. 1-11.
Mulyadi. (2016). Sistem Akuntans Edisi 4. Jakarta: Salemba Empat.
Reding, K.F. (2009). Internal Auditing: Assurance & Consulting Services Second
Edition. USA: The Institute of Internal Auditors Research Foundation.
Romney, M. B., Steinbart, P. J. (2015). Accounting Information Systems. Terj.
Kikin Sakinah Nur Safira, Novita Puspasari. Jakarta: Salemba Empat.
Sugiyono. (2012). Metode Penelitian Kombinasi (Mixed Methods). Bandung:
Alfabeta.
Suliyanto. (2009). Metode Riset Bisnis. Yogyakarta: Andi.
Tunggal, A.W. (2011). Pengantar Internal Auditing: Peranan dan Fungsi Audit
Internal Dalam Organisasi. Harvarindo.
Widjajanto, N. (2001). Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Erlangga.
Universitas Kristen Maranatha
Meskipun penerapan sistem pengendalian internal di perusahaan sangat
penting, namun pada kenyataannya berdasarkan hasil survei Pengendalian Internal
yang dilakukan oleh Kantor Akuntan Publik dan Konsultasi RSM AAJ,
disimpulkan masih banyak para pemilik perusahaan yang tidak memprioritaskan
adanya Sistem Pengendalian Internal di perusahaannya. Meski begitu, 100 persen
dari perusahaan tersebut menyadari pentingnya sistem tersebut. Ada banyak jenis
pengendalian yang digunakan oleh organisasi agar tujuannya dapat dipenuhi.
Salah satunya adalah pengendalian atas transaksi yang terjadi di perusahaan.
Salah satu kegiatan transaksi yang sering terjadi di perusahaan adalah kegiatan
pengeluaran.
Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis sistem pengendalian internal
pada siklus pembelian dan pengeluaran kas yang diterapkan di PT. Mitra Tata
Lingkungan Baru. Pengumpulan data dilakukan dengan menggunakan teknik
wawancara, observasi, dan analisis dokumen. Analisis yang dilakukan adalah
analisis deskriptif.
Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, peneliti dapat mengambil
simpulan bahwa penerapan sistem pengendalian internal pada siklus pembelian
dan pengeluaran kas di PT. Mitra Tata Lingkungan Baru belum cukup memadai.
Adapun kelemahan tersebut antara lain masih adanya perangkapan fungsi pada
fungsi pembelian dengan fungsi penerimaan serta perangkapan fungsi pada fungsi
penyimpanan kas dengan fungsi pencatatan. Selain itu, semua formulir yang
digunakan belum bernomor urut cetak. PT. Mitra Tata Lingkungan Baru
diharapkan dapat memperbaiki penerapan sistem pengendalian internal
perusahaan.
Kata kunci: Siklus Pembelian dan Pengeluaran Kas, Pengendalian Internal.
vi
Universitas Kristen Maranatha
ABSTRACT
Although the implementation of internal control system in the company is
very important, but in fact based on the results of the Internal Control survey
conducted by Public Accountant and Consultancy RSM AAJ, concluded still many
owners of companies that did not prioritize the existence of Internal Control
System in its subsidiaries. Even though so, 100 percent from the company realized
the importance of the system. There are many different types of control used by
the organization to its purpose could be fulfilled. One of these is the control over
the transaction that occurred in the company. One of the activities of the
transaction that often occurs in the company is spending activities.
This research intends to analysis an internal control system of purchase
and cash disbursement cycle applied by PT. Mitra Tata Lingkungan Baru. The
data collection techniques used are an interview, an observation, and a document
analysis. In this research, the researcher uses the descriptive analysis.
Based on the conducted research, the researcher finds that the internal
control system application on purchase and the cash disbursement cycle are not
still sufficient yet. The insufficient condition of the two system applications is
causedby an overlapping function between purchase and cash receipt as well
ascash receipt and accounting. In addition, all forms used do not have the
sequence number yet. Therefore, PT. Mitra Tata Lingkungan Baru is expected to
fix the application of its internal control system.
Keywords: purchase cycle, cash disbursement cycle, internal control system.
vii
Universitas Kristen Maranatha
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL ................................................................................................... i
HALAMAN JUDUL....................................................................................................ii
LEMBAR PENGESAHAN ........................................................................................ iii
SURAT PERNYATAAN KEASLIAN TUGAS AKHIR........................................... iv
KATA PENGANTAR ................................................................................................. v
ABSTRAK .................................................................................................................. vi
ABSTRACT ............................................................................................................... vii
DAFTAR ISI ..............................................................................................................viii
DAFTAR GAMBAR ................................................................................................... x
DAFTAR TABEL ......................................................................................................xi
DAFTAR LAMPIRAN ..............................................................................................xii
BAB I PENDAHULUAN ............................................................................................ 1
1.1 Latar Belakang Penelitian ........................................................................... 1
1.2 Rumusan Penelitian .................................................................................... 5
1.3 Tujuan Penelitian ........................................................................................ 5
1.4 Manfaat Penelitian ...................................................................................... 6
BAB II LANDASAN TEORI ...................................................................................... 7
2.1 Kajian Pustaka ............................................................................................ 7
2.1.1 Pengendalian Internal .................................................................. 7
2.1.1.1 Komponen Pengendalian Internal ................................. 8
2.1.2 Siklus Pengeluaran .....................................................................17
2.1.3 Pengolahan Transaksi .................................................................17
2.1.3.1 Prosedur Pembelian......................................................18
2.1.3.2 Prosedur Pengeluaran Kas............................................20
2.1.4 Kinerja Aktivitas Pengendalian untuk Transaksi Pembelian .....22
viii
Universitas Kristen Maranatha
2.1.5 Kinerja Aktivitas Pengendalian untuk Transaksi Pengeluaran
Kas ..............................................................................................24
2.2 Rerangka Pemikiran..................................................................................26
BAB III METODOLOGI PENELITIAN...................................................................27
3.1 Jenis Penelitan...........................................................................................27
3.2 Objek Penelitian........................................................................................27
3.3 Teknik Pengumpulan Data........................................................................33
3.4 Teknik Analisis Data ................................................................................34
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN ...........................................35
4.1 Hasil Penelitian .........................................................................................35
4.1.1 Siklus Pembelian dan Pengeluaran Kas PT. Mitra Tata
Lingkungan Baru ........................................................................35
4.2 Pembahasan ..............................................................................................43
4.2.1 Struktur Organisasi .....................................................................43
4.2.2 Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan ................................44
4.2.3 Praktik yang Sehat ......................................................................45
BAB V SIMPULAN DAN SARAN ..........................................................................53
5.1 Simpulan ...................................................................................................53
5.2 Saran .........................................................................................................54
DAFTAR PUSTAKA ................................................................................................56
LAMPIRAN ...............................................................................................................57
CURRICULUM VITAE ............................................................................................59
ix
Universitas Kristen Maranatha
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 4.1 Flowchart Sistem Akuntansi Pembelian dan Pengeluaran Kas pada
PT.Mitra Tata Lingkungan Baru ............................................................38
Gambar 4.2 Flowchart Rekomendasi Siklus Pembellian ..........................................46
Gambar 4.3 Flowchart Rekomendasi Siklus Pengeluaran Kas .................................50
x
Universitas Kristen Maranatha
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 2.1 Ringkasan Aktivitas Pengendalian Internal Transaksi Pembelian.............22
Tabel 2.2 Ringkasan Aktivitas Pengendalian Internal Transaksi Pengeluaran Kas...61
xi
Universitas Kristen Maranatha
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
Lampiran A Surat Persetujuan Untuk Melakukan Penelitian ....................................58
xii
Universitas Kristen Maranatha
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 LATAR BELAKANG
Dalam menjalankan kegiatannya, perusahaan pada umumnya sangat
memerlukan sistem informasi akuntansi yang efisien dan efektif, khususnya dalam
menyajikan informasi yang sesuai dengan kebutuhan manajemen maupun
berbagai pihak di luar perusahaan yang membutuhkan informasi tersebut
(Widjajanto, 2001:1). Penggunaan sistem informasi akuntansi dalam perusahaan
tidak hanya ditujukan untuk akuntansi, tetapi juga meningkatkan kontrol
manajemen (Mancini et al., 2013).
Sistem informasi akuntansi merupakan elemen yang paling penting dari
sistem informasi organisasi karena sistem informasi akuntansi memungkinkan
manajemen dan pengguna informasi eksternal untuk mendapatkan gambaran
seluruh organisasi. Selain itu, sistem informasi akuntansi juga dapat
menghubungkan sistem informasi lainnya seperti pemasaran, personalia,
penelitian dan pengembangan, pembelian dan produksi, sehingga informasi yang
dihasilkan oleh sistem informasi akuntansi dapat digunakandalam strategi
perencanaanuntuk mencapai tujuan organisasi (Banerjee, 2010:8).
Aspek yang paling penting dari sistem informasi akuntansi adalah proses
pengendalian internal. Pengendalian internal menyarankan tindakan-tindakan
yang diambil dalam sebuah perusahaan untuk mengatur dan mengarahkan
kegiatan-kegiatan organisasi. Banyak informasi yang dibutuhkan manajemen
untuk mengendalikan keuangan dan proses operasi perusahaan dari sistem
informasi akuntansi. Manajemen harus melindungi sumber daya perusahaan dari
1
Universitas Kristen Maranatha
BAB I PENDAHULUAN
|2
kemungkinan kerugian, mulai dari penggelapan atau pencurian, kegagalan
pembelian dari pemasok yang menawarkan harga terendah, kecerobohan
penggunaan persediaan atau bahan baku, dan ketidakefisienan pekerja (Bodnar
dan Hopwood, 2014:12).
Menurut Hall (2015:113), sistem pengendalian internal dapat melindungi
aset perusahaan dari berbagai kejadian yang tidak diinginkan perusahaan. Ini
termasuk akses tidak sah ke aset perusahaan (termasuk informasi), penipuan yang
dilakukan oleh orang-orang baik dari dalam maupun dari luar perusahaan, serta
kesalahan karena ketidakmampuan karyawan. Selain itu, menurut American
Institute of Certified Public Accountans, AICPA Professional Standards, Vol. 1
Sec. 320: 30-35 dalam Hall (2015:112), sistem pengendalian internal terdiri
kebijakan, praktik, dan prosedur yang digunakan oleh organisasi untuk mencapai
empat tujuan yang luas, yaitu untuk menjaga aset perusahaan, untuk memastikan
keakuratan dan keandalan catatan dan informasi akuntansi, untuk meningkatkan
efisiensi dalam operasi perusahaan, dan untuk mengukur kepatuhan terhadap
kebijakan dan prosedur yang ditentukan manajemen. Meskipun penerapan sistem
pengendalian internal di perusahaan sangat penting, namun pada kenyataannya
berdasarkan hasil survei Pengendalian Internal yang dilakukan oleh Kantor
Akuntan Publik dan Konsultasi RSM AAJ, disimpulkanmasih banyak para
pemilik perusahaan yang tidak memprioritaskan adanya Sistem Pengendalian
Internal di perusahaannya. Meski begitu, 100 persen dari perusahaan tersebut
menyadari pentingnya sistem tersebut.
Pengendalian internal melibatkan proses yang diimplementasikan oleh
organisasi untuk melindungi aset, memberikan informasi yang akurat dan handal,
Universitas Kristen Maranatha
BAB I PENDAHULUAN
|3
meningkatkan efisiensi operasional, menegakkan kebijakan manajerial yang
ditentukan, dan mematuhi hukum dan peraturan yang berlaku. Pengendalian
internal yang sesuai mendukung tujuan organisasi melalui akuntabilitas dan
transparansi tata kelola perusahaan yang baik (Richardson,2014:198).
Ada banyak jenis pengendalian yang digunakan oleh organisasi agar
tujuannya dapat dipenuhi. Salah satunya adalah pengendalian atas transaksi yang
terjadi di perusahaan. Pengendalian atas transaksi dirancang untuk memastikan
bahwa individu operasional kegiatan, tugas, atau transaksi, serta kelompok yang
terkait kegiatan operasional (tugas) atau transaksi, secara akurat diproses secara
tepat waktu. Pengendalian atas transaksi meliputi otorisasi, dokumentasi (seperti
sumber dokumen), pemisahan tugas, dan pengendalian aplikasi TI (Reding,
2009:6-23).
Salah satu kegiatan transaksi yang sering terjadi di perusahaan adalah
kegiatan pengeluaran. Kegiatan pengeluaran yang berhubungan dengan kegiatan
strategis dan operasional merupakan hal yang sangat penting bagi semua
organisasi. Siklus pengeluaran biasanya dibagi menjadi dua elemen. Pertama,
pembelian. Tahap ini bertujuan untuk mendapatkan barang yang tepat pada
jumlah yang tepat, dan untuk menerima barang-barang pada waktu yang tepat.
Kedua adalah tahap pengeluaran kas atau pembayaran. Tahap ini bertujuan untuk
membayar dengan tepat dalam jumlah yang tepat pada waktu yang tepat,dan
memastikan bahwa pembayaran dilakukan oleh karyawan yang berwenang.
Dalam
rangka
mencapai
tujuan
bisnis
secara
keseluruhan
dan
tetap
menguntungkan, siklus pengeluaran perlu dirancang dengan baik dan dikontrol
ketat. Siklus pengeluaran yang terkendali dengan baik dapat memberikan
Universitas Kristen Maranatha
BAB I PENDAHULUAN
|4
keunggulan kompetitif dengan menyediakan produk dan layanan yang berkualitas
tinggi (Considine, 2012:444-445).
Siklus pengeluaran terdapat pula pada perusahaan jasa konstruksi. Siklus
pengeluaran yang terjadi di perusahaan jasa konstruksi adalah pembelian atau
pengadaan barang yang diperlukan untuk memperlancar kegiatan operasional
perusahaan (Prianthara. 2010:85) serta pembayaran atas pengadaan barang
tersebut. Dalam aktivitasnya, perusahaan jasa konstruksi sangat membutuhkan
informasi yang akurat, relevan, dan tepat waktu. Informasi yang dibutuhkan tidak
hanya untuk pengambilan keputusan, tetapi juga untuk melakukan perencanaan
dan pengendalian (Prianthara. 2010:5). Untuk memenuhi kebutuhan informasi
bagi pihak luar maupun dalam perusahaan, maka harus disusun sistem informasi
akuntansi yang baik (Prianthara. 2010:17). Siklus pengeluaran dalam perusahaan
jasa konstruksi harus didukung dengan sistem informasi akuntansi serta sistem
pengendalian internal yang memadai agar tidak terjadi kesalahan-kesalahan yang
terjadi yang dapat menghambat kelancaran kegiatan operasional perusahaan.
PT. Mitra Tata Lingkungan Baru merupakan suatu perusahaan yang
bergerak dibidang penyedia jasa transportasi dan pengelolaan limbah industri,
menyadari bahwa penerapan sistem pengendalian internal sangat diperlukan
perusahaan dalam setiap kegiatan maupun transaksi-transaksi yang terjadi di
perusahaan. Untuk menjalankan kegiatan operasionalnya, PT. Mitra Tata
Lingkungan Baru memerlukan beberapa peralatan dan bahan-bahan. Dengan
demikian, PT. Mitra Tata Lingkungan Baru melakukan transaksi pembelian
peralatan-peralatan dan bahan-bahan yang dibutuhkan untuk melakukan
pekerjaannya. Transaksi pembelian dan pembayaran atau pengeluaran kas atas
Universitas Kristen Maranatha
BAB I PENDAHULUAN
|5
pembelian tersebut merupakan transaksi yang sangat rawan terhadap kesalahan
serta mungkin saja dapat terjadi kecurangan baik dari pihak dalam maupun dari
pihak luar perusahaan apabila tidak dikendalikan dengan baik. Dikarenakan
perusahaan ini baru beroperasi, perusahaan belum menerapkan sistem
pengendalian internal dengan optimal.
Dalam melakukan transaksi pembelian dan pengeluaran kas, perusahaan
akan menghadapi ancaman-ancaman yang dapat timbul misalnyakehilangan atau
penghancuran data, membeli barang yanng tidak dibutuhkan, pemasok yang tidak
dapat diandalkan, membeli dari pemasok yang tidak diotorisasi, membayar untuk
barang yang tidak diterima, pembayaran duplikat, pencurian kas, dan masalah
arus kas (Romney, 2015:469-471). Dengan demikian, sistem pengendalian
internal harus diterapkan dengan optimal dan menjadi prioritas bagi perusahaan
agar perusahaan dapat terhindar dari ancaman-ancaman yang dapat timbul yang
bisa merugikan perusahaan.
1.2 RUMUSAN MASALAH
Berdasarkan
latar
belakang penelitian
tersebut
di
atas,
penulis
mengidentifikasi masalah sebagai berikut:
Sampai sejauh mana penerapan sistem pengendalian internal pada siklus
pembelian dan pengeluaran kas di PT. Mitra Tata Lingkungan Baru?
Universitas Kristen Maranatha
BAB I PENDAHULUAN
|6
1.3 TUJUAN PENELITIAN
Berdasarkan rumusan masalah di atas, maka tujuan dari penelitian ini adalah
untuk:
Menganalisis penerapan sistem pengendalian internal pada siklus pembelian
dan pengeluaran kas di PT. Mitra Tata Lingkungan Baru.
1.4 MANFAAT PENELITIAN
1. Bagi Penulis
Hasil penelitian ini akan memberikan wawasan pengetahuan tentang
masalah yang diteliti, sehingga dapat diperoleh gambaran yang jelas baik
secara teori maupun secara praktik.
2. Bagi Perusahaan
Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan masukan kepada pihak
manajemen dalam rangka perbaikan dan pengembangan dari praktikpraktik yang dianggap sudah memadai.
Universitas Kristen Maranatha
BAB V
PENUTUP
5.1 Simpulan
Berdasarkan hasil penelitian dan pengamatan yang diperoleh penulis,
selama mengadakan penelitian serta pembahasan yang telah dilakukan dengan
dilandasi teori-teori yang relevan dengan permasalahan yang dibahas, maka
penulis menarik kesimpulan sebagai berikut:
1. Penerapan sistem pengendalian internal pada transaksi pembelian dan
pengeluaran kas di PT. Mitra Tata Lingkungan Baru masih belum cukup
memadai. Hal ini dapat dilihat dari:
Adanya perangkapan fungsi pada fungsi pembelian dengan fungsi
penerimaan barang.
Adanya perangkapan fungsi pada fungsi pencatatan dengan fungsi
penyimpanan.
Tidak menggunakan formulir yang bernomor urut cetak.
Formulir-formulir yang digunakan hanya dibuat rangkap satu.
2. Selain beberapa hal di atas, penulis juga menyimpulkan bahwa sistem
otorisasi di PT. Mitra Tata Lingkungan Baru sudah cukup baik, karena
setiap transaksi yang terjadi di perusahaan harus diotorisasi oleh pihak
yang berwenang.
53
Universitas Kristen Maranatha
BAB V PENUTUP
| 54
5.2 Saran
1. Bagi Perusahaan
a. PT. Mitra Tata Lingkungan Baru diharapkan dapat memperbaiki
penerapan sistem pengendalian internal perusahaan dengan cara
melakukan pemisahan-pemisahan fungsi antara fungsi pembelian
dengan penerimaan barang serta fungsi penyimpanan kas dengan
fungsi pencatatan. Hal ini dapat mengurangi terjadinya kesalahan
dalam perhitungan ataupun pencatatan yang dilakukan oleh pihak
internal perusahaan. Hal tersebut juga dapat mencegah terjadinya
kecurangan-kecurangan dalam setiap transaksi. Selain itu, PT.
Mitra Tata Lingkungan Baru diharapkan dapat memperbaiki
penggunaan formulir atau dokumen pada setiap transaksi yang
terjadi. Formulir tersebut sebaiknya dibuat beberapa rangkap agar
dapat digunakan untuk mengecek dan keandalan data akuntansi.
b. PT. Mitra Tata Lingkungan Baru sebaiknya membuat deskipsi
pekerjaan (job description) secara tertulis dengan jelas agar
menghindari kebingungan bagi para karyawan untuk menjalankan
tugas dan pekerjaan yang seharusnya mereka kerjakan dalam
rentang waktu jam kerja yang sudah ditentukan. Selain itu, dengan
adanya deskipsi pekerjaan (job description) yang jelas, akan
memberikan dampak kepada efektifitas karyawan.
Universitas Kristen Maranatha
BAB V PENUTUP
| 55
2. Bagi Penulis Selanjutnya
a. Pada peneliti selanjutnya, diharapkan dapat lebih memperluas
cakupan penelitiannya tidak hanya meneliti sistem pembelian dan
pengeluaran kas saja.
b. Pada
penelitian
selanjutnya,
diharapkan
untuk
melakukan
penelitian pada jenis perusahaan yang berbeda sebagai objek
penelitian.
Universitas Kristen Maranatha
56
DAFTAR PUSTAKA
Banerjee, B.K. (2010). Financial Accounting: Concepts, Analyses, Methods, and
Uses. New Delhi: PHI Learning Private Limited.
Considine, B. (2012). Accounting Information Systems: Understanding Business
Process 4th ed. John Wiley.
Hall, A.J. (2015). Accounting Information Systems Ninth Edition. USA: Cengage
Learning.
http://www.republika.co.id/berita/ekonomi/makro/15/07/30/nsb2gw349-sistempengendalian-internal-belum-jadi-prioritas-di-indonesia diakses pada 15
Oktober 2015.
http://manageradio.com/management/job-description/pentingnya-penyusunan-jobdescription-yang-benar-dalam-sebuah-stasiun-radio/ diakses pada 20
Desember 2015.
Krismiaji. (2010). Sistem Informasi Akuntansi Edisi Ketiga. Yogyakarta: UPP
STIM YKPN.
Mancini, D., et al. 2013. Trends in Accounting Information Systems. Lecture
Notes in Information Systems and Organitation, Volume 3. 1-11.
Mulyadi. (2016). Sistem Akuntans Edisi 4. Jakarta: Salemba Empat.
Reding, K.F. (2009). Internal Auditing: Assurance & Consulting Services Second
Edition. USA: The Institute of Internal Auditors Research Foundation.
Romney, M. B., Steinbart, P. J. (2015). Accounting Information Systems. Terj.
Kikin Sakinah Nur Safira, Novita Puspasari. Jakarta: Salemba Empat.
Sugiyono. (2012). Metode Penelitian Kombinasi (Mixed Methods). Bandung:
Alfabeta.
Suliyanto. (2009). Metode Riset Bisnis. Yogyakarta: Andi.
Tunggal, A.W. (2011). Pengantar Internal Auditing: Peranan dan Fungsi Audit
Internal Dalam Organisasi. Harvarindo.
Widjajanto, N. (2001). Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Erlangga.
Universitas Kristen Maranatha