Sistem Pengendalian Internal Penerimaan dan Pengeluaran Kas Pada Biro Keuangan USU

(1)

TUGAS AKHIR

SISTEM PENGENDALIAN INTERNALPENERIMAAN DAN

PENGELUARAN KAS PADA BIRO KEUANGAN

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Diajukan Oleh :

DESY ASWITA

122102034

PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN

2015

(2)

(3)

(4)

KATA PENGANTAR

Assalamualaikum Wr. Wb.

Segala puji syukur penulis panjatkan atas kehadirat Allah SWT, Pemelihara seluruh alam raya, yang atas limpahan rahmat, taufik dan hidayah-Nya, penulis mampu menyelesaikan Tugas Akhir yang berjudul “Sistem Pengendalian

Internal Penerimaan dan Pengeluaran Kas Pada Biro Keuangan USU”tugas

akhir ini merupakan salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan pada Program Diploma III Akuntansi Universitas Sumatera Utara.

Tulisan ini di susun oleh penulis dengan berbagai rintangan maupun cobaan yang dihadapi penulis.Baik itu yang datang dari diri penulis maupun yang datang dari luar.Namun dengan penuh kesabaran serta ketekunan dan terutama pertolongan dari Tuhan akhirnya tugas ini dapat terselesaikan dengan baik.

Kritik dan saran yang konstruktif untuk kemajuan Tugas Akhir ini sangat diharapkan oleh penulis karena penulis menyadari bahwa tiada insan yang tak pernah luput dari kekhilafan.Demikian halnya dengan penyusunan Tugas Akhir ini yang masih jauh dari kesempurnaan terutama dalam tata bahasa dan analisnya. Dalam penyelesaian Tugas Akhir ini penulis mendapat banyak bantuan, bimbingan dan petunjuk serta nasehat dari berbagai pihak. Pada kesempatan ini, dengan rasa syukur dan kerendahan hati, penulis menyampaikan ucapkan terima kasih dan penghargaan yang setinggi-tingginya kepada pihak-pihak yang telah membantu penulis, pihak-pihak tersebut diantaranya:

1. Bapak Prof. Dr.Azhar Maksum, M.Ec. Ac, Akselaku Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

(5)

v 2. Bapak Drs. Rustam, M.Si, Ak selaku Ketua Program Studi Diploma III

Akuntansi Universitas Sumatera Utara.

3. Bapak Drs. Rasdianto, Msi, Ak selaku dosen pembimbing yang telah banyak meluangkan waktunya dan dengan penuh pengertian memberikan bimbingan, arahan dan saran-saran untuk kebaikan tulisan ini.

4. Bapak Zakaria, SE, M.Si selaku Kepala Bagian Verifikasi dan Akuntansi Biro Keuangan USU, yang telah memberikan izin magang dan melakukan survey/riset.

5. Bapak Zulkhairi Nasution, S. Sos selaku Mentor yang telah meluangkan waktu dan bersedia memberikan arahan-arahan kepada penulis selama proses magang dan memberikan data untuk riset.

6. Seluruh Dosen yang telah mendidik penulis selama perkuliahan, serta seluruh staf dan pegawai administrasi di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

7. Yang tercinta dan tersayang bapak Ibrawi Harahap bapak yang selalu menasehati Penulis, terutama saat pulang kampung. Untuk Ibu Rospita Sirait mamak yang paling hebat didunia, penulis sangat sayang kepada mamak dan bapak.Maafkan penulis yang terkadang suka nakal, Terima kasih atas pengorbanan bapak dan mamak selama ini, Penulis janji akan selalu buat mamak bapak bahagia.

8. Adik-adik Penulis Sari, Icha, Doli bagus-bagus kalian dek, kejar cita-cita kalian setinggi-tingginya, buat mamak bapak bangga. Untuk Kak

(6)

vi Ana, makasi ya uda mau ngirimi Penulis uang selama perkuliahan, walaupun kadang kadang. Buat ponakan yang lucu-lucu, gibran dan tika, makasi uda buat tante mu ini sering rindu dan mau cepat-cepat pulang kekampung. Dan trimakasi buat seluruh keluarga besar yang telah mendoakan dan memberikan semangat kepada penulis.

9. Sahabat terbaik sepanjang masa Ayu Rohana, jangan pernah lupakan Penulis ya, makasi atas semua susah senang bersamanya, semoga kita sama-sama wisudanya ya teman.

10. Buat teman-teman Penulis semuanya, makasi atas masukan-masukannya selama proses penulisan tugas akhir ini.

Dan berbagai pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu. Penulis mengucapkan terimakasih yang sebesar-besarnya dan semogaALLAH SWT melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya kepada kita semua dan membalas segala kebaikan semua pihak yang mendukung kelancaran dalam penyusunan tugas akhir ini. Akhirnya dari hasil penulisan dalam bentuk tugas akhir ini penulis berharap dapat bermanfaat bagi kita semua, semoga kita selalu dijalan yang diridhoi oeh ALLAH SWT, amin.

Medan, 2015 Penulis

DESY ASWITA NIM: 122102034

(7)

vii

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ...i

DAFTAR ISI ... vii

DAFTAR TABEL ... ix

DAFTAR GAMBAR ... x

BAB IPENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Rumusan Masalah ... 3

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 3

1. Tujuan Penelitian ... 3

2. Manfaat Penelitian ... 3

D. Rencana Penulisan ... 4

1. Jadwal Survey/Observasi ... 4

2. Rencana Isi ... 5

BAB IIUNIVERSITAS SUMATERA UTARA ... 7

A. Sejarah Singkat... 7

1. Visi ... 11

2. Misi ... 11

3. Tujuan ... 11

B. Struktur Organisasi ... 12

(8)

viii

D. Jaringan Kegiatan ... 24

E. Kinerja Kegiatan Terkini... 25

F. Rencana Kegiatan... 25

BAB IIISISTEM PENGENDALIAN INTERNAL PENERIMAAN DAN PENGELUARAN KAS PADA BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SUMATERA UTARA ... 26

A. Sistem Pengendalian Internal ... 26

1. Pengertian Pengendalian internal ... 26

2. Tujuan Sistem Pengendalian Internal ... 29

B. Unsur–Unsur Pengendalian Internal ... 30

C. Pengertian Kas ... 35

D. Sistem Pengendalian Internal Terhadap Kas ... 39

1. Sistem Pengendalian InternalPenerimaan Kas ... 39

2. Sistem Pengendalian InternalPengeluaran Kas ... 40

3. Prosedur Penerimaan Kas ... 41

4. Prosedur Pengeluaran Kas ... 42

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 44

A. Kesimpulan ... 44

B. Saran ... 44

(9)

DAFTAR TABEL

No. Tabel Judul Halaman

(10)

DAFTAR GAMBAR

No. Gambar Judul Halaman

2.1 Bagan Struktur Organisasi BiroPusat Administrasi ... 14 1.2 Bagan Struktur Organisasi Biro Keuangan Universitas

(11)

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Dewasa ini perkembangan perekonomian perusahaan/instansi (dalam hal ini instansi pendidikan) selalu berhadapan dengan kendala–kendala yang berhubungan dengan pengendalian harta bendanya, khususnya masalah kas, dimana sebagian besar transaksi yang dilakukan perusahaan/instansi selalu melibatkan kas. Apalagi dengan perkembangan tekonologi yang terjadi pada masa sekarang yang memungkinkan terjadinya penyalahgunaan kas, dengan demikian perusahaan harus lebih aktif dalam melakukan pengendalian terhadap kas.

Kas diperlukan untuk membiayai operasi perusahaansehari-hari, maupun untuk mengadakan investasi baru dalam aktiva.Selain itu, kas merupakan alat yang penting bagi perusahaan untuk memperlancar aktivitas perusahaan di dalam perolehan laba.Kas merupakan aktiva yang paling lancar dari seluruh aktiva yang ada.Kas mempunyai sifat tersendiri bila dibandingkan dengan aktiva lainnya.Bentuknya relatif kecil, mudah dipindah tangankan, dan keinginan untuk memilikinya tinggi, sehingga selalu menjadi sasaran penyelewengan.

Mengingat karakteristiknya, kas merupakan aktiva yang paling mudah disalahgunakan.Hal ini terjadi karena hampir seluruh transaksi dalam perusahaan berhubungan dengan kas, baik pada perusahaan jasa, industri, maupun perusahaan dagang.Agar penyelewengan terhadap kas tidak terjadi, maka diperlukan suatu sistem pengendalian internal terhadap kas, baik dari segi penerimaan maupun segi

(12)

2 pengeluaran.Bagian penerimaan dan pengeluaran kas di dalam suatu perusahaan harus dapat berfungsi dengan sebaik-baiknya untuk mencegah terjadinya penyalahgunaan dan penyelewengan terhadap kas.

Pengendalian internal terdiri atas berbagai kebijakan, praktik, dan prosedur yang diterapkan oleh perusahaan untuk menjaga aktiva perusahaan, memastikan akurasi dan keandalan catatan serta informasi akuntansi, mendorong efisiensi dalam operasional perusahaan, dan mengukur sesesuaian dengan kebijakan serta prosedur yang ditetapkan oleh pihak manajemen.

Manajemen mempunyai tanggung jawab paling utama dalam menjaga keamanan harta milik perusahaan serta menemukan dan mencegah terjadinya kesalahan dan penyelewengan ataupun pemborosan pada saat perusahaan beroperasi.

Pengendalian internal merupakan prosedur-prosedur secara terperinci yang dipakai oleh pimpinan pengelola untuk mengawasi atau mengendalikan badan usaha secara kolektif. Pengendalian yang baik dan efektif, memungkinkan pimpinan perusahaan untuk mengamankan harta kekayaan perusahaan serta dapat mengatur dan merencanakan pekerjaan untuk saat ini dan untuk masa yang akan datang.

Oleh karena itu sangat diperlukan suatu sistem pengendalian internal yang tujuannya adalah untuk mengamankan harta perusahaan dari berbagai bentuk penyelewengan yang dapat merugikan perusahaan, meningkatkan efisiensi, dan mendorong agar karyawan mematuhi kebijakan manajemen yang telah ditetapkan sehingga penyelewengan dan kecurangan dapat dihindari atau ditekan sekecil

(13)

3 mungkin. Berdasarkan dari uraian di atas, sehingga peneliti ingin melakukan pembahasan melalui tugas akhir ini dengan meneliti “Sistem Pengendalian

Internal Penerimaan dan Pengeluaran Kas Pada Biro Keuangan Universitas Sumatera Utara ”.

B. Rumusan Masalah

Setiap perusahaan dalam mencapai tujuan selalu menghadapi berbagai masalah yang dapat mengurangi kelancaran operasional perusahaan.Untuk itu di perlukan adanya pengendalian yang memadai sehingga perusahaan dapat memperkecil seminimal mungkin penyalahgunaan dari prosedur yang telah ditetapkan. Sesuai dengan judul yang ditetapkan dalam penulisan tugas akhir ini, maka dapat dirumuskan masalah yang akan di teliti adalah apakah sistem pengendalian internal penerimaan dan pengeluaran kas pada Biro Keuangan Universitas Sumatera Utara sudah berjalan dengan efektif.

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian

1. Tujuan Penelitian

Tujuan dilakukannya penelitian adalah untuk mengetahui sistem pengendalian internal penerimaan dan pengeluaran kas yang diterapkan pada Biro Keuangan Universitas Sumatera Utara apakah sudah berjalan efektif.

2. Manfaat Penelitian

Hasil dari penelitian yang penulis lakukan diharapkan dapat memberikan manfaat sebagai berikut:

(14)

4 kemampuan berpikir penulis tentang sistem pengendalian internal penerimaan dan pengeluaran kas.

b.Bagi instansi, memberikan masukan yang bermanfaat bagi perusahaan untuk menilai pengendalian internal yang telah ada dan dapat menyelesaikan masalah yang terjadi dalam perusahaan yang berhubungan dengan sistem pengendalian internal penerimaan dan pengeluaran kas.

c. Untuk peneliti selanjutnya, sebagai bahan masukan untuk menyempurnakan penelitian sejenis berikutnya.

D. Rencana Penulisan

Dalam penulisan tugas akhir ini, peneliti mempunyai rencana penulisan yang terdiri dari jadwal survey/observasi dan laporan penelitian.

1. Jadwal Survey/Observasi

Observasi ini dilakukan di Biro Keuangan Universitas Sumatera Utara.Untuk lebih jelasnya, jadwal kegiatan penelitian dapat dilihat pada Tabel 1.1.di bawah ini.

Tabel 1.1

Jadwal Survey/Observasi dan Penyusunan Tugas Akhir

No. Kegiatan

Mei

2015 Juni 2015

IV I II III

1. Pengesahan Tugas Akhir 2. Pengajuan Judul

(15)

PENDAHULUAN

No. Kegiatan

Mei

2015 Juni 2015

IV I II III

4. Penunjukan Dosen Pembimbing 5. Pengumpulan Data

6. Penyusunan Tugas Akhir 7. Bimbingan Tugas Akhir 8. Penyelesaian Tugas Akhi

2. Rencana Isi

Laporan penelitian ini terdiri dari empat bab, dimana setiap bab saling memiliki keterkaitan antara bab satu dengan bab yang lainnya. Sistematika ini dibuat untuk mempermudah penulisan tugas akhir. Adapun rencana isi dari penulis ini adalah :

BAB I :

Pada bab ini diuraikan sejarah singkat, latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, dan rencana penulisan yang mencakup jadwal survey/observasi dan rencana isi.

BAB II : UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Pada bab ini penulis menguraikan tentang gambaran perumusanyang meliputi sejarah singkat, visi, misi, tujuan, struktur organisasi, job description, jaringan kegiatan, kinerja kegiatan terkini, dan rencana kegiatan.

(16)

KESIMPULAN DAN SARAN

BAB III : SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL PENERIMAANDANPENGELUARAN KAS PADA BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Pada bab inipenulis menguraikan hasil penelitian yang telah dilakukan yaitu meliputi sistem pengendalian internal yang termasuk didalamnya pengertian pengendalian internal, tujuan sistem pengendalian internal,unsur-unsur pengendalian internal, pengertian kas, sistem pengendalian internalterhadap kas yang mencakup sistem pengendalian internal penerimaan kas, sistem pengendalian internal pengeluaran kas, prosedur penerimaan kas, dan prosedur pengeluaran kas.

BAB IV:

Bab ini merupakan bab yang terakhir dari penulisan tugas akhir. Penulis akan memberikan kesimpulan yang didasarkan dari penjelasan bab terdahulu dan mencoba memberikan saran. Saran yang dirasakan perlu untuk efektivitas lembaga pendidikan tinggi negeri dimasa yang akan datang.

(17)

BAB II

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

A. Sejarah Singkat

Sejarah Universitas Sumatera Utara atau yang lebih dikenal dengan sebutan USU dimulai dengan berdirinya Yayasan USU pada tanggal 4 Juni 1952.Pendirian yayasan ini dipelopori oleh Gubernur Sumatera Utara untuk memenuhi keinginan masyarakat Sumatera Utara khususnya dan masyarakat Indonesia umumnya.

Sebenarnya hasrat untuk mendirikan perguruan tinggi di Medan telah mulai sejak sebelum Perang Dunia-II tetapi tidak disetujui oleh pemerintah Belanda pada waktu itu.Pada zaman penjajahan Jepang, beberapa cendikiawan Medan, dua diantaranya, Dr. Pirngadi dan Dr. T. Mansoer berinisiatif membuat sebuah perguruan tinggi di Medan. Ketika itu mereka merancang sebuah perguruan tinggi yang masih fokus di bidang Kedokteran. Namun perguruan tinggi yang mereka cita-citakan baru terwujud setelah kemerdekaan Republik Indonesia 1945.

Yayasan ini diurus oleh suatu Dewan Pimpinan yang diketuai langsung oleh Gubernur Sumatera Utara, dengan susunan sebagai berikut: Abdul Hakim (Ketua), Dr. T. Mansoer (Wakil Ketua), Dr. Soemarsono (Sekretaris/Bendahara), Ir. R. S.Danunagoro (Anggota), Dr. Sahar, Drg. Oh Tjie Lien, Anwar Abubakar, MadongLubis, Dr. Maas, J. Pohan, Drg. Barlan, Soetan Pane Paruhum (Anggota).Setelah pemulihan kedaulatan akibat clash pada tahun 1947, Gubernur Abdul Hakim mengambil inisiatif menganjurkan kepada rakyat di seluruh

(18)

8 Sumatera Utara mengumpulkan uang untuk pendirian sebuah universitas di daerah ini.

Tanggal 31 Desember 1951 dibentuk panitia persiapan pendirian perguruan tinggi yang diketuai oleh Dr. Soemarsono yang anggotanya terdiri dari Dr. Ahmad Sofian, Ir. Danunagoro, dan sekretaris Mr. Djaidin Purba.

Selain Dewan Pimpinan Yayasan, Organisasi USU pada awal berdirinya terdiri dari Dewan Kurator, Presiden Universitas, Majelis Presiden dan Asesor, Senat Universitas, dan Dewan Fakultet.

Sebagai hasil kerjasama dan bantuan moril dan material dari seluruh masyarakat Sumatera Utara yang pada waktu itu meliputi juga Daerah Istimewa Aceh, pada tanggal 20 Agustus 1952 berhasil didirikan Fakultas Kedokteran di Jalan Seram dengan 27 orang mahasiswa diantaranya 2 orangwanita.

Kemudian disusul dengan berdirinya Fakultas Hukum dan Pengetahuan Masyarakat (1954), Fakultas Keguruandan Ilmu Pendidikan (1956),dan Fakultas Pertanian. USU diresmikan oleh Presiden Republik Indonesia Dr. Ir. Soekarno menjadi universitas negeri yang ketujuh di Indonesia pada 20 November 1957.Tanggal peresmian ini kemudian ditetapkan sebagai Dies Natalis USU yang diperingati hingga tahun 2001. Sesuai dengan surat DIRJEN DIKTI DEPDIKNAS Nomor 1211/DIT/2002 tanggal 19 Juni 2002,tanggal berdirinya USU ditetapkan berdaasarkan dimulainya kegiatan belajar mengajar di fakultas yang pertama yaitu Fakultas Kedokteran, maka dies natalies USU dirubah menjadi 20 Agustus 1952.

Pada tahun 1959, dibuka Fakultas Teknik di Medan dan Fakultas Ekonomi di Kutaradja (Banda Aceh) yang diresmikan secara meriah oleh Presiden Republik

(19)

9 Indonesia.Kemudiandisusul berdirinya Fakultas Kedokteran Hewan dan Peternakan (1960) di Banda Aceh. Sehingga pada waktu itu, USU terdiri dari lima fakultas di Medan dan dua fakultas di Banda Aceh.

Selanjutnya menyusul berdirinya Fakultas Kedokteran Gigi (1961), Fakultas Sastra (1965), Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam (1965),Fakultas Ilmu-Ilmu Sosial dan Ilmu Politik (1982), Sekolah Pascasarjana (1992), Fakultas Kesehatan Masyarakat (1993), Fakultas Farmasi (2006), dan Fakultas Psikologi (2007), serta Fakultas Keperawatan (2009).

Dalam perkembangannya, beberapa fakultas di lingkungan USU telah menjadi embrio berdirinya tiga perguruan tinggi negeri baru, yaitu Universitas Syiah Kuala di Banda Aceh, yang embrionya adalah Fakultas Ekonomi dan Fakultas Kedokteran Hewan dan Peternakan USU di Banda Aceh.

Kemudian disusul berdirinya Institut Keguruan dan Ilmu Pendidikan (IKIP) Negeri Medan (1964), yang sekarang berubah menjadi Universitas Negeri Medan (UNIMED) yang embrionya adalah Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan USU. Setelah itu, berdiri Politeknik Negeri Medan (1999) yang semula adalah Politeknik USU.

Sejak awal pendiriannya, USU dipersiapkan menjadi pusat pendidikan tinggi di Kawasan Barat Indonesia. Sewaktu didirikan pada tahun 1952, USU merupakan sebuah Yayasan, kemudian beralih status menjadi PTN pada tahun 1957, dan selanjutnya pada tahun 2003, USU berubah status dari suatu perguruan tinggi negeri (PTN) menjadi suatu perguruan tinggi Badan Hukum Milik Negara (BHMN). Perubahan status USU dari PTN menjadi BMHN merupakan yang

(20)

10 kelima di Indonesia.Sebelumnya telah berubah status UI, UGM, ITB dan IPB pada tahun 2000. Setelah USU disusul perubahan status UPI (2004) dan UNAIR (2006).

USU memiliki 14 fakultas yaitu: Kedokteran, Hukum, Pertanian, Teknik, Kedokteran Gigi, Ekonomi, Sastra, Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam, Ilmu-ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Kesehatan Masyarakat, Farmasi, Psikologi, Keperawatan dan Pascasarjana. Jumlah program studi yang ditawarkan sebanyak 135, terdiri dari 19 tingkat doktoral, 32 magister, 18 spesialis, 5 profesi, 46 sarjana, dan 15 diploma. Jumlah mahasiswa terdaftar saat ini lebih dari 33.000 orang, 1000 di antaranya adalah mahasiswa asing.

Kampus USU berlokasi di Padang Bulan, sebuah area yang hijau dan rindang seluas 120 ha yang terletak di tengah Kota Medan.Zona akademik seluas 90 ha menampung hampir seluruh kegiatan perkuliahan dan praktikum mahasiswa.

Sistem pembelajaran yang dilakukan di Unversitas Sumatera Utaradidukung oleh fasilitas perpustakaan dan lebih dari 200 laboratorium.Perpustakaan tak luput dari perannya untuk membantu proses pembelajaran dengan menyediakan berbagai jenis sumber belajar baik dalam bentuk cetak maupun elektronik.Perpustakaan USU merupakan salah satu yang terbaik di Indonesia saat ini. Kampus Padang Bulan juga didukung oleh infrastruktur teknologi informasi untuk memfasilitasi akses terhadap berbagai sumber daya informasi dan pengetahuan untuk mendukung proses pembelajaran dan penelitian mahasiswa dan dosen.

(21)

1. Visi

Menjadi Perguruan Tinggi yang memiliki keunggulan akademik sebagai barometer kemajuan ilmu pengetahuan yang mampu bersaing dalam tataran dunia global.

2. Misi

a. Mempersiapkan mahasiswa menjadi anggota masyarakat akademik dan profesional dalam menerapkan, mengembangkan pengetahuan ilmiah, teknologi dan seni, serta berdaya saing tinggi.

b.Memperluas partisipasi dalam pembelajaran untuk memenuhi kebutuhan nasional dalam pembelajaran dan modernisasi cara pembelajaran.

c. Mengembangkan dan menyebarluaskan pengetahuan ilmiah, teknologi, seni, dan rancangan penerapannya untuk mendukung produktivitas dan daya saing masyarakat.

3. Tujuan

a. Memperluas partisipasi dalam pelayanan pendidikan bagi masyarakat dalammendukung pemenuhan pendidikan nasional serta memodernisasicara pembelajaran.

b.Meningkatkan partisipasi aktif bagi mahasiswa dalam pengembangan ilmiah, teknologi dan seni/budaya serta kemanusiaan.

c. Mengembangkan pusat informasi serta sistem teknologi komunikasi dan sistem penjaminan mutu yang handal.

(22)

12 d.Mewujudkan lingkungan pengajaran dan pembelajaran yang kondusif. e. Memperkuat departemen dalam pengelolaan disiplin silang antar

departemen/program studi.

f. Membangun kemampuan pendanaan sendiri melalui kerjasama/kemitraan dalam usaha-usaha ventura.

g.Mengembangkan kemampuan dalam memasarkan produk-produk pengetahuan ilmiah, konsep-konsep, pemecahan masalah industrial, jasa tenaga ahli, dan lain-lain.

h.Membangun pendekatan baru dalam pembelajaran yang berfokus kepada pembelajaran sesuai kebutuhan (demand-driven learning system).

B. Struktur Organisasi

Struktur organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/ keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktifitas instansi tersebut. Wadah tersebut disusun dalam struktur organisasi dalam instansi.

Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan dapat diterapkan, sehingga efesiensi dan efektifitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai. Susunan organisasi Universitas Sumatera Utara terdiri atas :

(23)

13 a. Majelis Wali Amanat.

b.Unit Usaha Komersial. c. Senat Akademik.

d.Pimpinan Universitas (Rektor dan Pembantu Rektor). e. Dewan Guru Besar.

f. Sekretaris Eksekutif. g. Satuan audit Internal. h.Satuan Penjamin Mutu.

2. Unsur Pelaksana Akademik a. Fakultas.

b.Sekolah Pasca Sarjana.

c. Lembaga Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat.

3. Unsur Pelaksana Administratif a. Biro Akademik.

b.Biro Kemahasiswaan dan Kealumnian. c. Biro Perencanaan dan Kerjasama.

d.Biro Pengembangan dan Pemeliharaan asset.

4.Unsur Penunjang

a.Perpustakaan dan Sistem Informasi b.Pelayanan dan Pengembangan Pendidikan c.Unit Usaha Non Komersial

(24)

14 Gambar 2.1

Bagan Struktur Organisasi Biro Pusat Administrasi

(25)

15 n

Rektor dan Pembantu Rektor II

Kepala Biro Keuangan Kepala Tata Bagian Laksana

Keuangan

Sinta Dahlan N.,SE

Verifikasi SPJ (FF, FH, ISIP, FKEP )

Umar Kasubbag Tata Laksana Dana Masyarakat Zulkhairi Nasution, S.Sos Bendahara Pengeluaran Pembantu Popi Erina Siregar,

SE Verifikasi SPJ (BA, BKK, BPK, B.Aset, LP3M, LIDA)

Sriono

Juru Bayar

Verifikasi SPJ BK & Pencatatan Buku BK

Siti Aisyah, SE

Rekapitulasi Penerimaan/Pendapatan & Verifikasi SPP & SPJ (SPP=ACMS. SPJ=FE

& PSI) Sri Wahyunita, SE

Kasubbag Tata Laksana Anggaran

Rutin dan Pembangunan Nurmadi Pasaribu,

SE Pemeriksa SPP &

SPJ ( SPP=FIB. SPJ=FKM)

Saniah Kasubbag V & A

Rutin dan Pembangunan Sutrisno, SH Bendahara Penerima (Pencatatan Penerimaan & Pendapatan) Walidi, SE SPJ (Poliklinik, Perpustakaan, Pusat Bahasa, Kebun Tumbuhan) Muhammad Dalimunthe Kasubbag Tata Laksana

Dana Usaha Palit, SE

Bendahara Pengeluaran

Zulkifli, ST

BKU APBN & SPP (Fisip)

Rabiatul Hasanah, SE PPABP Operator

SPM Gaji & Verifikasi SPP

(FFKM) Bahari Effendi

Kepala bagian verifikasi dan akuntansi

Zakaria, SE.,M.Si

Verifikasi SPP & SPJ (SPP=Fkep,FKG. SPJ= FK)

Iin Nurbaidah Lubis, SE

KIPS & Operator SPM Non Gaji

Hadi Johan

Kasubbag V & A Dana Masyarakat Dra. Sumeda Istati,

M.Si

Operator Data SPJ & Data Penerimaan Joko Susilo, S.Kom

Pencatatan Nomor Kwitansi SPJ PNBP

& Data SIMAK-BMM Burhanuddin, SE Mengkoreksi Bahan Penyusun Laporan Keuangan Untung, SH Penyortiran SPJ (FKG,FMIPA,FP)

Bahrul Akri SPP & SPJ

(SPP=Pascasarjana,FMIP A,FT,FASILKOM. SPJ=

Pascasarjana,RS Pendidikan & SDM)

Lia Br. Sitepu, SE Kasubbag V & A

Dana Usaha Dra. Cut Orlina,

M.Si SPJ (FMIPA, FP,

FKG) Adi Swisno

SPP&SPJ(SPP=FF,F P.SPJ=F.Psi) Benny Siswanto, SE

SPP & BKU PNBP (SPP=FH,FPsl) Ridho Rumansyah,

A.Md SPP & SPJ (SPP=FE.SPJ=FT) Syawaluddin, A.md

Gambar 2.2

Bagan Struktur Organisasi Biro Keuangan USU

(26)

16 C. Job Description

Berikut ini adalah uraian tugas dari Universitas Sumatera Utara: 1. Organisasi Sentral

Majelis Wali Amanat

a. Menetapkan kebijakan umum Universitas Sumatera Utara dalam bidang non akademik.

b.Mengangkat dan memberhentikan Pimpinan Universitas.

c. Mengesahkan Rencana Strategis serta Rencana Kerja dan Anggaran Universitas.

d.Melaksanakan pengawasan dan pengendalian umum atas pengelolaan Universitas.

e. Melakukan penilaian atas kinerja Pimpinan Universitas.

f. Bersama Pimpinan Universitas menyusun dan menyampaikan laporantahunan kepala Menteri.

g. Memberikan masukan dan pendapat kepala Menteri tentang pengelolaan Universitas.

Dewan Audit

a. Menetapkan kebijakan audit internal.

b.Mempelajari dan menilai hasil audit internal dan eksternal.

c. Mengambil kesimpulan dan mengajukan saran kepada Majelis Wali Amanat guna memperbaiki dan memperbaharui data yang mungkin terdapat kesalahan agar dapat menjadi data yang akurat dan dapat dipertanggungjawabkan sebagaimana adanya.

(27)

17 Unit Usaha Komersial

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahun (RKAT) untuk mendapatkan persetujuan Majelis Wali Amanat.

b.Menyelenggarakan kegiatan pencarian dana melalui usaha-usaha komersial baik dilingkungan Universitas maupun di lingkungan luar Universitas.

c. Aktif melakukan kerja sama dengan pihak-pihak luar baik pemerintah maupun swasta dalam upaya pencariaan dana untuk pengembanganUniversitas.

d.Mengevaluasi kegiatan pencarian dana apakah sesuai dengan tuntutan Universitas dan berjalan efektif dan efisien.

Senat Akademik

a. Memberikan masukan kepada menteri tentang penilaian atas kinerja Majelis Wali Amanat.

b.Mengusulkan anggota Majelis Wali Amanat kepada Menteri. c. Menyusun kegiatan akademik universitas.

d.Menyusun kebijakan penilaian prestasi akademik, kecakapan serta kepribadian sivitas kademik.

e. Merumuskan norma dan tolak ukur penyelenggaraan universitas dengan tetap memperhatikan prinsip kehati-hatian.

f. Memberikan masukan kepada Majelis Wali Amanat berdasarkan penilaiannya atas kinerja Pimpinan Universitas dalam masalah akademik.

(28)

18 g. Merumuskan peraturan pelaksanaan kebebasan akedemik, kebebasan

mimbar akademik, dan otonomi keilmuan.

h.Memberi masukan kepada Pimpinan Universitas dalam penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran.

i. Melakukan pengawasan mutu akademik dalam penyelenggaraan universitas.

j. Merumuskan tata tertib kedudukan kampus.

Pimpinan Universitas

a. Melaksanakan penyelenggaraan pendidikan, penelitian dan pengabdian pada masyarakat.

b.Mengelola seluruh kekayaan universitas dan memamfaatkannya secara optimal untuk kepentingan universitas.

c. Membina tenaga kependidikan dan tenaga kerja laiinnya yang ditetapkan oleh universitas.

d.Membina hubungan dengan alumni, lingkungan univeritas dan masyarakat.

e. Menyelenggarakan pembukuan Universitas yang dipimpinnya dengan bantuan bagian-bagian yang bersangkutan.

f. Menyusun rencana strategis yang memuat sasaran dan tujuan universitas yang hendak dicapai dalam jangka waktu 5 tahun.

g. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan universitas.

h.Melaporkan secara berkala tentang kemajuan kerja satuan akademik universitas kepada Majelis Wali Amanat.

(29)

19 i. Bersama Majelis Wali Amanat menyampaikan laporan tahunan kepada

Menteri.

Dewan Guru Besar

a. Memberikan masukan kepada Pimpinan Universitas dalam hal pengembangan keilmuan dan kualitas pendidikan.

b.Memberikan masukan kepada Pimpinan Universitas dalam hal pembinaan suasana akademik, etika keilmuan, integritas dan moral Sivitas Akademik.

c. Memberikan pertimbangan kepada Pimpinan Universitas atas usul pengangkatan Guru Besar, Doktor Kehormatan dan pemberian penghargaan kehormatan lainnya.

Sekretariat Eksekutif

a. Menyusun rencana kegiatan dan Anggaran Tahunan (RKAT) bidang kesekretariatan, hubungan masyarakat dan protokoler Kantor Pimpinan Universitas.

b.Menyusun juklak dan juknis dibidang kesekretariatan, hubungan masyarakat dan protokoler Kantor Pimpinan Universitas, serta menyebarluaskannya.

c. Mengkoordinasikan penyusunan dam pelaksanaan peraturan universitas. d.Menjadi penghubung dengan pihak luar (public relation) universitas. e. Mengelola kegiatan penciptaan citra ( image building ) universitas. f. Mengembangkan berbagai program pemasaran universitas.

(30)

20 g. Mengembangkan dan memelihara hubungan publik.

h.Mengembangkan sistem administrasi kantor Pimpinan Universitas.

i. Mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan kesekretariatan Kantor Pimpinan Universitas dan hubungan masyarakat dan keprotokolan.

Unit Audit Internal

a. Menetapkan kebijakan audit internal.

b.Melakukan audit secara berkala atas penyelenggaran keuangan universitas.

c. Melaporkan hasil audit pada Pimpinan Univeritas.

d.Memberikan masukan pada Pimpinan Universitas menyangkut proses penyelenggaraan keuangan universitas.

Unit Penjamin Mutu

a. Menetapkan kebijakan penjaminan mutu kegiatan akademik universitas. b.Mensosialisasikan sistem penjamin mutu keseluruh unit-unit pelaksana

kegiatan akademik di lingkungan universitas.

c. Mengkoordinasikan dan melaksanakan sistem penjamin mutu kegiatan akademik di lingkungan universitas.

d.Memberikan masukan pada Pimpinan Universitas menyangkut proses penyelenggaraan penjamin mutu kegiatan akademik universitas.

2. Unsur PelaksanaAdministratif Biro Akademik

(31)

21 b.Merumuskan strategis dan menyusun rencana pengembangan

pendidikan berdasar arah strategi universitas.

c. Menyusun program kerja bidang administrasi akademik. d.Menyusun pedoman kerja bidang administrasi akademik. e. Mengelola sistem dan strategi proses penerimaan mahasiswa. f. Mengelola kegiatan penerimaan mahasiswa baru.

g. Menerima registrasi administrasi mahasiswa.

h.Mengelola administrasi legalisasi akademik dan evaluasi akademik. i. Melaksanakan penyusunan rencana kebutuhan sarana pendidikan.

j. Mempersiapkan penyelenggaraan acara akademik (wisuda, dies natalis, orasi ilmiah, upacara promosi guru besar, honoris kausa dan gelar kehormatan lainnya serta bentuk acara akademik lainnya).

k.Membantu menetapkan kebijakan, mengkoordinasi, memantau, dan mengevaluasi pelaksanaan program kegiatan, peningkatan dan penjamin mutu di lingkungan universitas.

l. Menyusun laporan kerja Biro dan mempersiapkan penyusunan laporan Pembantu Rektor bidang Administrasi Akademik.

Biro Sumber Daya Manusia

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT). b.Menyusun pedoman kerja di bidang kepegawaain .

c. Menentukan kebijakan perencanaan kebutuhan pegawai.

d.Mengkoordinasi kegiatan penerimaan, pengangkatan, pembinaan, promosi, pemberhentian,dan pemensiunan.

(32)

22 e. Mengkoordinasi dan atau memfasilitasi usaha dan kegiatn peningkatan

kualitas pegawai.

f. Mengkoordinasi pelaksanaan sistem evaluasi kinerja. g. Mengkoordinasi perencanaan pengembangan karir.

h.Menyusun dan memantau pelaksanaan sistem renumerasi dan kesejahteraan berbasis kinerja.

i. Menyediakan dukungan teknis pelaksanaan pembinaan dan tindakan penertiban aparatur.

j. Menjaga dan mengembangkan sistem informasi kepegawaian.

k.Memantau dan mengevaluasi pelaksanaan administrasi kepegawaian. l. Menyusun laporan kerja Biro dan mempersiapkan penyusunan laporan

Pembantu Rektor bidang Administrasi dan Keuangan (PR II).

Biro Keuangan

a. Menyusun Anggaran Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Biro.

b.Menyusun pedoman kerja di bidang administrasi keuangan dan akuntansi.

c. Melaksanakan sistem penerimaan dan pengeluaran keuangan universitas.

d.Mengembangkan dan mengelola keuangan universitas.

e. Melaksanakan, mengembangkan dan memelihara sistem keuangan dan akuntansi universitas.

f. Melaksanakan administrasi penganggaran, pengalokasian, monitoring dan evaluasi penggunaan dana.

(33)

23 g. Melaksanakan verifikasi sebagai pengendalian pelaksanaan anggaran

universitas.

h.Menghimpun laporan keuangan dari seluruh unit di universitas.

i. Menyusun laporan keuangan dan konsolidasi universitas secara periodik.

j. Menyusun laporan kerja Biro dan mempersiapkan penyusunan laporan Pembantu Rektor II (PR II).

Biro Kemahasiswaan dan Kealumnian

a. Menyusun rencana program kerja Biro Kemahasiswaan dan Kealumniaan.

b.Menyusun pedoman kerja dibidang kemahasiswaan.

c. Merencanakan dan mengkoordinasi pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan.

d.Mengelola dan mengembangkan asrama mahasiswa milik universitas agar menjadi hunian yang layak dan nyaman bagu mahasiswa.

e. Mengkoordinasikan pengelolaan dana kesehatan mahasiswa, pelayanan kesehatan mahasiswa, layanan konseling akademik dan konseling pribadi.

f. Bertugas sebagai penghubung universitas dengan alumni.

g. Mengembangkan, meningkatkan dan melaksanakan administrasi kegiatan penalaran, minat dan bakat serta kesejahteraan mahasiswa. h.Menyediaan advokasi hukum kepada mahasiswa dalam hubungan

(34)

24 i. Mengkoordinasi program dan kegiatan peningkatan penalaran, minat

dan bakat serta kesejahteraan mahasiswa yang dilakukan unit-unit organisasi kemahasiswaan universitas.

j. Melaksanakan pemberian ijin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan. k.Melaksanakan pemilihan mahasiswa untuk program keteladanan. l. Mengkoordinasi pelaksanaan wisuda universitas.

D. Jaringan Kegiatan

Universitas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan mengembangkan aktivitas akademik. Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.

Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Universitas Sumatera Utara merupakan lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dalam hal ilmu pengetahuan maupun dalam hal sosial dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.

(35)

E. Kinerja Kegiatan Terkini

Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan instansi, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga pada Universitas Sumatera Utara, Universitas Sumatera Utara terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat tewujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ilmiah yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak.

F. Rencana Kegiatan

Rencana Kegiatan Universitas Sumatera Utara antara lain : a. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil. b. Perkuliahan semester genap/ganjil.

c. Ujian mid semester/ujian semester genap/ganjil. d. Wisuda mahasiswa.

(36)

BAB III

SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL PENERIMAAN DAN PENGELUARAN KAS PADA BIRO KEUANGAN

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

A. Sistem Pengendalian Internal

1. Pengertian Pengendalian internal

Pengendalian internal merupakan alat untuk meletakkan kepercayaan auditor mengenai bebasnya laporan keuangan dari kemungkinan kesalahan dan kecurangan.Perusahaan pasti akan berusaha untuk membuat struktur pengendalian internal dengan baik, melaksanakan, dan mengawasinya agar efektivitas perusahaan bisa tercapai. Pengendalian internal yang baik akan menjamin ketelitian data akuntansi yang dihasilkan sehingga data tersebut dapat dipercaya.

Berikut ini beberapa pengertian pengendalian internal menurut beberapa ahli:

Fees(2005: 289),“Pengawasan/pengendalian internal merupakan kebijakan

dan prosedur yang melindungi aktiva dari penyalagunaan, memastikan bahwa informasi usaha akurat, memastikan bahwa perundang-undangan serta peraturan dipatuhi sebagaimana mestinya”.

Sistem ini menciptakan pengendalian internal yang cukup terhadap kas, diperolehnya data akuntansi yang tepat dan dapat dipercaya baik dari jumlah maupun keterangan terhadap pengeluaran jumlah tersebut.

(37)

27 dan prosedur yang digunakan oleh organisasi untuk mencapai tujuan”. Adapun tujuannya antara lain:

a. Untuk menjaga aktiva perusahaan.

b. Untuk memastikan kurasi dan dapat diandalkannya catatan dan informasiakuntansi.

c. Utuk mempromosikan efisiensi operasi perusahaan.

d. Untuk mengukur kesesuaian dengan kebijakan dan prosedur yang telahditetapkan oleh manajemen.

Mulyadi (2001: 163),“Sistem pengendalian internal meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan kendala data akuntansi, mendorong efesiensi dan mendorong dipatuhinya kegiatan manajemen”.

Tunggal (2001: 24), “Pengendalian internal adalah sebagaisuatu proses

yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen, dan personil lain dari suatu entitas yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian golongan”.

Fess(1992:79),“Rencana dan prosedur yang dirancang untuk memenuhi

kebutuhan akan alat pengendalian bagi kegiatan perusahaan disebut pengendalian internal(internal control).Pengendalian ini terdiri dari rencana serta metode dan prosedur yang berhubungan dengannya”.

IAI(2002:29),“Pengendalian Internal meliputi organisasi serta semua

metode ketentuan yang terkoordinasi yang dianut dalam suatu perusahaan untuk melindungi harta milik perusahaan, mencek kecermatan dan keandalan data akuntansi, meningkatkan efisiensi usaha dan mendorong ditaatinya kebijaksanaan manajemen yang telah digariskan”.

(38)

28 beberapa keterbatasan dari pengendalian internal, sehingga pengendalian internal tidak dapat berfungsiyaitu:

a. Kesalahan (Error)

Yaitu kesalahan yang muncul ketika karyawan melakukan pertimbanganyang salah atau perhatiannya selama bekerja terpecah.

b. Kolusi (Collusion)

Kolusi terjadi ketika dua atau lebih karyawan berkonspirasi untukmelakukan pencurian (korupsi) ditempat mereka bekerja.

c. Penyimpangan Manajemen

Karena manajer suatu organisasi memiliki lebih banyak otoritas dibandingkan karyawan biasa, proses pengendalian efektif pada tingkatmanajemen bawah dan tidak efektif pada tingkat atas.

d. Manfaat dan Biaya (cost and Benefit)

Konsep jaminan yang meyakinkan atau masuk akal mengandung arti bahwa biaya pengendalian internal tidak melebihi manfaat yang dihasilkannya.Pengendalian yang masuk akal adalah pengendalian yang menghasilkan manfaat yang lebih tinggi dari biaya yang dikeluarkan untuk melakukan pengendalian tersebut.

Berdasarkan pengertian di atas, maka dapat disimpulkan bahwa sistem pengendalian internal merupakan usaha atau tindakan yang dilakukan oleh pihak manajemen perusahaan untuk mengatur dan mengarahkan aktivitas perusahaan.

(39)

29 Sistem pengendalian internal juga ditujukan untuk mengendalikan semua pelaksanaan dan rencana yang telah ditetapkan oleh perusahaan, agar tujuan perusahaan dapat dicapai dengan maksimal.

2. Tujuan Sistem PengendalianInternal

Tujuan sistem pengendalian internalmenurutMulyadi (2001: 164), antara lain :

a. Menjaga keamanan harta perusahaan, yang tidak saja meliputi aktiva atau harta,tetapi juga data dan informasi yang ada dalam perusahaan. b.Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, dimana

diperlukannya sistem administrasi dan akuntansi yang baik yaitu dengan mengadakan formulir dan bukti pencatatan yang dipakai sebagai dasar pengawasan.

c. Mendorong efisiensi, perlunya diadakan sistem dan prosedur operasional terhadap setiap bagian-bagian operasi perusahaan agar berjalan dengan lancar dan tertib.

d.Mendorong dipatuhinya kebijaksanaan manajemen, dengan cara adanya formulir bukti pencatatan dan prosedur serta pemisahan tugasyang jelas harus mengikutsertakan beberapa petugas dengan tanggung jawab yang berbeda.

Tujuan utama Sistem Pengendalian Internalmenurut Hall (2001:150), antara lain :

a. untuk menjaga aktiva perusahaan.

b.untuk memastikan akurasi dan dapat diandalkannya catatan dan informasi akuntansi.

c. untuk mempromosikan efisiensi operasi perusahaan. d.kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan.

Sistem pengendalian internal sebagai sebuah proses yang dihasilkan oleh dewan direksi entitas, manajemen dan personel lainnya telah dirancang untuk memberikan kepastian yang layak dan dapat dipertanggungjawabkan dalam pencapaian tujuan. Tujuan yang dimaksud berupa keandalan laporan keuangan, ketaatan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.

(40)

30 Menurut Secokusumo (1997: 126), “Sistem Pengendalian Internal yang efektif jika memiliki karakteristik antara lain :

a. Personalia yang kompeten, dapat dipercaya, dan beretika. b.Tugas pertanggungjawaban.

c. Pemberian kuasa yang tepat. d.Pembagian tugas.

e. Audit internal dan eksternal. f. Dokumen dan catatan.

g. Elektronik dan pengendalian lainnya.

Paul (2006: 229),“Pengendalian internal melaksanakan tiga fungsi

penting, antara lain:

a. Pengendalian untuk pencegahan (preventive control)

b.Mencegah timbulnya suatu masalah sebelum mereka muncul. Memperkerjakan personil akuntansi yang berkualitas tinggi, pemisahan tugas pegawai yang memadai, dan secara efektif mengendalikan aksesfisikatas aset, fasilitas dan informasi, merupakan pengendalian pencegahanyang efektif.

c. Pengendalian unuk pemeriksaan (detektive control) dibutuhkan untuk mengungkap masalah begitu masalah tersebut muncul.

d.Pengendalian korektif (corrective control) memecahkan masalah yang ditemukan oleh pengendalian untuk pemeriksaan. Pengendalian ini mencakup prosedur yang dilaksanakan untuk mengidentifikasi penyebab masalah, memperbaiki kesalahan atau kesulitan yang ditimbulkan dan mengubah sistemagar masalah dimasa yang mendatang dapat diminimalisasikan atau dihilangkan”.

B. Unsur-Unsur Pengendalian Internal

Unsur-unsur pengendalian internal terdiri dari 5 (lima) komponen yang saling berhubungan. Komponen ini didapat dari cara manajemen menjalankan bisnisnya dan terintegrasi dengan proses manajemen. Walaupun komponen-komponen tersebut dapat diterapkan kepada semua entitas, perusahaan yang kecil dan menengah memiliki cara yang berbeda dengan perusahaan besar dalam penerapannya. Dalam hal ini, pengendalian tidak terlalu formal dan tidak terlalu

(41)

31 terstruktur namun tetap dapat berjalan dengan efektif. Unsur-unsur pokok pengendalian internal menurut SAS 78 dalam buku Hall (2007:186),adalah sebagai berikut :

1. Lingkungan pengendalian

Lingkungan pengendalian (control environment) adalah dasar dari keempat komponen lainnya.Lingkungan pengendalian menentukan arah perusahaan dan memengaruhi kesadaran pengendalianpihak manajemen dan karyawan. Berbagai elemen penting dari lingkungan pengendalian adalah:

a. Integritas dan nilai etika manajemen. b.Struktur organisasi.

c. Keterlibatan dewan komisaris dan komite audit,jika ada. d.Filosofi manajemen dan siklus operasionalnya.

e. Prosedur untuk mendelegasikan tanggung jawab dan otoritas. f. Metode manajemen untuk menilai kinerja.

g. Pengaruh eksternal, seperti pemeriksaan oleh badan pemerintah.

h.Kebijakan dan prktik perusahaan dalam mengelola sumber daya manusiannya.

2. Penilaian risiko

Perusahaan harus melekukan penilaian resiko (risk assessment) untuk mengidentifikasi, menganalisis dan mengelola berbagai risiko yang berkaitan dengan laporan keuangan agar dapat dianalisis sedini mungkin resiko-resiko yang mungkin akan terjadi dikemudian hari.

(42)

32 3. Informasi dan komunikasi

Sistem informasi akuntansi (SIA) terdiri atas berbagai record dan metode yang digunakan untuk melakukan mengidentifikasi, menganalisis, mengklasifikasi, dan mencatat berbagai transaksi perusahaan sertauntuk menghitung berbagai aktiva dan kewajiban yang terkait di dalam nya. Kualitas suatu informasi yang dihasilkan oleh SIA berdampak pada kemampuan pihak manajemen untuk mengambil tindakan serta membuat keputususan dalam hubungannya dengan operasional perusahaan, serta membuat laporan keuangan yang handal.

4. Pengawasan

Pihak manajemen harus memastikan bahwa pengendalian internal berfungsi seperti yang dimaksudkan. Pengawasan (monitoring) adalah proses yang memungkinkan kualitas design pengendalian internal serta operasinya berjalan. Hal ini dapat diwujudkan melalui beberapa prosedur terpisah atau melalui aktifitas yang berjalan.

5. Aktivitas Pengendalian (Control Activities)

Aktivitas Pengendalian (Control Activities) adalah berbagai kebijakan dan prosedur yang digunakan untuk memastikan bahwa tindakan yang tepat telah diambil. Aktivitas pengendalian dapat dikelompokkan menjadi 2 kategori yang berbeda :

a. Pengendalian komputer. b.Pengendalian fisik.

(43)

33 Dengan diterapkannya pengendalian yang efektif, maka akan memperkecil kemungkinan terjadinya penyelewengan ataupun penggelapan kas yang terjadi dalam perusahaan.

Unsur-unsur pengendalian internal menurut Mulyadi (2001: 164), yaitu :

1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.

Struktur organisasi merupakan kerangka pembagian tugas dan tanggung jawab kepada unit-unit organisasi yang di bentuk untuk melaksanakan aktivitas-aktivitas perusahaan. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi ini di dasarkan pada prinsip-prinsip seperti :

a. Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi, dan penyimpanan dari fungsi akuntansi.

b.Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap-tahap suatu transaksi.

2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya.

Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi apabila ada otorisasi dari pejabat yang berwenang yang menyetujui dan memberikan tandatangannya sebagai bukti persetujuan atas transaksi tersebut.Oleh sebab itu dalam organisasi ada sistem pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi.Salah satu media untuk hal itu adalah formulir. Prosedur pencatatan yang baik akan menjamin data di

(44)

34 rekam dalam formulir dan catatan akuntansi dengan tingkat ketelitian dan keandalan yang tinggi.

3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.

Ada beberapa cara umum yang dilaksanakan perusahaan dalam menciptakan praktek yang sehat antara lain :

a. Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang.

b.Pemeriksaan mendadak.

c. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang/satu unit organisasi tanpa ada campur tangan orang/unit organisasi lain.

d.Perputaran jabatan ( job rotation ).

e. Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak, selama cuti, jabatan karyawan yang bersangkutan digantikan untuk sementara oleh pejabat lain.

f. Secara periodik diadakan pencocokkan fisik kekayaan perusahaan dan catatannya agar kesalahan maupun kekeliruan yang terjadi dapat terdeteksi sedini mungkin dan menghindari kesalahan secara terus-menerus.

g. Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas unsur-unsur sistem pengendalianinternalyang ada, unit ini disebut Satuan Pengawasan Internal/Staf Pemeriksa Internal.

(45)

35 4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.

Pemilihan karyawan yang bermutu dilaksanakan perusahaan melalui proses seleksi dan melakukan pengembangan/training untuk mengembangkan kemampuan dan keterampilan karyawan di bidangnya masing-masing.

C. Pengertian Kas

Setiap aktifitas perusahaan membutuhkan penyelesaian dengan menggunakan alat tukar.Kas merupakan alat pengukur dari setiap aktifitas pembiayaan dalam kegiatan pertukaran perusahaan barang maupun jasa.Alat tukar yang standar adalah kas, sehingga hampir semua kegiatan perusahaan baik secara langsung maupun tidak langsung melibatkan kas.

Kas merupakan harta lancar perusahaan yang sangat menarik dan mudah untuk diselewengkan. Selain itu banyak transaksi perusahaan yang menyangkut penerimaan dan pengeluaran kas. Oleh karena itu, untuk memperkecil kemungkinan terjadinya kecurangan atau penyelewengan yang menyangkut uang kas perusahaan, diperlukan adanya pengendalian internal (internal control) yang baik atas kas dan bank. Sistem pengendalian kas (cash control system) adalah prosedur yang dianut untuk menjaga dana kas perusahaan dari pengeluaran-pengeluaran yang tidak semestinya.

(46)

36 Menurut Soemarso (2004:320), “Kas adalah segala sesuatu (baik yang berbentuk uang atau bukan) yang dapat tersedia dengan segera dan diterima sebagai alat pelunasan kewajiban pada nilai nominalnya”.

Menurut Baridwan (2009: 27),“Kas adalah alat pertukaran dan pelunasan utang yang dapat di terima sebagai suatu setoran ke bank dengan jumlah sebesar nominalnya termasuk simpanan bank atau tempat- tempat lain yang dapat diambil sewaktu-waktu”.

Menurut Fess (2006: 362), “Kas dapat diartikan sebagai segala sesuatu yang diterima bank untuk disetorkan ke rekening bank. Misalnya, cek yang dibayarkan untuk anda biasanya dapat disetorkan ke bank dan karena itu dianggap sebagai kas yang meliputi koin, uang kertas, cek, wesel, dan uang yang disimpan di bank yang dapat ditarik tanpa pembatasan dari bank yang bersangkutan”.

Menurut Suharli (2006: 173), “Kas dan setara kas adalah investasi yang sifatnya sangat likuid, berjangka waktu pendek dan dengan cepat dapat dikonversi menjadi kas dalam jumlah tertentu tanpa harus menghadapi resiko perubahan nilai yang signifikan”.

Kas terdiri dari uang tunai yang termasuk didalamnya terdapat kas kecil maupun dana-dana kas lainnya seperti penerimaan uang tunai dan cek-cek yang belum disetor ke bank, serta hal-hal lainnya yang posisinya dapat disamakan dengan kas. Yang kemudian kas tersebut dapat digunakan sebagai alat tukar atau dapat diterima sebagai simpanan.Istilah kas dalam akuntansi mencakup pos-pos yang tersedia untuk membayar kewajiban perusahaan.Selain kas ada juga setara kas yang sangat mirip dengan kas namun tidak dapat dijadikan alat pembayaran

(47)

37 karena tidak dalam bentuk yang diterima umum seperti hal uang tunai.Bentuk kas mudah untuk disembunyikan dan mudah untuk dipertukarkan (transferable), sehingga jika hilang sangat sulit untuk melacaknya.Karena faktor resiko tinggi yang melekat pada kas tersebut, sehingga perusahaan membutuhkan sistem yang efektif dan efesien untuk pengendalian dan pengamanan.

Mengingat sifat-sifatnya, mengelola kas dalam perusahaan memerlukan perhatian yang cukup serius. Soemarso (2004: 296)beberapa hal menurutyang perlu diperhatikan pada waktu mengelola kas adalah:

a. Perencanaan arus kas.

b. Pengendalian penerimaan kas. c. Pengendalian pengeluaran kas. d. Melakukan rekonsiliasi bank.

e. Penerapan sistem dana tetap untuk kas kecil

Jumlah kas yang berlebih atau kurang, keduanya mempunyai akibat negatif bagi perusahaan.Kekurangan kas dapat mengakibatkan tidak terbayarnya berbagai kewajiban. Jelas hal ini akan menurunkan produktivitas kerja serta merugikan nama baik perusahaan. Sebaliknya kas yang berlebihan berarti menyerap dana modal kerja yang langka dan mahal, sehingga menaikkan beban tetap perusahaan.

Manajemen kas merupakan salah satu fungsi manajemen dalam merencanakan dan mengendalikan kas.Manajemen kas dapat dianggap sebagai salah satu fungsi keuangan yang mendasar karena kas mempunyai kedudukan sentral dalam pelaksanaan operasi sehari-hari perusahaan.

Kas merupakan hal yang penting dalam setiap transaksi perusahaan, untuk itu diperlukan suatu sistem yang mengatur penerimaan dan pengeluaran kas, sehingga setiap arus transaksi yang berhubungan dengan kas dapat dicatat dengan

(48)

38 baik.Kas sebagai suatu alat pembayaran yang likuid harus dikelola dengan baik untuk menghindarkan penyalahgunaan atas kas tersebut. Sehingga perlu adanya pengendalian internal perusahaan untuk mencegah bertambah luasnya kecurangan yang berdampak pada bertambah banyaknya kerugian yang akan dialami oleh perusahaan.

Kas tidak saja merupakan alat tukar menukar, dalam perusahaan menjadi ukuran kestabilan dan kelangsungan (going concern) berjalannya bisnis atau perusahaan.Hampir seluruh aktivitas perusahaan dilakukan dengan kas.Kekurangan kas dapat mengakibatkan terganggunya kegiatan operasional perusahaan, sedangkan kelebihan kas dapat menyebabkan ketidakefisienan bila kas yang berlebih tersebut tidak dapat dimanfaatkan untuk menunjang kegiatan perusahaan atau diinvestasikan ke sasaran yang tepat.

Kas tidak mempunyai tanda kepemilikan khusus dan mudah dipindahtangankan.Sifat demikian itu mengakibatkan manajemen harus yakin bahwa setiap pengeluaran kas telah sesuai dengan tujuan penggunaan yang telah ditetapkan.

Dari sifat-sifat kas yang telah dijabarkan diatas menurut beberapa pendapat para ahli tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa aspek perencanaan dan pengendalian internal terhadap kas harus benar-benar mendapat perhatian yang serius oleh manajemen.Hal ini dilakukan guna mendapatkan penanganan yang sesuai dan efektif untuk melindungi harta perusahaan yang merupakan salah satu hal yang paling mudah untuk diselewengkan. Dimana setiap pengendalian

(49)

39 internalterhadap kas harus diciptakan untuk melindungi dan mengamankan serta meningkatkan efektifitas dan efesiensi pengguna manajemen.

D. Sistem Pengendalian Internal Terhadap Kas

Dari sifat-sifat kas tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa aspek perencanaan dan pengendalian internal terhadap kas harus mendapat perhatian yang serius oleh manajemen.Dimana setiap pengendalian internal terhadap kas harus diciptakan untuk melindungi dan mengamankan serta meningkatkan efektifitas dan efesiensi pengguna manajemen.

Adanya suatu pengendalianinternal yang memadai, merupakan syarat mutlak demi perlindungan dan keamanan terhadap kas.Sistem pengendalian internal meliputi semua sarana, alat dan peraturan-peraturan yang digunakan oleh perusahaan dengan tujuan untuk mengamankan dan mencegah terjadinya pemborosan, penyalahgunaan dan ketidakefisiensian dari sumber ekonomi yang dimiliki perusahaan.Perusahaan harus menjamin ketelitian dan dapat dipercayainya (reliability) keberadaan data operasional dan akuntansi yang dihasilkan.

1. Sistem PengendalianInternalPenerimaan Kas

Sumber penerimaan kas pada Biro Keuangan USU berasal dari pembayaran SPP. Agar semua hasil penerimaan ini dapat diamankan dan menjadi milik perusahaan maka pengawasan internal yang baik harus diciptakan dan dibina untuk mengendalikan penerimaan kas yang telah terprosedur sebagaimana mestinya. Adapun sistem pengendalian internal penerimaan kas yang diterapkan oleh Biro Keuangan USU adalah:

(50)

40 a. Tanggung jawab dalam setiap penanganan kas dilakukan secara tegas

dan pasti.

b.Pemakaian kwitansi yang bernomor urut harus dicatat segera setiap adanya pemasukankas.

c. Memeriksa keabsahan penerimaan kas, misalnya berapa jumlah yang diterima dansiapayang menerima.

d.Fungsi penerimaan kas dibedakan dengan fungsi pembukuan, keduanya dijabat oleh orang yang berbeda.

e. Saldo kas yang ada selalu diperiksa oleh yang berwenang setiap periodenya.

f. Untuk membuktikan kebenaran buku kas, bukti-bukti pendukung tetap disimpan oleh bagian keuangan.

g. Instansi hanya menyimpan sejumlah kas yang cukup untuk kebutuhan instansi sehari-hari dan selebihnya disimpan di Bank.

2. Sistem Pengendalian InternalPengeluaran Kas

Sama halnya dengan penerimaan kas, pengeluaran kas juga harus dikelola dengan baik sedemikian rupa, sehingga tidak terjadi kesalahan atau kecurangan dalam pelaksanaannya yang mengakibatkan kerugian yang tidak diharapkan oleh perusahaan.Pengeluaran kas biasanya berupa pembayaran yang dilakukan oleh perusahaan/instansi untuk berbagai macam keperluan. Adapun sistem pengendalian internal pengeluaran kas pada Biro Keuangan USU adalah:

a. Instansi menetapkan bagian-bagian tertentu yang berwenang untuk Menandatanganikwitansi, cek dan alat pembayaran lainnya dalam

(51)

41 jumlah tertentu. Agar tidak menyebabkan ketidakjelasan maka hanya bagian-bagian yang telah ditetapkan yang berhak menandatangani. b.Penandatanganan cek dan alat pembayaran lainnya dilakukan oleh

sekurang-kurangnya oleh 2 bagian.

c. Semua kwitansi yang akan dibayar umumnya mempunyai nomor urut. d.Fungsi pengeluaran kas dan pembukuan dilakukan oleh orang yang

berbeda.

e. Bagian keuangan membuat laporan pengeluaran setiap bulannya.

f. Bagian Keuangan akan mengeluarkan dana setelah terlebih dahulumemeriksa bukti pendukungnya dan telah memenuhi syarat pembayaran.

h.Setelah pembayaran dilakukan, semua dokumen pendukung diberi tandalunas dan diberi tanggal sesuai kapan transaksi tersebut terjadi.

3. Prosedur Penerimaan Kas

Prosedur penerimaan kas yang dilaksanakan Biro Keuangan Unversitas Sumatera Utara meliputi serangkaian proses pencatatan, pengikhtisaran, sampai dengan pelaporan keuangan yang berkaitan dengan penerimaan kas serta pertanggung jawaban kembali, proses ini dapat dilakukan secara manual ataupun menggunakan sistem komputerisasi, sistem manapun yang digunakan nantinya hanya akan memiliki satu tujuan yaitu menghindari penyelewengan. Berikut adalah prosedur penerimaan kas pada Biro Keuangan Unversitas Sumatera Utara:

a. Setoran SPP Mahasiswa ke Biro Keuangan USU.

(52)

42 c. Setelah diteliti, pihak Biro akan menyetujui rencana anggaran tersebut. d.Pihak Biro mengirimkan cek kepada Fakultas yangnilainya sesuai

dengan anggaran yang diajukan sebelumnya.

e. Fakultas melampirkan dokumen bukti penerimaan uang/cek Universitas Sumatera Utara.

f. Bagian Keuangan fakultas mencatat pada buku besar di jumlah cek yang diterima dari Biro Rektor.

g.Cek/Dana tersebut dikelola oleh pihak Fakultas (Bagian Keuangan Fakultas) untuk membiayai semua kebutuhan/kegiatan operasional Fakultas.

h.Bagian Keuangan membuat pembukuan atas pemakaian cek/dana tersebut.

i. Jika terjadi kelebihan dana, maka dana tersebut akan dikembalikan lagi ke Biro Rektor.

4. Prosedur Pengeluaran Kas

Sistem pengeluaran kas adalah suatu catatan yang dibuat untuk melaksanakan kegiatan pengeluaran baik dengan cek maupun dengan uang tunai yang digunakan untuk kegiatan umum perusahaan.

Prosedur pengeluaran kas pada Biro Keuangan Universitas Sumatera Utara meliputi serangkaian proses baik manual maupun komputerisasi mulai pencatatan, penggolongan, peringkasan, transaksi atau kejadian keuangan serta pelaporan keuangan dalam rangka pertanggungjawaban yang berkaitan dengan pengeluaran kas pada biro keuanngan USU. Menerima berkas/kwitansi tagihan pembayaran.

(53)

43 Berikut adalah prosedur yang ditetapkan oleh Biro Keuangan USU:

Melampirkan dokumen pendukung pengeluaran uang. a. Membuat bukti pengeluaran kas dan mencetaknya.

b.Memaraf/meminta tanda tangan pengesahan persetujuan pembayaran di bukti pengeluaran kas.

c. Meminta pengesahan pejabat yang berhak menyetujui pembayaran di bukti pengeluaran kas.

d.Untuk pembayaran melalui bank dibuatkan cek/giro.

e. Menandatangani/meminta tanda tangan pejabat yang berhak setuju bayar pada cek/giro.

f. Mencatat pada buku kas atau buku besar keuangan setiap jumlah pengeluaran.

g. Membuat laporan dalam bentuk Realisasi Anggaran untuk selanjutnya dilaporkan kembali ke pemerintah daerah.

(54)

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian dan analisa terhadap sistem pengendalian internalpenerimaan dan pengeluaran kas pada Biro Keuangan USU, maka penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut:

a. Struktur organisasi pada Biro Keuangan USU dinilai sudah cukup baik karena dapat menunjang terbentuknya kesatuan perintah yang terarah dan pembagian tugas, fungsi, wewenang serta tanggung jawab yang jelas. Hal ini sangat membantu dalam pelaksanaan pengendalianinternal penerimaan dan pengeluaran kas yang dilakukan.

b. Kas merupakan aktiva yang paling lancar dan memegang peranan penting pada perusahaan, oleh karena itu diperlukan pengendalian internal atas penerimaan dan pengeluaran kas.

c. Sistem pengendalian internal baik dari segi penerimaan dan pengeluarankasnya telah berjalan dengan baik.

d. Proses prosedur penerimaan dan pengeluaran kas Biro Keuangan USU sudah berlangsung dengan baik.

B. Saran

Berdasarkan data-data yang telah diuraikan sebelumnya, maka penulis akan mencoba memberikan saran sesuai dengan kemampuan penulis sebagai uraian terakhir dari penulisan Tugas Akhir ini. Semoga saran ini akan bermanfaat bagi

(55)

45 semua pihak yang berkepentingan. Beberapa saran yang ingin penulis ungkapkan adalah sebagai berikut :

a. Sistem pengendalian internal kas yang berlaku di Biro Keuangan USU hendaknya dapat dipertahankan dan dapat ditingkatkan terus-menerus, agar berkembangnya kemajuan pendidikan pada Biro Keuangan USU. Dan ditambah lagi dengan dilakukan pemeriksaan ketelitian terhadap angka dalam penjumlahan, pencatatan, penerimaan dan pengeluaran kas dan dibuat laporan Realisasi harian untuk pengeluaran kas sehari-harinya. b. Perlunya pengawasan yang ketat dan maksimal terhadap keluar masuknya

kas perusahaan untuk menghindari terjadinya penyelewengan yang bisa saja secara sengaja dilakukan oleh pihak internal perusahaan.

c. Untuk menghindari terjadinya kecurangan dan penyelewengan kas pada Biro Keuangan USU sebaiknya semua kwitansi yang telah dibayar, dicatat dalam suatu daftar menurut waktu pengeluarannya dan diparaf oleh si penerima kwitansi tersebut dan disesuaikan dengan tanggal dan nama pada kwitansi agar sesuai dengan yang tercatat dalam buku kas.

(56)

DAFTAR PUSTAKA

Baridwan, Zaki. 2009. Sistem Akuntansi Penyusunan Prosedur dan Metode. Edisi Kelima.Yogyakarta: Badan Penerbitan Fakultas Ekonomi.

Hall, James A.2001. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi pertama. Buku satu. Jakarta: Salemba Empat.

---. 2007.Sistem Informasi Akuntansi. Edisi 4. Jakarta: Salemba Empat. Horngren, Harrison, Robinson & Secokusumo. 1997. Akuntansi di Indonesia.

Buku Satu. Jakarta: Penerbit Salemba Empat.

Ikatan Akuntan Indonesia. 2002.Standar Profesional Akuntan Publik. Jakarta: Badan Penerbit STIE, YKPN

Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Edisi ketiga. Cetakan Ketiga. Jakarta: Salemba Empat.

Rollin, C. Niswonger, Philip E. Fess. 1992.Dasar-Dasar Akuntansi 1. Edisi Revisi. Cetakan Pertama. Jakarta: PT Rineka Cipta.

Romney, Marshall B., Paul Jhon, Steinbart. 2006. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi 9. Jakarta: Salemba Empat.

S.R, Soemarso. 2004. Akuntansi Suatu Pengantar. Edisi Lima(revisi). Jakarta: Salemba Empat.

Suharli, Michell. 2006. Akuntansi Untuk Bisnis Jasa dan Perdagangan. Edisi Pertama. Yogyakarta: Graha Ilmu.

Tunggal, Amin, Widjaya. 2001. Audit kecurangan (suatu pengantar). Jakarta: Harvindo.

Warren, Carl S, James M. Reeve, Philip E. Fess. 2005.Pengantar Akuntansi. Edisi Kedua Puluh Satu. Jakarta: Penerbit Salemba Empat.

---. 2006. Pengantar Akuntansi. Edisi Dua Puluh Satu. Jakarta: Salemba Empat.

(1)

41 jumlah tertentu. Agar tidak menyebabkan ketidakjelasan maka hanya bagian-bagian yang telah ditetapkan yang berhak menandatangani. b. Penandatanganan cek dan alat pembayaran lainnya dilakukan oleh

sekurang-kurangnya oleh 2 bagian.

c. Semua kwitansi yang akan dibayar umumnya mempunyai nomor urut. d. Fungsi pengeluaran kas dan pembukuan dilakukan oleh orang yang

berbeda.

e. Bagian keuangan membuat laporan pengeluaran setiap bulannya.

f. Bagian Keuangan akan mengeluarkan dana setelah terlebih dahulumemeriksa bukti pendukungnya dan telah memenuhi syarat pembayaran.

h. Setelah pembayaran dilakukan, semua dokumen pendukung diberi tandalunas dan diberi tanggal sesuai kapan transaksi tersebut terjadi.

3. Prosedur Penerimaan Kas

a. Setoran SPP Mahasiswa ke Biro Keuangan USU.

(2)

42 c. Setelah diteliti, pihak Biro akan menyetujui rencana anggaran tersebut. d. Pihak Biro mengirimkan cek kepada Fakultas yangnilainya sesuai

dengan anggaran yang diajukan sebelumnya.

e. Fakultas melampirkan dokumen bukti penerimaan uang/cek Universitas Sumatera Utara.

f. Bagian Keuangan fakultas mencatat pada buku besar di jumlah cek yang diterima dari Biro Rektor.

g. Cek/Dana tersebut dikelola oleh pihak Fakultas (Bagian Keuangan Fakultas) untuk membiayai semua kebutuhan/kegiatan operasional Fakultas.

h. Bagian Keuangan membuat pembukuan atas pemakaian cek/dana tersebut.

i. Jika terjadi kelebihan dana, maka dana tersebut akan dikembalikan lagi ke Biro Rektor.

4. Prosedur Pengeluaran Kas

Sistem pengeluaran kas adalah suatu catatan yang dibuat untuk melaksanakan kegiatan pengeluaran baik dengan cek maupun dengan uang tunai yang digunakan untuk kegiatan umum perusahaan.

(3)

43 Berikut adalah prosedur yang ditetapkan oleh Biro Keuangan USU:

Melampirkan dokumen pendukung pengeluaran uang. a. Membuat bukti pengeluaran kas dan mencetaknya.

b. Memaraf/meminta tanda tangan pengesahan persetujuan pembayaran di bukti pengeluaran kas.

c. Meminta pengesahan pejabat yang berhak menyetujui pembayaran di bukti pengeluaran kas.

d. Untuk pembayaran melalui bank dibuatkan cek/giro.

e. Menandatangani/meminta tanda tangan pejabat yang berhak setuju bayar pada cek/giro.

f. Mencatat pada buku kas atau buku besar keuangan setiap jumlah pengeluaran.

g. Membuat laporan dalam bentuk Realisasi Anggaran untuk selanjutnya dilaporkan kembali ke pemerintah daerah.

(4)

44 BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian dan analisa terhadap sistem pengendalian internalpenerimaan dan pengeluaran kas pada Biro Keuangan USU, maka penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut:

b. Kas merupakan aktiva yang paling lancar dan memegang peranan penting pada perusahaan, oleh karena itu diperlukan pengendalian internal atas penerimaan dan pengeluaran kas.

c. Sistem pengendalian internal baik dari segi penerimaan dan pengeluarankasnya telah berjalan dengan baik.

d. Proses prosedur penerimaan dan pengeluaran kas Biro Keuangan USU sudah berlangsung dengan baik.

B. Saran

(5)

45 semua pihak yang berkepentingan. Beberapa saran yang ingin penulis ungkapkan adalah sebagai berikut :

kas perusahaan untuk menghindari terjadinya penyelewengan yang bisa saja secara sengaja dilakukan oleh pihak internal perusahaan.

(6)

46 DAFTAR PUSTAKA